Hämta - Kungsbacka kommun
KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Upprättad 2015-03-10 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträde 17 mars 2015, 10.00 Kungsbacka rummet Ärende 1. Val av justerare 2. Revisionsrapport - Årlig grundläggande granskning 3. Avstämning - Upphandling av skolskjutstrafik Beteckning Förslag Lisa Andersson (M) KS/2015:100 Förslag till KS: Informationen noteras i protokollet Catarina Nyberg, 10 4. Avstämning - Östanvindsgatan Hasse Andersson och Elin Johansson klockan 10.30 5. Avstämning – Kungsmässan Hasse Andersson, Inger Gennerud Björsander och Andrea Ericsson, 10.45 6. Avstämning - Kustvattenrådet, Anders Gustafsson förvaltningen för miljöoch hälsoskydd, 11-11.15 7. Avstämning - Sverigeförhandlingen Catarina Nyberg, 11.15 Kristin Löfgren Kommunstyrelsens förvaltning Direkt:/RedigerareTelefon/ [email protected] Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon: 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Ärende 8. Beteckning Avstämning - Fairtrade city Elinor Filipsson, 11.45 9. Information från möten /Hans Forsberg (M) Kristin Löfgren Ordförande Sekreterare Förslag Kungsbac ka Kommunfullmäktiges presidium 2015-03-02 Revisionsrapport -Årlig grundläggande granskning Kommunrevisionen har vid sitt möte den 12 februari 2015 antagit bifogad revisionsrapport . Granskningens syfte har varit att ge revisorerna underlag för ansvarsprövning och är en del i revi sorernas årlig granskning. Granskningsrapporten översänds för kännedom. För revisorerna i Kungsbacka kommun W~0ai~~ 7 GÖsta Dahlström -/ Kommunrevisionens administratör / Ko111111w1rev ision Odd Hcsslcr Direkt 0300-83 42 52 [email protected] Kun gsbacka kommun 434 81 Kungsbacka BesOksadress Stadshu set Telefon vx 0300-83 40 00 Fax 0300-83 47 04 kommunrcvision@l·amgsbacka.sc www.kun gsbacka .se Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2015 Kungsbacka kommun Årlig grundläggande granskning 2014 1 1111111111 • Building a better working world Building a better working world Innehåll 1. Sammanfattning .......................................................................................................... 3 2. lnledning ...................................................................................................................... 4 2.1. Bakgrund .. ...... .... ....... ....... ... .... ... .. .. ....... ....... .. ... ... .... ......... .. ...... .... ...... ........ ..... ... .... 4 2.2. Syfte och revisionsfrågor ... ...... .. ....... ............. ... ... .... .... ....... .. ... ... .... ... ... ... ... .... ......... 4 2.3. Metod .... ..... ... ..... ...... ........ .... ... ... .......... .. ..... .... ... ... ... .. ... ... ... ... .... .. .... .... ..... ...... .... .... 4 3. Kommunövergripande granskningar ........................................................................ 5 3.1. Granskning av intern kontroll (fas 1) ........ ..... .. .. .. ................... .... ........ ........ ......... ..... 5 3.2. Granskning av intern kontroll och skyddet mot oegentligheter (fas 2) ... ......... ..... .. .. . 6 3.3. Granskning av mindre inköp ...... ......... .... .... .. ... .... ..... .. .. .. .... .. ... ..... .... ...... ..... .. .... ..... . 6 3.4. Uppföljning av 2012 års granskningar .. .. ... ..... ..... ...... .... .... .. ... .. ... .. ....... .... ..... ...... ..... 7 4. Kommunstyrelsen ....................................................................................................... 8 4.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål ..... ...... ......... .. .... ....... ........ .... ... ... ..... ........ ... .. . 8 4.2. Granskning av kommunens bostadsförsörjning ..... ... ...... ...... .. ........ ......... ...... ........ ... 8 4.3. Viktiga händelser under året ....... ...... ..... ...... .... ..... ... ... .... ........ ......... .... .... .......... ...... 9 5. Nämnden för miljö- och hälsoskydd ........................................................................ 11 5.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål .... ..... ... .... ..... .. ... .. .. ........ ..... ....... .. ... .. .. ......... 11 5.2. Granskning av nämnden för miljö- och hälsoskydd ........ ... ... .. ..... .. .... .. .. ... .... .... ...... 11 5.3. Viktiga händelser under året ... ...... .... ...... ....... ..... ............... .... ..... .... ... ... .... ............. 12 6. Nämnden för teknik .................................................................................................. 13 6.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål ...... ...... ... .. ....... ..... ........ ... ... ........ .. .... ... ... ..... 13 6.2. Viktiga händelser under året ....... .. .. .. .... ... ...... ..... .... ..... ... .... ....... ........ ..... ....... ..... .. . 13 7. Byggnadsnämnden ................................ ................................................................... 14 7.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål .. .... .. ... .. ...... ...... .. ..... ........ ... .... .... ....... ........ .. 14 7.2. Viktiga händelser under året ........ ... .. ... ... .... ....... .. .......... .......... ... .. ..... ... .. .... ...... .... . 14 8. Nämnden för funktionsstöd ..................................................................................... 14 8.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål .... ....... .. ....... ........ ..... ..... .. ..... ...... ...... ..... ...... 14 8.2. Resultat från nämnddialog .. ....... ......... .. ....... .... .... ... .............. ... .. .... .. ..... .... ....... .. .... 14 9. Nämnden för äldreomsorg ....................................................................................... 15 9.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål .. ... .. ... ...... .... ..... ........ ..... ...... .. .. ........ ..... ....... 15 9.2. Viktiga händelser under året .... .... .. .. ... ... ....... ....... ... .......... .... .. ... ........ ... ... ....... ....... 15 10. Nämnden för kultur och turism ................................................................................ 16 10.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål. .. ... .... ..... .. .. ... ..... ... .. .. .... .. ........ .... ..... ..... .. . 16 10.2. Granskning av inköp och upphandling ..... .... .. ... .... .... .... ..... .. ..... .... .. ...... .... ... ....... 16 10.3. Resultat från nämnddialog ..... ............. ... .. .. ..... ....... .... ... .. ... .... ... ....... ..... ....... ...... . 17 11. Nämnden för fritid och folkhälsa ................... .... .......... .................................. .... ...... 18 11 .1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål. ...... .... .... ..... ... ..... ........... .... .. ..... .. ..... ... ..... 18 11 .2. Resultat från nämnddialog ..... ........... ....... .. .. .. ... ...... ... ...... .. ...... .. .. .... .. ............. .... 18 1 s 12. Nämnden för förskola och grundskola .................................................................... 19 12.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål ....... .... ... ... ..... .. .... .. .... .. ...... ........ .. ............ . 19 12.2. Resultat från nämnddialog ........ .... .... .. ............... ...... .. .. .... .. .. .. .......... ... .... ......... .. . 19 13. Nämnden för gymnasie- och vuxenutbildning ........................................................ 19 13.1 . Kommunfullmäktiges prioriterade mål. .. .. ...... ....... ..... ....... ... ........ .. ...... .. ....... .. .. ... 19 13.2. Viktiga händelser under året.. .............. .. .... .......... .. ........ ....... .. .... .. .... ........ .. .... .... 20 14. Nämnden för individ- och familjeomsorg ................................................................ 21 14.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål ....... ...................... .. ...... .. ...... .... .. .... .......... 21 14.2. Viktiga händelser under året.. ...... .. .......... ........................... ........ ...... .. .. ... ........... 21 15. Nämnden för service ................................................................................................ 22 15.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål ...... ... ........ ...... .......................... ........ ........ 22 15.2. Viktiga händelser under året. .. ... ........ .. ... .... ... ... .. .. ... .... ........... .. ... ..... .. ................ 22 16. Överförmyndarnämnden .......................................................................................... 23 16.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål ....................... .. .. ...... .. .. .... .... .... .... ........ .. .. 23 16.2. Viktiga händelser under året.. .... .. .... .... .. .... ... ..... .. ... ...... ...... .. .. .... ...... ...... .. .......... 23 17. Övergripande bedömning av verksamheten under 2014 ....................................... 25 17 .1. Nämndernas ansvar ...... .... ....... ... ... ... ......... ..... .. .. .... .. ..... ...... ..... .......... ......... .. ... . 25 17 .2. Ändamålsenlig skötsel. ... ......... ...... ........ .. ... ............ ........... .... ... .. .. ... .... .... .. .. ... .... 25 17 .3. Ekonomiskt tillfredställande verksamhet ... .. .. ..... ...... ... ...... ............. .. ................. .. 25 17.4. Tillräcklig intern kontroll ...... .. .... .... .... .. .. .. .................. .... .... ......... ....... .. ... .......... ... 25 Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga 1: 2: 3: 4: Bakgrund Styrning och uppföljning Kommunens nämndorganisation översikt över kommunfullmäktiges adresserade mål 2 y Building a better working world 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungsbacka kommun har EY genomfört en grundläggande granskning av kommunstyrelsen och nämnderna. Samtliga nämnder förutom valnämnden och krisledningsnämnden ingår i den grundläggande granskningen. Syftet med den grundläggande granskningen är att ge revisorerna underlag för ansvarsprövningen och den är en del i revisorernas årliga granskning av den kommunala verksamheten . Granskningen syftar även till att utgöra underlag för den fortsatta analysen av behovet av fördjupade granskningar inom nämnder och styrelsers ansvarsområden . Den årliga grundläggande granskningen består av flera delar. Dels redogörs för de fördjupade granskningar som genomförts under året, dels sker en uppföljning av kommunfullmäktiges adresserade mål till kommunstyrelsen och nämnderna. Inom ramen för granskningen har även grundläggande dokument granskats såsom protokoll från styrelse och nämnder, delårsrapporter samt mål- och budgetdokument. Kommunrevisionen har under 2014 genomfört flera revisionsinsatser såsom fördjupade granskningar, dialoger med nämnder och tjänstemän , protokollgranskningar och uppföljning av granskningar från tidigare år. Under året har följande fördjupade granskningar genomförts: ... Granskning av intern kontroll (fas 1) ... Granskning av intern kontroll och skyddet mot oegentligheter (fas 2) ... Granskning av mindre inköp ... Uppföljning av 2012 års granskningar .,,. Granskning av kommunens bostadsförsörjning ... Granskning av nämnden för miljö- och hälsoskydd ... Granskning av inköp och upphandling Den årliga grundläggande granskningen visar att nämnderna i stort utövat sitt ansvar på ett tillfredställande sätt. Av granskningen framgår dock att det finns betydande utvecklingsområden vad gäller styrning och ledning inom nämnden för individ- och familjeomsorgs förvaltning, inte minst avseende verksamheten för mottagande av ensamkommande flyktingbarn. Vidare framgår att det finns flera utvecklingsområden i nämndernas och styrelsens arbete med intern kontroll. Genomförda fördjupade granskningar under året visar att de kommungemensamma anvisningarna för intern kontroll inte tydliggör organisation, ansvar och praktiskt upplägg för internkontrollarbetet. Utifrån de genomförda fördjupade granskningarna under året har även ett antal synpunkter och förbättringsområden identifierats. 