STK-2015-919
Malmö stad 1 (4) Stadskontoret Datum Tjänsteskrivelse 2015-08-19 Vår referens Henrik Heyman Ekonom [email protected] Kommungemensamma kriterier för utvärdering av intern kontroll STK-2015-919 Sammanfattning Som ett led i att utveckla intern kontroll inom Malmö stad föreslås att ett antal kommungemensamma kriterier för att genom självskattning utvärdera nämnders och helägda bolags arbete med intern kontroll. De kommungemensamma kriterierna för utvärdering av intern kontroll ska användas som en del i uppföljning och utvärdering av kommunens samlade system för intern kontroll, men även utgöra underlag för respektive nämnd och styrelse att bedöma det egna arbetet. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att nämnderna med början verksamhetsåret 2015 genom självskattning ska utvärdera sitt arbete med intern kontroll med hjälp av kommungemensamma kriterier enligt anvisningar från stadskontoret, att nämnderna årligen i samband med årsanalysens upprättande ska rapportera utfallet av utvärderingen utifrån de kommungemensamma kriterierna tillsammans med uppföljning av internkontrollplan som följer av Malmö stads reglemente för intern kontroll samt, att anmoda MKB Fastighets AB, Vagnparken i Skåne AB, Malmö Stadsteater AB, Malmö Live Konserthus AB och Malmö kommuns parkerings AB att med början verksamhetsåret 2015 utvärdera sitt arbete med intern kontroll utifrån de kommungemensamma kriterierna och att rapportera utfallet till kommunstyrelsen enligt stadskontorets anvisningar Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse KS 2015-09-02 Kommungemensamma kriterier för utvärdering av intern kontroll Bilaga ärende STK-2015-919 Modell för utvärdering av intern kontroll Beslutsplanering KS Arbetsutskott 2015-08-24 Kommunstyrelsen 2015-09-02 SIGNERAD 2015-08-20 Ärendet 2 (4) Bakgrund Intern kontroll syftar till att nämnder och styrelser med rimlig grad av säkerhet ska fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: Verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering samt efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Ansvar och roller i internkontrollarbetet finns definierat i Malmö stads reglemente för intern kontroll som, tillsammans med tillämpningsanvisningar, antogs av kommunfullmäktige 2000-0928. Det är nämnderna som har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Till Malmö stads reglemente för intern kontroll finns beslutade tillämpningsanvisningar. Enligt tillämpningsanvisningarna ska som grund för respektive nämnds årliga planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet riskanalyser göras och internkontrollplan antas av nämnden. I internkontrollplanen ska redogöras för vilka rutiner, processer etc. som ska granskas och hur detta ska gå till. Nämnden ska senast i samband med årsanalysens upprättande, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, vidta åtgärder. Det har visat sig att nämndernas uppföljningsrapporter inte har utgjort tillräckligt underlag för denna utvärdering. Dessutom har det varit svårt att få en överblick över kommunens samlade system för intern kontroll. Ett behov har framkommit av en gemensam måttstock i form av kommungemensamma kriterier mot vilka utvecklingsnivån på den interna kontrollen kan stämmas av. Syfte De kommungemensamma kriterierna för utvärdering av intern kontroll ska användas som en del i uppföljning och utvärdering av kommunens samlade system för intern kontroll, men även utgöra underlag för respektive nämnd och styrelse att bedöma det egna arbetet. Gemensamma kriterier kommer att användas för: att klargöra förväntningar och följa upp arbetet med intern kontroll i nämnderna att bedöma kommunens samlade system för intern kontroll, tydliggöra brister och hitta gemensamma utvecklingsområden att bedöma respektive nämnders och styrelsers nivå på arbetet med intern kontroll (processen) att förbättra återkoppling till förvaltningarna De kommungemensamma kriterierna blir en viktig komponent i arbetet med att kvalitetssäkra arbetet med intern kontroll. Genom sin utformning kommer de gemensamma kriterierna bidra till lärande dels genom att de signalerar vilka krav som ställs på ett ändamålsenligt och effektivt arbete med intern kontroll, dels för att de underlättar uppföljning och utvärdering och att därmed identifiera behov av utveckling. Ett annat syfte är att identifiera behov av samordning och kommunövergripande förbättringar i det samlade systemet för intern kontroll. 