Kallelse utförarstyrelsen 2015-06-03
§ -3, US 2015-06-03 08:30 Kallelse till Utförarstyrelsens sammanträde 2015-06-03 kl 08:30 i Teknisk förvaltning, Krondikesvägen 60 § -2, US 2015-06-03 08:30 OMRÖSTNINGAR LEDAMÖTER Närv § JA Nisse Sandqvist, V, ordförande Magnus Andersson, C, vice ordförande Lisa Fröbel, S Ertu Genctürk, S Sverker Jonsson, M Ann-Sofie Sundstedt, S, ersättare Johanna Ångström, S, ersättare Lars Bodin, MP, ersättare Hans Klaesson, M, ersättare Bernth Ohlson, FP, ersättare § NEJ JA § NEJ JA NEJ § 1, US 2015-06-03 08:30 US: 1060/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2015-05-19 1 Dnr 1060-2015 Ulf Sandberg Utförarstyrelsen Budgetuppföljning/delårsbokslut och prognos 2015 - Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen lämnar apriluppföljning med prognos för 2015 i sammandrag och detalj. Prognos för både drifts- och investeringsredovisning är i enlighet med budget. Förvaltningens tre effektmål inom personalområdet föreslås strykas eftersom ingen medarbetarundersökning kommer att genomföras 2015. Underlag för beslut Serviceförvaltningens tjänstemannaförslag 2015-05-19 Apriluppföljning serviceförvaltningen 2015, sammandrag blankett 1 Apriluppföljning serviceförvaltningen 2015, detaljredovisning Förslag till beslut 1. Serviceförvaltningens detaljredovisning godkänns och läggs till handlingarna. 2. Serviceförvaltningens sammandrag godkänns och överlämnas till kommunfullmäktige. 3. Utförarstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att serviceförvaltningens personalmål "Roligt att gå till jobbet", "Min närmaste chef arbetar aktivt med likabehandlingsfrågor" och "Andelen medarbetare som nyttjar kommunens friskvårdsbidrag ska öka" stryks eftersom ingen medarbetarundersökning kommer att genomföras under 2015. SERVICEFÖRVALTNINGEN Sven-Ove Nilsson Tf Förvaltningschef Skickas till Serviceförvaltningen och kommunledningsförvaltningen Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2015-05-19 1 Dnr 1060-2015 Ulf Sandberg Utförarstyrelsen Budgetuppföljning/delårsbokslut och prognos 2015 - Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen lämnar apriluppföljning med prognos för 2015 i sammandrag och detalj. Prognos för både drifts- och investeringsredovisning är i enlighet med budget. Förvaltningens tre effektmål inom personalområdet föreslås strykas eftersom ingen medarbetarundersökning kommer att genomföras 2015. Underlag för beslut Serviceförvaltningens tjänstemannaförslag 2015-05-19 Apriluppföljning serviceförvaltningen 2015, sammandrag blankett 1 Apriluppföljning serviceförvaltningen 2015, detaljredovisning Förslag till beslut 1. Serviceförvaltningens detaljredovisning godkänns och läggs till handlingarna. 2. Serviceförvaltningens sammandrag godkänns och överlämnas till kommunfullmäktige. 3. Utförarstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att serviceförvaltningens personalmål "Roligt att gå till jobbet", "Min närmaste chef arbetar aktivt med likabehandlingsfrågor" och "Andelen medarbetare som nyttjar kommunens friskvårdsbidrag ska öka" stryks eftersom ingen medarbetarundersökning kommer att genomföras under 2015. SERVICEFÖRVALTNINGEN Sven-Ove Nilsson Tf Förvaltningschef Skickas till Serviceförvaltningen och kommunledningsförvaltningen Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (blankett 1) 1 Utförarstyrelsen, serviceförvaltningen Blankett 1, 2015 Budgetuppföljning 2015-04-30 Verksamheten hittills under året Verksamheten under årets första månader har fungerat enligt plan. Med anledning av gymnasieförbundets flytt från Palmcrantzskolan nu i höst har verksamhets- och personalplanering samt facklig samverkan varit i fokus för både måltidsservice och städenheten. Bedömningen i april är att förändringen kommer att gå smidigt. Under våren har också en stor enkätundersökning kring gymnasiegästernas tankar och tyckande om mat gjorts. Analys av resultatet har sedan diskuterats med ledningen för förbundet och medför att det kommer att bli vissa förändringar i utbudet i höst. Tillsammans med ledningen för barn- och utbildningsförvaltningen har städenheten reviderat och ökat städfrekvensen i den övergripande överenskommelsen för städning av alla skolor och förskolor. Bakgrunden är att säkerställa så att överenskommelsen följer Folkhälsomyndighetens allmänna råd. Inom det administrativa området har ett styrdokument tagits fram för att skapa en tydlig, enhetlig och övergripande styrning av IT-relaterad verksamhetsutveckling. Upphandling av finansiell strategisk rådgivare, scanningstjänster och revisionstjänster för kommunens bolag har också skett. Deltagande vid nätverksträffar och genomförda studiebesök för att se och lära av andra har även det varit på agendan. Bland annat gjordes i april studiebesök till Skellefteå för att titta på deras funktion för internservice. Representanter från medborgarservice, datacenter och löneenheten deltog och syftet var bland annat att fånga upp möjliga områden för samordningsvinster. Här planeras också ett studiebesök till Kungsbacka nu i höst innan man summerar området i en tänkbar utveckling av internservice i kommunorganisationen. Analys av måluppfyllelse Arbete med 2015 års effektiviseringar påbörjades redan under 2014 och uppföljning visar att den ekonomiska effekten i stort redan slagit igenom och därmed uppfylls under året. När det gäller förvaltningens effektmål kring nöjdkundindex och kvalitetsindex så sker mätningar i huvudsak i höst. Ett ständigt förbättringsarbete sker vid alla enheter och inga signaler tyder på att kundernas upplevelse skulle ha försämrats så prognosen är att målen beräknas bli uppfyllda. Förvaltningens tre personalmål i budget var baserade på värden i medarbetarundersökning. Då ingen undersökning kommer att genomföras så föreslås att målen stryks. Konkret arbete för att öka andelen medarbetare som nyttjar friskvårdsbidraget, upplever det roligare att gå till jobbet och att cheferna arbetar aktivt med likabehandlingsfrågor har dock skett bland annat via medarbetarsamtal och på arbetsplatsträffar. Inom miljöområdet är prognosen att förvaltningens två effektmål blir uppfyllda. Arbete för att minska volymen matavfall pågår och förändrade inköpsrutiner har införts som gör att endast ftalatfria engångshandskar numera kan köpas. Mål och Resultat (inriktningsmål, effektmål och resultat) Demokratiskt, socialt och ekonomiskt hållbart samhälle Serviceförvaltningens verksamhetsidé är att genom en kundorienterad verksamhetsutveckling och ständiga förbättringar säkerställa att kommuner och därtill knutna verksamheter får professionellt utförda och kostnadseffektiva tjänster inom administration, måltids- och städservice 1. Serviceförvaltningen ska genomföra effektiviseringar på 2,1 mnkr Prognosen är att samtliga verksamhetsmål uppfylls. 2. Serviceförvaltningens totala nöjdkundindex ska öka med en enhet och uppgå till minst 75 (mycket nöjd) 3. Serviceförvaltningens totala kvalitetsindex ska vara fortsatt bra och uppgå till minst 75 (mycket god) Medarbetarskap och ledarskap: Östersunds kommun är en attraktiv arbetsgivare som erbjuder utvecklingsmöjligheter och goda arbets- och anställningsförhållanden. 4. Medarbetarundersökningens värde på frågan "Roligt att gå till jobbet" ska förbättras med två enheter jämfört 2013 och uppgå till minst 80 Målet föreslås strykas eftersom ingen medarbetarundersökning kommer att genomföras 2015. Mångfald: Östersunds kommun har arbetsplatser som präglas av mångfald och där alla medarbetare värderas lika. 5. Medarbetarundersökningens värde på frågan "Min när- Målet föreslås strykas eftersom ingen medarbetarun- § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (blankett 1) 2 maste chef arbetar aktivt med likabehandlingsfrågor" ska bibehållas eller förbättras jämfört med värdet 2014 dersökning kommer att genomföras 2015. Hälsa och arbetsmiljö: Arbetsmiljön på kommunens arbetsplatser är hälsofrämjande och ger förutsättningar för ett hållbart arbetsliv. 6. Andelen medarbetare som nyttjar kommunens friskvårdsbidrag ska öka med 4 %-enheter jämfört 2013 och uppgå till minst 80 % Målet föreslås strykas eftersom ingen medarbetarundersökning kommer att genomföras 2015. Ekologiskt hållbart samhälle Östersund är fossilbränslefritt och energieffektivt 2030 7. Den genomsnittliga volymen matavfall för tallriks- och serveringssvinn vid måltidsservice skolrestauranger ska minska med 5 % jämfört 2014 och inte överstiga 75 gram per elev. Prognosen är att målet uppfylls. I Östersund är livsmiljön trygg och säker 8. Serviceförvaltningen ska under året övergå till användning av ftalatfria engångshandskar. Prognosen är att målet uppfylls. Kommentarer till prognostiserad budgetavvikelse Förvaltningens resultat per april är 2,0 miljoner kronor och prognosen är enligt budget. Bedömd utveckling under resten av året Installering i nytt kök på Sporthallen och sjösättning av delvis ny städorganisering på gymnasiecampus ska ske i anslutning till höstterminens start. I städs fall ska också en ny typ av kvalitetsuppföljning införas från hösten där man med hjälp av protokollförda interna kontroller ska säkerställa att man lever upp till de städavtal och rutiner som finns. I syfte att fördjupa samarbetet kring kundcenter ska möten med samtliga förvaltningar hållas under sommaren eller tidig höst för att tillsammans dra upp riktlinjerna för det fortsatta arbetet. På löneenheten planeras för införande av en ny modul, Chefens meny, där en av effektiviseringsmöjligheterna är en mer digitaliserad anställningsprocess. Fortsatt införande av självrapportering för timavlönade ska också ske. Sjukfrånvaron ökade under 2014 och per april ser ökningen ut att ha fortsatt. Friskvård och hälsa är här fortsatt prioriterat och insatser för att vända den negativa trenden med ökad sjukfrånvaro ska genomföras. Fortsatt nätverkande och kompetensutvecklande insatser ska också ske. Vid måltidsservice planeras bland annat för två workshops; "Modern teknik i storkök" och "Framtidens måltider i Östersunds kommun". Upphandlingskontoret ska också genomföra en konferens kring hållbar upphandling senare i höst. Kommentarer till inkomna synpunkter Totalt har det inkommit 25 st synpunkter under perioden och i stort sett samtliga avser kundcenter. Klagomål avser i huvudsak långa väntetider på telefon medan beröm i stort avser gott bemötande. Synpunkterna har inte medfört några större förändringar i arbetsrutiner mm. Kommentarer till arbetet med servicedeklarationer Förvaltningen arbetar på uppdrag av andra nämnder och tar normalt inte själv fram några servicedeklarationer. För kundcenter har utförarstyrelsen behandlat förslag till servicedeklaration och överlämnat den för vidare handläggning i kommunstyrelsen. Åtgärder för att nå personalpolitiska mål Målen föreslås strykas eftersom ingen medarbetarundersökning kommer att genomföras. Åtgärder inom de strategiska utvecklingsområdena för folkhälsoarbetet Prioriterade områden Genomförda aktiviteter Minska tillgång och efterfrågan på alkohol, narkotika, tobak och andra droger Fortsatt arbete för en tobaksfri arbetsmiljö på förvaltningens arbetsplatser har och ska ske bland annat via medarbetarsamtal Elevers behörighet till gymnasieskolan Fortsatt arbete med att erbjuda näringsriktiga och varierande lunchmåltider för barn i skola/förskola har skett där bland annat recept anpassats utifrån fullmäktiges beslut om att smörblandning ska erbjudas som alternativ till margarin. § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (blankett 1) 3 Sociala mötesplatser för unga och äldre I februari deltog måltidsservice på barn- och utbildningsförvaltningens elevsamverkan där information och dialog om skolmaten fördes. Delaktighet och inflytande för barn och äldre Barnens/elevens val på matsedeln genomfördes 29 april. Alla barn/elever på skolor/förskolor fick då välja mellan ett antal olika maträtter där den vinnande rätten sedan serverades. Kommentarer till uppföljning av nyckeltal/resultatmått Inga större noterbara avvikelser kring nyckeltalen/resultatmåtten kan rapporteras. Efter beslut i kommunfullmäktige ska andelen ekologisk mat till skola och förskola uppgå till 25 %. Mätning för årets första månader visar att andelen uppgick till 22,3 % men prognosen är ingen avvikelse mot beslutade 25 %. Nyckeltal/Resultatmått (alla nyckeltal och volymtal över en tidsperiod) Utvärdering kvalitet, kundundersökningar Nöjdkundindex Kvalitetsindex Ekonomi Ekonomiskt resultat (mnkr) Effektiviseringskrav i budget (mnkr) Medarbetare Antal årsarbetare Antal anställda Andel män (%) Andel utomnordisk bakgrund Genomsnitt sysselsättningsgrad tillsvidareanställd Arbetade timmar (tusental) Sjukfrånvaro (%) Antal långtidssjuka MMI Ledarskapsindex Stressindex Roligt på jobbet Arbetar aktivt med likabehandlingsfrågor Nyttjar friskvårdsbidraget (%) Måltidsservice Antal portioner skollunch grundskola Antal heldagsportioner äldremat Ekologiska matinköp skola/förskola (%) Städ och hemservice Avverkningsgrad förskola Avverkningsgrad skola Datacenter Antal supportärenden per dator Medborgarservice Andel avslutade ärenden i kundcenter Svarsfrekvens kundcenter Andel samtal besvarade inom 2 minuter Löne- & pensionsservice Kostnad per utbetald lön Antal löner per arbetad timma Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall Relevant jfrtal 2014 KKIK el motsv - 74 77 74 77 - 1,4 4,0 3,3 2,2 4,0 2,0 - 391 429 28,2 3,7 91,6 643,2 5,8 8 78 75 72 79 75 73 387 421 27,3 4,0 91,9 618,8 5,9 16 79 79 74 78 77 76 374 405 29,6 5,2 93,0 615,5 7,4 20 81 87 75 80 78 76 - 857 868 179 624 18,0 875 990 170 995 18,0 842 540 170 700 20,0 - - - 229 327 - 2,64 2,97 3,34 - - - 61 96 93 - 102 4,08 96 4,17 93 4,32 - Driftredovisning Mnkr Utfall 2014 Intäkter Kostnader Resultatkrav i budget (inkl beviljat underskott) Resultat Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Prognos för investeringar är ingen avvikelse mot budget. 251,1 -247,3 0,2 4,0 Budget 2015 Ack utfall Ack utfall tom tom 2014-04-30 2015-04-30 247,0 83,6 81,3 -247,0 -81,5 -79,3 -0,1 0,2 -0,1 2,3 2,0 Prognos 2015 243,6 -243,6 -0,1 -0,1 § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (blankett 1) 4 Investeringsredovisning Mnkr Datacenter Måltidsservice Städ Övriga Summa utgifter Ack utfall tom 2015-04-30 0,4 0,0 0,0 0,0 0,4 UTFÖRARSTYRELSEN Nisse Sandqvist ordförande Sven-Ove Nilsson t f förvaltningschef Budget 2015 Prognos 2015 Total ram Total prognos 2,0 1,0 0,4 0,1 3,5 2,0 1,0 0,4 0,1 3,5 - - § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Apriluppföljning 2015 Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen är en av sju förvaltningar i Östersunds kommun och sorterar politiskt tillsammans med teknisk förvaltning under utförarstyrelsen. Serviceförvaltningen är kommunens stödförvaltning och tillhandahåller en mängd service- och konsulttjänster till kommunens övriga verksamheter. De enheter som har störst omfattning är städ och måltidsservice som erbjuder förskole-, skol- och äldremat, samt lokalstädning. Förvaltningen ger också stöd i form av löne- och pensionstjänster, IT-tjänster, statistik- och ekonomitjänster, upphandlingar, vaktmästartjänster, porto- och posthantering, kopieringsservice samt snickeri. Kommunens kundcenter med kommunvägledare som tar emot samtal, frågor och besökare till kommunen ingår också i förvaltningen. Serviceförvaltningens verksamhetsidé är: ”att genom en kundorienterad verksamhetsutveckling och ständiga förbättringar säkerställa att kommuner och därtill knutna verksamheter får professionellt utförda och kostnadseffektiva tjänster inom administration, måltidsoch städservice” Mål i budget 2015 och prognos måluppfyllelse Verksamhetsmål Serviceförvaltningen ska genomföra effektiviseringar på 2,1 mnkr Serviceförvaltningens totala nöjdkundindex ska öka med en enhet och uppgå till minst 75 (mycket nöjd) Serviceförvaltningens totala kvalitetsindex ska vara fortsatt bra och uppgå till minst 75 (mycket nöjd) Personalpolitiska mål Medarbetarundersökningens värde på frågan "Roligt att gå till jobbet" ska förbättras med två enheter jämfört 2013 och uppgå till minst 80 Medarbetarundersökningen värde på frågan "Min närmaste chef arbetar aktivt med likabehandlingsfrågor" ska bibehållas eller förbättras jämfört med värdet 2014 Andelen medarbetare som nyttjar friskvårdsbidraget ska öka med 4 %-enheter jämfört 2013 och uppgå till minst 80 % Miljömål Den genomsnittliga volymen matavfall för tallriks- och serveringssvinn vid måltidsservice skolrestauranger ska minska med 5 % jämfört 2014 och inte överstiga 75 gram per elev Serviceförvaltningen ska under året övergå till användning av ftalatfria engångshandskar * Östersunds kommun har beslutat att inte genomföra någon medarbetarundersökning under 2015. Då värden från dessa tre frågor tas ifrån denna undersökning kan ingen mätning av måluppfyllelsen göras. Målen föreslås därför att strykas. Sida 1 Prognos april Målet beräknas bli uppfyllt Målet beräknas bli uppfyllt Målet beräknas bli uppfyllt * Se nedan * Se nedan * Se nedan Målet beräknas bli uppfyllt Målet beräknas bli uppfyllt § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Verksamheten hittills under året Verksamheten under årets första månader har fungerat enligt plan. Med anledning av gymnasieförbundets flytt från Palmcrantzskolan nu i höst har verksamhets- och personalplanering samt facklig samverkan varit i fokus för både måltidsservice och städenheten. Bedömningen i april är att förändringen kommer att gå smidigt. Under våren har också en stor enkätundersökning kring gymnasiegästernas tankar och tyckande om mat gjorts. Analys av resultatet har sedan diskuterats med ledningen för förbundet och medför att det kommer att bli vissa förändringar i utbudet i höst. Tillsammans med ledningen för barn- och utbildningsförvaltningen har städenheten reviderat och ökat städfrekvensen i den övergripande överenskommelsen för städning av alla skolor och förskolor. Bakgrunden är att säkerställa så överenskommelsen följer Folkhälsomyndighetens allmänna råd. Inom det administrativa området har ett styrdokument tagits fram för att skapa en tydlig, enhetlig och övergripande styrning av IT-relaterad verksamhetsutveckling. Upphandling av finansiell strategisk rådgivare, scanningstjänster och revisionstjänster för kommunens bolag har också skett. Deltagande vid nätverksträffar och genomförda studiebesök för att se och lära av andra har även det varit på agendan. Bland annat gjordes i april studiebesök till Skellefteå för att titta på deras funktion för internservice. Representanter från medborgarservice, datacenter och löneenheten deltog och syftet var bland annat att fånga upp möjliga områden för samordningsvinster. Här planeras också ett studiebesök till Kungsbacka nu i höst innan man summerar området i en tänkbar utveckling av internservice i kommunorganisationen. All text som anges med kursiv stil i detta dokument är också underlag till förvaltningens skrivning till fullmäktige. Sida 2 Sven-Ove Nilsson TF Förvaltningschef § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Ekonomi DRIFTREDOVISNING Förvaltningens resultat per april är 2,0 miljoner kronor och prognosen är enligt budget. Noterbart: Serviceförvaltningen hade inför året ett effektiviseringskrav på 2,1 mnkr som enligt prognosen kommer att klaras. Städenhetens goda resultat per april är i huvudsak en effekt av ökad ersättning från barn- och utbildningsförvaltningen. Här pågår ett omställningsarbete till ökade städfrekvenser och prognosen är därför i enlighet med budget. Sommaren är också en osäker faktor med ökade kostnader för semestervikarier. Relativt gott resultat även vid medborgarservice. Här sker enligt planering en del större utvecklingsprojekt i höst och likt städenheten medför sommaren högre kostnader för semestervikarier. Förvaltningsledningens överskott per april är i stort en konsekvens av tillfälliga vakanser. Här planeras för en större friskvårdsinsats till hösten. Beviljat underskott är en budgetteknisk effekt av sent höjd internränta som inte hann justeras i budgetprocessen. Något lägre omsättning än budget beror i stort på att infobyrån flyttades från medborgarservice till kommunledningsförvaltningen vid årsskiftet. Enhet Intäkter Kostnader Måltidsservice Städ Datacenter Medborgarservice Löne & Pensionsservice Ekonomi/Finans Upphandling Snickeriet Förvaltningsledning Finansnetto (ändrat från 2015) Summa serviceförvaltningen Beviljat underskott Resultatkrav Faktisk resultatprognos 40 385 16 848 10 624 4 722 3 246 3 048 1 793 386 245 81 277 40 281 16 045 10 603 4 227 3 182 2 939 1 793 383 -176 79 277 Resultat 2015-04 104 803 21 495 64 109 0 3 421 2 020 Prognos 2015 0 0 0 0 0 0 0 0 -152 -152 -152 Resultat 2014 2 227 176 -1 170 925 429 355 0 -126 942 31 3 789 205 0 4 039 INVESTERINGSREDOVISNING Investeringsnivån hittills är låg då huvuddelen av förvaltningens investeringar, enligt planering, infaller under hösten. Prognos för investeringar är ingen avvikelse mot budget. Enhet Datacenter Städ & hemservice Måltidsservice Övriga Summa serviceförvaltningen Netto 2015-04 352 0 0 0 352 Budget 2 000 400 1 000 100 3 500 Sida 3 Prognos 2015 2 000 400 1 000 100 3 500 Budgetavvikelse 0 0 0 0 0 Resultat 2014-04 429 437 215 516 143 74 0 2 268 10 2 094 Budget omsättning 121 800 48 300 30 600 19 800 9 200 8 700 6 400 1 360 730 110 247 000 Prognos omsättning 122 400 48 750 31 700 14 200 10 050 8 700 5 700 1 360 740 0 243 600 = Avvikelse mot budget § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Verksamhet Arbete med 2015 års effektiviseringar påbörjades redan under 2014 och uppföljning visar att den ekonomiska effekten redan slagit igenom och därmed uppfylls under året. När det gäller förvaltningens effektmål kring nöjdkundindex och kvalitetsindex så sker mätningar i huvudsak i höst. Ett ständigt förbättringsarbete sker vid alla enheter och inga signaler tyder på att kundernas upplevelse skulle ha försämrats så prognosen är att målen beräknas bli uppfyllda. EFFEKTIVITET Effektmål Prognos april 1. Serviceförvaltningen ska genomföra effektiviseringar på 2,1 mnkr Målet beräknas bli uppfyllt Uttalade effektiviseringar i budget var telefoni, matavfall, mattransporter, samordningsvinster måltidsservice/städ samt mindre effektiviseringar vid ekonomi/finans och löne- & pensionsservice. I huvudsak påbörjades arbete kring dessa redan under fjolåret och uppföljning visar att den ekonomiska effekten redan slagit igenom och målet därmed är/blir uppfyllt. KUNDERNAS UPPLEVELSE Effektmål Prognos april 2. Serviceförvaltningens totala nöjdkundindex ska öka med en enhet och uppgå till minst 75 (mycket nöjd) 3. Serviceförvaltningens totala kvalitetsindex ska vara fortsatt bra och uppgå till minst 75 (mycket nöjd) Hittills under året har inga uppföljningar gjorts då dessa är planerade till senare i år. Respektive enhet har arbetat med sina respektive förbättringsområden. Inga signaler tyder på att kundernas upplevelse skulle ha försämrats så prognosen är att målen i budget kommer att bli uppfyllda. Nöjdkundindex följer SKL:s modell och är baserat på frågorna: Hur nöjd är du med servicen som helhet? Hur väl uppfyller servicen dina förväntningar? Föreställ dig en service som är perfekt i alla avseenden. Hur nära eller långt ifrån en perfekt service är den som du får? Kvalitetsindex är baserat på kommunens kvalitetsdimensioner och frågorna: Vad anser Vad anser du söker? Vad anser Vad anser du om personalens bemötande? du om möjligheten att komma i kontakt med den person eller funktion du om personalens förmåga att lösa din fråga/ärende? du om möjligheten att påverka innehåll och utförandet av tjänster? ÖVRIGA KOMMUNÖVERGRIPANDE OMRÅDEN FÖR UPPFÖLJNING APRIL (enligt anvisningar) Kommentarer till inkomna synpunkter I anslutning till ordinarie uppföljningar i april, augusti och bokslut görs uppföljning av förvaltningens inkomna synpunkter. Kundcenter Matsedel - skola, förskola Summa Klagomål 15 1 15 Beröm 10 0 10 Sida 4 Målet beräknas bli uppfyllt Målet beräknas bli uppfyllt § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Totalt har det inkommit 25 st synpunkter under perioden och i stort sett samtliga avser kundcenter. Klagomål avser i huvudsak långa väntetider på telefon medan beröm i stort avser gott bemötande. Synpunkterna har inte medfört några större förändringar i arbetsrutiner mm. Kommentarer till arbetet med servicedeklarationer Förvaltningen har under perioden tagit fram servicedeklaration för kundcenter. Utförarstyrelsen godkände förslaget i april och skickade den vidare till kommunstyrelsen för beslut. Ramavtalstrohet Mätning av ramavtalstrohet har gjorts under perioden 23/3 - 22/4 och visade att förvaltningen hade 100 % trohet. Sida 5 § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Nyckeltal och volymtal verksamhet Utöver ovanstående resultatmått kring kundnöjdhet så har förvaltningen också ett flertal nyckeltal och volymtal som speglar både resultat, kvalitet, produktivitet och effektivitet. Dessa tal var de som angavs i budget. Nytt jämfört budgetdokumentet är att utfall 2013 och prognos 2014 har lagts till. Utfall 2012 1 398 4 000 395 235 161 Utfall 2013 3 168 2 200 401 238 162 Utfall 2014 4 039 2 000 402 247 155 Prognos 2015 2 020 2 100 409 246 163 Måltidsservice Antal portioner skollunch grundskola Antal heldagsportioner äldremat 857 868 179 624 875 990 170 995 842 540 170 700 885 000 171 200 Städ & hemservice Arbetstidskostnad i % av omsättning Avverkningsgrad förskola Avverkningsgrad skola 86 - 84 - 85 229 327 84 215 312 Datacenter Antal supportärenden per dator 2,64 2,97 3,34 3,43 Medborgarservice Beläggningsgrad infobyrån Intäkter kopieringstjänst (tkr) Andel avslutade ärenden kundcenter Total svarsfrekvens kundcenter Andel samtal besvarade inom 2 min 82 590 - 82 419 - 80 429 61 96 93 440 63 95 93 2 Löne- & pensionsservice Kostnad per utbetald lön (kr) Antal löner/arbetad timma 102 4,08 96 4,17 93 4,32 103 3,90 3 3 Ekonomi/Finans Andel elektroniska leverantörsfakt (%) Andel elektroniska kundfakturor (%) 32 37 35 37 33 41 34 41 Upphandlingskontoret Antal ramavtalsupphandlingar Antal uppdragsupphandlingar Antal besök upphandlingsgrupper Antal näringslivsträffar upphandling 24 27 18 7 24 23 12 9 20 25 11 9 20 20 12 9 Ekonomiskt resultat (tkr) Besparingskrav i budget (tkr) Kostnad per arbetad timma - varav lönekostnad - varav övriga kostnader Not 1. Avverkningsgrad förskola och skola är nya nyckeltal och beskriver städyta i relation till nedlagd tid. Minskning mellan 2014 och 2015 är hänförbart till nytt avtal med utökade städfrekvenser mot barn- och utbildningsförvaltningen. 2. Infobyrån flyttades till kommunledningsförvaltningen vid årsskiftet. 3. Kostnaden per utbetald lön och antalet löner per arbetad timma har i ovanstående tabell ökat. Det är dock bara en statistisk konsekvens av att enheten från årsskiftet hanterar hela löneflödet åt arbetsmarknadsenheten. Sida 6 1 1 § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Personal Förvaltningens tre personalmål i budget var baserade på värden i medarbetarundersökning. Då ingen undersökning kommer att genomföras så förslås att målen stryks. Konkret arbete för att öka andelen medarbetare som nyttjar friskvårdsbidraget, upplever det roligare att gå till jobbet och att cheferna arbetar aktivt med likabehandlingsfrågor har dock skett bland annat via medarbetarsamtal och på arbetsplatsträffar. MEDARBETARSKAP OCH LEDARSKAP Effektmål Prognos april 4. Medarbetarundersökningens värde på frågan "Roligt att gå till jobbet" ska förbättras med två enheter jämfört 2013 och uppgå till minst 80. * Målet är en mer konkret fortsättning på 2014 års mål som var att öka andelen ambassadörer. Tanken är bland annat att om förvaltningens medarbetare upplever det som roligt att gå till jobbet så blir man också en god ambassadör. Målet inbjuder också till mer kreativa idéer och delaktighet på respektive arbetsplats. Det konkreta arbetet sker på respektive enhet/arbetsplats bland annat genom insatser för ökad delaktighet. Städenheten har bland annat i sitt löpande infobrev kört en intervjuserie med medarbetare under frågorna "Vad är det roligaste med ditt jobb?" och "Har du tips till dina kollegor vad man kan göra för att ha roligare på jobbet?" Intervjuerna har varit populära och gör att goda exempel sprids i verksamheten. MÅNGFALD Effektmål Prognos april 5. Medarbetarundersökningens värde på frågan "Min närmaste chef arbetar aktivt med likabehandlingsfrågor" ska bibehållas eller förbättras jämfört med värdet 2014 * Mångfald och likabehandling är ett brett område och i flera delar en chefsfråga. Genom att fokusera på medarbetarnas upplevelse görs bedömning att fokus blir rätt riktat utifrån inriktningsmålet. Arbete pågår på respektive enhet bland annat genom att spela det sk "Mångfaldsspelet" som finns att låna på område HR. HÄLSA OCH ARBETSMILJÖ Effektmål Prognos april 6. Andelen medarbetare som nyttjar friskvårdsbidraget ska öka med 4 % enheter jämfört 2013 och uppgå till minst 80 % En insats för att på sikt minska sjukfrånvaron är att arbeta mer fokuserat på förebyggande friskvårdsaktiviteter. En del i detta är då att öka andelen medarbetare som nyttjar det kommunala friskvårdsbidraget och på detta sätt även ökar det egna motionerandet. I stort sker detta genom medarbetarsamtal men även mer generella friskvårdsaktiviteter planeras framförallt till hösten. Sjukfrånvaro Efter att under hela 00-talet ha drivit ett relativt lyckosamt arbete kring sjukfrånvaron, där bland annat rutin för tidig återgång och regelbunden detaljuppföljning införts, så stabiliserade sig sjukfrånvaron från 2009 på runt 6 %. Under 2014 ökade sjukfrånvaron till drygt 7 % och uppföljning per mars visar nu att sjukfrånvaron ytterligare ser ut att öka. Analys visar att den korta frånvaron (<60 dagar) ligger på en jämförbar nivå med tidigare år medan däremot den långa Sida 7 * § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 frånvaron ökat. Ökning syns dessutom både bland kvinnor och män och bland såväl yngre, medelålders som något äldre. Totalt finns i nuläget 23 st långa sjukfall och består av både fysiska och psykiska diagnoser. I absolut övervägande del finns inga arbetsrelaterade orsaker till frånvaron. Förvaltningen har idag fullständig kontroll på samtliga längre sjukfall där ett metodiskt arbete sker kring respektive person. 11,4% Sjukfrånvaro serviceförvaltningen 9,5% 9,0% 7,4% 6,2% 2007 2008 2009 5,7% 5,6% 5,8% 5,9% 2010 2011 2012 2013 2014 mar-15 * Kommunen har beslutat att inte göra någon medarbetarundersökning för 2015. Någon mätning av måluppfyllelsen kan därför inte redovisas. Nyckeltal och volymtal personal Antal anställda Andel män (%) Andel utomnordisk bakgrund Genomsnitt syss.gr tillsvidareanställd Arbetade timmar (tusental) Sjukfrånvaro i % Antal långtidssjuka Motiverad medarbetarindex Ledarskapsindex Stressindex Roligt att gå till jobbet Arbetar aktivt med likabehandling Andel som nyttjar friskvårdsbidrag Utfall 2014 405 29,6 5,2 93,0 615,5 7,4 16 81 87 75 78 78 76 Utfall 2015-03 395 27,5 93,1 222,7 9,0 23 - Sida 8 Prognos 2015 395 27,5 93,1 595,4 ~8,0 ? - § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Miljö Inom miljöområdet är prognosen att förvaltningens två effektmål blir uppfyllda. Arbete för att minska volymen matavfall pågår och förändrade inköpsrutiner har införts som gör att endast ftalatfria engångshandskar numera kan köpas. MATAVFALL Effektmål Prognos april 7. Den genomsnittliga volymen matavfall för tallriks- och serveringssvinn vid måltidsservice skolrestauranger ska minska med 5 % jämfört 2014 och inte överstiga 75 gram per elev. Målet beräknas bli uppfyllt Måltidsservice bedömning är att målet kommer att bli uppfyllt. Då det går åt olika mängd mat på olika skolor, trots samma ålder på barnen, så testas flera olika lösningar för minskat serveringssvinn. Exempel är beställningsrutiner och mängddagböcker. Under året ska också två aktiviteter som riktar sig till barn och elever genomföras för att minska tallrikssvinnet. MILJÖFÖRBÄTTRANDE ÅTGÄRDER Effektmål Prognos april 8. Serviceförvaltningen ska under året övergå till användning av ftalatfria engångshandskar. Städ och måltidsservice har infört nya inköpsrutiner som innebär att endast ftalatfria engångshandskar numera kan köpas. Gamla handskar kommer successivt att fasas ut. EKOLOGISK MAT Enligt kommunfullmäktiges beslut i budget 2015 ska andelen ekologiska livsmedel till kommunens förskolor och skolor motsvara minst 25 % av matinköpen. Mätning för årets första månader visar att andelen uppgår till 22,3 %. Prognosen är 25 %, dvs ingen avvikelse mot beslutet. Sida 9 Målet beräknas bli uppfyllt § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Folkhälsa Åtgärder inom de strategiska utvecklingsområdena för folkhälsoarbetet. Prioriterade områden Minska tillgång och efterfrågan på alkohol, narkotika, tobak och andra droger Genomförda aktiviteter Fortsatt arbete för en tobaksfri arbetsmiljö på förvaltningens arbetsplatser har och ska ske bland annat via medarbetarsamtal Elevers behörighet till gymnasieskolan Fortsatt arbete med att erbjuda näringsriktiga och varierande lunchmåltider för barn i skola/förskola har skett där bland annat recept anpassats utifrån fullmäktiges beslut om att smörblandning ska erbjudas som alternativ till margarin. Sociala mötesplatser för unga och äldre I februari deltog måltidsservice på barn- och utbildningsförvaltningens elevsamverkan där information och dialog om skolmaten fördes. Delaktighet och inflytande för barn och äldre Barnens/elevens val på matsedeln genomfördes 29 april. Alla barn/elever på skolor/förskolor fick då välja mellan ett antal olika maträtter där den vinnande rätten sedan serverades. Sida 10 § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Bedömd utveckling under resten av året Installering i nytt kök på Sporthallen och sjösättning av delvis ny städorganisering på gymnasiecampus ska ske i anslutning till höstterminens start. I städs fall ska också en ny typ av kvalitetsuppföljning införas från hösten där man med hjälp av protokollförda interna kontroller ska säkerställa att man lever upp till de städavtal och rutiner som finns. I syfte att fördjupa samarbetet kring kundcenter ska möten med samtliga förvaltningar hållas under sommaren eller tidig höst för att tillsammans dra upp riktlinjerna för det fortsatta arbetet. På löneenheten planeras för införande av en ny modul, Chefens meny, där en av effektiviseringsmöjligheterna är en mer digitaliserad anställningsprocess. Fortsatt införande av självrapportering för timavlönade ska också ske. Sjukfrånvaron ökade under 2014 och per april ser ökningen ut att ha fortsatt. Friskvård och hälsa är här fortsatt prioriterat och insatser för vända den negativa trenden med ökad sjukfrånvaro ska genomföras. Fortsatt nätverkande och kompetensutvecklande insatser ska också ske. Vid måltidsservice planeras bland annat för två workshops; "Modern teknik i storkök" och "Framtidens måltider i Östersunds kommun". Upphandlingskontoret ska också genomföra en konferens kring hållbar upphandling senare i höst. Sida 11 § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Måltidsservice Enheten producerar och serverar måltider åt såväl grundskola, skolbarnomsorg, förskola, gymnasieskola och äldreomsorg inom Östersunds Kommun. Enhetens verksamhetsidé är: ” Vi stärker våra kunders konkurrenskraft genom att ge gästerna en måltidsupplevelse utöver det vanliga”. Prioriterade utvecklingsområden i budget 2015 Dagligen servera måltider som; smakar bra, är anpassade efter våra olika gäster, tar miljöhänsyn och ryms inom de ekonomiska, lagmässiga och politiska ramarna. Utifrån våra specifika uppdrag och medarbetarpolicyn fokusera på att kompetensutveckla individen och gruppen, vidareutveckla samarbetet internt och externt samt skapa effektiva arbetsplatser på kort och lång sikt. Utifrån gästdialog och Östersunds kommuns värderingar skapa en tydlig profil för måltidsservice som vägleder alla i det dagliga arbetet. VERKSAMHETEN HITTILLS UNDER ÅRET Måltidsservice verksamhet har i stort fungerat enligt plan. Enheten har lagat och serverat runt 9 000 luncher till skolan och förskolan varje skoldag samt lagat och levererat ca 500 heldags mat till särskilda boenden sju dagar i veckan. Första steget i all matlagning är att välja råvaror. Från första mars gäller ett nytt livsmedelsavtal för de nära 1 200 produkter som används idag. Enheten har under våren utvecklat det grundläggande arbetet med att sätta ihop rätt produktlistor till rätt verksamhet. Kockar från respektive verksamhetsområde har aktivt deltagit i arbetet. Det är av stor betydelse att rätt råvaror handlas, inte minst för att andelen ekologiska råvaror ska öka i planerad takt. Flera aktiviteter i enhetens verksamhetsplan för 2015 har startats, några är kvar att initiera. En prioriterad aktivitet är att måltidsservice har ett tydligt uppdrag att höja andelen ekologiska råvaror i förskola och grundskola. Under vårterminen har fokus varit att byta från traditionella råvaror till ekologiska råvaror för frukost och mellanmål. Enheten ska under året genomföra en grundutbildning för all personal under temat ”Ekologisk mat”. Första delen är klar. Den var att ledningen, matsedelsgruppen och miljögruppen gick en halv dags utbildning med kockprofilen Carina Brydling. Den utbildningen ska sedan ligga till grund för dialog med alla övriga medarbetare inom måltidsservice. En annan av aktiviteterna i verksamhetsplanen är att ”minst 50 % av efterrätterna ska tillagas efter Sollidenköket/Hemgårdens egna recept”. Här har man arbetat med en ny metod – Hearing. Arbetsgruppen har delats upp i mindre grupper med tydligt uppdrag att förbättra gästens upplevelse av desserterna. Resultatet är 17 nya desserter varav 10 kommer att finnas på matsedeln under året, exempelvis Catalansk kräm, Aprikoskräm med malda aprikoser, Diplomatkräm och klassikern Änglamat. Arbetet med att planera var maten ska lagas de närmaste åren har gått vidare. Under vårterminen har störst fokus varit på att, i samverkan med de fackliga organisationerna, planera bemanningen på Palmcrantz, Sporthallen och Fyrvalla. Totalt sett blir det ingen förändring, men det blir färre tjänster på Palmcrantz och fler på Sporthallen/Fyrvalla. Enheten har under våren utformat köket på den nya förskolan som ska byggas på Hofvallen. Den förskolan blir även referensförskola för nya förskolan på Remonthagen. När det gäller lokaler har en större renovering genomförts på Storsjöskolans kök. I samband med att gymnasieförbundet flyttar all sin verksamhet till gymnasiebyn och Fyrvalla så förändras enhetens verksamhet i köket på Sporthallen på flera olika sätt. Under våren har måltidsservice genomfört en stor enkätundersökning kring gymnasiegästernas tankar och tyckande om mat. Enkäten var både på övergripande nivå och på detaljnivå. Analysen av resultatet har sedan diskuterats med ledningen för gymnasieförbundet och det kommer att bli vissa förändringar i utbudet i höst. Sida 12 Anders Burman Enhetschef Måltidsservice § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Arbetet tillsammans med utvecklingsgrupp och referensgrupp för måltider på särskilda boenden har fördjupats. Kostombudens ansvar har förtydligats och rutinerna för förbättring av måltiden som helhet har förfinats. Ekonomi (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Investeringar Bokslut 2014 119 816 117 589 2 227 April 2014 39 743 39 314 429 April 2015 40 385 40 281 104 Budget 2015 121 800 121 800 0 Prognos 2015 122 400 122 400 0 498 0 0 1 000 1 000 Enhetens resultat just nu är i stort enligt planering. Prisökning på livsmedel och nytt livsmedelsavtal är osäkra faktorer i nollprognos. Investeringar består av reinvesteringar i köksinventarier och den processen har påbörjats. Nyckeltal/volymtal Arbetade timmar Lönekostnad/arbetad timma Övrig kostnad/arbetad timma Sjukfrånvaro i % Andel män Motiverad medarbetarindex Nöjdkundindex Kvalitetsindex Antal portioner skollunch grundskola Andel ekologisk mat skolan (%) Andel ekologisk mat skola/förskola (%) Antal heldagsportioner äldremat Utfall 2012 261 336 210 226 5,7 21,9 79 73 857 868 20,3 18,0 179 624 Utfall 2013 264 111 233 219 6,1 23,3 83 76 79 857 990 19,5 18,0 170 995 Utfall 2014 261 617 238 212 8,4 24,3 82 77 80 842 540 20,0 170 700 Prognos 2015 263 000 243 222 8,0 24,3 77 80 885 000 25,0 171 200 Sjukfrånvaron har varit hög under årets första månader. Orsaken är främst den ovanligt omfattande influensan och således inte arbetsrelaterad. BEDÖMD UTVECKLING UNDER RESTEN AV ÅRET Ombyggnationen av Sporthallens kök och matsal kommer att ske under sommaren och hösten. Det blir en stor utmaning att servera lunchen med bibehållen service och kvalitet under byggperioden. Arbetet med planeringen för var skol- och äldrematen ska tillagas från 2017 är en kärnfråga och det arbetet kommer att kräva ett fördjupat samarbete med kunder och partners. När det gäller förskolor så planeras förskolorna på Hofvallen och Remonthagen att öppna årsskiftet 2016/2017. De aktiviteter i verksamhetsplanen som inte är genomförda ska genomföras. Särskilt intressant blir det att utvärdera de olika workshops som planerats. Planerade workshops är ”Modern teknik i storkök”, ”Framtidens måltider i Östersunds kommun” samt två aktiviteter som riktar sig till vårdnadshavare till barn/elever i förskola och skola. Måltidsservice är även med i ett nationellt nätverk för utveckling av relevanta nyckeltal för kvalitetsmätning och under hösten hålls en gemensam konferens. Sida 13 § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Östersund städ Enhetens uppgift är att på ett kundorienterat och serviceinriktat arbetssätt tillgodose våra kunders behov av städ och servicetjänster. Vi skall samordna olika funktioner som leder till effektiviseringar samt utveckla arbetssätt och rutiner. Vi skall ge bästa möjliga service till kommunens kärnverksamheter. Vårt huvuduppdrag är att lösa kundens problem. Prioriterade utvecklingsområden i budget 2015 - Införa ett standardiserat städsystem för hela verksamheten - Förbättra kommunikationen med kunder kring inomhusmiljön på skolor och förskolor - Öka samordningen med länets övriga kommuner kring utbildning och kompetenshöjande insatser VERKSAMHETEN HITTILLS UNDER ÅRET Östersunds städs verksamhet har fungerat enligt plan. Efterfrågan på enhetens tjänster har fortsatt att öka. Dels är det nya uppdrag men också utökning av några befintliga uppdrag. Arbetet med alla aktiviteter i enhetens verksamhetsplan för 2015 har påbörjats. En prioriterad aktivitet är att införa en standardisering i rutiner, metoder och produkter. Städ tog beslut i april kring hur standarden ska vara utformad och målet är att det ska vara infört på alla arbetsplatser till hösten. Enheten har tillsammans med ledningen för barn- och utbildningsförvaltningen reviderat den övergripande överenskommelsen för städningen av alla skolor och förskolor. Bakgrunden är att säkerställa så överenskommelsen följer Folkhälsomyndighetens allmänna råd. Förändringen innebär en utökning med cirka 1 miljon. Största arbetet under våren har varit att anpassa och planera verksamheten utifrån nedläggningen av Palmcrantzskolan. En stor del har varit att hitta omplaceringar för medarbetarna men också att justera teamchefernas arbetsgrupper så fördelning av antalet medarbetare ska vara så jämn som möjligt. I mars deltog Östersunds Städ på nätverksträff för städenheter inom övriga kommuner i länet. Sjukfrånvaron var en fråga där det diskuterades hur de olika kommunerna arbetar för att hitta sätt att minska sjukfrånvaron. Det gjordes också ett studiebesök på Sånghusvallens förskola för att få mer kunskap om fördelar och nackdelar med heltäckningsmattor i offentliga miljöer. Ekonomi (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Bokslut 2014 54 913 54 737 176 April 2014 18 784 18 347 437 April 2015 16 848 16 045 803 Budget 2015 48 300 48 300 0 Prognos 2015 48 750 48 750 0 0 0 0 400 400 Investeringar Städenhetens goda resultat per april är i huvudsak en effekt av ökad ersättning från barn- och utbildningsförvaltningen. Här pågår ett omställningsarbete till ökade städfrekvenser och prognosen är därför i enlighet med budget. Sommaren är också en osäker faktor med ökade kostnader för semestervikarier. Investeringar avser städ- och tvättmaskiner och sker nu i sommar och i höst. Nyckeltal/volymtal Arbetade timmar Lönekostnad/arbetad timma Övrig kostnad/arbetad timma Sjukfrånvaro i % Andel män Motiverad medarbetarindex Nöjdkundindex Kvalitetsindex Arbetstidskostnad i % av omsättning Avverkningsgrad förskola Avverkningsgrad skola Utfall 2012 216 776 212 34 8,0 19,3 76 64 86 - Utfall 2013 210 402 214 42 7,5 19,6 75 77 84 84 - Utfall 2014 210 007 221 40 9,3 23,1 79 68 78 85 229 327 Sida 14 Prognos 2015 192 000 214 40 9,0 23,1 70 78 84 215 312 Thomas Johansson Enhetschef Städ- och Hemservice § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Sjukfrånvaron har fortsatt att öka. Enheten har svårt att se några direkta kopplingar till verksamheten och arbetsmiljön. Sjukfrånvaron ökar i samhället i stort. För att kunna arbeta vidare med frågan och ta fram förebyggande åtgärder har man anlitat företagshälsovården. Tillsammans med Previa ska ledningsgruppen för städ se över hur sjukfrånvaron följs upp och hur kommunikationen fungerar med de personer som har mycket frånvaro. Nytt nyckeltal för året är avverkningsgrad (yta i förhållande till nedlagd tid). Minskning ses både mot förskola och skola och är en konsekvens av nytt avtal mot barn- och utbildningsförvaltningen. BEDÖMD UTVECKLING UNDER RESTEN AV ÅRET Enheten planerar att göra fler investeringar i framförallt tvättmaskiner under sommaren. Många tvättmaskiner är gamla och kostar mer att laga än att byta ut. För varje nyinköp görs en bedömning om det är möjligt att effektivisera och täcka flera arbetsställens tvättbehov när det ändå ska göras en investering. Städ har fått ett uppdrag av vård- och omsorgsförvaltningen att utföra en städutbildning till 200 medarbetare inom LSS/SäBO. Syftet är att informera om miljövänligare städmetoder och kemikalier. Utbildningen sker i maj. Enheten kommer också att genomföra en utbildning i städning riktat till vikarier inom måltidsservice. Syftet är att höja nivån på städningen vid sjukfrånvaro eller semester på de förskolor som har kombinationstjänster. Städ och måltidsservice fortsätter arbetet med att hitta samordning. Bland annat har teamchefer och kökschefer haft i uppdrag att hitta nya samarbeten kring sommarplaneringen. Eftersom båda enheterna har personal ute på skolor och förskolor finns möjligheten att hitta effektivare lösningar kring planering och bemanning. Under sommaren/hösten kommer städ att införa en ny typ av kvalitetsuppföljning där man med hjälp av protokollförda interna kontroller ska säkerställa att man lever upp till de städavtal och rutiner som finns. Enheten utreder om man kan hitta en IT-lösning för att enkelt samla in information och skapa statistik för att kunna återföra till kunderna. Enheten kommer att satsa på omvärldsbevakning under hösten. Bland annat planeras en resa till Jönköping i höst. Tanken är dels att besöka årets branschmässa men också att delta nätverksträffen för 15-kommungruppen. Syftet är att hitta områden där städenheter inom andra kommuner kommit längre. Sjukfrånvaro, städavtal och miljö är tre exempel på områden enheten kommer ha med sig frågor kring. Sida 15 § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Datacenter Enhetens verksamhetsidé är ”Att med helhetssyn, hållbarhet, verksamhetskunskap och samverkan tillhandahålla kostnadseffektiva tjänster och tekniska plattformar med hög tillgänglighet, kvalitet och säkerhet för datacenters kunder”. Prioriterade utvecklingsområden i budget 2015 - Arbete utifrån resultatet av projektet Verksamhetsutveckling genom IT - Aktivt bidra till ständiga förbättringar genom tidig medverkan på olika sätt - Bidra till verksamhetens utveckling genom att erbjuda attraktiva tjänster som efterfrågas av våra kunder VERKSAMHETEN HITTILLS UNDER ÅRET I början på januari beslutade kommunledningsgruppen ett styrdokument för verksamhetsutveckling med stöd av IT. Målet är att skapa en tydlig, enhetlig och övergripande styrning och prioritering av IT-relaterad verksamhetsutveckling. Dokumentet är grunden för det fortsatta arbetet där etapp 2 nu påbörjats. Ett stort arbete pågår med att migrera barn och utbildningsförvaltningens medarbetare till e-post systemet som övriga delar inom kommunen använder. I samband med det pågår framtagandet av en ny lösning för medarbetarna på förskolorna som bygger på öppen källkod. Lösningen skall tillgodose fillagring på ett enkelt sätt. Datacenter arbetar även med att ta fram ett verktyg för managering av iPads inom skolan och även inom övriga verksamheter. Projektet öppen källkod för kontorsprogram är avslutat och redovisat i kommunledningsgruppen. Utifrån den redovisningen har serviceförvaltningen fått i uppdrag att ta fram en konsekvensanalys över vad det innebär att övergå till öppen källkod. Datacenter har under vintern och våren arbetat med olika kulturfrågor som syftar till att skapa ett bra bemötande och bättre återkoppling ut mot kund. Ekonomi (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Investeringar Bokslut 2014 31 505 32 675 -1 170 April 2014 10 216 10 001 215 April 2015 10 624 10 603 21 Budget 2015 30 600 30 600 0 Prognos 2015 31 700 31 700 0 3 089 73 352 2 000 2 000 Resultatet just nu och prognos till årets slut är ett nollresultat i enlighet med budget. Investeringsnivån per april är låg. Enligt planering sker de flesta investeringar under hösten och prognos är i enlighet med budget. Nyckeltal/volymtal Arbetade timmar Lönekostnad/arbetad timma Övrig kostnad/arbetad timma Sjukfrånvaro i % Motiverad medarbetarindex Nöjdkundindex Kvalitetsindex Antal supportärenden per dator Utfall 2012 42 859 274 465 2,3 76 66 2,64 Utfall 2013 39 877 282 524 2,3 76 71 74 2,97 Utfall 2014 42 386 301 470 1,6 81 69 69 3,34 Prognos 2015 47 000 287 388 2,0 70 70 3,43 BEDÖMD UTVECKLING UNDER RESTEN AV ÅRET Datacenter kommer att ta fram en konsekvensanalys över öppen källkod och arbeta vidare med projektet verksamhetsutveckling med stöd av IT. Arbetet med migreringen av medarbetare inom barn och utbildningsförvaltningen till gemensamma e-postsystemet kommer att fortsätta och även öppen källkodslösning till förskolorna samt få in iPads i ett manageringsverktyg. Sida 16 Marie Fryklöf Enhetschef Datacenter § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Medborgarservice Enhetens verksamhetsidé är att ge medborgare, företag och föreningsliv ökad service och ökad tillgänglighet till kommunens verksamheter samt att erbjuda kundanpassade och kostnadseffektiva lösningar inom informationsområdet, posthantering och tjänster kopplat till intern receptionsdisk i rådhuset. Prioriterade utvecklingsområden i budget 2015 - Fokus på personalen genom att ständigt arbeta med grupputveckling, kultur, spelregler och värdeord. - Fortsatt kompetensutveckling i form av service- och kundcenterutbildning. - Tillsammans med förvaltningarna arbeta med ständiga effektiviseringar genom att bl a ta fram tydliga mål på effektivitet och nöjd kund inom samtliga verksamheter. Vidareutveckla kundcenters tjänster samt utöka internservice tjänsteutbud. Leverera det förvaltningarna och medborgarna förväntar sig att vi skall leverera. VERKSAMHETEN HITTILLS UNDER ÅRET Kundcenter har tagit fram en plan för det fortsatta arbetet att stärka och fördjupa samarbetet med förvaltningarna. I första hand innebär detta att få förvaltningarna att alltid se kundcenter som en del av dem själva t ex genom att förbättra informationsflödet och utbildningsplanering. Under året har samarbetet med vård och omsorgsförvaltningen fördjupats genom att kundcenter deltagit vid medborgardialoger angående den förändrade hemtjänsttaxan samt att uppdraget till kundcenter att hjälpa de kunder som ringer in att räkna ut deras nya taxor. Utbildning i hantering av föreningsbidrag har också skett för att fullt ut kunna ta över den hanteringen under 2016. Samarbetet mellan Kundcenter och Lärcentrum har också fördjupats där alla kommunvägledare i svarsgruppen haft en 3-dagarsutbildning hos Lärcentrum för att kunna hjälpa en större andel av de kunder som ringer in direkt. Ett pågående arbete under våren är att svarsgrupperna 2 (skola) och 4 (kultur och fritid) lär sig varandras frågor, så att de internt från den 1 juni är en svarsgrupp. Syftet är att minska sårbarheten och förenkla bemanningen. I svarsgrupp 1 (soc) och svarsgrupp 3 (fastighet) pågår just nu rekrytering av timvikarier. Även här är syftet att minska sårbarheten samt att underlätta för svarsgrupperna att ha gemensamma avstämnings- och planeringsmöten. Interservice har tillsammans med löne- & pensionsservice och datacenter varit på studiebesök till Skellefteå för att se hur de jobbar med sin interna service och vilka synergieffekter som kan finnas mellan de tre avdelningarna. Förslag på ytterligare interna tjänster som kan erbjudas på kort och på lång sikt kommer att tas fram senare i år. Ekonomi (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Investeringar Bokslut 2014 19 595 18 670 925 April 2014 6 505 6 989 516 April 2015 4 722 4 227 495 Budget 2015 19 800 19 800 0 Prognos 2015 14 200 14 200 0 209 0 0 0 0 Resultatet i april är 495 kkr och prognosen är ett nollresultat i enlighet med budget. Relativt gott resultat just nu förklarar med högre kostnader för semestervikarier under sommarperioden och högre utvecklingskostnader under hösten. Lägre omsättning än budgeterat beror på att infobyrån flyttades till kommunledningsförvaltningen vid årsskiftet (vilket inte var känt vid budgettillfället). Nyckeltal/volymtal Arbetade timmar Lönekostnad/arbetad timma Övrig kostnad/arbetad timma Sjukfrånvaro i % Motiverad medarbetarindex Nöjdkundindex Kvalitetsindex Utfall 2012* - Utfall 2013* - Sida 17 Utfall 2014 45 653 283 126 5,4 79 71 73 Prognos 2015 35 000 263 142 6,5 75 75 Agneta Nilsson Enhetschef Medborgarservice § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Svarsfrekvens kundcenter Andel avslutade ärenden KC (dec) Andel samtal besvarade inom 2 min Nöjd kund, medborgarmätning KC Intäkter kopieringstjänst (tkr) 590 419 96 % 61 % 93 % 84 % 429 95 % 63 % 93 % 84 % 440 * Jämförelser med 2013 och tidigare år är inte relevanta då enheten är ny från 2014. Från 2015 ingår inte heller Infobyrån som då flyttats till kommunledningsförvaltningen. BEDÖMD UTVECKLING UNDER RESTEN AV ÅRET En utbildning i DISA/DISC planeras att genomföras för all personal på enheten under hösten. Målsättningen är dels att lära känna och acceptera kollegornas olikheter, styrkor och svagheter för att på så sätt nyttja de kompetenser som finns i gruppen på bästa sätt. Dessutom ger utbildningen en ökad kunskap kring vilka behov olika typer av kunder har – så att medarbetarna på ett ännu bättre sätt än idag kan ge kunderna ett mycket bra bemötande. I syfte att fördjupa samarbetet med förvaltningarna ska möten med samtliga att hållas under sommaren eller tidig höst för att tillsammans dra upp riktlinjerna för det fortsatta arbetet. Internservice kommer under hösten att fortsätta omvärldsbevakningen av hur man kan bedriva en kommunal internservice på ett effektivt sätt. Nästa kommun att besöka är Kungsbacka. Löne- & Pensionsservice Enhetens verksamhetsidé är: ” Genom en aktiv kundorienterad verksamhetsutveckling och genom ständiga förbättringar inom löneadministration, support i lönesystemet, pensioner, personalförsäkringar och enklare avtalstolkningar säkerställs att verksamheter får professionellt utförda och kostnadseffektiva tjänster inom löneadministration”. Prioriterade utvecklingsområden i budget 2015 - Slutföra införandet av timavlönade på schema - Effektivisera anställningsprocessen - Kundvård med fokus på dialog, bemötande, tillgänglighet, inflytande och kompetens - Utveckling av informationsstrukturer - Ständiga förbättringar i löneprocess och interna arbetsprocesser VERKSAMHETEN HITTILLS UNDER ÅRET Arbetet med de prioriterade utvecklingsområde har fortsatt. Ett av dessa var att timavlönades tid ska registreras direkt i Heroma. När detta görs sker en kvalitetssäkring av medarbetarens utbetalda lön vilket leder till minskad kostnad p g a felaktigt utbetald lön. Idag är det 62% som registreras direkt i Heroma, jämfört med i december 2013 då det var 12%. De som ännu inte registreras direkt ingår i vård- och omsorgsförvaltningens verksamheter. Där pågår det ett införande av ett vikariehanteringsprogram och målet är att alla intermittent anställda fullt ut ska hanteras direkt under hösten 2015. Under mars och april kan konstateras att fler timavlönade registrerar sin tid direkt i Heroma. En effekt är att ärenden i en högre utsträckning kan hanteras inom förväntad tid. Bland annat har enheten kunnat öka andelen skrivna intyg inom en vecka från 59 till 75 %. Detta ger förhoppning om nöjdare kunder, samtidigt som arbetsmiljön på enheten upplevs mer tillfredsställande än tidigare. Från januari har enheten utökat telefontiderna till 8-12 varje helgfri vardag. En effekt är att det blir ett jämnare inflöde av samtal även om antalet samtal är relativt oförändrat. Även detta ger förhoppning om nöjdare kunder då tillgängligheten ökar. För att kunna effektivisera anställningsprocessen fullt ut så har enheten påbörjat implementeringen av Chefens meny. Detta kommer att ske etappvis. Under etapp ett har en manual skapats utifrån vad chefer kan göra redan direkt när den nya modulen släpps. Sida 18 Camilla Arback Lundberg Enhetschef Löne- & pensionsservice § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Enheten har upprättat en utbildningsplan för 2015 där både kundträffar och interna utbildningar finns med. Under perioden januari till april har enheten hållit i 23 kundträffar samt genomfört 8 internutbildningar. Enheten har även varit på studiebesök till Skellefteå för att få inspiration av deras interna service, om det kan vara ett utvecklingsområde mellan enheten och internservice inom serviceförvaltningen. Enheten har även deltagit på nätverksträffar där kommuner träffas som använder sig av Heroma som personalsystem. Enheten arbetar även med förbättringsmöten, en gång per vecka. De önskade effekterna av dessa möten är smidiga flöden i löneprocessens alla delar. En sådan förbättring är bland annat att skuggningsfunktionen nu fungerar med datacenters hjälp, vilket är ett stöd för enheten att kunna guida kunderna på ett kvalitetssäkert sätt. Arbetet med informationsstrukturen på kommunens intranät är inne i sin slutfas. Förhoppningen är att kund kommer att uppleva informationen som rör lön och pensionsfrågor mer tillgänglig än tidigare. Ekonomi (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Investering Bokslut 2014 9 163 8 734 429 April 2014 3 057 2 914 143 April 2015 3 246 3 182 64 Budget 2015 9 200 9 200 0 Prognos 2015 10 050 10 050 0 252 - - - - Resultatet just nu är 64 kkr och prognos ett nollresultat i enlighet med budget. Högre omsättning än budgeterat beror på att enheten från årsskiftet tog över hela lönehanteringen från arbetsmarknadsenheten. I prognosen ingår också lönehantering åt räddningstjänsten som tas över från 1/5. Nyckeltal/volymtal Arbetade timmar Lönekostnad/arbetad timma Övrig kostnad/arbetad timma Sjukfrånvaro i % Motiverad medarbetarindex Nöjdkundindex Kvalitetsindex Antal utbetalda löner Kostnad per utbetald lön (kr) Antal löner/arbetad timma Utfall 2012 22 648 247 146 5,9 70 69 92 376 102 4,08 Utfall 2013 22 150 250 149 11,2 64 60 57 92 294 96 4,17 Utfall 2014 21 667 269 134 5,2 77 68 66 93 532 93 4,32 Prognos 2015 25 000 281 121 4,0 70 70 97 500 103 3,90 Kostnaden per utbetald lön och antalet löner per arbetad timma har i ovanstående tabell ökat. Det är dock bara en statistisk konsekvens av att enheten från årsskiftet hanterar hela löneflödet åt arbetsmarknadsenheten. BEDÖMD UTVECKLING UNDER RESTEN AV ÅRET Arbetet fortsätter med utgångspunkt från handlingsplanen och de prioriterade förbättringsområdena. Stort fokus läggs på att säkerställa självrapporteringen av timavlönades tider i Heroma samt digitalisering av anställningsavtalet, där modulen Chefens meny kommer fungera som stöd. Att fortsätta utveckla interna arbetssätt samt kvalitetsförbättringar