Nr H- 20/2015 2015-05-07 Närvarande: Monika
PROTOKOLL Nr H20/2015 1(2) Datum 2015-05-07 Närvarande: Monika Stridsman Magnus Viklund Göran Öster §1 Generaldirektör, beslutande Enhetschef Chefsjurist, föredragande Justeras Monika Stridsman Kompletterande arbetsordning Beslutas att Kompletterande arbetsordning, version 2.1, ska tillämpas fr.o.m. den 1 juni 2015. Det innebär att version 2.0, protokoll H-6/2015, samtidigt upphävs. Följande justeringar i den kompletterande arbetsordningen har beslutats: 1. Huvuddok. s 1; Ansvaret för dokumentet överförs till chefen för tillsynsenheten 2. Huvuddok. s 6; Ny bild över verksamhetssystemet 3. Huvuddok. s 11-12; Text om chefers ansvar har ändrats. 4. Huvuddok. s 21; Ändringar beträffande vem som beslutar om skadeståndsanspråk och liknande 5. Huvuddok. s 25; Möjligheten att i enskilda fall medge undantag från tillåtna avverkningsformer har tagits bort genom en ändring i skogsvårdslagen. Möjligheten att delegera den arbetsuppgiften tas därför bort. 6. Bilaga 2 s 4; Strykning av överflödig mening 7. Bilaga 2 s 6; orden ”se till” har bytts mot ”ansvarar för” i samtliga strecksatser. 8. Bilaga 2 s 7-10; Ekonomienhetens och enheten för ekonomistöds uppgifter har skrivits om och koncentrerats. 9. Bilaga 6 s 1; Sedan tidigare omfattar distriktschefens ansvar för den fysiska arbetsmiljön egna medarbetare och medarbetare som organisatoriskt tillhör avdelningarna. Ansvaret ska även omfatta personal som organisatoriskt tillhör andra delar av myndigheten men som har sin arbetsplats vid ett distriktskontor (t.ex. medarbetare som tillhör regionledningen). 10. Bilaga 6 s 2; Distriktschefens ansvar har omformulerats till en punktlista. Det innebär ingen ändring i sak. 11. Bilaga 6 s 7; Ändring vad avser vem som ska anmäla tillbud, olycka, arbetsskada och färdolycksfall. Skogsstyrelsen Protokoll 2015-05-07 12. Bilaga 6 s 10; Text om vilken befattningshavare som har ansvar för att skyddsronder genomförs är struken då detta framgår av inledningen till bilaga 6. Vid protokollet Göran Öster Bilaga Kompletterande arbetsordningen Kopia till Styrelsen Chefsportalen Göran Öster Formaliagranskare 2(2) ARBETSORDNING H-20/2015 Datum 2015-05-07 Kompletterande arbetsordning Syfte Myndighetens ledning ska enligt 4 § myndighetsförordningen (2007:515) besluta en arbetsordning. I arbetsordningen ska myndigheten besluta de närmare föreskrifter som behövs om myndighetens organisation, arbetsfördelningen mellan styrelse och myndighetschef, delegering av beslutanderätt inom myndigheten, handläggning av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten. Skogsstyrelsens arbetsordning, som fastställs av styrelsen, reglerar myndighetens övergripande organisation, arbetsfördelningen mellan styrelsen och generaldirektören, generaldirektörens rätt att delegera ärenden samt internrevision och personalansvarsnämnd. I den kompletterande arbetsordningen, som fastställs av generaldirektören, regleras myndighetens organisation närmare, delegering av beslutanderätt inom myndigheten, handläggning av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten. Målgrupp All personal ska känna till och tillämpa den kompletterande arbetsordningen. Ansvar Chefen för tillsynsenheten ansvarar för att bevaka, följa upp och vid behov föreslå ändringar i den kompletterande arbetsordningen. Respektive chef ansvarar för att den kompletterande arbetsordningen införs och tillämpas. 1(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 Innehållsförteckning Kompletterande arbetsordning ..........................................................................1 Syfte ..............................................................................................................1 Målgrupp .......................................................................................................1 Ansvar ...........................................................................................................1 Kompletterande arbetsordning ..........................................................................4 Verksamhet och organisation ........................................................................4 Principer för verksamheten .......................................................................4 Organisation ..............................................................................................4 Ledning och samverkan.............................................................................5 Verksamhetssystem ...................................................................................6 Roller inom verksamhetssystemet .............................................................7 Forum ............................................................................................................8 Rådgivande organ ..........................................................................................8 Nationella sektorsrådet för skogliga frågor ...............................................8 Regionala sektorsråd för skogliga frågor ..................................................8 Centrala skogsskyddskommittén ...............................................................9 Centrala frö- och plantrådet.......................................................................9 Centrala samrådsgruppen skogsbruk – rennäring .....................................9 Användarrådet för skoglig statistik ...........................................................9 Rådet för Skogsstyrelsens uppdragsverksamhet .......................................9 Rådgivande gruppen för stöd till kompetensutveckling inom axel 1 ......10 Expertkommitté för Skogsstyrelsens skogliga uppföljningar .................10 Uppgifts- och ansvarsfördelning .................................................................10 Generellt ..................................................................................................10 Regionernas och distriktens uppgift ........................................................11 Skogsavdelningens uppgift .....................................................................11 Uppdragsavdelningens uppgift ................................................................12 Administrativa avdelningens uppgift ......................................................12 Ansvar för särskilda frågor ..........................................................................13 Utvecklingsrådet......................................................................................13 Statistikfunktion ......................................................................................14 PEFC-entreprenörscertifiering ................................................................14 Arbetsmiljö ..............................................................................................15 Informationssäkerhet ...............................................................................15 Systemägare och systemförvaltare ..........................................................16 Ansvar enligt personuppgiftslagen ..........................................................16 Uppgifter enligt medbestämmandelagen .................................................17 Riskhantering ..........................................................................................17 Skogsstyrelsens författningssamling .......................................................17 Delegation ...................................................................................................17 Delegation från generaldirektören ...........................................................17 Principer för delegation vid Skogsstyrelsen ............................................18 Ställföreträdande generaldirektör, biträdande och ställföreträdande chefer samt vikarier .................................................................................19 Delegation i övrigt av rätt att företräda Skogsstyrelsen mot annan part .19 Delegation i övrigt av rätt att fatta beslut för Skogsstyrelsens räkning...19 Uppdragsverksamhet ...............................................................................26 Särskilt för projekt ...................................................................................26 Attesträtt ......................................................................................................26 2(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 Ärendehandläggning ...................................................................................26 Allmänt om beredning, föredragning och beslut .....................................26 Ärenden som rör flera regioner eller distrikt ...........................................27 Remisser ..................................................................................................27 Postöppning, dokumenthantering, offentlighet m.m. ..............................28 Översyn av den kompletterande arbetsordningen .......................................28 Bilagor 1. Region- och distriktsorganisation 2. Uppgifter för respektive enhet inom avdelningarna 3. Ärendehandläggning 4. Attesträtt 5. Miljöledning 6. Arbetsmiljöfrågor 7. Förtroendefrågor 3(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 Kompletterande arbetsordning Verksamhet och organisation Principer för verksamheten Skogsstyrelsens uppgifter, verksamhet och mål framgår av myndighetens instruktion (förordningen 2009:1393), regleringsbrev samt andra beslut rörande myndigheten som regeringen fattat. Generaldirektören preciserar, inom ramen för regeringens och styrelsens beslut, mål och uppdrag för verksamheten. Preciseringarna framgår i första hand av fastställda verksamhetsplaner. Samtliga chefer har resultatansvar för sina respektive verksamheter. Skogsstyrelsens ledningsdokument utgörs av vision, verksamhetsidé, ledaroch personalidéer, mål och strategi, övriga myndighetsgemensamma styrande dokument, verksamhetsplan, uppföljningsdokument, arbetsordning, kompletterande arbetsordning samt övriga interna styrande dokument vid regioner och avdelningar. Skogsstyrelsens styrande dokument redovisas på Intranätet. Skogsstyrelsen är certifierad enligt ISO 14 001 vilket ställer särskilda krav på miljöledningsarbetet. Miljöledningen ska vara en integrerad del i verksamheten. Alla chefer har ett miljöledningsansvar. Ansvarets närmare innehåll och särskilda ansvar för miljöledningsarbetet framgår av bilaga 5. Myndighetsgemensamma styrande dokument fastställs av generaldirektören eller efter delegation av avdelningscheferna. Regionchefer och avdelningschefer får fastställa handläggningsordningar med delegationsbestämmelser för regioner respektive avdelningar. Chef ansvarar för att varje medarbetare är förtrogen med verksamhetens mål och inriktning samt regeringens, styrelsens och kundernas förväntningar och krav samt att medarbetarna, i den utsträckning som krävs för att effektivt fullgöra sin tjänst, fortlöpande håller sig underrättade om innehållet i Skogsstyrelsens ledningsdokument. Organisation Skogsstyrelsens huvudstruktur framgår av följande bild. 4(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 Skogsstyrelsens organisation beslutas av styrelsen. Styrelsen har delegerat beslut om distrikts- och enhetsindelning till generaldirektören. Distriktsorganisationen framgår av bilaga 1. Enhetsorganisationen framgår av bilaga 2. Generaldirektören och chefen för administrativa avdelningen är stationerade i Jönköping. Regionchefer, chefen för uppdragsavdelningen och chefen för skogsavdelningen stationeras där det är lämpligt för verksamheten. Ledning och samverkan Verksledning Generaldirektören är chef för myndigheten och leder verksamheten enligt styrelsens direktiv och riktlinjer. Regionchef Staffan Norin är ställföreträdande generaldirektör. Ställföreträdaren inträder i generaldirektörens ställe när denne inte är i tjänst och i övrigt i den utsträckning som generaldirektören bestämmer. Skogsstyrelsens ledningsgrupp Skogsstyrelsens ledningsgrupp utgör ett rådgivande organ till generaldirektören. I gruppen ingår generaldirektören, regioncheferna och avdelningscheferna. Under 2014 ska ledningsgruppen utökas med biträdande avdelningschefen för skogsavdelningen samt enhetscheferna för kommunikationsenheten, HRenheten och ekonomienheten. Regionernas ledning Regionchefen leder utifrån generaldirektörens direktiv och riktlinjer verksamheten på regionen. I de fall det finns en biträdande regionchef biträder denne regionchefen i dennes arbetsuppgifter. Regionens ledningsgrupp utgör ett rådgivande organ till regionchefen. I gruppen ingår regionchefen, biträdande regionchefen, uppdragschef, distriktscheferna, verksamhetscontroller, HR-strateg och ekonomicontroller. Avdelningarnas ledning Avdelningschefen leder utifrån generaldirektörens direktiv och riktlinjer verksamheten på avdelningen. Vid Skogsavdelningen finns en biträdande avdelningschef som bistår avdelningschefen i dennes arbetsuppgifter. Avdelningens ledningsgrupp utgör ett rådgivande organ till avdelningschefen. I gruppen ingår avdelningschef, biträdande avdelningschef och avdelningens enhetschefer där sådana finns. Inom administrativa avdelningens ledningsgrupp ingår även miljösamordnare/kvalitetscontroller. Personalföreträdare Enligt personalföreträdarförordningen (1987:1101) har personalföreträdare rätt att närvara och yttra sig i styrelsen. Två personalföreträdare, en för vardera SACO och ST, deltar i styrelsens arbete med undantag för frågor som 5(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 rör förhandling med arbetstagarorganisation, uppsägningar enligt kollektivavtal, arbetskonflikt och rättstvister mellan arbetstagarorganisation och myndigheten. Samverkan Skogsstyrelsen har tecknat samverkansavtal med arbetstagarorganisationerna där avsikten är att avtalet i stor utsträckning ska ersätta bestämmelserna i medbestämmandelagen. Samverkan tar sin utgångspunkt i verksamheten. Grundläggande är samverkan på den enskilda arbetsplatsen i form av arbetsplatsträffar m.m. Vid Skogsstyrelsen finns fem samverkansgrupper för kontakterna mellan arbetsgivaren och arbetstagarorganisationerna. Centrala samverkansgruppen där generaldirektören ingår behandlar myndighetsgemensamma frågor. Därutöver finns samverkansgrupper för varje region samt en gemensam samverkansgrupp för avdelningarna. Verksamhetssystem Verksamhetssystemet är en beskrivning av hur verksamheten vid Skogsstyrelsen bedrivs. I systemet beskrivs vilka processer och arbetsuppgifter som finns. Verksamhetssystemet utgör grund för och ger stöd för utveckling och förbättring. Verksamhetssystemet syftar även till att skapa enhetliga arbetssätt och begrepp för att därigenom åstadkomma ökad effektivitet och kvalitet i verksamheten. 