Servicenämnden handlingar 2015-10-12
Servicenämnden handlingar 2015-10-12 HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Servicenämnden 2015-10-05 Sida Box 153 301 05 Halmstad Tfn: 035 – 13 70 00 E-post: [email protected] Plats: Studiebesök på Krämaren Karl Ifvarssonsgatan 27 Sammanträde på BAS, lokal: Carell Sammanträdesdatum 2015-10-12 Tid: 13:00 studiebesök krämaren, 14:30 nämndsmöte BAS Ordförande: Maria Söderberg Sekreterare: Christel Rehmark 1 Val av protokollsjusterare 2 Godkännande av dagordning 3* SE 2015/0012 Delårsbokslut 2015 4* SE 2015/0121 Remiss Förslag till riktlinjer för internkontroll 5* SE 2015/0016 Information Verksamhetsplan 2016 Utdelning av hedersgåva Aktuella upphandlingar 1(1) 1(2) Tjänsteskrivelse 2015-10-05 Diarienummer: SE 2015/0012 Version: Beslutsorgan: Servicenämnden Enhet: Servicekontoret Christel Rehmark E-post: [email protected] Telefon: Delårsbokslut Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsbokslut januari-augusti inklusive personalredovisning samt verksamhetsredovisning 2015 med aktiviteter och nyckeltal. Sammanfattning Föreligger av servicekontoret upprättat delårsbokslut, som baseras på utfall januari – augusti 2015. Förvaltningens föreslår att servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsbokslut januari-augusti. Delårsbokslutet är upprättat enligt direktiv från Stadskontoret och i enlighet med kommunens ekonomistyrningsprinciper. Ärendet har beretts av förvaltningens ekonomer tillsammans med budgetansvariga verksamhets- och områdeschefer. Prognos för helåret redovisar en budgetavvikelse på +900 tkr gentemot den av kommunfullmäktige fastställda ramen. Ärendet Uppdrag Delårsbokslut sammanställs och rapporteras in till kommunstyrelsen i enlighet med anvisningar från Stadskontoret. 1 Bakgrund I enlighet med Ekonomistyrningsprinciper, fastställda av kommunfullmäktige 2005-0616, § 92, ska uppföljning av budgeten ske vid 9 tillfällen per år, varav tre redovisas för kommunfullmäktige. Redovisning till kommunfullmäktige skall ske per den 30:e april och per den 31:e augusti, samt vid bokslut. För Servicekontoret Carl Westman Förvaltningschef Christel Rehmark Administrativ chef 2 Delårsbokslut 2015 Servicenämnden Delårsbokslut 2015 Delårsbokslut 2015 1 Servicenämnden Halmstads kommun Innehållsförteckning 1 Inledning ................................................................................................................................ 3 2 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål .................................. 4 2.1 Målområde: Bygga och bo ..................................................................................................................................................... 4 2.2 2.3 Målområde: Demokrati och dialog....................................................................................................................................... 5 Målområde: Miljö och energi ................................................................................................................................................ 6 2.4 2.5 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad ........................................................................................................................ 6 Målområde: Omsorg och stöd .............................................................................................................................................. 7 2.6 2.7 Målområde: Resor och trafik ................................................................................................................................................. 8 Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa .................................................................................................................... 9 2.8 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar ...................................................................................................................... 10 3 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål .................................................... 12 4 Personalredovisning .............................................................................................................. 17 5 Ekonomisk redovisning ....................................................................................................... 20 6 Nyckeltal ............................................................................................................................... 21 3.1 6.1 6.2 Nämndens/styrelsens mål ...................................................................................................................................................12 Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen .................................................................... 21 Nyckeltal/resultat som följs av verksamheten ................................................................................................................. 21 Delårsbokslut 2015 2 Servicenämnden Halmstads kommun 1 Inledning Läsanvisningar Utfall för målen anges enligt följande: Status för aktiviteter anges enligt följande: Observera att för mätetal hämtas senaste målvärde och utfall. I de fall målvärden satts för tertial snarare än helår, visas tertialmålvärdet i tabellerna. Så här i början av hösten ser 2015 ut att bli ännu ett bra år för Servicekontoret i de allra flesta avseenden. God måluppfyllnad, nöjda kunder och medarbetare ger en stabil grund för ett fortsatt utvecklingsarbete med att ge bra service till såväl kommunens verksamheter, invånarna, servicekontoret självt och den enskilde medarbetaren. Bland orosmolnen syns på samma sätt som hos merparten av kommunens förvaltningar dessvärre en utmaning med ökande sjuktal. Övertagandet av förskolekök och verkstad/åkeri går enligt plan. Inom vårt miljöarbete har vi klarat av intern- och lagrevision med endast ett fåtal mindre avvikelser