Tjänsteskrivelse
1 (11)
2015-03-06
Handläggare:
Annika Ljungberg, Personalavdelningen
Uppföljning av arbetsmiljöplanen 2014
Bakgrund
Systematiskt arbetsmiljöarbete är en viktig del i det dagliga arbetet.
Genom att i arbetsmiljöplanen sätta upp tydliga mål och ha aktiviteter
som ska leda till måluppfyllelse tillses att förutsättningarna för ett
systematiskt arbetsmiljöarbete finns.
Beslutsunderlag
Socialförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 mars 2015
Måluppfyllelse
Socialförvaltningens övergripande mål var:
•
•
•
Minska sjukfrånvaron
Förbättra andelen åtgärdade tillbud och arbetsskador
Alla enheter ska genomföra en risk- och sårbarhetsanalys samt
upprätta en handlingsplan för allvarliga händelser.
Minska sjukfrånvaron
Den totala sjukfrånvaron har ökat från 7,13 % till 8,11 % vilket ger en
ökning med närmare en procentenhet. Alla verksamheter ökar sin
sjukfrånvaro, högst ökning har VO 2 (från 7,95 % till 10,25 %). VO 2 har
också totalt sett högst sjukfrånvaro. Socialförvaltningens ökning består
till viss del i en ökning av sjukfrånvaron inom intervallet 29-59 dagar där
antalet sjukdagar ökat med 1000 dagar fördelat på 86 personer, men den
största ökningen beror på att andelen långtidssjukskrivningar (över 59
dagar) ökar. Antalet personer med längre sjukskrivning ökar men det som
påverkar mest är att längden på sjukskrivningarna ökar.
Det arbetas med rehabiliterande åtgärder där det är möjligt utifrån
läkarintygen och diagnos. Vi ser en viss ökning i diagnoser kopplat till
psykisk ohälsa vilket kräver lång rehabilitering och för dessa är det inte
aktuellt med arbetslivsinriktad rehabilitering förrän de är på
bättringsvägen. Långtidssjukskrivningarna är inne i rehabprocessen där
tydliga rutiner finns för när man kan göra vad. Processen har under
senaste åren skyndats på av striktare regelverk kopplat till
Tjänsteskrivelse
2 (11)
2015-03-06
försäkringskassans rehabkedja. Samma regelverk gäller idag men
upplevelsen är att handläggningen hos försäkringskassan inte sker inom
rätt tidsgränser varpå avstämningsmöten inte blir gjorda i tid vilket i sin
tur gör att planeringen för återgång i arbete drar ut på tiden. Detta är en
process som till viss del ligger utanför kommunen, vilket minskar
arbetsgivarens möjlighet till påverkan.
Erfarenhet och evidens visar på att kortare frånvaro speciellt om det
kommer oftare och oftare tenderar att falla över i en långtidssjukskrivning. Kortare sjukfrånvaro som inte hunnit bli över 59 dagar kan vi
påverka, och då främst frånvaro som ligger i intervallet 2-14 dagar som
är den sjukfrånvaro som kostar kommunen mest i sjuklön. Sjukfrånvaron
upp till 29 dagar har sjunkit jämfört med förra året medan 29-59 dagar
har ökat. Det är här förvaltningen valt att lägga fokus inför 2015.
Totala sjukfrånvaron 2013-2014 i procent av arbetad tid
Totala sjukfrånvaron 2013-2014 (%) av arbetad tid fördelat på kön
12,00
10,00
8,00
6,00
Kvinnor 2013
4,00
Kvinnor 2014
2,00
Män 2013
0,00
Män 2014
Tjänsteskrivelse
3 (11)
2015-03-06
Andel sjukfrånvaro överstigande 59 dagar av total sjukfrånvaro (%)
Förbättra andelen åtgärdade tillbud och arbetsskador
Under de senaste åren har antalet rapporterade tillbud och skador ökat
stadigt, vilket är positivt. Fokus har då förskjutits från att se till att alla
händelser rapporteras till att se till att de rapporterade händelserna
åtgärdas. Målet har varit att öka andelen rapporterade åtgärder. Eftersom
antalet rapporterade händelser inte är konstant så mäter vi i andel
åtgärder i relation till hur många händelser som är rapporterade.