3 Buildmg a better work ing world 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag till den ansvarsprövningen. Bakgrunden till denna granskning beskrivs närmare i bilaga 1. 2.2. årliga Syfte och revisionsfrågor Syftet med den grundläggande granskningen är att ge revisorerna underlag för ansvarsprövningen och är en del i revisorernas årliga granskning. Granskningen syftar också till att utgöra underlag för den fortsatta analysen av behovet av fördjupade granskningar inom nämnder och styrelsers ansvarsområden. 2.3. Metod Den grundläggande delen av den årliga granskningen omfattar flera steg och genomförs löpande under revisionsåret bland annat genom följande moment: ~ Att ta del av grundläggande dokument, till exempel : Mål- och budgetdokument Ekonomi- och verksamhetsrapporter Delårsrapporter Bokslut Protokoll 1 ~ Att kommunicera med den verksamhet som granskas. ~ Att bedöma tillförlitlighet i redovisning , system och rutiner. ~ Att bedöma om ansvarig nämnd/styrelse skapat förutsättningar för tillräcklig styrning och uppföljning (hur säkerställer nämnden att de beslut som fattas tydligt framgår av protokoll samt rutiner för återanmälan av beslut). I bilaga 2 framgår en beskrivning över hur arbetet med styrning och uppföljning ska bedrivas i Kungsbacka kommun . ~ Att granska nämnders och styrelsers återrapportering till kommunfullmäktige och bedöma om den ger en rättvisande bild av uppnådda resultat i förhållande till fastställda mål och beslutade åtaganden. Detta görs främst i samband med granskning av delårsoch årsbokslut. I bilaga 3 framgår en figur över kommunens nämndorganisation och i bilaga 4 framgår en översikt över kommunfullmäktiges adresserade mål till nämnder och styrelse. 1 Nämndernas protokoll läses företrädesvis av de förtroendevalda revisorerna vilka ansvarar för att relevanta frågor tas upp till diskussion löpande under året. En genomgång av nämndernas protokoll har dock genomförts inom ramen även för denna granskning. 4 EV Suilding a better working world Föreliggande granskning bygger på dokumentstudier samt dialoger med ett urval av kommunens nämnder och förvaltningar. Resultatet av de fördjupade granskningarna som genomförts under året har också beaktats. Revisionen har under 2014 genomfört fördjupade granskningar inom områden som berör kommunstyrelsen och fyra av kommunens nämnder. För de nämnder inom vilka revisionen inte genomfört någon fördjupad granskning eller där den fördjupade granskningen omfattat ett begränsat område har en grundläggande genomgång gjorts av nämndernas mål, uppdrag samt hantering och genomförande av kommunfullmäktiges prioriterade mål riktade till nämnden. Under året har även en uppföljning genomförts av fem granskningar som genomfördes 2012. Resultatet av denna uppföljning sammanfattas i kapitel tre. 3. Kommunövergripande granskningar Under 2014 har tre fördjupade granskningar genomförts som avser kommunstyrelsen och samtliga eller flera av kommunens nämnder. Resultatet från dessa tre granskningar beskrivs nedan. Revisionen har även genomfört en uppföljning av 2012 års granskningar. Nämndspecifika granskningar redovisas senare i rapporten per nämnd. 3.1. Granskning av intern kontroll (fas 1) Granskningen syftade till att undersöka hur kommunstyrelsen och nämnderna säkerställer en tillräcklig intern kontroll. Av granskningen framkom att de kommungemensamma anvisningarna för intern kontroll inte tydliggör organisation, ansvar och praktiskt upplägg för internkontrollarbetet. En tydlig struktur för internkontrollarbetet är en förutsättning för att kunna säkerställa en tillräcklig intern kontroll. En kommungemensam struktur för arbetet med intern kontroll underlättar också kommunstyrelsens uppsikt över nämndernas interna kontroll. De kommungemensamma anvisningarna ställer inte krav på hur riskidentifiering ska gå till eller att riskerna ska värderas, vilket är grundläggande i ett internkontrollarbete. Vidare framkom av granskningen att fyra av nämnderna inte utarbetat sin beskrivning av internkontroll i budgeten 2014 i enlighet med de kommungemensamma anvisningarna för intern kontroll och Kungsbackas styrmodell. Detta bedömdes som bristfälligt. Kommunstyrelsen rekommenderades att: 11>- 11>- Tillse att det finns en tydlig modell för intern kontroll som inkluderar krav på riskidentifiering, riskvärdering och riskhantering . Denna bör kommuniceras och följas upp. Tillse att kraven på nämndernas redovisning av intern kontroll ses över så att nämnderna tar hänsyn till samtliga risker som har en hög sannolikhet att inträffa och som kan innebära en allvarlig konsekvens för verksamhet och ekonomi. 5 d EY 6ufld ing a biltter wor king world 3.2. Granskning av intern kontroll och skyddet mot oegentligheter (fas 2) Granskningen syftade till att göra en fördjupad granskning av skyddet mot oegentligheter inom kommunen för att bedöma om granskade nämnder har en ändamålsenlig styrning och kontroll. Granskningen omfattade kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, nämnden för miljöoch hälsoskydd samt nämnden för service. Av granskningen framkom att kommunstyrelsen och granskade nämnder inte säkerställt en tillräcklig intern kontroll avseende skyddet mot oegentligheter. För att effektivt kunna skydda sig mot oegentligheter måste en organisation systematiskt identifiera var i verksamheterna risker kan uppträda och därefter värdera identifierade risker och besluta hur de ska hanteras. Granskningen visade att kommunstyrelsen och granskade nämnder inte genomför en dokumenterad riskanalys inom ramen för internkontrollarbetet. Inom ramen för granskningen konstateras att risken för oegentligheter inte systematiskt tas upp i styrelsens och nämndernas internkontrollarbete, vilket bedöms som bristfälligt. Analyserna genomförs enbart på förvaltningsledningsnivå och enhetschefer och/eller medarbetare är inte delaktiga. Detta arbetssätt konstateras kunna innebära att de mest väsentliga riskerna inte kontrolleras. Utöver detta visade granskningen att det saknades arbetssätt för vem som ska erbjudas utbildningar och hur information ska ges kring risker för oegentligheter. Utifrån granskningen framkom följande rekommendationer: .,. Kommunstyrelsen rekommenderas att i sin roll som ledande och samordnande för kommunens verksamheter tillse att samtliga nämnder beaktar risken för oegentligheter inom ramen för det arbete som pågår med att tydliggöra hur internkontrollarbetet ska genomföras . .,. Kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, nämnden för miljö- och hälsoskydd samt nämnden för service rekommenderas att säkerställa att risken för oegentligheter beaktas inom ramen för arbetet med riskidentifiering och värdering av risker . .,. Kommunstyrelsen (som rekommenderat i fas 1), byggnadsnämnden, nämnden för miljöoch hälsoskydd samt nämnden för service rekommenderas att säkerställa att hänsyn tas till samtliga risker som har en hög sannolikhet att inträffa och som kan innebära en allvarlig konsekvens för verksamhet och ekonomi. .,. Kommunstyrelsen rekommenderas i sin roll som ledande och samordnande för kommunens verksamheter att stärka arbetet med informationen och kommunikationen kring risken för oegentligheter. Detta för att stärka kunskapen inom området samt för att tydliggöra hur medarbetare, chefer och förtroendevalda ska gå tillväga när risker för oegentligheter uppmärksammas. 3.3. Granskning av mindre inköp Granskningen syftade till att undersöka om kommunens nämnder hanterar inköp ändamålsenligt, det vill säga i enlighet med aktuell lagstiftning och antagna riktlinjer. Utgångspunkten var de krav som anges i Lagen om offentlig upphandling (LOU) samt antagna riktlinjer och reglementen som kommunen har avseende inköp, representation, 6 d EV Build lng a better working worfd resor och konferenser. Granskningen avsåg transaktioner om mindre belopp mellan 2 - 50 tkr för perioden januari 2014 - augusti 2014. Granskningen visade att den interna kontrollen inom inköpsområdet i stort fungerar med hänsyn till affärsmässighet och konkurrens . Kommunen har upprättade skriftliga rutiner för hur varor och tjänster samt representation, resor och konferenser ska hanteras. Av granskningen framkom dock att de i flertalet fall saknades syfte och deltagarförteckning i samband med representation, resor och konferenser. Detta innebar att det inte var möjligt at bedöma om inköpen var rörelsegilla 2 eller inte. Vidare visade granskningen att inköp från ramavtal inte alltid sker i de fall där ramavtal finns. Granskningen visade även att leveranskvittens/mottagningsattest i ett antal fall skett av samma person som godkänt inköpet, vilket inte är tillåtet enligt attestreglementet. Utifrån granskningen framkom följande rekommendationer: .,. Att säkerställa att gällande interna riktlinjer för representation följs. Det kan göras exempelvis genom att tydliggöra kraven på attestansvarig så att attest inte sker där underlag saknas eller är bristfälligt. .,. Att säkerställa att det inte är möjligt i systemet att både godkänna en beställning samt att leveranskvittera/mottagningsattestera . .,. Att säkerställa att avrop från ramavtal sker i de fall ramavtal finns. Det kan exempelvis göras genom utbildningsinsatser samt att uppföljning görs av kommunen genom stickprovsvis granskning av att ramavtal används på de områden där det finns ramavtal. 3.4. Uppföljning av 2012 års granskningar Granskningen syftade till att följa upp om kommunstyrelsen och nämnderna hanterat de synpunkter som framkommit i revisionens granskningar från 2012 samt vilka åtgärder som vidtagits . Följande granskningar följdes upp: .,. .,. .,. .,. .,. 2 Granskning av uppföljning av externa och fristående utförare (kommunstyrelsen, nämnden för förskola och grundskola, nämnden för funktionsstöd, nämnden för äldreomsorg samt nämnden för individ- och familjeomsorg) . Granskning av nämnden för fritids tillämpning av likställighetsprincipen avseende utdelning av föreningsstöd (nämnden för fritid) . Granskning av omvårdnaden i den kommunala äldreomsorgen (nämnden för äldreomsorg) . Granskning av nämnden för service (nämnden för service) . Granskning av elevhälsan (nämnden för förskola och grundskola och nämnden för gymnasie- och vuxenutbildning) . Att en kostnad är rörelsegill innebär att den kan knytas till den verksamhet som bedrivs. 