och några förbättringsförslag. Vid revisionen noterades särskilt det stora engagemanget bland personalen och det systematiska arbetet med att minska antalet kemikalier i verkstaden där man på kort tid minskat antalet med nästan 70%. Vidare tar Halmstad täten inom IT-området nu när IT-service är samordningsansvarig för Sveriges kommuner inom nationell eKlient i samverkan. eKlient är ett samarbete där landets regioner, landsting och kommuner delar på kostnader, kompetens och utveckling av IT i syfte att få bättre kvalitet och kostnadseffektivitet. I augusti höll Städservice en mycket uppskattad kulturmässa på Halmstad Arena där vi visade på den mångfald som finns på Servicekontoret. Medarbetare från 20 nationaliteter bjöd på mässa med mat, dans och upplevelser under hela dagen. Framöver kommer vi intensifiera arbetet med att bidra till en bättre vardag. Detta sker bland annat genom att i samverkan med beställande nämnder genomföra förändringar i syfte att skapa effektiviseringar för dessa och/eller genomföra förändringar för att skapa kommunövergripande nytta. Delårsbokslut 2015 3 Servicenämnden Halmstads kommun 2 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 2.1 Målområde: Bygga och bo 2.1.1 Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska (konkretiserat mål). 2.1.1.1 Energisparande IT Senaste kommentar Planerade energisparåtgärder inom IT har utfallit enligt plan, eller bättre. Energisparåtgärderna är inte bara bra för miljön, utan även för ekonomin. Nyligen infördes att energisparläge på kommunens datorer är på dygnet runt. Detta innebär att oavsett tidpunkt på dygnet så går kommunens datorer ner i viloläge efter en viss tid av inaktivitet. Mätetal Sparad energi i % per dygn, basår 2012 Målvärde Utfall 15% 17% Aktiviteter Senaste kommentar Nu finns virtuell klient som tjänst att avropa för kommunens verksamheter. Tjänsten är hittills marknadsförd via nyhetsbrev och intranät. Fler tjänster kommer under året att skapas för att möta verksamheternas behov. Införa och marknadsföra virituella/tunna klienter Delårsbokslut 2015 4 Servicenämnden Halmstads kommun 2.2 Målområde: Demokrati och dialog 2.2.1 Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information (konkretiserat mål). 2.2.1.1 Förbättra vår externa kommunikation Senaste kommentar Förvaltningen har förstärkts med en kommunikatör (anställd i central kommunikationsenhet). Det interna arbetet med hållbar kommunikation förbättrar kontakterna med övriga förvaltningar och invånare i Halmstads kommun. Mätetal Antal aktiviteter, basår 2015 Målvärde Utfall 2 2.2.2 Kommuninvånarna ska uppleva att de har möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling (konkretiserat mål). 2.2.2.1 Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i utveckling av servicenämndens verksamhetsområden. Senaste kommentar Dialogmöte med allmänheten pågår. Arbetet med städ- och matråd fortsätter. Mätetal Antal dialogmöten med allmänheten. Målvärde Utfall 4 4 Aktiviteter Senaste kommentar Vid minst ett tillfälle ska nämnden föra dialog med invånarna runt aktuella ämnen (allmänhetens frågestund) - Städ och måltidsservice delta i föräldramöten/ anhörigmöten Pågår Delårsbokslut 2015 5 Servicenämnden Halmstads kommun 2.3 Målområde: Miljö och energi 2.3.1 Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas (konkretiserat mål). Aktiviteter Senaste kommentar Redovisa andel av nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen – hela HK 44 av 66 = 67% Redovisa andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med biogas – hela HK 6 av 66 = 9% Redovisa andel undantag från beställande nämnder avseende krav på fordon med förnybart bränsle – hela HK Hemvårdsnämnden 5 Fastighetsnämnden har ett stående undantag att användas vid behov 3 Redovisa andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs av förnybara bränslen 215 + 3 elfordon av 506 totalt = 43% Redovisa andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs med biogas 98 av 506 = 19,4 % 2.3.1.1 Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen ska öka Senaste kommentar 1 fordon anskaffat = gasfordon Mätetal Alla nyanskaffade fordon inom servicenämndens verksamhetsområde ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas Målvärde Utfall 100% 100% 2.4 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad 2.4.1 Unga människors möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden ska öka (konkretiserat mål). 2.4.1.1 Bereda arbetstillfällen för ungdomar Senaste kommentar Redovisning görs årsvis, målet har uppnåtts under de 8 första månaderna 2015. Mätetal Antal erbjudna platser för praktik, prova på, sommarkraft etc. Delårsbokslut 2015 Målvärde Utfall 60 6 Servicenämnden Halmstads kommun 2.5 Målområde: Omsorg och stöd 2.5.1 Nivån på den upplevda kvaliteten avseende insatser för äldre och personer med funktionsnedsättning ska bibehållas (konkretiserat mål) 2.5.1.1 Öka mängden mat lagad från grunden. Senaste kommentar Vid mätning under våren 2015 har vi lagat 94% från grunden Mätetal Andelen mat lagad från grunden Målvärde 93% Utfall 94% 2.5.1.2 Socialstyrelsens NKI-undersökning ska påvisa nöjdare kunder. Senaste kommentar Socialstyrelsens enkät genomförs under hösten 2015. Resultatet vid senaste mätning = 82% Mätetal Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen Målvärde Utfall 83 82 Aktiviteter Senaste kommentar Genomföra NKI-mätning avseende mat levererad till eget boende. Görs hösten 2015 Delårsbokslut 2015 7 Servicenämnden Halmstads kommun 2.6 Målområde: Resor och trafik 2.6.1 Energianvändningen från kommunens tjänsteresor med personbilar ska minska (konkretiserat mål). Aktiviteter Senaste kommentar Vi kommer att kunna redovisa körda mil per tjänstefordon till alla förvaltningar för 2015, vid årsbokslutet. Vi kommer under 2015 kunna göra behovsanalys av kommunens fordon Redovisa antal körda mil per tjänstefordon till alla förvaltningar. Behovsanalys av kommunens