Under 2014 rapporterades 456 händelser (332 tillbud, 102 skador utan
frånvaro så kallade nollskador samt 22 skador med frånvaro som följd).
Antal rapporterade händelser 2014
Tjänsteskrivelse
4 (11)
2015-03-06
Av de 332 rapporterade tillbuden finns det 222 inskrivna åtgärder, vilket
motsvarar 67 %. Det är samma andel som förra året då det var 367
rapporterade tillbud varav 245 var åtgärdade (67 %). Den absolut
vanligaste åtgärden är en anteckning från arbetsledaren. Ofta handlar det
om att chefen pratat med berörd person, handlingsplaner har eller finns
upprättade och att man samtalat om vad som hänt i arbetsgruppen. Elva
händelser har lett till nytt arbetssätt och fyra händelser har åtgärdats med
anpassning av lokaler eller utrustning. Se nedan.
Antal rapporterade åtgärder och typ av rapportering 2014 Tillbud
Av de 102 rapporterade nollskadorna har 57 inskrivna åtgärder, vilket
motsvarar 56 %. Förra året rapporterades 116 nollskador varav 63 hade
registrerade åtgärder (54 %). Det betyder att andelen åtgärder ökat med 2
procentenheter. Vanligaste åtgärden är ”minnesanteckning” följt av ny
instruktion och nytt arbetssätt. Många av anteckningarna handlar om
samtal med berörda och arbetsgruppen med fokus på lösningar.
Antal rapporterade åtgärder och typ av rapportering 2014 nollskada
* Nollskada är arbetsskada som inte lett till frånvaro
Tjänsteskrivelse
5 (11)
2015-03-06
Av de 22 skador som ledde till sjukfrånvaro hade 15 registrerade
åtgärder, vilket motsvarar 68 %. 2013 rapporterades 29 arbetsskador med
frånvaro, och 20 hade åtgärder (69%). Det är en minskning med en
procentenhet. Positivt är dock det minskade antalet arbetsskador som
ledde till frånvaro.
Antal rapporterade åtgärder och typ av rapportering 2014 skada
Totalt sett så har andelen rapporterade årgärder ökat med en procentenhet
jämfört med förra året. Jämfört med 2012 har det skett en rejäl
förbättring.
Det finns fortfarande många händelser som inte har rapporterade
åtgärder, och ibland skrivs åtgärden direkt i rapporten vilket inte syns i
statistiken. Förvaltningen behöver jobba med att få fler åtgärder samtidigt
som man bör förbättra kvaliteten på åtgärderna, förbättra uppföljningen
av händelserna samt avsluta färdiga ärenden.
Flera medarbetare har vid utbildningstillfällen lyft saknaden av
återkoppling av rapporterade händelser. Detta trots att punkten
arbetsskador och tillbud ska finnas med på dagordningen för APT, under
arbetsmiljöpunkten. Förvaltningen startar under 2015 en till samverkansnivå som tre gånger per år kommer att gå igenom sjukfrånvaro,
arbetsskador och tillbud, vilket ger tillfälle till bättre uppföljning på
områdesnivå.
Alla enheter ska genomföra en risk- och sårbarhetsanalys
samt upprätta en handlingsplan för allvarliga händelser
Under våren 2014 utarbetades en mall för risk- och sårbarhetsanalys,
samt förslag på hur man kan ta fram handlingsplan utifrån denna analys.
Under hösten var tanken att cheferna skulle få en genomgång i hur man
kan arbeta med mallen och att alla enheter skulle göra en analys innan
årets slut. Informationen skulle hållas i samband med att cheferna fick
Tjänsteskrivelse
6 (11)
2015-03-06
information kring förvaltningens krisplan och information av
kommunens säkerhetsansvarig vid en chefskonferens.