7 EY Buildlng i1I better working world Av granskningen framkom att kommunstyrelsen och nämnderna i stort beaktat de rekommendationer som framgick i granskningarna samt vidtagit adekvata åtgärder. Granskningen visade dock att det fanns utvecklingsområden. Inom ramen för Granskning av uppföljning av externa och fristående utförare bedömdes nämnden för funktionsstöd tydligare kunna dokumentera aktiviteter och ansvarsområden kopplat till uppföljning av boende. Nämnden för individ- och familjeomsorg bedömdes, för att säkerställa att konsulentstödda familjehem inköps korrekt, kunna upphandla ett ramavtal inom området. Vidare bedömdes nämnden för äldreomsorg fortsatt behöva analysera och bedöma riskerna med nuvarande organisation för beställning, utförande och uppföljning av egna och externa utförare. Nämnden för fritid (nuvarande nämnden för fritid och folkhälsa) samt nämnden för service bedömdes ha beaktat samtliga rekommendationer inom ramen för Granskning av nämnden för fritids tillämpning av likställighetsprincipen avseende utdelning av föreningsstöd respektive Granskning av nämnden för seNice. Nämnden för äldreomsorg bedömdes inom ramen för Granskning av omvårdnaden i den kommunala äldreomsorgen i stort beaktat revisionsrapportens rekommendationer. Uppföljningen visade dock att det fortsatt pågår ett arbete med att tillse att bemanningen vid äldreboendena i större omfattning avspeglar vårdtyngden . Nämnden för förskola och grundskola samt gymnasie- och vuxenutbildning bedömdes i stort ha beaktat de rekommendationer som framkom i Granskning av elevhälsan. 4. Kommunstyrelsen 4.1 . Kommunfullmäktiges prioriterade mål Kommunfullmäktige har för 2014 adresserat tolv mål till kommunstyrelsen . Kommunstyrelsen har samordningsansvar för nio av dessa mål. Prognos är i delårsrapport per augusti inte möjlig för något av de mätetal som är kopplat till kommunfullmäktiges mål. Vi kan konstatera att nämnden utifrån beskrivningar i styrelsens delårsrapport, i olika omfattning , arbetat med samtliga mål under året. Vid genomgång av målen resulterade dock följande mål i en notering : .,. Antalet resor med kollektivtrafiken ska öka. 4.1.1. Kommentar I delårsrapport per augusti konstateras att målet om 8800 resor år 2014 inte kommer att uppnås. 4.2. Granskning av kommunens bostadsförsörjning Granskningen syftade till att bedöma om kommunstyrelsen vidtagit ändamålsenliga åtgärder för att säkerställa bostadsförsörjningen inom kommunen . 8 EY Build ing a better worklng world Granskningen visade att kommunstyrelsen i stort tillsett att åtgärder vidtagits för att säkerställa bostadsförsörjningen i kommunen. Det finns mål och riktlinjer för kommunens bostadsbyggande som framgår i det av kommunfullmäktige beslutade dokumentet "Mål för bostadsbyggande 2014-2020". Dokumentet innehåller bland annat utvecklingstendenser, planerade åtgärder, mål samt riktlinjer för den framtida bostadspolitiken . i kommunen. Granskningen visar även att ett arbete ska påbörjas med att utarbeta en ny översiktsplan i kommunen, då flera av de målsättningar som framgår i den nuvarande översiktsplanen är, eller snart är uppnådda. Förvaltningen för Plan & Bygg var inte delaktiga i att utarbeta dokumentet "Mål för bostadsbyggande 2014-2020", vilket i granskningen bedöms som ett utvecklingsområde. Förvaltningen har kompetens avseende bland annat detaljplaner och bygglovsprocessen vilket i granskningen bedöms vara viktiga aspekter att beakta inom ramen för bostadsförsörjningsprocessen . Ansvarsområdena inom ramen för bostadsförsörjningsprocessen är i vissa avseenden otydliga. Granskningen visar att roller, ansvar och arbetssätt inte är tydliggjorda och dokumenterade i tillräckligt hög utsträckning. Roll- och ansvarsfördelningen mellan Planering & Exploatering vid kommunstyrelsens förvaltning samt förvaltningen för Plan & Bygg bedöms i granskningen behöva tydliggöras. Av granskningen framgår att verksamhetschefen vid Planering och Exploatering har fått i uppdrag att se över samverkansformerna vilket inkluderar att tydliggöra roller, ansvar och arbetssätt. Kommunstyrelsen rekommenderades att: ,.. Fortsatt följa arbetet med att tydliggöra roller, ansvar och arbetstätt inom ramen för bostadsförsörjningsprocessen . Detta för att säkerställa en tydlig styrning av kommunens bostadsförsörj ni ng. ,.. Tillse att arbetet med att utarbeta en ny översiktsplan initieras i ett tidigt skede för att säkerställa att kommunen har en aktuell översiktsplan . ,.. Tillse att förvaltningen för Plan & Bygg vid nästa revidering av målsättningsdokumentet för bostadsbyggande får möjlighet att lämna synpunkter på innehållet i dokumentet. 4.3. Viktiga händelser under året Kommunstyrelsen har hanterat flera ärenden under 2014. Nedan presenteras kommunstyrelsens arbete utifrån det som framkommer i kommunstyrelsens protokoll och underliggande handlingar. Genomgång av kommunstyrelsens protokoll ,.. En ny HR-chef anställdes i januari. ,.. Kommunstyrelsen beslutade i februari att ombudgetera cirka 6,5 mnkr från driftsbudget 2013 till driftsbudget 2014. Detta på grund av att vissa projekt löper från 2013 till 2014. 9 EV uilding a b-etter working world ... Kommunstyrelsen skickade under sammanträdet i februari förslag till kommunfullmäktige om att tillfälligt ändra överenskommelsen om mottagande och bosättning av nyanlända invandrare under 2014 - 2015. Ändringen innebär att kommunen årligen ska ta emot 65 nyanlända för bosättning genom anvisning av Arbetsförmedlingen eller Migrationsverket. ... Kommunstyrelsen antog i april handlingsplanen "Önskad sysselsättningsgrad". Handlingsplanen innebär att samtliga förvaltningar ska ta fram handlingsplaner för att ge anställda önskad sysselsättningsgrad och minska på användandet av timavlönad personal. .,. Kommunstyrelsen antog handlingsplanen "Rökfri arbetstid" under sammanträdet i april. Handlingsplanen syftar till att genom frivillighet ge stöd till medarbetare i rökavvänjning. Långsiktigt innebär ett minskat användande av tobak ett främjande av hälsan och en besparing för verksamheterna. ... Kommunstyrelsen antog i april måldokumentet "Mål för bostadsbyggande". Dokumentet innehåller bland annat kommunens mål för bostadsbyggandet i kommunen och gäller från 20142020. ... Kommunstyrelsen beslutade under sammanträdet i maj att medge gallring av allmänna handlingar som inkommit eller upprättats på papper efter att de har skannats. Gallringsbeslutet gäller för alla nämnder, bolag och stiftelser som lyder under arkivreglementet. ... Kommunstyrelsen föreslog i juni att Valida tennisklubb beviljas borgen på 1 mnkr för ett nytt ventilations- och värmesystem samt reperation av taket. Ärendet ska beslutas av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen beslutade under sammanträdet ensamkommande barn till Åsa, Valida och Kullavik. ... i juni att lokalisera boenden för Kommunstyrelsen antog innan sommaren kvalitetsdeklarationen "Som politiker ska du alltid få ett beslutsunderlag som har hanterats genom en kvalitetssäkrad ärendehanteringsprocess". ~~~ Kommundirektören fick i juni i uppdrag att genomföra en markstrategisk utredning. Uppdraget innebär att se över och inventera kommunens nuvarande och framtida markbehov. ... Kommundirektören fick under kommunstyrelsens sammanträde i juni i uppdrag att bilda en styrgrupp i syfte att undersöka hur Kungsbacka kommun kan bli Fairtrade City-diplomerad. --~-o--- Kom munstyre Isen beslutade att gruppbostäder ska lokaliseras till Valida Heberg, Fjärås och Tölö under sammanträdet i augusti. ... Kommunfullmäktige tillstyrkte i september att en samverkansorganisation för överförmyndarverksamheten med säte i Mölndal etableras. Kommunstyrelsen fick i uppdrag att ingå ett samverkansavtal med Mölndal, Härryda och Partille. Kommunfullmäktige avser inte att ändra nämndorganisationen i kommunen. ,...--~-":"-:-- ... Kommunstyrelsen rekommenderade att kommunfullmäktige antar "Lokalpolicy för Kungsbacka kommun", "Riktlinjer för internhyra av lokaler" och "Riktlinjer för internhyra mellan hyresvärd och hyresgäst" under sammanträdet i oktober. ... Kommunstyrelsen fick i november i uppdrag att teckna avtal med Migrationsverket avseende ensamkommande flyktingbarn . På grund av ökade flyktingströmmar ska Kungsbacka under 2015 tillhandahålla 35 asylplatser. Tidigare avtal avsåg 12 asylplatser. Övriga revisionsinsatser .,. - Kommunrevisionen har under året fört dialoger med kommunstyrelsen med anledning av granskningarna av intern kontroll (se avsnitt 3.1 - 3.2 ovan). Kommunstyrelsen har både i dialog och i svar på granskningar uppgett att det pågår ett arbete med att utveckla arbetet med intern 10 E.Y Buildlng a better wor king wor1d kontroll i kommunen. Kommunstyrelsens förvaltning har i uppdrag från kommunstyrelsen sedan mars 2014 att tydliggöra organisation och anvisningar för intern kontroll. En ansvarig tjänsteman ska utses för att samordna kommunens arbete med intern kontroll samt stödja och följa upp övriga förvaltningar i deras internkontrollarbete. Detta arbete uppges också bidra till att skapa en tydligare struktur för kommunstyrelsens uppsiktsplikt över nämndernas internkontrollarbete. 5. Nämnden för miljö- och hälsoskydd 5.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål Kommunfullmäktige har för 2014 adresserat åtta mål till nämnden. Nämnden har inget samordningsansvar för dessa mål. Prognos är i delårsrapport per augusti inte möjlig för något av de mätetal som är kopplat till kommunfullmäktiges adresserade mål till nämnden. Vi kan konstatera att nämnden utifrån beskrivningar i nämndens delårsrapport, i olika omfattning, arbetat med samtliga mål under året. Vid genomgång av målen resulterade dock följande mål i en notering: ~ Kungsbacka kommun ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats av medarbetarna. Förvaltningen har under året rekryterat mer personal för att skapa en rimligare arbetsbelastning. Genomförd medarbetarenkät i början av året visade att arbetsbelastningen upplevdes som hög av förvaltningens medarbetare. 5.1.1. Kommentar Det går inte tydligt att följa hur vidtagna åtgärder ska bidra till måluppfyllelse. 