tjänstefordon 2.6.1.1 Ökad medvetenhet vad gäller kommunens riktlinjer för resor i tjänsten Senaste kommentar Aktiviteter Senaste kommentar Redovisa energianvändning för tjänsteresor med servicekontorets fordon Energianvändningen kommer att kunna redovisas för 2015 Tillhandahålla alternativa miljövänliga transportmedel inom servicekontoret Vi tillhandahåller elcyklar samt resekort för att uppmuntra till alternativa transportmedel. Vi tillhandahåller elcyklar Uppmuntra användning av cykeln i jobbet Vi kommer att kunna beräkna nyttjandegrad på förvaltningarnas fordon för 2015, vid årsbokslutet. Översyn av SE verksamheternas fordonsbehov (nyttjandegrad) Delårsbokslut 2015 8 Servicenämnden Halmstads kommun 2.7 Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa 2.7.1 Andelen lokalt producerade livsmedel som kommunen köper in ska öka 2.7.1.1 Andelen lokalt producerat kött (inom 15 mils radie) som köps in ska kunna redovisas 2015. Senaste kommentar Mätningen görs i december Mätetal Andel lokalt producerade livsmedel, basår 2014 Målvärde Utfall 15% Aktiviteter Senaste kommentar Redovisa antal varugrupper som är lokalt producerade Görs december 2015 Redovisa hur stor andel livsmedel som är lokalt producerade Görs december 2015 2.7.1.2 Andel Svenskt producerade livsmedel ska mätas 2014 (basår) Senaste kommentar Mätningen görs i december Mätetal Andel Svenskt producerade livsmedel ska mätas 2014 =Basår Målvärde Utfall Aktiviteter Senaste kommentar Mäta andelen livsmedel som har usprungsland Sverige (enl Livsmedelsverkets definition) Görs december 2015 2.7.2 Minst 25 procent av de livsmedel kommunen köper in ska vara ekologiskt producerade år 2015 (konkretiserat mål). 2.7.2.1 Minst 30% av de livsmedel som måltidsservice köper in ska vara ekologiskt producerade år 2015. Senaste kommentar Vid mätning efter T2 har vi inhandlat 31% ekologiska livsmedel till verksamheten. Mätetal Andel ekologiskt producerade livsmedel Delårsbokslut 2015 Målvärde Utfall 30% 31% 9 Servicenämnden Halmstads kommun 2.8 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar 2.8.1 Ett strategiskt jämställdhetsarbete (övrig prioritering) 2.8.1.1 Kunskap om jämställdhetsarbete och mångfald ska öka och arbetet utifrån kommunens riktlinjer förbättras. Senaste kommentar Workshop med ledningsgruppen och dialog på nämndens planeringsdagar + aktiviteten kulturmässa ligger till grund för den fortsatta planeringen. Mätetal Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering Genomsnittsbetyg på frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" (medarbetarenkät) Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (medarbetarenkät) Antal serviceteam som SE deltar i. Målvärde Utfall 3 3 4,3 4,4 88% 94% 3 2 Aktiviteter Senaste kommentar Lönekriterier ska ses över årligen och uppdateras vid behov Gemensamma lönekriterier för förvaltningen samverkas under hösten 2015. Öka kunskaper om och skapa rutiner i enlighet med den europeiska deklarationen för jämställdhet och Halmstads kommuns anvisningar. Arbetet med deklarationen startar i samband med Verksamhetsplan 2016. Delta i skapande av serviceteam. En enklare vardag. Platsannonser som uppmuntrar sökande av underrepresenterat kön. Samverkan fortsätter ute i arbetsgrupper. Det övergripande arbetet har inletts för att utveckla samverkan mellan förvaltningsledningarna i Servicekontoret, Fastighetskontoret och Teknik- och fritidskontoret. Facility Management studeras i bland annat studiebesök. Alla annonser som införs i Offentliga Jobb granskas av HR-funktionen. Texten läggs till om den saknas. Stadskontoret håller på att skapa en ny formulering. Exempel på aktivitet: tema på APT, utbildning, kulturdag. Kulturmässa 17:e augusti 2015. Exempel på dokumentation av möten med olika kulturer och utifrån olika perspektiv t ex jämställdhet:Dagboksanteckningar- Artiklar i nyhetsbrev- Filmer Artiklar i nyhetsbrev med bilder från Alla hjärtans dag och Kulturmässan. Hallandsposten artikel om Kulturmässan. Omvärldsbevaka och utreda moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt. Moderna arbetsformer studeras bland annat i arbetet med Facility management. Delårsbokslut 2015 10 Servicenämnden Halmstads kommun 2.8.2 Halmstad - den inkluderande kommunen (övrig prioritering) 2.8.2.1 Erbjuda aktiviteter för ökad tillgänglighet Senaste kommentar Erbjuder aktiviteter som främjar tillgänglighet, Ex timbal kost, anpassning surfplattor/datorer till synskadade, funktionshinderanpassade fordon. Mätetal Antal erbjudna aktiviteter för tillgänglighetsökning Målvärde Utfall 2 2 Aktiviteter Senaste kommentar Exempel på aktiviteter som främjar tillgänglighet: timbalkost, anpassning av surfplattor/datorer till synskadade, funktionshinderanpassning av fordon. 2.8.2.2 Bereda arbetstillfällen för ungdomar Senaste kommentar Redovisning görs årsvis, målet har uppnåtts under de 8 första månaderna 2015. Mätetal Antal erbjudna platser för praktik, prova på, sommarkraft etc. Målvärde Utfall 60 2.8.2.3 Dokumentera möten med olika kulturer och utifrån olika perspektiv t ex jämställdhet. Senaste kommentar Såväl egna informationskanaler som lokala media har rapporterat om Måltidsservice evenemang med ensamkommande flyktingbarn och Städservice kulturmässa. Aktiviteter Senaste kommentar Exempel på dokumentation av möten med olika kulturer och utifrån olika perspektiv t ex jämställdhet:Dagboksanteckningar- Artiklar i nyhetsbrev- Filmer Artiklar i nyhetsbrev med bilder från Alla hjärtans dag och Kulturmässan. Hallandsposten artikel om Kulturmässan. Delårsbokslut 2015 11 Servicenämnden Halmstads kommun 3 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 3.1 Nämndens/styrelsens mål 3.1.1 I samverkan med övriga förvaltningar minska skadorna på kommunens fordon Senaste kommentar Förestående fordonsbokslut kommer ge förvaltningarna en bild över hur kostnadsutvecklingen ser ut avseende reparationer och självriskkostnader. Det kommer att stimulera