genom en dialog och känsla för förvaltningarnas behov är fortsatt prioriterat. Enheten ska slutföra förbättringsprojektet gällande att det ska vara lättare att finna information som rör lön och pensionsfrågor på kommunens intranät. Upphandling av Östersunds Kommuns pensionsförvaltare är inne i fasen att tilldelningsbeslut är taget och besvärstiden löpte ut 29 april. Sida 19 § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Ekonomi/Finans Enhetens verksamhetsidé är att tillhandahålla specialistkompetens inom redovisning, finansiering, ekonomistyrning, inkassoverksamhet, planering/statistik samt utveckla och förvalta system inom dessa områden. Vi skall medverka till utveckling och förnyelse av ekonomiprocesserna samt med kundnyttan i fokus bedriva verksamheten på ett professionellt och serviceinriktat sätt. Prioriterade utvecklingsområden i budget 2015 - Utveckla användarvänligheten i ekonomisystemet och utveckla dialogen med användare av ekonomisystemet - Utveckla rutiner för förbättrad intern kontroll vid utbetalningar. Detta med anledning av aktuella fall av förskingring inom kommunsektorn. - Utveckla nyinrättad internbanksfunktion. Internbanken ska dels resultera i lägre finansiella kostnader för kommunägda företag, dels förbättra kommunens finansnetto. - Fortsätta arbetet med att öka andelen leverantörsfakturor som betalas elektroniskt. Detta för att dels minska kostnaderna, dels minska miljöpåverkan i form av minskad pappersförbrukning VERKSAMHETEN HITTILLS UNDER ÅRET Upphandlingar har slutförts av finansiell strategisk rådgivare, scanningstjänster samt revisionstjänster för kommunens bolag. F n pågår upphandling av banktjänster, en tjänst som upphandlas tillsammans med Jämtkraft och Östersundshem AB. Fortsatt goda omdömen från Standard & Poor´s, totalt för kommunens ekonomi, men även gott omdöme för delområdet finansiell management som bedöms vara en positiv faktor vid ratingbeslutet. Under första tertialet har rekrytering skett av finansekonom och planeringssekreterare. En ekonom som på halvtid tjänstgjorde som ekonomiansvarig hos Jämtlands Räddningstjänstförbund har övergått till heltidstjänst hos förbundet. Denna tjänst har inte återbesatts inom vår enhet. Ny redovisningslagstiftning för kommunens bolag enligt det s k K3-regelverket komplicerade kommunens arbete med årsredovisningen. Barn- och utbildningsförvaltningen har beslutat att retroaktivt debitera barnomsorgskunder med anledning av för lågt uppgivna inkomster. Denna aktivitet har medfört och kommer framgent att medföra stort extraarbete i form av bl a amorteringsplaner för kundreskontrafunktionen. Ekonomi (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Bokslut 2014 8 824 8 469 355 April 2014 2 814 2 740 74 April 2015 3 048 2 939 109 Budget 2015 8 331 8 331 0 Prognos 2015 8 700 8 700 0 Utfall 2014 15 480 318 230 81 83 80 33 41 Prognos 2015 15 400 299 260 83 80 34 41 Prognosen per april är ett nollresultat i enlighet med budget. Nyckeltal/volymtal Arbetade timmar Lönekostnad/arbetad timma Övrig kostnad/arbetad timma Motiverad medarbetarindex Nöjdkundindex Kvalitetsindex Andel elektroniska leverantörsfakturor Andel elektroniska kundfakturor Utfall 2012 15 953 288 220 85 78 32 37 Utfall 2013 14 956 303 243 86 81 77 35 40 Andel scannade fakturor minskar och ersätts successivt av elektroniska betalningar som dels är billigare dels är miljövänligare. BEDÖMD UTVECKLING UNDER RESTEN AV ÅRET Internbanken kommer att fortsätta växa. Vid årets slut bedöms upplåning i obligationer och certifikat uppgå till totalt 3,6 miljarder kronor. Möjligheten att finansiera investeringar med miljöprofil med s k gröna obligationer är en fråga som kommer Sida 20 Sven-Ove Nilsson Enhetschef Ekonomi/Finans § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 att utredas under året. Det positiva räntenettot för internbanksverksamheten väntas överstiga 10 miljoner kronor .Fortsatta aktiviteter för att förbättra dialogen med förvaltningar dels vad gäller fakturahantering/scanningsprocessen, dels vad gäller användarvänligheten totalt för ekonomisystemet ska äga rum under andra halvåret. Upphandlingskontoret Upphandlingskontorets verksamhetsidé är att tillhandahålla en hög kompetens i frågor kring effektivisering, miljö och kvalitet inom upphandlingsområdet Prioriterade utvecklingsområden i budget 2014 - Förstärka nyttan av gemensamt upphandlade avtal under hela avtalsperioden - Underlätta för små och stora företag att delta som anbudsgivare i upphandlingskontorets upphandlingar - Erbjuda kompetensutveckling inom upphandlingsområdet till samverkande kommuner VERKSAMHETEN HITTILLS UNDER ÅRET Upphandlingskontorets verksamhet har under perioden löpt i enlighet med upprättad plan. I samråd med samverkande kommuner har en översyn av den kommungemensamma ramavtalslistan genomförts och resulterat i en mer ändamålsmässig ramavtalslista utifrån såväl upphandlingskontorets uppdrag som resurser. En större satsning inom kompetensutveckling har genomförts. Satsningen har bl.a. resulterat i att en av upphandlingskontorets medarbetare har certifierats av Sveriges Offentliga Inköpare, SOI. Vidare har en medarbetare genomgått en omfattande utbildning inom offentlig upphandling. Upphandlingskontoret har också aktivt arbetat med kompetenshöjande åtgärder inom hållbar upphandling. En grupp för hållbar upphandling har initialt tillskapats inom Östersunds kommun på upphandlingskontorets initiativ. Fortsatt arbete med att etablera en samverkan mellan upphandlande myndigheter har skett. Främst gäller det samverkan mellan upphandlingskontoret, Region Jämtland Härjedalen och Arbetsförmedlingen. Flera gemensamma utbildningsinsatser planeras under året. Ekonomi (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Varav återbetalning GNU Bokslut 2014 5 225 5 225 0 64 April 2014 1 778 1 778 0 -36 April 2015 1 793 1 793 0 28 Budget 2015 6 400 6 400 0 0 Prognos 2015 5 700 5 700 0 0 Gemensamma Nämndens föreslagna budget 2015, innehållande en utökning med 700 kkr, antogs ej av samtliga samverkande kommuner. Prognosen motsvarar därför föreslagen budget exklusive utökning. Upphandlingskontorets resultat i april är ett överskott på 28 kkr och är enligt plan. Då över- och underskott enligt samverkansavtalet ska återbetalas så har aprils överskott periodiserats upp som en återbetalning varmed ett nollresultat redovisas. Prognosen är enligt samma princip ett nollresultat i enlighet med samverkansavtalet. Nyckeltal/volymtal Arbetade timmar Lönekostnad/arbetad timma Övrig kostnad/arbetad timma Nöjdmedarbetarindex Nöjdkundindex Kvalitetsindex Antal ramavtalsupphandlingar Utfall 2012 11 910 309 84 84 79 24 Utfall 2013 13 078 318 87 87 72 76 24 Sida 21 Utfall 2014 12 619 331 83 77 77 77 20 Prognos 2015 13 000 350 89 77 77 20 Fredric Kilander Enhetschef Upphandlingskontoret § 1, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning 2015 SF (detalj) Serviceförvaltningen apriluppföljning 2015 Antal uppdragsupphandlingar Antal besök upphandlingsgrupper Antal näringslivsträffar 27 18 7 23 12 9 25 11 9 20 12 9 BEDÖMD UTVECKLING UNDER RESTEN AV ÅRET Kommande upphandlingar under året är exempelvis konferensanläggningar och ljuskällor. Satsningen inom kompetensutvecklingsområdet fortsätter. I juni anordnar upphandlingskontoret en utbildning inom de förändringar som träder ikraft inom LOU år 2016. Vidare ska en konferens inom hållbar upphandling genomföras till hösten och flertalet specifika utbildningsinsatser görs, exempelvis inom upphandling av livsmedel. Utvärdering av upphandlingssamverkan ska också ske. Snickeriet Lövsta Enhetens verksamhetsidé är att tillhandahålla allt inom snickeri och sömnad med reparationer, samt underhåll inom nämnda områden. Vi har också viss förädling av skogsprodukter Prioriterade utvecklingsområden i budget 2015 - Kompetensutveckling och studiebesök hos andra för att hitta uppslag till ständiga förbättringar - Regelbunden kontakt med snickeriets kunder för dialog kring deras nuvarande och framtida behov VERKSAMHETEN HITTILLS UNDER ÅRET Verksamheten hittills har fungerat enligt planering. Sju arbetsplatsbehövande har sysselsatts och ca 70 uppdrag av varierande storlek har utförts. Bland utförda uppdrag kan nämnas underhållsarbeten på Thomée, utemöbler till Gustavsbergsbacken, bostadsanpassningar (ramper, ledstänger mm) samt likt tidigare år underhåll och nytillverkning av parkmaterial. Under vintern har personalen tagit motorsågskörkort för att leva upp till den nya lagstiftning som trädde i kraft vid årsskiftet. Ekonomi (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Bokslut 2014 1 209 1 335 -126 April 2014 385 383 2 April 2015 386 383 3 Budget 2015 1 360 1 360 0 Prognos 2015 1 360 1 360 0 Resultatet i april är ett mindre överskott och prognosen är ett nollresultat i enlighet med budget. Nyckeltal/volymtal Antal arbetsplatsbeh/praktikanter Motiverad medarbetarindex Utfall 2012 5-10 90 Utfall 2013 5-10 90 Utfall 2014 5-10 96 Prognos 2015 5-10 - BEDÖMD UTVECKLING UNDER RESTEN AV ÅRET Likt tidigare år räknas med diverse varierade uppdrag i normal omfattning. Närmaste fokus är att bidra till att Thomée kan sjösättas i slutet på sommaren. Ett annat spännande projekt är utsmyckning med bland annat sittgrupper vid strandremsan nedanför Jamtli. Kompetensutveckling samt studiebesök till andra ska genomföras för att hitta uppslag till ytterligare förbättringar. Sida 22 Jerry Tjärnhage Enhetschef Lövsta snickeri § 2, US 2015-06-03 08:30 US: 1061/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2015-05-19 1 Dnr 1061-2015 Ulf Sandberg Utförarstyrelsen Budget 2016 med flerårsplan 2017-2018 - Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen lämnar budget för 2016 med flerårsplan 2017-2018 i sammandrag och detalj per enhet. Underlag för beslut Serviceförvaltningens tjänstemannaförslag 2015-05-19 Serviceförvaltningens sammandrag budget 2016, blankett 1 Serviceförvaltningens investeringar 2018, blankett 2 Serviceförvaltningens spec av investeringsprojekt 2018, blankett 3 Serviceförvaltningens detaljbudget per enhet 2016 Förslag till beslut 1. Utförarstyrelsen antar serviceförvaltningens förslag till budget i sammandrag samt investeringar enligt blankett 1-3 som överlämnas till kommunfullmäktige. 2. Utförarstyrelsen antar serviceförvaltningens förslag till detaljbudget per enhet. SERVICEFÖRVALTNINGEN Sven-Ove Nilsson Tf Förvaltningschef Skickas till Serviceförvaltningen och kommunledningsförvaltningen. Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2015-05-19 1 Dnr 1061-2015 Ulf Sandberg Utförarstyrelsen Budget 2016 med flerårsplan 2017-2018 - Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen lämnar budget för 2016 med flerårsplan 2017-2018 i sammandrag och detalj per enhet. Underlag för beslut Serviceförvaltningens tjänstemannaförslag 2015-05-19 Serviceförvaltningens sammandrag budget 2016, blankett 1 Serviceförvaltningens investeringar 2018, blankett 2 Serviceförvaltningens spec av investeringsprojekt 2018, blankett 3 Serviceförvaltningens detaljbudget per enhet 2016 Förslag till beslut 1. Utförarstyrelsen antar serviceförvaltningens förslag till budget i sammandrag samt investeringar enligt blankett 1-3 som överlämnas till kommunfullmäktige. 2. Utförarstyrelsen antar serviceförvaltningens förslag till detaljbudget per enhet. SERVICEFÖRVALTNINGEN Sven-Ove Nilsson Tf Förvaltningschef Skickas till Serviceförvaltningen och kommunledningsförvaltningen. Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen budget 2016, blankett 1 Utförarstyrelsen, serviceförvaltningen Budget 2016, plan 2017-2018 Blankett 1 2015-05-20 Uppdrag Serviceförvaltningen är kommunens stödförvaltning och tillhandahåller en mängd service- och konsulttjänster till kommunens övriga verksamheter. De enheter som har störst omfattning är Östersunds städ och Måltidsservice som erbjuder förskole-, skol- och äldremat och lokalstädning. Förvaltningen ger också stöd i form av löne- och pensionstjänster, IT-tjänster, statistik- och ekonomitjänster, upphandlingar, vaktmästartjänster, porto- och posthantering, kopieringsservice samt snickeri. Kommunens kundcenter med kommunvägledare som tar emot samtal, frågor och besökare till kommunen ingår också i förvaltningen. Utveckling och beskrivning verksamheten Serviceförvaltningens verksamhetsidé är att genom en kundorienterad verksamhetsutveckling och ständiga förbättringar säkerställa att kommuner och därtill knutna verksamheter får professionellt utförda och kostnadseffektiva tjänster inom administration, måltids- och städservice. Förvaltningen arbetar på uppdrag av övriga nämnder och förvaltningar där kvalitet på respektive tjänst bestäms i överenskommelser och interna avtal. Då förvaltningen arbetar på uppdrag av övriga nämnder och förvaltningar så är man bara indirekt berörd av de flesta av fullmäktiges långsiktiga mål framförallt inom det demokratiska och sociala perspektivet. I viss mån gäller detta även det ekologiska perspektivet och då t ex målet att kommunens inköp av ekologiska livsmedel år 2020 ska uppgå till 50 %. Här sker, och kommer ytterligare att ske, gemensamma insatser tillsammans med beställande nämnder där serviceförvaltningen bidrar med sin expertkompetens på området. Det är dock respektive beställande nämnd som sätter årliga mål som styr i vilken takt detta ska ske. Då det i praktiken är måltidsservice som ska genomföra den största delen av uppdraget så har förvaltningen här också ett mål som sporrar till ytterligare ökning - att inom befintliga ramar överträffa beställande nämnders mål. Genom smarta och genomtänkta miljömässiga val har förvaltningen även direkt påverkan inom det ekologiskt hållbara perspektivet. Även om mycket har gjorts de senaste åren så finns mycket kvar att göra. För att skapa en bredd i detta arbete är förvaltningens generella mål att årligen minska utsläppen av koldioxid. Någon exakt kvantifiering är här svår att ange. I sig är kvantifieringen heller inte det viktiga utan det är framförallt signalvärdet till förvaltningens enheter och arbetsplatser - alla ska bidra, där konkreta aktiviteter tas fram i respektive enhets miljöhandlingsplan. Årligen ska också minst tre nya produktval göras för att minska mängden farliga kemikalier i skola/förskola. Som stor arbetsgivare kan förvaltningen både direkt och indirekt bidra till att kommunen uppfattas som en attraktiv arbetsgivare och en attraktiv och bra plats att leva och bo på. Målet är här att serviceförvaltningen ska ligga i framkant där värden på både hållbart medarbetarengagemang och andel ambassadörer varje år ska överstiga kommunens genomsnittliga värden. Efter ett aktivt arbete med att minska sjukfrånvaron under hela 00-talet stabiliserade sig den under åren 2009-2013 på ca 6,0 %. Baserat bland annat på förvaltningens personalkategorier gjordes då bedömning att en ytterligare sänkning med 0,5 % kunde vara möjlig. En tidig prognos för 2015 visar att frånvaron nu ökar och troligen kommer att ligga runt 8,0 % vid årsskiftet. Budgetens mål är att successivt minska denna till högst 5,5 % år 2020. De senaste tio åren har serviceförvaltningen varje år haft krav på besparingar/effektiviseringar. Totalt har under perioden effektiviseringar på drygt 28 mnkr genomförts. Grunden för dessa effektiviseringar har varierat där uttrycket ständiga förbättringar i flera fall kan sättas som rubrik. För att systematisera utvecklingsarbetet kommer serviceförvaltningen under 2016 att påbörja en övergång till processbaserad verksamhetsutveckling. Målsättningen är att till 2018 ha ett etablerat arbetssätt som då mer systematiskt säkerställer både en bra kvalitet och effektivare flöden. ETT DEMOKRATISKT HÅLLBART ÖSTERSUND I det demokratiskt hållbara Östersund litar medborgarna på det demokratiska systemet. Medborgarna är engagerade, deltar i samhällsutvecklingen och upplever att de har inflytande. ETT SOCIALT HÅLLBART ÖSTERSUND Det socialt hållbara Östersund är öppet, välkomnande och tillgängligt. Medborgarna har förutsättningar för ett hälsosamt och tryggt liv på jämställda och jämlika villkor. Då serviceförvaltningen arbetar på uppdrag av andra nämnder/förvaltningar så berörs förvaltningen bara indirekt av dessa mål, dvs det är respektive beställande nämnd som sätter de direkta målen. Uppdragsbeskrivningar mellan beställare och serviceförvaltningen bestämmer sedan kvalitet och åtgärder för att uppnå målen. ETT EKOLOGISKT HÅLLBART ÖSTERSUND I det ekologiskt hållbara Östersund är livsmiljön hållbar, tryggt och säker och främjar biologisk mångfald. Östersund är fossilbränslefritt och energieffektivt 2030. § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen budget 2016, blankett 1 Konkretisering av fullmäktiges långsiktiga mål till 2020 och 2030 De fossila koldioxidutsläppen minskar med 100 % till 2030 och energiförbrukningen minskar med 20 % jämfört med 2010. Planering och genomförande av kommunens verksamheter skapar inte nya miljö- och hälsoproblem eller ökar befintliga. Giftiga kemikalier i förskolor och skolor är utfasade till 2020. Av de livsmedel som kommunen köper in är minst 50 % ekologiskt till 2020. Utförarstyrelsens mål med tillhörande indikator 1. Serviceförvaltningen ska verkställa och sträva mot att överträffa de mål kring ekologisk mat som respektive beställande nämnd beslutar. (andel ekologiska livsmedel) 2. Serviceförvaltningens utsläpp av koldioxid ska årligen minska. (mätning av minskat koldioxid) 3. Genom årligt byte av minst tre produktval ska serviceförvaltningen bidra till att användandet av giftiga kemikalier i förskolor och skolor minskas. (antal genomförda byten av produktval) ETT EKONOMISKT HÅLLBART ÖSTERSUND I det ekonomiskt hållbara Östersund använder vi invånarnas gemensamma resurser på ett ansvarsfullt sätt. Kommunen, tillsammans med näringsliv och omgivande samhälle, skapar förutsättningar för hållbar utveckling. Östersunds kommun är en attraktiv arbetsgivare. Konkretisering av fullmäktiges långsiktiga mål till 2020 Att kommunen är en attraktiv arbetsgivare innebär att kommunen erbjuder utvecklingsmöjligheter och goda arbets- och anställningsförhållanden, samt att kommunen präglas av mångfald. Alla medarbetare värderas lika och arbetsmiljön på kommunens arbetsplatser är hälsofrämjande och ger förutsättningar för ett hållbart arbetsliv. Sjukfrånvaron i den kommunala organisationen är högst 4,5 % år 2020. Utförarstyrelsens mål med tillhörande indikator 4. Serviceförvaltningens värden på hållbart medarbetarengagemang och andel ambassadörer för Östersunds kommun ska för varje år överstiga kommunens genomsnittliga värden. (hållbart medarbetarengagemang, andel ambassadörer) 5. Serviceförvaltningens sjukfrånvaro ska årligen minska och uppgå till högst 5,5 % år 2020. (sjukfrånvaro %) Resultat - Indikatorer Indikatorer fullmäktiges långsiktiga mål Andel anställda med utomnordisk bakgrund Ekologiska livsmedel, andel totalt inköpt kommunen Ekologiska livsmedel, andel skola/förskola Sjukfrånvaro % (tillika God ekonomisk hushållning) Andel heltids-/deltidsanställda månadsavlönade % Hållbart medarbetarengagemang (nytt från 2015) Övriga indikatorer Motiverat medarbetarindex Andel ambassadörer Stressindex Kommunikationsindex Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall Rikssnitt/ jmf 2014 tal/Kkik eller motsv 2014 3,7 15,6 18,0 5,8 91,6 - 4,0 15,0 18,0 5,9 91,9 - 5,2 18,0 20,0 7,4 93,0 - - 78 19 72 - 79 20 74 80 81 25 75 82 - Budget 2015 247,0 -247,1 -0,1 Budget 2016 249,0 -249,0 0 Plan 2017 249,0 -249,0 0 Plan 2018 249,0 -249,0 0 Driftbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Intäkter Kostnader Resultat § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen budget 2016, blankett 1 Driftbudget/plan, justerat/nytt behov (2016 års prisnivå) Mnkr Budget 2016 -0,4 1. Ny lagstiftning inom offentlig upphandling Plan 2017 Plan 2018 I anslutning till budgetkonferens i februari så lyftes behov av tillskott på 350 tkr 2016 och 700 tkr från 2017 för att uppfylla ny lagstiftning inom offentlig upphandling. Enligt uppgift så lades detta in i baskalkyl 2016 för vidare prövning i ordinarie budget. Behovet har under våren lyfts även i Gemensamma Nämnden för Upphandlingssamverkan och kan därmed strykas. 2. Informationsförordningen -0,5 I anslutning till budgetkonferens i februari så lyftes behov av tillskott på 700 tkr från 2016 för att uppfylla nya krav i den sk Informationsförordningen (bla avseende allergener i maten). Enligt uppgift så lades detta in i kommunens baskalkyl 2016 för vidare prövning i ordinarie budget. Behovet som lyftes i februari byggde på en ambition att skapa en god tillgänglighet till denna information för matgästerna bland annat genom tydligare märkning. För att endast uppfylla förordningens basbehov kan detta göras till en lägre kostnad och om det alternativet väljs så kan beloppet sänkas till 200 tkr per år. 3. Öppen källkod +0,7 Utifrån beslutet i fullmäktige december 2012 (dnr 1043-2012) om att övergå till öppen källkod behöver kompetensen vid datacenter stärkas motsvarande en tjänst, 700 tkr. Summa justeringar (jämfört baskalkyl) -0,2 Beskrivning av investeringar I serviceförvaltningens investeringsbudget/plan ingår i huvudsak reinvesteringar i dataservrar, städmaskiner, köksutrustning eller andra maskiner vars livslängd har gått ut och ett utbyte bedömts som nödvändigt för att kunna bedriva normal verksamhet. Reinvesteringarna ryms inom det utrymme som skapas genom avskrivningar och medför således ingen ökad driftskostnad. Även om investeringarna nedan inte har specificerats som miljöinvesteringar så medför ett flertal av dessa miljövinster i form av mindre kemikalieanvändning samt mindre vatten- och elförbrukning. Investeringsbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Skattefinansierade investeringar Intäktsfinansierade investeringar Taxefinansierade investeringar Lönsamma investeringar, Lönsamhetskalkyl bifogas Delsumma investeringsutgifter Varav miljöinvesteringar Budget 2015 3,5 3,5 Budget 2016 3,8 3,8 Plan 2017 5,5 5,5 Plan 2018 4,7 4,7 Plan 2017 Plan 2018 Investeringsbudget, avvikande behov 2016-2017 (2016 års prisnivå) Mnkr Budget 2016 +0,4 1. Behov köksinventarier nya fsk Remonthagen och Hofvallen Enligt uppgift ska nya förskolor byggas på Remonthagen och Hofvallen med start årsskiftet 2016/2017. Dessa behöver då utrustas med köksinventarier till en beräknad kostnad om ca 0,2 mnkr vardera. 2. Senarelagd investering i SAN-lagringslösning Datacenter -1,4 +1,4 I plan 2017 ingick i tidigare beslutad budget 1,4 mnkr för reinvestering i SAN-lagringslösning. Enligt ny tidplan så kommer denna istället att infalla i början på 2018. NY Summa investeringsutgifter 3,5 4,2 4,1 UTFÖRARSTYRELSEN Nisse Sandqvist, ordförande Sven-Ove Nilsson, tf förvaltningschef 6,1 § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen budget 2016, blankett 2 ÄSKADE INVESTERINGAR 2018 Bruttoutgifter/-inkomster i 2016 års priser, tkr Budgetår 2016-2018 Nämnd: Utförarstyrelsen / Serviceförvaltningen Vht/projekt Benämning Blankett 2 Beräknad totalutg Rangordn 2018 Beräknad utg 2018 Beräknad utg 2019 Beräknad Förbrukas utg 2020 efter 2020 Lagstadgade Summa - Varav Skattefinansierade Övriga skattefinansierade Summa Lönsamma Datacenter Datacenter Måltidsservice Östersund Städ Förvaltningsövergripande Reinvestering SAN (flytt från 2017) Reinvesteringar IT-miljö Reinvesteringar storköksutrustning Reinvesteringar städmaskiner Reinvesteringar oförutsett Summa 2.1 2.1 2.1 2.1 2.1 1 400 2 900 1 300 300 200 6 100 Intäktsfinansierade Summa Taxefinansierade Summa I serviceförvaltningens investeringsbudget/plan ingår i huvudsak reinvesteringar i dataservrar, städmaskiner, köksutrustning eller andra maskiner vars livslängd har gått ut och ett utbyte bedömts som nödvändigt för att kunna bedriva normal verksamhet. Reinvesteringarna ryms inom det utrymme som skapas genom avskrivningar och medför således ingen ökad driftskostnad. Någon inbördes prioritering av dessa är inte möjlig. § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen budget 2016, blankett 3 Blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2018 Förvaltning: Serviceförvaltningen Verksamhet/Objekt: Datacenter Reinvesteringar i IT-miljön Typ av investering: Lönsam (Lagstadgad, Lönsam, Intäktsfinansierad, Taxefinansierad, Övrig skattefinansierad. Ange om investering är att betrakta som Miljöinvestering) Total utgift: 2 900 tkr Fördelning på respektive år: 2 900 tkr Motivering och beskrivning av projektet: (Målbild, inriktning, prioritering, koppling till plan, koppling till lagregel etc) I takt med att service- och underhållsavtal går ut på befintlig utrustning inom kommunens IT-miljö, t ex servrar, övervaknings- och backuplösningar så uppkommer ett behov av att reinvestera dessa lösningar. Med tiden blir också befintliga lösningar föråldrade så tiden stämmer till allra största delen in i detta schema. Alternativet skulle i annat fall vara förlängning av avtal vilket oftast innebär fördyringar - vilket i sig inte är något alternativ. I ovanstående belopp ingår också viss nyinvestering, t ex fler licenser i takt med att antalet användare ökar. Något som behövs för att klara leverantörernas krav. Då ovanstående reinvesteringar oftast är något billigare än de befintliga så skapas ett ekonomiskt utrymme som täcker viss nyinvestering som t ex fler licenser. Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl (Avser när hyresgäst äskar investering) Driftkostnadskalkyl: (Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering) Investeringen innebär ingen ökad driftskostnad utan ryms inom det utrymme som skapas genom sänkta kapitalkostnader på gamla investeringar. Finansiering av ökade driftkostnader: (Grundprincip= Inom ram) Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas (Ska alltid göras vid lönsam investering) Ökad kapitalkostnad Minskad kapitalkostnad ~ ~ 600 tkr/år -600 tkr/år § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen budget 2016, blankett 3 Blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2018 Förvaltning: Serviceförvaltningen Verksamhet/Objekt: Måltidsservice Reinvestering storköksutrustning (som inte ingår i hyran) Typ av investering: Lönsam (Lagstadgad, Lönsam, Intäktsfinansierad, Taxefinansierad, Övrig skattefinansierad. Ange om investering är att betrakta som Miljöinvestering) Total utgift: 1 300 tkr Fördelning på respektive år: 1 300 tkr Motivering och beskrivning av projektet: (Målbild, inriktning, prioritering, koppling till plan, koppling till lagregel etc) Vid måltidsservice finns buffévagnar, rullbord, varmhållningsskåp, skärmaskiner, grönsaksskärare, potatisskalare, lyftar och transportboxar mfl köksmaskiner/utrustning till ett beräknat värde av ca 13 000 tkr. Inventering som gjorts under våren 2014 visar att ett flertal av dessa är i akut behov av uppdatering för att både kunna producera och leverera mat på ett säkert sätt men också för att underlätta arbetsrutiner för berörd personal. Uppskattning är att inom en tioårsperiod behöver all utrustning bytas ut. Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl (Avser när hyresgäst äskar investering) Driftkostnadskalkyl: (Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering) Investeringen innebär ingen ökad driftskostnad då bland annat reparationskostnaderna som ökat kraftigt de senaste åren kan sänkas. Finansiering av ökade driftkostnader: (Grundprincip= Inom ram) Eventuella rationaliseringsvinster: Investeringen skapar möjligheter att kunna jobba mer effektivt i köken vilket på sikt skapar möjligheter till rationaliseringsvinster. Lönsamhetskalkyl bifogas (Ska alltid göras vid lönsam investering) Ökad kapitalkostnad Minskade reparationskostnader Minskade kostnader utensilier ~ ~ ~ 150 tkr/år - 75 tkr/år - 75 tkr/år § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen budget 2016, blankett 3 Blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2018 Förvaltning: Serviceförvaltningen Verksamhet/Objekt: Städ & hemservice Reinvestering städmaskiner Typ av investering: Lönsam (Lagstadgad, Lönsam, Intäktsfinansierad, Taxefinansierad, Övrig skattefinansierad. Ange om investering är att betrakta som Miljöinvestering) Total utgift: 300 tkr Fördelning på respektive år: 300 tkr Motivering och beskrivning av projektet: (Målbild, inriktning, prioritering, koppling till plan, koppling till lagregel etc) Varje år har städ & hemservice ett behov av att byta ut gamla städ- och tvättmaskiner som helt enkelt blivit för gamla och slutar fungera. Alternativet är i vissa fall (inte alla) att reparera dem vilket då i de flesta fall innebär en ökad kostnad för kommunen. Ingår i beloppet ovan gör också mindre uppgradering av städsystem för att på ett bättre sätt kunna möta verksamhetens behov. De lösningar som man redan har testat och infört på ett par städobjekt visar på flera vinster - exempelvis mindre inköp och användning av kemikalier, mindre vattenförbrukning och effektivare städning. Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl (Avser när hyresgäst äskar investering) Driftkostnadskalkyl: (Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering) Investeringen medför inga ökade driftskostnader då avskrivningar på befintliga maskiner minskar i motsvarande grad. Finansiering av ökade driftkostnader: (Grundprincip= Inom ram) Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas (Ska alltid göras vid lönsam investering) Ökade kapitalkostnader Minskade kapitalkostnader ~ ~ 60 tkr -60 tkr § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen budget 2016, blankett 3 Blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2018 Förvaltning: Serviceförvaltningen Verksamhet/Objekt: Förvaltningsövergripande Mindre reinvesteringar Typ av investering: Lönsam (Lagstadgad, Lönsam, Intäktsfinansierad, Taxefinansierad, Övrig skattefinansierad. Ange om investering är att betrakta som Miljöinvestering) Total utgift: 200 tkr för 2015-2016 Fördelning på respektive år: 200 tkr Motivering och beskrivning av projektet: (Målbild, inriktning, prioritering, koppling till plan, koppling till lagregel etc) Inom förvaltningen kommer alltid mindre oförutsedda behov av investeringar under ett löpande år. Det kan t ex röra sig om kopieringsmaskiner, IT-utrustning, möbler eller liknande som går sönder och behöver ersättas. Kostnaderna ryms i samtliga fall inom respektive enhets driftsbudget. Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl (Avser när hyresgäst äskar investering) Driftkostnadskalkyl: (Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering) Investeringen medför inga ökade driftskostnader då effektiviseringar i motsvarande grad kan/får göras. Finansiering av ökade driftkostnader: (Grundprincip= Inom ram) Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas (Ska alltid göras vid lönsam investering) Ökade kapitalkostnader Minskade kostnader ~ ~ 50 tkr -50 tkr § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Budget 2016 Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen är en av sju förvaltningar i Östersunds kommun och sorterar politiskt tillsammans med teknisk förvaltning under utförarstyrelsen. Serviceförvaltningen är kommunens stödförvaltning och tillhandahåller en mängd service- och konsulttjänster till kommunens övriga verksamheter. De enheter som har störst omfattning är Östersunds städ och Måltidsservice som erbjuder förskole-, skol- och äldremat, samt lokalstädning. Förvaltningen ger också stöd i form av löne- och pensionstjänster, IT-tjänster, statistik- och ekonomitjänster, upphandlingar, vaktmästartjänster, porto- och posthantering, kopieringsservice samt snickeri. Kommunens kundcenter med kommunvägledare som tar emot samtal, frågor och besökare till kommunen ingår också i förvaltningen. Serviceförvaltningens verksamhetsidé är: ”att genom en kundorienterad verksamhetsutveckling och ständiga förbättringar säkerställa att kommuner och därtill knutna verksamheter får professionellt utförda och kostnadseffektiva tjänster inom administration, måltidsoch städservice” Sida 1 § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Beskrivning av verksamheten 2016 Serviceförvaltningens verksamhetsidé är att genom en kundorienterad verksamhetsutveckling och ständiga förbättringar säkerställa att kommuner och därtill knutna verksamheter får professionellt utförda och kostnadseffektiva tjänster inom administration, måltids- och städservice. Förvaltningen arbetar på uppdrag av övriga nämnder och förvaltningar där kvalitet på respektive tjänst bestäms i överenskommelser och interna avtal. Då förvaltningen arbetar på uppdrag av övriga nämnder och förvaltningar så är man bara indirekt berörd av de flesta av fullmäktiges långsiktiga mål framförallt inom det demokratiska och sociala perspektivet. I viss mån gäller detta även det ekologiska perspektivet och då t ex målet att kommunens inköp av ekologiska livsmedel år 2020 ska uppgå till 50 %. Här sker, och kommer ytterligare att ske, gemensamma insatser tillsammans med beställande nämnder där serviceförvaltningen bidrar med sin expertkompetens på området. Det är dock respektive beställande nämnd som sätter årliga mål som styr i vilken takt detta ska ske. Då det i praktiken är måltidsservice som ska genomföra den största delen av uppdraget så har förvaltningen här också ett mål som sporrar till ytterligare ökning - att inom befintliga ramar överträffa beställande nämnders mål. Genom smarta och genomtänkta miljömässiga val har förvaltningen även direkt påverkan inom det ekologiskt hållbara perspektivet. Även om mycket har gjorts de senaste åren så finns mycket kvar att göra. För att skapa en bredd i detta arbete är förvaltningens generella mål att årligen minska utsläppen av koldioxid. Någon exakt kvantifiering är här svår att ange. I sig är kvantifieringen heller inte det viktiga utan det är framförallt signalvärdet till förvaltningens enheter och arbetsplatser - alla ska bidra, där konkreta aktiviteter tas fram i respektive enhets miljöhandlingsplan. Årligen ska också minst tre nya produktval göras för att minska mängden farliga kemikalier i skola/förskola. Som stor arbetsgivare kan förvaltningen både direkt och indirekt bidra till att kommunen uppfattas som en attraktiv arbetsgivare och en attraktiv och bra plats att leva och bo på. Målet är här att serviceförvaltningen ska ligga i framkant där värden på både hållbart medarbetarengagemang och andel ambassadörer varje år ska överstiga kommunens genomsnittliga värden. Efter ett aktivt arbete med att minska sjukfrånvaron under hela 00-talet stabiliserade sig den under åren 2009-2013 på ca 6,0 %. Baserat bland annat på förvaltningens personalkategorier gjordes då bedömning att en ytterligare sänkning med 0,5 % kunde vara möjlig. En tidig prognos för 2015 visar att frånvaron nu ökar och troligen kommer att ligga runt 8,0 % vid årsskiftet. Budgetens mål är att successivt minska denna till högst 5,5 % år 2020. De senaste tio åren har serviceförvaltningen varje år haft krav på besparingar/effektiviseringar. Totalt har under perioden effektiviseringar på drygt 28 mnkr genomförts. Grunden för dessa effektiviseringar har varierat där uttrycket ständiga förbättringar i flera fall kan sättas som rubrik. För att systematisera utvecklingsarbetet kommer serviceförvaltningen under 2016 att påbörja en övergång till processbaserad verksamhetsutveckling. Målsättningen är att till 2018 ha ett etablerat arbetssätt som då mer systematiskt säkerställer både en bra kvalitet och effektivare flöden. Text som anges med kursiv stil i detta dokument är också förvaltningens skrivning till fullmäktige. Sida 2 § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Översikt Till budget 2016 inför Östersunds kommun en ny styrmodell som bland annat innebär en tydligare styrning mot den politiska visionen om - Ett demokratiskt, socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbart Östersund. En grund för framtagandet av mål för utförarstyrelsen är att fullmäktige tagit fram långsiktiga mål och indikatorer som sammanfattar den politiska ambitionen och styr mot den politiska visionen. Enligt budgetanvisningar ska sedan respektive förvaltning/nämnd välja ut de långsiktiga mål de anser sig kunna påverka och formulera sk nämndsmål till fullmäktige. I bilden nedan symboliseras detta i den övre delen där serviceförvaltningens mål är kopplat till perspektiven ekologiskt och ekonomiskt där förvaltningen kan ha direkt påverkan på de långsiktiga målen. När det gäller det demokratiska och sociala perspektiven kan förvaltningen endast indirekt påverka måluppfyllelsen. Här är det istället tydliga uppdragsbeskrivningar mellan övriga nämnder/förvaltningar och serviceförvaltningens enheter som bestämmer vad (och i viss mån hur) förvaltningens enheter ska bidra med i uppfyllelsen av dessa långsiktiga mål. I uppdragsbeskrivningarna ska också hänsyn tas till kommunens kvalitetspolicy och dess olika dimensioner. Det är exempelvis beställande nämnd/förvaltning som i flera stycken kan/ska bestämma graden av tillgänglighet eller kompetens och utförande - dvs det är i beställningen som uppdragets kvalitet bestäms (och sedan följs upp). Utöver kvalitet kan också specifika styrdokument eller specifika kundönskemål eller krav finnas som givetvis också måste beaktas. Enheternas budgetar består sedan av deras respektive prioriterade utvecklingsområden som i stort är baserat på uppdragen men också utifrån respektive enhets specifika situation både när det gäller omvärlds- eller invärldsfaktorer (ex personalsituation). Förutom en verbal beskrivning finns här också ett antal indikatorer för att visa nuläge och trender för respektive enhet. Sida 3 § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Demokratisk hållbarhet I det demokratiskt hållbara Östersund litar medborgarna på det demokratiska systemet. Medborgarna är engagerade, deltar i samhällsutvecklingen och upplever att de har inflytande. - - Valdeltagande är en indikation på vilken tillit medborgarna har till det demokratiska systemet, därför är målet att det totala valdeltagandet och förstagångsväljarnas valdeltagande ska öka med fyra procentenheter i kommunvalet 2018. Medborgarnas upplevelse av sitt inflytande ska öka, i SCB:s medborgarundersökning ska inflytandeindex vara minst 60 poäng (av 100) år 2018. Då serviceförvaltningen arbetar på uppdrag av andra nämnder/förvaltningar så berörs förvaltningen bara indirekt av dessa mål, dvs det är respektive beställande nämnd som sätter de direkta målen. Uppdragsbeskrivningar mellan beställare och serviceförvaltningen bestämmer sedan kvalitet och åtgärder för att uppnå målen. Exempel på detta är att det arbete som måltidsservice gjort under de senaste åren där man testat ett antal inflytandeverktyg mot barn i skola och förskola (ex. "Temavecka elevens val", "Kock för en dag" och "Eleverna lagar skolmat"). Dessa och fler förslag har sedan presenterats för rektorer och förskolechefer och i samarbete har man sedan genomfört dessa. Denna typ av insatser kommer givetvis att fortsätta och ska då regleras i uppdragsbeskrivningar med beställande nämnd/förvaltning. Social hållbarhet Det socialt hållbara Östersund är öppet, välkomnande och tillgängligt. Medborgarna har förutsättningar för ett hälsosamt och tryggt liv på jämställda och jämlika villkor. - - - - Grundläggande utbildning är en avgörande faktor för social hållbarhet. En indikation på att den grundläggande utbildningen fungerar är att elever går ut grundskolan med behörighet till gymnasieprogram och att gymnasieelever fullföljer studierna inom rimlig tid. Våra mål är därför att alla elever som går ut grundskolan 2020 är behöriga till något nationellt program på gymnasiet. Eleverna i gymnasieskolan fullföljer studierna och får slutbetyg inom fyra år. År 2020 har ungdomar i Östersunds kommun förbättrad psykisk hälsa. Ungdomarnas tillgång till bostäder och andelen ungdomar i arbete eller utbildning har ökat till år 2020 jämfört med 2015. I ett öppet och välkomnande Östersund trivs alla ungdomar i skolan och ingen medborgare upplever kränkande behandling eller diskriminering. Andel vuxna nyanlända som efter avslutad etablering arbetar eller studerar är minst 50 % år 2020. Medborgarnas syn på kommunen som en attraktiv och bra plats att leva och bo på ökar varje år och är den högsta inom kommungruppen större städer år 2020. (SCB) Medborgare i Östersund ska känna sig trygga. Värdet på medborgarnas upplevelse av trygghet ska till 2020 ha ökat med tio procentenheter i SCB:s medborgarundersökning. Andelen av befolkningen som får försörjningsstöd ska minska med en procentenhet till 2020. Även här berörs bara förvaltningen indirekt där det är beställande nämnd/förvaltning som sätter de direkta målen. För att skapa en större tydlighet ska dock uppdragsbeskrivningar ses över för att på ett tydligare sätt än idag beakta både de demokratiska och socialt hållbara målen. Exempel på ett indirekt område (aktivitet) som planeras är att nyckelpersoner inom Östersunds kommun, genom upphandlingskontorets försorg, ska utbildas inom området hållbar upphandling inklusive möjligheterna att ställa sociala krav i upphandlingar. Sida 4 § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Ekologisk hållbarhet I det ekologiskt hållbara Östersund är livsmiljön hållbar, tryggt och säker och främjar biologisk mångfald. Östersund är fossilbränslefritt och energieffektivt 2030. - - De fossila koldioxidutsläppen minskar med 100 % till 2030 och energiförbrukningen minskar med 20 % jämfört med 2010. Planering och genomförande av kommunens verksamheter skapar inte nya miljö- och hälsoproblem eller ökar befintliga. Giftiga kemikalier i förskolor och skolor är utfasade till 2020. Av de livsmedel som kommunen köper in är minst 50 % ekologiskt till 2020. Kommunen skapar förutsättningar för klimatsmarta medborgare. Kommunen är en förebild i arbetet för ekologisk hållbarhet, vilket visar sig i att vi behåller vår miljöcertifiering. I viss mån har förvaltningen även här bara indirekt påverkan på målen. Exempel på detta är i vilken takt andelen ekologisk mat ska öka. Det är något som beställande nämnd/förvaltning beslutar. Då det i praktiken är måltidsservice som ska genomföra det huvudsakliga uppdraget så har dock förvaltningen ett mål som sporrar till ytterligare ökning: 1. Serviceförvaltningen ska verkställa och sträva mot att överträffa de mål kring ekologisk mat som respektive beställande nämnd beslutar. Genom smarta och genomtänkta miljömässiga val har förvaltningen även direkt påverkan inom det ekologiskt hållbara perspektivet. Även om mycket har gjorts de senaste åren så finns mycket kvar att göra. För att skapa en bredd i detta arbete är förvaltningens generella mål att årligen minska utsläppen av koldioxid. Någon exakt kvantifiering är här svår att ange. I sig är kvantifieringen heller inte det viktiga utan det är framförallt signalvärdet till förvaltningens enheter och arbetsplatser - alla ska bidra, och konkreta aktiviteter tas fram i enheternas miljöhandlingsplaner. Årligen ska också minst tre nya produktval göras för att minska mängden farliga kemikalier i skola/förskola. Exempel på produktval är plastfilm (som används för att täcka maten) och teflonstekpannor. 2. Serviceförvaltningens utsläpp av koldioxid ska årligen minska. 3. Genom årligt byte av minst tre produktval ska serviceförvaltningen bidra till att användandet av giftliga kemikalier i förskolor och skolor minskas. Mätningen av koldioxidutsläpp ska baseras på tabell över vad olika aktiviteter och produkter genererar för utsläpp, ex en flygresa, bilresande eller volym papper. Indikatorer fullmäktiges långsiktiga mål Ekologiska livsmedel, andel totalt inköpt kommunen Ekologiska livsmedel, andel skola/förskola Utfall 2012 15,6 18,0 Sida 5 Utfall 2013 15,0 18,0 Utfall 2014 18,0 20,0 § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Ekonomisk hållbarhet I det ekonomiskt hållbara Östersund använder vi invånarnas gemensamma resurser på ett ansvarsfullt sätt. Kommunen, tillsammans med näringsliv och omgivande samhälle, skapar förutsättningar för hållbar utveckling. Östersunds kommun är en attraktiv arbetsgivare. - - - År 2020 har 85 % av alla medborgare mellan 20 och 64 år ett arbete. Till 2020 ska vi bli minst 450 personer fler i kommunen varje år och öka antalet gästnätter med minst 9 000 per år. Tillsammans med näringslivet och det omgivande samhället skapar vi förutsättningar för att bygga minst 330 bostäder och för minst 240 nya arbetstillfällen per år. Kommunen planerar samhället utifrån ett hållbarhetsperspektiv, där översiktsplanen anger kommunens viljeinriktning. Underhållet av kommunens fastigheter och anläggningar sker på ett sätt som behåller värdet på dem. Att kommunen är en attraktiv arbetsgivare innebär att kommunen erbjuder utvecklingsmöjligheter och goda arbets- och anställningsförhållanden, samt att kommunen präglas av mångfald. Alla medarbetare värderas lika och arbetsmiljön på kommunens arbetsplatser är hälsofrämjande och ger förutsättningar för ett hållbart arbetsliv. Sjukfrånvaron i den kommunala organisationen är högst 4,5 % år 2020. Som stor arbetsgivare kan förvaltningen både direkt och indirekt bidra till att kommunen uppfattas som en attraktiv arbetsgivare och en attraktiv och bra plats att leva och bo på. Målet är här att serviceförvaltningen ska ligga i framkant: 4. Serviceförvaltningens värden på hållbart medarbetarengagemang och andel ambassadörer för Östersunds kommun ska för varje år överstiga kommunens genomsnittliga värden. Efter ett aktivt arbete med att minska sjukfrånvaron under hela 00-talet stabiliserade sig sjukfrånvaron under åren 2009-2013 på ca 6,0 %. Baserat bland annat på förvaltningens personalkategorier gjordes då bedömning att en ytterligare sänkning med 0,5 % kunde vara möjlig. En tidig prognos för 2015 visar att frånvaron nu ökar och troligen kommer att ligga runt 8,0 % vid årsskiftet. 5. Serviceförvaltningens sjukfrånvaro ska årligen minska och uppgå till högst 5,5 % år 2020. Försäkringskassans nationella statistik visar att städare och andra yrken utan krav på gymnasieutbildning (där t ex delar av måltidspersonalen ingår) är en av de yrkeskategorier som relativt andra grupper har en omfattande sjukfrånvaro idag och även historiskt. Att förvaltningen sätter ett mål 2020 på 5,5 % och inte 4,5 % (fullmäktiges långsiktiga mål) bör ses mot denna bakgrund. Målet är en stor utmaning i sig. Indikatorer fullmäktiges långsiktiga mål Andel utomnordisk bakgrund Sjukfrånvaro % (tillika God ekonomisk hushållning) Andel heltids-/deltidsanställda månadsavlönade % Motiverad medarbetarindex Hållbart medarbetarengagemang (nytt från 2015) Andel ambassadörer Stressindex Kommunikationsindex Utfall 2012 3,7 5,8 91,6 78 19 72 Sida 6 Utfall 2013 4,0 5,9 91,9 79 20 74 80 Utfall 2014 5,2 7,4 93,0 81 25 75 82 § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Drifts- och investeringsbudget DRIFTSBUDGET Enhet Måltidsservice Städ Datacenter Medborgarservice Löne- & pensionsserv. Ekonomi/Finans Upphandlingskontoret Snickeriet Förvaltningsledning Finansnetto Summa Beviljat underskott Faktiskt resultat Resultat 2014 Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Resultat omsättn 2014 Budget omsättn 2015 Prognos omsättn 2015 Budget omsättn 2016 Plan omsättn 2017 Plan omsättn 2018 2 227 176 -1 170 925 429 355 0 -126 942 31 3 789 250 4 039 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -152 152 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -152 -152 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 119 816 54 913 31 505 19 595 9 163 8 824 5 225 1 209 717 175 251 142 121 800 48 300 30 600 19 800 9 200 8 700 6 400 1 360 730 110 247 000 122 400 48 750 31 700 14 200 10 050 8 700 5 700 1 360 740 0 243 600 123 700 48 500 31 800 14 150 13 350 8 840 6 540 1 370 750 0 249 000 123 700 48 500 31 800 14 150 13 350 8 840 6 540 1 370 750 0 249 000 123 700 48 500 31 800 14 150 13 350 8 840 6 540 1 370 750 0 249 000 Uppräkning av kostnader har utgått från centrala index. Löner har räknats upp med 2,5 % och övriga kostnader har räknats upp med 0,0 %. Vid beräkning av kapitalkostnader har internräntan 2,5 % använts. INVESTERINGSBUDGET Enhet Datacenter Måltidsservice Städ & hemservice Övriga Summa Netto 2014 Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 3 089 498 0 522 4 109 2 000 1 000 400 100 3 500 2 000 1 000 400 100 3 500 2 100 1 600 300 200 4 200 2 400 1 300 200 200 4 100 4 300 1 300 300 200 6 100 I serviceförvaltningens investeringsbudget/plan ingår i huvudsak reinvesteringar i dataservrar, städmaskiner, köksutrustning eller andra maskiner vars livslängd har gått ut och ett utbyte bedömts som nödvändigt för att kunna bedriva normal verksamhet. Reinvesteringarna ryms inom det utrymme som skapas genom avskrivningar och medför således ingen ökad driftskostnad. Måltidsservice investeringsbehov för 2018 beror till stor del på kundernas långsiktiga planering, främst den nu pågående skolutredningen. Beräkningsunderlaget är därför nu i maj 2015 osäkert och kan komma att behöva justeras i kommande budgetar Sida 7 § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Ekonomiska äskanden DRIFTSBUDGET - Justerat/nytt behov (Mnkr) Justering av behov jämfört underlag till budgetkonferensen och nytt behov av medel för arbete med öppen källkod. Budget 2016 -0,4 1. Ny lagstiftning inom offentlig upphandling I anslutning till budgetkonferens i februari så lyftes behov av tillskott på 350 tkr 2016 och 700 tkr från 2017 för att uppfylla ny lagstiftning inom offentlig upphandling. Enligt uppgift så lades detta in i baskalkyl 2016 för vidare prövning i ordinarie budget. Behovet har under våren lyfts även i Gemensamma Nämnden för Upphandlingssamverkan och kan därmed strykas. 2. Informationsförordningen -0,5 I anslutning till budgetkonferens i februari så lyftes behov av tillskott på 700 tkr från 2016 för att uppfylla nya krav i den sk Informationsförordningen (bla avseende allergener i maten). Enligt uppgift så lades detta in i kommunens baskalkyl 2016 för vidare prövning i ordinarie budget. Behovet som lyftes i februari byggde på en ambition att skapa en god tillgänglighet till denna information för matgästerna bland annat genom tydligare märkning. För att endast uppfylla förordningens basbehov kan detta göras till en lägre kostnad och om det alternativet väljs så kan beloppet sänkas till 200 tkr per år. 3. Öppen källkod +0,7 Utifrån beslutet i fullmäktige december 2012 (dnr 1043-2012) om att övergå till öppen källkod behöver kompetensen vid datacenter stärkas motsvarande en tjänst, 700 tkr. Summa justeringar (jämfört baskalkyl) -0,2 INVESTERINGSBUDGET - Avvikande behov 2016-2017 (Mnkr) Enligt budgetdirektiv ska investeringar för 2016 och 2017 vara detsamma som ramarna i den plan som fastställdes i budget 2015. Nedan lyfts två avvikelser mot denna plan. 1. Behov köksinventarier nya fsk Remonthagen och Hofvallen Budget 2016 +0,4 Plan 2017 Plan 2018 Enligt uppgift ska nya förskolor byggas på Remonthagen och Hofvallen med start årsskiftet 2016/2017. Dessa behöver då utrustas med köksinventarier till en beräknad kostnad om ca 0,2 mnkr vardera. 2. Senarelagd investering i SANlagringslösning Datacenter -1,4 +1,4 I plan 2017 ingick i tidigare beslutad budget 1,4 mnkr för reinvestering i SANlagringslösning. Enligt ny tidplan så kommer denna istället att infalla i början på 2018. Sida 8 § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Prioriterade utvecklingsområden - Serviceförvaltningen generellt LAGEFTERLEVNAD En förutsättning för all verksamhet är att den genomförs med beaktande av aktuell och eventuellt känd kommande lagstiftning. Bedömning är att följsamheten mot aktuell lagstiftning är god och här pågår ett arbete för att ytterligare förbättra och förtydliga rutiner runt lagefterlevnadskontroll. Konkret implementering av dessa nya rutiner kommer att ske under 2016. UPPDRAGSBESKRIVNINGAR Serviceförvaltningens verksamhet styrs idag av "Överenskommelser" och "Interna avtal" med beställande nämnder/förvaltningar. Båda begreppen används idag och ska renodlas under 2016. Även om de flesta av dessa uppdragsbeskrivningar har utgått ifrån samma grundmall så varierar de idag både till utseende och detaljeringsnivå. Även uppdateringsintervall på dessa varierar. Området behöver ses över och ska ske under 2016. Att beakta i dessa är då också fullmäktiges långsiktiga hållbarhetsmål (vad kan respektive enhet bidra till dessa i sina specifika uppdrag) och kommunens kvalitetspolicy och kvalitetsdimensionerna tillgång/tillgänglighet, bemötande, inflytande och kompetens (samt eventuellt bestämda/önskvärda nivåer på dessa). I serviceförvaltningens budgetskrivningar de senaste åren har mål kring Nöjdkundindex (NKI) och Kvalitetsindex satts av utförarstyrelsen och fullmäktige. Då detta i grunden bör kopplas till respektive uppdrag tas detta bort till 2016 och läggs istället in i respektive uppdragsbeskrivning (och redovisas som indikatorer kopplat till respektive enhet). Kommunens servicedeklarationer ska spegla kommunens åtaganden gentemot medborgarna. Då serviceförvaltningens uppdrag ligger mot övriga nämnder och förvaltningar, dvs kommuninternt, tas inga servicedeklarationer fram utan beslutad nivå på kvalitet, ur olika aspekter, ska beaktas i respektive uppdragsbeskrivning. SYSTEMATISKT UTVECKLINGSARBETE Serviceförvaltningen har de senaste åren genomfört både större och mindre utvecklingsarbete. Den ekonomiska effekten av detta kan exempelvis mätas genom att effektiviseringar på drygt 28 miljoner kronor har genomförts de senaste tio åren. Grunden för dessa effektiviseringar har varierat där det i vissa fall varit väl grundade förstudier i botten. I andra fall har det varit goda exempel från andra organisationer, väl genomförda upphandlingar, inspel från konsulter, utbildningar, nätverk eller helt enkelt goda idéer i den egna organisationen. Uttrycket "Ständiga förbättringar" kan i flera fall sättas som rubrik. För att systematisera utvecklingsarbetet kommer serviceförvaltningen att påbörja en övergång till processbaserad verksamhetsutveckling. Målsättningen är att till 2018 ha ett etablerat arbetssätt och de första stegen tas 2016 då processerna ska identifieras. Utifrån detta skapas då också ett bättre underlag för gemensam prioritering av utvecklingsinsatser som både säkerställer en bra kvalitet och effektivare flöden. Sida 9 § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Måltidsservice Enheten producerar och serverar måltider åt såväl grundskola, skolbarnomsorg, förskola, gymnasieskola och äldreomsorg inom Östersunds Kommun. Enhetens verksamhetsidé är: ” Vi stärker våra kunders konkurrenskraft genom att ge deras gäster en måltidsupplevelse utöver det vanliga”. Prioriterade utvecklingsområden 2016 Utveckla vårt värdskap i samband med måltiden med särskilt fokus på gästdialog. Bli ännu mer klimatsmarta och särskilt fokusera på ekologiska råvaror. Bli en ännu mer attraktiv arbetsgivare och särskilt fokusera på hälsofrämjande arbetsplatser. Sifferbudget (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Investeringsnetto Fastighetsinvesteringar Utfall 2014 119 816 117 589 2 227 Prognos 2015 122 400 122 400 0 Budget 2016 123 700 123 700 0 498 0 1 000 1 000 1 600 1 000 Budget för 2016 är ett nollresultat. Planerade investeringar för året är i huvudsak reinvesteringar i köksutrustning som behöver bytas ut. Investering i köksinventarier till nya förskolor på Remonthagen och Hofvallen ingår också med 400 kkr. Fastighetsinvesteringar avser storköksmoderniseringar. Indikatorer Arbetade timmar Sjukfrånvaro i % Andel män Motiverad medarbetarindex Nöjdkundindex Kvalitetsindex Matavfall per elev (gram) Andel ekologisk mat skolan (%)* Andel ekologisk mat skola/förskola (%) Antal portioner skollunch grundskola Antal heldagsportioner äldremat Utfall 2012 261 636 5,7 21,9 79 73 93 20,3 18,0 857 868 179 624 Utfall 2013 264 111 6,1 23,3 83 76 79 19,5 18,0 857 990 170 995 * Från 2014 mäts och följs andelen ekologisk mat i både skola och förskola. Sida 10 Utfall 2014 261 617 8,4 24,3 82 77 80 68 20,0 842 540 170 700 Anders Burman Tf Enhetschef Måltidsservice § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Östersunds Städ Enhetens uppgift är att utifrån ett kundorienterat arbetssätt tillgodose våra kunders behov av städtjänster. Vi skall genom att arbeta med ständiga förbättringar och samordning skapa förutsättningar för att ge bästa möjliga service till kommunens kärnverksamheter. Vårt huvuduppdrag är att lösa kundens problem. Prioriterade utvecklingsområden 2016 Följa upp och utveckla standardiseringsarbetet för att säkerställa att vi aktivt tar ansvar för att uppnå kommunens miljömål. Förbättra rutiner och metoder för uträkning, prissättning, avtalsskrivning och uppföljning av våra uppdrag. Öka medarbetarnas delaktighet och engagemang i verksamhetens utveckling. Sifferbudget (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Investeringsnetto Utfall 2014 54 913 54 737 176 Prognos 2015 48 750 48 750 0 Budget 2016 48 500 48 500 0 0 400 300 Budget för 2016 är ett nollresultat. Planerade investeringar för året är reinvesteringar i städ- och tvättmaskiner som behöver bytas ut. Indikatorer Arbetade timmar Sjukfrånvaro i % Andel män Motiverad medarbetarindex Nöjdkundindex Kvalitetsindex Arbetstidskostnad i % av omsättning Avverkningsgrad förskola* Avverkningsgrad skola* Utfall 2012 216 776 8,0 19,3 76 64 86 - Utfall 2013 210 402 7,5 19,6 75 77 84 84 - * Mäts från 2014 och innebär kvadratmeter städyta dividerat med tid. Sida 11 Utfall 2014 210 007 9,3 23,1 79 68 78 85 229 327 Thomas Johansson Enhetschef Östersunds Städ § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Datacenter Enhetens verksamhetsidé är: ”Att med helhetssyn, hållbarhet, verksamhetskunskap och samverkan tillhandahålla kostnadseffektiva tjänster och tekniska plattformar med hög tillgänglighet, kvalitet och säkerhet för DataCenters kunder.” Vårt mål är att Datacenter ska vara den självklara partnern för kommunen inom ITfrågor. Visionen är att bli den bästa IT-enheten i Sverige inom kommunerna. Prioriterade utvecklingsområden 2016 Vara en attraktiv arbetsgivare med särskilt fokus på glädje, stolthet och en lärande organisation. Utveckla våra processer med särskilt fokus på tjänsteutveckling. Utveckla vår kunddialog i samband med ett kundmöte med särskilt fokus på återkoppling och bemötande. Sifferbudget (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Investeringsnetto Utfall 2014 31 505 32 675 -1 170 Prognos 2015 31 700 31 700 0 Budget 2016 31 800 31 800 0 3 089 2 000 2 100 Budget för 2016 är ett nollresultat. Planerade investeringar för året är i huvudsak reinvesteringar i kommunens IT-miljö där livslängden gått ut. Indikatorer Arbetade timmar Sjukfrånvaro i % Motiverad medarbetarindex Nöjdkundindex Kvalitetsindex Antal supportärenden per dator/device Utfall 2012 42 859 2,3 76 66 2,64 Utfall 2013 39 877 2,3 76 71 74 2,97 Sida 12 Utfall 2014 42 386 1,6 81 69 69 3,34 Marie Fryklöf Enhetschef Datacenter § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Medborgarservice Medborgarservice verksamhetsidé är att göra det enklare för medborgarna att komma i kontakt med kommunen och få svar på sina frågor samt att serva kommunens verksamheter med intern service vad gäller bl a nycklar, sammanträdesrum, post och kopiering. Prioriterade utvecklingsområden 2016 Agneta Nilsson Enhetschef Kundcenter Kundcenter ska utveckla medborgarnyttan med särskilt fokus på bemötande. Internservice ska utveckla kundnyttan med särskilt fokus på tjänsteutveckling. Kundcenter ska aktivt bidra till att öka Östersunds attraktivitet genom ett fördjupat samarbete med område Tillväxt, bland annat genom att erbjuda värdskapsutbildningar för kommunens anställda, att vara med vid olika externa arrangemang samt undersöka möjligheterna att starta upp en intern serviceakademi. Medborgarservice ska bli en än mer attraktiv arbetsgivare genom att aktivt arbeta med utveckling av medarbetare samt en öka andel hälsofrämjande aktiviteter. Sifferbudget (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Investeringsnetto Utfall 2014 19 595 18 670 925 Prognos 2015 14 200 14 200 0 Budget 2016 14 150 14 150 0 209 0 0 Utfall 2012* - Utfall 2013* - Utfall 2014 45 653 5,4 79 71 76 96 61 84 Budget för 2016 är ett nollresultat. Indikatorer Arbetade timmar Sjukfrånvaro i % Motiverad medarbetarindex Nöjdkundindex Kvalitetsindex Svarsfrekvens kundcenter (%) Andel avslutade ärenden KC (%) Nöjd kund, medborgarmätning KC * Jämförelser med 2013 och tidigare år är inte relevanta då enheten är ny från 2014 och t ex kundcenter drevs i projektform. Jämförelsestörande är också att Infobyrån flyttade till kommunledningsförvaltningen från 2015. Sida 13 § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Löne- & Pensionsservice Löne- & pensionsservice tillhandahåller ett flertal tjänster inom det löne- och pensionsadministrativa området. Här förvaltas t ex kommunens löne- och personalsystem Heroma och här kan kommunens anställda få råd och stöd i frågor kopplat till sin pension. Störst omfattning har löneprocessen där enheten t ex har en kundstödsfunktion, ger utbildningar och även sköter viss manuell registrering och rättelser. Kännetecken för löneprocessen har definierats enligt följande: ”ett smidigt flöde som är välkänt av såväl våra kunder som medarbetare inom Löne- och pensionsservice. Vi som arbetar i löneprocessen består av ett heltäckande team med kompetenser inom olika kunskapsområden som är viktiga för våra kunder. Vi eftersträvar att alltid tillhandahålla hög kvalitet, god service och ett professionellt bemötande gentemot våra kunder.” Camilla Arback Lundberg Enhetschef Löne- & Pensionsservice Prioriterade utvecklingsområden 2016 Vara en attraktiv arbetsgivare med särskilt fokus på arbetsglädje och stolthet. Utveckla processerna med särskilt fokus på implementeringen av digital anställningsprocess. Hålla en god kunddialog med särskilt fokus på efterfrågade tjänster. Sifferbudget (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Investering Utfall 2014 9 163 8 734 429 Prognos 2015 10 050 10 050 0 Budget 2016 10 350 10 350 0 252 - - Budget för 2016 är ett nollresultat. Ökad omsättning jämfört tidigare år beror på utökade uppdrag åt arbetsmarknadsenheten och Jämtlands Räddningstjänstförbund. Indikatorer Arbetade timmar Sjukfrånvaro i % Motiverad medarbetarindex Nöjdkundindex Kvalitetsindex Kostnad per utbetald lön (kr) Antal löner/arbetad timma Utfall 2012 22 648 5,9 70 69 102 4,08 Utfall 2013 22 150 11,2 64 60 57 96 4,17 Sida 14 Utfall 2014 21 667 5,2 77 68 66 93 4,32 § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Ekonomi/Finans Enhetens verksamhetsidé är ”att tillhandahålla specialistkompetens inom redovisning, finansförvaltning ekonomistyrning, inkassoverksamhet, planering/statistik samt utveckla och förvalta system inom dessa områden. Vi skall medverka till utveckling och förnyelse av ekonomiprocesserna samt med kundnyttan i fokus bedriva verksamheten på ett professionellt och serviceinriktat sätt”. Prioriterade utvecklingsområden 2016 Utveckla användarvänligheten i ekonomisystemet och utveckla dialogen med användare av ekonomisystemet. Enheten ska bibehålla de goda omdömen beträffande kundnöjdhet, nöjda medarbetare, gott ledarskap samt gott resultat som erhölls i sambnd med att enheten 2011 erhöll kommunens kvalitetspris. Fortsatt utveckling av finansfunktion inkluderande internbank och pensionfond. Resulterar i ytterligare ökat finansnetto för kommunen. Internbankens räntenetto beräknas öka från 10 till 11 mnkr för 2016. Sifferbudget (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Utfall 2014 8 824 8 469 355 Prognos 2015 8 700 8 700 0 Budget 2016 8 840 8 840 0 Utfall 2012 15 953 85 78 32 37 Utfall 2013 14 956 86 81 77 35 40 Utfall 2014 15 480 81 83 80 33 41 Budget för 2016 är ett nollresultat. Indikatorer Arbetade timmar Motiverad medarbetarindex Nöjdkundindex Kvalitetsindex Andel elektroniska leverantörsfakturor Andel elektroniska kundfakturor Sida 15 § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Snickeriet Lövsta Enhetens verksamhetsidé är ”att tillhandahålla snickeriprodukter – underhåll och nyproduktion. Vi har också viss förädling av skogsprodukter och tillhandahåller platser för arbetsplatsbehövande” Prioriterade utvecklingsområden 2016 Kompetensutveckling och studiebesök för att hitta uppslag till ständiga förbättringar. Regelbunden kontakt med snickeriets kunder för dialog kring deras nuvarande och framtida behov. Sifferbudget (Kkr) Intäkter Kostnader Resultat Utfall 2014 1 209 1 335 -126 Prognos 2015 1 360 1 360 0 Budget 2016 1 370 1 370 0 Utfall 2012 5-10 90 Utfall 2013 5-10 90 Utfall 2014 5-10 96 Budget för 2016 är ett nollresultat. Indikatorer Antal arbetsplatsbehövande/praktik Motiverad medarbetarindex Sida 16 Jerry Tjärnhage Enhetschef Lövsta snickeri § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 Upphandlingskontoret Enligt tidigare lämnat underlag till Gemensam Nämnd för Upphandlingssamverkan Uppdrag Upphandlingskontorets uppdrag är att svara för upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster som köps frekvent i stora kvantiteter och som efterfrågas av de flesta samverkande kommunerna. Upphandlingskontoret utför även på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av både förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. Verksamhetsbeskrivning – förändringar i driftbudget 2016 Ett stort antal gemensamma avtalsområden både förenklar och effektiviserar kommunernas anskaffningar av varor och tjänster samtidigt som villkoren för de upphandlande avtalen i regel också förbättras. Alternativet till gemensamt upphandlade avtal är att upphandlingar måste ske separat vid varje enskilt anskaffningstillfälle vilket är tidskrävande och negativt ur prissynpunkt. Förvaltningen av de gemensamt upphandlade avtalen är central för att förstärka nyttan av avtalen under hela avtalsperioden. En tydligare processbeskrivning tas fram tillsammans med uppföljningsenkäter till både leverantörer och verksamhet för att ytterligare förstärka nyttan av de gemensamt upphandlade avtalen. Upphandlingskontoret har en hög ambition avseende miljöhänsyn samt sociala och etiska hänsyn. En tydligare processbeskrivning tas fram för att ytterligare stärka upphandlingskontorets ambition. Att nämna är att upphandlingskontoret har ingått avtal gällande leverantörsinspektioner gällande både sociala och etiska krav. Upphandlingskontoret har en utsedd medarbetare som har särskilt ansvar för dessa frågor. För att underlätta för små och medelstora företag att delta som anbudsgivare i upphandlingskontorets upphandlingar förs en löpande dialog med både kommunernas näringslivskontor, leverantörer och näringslivets organisationer. En leverantörsenkät tas i bruk för att ytterligare underlätta för små och medelstora företag att delta som anbudsgivare i upphandlingskontorets upphandlingar. Utöver kommungemensamma upphandlingar utför upphandlingskontoret även på uppdrag kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. Genom hög kompetens ska dessa uppdrag genomföras på ett både professionellt och kostnadseffektivt sätt. Upphandlingskontoret ska också ge råd och stöd i upphandlingsfrågor. Denna typ av tjänst ökar fortsatt i omfattning. Även en heldagsutbildning i aktuella upphandlingsfrågor anordnas årligen. Ekonomi Upphandlingskontorets intäkter består till ca 80 % av uppdrag kopplade till gemensamma avtal. Enligt samarbetsavtalet sker fördelning på de samverkande kommunerna i förhållande till folkmängden i respektive kommun vid årsskiftet innan budgeten fastställs. Övriga intäkter är löpande uppdrag från deltagande kommuner och avtal om kvalitetssäkring i Åre och Östersund. Kostnadsmässigt består upphandlingskontoret till ca 80 % av löner. Övriga kostnader är lokalhyra, administrativa omkostnader och kompetensutveckling. I budget 2016 ingår en total kostnadsökning, utöver normal indexuppräkning, på 700 tkr. Orsaken till kostnadsökningen är ny lagstiftning som innebär förändringar i upphandlingskontorets verksamhet. EU-parlamentet beslutade den 15 januari 2014 om nya upphandlingsdirektiv. De nya direktiven ska implementeras i svensk rätt senast den 1 april 2016. De nya direktiven kommer innebära en regelutveckling, men kanske framförallt en riktningsförändring. Offentliga affärer kommer allt mer att ses som en strategisk Sida 17 Fredric Kilander Enhetschef Upphandlingskontoret § 2, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Serviceförvaltningen detaljbudget 2016 Serviceförvaltningen budget 2016 kraft för den upphandlande myndigheten att kunna påverka samhället i önskad riktning. Upphandlande myndigheter kommer t.ex. ges större möjligheter vad gäller kravställande inom miljö och sociala frågor. För att tillgodose ovanstående kommer det att ställas högre krav och förändrade arbetssätt för offentliga upphandlare. Exempelvis kommer nya upphandlingsförfaranden att erbjudas och det kommer ges utökade möjligheter till förhandling. Några andra exempel på förändringar är att utvärderingsformen ”lägsta pris” kommer att tas bort och upphandlaren kommer att behöva ta hänsyn till livscykelkostnader på ett annat sätt än idag. De nya direktiven ger upphandlande myndigheter och offentliga upphandlare både utökade möjligheter och skyldigheter. För att möta dessa förändringar behöver upphandlingskontoret utökade resurser. Upphandlingskontoret gör i dagsläget bedömningen att nuvarande budget behöver utökas med en tjänst innebärande 700 tkr för den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan. Kkr Intäkter grundavtal deltagande kommuner Intäkter övriga avtalsparter Intäkter kvalitetssäkring Östersund och Åre Intäkter uppdragsupphandlingar Summa intäkter Utfall 2014 3 951 370 346 558 5 225 Budget 2015 4 121 386 356 837 5 700 Budget 2016 4 920 397 365 858 6 540 Personalkostnader Övriga omkostnader Summa kostnader 4 176 1 149 5 225 4 545 1 155 5 700 5 260 1 280 6 540 0 0 0 Resultat Upphandlingskontoret - Specifikt utförarstyrelsen: Indikatorer Arbetade timmar Motiverad medarbetarindex Nöjdkundindex Kvalitetsindex Antal ramavtalsupphandlingar Antal uppdragsupphandlingar Antal besök upphandlingsgrupper Antal näringslivsträffar Antal överprövningar Utfall 2012 11 910 84 79 24 27 18 7 4 Utfall 2013 13 078 87 72 76 24 23 12 9 3 Sida 18 Utfall 2014 12 619 77 77 77 20 25 11 9 7 § 3, US 2015-06-03 08:30 US: 1059/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2015-05-19 1 Dnr 1059-2015 Ulf Sandberg Utförarstyrelsen IT-plan 2016 - Serviceförvaltningen Samtliga förvaltningar ska ta fram IT-planer för 2016 i syfte att bland annat skapa ett kommunövergripande underlag för prioritering av IT-aktiviteter. Planen ska redovisa förvaltningens syn på verksamhetsutveckling med hjälp av IT ur tre olika perspektiv; enklare vardag för privatpersoner och företag, smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet samt högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. Underlag för beslut Serviceförvaltningens tjänstemannaförslag 2015-05-19 Serviceförvaltningens IT-plan 2016 Förslag till beslut Serviceförvaltningens IT-plan för 2016 godkänns SERVICEFÖRVALTNINGEN Sven-Ove Nilsson Tf Förvaltningschef Skickas till Serviceförvaltningen och kommunledningsförvaltningen. Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 3, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2015-05-19 1 Dnr 1059-2015 Ulf Sandberg Utförarstyrelsen IT-plan 2016 - Serviceförvaltningen Samtliga förvaltningar ska ta fram IT-planer för 2016 i syfte att bland annat skapa ett kommunövergripande underlag för prioritering av IT-aktiviteter. Planen ska redovisa förvaltningens syn på verksamhetsutveckling med hjälp av IT ur tre olika perspektiv; enklare vardag för privatpersoner och företag, smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet samt högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. Underlag för beslut Serviceförvaltningens tjänstemannaförslag 2015-05-19 Serviceförvaltningens IT-plan 2016 Förslag till beslut Serviceförvaltningens IT-plan för 2016 godkänns SERVICEFÖRVALTNINGEN Sven-Ove Nilsson Tf Förvaltningschef Skickas till Serviceförvaltningen och kommunledningsförvaltningen. Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 3, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: IT-plan SF 2016 IT-PLAN 2016 2015-05-21 IT-Plan - Serviceförvaltningen 2016 1. Enklare vardag för privatpersoner och företag a. Vad planerar ni att göra för att förenkla vardagen för privatpersoner och företag? Enligt Informationsförordningen ska information om 14 olika allergener kunna ges för dagens mat och matgästen ska uppmanas att fråga efter allergeninformation. Olika lösningar för att på smidigaste sätt göra detta ska utredas och införas. 2. Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet b. Vad planerar ni att göra för att jobba mot en smartare och öppnare förvaltning som ska stödja innovation och delaktighet? 3. Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten c. Vad planerar ni att göra för att få till en högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Inventera och öka serviceförvaltningens egna nyttjande av funktionalitet i befintliga system. Följa utvecklingen av tjänsten e-arkiv och påbörja införandet av ny funktionalitet i förvaltningen. Utveckla och förenkla behörighetsprocessen. Översyn av vilka blanketter/formulär som används mycket idag och skulle kunna vara en intern e-tjänst. Ta fram en tjänstekatalog för datacenters IT-tjänster. Fortsatt arbete utifrån beslut i projektet "Verksamhetsutveckling med stöd av IT". 4. Systemförvaltning förvaltningsenhetliga system. Påbörja införandet av elektronisk beställning av varor och tjänster (beroende på kommande beslut). Införa modulen Chefens meny som bland annat medger en digitaliserad anställningsprocess. Påbörja översyn och eventuell upphandling av nytt ärendehanteringssystem till kundcenter. Påbörja översyn och eventuell upphandling av nytt ärendehanteringssystem till datacenter/löner (inkl avstämning med kundcenters behov enligt ovan för ev samordning). 5. Utvecklingsbehov utifrån Inga nu kända. förändrad lagstiftning, politiska beslut, nationella riktlinjer osv.. § 4, US 2015-06-03 08:30 KS: 306/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-04-28 1 Dnr 306-2015 Fredric Kilander Anders Burman Evonne K Mattson Utförarstyrelsen Motion - redovisa ursprungsmärkning och näringsinnehåll samt beakta svenska djurskyddslagarna vid måltidsupphandling Kommunfullmäktige Gruppen Östersund/Peter Johansson (SD) skriver i motionen att miljöfrågor och hälsokunskap lärs ut på lektioner, men att skolmåltiderna inte lever upp till vad som lärs ut under lektionerna. Johansson skriver vidare att skolmåltiden är en del av lärandet och därför är det viktigt att eleverna inte ska sakna möjlighet att bedöma vad som serveras samt att skolmåltidernas utformning och innehåll har stor betydelse för hälsa, lärande och miljö. KF Gruppen Östersund/Peter Johansson (SD) yrkar: Att kommunens matsedlar blir ursprungsmärkta Att skolan också redovisar matens näringsinnehåll och miljöpåverkan Att allt kött som köps in och serveras lever upp till de svenska djurskyddslagarna vad gäller hållning, slaktmetod samt att fisk som köps in uppfyller kriterierna för MSC eller KRAV-märkning. Underlag för beslut Serviceförvaltningens tjänstemannaförslag 2015-04-28 Motion 2015-02-05 Kommunfullmäktiges beslut § 38, 2013-03-14, "Gemensam kostpolicy för vård- och omsorgsnämnden och barn- och utbildningsnämnden". Förslag till beslut Utförarstyrelsen föreslår fullmäktige att avslå motionen Motiveringen till beslutet: Motionen uppfylls i dag till stora delar och den fastställda Kostpolicyn täcker in det motionen yrkar på. Ska en ambitionshöjning till så krävs ytterligare resurser till Måltidsservice och/eller Upphandlingskontoret. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 4, US 2015-06-03 08:30 KS: 306/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-04-28 2 Dnr 306-2015 Bakgrund Måltidsservice verksamhet på skolor och förskolor regleras idag via avtal med Barn-och Utbildningsförvaltningen. Det avtalet regleras i flera stycken av det motionen nämner vilket redovisas nedan: Näringsinnehåll: Enligt Skollagen ska all mat som serveras vara näringsberäknad. Så är också fallet i Östersunds Kommun. Näringsberäkningen utgår från en normalportion med tillbehör såsom sallad, bröd, mjölk. Näringsberäkningen baseras på en helhetsplan över flera dagar. Näringsberäkningen redovisas inte i matsalen. Miljöpåverkan: Måltidsservice har tydligt uppsatta mål när det gäller andel ekologiska råvaror. Kontinuerlig uppföljning via nyckeltal sker sedan 2007. Måltidsservice genomför kontinuerligt mätningar av matsvinn och här finns tydligt uppsatta mål att uppnå. Progressivt miljöarbete är en naturlig del i Måltidsservice verksamhet och det arbetet utvärderas såväl internt som externt. I Måltidsservice verksamhetsplan för 2015 är en aktivitet att genomföra en grundutbildning i ”Ekologisk mat”. Första delen av den aktiviteten är genomförd. CO2- beräkning görs inte idag. Ursprungsmärkning: Måltidsservice har tydliga rutiner för hur information om maten och dess innehåll ska ges för att uppfylla kraven i Informationsförordningen och Livsmedelslagens krav på redlighet. Det innebär exempelvis att information om matens namn/beteckning och allergena ingredienser alltid ska kunna ges muntligt av serveringspersonal för alla komponenter i maträtter i samband med servering. Maträttens namn/beteckning ska ge korrekt information om huvudkomponent, egenskap, smaksättning, ursprung och tillagningsmetod när det anges. Livsmedelslagens krav på redlighet innebär att det som anges på matsedeln ska serveras. Står det skinksås ska såsen vara gjord på styckningsdetaljen skinka, inte exempelvis på bog. I upphandlingen har vi ställt Miljöstyrningsrådets baskrav. De kraven gäller oavsett ursprungsland, (se nedan rubrik Upphandling). I praktiken innebär det att råvaran kan ha sitt ursprung i Sverige eller något annat land så länge MSR baskrav och ytterligare kvalitetskrav uppfylls. Ursprungslandet kan variera efter säsong och tillgång. Exempelvis kan 700 kg av den potatis vi serverar en dag komma från Västerbotten medan resterande 300 kg av den dagens potatisservering kan komma från finska Österbotten. Det är en situation vi möter dagligen och därför har vi valt att inte skriva ut ursprunget på matsedeln. Men – vill gästen veta så tar vi reda på den specifika informationen och ett muntligt svar ges. Av de råvaror vi köpte in 2014 var cirka 21% producerat i Norrland. Det skrev vi inte på våra matsedlar. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 4, US 2015-06-03 08:30 KS: 306/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-04-28 3 Dnr 306-2015 MSC/KRAV-märkt fisk: I enlighet med Kostpolicyn så ska fisk som köps in komma från hållbara bestånd och kontrollerat fiske. Det innebär att den viltfångade fisk och de skaldjur som efterfrågas i upphandlingen ska uppfylla MSC-märkning. Motsvarande kvalitetskriterier för odlad fisk, ASCmärkning (Aquaculture Stewardship Council), är under uppbyggnad och utbudet av ASC-märkta produkter är idag marginellt. Utbudet väntas öka och kommer då att efterfrågas i samband med upphandling. Upphandling: Det råder idag en viss osäkerhet om vilka möjligheter som finns rent juridiskt vad gäller att ställa miljömässiga och sociala krav vid offentliga upphandlingar, särskilt gäller detta krav som går längre än motsvarande krav i fullt ut harmonierande EU-lagstiftning. Kommunen har den senaste livsmedelsupphandlingen ställt krav på såväl slaktmetod och djurhållning motsvarande de krav som ställs enligt svenska djurskyddsregler. Detta med stöd av Konkurrensverket, tidigare Miljöstyrningsrådet. Uppställda krav gäller oaktat om produkterna har sitt ursprung i Sverige eller andra länder. SERVICEFÖRVALTNINGEN Sven-Ove Nilsson TF förvaltningschef Skickas till: Kommunledningsförvaltning och Serviceförvaltningen Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 4, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-04-28 1 Dnr 306-2015 Fredric Kilander Anders Burman Evonne K Mattson Utförarstyrelsen Motion - redovisa ursprungsmärkning och näringsinnehåll samt beakta svenska djurskyddslagarna vid måltidsupphandling Kommunfullmäktige Gruppen Östersund/Peter Johansson (SD) skriver i motionen att miljöfrågor och hälsokunskap lärs ut på lektioner, men att skolmåltiderna inte lever upp till vad som lärs ut under lektionerna. Johansson skriver vidare att skolmåltiden är en del av lärandet och därför är det viktigt att eleverna inte ska sakna möjlighet att bedöma vad som serveras samt att skolmåltidernas utformning och innehåll har stor betydelse för hälsa, lärande och miljö. KF Gruppen Östersund/Peter Johansson (SD) yrkar: Att kommunens matsedlar blir ursprungsmärkta Att skolan också redovisar matens näringsinnehåll och miljöpåverkan Att allt kött som köps in och serveras lever upp till de svenska djurskyddslagarna vad gäller hållning, slaktmetod samt att fisk som köps in uppfyller kriterierna för MSC eller KRAV-märkning. Underlag för beslut Serviceförvaltningens tjänstemannaförslag 2015-04-28 Motion 2015-02-05 Kommunfullmäktiges beslut § 38, 2013-03-14, "Gemensam kostpolicy för vård- och omsorgsnämnden och barn- och utbildningsnämnden". Förslag till beslut Utförarstyrelsen föreslår fullmäktige att avslå motionen Motiveringen till beslutet: Motionen uppfylls i dag till stora delar och den fastställda Kostpolicyn täcker in det motionen yrkar på. Ska en ambitionshöjning till så krävs ytterligare resurser till Måltidsservice och/eller Upphandlingskontoret. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 4, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-04-28 2 Dnr 306-2015 Bakgrund Måltidsservice verksamhet på skolor och förskolor regleras idag via avtal med Barn-och Utbildningsförvaltningen. Det avtalet regleras i flera stycken av det motionen nämner vilket redovisas nedan: Näringsinnehåll: Enligt Skollagen ska all mat som serveras vara näringsberäknad. Så är också fallet i Östersunds Kommun. Näringsberäkningen utgår från en normalportion med tillbehör såsom sallad, bröd, mjölk. Näringsberäkningen baseras på en helhetsplan över flera dagar. Näringsberäkningen redovisas inte i matsalen. Miljöpåverkan: Måltidsservice har tydligt uppsatta mål när det gäller andel ekologiska råvaror. Kontinuerlig uppföljning via nyckeltal sker sedan 2007. Måltidsservice genomför kontinuerligt mätningar av matsvinn och här finns tydligt uppsatta mål att uppnå. Progressivt miljöarbete är en naturlig del i Måltidsservice verksamhet och det arbetet utvärderas såväl internt som externt. I Måltidsservice verksamhetsplan för 2015 är en aktivitet att genomföra en grundutbildning i ”Ekologisk mat”. Första delen av den aktiviteten är genomförd. CO2- beräkning görs inte idag. Ursprungsmärkning: Måltidsservice har tydliga rutiner för hur information om maten och dess innehåll ska ges för att uppfylla kraven i Informationsförordningen och Livsmedelslagens krav på redlighet. Det innebär exempelvis att information om matens namn/beteckning och allergena ingredienser alltid ska kunna ges muntligt av serveringspersonal för alla komponenter i maträtter i samband med servering. Maträttens namn/beteckning ska ge korrekt information om huvudkomponent, egenskap, smaksättning, ursprung och tillagningsmetod när det anges. Livsmedelslagens krav på redlighet innebär att det som anges på matsedeln ska serveras. Står det skinksås ska såsen vara gjord på styckningsdetaljen skinka, inte exempelvis på bog. I upphandlingen har vi ställt Miljöstyrningsrådets baskrav. De kraven gäller oavsett ursprungsland, (se nedan rubrik Upphandling). I praktiken innebär det att råvaran kan ha sitt ursprung i Sverige eller något annat land så länge MSR baskrav och ytterligare kvalitetskrav uppfylls. Ursprungslandet kan variera efter säsong och tillgång. Exempelvis kan 700 kg av den potatis vi serverar en dag komma från Västerbotten medan resterande 300 kg av den dagens potatisservering kan komma från finska Österbotten. Det är en situation vi möter dagligen och därför har vi valt att inte skriva ut ursprunget på matsedeln. Men – vill gästen veta så tar vi reda på den specifika informationen och ett muntligt svar ges. Av de råvaror vi köpte in 2014 var cirka 21% producerat i Norrland. Det skrev vi inte på våra matsedlar. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 4, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-04-28 3 Dnr 306-2015 MSC/KRAV-märkt fisk: I enlighet med Kostpolicyn så ska fisk som köps in komma från hållbara bestånd och kontrollerat fiske. Det innebär att den viltfångade fisk och de skaldjur som efterfrågas i upphandlingen ska uppfylla MSC-märkning. Motsvarande kvalitetskriterier för odlad fisk, ASCmärkning (Aquaculture Stewardship Council), är under uppbyggnad och utbudet av ASC-märkta produkter är idag marginellt. Utbudet väntas öka och kommer då att efterfrågas i samband med upphandling. Upphandling: Det råder idag en viss osäkerhet om vilka möjligheter som finns rent juridiskt vad gäller att ställa miljömässiga och sociala krav vid offentliga upphandlingar, särskilt gäller detta krav som går längre än motsvarande krav i fullt ut harmonierande EU-lagstiftning. Kommunen har den senaste livsmedelsupphandlingen ställt krav på såväl slaktmetod och djurhållning motsvarande de krav som ställs enligt svenska djurskyddsregler. Detta med stöd av Konkurrensverket, tidigare Miljöstyrningsrådet. Uppställda krav gäller oaktat om produkterna har sitt ursprung i Sverige eller andra länder. SERVICEFÖRVALTNINGEN Sven-Ove Nilsson TF förvaltningschef Skickas till: Kommunledningsförvaltning och Serviceförvaltningen Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 4, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: 2015-02-04 Motion § 4, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: KF 2013-03-14 § 38 PROTOKOLL Kommunfullmäktige 2013-03-14 § 38 Dnr 1534-2010 Gemensam vision och kostpolicy för vård- och omsorgsnämnden och barn- och utbildningsnämnden Vård- och omsorgsnämnden har tillsammans med barn- och utbildningsnämnden lagt fast en gemensam vision och kostpolicy. Under 2011 har ett kommunövergripande arbete skett i syfte att förtydliga kostpolicyn. Policyn återremitterades 9 februari 2012 för att göra vissa tillägg och förtydliganden. Utförarstyrelsen, vård- och omsorgsnämnden samt barn- och utbildningsnämnden har tidigare tillstyrkt förslaget till kostpolicy och även föreslagit vissa tillägg. Efter genomförda tillägg och förtydliganden lämnas policyn till fullmäktige för fastställande. Underlag för beslut Kommunstyrelsen 2013-02-26 § 36 Finansutskottet 2013-02-07 § 15 Kommunledningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2013-01-10 Förslag till förtydligad kostpolicy för Östersunds kommun 2013-01-10 Kommunfullmäktiges beslut 2012-02-09, § 13 Kommunstyrelsens beslut 2012-01-24, § 17 Yrkande Carina Zetterström, C: Punkt nummer 4 i kommunstyrelsens förslag till beslut får följande lydelse: ” Andelen ekologiska livsmedel till kommunens förskolor och skolor ska motsvara minst 20 % av matinköpen och successivt öka till minst 25%.” Karin Thomasson, Mp: 1. Under rubriken ”Det finns tillfälle till dialog…” läggs en ny punkt 6 till som får följande lydelse: ”Uppföljning och utvärdering ska utgå från ätSMARTmodellen.” 2. Under rubriken ”Kommunens ska i sin måltidsverksamhet…” läggs en ny punkt 5 till som får följande lydelse: ”Östersunds skolor serverar enbart vegetarisk mat en dag i veckan:” Proposition Ordförande ställer proposition på punkterna 1 till och med 3 i kommunstyrelsens förslag till beslut och finner att kommunfullmäktige antar detta. Ordförande ställer därefter proposition på Carina Zetterströms yrkande avseende punkt 4 och finner att kommunfullmäktige antar detta. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 växel www.ostersund.se § 4, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: KF 2013-03-14 § 38 PROTOKOLL Kommunfullmäktige 2013-03-14 Dnr 1534-2010 Ordförande ställer proposition på Karin Thomassons yrkande nr 1 och finner att kommunfullmäktige antar detta. Ordförande ställer proposition på Karin Thomassons yrkande nr 2 och finner att kommunfullmäktige antar detta. Kommunfullmäktiges beslut 1. Förslag till förtydligad kostpolicy för Östersunds kommun 2013-01-10 fastställs. 2. Under rubriken ”Kommunen ska i sin måltidsverksamhet ta ansvar och hänsyn till miljön” läggs en ny punkt 5 till: ”Östersunds kommun ska aktivt arbeta för att minska mängden mat som slängs bort. 3. Under rubriken ”Maten som serveras tillagas av säkra råvaror” läggs en ny punkt 7 till: ”Andelen ekologisk mat ska vara hög”. 4. Andelen ekologiska livsmedel till kommunens förskolor och skolor ska motsvara minst 20 % av matinköpen och successivt öka till minst 25%. 5. Under rubriken ”Det finns tillfälle till dialog…” läggs en ny punkt 6 till som får följande lydelse: ”Uppföljning och utvärdering ska utgå från ätSMARTmodellen.” 6. Under rubriken ”Kommunens ska i sin måltidsverksamhet…” läggs en ny punkt 5 till som får följande lydelse: ”Östersunds skolor serverar enbart vegetarisk mat en dag i veckan.” _____ Utdrag, Förslag till förtydligad kostpolicy för Östersunds kommun samt tjänstemannaförslaget skickas till utförarstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, vård- och omsorgsnämnden samt Måltidsservice. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 växel www.ostersund.se § 5, US 2015-06-03 08:30 US: 1062/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-18 1 Dnr 1062-2015 Jorma Putaansuu Utförarstyrelsen Budgetuppföljning/delårsbokslut och prognos 2015 - Teknisk förvaltning Förvaltningens resultat för de första fyra månaderna är 0,4 miljoner kronor jämfört med 11,3 2014. Förvaltningens resultat ser ut att bli ca 2,5 miljoner kronor lägre än budgeterat resultat 13,3 miljoner kronor dvs. ett resultat på 10,8 miljoner kronor. Förvaltningens totala budgeterade investeringsram är ca 270 miljoner kronor. Prognosen för 2015 ligger 116 miljoner kronor lägre än budget. Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2014-05-18 Teknisk förvaltnings detaljredovisning med bilagor Teknisk förvaltnings sammandrag till kommunfullmäktige, blankett 1 Förslag till beslut 1. Teknisk förvaltnings detaljredovisning med bilagor godkänns och läggs till handlingarna. 2. Teknisk förvaltnings sammandrag godkänns och överlämnas till kommunfullmäktige. 3. För hanteringen av kommunlåneränta föreslår utförarstyrelsen att teknisk förvaltnings resultatkrav sänks med 0,5 miljoner kronor. 4. Utförarstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att stryka personalmålen om; MMI, förbättra & bibehålla hälsa och andel ambassadörer Bakgrund Drift: Teknisk förvaltningens resultat för de första fyra månaderna är 0,4 miljoner kronor jämfört med 11,3 miljoner kronor motsvarande period 2014. Avvikelsen beror på största delen på underhållsåtgärder motsvarande ca11 miljoner kronor. Förvaltningens resultat ser ut att bli ca 2,5 miljoner kronor lägre än budgeterat resultat 13,3 miljoner kronor dvs. ett resultat på 10,8 miljoner kronor. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 5, US 2015-06-03 08:30 US: 1062/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-18 2 Dnr 1062-2015 2015 bytte Ekonomi och finans princip för hantering av kommunlåneränta vilket påverkar förvaltningens resultat negativt med ca 0,5 miljoner kronor. Detta borde ha beaktats vid utformning av förvaltningens resultatkrav för 2015 och framåt. Investeringar: Förvaltningens totala budgeterade investeringsram är ca 270 miljoner kronor varav den största delen ca 181 mnkr finns hos Fastighet. Prognosen för 2015 ligger 116 miljoner kronor lägre än budget. Det är Sporthallen på 50 miljoner kronor som ska ligga hos Kultur- och fritidsnämnden, vissa av årets budgeterade investeringar är lägre och skjuts till nästa år t ex Remonthagen och Hofvallens förskola. Membranfilter i Minnesgärdet beräknas under året uppgå till 6 miljoner kronor mot budgeterat 38 miljoner kronor. Detta beroende på en ändrad tidplan. Osäkerhet råder för flera projekt, om de blir av och hur stora utgifterna blir. Storsjöteatern beräknas uppgå till 2 miljoner kronor 2015, först 2017 beräknas ombyggnaden komma igång. Samlokaliseringen inom Teknisk förvaltning beräknas bli 4,5 miljoner kronor för 2015 och resterande av utgifterna skjuts till 2016, den totala investeringen är fortfarande 20 miljoner kronor. Mål: Förvaltningen föreslår att följande 3 personalmål; Motiverat medarbetar index, att förbättra och bibehålla hälsa samt andel ambassadörer stryks för att man inte genomför medarbetarundersökning under 2015 TEKNISK FÖRVALTNING Örjan Jervidal Förvaltningschef Jorma Putaansuu Administrativ chef Skickas till: Teknisk förvaltning och Kommunledningsförvaltningen Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-18 1 Dnr 1062-2015 Jorma Putaansuu Utförarstyrelsen Budgetuppföljning/delårsbokslut och prognos 2015 - Teknisk förvaltning Förvaltningens resultat för de första fyra månaderna är 0,4 miljoner kronor jämfört med 11,3 2014. Förvaltningens resultat ser ut att bli ca 2,5 miljoner kronor lägre än budgeterat resultat 13,3 miljoner kronor dvs. ett resultat på 10,8 miljoner kronor. Förvaltningens totala budgeterade investeringsram är ca 270 miljoner kronor. Prognosen för 2015 ligger 116 miljoner kronor lägre än budget. Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2014-05-18 Teknisk förvaltnings detaljredovisning med bilagor Teknisk förvaltnings sammandrag till kommunfullmäktige, blankett 1 Förslag till beslut 1. Teknisk förvaltnings detaljredovisning med bilagor godkänns och läggs till handlingarna. 2. Teknisk förvaltnings sammandrag godkänns och överlämnas till kommunfullmäktige. 3. För hanteringen av kommunlåneränta föreslår utförarstyrelsen att teknisk förvaltnings resultatkrav sänks med 0,5 miljoner kronor. 4. Utförarstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att stryka personalmålen om; MMI, förbättra & bibehålla hälsa och andel ambassadörer Bakgrund Drift: Teknisk förvaltningens resultat för de första fyra månaderna är 0,4 miljoner kronor jämfört med 11,3 miljoner kronor motsvarande period 2014. Avvikelsen beror på största delen på underhållsåtgärder motsvarande ca11 miljoner kronor. Förvaltningens resultat ser ut att bli ca 2,5 miljoner kronor lägre än budgeterat resultat 13,3 miljoner kronor dvs. ett resultat på 10,8 miljoner kronor. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-18 2 Dnr 1062-2015 2015 bytte Ekonomi och finans princip för hantering av kommunlåneränta vilket påverkar förvaltningens resultat negativt med ca 0,5 miljoner kronor. Detta borde ha beaktats vid utformning av förvaltningens resultatkrav för 2015 och framåt. Investeringar: Förvaltningens totala budgeterade investeringsram är ca 270 miljoner kronor varav den största delen ca 181 mnkr finns hos Fastighet. Prognosen för 2015 ligger 116 miljoner kronor lägre än budget. Det är Sporthallen på 50 miljoner kronor som ska ligga hos Kultur- och fritidsnämnden, vissa av årets budgeterade investeringar är lägre och skjuts till nästa år t ex Remonthagen och Hofvallens förskola. Membranfilter i Minnesgärdet beräknas under året uppgå till 6 miljoner kronor mot budgeterat 38 miljoner kronor. Detta beroende på en ändrad tidplan. Osäkerhet råder för flera projekt, om de blir av och hur stora utgifterna blir. Storsjöteatern beräknas uppgå till 2 miljoner kronor 2015, först 2017 beräknas ombyggnaden komma igång. Samlokaliseringen inom Teknisk förvaltning beräknas bli 4,5 miljoner kronor för 2015 och resterande av utgifterna skjuts till 2016, den totala investeringen är fortfarande 20 miljoner kronor. Mål: Förvaltningen föreslår att följande 3 personalmål; Motiverat medarbetar index, att förbättra och bibehålla hälsa samt andel ambassadörer stryks för att man inte genomför medarbetarundersökning under 2015 TEKNISK FÖRVALTNING Örjan Jervidal Förvaltningschef Jorma Putaansuu Administrativ chef Skickas till: Teknisk förvaltning och Kommunledningsförvaltningen Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, blankett 1 1 Utförarstyrelsen- Teknisk förvaltning Blankett 1, 2015 Budgetuppföljning 2015-04-30 Verksamheten hittills under året Ny förvaltningsorganisation infördes årsskiftet 2014/2015 med fem nya specialiserade enheter: Gatuenhet, Fordonsenhet, Park och fritid, Arenabyn och Storsjöbadet. Större investeringsprojekt inom Fastighet som under våren/sommaren färdigställs: Hus-X Gymnasiebyn, LSS-Ope, Bringåsen och klimathuset vid Furulund. Investeringsprojekt som påbörjas: förskola vid Jamtli och Remonthagen samt utredning om Storsjöteatern. Oroväckande trend är att andelen OBO hus (Ospecifik Byggnadsrelaterad Ohälsa) har ökat under slutet av 2014. Det verkar hålla i sig framåt vilket resulterar i att stora delar av Rådhuset påverkas och därtill en del utredningar på skolor och förskolor. Provkörningar av membranfilter för Minnesgärdet har genomförts dessutom är systemhandlingarna för investeringen iordningställda. Projektet blir betydligt dyrare än vad den första beräkningen visade. Handlingsplan för förnyelse av ledningsnät är klar. Största delen av årets saneringsarbete är redan färdigt och arbetet med den kommunövergripande VA-plan har startat. Gräfsåsen återupptog kompostering av matavfall den 10 januari. Jordbruksverket kommer att besiktiga metoden den 23 juni. Besiktningen avgör om kompostering av matavfall får fortsätta. Fordonsenheten fullbordar en omfattande utbildningsinsats för alla lastbilschaufförer. YKB, den lagstadgade utbildningen för yrkeskompetensbeviset. Leasingverksamheten fortsätter arbetet med att öka andelen miljöbilar med fokus på el-bilar. Gatuenheten genomförde en normalvinter för snöröjning och halkbekämpning, sanerat VA-ledningar på ett flertal gator i Östersunds centrala delar. Påbörjat flytt och nyanläggning av VA-ledningar vid Storsjöstrand. Större arrangemang som Arenabyn slutfört är Melodifestivalen, mässa för Ung Företagsamhet, WC i längdskidåkning, Rally SM och SM i skidskytte. Kvalitetsproblem som Storsjöbadet har med den viktigaste attraktionen Magic Eye är på väg att lösas. Ombyggnationen och lamineringen av banan startades i slutet av april och beräknas vara färdigt i mitten på juni. Östersunds campings lågsäsong (jan - april) visar samma nivå i beläggning som föregående år, det gäller även för studentboendet. Biogasverksamheten har fungerat väl under perioden. En del störningar har förekommit, men det har varit avsevärt färre än fjolåret. De utmärkande projekten inom Bygg och projektering är, bygget av Sporthallen har initierats, provtagning och kartläggning av ämnen i mark kring Storsjö strand och projektering av Storsjö strand. Lokal och Bostad lägger ner kraft och arbete för att ordna lägenheter till flyktingboendet. Bygger just nu om en lokal på Öneslingan tillsammans med Diös som ska användas till ett nytt HVB-hem för ensamkommande flyktingbarn. Omfattning på flyktingmottagandet kommer det att dubbleras från 275 till 550 personer under året. Bostadsanpassningsbidrag ser ut att ärendemängden har minskat något mot samma period föregående år. Håller trenden i sig så påverkas verksamheten positivt. Förvaltningens samlokalisering har projektering påbörjats och arbetet med processkartläggningar fortsätter. Analys av måluppfyllelse Verksamhet: Mängden avfall till förbränning minskar inte. Den 16 % höjningen av den rörliga avgiften inför 2015 har inte haft någon effekt på sorteringsviljan. Ytterligare höjning av den rörliga avgiften är nödvändig då potentialen att sortera ut mer återvinningsbart material är stort. Kostnaden för att samla in sopor kommer att öka. Föryngring av fordonsparken med två sopbilar under 2015. Den ekonomiska effekten kommer först under 2016 då kapitalkostnaden ökar. Enligt prognosen kommer det 10 % sparmålet 2009-2015 inte att uppnås. Den sålda vattenmängden minskar. Däremot ökar svinnet av dricksvatten under fjolåret, trots åtgärder med läcksökning och sanering av ledningsnätet. Det finns dock en viss osäkerhet i underlaget eftersom allt vatten inte mäts ännu, utan en del schablonvärden finns. Minskat vattensvinn är en av de stora utmaningarna. Prismässigt tillhör Vatten Östersund fortfarande 10 lägsta bland landets kommuner när det gäller kostnaden för VAtjänster. Saneringstakten på ledningsnätet följer planen och ökar varje år. Biogas är volymtappet på ca 8 %, är troligen några större kunder som minskat sina inköp. Prisnivån, ca 8 % lägre än motsvarande period 2014, beror på att gaspriset är kopplat till dieselpriset vilket varit osedvanligt lågt. Personal Analys av personalmålen, måluppfyllelse och åtgärderna att uppnå målen beskrivs under ” Åtgärder för att nå personalpolitiska mål” Miljö: Energieffektivt 2030 Prognosen för miljömålen pekar mot att 18 av 20 mål beräknas bli uppfyllda. Det ena energimålet (delmål) som inte beräknas uppfyllas är energianvändningen på Storsjöbadet där man haft ökad värme- och vattenförbrukning jämfört med basåret. Den ökade vatten och värmeförbrukning har uppkommit pga. 1) mer energikrävande vinterdrift pga. ombyggnation av kemrum 2) en av bassängernas täcke trasigt 3) äventyrsbassängens UPS(reservkraft) trasigt och 4) läckage från skvalprännor från äventyrsbassäng. Det andra energiminskningsmålet som inte beräknas uppfyllas är på Gräfsåsen, där den stora energianvändningen är för att uppfylla villkor i tillståndet. För att uppfylla de villkor och tillstånd som finns för anläggningen kommer inte energiförbrukning inte att minska med 5 % jmf med 2010 . Fastigheterna har energideklarerats och rimliga åtgärder § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, blankett 1 2 ska vidtas under 2015*. Största energiåtgången sker vid lakvattenhanteringen på Gräfsåsen. Det finns handlingsplaner för att kartlägga hur anläggningen kan bli delvis självförsörjande med energiproduktion. Återvinningscentralen i Odenskog redovisas elanvändningen från fastighetsägare en gång årligen vid årsskifte. Energiminskningen 2014 jämfört med 2010 uppgår till 42 %. Energideklaration på Odenskog ÅVC ska göras. Lit ÅVC har energideklarerats och rimliga åtgärder ska vidtas under 2015. Lit ÅVC togs i bruk mars 2012, basåret är därför 2013. Brunflo ÅVC ska energideklareras under 2015. Vatten Östersund gör inga miljöinvesteringar 2015, de flyttades till 2016. Då miljöinvesteringarna inte genomförs 2015 är det tveksamt att energianvändningen minskar 2015 jämfört med 2010. Dock beräknas huvudmålet till 2030 bli uppfyllt. Campingens direktelsuppvärmda stugor ska byta till fjärrvärme. När detta är klart ökar fjärrvärmeandelen från 28 % till 42 %. Inplanerade åtgärder är utbyte av vitvaror vid behov. Byte av några ytterdörrar om ekonomin tillåter. Fossilbränslefritt 2030 När det gäller minskad bränsleförbrukning så arbetar Fordonsenheten för att installera elektroniska fordonsjournaler i fordonen för att få tillförlitligare statistik. Redovisade snittförbrukningsförändringar innebär att en förändrad bränsleförbrukning har gjorts med ”x” m3 bränsle jämfört med om de kört med basårets snittförbrukning under perioden. Observera att bränsleuppföljningen 2015 för Gatuenheten, Fordonsenheten och Park och fritid endast baseras på några få fordon. Andel fossilbränslefria fordon inom förvaltningen redovisas på enhetsnivå. Gatuenheten, Fordonsenheten och Park och fritid skall byta ut en bil mot elbil och sälja en och då blir den totala andelen 52 %. Fastighet uppfyller 37 av 49 bilar kriterierna. Vatten Östersund ska bevara nuvarande procent av miljöklassade fordon och om möjligt öka andelen. Renhållning har tre fossilbränslefria personbilar (två gasbilar och en elbil) samt två lätta dieseldrivna lastbilar. En lättlastbil ska ev. köpas in under 2015. Osäkert om lastbilen blir fossilfri eller inte. Kartläggningen av alternativa tunga fordon, motorredskap och traktorer visar att bland de tillgängliga bränslealternativen som finns idag verkar Ecopar Bio (ett förnyelsebart bränsle baserat på slaktavfall) vara ett intressant alternativ till diesel. En övergång till Ecopar Bio skulle medföra att den dieseldrivna fordonsparken blir 100 % fosilbränslefri. Ecopar Bio ger även bättre arbetsmiljö, då övriga avgasparametrar minskar avsevärt jämfört med diesel. Ecopar Bio ska utvärderas under 2015-2016 innan det kan ersätta diesel. Kartläggningen visar också att bland dagens alternativa tekniker för tunga transporter är elhybridbilar de mest ekonomiska och ger mindre miljöbelastning jämfört med konventionell dieseldrift. En elhybridlastbil kan minska bränsleförbrukningen med ca 25-30%. Fastighet har inte som mål att byta ut eller konvertera några oljepannor under 2015 men användningen kan ändå minska genom att använda mer värmepump eller dylikt. Mål och Resultat (inriktningsmål, effektmål och resultat) Demokratiskt, socialt och ekonomiskt hållbart samhälle TEKNISK FÖRVALTNING SKALL OFFENSIVT STIMULERA TILL EN GOD MILJÖ OCH POSITIV UTVECKLING AV KOMMUNEN GENOM ATT MED HÖG SERVICENIVÅ TILLGODOSE KUNDERS BEHOV OCH FÖRVÄNTNINGAR Renhållning: Minska mängden avfall till förbränning så att högst 175 kg/person och år går till förbränning år 2016. Delmål 2015: 178 kg/person Renhållning ska genom effektiviseringar minska kostnaderna för insamling av säck och kärlsopor per innevånare med 10 % inom en 6-årsperiod, vilket motsvarar ca 1,4 Mnkr. Basår är 2009. Vatten: Andelen prover på dricksvattnet som är tjänligt med anmärkning skall från 2015 minska jämfört med 2011. 2011:12 % av proverna (49 av 410) tjänligt med anmärkning. Resultat: Målet beräknas inte bli uppfyllt. Prognos: 192 kg/pers eller 221 kg/pers Resultat: Målet beräknas inte bli uppfyllt Prognos: Minskning med 0,97 Mnkr vilket motsvarar 6,8 % jämfört med basår Resultat: Målet beräknas bli uppfyllt Målet följs upp i slutet av året. Förvaltningsgemensamt: Resultat: Målet beräknas bli uppfyllt Under 2015 ska minst fem processkartläggningar ha genom- Antal genomförda: 0 förts. ÖKAT NÖJD – INFLYTANDE – INDEX I SCB:s MEDBORGARUNDERSÖKNING. Förbättras jämfört med värdet 2011 (42). Medverka i medborgardialoger tillsammans med beställaren Resultat: Målet beräknas bli uppfyllt Antal medborgardialoger inga Kommunfullmäktiges inriktningsmål Medarbetarskap och Ledarskap: ÖSTERSUNDS KOMMUN ÄR EN ATTRAKTIV ARBETSGIVARE SOM ERBJUDER UTVECKLINGSMÖJLIGHETER OCH GODA ARBETS- OCH ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDEN. Effektmål Resultat: Effektmål: Värdet på medarbetarundersökningens motiverat Utförarstyrelsen föreslår kommunfullmäktige medarbetarindex (MMI) bibehålls eller förbättras jämfört med att stryka personalmålet om MMI eftersom föregående år. 2015 genomförs inte någon medarbetarunder- § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, blankett 1 3 sökning. Effektmål Andelen ambassadörer inom förvaltningen ska öka jämfört med föregående år. Resultat: Utförarstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att stryka personalmålet om att öka andelen ambassadörer eftersom 2015 genomförs inte någon medarbetarundersökning. Kommunfullmäktiges inriktningsmål Mångfald: ÖSTERSUNDS KOMMUN HAR ARBETSPLATSER SOM PRÄGLAS AV MÅNGFALD OCH DÄR ALLA MEDARBETARE VÄRDERAS LIKA. Effektmål Resultat: 8,9 % Effektmål: Den totala andelen kvinnor inom teknisk förvaltMålet kommer inte att uppnås ning (exkl. LoB, BoP, Camping, Storsjöbadet och Staben) ska öka jämfört med föregående år. Kommunfullmäktiges inriktningsmål Hälsa och arbetsmiljö: ARBETSMILJÖN PÅ KOMMUNENS ARBETSPLATSER ÄR HÄLSOFRÄMJANDE OCH GER FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ETT HÅLLBART ARBETSLIV. Effektmål Resultat: Värdet på medarbetarundersökningens fråga om att förbättra Utförarstyrelsen föreslår kommunfullmäktige och bibehålla hälsa ska öka jämfört med föregående år. att stryka personalmålet om att förbättra och bibehålla hälsa eftersom 2015 genomförs inte någon medarbetarundersökning. Ekologiskt hållbart samhälle Kommunfullmäktiges inriktningsmål ÖSTERSUND ÄR FOSSILBRÄNSLEFRITT OCH ENERGIEFFEKTIVT 2030. Fastighet: Energianvändningen per kvadratmeter i våra fastigheter skall 2020 vara minst 25 % lägre än år 1995. Delmål 2015: 23,5% Delmålet beräknas bli uppfyllt. Fastighet: Storsjöbadet ska minska sin energianvändning per kvadratmeter med minst17% till 2030 jämfört med 2013*. Delmål 2015: 3 % lägre än 2013 Delmål 2020: 9 % lägre än 2013 * OBS annat basår än inriktningsmålet. Delmålet beräknas inte bli uppfyllt. Vatten: Energimängden ska minskas med 20 %/m3 producerad mängd dricksvatten till 2030 jämfört med 2010. Delmålet beräknas bli uppfyllt. Energieffektiviseringsplanen är under framtagande. Energianvändningen har under perioden 141001-150331 minskat med 24,3% jämfört med samma period 1995. Energianvändningen har ökat med 3,9 % under perioden 141001-150331 jämfört med 2013. Delmål 2015: En energieffektiviseringsplan som minskar den totala energianvändningen med 20 %/m3 producerad mängd dricksvatten vid Minnesgärdets vattenverk till 2030 jämfört med 2010 förutsatt att Vatten Östersunds anläggningarna finns kvar och har samma utrustning. Energianvändningen på Gräfsåsen respektive ÅVC ska minska med 20 %/m 2 2030 jämfört med 2010. Delmål 2015: minska med 5 % jämfört med 2010. Delmål 2020: minska med 10 % jämfört med 2010 Resultat Gräfsåsen: Delmålet beräknas inte bli uppfyllt. Resultat ÅVC Odenskog: Delmålet beräknas bli uppfyllt. Statistik för 2015 kan inte lämnas än. Resultat ÅVC Lit: Delmålet beräknas bli uppfyllt. Energiminskningen uppgår till 34,4% 141101150330 jämfört med samma period 2012-2013. Resultat ÅVC Brunflo: Delmålet beräknas bli uppfyllt. Även om energianvändningen under perioden 141101-150330 har ökat med 73 % jämfört med samma period 2010-2011 *, tror att målet kan uppfyllas under 2015. *Tillförlitlig statistik saknas för 2010. Därför är basåret 2011. Åtgärder utifrån energideklaration på Campingen: Delmål 2015: Minst 2 åtgärder Delmål 2020: Minst 3 åtgärder Delmålet beräknas bli uppfyllt. Tre energiåtgärder är inplanerade § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, blankett 1 4 Bygg och Projektering Utforma mål till beställaren som innehåller minst en energieffektiv inriktning. Högsta prioritet gäller energiförbrukning i drift ex lokaler, installationer mm. Förvaltningsgemensamt: Teknisk förvaltnings enheter ska minst två gånger per år informeras om miljömålen på sina arbetsplatser. Bränsleförbrukningen i liter/mil samt liter/timme mätt i bensinekvivalenter ska minska med x % år 2015 jämfört med basåret 2010. Delmålet beräknas bli uppfyllt. Aktuella projekt har hittills ej varit tillämpbara. Delmålet beräknas bli uppfyllt Alla enheter har planerat in/redan informerat om miljömålen på sina arbetsplatser. Målet beräknas bli uppfyllt. Gräfsåsen: Snittförbrukningsförändring nov 2014-apr 2015 jmf samma period 2010: sparat 4,5 % (0,7 m3). Renhållningen 5 % och Gatukontoret 1 % Gatukontoret * basår 2010 (ny enhet fr.o.m. 2015) *) Enheterna som ingår är Gatuenheten, Fordonsenheten samt endast Parken (Park & Fritid) Insamlingen: Snittförbrukningsförändring nov 2014-mar 2015 jmf samma period 2010: sparat 15,1% (5,2 m3). ÅVC: Snittförbrukningsförändring personbil nov 2014-apr 2015 jmf samma period 2012: sparat 8,2 % (110 liter). Målet beräknas bli uppfyllt Gatukontoret*: Snittförbrukningsförändring nov 2014 - apr 2015 jmf samma period 2010: sparat 10,5 % (1,0 m3). Målet beräknas bli uppfyllt. Andelen fossilfria lätta fordon är hos Gatukontoret 47 % ; Fastighet 75,6 % ; Vatten Östersund 71% ; Renhållning 60 %. Delmålet beräknas bli uppfyllt. Andel fossilbränslefria fordon i teknisk förvaltnings lätta fordonspark (<3,5 ton) ska år 2015 vara: Gatukontoret: 50 %; Fastighet: 75% Vatten: 70 %; Renhållning: 60% Oljeförbrukning/Fastighet Oljeförbrukningen i våra fastigheter ska 2030 vara 100 % lägre än år 2010. Resultat: Oljeförbrukningsförändring uppgår till Delmål 2015: 0 % en minskning med 49,9% jämfört med basåret. Delmål 2020:10 % Reservkraftaggregat t.ex. Vatten Målet beräknas bli uppfyllt. En kartläggning genomförs under 2015 för att se behovet Kartläggning ska genomföras under året. och omfattningen av reservkraftaggregat på vattens anläggningar. I Kommunfullmäktiges inriktningsmål I ÖSTERSUND ÄR LIVSMILJÖN HÅLLBAR, TRYGG OCH SÄKER. Fastighet: Målet beräknas bli uppfyllt. Under 2015 ska minst en fastighet vara utredd avseende Utredningen ska genomföras under året. förekomst av farliga kemikalier. Steg ett att utse vilket objekt som ska utredas är genomfört. Kommentarer till prognostiserad budgetavvikelse Förvaltningens resultat för de första fyra månaderna är 0,4 mnkr jämfört med 11,3 mnkr motsvarande period 2014. Avvikelserna beror på största delen på underhållsåtgärder motsvarande ca11 mnkr. Förvaltningens resultat ser ut att bli ca 2,5 mnkr lägre än budgeterat resultat 13,3 mnkr dvs. ett resultat på 10,8 mnkr. Enheten fastighet har ett resultatkrav på -3,6 mnkr där det ingår 12 mnkr för underhållsåtgärder på Storsjöbadet enligt KF § 176 2013-10-24 och för ökade hyreskostnader i samband med Rådhuset 2,5 mnkr enligt KF § 229 2014-12-18 Prognosen för enheten Storsjöbadet bedöms bli ca 0,8 mnkr lägre än budgeterat resultat. Storsjöbadet stängs för arbete med ventilationen mellan 17-30 augusti. Åtgärderna genomförs under denna period eftersom skol- och simskoleverksamheter drar igång1 september. Prognosen på Renhållning pekar mot ett överskott ca 1,2 mnkr på de rörliga intäkterna för hushållssopor. Den 16 % höjningen inför 2015 har inte haft någon effekt på sorteringsviljan vilket innebär att mängden avfall till förbränning inte minskar. Inför 2015 bytte Ekonomi och finans princip för hantering av kommunlåneränta vilket påverkar förvaltningens resultat negativt med ca 0,5 mnkr. Detta borde ha beaktats vid utformning av förvaltningens resultatkrav för 2015 och framåt. Bedömd utveckling under resten av året Fastighet följer de upprättade planer både vad avser drift och förvaltning av fastigheter. I underhållsplaneringen har en del av de prioriterade åtgärderna för 2015 (ca 3 mnkr) blivit framflyttade pga. en del avyttringar av fastigheter och hyresbortfall. Behandlingen av matavfall måste få en lösning både på kort så väl som lång sikt. I fall Jordbruksverket finner att metoden inte uppfyller deras krav, får vi gå tillbaka till förbränning eller biogasproduktion av matavfall på annan ort. Det blir till en väsentligt högre kostnad. Avfallsplanarbetet fortsätter under hela året och oktober ska ett förslag till ny avfallsplan för Östersunds kommun finnas färdig för politisk behandling. § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, blankett 1 5 Täckning av deponin fortsätter under året och planerad start är maj. Vatten Östersund planerar att genomföra upphandlingen av membranfilter under andra halvåret 2015. Det blir både för Minnesgärdet och Näs. För Minnesgärdet kommer inget att hända rent praktiskt, Näs tillkommer del byggarbeten. Vatten kommer under året att rensa ett antal spillvattenledningar för att öka kapaciteten och för att få ner energiförbrukningen. Det testades på några ledningar under fjolåret och var mycket lyckosamt. Under andra halvåret ökar resurserna för projektering/utredning. Fordonsenheten fortsätter utbytesplanen på leasingbilar och planerar också ett eventuellt inköp under hösten av en begagnad bärgningsbil till verkstaden. Gatuenheten har många aviserade jobb inplanerade under perioden från flera förvaltningar och enheter inom egna förvaltningen. Få av dessa arbeten är färdigprojekterade alternativt definitivt fastställda från respektive beställare. Sporthallens ombyggnad har påbörjats och beräknas pågå till november 2016. Fortsatt utbyggnad av Skidstadions etapp 2. Hofvallens B-plan utgår fr.o.m. 1 augusti ur Arenabyns verksamhet. Fortsatt utveckling av Jämtkraft Arena samt intrimning av personal och driftsövervakning Projektledning för ombyggnationen av ångaren Thomée Storsjöbadet kommer man att byta ventilations- och avfuktningsaggregat i äventyrslandskapet vilket innebär att under ca 4 veckor måste man hålla äventyrs- och motionsbassängerna stängda för allmänheten Lokal och Bostad har en målsättning att under resten året utöka beståndet med ytterligare fem lägenheter till flyktingmottagande. Ska påbörja projekteringen av ytterligare ett boende för att klara våra åtagande gentemot Migrationsverket. Biogasverksamheten kan tvingas köpa in en reservkompressor för att ha i beredskap inför eventuella haverier. Idag finns möjlighet att få en snabbt på lån från leverantören, men det finns konkurens att utnyttja denna tjänst så ökar risken att den är upptagen när det behövs Teknisk förvaltning fortsätter arbetet med organisationsutveckling för att uppnå effektiv, enhetlig och transparant organisation och projektet samlokalisering som är en del i utvecklingen. Processkartläggningsarbetet fortsätter inom förvaltningen. Kommentarer till inkomna synpunkter Teknisk förvaltning har under det första kvartalet fått in 17 % fler ärenden än 2014. Totalt inkomna ärenden är 2 322 varav 76 % information, 9 % felanmälningar, 14 % klagomål, 1 % beröm och 1 % förslag. När det gäller klagomål så har Gatuenheten mest ca 58 %, Renhållning ca 24 %, Park och Fritid ca 7 % och övriga ca 1 % Förvaltningen har utformat en rutin för hanteringen av ärenden i syfte att förbättra service och kvalité i förvaltningens tjänster. Enheterna får en månatlig sammanställning av inkomna synpunkter för vidare analys och hantering för att hitta förbättringsåtgärder på respektive enhet. Gatuenheten har fått flest synpunkter. Under aktuella perioden har innehållet varit, att det inte är plogat eller sandat på olika platser. Andra synpunkter har avsett snösträngar/snövallar mot infarter och på trottoarer. Av dessa så är arbete utfört i det flesta fall. Det finns några få fall där det har missats eller utförts på fel sätt/tid enligt avtalet med Miljö- och samhällsnämnden. Synpunkterna besvaras och åtgärdas i de flesta fall redan under samma dag som de registreras. En del av ärenden tillhör inte utföraren t.ex. grävningar i gatan, sandning på gångbanor vid privata fastigheter samt ”gatubelysning” på fastigheter, tomter, vägföreningar och annan mark. Synpunkter inom Renhållning under aktuell period handlar mest om fastfrysta kärl och missad sophämtning. Enheten har löst ärendena direkt, men har inte ännu något systematiserat sätt att analyserat orsakerna till vissa återkommande problem När det gäller Vatten Östersund så har klagomålen handlat om fakturan och om missfärgat vatten. Fakturans utseende är något som kommer att ses över. Park och Fritids synpunkter finns det inget område som sticker ut systematiskt. Utan det är blandning från enhetens olika uppdragsområden, så som skidspår, slalombackar, renhållning i parker och lekplatser. Kommentarer till arbetet med servicedeklarationer Förvaltningen har sedan tidigare servicedeklarationer för Renhållning och Vatten Östersund. Inom Renhållning och Vatten Östersund har inget specifikt arbete utförts hittills av året. Åtgärder för att nå personalpolitiska mål Eftersom man 2015 inte kommer att genomföra någon medarbetarundersökning bör utförarstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att stryka personalmålen om; MMI, Förbättra & bibehålla hälsa och Andel ambassadörer. Andelen kvinnor (8,9 %) inom förvaltningen har minskat jämfört med bokslutet 2014 (10,1%). Anledningen till minskningen är organisationsförändringar där flera administrativa tjänster flyttats till staben/administrationen. Målet kommer inte att uppnås. Sjukfrånvaron inom förvaltningen uppgår per 2015-03-31 till 4,7 %, jämfört med 3,5 % bokslut 2014. Den markanta ökningen kan förklaras med att antalet långa sjukfall har ökat från 5 till 8 sedan 2015-01-01. På övergripande nivå sker arbetet inom ramen för förvaltningens personalpolitiska riktlinjer. I dessa ingår t.ex. att erbjuda och uppmuntra till friskvård, massage vid behov för medarbetare med tunga arbetsuppgifter och hälsoundersökningar vartannat år. Utifrån medarbetarundersökningen har enheterna utformat sina egna handlingsplaner. En av de viktigaste punkterna under året för alla enheter är arbetet kring den psykosociala arbetsmiljön. I mars anordnades en förvaltningsgemensam dag kring kränkande särbehandling. Det var utgångspunkten för enheterna att utformat sina egna aktiviteter t.ex. lyfta diskussion på arbetsplatser kring ämnet, kommunens värderingsspel och bjuda in HR till arbetsplatsträffar kring aktuella