5.2. Granskning av nämnden för miljö- och hälsoskydd Granskningen syftade till att få en fördjupad inblick i nämndens ekonomi- och verksamhetsstyrning utifrån de risker som revisionen noterade under den nämnddialog som genomfördes under 2013. Under nämnddialogen uppgav nämnden att det bland annat fanns svårigheter i att tillämpa kommunens styrmodell i verksamheten samt att det var svårt att ta fram budgetunderlag. Detta på grund av en hög osäkerhetsfaktor i de beräkningar av intäkter som ligger till grund för budgeten. Av granskningen framkom att nämnden genomfört omfattande verksamhetsförändringar genom bland annat införandet av ny taxa och ett tidsredovisningssystem. Det strategiska utvecklingsarbete som pågick var inte dokumenterat, i exempelvis en handlingsplan . Detta bedömdes skapa en risk i att verksamheten inte kunde bedrivas i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige fastställt. Nämnden arbetade aktivt med att sammanställa nyckeltal som jämförs med övriga kommuner. Granskningen visade dock att det saknades en strategi om vad jämförelsearbetet skulle leda till. Vidare uttryckte nämnden en oro för att dess verksamhet inte kunde bedrivas utifrån de ekonomiska förutsättningar som 11 EY Suifcllng a better workJng world kommunfullmäktiges budget anger. Detta bedömdes riskera att leda till bristande följsamhet till de mål och riktlinjer som fastställs av fullmäktige. Nämnden för miljö-och hälsoskydd rekommenderades att: .,. För att det strategiska utvecklingsarbetet ska förankras i nämndens mål och uppdrag från kommunfullmäktige, bör nämnden upprätta en handlingsplan som beskriver målsättning och strategi med utvecklingsarbetet. .,. Utveckla en strategi för arbetet med nyckeltal så att de kan bedrivas mer målinriktat. .,. Aktivt hitta framåtriktade lösningar utifrån den budget som fullmäktige fastställer . .,. Fortsätta sitt arbete med att utveckla riktlinjer för intern debiteringen . .,. Tillse att tillsynstaxan kommuniceras på ett enkelt och tydligt sätt. 5.3. Viktiga händelser under året Nämnden för miljö- och hälsoskydd har hanterat flera ärenden under 2014. Nedan presenteras nämndens arbete utifrån det som framkommer i nämndens protokoll och underliggande handlingar. Genomgång av protokoll från nämnden för miljö- och hälsoskydd .,. Nämnden begärde i januari extra finansiering för 2014 med en summa av cirka 2 mnkr. .,. Nämnden fastställde under sammanträdet i mars en ny delegationsordning för 2014 . .,. Nämnden beslutade under våren att förbjuda en privatperson att sälja livsmedel. Detta på grund av att privatpersonen inte uppfyllde gällande märkningskrav . .,. Nämnden informerades i maj om att förvaltningschefen utsett gruppledare för Avlopp, Hälsoskydd, Livsmedel och Miljöskydd. Syftet är att underlätta kommunikation mellan chef och anställda och att arbetet därmed effektiviseras . .,. Nämnden beslutade i juni att föreslå kommunfullmäktige att höja timavgiften för tillsyn enligt miljöbalken, läkemedelstillsyn, uppdragsverksamhet samt extra offentlig kontroll av livsmedel till 850 kr per timma från och med 2015 . .,. Nämnden meddelade under sammanträdet i juni förbud med vite till fastighetsägare avseende att släppa ut spillvatten till den bristfälliga avloppsanläggningen. För fastighetsägaren förenades förbud med vite om 80 000 kr. .,. Nämnden meddelade i augusti förbud med vite till fastighetsägare avseende att släppa ut spillvatten till den bristfälliga avloppsanläggningen. För fastighetsägaren förenades förbud med vite om 40 000 kr . .,. Nämnden beslutade att revidera delegeringsförteckningen under sammanträdet i september. Nämnden informerades i september om Länsstyrelsens genomförda revision avseende livsmedelskontroll. I Länsstyrelsens rapport framgår ett antal avvikelser. .,. Nämnden meddelade i oktober fastighetsägare förbud att själv utföra eller låta annan utföra grävoch markarbeten på ägarens fastighet. Förbudet förenades med vite om 150 000 kr. 12 6. Nämnden för teknik 6.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål Kommunfullmäktige har för 2014 adresserat nio mål till nämnden. Nämnden har inget samordningsansvar för dessa mål. Prognos är i delårsrapport per augusti inte möjlig för något av de mätetal som är kopplat till kommunfullmäktiges adresserade mål till nämnden. Vi kan konstatera att nämnden utifrån beskrivningar i nämndens delårsrapport, i olika omfattning, arbetat med samtliga mål under året. 6.2. Viktiga händelser under året Genomgång av protokoll från nämnden för teknik Nämnden informerades i april om översvämningar, dess konskevenser och vidtagna åtgärder i Kungsbacka under de senaste åren. --- .. Nämnden beslutade i mars om uppdatering av volym- och viktbegränsning på återvinningscentralerna i Kungsbacka kommun . Omfattande regelbundet utnyttjande sker dagligen vilket medför stora kostnader för avfallshanteringen . .,,. Nämnden informerades under sammanträdet i mars om en felbokning i balansräkningen avseende VA. Av misstag hade anläggningstillgångar avseende Björkris bokats in som negativ anslutningsavgift istället för en anläggningstillgång. Misstaget justerades . .,,. Nämnden godkände förslag till rutin för uppföljning av ekonomi och redovisning till arbetsutskottet under sammanträdet i mars. Förslaget innebär att det ska göras tre uppföljningar med analys och prognos per sista februari, september och oktober. Vidare ska två ekonomirapporter utarbetas per sista maj och november. .,,. Nämnden godkände i april kommunikationsplan för 2014-2016. Planen ska bidra till att uppnå de mål som komunfullmäktige och nämnden beslutat samt underlätta och utveckla förvaltningens arbete. Vidare ska planen vara ett stöd för chefer och medarbetare avseende hur kommunikation ska ske inom förvaltningen . .,,. Nämnden antog förvaltningens förslag till "Vattenförsörjningsplan för Kungsbacka kommun" som sin egen och sände den på remiss till nämnden för miljö- och hälsoskydd samt byggnadsnämnden under sammanträdet i juni. Nämnden ställde sig i oktober bakom Göteborgsregionens gemensamma vattenförsörjningsplan och översände remissen till kommunstyrelsen. ----- .. Nämnden beslutade att i oktober höja brukningsavgiften med 4 % från och med 1 januari 2015. Kommunfullmäktige ska fastsälla höjningen. Bakgrunden till höjningen är de senaste årens stora investeringar i bland annat ett nytt reningsverk . Övriga revisionsinsatser .,,. Kommunrevisionen har under året fört dialoger med presidiet i nämnden för teknik och förvaltningschef. Ett utvecklingsarbete pågår inom förvaltningen för teknik kring ledarskap, arbetsmiljö samt styrning och ledning. En utveckling uppges ha skett vad avser hantering av allmänna handlingar och det uppges pågå ett arbete med att förbättra projektredovisningen, två områden som kommunrevisionens tidigare granskningar visat på brister inom. 13 7. Byggnadsnämnden 7.1 . Kommunfullmäktiges prioriterade mål Kommunfullmäktige har för 2014 adresserat nio mål till nämnden. Nämnden har inget samordningsansvar för dessa mål. Prognos är i delårsrapport per augusti inte möjlig för något av de mätetal som är kopplat till kommunfullmäktiges adresserade mål till nämnden. Vi kan konstatera att nämnden utifrån beskrivningar i nämndens delårsrapport, i olika omfattning, arbetat med samtliga mål under året. 7.2. Viktiga händelser under året Byggnadsnämnden har hanterat flera ärenden under 2014. Nedan presenteras nämndens arbete utifrån det som framkommer i nämndens protokoll och underliggande handlingar. Genomgång av protokoll från byggnadsnämnden .,. ... ... Den nya förvaltningschefen redovisade i februari sina visioner och framtidsplaner för förvaltningen och nämnden. ---Nämnden antog i juni ny arkivordning för att uppfylla intentionerna med arkivreglementet i Kungsbacka. Arkivordningen ersatte tidigare arkivreglemente för nämnden. Nämnden beslutade i juli att godkänna tillsvidareanställning av verksamhetschef för administration. Nämnden uppdrog i juli åt förvaltningen att ta fram riktlinjer och gestaltningsprinciper för utveckling av Lerkil med syfte att värna om kustsamhällets särdrag. Förvaltningschefen informerade i september nämnden om arbetet med att se över bygg lovsprocessen. 8. Nämnden för funktionsstöd 8.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål Kommunfullmäktige har för 2014 adresserat nio mål till nämnden. Nämnden har inget samordningsansvar för dessa mål. Prognos är i delårsrapport per augusti inte möjlig för något av de mätetal som är kopplat till kommunfullmäktiges adresserade mål till nämnden. Vi kan konstatera att nämnden utifrån beskrivningar i nämndens delårsrapport, i olika omfattning, arbetat med samtliga mål under året. 8.2. Resultat från nämnddialog Kommunrevisionen har under året genomfört en nämnddialog med nämnden för funktionsstöd. Frågeställningar vid dialogen var inriktade på områdena styrning och intern kontroll , ekonomi och personal , utmaningar och risker inför 2015 samt övriga frågor. I dialogen lyftes bland annat följande fram : 14 s Butlding a b tter working world Dialog med nämnden för funktionsstöd ,.. Det är en utmaning att förutse behovet av nämndens tjänster. Detta innebär att det är en utmaning att hantera de kostnadsökningar som kan ske i verksamheterna. Vidare innebär detta att nämndens ekonomiska läge snabbt kan förändras. ,.. överenskommelser tecknas mellan chefer och medarbetare där det framgår hur medarbetare ska bidra till beslutade mål. Nämnden har under 2014, vid tiden för nämnddialog i september, betalat ut cirka 300 tkr i sanktionsavgifter för att inte ha kunnat verkställa gynnande beslut avseende boende. ,.. Nämnden uppger att kompetensförsörjning är en omfattande utmaning i verksamheten . Det pågår ett arbete för att öka möjligheterna att erbjuda heltidsanställningar. Nämnden uppger att det inte finns något samarbete med nämnden för teknik avseende tillgäng Iig hetsfrågor. ,.. Det sker ingen systematisk kontroll av medarbetarnas eventuella bisysslor. ,.. Nämnden har under året testat en ny löneutvecklingsmodell som bygger på de mål som finns för verksamheten . Syftet med modellen är att medebetare som bidrar till målen också ska få högre lön. 9. Nämnden för äldreomsorg 9.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål Kommunfullmäktige har för 2014 adresserat nio mål till nämnden. Nämnden har inget samordningsansvar för dessa mål. Prognos är i delårsrapport per augusti inte möjlig för något av de mätetal som är kopplat till kommunfullmäktiges adresserade mål till nämnden. Vi kan konstatera att nämnden utifrån beskrivningar i nämndens delårsrapport, i olika omfattning , arbetat med samtliga mål under året. 9.2. Viktiga händelser under året Nämnden för äldreomsorg har hanterat flera ärenden under 2014. Nedan presenteras nämndens arbete utifrån det som framkommer i nämndens protokoll och underliggande handlingar. Genomgång av protokoll från nämnden för äldreomsorg ,.. Kommunfullmäktige föreslog i januari 2014 att från och med 1 januari 2015 införa nya avgifter för trygghetslarm, dagomsorg och matdistribution inom äldreomsorgen. Brukarnas kostnader för matabonnemang, matportioner vid matdistribution samt kostnaden för mat och fika vid dagomsorg beslutas av nämnden för äldreomsorg utifrån självkostnadsprincipen . ,.. Nämnden antog under sammanträdet i januari presenterat underlag för beskrivning av lägenhetsbehov på särskilt boende under perioden 2015-2020. ,.. Nämnden beslutade i februari att föreslå att i kommunbudget för 2015 skriva in: "För att öka livskvaliteten och minska risken för undernäring och sjukdom krävs förbättringar inom måltiden, maten och nutritionsomhändertagandet". ,.. Nämnden antog i februari investeringsplan för 2015-2019. Syftet med investeringsplanen är att redovisa nämndens investeringsbehov kopplat till lokalplanen och övriga investeringar 2015- 15 d EV Building a b tter working world 2019 samt beräkna driftskonsekvenserna för dessa 2015-2016. Nämnden beslutade under sammanträdet i mars att ge förvaltningen i uppdrag att granska livsmedelsval och näringsvärden i mellanmål, middag och kvällsmål. 