6(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 Roller inom verksamhetssystemet Processägare - avdelningschef Processägaren ska ha det övergripande ansvaret för att de ingående processerna är samordnade samt enhetligt och ändamålsenligt utformade. Processägaren ska ha det övergripande ansvaret för att processerna implementeras, förvaltas och utvecklas. Ansvaret innebär att processerna förvaltas koordinerat och väl avvägt i enlighet med verksamhetsstrategi och de medel som Skogsstyrelsen har till förfogande. I rollen ingår även att se till att koordinering och avvägning sker med övriga processägare och linjen. Processägaren ska utse processansvarig besluta om utformning av processer, processkartor, rollbeskrivningar och efter delegation övriga styrande dokument avseende processerna fastställa förvaltningsplaner besluta om riskkartan och åtgärder kopplat till risker för processerna vara ytterst ansvarig för de forum avdelningen ansvarar för. Processansvarig - enhetschef Processansvarig ska ha ansvaret för att respektive process är enhetlig och ändamålsenlig utformad. Processansvarig ska ha det övergripande ansvaret för att processen implementeras, förvaltas och utvecklas. Till att utföra dessa uppgifter operativt ska processansvarig utse de processförvaltare som den aktuella processen och dess delprocesser kräver. Processansvarig ansvarar för att följa upp och föra dialog om det samlade resultatet av processen. Processansvarig ska vara forumansvarig i förekommande fall utse processförvaltare föreslå utformning av processer, rollbeskrivningar och styrande dokument föreslå mål och medelsfördelning för processen tillsätta förvaltningsgrupp och begära resurser för förvaltning av processen föreslå förvaltningsplan. Processförvaltare Processförvaltaren ska ha det operativa ansvaret för att respektive process är effektivt och ändamålsenligt utformad så att den ger avsedda effekter samt att den tillämpas enhetligt. Vidare har processförvaltaren ansvar för att förse linjeorganisationen med underlag för planering och uppföljning. Rollen arbetar strategiskt och operativt med att implementera, förvalta och utveckla processen. Processförvaltare utses av processansvarig. 7(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 Processförvaltare ska lämna förslag till verksamhetsplanering, mål, medelsfördelning, uppföljning, utvärdering, återkoppling och dialog med linjen initiera och driva aktiviteter för att förvalta och utveckla processen upprätta förvaltningsplan vara operativt ansvariga för att driva arbetet i forumen i de fall det finns forum kopplade till processen. Forum Forum ska finnas i varje region inom processerna rådgivning, tillsyn, områdesskydd, uppdrag och kommunikation. Forum ska bidra till effektiva och ändamålsenliga processer som används enhetligt och ger avsedd effekt genom att ge distrikten delaktighet i processförvaltningen utgöra en plats där nationella, regionala och lokala perspektiv möts skapa en närmare samverkan mellan distrikt och enheter möjliggöra erfarenhetsutbyte, dialog, kunskapsspridning och problemlösning. Exempel på frågor som forum arbetar med och som bland annat utgör ett stöd till distriktschefen är implementering av styrande dokument deltagande i planering (mål, prioriteringar, medel etc.) medverkan i uppföljning och analyser medverkan i utveckling Rådgivande organ Skogsstyrelsen har inrättat nedan angivna rådgivande organ. Närmare om syfte och sammansättning m.m. framgår av särskilda beslut. Nationella sektorsrådet för skogliga frågor Rådet är ett rådgivande organ till generaldirektören samt ett forum för dialog och informationsutbyte. Det hanterar skogliga och skogspolitiska frågor av övergripande och allmän karaktär. En viktig uppgift för rådet är att delta i utformning, uppföljning och utvärdering av de skogliga sektorsmålen. Dessutom kan sådana frågor tas upp som inte hanteras av övriga rådgivande organ. I rådet finns representanter för skogsnäringen, ideella organisationer, centrala myndigheter och den skogliga forskningen. Regionala sektorsråd för skogliga frågor Råden ska utgöra en arena för ömsesidig dialog och erfarenhetsutbyte mellan olika delar av samhället men även ge möjlighet till insyn i Skogsstyrelsens arbete. 8(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 Råden ska i samråd lyfta aktuella frågeställningar av regional/lokal karaktär som är angelägna att arbeta med för att nå de skogspolitiska målen. Skogsbrukets ledamöter utgör även grunden för kontakt- och samrådsgrupp vid akuta krissituationer såsom exempelvis storm, brand och insektshärjningar. I råden finns företrädare för skogliga intressen i vid mening i samhället. Centrala skogsskyddskommittén Centrala skogsskyddskommittén är ett rådgivande organ och referensforum i skogsskadefrågor. Centrala skogsskyddskommitténs lägesbeskrivningar och förslag till åtgärder ska utgöra viktiga underlag för Skogsstyrelsens och hela skogssektorns beslut i skogsskadefrågor. I kommittén finns representanter för skogsnäringen, myndigheter och forskningen. Centrala frö- och plantrådet Rådet är en permanent rådgivande grupp inom området frö och plantor, skogsgenetik - genbevarande och skogsföryngring i syfte att uppnå bra framtida skogar. Rådet ska bl.a. vara ett forum för utbyte och förmedling av idéer, erfarenheter, kunskap och information samt stimulera till ny forskning inom rådets verksamhetsområde. I rådet finns representanter för skogsnäringen, centrala myndigheter och den skogliga forskningen. Centrala samrådsgruppen skogsbruk – rennäring Samrådsgruppen har en rådgivande funktion, riktad dels till de centrala myndigheterna och näringarnas organisationer, dels till de som deltar i samråden. Gruppen har vidare att ta initiativ i frågor inom ämnesområdet. Bland de huvudsakliga arbetsuppgifterna ingår bl.a. att följa upp och utvärdera de lokala samråden, att bidra till ökad kunskap om respektive näring och att behandla konflikter av principiell och generell karaktär. I gruppen ingår representanter för rennäringen, skogsnäringen samt berörda myndigheter. Användarrådet för skoglig statistik Gruppen är användarråd för de områden inom den officiella statistiken som Skogsstyrelsen ansvarar för. I gruppen ingår representanter för skogsnäringen, myndigheter och den skogliga forskningen. Rådet för Skogsstyrelsens uppdragsverksamhet Syftet med Rådet för Skogsstyrelsens uppdragsverksamhet är att vara rådgivande till Skogsstyrelsen och utveckla dialogen mellan Skogsstyrelsen och Skogsstyrelsens intressenter gällande uppdragsverksamheten. 9(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 Rådgivande gruppen för stöd till kompetensutveckling inom axel 1 Syftet med den rådgivande gruppen är att den ska ge råd till beslutsfattaren inför beslut om stöd till kompetensutveckling inom axel 1. Rådet består av företrädare för Jordbruksverket, länsstyrelsen och forskning. Expertkommitté för Skogsstyrelsens skogliga uppföljningar Syftet med expertkommittén är att öka förståelsen, användningen och nyttan av uppföljningarnas resultat genom en fortlöpande dialog mellan myndigheten och de stora användarna. Expertkommittén ska, ur användarnas perspektiv, till ansvariga för uppföljningarna ge råd och förslag för att öka användningen och nyttan av uppföljningarnas resultat. Uppgifts- och ansvarsfördelning Generellt Inom Skogsstyrelsen tillämpas en långtgående delegering av ansvar och befogenheter inom ramen för de uppdrag som lämnas av generaldirektören. Cheferna under generaldirektören har ansvaret för verksamheten inom sina respektive områden. För chef ska finnas en ställföreträdare som inträder i chefens ställe när denne inte är i tjänst och i övrigt i den utsträckning som chefen bestämmer. Skogsstyrelsen har i särskilt beslut (protokoll 89/2006) beslutat regler för ställföreträdarskap. För chef ska, för det fall ställföreträdaren inte kan träda i tjänst, utses ersättare som tjänstgör i chefens ställe när denne inte är i tjänst. Varje chef ansvarar inom sitt chefsområde för att lagar och andra för verksamheten tillämpliga krav följs samt att se till att chef och medarbetare har tillräcklig utbildning för att kunna göra detta leda, stödja, motivera och utveckla medarbetarna samt att målen uppnås vad gäller personal, verksamhet och ekonomi utöva sitt ledarskap i enlighet med ledaridén beslutade processer följs inom ramen för denna arbetsordning och befintliga styrande dokument se till att de regler som behövs för verksamheten utfärdas miljöledningsarbetet bedrivs i enlighet med fastställda riktlinjer, se bilaga 5 ärenden handläggs rättssäkert och enhetligt samt utan dröjsmål 10(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 samordning och samarbete med övriga arbetsenheter sker i nödvändig omfattning och att samråd sker inför beslut i ärenden som har anknytning till annan arbetsenhet internkontrollen är tillfredsställande risker fortlöpande och systematiskt beaktas i verksamheten och i möjligaste mån förebyggs personalen ges möjlighet till kompetensutveckling samt att skapa en positiv arbetsmiljö som stimulerar personalen till goda arbetsinsatser, samarbete, kreativitet och flexibilitet, se bilaga 6 utvecklingen i omvärlden följs för att kunna bevaka att frågor som rör verksamheten beaktas och för att tillföra nya kunskaper för att kunna skapa ett flexibelt, effektivt och omvärldsanpassat arbetssätt externa och interna kunders kontakt med arbetsenheten underlättas genom en god service och tillgänglighet, genom information och genom ett klart och begripligt språk i skrivelser och beslut Regionernas och distriktens uppgifter Regionernas respektive distriktens uppgift är att i enlighet med fastlagda mål och riktlinjer utveckla och genomföra den operativa myndighetsverksamheten inklusive uppdragsverksamheten för sitt verksamhetsområde. Detta ska genomföras enligt beslutade processer i verksamhetssystemet. I uppgifterna ingår att samverka med sektorns företrädare och andra myndigheter analysera och utvärdera verksamheten för att säkerställa att arbetet sker effektivt, enhetligt och rättssäkert tillsammans med avdelningarna och övriga regioner utveckla arbetssätt och metoder för verksamheten följa upp att effekter av verksamhetsutveckling verkställs Skogsavdelningens uppgifter Skogsavdelningen äger och förvaltar följande kärnprocesser: Kunskapsstöd Rådgivning Tillsyn Inventering och Statistik Ekonomiskt stöd Områdesskydd Policyutveckling Extern samverkan 11(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 Skogsavdelningen äger och förvaltar följande stödprocesser: Juridik Ärende och Dokumenthantering Geodataförsörjning Skogsavdelningen arbetar med utveckling och uppföljning av arbetssätt och rutiner för verksamheten, löpande stöd och kompetensutveckling, utredningar och analyser, omvärldsbevakning på nationell och internationell nivå samt egna operativa uppgifter. Avdelningen deltar i arbetet med att förvalta och utveckla Skogsstyrelsens verksamhetssystem och ledningsprocesser. Avdelningen medverkar även i genomförande av uppdragsverksamheten. Respektive enhets uppgift framgår av bilaga 2. Uppdragsavdelningens uppgifter Uppdragsavdelningen äger och förvaltar kärnprocessen Uppdragsverksamhet Avdelningen deltar i arbetet med att förvalta och utveckla Skogsstyrelsens verksamhetssystem och ledningsprocesser. Uppdragsavdelningen arbetar med nationell styrning och samordning genom planering och uppföljning, produkthantering, marknads- och försäljningsaktiviteter, marknadskommunikation och samordning av produktion. Den operativa verksamheten ska fortsatt bedrivas genom den regionala organisationen. Delar av uppdragsverksamheten är certifierad enligt entreprenörsstandard PEFC SWE 003:3. Avdelningen ansvarar för att standarden följs. Administrativa avdelningens uppgifter Administrativa avdelningen äger och förvaltar ledningsprocesserna samt följande stödprocesser: Kundtjänst och service Ekonomi HR Upphandling Kommunikation IT Administrativa avdelningen ger stöd och service till myndigheten inom områdena, ekonomi, kommunikation, personal, upphandling, registratur och arkiv, intern kundtjänst, verksamhetsutveckling, systemutveckling samt IT drift och telefoni. Avdelningen ansvarar för att förvalta och utveckla Skogsstyrelsens verksamhetssystem. Avdelningen arbetar med utveckling och uppföljning av arbetssätt och rutiner för verksamheten, löpande stöd och kompetensutveckling, utredningar och 12(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 analyser samt omvärldsbevakning. Avdelningen medverkar även i genomförandet av uppdragsverksamheten. Respektive enhets uppgift framgår av bilaga 2. Vid avdelningen finns en kvalitetscontroller/miljöledningssamordnare som är direkt underställd avdelningschefen. Ansvar för särskilda frågor Utvecklingsrådet Utvecklingsrådets beslutsmandat är avgränsat till utvecklingsprojekt och systemförvaltning med behov av IT-resurser för utveckling, drift och support. Generaldirektören fattar beslut, efter utvecklingsrådets beredning, om kommande verksamhetsårs totala budget och ingående objekt för systemförvaltning, IT-förstudier och IT-utvecklingsprojekt. Detta sker i den ordinarie VP-/Budgetprocess. Ordförande i rådet är chefen för administrativa avdelningen. Ordföranden i utvecklingsrådet prioriterar, med utgångspunkt i verksamhetsstrategi och IT-strategi, samt övriga verksamhetsprioriteringar inom utvecklingsrådets ram. Omprioriteringar i budget hanteras huvudsakligen i ordinarie uppföljningar. För alla projekt som finns med i utvecklingsrådets årliga budget fattar utvecklingsrådet löpande under innevarande budgetår beslut om godkännande av uppdragsspecifikation (BP0) och godkännande av projektplan (BP1) enligt Skogsstyrelsens beslutade modell för projektstyrning. BP betyder beslutspunkt. Start av nya förstudier, projekt och förvaltningar föredras för beslut av ordföranden i utvecklingsrådet eller i vissa fall av generaldirektören. Löpande under innevarande budgetår får utvecklingsrådet omdisponera resurser mellan objekt som är specificerade i bilagan till beslutsdokumentet för skogsstyrelsens budget. Begränsningen är att alla förändringar sker inom utvecklingsrådets beslutade totalram. Löpande under innevarande budgetår får utvecklingsrådet omdisponera resurser från objekt som är specificerade i bilagan till beslutsdokumentet för skogsstyrelsens budget till nya förstudier eller projekt. En begränsning är omdisponeringar som påverkar utvecklingsrådets beslutade totalram. En annan begränsning är nya förstudier eller projekt vars totalbudget överstiger 1 mnkr eller tidsmässigt bedöms löpa även under kommande budgetår. En tredje begränsning är förstudier eller projekt där tveksamhet råder om objektens överensstämmelse med verksamhets- och IT-strategierna. 