till aktiviteter inom berörd förvaltning som syftar till att minska skadorna Aktiviteter Senaste kommentar Redovisa (till förvaltningarna) sammanlagda reparationskostnader och självriskkostnader i samband med reparationer av kommunens fordon. Vi kommer att kunna redovisa sammanlagda reparationskostnader och självriskkostnader för förvaltningarna 2015 3.1.2 Service och bemötande Senaste kommentar Hela servicekontoret arbetar ständigt med att aktualisera frågor runt service & bemötande. Diskussioner på APT, utskick, posters och stor-samlingar. Mätetal NöjdKundIndex Städservice NöjdKundIndex IT-service NöjdKundindex Kontorsservice NöjdKundindex Måltidsservice Målvärde 90% 90% 90% 90% Aktiviteter Aktivt lyfta upp service och bemötande i arbetsplatsträffar och ingå i serviceplanen. NKI Enkät Mailenkät till slumpvis utvalda kunder vid avslutat ärende på ITS Utfall 93% 98,4% 96% 94,7% Senaste kommentar Service och bemötande är ständiga punkter på arbetsplatsträffar samt vid introduktion av nyanställd personal Enkät görs i oktober Mätningen görs under ett par månader flera gånger under året, utifrån IT-service ärendehanteringssystem Nilex. Utvärdera och förbättra vår NKI-mätning Delårsbokslut 2015 12 Servicenämnden Halmstads kommun 3.1.3 Uppföljning av Nämndens verksamhetsområden Senaste kommentar Pågår fortlöpande Mätetal Antal genomförda kvalitetskontroller och/eller stickprov inom städ och måltidsservice Målvärde Utfall 100 140 3.1.4 Minska matsvinnet inom Måltidsservice Senaste kommentar Vid mätning under våren 2015 slängdes 6,5 % per portion Mätetal %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnaiseskolor (snitt för hela verksamheten) Målvärde Utfall 6,5% 6,5% 3.1.5 SE egen verksamhet största möjliga mån välja ekologiska varor, etiskt och miljömärkta varor Senaste kommentar Genomförd på kaffe/the. Inköp av miljömärkt kontorsmaterial prioriteras. Mätetal Andel ekologiska och/eller etiskt märkta livsmedel av SE inköp för eget bruk (Torsgatan) Delårsbokslut 2015 Målvärde Utfall 75% 75% 13 Servicenämnden Halmstads kommun 3.1.6 Kunskap om fysisk,organisatorisk och social arbetsmiljö ska öka. Senaste kommentar Föreskriften offentliggörs i september. Intern information och utbildning fortsätter under hösten. Mätetal Index för nöjd medarbetare Målvärde 79 Aktiviteter Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom hela förvaltningen Öka delaktighet i arbetsmiljöarbetet Utfall 82 Senaste kommentar Det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar allt bättre i förvaltningen. Beredskap för särskilda händelser har förbättrats. Årlig riskanalys görs i arbetsgrupper. Omvärldsbevaka och utreda moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt. Moderna arbetsformer studeras bland annat i arbetet med Facility management. Utbilda chefer och skyddsombud i ny AFS om organisatorisk och social arbetsmiljö Remisstiden för föreskriften har gått ut men beslut har inte fattats. 3.1.7 Minska korttidsfrånvaro Senaste kommentar Korttidsfrånvaron har ökat i jämförelse med samma tidsperiod 2014 men det är glädjande att ökningen är ganska liten. Prognosen är fortfarande osäker. Mätetal Sjukdagar/anställd korttidsfrånvaro Index för nöjd medarbetare Målvärde 79 Aktiviteter Utfall 82 Senaste kommentar Ergonomiutbildning och stöd för medarbetare Utbildning och stöd ges fortlöpande. Öka delaktighet i arbetsmiljöarbetet Årlig riskanalys görs i arbetsgrupper. Genomföra enkät för servicekontorets personal Utbilda personal i hjärt- lungräddning Omvärldsbevaka och utreda moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt. Delårsbokslut 2015 Medarbetarenkäten hade en hög svarsfrekvens med tanke på ny insamlingsmetod. NMI-värdet är ännu högre än tidigare och en mycket stor andel av resultaten är bättre än i föregående undersökning. Utbildningarna följer ett rullande schema. Redovisning och bevakning förväntas bli lättare vid införande av nytt HR-system. Moderna arbetsformer studeras bland annat i arbetet med Facility management. 14 Servicenämnden Halmstads kommun 3.1.8 Strategisk kompetensförsörjning Senaste kommentar Kravprofiler finns för flera roller inom Servicekontoret. Mallen för kompetensinventering har testats i några verksamheter. Lönesystemets kompetensmodul används från 2016. Mätetal Andel individuella utvecklingsplaner. Målvärde 80% Aktiviteter Tydliggöra arbetsgivarens förväntningar Mäta befintlig kompetens Formulera kompetensstrategier för verksamheterna och förvaltningen Individuella utvecklingsplaner Dialog i arbetsgrupper om värderingar och önskvärt beteende för att skapa en enklare vardag. Utfall 78% Senaste kommentar Arbetet med kompetensprofiler har påbörjats och intensifieras när lönesystemets modul för kompetens införs 2016. Kompetens har mätts utifrån förvaltningens egen mall. I 2016 års medarbetarsamtal dokumenteras kompetens utifrån Halmstads kommuns gemensamma mall. Dokumentation görs i det nya lönesystemet som ger möjlighet att redovisa tabeller och diagram, gap mellan kompetenskrav och befintlig kompetens. Arbetet med kompetensstrategier har inte startat vid halvårsskiftet 2015 som planerat. Medarbetarenkät 2016 mäter hur stor andel av medarbetarna som har individuell utvecklingsplan. I mätningen 2015 (februari) var siffran 78%. En enklare vardag har lanserades 2014 som ett syfte med servicekontorets arbete. Det knyter tydligt an till reglementet; servicenämnden har ett uppdrag att förbättra rutiner och arbetssätt för hela kommunens bästa. 