11> Nämnden har under året fått information om beslut som ej verkställts inom tre månader enligt 3 Sol . För kvartal 1 fanns 1O beslut som ej verkställts inom tre månader, för kvartal 2 fanns 12 beslut och för kvartal 3 fanns fem beslut. Nämnden beslutade i april att godkänna företaget "Annas vård och omsorg" som utförare av hemtjänstinsatser inom nämndens verksamhetsområde . .,. Nämnden informerades under sammanträdet i april om att förvaltningschefen , på egen begäran , valt att avgå. .,. Nämnden antog i juni "Riktlinje för ny- eller ombyggnation vid äldreboenden/särskilda boenden i Kungsbacka kommun". Riktlinjen är övergripande och riktar sig mot arkitekter, entreprenörer med flera som är involverade i planeringen och byggandet av äldreboenden/särskilda boenden. 11> Nämnden beslutade i augusti att söka prestationsersättning från Socialstyrelsen med syfte att stödja ett införande av det behovsinriktade och systematiska arbetssättet Äldres behov i centrum (ÄBIC) inom äldreomsorgen. Nämnden informerades under sammanträdet i augusti om att det förelåg ett positivt resultat på 13, 1 mnkr per 31juli2014. Prognosen för helåret visade ett överskott på 13,9 mnkr. 10. Nämnden för kultur och turism 10.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål Kommunfullmäktige har för 2014 adresserat tio mål till nämnden. Nämnden har inget samordningsansvar för dessa mål. Prognos är i delårsrapport per augusti inte möjlig för något av de mätetal som är kopplat till kommunfullmäktiges adresserade mål till nämnden. Vi kan konstatera att nämnden utifrån beskrivningar i nämndens delårsrapport, i olika omfattning , arbetat med samtliga mål under året. 10.2. Granskning av inköp och upphandling Granskningen syftade till att bedöma om den interna kontrollen inom inköps- och upphandlingsprocessen var tillräcklig samt att bedöma efterlevnaden av gällande lagstiftning inom området. Inom ramen för granskningen genomfördes en stickprovsgranskning av ett urval av fakturor med syfte att kontrollera att attest och kontering skett i enlighet med gällande anvisningar. Av granskningen framkom att det finns en fungerande intern kontroll inom inköps- och upphandlingsprocessen. Förvaltningen genomför bland annat kontroller av avtalstrohet och det finns attest- och konteringsrutiner som bidrar till att säkerställa en god intern kontroll . Granskningen visade även att det finns övergripande styrdokument, policys och reglementen som är kända i verksamheten . De stickprov som genomfördes inom ramen för granskningen visade att attest- och konteringsrutiner i stort följs . Av granskningen framkom dock att det vid förvaltningen inte finns någon anställd som har det övergripande ansvaret för 3 Socialtjänstlagen (Sol) . 16 EY Bu ldlng a b tter work.ing world avtalshanteringen. Avtalen fanns inte samlade och ingen hade till uppgift att tidsbevaka ingångna avtal. Stickprovsgranskningen visade även att offert inte begärts in vid samtliga inköp som översteg tre prisbasbelopp, i enlighet med antagna styrdokument. Vidare visade granskningen att det inte fanns rutiner för när ramavtal ska upphandlas för en vara eller tjänst som förvaltningen direktupphandlat vid flera tillfällen . Nämnden för kultur och turism rekommenderades att: Tillse att det utses en anställd i förvaltningen som får övergripande ansvar för hanteringen av förvaltningsspecifika avtal. 11> Säkerställa, med hänsyn till kraven på affärsmässighet och konkurrens , att det vid inköp överstigande tre prisbasbelopp inhämtas offert från leverantör. 11> Löpande analysera de inköpsområden som direktupphandlas för att utvärdera om ramavtal istället bör upphandlas. 11> För att ytterligare stärka styrningen inom ramen för inköps- och upphandlingsprocessen, utvärdera om de bör utarbetas förvaltningsspecifika riktlinjer för inköp och upphandling. 11> Sträva efter att det vid mindre inköp upprättas avtal mellan leverantör och förvaltning när detta är praktiskt möjligt. 11> 10.3. Resultatfrån nämnddialog Kommunrevisionen har under året genomfört en nämnddialog med nämnden för kultur och turism. Frågeställningar vid dialogen var inriktade på områdena styrning och intern kontroll, ekonomi och personal , utmaningar och risker inför 2015 samt övriga frågor. I dialogen lyftes bland annat följande fram : Dialog med nämnden för kultur och turism 11> 11> 11> 11> Det finns inga rutiner för att hantera oegentligheter. Nämnden uppger att detta är ett område som inte har diskuterats. Det finns etablerade samarbeten med äldreomsorgen, individ- och familjeomsorg, fritid och folkhälsa samt de två utbildningsnämnderna. En utmaning är att få människor att delta och utveckla de kreativa näringarna i kommunen . Nämnden har en förvaltningschef på halvtid. Nämnden upplever att detta skapar en brist på kontinuitet och stabilitet. Nämnden informerade om att Kungsbacka Teater har utskänkningstillstånd och är undantagen den kommunala alkoholpolicyn. 11> Det genomförs årligen en inventering av den kommunala konsten. Nämndens uppfattning är att bidragsrelaterat fusk inte sker i någon större omfattning. Det sker ingen kontroll eller uppföljning av detta. 11> 11> E-uthyrning av böcker är något som blivit mer populärt de senaste åren . Denna form av uthyrning är dock relativt kostsam för nämnden då de får betala för varje nedladdat verk. Gula Villans verksamhet är även riktad mot ensamkommande flyktingbarn. 17 EV BuHding a better workin g wortd 11. Nämnden för fritid och folkhälsa 11.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål Kommunfullmäktige har för 2014 adresserat nio mål till nämnden. Nämnden har samordningsansvar för tre av dessa mål. Prognos är i delårsrapport per augusti inte möjlig för något av de mätetal som är kopplat till kommunfullmäktiges adresserade mål till nämnden. Vi kan konstatera att nämnden utifrån beskrivningar i nämndens delårsrapport, i olika omfattning, arbetat med samtliga mål under året. 11.2. Resultat från nämnddialog Kommunrevisionen har under året genomfört en nämnddialog med nämnden för fritid och folkhälsa . Frågeställningar vid dialogen var inriktade på områdena styrning och intern kontroll , ekonomi och personal, utmaningar och risker inför 2015 samt övriga frågor. I dialogen lyftes bland annat följande fram: Dialog med nämnden för fritid och folkhälsa .,. Det finns en psykisk ohälsa bland främst unga kvinnor i kommunen vilket är en utmaning för nämnden att hantera . .,. Det finns ekonomiska risker kopplat till de borgensåtaganden som nämnden tidigare beslutat om . .,. Konstgränsplaner hade tidigare en felaktig avskrivningstid. Detta är nu korrigerat. .,. Nämnden valde att hantera internkontrollplanen under sammanträdet i november 2014. Anledningen till detta var att de ville ha mer tid för att arbeta med planen . .,. Analys av måluppfyllelse uppges vara ett område där det finns utvecklingspotential. .,. Nämnden är inte involverad i de riskanalyser som genomförs i samband med utarbetandet av internkontrollplanen. En ny risk för i år är IT-säkerhet. .,. Det utförs ingen kontroll av anställdas eventuella bisysslor och det finns inga riktlinjer för gåvor. .,. Nämnden har en förutsägbar ekonomi vilket uppges underlätta den ekonomiska planeringen . .,. Det sker inget arbete för att skapa ett jämställt uttag av föreningsstödet. .,. För att skapa bättre förutsättningar för samarbete mellan nämnderna uppger nämnden att de gärna skulle se att kommunfullmäktige till exempel utfärdade direktiv om vilka som ska samarbeta . .,. Nämnden skulle gärna vilja vara mer inblandade i den kommunala samhällsplaneringen . .,. Det finns ingen möjlighet att söka bidrag från nämnden för specifika aktiviteter. Det pågår ett arbete med att ta fram ett system för att registrera närvaro på de kommunala fritidsgårdarna. 18 d Build ing a b tter working world 12. Nämnden för förskola och grundskola 12.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål Kommunfullmäktige har för 2014 adresserat elva mål till nämnden. Nämnden har samordningsansvar för ett av dessa mål. Prognos är i delårsrapport per augusti inte möjlig för något av de mätetal som är kopplat till kommunfullmäktiges adresserade mål till nämnden. Vi kan konstatera att nämnden utifrån beskrivningar i nämndens delårsrapport, i olika omfattning, arbetat med samtliga mål under året. 12.2. Resultat från nämnddialog Kommunrevisionen har under året genomfört en nämnddialog med nämnden för förskola och grundskola. Frågeställningar vid dialogen var inriktade på områdena styrning och intern kontroll , ekonomi och personal, utmaningar och risker inför 2015 samt övriga frågor. I dialogen lyftes bland annat följande fram: Dialog med nämnden för förskola och grundskola .,, Verksamheten styrs till stora delar av nationell lagstiftning. Detta innebär bland annat krav på att implementera nya reformer vilket uppges ta mycket tid . .,, Nämnd och förvaltning uppger att det är en utmaning att förse elever med goda lokaler. Planeringen för nybyggnation tar lång tid . .,, Nämndens ledamöter genomför möten med skolledare i kommunen vilket upplevs som positivt. .,, Nämnden upplever att de ofta behöver äska medel av mindre belopp. Detta gör att det blir en diskussion om dessa mindre äskanden och inte nämndens ekonomi som helhet. Det finns vissa utmaningar i att samarbeta med andra nämnder. Nämnden ser gärna att kommunfullmäktige utfärdrar direktiv om vilka som ska samarbeta . .,, Nämnden uppger att matematik är ett ämne där flera elever inte uppnår målen . .,, Cirka 5 % av eleverna i Kungsbacka har inte behörighet till gymnasieskolans nationella program . .,, Det finns ett specialpedagogiskt team som har kompetens för att kunna ta emot ensamkommande flyktingbarn inom skolan . .,, Nämnden upplever att de ekonomiska prognoser som finns att tillgå är av för låg standard. Förvaltningen använder femåriga prognoser men skulle gärna vilja ha prognoser som är mer långsiktiga . .,, Kungsbackamodellen upplevs skapa stabilitet och struktur för hur nämnden ska arbeta . .,, Aterrapporteringen av målarbetet är ett utvecklingsområde enligt nämnden. 13. Nämnden för gymnasie- och vuxenutbildning 13.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål Kommunfullmäktige har för 2014 adresserat tretton mål till nämnden. Nämnden har inget samordningsansvar för dessa mål. Prognos är i delårsrapport per augusti inte möjlig för 19 Building a b tter working world något av de mätetal som är kopplat till kommunfullmäktiges adresserade mål till nämnden. Vi kan konstatera att nämnden utifrån beskrivningar i nämndens delårsrapport, i olika omfattning, arbetat med samtliga mål under året. Vid genomgång av målen resulterade dock följande mål i en notering: Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 2, 5 procent. 