13(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 En fjärde är förstudier eller projekt som är principiellt viktiga eller får stora konsekvenser för verksamheten. För dessa fyra begränsningar gäller att föredragning för generaldirektören ska göras. Efter föredragning fogas i normalfallet objektet in i budgetprocessen för tertial 1 eller tertial 2. Vid mer brådskande fall är det generaldirektörens beslut som gäller. Utvecklingsrådet gör strategisk beredning av övergripande frågor inom informationssäkerhetsområdet. Utvecklingsrådet är kravställare och styrande i arbetet med informationssäkerhet. Statistikfunktion Skogsstyrelsen är en statistikansvarig myndighet, vilket innebär att Skogsstyrelsen ska tillhandahålla officiell statistik inom områdena produktion, sysselsättning och miljö och sociala frågor i skogen. PEFC-entreprenörscertifiering Delar av uppdragsverksamheten är certifierad enligt PEFCentreprenörsstandard PEFC SWE 003:3, som är ett system för certifiering av miljövänligt och resurshushållande skogsbruk. Detta innebär att Skogsstyrelsen har ett ansvar för att uppfylla de 26 baskrav som standarden föreskriver. Chefen för uppdragsavdelningen har det övergripande ansvaret för att kraven för certifieringen uppfylls. Avdelningschefen ska säkerställa att baskraven i standarden är införda och underhållna rapportera verksamhetens prestanda avseende kraven inklusive rekommendationer till förbättringar till Skogsstyrelsens ledningsgrupp se till att interna miljörevisioner genomförs i enlighet med kraven. PEFC-samordnaren har till uppgift att samordna och utveckla Skogsstyrelsens arbete enligt denna standard. I uppgiften ingår att uttolka standarden samt att bistå vid utvecklingen av styrande dokument samt för uppföljning och redovisning av verksamhetens resultat. Varje chef ska säkerställa att alla berörda medarbetare har tillräcklig kunskap om innebörden i entreprenörsstandarden säkerställa att i de fall särskilda kompetenskrav gäller för, såväl egen personal som personal som arbetar på Skogsstyrelsens uppdrag har nödvändig kompetens. 14(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 Arbetsmiljö Skogsstyrelsen ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Chefen har ett ansvar för arbetsmiljön inom sitt verksamhetsområde. Ansvarets närmare innehåll och särskilda ansvar för arbetsmiljöarbetet framgår av bilaga 6. Informationssäkerhet Skogsstyrelsen ska i sitt arbete med att upprätthålla säkerhet i sin informationshantering tillämpa ett ledningssystem för informationssäkerhet enligt Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrift MSBFS 2009:10. Informationssäkerheten är en integrerad del av Skogsstyrelsens ledningssystem för verksamheten. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd för elektroniska handlingar RA-FS 2009:1-2 ska beaktas. Generaldirektören har det övergripande ansvaret för Skogsstyrelsens informationssäkerhetsarbete. Chefen för administrativa avdelningen är ledningens representant för informationssäkerhet på Skogsstyrelsen. Ledningens representant ansvarar för att säkerställa att ett ledningssystem för informationssäkerhet är upprättat, infört och underhållet i enlighet med kraven, rapportera ledningssystemets status inklusive rekommendationer till förbättringar till Skogsstyrelsens ledningsgrupp. Informationssäkerhetssamordnaren vid administrativa avdelningen har till uppgift att samordna, utveckla och följa upp myndighetens informationssäkerhetsarbete enligt gällande föreskrift. Informationssäkerhetssamordnaren är ansvarig för hemsidan för informationssäkerhet på intranätet, samt för att upprätta och följa upp den årliga handlingsplanen för informationssäkerhet. Ansvar för de olika delområdena inom informationssäkerhet fördelar sig enligt följande: Ansvarsområde Ansvarig IT-säkerhetsansvarig Chefen för IT-enheten Ansvar för fysisk säkerhet/skalskydd Ansvarig chef Ansvar för informationsklassning samt riskoch sårbarhetsanalyser Informationssäkerhetssamordnaren Strategisk beredning av övergripande frågor inom informationssäkerhetsområdet Utvecklingsråd Ansvar för att utveckla och förvalta respektive IT-system Systemägare Varje chef ska ansvara för informationssäkerheten inom sitt verksamhetsområde 15(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 säkerställa att alla medarbetare har tillräcklig kunskap om informationssäkerhet, dvs. att de känner till vilka styrande dokument som kan kopplas till deras arbete säkerställa att tillämpliga lagar och andra krav följs Systemägare och systemförvaltare System i vår definition är inte bara IT-stödet utan även de manuella rutiner som kompletterar IT-stödet: Ordnad hantering, manuell och/eller med IT-stöd, av informationstillgångar i muntlig, pappersbunden eller elektronisk form brukar sammanfattas med begreppet informationssystem. I vardagligt tal är det vad vi kallar för system. För varje system ska det finnas en systemägare och en systemförvaltare, samt en årlig förvaltningsplan. Dokumentation av aktuella systemägare och systemförvaltare ska finnas tillgänglig på hemsidan för informationssäkerhet på myndighetens intranät. Systemförvaltaren är vanligtvis den person som överblickar systemet bäst, från manuella rutiner till IT-stöd. Systemförvaltningshandboken stödjer systemägare och systemförvaltare i arbetet. Systemägare är chef vid Skogsstyrelsen har budgetansvar för systemet utser systemförvaltare har ytterst ansvarig för förvaltningsplan är ansvarig för att bevilja behörigheter i systemet är ansvarig för informationssäkerhet i systemet. Systemförvaltare är operativt ansvarig för förvaltningsplaner och informationssäkerhet kopplat till utpekat system har löpande kontakter i förvaltnings- och utvecklingsfrågor med förvaltningsgrupp och verksamhet administrerar åtgärder inom förvaltningsplanens ramar förverkligar praktiskt de beslut som systemägaren fattat sammankallar och leder förvaltningsgruppen. Ansvar enligt personuppgiftslagen Vid Skogsstyrelsen finns utsett ett personuppgiftsombud som har till uppgift att kontrollera att personuppgifter hanteras korrekt i myndigheten. 16(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 Uppgifter enligt medbestämmandelagen Chef som för Skogsstyrelsens räkning avser att fatta beslut ska se till, att arbetsgivarens skyldigheter avseende förhandling och information enligt medbestämmandelagen uppfylls samt i förekommande fall samverkansavtal med fackföreningarna. Chefen för HR-enheten genomför för Skogsstyrelsen gemensamma förhandlingar och lämnar gemensam information. Regionchefer och avdelningschefer leder förhandlingar och information avseende den egna verksamheten. Arbetstagarorganisationerna informeras normalt om verksamhetsgemensamma frågor i respektive samverkansgrupp i enlighet med gällande samverkansavtal. Riskhantering Chefen för skogsavdelningen är ansvarig för att risk- och sårbarhetsanalyser genomförs i enlighet med förordning (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap. Chefen för administrativa avdelningen är ansvarig för att riskanalyser genomförs i enlighet med förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering. Chefen för administrativa avdelningen har ett sammanhållande ansvar för att åtgärder enligt förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll samt riskbedömningar och uppföljning/utvärdering av risker enligt ISO 14001 genomförs. Kvalitetscontrollern bistår chefen för administrativa avdelningen i arbetet. Kontrollansvarig i landsbygdsprogrammet är ansvarig för att riskanalyser genomförs i enlighet med Kommissionens förordning nr 1975/2006. Beslutsfattare inom respektive stöd inom landsbygdsprogrammet är ansvariga för att riskanalyser genomförs i enlighet med Jordbruksverkets föreskrifter (2007:8) om rutiner vid Skogsstyrelsens handläggning och kontroll av ärenden om projektstöd och miljöinvesteringar. Skogsstyrelsens författningssamling Chefsjuristen är ansvarig utgivare för Skogsstyrelsens författningssamling (SKSFS). Delegation Delegation från generaldirektören Generaldirektören har, genom delegation från styrelsen i Skogsstyrelsens arbetsordning, rätt att med vissa i arbetsordningen angivna undantag företräda Skogsstyrelsen i alla sammanhang och att fatta beslut i alla på myndigheten 17(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 förekommande ärenden och frågor. Generaldirektören har rätt att delegera denna rätt till annan tjänsteman vid Skogsstyrelsen. Nedan angivna ärendetyper får inte delegeras utan ska alltid avgöras av generaldirektören eller i dennes ställe regionchef Staffan Norin. svar på remisser från regeringen och beslut/ställningstaganden med anledning av uppdrag i regleringsbrevet framställningar i övrigt till regeringen beslut rörande verksamhetsplanering och budget samt prognoser för hela Skogsstyrelsen beslut om Skogsstyrelsens organisation beslut om Skogsstyrelsens kompletterande arbetsordning beslut som medför kostnader som inte ryms inom fastställd budget eller godkänts i särskild ordning frågor av principiell karaktär eller i övrigt av stor betydelse Frågor av principiell karaktär eller i övrigt av stor betydelse får dock avgöras enligt delegation om dröjsmål sannolikt skulle leda till betydande olägenheter. Beslut av principiell karaktär kan vara en fråga om att göra avsteg från en stadgad praxis eller att fatta beslut inom ett område där Skogsstyrelsen ännu inte tagit principiell ställning. Principer för delegation vid Skogsstyrelsen Som allmän förutsättning för delegering av rätten att fatta beslut för Skogsstyrelsens räkning gäller att ett ärende inte bör avgöras på högre nivå än som är sakligt motiverat med hänsyn till att beslutsfattaren ska ha överblick över såväl de faktorer som har betydelse för beslutets innehåll som beslutets konsekvenser. Det förutsätts att den som har fått uppgifter sig tilldelat ska ha både kunskap, befogenheter och resurser till att åtgärda det som ska göras. Delegation av rätten att företräda Skogsstyrelsen mot annan part (behörighet) och av rätten att fatta beslut för Skogsstyrelsens räkning i olika ärenden och frågor delegeras och kan vidaredelegeras enligt vad som anges nedan. Det bör noteras att det görs skillnad mellan rätten att med bindande verkan företräda Skogsstyrelsen mot annan part (behörighet), t.ex. att ingå ett avtal, och rätten att fatta beslut i olika ärenden eller frågor, t.ex. att köpa en vara eller tjänst. Samma person kan ha både rätt att fatta beslut om inköp av en vara eller tjänst och behörighet att ingå själva avtalet, men dessa rättigheter kan också ligga på olika personer. Den behörighet någon fått delegerad till sig ska utnyttjas endast inom ramen för givna arbetsuppgifter. Den som, i enlighet med vad som anges nedan, vidaredelegerar rätten att företräda Skogsstyrelsen ska, när detta är påkallat, 18(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 klart ange de ytterligare begränsningar i rätten att använda behörigheten som ska gälla. Delegation kan ske generellt, för visst verksamhetsområde eller viss ärendegrupp, eller för ett särskilt fall. All delegation ska dokumenteras i regionernas eller avdelningarnas handläggningsordningar eller genom särskilda beslut. Ställföreträdande generaldirektör, biträdande och ställföreträdande chefer samt vikarier Ställföreträdande generaldirektör, biträdande och ställföreträdande chefer samt vikarier har, om inte annat framgår av denna arbetsordning, samma rätt att i respektive chefs frånvaro, om inte denne beslutar annat, företräda Skogsstyrelsen och fatta beslut för Skogsstyrelsens räkning som ordinarie chef. Detta gäller även rätt att attestera, såväl egenrapportering som fakturor eller annan ekonomisk transaktion. Chef har rätt att även i övrigt delegera alla rättigheter att företräda Skogsstyrelsen och fatta beslut för Skogsstyrelsens räkning till ställföreträdaren. Ställföreträdande chef anses tjänstgöra i chefens ställe när denne har semester, är tjänstledig eller är sjukskriven. Om chefen är på tjänsteresa är hon eller han däremot i tjänst och kan i varierande utsträckning fortfarande utöva sitt chefskap. Vikarie för tjänsteman har, om inget annat bestäms, samma rätt att företräda Skogsstyrelsen och fatta beslut för Skogsstyrelsens räkning som den tjänsteman hon/han vikarierar för. Delegation i övrigt av rätt att företräda Skogsstyrelsen mot annan part Regioncheferna och avdelningscheferna har generell behörighet att företräda Skogsstyrelsen mot annan part och då såväl föra förhandlingar som att med för myndigheten bindande verkan ingå avtal. Ovan angivna chefer får, genom vidare delegation till underordnad chef, bestämma om rätt för denne både att företräda Skogsstyrelsen och att i sin tur delegera denna rätt vidare. Delegation i övrigt av rätt att fatta beslut för Skogsstyrelsens räkning Med undantag för beslut som ska fattas av styrelsen, generaldirektören eller personalansvarsnämnden delegeras rätten att fatta beslut i nedanstående typer av ärenden och sakfrågor till regionchefer, regionala uppdragschefen, chefen för skogsavdelningen, chefen för uppdragsavdelningen och chefen för administrativa avdelningen. Inom ramen för distriktets arbets- och ansvarsområde delegeras rätten att fatta beslut för Skogsstyrelsens räkning till distriktschef på sätt som framgår av 19(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 nedanstående sammanställning. Distriktschef får i de fall lägsta beslutsnivå i sammanställningen nedan är särskild förordnad tjänsteman i sin tur delegera denna rätt vidare. Generaldirektören kan genom särskilda beslut lämna ytterligare delegation. Om kryssmarkering gjorts i den kolumn som har rubriken Enmansbeslut kan den markerade ärendetypen eller frågan avgöras utan föredragning. I alla andra fall gäller krav på beredning och föredragning, se bilaga 3 om ärendehandläggning. Följande förkortningar används i sammanställningen: Regionchef (RC), regional uppdragschef (RUC), distriktschef (DC), avdelningschef (AC), enhetschef (EC) och särskilt förordnad tjänsteman (SFT). I sammanställningen anges allmänna regler och för varje typ av ärende/sakfråga den lägsta nivå till vilken beslutsrätten i angivna fall kan delegeras. Om det finns tveksamheter om vem som får besluta i visst fall, ska frågan diskuteras med närmaste chef eller chefsjuristen. Typ av beslut (ärende/sakfråga) Lägsta beslutsnivå Enmans beslut Anmärkning Allmänna regler Remissvar, yttranden, framställningar och ansökningar etc. av nationell karaktär med annan adressat än regeringen EC Remissvar, yttranden, framställningar och ansökningar etc. av regional karaktär RC Remissvar, yttranden, framställningar och ansökningar avseende ett län DC Remissvar, yttranden, framställningar och ansökningar etc. av lokal karaktär - dvs. område som är mindre än ett län och inom ett distrikt. SFT Beslut att ompröva eller inte ompröva ett tidigare fattat beslut EC,DC Yttranden, framställningar och ansökningar till domstol EC, DC, chefsjurist, verksjurister Anspråk, skadestånd och liknande inom administrativa avdelningen och skogsavdelningens verksamheter Uppdragsrättsliga anspråk o Krav > 1 miljon kr o Krav < 1miljon kr Jurist ska delta i beredningen. X X AC Handläggs av jurist AC uppdrag RUC Jurist ska konsulteras vid krav överstigande 50 000 kr 20(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning Typ av beslut (ärende/sakfråga) Lägsta