Det gick inte att få till denna information på den chefskonferens som
hölls under hösten varpå informationen till cheferna uteblev. Brister och
missuppfattningar kring information till cheferna om att denna mall fanns
och skulle användas, gjorde att analyserna inte gjordes. Eva Persson och
Annika Ljungberg skulle kunna stötta cheferna i arbetet om de önskade.
Det gör att detta mål kommer att ligga kvar under 2015. Tid för
information och diskussion kommer att hållas den 4 juni 2015.
Genomförda aktiviteter
Följa riktlinjerna för systematiskt arbetsmiljöarbete i Karlskoga
kommun.
Under hösten har flertalet av socialförvaltningens chefer och skyddsombud gått arbetsmiljöutbildning, anordnad av personalavdelningen.
Utbildningen varvades med faktapass om exempelvis lagstiftning, roller,
ansvar, rehab och riskbedömning, och diskussionsfrågor kring case.
Förbättra uppföljningen av genomförda/icke genomförda skyddsronder i
förberedande arbetsgruppen för att få bra diskussion i skyddskommitté.
Kontinuerliga träffar cirka 3 gånger/år i den förberedande arbetsmiljögruppen.
Den förberedande arbetsgruppen har legat vilande efter sommaren 2014,
vilket berott på olika faktorer. Gruppen har således inte haft träffar enligt
ordning. Eftersom vi under 2015 får mer verksamhetsnära samverkansgrupper så föreslår förvaltningen att denna grupp tas bort, då den aldrig
riktigt fungerat.
Följa upp och analysera sjukfrånvaron i samband med delårsrapporter i
ledningsgrupperna och skyddskommitté.
Sjukfrånvaron har rapporterats i delårsrapporterna tre gånger per år,
redovisning i samverkansgruppen har skett tre gånger under 2014.
Sjukfrånvaron har analyserats i förvaltningens ledningsgrupp i oktober
för att arbeta fram mål kring sjukfrånvaron inför 2015. Analysen visade
som ovan nämnts att det främst är den långa sjukfrånvaron som ökat,
vilket ger en stor ökning på den totala sjukfrånvaron.
Under hösten genomförde Deloitte AB en revisionsgranskning av arbetet
med sjukfrånvaron inom kommunstyrelsens ledningskontor samt
socialförvaltningen. Inga förbättringsområden pekades ut. Slutsatsen av
granskningen var att de såg positivt på att kommunen uppmärksammat
den negativa trenden på sjukfrånvaron och nu söker arbeta fram mål i
förvaltningarna.
Tjänsteskrivelse
7 (11)
2015-03-06
Utarbeta ett stödmaterial för risk- och sårbarhetsanalys och
handlingsplan på enhetsnivå där rutiner kring hur man ska handla vid
oförutsedda händelser tydliggörs.
Under våren 2014 arbetades ett stödmaterial fram. Där finns mall för hur
man kan skriva och en mall för handlingsplan. Det har brustit i
kommunikationen ut till enheterna kring att detta ska göras och hur de
kan få stöd. Detta kommer att blir ett arbete som ska göras under 2015.
Genomföra medarbetarundersökning hösten 2014.
87 procent av socialförvaltningens medarbetare svarade på
medarbetarundersökningen som genomfördes under veckorna 44-47.
Enheterna ska göra en riskbedömning inför sommaren.
Övervägande del av enheterna har gjort riskbedömningar innan
sommaren 2014. VO 1 har även gjort den på områdesnivå. Det ger
enheterna möjlighet att förebygga eventuella brister eller otydligheter
innan sommaren kommer och många ordinarie medarbetare är på
semester.
Erbjuda fördjupning av LISA (it-system) för att förbättra andelen
rapporterade åtgärder.
Personalavdelningen har erbjudit fördjupning i LISA där cheferna fått
kontakta personalavdelningen för utbildningstillfälle. Inga chefer har
begärt fördjupning, men behovet kvarstår.
Sammanfattning
Socialförvaltningen har uppnått ett av sina tre mål. Målet kring
sjukfrånvaron kommer att preciseras mer inför 2015 års arbetsmiljöplan,
målet kring risk- och sårbarhetsanalys kommer verkställas under 2015.