3.1.9 Kartläggning av transporter som kontorsservice kan samordna via postrundan inom kommunen. Senaste kommentar Samarbete pågår med hemvårdsförvaltningen. Samarbete med kulturförvaltningen diskuteras. Gäller transport av böcker till biblioteken. Aktiviteter Kartläggning av transporter Ruttoptimering av transporter inom servicekontorets verksamheter Delårsbokslut 2015 Senaste kommentar Kommuntransport kan kartlägga transporter och ta fram underlag för ruttoptimering m.m. genom att plocka ur information från körjournalerna. Ruttoptimering är gjord. Den kommer att aviseras till våra kunder under hösten 2015 15 Servicenämnden Halmstads kommun 3.1.10 Årligen öka samordningsgraden för transporter via Samordnad varudistribution Senaste kommentar Samordningsgraden ökar kontinuerligt. Under året kommer vi att se över innehållet i de två olika flödena. Syftet är att kunna samla så mycket som möjligt i samma flöde för att på detta vis öka samordningsgraden ytterligare Mätetal Samordningsgrad (basår 2012 hade 50%) Målvärde Utfall 65% 65% Aktiviteter Senaste kommentar Miljöredovisning samordnad varudistribution. Basår 2013 Redovisning finns månadsvis från och med 2013-02-01 3.1.11 Redovisa Fordonsbokslut till beställarna (Servicenämnden) Senaste kommentar Fordonsbokslut kommer att kunna erbjudas 2015 Mätetal Andel fordon av totala fordonsflottan som omfattats av ett fordonsbokslut Målvärde Utfall 100% 100% Aktiviteter Redovisa årssammanställning av fordonen Redovisa utsläpp koldioxid (antal ton) hel HK, basår 2014 = 2 012 ton CO2 Senaste kommentar Årssammanställning av fordon kan göras under för 2015, vid årsbokslutet. Vi kommer att redovisa koldioxidutsläpp för 2015 3.1.12 Andelen köttvaror i Måltidsservice regi ska mätas och utvecklingen ska följas Senaste kommentar Andelen kött kommer att mätas i december 2015 Aktiviteter Senaste kommentar Mäta antal gram kött per serverad portion inom måltidsservice- värde 2014: 77 gram Görs i december Delårsbokslut 2015 16 Servicenämnden Halmstads kommun 4 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Administrativ service IT-service Kommuntransport Kontorsservice Måltidsservice Stab och ledning Städservice Totalt Tillsvidare Årsarbe-tare tills-vidare Visstid 8 8 2 48 20 12 222 2 187 499 48 20 12 196 2 168 453 3 1 3 2 0 7 18 Augusti 2014 andel visstid (%) Augusti 2015 andel visstid (%) 2% 4% Servicekontoret har sedan 2014 ökat med 79 personer. De flesta fördes över från Barn- och ungdomsförvaltningen och arbetar i förskolekök. Teknik- och fritidsförvaltningens omorganisation ledde till att transportverksamheten togs över av Kommuntransport. Andelen män har ökat i förvaltningen som helhet (se nästa tabell). Snedfördelningen finns kvar inom ITservice, Måltidsservice och Städservice. En positiv utveckling är Måltidsservice som har 11% män jämfört med 6 % föregående år. Könsfördelning - tillsvidareanställda Administrativ service IT-service Kommuntransport Kontorsservice Måltidsservice Stab och ledning Städservice Totalt Kvinnor Män Totalt Augusti 2014 andel kvinnor (%) Augusti 2015 andel kvinnor (%) 6 2 8 75 % 75 % 3 3 5 198 1 173 389 45 17 7 24 1 14 110 48 20 12 222 2 187 499 9% 50 % 56 % 94 % 67 % 93 % 82 % 6% 15 % 42 % 89 % 50 % 93 % 78 % Könsfördelning - visstidsanställda Totalt Delårsbokslut 2015 Kvinnor Män Totalt 9 9 18 17 Augusti 2014 andel kvinnor (%) 44 % Augusti 2015 andel kvinnor (%) 50 Servicenämnden Halmstads kommun Timavlönad personal 2014 Antal timmar 808 1 809 19 238 15 870 37 898 IT-service Kontorsservice Måltidsservice Städservice Totalt Heltids-tjänster 1 1 15 12 29 2015 Antal timmar 1 397 2 711 28 145 21 635 53 888 Heltids-tjänster 1 2 21 16 41 Timvikarier har använts i större omfattning. Kontorsservice har olika korta uppdrag och har tagit in personal vid behov. Städservice har använt timanställda vid sjukfrånvaro och för säsongsuppdrag i idrottshallar. Måltidsservice har haft bådel ökad frånvaro och en utökning av verksamheten. Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) Totalt Augusti 2014 Kvinnor 89 % Män 99 % Augusti 2015 Kvinnor 89 % Totalt 90 % Män 98 % Totalt 91 % Sjukfrånvaro (sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd) Administrativ service IT-service Kommuntransport Kontorsservice Måltidsservice Städservice Totalt Januari-augusti 2014 Kvinnor Män Totalt Januari-augusti 2015 Kvinnor Män Totalt 1,29 0 0,97 3,09 0 2,32 4,25 0 2,82 13,6 11,94 12,01 5,12 0 2,14 1 10,81 4,99 5,04 0 2,53 12,89 11,86 10,75 2,92 16,04 7,60 18,23 13,73 15,68 9,87 2,13 0,71 5,53 12,57 7,22 9,44 4,21 3,58 16,86 13,64 13,81 Den totala sjukfrånvaron inom Servicekontoret har ökat. Nästa tabell visar att andelen långtidsfrånvaro ökar. Det finns förhoppningar att trenden vänder eftersom en stor andel av de som varit långtidssjukskrivna är tillbaka i arbete. Av de långtidssjukskrivna är de flesta i medicinsk behandling och läkaren avråder från rehabiliteringsinsatser. Psykiska orsaker och kombinationer av psykisk och fysisk sjukdom förekommer men andelen är inte lika hög som de 50% Försäkringskassan har presenterat. Servicekontorets chefer arbetar systematiskt med frånvaron, samverkar med företagshälsovården i enskilda ärenden och vid behov Försäkringskassan. Företagshälsovården är drivande i projekt med förebyggande hälsa där även skyddsombud och handledare deltar. Handledarna tar emot medarbetare i två veckor för att bedöma om det behövs anpassningar för att medarbetaren ska kunna återgå till sitt vanliga arbete. Arbetet med korttidsfrånvaro är främst inriktat på förebyggande insatser med analys av vilka arbetsmoment som ger smärtor/oro och stöd för att minska belastningen. Delårsbokslut 2015 18 Servicenämnden Halmstads kommun Kort- och långtidssjukfrånvaro - andel (%) sjukdagar 14 dagar eller mindre Enhet Administrativ service IT-service Kommuntransport Kontorsservice Måltidsservice Städservice Totalt Januari-augusti 2014 Kvinnor Män Totalt Januari-augusti 2015 Kvinnor Män Totalt 100 % - 100 % 100 % - 100 % 100 % 100 % 28 % 23 % 27 % 50 % 100 % 100 % 44 % 51 % 53 % 100 % 29 % 25 % 29 % 25 % 46 % 100 % 24 % 24 % 24 % 23 % 100 % 100 % 36 % 37 % 32 % 25 % 46 % 100 % 24 % 24 % 25 % Kort- och långtidssjukfrånvaro - Andel (%) sjukdagar mer än 14 dagar Enhet Totalt Januari-augusti 2014 Kvinnor Män 73 % 49 % Delårsbokslut 2015 Januari-augusti 2015 Kvinnor Män 76 % 68 % Totalt 71 % 19 Totalt 75 % Servicenämnden Halmstads