3 (4) Utöver ovan beskrivna syften ska de gemensamma kriterierna ses som ett medel för kommunstyrelsen i dess roll som ansvarig för ledning och samordning samt uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Kommungemensamma kriterier för utvärdering av intern kontroll De kommungemensamma kriterierna för intern kontroll består av ett antal påståenden fördelade på kategorierna i systemet för intern kontroll så som det beskrivs i COSO-ramverket (som är en vedertagen internationell standard för utvärdering av system för intern kontroll): Kontrollmiljö Riskanalys Kontrollaktiviteter Kommunikation/information Uppföljning/utvärdering Påståendena presenteras i en tabell. Till varje påstående finns en eller flera frågor kopplade som ska underlätta förståelsen av vad som förväntas. Påståenden och frågor redovisas i bilaga till detta ärende. De påståenden och frågor som redovisas i bilagan är framarbetade i samarbete med representanter från förvaltningar och bolag. Nämnderna ska årligen genom självskattning bedöma sitt arbete med intern kontroll utifrån de gemensamma kriterierna. Självskattningen ska, tillsammans med övrig uppföljning av intern kontroll, rapporteras till kommunstyrelsen i samband med årsanalysens upprättande. De påståenden och frågor som redovisas i bilaga till detta ärende är de som föreslås användas vid utvärdering av intern kontroll för verksamhetsåret 2015. Vid behov kan påståenden och frågor komma att justeras något mellan åren. Stadskontoret kommer i årliga anvisningar beskriva hur självskattning och rapportering ska gå till. Eventuella justeringar i påståenden och frågor kommer också framgå i anvisningarna. Av 6 kap. 1 § kommunallagen framgår att kommunstyrelsen ska ha uppsikt även över kommunal verksamhet som bedrivs i de av kommunen helägda aktiebolagen. Enligt reglemente för Malmö kommunstyrelse ingår som en del i styrelsens styrfunktion att fortlöpande ha uppsikt över verksamheten i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen. Mot bakgrund av detta bör aktiebolag som är helägda av kommunen (MKB Fastighets AB, Vagnparken i Skåne AB, Malmö Stadsteater AB, Malmö Live Konserthus AB och Malmö kommuns parkerings AB) anmodas att med början verksamhetsåret 2015 utvärdera sitt arbete med intern kontroll utifrån de kommungemensamma kriterierna och rapportera utfallet till kommunstyrelsen enligt stadskontorets anvisningar. Ansvariga Jan Åke Troedsson Ekonomidirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör 4 (4) BILAGA: GEMENSAMMA KRITERIER FÖR UTVÄRDERING AV INTERN KONTROLL I MALMÖ STAD Kontrollmiljö Riskanalys Kontrollaktiviteter Kommunikation/Information Uppföljning/utvärdering Ansvar och befogenheter tydliggjorda Det finns en relevant och konsekvent genomförd granskningsmetodik Ledningsgrupperna hanterar kontinuerligt intern kontrollfrågor Åtgärder vidtas vid konstaterade avvikelser Anvisningar antagna för intern kontroll Risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras Riskanalysen innehåller risker av varierande art Granskningar är dokumenterade och kända Informationstillgången är tillräcklig Återkoppling görs till förvaltnings/bolagsledningen Effektiv arbetsstruktur för arbetet med intern kontroll Riskanalysen är underlag för åtgärder och granskningar Nya chefer får introduktion om intern kontroll Återkoppling görs till nämnden/styrelsen Ledningsgrupperna tar ansvar för fungerande kontrollmiljö Riskanalysen kommuniceras med nämnden/styrelsen Granskningar och åtgärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys Oberoende i förhållande till processen som granskas 1 BILAGA: GEMENSAMMA KRITERIER FÖR UTVÄRDERING AV INTERN KONTROLL I MALMÖ STAD KONTROLLMILJÖ Ansvar och befogenheter tydliggjorda Finns det nedskrivet vem/vilken funktion som har vilket ansvar avseende arbetet med intern kontroll? Antagna anvisningar för intern kontroll Finns det antagna anvisningar för arbetet med intern kontroll inom nämnden/bolaget? Effektiv arbetsstruktur för arbetet med intern kontroll Finns det en dokumenterad tidplanering över året för arbetet med intern kontroll? Sker utvärdering, uppföljning och förbättring av kontrollmiljön årligen? Genomförande och uppföljning sker enligt uppgjord plan och beslutad struktur? Ledningsgrupperna tar ansvar för fungerande kontrollmiljö Tas frågor om intern kontroll kontinuerligt upp på ledningsgrupper på olika nivåer? Stöds bedömningen av annan information om organisationsklimat i t.ex. medarbetarenkäter? RISKANALYS Risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras Finns det en dokumenterad riskanalys där riskerna är bedömda utifrån sannolikhet och konsekvens? Riskanalysen innehåller risker av varierande art Har i riskanalysen risker av varierande art, t.ex. verksamhet, ekonomi, förtroende identifierats, övervägts och dokumenterats? Omfattar riskanalysen risker inom såväl verksamhet som stödprocesser? Omfattar riskanalysen risker av såväl strategisk som operativ karaktär? Riskanalysen är underlag för åtgärder och granskningar Utgör riskanalysen underlag för planering av vad som är viktigast att kontrollera/granska samt planering för vad som är viktigast att åtgärda? Riskanalysen kommuniceras med nämnden/styrelsen Får nämnden/styrelsen information om förvaltningens/bolagets riskanalysarbete? Bedöms informationen leda till att nämnden/styrelsen blir involverad? 2 BILAGA: GEMENSAMMA KRITERIER FÖR UTVÄRDERING AV INTERN KONTROLL I MALMÖ STAD KONTROLLAKTIVITETER Det finns en relevant och konsekvent genomförd granskningsmetodik Finns det definierade relevanta metoder för respektive granskning i kontrollplanen (granskningssätt, urval, omfattning, frekvens etc.)? Genomförs kontrollaktiviteterna metodiskt och i passande omfattning i förhållande till risk? Genomförs kontrollerna konsekvent och utan undantag? Granskningar är dokumenterade och kända Dokumenteras metod för och resultat av genomförda granskningar i granskningsrapport? Granskningar och åtgärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys Har granskningsområden i kontrollplanen en grund i en dokumenterad riskanalys? Är åtgärdernas effektivitet tillräckligt utvärderad? Bedöms kontrollkostnader mot kontrollnytta? Oberoende i förhållande till processen som granskas Har eventuell jävsproblematik och oberoende övervägts i valet av metod för kontroll? KOMMUNIKATION/INFORMATION Ledningsgrupperna hanterar kontinuerligt intern kontroll-frågor Hanteras planering och uppföljning av intern kontroll-arbetet kontinuerligt av ledningsgrupper på övergripande nivå (avdelningsnivå eller motsvarande)? Informationstillgången är tillräcklig Finns information om förvaltningens/bolagets intern kontroll-arbete tillgängligt på intranätet? Har medarbetarna tillräcklig tillgång till relevant information för att en god intern kontroll ska uppnås? Nya chefer får introduktion om intern kontroll Får nyanställda chefer, som en del i introduktionen, information och utbildning om internkontroll-arbete och sitt eget ansvar? 3 BILAGA: GEMENSAMMA KRITERIER FÖR UTVÄRDERING AV INTERN KONTROLL I MALMÖ STAD UPPFÖLJNING/UTVÄRDERING Åtgärder vidtas vid konstaterade avvikelser Föreslås och genomförs åtgärder/förbättringar utifrån konstaterade avvikelser vid granskningar? Används granskningsrapporterna i det reguljära kvalitetsarbetet? Återkoppling görs till förvaltnings-/bolagsledningen Görs återkoppling till förvaltnings-/bolagsledningen av resultatet av intern kontroll-arbetet? Återkoppling görs till nämnden/styrelsen Görs återkoppling till nämnden/styrelsen av resultatet av internkontroll-arbetet? Tillfredsställande Förbättringsområde Behöver ses över omgående 4
© Copyright 2024