11> 13.1.1. Kommentar Nämnden kommenterar inte målet i delårsrapport per augusti. 13.2. Viktiga händelser under året Nämnden för gymnasie- och vuxenutbildning har hanterat flera ärenden under 2014 . Nedan presenteras nämndens arbete utifrån det som framkommer i nämndens protokoll och underliggande handlingar. Genomgång av protokoll från nämnden för gymnasie- och vuxenutbildning 11> 11> 11> 11> 11> 11> 11> 11> 11> 11> Nämnden beslutade i februari att begära tilläggsanslag hos kommunstyrelsen avseende 30 platser för ungdomsjobb till en kostnad om cirka 2, 7 mnkr. Nämnden antog under sammanträdet i februari en dokumenthanteringsplan för 2014. Planen innehåller riktlinjer för vilka handlingar som kan gallras samt vilka handlingar kommunen måste spara. Nämnden informerades i februari om att två elever under hösten 2013 anmälde Elof Lindälvs gymnasium till Skolinspektionen. Skolinspektionen ansåg att det var ett klagomål varpå myndigheten bedömde att de skulle hanteras inom ramen för förvaltningens klagomålshantering och avskrev därmed ärendet. Nämnden informerades i mars om förvaltningens studieresa till Sarpsborg, Norge. Studiebesöket skedde inom ramen för ett EU-projekt. Förvaltningschefen beslutade i september att fyra lärare vid Elof Lindälvs gymnasium inte får fortsätta med en bisyssla inom ett företag som erbjuder läxhjälp. Företaget vänder sig till elever i Kungsbacka kommun. Klappan AB utmanade Elof Lindälvs elevcafe under våren. I Kungsbacka kommun gäller utmaningsrätt, vilket innebär att den som vill överta driften av en kommunal verksamhet kan utmana kommunen med ett önskemål om att en verksamhet ska upphandlas. Förvaltningen bedömde att cafeverksamheten vid skolan borde vara kvar i egenregi varav nämnden beslutade att inte anta utmaningen från bolaget. Skolinspektionen genomförde under våren 2014 tillsyn vid Elof Lindälvs gymnasium, Aranäsgymnasiet och Beda Hallbergs gymnasium. Vid inspektionen framkom brister som skolorna måste åtgärda. Skolinspektionen fick i april en anmälan från en elev riktad mot NTl-skolan som bedriver vuxenutbildning i kommunen. Anmälan avsåg bland annat bristande läromedel. Förvaltningen fick i augusti i uppdrag att utreda hur de ökade elevtalen i kommunen påverkar ungdomars möjlighet till utbildning i den egna kommunen. Förvaltningen informerades i september om att det inte fanns ekonomiska förutsättningar för att gå vidare med karriärstjänster inom skolan, såsom till exempel förstelärare. 20 EV Building a better working world ,.. Nämnden informerades i november om att det fanns fyra förstelärare och två lektorer inom nämndens ansvarsområde. Under 2015 planerar förvaltningen för att anställa tio nya förstelärare. 14. Nämnden för individ- och familjeomsorg 14.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål Kommunfullmäktige har för 2014 adresserat elva mål till nämnden . Nämnden har samordningsansvar för ett av dessa mål. Prognos är i delårsrapport per augusti inte möjlig för något av de mätetal som är kopplat till kommunfullmäktiges adresserade mål till nämnden. Vi kan konstatera att nämnden utifrån beskrivningar i nämndens delårsrapport, i olika omfattning, arbetat med samtliga mål under året. 14.2. Viktiga händelser under året Nämnden för individ- och familjeomsorg har hanterat flera ärenden under 2014. Nedan presenteras nämndens arbete utifrån det som framkommer i nämndens protokoll och underliggande handlingar. Genomgång av protokoll från nämnden för individ- och familjeomsorg ,.. Nämnden beslutade i januari att äska 4,6 mnkr för utökad verksamhet kopplat till mottagandet av ensamkommande barn. Äskandet avser differensen mellan ersättningen från Migrationsverket samt den totalt kalkylerade kostnaden. ,.. Nämnden antog internkontrollplan för 2014 under sammanträdet i februari. ,.. Nämnden informerades i februari om att förvaltningen avsåg att upphandla driften av boende för ensamkommande barn. Upphandlingen omfattar 12 platser för barn med asyl samt 18 platser för barn med permanent uppehållstillstånd. ,.. Nämnden antog tillsynsplan för 2014 enligt alkohol- och tobakslagen i april. ,.. Nämnden beslutade i april att för 2014 fördela 790 000 kr till föreningar med individinriktad verksamhet. Nämnden beslutade att frysa bidraget till Kvinnojouren efter att de fått kännedom om att flera kvinnor försökt nå jouren utan framgång . Inte heller förvaltningen lyckades få någon kontakt med kvinnojouren. ,.. Nämnden redovisade per sista mars en prognosavvikelse på cirka 3 mnkr samt på helår en prognos på minus 2,6 mnkr. ,.. Nämnden har under året fått information om beslut som ej verkställts inom tre månader enligt Sol och LSS 4 . För kvartal 1 fanns två beslut som ej verkställts inom tre månader, för kvartal 2 fanns två beslut och för kvartal 3 fanns fem beslut. ,.. Vid delårsuppföljning per april prognostiseras en budgetavvikelse om cirka 3,1 mnkr för helåret. ,.. Nämnden anmälde i juni till Inspektionen för Vård och Omsorg att det förelegat ett allvarligt missförhållande. Missförhållandet kan ha uppstått med anledning av att en utredning ej inletts trots nämndes kännedom om att det kunde förelegat skäl för beredande av tvångsvård . ---... 4 Vid delårsuppföljning per augusti redovisar nämnden ett underskott om 2,3 mnkr varav 1,8 mnkr kommer från verksamheten för ensamkommande barn . Underskottet är hänförligt till utbetalda Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) . 21 EV Building a b tter working world avgångsvederlag. 11> 11> 11> Nämnden redovisade per sista oktober en budgetavvikelse på cirka 7 mnkr. Avvikelsen beror främst på ökade kostnader inom ensamkommandeenheten, försörjningsstöd och institutionsvård för vuxna missbrukare. Nämnden antog riktlinjer för försörjningsstöd 2015 under sammanträdet i december. Vid ekonomisk prognos per sista november framgår en budgetavvikelse om 6,9 mnkr. Avvikelsen beror främst på ökade kostnader inom ensamkommandeenheten, institutionsvård för vuxna missbrukare och placeringar för barn och unga. Övriga revisionsinsatser 11> "' Förvaltningen för individ- och familjeomsorg (IFO) har under året haft ett flertal utmaningar. En extern konsult avlämnade i juni 2014 en rapport avseende en genomlysning av förvaltningen för IFO. Denna visar på flera utvecklingsområden kring ledning och styrning inom förvaltningen. Under året har en tillförordnad förvaltningschef tillträtt. Utifrån den externa konsultens rapport och en egen genomförd genomlysning har tillförordnad förvaltningschef konstaterat ett flertal utvecklingsområden inom förvaltningen , bland annat avseende: - Styrning och ledning - Mandat och roller inom förvaltningen - Vad som är stödprocesser respektive huvudprocesser samt IFO:s uppdrag - Samverkan mellan enheter/verksamheter Det finns också stora utvecklingsområden i verksamheten för mottagande av ensamkommande flyktingbarn . Kommunrevisionen har under året följt utvecklingen inom förvaltningen för individoch familjeomsorg genom dialoger med förvaltningschef, nämndens presidium och kommundirektör. 15. Nämnden för service 15.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål Kommunfullmäktige har för 2014 adresserat nio mål till nämnden . Nämnden har samordningsansvar för två av dessa mål. Prognos är i delårsrapport per augusti inte möjlig för något av de mätetal som är kopplat till kommunfullmäktiges adresserade mål till nämnden. Vi kan konstatera att nämnden utifrån beskrivningar i nämndens delårsrapport, i olika omfattning, arbetat med samtliga mål under året. 15.2. Viktiga händelser under året Nämnden för service har hanterat flera ärenden under 2014. Nedan presenteras nämndens arbete utifrån det som framkommer i nämndens protokoll och underliggande handlingar. Genomgång av protokoll från nämnden för service 11> Nämnden begärde hos kommunfullmäktige under våren om att 7 mnkr ska tilldelas för åtgärder som säkerställer säkerhet och drift av simhallen i ytterligare 6 år. 22 Building a better work.ing world .,. Nämnden redovisade per sista juli ett underskott om cirka 6,9 mnkr. .,. Vid delårsuppföljning per augusti redovisade nämnden ett underskott om 8, 7 mnkr. Orsaken uppges vara merkostnader för skolan Furulid samt utrangering av Lindgården vilket belastar resultatet. .,. Nämnden beslutade i november att via tingsrätten driva in en fordran hos anlitat åkeriföretag . Måltid har fakturerat extrakostnader i samband med utebliven leverans av mattransport. Anlitat åkeriföretag bestrider fakturan då leveransen ska ha blivit utförd av en underleverantör. .-------:-:-... Nämnden beslutade i november att överta verksamheten för ekonomisk rådgivning från nämnden för individ- och familjeomsorg. Bakgrunden till beslutet är att ekonomisk rådgivning är en rådgivande tjänst vilket anses passa bättre under nämnden för service . .,. Nämnden redovisar per sista oktober ett underskott om 9,5 mnkr. 16. Överförmyndarnämnden 16.1. Kommunfullmäktiges prioriterade mål Kommunfullmäktige har för 2014 adresserat sex mål till nämnden. Nämnden har inget samordningsansvar för dessa mål. Prognos är i delårsrapport per augusti inte möjlig för något av de mätetal som är kopplat till kommunfullmäktiges adresserade mål till nämnden. Vid genomgång av målen resulterade fem mål i en notering: .,. Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka . .,. Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka . .,. Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska . .,. Utsläppet av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 2, 5 %. .,. Kungsbacka kommun ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats av medarbetarna. 16.1.1. Kommentar Fyra av målen kommenteras inte i nämndens delårsrapport per augusti. För ett mål hänvisas till kommunstyrelsens delårsrapport. Vi kan konstatera att det i detta fall är svårt att utläsa hur de åtgärder som beskrivs i kommunstyrelsens delårsrapport påverkar överförmyndarnämndens verksamhetsområde. 16.2. Viktiga händelser under året Genomgång av protokoll från överförmyndarnämnden .,. Vid sammanträdet i februari träffade överförmyndarnämnden nämnden för individ- och familjeomsorgens presidium för att diskutera framtida samarbetsformer. Ett samarbete angående rekrytering och utbildning av gode män och särskilda förordnade vårdnadshavare föreslogs efter mötet. .,. Nämnden beslutade i april att anta nytt reglemente. 23 d EV Bufldinq a better work ing world Nämnden fastställde i november nämndbudget för 2015. Driftsramen för 2015 uppgår till 2,3 mnkr för att täcka de ökade behoven inom nämndens ansvarsområde. 24 Butlding a better work ing wor ld 17. Övergripande bedömning av verksamheten under 2014 17.1. Nämndernas ansvar Nämnderna har enligt vår bedömning i stort utövat sitt ansvar på ett tillfredställande sätt. Utifrån genomförda fördjupade granskningar under året har dock ett antal synpunkter och förbättringsområden framkommit. 