kommun 5 Ekonomisk redovisning INVESTERINGSNETTO Servicekontoret Kontorsservice Städservice Måltidsservice IT-Service Kommuntransport SE totalt: Delårsbokslut 2015 Helårsutfall 2014 0 0 -472 -676 -27 297 -7 340 -35 785 Helårs BudgetHelårs budget avvikelse prognos 2014 2014 2015 -2 500 2 500 0 0 0 0 -480 8 -525 -977 301 -1 284 -42 898 15 601 -23 470 -6 862 -478 -5 000 -53 717 20 17 932 -30 279 HelårsBudgetbudget avvikelse 2015 2015 -2 500 2 500 0 0 -508 -17 -1 301 17 -31 470 8 000 -5 000 0 -40 779 10 500 Servicenämnden Halmstads kommun 6 Nyckeltal 6.1 Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Nyckeltal Servicekontorets kundnöjdhet Andel intäkter i förhållande till kostnader Produktivitet Städ (m²/tim) Produktivitet måltid (mat lagad från grunden) Produktivitet IT(andel av inkomna ärenden som avhjälps vid första kontakten) Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2014 Utfall 2013 Utfall 2012 96,2 % 96,2 % 84,2 % 100,8 % 103,21 % 98 % 314,1 314,1 328,3 329,1 327,4 94% 94% 93,5% 93% 91% 55% 57% 55,7% 51% 55% 6.2 Nyckeltal/resultat som följs av verksamheten Nyckeltal Andel intäkter i förhållande till anslag Intäkt i snitt per internfaktura Intäkt i snitt per externfaktura Postservice: Totalkostnad per hämtställe Delårsbokslut 2015 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2014 Utfall 2013 Utfall 2012 99,4 % 99,4 % 98,6 % 99,2 % 99,1 % 49 209 kr 68 074 kr 35 480 kr 39 500 kr 29 455 kr 16 191 kr 20 105 kr 13 567 kr 15 818 kr 10 962 kr 7 783 kr 4 209,2 kr 10 496,7 kr 10 254 kr 11 689,5 kr 21 Servicenämnden Halmstads kommun Nyckeltal Verksamhetsservice: Totalkostnad per anställd, - siffran är ej jämförbar pga. verksamhetsutökning. Städ: Antal städobjekt totalt hela verksamheten Städ: Antal städobjekt per anställd Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - BUF skolor Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) Förskolor Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - UAF Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) Övriga förvaltningar Städ: Antal städmaskiner/person Måltid: Antal serverade portioner / anställd / månad Delårsbokslut 2015 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2014 Utfall 2013 Utfall 2012 7 490,8 kr 312 st 312 st 324 st 308 st 307 st 1,66 st 1,66 st 1,72 st 1,64 st 1,64 st 314,1 m²/H 314,1 m²/H 328,3 m²/H 329,1 m²/H 327,4 m²/H 260,1 m²/H 260,1 m²/H 269,9 m²/H 275,8 m²/H 275,4 m²/H 165,7 m²/H 165,7 m²/H 162,4 m²/H 160,5 m²/H 166,8 m²/H 349,9 m²/H 349,9 m²/H 349,9 m²/H 362,5 m²/H 344,1 m²/H 330,8 m²/H 330,8 m²/H 350,6 m²/H 351,8 m²/H 346,4 m²/H 1,29 st 1,26 st 1,2 st 1,08 st 1,18 st 1 450 st 1 450 st 1 530 st 1 534 st 1 517 st 22 Servicenämnden Halmstads kommun Nyckeltal Måltid: Overheadkostnader i % av omsättningen Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden (Rikssnitt 31.00 kr) - grundskola Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden (Rikssnitt (112 kr) särskilda boenden Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden (Rikssnitt 58.00 kr) Portionsförpackad mat (inkl transportkostnad) IT: Antal datorer (i kommunens regi) per anställd ITtekniker IT: Antal ärenden per IT-tekniker per månad IT: Andel virtualiserade servrar (%) IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första samtalet (%) Delårsbokslut 2015 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2014 Utfall 2013 Utfall 2012 7% 7% 7,3 % 7,3 % 8,1 % 26,97 kr 26,97 kr 26,77 kr 26,3 kr 25,1 kr 112 kr 112 kr 109,5 kr 107 kr 107 kr 50,99 kr 50,99 kr 49,5 kr 48,5 kr 48,5 kr 232 st 255 st 253 st 213 st 201 st 73 st 75 st 73 st 77 st 73 st 92 % 89 % 93 % 70 % 60 % 55 % 55 % 46 % 51 % 55 % 23 Servicenämnden Halmstads kommun Nyckeltal IT: % av tid tillgänglig hemsida (www.halmstad.se) Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2014 Utfall 2013 Utfall 2012 99,95 % 99,99 % 100 % 99,79 % 99,84 % Kommuntransport: Genomsnittligt användande av kommunens tjänstebilar (snitt mil/fordon) Delårsbokslut 2015 24 Servicenämnden Halmstads kommun 1(3) Tjänsteskrivelse 2015-09-17 Diarienummer: SE 2015/0121 Version: Beslutsorgan: Enhet: Servicekontoret Christel Rehmark E-post: Telefon: Remissvar över förslag till fullmäktiges riktlinjer för internkontroll (Dnr KS 2013/0488) Förslag till beslut 1. Servicenämnden har inget att erinra på förslag till riktlinjer för internkontroll. Sammanfattning Servicekontoret stödjer förslaget i remissen och har i övrigt inget att erinra. En god internkontroll inom kommunkoncernen är till nytta för verksamheten genom effektiva processer samt säker information till invånare och andra intressenter, vilket ger förtroende och undviker eller förebygger väsentliga fel. En god internkontroll minimerar risken att kommunen lider förtroende- eller ekonomisk skada samt att beslut inte verkställs. Ärendet Enligt kommunallagen 6 kap 7 § gäller att: ”nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt”. Detta gäller även när driften av verksamheten har lämnats över till någon annan med stöd av kommunallagen 3 kap 16 §. Det innebär att 1 internkontrollansvaret också avser de av kommunen hel- och delägda bolagen samt kommunal verksamhet som drivs av privat utförare. Internkontroll är en integrerad del av kommunens styrmodell. Uppdrag Kommunstyrelsen har beslutat att sända förslaget till riktlinjer för internkontroll på remiss till samtliga nämnder och bolagsstyrelser. Bakgrund Internkontrollreglementet antogs av kommunfullmäktige 2000-06-21 § 120. I samband med en pågående utveckling av internkontrollen inom Halmstads kommun har ett behov av att se över internkontrollreglementet framkommit. Det nuvarande internkontrollreglementet är inte fullt ut anpassat till rådande syn på internkontroll. Reglementet antar i vissa delar ett relativt snävt perspektiv på vad internkontroll är och ska syfta till. Internkontrollens grund i en risk- och väsentlighetsanalys framgår inte heller tillräckligt tydligt. Dessutom har kraven