Det mål som uppnåtts kring andel åtgärdade tillbud och arbetsskador
kommer att utvecklas och finnas som aktivitet under 2015. Den
förberedande arbetsgruppen föreslås avvecklas då ny samverkansnivå
implementeras.
Socialförvaltningens förslag till beslut
Socialnämnden godkänner rapport om uppföljning av arbetsmiljöplanen
2014.
Annika Ljungberg
Personalspecialist
Tjänsteskrivelse
8 (11)
2015-03-06
Bilaga rapportering av antal rapporterade händelser
Se diagram sidan 3.
Typ av händelse, tillbud
Av de 332 tillbud som rapporterats har 117 handlat om psykisk
påfrestning (exempelvis stress, kränkning). Övervägande av dessa
händelser är kopplat till ett boende och en daglig verksamhet inom
handikappomsorgen, där brukare mått dåligt i sin sjukdom och det har av
personalen upplevts som stressande och påfrestande. Handlingsplaner
finns upprättade på enheterna, vilka inte alltid hjälper. 89 tillbud är
kopplat till hot (hotfull situstion, uttalanden, handlingar). Diskussioner i
arbetsgrupperna samt upprättande av handlingsplaner är vanligaste
åtgärden. I 45 fall har personalen varit nära att skadas av person. Det
handlar om brukare som hyttar, nyps, tar tag i dig eller liknande
händelser. 12 tillbud har inträffat kopplat till brand, eller elektricitet. Det
är främst på boenden där någon dragit på spisen, glömt slå av spisen eller
glömt mat på spisen. Här finns oftast timer för att minska risken för
brand.
Tjänsteskrivelse
9 (11)
2015-03-06
Typ av händelse, arbetsskada och nollskada
Den absolut vanligaste nollskadan (33 st) är att man blir skadad av annan
person, brukare. Det är oftast kopplat till omvårdnadsarbetet där brukaren
av olika anledningar skadar personalen. Förvaltningen har under flera år
arbetat med bemötande och förhållningssätt, men ibland är brukarens
upplevelser av situationerna omedvetna och/eller beroende av dagsform
som kan vara svår att förutse. Näst vanligaste skadan är fall. Några
gånger kopplat till förflyttningar mellan brukare men vanligast till och
från arbetet under isiga perioder. Fysisk överbelastning, såsom lyft eller
ansträngande/häftig rörelse har skett i 8 fall. Vanligaste orsaken anges
vara att brukaren knäat eller att denne höll på att glida ner mellan
exempelvis stol och säng.
Vanligaste platsen det händer
Mest händelser sker inomhus i enskilda boenden eller enskilt hem det
gäller både tillbud och arbetsskador. Det är ju där brukarna vistas och det
är ju oftast i kontakten med brukarna de flesta händelser uppkommer.
Tjänsteskrivelse
10 (11)
2015-03-06
Vanligaste skadan
Vanligaste skadan är blåmärke eller rodnad, näst vanligast är smärta utan
egentlig synlig eller varaktig skada. Eftersom vanligaste skadan är att
man blir skadad av annan person som slår, river eller nyps, så blir inte
alltid den skadan så synlig men likväl lika viktig att rapportera.
Skadade kroppsdelar
Flest skador sker på arm, finger, hand och ansikte. Det är de ställen som
slagen träffar. När det gäller knän, ben och rygg så är det mer kopplat till
fall eller förflyttningar.
Tjänsteskrivelse
11 (11)
2015-03-06
Klassificering av händelser
De flesta händelserna är av mindre allvarlig karraktär. Några av de
allvarligt registrerade är inte enligt Arbetsmiljöverkets definition att anse
som allvarliga och några har inte fyllt i klassifikationen. De allvarliga
händelser som skett är ett fall där en brukare hotat personalen med yxa,
en personal halkade så illa att hon fick fraktur, ett eltillbud som kunnat
leda till brand samt tunga dörrar på nya boendet.