17.2. Ändamålsenlig skötsel Vår bedömning är att nämnderna under året skött verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Kommunens styrkedja tydliggörs enligt vår bedömning genom Kungsbackamodellen. I de uppföljningar som gjorts under året går det att följa hur kommunstyrelsen och nämnderna arbetat i enlighet med modellen. Det finns stora utvecklingsområden vad gäller styrning och ledning inom nämnden för individ- och familjeomsorgs förvaltning, inte minst vad avser verksamheten för mottagande av ensamkommande flyktingbarn. Ett utvecklingsarbete pågår dock. Kommunrevisionen kommer under 2015 att fortsatt följa händelseutvecklingen för att säkerställa att nämnden vidtar åtgärder inom de områden där brister uppmärksammats. 17.3. Ekonomiskt tillfredställande verksamhet Nämnderna bedöms på ett ändamålsenligt sätt ha hanterat de ekonomiska förutsättningarna under 2014. 17.4. Tillräcklig intern kontroll Utifrån genomförda granskningar kan vi konstatera att det finns flera utvecklingsområden i nämndernas och styrelsens arbete med intern kontroll. Av granskningarna framkommer att de kommungemensamma anvisningarna för intern kontroll inte tydliggör organisation, ansvar och praktiskt upplägg för internkontrollarbetet. En tydlig struktur för internkontrollarbetet är en förutsättning för att kunna säkerställa en tillräcklig intern kontroll. En kommungemensam struktur för arbetet med intern kontroll underlättar också kommunstyrelsens uppsikt över nämndernas interna kontroll. Kommunstyrelsens har initierat ett arbete med att utveckla organisation och anvisningar för intern kontroll. Det är väsentligt att detta arbete prioriteras och utvecklas. Vår sammanfattande bedömning beaktat ovan är att nämnderna och styrelsen i allt väsentligt under året har haft en tillräcklig intern kontroll. ~~~~ ~ ----=-Mikaela Bengtsson Verksamhetsrevisor /vd~ t2ct;1iiir" Ludwig Reismer ] l fvisor Certifierad kommunal yrkesrevisor Ce7 kommunal yrkesrevisor 25 EV Building a better workJng world Bilaga 1. Bakgrund Enligt kommunallagen ska revisorerna pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen inom nämnderna är tillräcklig. Kommunallagen och God revisionssed förutsätter att all kommunal verksamhet granskas årligen. Den årliga granskningen omfattar flera steg och utgör en grund för ansvarsprövningen. Att följa, granska och pröva ansvarstagandet i styrelser och nämnder enligt God Sed utgör en grundläggande del av den årliga granskningen. EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en grundläggande granskning av kommunens nämnder5 . 5 Samtliga nämnder utom valnämnden och krisledningsnämnden ingår i denna granskning. 26 d -y Suildlnq a b tter working world Bilaga 2. Styrning och uppföljning Kungsbacka kommuns vision antogs av kommunfullmäktige den 13 oktober 2005 och ska vara vägledande för den långsiktiga utvecklingen av kommunen. Visionen beskriver hur kommunen ska möta medborgarnas behov av arbete, boende, trygghet, utbildning och upplevelser samt hur kommunen ska få företag att etablera sig i kommunen och få staden att växa . Sedan 2009 arbetar nämnderna utifrån en särskild målkedja/styrmodell i kommunen Kungsbackamodellen. Målkedjan utgår från kommunens vision som ska återspegla sig i kommunfullmäktiges prioriterade mål. De prioriterade målen antas årligen av fullmäktige och ska omfatta hela det kommunala uppdraget. Målen riktar sig antingen till samtliga nämnder alternativt enskilda nämnder. När ett mål riktar sig till flera nämnder finns angivet en nämnd som är utsedd att vara samordningsansvarig. Kommunfullmäktige har för 2014-2016 antagit 16 prioriterade mål. Beskrivning av nämndernas måluppfyllelse i denna granskning är hämtat från respektive nämnds delårsrapport per augusti 2014. Nämnderna har i samband med budgetarbetet och verksamhetsplanen utarbetat förslag till två till tre stycken prioriterade mål för nämnden enskilt. Nämnderna ska sedan utifrån fullmäktiges prioriterade mål anta resultatmål, vilka ska vara kopplade till de ekonomiska förutsättningarna och ramarna för respektive verksamhet och bidra till att såväl god ekonomisk hushållning som kommunens övergripande vision och mål efterlevs. Resultatmålen omfattar både kommunfullmäktiges prioriterade mål nedbrutna till den enskilda nämnden samt nämndens egna mål. Resultatmålen ska vara uppföljningsbara och mätbara. Kommun- och nämndbudget Kommunbudgeten utgör kommunens huvudsakliga planerings- och styrdokument för den kommande fyraårsperioden både vad avser verksamhetens innehåll och dess ekonomiska förutsättningar och ramar. Kommunfullmäktige beslutade i juni 2013 om kommunbudget för 2014 och plan för 2014-2016. Nämnder och styrelser ska utifrån kommunbudgeten, tilldelad ekonomisk ram , vision och prioriterade mål utarbeta en nämndbudget. I nämndbudgeten beslutar nämnden om planering för verksamheten och hur de ekonomiska ramarna fördelas. I budgetbeslutet anges att verksamheten ska bedrivas på ett kostnadseffektivt och ändamålsenligt sätt. Nämnderna har för budgetåret 2014 att följa de anvisningar för budgetarbetet som anges i dokumentet Anvisningar för Nämnd- och Förvaltningsbudget 2014. Av dokumentet framgår en gemensam mall som ska användas för upprättandet. Beslut om nämndbudget för verksamhetsåret 2014 fattas senast i september 2013. Efter att nämnden fattat beslut om nämndbudget ska förvaltningen omsätta denna till en förvaltningsbudget. Förvaltningsbudgeten ska omfatta planeringen för nästkommande år, anslagsfördelning och genomförandeplan med aktiviteter kopplade till nämndens mål. En fördelning av ekonomin ska göras till budgetansvariga. 27 EY Building a better working world Utöver ovan nämnda styrinstrument har kommunen ett antal gemensamma styrdokument som beslutats av kommunfullmäktige och som alla verksamheter ska följa. Nämnderna styrs även av policys vilka framgår av nämndbudgetarna. Uppföljning Kommunbudgeten följs upp i de/årsrapport per april och augusti samt i årsredovisningen som ska innehålla bokslut och förvaltningsberättelse. Uppföljning av nämndbudget sker enligt nämndens anvisningar eller minst på motsvarande sätt som för kommunbudgeten . Uppföljning av förvaltningsbudgeten förutsätts ske kontinuerligt och i samband med förvaltningens årsredovisning . Delårsrapport: I delårsrapporten görs en samlad redovisning av måluppfyllelsen så långt samt de avvikelser som skett jämfört med beslutad budget för innevarande år. Godkänner kommunfullmäktige avvikelsen ska i förekommande fall medel tillskjutas respektive nämnd. Om inte medel tillskjuts från centralt håll är respektive nämnd skyldig att omedelbart vidta åtgärder som gör att verksamheten klaras inom de, av kommunfullmäktige beslutade, ekonomiska ramarna . Årsredovisningen: I årsredovisningen ska nämnderna redovisa en samlad uppföljning av verksamheten under året. Bland annat ska följande områden framgå av redovisningen: budgetutfall, viktiga händelser under året, måluppfyllelse för kommunfullmäktiges mål och direktiv, uppföljning av nämndens resultatmål och direktiv, kvalitetsredovisning, verksamhetsmått, analys samt förändringsområden . Intern kontroll Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram anvisningar för intern kontroll. Av dessa framgår att i samband med den årliga nämndbudgeten ska nämnderna och kommunstyrelsen ange fyra väsentliga risker som berör den egna verksamheten. Två risker ska vara kopplade till verksamhetsområdet och två risker ska avse ekonomiområdet. Åtgärder ska presenteras som ett komplement till riskerna med syfte att minska att den oönskade situationen uppstår. Detta framgår också i Kungsbacka kommuns styrmodell. Av anvisningarna framgår att intern kontroll definieras som följer: • • • • • Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, policys och riktlinjer Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten, dokumenterade system och rutiner Skydd mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar Eliminering eller upptäckande av allvarliga fel väl Kvalitet Kommunen har en kvalitetspolicy för i vilken nämndernas ansvar och uppdrag avseende kvalitetsarbetet framgår. Ny kvalitetspolicy antogs i augusti 2013. I den nuvarande kvalitetspolicyn betonas bland annat att kommunen ska "göra rätt saker på rätt sätt med rätt inriktning". Kvalitetsarbetet ska också innebära en ständig utveckling av verksamheten. 28 d -y Värdegrunden BITT (Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet) är en viktig komponent i kvalitetspolicyn. 29 Build ing a better working world Bilaga 3. Kommunens nämndorganisation Nedan framgår en översikt över kommunens nämndorganisation. Krisledningsnämnden samt valnämnden granskas inte inom ramen för den årliga grundläggande granskningen. I I Kommunfullmäktige Nämnden för gymnasie- och vuxenutbildning Kommunstyrelsen Nämnden för miljöoch hälsoskydd Nämnden för förskola och grundskola Nämnden för teknik Nämnden för fritid och folkhälsa Byggnadsnämnden Nämnden för miljöoch hälsoskydd Nämnden för funktionsstöd Nämnden för individ- och familjeomsorg Nämnden för äldreomsorg Nämnden för service Nämnden för kultur och turism Överförmyndarnämnden I Krisledningsnämnden Val nämnden ·Figur: Kommunens nämndorganisation. 30 Bilaga 4. Översikt över kommunfullmäktiges adresserade mål Nämnder med samordningsansvar, respektive adresserade nämnder (2014) - KS- - ---- L-... Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen - ska öka Andelen invånare som upplever goda förutsättningar att leva ett hälsosamt liv ska öka Bruket av alkohol, tobak och narkotika bland ungdomar ska minska-·- - -- Andelen av kommunens invånare som är nöjda med sin fritid ska öka - -An ~elen in_yånare S_9m upelever att de är trygg ~ ska _ök~ _ Kungsbacka ska vara känd som en företagsvänlig kommun ~ndelen personer me_d !örs_?!"J!:!i_r:i_gs~t~d_ska_mins~a _Energia ~änd,!l!_n ge ~ i ~O !:!l!!:l unens lokaler ska ~ nska Andel inköpta certifierade ekologiska livsmedel ska öka • Tek BN _______ ____. - - FS- ÄO - KT FF - - - - - FG GV IFO Ser ~~- s s A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A s A A A A A s A A s A A A A A A s A A A A A A A s A A A -r:~r•i A A s s - -~-------- MH .1 - - Antalet resor med kollektivtrafiken ska öka - A A A A -----AA A A A - -A - A A -~-~~11--- A ---- s A A A A A A A Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska _!!1ed 2,5 procent Våra skolor ska vara bland de bästa i landet s Kungsbacka kommun ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats av .!J1edarbetarna Arets resultat ska uppgå till minst 1,5 procent av skatter och statsbidrag Soliditeten inklusive pensionsskuld ska i slutet av varje planeringsperiod om tre år vara lägst den nivå som gällde vid periodelJ.S Qörj~n med oföräo_dra,d.§! r_ed_ovisni11gsprinciper s A A A A A A A A A -A ~- A A ----- -------· -A ----- OF --· A A A A A A A - -AA A A A ~ s s --A A A A A A A ~-- ~ s Figur: Samordningsansvar (S) och adresserad nämnd (A). 