på internkontroll i de kommunala bolagen förändrats sedan reglementet beslutades. Stadskontoret ser det som angeläget med en bred förankring av internkontrollarbetet och föreslår att kommunstyrelsen sänder förslaget till riktlinjer för internkontroll på remiss till samtliga nämnder och bolagsstyrelser med sista svarsdatum den 31 oktober 2015. Analys, förslag och motivering - Konsekvenser - Ärendets beredning Inom kommunen Stadskontoret har tagit fram förslag på nya riktlinjer för internkontroll. Stadskontoret ser det som angeläget med en bred förankring av internkontrollarbetet och föreslår att kommunstyrelsen sänder förslaget till riktlinjer för internkontroll på remiss till samtliga nämnder och bolagsstyrelser med sista svarsdatum den 31 oktober 2015. Nämndernas och bolagsstyrelsernas yttranden behöver vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 2015-10-31 2 Andra grupper - Fackliga organisationer - Lista över bilagor 1. Förslag till fullmäktiges riktlinjer för internkontroll (remissutgåva) 2. Kommunstyrelsens sammanträdesprotokoll § 200- Remiss – Förslag till riktlinjer för internkontroll För Servicekontoret Carl Westman Förvaltningschef Christel Rehmark Administrativ chef 3 1(4) Bilaga nr 1 2015-05-07 Diarienummer: KS 2013/0488 Version: 1.0 Beslutsorgan: KF Avdelningen för ekonomi och styrning Peter Ljungman E-post: [email protected] Telefon: 072-224 47 77 Förslag till fullmäktiges riktlinjer för internkontroll (remissutgåva) Fastställd 2015 – xx –xx (ersätter internkontrollreglemente fastställt av KF § 120, 2000-06-21) En god internkontroll inom kommunkoncernen är till nytta för verksamheten genom effektiva processer samt säker information till invånare och andra intressenter, vilket ger förtroende och undviker eller förebygger väsentliga fel. En god internkontroll minimerar risken att kommunen lider förtroende- eller ekonomisk skada samt att beslut inte verkställs. Syfte Internkontroll i Halmstads kommun syftar till en ändamålsenlig och effektiv verksamhet som fullgör givna uppdrag och når uppsatta mål en tillförlitlig finansiell rapportering att lagar, regler och styrdokument följs att risker identifieras och bedöms efter väsentlighet, så att de kan förebyggas och förhindras att tidigt upptäcka och om möjligt eliminera allvarliga fel och brister att skapa förutsättningar för verksamheten att ständigt utvecklas och förbättras Omfattning och avgränsningar Denna riktlinje omfattar samtliga nämnder och bolagsstyrelser i de bolag där kommunen äger mer än 50 procent. Bakgrund Enligt kommunallagen 6 kap 7 § gäller att: ”nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall 1 också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt”. Detta gäller även när driften av verksamheten har lämnats över till någon annan med stöd av kommunallagen 3 kap 16 §. Det innebär att internkontrollansvaret också avser de av kommunen hel- och delägda bolagen samt kommunal verksamhet som drivs av privat utförare. Internkontroll är en integrerad del av kommunens styrmodell. Styrande principer Risk- och väsentlighetsanalys Nämnden/bolagsstyrelsen ska som grund för sin styrning årligen genomföra och aktualitetspröva en risk- och väsentlighetsanalys för verksamheten. Risk- och väsentlighetsanalysen ska även göras inför förändringar i verksamheten eller vid ändrade krav i lagar, regler och styrdokument. Risk- och väsentlighetsanalysen ska uppmärksamma och hantera de risker som kan leda till väsentliga brister i verksamheten eller som hindrar organisationen från att fullgöra givna uppdrag och nå uppsatta mål. En väl genomförd risk- och väsentlighetsanalys ska tydliggöra vilka risker som finns i verksamheten. Riskerna ska bedömas utifrån sannolikhet och konsekvens. Såväl påverkbara som inte påverkbara faktorer som kan inverka på verksamheten ska ingå i analysen. Åtgärder Vid behov ska åtgärder sättas in för att eliminera riskerna eller, om detta inte är lämpligt, minimera den negativa effekten om de inträffar. Åtgärder för upptäckta risker ska planeras och genomföras kontinuerligt som en grund för ständiga förbättringar. Nämnden/bolagsstyrelsen ska informeras om allvarliga brister och vilken åtgärd som föreslås med anledning av dessa. Internkontrollplan Nämnden/bolagsstyrelsen ska varje år anta en internkontrollplan. Planen ska tas fram i samband med den årliga verksamhetsplaneringen, och ska alltid föregås av en risk- och väsentlighetsanalys. Internkontrollplanen ska minst innehålla: Vilka rutiner och kontrollmoment inom identifierade och värderade risker som ska granskas Omfattning, frekvens och metod Ansvarig funktion Dokumentation Risk- och väsentlighetsanalys, internkontrollplan samt uppföljning av denna plan ska dokumenteras. Detta inbegriper även att de granskningsmoment som genomförs under året ska dokumenteras. Det ska utifrån dokumentationen från uppföljningen vara möjligt att upprepa de kontroller som genomförts, vilket innebär att kontrollmetoden och urvalet behöver beskrivas. 2 Ansvar Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av kommunens angelägenheter och har uppsikt över nämnder och bolagsstyrelser. Kommunstyrelsen har ansvar för att skapa en organisation för den interna kontrollen. Vid behov ska kommunstyrelsen fatta beslut om åtgärder för att säkerställa en god intern kontroll. Kommunstyrelsen kan besluta om kommunövergripande granskningsmoment som ska föras in i samtliga nämnders/bolagsstyrelsers internkontrollplaner och granskas under året. Kommunstyrelsen ska årligen ta del av nämnders/bolagsstyrelsers internkontrollplaner och uppföljningar av dessa. Nämnder och bolagsstyrelser Nämnder och bolagsstyrelser har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive ansvarsområden. Ansvaret innebär en helhetssyn som omfattar dels skydd av tillgångar och säkerställande av en ändamålsenlig och effektiv verksamhet och dels uppdrag, styrning och uppföljning. I detta ansvar ligger att säkerställa