beslutsnivå Beslut att uppgifter i en allmän handling ska vara sekretessbelagd RC, AC Försäljning av fast egendom upp till ett värde om 5 miljoner kronor: Enligt fastställd avyttrings- eller verksamhetsplan RC Upplåtelse av nyttjanderätt i fast egendom RC Försäljning av virke Belopp ≤ 200 000 kr exkl. moms Belopp ≥ 200 000 kr exkl. moms Enmans beslut 2015-05-07 Anmärkning Se Rutin - Hantering av allmänna handlingar DC RC Se Rutin Lokalförsörjning Avtal avseende förhyrning av lokal, kontraktstid ≤ 6 månader DC Avtal avseende förhyrning av lokal, kontraktstid > 6 månader ≤ 3 år DC -”- Avtal avseende förhyrning av lokal, kontraktstid > 3 år RC, AC -”- Beslut om annans nyttjande av material som Skogsstyrelsen har immateriell rätt till EC Fastställande av attestregler, utbetalningsbemyndiganden m.m. samt beslut om förordnande av ersättare RC, AC Mottagande av delgivning SFT Förvaltning av stiftelser SFT X X Se mall, nedan X Ekonomiadministration Bokslut; arbetsprogram (tidplan och aktiviteter) EC Ekonomi Kreditering av kundfakturor SFT Omföringar och rättningar av verifikationer SFT Ska alltid tecknas I förening mellan berörd chef och särskilt förordnad tjänsteman. Uppdrag Framtagande av anbud och offerter hanteras enligt Rutin – Kalkylering och offerthantering inom uppdragsverksamheten . Offert/uppdragsavtal; distrikts- och enhetsspecifika Belopp > 1 000 000 kr exkl. moms AC uppdrag Belopp ≥ 400 000 kr exkl. moms Belopp < 400 000 kr exkl. moms RC, AC, RUC DC, EC Belopp ≤ 100 000 kr exkl. moms SFT X Belopp ≤ 10 000 kr exkl. moms SFT X 21(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning Typ av beslut (ärende/sakfråga) Lägsta beslutsnivå Uppdragsavtal/anbud/offert; regionoch avdelningsövergripande AC Uppdrag, Marknadsoch säljansvarig, RC och AC efter samråd med övriga berörda RC respektive AC Uppdragsavtal/offert; distriktsövergripande RC, AC, RUC Enmans beslut 2015-05-07 Anmärkning Upphandling Inköp och investeringar enligt budget Belopp ≥ 100 000 kr exkl. moms RC, AC X Belopp < 100 000 kr exkl. moms DC, EC X Belopp ≤ 20 000 kr exkl. moms SFT X För myndigheten gemensamma upphandlingar och ramavtal AC Ingående av avtal enligt tidigare fattat beslut om köp/upphandling. SFT Utrangering av material SFT Leasingkontrakt Belopp ≥ 400 000 kr Belopp < 400 000 kr RC, AC DC, EC IT-upphandlingar/-inköp enligt investeringsbudget får beslutas av chefen för administrativa avdelningen eller, efter delegation, chefen för IT-enheten oavsett belopp X Personaladministration Tillsvidareanställningar Tjänst som distriktschef och tjänster som inte är distriktsplacerade eller som sträcker sig över flera distrikt Övriga befattningar inom distrikt Tjänst som enhetschef och tjänster som inte är enhetsplacerade Övriga befattningar inom enheter RC DC AC EC Visstidsanställningar enligt LAS 5 § 1 p (allmän visstidsanställning) DC, EC Samråd med HRenheten för kontroll att anställningen inte överstiger angivna begränsningstider Visstidsanställning enligt LAS 5 § 2 (vikariat) DC, EC Samråd med HRenheten för kontroll att anställningen inte överstiger angivna begränsningstider Visstidsanställning enligt LAS 5 § 3 p (säsongsarbete) DC, EC 22(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning Typ av beslut (ärende/sakfråga) Lägsta beslutsnivå Visstidsanställning enligt LAS 5 § 4 p (arbetstagare som fyllt 67 år) DC, EC Provanställning enligt LAS § 6 DC, EC Visstidsanställning enligt AF § 9:2 DC, EC Visstidsanställning enligt AF § 9:3 och 9:4 RC, AC Visstidsanställning enligt Vasa-Skog avtalet SFT Beslut om delpension RC, AC Förordnande av ställföreträdare samt delegation av uppgifter från chef till ställföreträdare Uppsägning på grund av arbetsbrist Enmans beslut 2015-05-07 Anmärkning X X Beslutas av berörd chef HR-enheten ska delta i beredningen RC, AC Övriga beslut om antagande/anlitande av personal (inte anställningar) Antagande av anvisad personal från arbetsförmedlingen för praktikanttjänstgöring SFT Antagande av andra praktikanter DC, EC Anlitande av uppdragstagare enligt ramavtal DC, EC Anlitande av uppdragstagare utan ramavtal Belopp ≥ 20 000 kr Belopp < 20 000 kr X RC, AC DC Ledigheter Ledighet enligt författning som arbetsgivaren inte kan vägra eller uppskjuta samt i förekommande fall rätt till ersättning under sådan ledighet DC, EC X T.ex. föräldraledighet, sjukfrånvaro m.m. Särskilt beslut om ledigheten eller ev. ekonomisk ersättning krävs inte men rapportering ska ske. Ledighet enligt författning eller avtal som arbetsgivaren kan vägra eller uppskjuta DC, EC X T.ex. för studier, enskild angelägenhet. Beslut om ledighet innefattar också dess ev. ekonomiska konsekvenser. Utöver registrering i Agresso ska beslut i personalärende fattas när ledigheten är längre än 12 månader. Lönetillägg Fast lönetillägg som ”övertidsersättning” enligt lokalt avtal om förtroendearbetstid DC, EC Fast lönetillägg i övriga fall RC, AC Rörliga lönetillägg enligt avtal DC, EC X Samråd med HRenheten T.ex. övertidsersättning. För semestertillägg behövs inget beslut. 23(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning Typ av beslut (ärende/sakfråga) Lägsta beslutsnivå Enmans beslut 2015-05-07 Anmärkning Kostnadsersättningar Ersättning enligt lokalt reseavtal DC, EC X Övriga kostnadsersättningar Belopp > 10 000 kr Belopp ≤ 10 000 kr RC, AC DC, EC X X För ersättning enligt avtal för sjukvårdskostnader behövs inget särskilt beslut. Godkända verifikat förutsätts Övrigt Besluta om årlig regional uppföljning av miljökvalitetsmålet ”Levande skogar” DC Starta projekt som är av strategisk betydelse, är komplext eller har en budget > 400 000 kr RC,AC X Starta projekt som inte är av strategisk betydelse, inte är komplext och har en budget ≤ 400 000 kr DC, EC X Utrikes tjänsteresor inom Norden DC, EC X Tjänsteresa utom Norden för personal vid skogsavdelningen EC X Tjänsteresa utom Norden för övrig personal RC, AC X För definition av strategisk betydelse och komplexitet se handbok Projektmodell Beslut att tilldela tjänstemän utmärkelsen ”För nit och redlighet i Rikets tjänst för personal vid region för personal vid avdelning RC AC Beslut i anledning av bisyssla RC, AC Chefsjuristen deltar Framställning till personalansvarsnämnden RC, AC Bör föregås av kontakt med HR-enheten Beslut enligt miljörutin om kompetens att utföra vissa arbetsuppgifter DC, EC Betyg/Intyg för distrikts- och enhetschefer RC, AC Tjänstgöringsbetyg/tjänstgöringsinty g för sysselsatta/anställda inom ramen för arbetsmarknadsåtgärder Arbetsledare Betyg/Intyg för övrig personal DC, EC Intyg för arbetslöshetskassa SFT X Handläggs inom ekonomienheten, Intyg till försäkringskassan SFT X Handläggs inom ekonomienheten DC, EC åttonde i en sjukperiod Fr.o.m. den första dagen av varje återkommande sjukperiod under högst tolv månader X HR-enheten ska delta i beredningen Beslut att en arbetstagare ska lämna läkarintyg. Fr.o.m. en tidigare dag än den X DC, EC 24(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning Typ av beslut (ärende/sakfråga) Lägsta beslutsnivå Enmans beslut 2015-05-07 Anmärkning Skogsvårdslagen Tillstånd att använda främmande trädarter enligt 9 a § skogsvårdsförordningen RC Tillstånd till införsel av och andra frågor rörande skogsodlingsmaterial SFT X Ansökan om dispens från föreskrifterna till 29 §. SFT X Beslut om förlängd tid för naturlig föryngring (6 § SVL) SFT X Bifallsbeslut avseende dispens från sexveckorsregeln (avverkning, uttag av skogsbränsle eller skyddsdikning) SFT X Vägledning om skogsvårdslagens tillämpning SFT X Ansökan om avverkning av ädellövskog och tillstånd till avverkning i fjällnära skog SFT X Övriga ärenden DC, EC Bereds på skogsavdelningen Miljöbalken Samrådsyttrande enligt 12 kap. 6 § SFT X Yttranden avseende Natura 2000 områden SFT X Biotopskydd, beslut mot markägarens vilja RC Beslut om naturvårdande skötsel i biotopskyddsområde SFT Övriga ärenden DC Skogsavdelningen ska delta i beredningen X Om myndigheten uppdrar åt markägare eller entreprenör att utföra åtgärder ska detta avtal dock alltid föredras för och beslutas av DC Skogsavdelningen ska delta i beredningen av biotopskyddsärende om ersättningen överstiger 1 000 000 kr. Timmerförordningen Beslut med stöd av förordning (EU) nr 995/2010 om fastställande av skyldigheter för verksamhetsutövare som släpper ut timmer och trävaror på marknaden, och lagen (2014:1009) om handel med timmer och trävaror DC, EC Övrigt områdesskydd Naturvårdsavtal DC Skogsavdelningen ska delta i beredningen om ersättningen överstiger 500 000 kr. SFT Ärendena bereds inom skogsavdelningen Stödärenden Beslut inom ramen för axel 1 i landsbygdsprogrammet 25(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning Enmans beslut 2015-05-07 Typ av beslut (ärende/sakfråga) Lägsta beslutsnivå Beslut inom ramen för axel 2 i landsbygdsprogrammet SFT Godkännande av externa rådgivare inom landsbygdsprogrammet SFT Övriga ärenden inom landsbygdsprogrammet DC Beslut om stöd enligt förordningen (2010:1879) om stöd till vissa åtgärder inom skogsbruket SFT Ansökan om stöd bereds av distrikt. Beslut fattas inom Skogsstyrelsen region Syd. Ansökan om utbetalning bereds och beslutas inom Skogsstyrelsen region Syd. Beslut om stöd enligt förordningen (2012:31) om stöd till insatser på skogsområdet SFT Ärendena bereds av skogsavdelningen Beslut om stöd enligt förordningen (2014:1315) om tillfälligt stöd för upparbetning och lagring av brandskadat virke från brandområdet i Västmanland SFT Ärendena bereds av skogsavdelningen Anmärkning Se även under ”Ärendehandläggning – ärenden som berör flera distrikt” Uppdragsverksamhet Personal undantas från uppdragsverksamhet när deras arbetsuppgifter innefattar att de i normalfallet står som föredragande i tillsynsärenden som ska beslutas på distriktschefsnivå eller högre. Särskilt för projekt I projektbeslut ska anges vilken behörighet projektbeställare och projektledare har att själv företräda Skogsstyrelsen, fatta beslut för myndighetens räkning och att delegera denna rätt vidare till annan inom ramen för projektet. Attesträtt Reglerna för attesträtt framgår av bilaga 4. Ärendehandläggning Allmänt om beredning, föredragning och beslut Tjänsteman ansvarar för att ärenden bereds på sätt som föreskrivs i förvaltningslagen (1986:223). Närmare regler för beredning, föredragning och beslut framgår av bilaga 3. 26(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 Ärenden som rör flera regioner eller distrikt Ett ärende som rör flera regioner ska, i samråd med övriga berörda regioner, beredas inom den region som är mest berörd, och beslut ska fattas av regionchefen i den regionen, om ärendet är av sådan karaktär att beslut får fattas av regionchef. Vid oenighet mellan berörda regionchefer ska ärendet överlämnas till generaldirektören. Föredragande i sådant ärende utses av generaldirektören. Ett ärende som berör flera distrikt ska, i samråd med övriga berörda distrikt, beredas inom det distrikt som är mest berört, och beslut ska fattas av distriktschefen i det distriktet, om ärendet är av sådan karaktär att beslut får fattas av distriktschef. Vid oenighet mellan berörda distriktschefer ska ärendet avgöras av regionchefen. Föredragande i sådant ärende utses av regionchefen. Åtgärder för att öka arealen ädellövskog och åtgärder för att bevara och utveckla skogens mångfald enligt 2 kap. 30–33 §§ förordning (2007:481) om landsbygdsutvecklingsåtgärder förutsätter ibland att undantag medges från skogsvårdslagens bestämmelser. En sådan begäran om undantag från skogsvårdslagens bestämmelser ska beslutas av distriktschefen i det distrikt där fastigheten finns i samråd med det distrikt som handlägger stödet. Om ärendet är av principiell karaktär eller om distrikten inte kan komma överens ska ärendet istället avgöras av generaldirektören. Remisser Inkomna remisser från regeringen, central myndighet eller liknande lämnas till skogsavdelningen som bistår generaldirektören med fördelning av remisserna. Inkomna remisser från andra än de som angetts i föregående stycke men som är av nationell karaktär lämnas till närmast berörde avdelningschef som bestämmer hur beredningen ska gå till. Inkomna remisser från regionala myndigheter eller liknande lämnas till regionchef som bestämmer hur beredningen ska gå till. Inkomna remisser från kommuner och andra lokala organ som enbart berör ett distrikts verksamhetsområde lämnas till distriktschef, som bestämmer hur beredningen ska gå till. Är mer än ett distrikt berört ska remissen överlämnas till regionchef för beslut om beredningen. Det åligger den som ska bereda en remiss att utan dröjsmål planera remissarbetet och tidigt söka det samråd som kan vara påkallat med avdelningar, enheter regioner eller distrikt. Tid för föredragning ska bestämmas i god tid. Innan ett ärende föredras ska synpunkter från samtliga som ska delta i den slutliga handläggningen ha inhämtats och övervägts. Eventuella skilda meningar ska framgå vid föredragningen. Utkast till remissvar ska lämnas till den som beslutar remissvaret senast en vecka innan föredragningen. 