teman. § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, blankett 1 6 Övriga åtgärder som enheterna har tagit för att förbättra arbets- och psykosocial arbetsmiljö är t.ex. att dessa punkter är alltid finns på dagordning på varje arbetsplatsträff, bildat smågrupper med fokusområden, utforma tydligare rollfördelning och uppdrag, erbjuda stresshanteringskursser, informera bättre på intranätet. Åtgärder inom de strategiska utvecklingsområdena för folkhälsoarbetet Minska tillgång och efterfrågan på alkohol, narkotika, tobak och andra droger Planerade aktiviteter: Uppföljning - Rökfria områden på besöksanläggningar som - Alla fritids- och besöksanläggningar är skyltade som rökfria. slalombackar, skidstadion och Storsjöbadet m - Arbetet för en tobaksfri arbetsmiljö på förvaltningens arbetsplatfl ser genomförs i medarbetarsamtalet. Förvaltningen erbjuder även hälsounderökning vartannat år som rör ämnet tobak. - Fortsatt arbete för en tobaksfri arbetsmiljö på - Förvaltningen avser att delta i informationskalendern UNG Österförvaltningens arbetsplatser, bland annat via sund. medarbetarsamtal. - Arbetsplatser inom förvaltning är skyltade med rökfri arbetsplats - Inom renhållning, skyltning på arbetsplatser och arbetar med att stripa fordon med "Vi kör tobaksfritt". Elevers behörighet till gymnasieskolan Planerade aktiviteter: Uppföljning - Utveckla arbetet med prao och praktikplatser, - Förvaltning har tagit emot prao och praktikanter. Detta annonsesamt praoprogram. ras i Informationskalendern UNG Östersund - Renhållning erbjuder studiebesök på anläggningarna alternativt - Goda exempel, verktyg och metoder; Förvaltbesök i skolan/förskolan för att berätta om avfall och kretslopp ningen driver ett skolprojekt, där vi tar emot samt att ge en inblick i verksamheten; något som kan ge inspigrupper av elever för att ge dem inblick i våra ration i valet till gymnasium och högskola. Hittills tagit emot 8 verksamheter, och hoppas vi, inspiration i vastudiebesök. En sopbil har besökt en förskola. let till gymnasium och högskola - Storsjöbadet har ett samarbete med Barn- och fritidsprogrammet, där elever i åk 2 och 3 kommer till oss och utbildar sig till simlärare och poollivräddare. Sociala mötesplatser för unga och äldre Planerade aktiviteter: Uppföljning - Utveckla mötesplatser för unga och äldre, Enheten Fastighet strävar efter att förbättra möjligheter till fler både inomhus och utomhus. Samarbete mötesplatser på fastigheters allmänna utrymmen med enskilda äldre och föreningar för äldre. Brukarråd genomförs av det enheter som ansvarar för driften Goda exempel, verktyg och metoder. av våra fritids- och besöksanläggningar - ”Prova-på-aktiviteter”. Fortsätta med skräpplockardagarna tillsammans med förskolor och skolor Delaktighet och inflytande för barn och äldre Planerade aktiviteter: Uppföljning - Skapa möjligheter till ökad aktivitet för barn - ”Lovkortet” såldes för 200 kr, för fritt inträde på bad och skidoch ungdomar på loven. Samarbete med fribackar under sportlovet, antal sålda kort 17 st tidsgårdarna under nästa år främst under höstlov och sportlov. - Goda exempel, verktyg och metoder; Lovkortet som införts under hösten 2012, våren 2013, kommer att bereda möjlighet för ungdomar i åk 6 – 9 att nyttja vissa fritidsanläggningar - Enheten Fastighet genomför Fastighetsträffar på skolor och äldreboenden där allas åsikter bearbetas Kommentarer till uppföljning av nyckeltal/resultatmått Sjukfrånvaron Ökat Arbeta aktivt med likabehandling Ökat Ambassadörer Ökat Camping/Storsjöbadet Besökare minskat/ökat Energikostnader I nivå med tidigare år Sanering ledningsnät Ökar successivt Andelen återvunnet material Fortsatt ökning Bostadsanpassningsbidrag Minskat/Nivå Andelen miljöbilar Fortsatt ökning Hantering, återvinning av hushållsavfall Fortsatt ökning Biogasvolymen Minskat Nyckeltal/Resultatmått (alla nyckeltal och volymtal över en tidsperiod) Effektmål; Verksamhet, Personal + Miljö Utfall Utfall 2012 2013 Verksamhetsmål Renhållning Minska avfall förbränning [Kg/Person] 192 182 Minska kostnaderna för insamling i [%] 7,7 5,4 Utfall 2014 198 4,3 Rikssnitt/ jmf tal/ KKiK **) *) § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, blankett 1 7 Vatten Andelen prover tjänligt med anmärkning [%] (Nytt) Personalmål MMI [Index] Andel ambassadörer [Index] Andelen kvinnor spec. enheter [%] (Nytt) Förbättra/bibehålla hälsa [Index] Medborgardialoger Miljö Fastighet: Energianvändning per kvadratmeter i våra fastigheter (exkl. Storsjöbadet) jmf 1995. [%] 1) inkl Storsjöbadet 2) exkl. Storsjöbadet Fastighet: Storsjöbadets energianvändning per kvadratmeter jmf 2013. [%] (Nytt) Vatten: Energianvändning jmf 2010. [%/m3] producerat dricksvatten] 19 7 19 *) 77 20 63 3 77 24 10,8 67 2 77 26 10,1 66 0 *) *) *) *) *) -22,3%1) -22,1%1) -23,5%2) - 22,9%1 27,3%2 - - 1,7 kWh/m3 -5% *) - 1,7 kWh/m3 -5% - - *) - - - *) - - - *) 1,8 kWh/m3 +/- 0 % *) Renhållning: Energianvändning per kvadratmeter jmf 2010. Gräfsåsen [%], ÅVC [%] (Nytt) Campingen: Utförda åtgärder utifrån energideklaration. [st] (Nytt) Bygg och Projektering: Projektspecifikt mål med energieffektiv inriktning till beställare [ja/nej] Avvikelser från mål [st] (Nytt) Gatukontoret: Snittförbrukning jmf basår [% ; m3] (Sparat) Renhållning, Insamlingen: Snittförbrukning jmf basår [% ; m3] (Sparat) 6,8 % (6,0 m3) 5,5 % (5,2 m3) 5,9 % (3,4 m3) 5,7 % (6,0 m3) 9,4 % (3,5m3 ) 11,9 % (11,6 m3) *) Renhållning, Gräfsåsen: Snittförbrukning jmf basår [% ; m3] (Sparat 3,6 % (1,8 m3) Ökat 4,3 % (2,1 m3) ; oförändrat 0,0 % (9 liter) *) 40 % 71 % 60 % 70 % 33 % 50 % 47 % 46 % 50 % 46 % 69 % 60 % 71 % 33% 33 % 50 % *) *) *) *) *) *) *) *) *) *) *) Andel fossilbränslefria fordon i teknisk förvaltnings lätta fordonspark (<3,5 ton) [%]: Gatukontoret: Gatuenheten Fordonsenheten Park & Fritid Fastighet: Renhållning: Vatten: Fritid: Arenabyn Storsjöbadet Fastighet: Oljeförbrukningen i våra fastigheter jmf 2010. [%] (Nytt) Övriga Nyckel och Volymtal Finansiella mål/mått, hela förvaltningen Årets resultat [mnkr] Investeringar [mnkr] Antal elektroniska/papperslösa sammanträden [st] Camping Antal gästnätter totalt [st] Beläggningsgrad - jämförelse, lågsäsong [%] Fritid Antal besökare Storsjöbadet [st] Uthyrningar till föreningar [st] Skiddagar i våra skidbackar [st] Antal besökare Sporthallar [st] Vatten Vatten - Såld vattenmängd [1000-tal-m 3] 40 % 87 % 60 % 70 % 33 % 50 % - - *) - Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Rikssnitt/ jmf tal/ KKiK 11,8 192,5 - 18,3 148,0 18 14,9 157 18 80 949 23 74 368 23 71 360 29 *) *) *) *) *) *) 263 169 6 986 183 16 211 250 057 7 509 179 15 076 267 788 10 775 97 15 009 *) *) *) *) 4 122 4 006 3 871 *) § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, blankett 1 8 VA-Snittkostnad för boende i villa [kr/år] Sanerat/relinat renvattennät [%] Sanerat/relinat spillvattennät [%] Sanerat/relinat dagvattennät [%] Antal bräddningar från avloppspumpstationer på grund av hydraulisk överbelastning (st) Antal bräddningar från spillvattennätet på grund av hydraulisk överbelastning (st) Renhållning Vanligaste avgift en- och tvåfamiljshus [kr/år] Hur effektiv är kommunens hantering och återvinning av hushållsavfall? [%] Andel återvunnet material Lokal och Bostad BAB-ärenden/1000 inv. Gatukontoret Hur stor är andelen miljöbilar av kommunens totala antal bilar? (inkl. kommunala bolag) [%] Definition: Alla fordon<3,5 ton Fastighet Kostnad/invånare [kr/inv] 3 072 0,2 0,3 0 58 3 225 0,17 0,48 0,04 18 3 395 0,26 0,28 0,14 31 6 240 0,56 (2012) 0,55 (2012) 0,44(2012) *) 52 69 45 *) 1 893 2 045 2 045 2 450 45 45 46 42 6,7 8,8 8,4 *) 56 (39) 61(44) 63(47) **) 4 437 4 255 4 442 6 556 Värmeförbrukning [kWh/ m ] Elförbrukning [kWh/ m2] Lokalkostnadens andel av skattekronan (%) Bygg och Projektering 125 74,5 9,9 125 71,9 9,2 125 73,3 9,4 114 81 13,4 Antal pågående byggprojekt [st] Nytt nyckeltal: Volym på pågående projekt [Mnkr] Biogas 94 190 74 170 95 87 *) *) Biogas volym (1000 kg ) Medarbetare Ledarskapsindex Andel utomnordisk bakgrund Arbetar aktivt med likabehandling Stressindex 321 335 332 *) 74 2,4 % 69 74 74 2,6 % 69 75 74 3,5 74 75 *) *) *) *) 15,8 % 3,6 % 16,3 % 3,4 % 16,7 % 3,5 % *) *) 2 Andelen kvinnor i förvaltningen Sjukfrånvaro Driftredovisning Mnkr Anslagsfinansierat 2014 2015 Intäkter Kostnader Kommunbidrag Kommunbidrag tilläggsbudget Resultat 0,0 -10,6 9,5 0,0 0,0 -9,6 9,6 0,0 Ack utfall tom Apr 14 0,0 -3,1 3,2 0,0 -1,1 0,0 0,0 0,1 0,0 Taxefinansierat/Vatten Utfall Budget Utfall Prognos 2014 2015 75,8 -74,3 74,2 -73,7 Apr 14 24,4 -21,6 Ack utfall tom Apr 15 23,8 -22,6 1,5 0,5 -1,5 -0,5 2,7 -2,7 1,2 -1,2 1,2 -1,2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Intäkter Kostnader Resultat Till/från rörelsekapital Resultat Återstående rörelsekapital Taxefinansierat/Renhållning Utfall Budget Ack utfall tom Apr 15 0,0 -3,1 3,2 0,0 Prognos 5,5 2015 0,0 -9,6 9,6 0,0 2015 75,0 -73,8 6,7 Utfall Budget Utfall 2014 2015 Apr 14 Ack utfall tom Apr 15 Prognos 2015 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, blankett 1 9 Intäkter Kostnader 61,9 -59,5 43,2 -43,2 16,2 -17,0 2,4 0,0 -0,8 0,3 1,2 Intäktsfinansierat Utfall Budget Utfall Prognos Intäkter Kostnader Kommunbidrag 2014 522,9 -502,0 -7,3 2015 538,0 -512,7 -12,0 Apr 14 156,8 -148,0 3,3 Ack utfall tom Apr 15 177,8 -177,8 Resultat 13,6 13,3 12,1 0,0 9,6 Alla finansieringsformer 14,9 13,3 11,3 0,4 10,8 Resultat 14,0 -13,8 43,7 -42,5 2015 559,1 -549,5 0,0 Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Förvaltningens totala budgeterade investeringsram är ca 270 mnkr varav den största delen ca 181 mnkr finns hos Fastighet. Prognosen för 2015 ligger 116 mnkr lägre än budget. Det är Sporthallen på 50 mnkr som ska ligga hos Kultur- och fritidsnämnden, vissa av årets budgeterade investeringar är lägre och skjuts till nästa år t ex Remonthagens-och Hofvallens förskola. Membranfilter i Minnesgärdet beräknas under året uppgå till 6 mnkr mot budgeterat 38 mnkr. Detta beroende på en ändrad tidplan. Osäkerhet råder för flera projekt, om de blir av och hur stora utgifterna blir. Prognosen för Storsjöteatern beräknas uppgå till 2 mnkr 2015, först 2017 beräknas ombyggnaden komma igång. Gymnasiecampus fortskrider enligt plan liksom samlokaliseringen inom Teknisk förvaltning. Prognosen för 2015 beräknas bli 4,5 mnkr och resterande av utgifterna skjuts till 2016, den totala investeringen är fortfarande 20 mnkr. Investeringsredovisning Mnkr Enhet Fastighet Ack utfall 2015-04-30 Budget 2015 Prognos 2015 Total ram Total prognos 22,1 180,9 103,1 442,0 434,0 Vatten 6,1 58,1 26,0 280,1 280,0 Renhållning 0,0 8,9 8,9 8,9 8,9 Gatuenheten 0,0 2,5 0,0 2,5 0,0 Fordonsenheten 0,0 0,0 2,5 0,0 2,5 Park och Fritid 0,0 0,5 0,5 0,5 0,5 Arenabyn 0,0 0,3 0,3 0,3 0,3 Camping 0,0 2,0 1,5 1,5 1,5 Lokal- och bostad 0,8 5,0 5,0 5,0 5,0 Ledning/Stab 0,0 10,2 4,7 20,2 20,2 Fordonsgas 0,0 1,5 1,5 1,5 1,5 29,0 269,9 154,0 762,5 754,4 Totalt Investeringsprojekt över 5 mnkr Utfall 2015-04-30 Budget 2015 Prognos 2015 Total ram 2015 Total prognos Wargentinskolan Gymnasiebyn 11,1 25,0 25,0 212,0 212,0 Furulund – Nytt övningsområde 2,6 9,0 4,5 14,7 14,7 Rådhuset 0,0 7,5 2,5 24,7 24,7 Brunkullans äldreboende 0,0 5,0 5,0 20,0 20,0 Remonthagen förskola 0,0 6,0 1,0 42,0 42,0 LSS boende Ope 2,2 3,0 3,0 11,0 11,0 Bringåsens skola 2,4 7,5 9,5 12,5 12,5 Hofvallen förskola 0,7 25,0 5,0 40,0 42,0 Regionförbundet Österäng 0,0 5,0 0,0 10,0 0,0 Storsjöteatern 0,0 8,0 2,0 20,0 20,0 Teknisk förvaltning samlokalisering 0,0 10,0 4,5 20,0 20,0 Membranfilter Minnesgärdet 0,8 38,0 6,0 260,0 260,0 Utförarstyrelsen- Teknisk förvaltning § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, blankett 1 10 Nisse Sandqvist ordförande Örjan Jervidal förvaltningschef § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Apriluppföljning 2015 Teknisk förvaltning Teknisk förvaltning är en av sju förvaltningar i Östersunds kommun och politiskt sorterar vi under Utförarstyrelsen. I Teknisk förvaltning finns de flesta av kommunens tekniska verksamheter samlade, som till exempel vatten, fastigheter, fritidsanläggningar, renhållning, trafik- och parkanläggningar. Det är många vitt skilda verksamheter, men de är alla av teknisk natur, förutom Östersunds camping som är viktig för besöksnäringen. Förvaltningen har ca 240 tillsvidareanställda medarbetare och har en nettoomsättning på ca 648 miljoner kronor (bokslut 2014). Den verksamhet som har störst omsättning är Fastighet, som bidrar till nära hälften av förvaltningens totala omsättning. Andra till volymen stora verksamheter är Gatuenhet, Fordonsenhet, Vatten och Renhållning. Våra målgrupper Teknisk förvaltning finns till för att på ett effektivt sätt utföra tjänster inom våra verksamhetsområden som svarar mot kommuninnevånarnas och övriga kunders behov. Våra Värderingar Service Laganda Professionalism Kostnadseffektivitet Våra ansvarsområden Teknisk förvaltning är organiserad i 11 enheter och stab under förvaltningschef. Sida 1 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Vår verksamhetsidé Teknisk förvaltning skall offensivt stimulera till en bra miljö och positiv utveckling av kommunen genom att med hög servicenivå tillgodose kundernas behov och förväntningar. Verksamheten hittills under året Ny förvaltningsorganisation infördes årsskiftet 2014/2015 med fem nya specialiserade enheter: Gatuenhet, Fordonsenhet, Park och fritid, Arenabyn och Storsjöbadet. Örjan Jervidal Större investeringsprojekt inom Fastighet som under våren/sommaren färdigställs: Hus-X GymnaFörvaltningschef siebyn, LSS-Ope, Bringåsen och klimathuset vid Furulund. Investeringsprojekt som påbörjas: förskola vid Jamtli och Remonthagen samt utredning om Storsjöteatern. Oroväckande trend är att andelen OBO hus (Ospecifik Byggnadsrelaterad Ohälsa) har ökat under slutet av 2014. Det verkar hålla i sig framåt vilket resulterar i att stora delar av Rådhuset påverkas därtill en del utredningar på skolor och förskolor. Provkörningar av membranfilter för Minnesgärdet har genomförts dessutom är systemhandlingarna för investeringen iordningställda. Projektet blir betydligt dyrare än vad den första beräkningen visade. Handlingsplan för förnyelse av ledningsnät är klar. Största delen av årets saneringsarbete är redan färdigt och arbetet med den kommunövergripande VA-plan har startat. Gräfsåsen återupptog kompostering av matavfall den 10 januari. Jordbruksverket kommer att besiktiga metoden den 23 juni. Besiktningen avgör om kompostering av matavfall får fortsätta. Fordonsenheten fullbordar en omfattande utbildningsinsats för alla lastbilschaufförer. YKB, den lagstadgade utbildningen för yrkeskompetensbeviset. Leasingverksamheten fortsätter arbetet med att öka andelen miljöbilar med fokus på el-bilar. Gatuenheten genomförde en normalvinter för snöröjning och halkbekämpning, sanerat VA-ledningar på ett flertal gator i Östersunds centrala delar. Påbörjat flytt och nyanläggning av VA-ledningar vid Storsjöstrand. Större arrangemang som Arenabyn slutfört är Melodifestivalen, mässa för Ung Företagsamhet, WC i längdskidåkning, Rally SM och SM i skidskytte. Kvalitetsproblem som Storsjöbadet har med den viktigaste attraktionen Magic Eye är på väg att lösas. Ombyggnationen och lamineringen av banan startades i slutet av april och beräknas vara färdigt i mitten på juni. Östersunds campings lågsäsong (jan - april) visar samma nivå i beläggning som föregående år, det gäller även för studentboendet. Biogasverksamheten har fungerat väl under perioden. En del störningar har förekommit, men det har varit avsevärt färre än fjolåret. De utmärkande projekten inom Bygg och projektering är bygget av Sporthallen har initierats, provtagning och kartläggning av ämnen i mark kring Storsjö strand och projektering av Storsjö strand. Lokal och Bostad lägger ner kraft och arbete för att ordna lägenheter till flyktingboendet. Bygger just nu om en lokal på Öneslingan tillsammans med Diös som ska användas till ett nytt HVB-hem för ensamkommande flyktingbarn. Omfattning på flyktingmottagandet kommer det att dubbleras från 275 till 550 personer under året. Bostadsanpassningsbidrag ser ut att ärendemängden har minskat något mot samma period föregående år. Håller trenden i sig så påverkas verksamheten positivt. Förvaltningens samlokalisering så har projektering påbörjats och arbetet med processkartläggningar fortsätter. Analys av måluppfyllelse Verksamhet: Mängden avfall till förbränning minskar inte. Den 16 % höjningen av den rörliga avgiften inför 2015 har inte haft någon effekt på sorteringsviljan. Ytterligare höjning av den rörliga avgiften är nödvändig då potentialen att sortera ut mer återvinningsbart material är stort. Kostnaden för att samla in sopor kommer att öka. Föryngring av fordonsparken med två sopbilar under 2015. Den ekonomiska effekten kommer först under 2016 då kapitalkostnaden ökar. Enligt prognosen kommer det 10 % sparmålet 2009-2015 inte att uppnås. Den sålda vattenmängden minskar. Däremot ökar svinnet av dricksvatten under fjolåret, trots åtgärder med läcksökning och sanering av ledningsnätet. Det finns dock en viss osäkerhet i underlaget eftersom allt vatten inte mäts ännu, utan en del schablonvärden finns. Minskat vattensvinn är en av de stora utmaningarna. Prismässigt tillhör Vatten Östersund fortfarande 10 lägsta bland landets kommuner när det gäller kostnaden för VAtjänster. Saneringstakten på ledningsnätet följer planen och ökar varje år. Biogas är volymtappet på ca 8 % är troligen några större kunder som minskat sina inköp. Prisnivån, ca 8 % lägre än motsvarande period 2014, beror på att gaspriset är kopplat till dieselpriset vilket varit osedvanligt lågt. Sida 2 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Personal Analys av personalmålen, måluppfyllelse och åtgärderna att uppnå målen beskrivs under ” Åtgärder för att nå personalpolitiska mål” Miljö: Energieffektivt 2030 Prognosen för miljömålen pekar mot att 18 av 20 mål beräknas bli uppfyllda. Det ena energimålet (delmål) som inte beräknas uppfyllas är energianvändningen på Storsjöbadet där man haft ökad värme- och vattenförbrukning jämfört med basåret. Den ökade vatten och värmeförbrukning har uppkommit pga. 1) mer energikrävande vinterdrift pga. ombyggnation av kemrum 2) en av bassängernas täcke trasigt 3) äventyrsbassängens UPS(reservkraft) trasigt och 4) läckage från skvalprännor från äventyrsbassäng. Det andra energiminskningsmålet som inte beräknas uppfyllas är på Gräfsåsen, där den stora energianvändningen är för att uppfylla villkor i tillståndet. För att uppfylla de villkor och tillstånd som finns för anläggningen kommer inte energiförbrukning inte att minska med 5 % jmf med 2010 . Fastigheterna har energideklarerats och rimliga åtgärder ska vidtas under 2015*. Största energiåtgången sker vid lakvattenhanteringen på Gräfsåsen. Det finns handlingsplaner för att kartlägga hur anläggningen kan bli delvis självförsörjande med energiproduktion. Återvinningscentralen i Odenskog redovisas elanvändningen från fastighetsägare en gång årligen vid årsskifte. Energiminskningen 2014 jämfört med 2010 uppgår till 42 %. Energideklaration på Odenskog ÅVC ska göras. Lit ÅVC har energideklarerats och rimliga åtgärder ska vidtas under 2015. Lit ÅVC togs i bruk mars 2012, basåret är därför 2013. Brunflo ÅVC ska energideklareras under 2015. Vatten Östersund gör inga miljöinvesteringar 2015, de flyttades till 2016. Då miljöinvesteringarna inte genomförs 2015 är det tveksamt att energianvändningen minskar 2015 jämfört med 2010. Dock beräknas huvudmålet till 2030 bli uppfyllt. Campingens direktelsuppvärmda stugor ska byta till fjärrvärme. När detta är klart ökar fjärrvärmeandelen från 28 % till 42 %. Inplanerade åtgärder är utbyte av vitvaror vid behov. Byte av några ytterdörrar om ekonomin tillåter. Fossilbränslefritt 2030 När det gäller minskad bränsleförbrukning så arbetar Fordonsenheten för att installera elektroniska fordonsjournaler i fordonen för att få tillförlitligare statistik. Redovisade snittförbrukningsförändringar innebär att en förändrad bränsleförbrukning har gjorts med ”x” m3 bränsle jämfört med om de kört med basårets snittförbrukning under perioden. Observera att bränsleuppföljningen 2015 för Gatuenheten, Fordonsenheten och Park och fritid endast baseras på några få fordon. Andel fossilbränslefria fordon inom förvaltningen redovisas på enhetsnivå. Gatuenheten, Fordonsenheten och Park och fritid skall byta ut en bil mot elbil och sälja en och då blir den totala andelen 52 %. Fastighet uppfyller 37 av 49 bilar kriterierna. Vatten Östersund ska bevara nuvarande procent av miljöklassade fordon och om möjligt öka andelen. Renhållning har tre fossilbränslefria personbilar (två gasbilar och en elbil) samt två lätta dieseldrivna lastbilar. En lättlastbil ska ev. köpas in under 2015. Osäkert om lastbilen blir fossilfri eller inte. Kartläggningen av alternativa tunga fordon, motorredskap och traktorer visar att bland de tillgängliga bränslealternativen som finns idag verkar Ecopar Bio (ett förnyelsebart bränsle baserat på slaktavfall) vara ett intressant alternativ till diesel. En övergång till Ecopar Bio skulle medföra att den dieseldrivna fordonsparken blir 100 % fosilbränslefri. Ecopar Bio ger även bättre arbetsmiljö, då övriga avgasparametrar minskar avsevärt jämfört med diesel. Ecopar Bio ska utvärderas under 2015-2016 innan det kan ersätta diesel. Kartläggningen visar också att bland dagens alternativa tekniker för tunga transporter är elhybridbilar de mest ekonomiska och ger mindre miljöbelastning jämfört med konventionell dieseldrift. En elhybridlastbil kan minska bränsleförbrukningen med ca 25-30%. Fastighet har inte som mål att byta ut eller konvertera några oljepannor under 2015 men användningen kan ändå minska genom att använda mer värmepump eller dylikt. Demokratiskt, socialt och ekonomiskt hållbart samhälle TEKNISK FÖRVALTNING SKALL OFFENSIVT STIMULERA TILL EN GOD MILJÖ OCH POSITIV UTVECKLING AV KOMMUNEN GENOM ATT MED HÖG SERVICENIVÅ TILLGODOSE KUNDERS BEHOV OCH FÖRVÄNTNINGAR Sida 3 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Renhållning: Minska mängden avfall till förbränning så att högst 175 kg/person och år går till förbränning år 2016. Delmål 2015: 178 kg/person Renhållning ska genom effektiviseringar minska kostnaderna för insamling av säck och kärlsopor per innevånare med 10 % inom en 6-årsperiod, vilket motsvarar ca 1,4 Mnkr. Basår är 2009. Vatten: Andelen prover på dricksvattnet som är tjänligt med anmärkning skall från 2015 minska jämfört med 2011. 2011:12 % av proverna (49 av 410) tjänligt med anmärkning. Resultat: Målet beräknas inte bli uppfyllt. Prognos: 192 kg/pers eller 221 kg/pers Resultat: Målet beräknas inte bli uppfyllt Prognos: Minskning med 0,97 Mnkr vilket motsvarar 6,8 % jämfört med basår Resultat: Målet beräknas bli uppfyllt Målet följs upp i slutet av året. Förvaltningsgemensamt: Resultat: Målet beräknas bli uppfyllt Under 2015 ska minst fem processkartläggningar ha genom- Antal genomförda: 0 förts. ÖKAT NÖJD – INFLYTANDE – INDEX I SCB:s MEDBORGARUNDERSÖKNING. Förbättras jämfört med värdet 2011 (42). Medverka i medborgardialoger tillsammans med beställaren Resultat: Målet beräknas bli uppfyllt Antal medborgardialoger inga Kommunfullmäktiges inriktningsmål Medarbetarskap och Ledarskap: ÖSTERSUNDS KOMMUN ÄR EN ATTRAKTIV ARBETSGIVARE SOM ERBJUDER UTVECKLINGSMÖJLIGHETER OCH GODA ARBETS- OCH ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDEN. Effektmål Resultat: Effektmål: Värdet på medarbetarundersökningens motiverat Utförarstyrelsen föreslår kommunfullmäktige medarbetarindex (MMI) bibehålls eller förbättras jämfört med att stryka personalmålet om MMI eftersom föregående år. 2015 genomförs inte någon medarbetarundersökning. Effektmål Andelen ambassadörer inom förvaltningen ska öka jämfört med föregående år. Resultat: Utförarstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att stryka personalmålet om att öka andelen ambassadörer eftersom 2015 genomförs inte någon medarbetarundersökning. Kommunfullmäktiges inriktningsmål Mångfald: ÖSTERSUNDS KOMMUN HAR ARBETSPLATSER SOM PRÄGLAS AV MÅNGFALD OCH DÄR ALLA MEDARBETARE VÄRDERAS LIKA. Effektmål Resultat: 8,9 % Effektmål: Den totala andelen kvinnor inom teknisk förvaltMålet kommer inte att uppnås ning (exkl. LoB, BoP, Camping, Storsjöbadet och Staben) ska öka jämfört med föregående år. Kommunfullmäktiges inriktningsmål Hälsa och arbetsmiljö: ARBETSMILJÖN PÅ KOMMUNENS ARBETSPLATSER ÄR HÄLSOFRÄMJANDE OCH GER FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ETT HÅLLBART ARBETSLIV. Effektmål Resultat: Värdet på medarbetarundersökningens fråga om att förbättra Utförarstyrelsen föreslår kommunfullmäktige och bibehålla hälsa ska öka jämfört med föregående år. att stryka personalmålet om att förbättra och bibehålla hälsa eftersom 2015 genomförs inte någon medarbetarundersökning. Ekologiskt hållbart samhälle Kommunfullmäktiges inriktningsmål ÖSTERSUND ÄR FOSSILBRÄNSLEFRITT OCH ENERGIEFFEKTIVT 2030. Fastighet: Energianvändningen per kvadratmeter i våra fastigheter skall 2020 vara minst 25 % lägre än år 1995. Delmål 2015: 23,5% Delmålet beräknas bli uppfyllt. Fastighet: Storsjöbadet ska minska sin energianvändning per kvadratmeter med minst17% till 2030 jämfört med 2013*. Delmål 2015: 3% lägre än 2013 Delmålet beräknas inte bli uppfyllt. Energianvändningen har under perioden 141001-150331 minskat med 24,3% jämfört med samma period 1995. Energianvändningen har ökat med 3,9% Sida 4 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Delmål 2020: 9% lägre än 2013 * OBS annat basår än inriktningsmålet. under perioden 141001-150331 jämfört med 2013. Vatten: Energimängden ska minskas med 20 %/m3 producerad mängd dricksvatten till 2030 jämfört med 2010. Delmålet beräknas bli uppfyllt. Energieffektiviseringsplanen är under framtagande. Delmål 2015: En energieffektiviseringsplan som minskar den totala energianvändningen med 20 %/m3 producerad mängd dricksvatten vid Minnesgärdets vattenverk till 2030 jämfört med 2010 förutsatt att Vatten Östersunds anläggningarna finns kvar och har samma utrustning. Energianvändningen på Gräfsåsen respektive ÅVC ska minska med 20 %/m 2 2030 jämfört med 2010. Delmål 2015: minska med 5 % jämfört med 2010. Delmål 2020: minska med 10 % jämfört med 2010 Resultat Gräfsåsen: Delmålet beräknas inte bli uppfyllt. Resultat ÅVC Odenskog: Delmålet beräknas bli uppfyllt. Statistik för 2015 kan inte lämnas än. Resultat ÅVC Lit: Delmålet beräknas bli uppfyllt. Energiminskningen uppgår till 34,4% 141101150330 jämfört med samma period 2012-2013. Resultat ÅVC Brunflo: Delmålet beräknas bli uppfyllt. Även om energianvändningen under perioden 141101-150330 har ökat med 73 % jämfört med samma period 2010-2011 *, tror att målet kan uppfyllas under 2015. *Tillförlitlig statistik saknas för 2010. Därför är basåret 2011. Åtgärder utifrån energideklaration på Campingen: Delmål 2015: Minst 2 åtgärder Delmål 2020: Minst 3 åtgärder Bygg och Projektering Utforma mål till beställaren som innehåller minst en energieffektiv inriktning. Högsta prioritet gäller energiförbrukning i drift ex lokaler, installationer mm. Förvaltningsgemensamt: Teknisk förvaltnings enheter ska minst två gånger per år informeras om miljömålen på sina arbetsplatser. Bränsleförbrukningen i liter/mil samt liter/timme mätt i bensinekvivalenter ska minska med x % år 2015 jämfört med basåret 2010. Delmålet beräknas bli uppfyllt. Tre energiåtgärder är inplanerade Delmålet beräknas bli uppfyllt. Aktuella projekt har hittills ej varit tillämpbara. Delmålet beräknas bli uppfyllt Alla enheter har planerat in/redan informerat om miljömålen på sina arbetsplatser. Målet beräknas bli uppfyllt. Gräfsåsen: Snittförbrukningsförändring nov 2014-apr 2015 jmf samma period 2010: sparat 4,5 % (0,7 m3). Renhållningen 5 % och Gatukontoret 1 % Gatukontoret * basår 2010 (ny enhet fr.o.m. 2015) *) Enheterna som ingår är Gatuenheten, Fordonsenheten samt endast Parken (Park & Fritid) Insamlingen: Snittförbrukningsförändring nov 2014-mar 2015 jmf samma period 2010: sparat 15,1% (5,2 m3). ÅVC: Snittförbrukningsförändring personbil nov 2014-apr 2015 jmf samma period 2012: sparat 8,2 % (110 liter). Andel fossilbränslefria fordon i teknisk förvaltnings lätta fordonspark (<3,5 ton) ska år 2015 vara: Gatukontoret: 50 %; Fastighet: 75% Vatten: 70 %; Renhållning: 60% Oljeförbrukning/Fastighet Oljeförbrukningen i våra fastigheter ska 2030 vara 100 % Målet beräknas bli uppfyllt Gatukontoret*: Snittförbrukningsförändring nov 2014 - apr 2015 jmf samma period 2010: sparat 10,5 % (1,0 m3). Målet beräknas bli uppfyllt. Andelen fossilfria lätta fordon är hos Gatukontoret 47 % ; Fastighet 75,6 % ; Vatten Östersund 71% ; Renhållning 60 %. Delmålet beräknas bli uppfyllt. Sida 5 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 lägre än år 2010. Resultat: Oljeförbrukningsförändring uppgår till Delmål 2015: 0 % en minskning med 49,9% jämfört med basåret. Delmål 2020:10 % Reservkraftaggregat t.ex. Vatten Målet beräknas bli uppfyllt. En kartläggning genomförs under 2015 för att se behovet Kartläggning ska genomföras under året. och omfattningen av reservkraftaggregat på vattens anläggningar. I Kommunfullmäktiges inriktningsmål I ÖSTERSUND ÄR LIVSMILJÖN HÅLLBAR, TRYGG OCH SÄKER. Fastighet: Målet beräknas bli uppfyllt. Under 2015 ska minst en fastighet vara utredd avseende Utredningen ska genomföras under året. förekomst av farliga kemikalier. Steg ett att utse vilket objekt som ska utredas är genomfört. EKONOMI Driftredovisning, mnkr Teknisk förvaltning Anslagsfinansierat Taxefinansierat Intäktsfinansierat Summa Intäkter Apr 15 3,2 37,8 177,8 218,9 Resultat Apr 15 0,1 0,3 0,0 0,4 Budget 2015 0,0 0,0 13,3 13,3 Prognos 2015 Budget avvikelse Omsättn 2014 0,0 1,2 9,6 10,8 0,0 1,2 -3,7 -2,5 10,6 133,8 503,3 647,7 Resultat Budget Prognos Budget Omsättning Resultat Apr 15 Apr 15 2015 2015 avvikelse 2014 2014 3,2 3,2 0,1 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa 2) 0,0 0,0 10,6 10,6 -1,1 -1,1 Intäkter Resultat Budget Prognos Budget Omsättning Resultat Apr 15 Apr 15 2015 2015 avvikelse 2014 2014 Taxefinansierat Vatten Renhållning Rörelsekapital -1,1 2,4 13,6 14,9 Intäkter Anslagsfinansierat Lokal & Bostad Summa Resultat 2014 23,8 14,0 37,8 1,2 0,3 -1,2 0,3 0,5 0,0 -0,5 0,0 1,2 1,2 -1,2 1,2 0,7 1,2 -0,7 1,2 2) 74,3 59,5 133,8 1,5 2,4 -1,5 2,4 Intäkter Resultat Budget Prognos Budget Omsättning Resultat Apr 15 Apr 15 2015 2015 avvikelse 2014 2014 Intäktsfinansierat 2) Fastighet 91,1 -3,6 -3,6 -5,6 -2,0 275,9 -0,1 Gatukontor (upphört 2014) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 104,1 4,8 Fritid (upphört 2014) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 72,9 2,2 Renhållning Gräfsåsen (Ny) Gatuenheten (Ny) Fordonsenheten (Ny) Park & Fritid (Ny) Storsjöbadet (Ny) Arenabyn (Ny) Camping Lokal & Bostad Bygg & Projektering Biogas Förvaltningsledning/Stab Omorganisation 4,4 24,1 14,4 6,8 10,6 11,0 2,9 5,6 1,8 1,3 3,8 -0,1 3,7 0,9 -1,3 0,5 -0,4 -0,6 0,1 0,1 0,4 0,5 2,0 3,4 1,7 1,8 1,6 0,5 3,0 0,6 0,5 1,3 0,5 0,9 3,6 1,8 0,5 0,9 0,5 3,3 0,6 0,2 0,9 0,5 1,5 -1,1 0,2 0,1 -1,3 -0,7 0,0 0,3 0,0 -0,3 -0,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 14,0 16,1 5,3 4,0 11,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,6 0,3 0,5 0,4 0,6 1,3 Sida 6 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Summa 177,8 0,0 13,3 9,6 -5,2 503,3 13,6 Prognostiserade budgetavvikelser, kommentarer Driftredovisning Förvaltningens resultat för de första fyra månaderna är 0,4 mnkr jämfört med 11,3 mnkr motsvarande period 2014. Avvikelserna beror på största delen på underhållsåtgärder motsvarande ca11 mnkr. Förvaltningens resultat ser ut att bli ca 2,5 mnkr lägre än budgeterat resultat 13,3 mnkr dvs. ett resultat på 10,8 mnkr. Fastighet Enheten har ett resultatkrav på -3,6 mnkr där det ingår 12 mnkr för underhållsåtgärder på Storsjöbadet enligt KF § 176 2013-10-24 och för ökade hyreskostnader i samband med Rådhuset 2,5 mnkr enligt KF § 229 2014-12-18 Storsjöbadet Prognosen för enheten Storsjöbadet bedöms bli ca 0,8 mnkr lägre än budgeterat resultat. Storsjöbadet stängs för arbete med ventilationen mellan 17-30 augusti. Åtgärderna genomförs under denna period eftersom skol- och simskoleverksamheter drar igång1 september. Renhållning Prognosen pekar mot ett överskott ca 1,2 mnkr på de rörliga intäkterna för hushållssopor. Den 16-procentiga höjningen inför 2015 har inte haft någon effekt på sorteringsviljan vilket innebär att mängden avfall till förbränning inte minskar. Park och Fritid Prognos för den nya enheten har ett underskott motsvarande 1,3 mnkr. Den troliga förklaringen är, att vid den interna omorganisationen har fördelningen mellan de nya enheterna inte blivit korrekt. Totalt sett visar de nya enheterna en prognos motsvarande de gamla enheterna. En noggrannare analys kommer att göras för att se vad detta beror på. Räntaberäkningar Inför 2015 bytte Ekonomi och finans princip för hantering av kommunlåneränta vilket påverkar förvaltningens resultat negativt med ca 0,5 mnkr. Detta borde ha beaktats vid utformning av förvaltningens resultatkrav för 2015 och framåt. Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Förvaltningens totala budgeterade investeringsram är ca 270 mnkr varav den största delen ca 181 mnkr finns hos Fastighet. Prognosen för 2015 ligger 116 mnkr lägre än budget. Det är Sporthallen på 50 mnkr som ska ligga hos Kultur- och fritidsnämnden, vissa av årets budgeterade investeringar är lägre och skjuts till nästa år t ex Remonthagens-och Hofvallens förskola. Membranfilter i Minnesgärdet beräknas under året uppgå till 6 mnkr mot budgeterat 38 mnkr. Detta beroende på en ändrad tidplan. Osäkerhet råder för flera projekt, om de blir av och hur stora utgifterna blir. Prognosen för Storsjöteatern beräknas uppgå till 2 mnkr 2015, först 2017 beräknas ombyggnaden komma igång. Gymnasiecampus fortskrider enligt plan liksom samlokaliseringen inom Teknisk förvaltning. Prognosen för 2015 beräknas bli 4,5 mnkr och resterande av utgifterna skjuts till 2016, den totala investeringen är fortfarande 20 mnkr. Investeringsredovisning Mnkr Enhet Fastighet Vatten Renhållning Gatuenheten Fordonsenheten Park och Fritid Arenabyn Camping Lokal- och bostad Ledning/Stab Fordonsgas Totalt Ack utfall 2015-04-30 22,1 6,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,8 0,0 0,0 29,0 Budget 2015 Prognos 2015 180,9 103,1 58,1 26,0 8,9 8,9 2,5 0,0 0,0 2,5 0,5 0,5 0,3 0,3 2,0 1,5 5,0 5,0 10,2 4,7 1,5 1,5 269,9 154,0 Sida 7 Total ram Total prognos 442,0 434,0 280,1 280,0 8,9 8,9 2,5 0,0 0,0 2,5 0,5 0,5 0,3 0,3 1,5 1,5 5,0 5,0 20,2 20,2 1,5 1,5 762,5 754,4 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 När det gäller investeringsbudget för de nya enheterna efter omorganisationen så samarbetar Gatuenheten och Park och Fritid gällande inköp av fordon och maskiner som organisatoriskt och ägandemässigt tillhör Fordonsenheten och leasas ut till de andra. Budget ligger i år på Gatuenheten dvs. gamla Gatukontoret men ianspråktas av Fordonsenheten. Utfall 2015-04-30 11,1 2,6 0,0 0,0 0,0 2,2 2,4 0,7 0,0 0,0 0,0 0,8 Investeringsprojekt över 5 mnkr Wargentinskolan Gymnasiebyn Furulund – Nytt övningsområde Rådhuset Brunkullans äldreboende Remonthagen förskola LSS boende Ope Bringåsen skola Hofvallens förskola Regionförbundet Österäng Storsjöteatern Teknisk förvaltning samlokalisering Membranfilter Minnesgärde Budget 2015 25,0 9,0 7,5 5,0 6,0 3,0 7,5 25,0 5,0 8,0 10,0 38,0 Prognos 2015 25,0 4,5 2,5 5,0 1,0 3,0 9,5 5,0 0,0 2,0 4,5 6,0 Total ram 2015 212,0 14,7 24,7 20,0 42,0 11,0 12,5 40,0 10,0 20,0 20,0 260,0 Total prognos 212,0 14,7 24,7 20,0 42,0 11,0 12,5 42,0 0,0 20,0 20,0 260,0 Synpunktshantering, Kommentarer till inkomna synpunkter Teknisk förvaltning har under det första kvartalet fått in 17 % fler ärenden än 2014. Totalt inkomna ärenden är 2 322 varav 76 % information, 9 % felanmälningar, 14 % klagomål, 1 % beröm och 1 % förslag. När det gäller klagomål så har Gatuenheten mest ca 58 %, Renhållning ca 24 %, Park och Fritid ca 7 % och övriga ca 1 % Verksamhet Klagomål Beröm Vatten 10 Renhållning 80 Förslag 2 4 Fastighet 3 Lokal o Bostad 1 Storsjöbadet 7 2 1 10 3 2 193 14 4 3 0 0 24 0 2 331 23 12 Arenabyn Gatuenheten Fordonsenheten Park och fritid Summa 1 Förvaltningen har utformat en rutin för hanteringen av ärenden i syfte att förbättra service och kvalité i förvaltningens tjänster. Enheterna får en månatlig sammanställning av inkomna synpunkter för vidare analys och hantering för att hitta förbättringsåtgärder på respektive enhet. Gatuenheten har fått flest synpunkter. Under aktuella perioden har innehållet varit att det inte är plogat eller sandat på olika platser. Andra synpunkter har avsett snösträngar/snövallar mot infarter och på trottoarer. Av dessa så är arbete utfört i det flesta fall. Det finns några få fall där det har missats eller utförts på fel sätt/tid enligt avtalet med Miljö- och Samhällsnämnden. Synpunkterna besvaras och åtgärdas i de flesta fall redan under samma dag som de registreras. En del av ärenden tillhör inte utföraren t.ex. grävningar i gatan, sandning på gångbanor vid privata fastigheter samt ”gatubelysning” på fastigheter, tomter, vägföreningar och annan mark. Synpunkter inom Renhållning under aktuell period handlar mest om fastfrysta kärl och missad sophämtning. Enheten har löst ärendena direkt, men har inte ännu något systematiserat sätt att analyserat orsakerna till vissa återkommande problem När det gäller Vatten Östersund så har klagomålen handlat om fakturan och om missfärgat vatten. Fakturans utseende är något som kommer att ses över. Sida 8 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Park och Fritids synpunkter finns det inget område som sticker ut systematiskt. Utan det är blandning från enhetens olika uppdragsområden, så som skidspår, slalombackar, renhållning i parker och lekplatser. Kommentarer till arbetet med servicedeklarationer Förvaltningen har sedan tidigare servicedeklarationer för Renhållning och Vatten Östersund. Inom Renhållning och Vatten Östersund har inget specifikt arbete utförts hittills av året. Åtgärder för att nå personalpolitiska mål Eftersom man 2015 inte kommer att genomföra någon medarbetarundersökning bör utförarstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att stryka personalmålen om; MMI, Förbättra & bibehålla hälsa och Andel ambassadörer. Andelen kvinnor (8,9 %) inom förvaltningen har minskat jämfört med bokslutet 2014 (10,1%). Anledningen till minskningen är organisationsförändringar där flera administrativa tjänster flyttats till staben/administrationen. Målet kommer inte att uppnås. Sjukfrånvaron inom förvaltningen uppgår per 2015-03-31 till 4,7 %, jämfört med 3,5 % bokslut 2014. Den markanta ökningen kan förklaras med att antalet långa sjukfall har ökat från 5 till 8 sedan 2015-01-01. På övergripande nivå sker arbetet inom ramen för förvaltningens personalpolitiska riktlinjer. I dessa ingår t.ex. att erbjuda och uppmuntra till friskvård, massage vid behov för medarbetare med tunga arbetsuppgifter och hälsoundersökningar vartannat år. Utifrån medarbetarundersökningen har enheterna utformat sina egna handlingsplaner. Ett av de viktigaste punkterna under året för alla enheter är arbetet kring den psykosociala arbetsmiljön. I mars anordnades en förvaltningsgemensam dag kring kränkande särbehandling. Det var utgångspunkten för enheterna att utformat sina egna aktiviteter t.ex. lyfta diskussion på arbetsplatser kring ämnet, kommunens värderingsspel och bjuda in HR till arbetsplatsträffar kring aktuella teman. Övriga åtgärder som enheterna har tagit för att förbättra arbets- och psykosocial arbetsmiljö är t.ex. att dessa punkter är alltid finns på dagordning på varje arbetsplatsträff, bildat smågrupper med fokusområden, utforma tydligare rollfördelning och uppdrag, erbjuda stresshanteringskursser, informera bättre på intranätet. Åtgärder inom de strategiska utvecklingsområdena för folkhälsoarbetet Minska tillgång och efterfrågan på alkohol, narkotika, tobak och andra droger Uppföljning Planerade aktiviteter: - Alla fritids- och besöksanläggningar är skyltade som rökfria. - Rökfria områden på besöksanläggningar som - Arbetet för en tobaksfri arbetsmiljö på förvaltningens arbetsplatslalombackar, skidstadion och Storsjöbadet m fl ser genomförs i medarbetarsamtalet. Förvaltningen erbjuder även hälsounderökning vartannat år som rör ämnet tobak. - Förvaltningen avser att delta i informationskalendern UNG Ös- Fortsatt arbete för en tobaksfri arbetsmiljö på tersund. förvaltningens arbetsplatser, bland annat via medarbetarsamtal. - Arbetsplatser inom förvaltning är skyltade med rökfri arbetsplats - Inom renhållning, skyltning på arbetsplatser och arbetar med att stripa fordon med "Vi kör tobaksfritt". Elevers behörighet till gymnasieskolan Planerade aktiviteter: Uppföljning - Utveckla arbetet med prao och praktikplatser, - Förvaltning har tagit emot prao och praktikanter. Detta annonsesamt praoprogram. ras i Informationskalendern UNG Östersund - Renhållning erbjuder studiebesök på anläggningarna alternativt - Goda exempel, verktyg och metoder; Förvaltbesök i skolan/förskolan för att berätta om avfall och kretslopp ningen driver ett skolprojekt, där vi tar emot samt att ge en inblick i verksamheten; något som kan ge inspigrupper av elever för att ge dem inblick i våra ration i valet till gymnasium och högskola. Hittills tagit emot 8 verksamheter, och hoppas vi, inspiration i vastudiebesök. En sopbil har besökt en förskola. let till gymnasium och högskola - Storsjöbadet har ett samarbete med Barn- och fritidsprogrammet, där elever i åk 2 och 3 kommer till oss och utbildar sig till simlärare och poollivräddare. Sociala mötesplatser för unga och äldre Planerade aktiviteter: Uppföljning - Utveckla mötesplatser för unga och äldre, både inomhus och utomhus. Samarbete Enheten Fastighet strävar efter att förbättra möjligheter till fler med enskilda äldre och föreningar för äldre. mötesplatser på fastigheters allmänna utrymmen Sida 9 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Goda exempel, verktyg och metoder. - ”Prova-på-aktiviteter”. Fortsätta med skräpplockardagarna tillsammans med förskolor och skolor - Brukarråd genomförs av det enheter som ansvarar för driften av våra fritids- och besöksanläggningar Delaktighet och inflytande för barn och äldre Planerade aktiviteter: Uppföljning - Skapa möjligheter till ökad aktivitet för barn - ”Lovkortet” såldes för 200 kr, för fritt inträde på bad och skidoch ungdomar på loven. Samarbete med fribackar under sportlovet, antal sålda kort 17 st tidsgårdarna under nästa år främst under höstlov och sportlov. - Goda exempel, verktyg och metoder; Lovkor- Enheten Fastighet genomför Fastighetsträffar på skolor och tet som införts under hösten 2012, våren äldreboenden där allas åsikter bearbetas 2013, kommer att bereda möjlighet för ungdomar i åk 6 – 9 att nyttja vissa fritidsanläggningar Kommentarer till uppföljning av nyckeltal/resultatmått Sjukfrånvaron Arbeta aktivt med likabehandling Ambassadörer Camping/Storsjöbadet Energikostnader Sanering ledningsnät Andelen återvunnet material Bostadsanpassningsbidrag Andelen miljöbilar Hantering, återvinning av hushållsavfall Biogasvolymen Ökat Ökat Ökat Besökare minskat/ökat I nivå med tidigare år Ökar successivt Fortsatt ökning Minskat/Nivå Fortsatt ökning Fortsatt ökning Minskat Effektmål; Verksamhet, Personal + Miljö Verksamhetsmål Renhållning Minska avfall förbränning [Kg/Person] Minska kostnaderna för insamling i [%] Vatten Andelen prover tjänligt med anmärkning [%] (Nytt) Personalmål MMI [Index] Andel ambassadörer [Index] Andelen kvinnor spec. enheter [%] (Nytt) Förbättra/bibehålla hälsa [Index] Medborgardialoger Miljö Fastighet: Energianvändning per kvadratmeter i våra fastigheter (exkl. Storsjöbadet) jmf 1995. [%] 1) inkl Storsjöbadet 2) exkl. Storsjöbadet Fastighet: Storsjöbadets energianvändning per kvadratmeter jmf 2013. [%] (Nytt) Vatten: Energianvändning jmf 2010. [%/m3] producerat dricksvatten] Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 192 7,7 182 5,4 198 4,3 **) *) 19 7 19 *) 77 20 63 3 77 24 10,8 67 2 77 26 10,1 66 0 *) *) *) *) *) -22,3%1) -22,1%1) -23,5%2) - 22,9%1 27,3%2 - - 1,7 kWh/m3 -5% *) - 1,7 kWh/m3 -5% - - *) - - - *) - - - *) 1,8 kWh/m3 +/- 0 % Renhållning: Energianvändning per kvadratmeter jmf 2010. Gräfsåsen [%], ÅVC [%] (Nytt) Campingen: Utförda åtgärder utifrån energideklaration. [st] (Nytt) Bygg och Projektering: Projektspecifikt mål med energieffektiv inriktning till beställare [ja/nej] Sida 10 Rikssnitt/ jmf tal/ KKiK *) § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Avvikelser från mål [st] (Nytt) Gatukontoret: Snittförbrukning jmf basår [% ; m3] (Sparat) Renhållning, Insamlingen: Snittförbrukning jmf basår [% ; m3] (Sparat) 6,8 % (6,0 m3) 5,5 % (5,2 m3) 5,9 % (3,4 m3) 5,7 % (6,0 m3) 9,4 % (3,5m3 ) 11,9 % (11,6 m3) *) Renhållning, Gräfsåsen: Snittförbrukning jmf basår [% ; m3] (Sparat 3,6 % (1,8 m3) Ökat 4,3 % (2,1 m3) ; oförändrat 0,0 % (9 liter) *) 40 % 71 % 60 % 70 % 33 % 50 % 47 % 46 % 50 % 46 % 69 % 60 % 71 % 33 % 33 % 50 % *) *) *) *) *) *) *) *) *) *) *) Andel fossilbränslefria fordon i teknisk förvaltnings lätta fordonspark (<3,5 ton) [%]: Gatukontoret: Gatuenheten Fordonsenheten Park & Fritid Fastighet: Renhållning: Vatten: Fritid: Arenabyn Storsjöbadet Fastighet: Oljeförbrukningen i våra fastigheter jmf 2010. [%] (Nytt) Övriga Nyckel och Volymtal Finansiella mål/mått, hela förvaltningen Årets resultat [mnkr] Investeringar [mnkr] Antal elektroniska/papperslösa sammanträden [st] Camping Antal gästnätter totalt [st] Beläggningsgrad - jämförelse, lågsäsong [%] Fritid Antal besökare Storsjöbadet [st] Uthyrningar till föreningar [st] Skiddagar i våra skidbackar [st] Antal besökare Sporthallar [st] Vatten Vatten - Såld vattenmängd [1000-tal-m 3] VA-Snittkostnad för boende i villa [kr/år] Sanerat/relinat renvattennät [%] Sanerat/relinat spillvattennät [%] Sanerat/relinat dagvattennät [%] Antal bräddningar från avloppspumpstationer på grund av hydraulisk överbelastning (st) Antal bräddningar från spillvattennätet på grund av hydraulisk överbelastning (st) Renhållning Vanligaste avgift en- och tvåfamiljshus [kr/år] Hur effektiv är kommunens hantering och återvinning av hushållsavfall? [%] Andel återvunnet material Lokal och Bostad BAB-ärenden/1000 inv. Gatukontoret Hur stor är andelen miljöbilar av kommunens totala 40 % 87 % 60 % 70 % 33 % 50 % - - *) - Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Rikssnitt/ jmf tal/ KKiK 11,8 192,5 - 18,3 148,0 18 14,9 157 18 80 949 23 74 368 23 71 360 29 *) *) *) *) *) *) 263 169 6 986 183 16 211 250 057 7 509 179 15 076 267 788 10 775 97 15 009 *) *) *) *) 4 122 3 072 0,2 0,3 0 58 4 006 3 225 0,17 0,48 0,04 18 3 871 3 395 0,26 0,28 0,14 31 *) 6 240 0,56 (2012) 0,55 (2012) 0,44(2012) *) 52 69 45 *) 1 893 2 045 2 045 2 450 45 45 46 42 6,7 8,8 8,4 *) Sida 11 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 antal bilar? (inkl. kommunala bolag) [%] Definition: Alla fordon<3,5 ton Fastighet Kostnad/invånare [kr/inv] 56 (39) 61(44) 63(47) **) 4 437 4 255 4 442 6 556 Värmeförbrukning [kWh/ m ] Elförbrukning [kWh/ m2] Lokalkostnadens andel av skattekronan (%) Bygg och Projektering 125 74,5 9,9 125 71,9 9,2 125 73,3 9,4 114 81 13,4 Antal pågående byggprojekt [st] Nytt nyckeltal: Volym på pågående projekt [Mnkr] Biogas 94 190 74 170 95 87 *) *) Biogas volym (1000 kg ) Medarbetare Ledarskapsindex Andel utomnordisk bakgrund Arbetar aktivt med likabehandling Stressindex 321 335 332 *) 74 2,4 % 69 74 74 2,6 % 69 75 74 3,5 74 75 *) *) *) *) 15,8 % 3,6 % 16,3 % 3,4 % 16,7 % 3,5 % *) *) 2 Andelen kvinnor i förvaltningen Sjukfrånvaro *) Jämförelsetal finns ej **) Jämförelsetalen ej klara Kvalitetsdimensioner Tillgänglighet; Kontakt Minst 87 % upplever god eller mycket god tillgänglighet i kontakt Tillgänglighet; Tydlighet Minst 90 % upplever god eller mycket god tillgänglighet i tydlighet BEMÖTANDE Minst 94 % av kunderna upplever att bemötandet är bra eller mycket bra INFLYTANDE Minst 65 % av kunderna upplever att de har god eller mycket god möjlighet till inflytande på verksamhetens utförande. KOMPETENS Minst 95 % av kunderna upplever att verksamheten har god eller mycket god kompetens Bedömd måluppfyllelse Måluppföljning sker per kalenderår och målet bedöms bli uppfyllt. Bedömd måluppfyllelse Måluppföljning sker per kalenderår och målet bedöms bli uppfyllt. Bedömd måluppfyllelse Måluppföljning sker per kalenderår och målet bedöms bli uppfyllt. Bedömd måluppfyllelse Måluppföljning sker per kalenderår och målet bedöms bli uppfyllt. Bedömd måluppfyllelse Måluppföljning sker per kalenderår och målet bedöms bli uppfyllt. Bedömd utveckling under resten av året Fastighet följer de upprättade planer både vad avser drift och förvaltning av fastigheter. I underhållsplaneringen har en del av de prioriterade åtgärderna för 2015 (ca 3 mnkr) blivit framflyttade pga. en del avyttringar av fastigheter och hyresbortfall. Behandlingen av matavfall måste få en lösning både på kort så väl som lång sikt. I fall Jordbruksverket finner att metoden inte uppfyller deras krav, får vi gå tillbaka till förbränning eller biogasproduktion av matavfall på annan ort. Det blir till en väsentligt högre kostnad. Avfallsplanarbetet fortsätter under hela året och oktober ska ett förslag till ny avfallsplan för Östersunds kommun finnas färdig för politisk behandling. Täckning av deponin fortsätter under året och planerad start är maj. Vatten planerar att genomföra upphandlingen av membranfilter under andra halvåret 2015. Det blir både för Minnesgärdet och Näs. För Minnesgärdet kommer inget att hända rent praktiskt, Näs tillkommer del byggarbeten. Vatten kommer under året att rensa ett antal spillvattenledningar för att öka kapaciteten och för att få ner energiförbrukningen. Det testades på några ledningar under fjolåret och var mycket lyckosamt. Under andra halvåret ökar resurserna för projektering/utredning. Fordonsenheten fortsätter utbytesplanen på leasingbilar och planerar också ett eventuellt inköp under hösten av en begagnad bärgningsbil till verkstaden. Sida 12 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Gatuenheten har många aviserade jobb inplanerade under perioden från flera förvaltningar och enheter inom egna förvaltningen. Få av dessa arbeten är färdigprojekterade alternativt definitivt fastställda från respektive beställare. Sporthallens ombyggnad har påbörjats och beräknas pågå till november 2016. Fortsatt utbyggnad av Skidstadions etapp 2. Hofvallens B-plan utgår fr.o.m. 1 augusti ur Arenabyns verksamhet Fortsatt utveckling av Jämtkraft Arena samt intrimning av personal och driftsövervakning Projektledning för ombyggnationen av ångaren Thomée På Storsjöbadet kommer man att byta ventilations- och avfuktningsaggregat i äventyrslandskapet vilket innebär att vi under ca 4 veckor måste hålla äventyrs- och motionsbassängerna stängda för allmänheten Lokal och Bostad har en målsättning att under resten året utöka beståndet med ytterligare fem lägenheter till flyktingmottagande. Ska påbörja projekteringen av ytterligare ett boende för att klara våra åtagande gentemot Migrationsverket. Biogasverksamheten kan tvingas köpa in en reservkompressor för att ha i beredskap inför eventuella haverier. Idag finns möjlighet att få en snabbt på lån från leverantören, men det finns konkurens att utnyttja denna tjänst så ökar risken att den är upptagen när det behövs Teknisk förvaltning fortsätter arbetet med organisationsutveckling för att uppnå effektiv, enhetlig och transparant organisation och projektet samlokalisering som är en del i utvecklingen. Processkartläggningsarbetet fortsätter inom förvaltningen. Örjan Jervidal Förvaltningschef Sida 13 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Fastighet Fastighet har till uppgift att förse hyresgäster med ändamålsenliga lokaler med god standard till lägsta kostnad. Vår verksamhet riktar sig främst till kommunens egna verksamheter som skola, förskola, äldreboende, förvaltningsbyggnader, badanläggningar, bibliotek, bussterminal m.m. Vi har även externa hyresgäster t ex friskolor, kooperativa dagis, kommunala förbund såsom Gymnasieförbundet och Räddningsförbundet, idrottsföreningar och andra typer av organisationer och kommersiella företag. Verksamheten hittills under året Jörgen Svensson Tf Enhetschef Den planerade verksamheten löper på. En del objekt har blivit avyttrade (Änge servicehus, Jonas Jons och Orrvikens Kommunalhus) och objekt som tillkommit är Bonden på Frösön Investeringsprojekt som under våren/sommaren färdigställts av Fastighet är, Hus X Gymnasiebyn, LSS-Ope, Bringåsen utbyggnad skola och klimathus Furulund. Investeringsprojekt som påbörjas är förskola vid Jamtli och Remonthagen samt utredning om Storsjöteatern Större underhållsprojekt: underhållsåtgärder på ovanstående investeringsprojekt (Gymnasiecampus 4,3 mnkr, Bringåsen 1,5 mnkr) och obligatoriska ventilationskontrollsåtgärder (OVK) för 2,5 mnkr samt åtgärder enligt projektplanen för storsjöbadet (avfuktningsaggregat för 14,5 mnkr, renovering pooler och belysningsåtgärder för 1,3 mnkr ) Andelen OBO hus (Ospecifik Byggnadsrelaterad Ohälsa) har ökat under slutet av 2014 och verkar hålla i sig framåt med resultat att stora delar av Rådhuset påverkas samt en del utredningar på skolor och förskolor Analys av måluppfyllelse Vi har i måluppfyllelse för energimålet, 25 % besparing jämförelse mellan 1995-2020 minskat energianvändningen med 24,3 % per 2015 (141001-150331) (målet för 2015: -23,5 % jämfört med 1995). Under samma period ökade energianvändningen på Storsjöbadet med 3,9 % (mål 2015: -3 % jämfört med 2013). Bedömd utveckling under resten av året Vi följer de planer vi upprättat både vad avser drift och förvaltning. I underhållsplaneringen har en del av de prioriterade åtgärder för 2015 (ca 3 mnkr) blivit framflyttade pga. en del avyttringar av fastigheter och hyresbortfall. EKONOMI Resultaträkning Mnkr Nettointäkter Nettokostnader Energikostnader Sänkt reskrav Uh Storsjöbadet Sänkt reskrav Uh Rådhuset Resultat Utfall Apr 14 89,4 -83,0 0,0 0,0 3,3 9,7 Bokslut 2014 283,1 -275,9 2,7 -10,0 -0,1 Budget 2015 286,3 -275,4 0,0 -12,0 -2,5 -3,6 Utfall Apr 15 91,1 -94,7 0,0 0,0 0,0 -3,6 Prognos 1 2015 286,3 -291,9 0,0 0,0 0,0 -5,6 Kommentarer till prognostiserad budgetavvikelse Resultatet per sista april uppgår till -3,6 mnkr och avvikelsen i resultatet jämfört med 2014 beror på ökade underhålssåtgärder motsvarande ca 11 mnkr. Prognosen för året pekar på ett resultat -5,6 mnkr. Enheten har ett resultatkrav på -3,6 mnkr där det ingår 12 mnkr för underhållsåtgärder på Storsjöbadet enligt KF § 176 2013-10-24 samt för ökade hyreskostnader i samband med Rådhuset på 2,5 mnkr enligt KF § 229 2014-12-18 Enheten har sänkt hyrorna pga. sänkt internränta. Elpriset, främst de fasta avgifterna, ökade mellan 2013 och 2014 med 2 %. För 2015 beräknas en prishöjning på 2 %. Fjärrvärmepriset har ökat med 8 % mellan åren 2012-2014. Effektpriset kommer under 2015 att öka med 2 % hur dessa kostnads ökningar både på el och fjärrvärme kommer att påverka ekonomin är svårt att bedöma i dagsläget. En försiktig prognos pekar på att kostnaderna blir något lägre pga. av mindre förvaltningsyta medan hur väder förhållande blir är svårt att säga. Resultatkraven som ställs på vår verksamhet påverkar till stor del underhållet på våra fastigheter då det även finns en viss osäkerhet beroende på utvecklingen av energikostnader samt finansiering av akuta underhållsåtgärder. Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Fastighets totala budgeterade investeringsram är ca 181 mnkr. Prognosen för 2015 beräknas uppgå till 103 mnkr, vilket är 78 mnkr lägre än budget. Det är Sporthallen på 50 mnkr som är överförd Kultur- och fritidsnämnden och Sida 14 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 dessutom så blir vissa av årets budgeterade investeringar lägre och skjutna till nästa år som t ex Remonthagens förskola och Hofvallens förskola. Osäkerhet råder för flera projekt, om det blir av och vad kostnaden blir. Prognosen för Storsjöteatern beräknas uppgå till 2 mnkr 2015, först 2017 beräknas ombyggnaden komma igång. Gymnasiecampus fortskrider enligt plan. Investeringsredovisning Mnkr Ack utfall tom Budget Prognos Total Total 2015-04-30 2015 2015 ram prognos Fastighetsinvesteringar 22,1 180,9 103,1 442,0 434,0 Summa utgifter 22,1 180,9 103,1 442,0 434,0 Prognos Total ram 2015 2015 25,0 212,0 4,5 14,7 2,5 24,7 5,0 20,0 1,0 42,0 3,0 11,0 9,5 12,5 5,0 40,0 0,0 10,0 2,0 20,0 Total prognos 212,0 14,7 24,7 20,0 42,0 11,0 12,5 42,0 0,0 20,0 Investeringsprojekt över 5 mnkr Wargentinskolan Gymnasiebyn Furulund – Nytt övningsområde Rådhuset Brunkullans äldreboende Remonthagen förskola LSS boende Ope Bringåsens skola Hofvallens förskola Regionförbundet Österäng Storsjöteatern Utfall 2015-04-30 11,1 2,6 0,0 0,0 0,0 2,2 2,4 0,7 0,0 0,0 Jörgen Svensson Tf. enhetschef Sida 15 Budget 2015 25,0 9,0 7,5 5,0 6,0 3,0 7,5 25,0 5,0 8,0 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Gatuenheten Gatuenheten ska driva Östersunds kommuns drift och anläggning av gator och infrastruktur i stadsmiljö. Enheten ska ansvara som kommunens utförare av gator samt sälja sina tjänster internt i kommunorganisationen. Vi utför uppdrag som t ex anläggning, väghållning, gatubelysning, beläggning och markrenhållning. Sanerings och nyanläggningsarbeten på VA-nätet på uppdrag från Vatten Östersund. Snöröjning, sandning och sandupptagning på ett stort antal kommunala fastigheter Tore Åberg Enhetschef Verksamheten hittills under året Anläggning har under året sanerat VA-ledningar på ett flertal gator i Östersunds centrala delar. Vi har även påbörjat flytt och nyanläggning av VA-ledningar vid Storsjö strand. Väghållning och Markrenhållning har haft en normalvinter gällande snöröjning och halkbekämpning. Gatubelysningsavdelningens förnyelsearbete av armaturer mot mer energisnåla varianter har flutit på obehindrat. Vinterns arbete har mestadels inneburet ombyggnation av tillhörande elskåp. Analys av måluppfyllelse Enheten arbetar ständigt för minskad bränsleförbrukning i verksamheten. Bedömd utveckling under resten av året Orderboken inför sommaren/hösten ser lite osäker ut. Vi har många aviserade jobb inplanerade under perioden från flera förvaltningar och egna enheter inom förvaltningen men få av dessa arbeten är färdigprojekterade alternativt definitivt fastställda från respektive beställare. Detta för med sig en risk för att våra anläggningsarbetare/stensättare står utan jobb periodvis, och under andra perioder kommer vi inte att hinna med våra åtaganden. Våra övriga verksamheter har en stabil prognos. EKONOMI Resultaträkning Mnkr Nettointäkter Nettokostnader Resultat, Utfall Apr 14 0,0 0,0 Bokslut 2014 0,0 0,0 Budget 2015 67,8 -64,4 Utfall Apr 15 24,1 -20,4 Prognos 1 2015 77,0 -73,3 0,0 0,0 3,4 3,7 3,6 Kommentarer till prognostiserad budgetavvikelse Resultatet per sista april uppgår till 3,7 mnkr och prognosen pekar på resultat enligt budget. Om inget oförutsett inträffar ser det ut som att enheten klarar sitt resultatkrav för verksamheten. Enheten följer upprättad budget utan större avvikelser. Dock kan en nederbördsrik vinter i november och december påverka bokslutet negativt. Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Enheten har inga avvikelser Investeringsredovisning Mnkr Ack utfall tom 2015-04-30 Budget 2015 Prognos 2015 Total ram Total prognos Fordon 0,0 2,5 0,0 2,5 0,0 Summa utgifter 0,0 2,5 0,0 2,5 0,0 Tore Åberg Enhetschef Sida 16 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Fordonsenheten Fordonsenheten ska driva Östersunds kommuns fordonstjänster, parkeringsanläggning och verkstad. Enheten ska vara kommunens leverantör av lastbiltjänster, förvaltare/uthyrare av fordon och maskiner och sälja sina tjänster internt i kommunorganisationen Verksamheten hittills under året Linda Åkerlund Enhetschef Verksamheten på fordonsenheten följer planen. Några viktiga händelser: Ny verksamhet bestående av ”Micagruppens rekond”, där tvättas och rekondar kommunens bilar. Bokningarna har snabbt ökat och nyttjas främst av vård- och omsorgsförvaltningen. Nyttjande graden på övriga förvaltningar ser ut att tillta. Enheten jobbar just nu med att förnya utbytesplanen för alla maskiner. Det ger en bra överblick på vad som kommer och behöver bytas ut de närmsta åren. Inom leasingverksamheten fortsätter arbetet med att öka andelen miljöbilar med fokus på el-bilar. Personalsidan har vi stora utbildningskostnader, alla lastbilschaufförer ska genomföra yrkeskompetensbeviset. Enheten har även förstärkt med utbildning av ytterligare en parkeringsvakt för att klara Samhällsbyggnads uppdrag. Sju medarbetare har utbildats i ”Brandfarlig vara” för att klara Räddningstjänstens krav. Analys av måluppfyllelse Minskad bränsleförbrukning: Enheten arbetar för att installera elektroniska fordonsjournaler i fordonen för att få tillförlitlig statistik. Enheten skall byta ut en bensinbil mot elbil (denna är beställd men har ej kommit). Därmed uppfylls målet för 2015. Information om miljömålen sker på arbetsplatsmöten i maj och september. Bedömd utveckling under resten av året Tunga Fordon kommer under året att köpa in två småtraktorer. Enheten planerar också ett eventuellt inköp av en begagnad bärgningsbil till verkstaden under hösten. Personbilssidan fortsätter utbytesplanen av leasingbilar från Vård- och omsorgsförvaltningen, med fokus på miljöbilar. Verkstaden kommer att genomföra en kundenkät för att se hur vi kan förbättra verksamheten. Parkeringshusets verksamhet fortgår arbetet med tömning av parkeringsautomater, städning, trafikövervakning. EKONOMI Resultaträkning Mnkr Nettointäkter Nettokostnader Resultat, Utfall Apr 14 0,0 0,0 Bokslut 2014 0,0 0,0 Budget 2015 36,2 -34,5 Utfall Apr 15 14,4 -13,5 Prognos 1 2015 34,2 -32,4 0,0 0,0 1,7 0,9 1,8 Kommentarer till prognostiserad budgetavvikelse Resultatet per sista april uppgår till 0,9 mnkr och prognosen pekar mot ett resultat 1,8 mnkr. Totalt ser det ut som enheten uppnår det förväntade resultatet. Idag ser vi inte några stora hot men i denna verksamhet kan det svänga fort. Det räcker med att en maskin går sönder så blir det genast tuffare. Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Enheten har inga avvikelser Investeringsredovisning Mnkr Ack utfall tom 2015-04-30 Budget 2015 Prognos 2015 Total ram Total prognos Fordon 0,0 2,5 0,0 2,5 0,0 Summa utgifter 0,0 2,5 0,0 2,5 0,0 Linda Åkerlund Enhetschef Sida 17 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Storsjöbadet Enheten Storsjöbadet ska driva Östersunds kommuns bad och ansvara som kommunens utförare av badaktivitet. Storsjöbadet är kommunens mest besökte turistanläggning med 250 000 årliga besökande och därmed en viktig del av kommunens tillväxt. Verksamheten hittills under året Verksamheten har flutit på som planerat. Kvalitetsproblemet som vi haft med vår viktigaste attraktion vattenrutschkanan Magic Eye är på väg att lösas. Ombyggnationen och lamineringen av banan startades i slutet av april och beräknas vara färdigt i mitten av juni. Besöksantalet ligger i linje med samma period förra året, cirka 92 000 besökare. Malin Bystedt Tf. enhetschef Bedömd utveckling under resten av året Magic Eye på Storsjöbadet kommer äntligen att kunna brukas som vanligt fr.o.m. juni månad, dvs. med åkringar. Fastighet kommer att byta ventilations- och avfuktningsaggregat i äventyrslandskapet på Storsjöbadet vilket innebär att vi under ca 4 veckor måste hålla äventyrs- och motionsbassängerna stängda för allmänheten. Relaxen och gymmet kommer att hållas öppet som vanligt. På grund av denna stängning beräknar vi inte att komma upp i fjolårets besöksantal. EKONOMI Resultaträkning Mnkr Nettointäkter Nettokostnader Resultat, Utfall Apr 14 0,0 0,0 Bokslut 2014 0,0 0,0 Budget 2015 32,1 -30,5 Utfall Apr 15 10,6 -10,1 Prognos 1 2015 31,5 -30,6 0,0 0,0 1,6 0,5 0,9 Kommentarer till prognostiserad budgetavvikelse Resultatet per sista april uppgår till 0,6 mnkr och prognosen pekar på resultat 0,9 mnkr dvs en avvikelse på 0,7 mnkr. Storsjöbadet kommer att förlora intäkter på ca 0,9 Mnkr under perioden augusti/september på grund av ett större underhållarbete. Fastighet kommer att byta ventilations- och avfuktningsaggregat i äventyrslandskapet, vilket innebär att vi under ca 4 veckor måste hålla äventyrs- och motionsbassängerna stängda för allmänheten. Det innebär minskade entréintäkter samt minskad försäljning i badshop och café. Kostnaderna minskar också i någon mån med lägre driftkostnader och inga vikariekostnader under perioden. Personalkostnaderna ligger hittills 0,2 Mnkr högre än budgeterat. En av anledningarna är utökade öppettider på relaxen vilket har medfört högre bemanning. Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Inga avvikelser Investeringsredovisning Mnkr Ack utfall tom 2015-04-30 Budget 2015 Prognos 2015 Total ram Total prognos Investeringar 0,0 0,2 0,2 0,2 0,2 Summa utgifter 0,0 0,2 0,2 0,2 0,2 Malin Bystedt Tf Enhetschef Sida 18 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Arenabyn Enheten Arenabyn ska driva Östersunds kommuns sport- och evenemangsarenor och ansvara som kommunens utförare av idrottsanläggningar. Anläggningar som Östersund arena, Östersunds skidstadion, Hofvallen, Sporthallen och Jämtkraft arena ingår i Arenabyn. Detta är sports- och eventsarenor som senaste 10-årsperioden har kommit till eller blivit ombyggd och är en viktig tillväxtfaktor för Östersunds kommun. Verksamheten hittills under året Förutom vår vanliga verksamhet har vi i år även haft lite större arrangemang såsom Mässa för Ung företagsamhet, mässa Melodifestivalen, WC i längdskidåkning, Rally SM, B WM i kälkhockey, SM i skidskytte, Baltikcup i skidskytte, Folksamcup i längd. Mats-Olov Berglund enhetschef Analys av måluppfyllelse Våra miljömål kommer att uppfyllas under året. Vi byter nu ut en traktor som drivs av fossilbränslen till en dragbil med eldrift. Bedömd utveckling under resten av året Sporthallens ombyggnad påbörjad och pågår till november 2016. Hofvallens B-plan utgår fr.o.m. 1 augusti ur verksamheten där det ska byggas en förskola. Utveckling av Jämtkraft Arena fortsätter, intrimning av personal och driftsövervakning. Fortsatt utbyggnad av Skidstadion etapp 2 för ca 8 mnkr som drivs av Kultur och Fritidsförvaltning. EKONOMI Resultaträkning Mnkr Nettointäkter Nettokostnader Resultat, Utfall Apr 14 0,0 0,0 Bokslut 2014 0,0 0,0 Budget 2015 16,3 -15,8 Utfall Apr 15 11,0 -11,4 Prognos 1 2015 28,1 -27,6 0,0 0,0 0,5 -0,4 0,5 Kommentarer till prognostiserad budgetavvikelse Resultatet per sista april uppgår till -0,4 mnkr som är normalt för perioden eftersom det är stora kostnader under vintermånaderna. Bedömer att resultatkravet på 0,5 mnkr kommer att uppfyllas om inget oförutsett inträffar. Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Inget för närvarande, investeringsprojektet kommer att användas under 2:a tertialet. Investeringsredovisning Mnkr Ack utfall tom 2015-04-30 Budget 2015 Prognos 2015 Total ram Total prognos Fordon 0,0 0,3 0,3 0,3 0,3 Summa utgifter 0,0 0,3 0,3 0,3 0,3 Mats-Olov Berglund Enhetschef Sida 19 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Park och Fritid Enheten Park & Idrott ska driva Östersunds kommuns parker och idrottsplatser. Enheten ska ansvara för drift, skötsel, löpande underhåll mm av kommunens parker, idrotts- och fritidsanläggningar samt Frösötornet och s/s Thomée. Verksamheten hittills under året Den mest resurskrävande delen har varit att drifta Skidbackarna och skidspåren runt om i kommunen. Vi har även varit delaktiga i vinterväghållningen samt sett till så att kommunens isbanor har varit åkbara men även underhållit sommarmateriel och planerat inför alla sommaraktiviteter Ulf Löfvenberg Enhetschef Analys av måluppfyllelse Under vintersäsongen har enheten haft 6 247 gäster som har gjort 70 469 åk i backarna Bedömd utveckling under resten av året Enheten har fått en del beställningar på extra arbeten som kommer att generera en del intäkter under året såsom bl a iordningställande av fotbollsplaner, en del planteringar, grävningar, samt projektledning av ombyggnationen av ångaren Thomée m.m. En fortsatt utveckling av mountainprojektet i Gustavsberg och Ladängen samt Brunflo diskuteras med Kultur och Fritidsnämnden. Enheten ska arbeta med olika geografiska focusområden inom parkdelen varje år och årets område är Odensala/Torvalla där vi tillsammans med beställaren gör lite extra utöver avtalet. EKONOMI Resultaträkning Mnkr Nettointäkter Nettokostnader Resultat, Utfall Apr 14 0,0 0,0 Bokslut 2014 0,0 0,0 Budget 2015 34,1 -32,3 Utfall Apr 15 6,8 -8,1 Prognos 1 2015 32,2 -31,7 0,0 0,0 1,8 -1,3 0,5 Kommentarer till prognostiserad budgetavvikelse Resultatet t o m sista april uppgår till -1,3 mnkr, fördelat -0,5 mnkr på Fritid och -0,8 mnkr på Parken. En bidragande orsak till avvikelsen under första tertialet är att ersättningen för utfört arbete inte följer kostnaderna utan det finns en stor eftersläpning på framförallt fritidssidan. Intäkterna från backarna har även varit mindre än föregående säsonger. Den delen vi utför åt Gatuenheten har varit mindre än normalt. Prognosen till årets slut pekar på ett resultat på 0,5 mnkr. En noggrannare analys kommer att göras för att se vad detta beror på. Ett rimligt antagande i detta läge vad resultatavvikelser beror kan vara att vid den interna omorganisationen har fördelningen mellan de nya enheterna inte blivit korrekt På grund av den osäkra prognosen har åtgärder vidtagits för att minimera resultatavvikelsen. Då personalkostnaderna är den största delen så har enheten minskat på extra sommarpersonal. Enheten skall även försöka samköra personalen mera under vinterhalvåret för att minska intaget av extra personal. Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Kommer att nyttja hela investeringsbudgeten 0,5 mnkr Investeringsredovisning Mnkr Ack utfall tom 2015-04-30 Budget 2015 Prognos 2015 Total ram Total prognos Investeringar 0,0 0,5 0,5 0,5 0,5 Summa utgifter 0,0 0,5 0,5 0,5 0,5 Ulf Löfvenberg Enhetschef Sida 20 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Vatten Enheten levererar vatten till, driver och underhåller ledningsnät och tar hand om avloppsvatten från ca 52000 anslutna abonnenter, samt allmänna platser. I verksamheten ingår åtta reningsverk, sju vattenverk, tryckstegringar, reservoarer, pumpstationer, laboratorium, mätarverkstad och ett rörnät uppgående till drygt 99 mil ledningar. Verksamheten hittills under året Provkörningar av membranfilter för Minnesgärdet. Systemhandlingar för investeringen är Kolbjörn Rydén klara. Projektet blir betydligt dyrare än vad den första beräkningen visade. Enhetschef Provkörningar av membranfilter för Näs är avslutade. Handlingsplan för förnyelse av ledningsnät är klar. Största delen av årets saneringsarbete är redan genomfört. Vi har under årets början haft ett antal praktikanter hos oss, bl.a. från KY-utbildningen för Vatten och miljötekniker. En översyn av funktionen hos reningsverket i Tandsbyn har påbörjats. En del av översynen består av ett examensarbete som görs av en studerande från Mittuniversitetet. Arbetet med den kommunövergripande VA-plan har påbörjats. Ansökan om nya vattenskyddsområden för Tandsbyn och Häggenås är inlämnade till länsstyrelsen. Vi har genomfört en nödvattenövning tillsammans med Livsmedelsverket. Analys av måluppfyllelse Våra inriktningsmål följs upp vid årets slut men så här långt följer allt våra planer. Bedömd utveckling under resten av året Verksamheten följer plan. Vi har i regel höga kostnader mot slutet av året. Det gäller framförallt kostnader för återställningsarbeten efter underhåll av ledningsnätet. När det gäller investeringarna planerar vi att genomföra upphandlingen av membranfilter, både för Minnesgärdet och Näs, under andra halvåret. För Minnesgärdet kommer inget att hända rent praktiskt, medan det för Näs kommer genomföras en del byggarbeten. Vi kommer under året att rensa ett antal spillvattenledningar för att öka kapaciteten och för att få ner energiförbrukningen. Det testades på några ledningar under fjolåret och var mycket lyckosamt. Vi kommer under andra halvåret att öka resurserna för projektering/utredning. EKONOMI Resultaträkning Mnkr Nettointäkter Nettokostnader Resultat, Till/från rörelsekapitalet Rörelsekapital ackumulerat Resultat Utfall Apr 14 24,4 -21,6 Bokslut 2014 75,8 -74,3 Budget 2015 74,2 -73,7 Utfall Apr 15 23,8 -22,6 Prognos 1 2015 75,0 -73,8 2,7 -2,7 1,5 -1,5 5,5 0,0 0,5 -0,5 1,2 -1,2 0,0 0,0 1,2 -1,2 6,7 0,0 0,0 Kommentarer till prognostiserad budgetavvikelse Resultatet per sista april uppgår till 1,2 mnkr och prognosen pekar på ett resultat 1,2 mnkr. Både kostnader och intäkter har under årets början varit lägre än budgeterat men vi räknar med att uppnå ett resultat som är bättre än budget. Det överskott som uppnås kommer att tillföras den investeringsfond som inrättas för den planerade, men ännu ej beslutade, investeringen i membranfilter vid Minnesgärdet, Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Investeringen i membranfilter kommer inte att förbruka budgeterade medel under året, eftersom beslutet kommer senare än beräknat. I övrigt kommer det att bli en del omdispositioner av medlen, men totalramen kommer att följas. Sida 21 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Investeringsredovisning Mnkr Ack utfall tom 2015-04-30 Budget 2015 Prognos 2015 Total ram Total prognos Membranfilter Minnesgärdet Övriga investeringar 0,8 5,3 38,0 20,1 6,0 20,0 260,0 20,1 260,0 20,0 Summa utgifter 6,1 58,1 26,0 280,1 280,0 Kolbjörn Rydén Va-chef Sida 22 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Renhållning Enheten ansvarar för den kommunala avfallshanteringen. Verksamheten hittills under året Kompostering av matavfall startades upp på Gräfsåsen den 10 januari. Jordbruksverket kommer att besiktiga metoden den 23 juni. Den besiktningen avgör om vi får fortsätta kompostera matavfall. Äntligen har arbetet med den nya avfallsplanen kommit igång. Intresset för avfall är stort hos de politiker som ingår i avfallsplanegruppen. En första studieresa har nyligen genomförts till Härnösand för att studera ett system där man som fastighetsägare kan få upp till tio olika fraktioner avfall hämtade vid fastigheten. Ola Skarin Enhetschef Bedömd utveckling under resten av året Behandlingen av matavfall måste få en lösning på både kort och lång sikt. Om Jordbruksverket skulle finna att vår metod inte uppfyller deras krav, får vi gå tillbaka till förbränning eller biogasproduktion av matavfall på annan ort. Det blir till en väsentligt högre kostnad. Täckning av deponin fortsätter under 2015. Planerad start i maj. Avfallsplanarbetet fortsätter under hela året. Fler studiebesök ska göras för att titta på olika lösningar för att samla in sopor och göra sortering mer attraktivt. I oktober ska ett förslag till ny avfallsplan för Östersunds kommun finnas färdig för politisk behandling. Analys av måluppfyllelse Mängden avfall till förbränning minskar inte. Den 16-procentiga höjningen inför 2015 har inte haft någon effekt på sorteringsviljan. En ytterligare höjning av den rörliga avgiften är nödvändig. Potentialen att sortera ut mer återvinningsbart material är stor. Kostnaden för att samla in våra sopor kommer att öka. Vi förnyar fordonsparken med två nya sopbilar under 2015. Den ekonomiska effekten kommer först under 2016 då kapitalkostnaden ökar. Enligt prognosen kommer det 10-procentiga sparmålet 2009-2015 inte att uppnås. EKONOMI Resultaträkning Mnkr Nettointäkter Nettokostnader Resultat Utfall Apr 14 16,2 -17,0 Bokslut 2014 61,9 -59,5 Budget 2015 43,2 -43,2 Utfall Apr 15 14,0 -13,8 Prognos 1 2015 43,7 -42,5 -0,8 2,4 0,0 0,3 1,2 Kommentarer till prognostiserad budgetavvikelse Med start 2015 har vi delat upp Renhållnings ekonomi i två delar, avgiftsfinansierat hushållsavfall och intäktsfinansierat avfall på Gräfsåsen. Resultatet för den taxefinansierade delen per sista april uppgår till 0,3 mnkr och prognosen pekar på ett resultat på 1,2 mnkr. På Gräfsåsen, den intäktsfinansierade delen, är resultatet -0,1 mnkr per sista april och prognosen pekar på ett resultat på 0,9 mnkr. Totalt prognostiseras ett resultat på -0,3 mnkr jämfört med budget. Grundavgifterna höjdes med 6% och hämtningsavgifterna med ca 16 % inför budgetåret 2015. Intäkterna från hushållens grundavgifter och hämtningsavgifter ser ut att följa de budgeterade. I och med att sorteringsvanorna inte har förändrats så ger detta ett överskott på den taxefinansierade delen av Renhållning. På Gräfsåsen är alla avgifter förutom deponiavgifterna oförändrade. Deponiskatten höjdes oväntat med 15 %. Den regleringen av taxan sker först from 1 juni. Det är något högre intäkter på Gräfsåsen jämfört med samma period 2014. Vi hoppas att det håller i sig. Prognosen för den intäktsfinansierade delen på Gräfsåsen är osäker. Ekonomin är mycket beroende av hur mycket avfall som kommer in från företagen. Om trenden håller i sig kommer det i år att bli högre intäkter än 2014, men vi når trots det inte den budgeterade nivån. Deponiskatten är en viktig faktor för ekonomin på Gräfsåsen. Vi har under några år fått skatteåterbäring från den aska som vi tidigare deponerat, men nu använder i ett avjämningsskikt i deponitäckningen. Den återbäringen kan vi räkna med under några år framåt, såvida inte Skatteverket har några synpunkter på det. Vi får besök från Särskilda skattekontoret i Ludvika den 20-21 maj i år. De kommer att göra en skatterevision på vår verksamhet. Sida 23 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Tömning av slam i trekammarbrunnar är avgiftsfinansierad. Det är en ny entreprenör from i år. Renhållning har sänkt avgiften med 3 %. Det beror på att behandlingskostnaden för slammet har minskat. Denna verksamhet beräknas ge ett överskott på ca 0,6 miljoner kronor. Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Investeringsbudgeten är 8,9 mnkr. Hittills har inget förbrukats. Två nya sopbilar kommer under året, till en utgift på ca 4,4 mnkr. Vi har påbörjat bygget av ett nytt förråd för miljöfarligt avfall på återvinningscentralen i Brunflo. Utgiften ca 1 mnkr. Gräfsåsens avfallsanläggning finns ett behov av nya maskiner och budgeten 2015 är 1,7 mnkr. Osäkerheten som råder för behandling av matavfall gör att Renhållning tills vidare avvaktar med den investeringen. Investeringsredovisning Mnkr Ack utfall tom 2015-04-30 Budget 2015 Prognos 2015 Total ram Total prognos Fordon Övriga investeringar 0,0 0,0 4,4 4,5 4,4 4,5 4,4 4,5 4,4 4,5 Summa utgifter 0,0 8,9 8,9 8,9 8,9 Ola Skarin Renhållningschef Sida 24 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Camping Enheten består av Östersunds stugby och camping som är öppen året runt. Anläggningen består av 860 bäddar i rum, stugor och stuglägenheter, samt 254 tält- och husvagnsplatser. 160 av stuglägenheterna disponeras som studentbostäder under perioden september-juni Verksamheten hittills under året Utvecklingen för årets första fyra månader, den sk lågsäsong, ligger på samma nivå som förra året. Även studentboendet ligger på samma uthyrningsgrad som förra året. Sally Sundin Enhetschef Bedömd utveckling under resten av året Inför sommaren sker inga större förändringar. Statusen för sommarens bokningar ser ut som förra året. Rekryteringen av årets sommarpersonal är avslutad. Stugunderhållet är påbörjat och sker enligt plan. EKONOMI Resultaträkning Mnkr Nettointäkter Nettokostnader Resultat, Utfall Apr 14 2,9 -3,4 Bokslut 2014 17,5 -14,0 Budget 2015 17,8 -14,8 Utfall Apr 15 2,9 -3,5 Prognos 1 2015 17,8 -14,5 -0,5 3,6 3,0 -0,6 3,3 Kommentarer till prognostiserad budgetavvikelse Resultatet per sista april uppgår till – 0,6 mnkr, vilket är helt normalt för perioden. De största intäktsmånaderna är under perioden juni-augusti. Prognosen för 2015 blir enligt budget och det lagda resultatkravet på 3,3 mnkr. Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Arbetet med fjärrvärmeinstallationer pågår enligt plan. Bedömer att investeringsutgiften blir 1,5 mnkr. Investeringsredovisning Mnkr Ack utfall tom 2015-04-30 Budget 2015 Prognos 2015 Total ram Total prognos Fjärrvärme 0,0 2,0 1,5 1,5 1,5 Summa utgifter 0,0 2,0 1,5 1,5 1,5 Sally Sundin enhetschef Sida 25 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Lokal & Bostad Enheten består av lokalsamordning, bostadsrätter, bostadsanpassning och hyror. Verksamheten hittills under året Verksamheten har utökats med fem nya bostadsrätter som inköpts och kommer att användas till flyktingmottagande, en målsättning är att vi under året ska utöka vårt bestånd med ytterligare fem lägenheter för samma ändamål Vi lägger ner mycket kraft och arbete på att ordna lägenheter för flyktingboende och bygger just nu om en lokal på Öneslingan tillsammans med Diös som ska användas till ett nytt HVB-hem för ensamkommande flyktingbarn Vi har också påbörjat projekteringen av ytterligare ett boende för att klara våra åtagande gentemot Migrationsverket. Nils Burman Enhetschef Bedömd utveckling under resten av året Flyktingmottagandet ökar i omfattning, under 2015 kommer det att dubbleras från 275 till 550 personer vilket kräver betydande insatser från vår sida vilket kan innebära att vi behöver utöka personalstyrkan med en person. Genom den ökade invandringen och fler lägenheter i beståndet så kommer även vår omsättning att öka vilket har inneburit att vi skrivet upp vår prognos något EKONOMI Resultaträkning Mnkr (Anslagsfinansierat) Nettointäkter Nettokostnader Kommunbidrag Tilläggsbudget Resultat Utfall Apr 14 0,0 -3,1 3,2 0,0 0,0 Bokslut 2014 0,0 -10,6 9,5 0,0 -1,1 Budget 2015 0,0 -9,6 9,6 0,0 0,0 Utfall Apr 15 0,0 -3,1 3,2 0,0 0,1 Prognos 1 2015 0,0 -9,6 9,6 0,0 0,0 Resultaträkning Mnkr (Intäktsfinansierat) Nettointäkter Nettokostnader Kommunbidrag Tilläggsbudget Resultat, Utfall Apr 14 5,4 -5,0 0,0 0,0 0,4 Bokslut 2014 16,4 -16,1 0,0 0,0 0,3 Budget 2015 12,5 -11,9 0,0 0,0 0,6 Utfall Apr 15 5,6 -5,6 0,0 0,0 0,1 Prognos 1 2015 16,3 -15,7 0,0 0,0 0,6 Kommentarer till prognostiserad budgetavvikelse Resultatet per sista april för den anslagsfinansierade verksamheten 0,1 mnkr och för intäktsfinansierade 0,1 mnkr. Prognosen för båda verksamheter pekar på ett resultat enligt budget. Enheten har fortfarande ökade kostnader för akut underhåll på våra bostadsrätter, dels beroende på att man har tagit över bostadsrätter från Vård och omsorgsnämnden där underhåll och anpassningar varit nödvändiga för att kunna erbjuda nya hyresgäster lägenheterna, samt fått in uppsägningar på lägenheter där totalrenovering har varit nödvändigt, Anslaget för bostadsanpassning ser ut att räcka men det är för tidigt att dra några växlar på det då vi av erfarenhet vet att några kostsamma ärenden räcker för att spräcka budgeten. Vi ser att antal ärenden minskar något mot samma period föregående år så håller den trenden i sig så ser det bra ut. Sida 26 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Investeringarna beräknas till enligt budget. Investeringsredovisning Mnkr Ack utfall tom 2015-04-30 Budget 2015 Prognos 2015 Total ram Total prognos Bostadsrätter 0,8 5,0 5,0 5,0 5,0 Summa utgifter 0,8 5,0 5,0 5,0 5,0 Nils Burman Enhetschef Sida 27 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Bygg & Projektering Enheten ansvarar för byggledning, projektering och internkonsultverksamhet. Verksamheten hittills under året Av de utmärkande projekten har bygget av Sporthallen påbörjats under april. Samlokaliseringen för teknisk förvaltning börjar få sin form, projektering pågår. Skidstadions och projektering av storsjö strand löper på enligt tidplan och budget. Gång och cykelvägar har projekterats på olika områden inom kommunen. Melodifestivalen krävde utredning för kraft och elkapacitet, samt att ramavtalsupphandlingen för utomhusarmaturer har gjorts klar under kvartalet. Anneli Frid Tf Enhetschef Enheten har tillhandahållit tjänster och stöttat i förvaltningens externa miljörevision. Under årets första kvartal har vi fått en ny medarbetare som skolats in i arbetet. Vi har även en ungdomsanställd via Navigatorcenter som hjälper oss i projekt och administration. Bedömd utveckling under resten av året Av olika anledningar så kommer enheten att vara några färre personer under sommaren men till hösten är de tillbaka och debiteringsgraden ökar igen. Under sommarmånaderna så kommer den att vara lägre än vanligt. Antalet projekt som enheten är delaktiga i är inget som oroar oss. EKONOMI Resultaträkning Mnkr Nettointäkter Nettokostnader Resultat, Utfall Apr 14 2,1 -1,8 Bokslut 2014 5,8 -5,3 Budget 2015 6,0 -5,5 Utfall Apr 15 1,8 -1,8 Prognos 1 2015 5,2 -5,0 0,3 0,5 0,5 0,1 0,2 Kommentarer till prognostiserad budgetavvikelse Resultatet per sista april 0,1 mnkr och prognosen pekar på ett resultat 0,2 mnkr. Debiteringsgraden är lägre än väntat. Endast två medarbetare har jobbat 100 % från jan-april, övriga deltid, nyanställd etc. Kostnaderna något lägre, men inte i samma omfattning som minskade intäkter Anneli Frid Tf enhetschef Sida 28 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Biogas Enheten driver en biogasmack samt en uppgraderingsanläggning för biogas i Göviken och levererar biogas till kommunens biogasfordon Verksamheten hittills under året Verksamheten har fungerat väl under perioden. En del störningar har förekommit, men det har varit avsevärt mindre än under fjolåret. Analys av måluppfyllelse Verksamheten följer uppgjorda planer, men kräver allt mer resurser. Den arbetstid som läggs på anläggningen kommer att behöva ökas, d.v.s. köpa mer tjänster från reningsverket. Kolbjörn Rydén Enhetschef Vatten Östersund Bedömd utveckling under resten av året Vi kan tvingas köpa in en reservkompressor för att ha i beredskap inför eventuella haverier. Idag har vi möjlighet att få en snabbt på lån från leverantören, men eftersom vi är flera fordonsgasproducenter som utnyttjar denna tjänst så ökar risken att den är upptagen när vi behöver den. Det är en hög kostnad som vi inte räknat med. I övrigt beräknas verksamheten att följa plan. Kommentarer till inkomna synpunkter Under perioden har kommit in två synpunkter på verksamheten. Båda har handlat om felanmälningar i samband med tankning. Under en period gick det långsamt att tanka på en av pumparna, viket berodde på en krånglande ventil. Det åtgärdades så snart vi fick informationen och därefter har inga klagomål inkommit. EKONOMI Resultaträkning Mnkr Nettointäkter Nettokostnader Resultat, Utfall Apr 14 1,5 -1,3 Bokslut 2014 4,4 -4,0 Budget 2015 4,4 -3,1 Utfall Apr 15 1,3 -0,9 Prognos 1 2015 3,9 -3,0 0,2 0,4 1,3 0,4 0,9 Prognostiserade budgetavvikelser, kommentarer Resultatet per sista april 0,4 mnkr och prognosen pekar på ett resultat 0,9 mnkr dvs. något under budget. Både pris och såld volym ligger lägre än motsvarande period 2014; 8 % lägre pris och 8 % lägre volym. Priset följer dieselpriset och så länge det är lågt kommer vi att ha lägre intäkter än planerat. Volymen är ju beroende av våra kunder och vissa stora verkar ha minskat sina inköp. För att kompensera resultattappet kommer vi att hålla igen på underhållet, så länge vi inte ser några risker eller negativa konsekvenser vare sig på kort eller lång sikt. Detta underhåll kommer vi då att tvingas ta igen nästa år. Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Enheten har endast en investering i årets budget och den har inte startat upp ännu. Kolbjörn Rydén Va-chef Sida 29 § 5, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Apriluppföljning Teknisk förvaltning 2015, detalj Teknisk förvaltning uppföljning april 2015 Ledning/Stab Förvaltningens stab består av administrativ chef och nio medarbetare. I staben finns funktioner för ekonomi, ledning och samordning av förvaltningens budget och budgetprocess, prognoser och bokslut, information, miljöledning samt ledningsstöd till förvaltningschef. Enheten ansvarar för utförarstyrelsens administration. Dessutom servas kommunledning och politiker med relevant information av kommungemensamt intresse, t ex ekonomisk uppföljning, mål- och policydokument. Lena Johansson Tf. Administrativ chef Verksamheten hittills under året Verksamheten har följt planen under året. Från och med årsskiftet infördes en ny förvaltningsorganisation och arbetet med organisationsutvecklingen fortsätter för att uppnå effektiv, enhetlig och transparant organisation. Samlokalisering som en del i effektiviseringsarbetet har kommit igång med projektering. Arbetet med processkartläggningar fortsätter. Inom staben och administrationen har man arbetat med interna arbetsrutiner för att tydliggöra och förbättra de administrativa rutinerna som enheterna behöver ha stöd med. Bedömd utveckling under resten av året Verksamheten kommer att följa planen. Hur den fortsatta organisationsutvecklingen kommer att påverka det administrativa arbetet är svårt att i dagsläget bedöma. EKONOMI Resultaträkning Mnkr Nettointäkter Nettokostnader Omorganisation Resultat, Utfall Apr 14 3,6 -3,2 0,4 Bokslut 2014 11,7 -11,1 1,3 1,9 Budget 2015 9,4 -8,9 Utfall Apr 15 3,8 -3,2 0,5 0,5 Prognos 1 2015 13,1 -12,6 1,5 2,0 Prognostiserade budgetavvikelser, kommentarer Stabens resultat uppgår till +0,5 mnkr för första tertialet. Prognosen beräknas bli positiv med 2,0 mnkr, vilket är 1,5 mnkr bättre än budgeterat resultat. Förbättringen är resultatet av effektiviseringar tidigare år med pensionsavgångar samt chefstjänster som inte är återbesatta. Kommentarer till avvikelser i investeringsprojekt Årets investeringar beräknas uppgå till totalt 4,7 mnkr vilket innebär 5,5 mnkr mindre än budgeten på totalt 10,2 mnkr. Investeringsredovisning Mnkr Ack utfall tom 2015-04-30 Budget 2015 Prognos 2015 Total ram Total prognos Teknisk förv samlokalisering Möbler/övriga inventarier 0,0 0,0 10,0 0,2 4,5 0,2 20,0 0,2 20,0 0,2 Summa utgifter 0,0 10,2 4,7 20,2 20,2 Lena Johansson Tf. Administrativ chef Sida 30 § 6, US 2015-06-03 08:30 US: 1063/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-25 1 Dnr 1063-2015 Jorma Putaansuu Utförarstyrelsen Budget 2016 med flerårsplan 2017-2018 - Teknisk förvaltning Teknisk förvaltnings budget 2016 har ett budgeterat resultat på 12.8 miljoner kronor. Förvaltning har tre finansieringsprinciper: taxefinansierade, internt och externt intäktsfinansierad samt anslagsfinansierad verksamhet. Förvaltningens totala investeringsbudget 2016 uppgår till ca 190 miljoner kronor varav den största delen 109 mnkr finns hos Fastighet. Av de 190 mnkr så är det 121 miljoner kronor som är skattefinansierad och 55 miljoner kronor är taxefinansierad. 83 miljoner kronor är investeringsprojekt som kommer på uppdrag genom andra nämnder/förvaltningar. Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2015-05-25 Teknisk förvaltnings detaljbudget per enhet 2016 Teknisk förvaltnings sammandrag budget 2016, blankett 1 Teknisk förvaltnings investeringar 2016 med plan 2017-2018, blankett 2 Teknisk förvaltnings spec av investeringsprojekt 2016 med plan 2017-2018, blankett 3 Förslag till beslut 1. Teknisk förvaltnings förslag till budget 2016 med flerårsplan 2017-2018 godkänns och överlämnas till kommunfullmäktige TEKNISK FÖRVALTNING Örjan Jervidal Förvaltningschef Jorma Putaansuu Administrativ chef Skickas till: Kommunledningsförvaltningen Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-25 1 Dnr 1063-2015 Jorma Putaansuu Utförarstyrelsen Budget 2016 med flerårsplan 2017-2018 - Teknisk förvaltning Teknisk förvaltnings budget 2016 har ett budgeterat resultat på 12.8 miljoner kronor. Förvaltning har tre finansieringsprinciper: taxefinansierade, internt och externt intäktsfinansierad samt anslagsfinansierad verksamhet. Förvaltningens totala investeringsbudget 2016 uppgår till ca 190 miljoner kronor varav den största delen 109 mnkr finns hos Fastighet. Av de 190 mnkr så är det 121 miljoner kronor som är skattefinansierad och 55 miljoner kronor är taxefinansierad. 83 miljoner kronor är investeringsprojekt som kommer på uppdrag genom andra nämnder/förvaltningar. Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2015-05-25 Teknisk förvaltnings detaljbudget per enhet 2016 Teknisk förvaltnings sammandrag budget 2016, blankett 1 Teknisk förvaltnings investeringar 2016 med plan 2017-2018, blankett 2 Teknisk förvaltnings spec av investeringsprojekt 2016 med plan 2017-2018, blankett 3 Förslag till beslut 1. Teknisk förvaltnings förslag till budget 2016 med flerårsplan 2017-2018 godkänns och överlämnas till kommunfullmäktige TEKNISK FÖRVALTNING Örjan Jervidal Förvaltningschef Jorma Putaansuu Administrativ chef Skickas till: Kommunledningsförvaltningen Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, blankett 1 Utförarstyrelsen Budget 2016, plan 2017-2018 Blankett 1 <Datum> Uppdrag I Teknisk förvaltning finns de flesta av kommunens tekniska verksamheter samlade, som till exempel vatten, fastigheter, fritidsanläggningar, renhållning, trafik- och parkanläggningar. Det är många vitt skilda verksamheter, men de är alla av teknisk natur förutom Östersunds camping och Storsjöbadet som är viktiga för besöksnäringen. Förvaltningen har ca 240 tillsvidareanställda medarbetare och har en nettoomsättning på ca 648 miljoner kronor (bokslut 2014). Utveckling och beskrivning verksamheten Våra byggnader ska ha en acceptabel säkerhetsnivå, med hänsyn till bygglagstiftning och Lagen om Skydd mot Olyckor. Alla fastigheter som förvaltas av Teknisk förvaltning/Fastighet inventeras under 2015. Detta arbete sker enligt "Handlingsplan för säkra byggnader - åtgärd - nollställning". Sista steget i processen är att prioritera och åtgärda brister enligt fastställd handlingsplan vilket påbörjas under 2016. I nyckeltalsjämförelseprojektet med samarbetskommunerna i Måttbandet kan man konstatera att Östersund har avsevärt lägre kostnader för byggnader per kommuninnevånare. Hur tolkar man dessa jämförelser? Kan det vara tecken på att det behöver läggas mer medel för underhåll på våra fastigheter? Storsjöbadets stora underhållsbehov löper på enligt projektplan. Under 2015 pågår arbetet med ombyggnationen av badvattenrening till utebadet och utbytet av avfuktningsaggregaten på gamla delen av badet. 2016 fortsätter arbetet med att säkerställa ångspärrens funktion i tak, väggar och byte av fönster. Sektorplan för Vatten och avloppsförsörjning är, förutom lagar och bestämmelser, det viktigaste styrdokument. Den mest angelägna åtgärden i sektorplanen är arbetet med avskiljande barriär i Minnesgärdet. Den kommunala VA-planen, inklusive dagvattenstrategi, beräknas blir klart under 2016. Ny avfallsplan kommer att vara färdig i början av 2016 och en tillfällig lösning för kompostering av matavfall är igång. Senast under 2017 måste det finnas ett hållbart alternativ till behandling av matavfall. Badanläggningen Storsjöbadet kommer att fokusera på utvecklingen av relaxavdelningen, med fokus på innehåll och upplevelser. Campingen anpassar anläggningen för att möta kraven för att fortsätta vara en fyrstjärnig camping. Utbytesplanen för bilar och installation av elektroniska körjournaler i alla person- och lastbilar fortsätter så som arbetet med körteknik för att minska bränsleförbrukningen. Extra fokus kommer att läggas på att höja standarden på grönområden på Frösön och projektledningen av ombyggnationen utav ångaren Thomée slutförs. Bland de viktigaste målen är att säkerställa att snöproduktion och snögaranti för skidstadion fungerar samt att fylla alla våra arenor med arrangemang året runt. Biogasmacken behöver en backuplösning. Gastillgången är önskvärd för att alltid kunna garantera tillgången på gas vilket är nödvändigt om man markant vill öka användandet av gasfordon. Under 2016 ska en besiktning av det mobila gaslagret genomförras och vad det kommer att innebära och kosta är i dagsläget inte klart. Processen med flyktingmottagande har kartlagts. Verksamheten har utökats med ett stort antal flyktingbostäder och att tre nya HVB-hem har tillkommit för ensamkommande flyktingbarn som öppnas nu efter sommaren. Processkartläggningar är en viktig del i förvaltningens utvecklings- och kvalitetsarbete enligt ISOmodellen. Arbetet inriktas till enheternas kärn- och huvudprocesser. De kommer vara en del i förvaltningens organisationsutveckling. Miljö- och säkerhetsarbetet inom förvaltningen kommer att vara ett fokusområde. Samlokalisering är viktigt i förvaltningens effektiviserings- och utvecklingsarbete. Med en sammanhållen förvaltning ser man fördelar genom att samordna resurser och höja både den tekniska och administrativa kompetensen, kortare handläggningstider, mindre resor och bättre förutsättningar för ”vi-känsla”. Pensionsavgångar, kompetensnivå och den psykosociala arbetsmiljön kommer att vara i fokus under de kommande åren. Kränkande särbehandling ska vara stående punkt på arbetsplatsträffar och enheterna får stöd från HR-avdelningen t.ex. med värdegrundspelet. Vid rekrytering av vissa nyckelpersoner och yrkeskategorier ser man idag vissa svårigheter. ETT DEMOKRATISKT HÅLLBART ÖSTERSUND I det demokratiskt hållbara Östersund litar medborgarna på det demokratiska systemet. Medborgarna är engagerade, deltar i samhällsutvecklingen och upplever att de har inflytande. § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, blankett 1 Nämndens mål med tillhörande indikator Medverka i medborgardialoger tillsammans med beställaren. Indikator: [Antal dialoger] ETT SOCIALT HÅLLBART ÖSTERSUND Det socialt hållbara Östersund är öppet, välkomnande och tillgängligt. Medborgarna har förutsättningar för ett hälsosamt och tryggt liv på jämställda och jämlika villkor. Nämndens mål med tillhörande indikator Teknisk förvaltning erbjuder ungdomar praktikplatser. Indikator: [Antal praktikanter] ETT EKOLOGISKT HÅLLBART ÖSTERSUND I det ekologiskt hållbara Östersund är livsmiljön hållbar, tryggt och säker och främjar biologisk mångfald. Östersund är fossilbränslefritt och energieffektivt 2030. Nämndens mål med tillhörande indikator Fossilbränslefri Andel fossilbränslefria fordon i teknisk förvaltnings lätta fordonspark (<3,5 ton) ska år 2016 vara 65 %. Indikator: Andel fossilbränslefria fordon [%] Oljeanvändningen i Fastighets värmepannor ska inte öka 2016 jämfört med 2010. Indikator: [Minskning/Ökning i %] jmf 2010. Energianvändning Fastighet: Energianvändningen per kvadratmeter i våra fastigheter (exkl. Storsjöbadet) skall 2030 vara minst 20 % lägre än år 2010. Energianvändningen per kvadratmeter i våra fastigheter (exkl. Storsjöbadet) ska 2016 vara minst 8 % lägre än år 2010. Indikator: Förändring av användning per kvadratmeter [%] jmf 2010 Fastighet/Storsjöbadet: Storsjöbadet ska minska sin energianvändning per kvadratmeter med minst 17 % till 2030 jämfört med 2013. Storsjöbadet ska minska sin energianvändning per kvadratmeter med minst 4 % till 2016 jämfört med 2013. Indikator: Förändring av användning per kvadratmeter [%] jmf 2013 på Storsjöbadet. Vatten Östersund: 3 Energimängden ska minska med 20 % per m producerat dricksvatten jmf 2010 till 2030. Vatten Östersund ska ha ersatt pumpar i en tryckstegringsstation samt en pumpstation till energisnålare alternativ. Indikator: Antal utbytta pumpar [st] Kemikalier Under 2016 ska fastighet ha en handlingsplan avseende förekomst av farliga kemikalier i 100 % våra skolor och förskolor. Indikator: [%] ETT EKONOMISKT HÅLLBART ÖSTERSUND I det ekonomiskt hållbara Östersund använder vi invånarnas gemensamma resurser på ett ansvarsfullt sätt. Kommunen, tillsammans med näringsliv och omgivande samhälle, skapar förutsättningar för hållbar utveckling. Östersunds kommun är en attraktiv arbetsgivare. Nämndens mål med tillhörande indikator § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, blankett 1 Värdet på SKL:s Hållbart Medarbetarindex (HME) bibehålls eller förbättras jämfört med föregående mätning. Indikator: HME-index Andelen ambassadörer inom förvaltningen ska öka eller bibehålls jämfört med föregående mätning. Indikator: Andelen ambassadörer [%] Den totala andelen kvinnor inom teknisk förvaltning (exkl. LoB, BoP, Camping, Storsjöbadet och Staben) ska öka jämfört med föregående år. Indikator: Andelen kvinnor [%] Sjukfrånvaron ska minska från 2014, [%]. (2014: Kommuntotal 7,3 %, Nämnd 3,5 %) Mål 2016: 3,5 % Antalet gästnätter inom Campingen ska öka under lågsäsongen (1 september – 30 april) Kostnaden för akut underhåll av nämndens/styrelsens egna fastigheter ska inte överstiga 8 kr/kvm/år under 2016. Kostnaden för planerat underhåll av nämndens/styrelsens egna fastigheter ska under 2016 uppgå till minst 111 kr/kvm/år* fördelat på: Planerat underhåll: 105 kr/kvm/år, Myndighetskrav: 6 kr/kvm/år * Exl energimål (21 kr/kvm/år) och fossilbränslefritt (2 kr/kvm/år) ** Utslaget på hela fastighetsbeståndets area Resultat – Indikatorer Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Rikssnitt/ jmf tal/Kkik eller motsv 2014 3 2 0 *) Andel fossilbränslefria lätta fordon [%] 68 62 62 *) Oljeanvändningen [Minskning/Ökning i % jmf 2010] (Fastighet) *) *) *) *) *) *) *) *) *) *) *) *) 1,8 kWh/m3 +/- 0 % 1,7kWh/m3 -5% 1,7 kWh/m3 -5% *) Antal utbytta pumpar [st] (Vatten Östersund) *) *) *) *) Handlingsplan avseende förekomst av farliga kemikalier i skolor och förskolor. [%] (Fastighet) *) *) *) *) *) 77 75 *) 15,8 16,3 16,6 *) 20 24 26 *) *) *) 103 *) Indikatorer fullmäktiges långsiktiga mål som berör nämnden/styrelsen Indikatorer nämndens/styrelsens mål Demokratiskt Antal medborgardialoger [st] Socialt Antal praktikanter [st] Ekologiskt Förändring av energianvändning per kvadratmeter i [% jmf 2010] a (Fastighet exkl Storsjöbadet) Förändring av energianvändning per kvadratmeter [% jmf 2013] på Storsjöbadet (Fastighet & Storsjöbadet) Energianvändning jmf 2010. [kWh/m3 producerat dricksvatten] [%] Ekonomisk Hållbart medarbetarengagemang, [HME-index] Andel kvinnor [%] Andel ambassadörer [%] Fastighet: Planerat underhåll av kommunens egna fastigheter [kr/kvm/år] § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, blankett 1 Fastighet: Akut underhåll av kommunens egna fastigheter [kr/kvm/år] Sjukfrånvaro [%] *) *) 8 *) 3,6 3,6 3,4 *) *) *) *) *) 3 072 3 225 3 395 6 240 1 893 2 045 2 045 2 047 6,7 8,8 8,4 *) 4 437 4 255 4 442 6 556 45 45 46 *) 56 (39) 192 61(44) 182 63(47) 198 Antal gästnätter lågsäsong Övriga indikatorer VA-Kostnad för boende i villa [kr/år] Vanligaste renhållningsavgift en- och tvåfamiljshus [kr/år] Bostadsanpassningsärenden/1000 invånare [antal] Fastighets total kostnad / antalet kommuninvånare [kr/invånare] Hur effektiv är kommunens hantering och återvinning av Hushållsavfall? [%] Hur stor är andelen miljöbilar av kommunens totala antal bilar? (inkl. kommunala bolag) [%] Insamlat hushållsavfall, [kg/invånare] Driftbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Budget 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Anslagsfinansierat / Lokal och bostad Intäkter Kostnader Kommunbidrag Summa -9,6 9,6 0,0 -9,6 9,6 0,0 -9,6 9,6 0,0 -9,6 9,6 0,0 Resultat 0,0 0,0 0,0 0,0 Budget 2015 74,2 -73,7 Budget 2016 79,2 -74,0 Plan 2017 83,6 -77,4 Plan 2018 89,1 -81,2 Förändring rörelsekapital Resultat -0,5 0,0 -5,2 0,0 -6,2 0,0 -7,9 0,0 Taxehöjning i % 5% 6% 6% 7% Återstående rörelsekapital 5,5 10,7 16,9 24,8 Budget 2015 43,2 -43,2 Budget 2016 43,7 -43,7 Plan 2017 44,5 -44,5 Plan 2018 45,3 -45,3 0,0 0,0 0,0 0,0 6% 6% 2% 2% Budget 2015 538,0 -510,2 Budget 2016 539,9 -512,0 Plan 2017 549,0 -521,1 Plan 2018 559,4 -531,5 27,8 27,9 27,9 27,9 Taxefinansierat/Vatten Intäkter Kostnader Taxefinansierat/Renhållning Intäkter Kostnader Kommunbidrag Resultat Taxehöjning i % Intäktsfinansierat Intäkter Kostnader Kommunbidrag Summa *) *) § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, blankett 1 Storsjöbadet underhåll Rådhuset underhåll Resultat -12,0 -2,5 13,3 -15,0 0,0 0,0 12,8 27,8 27,8 Resultat anslags- taxe- och intäktsfinansierat 13,3 12,8 27,8 27,8 Teknisk förvaltning har tre finansieringsprinciper: taxefinansierad, internt- och externt intäktsfinansierad samt anslagsfinansierad verksamhet. De anslagsfinansierade verksamheterna effektiviserar sig genom minskade anslag, de intäktsfinansierade verksamheterna genom resultatkrav och taxefinansierad verksamhet inom ramen för taxan I Teknisk förvaltning/Fastighets resultat för 2016 ingår underhållsåtgärder för Storsjöbadet motsvarande 15 mnkr enligt KF 2013-10-24 § 176. Vatten föreslår en taxehöjning med 6 % enligt den plan som togs fram i samband med budget 2015. Kostnaden för en villa höjs med 18 kr från 291 kr/mån till 309 kr/mån och för en lägenhet med 12 kr från 198 kr/mån till 201 kr/mån. Renhållnings grundavgift för villor, flerbostadshus, fritidshus och verksamheter höjs med ca 3 %. För att ytterligare stimulera till en bättre sortering av de sopor som går till förbränning i Sundsvall och för att finansiera ökade kapitalkostnader för en investering i två nya sopbilar, föreslås en höjning av rörliga avgiften på ca 6 %. Sammantaget höjs avgiften för en normalvilla 81 kr/år vilket motsvarar 3,7 % i höjning. För en lägenhet i ett flerfamiljshus blir den totala höjningen för ett år ca 50 kr, beroende på abonnemang, vilket motsvarar ca 4,1 % Beskrivning av investeringar Förvaltningens totala investeringsbudget 2016 uppgår till ca 190 mnkr varav den största delen 109 mnkr finns hos Fastighet (tabell 2). Av de 190 mnkr så är det 121 mnkr som är skattefinansierad och 55 mnkr är taxefinansierad. 83 mnkr är investeringsprojekt som kommer på uppdrag genom andra nämnder/förvaltningar. Bland Fastighets större investeringsprojekt är det nya förskolor vid Hofvallen samt Remonthagen som är beräknade till en totalinvestering på 42 mnkr vardera. Cirka 20 mnkr är fastighetsrelaterade investeringar som t ex brandlarm, tillgängligheten vid skolor och förskolor, utbyte av samtliga armaturer med kvicksilver. Vatten fortsätter med sina membranfiltsinvesteringar i Minnesgärdet. Investeringsbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Budget Budget Plan Plan 2015 2016 2017 2018 Skattefinansierade investeringar 190,9 109,0 108,1 13,9 Intäktsfinansierade investeringar 2,0 4,0 5,5 1,0 67,0 55,3 171,3 116,1 10,0 10,0 0,0 0,0 269,9 178,3 284,9 131,0 - Varav lagstadgade 0,0 2,7 4,2 2,7 - Varav miljöinvesteringar 5,8 6,2 6,8 2,9 Taxefinansierade investeringar Lönsamma investeringar, Lönsamhetskalkyl bifogas Summa investeringsutgifter Investeringsbudget per enhet mnkr, tabell 2 Enhet Fastighet Vatten Renhållning Gatuenheten Fordonsenheten Budget 2015 180,9 58,1 8,9 2,5 0,0 Budget 2016 97,2 47,8 7,5 1,3 5,2 Plan 2017 99,4 163,3 8,0 0,0 5,2 Plan 2018 5,7 111,1 5,0 0,0 5,2 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, blankett 1 Park och Fritid Arenabyn Camping Lokal- och bostad Ledning/Stab Fordonsgas Totalt 0,5 0,3 2,0 5,0 10,2 1,5 269,9 0,5 1,0 4,0 2,5 10,0 1,3 178,3 0,7 0,3 5,5 2,5 0,0 0,0 284,9 0,5 0,0 1,0 2,5 0,0 0,0 131,0 Ombudgeterade investeringar (mnkr) Budget 2015, tabell 3 Enhet Typ Objekt Teknisk förvaltning Samlokalisering Palmqrantsskolan ombudg Budget 2016 5,5 Fastighet Fjärrvärme Förskola Paviljong Förskola Ombyggnation Personalutrymmen Sörgårdsskolan m fl Remonthagen Östbergsskolan Hofvallen Rådhuset Furulund ombudg ombudg ombudg ombudg ombudg ombudg 2,4 5,0 7,4 20,0 5,0 4,5 Vatten Membranfilter Uppgradering vattenverk Minnesgärde Näs ombudg ombudg 32,0 3,0 Total Summa 84,8 Plan 2017 Plan 2018 0,0 Spec. av investeringsobjekt överstigande 5 Mnkr – Beslutade och pågående projekt Investeringsprojekt över 5 mnkr Furulund – Nytt övningsområde Rådhuset Brunkullans äldreboende Remonthagen förskola Hofvallens förskola Regionförbundet Östberget Storsjöteatern Teknisk förvaltning samlokalisering Membranfilter Minnesgärdet Budget 2015 9,0 7,5 5,0 6,0 25,0 5,0 8,0 10,0 38,0 Budget 2016 Plan 2017 0,0 0,0 8,4 8,8 15,0 0,0 24,0 12,0 15,0 0,0 5,0 0,0 0,0 18,0 10,0 0,0 10,0 129,0 UTFÖRARSTYRELSEN – TEKNISK FÖRVALTNING Nisse Sandqvist, ordförande Örjan Jervidal, förvaltningschef Plan 2018 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 83,0 0,0 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, blankett 2 L:\TF\100-Ledning_Stab\150-Förvaltningsstab\Ekonomi\Budget\2016\Till Klf+Styrelse\Kopia av TF Inv budg_2016-2018 samt ombudg -16 US BUDGET 2016 PLAN 2017-2018 Fin form*) Total budget 2015 inkl omb samt tillk beslut Priorit et Budget 2016 2016 Ansvar Projektbenämning 150 - Förvaltningsstab KOMPL MÖBLER M M ADM STAB S 30 000 30 000 0 Miljöinvestering BRÄNSLEFÖRBRUKNING INOM TF S 200 000 200 000 0 TF SAMLOKALISERING L 15X Gentral Adm Totalt 204X Lokal- och Bostadsenhet BOSTADSRÄTTER S BOSTADSRÄTTER S 204X Lokal- och Bostadsenhet Totalt Prognos 2015 Ombudg 2016 30 000 Plan 2017 30 000 Plan 2018 30 000 10 000 000 4 500 000 5 500 000 10 000 000 10 230 000 4 730 000 5 500 000 10 030 000 30 000 30 000 700 000 700 000 0 2 500 000 2 500 000 2 500 000 2 500 000 2 500 000 2 500 000 1 000 000 4 300 000 4 300 000 0 5 000 000 5 000 000 0 2 000 000 1 500 000 0 208X Camping Miljöinvestering FJÄRRVÄRME I Nytt servicehus 2 I 208X Gamping Totalt 2 000 000 1 500 000 0 1 000 000 1 000 000 3 000 000 4 500 000 4 000 000 5 500 000 5 000 000 4 000 000 5 000 000 2 000 000 1 000 000 212X Fastighetsförvaltning Fastighetsrelaterade KASTALSKOLAN, FJÄRRVÄRME S 1 600 000 0 1 600 000 SÖRGÅRDSSKOLAN, FJÄRRVÄRME S 750 000 0 800 000 LARM S 5 000 000 6 000 000 0 BRANDLARM I SKOLOR VID ÖVERNATTNING S 350 000 0 0 TILLGÄNGLIGHET SKOLOR O FÖRSKOLOR S 5 000 000 2 000 000 0 SOLLIDEN ÅTG FÖR GODKÄND OVK S 1 200 000 200 000 0 Miljöinvestering KONVERTERING OLJEPANNOR S 1 000 000 1 500 000 Lagkrav TILLGÄNGLIGHET DRIFTUTRYMMEN S 700 000 700 000 700 000 Lagkrav VENTILATIONSAGGREGAT OVK S 2 200 000 2 000 000 2 000 000 ELSÄKERHET SKOLOR O FÖRSKOLOR S 1 000 000 500 000 UTBYTE SAMTL ARMATUR MED KVICKSILVER S 2 500 000 SANERING AV INVÄNDIG ISOLERING S 1 500 000 ÅTG LEGIONELLA S 1 000 000 ENERGIMÄTNING ENL LAG S Övr fastigh S MAGIC EYE S Miljöinvestering Lagkrav 1 000 000 1 500 000 1 000 000 1 000 000 1 500 000 1 270 000 1 500 000 1 500 000 0 15 400 000 10 970 000 2 400 000 19 900 000 14 700 000 24 000 000 12 000 000 4 700 000 Barn och utbildning REMONTHAGEN FSK 6 AVD S 6 000 000 1 000 000 5 000 000 SKOLORGANISATIONEN - BRINGÅSEN S 7 500 000 9 500 000 0 0 ANPASSNING GRUNDSÄRSKOLAN S 0 0 OMBYGGN BRISTER I ARB MILJÖN S 8 000 000 1 000 000 REINVESTERIGNAR PRIO 1 S 4 900 000 4 900 000 8 100 000 LÅNGSIKT PLAN VSHANP, ARB MILJÖ MM S VALLA SKOLAN PAVILJONG S 8 100 000 ÖSTBERGSSKOLAN PAVILJONG S 8 100 000 Övr BON S 700 000 10 000 000 7 000 000 0 4 900 000 15 900 000 4 000 000 12 000 000 7 400 000 8 530 000 FÖRSKOLA HOFVALLEN S 25 000 000 5 000 000 20 000 000 DEMOGRAFI FSK SKOLA BRUNFLO S 0 0 0 67 600 000 38 730 000 32 400 000 15 000 000 47 900 000 56 900 000 0 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, blankett 2 L:\TF\100-Ledning_Stab\150-Förvaltningsstab\Ekonomi\Budget\2016\Till Klf+Styrelse\Kopia av TF Inv budg_2016-2018 samt ombudg -16 US BUDGET 2016 PLAN 2017-2018 Ansvar Fin form*) Projektbenämning Total budget 2015 inkl omb samt tillk beslut Prognos 2015 Priorit et Budget 2016 2016 Ombudg 2016 Plan 2018 Plan 2017 Vård och omsorg Kommunstyrelsen BRUNKULLAN UTBYGGNAD S HÄRADSGÅRDEN OMB KÖK S Övr VON S LSS-BOSTAD OPE S OMB RÅDHUSET S 5 000 000 5 000 000 0 15 000 000 3 000 000 2 400 000 3 000 000 3 000 000 0 8 000 000 13 400 000 0 15 000 000 0 7 500 000 2 500 000 5 000 000 8 400 000 8 800 000 7 500 000 2 500 000 5 000 000 8 400 000 8 800 000 0 0 Kultur och fritid SPORTHALLEN S 50 000 000 0 0 STORSJÖTEATERN OM O TILLBYGGN S 8 000 000 2 000 000 0 S 58 000 000 2 000 000 0 0 18 000 000 0 S 1 000 000 1 000 000 0 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 0 1 000 000 1 000 000 1 000 000 0 0 0 18 000 000 Serviceförvaltningen STORKÖKSMODERNISERING Gymnasieförbundet WARGENTINSKOLAN-GYMN BYN Externa S 33 000 000 25 000 000 0 33 000 000 25 000 000 0 4 500 000 FURULUND, NYTT ÖVNINGSOMR S 9 000 000 4 500 000 REGIONFÖRBUNDET S 5 000 000 5 000 000 0 5 000 000 14 000 000 9 500 000 4 500 000 5 000 000 0 0 204 500 000 103 100 000 44 300 000 97 200 000 99 400 000 5 700 000 2 500 000 0 0 0 0 212X Fastighetsförvaltning Totalt 24X Gatuenheten 24X Gatuenheten Totalt LASTBILAR S SKYLIFT S 1 300 000 2 500 000 0 0 1 300 000 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, blankett 2 L:\TF\100-Ledning_Stab\150-Förvaltningsstab\Ekonomi\Budget\2016\Till Klf+Styrelse\Kopia av TF Inv budg_2016-2018 samt ombudg -16 US BUDGET 2016 PLAN 2017-2018 Ansvar Fin form*) Projektbenämning Total budget 2015 inkl omb samt tillk beslut Prognos 2015 Priorit et Budget 2016 2016 Ombudg 2016 Plan 2018 Plan 2017 245X Park o Fritid FORDON S 245X Park o Fritid Totalt 500 000 500 000 0 500 000 700 000 500 000 500 000 500 000 0 500 000 700 000 500 000 0 2 500 000 0 5 200 000 5 200 000 5 200 000 0 2 500 000 0 5 200 000 5 200 000 5 200 000 150 000 150 000 150 000 150 000 0 0 0 0 300 000 300 000 1 000 000 300 000 300 000 300 000 1 000 000 300 000 0 30 000 248X Fordonsenheten FORDON S 245X Fordonsenheten 341X Storsjöbadet ATTRAKTIONER ÄVENTYR RELAXEN S 341X Storsjöbadet Totalt 342X Arenabyn MARKFORDON MED UTRUSTNING S 342X Arenabyn 0 86X Vatten 8600 - Gemensam adm. KOMPL DATORUTR, VA-VERK T 30 000 30 000 KOMPL MÖBLER M M, VA-VERK T 10 000 10 000 10 000 40 000 40 000 40 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 500 000 500 000 0 0 0 CENTRAL DRIFTÖVERVAKNING T SÄKERHETSHÖJ ÅTG (RESERVKRAFT) T SKYDDSOMRÅDE T 400 000 400 000 0 TANDSBYN UV LJUS T 200 000 200 000 0 TANDSBYN, SKYDDSOMRÅDE T 50 000 50 000 0 Kvalitetshöjande MINNESGÄRDET MEMBRANFILTER T 38 000 000 6 000 000 32 000 000 Kvalitetshöjande MINNESGÄRDET, NYTT RÅVATTEN INTAG T 0 0 0 Kvalitetshöjande LIT VATTENVERK UPPGRADERING T 1 000 000 1 000 000 Kvalitetshöjande NÄS VATTENVERK UPPGRADERING T 8 000 000 NÄS+ HÄGGENÅS VATTENSKYDDSOMR T 100 000 ÖVRIGT OSPEC T 8650 - Vattenverk 1 500 000 400 000 400 000 10 000 000 129 000 000 0 1 000 000 4 000 000 5 000 000 3 000 000 8 000 000 100 000 0 50 000 0 0 0 1 000 000 1 000 000 47 750 000 14 250 000 35 000 000 135 950 000 95 500 000 83 000 000 10 000 000 20 400 000 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, blankett 2 L:\TF\100-Ledning_Stab\150-Förvaltningsstab\Ekonomi\Budget\2016\Till Klf+Styrelse\Kopia av TF Inv budg_2016-2018 samt ombudg -16 US BUDGET 2016 PLAN 2017-2018 Ansvar 8605 - Rörnät Fin form*) Projektbenämning PUMPSTATIONER, OMBYGGNAD T LÄNSPUMP T Total budget 2015 inkl omb samt tillk beslut 600 000 Prognos 2015 Priorit et Budget 2016 2016 Ombudg 2016 1 200 000 0 600 000 Plan 2017 600 000 Plan 2018 600 000 500 000 VATTENKIOSKER T 1 000 000 1 000 000 STYRUTRUSTNING, KOMPL T 150 000 150 000 0 100 000 150 000 TRST PUMPAR, EL, RÖR T 500 000 500 000 0 500 000 500 000 500 000 SÄKERHÖJANDE LUCKOR RESERVOARER T 500 000 500 000 0 500 000 500 000 500 000 3 000 000 150 000 LUGNVIKS PST T 0 0 0 Miljöinvestering PUMPBYTEN PST T 0 0 0 250 000 500 000 250 000 Miljöinvestering PUMPBYTEN TRST T 0 0 0 400 000 2 000 000 600 000 Kvalitetshöjande ODENSALA TRST RESERVKRAFT T 0 0 0 Kvalitetshöjande STORSJÖSTRAND PST BEIJERS T 3 000 000 2 700 000 0 ÖVRIGT OSPEC T 8615 - Sanering VA-nätet SANERING AV VA-NÄTET T 0 0 0 4 750 000 5 050 000 0 1 000 000 6 500 000 13 350 000 1 000 000 1 000 000 7 250 000 3 600 000 4 000 000 4 500 000 0 4 500 000 5 000 000 5 500 000 4 000 000 4 500 000 0 4 500 000 5 000 000 5 500 000 1 800 000 500 000 500 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 8615 - Nyanläggning VA HJÄLMTORPET T SÄKERHETSHÖJ ÅTG DAGVATTEN T KV TIGERNA T FRÖSÖVÄGEN 18 T BANGÅRDSGATAN T ALT VATTENFÖRSÖRJ BERGE T ÖVRIGT OSPEC T 3 500 000 30 000 1 500 000 1 500 000 0 1 500 000 1 000 000 1 500 000 1 530 000 0 7 800 000 2 500 000 1 500 000 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, blankett 2 L:\TF\100-Ledning_Stab\150-Förvaltningsstab\Ekonomi\Budget\2016\Till Klf+Styrelse\Kopia av TF Inv budg_2016-2018 samt ombudg -16 US BUDGET 2016 PLAN 2017-2018 Ansvar Fin form*) Projektbenämning Total budget 2015 inkl omb samt tillk beslut Prognos 2015 Priorit et Budget 2016 2016 Ombudg 2016 Plan 2018 Plan 2017 8660 - Avloppsreningsverk Miljöinvestering Kvalitetshöjande GÖVIKEN REJEKTVATTENHANT GÖVIKEN VÄRMEPUMP RÖTSLAM GÖVIKEN SLAMAVVATTNARE LIT, PORTAR BASSÄNGTÄCKNING MM TANDSBYN VÄRME, VENT MM GÖVIKEN DRIVNINGS SKRAPOR GÖVIKEN RENOVERING BYGGNAD GÖVIKEN RÖRGALERI LUFTNING LOCKNE UPPGRADERING LILLSJÖHÖGEN SLAMHANTERING FÅKER RV CONTERHANTERING + PST LABB INVENTARIER ÖVRIGT OSPEC T T T T T T T T T T T T T 86X Vatten Totalt 1 000 000 1 000 000 1 500 000 600 000 250 000 2 000 000 500 000 2 500 000 2 000 000 1 000 000 1 000 000 600 000 3 000 000 1 000 000 12 600 000 1 000 000 5 000 000 1 000 000 100 000 80 000 0 100 000 680 000 0 1 750 000 0 0 0 58 100 000 26 010 000 35 000 000 47 840 000 163 340 000 111 140 000 2 000 000 1 700 000 0 1 800 000 87X Renhållning AVFALLSANLÄGGNINGAR T GASMOTOR GRÄFSÅSEN T 1 800 000 3 000 000 GASDRIVEN SOPBIL T 4 400 000 4 400 000 0 2 200 000 2 200 000 2 200 000 ÅTERVINNINGSCENTRALER T 500 000 1 000 000 0 500 000 1 000 000 1 000 000 KOMPOSTERINGSANLÄGGNING T 2 000 000 1 800 000 0 ÖVRIGT OSPEC T 7 500 000 8 000 000 5 000 000 87X Renhållning Totalt 986X Fordonsgasanläggningen 1 800 000 3 000 000 BIOGASANLÄGGNING S 986X Fordonsgas Totalt Finansieringsform*) S=skattefinansierad, I=intäktsfinansierad, T=taxefinansierad, L=lönsam investering 0 0 0 8 900 000 8 900 000 0 1 500 000 1 500 000 0 1 250 000 1 500 000 1 500 000 0 1 250 000 0 0 293 680 000 154 190 000 84 800 000 178 320 000 284 970 000 131 070 000 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 Blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Verksamhet/Objekt: Campingen Typ av investering: 1. Konvertering från el till fjärrvärme i ca 21 stugor per år. 2. Nytt servicehus Total utgift: 1. ca en miljon/år 2. sju miljoner på två år Fördelning på respektive år: Motivering och beskrivning av projektet: 1. Gör framför allt ur miljösynpunkt 2. För att klara framtida krav för att vara en fyrstjärnig camping Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Avser när hyresgäst äskar investering Driftkostnadskalkyl: Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering Ökade driftkostnader finansieras inom ram Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas Ska alltid göras vid lönsam investering § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Teknisk förvaltning Verksamhet/Objekt: Gatuenheten/Skylift Typ av investering: Intäktsfinansierad, Miljöinvestering Total utgift: 1 300 000 Fördelning på respektive år: Motivering och beskrivning av projektet: Målbild, inriktning, prioritering, koppling till KFs mål, koppling till lagregel etc Vår skylift från 2001 är med råge det äldsta arbetsfordonet i vår maskinpark. Sett från miljö och arbetsmiljösynpunkt så skulle den ha varit utbytt för många år sedan. Den nyttjas ca 1200 timmar per år. Vi jobbar med förnyelse av armaturer på väldigt höga höjder och den nuvarande har inte kapacitet för att på ett effektivt och säkert sätt vara ett tillförlitligt arbetsredskap Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Avser när hyresgäst äskar investering Driftkostnadskalkyl: Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering Ökade driftkostnader finansieras inom ram Xx Eventuella rationaliseringsvinster: Vi säljer vår gamla och ersätter den med en ny som drar mindre bränsle, släpper ut mindre skadliga avgaser och ökar säkerheten för personalen. Lönsamhetskalkyl bifogas Ska alltid göras vid lönsam investering § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: TF Verksamhet/Objekt: Park och Fritid Typ av investering: Mindre arbetsmaskiner Total utgift: 0,9mnkr Fördelning på respektive år: 0,3mnkr/år Motivering och beskrivning av projektet: Mindre arbetsmaskiner för att effektivisera arbetet samt för att förbättra arbetsmiljön Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Avser när hyresgäst äskar investering Driftkostnadskalkyl: Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering Ökade driftkostnader finansieras inom ram Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas Ska alltid göras vid lönsam investering § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Teknisk Förvaltning Verksamhet/Objekt: Fordonsenheten / Maskiner Typ av investering: Övrig skattefinansierad. Total utgift: 15,6 Fördelning på respektive år: 5,2 Motivering och beskrivning av projektet: Målbild, inriktning, prioritering, koppling till KFs mål, koppling till lagregel etc De nuvarande maskinerna som finns på Fordonsenheten ligger efter i utbytesplanen. En normal livslängd på en maskin är 8år. Vi ligger högt över detta värde på de flesta av våra maskiner (se bifogad excel lista). Maskinerna som kommer att bytas ut kommer att säljas och användas som delfinansiering i de nya maskinerna. Vårat mål är att ha en fungerande maskinpark med lite ståtid och inga onödiga reparationskostnader. Utbytesplanen av maskinparken är till för att klara beställarnas krav på miljömål och de uppdrag som beställs. Reparationer kostar mycket pengar på gamla maskiner, samt att vi mister intäkter för uppdraget och på personaltimmars bortfall när maskinerna står på verkstad. Det är dessutom svårt att få tag på delar till gamla maskiner. Arbetsmiljön blir även bättre med nyare maskiner, då komfort och teknik ständigt utvecklas. Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Avser när hyresgäst äskar investering Driftkostnadskalkyl: Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering Underhållskostnaderna på gamla maskiner kommer att ersättas med avskrivningskostnader på nya maskiner. Gör vi inte dessa byten kommer underhållskostnaderna att stiga och vi kommer inte kunna utföra våra uppdrag. Ökade driftkostnader finansieras inom ram xxxx Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas Ska alltid göras vid lönsam investering § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Tekniks förvaltning Verksamhet/Objekt: Östersundsarena/Arenabyn. Typ av investering: Vi har idag ingen traktor att skotta av bandyplanen med så vi behöver en beg. jordbrukstraktor med lastare. Total utgift: 0,5 milj Fördelning på respektive år: Avskrivning i 8 år. Motivering och beskrivning av projektet: Se ovan Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Driftkostnadskalkyl: Som idag. Ökade driftkostnader finansieras inom ram Ja. Eventuella rationaliseringsvinster: Nej. Lönsamhetskalkyl bifogas § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Tekniks förvaltning Verksamhet/Objekt: Östersundsarena/Arenabyn. Typ av investering: Eldragbil för att fasa ut fossildrivna fordon inom Arenabyn. Total utgift: 0,3 milj Fördelning på respektive år: Avskrivning i 5 år. Motivering och beskrivning av projektet: Se ovan Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Driftkostnadskalkyl: Som idag. Ökade driftkostnader finansieras inom ram Ja. Eventuella rationaliseringsvinster: Nej. Lönsamhetskalkyl bifogas § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Tekniks förvaltning Verksamhet/Objekt: Östersundsarena/Arenabyn. Typ av investering: Vi behöver en ny minitraktor/lastare då vår nuvarande är 15år gammal och börjar kosta en del i renovering samt att det snart inte går att få tag på delar till den maskinen. Alltså utbyte av vår nuvarande traktor. Total utgift: 0,5 milj Fördelning på respektive år: Avskrivning i 8 år. Motivering och beskrivning av projektet: Se ovan Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Driftkostnadskalkyl: Som idag. Ökade driftkostnader finansieras inom ram Ja. Eventuella rationaliseringsvinster: Nej. Lönsamhetskalkyl bifogas § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Teknisk förvaltning / Vatten Verksamhet/Objekt: 8605-Rörnät / Bangårdsgatan Typ av investering: Taxefinansierad Total utgift: 1,5 Mkr Fördelning på respektive år: 2016: 1,5 Mkr Motivering och beskrivning av projektet: Anpassning till fastighetsägarens exploatering Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Avser när hyresgäst äskar investering Driftkostnadskalkyl: Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering Ökade driftkostnader finansieras inom ram X Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas Ska alltid göras vid lönsam investering § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Teknisk förvaltning / Vatten Verksamhet/Objekt: 8605-Rörnät / Centralstation Typ av investering: Taxefinansierad Total utgift: 1,8 Mkr Fördelning på respektive år: 2016: 1,8 Mkr Motivering och beskrivning av projektet: Fördröjningsmagasin för att förhindra att dagvatten översvämmar Stationsplan. Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Avser när hyresgäst äskar investering Driftkostnadskalkyl: Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering Ökade driftkostnader finansieras inom ram XX X Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas Ska alltid göras vid lönsam investering § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Teknisk förvaltning / Vatten Verksamhet/Objekt: 8605-Rörnät / VA Hjälmtorpet Typ av investering: Taxefinansierad Total utgift: 3,5 Mkr Fördelning på respektive år: 2016: 3,5 Mkr Motivering och beskrivning av projektet: Utökat verksamhetsområde. Byggande av ledningsnät. Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Avser när hyresgäst äskar investering Driftkostnadskalkyl: Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering Ökade driftkostnader finansieras inom ram XX X Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas Ska alltid göras vid lönsam investering § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Teknisk förvaltning / Vatten Verksamhet/Objekt: 8650-Vattenverk / Lit Vattenverk Typ av investering: Taxefinansierad Total utgift: 5,0 Mkr Fördelning på respektive år: 2016: 1,0 Mkr, 2017: 4,0 Mkr Motivering och beskrivning av projektet: Problem med utfällning av mangan i ledningsnätet, Kunder kan vid vissa tillfällen få missfärgat (svart) vatten. Installation av nytt filter för manganavskiljning vid vattenverket. Enligt ”Plan för Vatten- och avloppsförsörjning. Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Avser när hyresgäst äskar investering Driftkostnadskalkyl: Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering Ökade driftkostnader finansieras inom ram XX X Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas Ska alltid göras vid lönsam investering § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Teknisk förvaltning / Vatten Verksamhet/Objekt: 8605-Rörnät / Lugnvik pumpstation Typ av investering: Taxefinansierad Total utgift: 3,0 Mkr Fördelning på respektive år: 2016: 3,0 Mkr Motivering och beskrivning av projektet: Reinvestering för att ersätta äldre pumpstation från 1966. Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Avser när hyresgäst äskar investering Driftkostnadskalkyl: Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering Ökade driftkostnader finansieras inom ram XX X Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas Ska alltid göras vid lönsam investering § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Teknisk förvaltning / Vatten Verksamhet/Objekt: 8650-Vattenverk / Minnesgärdet Membranfilter Typ av investering: Taxefinansierad Total utgift: 254,0 Mkr Fördelning på respektive år: 2016: 42,0 Mkr, 2017: 129,0 Mkr, 2018: 83,0 Mkr Motivering och beskrivning av projektet: Ombyggnad av vattenverket Minnesgärdet. Installation av en ny avskiljande barriär samt allmän upprustning av befintlig processutrustning. Enligt ”Plan för Vatten- och avloppsförsörjning”. Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Avser när hyresgäst äskar investering Driftkostnadskalkyl: Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering Ökade driftkostnader finansieras inom ram XX X Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas Ska alltid göras vid lönsam investering § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Teknisk förvaltning / Vatten Verksamhet/Objekt: 8650-Vattenverk / Näs Vattenverk Typ av investering: Taxefinansierad Total utgift: 11,0 Mkr Fördelning på respektive år: 2016: 11,0 Mkr Motivering och beskrivning av projektet: Hög temperatur samt färgat vatten sommartid, samt byggnad i behov av upprustning. Installation av membranfilter filter och ny intagsledning. Enligt ”Plan för Vatten- och avloppsförsörjning”. Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Avser när hyresgäst äskar investering Driftkostnadskalkyl: Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering Ökade driftkostnader finansieras inom ram XX X Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas Ska alltid göras vid lönsam investering § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Teknisk förvaltning / Vatten Verksamhet/Objekt: 8605-Rörnät / Sanering av va-nätet Typ av investering: Taxefinansierad Total utgift: 15,0 Mkr Fördelning på respektive år: 2016: 4,5 Mkr, 2017: 5,0 Mkr, 2018: 5,0 Mkr Motivering och beskrivning av projektet: Reinvestering av vatten- och avloppsledningar Enligt ”Plan för Vatten- och avloppsförsörjning”. Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Avser när hyresgäst äskar investering Driftkostnadskalkyl: Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering Ökade driftkostnader finansieras inom ram XX X Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas Ska alltid göras vid lönsam investering § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Teknisk förvaltning / Vatten Verksamhet/Objekt: 8605-Rörnät / Storsjöstrand pumpstation Beijers Typ av investering: Taxefinansierad Total utgift: 6,5 Mkr Fördelning på respektive år: 2016: 6,5 Mkr Motivering och beskrivning av projektet: Anpassning till pågående exploatering av Storsjöstrand. Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Avser när hyresgäst äskar investering Driftkostnadskalkyl: Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering Ökade driftkostnader finansieras inom ram XX X Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas Ska alltid göras vid lönsam investering § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 SPECIFICERING AV INVESTERINGSOBJEKT 2016-2018 Förvaltning: Teknisk förvaltning / Biogas Verksamhet/Objekt: 9860-Biogas Typ av investering: Taxefinansierad Total utgift: 1,25 Mkr Fördelning på respektive år: 2016: 1,25 Mkr Motivering och beskrivning av projektet: Installation av ett nytt högtrycksgaslager för att förbättra driften av högtryckskompressorer. Tekniska förvaltningen har upprättat kalkyl Avser när hyresgäst äskar investering Driftkostnadskalkyl: Här eller separat blad, hänvisa isf. Avser när hyresgäst äskar investering Ökade driftkostnader finansieras inom ram XX X Eventuella rationaliseringsvinster: Lönsamhetskalkyl bifogas Ska alltid göras vid lönsam investering § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förfvaltning, blankett 3 Blankett för Inventering av budgetförutsättningar inför arbetet med budgetdirektiv och ramar 2016-2018 1. Ändrad eller ny lagstiftning ( rangordna alternativen och ange större resursbehov) Kostnader i tkr Endast budgetförutsättningar som är beloppssatta beaktas Vad Tillgänglighet Fastighet driftutrymmen Beskrivning Arbetsmiljö enligt AMV 3 kap §2. När Konvertering av oljepannor för eldning av miljövänligare Fastighet bränsle. För att uppnå målet om att Östersunds kommun ska vara helt fossilbränslefritt till 2030 krävs en satsning för att konvertera befintliga oljepannor för miljövänligare alternativ, eller annat energislag. OVK (Obligatorisk Fastighet VentilationsKontrol) Vi har ett stort antal ventilationsanläggningar som inte blir godkända enl. OVK. Ökade krav på elsäkerhet i skolor/förskolor. Utbyte av alla ojordade eluttag samt installation av Fastighet jordfelsbrytare Enligt genomförd El besiktning har flertalet skolor/förskolor ojordade vägguttag där det krävs jordade uttag, även blandade installation inom samma rum finns. Det sistnämnda är förbjudet sedan 1994. I samband med dessa åtgärder installeras även jordfelsbrytare i byggnader där sådana saknas. Sanering av Fastighet invändig isolering Det har uppmätts svamptillväxt i ventilationsaggregats invändiga isolering. Den fuktiga miljön är en riskfaktor för att så ska ske. Misstanke finns att det är en bidragande orsak till innemiljöproblem. Utbyte av samtliga armaturer med Fastighet kvicksilverlampor.. Kvicksilver lampor ska fasas ut inom EU enligt energieffektiviseringsdirektivet. Därför har ett försäljningsförbud införts fr o m 2015. F n finns ett stort antal kvicksilverlampor på våra fastigheter, företrädesvis som utebelysning. Åtgärd av installationer för att öka skyddet mot tillväxt av Fastighet legionellbakterier. Åtgärder har genomförts i de byggnader som bedöms vara "riskbyggnader". Det är äldreboenden samt sporthallar (duschar). Nästa steg är att gör a åtgärde för att minimera risker i övriga byggnader. Åtgärder som innebär utbyte av blandare, ombyggnad av varmvatten och VVCsystemet. Minskad risk för legionellautbrott i många år framåt Lag (2014:267) energimätn. i Fastighet byggnader Mätning av alla energianvändare i en anläggning Innebär tex separat mätning av alla lgh på våra äldreboenden Enligt plan Utfasningen kan ske succesivt under flera år. Idag finns 10 anläggningar som behöver konverteras. 2 anl. Per år med början 2015. Vi har krav på åtgärder fråm AMV. De accepterar inte att arbetstagare vistas i lokaler med ej godkänd OVK. Därför bör snarast medel skjutas till för åtgärder. Betydande förbättring av inomhusmiljön med friskare hyresgäster i många år framåt Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 700 700 700 1000 1500 1000 2200 2000 2000 1000 500 1500 1500 2500 SUMMA 1000 1000 1000 1500 9 900 8 700 4 700 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Budget 2016 Teknisk förvaltning Teknisk förvaltning är en av sju förvaltningar i Östersunds kommun. Politiskt sorterar förvaltningen från 1 januari 2007 under utförarstyrelsen. I teknisk förvaltning finns de flesta av kommunens tekniska verksamheter samlade, som till exempel vatten, fastigheter, fritidsanläggningar, renhållning, trafik- och parkanläggningar. Det är många vitt skilda verksamheter, men de är alla av teknisk natur förutom Östersunds camping och Storsjöbadet som är viktiga för besöksnäringen. Förvaltningen har ca 240 tillsvidareanställda medarbetare och har en nettoomsättning på ca 648 miljoner kronor (bokslut 2014). Målgrupper Teknisk förvaltning finns till för att på ett effektivt sätt utföra tjänster inom förvaltningens verksamhetsområden som svarar mot kommuninnevånarnas och övriga kunders behov. Värderingar Service Laganda Professionalism Kostnadseffektivitet Ansvarsområden Teknisk förvaltning är organiserad i 11 enheter/ansvarsområden och stab under förvaltningschef 1 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Verksamhetsidé Teknisk förvaltning skall offensivt stimulera till en bra miljö och positiv utveckling av kommunen genom att med hög servicenivå tillgodose kundernas behov och förväntningar. Utveckling och beskrivning av verksamhet Våra byggnader ska ha en acceptabel säkerhetsnivå, med hänsyn till bygglagstiftning och Lagen om Skydd mot Olyckor. Alla fastigheter som förvaltas av Teknisk förvaltning/Fastighet inventeras under 2015. Detta arbete sker enligt "Handlingsplan för säkra byggnader - åtgärd - nollställning". Sista steget i processen är att prioritera och åtgärda brister enligt fastställd handlingsplan vilket påbörjas under 2016. Örjan Jervidal Förvaltningschef I nyckeltalsjämförelseprojektet med samarbetskommunerna i Måttbandet kan man konstatera att Östersund har avsevärt lägre kostnader för byggnader per kommuninnevånare. Hur tolkar man dessa jämförelser? Kan det vara tecken på att det behöver läggas mer medel för underhåll på våra fastigheter? Storsjöbadets stora underhållsbehov löper på enligt projektplan. Under 2015 pågår arbetet med ombyggnationen av badvattenrening till utebadet och utbytet av avfuktningsaggregaten på gamla delen av badet. 2016 fortsätter arbetet med att säkerställa ångspärrens funktion i tak, väggar och byte av fönster. Sektorplan för Vatten och avloppsförsörjning är, förutom lagar och bestämmelser, det viktigaste styrdokument. Den mest angelägna åtgärden i sektorplanen är arbetet med avskiljande barriär i Minnesgärdet. Den kommunala VAplanen, inklusive dagvattenstrategi, beräknas blir klart under 2016. Ny avfallsplan kommer att vara färdig i början av 2016 och en tillfällig lösning för kompostering av matavfall är igång. Senast under 2017 måste det finnas ett hållbart alternativ till behandling av matavfall. Badanläggningen Storsjöbadet kommer att fokusera på utvecklingen av relaxavdelningen, med fokus på innehåll och upplevelser. Campingen anpassar anläggningen för att möta kraven för att fortsätta att vara en fyrstjärnig camping. Utbytesplanen för bilar och installation av elektroniska körjournaler i alla person- och lastbilar fortsätter så som arbetet med körteknik för att minska bränsleförbrukningen. Extra fokus kommer att läggas på att höja standarden på grönområden på Frösön och projektledningen av ombyggnationen utav ångaren Thomée slutförs. Bland de viktigaste målen är att säkerställa att snöproduktion och snögaranti för skidstadion fungerar samt att fylla alla våra arenor med arrangemang året runt. Biogasmacken behöver en backuplösning. Gastillgången är önskvärd för att alltid kunna garantera tillgången på gas vilket är nödvändigt om man markant vill öka användandet av gasfordon. Under 2016 ska en besiktning av det mobila gaslagret genomförras och vad det kommer att innebära och kosta är i dagsläget inte klart. Processen med flyktingmottagande har kartlagts. Verksamheten har utökats med ett stort antal flyktingbostäder och att tre nya HVB-hem har tillkommit för ensamkommande flyktingbarn som öppnas nu efter sommaren. Processkartläggningar är en viktig del i förvaltningens utvecklings- och kvalitetsarbete enligt ISO-modellen. Arbetet inriktas till enheternas kärn- och huvudprocesser. De kommer vara en del i förvaltningens organisationsutveckling. Miljö- och säkerhetsarbetet inom förvaltningen kommer att vara ett fokusområde. Samlokalisering är viktigt i förvaltningens effektiviserings- och utvecklingsarbete. Med en sammanhållen förvaltning ser man fördelar genom att samordna resurser och höja både den tekniska och administrativa kompetensen, kortare handläggningstider, mindre resor och bättre förutsättningar för ”vi-känsla”. Pensionsavgångar, kompetensnivå och den psykosociala arbetsmiljön kommer att vara i fokus under de kommande åren. Kränkande särbehandling ska vara stående punkt på arbetsplatsträffar och enheterna får stöd från HR-avdelningen t.ex. med värdegrundspelet. Vid rekrytering av vissa nyckelpersoner och yrkeskategorier ser man idag vissa svårigheter. ETT DEMOKRATISKT HÅLLBART ÖSTERSUND I det demokratiskt hållbara Östersund litar medborgarna på det demokratiska systemet. Medborgarna är engagerade, deltar i samhällsutvecklingen och upplever att de har inflytande. 2 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Konkretisering av fullmäktiges långsiktiga mål till 2018 Valdeltagande är en indikation på vilken tillit medborgarna har till det demokratiska systemet, därför är målet att det totala valdeltagandet och förstagångsväljarnas valdeltagande ska öka med fyra procentenheter i kommunvalet 2018. Medborgarnas upplevelse av sitt inflytande ska öka, i SCB:s medborgarundersökning ska inflytandeindex vara minst 60 poäng (av 100) år 2018. Nämndens/Styrelsens mål med tillhörande indikator Medverka i medborgardialoger tillsammans med beställaren. Indikator: [Antal dialoger] ETT SOCIALT HÅLLBART ÖSTERSUND Det socialt hållbara Östersund är öppet, välkomnande och tillgängligt. Medborgarna har förutsättningar för ett hälsosamt och tryggt liv på jämställda och jämlika villkor. Konkretisering av fullmäktiges långsiktiga mål till 2020 Grundläggande utbildning är en avgörande faktor för social hållbarhet. En indikation på att den grundläggande utbildningen fungerar är att elever går ut grundskolan med behörighet till gymnasieprogram och att gymnasieelever fullföljer studierna inom rimlig tid. Våra mål är därför att alla elever som går ut grundskolan 2020 är behöriga till något nationellt program på gymnasiet. Eleverna i gymnasieskolan fullföljer studierna och får slutbetyg inom fyra år. År 2020 har ungdomar i Östersunds kommun förbättrad psykisk hälsa. Ungdomarnas tillgång till bostäder och andelen ungdomar i arbete eller utbildning har ökat till år 2020 jämfört med 2015. I ett öppet och välkomnande Östersund trivs alla ungdomar i skolan och ingen medborgare upplever kränkande behandling eller diskriminering. Andel vuxna nyanlända som efter avslutad etablering arbetar eller studerar är minst 50 % år 2020. Medborgarnas syn på kommunen som en attraktiv och bra plats att leva och bo på ökar varje år och är den högsta inom kommungruppen större städer år 2020. (SCB) Medborgare i Östersund ska känna sig trygga. Värdet på medborgarnas upplevelse av trygghet ska till 2020 ha ökat med tio procentenheter i SCB:s medborgarundersökning. Andelen av befolkningen som får försörjningsstöd ska minska med en procentenhet till 2020. Nämndens/Styrelsens mål med tillhörande indikator Teknisk förvaltning erbjuder ungdomar praktikplatser. Indikator: [Antal praktikanter] ETT EKOLOGISKT HÅLLBART ÖSTERSUND I det ekologiskt hållbara Östersund är livsmiljön hållbar, tryggt och säker och främjar biologisk mångfald. Östersund är fossilbränslefritt och energieffektivt 2030. Konkretisering av fullmäktiges långsiktiga mål till 2020 och 2030 De fossila koldioxidutsläppen minskar med 100 % till 2030 och energiförbrukningen minskar med 20 % jämfört med 2010. Planering och genomförande av kommunens verksamheter skapar inte nya miljö- och hälsoproblem eller ökar befintliga. Giftiga kemikalier i förskolor och skolor är utfasade till 2020. Av de livsmedel som kommunen köper in är minst 50 % ekologiskt till 2020. Kommunen skapar förutsättningar för klimatsmarta medborgare. Kommunen är en förebild i arbetet för ekologisk hållbarhet, vilket visar sig i att vi behåller vår miljöcertifiering. Nämndens/Styrelsens mål med tillhörande indikator Fossilbränslefri Andel fossilbränslefria fordon i teknisk förvaltnings lätta fordonspark (<3,5 ton) ska år 2016 vara 65 %. Indikator: Andel fossilbränslefria fordon [%] Fordonsparken på Fastighet ska 2016 bestå av minst 75 % fossilbränslefria fordon. Indikator: Andel fossil3 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 bränslefria fordon [%] Vatten Östersund ska Öka andelen fossilbränslefria lätta fordon till 75 % under 2016. Indikator: Andel fossilbränslefria fordon [%] Om fem år (2020) ska alla personbilar hos Park & Fritid vara utbytta till miljöklassade bilar. Delmål 2016: Vid behov byts till miljöklassad bil. Indikator: Andel fossilbränslefria lätta fordon [%] Andelen fossilbränslefria fordon i Renhållnings lätta fordonspark (<3,5 ton) ska år 2016 vara minst 60 %. Indikator: Andel fossilbränslefria lätta fordon [%] Gatuenheten och Park & Fritid: 75 % av de dieseldrivna fordonen ska drivas med fossilbränslefria EcoparBio under 2016. Indikator: Andel fordon som drivs med Ecopar Bio [%] Oljeanvändningen i Fastighets värmepannor ska inte öka 2016 jämfört med 2010. indikator: [Minskning/Ökning i %] jmf 2010. Energianvändning Fastighet: Energianvändningen per kvadratmeter i våra fastigheter (exkl. Storsjöbadet) skall 2030 vara minst 20 % lägre än år 2010. Energianvändningen per kvadratmeter i våra fastigheter (exkl. Storsjöbadet) ska 2016 vara minst 8 % lägre än år 2010. Indikator: Förändring av användning per kvadratmeter [%] jmf 2010 Fastighet/Storsjöbadet: Storsjöbadet ska minska sin energianvändning per kvadratmeter med minst 17 % till 2030 jämfört med 2013. Storsjöbadet ska minska sin energianvändning per kvadratmeter med minst 4 % till 2016 jämfört med 2013. Indikator: Förändring av användning per kvadratmeter [%] jmf 2013 på Storsjöbadet. Vatten Östersund: Energimängden ska minska med 20 % per m3 producerat dricksvatten jmf 2010 till 2030. Vatten Östersund ska ha ersatt pumpar i en tryckstegringsstation samt en pumpstation till energisnålare alternativ. Indikator: Antal utbytta pumpar [st] Minska antalet bräddningar från spillvattennätet p.g.a. hydraulisk överbelastning jämfört med föregående år. Indikator: [antal/år] Minska andelen odebiterat vatten från dricksvattennätet jämfört med föregående år. Indikator: [%] Kemikalier Under 2016 ska fastighet ha en handlingsplan avseende förekomst av farliga kemikalier i 100 % våra skolor och förskolor. Indikator: [%] Aktiviteter: Renhållning ska, när den tyngre maskin- och fordonsparken förnyas, utreda vilka fossilbränslefria alternativ som kan bli aktuella; exempelvis eldriven kross. Indikator: Utredningen genomförd [ja/nej] Gatuenhetens Fordon/maskiner undviker vi att framföras vid temperaturer under -25°C. Indikator: Antal fordon som framförts under -25°C [st] Personalen ska vara delaktiga i målarbetet genom att mål, måluppföljning samt miljömedvetenhet tas upp till diskussion på arbetsplatsträffar minst fyra gånger per år. Indikator: Diskussionerna genomförda [ja/nej] Bygg och Projektering: Projektanpassade miljömål skall upprättas vid nystart av projekt och delge beställaren för ev påskrift. Indikator: Projektspecifikt mål utformats [ja/Nej] Antal avvikelser från checklistor [antal] Utreda om Gräfsåsen kan bli helt eller delvis självförsörjande av elenergi genom att undersöka hur energin i deponigasen ska utnyttjas samt hitta andra alternativa energikällor som exempelvis solenergi. Indikator: Utredningen genomförd [ja/nej] Fastighet ska installera elmätare i klassrum i tre byggnader. Indikator: Antal byggnader med elmätare i klassrum [st] ETT EKONOMISKT HÅLLBART ÖSTERSUND I det ekonomiskt hållbara Östersund använder vi invånarnas gemensamma resurser på ett ansvarsfullt sätt. Kommunen, tillsammans med näringsliv och omgivande samhälle, skapar förutsättningar för hållbar utveckling. Östersunds kommun är en attraktiv arbetsgivare. Konkretisering av fullmäktiges långsiktiga mål till 2020 År 2020 har 85 % av alla medborgare mellan 20 och 64 år ett arbete. Till 2020 ska vi bli minst 450 personer fler i kommunen varje år och öka antalet gästnätter med minst 9 000 per år. Tillsammans med näringslivet och det omgivande samhället skapar vi förutsättningar för att bygga minst 330 bostäder och för minst 240 nya arbetstillfällen per år. Kommunen planerar samhället utifrån ett hållbarhetsperspektiv, där översiktsplanen anger kommunens viljeinriktning. 4 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Underhållet av kommunens fastigheter och anläggningar sker på ett sätt som behåller värdet på dem. Att kommunen är en attraktiv arbetsgivare innebär att kommunen erbjuder utvecklingsmöjligheter och goda arbetsoch anställningsförhållanden, samt att kommunen präglas av mångfald. Alla medarbetare värderas lika och arbetsmiljön på kommunens arbetsplatser är hälsofrämjande och ger förutsättningar för ett hållbart arbetsliv. Sjukfrånvaron i den kommunala organisationen är högst 4,5 % år 2020. Nämndens/Styrelsens mål med tillhörande indikator Värdet på SKL:s Hållbart Medarbetarindex (HME) bibehålls eller förbättras jämfört med föregående mätning. Indikator: HME-index Andelen ambassadörer inom förvaltningen ska öka eller bibehålls jämfört med föregående mätning. Indikator: Andelen ambassadörer [%] Den totala andelen kvinnor inom teknisk förvaltning (exkl. LoB, BoP, Camping, Storsjöbadet och Staben) ska öka jämfört med föregående år. Indikator: Andelen kvinnor [%] Sjukfrånvaron ska minska från 2014, [%]. (2014: Kommuntotal 7,3 %, Nämnd 3,5 %) Mål 2016: 3,5 % Antalet gästnätter inom Campingen ska öka under lågsäsongen ( 1 september – 30 april) Kostnaden för akut underhåll av nämndens/styrelsens egna fastigheter ska inte överstiga 8 kr/kvm/år under 2016. Kostnaden för planerat underhåll av nämndens/styrelsens egna fastigheter ska under 2016 uppgå till minst 111 kr/kvm/år* fördelat på: Planerat underhåll: 105 kr/kvm/år, Myndighetskrav: 6 kr/kvm/år * Exl energimål (21 kr/kvm/år) och fossilbränslefritt (2 kr/kvm/år) ** Utslaget på hela fastighetsbeståndets area Resultat – Indikatorer Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Rikssnitt/ jmf tal/Kkik eller motsv 2014 3 2 0 *) *) *) *) *) Indikatorer fullmäktiges långsiktiga mål som berör nämnden/styrelsen Indikatorer nämndens/styrelsens mål Demokratiskt Antal medborgardialoger [st] Socialt Antal praktikanter [st] Ekologiskt Andel fossilbränslefria lätta fordon [%] 68 62 62 *) Fastighet 87 71 69 *) Vatten Östersund 71 71 71 *) Gatukontoret (Upphört 2014) 40 40 48 *) Fordonsenheten *) *) *) *) Fritid (Upphört 2014) 33 33 33 *) Park & Fritid *) *) *) *) Renhållningen Andel fordon som drivs med Ecopar Bio [%] (Gatuenheten & Park & Fritid) Oljeanvändningen [Minskning/Ökning i % jmf 2010] (Fastighet) Förändring av energianvändning per kvadratmeter [% jmf 60 60 60 *) *) *) *) *) *) *) *) *) *) *) *) *) 5 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 2010] (Fastighet exkl. Storsjöbadet) Förändring av energianvändning per kvadratmeter [% jmf 2013] på Storsjöbadet (Fastighet & Storsjöbadet) Energianvändning jmf 2010. [kWh/m3 producerat dricksvatten] [%] *) *) *) *) 1,8 kWh/m3 +/- 0 % 1,7kWh/m3 -5% 1,7 kWh/m3 -5% *) *) *) *) *) 126 87 107 *) 22 29 36 *) *) *) *) *) - 77 75 *) 15,8 16,3 16,6 *) 20 24 26 *) *) *) 103 *) *) *) 8 *) 3,6 3,6 3,4 *) *) *) *) *) *) 31 30 *) 3 072 3 225 3 395 6 240 Antal utbytta pumpar [st] (Vatten Östersund) Bräddningar från spillvattennätet p.g.a. hydraulisk överbelastning [antal/år] Andelen odebiterat vatten (läckvatten) från dricksvattennätet jämfört med föregående år. [%] Handlingsplan avseende förekomst av farliga kemikalier i skolor och förskolor. [%] (Fastighet) Ekonomisk Hållbart medarbetarengagemang, [HME-index] Andel kvinnor [%] Andel ambassadörer [%] Planerat underhåll av kommunens egna fastigheter [kr/kvm/år] (Fastighet) Akut underhåll av kommunens egna fastigheter [kr/kvm/år] (Fastighet) Sjukfrånvaro [%] Antal gästnätter lågsäsong (Camping) Övriga indikatorer Färre vattenläckor jämfört med föregående år. [antal/år] VA-Kostnad för boende i villa [kr/år] Färre avloppsstopp jämfört med föregående år [antal/år] *) *) *) *) Vanligaste renhållningsavgift en- och tvåfamiljshus [kr/år] 1 893 2 045 2 045 2 047 Insamlat hushållsavfall, [kg/invånare] Hur effektiv är kommunens hantering och återvinning av Hushållsavfall? [%] Bostadsanpassningsärenden/1000 invånare [antal] Hur stor är andelen miljöbilar av kommunens totala antal bilar? (inkl. kommunala bolag) [%] 192 182 198 *) 45 45 46 *) 6,7 8,8 8,4 *) 56 (39) 61(44) 63(47) *) Ekonomi Driftsredovisning (mnkr) Anslagsfinansierat Lokal- och bostad Resultat Ökat kommunbidrag Resultat Taxefinansierat/ Vatten Vatten Förändring av rörelsekapital Resultat Resultat 2014 Budget 2015 -1,1 -1,1 0,0 0,0 -1,1 0,0 Budget 2016 Intäkter 0,0 Budget 2016 K-bidrag Budget 2016 Kostnader Budget 2016 Resultat Plan 2017 Resultat Plan 2018 Resultat 9,6 -9,6 0,0 0,0 0,0 9,6 -9,6 0,0 0,0 0,0 Resultat Budget Budget Budget Budget Budget Plan Plan 2014 2015 2016 2016 2016 2016 2017 2018 Intäkter K-bidrag Kostnader Resultat Resultat Resultat 1,5 0,5 79,2 -1,5 0,0 -0,5 0,0 79,2 6 0,0 -74,0 5,2 6,2 7,9 -74,0 -5,2 0,0 -6,2 0,0 -7,9 0,0 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 VA-fond den 31/12 Taxefinansierat/ Renhållning Renhållning Resultat Intäktsfinansierat Biogas Bygg & Projektering Camping Fastighet 5,5 24,8 Budget Budget Budget Budget Budget Plan Plan 2014 2015 2016 2016 2016 2016 2017 2018 Intäkter K-bidrag Kostnader Resultat Resultat Resultat 2,4 2,4 0,0 0,0 43,7 43,7 Resultat Budget Budget 2014 2015 0,4 0,5 3,6 -0,1 0,0 Budget -43,7 -43,7 Budget 0,0 0,0 Budget 0,0 0,0 0,0 0,0 Plan Plan 2016 2016 2016 2016 2017 2018 Intäkter Justering Kostnader Resultat Resultat Resultat -15,0 -3,2 -5,6 -15,0 -279,0 1,3 0,5 3,0 -4,1 1,3 0,5 3,0 10,9 1,3 0,5 3,0 10,9 1,3 0,5 3,0 -3,6 4,5 6,1 18,0 289,9 3,4 68,6 -65,4 3,2 3,2 3,2 2,0 1,8 0,5 1,6 1,7 15,3 34,5 25,0 32,5 36,7 -13,3 -32,9 -23,8 -31,0 -35,1 2,0 1,6 1,2 1,5 1,6 2,0 1,6 1,2 1,5 1,6 2,0 1,6 1,2 1,5 1,6 0,3 0,6 12,7 -12,1 0,6 0,6 0,6 1,9 13,6 0,5 13,3 9,5 553,2 -9,0 -525,3 0,5 12,8 0,5 27,8 0,5 27,8 4,8 Fritid (upphört -14) 2,2 Gatuenheten Ledning/stab Resultat 16,9 Resultat Gatukontoret (upphört-14) Renhållning Gräfsåsen Park & Fritid Arenabyn Storsjöbadet Fordonsenheten Lokal och Bostad (Hyror..) 10,7 Se Renh ovan -15,0 Anslags-, taxe och intäktsfinansierat Resultat 2014 Budget 2015 Budget 2016 Intäkter Budget 2016 K-bidrag Budget 2016 Kostnader Budget 2016 Resultat Plan 2017 Resultat Plan 2018 Resultat Totalt förvaltningen 14,9 13,3 676,1 -5,4 -652,6 12,8 27,8 27,8 Teknisk förvaltning har tre finansieringsprinciper: taxefinansierad, internt- och externt intäktsfinansierad samt anslagsfinansierad verksamhet. De anslagsfinansierade verksamheterna effektiviserar sig genom minskade anslag, de intäktsfinansierade verksamheterna genom resultatkrav och taxefinansierad verksamhet inom ramen för taxan I Teknisk förvaltning/Fastighets resultat för 2016 ingår underhållsåtgärder för Storsjöbadet motsvarande 15 mnkr enligt KF 2013-10-24 § 176. Vatten föreslår en taxehöjning med 6 % enligt den plan som togs fram i samband med budget 2015. Kostnaden för en villa höjs med 18 kr från 291 kr/mån till 309 kr/mån och för en lägenhet med 12 kr från 198 kr/mån till 201 kr/mån. Enligt planen höjs taxan från 2016 -2019 med 6-7 % per år, vilket är mer än vad som behövs för att möta driftkostnaderna. Överskottet går till en investeringsfond för membranfilteranläggningen i Minnesgärdet. Fonden kommer successivt att återföras till verksamheten när kostnaderna för investeringen kommer, vilket beräknas bli från och med 2019. Därigenom kan vi undvika drastiska taxehöjningar. Renhållningens grundavgift för villor, flerbostadshus, fritidshus och verksamheter höjs med ca 3 %. För att ytterligare stimulera till en bättre sortering av de sopor som går till förbränning i Sundsvall och för att finansiera ökade kapitalkostnader för en investering i två nya sopbilar, föreslås en höjning av rörliga avgiften på ca 6 %. Sammantaget får detta den effekten att avgiften för en normalvilla höjs med Sammantaget höjs avgiften för en normalvilla 81 kr/år vilket motsvarar 3,7 % i höjning. För en lägenhet i ett flerfamiljshus blir motsvarande höjningen för ett år ca 50 kr, beroende på abonnemang, vilket motsvarar ca 4,1 % 7 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Beskrivning av investeringar Förvaltningens totala investeringsbudget 2016 uppgår till ca 190 mnkr varav den största delen 109 mnkr finns hos Fastighet (tabell 2). Av de 190 mnkr så är det 121 mnkr som är skattefinansierad och 55 mnkr är taxefinansierad. 83 mnkr är investeringsprojekt som kommer på uppdrag genom andra nämnder/förvaltningar. Bland Fastighets större investeringsprojekt är det nya förskolor vid Hofvallen samt Remonthagen som är beräknade till en totalinvestering på 42 mnkr vardera. Cirka 20 mnkr är fastighetsrelaterade investeringar som t ex brandlarm, tillgängligheten vid skolor och förskolor, utbyte av samtliga armaturer med kvicksilver. Vatten fortsätter med sina membranfiltsinvesteringar i Minnesgärdet. Förvaltningens större investeringsprojekt redovisas i tabell 4. Till 2016 så ombudgeteras totalt 91,8 mnkr enligt tabell 3 Investeringsbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr, tabell 1 Budget Budget Plan Plan 2015 2016 2017 2018 Skattefinansierade investeringar 190,9 109,0 108,1 13,9 Intäktsfinansierade investeringar 2,0 4,0 5,5 1,0 67,0 55,3 171,3 116,1 10,0 10,0 0,0 0,0 269,9 178,3 284,9 131,0 - Varav lagstadgade 0,0 2,7 4,2 2,7 - Varav miljöinvesteringar 5,8 6,2 6,8 2,9 Taxefinansierade investeringar Lönsamma investeringar, Lönsamhetskalkyl bifogas Summa investeringsutgifter Investeringsbudget per enhet mnkr, tabell 2 Enhet Fastighet Vatten Renhållning Gatuenheten Fordonsenheten Park och Fritid Arenabyn Camping Lokal- och bostad Ledning/Stab Fordonsgas Totalt Budget 2015 180,9 58,1 8,9 2,5 0,0 0,5 0,3 2,0 5,0 10,2 1,5 269,9 Budget 2016 97,2 47,8 7,5 1,3 5,2 0,5 1,0 4,0 2,5 10,0 1,3 178,3 Plan 2017 99,4 163,3 8,0 0,0 5,2 0,7 0,3 5,5 2,5 0,0 0,0 284,9 Plan 2018 5,7 111,1 5,0 0,0 5,2 0,5 0,0 1,0 2,5 0,0 0,0 131,0 Ombudgeterade investeringar (mnkr) Budget 2015, tabell 3 Enhet Typ Objekt Teknisk förvaltning Samlokalisering Palmqrantsskolan ombudg Budget 2016 5,5 Fastighet Fjärrvärme Förskola Paviljong Förskola Ombyggnation Personalutrymmen Sörgårdsskolan m fl Remonthagen Östbergsskolan Hofvallen Rådhuset Furulund ombudg ombudg ombudg ombudg ombudg ombudg 2,4 5,0 7,4 20,0 5,0 4,5 8 Plan 2017 Plan 2018 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Vatten Membranfilter Uppgradering vattenverk Minnesgärde Näs Total Summa ombudg ombudg 32,0 3,0 84,8 0,0 Spec. av investeringsobjekt överstigande 5 Mnkr – Beslutade och pågående projekt Investeringsprojekt över 5 mnkr Furulund – Nytt övningsområde Rådhuset Brunkullans äldreboende Remonthagen förskola Hofvallens förskola Regionförbundet Österäng Storsjöteatern Teknisk förvaltning samlokalisering Membranfilter Minnesgärdet Budget 2015 9,0 7,5 5,0 6,0 25,0 5,0 8,0 10,0 38,0 9 Budget 2016 Plan 2017 0,0 0,0 8,4 8,8 15,0 0,0 24,0 12,0 15,0 0,0 5,0 0,0 0,0 18,0 10,0 0,0 10,0 129,0 Plan 2018 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 83,0 0,0 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Fastighetsförvaltning Budget 2016 och plan 2017-2018 Uppdrag Fastighet har till uppgift att förse hyresgäster med ändamålsenliga lokaler med god standard till lägsta kostnad. Vår verksamhet riktar sig främst till kommunens egna verksamheter som skola, förskola, äldreboende, förvaltningsbyggnader, badanläggningar, bibliotek, bussterminal m.m. Vi har även externa hyresgäster t ex friskolor, kooperativa dagis, kommunala förbund såsom Gymnasieförbundet och Räddningsförbundet, idrottsföreningar och andra typer av organisationer och kommersiella företag. Jörgen Svensson Tf. enhetschef I vårt uppdrag som fastighetsförvaltare ingår att ha det totala ansvaret av våra förvaltningsobjekt. Det innebär både teknisk och ekonomisk förvaltning. För externt hyrda objekt ingår enbart administrativ förvaltning. Fastighet har idag ca 65 anställda i följande yrkeskategorier: fastighetsskötare, tekniker, ingenjörer, elektriker, snickare, målare, administrativ personal och chefer. Fastighet är en viktig del i kommunens ansikte utåt och vår uppgift är viktig för alla människor som vistas i våra anläggningar. Personalen ser till att de ca 20-25 000 människor som dagligen vistas eller arbetar i ”våra” anläggningar har en trygg, säker och bra arbetsmiljö Utveckling och beskrivning verksamheten Verksamhetens mål på väg mot visionen om ett demokratiskt, socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbart Östersund. Fastighets arbete med att säkerställa våra byggnader till en acceptabel säkerhetsnivå, med hänsyn till bygglagstiftning och Lagen om Skydd mot Olyckor. I projektet ska alla fastigheter som förvaltas av Teknisk förvaltning/Fastighet inventeras under 2015. Fortsättning på detta arbete sker enligt "Handlingsplan för säkra byggnader - åtgärd - nollställning". Sista steget i processen är att prioritera och åtgärda brister enligt fastställd handlingsplan som kommer att påbörjas under 2016. I våra jämförelser av nyckeltal med samarbetskommunerna i Måttbandet är våra kostnader markant lägre i fråga om vad byggnader kostar per kommuninnevånare. Detta anser vi visar att det måste läggas mer medel för underhåll på våra fastigheter Det stora underhållsbehovet för Storsjöbadet löper på enligt projektplanen. Under 2015 så pågår arbeten med ombyggnation av badvattenrening till utebadet samt utbyte av avfuktningsaggregaten på gamla delen av Storsjöbadet. 2016 fortsätter arbetet med att säkerställa ångspärrens funktion i tak och väggar samt byte av fönster. Östersunds kommun kommer under 2016 att gå in i arbetet med komponentavskrivning. Fördelen med komponentavskrivning är att det går att leva upp till rekommendationens krav, att avskrivningen ska spegla komponentens livslängd och ändå använda sig konsekvent av linjär avskrivningsmetod. 2016 fortsätter vi med 2015 års satsning på att lyfta "första intrycket" på våra fastigheter för att vi och våra hyresgäster ska känna att vi har en bra arbetsplats och bra lokaler att bedriva verksamhet på. Fortsätta krav på besparingar kommer dock att medföra svårigheter att bibehålla fastighetsbestånds skick gällande funktionalitet, driftsäkerhet och kapital. Process och kvalitetsarbetet Fastighet kommer att fortsätta arbetet med att behålla certifieringen för Energiledningssystemet ISO 50001 Energiledningssystemet är i hög grad beroende av ett kvalitetsarbete i frågor som inte bara rör energi. Enheten har tagit fram ett antal styrande dokument bland annat inom områdena miljö, arbetsmiljö och kvalitet som inte direkt ingår i energiledningssystemet, men som indirekt har stor betydelse för resultatet av vårt energiarbete. Syftet med Fastighets energiledningssystem är att: Skapa och bibehålla ett strukturerat arbetssätt som säkerställer en effektiv energianvändning i våra byggnader. Tydliggöra vår ”energi-, miljö och kvalitetsprofil” för oss själva och externt Underlätta vårt arbete med att fastställa, följa upp och uppnå tydliga, relevanta och mätbara energimål Aktivt delta i Östersunds kommuns miljöarbete, där flera prioriterade miljöaspekter direkt berör energianvändningen Ständigt förbättra oss genom att höja ribban efterhand Energianvändningen är en miljöaspekt som är mycket viktig för Östersunds kommun och fastighetsenheten. Energiledningssystemet ingår som en del i Östersunds kommuns miljöledningssystem och delar vissa dokument och rutiner. 10 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Samlokalisering Samlokalisering för Teknisk Förvaltning har många vinklingar, en av fördelarna är att vi kommer att kunna hantera frågor från allmänheten som kommer via kundcenter på ett mer hanterligt sätt tack vare närheten för tjänstemän och administrativ personal. Vi på Fastighet ser det dock som angeläget att lösa parkering och logistikfrågorna så att tillgängligheten för kunder, besökande och oss anställda inte försämras gentemot den nuvarande lokalisering som Teknisk förvaltning har. Beskrivning av personalstrategiska frågor Under 2015 har vi en satsning på psykosocial arbetsmiljö och värdegrundsökande insatser som vi kommer att fortsätta under 2016 genom vidare arbete på arbetsplatsträffar, där en stående punkt på träffarna är arbetsmiljö. Vid nyanställningar ser vi svårigheter att rekrytera personal inom fastighetsteknik, byggnadsteknik och ingenjörer. Driftbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Fastighet Nettointäkter Nettokostnader Storsjöbadet underhåll Rådhuset underhåll Resultat Budget 2015 286,3 -275,4 Budget 2016 289,9 -279,0 -12,0 -2,5 -3,6 -15,0 -4,1 Plan 2017 294,8 -283,9 Plan 2018 300,4 -289,5 10,9 10,9 I resultatet för 2016 ingår underhållsåtgärder för Storsjöbadet motsvarande 15 mnkr, KF 2013-10-24 §176. Beskrivning av investeringar Investeringsvolymen beräknas uppgå till 109 mnkr 2016. Nya större projekt som tillkommit i budget 2016 är förskola vid Remonthagen på 24 mnkr, totala investeringsutgiften beräknas till 42 mnkr och är fördelad på tre år 2015-2017. Övriga större investeringsprojekt som pågår och ligger i budget 2016 kan nämnas Hofvallens förskola, utbyggnad av Brunkullans äldreboende. Ombyggnationerna i Rådhuset är i dagsläget svåra att bedöma hur stor investeringsutgiften blir. Cirka 20 mnkr är fastighetsrelaterade investeringar som t ex brandlarm, tillgängligheten vid skolor och förskolor, utbyte av samtliga armaturer med kvicksilver. Inför budget 2016 så begärs ombudgetering på totalt 51,3 mnkr, hur detta fördelar sig på olika objekt redovisas nedan i tabell 2. Investeringsbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Budget Budget Plan Plan 2015 2016 2017 2018 Fastighetsinvesteringar 180,9 97,2 99,4 5,7 Summa utgifter 180,9 97,2 99,4 5,7 Ombudgeterade objekt/förändringar investeringar (mnkr) Budget 2016 Enhet Fastighet Typ Fjärrvärme Förskola Paviljong Förskola Ombyggnation Personalutrymmen Objekt Sörgårdsskolan m fl Remonthagen Östbergsskolan Hofvallen Rådhuset Furulund Total Summa ombudg ombudg ombudg ombudg ombudg ombudg Budget 2016 2,4 5,0 7,4 20,0 5,0 4,5 44,3 Plan 2017 0,0 Plan 2018 0,0 Spec. av investeringsobjekt överstigande 5 Mnkr Investeringsprojekt över 5 mnkr Budget 2015 11 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Furulund – Nytt övningsområde Rådhuset Brunkullans äldreboende Remonthagen förskola Hofvallens förskola Regionförbundet Österäng Storsjöteatern 9,0 7,5 5,0 6,0 25,0 5,0 8,0 Jörgen Svensson Tf. Enhetschef 12 0,0 8,4 15,0 24,0 15,0 5,0 0,0 0,0 8,8 0,0 12,0 0,0 0,0 18,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Gatuenheten Budget 2016 och plan 2017-2018 Uppdrag Gatuenheten ska driva Östersunds kommuns drift och anläggning av gator och infrastruktur i stadsmiljö. Enheten ska ansvara som kommunens utförare av gator samt sälja sina tjänster internt i kommunorganisationen. Vi utför uppdrag som t ex anläggning, väghållning, gatubelysning, beläggning och markrenhållning. Sanerings och nyanläggningsarbeten på VA-nätet på uppdrag av Vatten Östersund. Snöröjning, sandning och sandupptagning på ett stort antal kommunala fastigheter Tore Åberg Enhetschef Utveckling och beskrivning verksamheten 2016 är första året efter vår omorganisation och vi har en fortsatt utmaning i att få rutiner och arbetssätt att fungera ändamålsenligt. Enheten är en intern entreprenör och utför det som våra beställare ger i uppdrag. Gatuenheten deltar i kommunens vision om ett hållbart Östersund genom att tillämpa och arbeta efter riktlinjer och policydokument såsom t.ex. miljö, arbetsmiljö och kvalitetspolicy. Ledorden för oss är Teknisk förvaltnings värderingar: Service, laganda, professionalism och kostnadseffektivitet. Enheten har preciserade miljömål vilka avser att minska utsläpp i luft och vatten. För att nå dessa använder vi oss av akrylatbensin, biogas och tillämpar ECO-driving. Under 2016 kommer vi även att testa med att köra halva fordonsparken på ecopar bio som är ett fossilbränslefritt ersättningsbränsle för diesel. Faller detta ut väl så kan det vara möjligt att Gatuenheten redan år 2017 är nästintill 100 % fossilbränslefria på egna fordon. Enheten ställer samma höga krav på våra inhyrda entreprenörer som på oss själva vad gäller miljökrav på fordon Process och kvalitetsarbetet Under 2015 utfördes en processkartläggning av vinterväghållning. Den visade på ett antal förbättringsområden som vi jobbar löpande med för att effektivisera och kvalitetssäkra. Under 2016 och kommande år så kommer vi att granska hela enheten i syfte att identifiera brister och för att säkerhetsställa att vi har en effektiv och god kvalitet på levererade tjänst/er från skrivbord till utförandet av våra uppdrag. Samlokalisering Den stora utmaningen blir att få ihop logistiken (var ska arbetsfordon, privatfordon, lager, förråd mm rymmas) Men i övrigt så tror jag att vi på tjänstemannanivå kommer att dra stor nytta av att sitta nära våra kollegor från övriga enheter, Samlokaliseringen kommer att reducera antalet möten. Många möten som vi tidigare åkt runt mellan våra olika lokaliseringar för att träffas, kommer nu att lösas redan i fikarummet eller i korridoren Beskrivning av personalstrategiska frågor Vi har flera nyckelpersoner och mer än 120 år sammanlagd tjänstgöringstid som nalkas pension. Det är givetvis en stor utmaning att fylla luckorna efter dessa. Under juli 2015 så anställs ett till produktionsstöd, dennes uppgift är bland annat att säkra inför framtidens kommande pensionsavgångar. Personalen går löpande på kompetensutvecklande utbildningar för att säkerställa fortsatt hög kompetens på respektive områden. Vi har en stående punkt på arbetsplatsträffarna under punkten personal där vi tillsammans pratar om hur man för sig och beter sig gentemot sina arbetskamrater och medmänniskor. Driftbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Gatuenheten Nettointäkter Nettokostnader Resultat Budget 2015 67,8 -64,4 Budget 2016 68,6 -65,4 Plan 2017 69,8 -66,6 Plan 2018 71,1 -67,9 3,4 3,2 3,2 3,2 Beskrivning av investeringar Vår skylift från 2001 är det äldsta arbetsfordonet i vår maskinpark. Sett från miljö- och arbetsmiljösynpunkt så har den överlevt sig själv med många år. Den nyttjas 8 timmar om dagen 40 veckor per år. Vi jobbar med förnyelse av armaturer på höga höjder och den nuvarande har inte full kapacitet för dessa höjder. 13 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Investeringsbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Budget 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Lastbilar Skylift 2,5 0,0 0,0 1,3 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa utgifter 2,5 1,3 0,0 0,0 Tore Åberg Enhetschef 14 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Fordonsenhet Budget 2016 och plan 2017-2018 Uppdrag Fordonsenheten driver Östersunds kommuns fordonstjänster, parkeringsanläggning och verkstad. Enheten är kommunens leverantör av lastbiltjänster, förvaltare/uthyrare av fordon och maskiner och sälja tjänster internt i kommunorganisationen. Linda Åkerlund Enhetschef Utveckling och beskrivning verksamheten • • • • • • • • Enheten administrerar idag 352 personbilar man ser en ökande trend. Uppstart av biltvätt och rekonditionering av personbilar för att säkerställa andrahands värdet. För hanteringen tas hjälp av Mica, bedömer att verksamheten fungerar fullt ut 2016 Under 2014 gjordes en stor utbytesplan för Vård- och omsorgsförvaltningens leasingbilar, där arbetet fortsätter under 2016 Fortsatt växande miljökrav och uppföljningar medför att enheten behöver installera elektroniska körjournaler i alla personbilar och lastbilar för att tillgodose bättre statistik på mätarställningar och bränsleförbrukning. Enheten jobbar aktivt med körteknik för att minska bränsleförbrukningen och byta ut bilar med fossilt bränsle till fossilbränslefria alternativ Enheten upprättar en utbytesplan för maskinparken på tunga fordon och provar alternativa bränslen, t.ex. Biopar plus Enheten startar upp en skadeverksamhet inom verkstaden för att skapa en effektivare hantering och minska kostnaden för bilskadehanteringen. Detta beräknas vara klart under 2016. Enheten jobbar aktivt för att minska mängden miljöfarliga kemikalier i verkstaden Enheten arbetar för att ta fram ett program för praktikanter där ett gott ambassadörskap förmedlas Process och kvalitetsarbetet Enheten planerar att under våren 2016 göra en processkartläggning på verkstaden. Kundundersökningar kommer att genomföras på alla verksamheter med början på Tunga fordon och Verkstad. Samlokalisering Fordonsenheten ser samlokaliseringen som ett tillskott för förvaltningen där vi kan få en effektiv gemensam administration. Beskrivning av personalstrategiska frågor Enheten kommer att samarbeta med HR-avdelningen om den psykosociala arbetsmiljön. Kränkande särbehandling kommer vara en stående punkt på arbetsplatsträffar. Vi kommer att spela värdegrundspelet och arbeta med frågor som kommer upp i samband med spelet. Gällande kompetensförsörjning kommer enheten att upprätta en utbildningsplan under 2016 för att stärka framtida behov för fordonsenheten. Löneläget gör det svårt att rekrytera personal Driftbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Fordonsenheten Nettointäkter Nettokostnader Summa Budget 2015 36,2 -34,5 Budget 2016 36,7 -35,1 Plan 2017 37,3 -35,7 Plan 2018 38,0 -36,4 1,7 1,6 1,6 1,6 Beskrivning av investeringar Enheten har ett stort investeringsbehov när det gäller maskinparken. Detta pga. att utbytesplanen/ investeringsplanen har varit eftersatt i många år. För att klara uppdragen och miljökraven behöver enheten förnya den tunga maskinparken i ett snabbare tempo. Med en äldre maskinpark riskerar man att reparationskostnaderna överstiger värdet på maskinen. 15 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Investeringsbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Budget 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Fordon 0,0 5,2 5,2 5,2 Summa utgifter 0,0 5,2 5,2 5,2 Linda Åkerlund Enhetschef 16 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Park och Fritid Budget 2016 och plan 2017-2018 Uppdrag Enheten Park och Fritid ska driva Östersunds kommuns parker och idrottsplatser. Enheten ska ansvara som kommunens utförare av park och idrottsplatser samt anläggningar som Gustavberg och Ladängen. Enheten ska sälja sina tjänster internt i kommunorganisationen. Ulf Löfvenberg Enhetschef Utveckling och beskrivning verksamheten Enheten har två stora beställare Miljö och samhällsnämnden och Kultur och fritidsnämnden. Några större uppdrag som enheten har att göra under 2016 är bl a projektledning av ombyggnationen av ångbåten Thomée, upphandling av nya snökanoner till Gustavsbergsbacken, ett extra focus för att höja standarden på de grönområden inom Frösö området samt en stor mängd träd och blomplanteringar runt om i kommunen. Enheten har utmaningar i form av att hitta rätt personalbemanning, rätt kompetens på rätt ställe samt arbeta som en enhet. Använda rätt verktyg och metoder för att uppfylla kommunens satta mål inom alla områden, Ambitionen om möjligt är att ligga steget före våra beställare där vi belyser behoven, och utöka verksamheten, erbjuda kommunens innevånare en inbjudande och aktiv tillvaro och fritid. Process och kvalitetsarbetet Enheten ska försöka genomföra en process kartläggning gällande snötillverkning under hösten 2016. Enheten har infört tidrapportering för fritidssidan som ett led i kvalitetsarbetet för att se hur mycket tid varje anläggning kräver och om ersättningen är rätt. Enheten följer upp de kundärenden som kommer till oss för att om möjligt se vart man kan behöva bli bättre samt att dessa diskuteras även på arbetsplatsträffar. Samlokalisering Förhoppningen är att det blir en effektiv administration där vi på Teknisk förvaltning får kortare handläggningstider och att det med en samlad kunskap och erfarenheter på samma plats gör att vi kan lösa uppgifter effektivare. Beskrivning av personalstrategiska frågor Kränkande särbehandling är en stående punkt på APT där vi diskuterar och informerar om hur man ska uppträda mot varandra och andra. Enheten kommer till hösten att använda den mall som område HR jobbar fram nu under sommaren. Enheten ska även göra en analys och handlingsplaner efter organisationsenkät om det framkommer något som pekar mot att någon känner sig kränkt. Personliga utbildningsplaner skall upprättas för fast anställd personal. Varje år ska liftpersonalen genomgå en säkerhetsutbildning för att vara uppdaterade på nya lagar och regler samt hur man arbetar vid en skidanläggning. Vi ska få till stånd ett erfarenhetsutbyte vid specifika träffar med andra aktörer inom samma arbetsområden samt närvara vid seminarium som berör vår verksamhet. Ett av produktionsstöden går i pension kommer en nyanställning att ske i början av året samt att vi ska utbilda minst en ny maskinförare(pistmaskin) Driftbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Park & Fritid Nettointäkter Nettokostnader Resultat Budget 2015 34,1 -32,3 Budget 2016 34,5 -32,9 Plan 2017 35,1 -33,5 Plan 2018 35,8 -34,2 1,8 1,6 1,6 1,6 Beskrivning av investeringar Vi har ett behov av att uppgradera fordon/maskinparken med en ny slaghack och en fyrhjuling för att kunna sköta uppdraget effektivare. 