31 1(5) Förslag organisation och finansiering av kustvattenrådet Kustvattenråd Halland och Båstad Datum 2015-02-20 Version 01 Förslag till organisation och finansiering av Kattegatts kustvattenråd 1. Bakgrund I vattendirektivet nämns tre former för allmänhetens deltagande i vattenförvaltningsarbetet; tillhandahållande av information, samråd och samverkan. Med samverkan syftas det på en mer aktiv medverkan i arbetet. För att kunna skapa en aktiv medverkan har Sverige valt att initiera bildandet av vattenråd. Vattenråden är därmed en viktig del av den svenska vattenförvaltningen. Behov av och intresse för att bilda ett kustvattenråd för Halland har uttryckts från organisationer och kommuner i Halland. Diskussion om bildandet av ett kustvattenråd ledde till att projektet Kustvattenråd Halland och Båstad startades. I projektet ingår kustkommunera i Halland och Båstads kommun. Region Halland medverkar i projektet som arbetsgivare för projektledaren och ansvarar även för ekonomihanteringen. Projektet ska leverera en samverkansstruktur för ett kustvattenråd som omfattar det geografiska området samt en plan för fortsatt arbete inklusive finansiering. Detta förslag baseras på arbetet med att analysera intressenter och omvärlden när det gäller frågor som rör kusten och kustvattnet. Underlag för förslaget är, förutom omvärldsstudier, en intressentanalys vari ingått enkätundersökning, uppstartsseminarium samt ett antal möten lokalt och med olika referensgrupper. Engagemanget för arbetet är stort med över 100 inlämnade enkätsvar, drygt hundra deltagare på uppstartsseminarium och över 40 som följer kustvattenrådet på Facebook. H:\Arbetsmaterial kustvattenråd\Förslag organisation och finansiering av kustvattenrådet 2015-02-20.docx 0 2(5) Förslag organisation och finansiering av kustvattenrådet Kustvattenråd Halland och Båstad Datum 2015-02-20 Version 01 2. Geografiskt område Kustvattenrådets arbete ska avse kusten och kustvattnet ut till Sveriges ekonomiska zon, se figur nedan. Anledningen till denna avgränsning, som är större än vattenförvaltningens område, är möjligheten att få med hela den kommunala planeringen i arbetet och även att kunna samverka kring åtgärder utifrån Havsmiljöförordningen och Havsplaneringen. Havsmiljöförvaltningen ska ge förutsättningar för fysisk planering och för tillsyn och prövning av verksamheter till havs medan Havsplaneringen planerar var verksamheter ska lokaliseras. I det geografiska området ingår Kungsbacka, Varbergs, Falkenbergs, Halmstads, Laholms och Båstads kommun (utökas ev. söderut t.o.m. Skälderviken) 3. Kustvattenrådets syfte Kustvattenrådet ska möjliggöra delaktighet och samverkan i vattenförvaltningen, öka kunskapen och underlätta kunskapsutbytet om kustvattnet samt öka/underlätta förståelsen för olika intressenters verksamheter och dess påverkan på kustvattnet. Arbetet ska bidra till att god ekologisk och kemisk status uppnås inom de berörda vattenförekomsterna samt till god havsmiljö. Enligt den föreslagna statusklassningen är det idag ingen av våra kustvattenförekomster som uppnår god status med möjligheten att nå målet finns. Dominerade problem som beskrivs i de föreslagna åtgärdsprogrammen är övergödning, miljögifter, främmande arter, fiske, exploatering, förändrad hydrografi, marint avfall, minskad biologisk mångfald och klimatförändringar. H:\Arbetsmaterial kustvattenråd\Förslag organisation och finansiering av kustvattenrådet 2015-02-20.docx 0 3(5) Förslag organisation och finansiering av kustvattenrådet Kustvattenråd Halland och Båstad Datum 2015-02-20 Version 01 4. Organisation Kattegatts kustvattenråd bildas i samband med råslagsmöte den 29 april 2015 i Halmstad dit samtliga intressenter bjuds in. Kattegatts kustvattenråd utgår från en struktur med tre olika inriktningar; rådslag, samordning och genomförande. Deltagare i Kattegatts kustvattenråd Alla organisationer, företag och enskilda som har intresse av kustvattenfrågor kan ingå i kustvattenrådet. Det som förväntas av deltagare är medverkan vid rådslag samt att bidra till att initiativ tas och genomförs (se initiativ nedan). För att ingå kustvattenrådet krävs en skriftlig anmälan som även innehåller ett åtagande om medverkan enligt ovan. Anmälningsformulär kan göras tillgängligt via kustvattenrådets hemsida. Varje organisation och företag som ingår i kustvattenrådet ska enligt modellen säkerställa att de egna representanterna har rätt mandat utifrån den aktuella nivån i kustvattenrådets organisation. Rådslag hålls minst en gång per år och fokuserar på inriktningen av kustvattenrådets arbete. Inför varje rådslag görs en förfrågan om nya initiativ. Dessa sammanställs och presenteras på rådslaget där överläggningar sker om inriktningen för det kommande arbetet. Rådslagen används även för avrapportering av pågående initiativ och för kunskapsutbyte. Rådslaget leds av en mötesledare och dokumenteras genom mötesanteckningar m.m. All dokumentation görs tillgänglig via kustvattenrådets hemsida. Samordning För att samordna kustvattenrådets arbete behövs en resurs på åtminstone 25 procents tjänst eller motsvarande. Samordningen leds av en styrgrupp (se styrgrupp nedan). Samordningen ansvarar för; att arrangera rådslag, kommunikationsaktiviteter, informationsutbyte med referensgrupper samt att koordinera initiativ. H:\Arbetsmaterial kustvattenråd\Förslag organisation och finansiering av kustvattenrådet 2015-02-20.docx 0 4(5) Förslag organisation och finansiering av kustvattenrådet Kustvattenråd Halland och Båstad Datum 2015-02-20 Version 01 Styrgrupp Styrgruppen är sammansatt av basfinansiärerna (se finansiering nedan). En bedömning är att det behövs ca fyra styrgruppsmöten per år. Styrgruppen ansvarar för ledning av samordningen och utser även kontaktperson till samordnare. Vidare ansvarar styrgruppen för uppföljning av verksamheten och ekonomin, tar beslut i frågor som uppkommer mellan rådslag samt förhandlar med ev. nya basfinansiärer om finansieringens storlek. Referensgrupper Kustvattenrådet åtar sig att sammankalla referensgruppen Nätverket vattenråden Halland minst en gång per år. Övriga referensgrupper som identifierats är: Kustvattenkontrollen för Halland resp. nordvästra Skåne, Bohuskustens vattenråd m.fl., planerargrupp Halland, Miljösamverkan, HUT Skåne, Hallands miljöpresidier, .. Informationsutbyte sker löpande och samtliga referensgrupper bjuds även in till rådslagen. Initiativ Initiativ till aktiviteter och åtgärder, stora som små, kan tas av deltagare i kustvattenrådet och ska uppfylla följande kriterier: 1. Flera aktörer ska medverka 2. Det ska höja kunskapen 3. Resultat ska dokumenteras 4. Det ska bidra till Kattegatts kustvattenråds syfte När initiativ lämnas ska det finnas en beskrivning av initiativets syfte, vilka som ska medverka och på vilket sätt Kattegatts kustvattenråd kan stödja initiativet. Initiativ som uppfyller kriterierna bör genomföras i projektform och ledas av separata styrgrupper sammansatta av projektets initiativtagare och finansiärer (se finansiering nedan). 5. Finansiering Baserat på erfarenheter från det pågående projektet Kustvattenråd Halland och Båstad har bedömningen gjorts att åtminstone motsvarande ekonomiska resurs behövs för att täcka kostnader för rådslag, samordning och kommunikation. Denna benämns nedan som basfinansiering. Projektet Kustvattenråd Halland och Båstad har finansierats genom att varje kommun bidragit med 50 öre per invånare och år samt genom bidrag från Vattenmyndigheten för Västerhavet. Region Halland har bidragit med arbetsplats, arbetsledning och ekonomihantering. H:\Arbetsmaterial kustvattenråd\Förslag organisation och finansiering av kustvattenrådet 2015-02-20.docx 0 5(5) Förslag organisation och finansiering av kustvattenrådet Kustvattenråd Halland och Båstad Datum 2015-02-20 Version 01 För att genomföra åtgärder och aktiviteter till följd av olika initiativ bör särskilda medel finnas i form av projektfinansiering. Basfinansiering Åtminstone de kommuner som ingår i det geografiska området ska bidra till basfinansiering enligt ovan. Även andra organisationer kan vara basfinansiärer. Finansieringens storlek förhandlas och beslutas av styrguppen. Till basfinansieringen räknas även det årliga bidraget för samverkan enligt överenskommelse med Vattenmyndigheten för Västerhavet. Projektfinansiering Projektmedel söks för att genomföra initiativ från deltagarna i kustvattenrådet. Finansiärer kan finnas inom kustvattenrådet men även externt via t.ex. olika EU-fonder, bidrag från myndigheter eller andra bidrag. Ekonomihantering En av basfinansiärerna tar på sig ansvaret för ekonomihanteringen för kustvattenrådet. 6. Överenskommelser För att säkerställa Kattegatts kustvattenråds arbete inklusive basfinansieringen görs överenskommelser mellan den organisation som ansvarar för ekonomihanteringen och övriga basfinansiärer. Överenskommelserna är tidsbegränsade och följer förvaltningscykeln i vattendirektivet och Havsmiljöförordningen, dvs. 6-årsperioder där den pågående cykeln sträcker sig från 2015 till och med 2021. Styrgruppen hanterar frågor om överenskommelsernas innehåll och möjligheter till att avbryta dessa i förtid. Halmstad den 20 februari 2015 Ingela Danielsson Styrgruppens repr/beställare Anne Udd Projektledare H:\Arbetsmaterial kustvattenråd\Förslag organisation och finansiering av kustvattenrådet 2015-02-20.docx 0 Kattegatts Kustvattenråd - organisation och finansiering Projekt Kustvattenråd Halland och Båstad Förslag 2015-02-20 Geografiskt område Från och med Kungsbacka kommun i norr till och med Båstads kommun i söder Kustvattenrådets syfte • Delaktighet och samverkan i vattenförvaltningen • Ökad kunskap och ökat kunskapsutbyte • Ökad förståelse för olika intressenters verksamheter • Bidra till god ekologisk och kemisk status inom de berörda vattenförekomsterna samt god havsmiljö Föreslagen statusklassning ─ Inget område uppnår idag god ekologisk status + God ekologisk status är möjlig att uppnå Dominerade problem: övergödning, miljögifter, främmande arter, fiske, exploatering, förändrad hydrografi, marint avfall, minskad biologisk mångfald och klimatförändringar Organisation Tre nivåer: • övergripande rådslag • samordnade • genomförande av initiativ Rådslag och initiativ • Initiativ kan tas av alla • Alla kan vara med i deltagare i kustvattenrådet kustvattenrådet • Rådslag minst en gång per år • Initiativ kan vara aktiviteter och åtgårder – stora som små • Rådslagen fokuserar på inriktningen av det kommande • Initiativ genomförs i projektform med särskild arbetet projektorganisation • Referensgrupper och referensorganisationer bjuds in Samordning och styrgrupp • • • • Samordning motsvarande 25 procents tjänst Arrangerar rådslag Sköter kommunikation Koordinerar initiativ • Styrgruppen bildas av basfinansiärerna (se nästa bild) • Styrgruppen ansvarar för ledning av samordningen • Styrgruppen tar beslut i frågor mellan rådslagen Finansiering • Basfinansiering för att täcka samordning och rådslag • Särskild projektfinansiering för initiativ • Basfinansiärer är bl.a. kommunerna som ingår i det geografiska området • En av basfinansiärerna sköter ekonomihanteringen • För att säkerställa basfinansieringen görs överenskommelser som är tidsbegränsade och följer förvaltningscykeln i vattendirektivet och Havsmiljöförordningen, dvs. 6-årsperioder där den pågående cykeln sträcker sig från 2015 till och med 2021
© Copyright 2024