27(28) Skogsstyrelsen Arbetsordning 2015-05-07 Det åligger den organisatoriska enhet inom vilkens ansvarsområde en remiss handlagts att se till att remissvaret i digital form översänds till registrator samma dag som remissvaret expedieras. Postöppning, dokumenthantering, offentlighet m.m. Regler om myndigheters hantering av allmänna handlingar finns framför allt i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. En sammanställning av dessa jämte Skogsstyrelsens kompletterande regler finns i av Skogsstyrelsen fastställd Rutin – Hantering av allmänna handlingar Översyn av den kompletterande arbetsordningen Översyn av den kompletterande arbetsordningen ska göras minst en gång per år. Den närmare inriktningen och omfattningen fastställs vid varje tillfälle. Synpunkter på arbetsordningen ska meddelas chefsjuristen. Versionshantering Versions nr Fastställt datum Ändring Ansvarig 1.0 1.1 2011-12-20 Fastställd Göran Öster 2012-03-22 Reviderad Göran Öster 1.2 2012-10-25 Reviderad Göran Öster 1.3 2013-01-21 Reviderad Göran Öster 1.4 2013-11-11 Reviderad Göran Öster 1.5 2014-01-16 Reviderad Göran Öster 1.6 2014-04-04 Reviderad Göran Öster 1.7 2014-06-12 Reviderad Göran Öster 1.8 2014-10-02 Reviderad Göran Öster 1.9 2014-12-02 Reviderad Göran Öster 2.0 2015-01-29 Reviderad Göran Öster 2.1 2015-05-07 Reviderad Göran Öster 28(28) Kompletterande arbetsordning Datum 2015-05-07 Bilaga 1 Region- och distriktsorganisation Region Skogsstyrelsen region Nord Regionens omfattning Distrikt Antal distrikt Norrbottens, Norra Norrbottens distrikt 8 Västerbottens, Jämtlands, och Västernorrlands län Södra Norrbottens distrikt Södra Lapplands distrikt Skellefteå distrikt Umeå distrikt Norra Jämtlands distrikt Södra Jämtlands distrikt Västernorrlands distrikt Skogsstyrelsen region Mitt Dalarnas, Gävleborgs Värmlands, Örebro, Västmanlands, Uppsala, Stockholms Södermanlands och Gotlands län Stockholm/Gotland distrikt 7 Sörmland/Örebro distrikt Värmlands distrikt Uppsala/Västmanlands distrikt Gävleborgs distrikt Norra Dalarnas distrikt Södra Dalarnas distrikt Skogsstyrelsen region Syd Västra Götalands, Fyrbodals distrikt Jönköpings, Hallands, Skaraborgs distrikt Östergötlands, Kalmar, Göteborgs distrikt Kronobergs, Blekinge Jönköpings distrikt och Skåne län Höglandets distrikt 11 Hallands distrikt Östergötlands distrikt Kalmars distrikt Kronobergs distrikt Blekinges distrikt Skånes distrikt Totalt antal distrikt 26 1(1) Kompletterande arbetsordning Datum 2015-05-07 Bilaga 2 Uppgift för respektive enhet inom avdelningarna Skogsavdelningen Enheten för policy och analys Enheten ska tillhandahålla expertis och strategiska underlag i form av statistik och analyser om skog, skogssektorn och samhällsutvecklingen för nationell och internationell policyutveckling. I uppgiften ingår att vara processansvarig för kärnprocesserna Statistik (inom Inventering och Statistik), Policyutveckling samt Extern samverkan. Enheten ansvarar vidare för produktion, kvalitetssäkring och förmedling av statistik, analysresultat och annan strategisk information om skog, skogssektorn och samhällsutveckling på nationell och internationell nivå. Enheten ansvarar för att hålla samman det internationella arbetet inom Skogsstyrelsen och koordinerar och utvecklar myndighetens agerande inom EU och övrigt internationellt arbete (exv. FN, Forest Europe), inklusive internationell uppdragsverksamhet. Enheten ansvarar för utveckling och utvärdering av sektors- och miljömålen liksom samordning och uppföljning av regionalpolitiken. Enheten utgör ett stöd för distrikten när det gäller strategiskt arbete gentemot finansiärer och program (t.ex. EU, Sida, Östersjöstrategin). Enheten ansvarar för tillsynen över efterlevnaden av virkesmätningslagen. Enheten medverkar i framtagandet av verksamhetsstrategin och ansvarar där för omvärldsanalysen. Enheten för geografisk information Enheten arbetar med att samla in, bearbeta och tillgängliggöra skoglig geografisk information samt med utveckling av metoder för detta. I uppgiften ingår att vara processansvarig för kärnprocessen Inventering inom Inventering och Statistik samt stödprocessen Geodataförsörjning ansvara för att införskaffa, bearbeta och förse organisationen med grundläggande geografiska kart- och bilddata ansvara för att externt tillhandahålla och distribuera delar av Skogsstyrelsens geografiska data enligt nationella och internationella krav 1(9) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 stödja organisationen inom GIS, fjärranalys, metodutveckling och inventeringsmetoder vara systemägare för och ansvara för planering, koordinering, support, uppföljning och kvalitetssäkring av Skogsstyrelsens nationella inventeringar och uppföljningar. Det inkluderar även utvecklingsarbete för att skapa gemensamma och effektiva rutiner och system samordna insamling av data och genomföra rapportering om skogstillståndet kopplat till miljöövervakning medverka i nationella och internationella uppdrag inom datasammanställning, fjärranalys, inventerings- och uppföljningsmetodik. Rådgivningsenheten Enheten ska verka för en kundorienterad professionell kommunikation och samverkan. I uppgiften ingår att vara processansvarig för kärnprocessen Rådgivning Rådgivningsenheten ansvarar vidare för att ge stöd till hela organisationen i rådgivnings- och utbildningsfrågor. Enheten ansvarar för förvaltning och utveckling av metoder, pedagogik och arbetssätt, inklusive teknikstöd, som ska bidra till ett enhetligt och effektivt rådgivningsarbete. Enheten har operativa uppgifter inom grafisk produktion, redaktörskap och vid genomförande av utbildningar. Enheten samordnar myndighetens arbete med Skogen i skolan. Rådgivningsenhetens ansvar är framför allt att tillföra stöd i hur vi förmedlar våra budskap. Vid framtagande av material och upplägg, står ofta andra enheter för ämneskunskapen, medan rådgivningsenheten står för metodik och pedagogik. Vid uppdragsutbildning kan uppdragsenheten svara för marknadsföring och det affärsmässiga. Skogsenheten Skogsenhetens ansvar är att verka för att utveckla och tillföra skoglig ämneskompetens till såväl Skogsstyrelsen som omvärld och att samordna skogsavdelningens medverkan i arbetet med verksamhetsplanering, verksamhetsuppföljning, årsredovisning och kompetensförsörjning. Utmärkande för enheten är att den genom omvärldskontakter följer och medverkar till kunskapsutvecklingen inom skog och skogsbruk så att förväntningar på handfasta råd i ett lokalt perspektiv kan mötas samtidigt som enheten har expertkompetens på nationell nivå. Genom analys och syntes sätts skoglig ämneskompetens in i ett skogspolitiskt sammanhang. 2(9) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 I skogsenhetens uppgifter ingår att vara processansvarig för kärnprocessen Kunskapsstöd arbeta med utredningar och bereda ärenden på uppdrag från generaldirektören sammanställa och förmedla skoglig ämneskunskap ge ämnesmässigt stöd till distrikt genom bl.a. interna utbildningar och kalibreringsövningar samt genom expertstöd vid bedömningar i fält medverka till att företräda Skogsstyrelsen i externa expertgrupper och annat arbete med omvärldskontakter på nationell nivå och i vissa fall internationellt medverka i operativt arbete på uppdrag av distrikt och regionledningar arbeta med uppdragsverksamhet i direktkontakt med externa uppdragsgivare. Tillsynsenheten Enhetens ansvar är att verka för en rättssäker och enhetlig tillsyn och ärendehandläggning. Enheten förvaltar kärnprocessen tillsyn och stödprocessen juridik och har operativt ansvar för kontroller enligt timmerförordningen, har ansvar för tillsyn enligt virkesmätningslagen och utför ärendehandläggning inom frö- och planthandel. Enheten förvaltar systemstödet Navet. Enheten lämnar stöd i civilrättsliga frågor. Enheten kännetecknas av integritet och nationellt perspektiv. Enheten arbetar verksamhetsnära och verkar för hög kvalitet vid tillämpning av regelverk. Enheten bidrar till förenkling av regler, utveckling och effektivisering av arbetssätt samt till att höja den förvaltningsrättsliga nivån inom myndigheten. I tillsynsenhetens uppgifter ingår att vara processansvarig för kärnprocessen Tillsyn och stödprocessen Juridik ta fram och implementera föreskrifter, allmänna råd, styrande och vägledande dokument, samt underlag för myndighetschefens beslut, arbeta konsultativt och ge stöd till distrikten och andra delar av myndigheten, handlägger skadeståndsanspråk ge juridisk service till hela myndigheten i alla förekommande juridiska frågor 3(9) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 med integritet genomföra uppföljning och kvalitetsgranskning samt delta i kvalitetssäkring i vissa utpekade ärenden utföra regeringsuppdrag och delta i nationella processer driva arbetet i tillsynsforum. Enheten för områdesskydd och ekonomiska stöd Enheten förvaltar och utvecklar processerna områdesskydd och ekonomiska stöd så att de är ständigt uppdaterade och ändamålsenliga. I processen områdesskydd ingår arbete med biotopskyddsområden och naturvårdsavtal. I processen ekonomiska stöd ingår de skogliga stöden inom landsbygdsprogrammet, Nokås och Ädellövskogsbruk, Väx med skogen, samt de tillfälliga stöden till upparbetning och lagring av brandskadat virke från det område i Västmanland som brandhärjades den 31 juli - 11 september 2014. Enheten handlägger även stödärenden. Enheten är verksamhetsinriktad och arbetar för hög kvalitet i de två processerna. Stöd och service till distrikt och regioner är en viktig del i enhetens arbete. I uppgiften ingår att: vara processansvarig för kärnprocesserna Ekonomiskt stöd respektive Områdesskydd ha ansvar för tillsyn av biotopskyddsområden i nära samarbete med tillsynsprocessen ha ansvar för kontroll av naturvårdsavtal bedriva handläggning inom axel 1 landsbygdsprogrammet, Väx med skogen och brandstöden utföra regeringsuppdrag och delta i nationella processer bedriva omvärldsbevakning och samordning. 4(9) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 Uppdragsavdelningen Uppdragsverksamheten organiseras med en nationell styrning och samordning genom en chef för uppdragsavdelningen och en uppdragsavdelning och med en integrerad regional organisation för den operativa verksamheten. I uppgiften ingår att vara processansvarig för kärnprocessen Uppdragsverksamhet. På uppdragsavdelningen finns följande roller/funktioner, som avser styrning, ledning och samordning på nationell nivå samt ansvar för det regionala säljarbetet: avdelningschef, uppföljnings- och kvalitetsansvarig, produktansvarig, marknads- och säljansvarig, regionala säljledare, marknadskommunikatör och produktionssamordnare. Utöver de roller/funktioner enligt ovan, som finns på uppdragsavdelningen, finns roller/funktioner med annan organisatorisk placering som leds, styrs och budgeteras av avdelningschefen samt tjänster som avropas från övriga verksamheten. Omfattningen fastställs i samband med den årliga VP/budgetprocessen. 5(9) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 Administrativa avdelningen Kommunikationsenheten Kommunikationsenheten ger stöd till myndigheten i kommunikationsfrågor. Enheten ansvarar för utveckling, förvaltning och uppföljning av den övergripande kommunikationsverksamheten. I uppgiften ingår att vara processansvarig för stödprocessen Kommunikation samordna myndighetens övergripande kommunikationsinsatser utveckla och förvalta strategier, policys och rutiner för myndighetens kommunikationsarbete ge råd och stöd till myndigheten i kommunikationsfrågor samordna och ge stöd i myndighetens pressarbete utveckla och förvalta Skogsstyrelsens externa webbplats och ansvara för redaktörskap utveckla och förvalta Intranätet och ansvara för redaktörskap ansvara för redaktörskap och produktion av Skogseko utveckla och förvalta den grafiska profilen. HR-enheten Enheten ger stöd till myndigheten inom personalområdet. I uppgiften ingår att vara processansvarig för stödprocessen HR utveckla och förvalta strategier, metoder och rutiner för myndighetens arbete med kompetensförsörjning inklusive chefsförsörjning bistå i det löpande arbetet med rekrytering, introduktion m.m. ge stöd rörande arbetsrätt, kollektivavtal och anställningsvillkor utforma personal- och lönepolitik medverka i samverkan och förhandlingar med arbetstagarorganisationerna medverka i arbetet med omplaceringar/avveckling av personal ta fram rutiner för och följa upp myndighetens arbete med jämställdhet och mångfald samt arbetsmiljö. 6(9) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 IT-enheten. Enheten utvecklar och förvaltar myndighetsgemensamma IT-system samt installerar, drifthåller och lämnar via Kundtjänst support för myndighetens IT-system och IT-infrastruktur. I uppgiften ingår att vara processansvarig för stödprocessen IT bereda, utveckla, förvalta och vidareutveckla styrande dokument för IT-strategi, IT-plattform och IT-säkerhet lämna löpande metodstöd till IT och verksamhetsutvecklingsprojekt utföra drift och underhåll av gemensam IT-infrastruktur vara systemägare för de system som ingår i den övergripande ITinfrastrukturen administrera, övervaka och lämna support till gemensamma IT-system delta i förvaltningsgrupper för gemensamma system säkerställa en hög IT-säkerhet initiera upphandling av konsulttjänster för utveckling och förvaltning samt att leda inhyrda konsulter ansvara för licenshantering. Ekonomienheten Enheten ger stöd inom ekonomi, upphandling och verksamhetsutveckling. I uppgiften ingår att vara processansvarig för ledningsprocesserna Strategi och Mål, Planering, Uppföljning, Utveckling och Förvaltning samt stödprocesserna Ekonomi och Upphandling vara systemägare och systemförvaltare för Agresso vara kontaktfunktion för Riksrevisionen förvalta verksamhetssystemet förvalta metodik för interna miljörevisioner och genomföra revisioner enligt kvalitetsplanen koordinera och förvalta arbetet med riskhantering samt ge stöd i arbetet med intern styrning och kontroll förvalta förbättringsförslagssystemet 7(9) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 medverka i och ge stöd till utvecklingsrådet förvalta metodik kring förändringsledning och stödja ledningen i arbetet med detta bevaka och administrera myndighetens hyresavtal och lokaler. Enheten för ekonomistöd Enheten ansvarar för löpande redovisning och internadministration inom områdena ekonomi och HR/lön samt ger till stöd till verksamheten inom dessa områden. I uppgiften ingår att vara processansvarig för stödprocesserna Kund- och leverantörsreskontra, Lön och bidrag samt Lokaler och anläggning/fordon. Serviceenheten Enheten ger stöd och styrning till myndigheten när det gäller telefonväxel, registratur och arkiv, resor samt kundtjänst. I uppgiften ingår att vara processansvarig för stödprocessen Kundtjänst och Service ansvara för Skogsstyrelsens telefonväxel och kundtjänsts första linje samt övriga delar som ingår i förvaltningsobjektet tillhandahålla löpande telefon- och kundtjänststatistik och arbeta med uppföljning och utveckling utifrån denna ansvara för myndighetens registratur och arkivfrågor vara systemägare och systemförvaltare för huvuddiariet bistå med resebyråtjänster ansvara för upphandling av resebyråavtal ansvara för lokalfrågorna på Vallgatan såsom lokalunderhåll och att bistå med hjälp vid omflyttning och möblering m.m. ansvar för fysisk säkerhet avseende Vallgatan (brandskydd, bevakning och skyddsrond) samt långsiktig planering av lokalbehov i Jönköping Samordna och vara stöd rörande dokument och mallar. 8(9) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 Kvalitets- och miljöledningssamordnare I uppgiften ingår att utifrån ett helhetsperspektiv säkerställa att Skogsstyrelsens verksamhetssystem upprätthålls och utvecklas, att komponenter synkroniseras, samt att de olika verksamheterna lever efter de rutiner och processer som de själva beslutat. Bistå chefen för administrativa avdelningen i arbetet att ha ett sammanhållande ansvar för att åtgärder enligt förordningen (2007:603) om intern kontroll och styrning samt riskbedömningar och uppföljning/utvärdering av risker i anslutning till miljöledning 14001 genomförs samordna och utveckla Skogsstyrelsens miljöledningsarbete. I uppgiften ingår att uttolka miljöledningsstandarden samt att bistå vid utvecklingen av styrande dokument för samt uppföljning och redovisning av miljöledningsarbetets resultat. Miljösamordnaren är ansvarig för hemsidan för miljöledning på intranätet ansvara för att utvärdera den interna styrningen och kontrollen årligen till styrelsen i samband med årsredovisningen ansvara för att löpande rapportera utvecklingen av den interna styrningen och kontrollen i enlighet med framtagen plan, för ledning och styrelse. följa upp revisionsanmärkningar. Informationssäkerhetssamordnaren I uppgiften ingår att samordna och följa upp myndighetens informationssäkerhetsarbete, i enlighet med Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter och allmänna råd (MSBFS 2009:10) om statliga myndigheters informationssäkerhet. 