ett system för internkontroll med rutiner och anvisningar samt att en internkontrollplan utarbetas och följs upp årligen. Allvarliga brister i internkontrollen ska snarast rapporteras till kommunstyrelsen. Förvaltnings- och bolagschefer Förvaltnings- eller bolagschefen ansvarar för att se till att nämnden/bolagsstyrelsen löpande under året får information om hur internkontrollen fungerar. Brister i internkontrollen ska snarast rapporteras till nämnden/bolagsstyrelsen. Förvaltnings- och bolagschefen ansvarar för att arbetssättet för att uppnå god internkontroll är väl etablerat i den egna verksamheten. Chefer och verksamhetsansvariga Chefer och andra verksamhetsansvariga på alla nivåer i kommunkoncernen ska säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med denna riktlinje, och ska även arbeta för att verksamhetens processer och organisationskultur främjar en god internkontroll. Medarbetare Alla medarbetare ska följa gällande regler för verksamheten, och ska även i övrigt sträva efter ett arbetssätt som främjar en god internkontroll. Brister eller avvikelser som medarbetaren uppmärksammar ska snarast rapporteras till närmaste chef. I de fall detta inte är lämpligt, ska medarbetaren i stället rapportera brist eller avvikelse till förvaltnings-/bolagschefen eller till kommunchefen. Uppföljning Nämnden/bolagsstyrelsen ska regelbundet följa upp internkontrollplanen i sin helhet och, vid behov, fatta beslut om åtgärder med anledning av vad uppföljningen visar. Uppföljningen ska som minimum ske årligen, men bör även ske i samband med tertialvis uppföljning av ekonomi, verksamhet och personal. 3 Kommunstyrelsen ska löpande följa upp hur arbetet med internkontroll bedrivs i kommunkoncernen. Kommunstyrelsen ska i samband med årsredovisningen redogöra för utfallet av kommunens samlade interna kontroll till kommunfullmäktige. I detta ingår att göra en bedömning av om en tillräcklig systematik avseende internkontroll tillämpas i kommunkoncernen. 4 HALMSTADS KOMMUN Kommunstyrelsen Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2015-06-02 KS § 200 KS 2013/0488 Remiss - Förslag till riktlinjer för internkontroll Beslut Kommunstyrelsen beslutar att sända förslaget till riktlinjer för internkontroll på remiss till samtliga nämnder och bolagsstyrelser med sista svarsdatum den 31 oktober 2015. Ärendet Internkontrollreglementet antogs av kommunfullmäktige 2000-06-21 § 120. I samband med en pågående utveckling av internkontrollen inom Halmstads kommun har ett behov av att se över internkontrollreglementet framkommit. Det nuvarande internkontrollreglementet är inte fullt ut anpassat till rådande syn på internkontroll. Reglementet antar i vissa delar ett relativt snävt perspektiv på vad internkontroll är och ska syfta till. Internkontrollens grund i en risk- och väsentlighetsanalys framgår inte heller tillräckligt tydligt. Dessutom har kraven på internkontroll i de kommunala bolagen förändrats sedan reglementet beslutades. Stadskontoret ser det som angeläget med en bred förankring av internkontrollarbetet och föreslår att kommunstyrelsen sänder förslaget till riktlinjer för internkontroll på remiss till samtliga nämnder och bolagsstyrelser med sista svarsdatum den 31 oktober 2015. Ärendets beredning Kommunstyrelsens ledningsutskott 2015-05-19, § 95. Ärendet är berett av stadskontorets avdelning för ekonomi och styrning. Förslaget till riktlinjer för internkontroll har presenterats för internkontrollansvariga inom förvaltningar och bolag. Förslag till beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att sända förslaget till riktlinjer för internkontroll på remiss till samtliga nämnder och bolagsstyrelser med sista svarsdatum den 31 oktober 2015. Beslutsgång Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med föreliggande förslag. _______ Vid protokollet Mikael Petersson Justerat 2015-06-04 Ordförande Justerare Carl Fredrik Graf Anders Rosén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ågående samordnade upphandlingar • • • • • • • • • • • • • • • Psykoterapi för vuxna- LOV Rekryteringstjänster (executive search) Massage (sista anbudsdag 7/9) Mejeriprodukter (överprövad) Försäkringsförmedlare (överprövad) Färskt kött &chark (utvärdering) Storköksutrustning - köp och service (tilldelad) Tekniska konsulter LBVA & SBK (Vibrationsmätning – överprövad) Prenumerationsservice tidningar o tidskrifter Däck & däckservice (Överprövad) Diarie-, ärende och dokumenthanteringssystem Tryckeritjänster Lärplattform Växtmaterial, buskar och träd Entreprenad och hantverkstjänster STADSKONTORET Pågående samordnade forts. • • • • • • • • • • • • • • MAC OS/iOS kompatibla produkter och tillbehör (FKU) Arbetskläder för vård, kök och städ Mobil- och fasta telefoner Storköksutrustning - köp och service (tilldelad) Företagshälsovård (förstudie) Kaffe för bryggare och automater + tillbehör Tekniska konsulter- LBVA Värdetransporter och kassauppräkning Flyttjänster Revisionstjänster för de kommunala bolaget Begagnade möbler Förbrukningsmaterial för kontor, skola och förskola Städutrustning och rengöringsmedel Bryggerivaror STADSKONTORET Pågående upphandlingar som inte samordnas • • Deep Democracy Finsnickerier STADSKONTORET Nyligen avslutade upphandlingar • • • • • • • • • • • • • • • • Pensionsadministration, pensionsförsäkring Rekryteringstjänster (chefer och övrig personal) Tekniska konsulttjänster LBVA & SBK (Miljö- och tillståndsansökningar, MKB till planer och program) Tekniska konsulttjänster LBVA & SBK (Avbrutna: Byggnadsantikvariska utredningar, Vibrationsmätning) Kollektiv olycksfallsförsäkring Medarbetarundersökning Spolbils- och slamsugningstjänster Webbyråtjänster Bevakningstjänster Skyddsskor Slöjdmaterial Arbetskläder – Teknik och vaktmästare Konsult för verksamhetsutveckling inom bygg och fastighet Service av portar Mikrotunnel under Nissan – LBVA Konstgräs Träningsplan, Halmstad Arena, ToF STADSKONTORET
© Copyright 2024