9(9) Kompletterande arbetsordning Datum 2015-05-07 Bilaga 3 Ärendehandläggning Allmänt Skogsstyrelsen får endast vidta åtgärder som har stöd i lag eller annan föreskrift. Skogsstyrelsen ska i sin verksamhet iaktta saklighet och opartiskhet. En åtgärd får aldrig vara mer långtgående än vad som behövs och får göras endast om det avsedda resultatet står i rimligt förhållande till de olägenheter som uppstår för den som åtgärden riktas mot. Övergripande regler för en myndighets handläggning av ärenden finns i förvaltningslagen (1986:223). Myndighetsutövning Med myndighetsutövning menas utövande av rätten att för den enskilde bestämma om förmån, rättighet, skyldighet, disciplinpåföljd, avskedande eller annat jämförbart förhållande. För ärenden som gäller myndighetsutövning innehåller förvaltningslagen särskilt strikta regler. Allmänt om handläggning av ett ärende Ett ärende kännetecknas förvaltningsrättsligt av att det innehåller en internt eller externt initierad frågeställning som vanligen kräver ett formellt ställningstagande, d.v.s. ett beslut. Handläggning av ett ärende består vanligen av arbetsmomenten beredning och beslut. Grundregeln i myndighetsverksamhet är att en eller flera tjänstemän har hand om beredningen medan någon annan, vanligen en chef, är beslutande. En av dem som medverkar i beredningen är formellt beredningsansvarig och är också föredragande i de ärenden där ett beslut ska föregås av föredragning. Att vara föredragande innebär att man ansvarar för att beredningen genomförs på ett riktigt sätt. Det normala är att ett myndighetsärende ska avgöras efter föredragning. Vissa ärenden är emellertid så kallade enmansärenden. Med detta menas att de kan avgöras av en tjänsteman ensam. Beslutande tjänsteman blir då s.a.s. beredningsansvarig/föredragande och beslutande i en och samma person. Av tabellerna under rubriken ”Delegation i övrigt att fatta beslut för Skogsstyrelsens räkning” framgår vilka ärenden som kan avgöras utan föredragning. Det ska emellertid uppmärksammas att överordnad chef kan besluta att ärenden som får avgöras utan föredragning ska, i vissa fall eller generellt, avgöras efter föredragning. Behövs vid handläggningen av ett ärende biträde av ytterligare kompetens utöver föredragandens kan, som antytts ovan, ytterligare tjänstemän delta i beredningen. En person är emellertid alltid 1(5) Skogsstyrelsen 2015-05-07 beredningsansvarig och då också föredragande om det är fråga om ett ärende i vilket beslut ska fattas efter föredragning. Skriftlig eller muntlig handläggning Enligt 14 § förvaltningslagen ska sökande, klagande eller annan ges möjlighet att lämna muntliga uppgifter i ett ärende som avser myndighetsutövning om detta lämpligen kan ske. Skogsstyrelsen ska vara tillmötesgående när det gäller enskildas önskemål om att i sådana fall där det inte finns föreskrifter om skriftlighet få lämna uppgifter och göra ansökningar muntligen. Handlar det emellertid om mer omfattande information ska uppgifterna inkrävas skriftligen. I de fall muntliga uppgifter tas emot ska dessa alltid dokumenteras genom en tjänsteanteckning. Beredning Beredningsansvarig/föredragande, liksom beredningsansvarig/beslutande (i enmansärenden), har som ovan angetts ansvar för att beredningen görs med tillräcklig omsorg, även om den helt eller delvis, rent faktiskt skötts av annan tjänsteman. I beredning ingår att beakta de direktiv som getts för arbetet, att utreda faktiska och rättsliga förhållanden, att samråda med chef eller annan, se till att nödvändig remittering sker, svara för att förvaltningslagens bestämmelser följs samt upprätta förslag till beslut. Upplysningar som inhämtats och åtgärder som vidtagits, t.ex. kontakter med en part, ska dokumenteras i akten genom tjänsteanteckning eller på annat sätt. För många arbetsuppgifter (exempelvis tillsyn, biotopskydd och naturvårdsavtal) finns särskilda handläggningsrutiner beslutade. Föredraganden ska vid behov hålla den beslutande underrättad om hur ärendet framskrider. Föredragning Föredragning sker muntligen (telefon går bra) eller genom cirkulation av handlingarna i ärendet jämte förslag till beslut. Ärenden av större betydelse ska alltid föredras muntligt. Beslut För varje beslut ska finnas en handling av vilken det, förutom datum och beslutets innehåll, framgår vem som fattat beslutet, vem som varit föredragande samt vilka som i övrigt har varit med vid den slutliga handläggningen. Beslut ska normalt tas in i protokoll eller sättas upp i en särskild beslutsskrivelse. Undantagsvis, vid mycket enkla beslut, kan beslut skrivas direkt på en handling i ärendet. Om Skogsstyrelsens arkivsystem beträffande viss ärendegrupp uppfyller kraven för digital arkivering får uppgifterna istället bevaras digitalt. 2(5) Skogsstyrelsen 2015-05-07 I olika styrande dokument finns mallar för hur beslut ska utformas. När protokoll upprättas ska Skogsstyrelsens mall användas. Det framgår där hur deltagare i beslutet ska antecknas. Protokoll där beslutande också är protokollförare ska inte justeras. I stället anges i anslutning till beslutandens namn beslutande tillika protokollförare varefter protokollet undertecknas på vanligt sätt. Om ett protokoll ska expedieras sker det genom utdrag ur eller kopia av protokollet. Utgående handling (expedition) Handlingar som i original skickas ut från myndigheten kallas ofta expedition. Det är en samlad beteckning på olika slag av handlingar, t.ex. brev, yttranden, beslut m.m. För varje sådan utgående handling ska det finnas ett arkivexemplar, som blir myndighetens originalexemplar av den expedierade handlingen. För handlingar som inte skickas ut i original (t.ex. protokoll) eller digitalt arkiverade uppgifter bör inte upprättas något arkivexemplar. Den som är föredragande svarar för att en utgående handling undertecknas och att arkivexemplaret signeras. Om det finns system som för viss ärendegrupp medger digital underskrift ska beslut istället undertecknas digitalt. När en utgående handling upprättas ska Skogsstyrelsens mallar användas. Utgående handlingar ska ofta registreras (diarieföras). Om expediering inte sker genom registrator ska sådana handlingar omgående anmälas till registrator för registrering. Hur en tjänstetitel ska anges När en expedition undertecknas ska i första hand titel som anger befattning användas, exempelvis generaldirektör, enhetschef, controller, internrevisor eller skogskonsulent. Uppgifter om deltagande i handläggningen av ett ärende När flera personer utan att själva vara beslutsfattare deltagit i den slutliga handläggningen av ett ärende ska detta anges i beslutshandlingen (jfr ovan). Nedan anges exempel på detta. I ärendet har generaldirektören beslutat och handläggaren BB varit föredragande. I den slutliga handläggningen har också handläggaren CC deltagit. Om endast beslutanden och föredraganden deltagit i beslutet behövs ingen särskild uppgift om deltagande. Undertecknande av handlingar Skogsstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SKSFS) undertecknas av generaldirektören och föredraganden. 3(5) Skogsstyrelsen 2015-05-07 4(5) Utgående handling i ärende som avgjorts efter föredragning undertecknas enligt följande Undertecknande av beslut Beslut undertecknas av den beslutande och i förekommande fall av föredraganden på vanligt sätt eller digitalt om det finns system som medger det. . Beslut undertecknas endast med personnamn och ska inte föregås av orden ”på Skogsstyrelsens vägnar” eller liknande. Vid förhinder för den som ska underteckna Förhinder för Generaldirektören Undertecknas ”För generaldirektören” Annan tjänsteman Enligt uppdrag Undertecknas av Ställföreträdaren eller annan som utsetts att vikariera för generaldirektören Annan utsedd tjänsteman tillsammans med föredraganden eller enbart föredraganden Informations- och beredningsskrivelser Skrivelser med information eller förfrågningar eller som i övrigt skickas till enskilda och myndigheter utan att skrivelsen innehåller ett beslut kan med fördel undertecknas ”Med vänlig hälsning”. Signering av arkivexemplar och vissa original Arkivexemplar av utgående handling (expedition) ska signeras av den eller de som enligt ovan ska underteckna utgående handlingen. I andra fall än styrelsebeslut ska de som utöver beslutanden och föredraganden deltar i ett ärendes slutliga handläggning (anges som närvarande i protokollsbeslut) genom signatur på arkivexemplaret eller protokollet godkänna beslutshandlingens utformning innan den lämnas till beslutanden för underskrift. Signering ska på särskilt uppsatta beslut göras på sista sidan, till vänster, i höjd med beslutandens signatur, respektive på protokoll till vänster om de närvarandes namn. Protokoll signeras av de närvarande förutom beslutanden och protokollföraren. Signering ska göras till vänster, i höjd med de närvarandes namn. Deltagandes signatur behövs dock inte om det framgår av en annan handling som förvaras i akten eller av notering i elektronisk form i handläggarstödet att dennes uppfattning överensstämmer med beslutet. Skiljaktig mening Enligt 19 § förvaltningslagen kan, när beslut fattas gemensamt av flera, var och en som deltar i avgörandet reservera sig mot detta genom att låta anteckna en avvikande mening. Den som inte gör det anses ha biträtt förslaget. Utöver Skogsstyrelsen 2015-05-07 detta har föredraganden och andra tjänstemän som deltar i den slutliga handläggningen rätt att få en avvikande mening antecknad. Avvikande mening enligt 19 § förvaltningslagen ska anmälas innan beslutet expedieras eller ges till känna på något annat sätt. Om beslutet inte ska ges till känna, ska anmälan senast göras när beslutet genom protokollsjustering eller på liknande sätt får sin slutliga form. Avvikande mening ska redovisas skriftligen. I beslutsskrivelse tas den lämpligen in tillsammans med uppgift om deltagande enligt följande: I ärendet har generaldirektören beslutat och handläggaren BB varit föredragande. I den slutliga handläggningen har också enhetschefen CC deltagit. BB anmälde då skiljaktig mening och ansåg .” Om den skiljaktiga meningen innehåller en omfattande motivering eller av andra skäl är utförlig bör den bifogas separat till beslutet. 5(5) Kompletterande arbetsordning Datum 2015-05-07 Bilaga 4 Attesträtt Attesträtt för chefer, ställföreträdande och biträdande chefer och vikarier regleras i arbetsordningen under rubriken ”Ställföreträdande generaldirektören, biträdande och ställföreträdande chefer och vikarier” (s 15). För övriga, t.ex. projektledare och systemförvaltare, ska attesträtt, d.v.s. rätten att besluta om utbetalning av myndighetens medel, fastställas genom särskilt beslut för varje verksamhetsår. Av beslutet ska framgå vilka tjänstemän som har attesträtt, den verksamhet rätten gäller samt om rätten är begränsad till att gälla under viss ekonomisk nivå. Ingen får attestera utbetalning till sig själv. Allmänt om attester Syftet med attestreglerna är att skapa ett regelverk för kontroll av att ekonomiska transaktioner genomförs enligt tagna beslut samt ange regler för att bemyndiga personer att utföra attest. Varje faktura eller motsvarande utbetalningshandlingar med undantag för stöd och ersättningar som beslutas i IT-stödet ”Skydd och stöd” i Navet måste alltid godkännas, attesteras och slutligen betalningsbemyndigas innan utbetalning kan ske. Utbetalning enligt beslut i Skydd och stöd får göras av ekonomienheten utan attest. Den som har beställt en vara eller en tjänst står normalt som mottagare på fakturan. Om beställaren inte har befogenhet att godkännandeattestera enligt attestreglerna, ska den som faktiskt har den befogenheten också ingå i fakturaflödet. Varje faktura kontrolleras, konteras, signeras, skriftligt eller elektroniskt, och godkänns samt kontrolleras och slutligen signeras, skriftligt eller elektroniskt, av den som har rätt att attestera utbetalningen. Godkännande, attest och betalningsbemyndigande Godkännande Godkännande innebär ett godkännande av en ekonomisk transaktion. Transaktionen ska ligga inom ramen för den befogenhet som lämnats personen. Ett godkännande bygger på att varan är mottagen, eller att tjänsten är utförd, i enlighet med avtalade villkor. Om den som tecknar godkännandet inte själv har kännedom om detta måste uppgifterna först verifieras av den som faktiskt mottagit leveransen/tjänsten. Godkännandet kan ske skriftligt eller elektroniskt. Observera att ett godkännande inte är detsamma som en attest. Att alla anställda tilldelats en fakturareferens (EFH-ID) innebär ingen självständig rätt att köpa varor eller tjänster. Attest Attest av en faktura eller annan ekonomisk transaktion innebär att man påtar sig det ekonomiska ansvar som utbetalningen innebär. Vidare ansvarar man för att underliggande bokföringsmateriel är korrekt och fullständigt samt för 1(3) Skogsstyrelsen 2015-05-07 2(3) att övriga gällande regler, t.ex. om upphandling, följs. Attesten kan ske skriftligt eller elektroniskt. Betalningsbemyndigande I Betalningsförordningen (1994:14) finns föreskrifter om betalningsbemyndigande. Innebörden av bestämmelserna är i korthet att det inte räcker att skicka en fil med betalningsuppdrag till banken. Myndigheten måste också ge banken tillstånd att belasta myndighetens utbetalningskonto när betalningarna görs. Detta tillstånd lämnas genom betalningsbemyndigandet. Attesten sker normalt elektroniskt, men kan även undantagsvis ske skriftligt. Regionchef och avdelningschef fastställer i beslutsprotokoll sina attestregler med namngivna befattningshavare vad gäller attestantlista och särskild attesträtt (se nedan). Innan rätt att godkänna och rätt att attestera blir gällande, ska namnteckningsprov ha lämnats till berörd regionchef/avdelningschef. Begränsningar i attesträtten Rätt att attestera fakturor och andra utbetalningshandlingar (exempelvis bidrag, löner, andelar i projekt) begränsas till totalbelopp inte överstigande 100 000 kr exkl. moms. Belopp överstigande denna nivå ska vara godkända i förväg av regionchefen/avdelningschefen och attesteras av denne. Fakturor och andra utbetalningshandlingar från befattningshavaren själv eller närstående får inte attesteras av denne själv (jäv) eller någon denne underställd tjänsteman. Attestering ska i dessa fall göras av närmast högre chef. Attestanter som är angivna som ersättare (vikarier) har rätt att attestera i den omfattning som ordinarie attestant bestämmer. Detta ska dokumenteras i protokollsbeslut (kopia till ekonomienheten). Attestantlista Exempel på attestantlista Organisationsenhet Skogsstyrelsen Region X, Y-avdelning Distrikt 1 Distrikt 1 Distrikt 1 Enhet 1 Enhet 2 Enhet 3 Ordinarie attestant GD B B:son D D:son F F:son H H:son J J:son L L:son N N:son Ersättare A:A.son C C:son E E:son G G:son I I:son K K:son M M:son O O:son Skogsstyrelsen 2015-05-07 Särskild attesträtt Om attesträtt för högre belopp än 100 000 kr (jfr ovan) ska tillämpas eller om ytterligare befattningshavare med attesträtt finns, ska detta preciseras avseende projekt, objekt, uppdrag, totalbelopp i ett särskilt protokollfört beslut. Sådant beslut kan fattas av Regionchef/Avdelningschef. Exempel på beslut Attestant P P:son Objekt, projekt, typ av utbetalningshandling Utgående moms, arbetsgivaravgifter och preliminär källskatt till Skatteverket Beloppsgräns i kr per utanordning 3 000 000 Behörighet att betalningsbemyndiga utbetalningar samt att utföra s.k. extra kontroll av stora betalningar Ett bemyndigande kan ha följande utformning: ”Beslutas enligt Ekonomistyrningsverkets föreskrifter till 5 § förordningen (1994:14) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltningar att: Särskilt förordnad tjänsteman vid ekonomienheten har behörighet att betalningsbemyndiga alla utbetalningar från Skogsstyrelsens redovisningssystem Agresso, företag SK, Vid särskilt förordnad tjänstemans frånvaro har NN motsvarande behörighet. Särskilt förordnad tjänsteman vid ekonomienheten utses att vara den tjänsteman som ska utföra s.k. extra kontroll av stora betalningar Särskilt förordnad tjänstemans vid ekonomienheten frånvaro ska NN utföra motsvarande uppgifter Antecknas att Skogsstyrelsen har fastställt att gränsen för s.k. stora betalningar är 250 000 kr (inklusive moms). 3(3) Kompletterande arbetsordning Datum 2015-05-07 Bilaga 5 Miljöledning Allmänt Skogsstyrelsen är certifierad enligt ISO 14 001. Miljöledningen är en integrerad del av Skogsstyrelsens ledningssystem för verksamheten. Varje chef har ett miljöledningsansvar för sin verksamhet. Organisation Generaldirektören har det övergripande ansvaret för Skogsstyrelsens miljöledningsarbete. Chefen för administrativa avdelningen är ledningens representant för miljöledning på Skogsstyrelsen. Ledningens representant ansvarar för att: a) säkerställa att ett ledningssystem för miljöledning är upprättat, infört och underhållet i enlighet med kraven i standarden b) rapportera ledningssystemets prestanda avseende ISO 14001 inklusive rekommendationer till förbättringar till Skogsstyrelsens ledningsgrupp. c) interna miljörevisioner genomförs i enlighet med krav i ISO 14001 Miljösamordnaren har till uppgift att samordna och utveckla Skogsstyrelsens miljöledningsarbete. I uppgiften ingår att uttolka miljöledningsstandarden samt att bistå vid utvecklingen av styrande dokument för samt uppföljning och redovisning av miljöledningsarbetets resultat. Miljösamordnaren är ansvarig för hemsidan för miljöledning på intranätet. Varje chef ska: Säkerställa att alla medarbetare har tillräcklig kunskap om Skogsstyrelsens miljöledning och vilken miljöpåverkan som kan kopplas till deras arbete. Säkerställa att i de fall särskilda kompetenskrav gäller för miljöpåverkande arbetsuppgifter, såväl egen personal som personal som arbetar på Skogsstyrelsens uppdrag har den nödvändig kompetens. Säkerställa en god intern och extern kommunikation rörande miljöledning inom sin verksamhet. Information från externa kunder och intressenter inklusive klagomål ska särskilt uppmärksammas Säkerställa att enligt miljöledningen tillämpliga lagar och andra krav följs. Ansvar och möjligheter att delegera beslutanderätt och arbetsuppgifter framgår av delegationsavsnittet i den kompletterande arbetsordningen. Vid behov utser chefen kontaktpersoner för olika arbetsuppgifter. 1(1) Kompletterande arbetsordning Datum 2015-05-07 Bilaga 6 Arbetsmiljöfrågor Systematiskt arbetsmiljöarbete Skogsstyrelsen ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete i enlighet med Arbetsmiljöverkets författning AFS 2001:1 Skogsstyrelsens arbetsmiljöansvar Skogsstyrelsens ansvar för arbetsmiljön omfattar inte bara de personer som är formellt anställda. Även de som på annat sätt är sysselsatta på arbetsplatsen, exempelvis anvisade i olika arbetsmarknadspolitiska program som är praktikanter, praoelever etc. omfattas av arbetsmiljölagens bestämmelser. Organisation Arbetsmiljöprocessen inom Skogsstyrelsen Moment Medverkande Upptäcka Åtgärda Alla Chef Medarbetare Följa upp HR-specialist ansvarar för att frågor följs upp och föredras för chef och Regionala samverkansgruppen Generaldirektören har det övergripande ansvaret för det systematiska arbetsmiljöarbetet inom Skogsstyrelsen. Regioncheferna och avdelningscheferna har i uppgift att se till att arbetsmiljöaspekterna tillvaratas vid planering, genomförande och uppföljning av verksamheten. I begreppet arbetsmiljöaspekter inryms både organisatoriska, psykosociala och fysiska delar av arbetsmiljön. Regionchefer och avdelningschefer har arbetsmiljöansvaret för direkt underställda chefer och medarbetares individuella arbetsmiljö och har dessutom ett övergripande ansvar för uppföljning och tillsyn av det systematiska arbetsmiljöarbetet på distrikts- och enhetsnivå. Distriktscheferna har, utöver de egna medarbetarnas arbetsmiljö, ansvar för den fysiska arbetsmiljön, även för de medarbetare som organisatoriskt tillhör någon annan del av myndigheten, men som har sin arbetsplats vid ett distriktskontor. Detta gäller dock inte kontoret i Sollefteå. Uppdragsavdelningens chef har ansvaret för den fysiska arbetsmiljön vid kontoret i Naturvårdsverkets lokaler i Stockholm. Chefen för serviceenheten har, utöver de egna medarbetarnas arbetsmiljö, ansvar för den fysiska arbetsmiljön för samtliga medarbetare som har sin arbetsplats vid kontoret i Jönköping (Vallgatan). 1(10) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 Biträdande chefen för ekonomienheten med placering i Sollefteå har utöver ansvaret för de egna medarbetarnas arbetsmiljö, även ansvaret för den fysiska arbetsmiljön för medarbetare som organisatoriskt tillhör region eller distrikt och har sin arbetsplats vid kontoret i Sollefteå. Enhetscheferna har arbetsmiljöansvaret för samtliga medarbetare förutom det ansvar för den fysiska arbetsmiljön som kan åvila annan chef enligt ovanstående. Distriktschef har i uppgift att se till att arbetsmiljöaspekterna tillvaratas vid planering, genomförande och uppföljning av verksamheten på distrikten. Detta innebär att distriktschefen ska • ansvara för att underställd personal får den utbildning och information i arbetsmiljöfrågor som behövs • ansvara för att riskerna i anslutning till fordonstrafik och arbete med maskiner och redskap särskilt beaktas • följa upp att regler och instruktioner följs • ansvara för att ett systematiskt arbetsmiljöarbete bedrivs på distriktet • ansvara för att anmälningsskyldighet vid tillbud, olyckor och arbetsskador fullföljs till angivna instanser enligt sammanställning nedan • ansvara för att allvarligare tillbud och olyckor omgående anmälas till Arbetsmiljöverket • fatta de beslut som behövs för att arbetsmiljöarbetet ska kunna bedrivas på föreskrivet sätt. Distriktschef får delegera arbetsmiljöarbetsuppgifter och arbetsmiljöansvar till medarbetare, till exempelvis arbetsledare som får i uppgift att sörja för att arbetsmiljöfrågorna hanteras inom sitt verksamhetsområde. HR-enheten ska delta i beredningen av beslutet. Delegeringsbeslutet ska vara skriftligt och ska undertecknas av båda parter. Av dokumentet ska det framgå vad som delegeras och vilka förutsättningar som gäller. Om det av säkerhetsskäl eller liknande blir nödvändigt för någon att fatta ett beslut eller vidta en åtgärd utan att hon eller han har formell behörighet ska närmaste chef underrättas så snart som möjligt. Vid in- och utlåning av personal mellan distrikt och enheter till mer än 50 % gäller följande vad gäller ansvar för arbetsmiljön: 1. Utlåning upp till tre månader Organisatorisk hemvist oförändrad. Utlånande chef behåller arbetsmiljöansvaret. 2(10) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 2. Utlåning mer än tre månader men högst 24 månader. Tillfälligt byte av organisatorisk hemvist. Inlånande chef övertar arbetsmiljöansvaret. 3. Utlåning mer än 24 månader. Permanent byte av organisatorisk hemvist. Inlånande chef övertar arbetsmiljöansvaret. 4. Även om utlån av säljledare överstiger 50 % av tjänst och för längre tid än 24 månader kvarstår arbetsmiljöansvaret hos utlånande chef. Till stöd för arbetet med arbetsmiljöfrågor finns nedanstående organ och befattningar: Centrala samverkansgruppen (CSG) Samverkansgrupper för region respektive avdelningarna (RSG och ASG) Skyddsombud HR-enheten Företagshälsovården Annan utvald person (t.ex. skyddsledare) Centrala samverkansgruppen (CSG) Centrala samverkansgruppen har till uppgift att för parternas räkning följa upp hur arbetet med en god arbetsmiljö sker inom hela myndigheten. CSG behandlar också arbetsmiljöfrågor av Skogsstyrelsegemensam policykaraktär och där gemensamt beslut för hela Skogsstyrelsen aktualiseras. Samverkansgrupper för regioner respektive avdelningarna (RSG och ASG) Regionala samverkansgrupper finns vid varje region (RSG) och gemensamt för avdelningarnas personal (ASG). RSG/ASG utgör skyddskommitté enligt vad som stadgas i 6 kap 8-9§§ arbetsmiljölagen. Minst en av ledamöterna i RSG/ASG ska samtidigt vara utsedd till skyddsombud. RSG/ASG uppgifter är bland annat att följa upp att det systematiska arbetsmiljöarbetet fortskrider Skyddsombud Varje distrikt bildar ett skyddsområde där ett skyddsombud utses. Skyddsombudet utses i normalfallet av ST och SACO gemensamt. Organisationerna har dock rätt att välja var sitt eget skyddsombud om de inte vill utse ett gemensamt. Enstaka större arbetsplatser kan bilda eget skyddsområde för vilket ett eget skyddsombud utses av personalorganisationerna. Organisationerna avgör i vilka fall särskilda skyddsområden av denna typ ska skapas. Sker inte detta, ingår dessa arbetsplatser i det distrikt inom vilket lokalerna är geografiskt beläget. Skogsstyrelsens verksamhet på Vallgatan i Jönköping indelas i två skyddsområden; administrativa avdelningens arbetsplatser respektive skogsavdelningens och uppdragsavdelningens arbetsplatser. För respektive skyddsområde utses ett ombud gemensamt av personalorganisationerna. 3(10) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 Organisationerna har rätt att välja var sitt eget skyddsombud om de inte vill utse ett gemensamt. Skyddsombudets uppgifter: Skyddsombudet ska delta vid planering av alla frågor som berör arbetsmiljön. Det kan till exempel handla om: diskussioner inför en ombyggnad eller flytt, förberedelser för en omorganisation, hur nya arbetsmetoder ska införas, hur hälsofarliga ämnen ska användas. Psykiska och sociala frågor, till exempel stress, utbrändhet och belastningsbesvär, hör också till skyddsombudets uppgiftsområden. Skyddsombudet kan i vissa fall också begära att arbetsgivaren vidtar åtgärder för att uppfylla arbetstidslagens bestämmelser om extra mertid, extra övertid och nödfallsövertid. Dessutom ska skyddsombudet kontrollera att arbetsgivaren uppfyller de krav som finns på ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Ingen får hindra skyddsombudet från att sköta sina uppgifter. Arbetsgivaren är skyldig att berätta för skyddsombudet om förändringar som berör arbetsmiljön. Dessutom har skyddsombudet rätt att ta del av alla de handlingar som behövs för att han eller hon ska kunna sköta sina uppgifter. HR-enheten HR-enheten ansvarar för utveckling av Skogsstyrelsens arbetsmiljöarbete genom att vara experter, stödja och ge råd inom arbetsmiljöområdet. HR-enheten bistår eller representerar regionledningen i frågor rörande arbetsmiljö. Detta kan exempelvis ske genom att utforma regionvisa riktlinjer i den mån det inte tillgodoses genom nationellt utfärdade anvisningar. Kontroll och uppföljning av hur det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs, utgör en viktig del av HR-enhetens arbetsuppgifter. Företagshälsovården Skogsstyrelsen har avtal med leverantörer av företagshälsovård. Principerna för inriktningen och utformningen av sådana avtal ska vara gemensamma och fastställas efter behandling i CSG. Regionchefen ska se till att företagshälsovård upphandlas i enlighet med dessa principer. För den personal som är stationerad i Jönköping svarar chefen för administrativa avdelningen för att sådan upphandling kommer till stånd. Nämnda chefer har ett ansvar för att företagshälsovården fungerar i enlighet med vad som avtalats. Annan utvald person (t.ex. skyddsledare) Respektive chef kan vid behov delegera arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet till en medarbetare. Sådan delegation ska dokumenteras i beslutsprotokoll. 4(10) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 Riskanalys vid start av ny verksamhet I Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1 12 § sägs att ”När ändringar i verksamheten planeras, ska arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa och olycksfall som kan behöva åtgärdas”. Riskerna ska dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen ska anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. Rutin för åtgärder vid olycka eller kris Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 1999:07) om första hjälpen och krisstöd ska vid varje arbetsställe finnas beredskap och rutiner för hur man ska hantera kriser och agera om en olycka inträffar. Mot bakgrund av detta ska det finnas en särskild rutin för åtgärder vid olycka eller kris innehållande tydligt angivna ansvariga befattningshavare, ansvarsområden och uppgifter som ska vidtas i olika situationer. Vid varje distrikt, samt för Vallgatan i Jönköping och kontoret i Sollefteå ska det därför finnas en kontaktlista med namn på de som är ansvariga. Vid varje distrikt och enhet ska det dessutom finnas upprättat ett särskilt Anhörigregister där uppgifter om närmaste anhörig och deras telefon nummer mm finns registrerade för samtliga anställda. Det ska noteras att en anställd inte mot sin vilja behöver lämna uppgifter till registret. Den anställde ska själv lägga in uppgifterna i Agresso. Chefen bör exempelvis vid PU-samtal ta frågan om uppgifterna är uppdaterade. Anmälningsskyldighet vid tillbud, olyckor och arbetsskador Syfte med anmälan 1. Förebyggande – lära av det inträffade och vidta åtgärder så att det inte händer igen. Kan innebära att vidare åtgärder, utbildning eller insatser behöver göras. 2. Dokumentation och eventuell ersättning. Det är viktigt att HR-enheten alltid får en kopia på alla rapporter om tillbud, olyckor och arbetsskador för att årligen kunna göra en sammanställning av årets incidenter, samt ta reda på vilka orsakerna till det inträffade är så att dessa risker kan förebyggas inför framtiden. Sammanställningen görs av HR-enheten i samband med att resultatredovisningen lämnas för året. Några definitioner Tillbud En inträffad händelse som inte innebar att någon skadades eller omkom, men det var nära att så kunnat ske. Olycka utan personskada En olyckshändelse har inträffad, ex. en krock utan personskada Arbetsskada, färdolycksfall En person har skadats i arbetet eller på väg till eller från arbetet 5(10) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 Anmälan om tillbud och arbetsskada ”Enkelt” tillbud Tillbud som inneburit allvarlig fara för liv eller hälsa Olycka som - inneburit dödsfall - inneburit allvarlig skada - drabbat flera anställda Arbetsskada och färdolycksfall Anmäls av: Den anställde Närmaste chef. Närmaste chef. Anmäls till: HR-enheten och skyddsombud Arbetsmiljöverket och Försäkrings-kassan via www.anmalarbetsskada.se i samråd med skyddsombud. Kopia till HR-specialist och registrator. Ska diarieföras! Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan via www.anmalarbetsskada.se i samråd med skyddsombud. Kopia till HRspecialist och registrator. Ska diarieföras! Tidsfrist Inom en vecka Utan dröjsmål (inom ett dygn) Inom en vecka Blankett Anmälan görs på Skoogle. Sök efter ”Tillbudsanmälan. Om pappersblankett önskas, kontakta närmaste chef eller HR-enheten. Anmäls på www.anmalarbetsskada.se Om pappersblankett önskas, kontakta närmaste chef eller HRenheten. Anmäls på www.anmalarbetsskada.se Om pappersblankett önskas, kontakta närmaste chef eller HRenheten. Övrig info Region/avd. chef bör informeras omgående Krisplanen som finns på Skoogle bör användas. Krisgrupp kan behöva sammankallas eller informeras. Personal vid administrativa avdelningen och skogsavdelningen För personal vid avdelningarna har respektive avdelningschef ansvaret för att ovanstående anmälningar om tillbud olyckor, arbetsskador och färdolyckor görs om inte annat framgår av fastställd handläggningsordning. (Exempelvis har enhetschef getts denna uppgift.) Vid distansarbete åligger det såväl den anställde som ansvarig distriktschef, eller motsvarande, att underrätta berörd avdelningschef om sådana händelser som angetts i föregående stycke. Ansökan om personskadeersättning Vid uppkommen arbetsskada kan ersättning utgå enligt lagen om arbetsskadeförsäkring (LAF). Ansökan görs av den anställde på blanketten Ansökan om ersättning från Arbetsskadeförsäkringen FK5002. Under vissa omständigheter kan ersättning av olika slag utbetalas efter uppkommen arbetsskada från den försäkring som är knuten till anställningen vid Skogsstyrelsen (PSA-avtalet, resp. TFA-avtalet). Broschyrer om avtalen finns i personalhandboken under fliken Försäkringar. 6(10) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 Tjänstereseförsäkring En försäkring för inträffade skador under tjänsteresor finns tecknad med Kammarkollegiet för Skogsstyrelsens anställda. Den berörde anställde eller dennes närmaste chef kan kontakta HR-enheten för råd om hur krav på ersättningsanspråk går till. ”Fysisk” arbetsmiljö inkl. brandskydd Den fysiska arbetsmiljön, såväl yttre som inre, ska utformas så att den överensstämmer med gällande regler. Faktorer av betydelse är ljus på arbetsplatser, utformning och inställning av stolar, bord och datorer, temperatur och luftväxling, ljud samt tillgänglighet för funktionshindrade. För brandskyddet gäller att den som äger fastigheten (hyresvärden) och den som bedriver verksamhet där (arbetsgivaren) har det yttersta ansvaret för brandskyddet. Det innebär en skyldighet att i skälig omfattning hålla utrustning för livräddning vid brand och att i övrigt vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand. Särskilt bör beaktas är att det för arbetsplatser ska finnas en aktuell brandutrymningsplan, inkluderande skyltning och brandsläckningsutrustning. Berörd personal ska årligen informeras om planen, skyltningen, släckningsutrustningen och hur eventuell utrymning ska gå till. Om det i lokalerna eller i anslutning till dessa, t.ex. vid personalbod, förvaras brandfarliga eller explosiva varor, exempelvis gasol eller bensin, ska särskilt skyddsrondsprotokoll användas vid skyddsronden. Mall för protokoll finns i Personalhandboken, fliken Checklistor och personalmallar. HR-enheten ansvarar för att implementera detta. Psykosocial arbetsmiljö Den psykosociala arbetsmiljön ska hållas på sådan nivå att personalens fysiska och psykiska välbefinnande är gott. Stor arbetsbörda, otydliga arbetsuppgifter, brister i ledning och återkoppling kan lätt leda till stress och andra negativa effekter. Sådana förhållanden måste därför förebyggas. PU-samtalet mellan chef och medarbetare är liksom arbetsplatsträffar och medarbetarenkäter goda redskap för att få kunskap om huruvida det finns brister i den psykosociala arbetsmiljön. Arbete med jämställdhets- och diskrimineringsfrågor liksom med friskvård och missbruksproblematik är andra sätt att sörja för en god psykosocial arbetsmiljö. Skydd mot skador Arbete med maskiner, t.ex. röj- och motorkedjesågar är en verksamhet som kringgärdas av omfattande bestämmelser om nödvändig utbildning och skyddsutrustning. Även för annan verksamhet, t.ex. arbete i verkstäder, arbete på högre höjd än 2 meter, finns krav på utbildning, skyddsutrustning och vissa säkerhetsåtgärder. 7(10) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 Arbetsgivaren ansvarar för att anställda som arbetar med sådana redskap eller sådan verksamhets som nämnts ovan ska ha fått adekvat utbildning och tillhandahållits föreskriven skyddsutrustning. Det ska också kontrolleras att skyddsutrustningen används och att arbetet utförs enligt vad som föreskrivits. I Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2012:1 finns en fullständig information om kraven på skyddsinstruktioner och skyddsutrustning för skogsarbete. Minderåriga arbetstagare Särskilda regler gäller för anställda, elever och praktikanter som är minderåriga, alltså under 18 år. Generellt gäller att ju mindre riskfylld och fysiskt belastande arbetsuppgifterna är, desto yngre kan arbetstagaren tillåtas vara. Om minderårig arbetskraft ska anställas, ska den anställande chefen innan anställningsbeslutet tas, läst Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2012:3 om minderårigas arbetsmiljö och därigenom förvissat sig om att inga hinder finns för anställning med de tilltänkta arbetsuppgifterna. Ensamarbete I Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 1982:3 regleras hur ensamarbete får bedrivas. Om risk för hot och våld bedöms föreligga vid utförande av viss arbetsuppgift får den inte utföras som ensamarbete. Arbete i nedbrunnen skog med kvarvarande stående stammar eller glöd i markvegetation ska inte utföras som ensamarbete. Ensamarbete i skogen ställer även i övrigt särskilda krav på organisationen av arbetet och kräver att man bär med sig kommunikationsutrustning för att kunna larma om man råkar ut för en nödsituation. Kravet på olycksfallsberedskap är inte uppfyllt om man inte vet ungefär var en anställd som arbetar ensam i skogen befinner sig vid varje tidpunkt. Den som arbetar ensam i skogen ska därför se till följande. Att alltid: medföra mobiltelefon som har så bra täckning som möjligt i området och som har laddade batterier. Vet man att täckningen i området kan vara dålig, ska annan kommunikationsutrustning medföras och vara lätt tillgänglig medföra kompass eller fungerande GPS-hjälpmedel medföra första förband bära skyddsutrustning enligt rådande föreskrifter blanketten Hemkomstkontroll är ifylld, (exempel på blankett för hemkomstkontroll finns att hämta på Intranätet under personal och checklistor) om risk för hot och våld finns, får arbetet inte utföras ensam. 8(10) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 Trafiken Statistiskt sett utgör en trafikolycka den största risken för att en Skogsstyrelseanställd ska skadas allvarligt eller omkomma under arbetstid. Skogsstyrelsen har i Rutin - Trafiksäkerhet lagt fast riktlinjer för trafiksäkerhet. Introduktion av nyanställda För att garantera en god start ur arbetsmiljösynpunkt för den nyanställde ska det finnas systematiska introduktionsrutiner. Respektive chef ansvarar för att en nyanställd får en introduktion av god kvalitet. Rutinerna ska på samma gång vara schablonmässiga och lika för alla, men också delvis vara individanpassade och anpassade till de specifika behov som olika grupper av anställda har. Introduktionen ska avse tiden från och med förberedelserna innan den anställde börjar på sin arbetsplats, till dess att samtliga inskolningsmoment avslutats. För en nyanställd ska en fastställd del av introduktionsrutinen vara avklarad senast 1 månad efter den första anställningsdagen. Distriktschefen ansvarar för att den nyanställde rapporterar in genomförd introduktion i Agresso inom en månad från anställningens början. För dem som inte har tillgångar till Agresso ska istället distriktschefen spara en kvittens från den nyanställde på genomförd introduktion. HR-enheten ansvarar för att exempel på checklista för introduktion av nyanställda finns tillgängligt på Intranätet under personal och personalhandbok. Rehabilitering av sjukskrivna Skogsstyrelsen ska som arbetsgivare bistå Försäkringskassan och den anställde med att klarlägga dennes behov av rehabiliteringsinsatser och lämna de uppgifter som Försäkringskassan behöver. Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder på arbetsplatsen som behövs för en effektiv rehabilitering. Inriktningen av rehabiliteringsåtgärderna ska anpassas till omständigheterna och den enskildes rehabiliteringsbehov. I många fall är möjligheterna att vidta åtgärder goda, i form av justering av arbetstider, arbetstid per dag, arbetsuppgifter och i vissa fall även anpassning av arbetsplatsen. Skyddsrond Arbetsgivaren är ansvarig för att för att skyddsronder genomförs. Skyddsronderna ska genomföras på varje arbetsplats årligen, vid behov tätare. Dessa ska resultera i en handlings- och åtgärdsplan som ska innehålla följande: 9(10) Skogsstyrelsen Kompletterande arbetsordning 2015-05-07 Vilka problem bör åtgärdas. Vem som är ansvarig för att åtgärder vidtas. Till vilken tidpunkt ska arbetsmiljöåtgärder ha vidtagits. Senast den 31 januari varje år ska en sammanställning av handlings- och åtgärdsplaner vara sammanställda och redovisas i RSG respektive ASG. HR-enheten ansvarar för att exempel på checklista för handlings- och åtgärdsplaner som kan användas vid skyddsronden finns tillgängligt på Intranätet under personal och checklistor. VP/budgetprocessen Inom ramen för VP/budgetprocessen är det lämpligt att planera för stora insatser eller åtgärder i form av utbildning eller arbetsmiljöinvesteringar etc. 10(10) Kompletterande arbetsordning Datum 2015-05-07 Bilaga 7 Förtroendefrågor Förmåner från annan än arbetsgivaren Skogsstyrelsen har i Rutin – Representation beskrivit hur man som anställd ska ställa sig till förmåner som erbjuds av annan än Skogsstyrelsen. Risken för att sådana förmåner kan bli att bedöma som muta måste alltid beaktas. Bisysslor Verksamhet som bedrivs på fritiden och som inte typiskt sett tillhör privatlivet är normalt att bedöma som en bisyssla. Detta gäller oavsett om verksamheten är långvarig eller kortvarig. Bisysslor kan vara tillåtna eller otillåtna. Otillåtna bisysslor är: förtroendeskadliga, konkurrerande, samt arbetshindrande. Förtroendeskadliga bisysslor är förbjudna enligt lag (lagen om offentlig anställning, LOA) medan konkurrensbisysslor och arbetshindrande bisysslor regleras i avtal (Villkorsavtalet). Förtroendeskadlig är en bisyssla som kan rubba förtroendet för tjänstemannen eller för myndigheten. Skogsstyrelsen ska enligt LOA informera om vad som kan göra en bisyssla förtroendeskadlig. Konkurrerande är en bisyssla inom samma verksamhetsområde som Skogsstyrelsen bedriver affärsverksamhet inom. Arbetshindrande är en bisyssla som medför att tjänstemannen inte fullt ut kan sköta sitt ordinarie arbete. En arbetstagare ska på begäran informera arbetsgivaren om vilka bisysslor han eller hon har. Skogsstyrelsen kan besluta att en arbetstagare ska upphöra med eller inte får åta sig en bisyssla. Skogsstyrelsen har i Rutin – Bisysslor utvecklat närmare hur handläggning av dessa ärenden ska gå till. Jäv Regler om jäv finns i 11 – 12 §§ förvaltningslagen (1986:223). Reglerna talar om när en anställd kan anses ha ett sådant intresse i ett ärende att hans eller hennes opartiskhet kan ifrågasättas. Jävsreglerna gäller vid all ärendehantering och riktar sig till den som på något sätt kan påverka dess utgång. I första hand gäller reglerna beslutande och föredragande, men även den som medverkar genom att upprätta ett förslag till beslut men sedan inte är med vid den slutliga handläggningen. 1(3) Skogsstyrelsen 2015-05-07 När är man jävig? Klara fall av jäv är: om du eller någon närstående är sökande i ärendet eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för dig eller en närstående, när ett ärende överklagats eller av annat skäl ska avgöras i en högre instans och du tidigare deltagit i den slutliga handläggningen i den lägre instansen Du kan också vara jävig om det finns någon annan särskild omständighet som skulle kunna rubba förtroendet för din opartiskhet, till exempel om du är: vän eller ovän med någon som är part eller intressent i ärendet, ekonomiskt beroende av en part eller intressent, engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning. I Skogsstyrelsens verksamhet förekommer ibland situationer som inte är entydiga eller enkla att bedöma ur jävssynpunkt. Det kan finnas omständigheter som helt enkelt inte ”känns bra” och som därför kan ifrågasättas. I denna gråzon av olika förhållanden, bindningar eller intressekonflikter mellan dig som tjänsteman och någon part i ett ärende kan omständigheterna vara av den karaktären att myndighetens trovärdighet skulle kunna skadas även om det inte är fråga om jäv i lagens mening. I sådana fall kan en försiktighetsprincip tillämpas som innebär att kan vara bäst att avstå från att delta i hanteringen av ärendet ”för säkerhets skull”. Verkan av jäv Om du är jävig får du inte delta i handläggningen av ärendet eller uppdraget. Det innebär att du normalt inte får vidta någon åtgärd i ärendet överhuvudtaget. Om du känner till någon omständighet som kan antas utgöra jäv mot dig ska du meddela detta, normalt till din chef. Är du tveksam om jäv föreligger bör du ta upp frågan till diskussion med din chef eller med chefsjuristen. Som stöd för medarbetare och chefer kan frågor om jäv överlämnas till chefsjuristen, som med stöd av HR-enheten ska ta ställning till om förhållandena är sådana att jäv kan anses föreligga. Om du är jävig ska du överlämna ärendet till någon annan. Om alla på ett distrikt är jäviga ska ärendet överlämnas till ett annat distrikt. Om beslutet rör en distriktschef ska handläggning och beslut ske inom en annan region än där chefen tjänstgör. Skulle ärendet gälla en region- eller avdelningschef ska ärendet beslutas av generaldirektören. 2(3) Skogsstyrelsen 2015-05-07 Om ett ärende berör mark som ägs av anställd inom Skogsstyrelsen eller någon närstående till en anställd måste risk för jävsituationer eller misstankar om att ett ärende inte handlagts opartiskt undvikas. Ärendet ska handläggas och beslutas på ett annat distrikt eller annan enhet än där tjänstemannen är verksam. 3(3)
© Copyright 2024