17 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Investeringsbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Budget 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Fordon o utrustning 0,5 0,5 0,7 0,5 Summa utgifter 0,5 0,5 0,7 0,5 Ulf Löfvenberg Enhetschef 18 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Storsjöbadet Budget 2016 och plan 2017-2018 Uppdrag På uppdrag av Kultur- och fritidsnämnden sköter Storsjöbadet driften av Östersunds kommuns badanläggningar och ansvarar som kommunens utförare av badaktivitet. I enheten ingår Storsjöbadet, Brunflobadet, Östbergsbadet och Litsbadet. Äventyrsbadet Storsjöbadet är kommunens mest besökta turistanläggning med 260 000 årliga besökande och därmed en viktig del av kommunens tillväxt. Malin Bystedt Tf. enhetschef Utveckling och beskrivning verksamheten Vi hoppas att Kultur- och fritidsnämnden under 2016 kommer att påbörja ett nytt utvecklingsarbete av anläggningen på Storsjöbadet, speciellt gällande attraktioner och uteområdet. Verksamheten kommer i första hand att fokusera på utvecklingen av relaxavdelningen, med fokus på innehåll och upplevelser. På de andra badanläggningarna kommer vi att arbeta med flera aktiviteter under skollov. En stor utmaning under 2016 kommer även att bli hur enheten kommer att kunna möta upp skolans utökade behov av simundervisning. Process och kvalitetsarbetet Verksamheten planerar inga processkartläggningar 2016. Samlokalisering Verksamheten berörs ej. Beskrivning av personalstrategiska frågor Enheten kommer att ta hjälp av område HR för fortsatt arbete gällande den psykosociala arbetsmiljön, en handlingsplan kommer att upprättas. Ämnet kommer även att tas upp som en stående punkt på våra arbetsplatsträffar. Vår personal utbildas kontinuerligt. Ett par medarbetare är utbildare inom vissa områden vilket betyder att vi själva kan utbilda våra anställda. Driftbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Storsjöbadet Nettointäkter Nettokostnader Summa Budget 2015 32,1 -30,5 Budget 2016 32,5 -31,0 Plan 2017 33,1 -31,6 Plan 2018 33,7 -32,2 1,6 1,5 1,5 1,5 Beskrivning av investeringar Inga investeringar är inplanerade. Malin Bystedt Tf. enhetschef 19 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Arenabyn Budget 2016 och plan 2017-2018 Uppdrag Enheten Arenabyn ska driva Östersunds kommuns sport- och evenemangsarenor och ansvara som kommunens utförare av idrottsanläggningar. Anläggningar som Östersund arena, Östersunds skidstadion, Sporthallen, Hofvallen och Jämtkraft arena ingår i Arenabyn. Detta är sports- och eventsarenor som senaste 10-årsperioden har kommit till eller blivit ombyggd och är en viktig tillväxtfaktor för Östersunds kommun. Mats-Olov Berglund Enhetschef Utveckling och beskrivning verksamheten Verksamhetens mål på väg mot visionen om ett hållbart Östersund är för Arenabyn följande; Vår vision; Vi ska vara en attraktiv miljö för kommunens medborgare, nyttjare av våra Arenor samt personal i form av att vara en god arbetsgivare. Personalens arbete ska genomsyras av engagemang, ordning och reda, ärlighet och miljömedvetenhet. Arenorna ska utgöra en del av kommunens totala utbud av fritidsaktiviteter och vara en resurs för friskvård och hälsa, som exempelvis olika typer av arrangemang. Verksamheten bedrivs efter de mål som kommunstyrelsen samt kultur och fritidsförvaltningen anger. Det finns en fastställd plan för idrott, motion och rekreation som skall följas. Arenorna skall präglas av öppenhet, bra service och trivsel. Sporthallen kommer att bli den första Arenan som blir HBTQ certifierad under 2016. Vi ska bjuda in till brukarråd 2g/år på respektive Arena. Enheten står idag inför en massa utmaningar och möjligheter såsom exempelvis: Att fylla alla våra Arenor med arrangemang året runt Snöproduktion och säkerställande av snögaranti för skidstadion Kort och långsiktigt underhåll på alla anläggningar Samordning av driftssystem och driftspersonal på alla anläggningar Bandyplanen på Östersundsarena Ombyggnationer av Sporthallen fram till nov 2016 Ombyggnadsplaner inför VM 2019 på Skidstadion. Process och kvalitetsarbetet Vi har för avsikt att påbörja en processkartläggning om snöproduktion under hösten 2016. Detta för att kunna förbättra och effektivisera snöhanteringen på Skidstadion. Vi kommer också att fortsätta arbetet med PEAK INNOVATION efter Snökonferensen som hölls i Östersund 2015. Vi bearbetar inkomna synpunkter om förbättringar utifrån relevans och hittar åtgärdsförslag som kultur och fritidsförvaltningen tycker är lämplig. Vi har idag inga egna servicedeklarationer men Kultur och fritidsförvaltningen håller på att ta fram dom till oss. 2016 kommer det att finnas en färdig för Skidstadion. Samlokalisering Samlokaliseringen kommer inte att ha så stor effekt på Arenabyn då vi kommer att sitta kvar på Östersundsarena. Det kommer dock att bli mycket enklare för oss att ha alla enheter på tekniskförvaltning på samma ställe, bara en arbetsplats att besöka men man kan få en massa saker uträttade vid ett besök. Beskrivning av personalstrategiska frågor Ett större arbete görs nu för att se över den psykosociala arbetsmiljö inom Teknisk förvaltning och som vi kommer att införa hos oss när det är klart. Sen jobbar vi med följande upplägg för att säkerställa psykosocial arbetsmiljö, samverkansgrupp, skyddskommitté och de personalpolitiska målen; Personalmöten på respektive Arena10 ggr/år Arbetsplatsmöten med hela personalgruppen 4 ggr/år där vi även ibland bjuder in föreläsare som är relevanta Medarbetarsamtal 1 ggr/år, lönesamtal 1 ggr/år Under 2016 skall vi påbörja en metodik för arbetsrotation inom Arenabyn, så att man kan jobba på flera av våra Arenor. Det innebär att vi lär av varandra samt får en "vi" känsla inom Arenabyn. Vi jobbar med löpande utbildning av våra medarbetare för att alla skall få den kompetens som är relevant för sina arbetsuppgifter. Alla kommer under 2016 att få en personlig utbildningsplan inom sitt yrkesområde. Vi ser att vi då kan behålla vår personal och då slipper jobba med kompetensförsörjning hela tiden, som också är väldigt dyrt. Vi tycker att kunskap inte är tungt att bära! 20 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Jag anser att alla är nyckelpersoner hos oss och därför skall alla få samma förutsättningar. Eftersom vi har brist på kvinnor. Driftbudget/plan (2015 års prisnivå) Mnkr Arenabyn Nettointäkter Nettokostnader Summa Budget Budget Plan Plan 2015 16,3 -15,8 2016 25,0 -23,8 2017 25,4 -24,2 2018 25,9 -24,7 0,5 1,2 1,2 1,2 Beskrivning av investeringar Vi behöver en ny mini traktor/lastare då vår nuvarande är 15år gammal och börjar kosta en del i renovering, den går ej att få tag på delar till. Vi har idag ingen större traktor för snöröjning av bandyplanen utan måste låna från olika håll. Detta gör att vi inte kan säkerställa att planen skottas vid snöfall så att den går att hyra ut. Eldragbil för skötsel av Arenorna, för att komma ifrån fossildrivna fordon så långt det går. Investeringsbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Budget 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Fordon 0,3 1,0 0,3 0,3 Summa utgifter 0,3 1,0 0,3 0,3 Mats-Olov Berglund Enhetschef 21 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Vatten Budget 2016 och plan 2017-2018 Uppdrag Enheten levererar vatten till, driver och underhåller ledningsnät och tar hand om avloppsvatten från ca 52000 anslutna abonnenter, samt allmänna platser. I verksamheten ingår åtta reningsverk, sju vattenverk, tryckstegringar, reservoarer, pumpstationer, laboratorium, mätarverkstad och ett rörnät uppgående till drygt 97 mil ledningar. Utveckling och beskrivning verksamheten Kolbjörn Rydén Verksamhetens mål på väg mot visionen om ett ekologiskt hållbart Östersund är Enhetschef o Minskad energiförbrukning genom att investera i energisnålare utrustning, t.ex. pumpar och genom att rensa spillvattenledningar från beläggningar och därigenom minska motståndet i ledningarna. o Ett förbättrat ledningsnät som ger mindre svinn av dricksvatten och inläckage av ovidkommande vatten i spillvattennätet o Öka andelen fossilbränslefria fordon Verksamhetens mål på väg mot visionen om ett ekonomiskt hållbart Östersund är att framstå som en attraktiv arbetsgivare. Det gör vi genom att erbjuda kompetenutveckling till våra medarbetare och att profilera Vatten som organisation. Andelen prover på dricksvattnet som är tjänligt med anmärkning skall minska jämfört med 2011. Sektorplan för Vatten och avloppsförsörjning är, förutom lagar och bestämmelser, vårt viktigaste styrdokument. Arbetet fortsätter med avskiljande barriär i Minnesgärdet. Är viktigaste åtgärden i sektorplanen. Den kommunala VA-planen, inklusive dagvattenstrategi, beräknas blir klart under 2016.. Den blir en konkretisering av sektorplanen. Verksamhetsmålen minskat läckvatten och färre bräddningar från spillvattennätet kvarstår. Förstärkning av personalstyrkan inom projektering//utredning gör att vi kan lägga mera tid på detta under 2016 Fortsatt arbete med dagvattennätet för att förhindra källaröversvämningar Uppgradering av vattenverket i Näs. Skyddsområdet för Minnesgärdet fastställs förmodligen under 2016. Skyddsområden för Näs, Häggenås och Tandsbyn, lämnas in 2015 och förväntas bli fastställda 2016. Vi saknar idag ett IT-stöd för underhåll av våra anläggningar. Under 2016 planerar vi att införa ett underhållssystem för vattenverk, tryckstegringar, reningsverk och pumpstationer. Nödvattenövning kommer att hållas även 2016. Samarbetet inom Kluster Dag och Nät fortsätter. Process och kvalitetsarbetet Enheten har personal som jobbar med kvalitets och miljöfrågor och det arbetet utvecklas hela tiden. Arbetet med processer har hittills varit inriktat på stödprocesserna men ambitionen är att under 2016 att kunna gå djupare in i våra huvudprocesser. Samlokalisering En samlokalisering kommer att ge fördelar framförallt i samverkan med övriga enheter inom TF. Om det dessutom medför att vi kan samlokalisera rörnätspersonalen till Fagerbacken blir effekten ändå större genom att personalplanering underlättas och information kan förmedlas samtidigt till all rörnätspersonal. Vi blir effektivare. Mindre resor för arbetsledningen. Beskrivning av personalstrategiska frågor Kompetensförsörjningen är fortsatt en nyckelfråga. SKY-utbildningen i Sundsvall har hittills inte intresserat personer från vårt närområde i den omfattning vi önskat. Vi sprider information om utbildningen för att öka intresset och bidrar också med att erbjuda praktikplatser. Rekrytering av nyckelkompetens inför kommande pensionering planeras 2016. Senaste medarbetarenkäten gav ett bra utfall men vi har problem med stress och en del medarbetare har svårt hinna med jobbet. För att komma motverka detta jobbar vi med vår planering och ökar även resurserna inom utredning/planering 2015 vilket bör ge utslag 2016. Kränkande särbehandling förkom under 2014 enligt medarbetarenkäten. Information för att förebygga upprepning forsätter kommande år. Driftbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Vatten Nettointäkter Budget Budget Plan Plan 2015 74,2 2016 79,2 2017 83,6 2018 89,1 22 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Nettokostnader Förändring rörelsekapital Resultat -73,7 -74,0 -77,4 -81,2 -0,5 0,0 -5,2 0,0 -6,2 0,0 -7,9 0,0 Taxehöjning 5,0% 6,0% 6,0% 7,0% 0,5 5,5 5,2 10,7 6,2 16,9 7,9 24,8 Till VA-fond 31/12 VA-fond saldo 31/12 För 2016 föreslås en taxehöjning med 6 % enligt den plan som togs fram i samband med budget 2015. Enligt planen höjs taxan från 2016 -2019 med 6-7 % per år, vilket är mer än vad som behövs för att möta driftkostnaderna. Kostnaden för en villa höjs med 18 kr från 291 kr/mån till 309 kr/mån och för en lägenhet med 12 kr från 198 kr/mån till 201 kr/mån. Överskottet går till en investeringsfond för membranfilteranläggningen i Minnesgärdet. Fonden kommer successivt att återföras till verksamheten när kostnaderna för investeringen kommer, vilket beräknas bli från och med 2019. Därigenom kan vi undvika drastiska taxehöjningar. Beskrivning av investeringar Sammanfatta kommentar över vilka investeringar som planeras och varför Investeringen i membranfilter för Minnesgärdet är den största investeringen. Investeringen, som finns med i sektorplanen för Vatten och avlopp, görs dels för att följa Livsmedelsverkets råd om hygieniska barriärer och dels för att förbereda oss inför förväntade effekter av klimatförändringarna. Projektet kommer att slutföras 2018, under förutsättning att vi kan starta upphandlingen under hösten 2015. Kostnaden blir avsevärt högre än ursprungsplanen, beroende både på att den valda tekniken visade sig dyrare än beräknat och att projektet blir mer omfattande eftersom vi samtidigt måste genomföra en upprustning av befintlig process. Membranfilter för vårt andra ytvattenverk, Näs, kommer att slutföras under 2016. Även denna görs med tanke på kommande klimatförändringar, men vi har idag också svårt att klara gränsvärdet för färgtal. Investeringar i rörnätet kommer att vara ovanligt höga beroende på: o Höjda ambitioner för sanering av det gamla ledningsnätet o Nya områden. Storsjö Strand kräver investeringar i vår pumpstation och dagvattenhantering. Prioritera/rangordna investeringarna Membranfilter Minnesgärdet Membranfilter Näs Sanering VA-nätet Pumpstation Storsjö Strand VA-nät Hjälmtorpet Pumpstation Lugnvik Va-nät Bangårdsgatan Dagvatten Frösövägen Lits vattenverk 42,0 mnkr 11,0 mnkr 4,5 mnkr 6,5 mnkr 3,5 mnkr 3,0 mnkr 1,5 mnkr 1,0 mnkr 1,0 mnkr Investeringsbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Budget 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Membranfilter Minnesgärdet Övriga vatteninvesteringar 38,0 20,1 10,0 37,8 129,0 34,3 83,0 28,1 Summa utgifter 58,1 47,8 163,3 111,1 Kolbjörn Rydén Va-chef 23 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Renhållning Budget 2016 och plan 2017-2018 Uppdrag Enheten ansvarar för den kommunala avfallshanteringen. Utveckling och beskrivning verksamheten Verksamhetens mål på väg mot visionen om ett hållbart Östersund är att arbeta för att minska mängden sopor som går till förbränning samt att genom effektiviseringar minska kostnaderna för att samla in hushållssopor. Ola Skarin Enhetschef En tillfällig lösning för vårt matavfall är i gång under 2015. Senast under 2017 måste det finnas ett hållbart alternativ till behandling av matavfall. Det är en stor utmaning att få det till stånd. En ny avfallsplan kommer att vara färdig i början av 2016. Det är ett viktigt arbete som nu påbörjats och nu ligger framför oss. Att se in i framtiden och hitta de bästa lösningarna för avfallshanteringen i vår kommun är fokus i uppdraget. Projektet med att täcka gamla deponin på Gräfsåsen fortsätter under några år framåt. Renhållning fortsätter att använda befintligt inkommande avfall, avloppsslam och aska. Det har visat sig fungera bra tekniskt. Det är ett bra sätt att återanvända avfall och ligger i linje med vår ambition att minska avfallets mängd och farlighet. Under 2015 har arbetet tillsammans med Kundcenter utvecklats och förbättrats för ge våra medborgare bästa möjliga service. Renhållning har fortfarande kvar att hitta ett strukturerat sätt att följa upp och åtgärda återkommande synpunkter. Taxor Det finns inom Renhållning avgiftsfinansierad och intäktsfinansierad verksamhet. Hushållens sophantering finansieras av en taxa som består av grundavgift samt hämtnings- och behandlingsavgift. Tömning och behandling av slam från kommunens enskilda avlopp är också avgiftsfinansierad. Gräfsåsens avfallsanläggning är intäktsfinansierad. Intäkterna från mottagningsavgifterna för avfall in till Gräfsåsen minskade kraftigt under 2014. Eftersom aprilprognosen 2015 visar på en viss återhämtning, kommer mottagningsavgifterna på Gräfsåsen preliminärt att lämnas oförändrade 2016. En höjning av mottagningsavgifterna riskerar att skrämma bort företagen från att lämna sitt avfall på Gräfsåsen. Renhållningstaxan ska finansiera verksamheten, men är också ett viktigt styrmedel för att uppnå en högre grad av sortering och återvinning av soporna. Grundavgiften för villor, flerbostadshus, fritidshus och verksamheter höjs med ca 3%.För att ytterligare stimulera till en bättre sortering av de sopor som går till förbränning i Sundsvall och för att finansiera ökade kapitalkostnader för en investering i två nya sopbilar, föreslås en höjning av rörliga avgiften på ca 6 %. Sammantaget får detta den effekten att avgiften för en normalvilla höjs med 81 kr/år vilket motsvarar 3,7 % i höjning. För en lägenhet i ett flerfamiljshus blir motsvarande höjning för ett år ca 50 kr, beroende på abonnemang, vilket motsvarar ca 4,1 % Insamling av slam från enskilda avlopp sker på entreprenad. En ny entreprenör utför tömningen i fem år framåt. Avgiften för slamtömning lämnas oförändrad inför 2016. Process och kvalitetsarbetet Renhållning har tillsammans med Vatten gjort en processkartläggning av processen ”faktura till kund”. Arbetet med att förbättra och förändra arbetssätt har påbörjats. Det finns ett behov av att se över vårt sätt att lagra information och dokument i våra datorer. Det skulle kunna vara nästa område för processkartläggning. Under 2015 har arbetet tillsammans med Kundcenter utvecklats och förbättrats för ge våra medborgare bästa möjliga service. Renhållning har fortfarande kvar att hitta ett strukturerat sätt att följa upp och åtgärda återkommande synpunkter. Samlokalisering Renhållning ser med stor förväntan fram emot en samlokalisering av teknisk förvaltning. Det kommer då att bli möjligt att samordna resurser och höja både teknisk och administrativ kompetens. Beskrivning av personalstrategiska frågor 24 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Renhållning arbetar med olika fokusområden för varje nytt verksamhetsår. Personalen är indelad i fem smågrupper om 5-7 personer. År 2015 är omvärldsbevakning ett fokusområde. Detta är ett sätt att för personalen lära känna varandra och höja den samlade kompetensen. Inför 2016 är inte fokusområdet bestämt ännu. Under 2016 ska en hälsoprofilbedömning av personalen göras. Driftbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Budget 2015 43,2 -43,2 Budget 2016 43,7 -43,7 Plan 2017 44,5 -44,5 Plan 2018 45,3 -45,3 0,0 0,0 0,0 0,0 Taxehöjning grundavgift Taxehöjning rörlig avgift 6,0% 16,0% 3,0% 6,0% 2,0% 2,0% 2,0% 2,0% Renhållning Intäktsfinansierat Budget 2015 15,1 Budget 2016 15,3 Plan 2017 15,5 Plan 2018 15,8 -13,1 -13,3 -13,5 -13,8 2,0 2,0 2,0 2,0 Renhållning Taxefinansierat Nettointäkter Nettokostnader Resultat Nettointäkter Nettokostnader Resultat Beskrivning av investeringar Hantering av avfall är en fordons- och maskinintensiv verksamhet. Både av arbetsmiljö- och miljöskäl bör maskinparken hålla en god standard. De nya moderna och arbetsmiljöriktiga sopbilar uppfyller kraven . Under 2016 investeras i en ny sopbil, en kostnad på ca 2,2 mnkr. Arbetsmiljön i fordonen är viktig på Gräfsåsens avfallsanläggning. Ett föreläggande om vibrationsmätningar i våra maskiner har kommit från Arbetsmiljöverket. Mätningarna ska utföras under sommaren 2015. Investering i en ny traktor, ca 1,8 mnkr bedöms bli aktuellt 2016. På Gräfsåsen finns också ett krav i vårt tillstånd att förbränna den metangas som fortfarande bildas i den gamla deponin. Det finns en lösning som ger både värme och elektricitet till anläggningen på Gräfsåsen. Enligt en utredning gjord 2014 finns tillräcklig mängd organiskt material i den gamla deponin för att göra en investering i en gasmotorlösning. En investering i fem gasmotorer beräknas kosta ca 3 mnkr som kan ge en eleffekt upp till 35 kW och en värmeeffekt upp till 100 kW. Alternativet är att sätta upp en ny fackla för att bränna av gasen för att minimera metanutsläpp från deponin till luften. Facklan är en betydligt billigare investering, men ger ingen som helst energiåtervinning. För att göra våra tre återvinningscentraler energieffektiva behöver vi investera 0,5 mnkr. Det är belysning och värme samt ett nytt elabonnemang för återvinningscentralen i Odenskog där Jämtkraft måste dra ny kabel till anläggningen. Investeringsbudget/plan (2015 års prisnivå) Mnkr Budget 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Fordon Övriga investeringar 4,4 4,5 2,2 5,3 2,2 5,8 2,2 2,8 Summa utgifter 8,9 7,5 8,0 5,0 Ola Skarin Enhetschef 25 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Camping Budget 2016 och plan 2017 - 2018 Uppdrag Enheten består av Östersunds stugby och camping som är öppen året runt. Anläggningen består av 900 bäddar i rum, stugor och stuglägenheter, samt 254 tält- och husvagnsplatser. 170 av stuglägenheterna disponeras som studentbostäder under perioden september-juni. Utveckling och beskrivning verksamheten Att vara en attraktiv anläggning för studenter och besöksnäringen samt bibehålla fyrstjärniga statusen vad gäller campingverksamheten. Sally Sundin Enhetschef Campingen fortsätter arbetet att anpassa anläggningen för att möta kraven till att vara en fyrstjärnig camping. Underhållsarbetet av stuglägenheter fortsätter enligt plan. Studentuthyrningen är målet är att ha full beläggning. Process och kvalitetsarbetet Arbetet kring processarbetet är påbörjat inom enheten i linje med förvaltningsuppdraget. Enheten arbetar ständigt med förbättringsåtgärder utifrån kundenkäten och kopplingen med Sveriges Campingvärdar Samlokalisering Enheten berörs ej. Beskrivning av personalstrategiska frågor Arbetet kring psykosociala arbetsmiljön är påbörjat inom enheten i linje med förvaltningsuppdraget. Finns behov av kompetensutbildning så tillgodoser enheten detta. Driftbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Camping Nettointäkter Nettokostnader Resultat Budget 2015 17,8 -14,8 Budget 2016 18,0 -15,0 Plan 2017 18,3 -15,3 Plan 2018 18,7 -15,7 3,0 3,0 3,0 3,0 Beskrivning av investeringar Fortsätter utbyggnaden av fjärrvärmen för att nå kommunens miljömål. Fortsätta med etapp 2 för ny serviceanläggning som fördelas på 2 år. Investeringsbudget/plan (2015 års prisnivå) Mnkr Budget 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Fjärrvärme Nytt service hus 2 2,0 0,0 1,0 3,0 1,0 4,5 1,0 0,0 Summa utgifter 2,0 4,0 5,5 1,0 Sally Sundin Enhetschef 26 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Lokal- och Bostadsenhet Budget 2016 och plan 2017 - 2018 Uppdrag Enheten består av lokalsamordning, bostadsrätter, bostadsanpassning och hyror. Utveckling och beskrivning verksamheten Verksamheten har utökats med ett stort antal flyktingbostäder, övrig kommunal verksamhet ökar och vi kommer bland annat att ha tre nya HVB-hem för ensamkommande flyktingbarn att administrera som vi öppnar nu efter sommaren. Sporthallen kommer troligtvis också att bidra till att vår portfölj växer. Nils Burman Enhetschef Bostadsanpassningarna följer samma trend som för övriga landet med kostsammare ärenden och vi ser inget som pekar på någon större förändring under 2016 . Process och kvalitetsarbetet Vi har kartlagt processen med flyktingmottagande, vi håller på med hyresprocessen och det arbetet kommer att fortsätta under 2016 Vi möter den ökade kundmassan genom att optimera verksamheten, vi kommer att förändra hyresbetalningarna på så sätt att de kommer automatkonteras för att komma undan en stor del av det manuella arbetet. Vi övergår även från att göra hyresutskick månadsvis till att skicka hyresavierna kvartalsvis, vilket även minskar vår känslighet för sjukskrivningar, ledighet etc. Samlokalisering Vi ser inte några direkta effekter inför samlokaliseringen eftersom vår största kundmassa inte tillhör TF, men vi ser inte heller någon nackdel med att sitta samlat på ett och samma ställe. Beskrivning av personalstrategiska frågor Vi har en pensionsavgång sista december 2015, det är en handläggare på hyror som slutar efter lång och trogen tjänst. Vi kommer att skola in en ny medarbetare som kommer från integrationsservice som dels ska ersätta pensionsavgången men även förstärka arbetet med flyktingmottagandet. Vi kan behöva förstärka med ytterligare en person då vi idag har fler uppdrag än vad vi haft tidigare, främst genom flyktingmottagandet och även Kultur och fritidsförvaltningens lokalinnehav som vi hanterar. Driftbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Lob Anslagsfinansierat Nettointäkter Nettokostnader Kommunbidrag Resultat Lob Intäktsfinansierat Nettointäkter Nettokostnader Resultat Budget Budget Plan Plan 2015 2016 2017 2018 -9,6 9,6 0,0 -9,6 9,6 0,0 -9,6 9,6 0,0 -9,6 9,6 0,0 Budget 2015 12,5 -11,9 0,6 Budget 2016 12,7 -12,1 0,6 Plan 2017 12,9 -12,3 0,6 Plan 2018 13,1 -12,5 0,6 Beskrivning av investeringar Beroende på hur det ser ut med flyktingmottagandet kan det behövas en utökning av investeringsbudgeten även framöver, det jag ser är att jag behöver köpa in 2 lägenheter på Frösön för Vård- och omsorgsnämndens räkning samt en lägenhet i området runt Tegelbruksplan 27 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Investeringsbudget/plan (2015 års prisnivå) Mnkr Budget 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Bostadsrätter 5,0 2,5 2,5 2,5 Summa utgifter 5,0 2,5 2,5 2,5 Nils Burman Enhetschef 28 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Bygg & Projektering Budget 2016 och plan 2017 - 2018 Uppdrag Projektledning, projektering och internkonsultverksamhet inom bygg, el och markområdet Utveckling och beskrivning verksamheten Verksamhetens mål på väg mot visionen om ett hållbart Östersund är att vara lyhörd för referensgruppers Anneli Frid intressen och professionellt hantera deras åsikter och önskemål mellan projekt och beställare. Tf Enhetschef Ambition/uppdrag i det politiska direktivet riktade till Styrelsen är att utföra tekniska tjänster till kommunens förvaltningar och nämnder på det mest optimala sätt, så kunden kan nyttja det mesta av varje skattekrona. Verksamheten fortgår med projekt som Sporthallsombyggnad, Skidstadion, samlokalisering och Kulturhus. Markingenjörerna projekterar gång och cykelvägar, byggleder infrastruktur i nya exploateringsområden och utreder parkeringsytor. Närmast i framtiden sker omorganisationen som avdelningen ser fram emot. Verksamheten kan utvecklas positivt och motiverande. Effektmålen för verksamheten bör kunna uppfyllas, om organisationsförändringen inte blir för omfattande och beroende på vilka mål den nya enheten får. Inriktningen för personalen är att förbättra och ge sig tid för efterarbete/reflektion i projekten. Process och kvalitetsarbetet Uppföljning och utvärderingar av projektenkäter som görs vid avslutade projekt ska leda oss i rätt riktning på vad vi bör förbättra. Enkäterna görs digitalt och sträcker sig inte bara till våra kunder utan också till andra involverade i projektet – konsulter, entreprenörer, brukare, driftare etc. Enheten sökte kvalitetspriset 2014 och får feedback på åtgärder som ska förbättra kvalitetsarbetet internt. Vår enhet har endast interna kunder varpå kontakten med kundcenter är så gott som obefintligt. Samlokalisering Samlokaliseringen är positiv för enheten. Vi kommer närmare kunder och samarbetsparters inom förvaltningen, även om vi geografiskt också har kunder på Rådhuset. Vi kommer få bättre återkoppling och konsultation inom de områden vi inte har som huvudsyssla. Det kommer att vara positivt att få träffa fler människor. Beskrivning av personalstrategiska frågor Psykosociala arbetsmiljön är bra på enheten enligt medarbetarenkäten. Vi har i samband med förvaltningsdagen lyft frågan och den har även tidigare återkommit på arbetsplatsträffarna. Kompetensförsörjning är tyvärr den post som stryks i samband med besparingskrav pga. den enda post som är påverkningsbar för enheten. Annars försörjer vi kompetensen genom branschinformation, intern och extern utbildning. Framför allt uppdateringar av lagar etc. som vi jobbar mot, och verktyg som underlättar det dagliga arbetet. Vi önskar utöka verksamheten för att få jämnare flöde i ekonomin och inte så känslig. Även på vår enhet ska personalen ha rätt att vara föräldraledig mm utan att det ska påverka de övrigas utveckling. Driftbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Bygg & Projektering Nettointäkter Nettokostnader Resultat Budget 2015 6,0 -5,5 Budget 2016 6,1 -5,6 Plan 2017 6,2 -5,7 Plan 2018 6,3 -5,8 0,5 0,5 0,5 0,5 Anneli Frid Tf Enhetschef 29 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Biogas Budget 2016 och plan 2017 - 2018 Uppdrag Enheten driver en biogasanläggning i Göviken och levererar biogas till kommunens biogasfordon. Utveckling och beskrivning verksamheten Efterfrågan på fordonsgas minskade under början av 2015. Vi utnyttjar idag ca 65 % av den gas som produceras vid reningsverket till, så det finns utrymme för ökning. Efterfrågan är dock ojämn eftersom några stora kunder har stora variationer i sitt behov av gas. Kolbjörn Rydén Enhetschef En backuplösning för gastillgången är också önskvärd för att alltid kunna garantera tillgången på gas vilket är nödvändigt om man markant vill öka användandet av gasfordon. De i sammanhanget små volymer som produceras vid reningsverket räcker inte till för att klara av en väsentlig ökning av antalet gasfordon. Ett tillskott av LNG skulle kompensera för detta. Underhållskostnaderna har ökats något jämfört med 2015 eftersom vi under 2016 ska genomföra en besiktning av det mobila gaslagret. Vad det innebär och vad det kostar är i dagsläget inte klart men beloppen för drift och underhåll har ökats något på grund av detta. Budgeterat resultat 2016 förutsätter en oljeprisökning och därmed en prisökning på vår fordonsgas, eftersom gaspriset idag är kopplat till dieselpriset. Prognoser idag visar att oljepriset kommer att öka med ca 10 % 2016. Process och kvalitetsarbetet Ingen processkartläggning för enheten har planerats. Samlokalisering Ej aktuellt för enheten, ingen personal Beskrivning av personalstrategiska frågor Det finns idag inget rekryteringsbehov men det kan bli aktuellt att ha egen personal vid anläggningen istället för att köpa tjänster från reningsverket om försäljningen ökar kraftigt. Så länge det inte tillförs mera gas utifrån, t.ex. LNG (flytande naturgas), är det knappast aktuellt. Dock kräver anläggningen alltmer resurser, både i det praktiska och administrativa arbetet, vilket i sig kan kräva egen personal alternativt köp av mera tjänster från reningsverket. Driftbudget/plan (2015 års prisnivå) Mnkr Biogas Budget 2015 4,4 -3,1 Nettointäkter Nettokostnader Resultat Budget 2016 4,5 Plan 2017 4,5 Plan 2018 4,6 -3,2 1,3 -3,2 1,3 -3,3 1,3 1,3 Beskrivning av investeringar Utöka högtrycksgaslagret 2016 Investeringsbudget/plan (2015 års prisnivå) Mnkr Budget 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Investeringar 1,5 1,3 0,0 0,0 Summa utgifter 1,5 1,3 0,0 0,0 Kolbjörn Rydén Va-chef 30 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Ledning/Stab Budget 2016 och plan 2017 - 2018 Uppdrag Förvaltningens stab består av administrativ chef och nio heltidstjänster. I staben finns funktioner för ekonomi, ledning och samordning av förvaltningens budgetprocess med budget, prognoser och bokslut, information, miljöledning samt ledningsstöd till förvaltningschef. Enheten ansvarar för utförarstyrelsens administration. Dessutom servas kommunledning och politiker med relevant information av kommungemensamt intresse, t ex ekonomisk uppföljning, mål- och policydokument Lena Johansson Tf Administrativ chef Utveckling och beskrivning av verksamheten Verksamhetens mål på väg mot visionen om ett hållbart Östersund är att Staben ska vara till för förvaltningens enheter och tillhandahålla tjänster inom ekonomi, administration, miljösamordning samt IT. Under 2016 ska Staben kommunicera ut 10 tjänster/funktioner som vi kan tillhandahålla. Från och med årsskiftet infördes en ny förvaltningsorganisation och arbetet med organisationsutvecklingen fortsätter för att uppnå effektiv, enhetlig och transparant organisation. Samlokalisering är en viktig del i effektiviseringsarbetet vilket kommer att innebära närheten till förvaltningens enheter som är Stabens största och viktigaste uppdragsgivare. Inom staben och administrationen har man arbetat med interna arbetsrutiner för att tydliggöra och förbättra de administrativa rutinerna som enheterna behöver ha stöd med. Effektiviseringsarbetet inom förvaltningen fortsätter genom att se över förvaltningens totala administration, möjligheterna för samordning av administrativa funktioner. Process och kvalitetsarbetet Processkartläggningarna inom förvaltningen fortsätter som en del i förvaltningens kvalitetsarbete enligt ISOmodellen. För att kunna genomföra kartläggningarna så har vi ett antal utsedda process stödjare inom Staben som bistår enheterna med kartläggningsarbetet. När det gäller inkomna ärenden som enheterna vill ha utförda så håller vi på att arbeta fram en rutin, testar denna nu på Gatu-, Fordonsenheten samt Park och Fritid. Samlokalisering Ser samlokaliseringen som ett led i förvaltningens effektiviseringsarbetet och förväntningarna inom staben är positiva. Beskrivning av personalstrategiska frågor Enheten arbetar utifrån de personalpolitiska riktlinjer som finns inom förvaltningen. Förvaltningens arbete med den psykosociala arbetsmiljö är påbörjat och staben följer det arbetet med hjälp av HR-avdelningen. Enheten ska tillgodose behovet av kompetens som behövs för att klara arbetsuppgifterna inom staben som efterfrågas inom förvaltningen. Personalmålet är att säkerställa och behålla kompetensen utifrån den framtagna utvecklings-/kompetensplan. Driftbudget/plan (2016 års prisnivå) Mnkr Ledning/Stab Nettointäkter Nettokostnader Resultat Budget 2015 9,4 -8,9 0,5 Budget 2016 9,5 Plan 2017 9,6 Plan 2018 9,8 -9,0 0,5 -9,1 0,5 -9,3 0,5 Beskrivning av investeringar Investeringen för förvaltningens samlokalisering fortsätter även 2016, begär ombudgetering på 5,5 mnkr av årets budget som var 10 mnkr. Totalt beräknas budgetet för 2016 uppgå till 15,5 mnkr. 31 § 6, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Budget 2016 Teknisk förvaltning, detalj Teknisk förvaltning budget 2016 Investeringsbudget/plan (2015 års prisnivå) Mnkr Budget 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Teknisk förv samlokalisering Möbler/övriga inventarier 10,0 0,2 10,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa utgifter 10,2 10,0 0,0 0,0 Lena Johansson Tf Administrativ chef 32 § 7, US 2015-06-03 08:30 US: 1058/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-20 1 Dnr 1058-2015 Jorma Putaansuu Utförarstyrelsen IT-plan 2016 - Teknisk förvaltning I anvisningarna för arbetet med budget och flerårsplan 2016-2017 står att förvaltningarna ska ta fram en IT-plan för 2016. Planen ska redovisa förvaltningens syn på verksamhetsutveckling med hjälp av IT med nämndernas/styrelsernas planer som grund. Kommunstyrelsen har beslutat om en Vision och eStrategi för Östersunds kommun och visionen ska vara en grund för utvecklingsaktiviteterna. Förvaltningarna ska också ta fram de behov/önskemål som man ser av kommungemensam utveckling och syftet är att möjliggöra samordning av strategiska och gemensamma behov. Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2015-05-20 Teknisk förvaltningsaktivitetsplan för 2016 Förslag till beslut Utförarstyrelsen godkänner teknisk förvaltnings IT-plan för 2016. Bakgrund IT-plan är en process med syfte att: identifiera behov, prioritera aktiviteter, tydliggöra ansvar och resursplanera arbetet inom IT-utvecklingen (personer och kostnader) och det gäller både förvaltningens arbete och det arbete som sker gemensamt inom kommunen. IT-planen ska redovisa verksamhetsutveckling med hjälp av IT ur tre olika perspektiv; enklare vardag för privatpersoner och företag, smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet samt högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. Förvaltningens IT-plan beskriver de aktiviteter som har prioriterats inom förvaltningen, men förvaltningen har också lämnat förslag/önskemål om fortsatt kommungemensam utveckling bland annat gällande; etjänsteplattformen med ett antal elektroniska tjänster samt ett införande av ”mina sidor” för ökad service och förbättrad effektivitet för kundspecifika ärenden, utbildning i nyttjande av ny teknik, ex. vis mobiler, surfplattor, - införande och framtagning av dokumenthanteringsplaner för kommunens IT-system inför kommande arbete med e-arkiv. Vi ser också att teknisk förvaltning genomför pilotprojekt för e-arkiv som en god möjlighet att erhålla kunskap och information i arbetet mot ett kommungemensamt e-arkiv. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 7, US 2015-06-03 08:30 US: 1058/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-20 2 Dnr 1058-2015 Prioriteringen av förvaltningarnas kommungemensamma önskemål görs av kommunledningsgruppen. TEKNISK FÖRVALTNING Örjan Jervidal Förvaltningschef Jorma Putaansuu Administrativ chef Skickas till Teknisk förvaltning och Kommunledningsförvaltningen Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 7, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-20 1 Dnr 1058-2015 Jorma Putaansuu Utförarstyrelsen IT-plan 2016 - Teknisk förvaltning I anvisningarna för arbetet med budget och flerårsplan 2016-2017 står att förvaltningarna ska ta fram en IT-plan för 2016. Planen ska redovisa förvaltningens syn på verksamhetsutveckling med hjälp av IT med nämndernas/styrelsernas planer som grund. Kommunstyrelsen har beslutat om en Vision och eStrategi för Östersunds kommun och visionen ska vara en grund för utvecklingsaktiviteterna. Förvaltningarna ska också ta fram de behov/önskemål som man ser av kommungemensam utveckling och syftet är att möjliggöra samordning av strategiska och gemensamma behov. Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2015-05-20 Teknisk förvaltningsaktivitetsplan för 2016 Förslag till beslut Utförarstyrelsen godkänner teknisk förvaltnings IT-plan för 2016. Bakgrund IT-plan är en process med syfte att: identifiera behov, prioritera aktiviteter, tydliggöra ansvar och resursplanera arbetet inom IT-utvecklingen (personer och kostnader) och det gäller både förvaltningens arbete och det arbete som sker gemensamt inom kommunen. IT-planen ska redovisa verksamhetsutveckling med hjälp av IT ur tre olika perspektiv; enklare vardag för privatpersoner och företag, smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet samt högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. Förvaltningens IT-plan beskriver de aktiviteter som har prioriterats inom förvaltningen, men förvaltningen har också lämnat förslag/önskemål om fortsatt kommungemensam utveckling bland annat gällande; etjänsteplattformen med ett antal elektroniska tjänster samt ett införande av ”mina sidor” för ökad service och förbättrad effektivitet för kundspecifika ärenden, utbildning i nyttjande av ny teknik, ex. vis mobiler, surfplattor, - införande och framtagning av dokumenthanteringsplaner för kommunens IT-system inför kommande arbete med e-arkiv. Vi ser också att teknisk förvaltning genomför pilotprojekt för e-arkiv som en god möjlighet att erhålla kunskap och information i arbetet mot ett kommungemensamt e-arkiv. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 7, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-20 2 Dnr 1058-2015 Prioriteringen av förvaltningarnas kommungemensamma önskemål görs av kommunledningsgruppen. TEKNISK FÖRVALTNING Örjan Jervidal Förvaltningschef Jorma Putaansuu Administrativ chef Skickas till Teknisk förvaltning och Kommunledningsförvaltningen Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 7, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: IT-plan 2016 - Teknisk förvaltning IT-PLAN 2016 Blankett 6 Teknisk förvaltning 2015-05-12 IT-planen 2016 ska redovisa förvaltningarnas syn på verksamhetsutveckling med hjälp av IT med nämndernas/styrelsernas planer som grund. Syftet är att få kunskap om förvaltningarnas behov och möjliggöra samordning av strategiska och gemensamma behov. Kommunstyrelsen har beslutat om en Vision och eStrategi för Östersunds kommun 25 februari 2014, § 44. Visionen ska vara en grund för utvecklingsaktiviteterna. Särskilda IT-planer ska tas fram för de kommungemensamma systemen och infrastrukturen Teknisk förvaltnings IT-plan som ska tas i Utförarstyrelsen 1. Enklare vardag för privatpersoner och företag a. Vad planerar ni att göra för att förenkla vardagen för privatpersoner och företag? • • • • • • 2. Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet b. Vad planerar ni att göra för att jobba mot en smartare och öppnare förvaltning som ska stödja innovation och delaktighet? • • 3. Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten c. Att Teknisk förvaltning genomför ett pilotprojekt inom kommunen, att planera arbetet inför ett kommande e-arkiv som skall underlätta utsökning av data. Fortsatt utveckling av nya externa e-tjänster. Vad planerar ni att göra för att få till en högre kvalitet och effektivitet i verksamheten • • • • • • • 4. Systemförvaltning förvaltningsenhetliga system. Genom omvärldsbevakning och genom att identifiera mål och behov inom verksamheten, utveckla nya e-tjänster som främjar nytta för kund och verksamhet. Skapa kundinriktade e-tjänster för vatten och renhållning genom integration/ API mot verksamhetssystemet EDP-Future. T ex för fakturauppgifter, felanmälan sophantering/ avläsning Vattenmätare. Intrimning av app för bokning (Storsjöbadet) mot verksamhetssystemet BRP E-tjänst för Storsjöbadet för köp av årskort/värdekort. Integrera Interbook (system för bokningar) mot ARX (nyckelsystem) för Arenabyn Fortsatt intrimning av Spårrapporteringstjänst för skidstadion (GPS) Införa ny teknik för fjärravläsning av Vattenmätare med mobilkommunikation via mobil/surfplatta och trådlöst istället för handdator. Fortsatt uppföljning och genomförande av handlingsplaner utifrån de processkartläggningar som har gjorts för att effektivisera verksamheten. Införande av automatkontering av hyresfakturor. Införande av system för körjournal, positionering och kontroll av bränsleförbrukning. Anpassning av mobil avrapportering tid i verksamhetssystemet KomMa Införande av ett nytt energiuppföljningssystem med koppling mot fastighetssystem. Se över möjligheter med enkätverktyg för intern e-utbildning av anställda. Ej aktuellt 5. Utvecklingsbehov utifrån Följa med vad som händer kring kommande dataskyddsförordning. förändrad lagstiftning, politiska beslut, nationella riktlinjer osv.. § 8, US 2015-06-03 08:30 KS: 769/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 1 Dnr 769-2015 Jörgen Svensson Utförarstyrelsen Motion - uppför solceller där det är möjligt på offentliga byggnader Utförarstyrelsen ska senast den 2 augusti lämna yttrande till Kommunledningsförvaltningen gällande Moderaternas motion till Kommunfullmäktige, " uppför solceller där det är möjligt på offentliga byggnader". Motionärerna Joel Nordqvist och Jocke Ekroth föreslår att: "Östersunds kommun i så stor utsträckning som det är möjligt uppför solceller på delar av sitt fastighetsbestånd som räknas som offentliga byggnader och som inte omfattas av någon typ av byggnadsskydd" Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2015-05-19 Motion för att uppföra solceller där det är möjligt på offentliga byggnader 2015-04-02 Förslag till beslut Utförarstyrelsen föreslår fullmäktige att bifalla motionen om att uppföra solceller där det är möjligt på offentliga byggnader i den meningen att Utförarstyrelsen/Teknisk förvaltning beaktar möjligheten till engeriproduktion i kommande underhållsprojekt och nybyggnationer Motivering till beslutet: Att installera solceller på kommunens alla fastigheters tak skulle kosta ca 380 miljoner kronor och har en beräknad LCC (livscykelkostnad) på 26 år vilket är längre än solcellernas förväntade tekniska livslängd på 25 år. Förutom rena installationskostnader kan aktuella tak behöva att få förstärkt konstruktion för att bära solcellernas vikt. Kostnader för detta är inte med i beräkningen vilket innebär att lönsamheten försämras om taken behöver förstärkas. Bakgrund Region Jämtland Härjedalen har ambitionen att dels bli en fossilbränslefri region till 2030 och dels att bygga 1m2 solcell per invånare i Jämtland. Teknikutvecklingen för solceller går framåt och installationspriset har under de senaste åren sjunkit till ca 20 000 kr/kWp (installerad effekt). Det finns många fördelar med att ta vara på solens energi men i en helhetsbedömning krävs det att man också tar alla möjliga hinder i beaktande. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 8, US 2015-06-03 08:30 KS: 769/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 2 Dnr 769-2015 Alla energi- och underhållsåtgärder som Fastighet utför genomgår en LCCanalys, vilket betyder att man räknar på om en investering i en produkt/åtgärd är lönsam under produktens hela tekniska livslängd. Trots att forskningen kring solcellens verkningsgrad hela tiden går framåt, så ligger verkningsgraden på kommersiella solceller inte högre än runt 15%. Med det höga målet att spara 20% energi till 2030 jämfört med 2010 krävs stora investeringsmedel i energiåtgärder och solceller skulle kunna hjälpa till att sänka energianvändningen. Energimyndigheten har medel för investeringar i solceller men då trycket är hårt på bidragen är det inget man kan räkna med i kalkylerna och ses därför som en bonus om det skulle finnas tillgängligt. Antaganden För att få fram kostnader krävs några antaganden: Installationskostnad 20 000 kr/kWp Uppskattad total area tak 226 000 m2 varav ca 50% uppskattas ha rätt läge och riktning Förväntad elproduktion per år 900 kWh/kWp Elpris köp (rörlig del) 0,73 kr/kWh Elpris sälj (rörlig del) 0,715 kr/kWh Real kalkylränta 2,5% Inflation 2% Nominell ränta 4,5% Nominell prisutveckling el 6% Bidrag från Energimyndigheten 0 kr Elcertifikat: 237 kr/MWh Analys LCC analys gjordes med ovanstående antaganden. Takyta med solceller: 113 000 m2 Installerad effekt:19 000 kWp Beräknad årsproduktion: 17 168 MWh Beräknad kostnad:380 mnkr LCC: 26 år ____________ Lönsamt: Nej Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 8, US 2015-06-03 08:30 KS: 769/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 3 Dnr 769-2015 Graf över hur behovet av el står sig mot möjlig solelproduktion över ett år baserat på uppmätt solinstrålning på Frösön 1961-1990 Känslighetsanalys Eftersom det är mycket svårt att sia om framtidens elpriser görs en kompletterande känslighetsanalys till LCC kalkylen. Grafen nedan visar LCC om elpriset ändras med 2 procentenheter mer eller mindre än kalkylerat. Elprisets kalkylerade ökning med 6% är ett medel av historiska ökningar under perioden 2004-2014. Om elpriset skulle öka med 8% årligen skulle LCC hamna på 21 år och därmed anses som lönsam. Skulle elpriset däremot öka med 4% skulle återbetalningstiden komma upp i 33 år vilket är 10 år efter den tekniska livslängden Lönsamhetsberäkning Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 8, US 2015-06-03 08:30 KS: 769/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 4 Dnr 769-2015 Ekonomi För att mata in överskottsel på nätet krävs det ett inmatningsabonnemang till en kostnad på 3000 kr/år om man har en anläggning större än 14 kW och därmed inte är mikroproducent. Då elproduktionen är som högst under sommarmånaderna är elpriset och efterfrågan lägst men detta tas inte hänsyns till i beräkningen. Elcertifikat finns att ansöka om för producenter av förnyelsebar energi. För att få elcertifikat krävs timbaserad mätning av producerad el. Medelpris för elcertifikat under de 10 år de har varit i bruk är 237 kr/MWh. Med en beräknad årsproduktion på 17 GWh skulle detta ge ca 4 miljoner kr i elcertifikatpengar. Dock tillkommer kostnader för administration kring ansökan av elcertifikat. Kostnad för inmatningsabonnemang samt skatteavdrag är ej med i beräkningarna eftersom det är svårt att uppskatta hur många anläggningar som kan bli aktuellt att bygga samt storleken på anläggningarna. Sammanställning kostnader och intäkter elhandel Intäkter elcertifikat 4 mnkr/år Inmatningsabonnemang 3000 kr/år och anläggning Överskottsel elpris* 0,715 kr/kWh Skatteavdrag 0,60 kr/kWh (max 18 000 kr) *Varierar under året och är som lägst då solelsproduktionen ger överskott Sammanfattning LCC vid olika scenarier Scenario LCC Prisutveckling el +6% 26 år Prisutveckling el +8% 21 år Prisutveckling el +4% 33 år Om förstärkning av tak krävs > 40 år Med elcertifikat 20 år Eventuella hinder För svag takkonstruktion Placering av och utrymme för växelriktare För många hinder i omgivningen som skuggar Produktionen är som högst då elpriset är som lägst Underhåll av solceller (rengöring, snöröjning, sabotage) Finansiering Framtida underhåll av tak Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 8, US 2015-06-03 08:30 KS: 769/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 5 Dnr 769-2015 Slutsats Att installera solceller på kommunens alla fastigheters tak är en stor investering, runt 380 miljoner kr. Återbetalningstiden för åtgärden beräknas till 26 år vilket är längre än solcellernas tekniska livslängd och därför anses åtgärden inte vara lönsam. Detta är beräknat utan bidrag eftersom kön för bidrag är lång. Förstärkningsarbeten på tak samt ökade kostnader vid underhåll av tak är inte inräknade eftersom det är individuellt för varje byggnad och mycket svårt att uppskatta en kostnad för. Skulle elpriserna öka mer än vår prognos under de kommande åren kan åtgärden bli lönsam. Med elcertifikat ökar lönsamheten för åtgärden men krävs förstärkningar av tak så minskar lönsamheten. Andra värden som LCC- kalkylen inte tar hänsyn till är kommunens mål: - Fossilbränslefri region 2030 - Minskad energianvändning med 20% till 2030 jämfört med 2010 - Ett hållbart Östersund Motionen föreslås därför att avslås då åtgärden inte är lönsam enligt LCCkalkylen. Värderar man däremot miljöaspekterna högre än ekonomin bör man utreda vidare mer exakta kostnader där takarbeten är inkluderade samt utse vilka tak som är lämpliga för solceller. Källor: - LCC mallen är utvecklad av Fastighet - Nyckeltal kring produktion och installationskostnad kommer ifrån Energikontoret Z samt Energimyndigheten - Elpris sälj från Jämtkraft TEKNISK FÖRVALTNING Örjan Jervidal förvaltningschef Jörgen Svensson tf fastighetschef Skickas till Teknisk förvaltning/fastighet och kommunledningsförvaltningen. Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 8, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 1 Dnr 769-2015 Jörgen Svensson Utförarstyrelsen Motion - uppför solceller där det är möjligt på offentliga byggnader Utförarstyrelsen ska senast den 2 augusti lämna yttrande till Kommunledningsförvaltningen gällande Moderaternas motion till Kommunfullmäktige, " uppför solceller där det är möjligt på offentliga byggnader". Motionärerna Joel Nordqvist och Jocke Ekroth föreslår att: "Östersunds kommun i så stor utsträckning som det är möjligt uppför solceller på delar av sitt fastighetsbestånd som räknas som offentliga byggnader och som inte omfattas av någon typ av byggnadsskydd" Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2015-05-19 Motion för att uppföra solceller där det är möjligt på offentliga byggnader 2015-04-02 Förslag till beslut Utförarstyrelsen föreslår fullmäktige att bifalla motionen om att uppföra solceller där det är möjligt på offentliga byggnader i den meningen att Utförarstyrelsen/Teknisk förvaltning beaktar möjligheten till energiproduktion i kommande underhållsprojekt och nybyggnationer Motivering till beslutet: Att installera solceller på kommunens alla fastigheters tak skulle kosta ca 380 miljoner kronor och har en beräknad LCC (livscykelkostnad) på 26 år vilket är längre än solcellernas förväntade tekniska livslängd på 25 år. Förutom rena installationskostnader kan aktuella tak behöva att få förstärkt konstruktion för att bära solcellernas vikt. Kostnader för detta är inte med i beräkningen vilket innebär att lönsamheten försämras om taken behöver förstärkas Bakgrund Region Jämtland Härjedalen har ambitionen att dels bli en fossilbränslefri region till 2030 och dels att bygga 1m2 solcell per invånare i Jämtland. Teknikutvecklingen för solceller går framåt och installationspriset har under de senaste åren sjunkit till ca 20 000 kr/kWp (installerad effekt). Det finns många fördelar med att ta vara på solens energi men i en helhetsbedömning krävs det att man också tar alla möjliga hinder i beaktande. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 8, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 2 Dnr 769-2015 Alla energi- och underhållsåtgärder som Fastighet utför genomgår en LCCanalys, vilket betyder att man räknar på om en investering i en produkt/åtgärd är lönsam under produktens hela tekniska livslängd. Trots att forskningen kring solcellens verkningsgrad hela tiden går framåt, så ligger verkningsgraden på kommersiella solceller inte högre än runt 15%. Med det höga målet att spara 20% energi till 2030 jämfört med 2010 krävs stora investeringsmedel i energiåtgärder och solceller skulle kunna hjälpa till att sänka energianvändningen. Energimyndigheten har medel för investeringar i solceller men då trycket är hårt på bidragen är det inget man kan räkna med i kalkylerna och ses därför som en bonus om det skulle finnas tillgängligt. Antaganden För att få fram kostnader krävs några antaganden: Installationskostnad 20 000 kr/kWp Uppskattad total area tak 226 000 m2 varav ca 50% uppskattas ha rätt läge och riktning Förväntad elproduktion per år 900 kWh/kWp Elpris köp (rörlig del) 0,73 kr/kWh Elpris sälj (rörlig del) 0,715 kr/kWh Real kalkylränta 2,5% Inflation 2% Nominell ränta 4,5% Nominell prisutveckling el 6% Bidrag från Energimyndigheten 0 kr Elcertifikat: 237 kr/MWh Analys LCC analys gjordes med ovanstående antaganden. Takyta med solceller: 113 000 m2 Installerad effekt:19 000 kWp Beräknad årsproduktion: 17 168 MWh Beräknad kostnad:380 mnkr LCC: 26 år ____________ Lönsamt: Nej Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 8, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 3 Dnr 769-2015 Graf över hur behovet av el står sig mot möjlig solelproduktion över ett år baserat på uppmätt solinstrålning på Frösön 1961-1990 Känslighetsanalys Eftersom det är mycket svårt att sia om framtidens elpriser görs en kompletterande känslighetsanalys till LCC kalkylen. Grafen nedan visar LCC om elpriset ändras med 2 procentenheter mer eller mindre än kalkylerat. Elprisets kalkylerade ökning med 6% är ett medel av historiska ökningar under perioden 2004-2014. Om elpriset skulle öka med 8% årligen skulle LCC hamna på 21 år och därmed anses som lönsam. Skulle elpriset däremot öka med 4% skulle återbetalningstiden komma upp i 33 år vilket är 10 år efter den tekniska livslängden Lönsamhetsberäkning Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 8, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 4 Dnr 769-2015 Ekonomi För att mata in överskottsel på nätet krävs det ett inmatningsabonnemang till en kostnad på 3000 kr/år om man har en anläggning större än 14 kW och därmed inte är mikroproducent. Då elproduktionen är som högst under sommarmånaderna är elpriset och efterfrågan lägst men detta tas inte hänsyns till i beräkningen. Elcertifikat finns att ansöka om för producenter av förnyelsebar energi. För att få elcertifikat krävs timbaserad mätning av producerad el. Medelpris för elcertifikat under de 10 år de har varit i bruk är 237 kr/MWh. Med en beräknad årsproduktion på 17 GWh skulle detta ge ca 4 miljoner kr i elcertifikatpengar. Dock tillkommer kostnader för administration kring ansökan av elcertifikat. Kostnad för inmatningsabonnemang samt skatteavdrag är ej med i beräkningarna eftersom det är svårt att uppskatta hur många anläggningar som kan bli aktuellt att bygga samt storleken på anläggningarna. Sammanställning kostnader och intäkter elhandel Intäkter elcertifikat 4 mnkr/år Inmatningsabonnemang 3000 kr/år och anläggning Överskottsel elpris* 0,715 kr/kWh Skatteavdrag 0,60 kr/kWh (max 18 000 kr) *Varierar under året och är som lägst då solelsproduktionen ger överskott Sammanfattning LCC vid olika scenarier Scenario LCC Prisutveckling el +6% 26 år Prisutveckling el +8% 21 år Prisutveckling el +4% 33 år Om förstärkning av tak krävs > 40 år Med elcertifikat 20 år Eventuella hinder För svag takkonstruktion Placering av och utrymme för växelriktare För många hinder i omgivningen som skuggar Produktionen är som högst då elpriset är som lägst Underhåll av solceller (rengöring, snöröjning, sabotage) Finansiering Framtida underhåll av tak Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 8, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 5 Dnr 769-2015 Slutsats Att installera solceller på kommunens alla fastigheters tak är en stor investering, runt 380 miljoner kr. Återbetalningstiden för åtgärden beräknas till 26 år vilket är längre än solcellernas tekniska livslängd och därför anses åtgärden inte vara lönsam. Detta är beräknat utan bidrag eftersom kön för bidrag är lång. Förstärkningsarbeten på tak samt ökade kostnader vid underhåll av tak är inte inräknade eftersom det är individuellt för varje byggnad och mycket svårt att uppskatta en kostnad för. Skulle elpriserna öka mer än vår prognos under de kommande åren kan åtgärden bli lönsam. Med elcertifikat ökar lönsamheten för åtgärden men krävs förstärkningar av tak så minskar lönsamheten. Andra värden som LCC- kalkylen inte tar hänsyn till är kommunens mål: - Fossilbränslefri region 2030 - Minskad energianvändning med 20% till 2030 jämfört med 2010 - Ett hållbart Östersund Motionen föreslås därför att avslås då åtgärden inte är lönsam enligt LCCkalkylen. Värderar man däremot miljöaspekterna högre än ekonomin bör man utreda vidare mer exakta kostnader där takarbeten är inkluderade samt utse vilka tak som är lämpliga för solceller. Källor: - LCC mallen är utvecklad av Fastighet - Nyckeltal kring produktion och installationskostnad kommer ifrån Energikontoret Z samt Energimyndigheten - Elpris sälj från Jämtkraft TEKNISK FÖRVALTNING Örjan Jervidal förvaltningschef Jörgen Svensson tf fastighetschef Skickas till Teknisk förvaltning/fastighet och kommunledningsförvaltningen. Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 8, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: 2015-04-02 Motion § 9, US 2015-06-03 08:30 KS: 657/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-20 1 Dnr 657-2015 Ola Skarin Utförarstyrelsen Motion - placera en återvinningsstation i centrala Östersund En av de viktigaste faktorerna för att få våra medborgare att sortera sina hushållssopor är tillgängligheten till återvinningsstationer. Det har kommit ett medborgarförslag där man önskar en återvinningsstation i centrala Östersund. Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2015-05-20 Inkommen motion att placera en återvinningsstation i centrala Östersund 2015-03-19 Förslag till beslut Utförarstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att bifalla motionen i det avseende att Östersunds kommun ska arbeta mer aktivt för en etablering av återvinningsstation i centrala Östersund Bakgrund Ansvaret för drift och funktion för en återvinningsstation ligger hos Förpacknings- och tidningsinsamlingen. Systemet för återvinning av tidningar och förpackningar finansieras genom det så kallade producentansvaret. Kommunen är beroende av ett väl fungerande system för återvinning av tidningar och förpackningar för att helheten i insamling och återvinning av hushållsavfall ska fungera väl. Placeringen av en återvinningsstation är viktig för att så många som möjligt ska ha ett rimligt avstånd till sin station. Problemet är att hitta en centralt belägen och lämplig plats. När det väl är gjort kommer det att placeras en återvinningsstation där. Det är en planfråga för Samhällsbyggnad att hitta lämplig plats. TEKNISK FÖRVALTNING Örjan Jervidal Förvaltningschef Ola Skarin Renhållningschef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 9, US 2015-06-03 08:30 KS: 657/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-20 2 Dnr 657-2015 Skickas till Teknisk förvaltning,Renhållning och kommunledningsförvaltningen. Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 9, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-20 1 Dnr 657-2015 Ola Skarin Utförarstyrelsen Motion - placera en återvinningsstation i centrala Östersund En av de viktigaste faktorerna för att få våra medborgare att sortera sina hushållssopor är tillgängligheten till återvinningsstationer. Det har kommit ett medborgarförslag där man önskar en återvinningsstation i centrala Östersund. Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2015-05-20 Inkommen motion att placera en återvinningsstation i centrala Östersund 2015-03-19 Förslag till beslut Utförarstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att bifalla motionen i det avseende att Östersunds kommun ska arbeta mer aktivt för en etablering av återvinningsstation i centrala Östersund Bakgrund Ansvaret för drift och funktion för en återvinningsstation ligger hos Förpacknings- och tidningsinsamlingen. Systemet för återvinning av tidningar och förpackningar finansieras genom det så kallade producentansvaret. Kommunen är beroende av ett väl fungerande system för återvinning av tidningar och förpackningar för att helheten i insamling och återvinning av hushållsavfall ska fungera väl. Placeringen av en återvinningsstation är viktig för att så många som möjligt ska ha ett rimligt avstånd till sin station. Problemet är att hitta en centralt belägen och lämplig plats. När det väl är gjort kommer det att placeras en återvinningsstation där. Det är en planfråga för Samhällsbyggnad att hitta lämplig plats. TEKNISK FÖRVALTNING Örjan Jervidal Förvaltningschef Ola Skarin Renhållningschef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 9, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-20 2 Dnr 657-2015 Skickas till Teknisk förvaltning,Renhållning och kommunledningsförvaltningen. Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 9, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: 2015-03-19 Motion § 10, US 2015-06-03 08:30 KS: 1891/2014 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-20 1 Dnr 1891-2014 Ola Skarin Utförarstyrelsen Förslag - Samlaren - insamlingsbehållare för batterier m.m. Det har ställts ett medborgarförslag om ett insamlingssystem för farligt avfall som kallas "Samlaren", borde vara något för Östersunds kommun. Underlag för beslut Teknisk förvaltning tjänstemannaförslag 2015-05-20 Förslag för Samlaren - insamlingsbehållare för batterier m.m. 2014-11-11 Förslag till beslut Förslag om Samlaren, insamlingsbehållare för batterier m.m. eller annat system för insamling av farligt avfall tas med i pågående Avfallsplansarbete. Bakgrund Insamling och ett bra omhändertagande av farligt avfall är en viktig faktor för vår miljö. Det finns redan sen några år tillbaka 4 st. så kallade Samlaren i några utvalda livsmedelsbutiker i Östersund. Dessa finns på, Willys, ICA Kvantum, ICA Supermarket Valla och Coop Lillänge. Systemet är fortfarande ett sk. pilotförsök. Utfallet är blandat, det beror mycket på hur Samlaren placeras i butiken för att både synas och vara lättillgänglig. Engagemanget hos butiksägare och personal är också en viktig faktor. I det pågående arbetet med Renhållningsordning och Avfallsplan är omhändertagande av farligt avfall en av de viktiga områden som ska beskrivas. Renhållnings förslag blir därför att i kommande avfallsplanearbete studera de olika system som finns för att förbättra och höja insamlingsgraden av farligt avfall. TEKNISK FÖRVALTNING Örjan Jervidal Förvaltningschef Ola Skarin Renhållningschef Skickas till Teknisk förvaltning, Renhållning och förslagsställare Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 10, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: 2014-11-06 Förslag § 10, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: 2014-11-06 Förslag § 10, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-20 1 Dnr 1891-2014 Ola Skarin Utförarstyrelsen Förslag - Samlaren - insamlingsbehållare för batterier m.m. Det har ställts ett medborgarförslag om ett insamlingssystem för farligt avfall som kallas "Samlaren", borde vara något för Östersunds kommun. Underlag för beslut Teknisk förvaltning tjänstemannaförslag 2015-05-20 Förslag för Samlaren - insamlingsbehållare för batterier m.m. 2014-11-11 Förslag till beslut Förslag om Samlaren, insamlingsbehållare för batterier m.m. eller annat system för insamling av farligt avfall tas med i pågående Avfallsplansarbete. Bakgrund Insamling och ett bra omhändertagande av farligt avfall är en viktig faktor för vår miljö. Det finns redan sen några år tillbaka 4 st. så kallade Samlaren i några utvalda livsmedelsbutiker i Östersund. Dessa finns på, Willys, ICA Kvantum, ICA Supermarket Valla och Coop Lillänge. Systemet är fortfarande ett sk. pilotförsök. Utfallet är blandat, det beror mycket på hur Samlaren placeras i butiken för att både synas och vara lättillgänglig. Engagemanget hos butiksägare och personal är också en viktig faktor. I det pågående arbetet med Renhållningsordning och Avfallsplan är omhändertagande av farligt avfall en av de viktiga områden som ska beskrivas. Renhållnings förslag blir därför att i kommande avfallsplanearbete studera de olika system som finns för att förbättra och höja insamlingsgraden av farligt avfall. TEKNISK FÖRVALTNING Örjan Jervidal Förvaltningschef Ola Skarin Renhållningschef Skickas till Teknisk förvaltning, Renhållning och förslagsställare Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 11, US 2015-06-03 08:30 KS: 837/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-04-24 1 Dnr 837-2015 Kolbjörn Rydén Utförarstyrelsen Motion - Kontroll av samtliga avlopp runt Storsjön Åke Durre, Sverigedemokraterna har i en motion till kommunfullmäktige yrkat att kommuner runt Storsjön ska sända en skriftlig fråga till fastighetsägare där man ber fastighetsägarna redogöra för rådande förhållanden med vattenförsörjning och avlopp. Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2015-04-24 Motion om kontroll av samtliga avlopp runt Storsjön 2015-04-17 Förslag till beslut Utförarstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen Motivering till beslutet: Ansvaret för kontrollen av enskilda avloppsanläggningar ligger på samhällsbyggnad; miljö och hälsa. Det fungerar enligt Vatten Östersunds uppfattning väl. Kunskapen om och sökandet efter felkopplade avlopp i den allmänna anläggningen har utvecklats under de senaste åren, framförallt genom deltagandet i forskningsprojektet Kluster dag och Nät i tillägg har råvattenkontrollen förstärkts Bakgrund I yrkandet hänvisas till övergödning och förekomst av bakterier i Storsjön p.g.a. utsläpp från avloppsanläggningar och att detta varit en orsak till cryptosporidieutbrottet 2010. Orsaken till utbrottet har aldrig fastställts, men felkopplade avlopp som via dagvattenledningar gått orenat ut i Storsjön konstaterades i den utredning som gjordes och var en av de tänkbara orsakerna. Med tanke på det, är yrkandet förståeligt. Ansvaret för kontrollen av enskilda avloppsanläggningar ligger på samhällsbyggnad; miljö och hälsa och fungerar enligt Vatten Östersunds uppfattning väl. Kunskapen om och sökandet efter felkopplade avlopp i den allmänna anläggningen har utvecklats under de senaste åren, framförallt genom deltagandet i forskningsprojektet Kluster dag och Nät. Dessutom har råvattenkontrollen förstärkts. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 11, US 2015-06-03 08:30 KS: 837/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-04-24 2 Dnr 837-2015 Teknisk förvaltning/Renhållning har idag 3378 st registrerade brunnar för tömning. Av dessa skickades 2014, 247 anmärkningar på funktionen av brunnen till Samhällsbyggnad, Miljö- och hälsa Med detta som bakgrund anser Vatten Östersund inte att det i dagsläget finns anledning att gå ut med ytterligare frågor till fastighetsägarna. TEKNISK FÖRVALTNING Örjan Jervidal förvaltningschef Kolbjörn Rydén Va-chef Skickas till Vatten Östersund och kommunledningsförvaltningen. Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 11, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-04-24 1 Dnr 837-2015 Kolbjörn Rydén Utförarstyrelsen Motion - Kontroll av samtliga avlopp runt Storsjön Åke Durre, Sverigedemokraterna har i en motion till kommunfullmäktige yrkat att kommuner runt Storsjön ska sända en skriftlig fråga till fastighetsägare där man ber fastighetsägarna redogöra för rådande förhållanden med vattenförsörjning och avlopp. Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2015-04-24 Motion om kontroll av samtliga avlopp runt Storsjön 2015-04-17 Förslag till beslut Utförarstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen Motivering till beslutet: Ansvaret för kontrollen av enskilda avloppsanläggningar ligger på samhällsbyggnad; miljö och hälsa. Det fungerar enligt Vatten Östersunds uppfattning väl. Kunskapen om och sökandet efter felkopplade avlopp i den allmänna anläggningen har utvecklats under de senaste åren, framförallt genom deltagandet i forskningsprojektet Kluster dag och Nät i tillägg har råvattenkontrollen förstärkts Bakgrund I yrkandet hänvisas till övergödning och förekomst av bakterier i Storsjön p.g.a. utsläpp från avloppsanläggningar och att detta varit en orsak till cryptosporidieutbrottet 2010. Orsaken till utbrottet har aldrig fastställts, men felkopplade avlopp som via dagvattenledningar gått orenat ut i Storsjön konstaterades i den utredning som gjordes och var en av de tänkbara orsakerna. Med tanke på det, är yrkandet förståeligt. Ansvaret för kontrollen av enskilda avloppsanläggningar ligger på samhällsbyggnad; miljö och hälsa och fungerar enligt Vatten Östersunds uppfattning väl. Kunskapen om och sökandet efter felkopplade avlopp i den allmänna anläggningen har utvecklats under de senaste åren, framförallt genom deltagandet i forskningsprojektet Kluster dag och Nät. Dessutom har råvattenkontrollen förstärkts. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 11, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-04-24 2 Dnr 837-2015 Teknisk förvaltning/Renhållning har idag 3378 st registrerade brunnar för tömning. Av dessa skickades 2014, 247 anmärkningar på funktionen av brunnen till Samhällsbyggnad, Miljö- och hälsa Med detta som bakgrund anser Vatten Östersund inte att det i dagsläget finns anledning att gå ut med ytterligare frågor till fastighetsägarna. TEKNISK FÖRVALTNING Örjan Jervidal förvaltningschef Kolbjörn Rydén Va-chef Skickas till Vatten Östersund och kommunledningsförvaltningen. Tjänstemannaförslaget bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 11, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: 2015-04-01 Motion § 12, US 2015-06-03 08:30 US: 1080/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 1 Dnr 1080-2015 Caroline Bjurström Utförarstyrelsen Fördelning arbetsuppgifter enligt personuppgiftslagen Kommunstyrelsen beslutade 2013-11-26, § 301, att anta fördelning av arbetsuppgifter enligt personuppgiftslagen. En revidering har skett under år 2014 och ett nytt beslut måste tas. Kommungemensamma rutiner för behandling av personuppgifter har arbetats fram under 2014, efter revisionens granskning av kommunens hantering av personuppgifter och personuppgiftsansvar, dnr 1738/2013. Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2015-05-19 Mall fördelning arbetsuppgifter enligt PUL, 2014-09-04 Kommungemensamma rutiner för PUL, 2015-01-08 Förslag till beslut 1. Utförarstyrelsen uppdrar till förvaltningscheferna att fördela arbetsuppgifter för behandling av personuppgifter inom teknisk förvaltnings och Serviceförvaltningens verksamhetsområde i enlighet med reviderad fördelningsmall. 2. Kommungemensamma rutiner för behandling av personuppgifter, daterade 2014-11-04, antas. Bakgrund Enligt personuppgiftslagen är den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen personuppgiftsansvarig. I Östersunds kommun innebär det här att samtliga nämnder/styrelser har ett personuppgiftsansvar och det ansvaret kan inte delegeras. Personuppgiftsansvarig skall utse ett personuppgiftsombud som har till uppgift att hjälpa den personuppgiftsansvarige att uppfylla lagens krav och bidra till att skapa ordning och reda. Personuppgiftsansvarig skall också se till att lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas för att skydda de personuppgifter som behandlas (gäller även vid användande av sociala medier och molntjänster). Genom skriftligt avtal skall personuppgiftsansvarig reglera förhållandet mellan sig och de personuppgiftsbiträden som anlitas. PersonuppgiftsbiträÖstersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 12, US 2015-06-03 08:30 US: 1080/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 2 Dnr 1080-2015 desavtalet ska innehålla de instruktioner till biträdet som behövs i respektive fall. För att styrelsen ska kunna uppfylla sina åtaganden enligt lagen har en fördelningsmall tagits fram. Enligt mallen fördelar styrelsen arbetsuppgifter till personuppgiftsombud och förvaltningschef. Förvaltningschefen ska sen se till att arbetsuppgifterna fördelas ner till enhetschefer. I kommunen finns en grupp av personuppgiftsombud som arbetar med gemensamma frågor. Under hösten 2014 arbetades ett dokument fram med gemensamma rutiner som behandlades av förvaltningschefsgruppen och som bör fastställas att gälla inom styrelsen. Gruppen har också arbetat fram mallar för personuppgiftsbiträdesavtal, gemensamt utbildningsmaterial osv. TEKNISK FÖRVALTNING o SERVICEFÖRVALTNINGEN Örjan Jervidal förvaltningschef Sven-Ove Nilsson tf förvaltningschef Skickas till Teknisk förvaltning och Serviceförvaltningen Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 12, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 1 Dnr 1080-2015 Caroline Bjurström Utförarstyrelsen Fördelning arbetsuppgifter enligt personuppgiftslagen Kommunstyrelsen beslutade 2013-11-26, § 301, att anta fördelning av arbetsuppgifter enligt personuppgiftslagen. En revidering har skett under år 2014 och ett nytt beslut måste tas. Kommungemensamma rutiner för behandling av personuppgifter har arbetats fram under 2014, efter revisionens granskning av kommunens hantering av personuppgifter och personuppgiftsansvar, dnr 1738/2013. Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2015-05-19 Mall fördelning arbetsuppgifter enligt PUL, 2014-09-04 Kommungemensamma rutiner för PUL, 2015-01-08 Förslag till beslut 1. Utförarstyrelsen uppdrar till förvaltningscheferna att fördela arbetsuppgifter för behandling av personuppgifter inom teknisk förvaltnings och Serviceförvaltningens verksamhetsområde i enlighet med reviderad fördelningsmall. 2. Kommungemensamma rutiner för behandling av personuppgifter, daterade 2014-11-04, antas. Bakgrund Enligt personuppgiftslagen är den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen personuppgiftsansvarig. I Östersunds kommun innebär det här att samtliga nämnder/styrelser har ett personuppgiftsansvar och det ansvaret kan inte delegeras. Personuppgiftsansvarig skall utse ett personuppgiftsombud som har till uppgift att hjälpa den personuppgiftsansvarige att uppfylla lagens krav och bidra till att skapa ordning och reda. Personuppgiftsansvarig skall också se till att lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas för att skydda de personuppgifter som behandlas (gäller även vid användande av sociala medier och molntjänster). Genom skriftligt avtal skall personuppgiftsansvarig reglera förhållandet mellan sig och de personuppgiftsbiträden som anlitas. PersonuppgiftsbiträÖstersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 12, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 2 Dnr 1080-2015 desavtalet ska innehålla de instruktioner till biträdet som behövs i respektive fall. För att styrelsen ska kunna uppfylla sina åtaganden enligt lagen har en fördelningsmall tagits fram. Enligt mallen fördelar styrelsen arbetsuppgifter till personuppgiftsombud och förvaltningschef. Förvaltningschefen ska sen se till att arbetsuppgifterna fördelas ner till enhetschefer. I kommunen finns en grupp av personuppgiftsombud som arbetar med gemensamma frågor. Under hösten 2014 arbetades ett dokument fram med gemensamma rutiner som behandlades av förvaltningschefsgruppen och som bör fastställas att gälla inom styrelsen. Gruppen har också arbetat fram mallar för personuppgiftsbiträdesavtal, gemensamt utbildningsmaterial osv. TEKNISK FÖRVALTNING o SERVICEFÖRVALTNINGEN Örjan Jervidal förvaltningschef Sven-Ove Nilsson tf förvaltningschef Skickas till Teknisk förvaltning och Serviceförvaltningen Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 12, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Mall för fördelning Dokumentnamn: Fördelning av arbetsuppgifter för behandling av personuppgifter inom utförarstyrelsens verksamhetsområde Skapad av: Staffan Hillström och Eva Rodin Svantesson Beslutad av: Sida: 1 (4) Reviderad den: 2014-09-22 FÖRDELNING AV ARBETSUPPGIFTER FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER Personuppgiftsansvarig utförarstyrelsen Med personuppgiftsansvarig avses den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. Personuppgiftsansvarig skall utse ett personuppgiftsombud som har till uppgift att hjälpa den personuppgiftsansvarige att uppfylla lagens krav och bidra till att skapa ordning och reda. Detta skall skriftligt anmälas till Datainspektionen. Entledigande av personuppgiftsombud skall också anmälas. Personuppgiftsansvarig skall tillse att lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas för att skydda de personuppgifter som behandlas (gäller även vid användande av sociala medier och molntjänster). Genom skriftligt avtal skall personuppgiftsansvarig reglera förhållandet mellan sig och de personuppgiftsbiträden som anlitas. Personuppgiftsbiträdesavtalet ska innehålla de instruktioner till biträdet som behövs i respektive fall. Nämnden/styrelsen skall tillse att personuppgiftsombudets uppdrag ingår i den årliga internkontrollplanen. § 12, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Mall för fördelning Dokumentnamn: Fördelning av arbetsuppgifter för behandling av personuppgifter inom utförarstyrelsens verksamhetsområde Skapad av: Staffan Hillström och Eva Rodin Svantesson Beslutad av: Sida: 2 (4) Reviderad den: 2014-09-22 Personuppgiftsombud för utförarstyrelsens Du tilldelas härmed arbetsuppgifter på uppdrag av kommunstyrelsen Du skall Vara väl insatt i personuppgiftslagen samt de rättigheter och skyldigheter som den personuppgiftsansvarige har. Hålla sig underrättad om utvecklingen av lagstiftningen inom området för behandling av personuppgifter. Hålla sig underrättad om Datainspektionens verksamhet, exempelvis genom nyhetsbrev och tidningen Integritet i fokus Vara den som Datainspektionen vänder sig till i frågor som rör behandlingen av personuppgifter inom ditt ansvarsområde. Kunna bistå vid förhandsanmälningar till datainspektionen gällande behandlingar av personuppgifter som innebär särskilda risker för integritetsintrång, i enlighet med paragraf 9 personuppgiftsförordningen (1998:1191). Utarbeta rutiner för förteckningsskyldigheten. Föra en aktuell förteckning över de behandlingar av personuppgifter som sker inom den personuppgiftsansvariges ansvarsområde. Kontrollera att lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtagits för att skydda de personuppgifter som behandlas. Vara behjälplig vid framtagande av personuppgiftsbiträdesavtal (ex.vis vid nyttjande av molntjänster). Bedriva rådgivning till organisationens ledning och berörd personal Kunna bistå vid utbildningar i personuppgiftslagen. Vid förfrågan enligt 26 § personuppgiftslagen se till att berörda avdelnings/-enhetschefer inom ansvarsområdet får denna begäran. Samordna utdrag om behandlingar som rör den sökande eller ej inom ansvarsområdet, tillse att den sökande erhåller dessa. Tillse att begäran om rättelse av personuppgifter från den registrerade hanteras skyndsamt. Fortlöpande granska behandlingar och ansvara för att meddela personuppgiftsansvarig om personuppgifter behandlas i strid mot lagen, samt ge förslag på åtgärder som kan vidtagas för att behandlingen skall uppfylla lagens krav. Anmäla till datainspektionen om åtgärder ej vidtages för behandlingar som står i strid mot lagen. Ansvara för att meddela personuppgiftsansvarig och datainspektionen om uppdraget som personuppgiftsombud upphör. § 12, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Mall för fördelning Dokumentnamn: Fördelning av arbetsuppgifter för behandling av personuppgifter inom utförarstyrelsens verksamhetsområde Skapad av: Staffan Hillström och Eva Rodin Svantesson Beslutad av: Sida: 3 (4) Reviderad den: 2014-09-22 Förvaltningschef Förvaltningschefen har att skaffa sig kunskap om personuppgiftslagen, samt de skyldigheter och rättigheter man har vid behandling av personuppgifter. Förvaltningschefen ska Organisera behandlingen av personuppgifter inom förvaltningen samt ansvara för ledning och kontroll. Bedöma, med hjälp av personuppgiftsombudet, om en personuppgiftsbehandling som man vill överlåta till en molntjänstleverantör är tillåten enligt personuppgiftslagen. Om behandlingen är tillåten, tillse att en säkerhetsanalys genomförs för att hitta en lämplig säkerhetsnivå. Enligt delegation teckna avtal med personuppgiftsbiträde om behandling av personuppgifter för kommunstyrelsens räkning. Skicka kopia på delegationsbeslutet till personuppgiftsombudet. Tillse att personuppgiftsombudet informeras när ett personuppgiftsbiträdesavtal upphör. Genom din underskrift är du införstådd med och har accepterat ovanstående Östersund den ____________________________________________ § 12, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Mall för fördelning Dokumentnamn: Fördelning av arbetsuppgifter för behandling av personuppgifter inom utförarstyrelsens verksamhetsområde Skapad av: Staffan Hillström och Eva Rodin Svantesson Beslutad av: Sida: 4 (4) Reviderad den: 2014-09-22 FÖRDELNING AV ARBETSUPPGIFTER FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER Områdes-/Avdelnings-/Enhetschef Härmed tilldelas Du arbetsuppgifter och skyldigheter som gäller för behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen. Arbetsuppgifterna och skyldigheterna gäller inom ditt ansvarsområde. Du skall Tillse att behandling av personuppgifter följer bestämmelserna i personuppgiftslagen (gäller även nyttjandet av sociala medier och molntjänster). Meddela personuppgiftsombudet när behandling av personuppgifter sker och lämna in förteckningar enligt fastställda rutiner.. Tillse att personuppgiftsombudet meddelas om ändamålet med behandlingen förändras. Tillse att inte fler personuppgifter behandlas än vad som är nödvändigt i förhållande till ändamålet. Tillse att personuppgifter som är felaktiga eller ofullständiga rättas, blockeras eller utplånas och att personuppgifter inte bevaras längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Tillse att rutin för gallring/rensning av personuppgifter finns dokumenterad och hålls aktuell. Tillse att de personer vars personuppgifter behandlas informeras. Om uppgifter samlas in direkt från den registrerade, skall informationen lämnas vid insamlandet av uppgifterna. Tillse att berörd personal är informerad om innebörden i tystnadsplikten vad gäller hantering av personuppgifter. I offentlig verksamhet tillämpas offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Tillse att den registrerade lämnar sitt samtycke till behandlingen. Behandling av personuppgifter utan samtycke får bara ske om något av undantagen är tillämpbart. Tillse att personnummer behandlas utan samtycke endast då det är motiverat med hänsyn till: ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl. Vid förfrågan enligt 26 § personuppgiftslagen kontrollera om personuppgifter som rör den enskilde behandlas eller ej. Tillse att avdelningens/enhetens personal har den utbildning, kompetens och de befogenheter som krävs vid behandling av personuppgifter. Tillse att säkerheten kring behandlingen av personuppgifter uppfyller de krav som finns i personuppgiftslagen Genom din underskrift är du införstådd med och har accepterat ovanstående Östersund den ____________________________________ § 12, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Gemensamma rutiner Dokumentnamn: Kommungemensamma rutiner för behandling av personuppgifter i Östersunds kommun Skapad av: Agneta Johansson och Eva Rodin Svantesson, Staffan Hillström Beslutad av: Ks 2015-04-14, § 150 Sida: 1 (5) Reviderad den: 2015-01-08 KOMMUNGEMENSAMMA RUTINER FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER I ÖSTERSUNDS KOMMUN Personuppgiftslagens syfte Lagens syfte är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Personuppgiftsansvarig Den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandling av personuppgifter. I Östersunds kommun är det nämnder/styrelser. Att vara personuppgiftsansvarig innebär att bevaka att personuppgifter behandlas utifrån bestämda ändamål. Den personuppgiftsansvarige skall bl.a. se till att personuppgifter • behandlas bara om det är lagligt • behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med god sed • samlas in bara för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål • inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in • som behandlas är adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen • behandlas bara om det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen • som behandlas är riktiga och, om det är nödvändigt, aktuella • rättas, blockeras eller utplånas om de är felaktiga eller ofullständiga med hänsyn till ändamålen med behandlingen • inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt. Personuppgiftsombud Personuppgiftsansvarig utser personuppgiftsombud och anmäler det till Datainspektionen. Ombudet har till uppgift att stödja och kontrollera att nämnderna/styrelserna behandlar personuppgifter på ett korrekt och lagligt sätt. Dock är respektive nämnd eller styrelse ytterst ansvarig för all behandling av personuppgifter. Både beslut om nytt och avanmälan av personuppgiftsombud tas som ärende i respektive nämnd/styrelse och skickas till Datainspektionen. Mall för anmälan/avanmälan Personuppgiftsbiträde Den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. Förvaltningschef Förvaltningschefen ansvarar för att organisera arbetet med personuppgifter inom förvaltningen. Enligt särskild delegation tecknar förvaltningschefen personppgiftsbiträdesavtal. § 12, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Gemensamma rutiner Dokumentnamn: Kommungemensamma rutiner för behandling av personuppgifter i Östersunds kommun Skapad av: Agneta Johansson och Eva Rodin Svantesson, Staffan Hillström Beslutad av: Ks 2015-04-14, § 150 Sida: 2 (5) Reviderad den: 2015-01-08 Vad är personuppgifter? Innan personuppgifter får registreras elektroniskt gäller ett antal regler som finns i personuppgiftslagen, sekretesslagen samt personuppgiftsförordningen. All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan även uttryckas som så att en person är identifierbar eller sökbar utifrån de uppgifter som förs. Det kan t ex vara namn på personer, personnummer, födelsedata, adresser, kundnummer, bilder på personer, anställningsnummer, kodnummer osv. Känsliga uppgifter I vissa fall finns behov av registrering av så kallade känsliga uppgifter. Till känsliga uppgifter räknas bland annat hälsa/ohälsa, religiös övertygelse, facklig tillhörighet, politisk övertygelse samt sexuell läggning. Det finns också uppgifter som kan vara sekretessbelagda. I de fall där sekretessbelagd information registreras så ska dessa uppgifter hanteras med stor försiktighet. I de fall som känsliga uppgifter används ska antalet användare som ges möjlighet att se dessa uppgifter, begränsas till de personer som i sitt arbete har nytta av dessa uppgifter. Vad är en behandling? Begreppet behandling betyder hur personuppgifterna hanteras, både manuellt och elektroniskt. Det kan enligt lagen vara fråga om exempelvis insamling, registrering, lagring, bearbetning eller ändring, sammanställning. För att få behandla personuppgifter måste det alltid finnas ett tydligt ändamål med behandlingen. När får personuppgifter behandlas? För att få behandla personuppgifter måste ställning tas till följande; - de grundläggande kraven i PuL § 9. - om behandlingen kan hänföras till något av de fall som anges i PuL § 10. - är uppgifterna känsliga måste behandlingen vara tillåten enligt PuL §§ 13 – 22. - innebär behandlingen att personuppgifterna överförs till tredje land måste även PuL §§ 33 – 35 följas. Den registrerade ska informeras om behandlingen. Den registrerade ska där så krävs, enligt PuL, ge sitt samtycke till behandling av personuppgifter. Samtycket kan vara antingen muntligt eller skriftligt, det skall vara frivilligt. De allra flesta bestämmelserna i personuppgiftslagen behöver inte tillämpas när man behandlar personuppgifter i ostrukturerat material, t.ex. löpande text. Det kan vara fråga om ljud eller bild, e-postmeddelanden, texter som publiceras på Internet eller kortare eller längre promemorior eller andra dokument som skrivs i ett ordbehandlingsprogram. För att den förenklade regleringen skall kunna tillämpas får det man arbetar med dock inte ingå i eller vara avsett att ingå i ett dokumenteller ärendehanteringssystem eller någon annan databas. Hur länge får man bevara personuppgifter? Ett grundläggande krav i personuppgiftslagen är att personuppgifter inte ska bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. § 12, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Gemensamma rutiner Dokumentnamn: Kommungemensamma rutiner för behandling av personuppgifter i Östersunds kommun Skapad av: Agneta Johansson och Eva Rodin Svantesson, Staffan Hillström Beslutad av: Ks 2015-04-14, § 150 Sida: 3 (5) Reviderad den: 2015-01-08 I samband med att behandlingen av personuppgifter påbörjas ska ställning tas till hur länge uppgifterna ska bevaras och när de ska tas bort, det vill säga avidentifieras eller förstöras. På kommunens förteckningar finns ett fält där den ansvarige ska ange hur länge uppgifterna ska bevaras och hur de tas bort. Anmälan till personuppgiftsombud Personuppgiftsombudet är utsett av personuppgiftsansvarig. I personuppgiftsombudets arbetsuppgifter ingår bland annat att se till att personuppgifterna behandlas på ett lagligt och korrekt sätt, samt föra förteckning över personuppgiftsansvarigs behandlingar. Förteckningen (blanketten) ska vara fullständigt ifylld innan den skickas till personuppgiftsombudet. Länk till blankett. Information till den registrerade När personuppgifter lämnas in ska information ges om hur vi hanterar uppgifterna enligt personuppgiftslagen. På samtliga blanketter, formulär, hemsidor ska följande information finnas: När du sänder in dina personuppgifter godkänner du att dina uppgifter lagras och behandlas för (ange ändamål). Du har rätt att en gång per år, utan kostnad, få information om de uppgifter som finns registrerade om dig. Du kan också begära rättelse om uppgifterna skulle visa sig vara felaktiga. Personuppgiftsansvarig myndighet: (Ange nämnd) Östersunds kommun 831 82 ÖSTERSUND Säkerhet vid behandling Den som arbetar med personuppgifter får göra detta endast i enlighet med personuppgiftslagen, sekretesslagen och övrig lagstiftning som gäller den kommunala verksamheten samt Datainspektionens allmänna råd om säkerhet för personuppgifter och kommunens ITsäkerhetsregler. Ansvaret för att det finns lämpliga säkerhetsåtgärder ligger hos personuppgiftsansvarig. Kontroll över att säkerhetsåtgärderna följs utförs av personuppgiftsombudet. Vid anlitande av personuppgiftsbiträde (konsult eller annan som behandlar myndighetens personuppgifter) ska avtal som reglerar säkerhetsfrågor tecknas. Utgångspunkten är att avtalet ska eliminera otillåten behandling. Länk till sida där avtalsmall finns. Vid kontroll av säkerhet i verksamhetssystemen ska kommunens gemensamma logg- och säkerhetsrutin användas. Internet Särskilda regler gäller för överförande av uppgifter till tredje land och publicering via Internet. Stor försiktighet måste iakttas innan uppgifter läggs ut på Internet. § 12, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Gemensamma rutiner Dokumentnamn: Kommungemensamma rutiner för behandling av personuppgifter i Östersunds kommun Skapad av: Agneta Johansson och Eva Rodin Svantesson, Staffan Hillström Beslutad av: Ks 2015-04-14, § 150 Sida: 4 (5) Reviderad den: 2015-01-08 Rättelse Nämnden eller styrelsen är skyldig att på begäran av den registrerade snarast rätta personuppgifterna som inte har behandlats i enlighet med denna lag eller föreskrifter. Personuppgiftsombudet hjälper de registrerade att få rättelse när det finns anledning misstänka att behandlade personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga. Fördelning av arbetsuppgifter för behandling av personuppgifter I Östersunds kommun fördelar personuppgiftsansvarig arbetsuppgifter till förvaltningschefen för behandling av personuppgifter. Förvaltningschefen ska organisera arbetet inom förvaltningen och fördela arbetsuppgifter till områdes-/avdelnings-/enhetschef. Mall för fördelning av arbetsuppgifter Arbetsuppgifter kring behandling av personuppgifter i kommungemensamma/förvaltningsspecifika verksamhetssystem När det gäller behandlingar av personuppgifter i kommungemensamma/förvaltningsspecifika verksamhetssystem, ska arbetsuppgifterna för att personuppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt finnas med i systemförvaltningsorganisationen. Systemägaren ska organisera arbetet med behandlingen av personuppgifter. Delegationsbeslut vid tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal Vid tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal ska kommunens mall användas. Ärendet ska diarieföras på ett eget diarienummer i kommunoffice och ett delegationsbeslut ska skrivas. Kopia på delegationsbeslutet skickas till personuppgiftsombudet och anmäls till personuppgiftsansvarig nämnd/styrelse. Internkontroll I kommunstyrelsens övergripande internkontrollplan står att kontroll ska genomföras att rutiner finns, för att säkra att den personuppgiftsansvarige (= nämnden) behandlar personuppgifter på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed. Årsrapport lämnas till kommunstyrelsen av kommunledningsförvaltningen. I förvaltningarnas internkontrollplaner ingår också kontroll och uppföljning enligt personuppgiftslagen. I planerna står att upprättade rutiner för behandling av personuppgifter följs, och ansvarig för rapportering är områdes-/avdelnings-/enhetschef. Rapportering sker till förvaltningschef och personuppgiftsombud. Introduktion av nyanställda I introduktionen av nyanställda ska ett avsnitt med information om personuppgiftslagen ingå. Personuppgiftsombudet ansvarar för informationen. § 12, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Gemensamma rutiner Dokumentnamn: Kommungemensamma rutiner för behandling av personuppgifter i Östersunds kommun Skapad av: Agneta Johansson och Eva Rodin Svantesson, Staffan Hillström Beslutad av: Ks 2015-04-14, § 150 Sida: 5 (5) Reviderad den: 2015-01-08 Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner Kommunen ska följa gallringsråd för processen kring behandling av personuppgifter som utgetts gemensamt av Sveriges kommuner och landsting och Riksarkivet. Handlingarna som skapas i processen är allmänna och ingår i myndighetens arkiv. § 13, US 2015-06-03 08:30 US: 1079/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-18 1 Dnr 1079-2015 Caroline Bjurström Utförarstyrelsen Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor Alla myndigheter är enligt lag skyldiga att arkivera de allmänna handlingar som rör verksamheten under olika långa tidsperioder. Ansvarsfördelningen för arkivfrågor inom Östersunds kommuns nämnder och styrelser behöver tydliggöras, då varje nämnd/styrelse är en egen myndighet som ansvarar för att vårda sitt eget arkiv. Utförarstyrelsen föreslås ge förvaltningschefen i uppdrag att klargöra ansvarsfördelningen för arkivfrågor så att det ska bli tydligt för nämnden, förvaltningen och Kommunarkivet vem som har ansvar för olika arbetsuppgifter inom området. Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2015-05-18 Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor 2015-04-09 Förslag till beslut Förvaltningscheferna får i uppdrag att fördela arbetsuppgifter i arkivfrågor inom Utförarstyrelsen verksamhetsområde i enlighet med bifogad fördelningsmall. Bakgrund I arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser om hur olika myndigheter ska hantera sina arkiv. Myndigheternas arkiv ses som en del av det nationella kulturarvet och i arkivlagen 3 § står att arkiven ska "bevaras, hållas ordnade och vårdas" bland annat för att säkra rätten att ta del av myndigheternas allmänna handlingar och möta forskningens behov. Arkivet omfattas i dessa fall i första hand av de allmänna handlingarna som berör den aktuella myndighetens verksamhet. Arkivansvaret inom Östersunds kommun utgår från den nämnda arkivlagen, arkivförordningen (SFS 1991:446) och arkivreglementet för Östersunds kommun (fastställt av Kommunfullmäktige den 18 december 2014). Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 13, US 2015-06-03 08:30 US: 1079/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-18 2 Dnr 1079-2015 Enligt arkivreglementet har varje nämnd/styrelse inom kommunen ansvar för att dess handlingar hanteras i enlighet med gällande lagstiftning samt att det hos varje nämnd/styrelse inom kommunen ska finnas både en arkivansvarig och en eller flera arkivredogörare med specifika arbetsuppgifter kring arkivfrågor. Det saknas för närvarande en tydlig ansvarsfördelning kring arbetet med arkivfrågor och behöver tydliggöras vilka personer som ska vara arkivansvarig och arkivredogörare inom respektive nämnd/styrelse. Utförarstyrelsen föreslås därför ge förvaltningscheferna i uppdrag att utse arkivansvarig och arkivredogörare med ansvar för dessa frågor inom Teknisk förvaltning och Serviceförvaltningen Genom att fördela ut ansvaret för arbetsuppgifterna blir det tydligt både för nämnden, förvaltningen och Kommunarkivet vem som arbetar med olika arkivfrågor. TEKNISK FÖRVALTNING o SERVICEFÖRVALTNINGEN Örjan Jervidal förvaltningschef Sven-Ove Nilsson tf förvaltningschef Skickas till Teknisk förvaltning, Serviceförvaltningen och Kommunarkivet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 13, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-18 1 Dnr 1079-2015 Caroline Bjurström Utförarstyrelsen Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor Alla myndigheter är enligt lag skyldiga att arkivera de allmänna handlingar som rör verksamheten under olika långa tidsperioder. Ansvarsfördelningen för arkivfrågor inom Östersunds kommuns nämnder och styrelser behöver tydliggöras, då varje nämnd/styrelse är en egen myndighet som ansvarar för att vårda sitt eget arkiv. Utförarstyrelsen föreslås ge förvaltningschefen i uppdrag att klargöra ansvarsfördelningen för arkivfrågor så att det ska bli tydligt för nämnden, förvaltningen och Kommunarkivet vem som har ansvar för olika arbetsuppgifter inom området. Underlag för beslut Teknisk förvaltnings tjänstemannaförslag 2015-05-18 Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor 2015-04-09 Förslag till beslut Förvaltningscheferna får i uppdrag att fördela arbetsuppgifter i arkivfrågor inom Utförarstyrelsen verksamhetsområde i enlighet med bifogad fördelningsmall. Bakgrund I arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser om hur olika myndigheter ska hantera sina arkiv. Myndigheternas arkiv ses som en del av det nationella kulturarvet och i arkivlagen 3 § står att arkiven ska "bevaras, hållas ordnade och vårdas" bland annat för att säkra rätten att ta del av myndigheternas allmänna handlingar och möta forskningens behov. Arkivet omfattas i dessa fall i första hand av de allmänna handlingarna som berör den aktuella myndighetens verksamhet. Arkivansvaret inom Östersunds kommun utgår från den nämnda arkivlagen, arkivförordningen (SFS 1991:446) och arkivreglementet för Östersunds kommun (fastställt av Kommunfullmäktige den 18 december 2014). Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 13, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-18 2 Dnr 1079-2015 Enligt arkivreglementet har varje nämnd/styrelse inom kommunen ansvar för att dess handlingar hanteras i enlighet med gällande lagstiftning samt att det hos varje nämnd/styrelse inom kommunen ska finnas både en arkivansvarig och en eller flera arkivredogörare med specifika arbetsuppgifter kring arkivfrågor. Det saknas för närvarande en tydlig ansvarsfördelning kring arbetet med arkivfrågor och behöver tydliggöras vilka personer som ska vara arkivansvarig och arkivredogörare inom respektive nämnd/styrelse. Utförarstyrelsen föreslås därför ge förvaltningscheferna i uppdrag att utse arkivansvarig och arkivredogörare med ansvar för dessa frågor inom Teknisk förvaltning och Serviceförvaltningen Genom att fördela ut ansvaret för arbetsuppgifterna blir det tydligt både för nämnden, förvaltningen och Kommunarkivet vem som arbetar med olika arkivfrågor. TEKNISK FÖRVALTNING o SERVICEFÖRVALTNINGEN Örjan Jervidal förvaltningschef Sven-Ove Nilsson tf förvaltningschef Skickas till Teknisk förvaltning, Serviceförvaltningen och Kommunarkivet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 13, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor Dokumentnamn: Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor inom Östersunds kommun Skapad av: Eva Rodin Svantesson, Dan Osterling Beslutad av: Sida: 1 (4) Reviderad den: 2015-03-18 Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor för ……..…nämnden/styrelsen Arkivansvar Arkivansvaret inom Östersunds kommun utgår från arkivlagen (1990:782) samt arkivreglemente för Östersunds kommun antaget av kommunfullmäktige 2008-04-24, att gälla från och med den 1 januari 2015 efter revidering 2014-12-18, § 224. Nämnden har det övergripande ansvaret för arkivfrågorna och har ett ansvar att fördela arbetsuppgifterna. Arkivlagen fastslår att en myndighet själv ansvarar för vården av sitt arkiv. Det är myndighetens ansvar att upprätthålla ordningen i sitt arkiv och beskriva innehållet för att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar. Detta görs bland annat genom att upprätta arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Myndigheten måste också vårda arkivet, till exempel skydda informationen mot förstörelse och obehörig åtkomst, samt verkställa beslut om gallring i enlighet med dokumenthanteringsplanen. § 13, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor Dokumentnamn: Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor inom Östersunds kommun Skapad av: Eva Rodin Svantesson, Dan Osterling Beslutad av: Sida: 2 (4) Reviderad den: 2015-03-18 Förvaltningschef ……… (namn) Förvaltningschefen har att skaffa sig kunskap om arkivlagen och arkivreglementet. Förvaltningschefen ska Organisera arbetet med arkivfrågor inom förvaltningen samt ansvara för ledning och kontroll. Genom din underskrift är du införstådd med och har accepterat ovanstående. Östersund den ____________________________________________ § 13, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor Dokumentnamn: Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor inom Östersunds kommun Skapad av: Eva Rodin Svantesson, Dan Osterling Beslutad av: Sida: 3 (4) Reviderad den: 2015-03-18 Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor – arkivansvarig för ………….förvaltningen Den som är arkivansvarig ansvarar i huvudsak för att gällande lagar och föreskrifter följs inom hela förvaltningen, samt informerar personal och nämnd/styrelse i arkivfrågor. Innehavaren av rollen har de befogenheter som krävs för att ansvara för: Arkivansvarig ska: Se till att arkivfrågor beaktas i budgetarbete och övrigt planeringsarbete samt vid organisationsförändringar Se till att arkivfrågor beaktas vid upphandling, uppgradering och avveckling av ITsystem på ett sätt så att gällande regler och föreskrifter följs Säkerställa tillgången till allmänna handlingar, i analogt såväl som digitalt format och offentlighetens rätt till insyn. Hålla sig uppdaterad med de anvisningar som kommunarkivet ger samt säkerställa att gällande lagar och föreskrifter följs inom myndigheten/förvaltningen Ha ett aktivt samarbete med organisationens egna arkivredogörare, förmedla information i aktuella arkivfrågor och verka för att arkivredogörarnas kompetens är relevant Förmedla information i aktuella arkivfrågor till berörda befattningshavare Ansvara för att myndighetens/förvaltningens totala bestånd av allmänna handlingar oberoende medium finns inventerade och upptagna i dokumenthanteringsplanen Samarbeta med Datacenter och kommunarkivet i samband med systemavveckling Delta i kommunarkivets träffar för arkivansvariga. Se till att kommunarkivet rådfrågas vid organisationsförändringar såsom omorganiseringar, upphörande av verksamhet eller vid ny verksamhet. Redovisa till förvaltningschef om det uppstår brister i arkivorganisationen och vidarebefordra frågan till denne Genom din underskrift är du införstådd med och har accepterat ovanstående Östersund den ____________________________________ § 13, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor Dokumentnamn: Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor inom Östersunds kommun Skapad av: Eva Rodin Svantesson, Dan Osterling Beslutad av: Sida: 4 (4) Reviderad den: 2015-03-18 Fördelning av arbetsuppgifter för arkivfrågor - arkivredogörare för ………..förvaltningen, ansvarsområde ………. En arkivredogörare ansvarar för att en god dokumenthantering upprätthålls på den egna förvaltningen enligt de anvisningar som finns och är en länk mellan verksamhet och arkivansvarig/kommunarkivet. Arkivredogörare ska: Se till att gällande lagar och föreskrifter efterföljs i den egna informationshanteringen Se till att arkivfrågor beaktas i den egna förvaltningens planeringsarbete gällande såväl den analoga som den digitala informationen Säkerställa att samtliga inkomna och upprättade handlingar finns inventerade och ordnade i en aktuell dokumenthanteringsplan Se till att gallring sker, samt att relevant information bevaras och förvaras enligt gällande bestämmelser Hålla sig uppdaterad med de anvisningar som kommunarkivet ger Informera berörd personal om föreskrifter och rutiner på arkivområdet Upprätthålla och uppdatera den egna arkivbeskrivningen Delta i kommunarkivets träffar för arkivredogörare. Genom din underskrift är du införstådd med och har accepterat ovanstående Östersund den ____________________________________ § 14, US 2015-06-03 08:30 US: 756/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2015-05-20 1 Dnr 756-2015 Fredric Kilander Serviceförvaltningen Upphandlingskontoret Utförarstyrelsen Remiss - Överprövningsutredningens betänkande Överprövning av upphandlingsmål m.m. (SOU 2015:12) I betänkandet Överprövningsmål av upphandlingsmål m.m. (SOU 2015:12) föreslår Överprövningsutredningen författningsförslag som syftar till att öka effektiviteten i upphandlingsförfaranden. Underlag för beslut Serviceförvaltningens tjänstemannaförslag 2015-05-20 Förslag till yttrande 2015-05-20 Remiss 2015-03-16 Sammanfattning 2015-03-16 Förslag till beslut Utförarstyrelsen antar upprättat förslag 2015-05-20 som sitt eget yttrande. SERVICEFÖRVALTNINGEN Fredric Kilander Upphandlingschef Skickas till Finansdepartementet, [email protected] Yttrande bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 14, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2015-05-20 1 Dnr 756-2015 Fredric Kilander Serviceförvaltningen Upphandlingskontoret Utförarstyrelsen Remiss - Överprövningsutredningens betänkande Överprövning av upphandlingsmål m.m. (SOU 2015:12) I betänkandet Överprövningsmål av upphandlingsmål m.m. (SOU 2015:12) föreslår Överprövningsutredningen författningsförslag som syftar till att öka effektiviteten i upphandlingsförfaranden. Underlag för beslut Serviceförvaltningens tjänstemannaförslag 2015-05-20 Förslag till yttrande 2015-05-20 Remiss 2015-03-16 Sammanfattning 2015-03-16 Förslag till beslut Utförarstyrelsen antar upprättat förslag 2015-05-20 som sitt eget yttrande. SERVICEFÖRVALTNINGEN Fredric Kilander Upphandlingschef Skickas till Finansdepartementet, [email protected] Yttrande bifogas beslutet Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 14, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: 2015-05-20, Yttrande Överprövningsutredningen YTTRANDE 2015-05-20 Upphandlingschef Fredric Kilander Finansdepartementet Remiss - Överprövningsutredningens betänkande Överprövning av upphandlingsmål m.m. (SOU 2015:12) Östersunds kommun har beretts tillfälle att yttra sig över rubricerade betänkande och får anföra följande. Remissvar ska ha inkommit till Finansdepartementet senast den 15 juni 2015. Sammanfattning Östersunds kommun delar utredningens uppfattning att avgifter inte bör införas vid ansökan om överprövning. Östersunds kommun delar utredningens uppfattning om att det inte bör införas regler som innebär att förlorande part ska betala processkostnader till vinnande part i överprövningsmål. Östersunds kommun anser att det är angeläget att den av utredningen föreslagna regeln om att processkostnader i överprövningsmål inte utför ersättningsgill skada införs. Östersunds kommun tillstyrker utredningens förslag att den förlängda avtalsspärren bör kvarstå i befintlig omfattning och att avtal även i fortsättningen bör avskära möjligheten att överpröva en upphandling. Östersunds kommun ställer sig bakom utredningens förslag om preklusionsfrist. Östersunds kommun ställer sig bakom utredningens förslag att en part i kammarrätt får åberopa ny omständighet eller nytt bevis bara om det görs sannolikt att åberopandet inte kunnat ske vi förvaltningsrätten eller om parten annars haft giltig ursäkt att göra åberopandet först i kammarrätten. 1 756-2015 § 14, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: 2015-05-20, Yttrande Överprövningsutredningen YTTRANDE 2015-05-20 Östersunds kommun tillstyrker utredningens förslag om undantag för temporär direktupphandling. Östersunds kommun ställer sig bakom utredningens förslag beträffande tidsfrist för förvaltningsrättens prövning och skyndsam handläggning. Östersunds kommun tillstyrker utredningens förslag beträffande frist för ansökan om upphandlingsskadeavgift samt för talan om skadestånd. Avgifter vid ansökan om överprövning Östersunds kommun delar utredningens uppfattning att avgifter inte bör införas vid ansökan om överprövning. Enligt kommunens bedömning skulle låga avgifter sannolikt bara ha små effekter på antalet överprövningar och höga avgifter är betänkliga ur ett rättssäkerhetsperspektiv. Ersättning för processkostnader Östersunds kommun delar utredningen uppfattning att det inte bör införas regler som innebär att förlorande part ska betala processkostnader till vinnande part i överprövningsmål. Östersunds kommun anser däremot att det är mycket angeläget att den av utredningen föreslagna regeln om att processkostnader i överprövningsmål inte utgör ersättningsgill skada införs. Genom Högsta domstolens dom i NJA 2013 sid. 762 har det enligt Östersunds kommuns mening uppstått en orimlig obalans mellan parterna i överprövningsmål. Leverantörer har, med nuvarande rättsläge och vid framgång i sådana mål, möjlighet att få processkostnader ersatta av upphandlande myndigheter i form av skadestånd. Upphandlande myndigheter har inte denna möjlighet. 2 756-2015 § 14, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: 2015-05-20, Yttrande Överprövningsutredningen YTTRANDE 2015-05-20 Den förlängda avtalsspärren Östersunds kommun delar utredningens bedömning att den förlängda avtalsspärren bör kvarstå i befintlig omfattning. Pröva trots avtal Östersunds kommun delar utredningens bedömning att avtal även i fortsättningen bör avskära möjligheten att överpröva en upphandling. Preklusionsfrist Östersunds kommun ställer sig bakom utredningens förslag om den så kallade ”mellanvägen”. Förslaget är enligt Östersunds kommuns mening ägnat att uppmuntra till dialog mellan upphandlande myndighet och leverantörer under upphandlingsprocessen. Det är också ägnat att få tvistefrågor behandlade i ett så tidigt skede av upphandlingsprocessen som möjligt, vilket bör leda till minskade transaktionskostnader för såväl upphandlande myndigheter som leverantörer. Nya omständigheter i kammarrätt Östersunds kommun tillstyrker utredningens förslag att en part i kammarrätt får åberopa ny omständighet eller nytt bevis bara om det görs sannolikt att åberopandet inte kunnat ske vid förvaltningsrätten eller om parten annars haft giltig ursäkt att göra åberopandet först i kammarrätten. Förslaget, som överensstämmer med vad som gäller i dispositiv tvistemålsprocess, är ägnat att leda till en tidsmässigt kortare överprövningsprocess och till att tvistefrågor i första hand koncentreras till förvaltningsrätt. 3 756-2015 § 14, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: 2015-05-20, Yttrande Överprövningsutredningen YTTRANDE 2015-05-20 Undantag för temporär direktupphandling Östersunds kommun tillstyrker utredningens förslag. Det har varit och är fortfarande ett stort bekymmer att de juridiska förutsättningarna för att göra tillfälliga anskaffningar under en överprövningsprocess är osäkra. Upphandlande myndigheter riskerar ogiltighetstalan och upphandlingsskadeavgift även om de gör anskaffningar som är nödvändiga för verksamhetens bedrivande, och detta till följd av omständigheter som är i praktiken omöjliga för de upphandlande myndigheterna att kontrollera, dvs. om en ansökan om överprövning kommer att ske och hur lång tid domstolsprocessen i en, två eller undantagsvis tre instanser kommer att ta. Detta är inte acceptabelt. Utredningens förslag är ägnat att leda till ökad juridisk säkerhet genom att en upphandlande myndighet inte ska behöva räkna med annat än att överprövning sker i en instans och att denna prövning tar 90 dagar. Tidsfrist för förvaltningsrättens prövning och skyndsam handläggning Östersunds kommun tillstyrker utredningens förslag att en förvaltningsrätt, om det inte finns synnerliga hinder, ska avgöra mål om överprövning av upphandling inom 90 dagar från ansökan om överprövning samt att upphandlingsmål generellt ska handläggas skyndsamt. Regeln om prövning inom 90 dagar är viktig för att en upphandlande myndighet ska ha rätt att i sin tidsplanering kunna räkna med att överprövningsprocessen inte tar längre tid än så. Att denna tidsram överskrids är inget som en upphandlande myndighet ska anses kunna förutse vid bedömningen av om en tillfällig anskaffning varit tillåten. Regeln är också viktig för att långa handläggningstider i domstol orsakar problem för leverantörer, som inte vet när de får börja leverera. Kortare handläggningstider innebär generella samhällsvinster. Östersunds kommun anser att det är angeläget att förvaltningsrätterna får erforderliga resurser så att tidsgränsen kan hållas i praktiken. 4 756-2015 § 14, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: 2015-05-20, Yttrande Överprövningsutredningen YTTRANDE 5 2015-05-20 756-2015 Frist för ansökan om upphandlingsskadeavgift samt för talan om skadestånd Östersunds kommun tillstyrker utredningens förslag. ___________________________________ I detta ärende har utförarstyrelsen beslutat. Upphandlingschefen har varit föredragande. ÖSTERSUNDS KOMMUN Utförarstyrelsen Nisse Sandqvist Fredric Kilander Utdrag i tre exemplar till Finansdepartementet samt via e-post [email protected] § 14, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: 2015-03-16 Remiss § 14, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: 2015-03-16 Remiss § 14, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: 2015-03-16 Remiss § 14, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Sammanfattning § 14, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Sammanfattning § 14, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Sammanfattning § 14, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Sammanfattning § 14, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Sammanfattning § 15, US 2015-06-03 08:30 US: 179/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-20 1 Dnr 179-2015 Caroline Bjurström Utförarstyrelsen Utförarstyrelsens information/överläggningar 2015 1. Förvaltningschefens information - Teknisk förvaltning 2. Förvaltningschefens information - Serviceförvaltningen 3. Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle genom Design för alla SERVICEFÖRVALTNINGEN o TEKNISK FÖRVALTNING Caroline Bjurström Sekreterare Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-20 1 Dnr 179-2015 Caroline Bjurström Utförarstyrelsen Utförarstyrelsens information/överläggningar 2015 1. Förvaltningschefens information - Teknisk förvaltning 2. Förvaltningschefens information - Serviceförvaltningen 3. Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle genom Design för alla SERVICEFÖRVALTNINGEN o TEKNISK FÖRVALTNING Caroline Bjurström Sekreterare Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Dnr 2047-2014 Ett Östersund för Alla - en strategi för ett inkluderande samhälle genom Design för alla Beslutad av: Kommunstyrelsen 2015-xx-xx § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Innehållsförteckning DÄRFÖR SKA VI HA EN STRATEGI FÖR ÖKAD INKLUDERING 3 Politisk vision för Östersunds kommun 3 Val av begrepp 3 Strategins avgränsningar 3 DET HÄR ÄR DESIGN FÖR ALLA 4 Design för Allas sju grundprinciper 1. Lika möjlighet till användning 2. Flexibel användning 3. Enkel och självklar användning 4. Information som går att uppfatta 5. Tolerans mot misstag 6. Låg fysisk ansträngning 7. Utrymme för komma intill och använda 4 5 5 5 5 5 6 6 GEMENSAMMA STRATEGISKA UTVECKLINGSOMRÅDEN 7 Strategiområde 1: Utveckla och formalisera samverkansformer Förslag på aktiviteter som alla aktörer kan göra för att utveckla samverkan 7 7 Strategiområde 2: Genomföra kunskapshöjande åtgärder Förslag på aktiviteter som alla aktörer kan göra för att höja kunskapen 8 8 Strategiområde 3: Förbättra information och genomföra marknadsföringsinsatser Förslag på aktiviteter som alla aktörer kan göra för att förbättra information och marknadsföring 8 8 Strategiområde 4: Utveckla tillgängliga och användbara miljöer, produkter och tjänster Förslag på aktiviteter som alla aktörer kan göra för att utveckla användbara verksamheter 9 9 EN STARKARE STRATEGI GENOM SAMVERKAN MELLAN KOMMUNEN OCH PRIVATA AKTÖRER 10 Färre hinder leder till ökade vinster 10 Så här samverkar vi för att riva hindren 10 GEMENSAM AVSIKTSFÖRKLARING FÖR ETT ÖSTERSUND FÖR ALLA Bilaga 1, Analys av de förutsättningar som ligger till grund för prioriterade strategiområdena Bilaga 2, Definition av begrepp Bilaga 3, Styrande och stödjande dokument för ökad inkludering inom tillgänglighetsområdet Bilaga 4, Handlingsplaner för de kommunala nämndernas verksamhetsområden (separat bilaga) 2 12 13 18 19 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Därför ska vi ha en strategi för ökad inkludering Denna strategi ska visa vad Östersunds kommun menar med ett samhälle utan hinder, samt hjälpa oss som samhällsplanerar, bygger och utför verksamhet att riva de hinder som finns och se till att inte nya hinder uppstår. Ett samhälle utan hinder är ett inkluderande samhälle, och gör Östersund till en attraktiv plats att bo och verka i. Östersunds kommun har genom antagandet av översiktsplanen Östersund 2040 samt tillväxtplanen Mer [*] Östersund bestämt att det är synsättet Design för alla som ska vara metoden för att skapa ett mer inkluderande samhälle. I ett inkluderande samhälle ingår hela livscykeln och alla delar som livet består av. Kommunen ansvarar för flera av dessa delar, men ansvar finns också hos det privata näringslivet och privata fastighetsägare. Därför är det ett gemensamt arbete, där kommunens strategi tas fram och efterlevs i samverkan mellan det offentliga och privata. Strategin ”Ett Östersund för Alla” är en gemensam avsiktsförklaring hur vi tillsammans skapar ett inkluderande samhälle. En strategi ger svaret på VAD och HUR man går tillväga för att förverkliga en vision, samt uppfylla de krav som lagar och omvärld ställer. Det är en långsiktig taktik som förutsätter engagemang från alla som står bakom den. Politisk vision för Östersunds kommun Ett demokratiskt, socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbart Östersund är den gemensamma, grundläggande visionen för Östersunds utveckling och utgångspunkten för det långsiktiga politiska arbetet. Detta är den politiska vision som kommunfullmäktige har fastställt och som ska genomsyra all kommunal verksamhet. De mål- och styrdokument som utarbetas och det arbete som bedrivs i kommunen ska styra mot den politiska visionen. Strategin ”Ett Östersund för Alla” är ett av dessa styrdokument. Val av begrepp Design för Alla, Universal Design och Universell utformning är olika begrepp för i huvudsak samma syn- och arbetssätt. Arbetssättet syftar till att avveckla fysiska och sociala hinder för att skapa inkludering på alla områden i livet. I denna strategi har vi valt att använda begreppet Design för alla. Strategins avgränsningar Synsättet Design för alla innebär att alla offentliga och privata miljöer, produkter och tjänster bör utformas med tanke på en mänsklig mångfald utifrån t ex storlek, språk, etnicitet, kön och funktionsförmåga. Det är många olika perspektiv och förutsättningar som därmed behöver beaktas. I strategin Ett Östersund för Alla kommer fokus att ligga på hur vi kan ta bort hinder i samhället. Den övergripande inriktningen blir därmed användbarhet och tillgänglighet till fysiska miljöer, produkter, tjänster och information. 3 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Därmed inte sagt att synsättet Design för alla enbart ska användas inom denna begränsade del av mångfaldsbegreppet. Förhoppningsvis hjälper denna strategi till att ett mer inkluderande syn- och arbetssätt etableras överlag. I många fall går det att ”slå flera flugor i en smäll”. Det här är Design för Alla Design för Alla är design för den mänskliga mångfalden, social delaktighet och jämlikhet. Detta holistiska och innovativa angreppssätt är en kreativ och etisk utmaning för alla planerare, formgivare, företagare, administratörer och politiker. Syftet med Design för Alla är att ge alla människor samma möjligheter att delta i alla delar av samhället. För att uppnå detta måste byggd miljö, vardagliga ting, tjänster, kultur och information – kort sagt allt som är formgivet och gjort av människor för människor – vara tillgängligt och användbart för alla människor i samhället och svara mot en ökande mänsklig mångfald.1 I praktiken är Design för alla ett arbetssätt som innebär att alla produkter, miljöer och tjänster utformas för att fungera för så många människor som möjligt. Utgångspunkten är att vidga målgruppen och se till människors skilda behov i olika situationer i livet, och inte fokusera på särlösningar för vissa grupper, till exempel personer med funktionsnedsättning. Det är utformningen – designen - av en produkt, tjänst eller miljö som oftast kan utgöra både problemet och lösningen – inte människan som använder den. Utformningen av våra byggda miljöer, tjänster och vardagliga föremål kan exkludera eller inkludera beroende på kvaliteten på utförandet och besluten bakom. Genom att använda sig av arbetssättet Design för alla som en allmän riktlinje för beslutsfattande, planering och produktutveckling fokuserar vi inte längre på den ”normala människan” utan istället på den mänskliga mångfald som kännetecknar verkligheten. Resultatet blir då miljöer, tjänster och produkter som är lätta att förstå och bekväma att använda. Design för alla kan exempelvis betyda att alla kunder ska kunna använda samma ingång eller att både korta och väldigt långa personer ska kunna sitta bekvämt i en restaurang. Det kan också handla om att bakgrundsmusik i en butik läggs på en ljudnivå som gör det möjligt att föra samtal oavsett om man hör bra eller inte, eller att skapa informationsskyltar som är tydliga och möjliga att förstå även om man inte talar svenska eller har lite svårt att läsa. Design för Allas sju grundprinciper Vid Centrum för Universal Design på North Carolina State University har man utvecklat sju principer för Universal Design, det vill säga Design för alla2. Genom att använda dessa sju steg i designprocesser säkerställs att miljöer, produkter och tjänster skapas utifrån en mänsklig mångfald. Det gör att alla människor behandlas lika och behovet av särlösningar minskar eller 1 2 ur EIDD (European Institute for Design and Disability) Stockholm Declaration, 2004 http://www.ncsu.edu/ncsu/design/cud/pubs_p/docs/udffile/chap_3.pdf 4 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle försvinner. Det innebär också att alla människor ges möjligheten att vara självständiga och bli inkluderade i samhällslivet. 1. Lika möjlighet till användning Miljön, produkten eller tjänsten missgynnar eller brännmärker ingen användare. Det behövs ingen speciell åtgärd för att kunna ta del av en miljö, produkt eller tjänst, till exempel behöva be om hjälp för att ta sig in eller behöva anmäla i förväg att man har en allergi. Exempel: automatiska dörrar, ramp istället för trappa eller både och vid samma plats, varierat utbud av maträtter hos caféer och restauranger, alla kundtoaletter är lika rymliga och användbara. 2. Flexibel användning Miljön, produkten eller tjänsten är anpassad till varierande och individuella preferenser och förmågor. Exempel: en sax som både vänster- och högerhänta kan använda, betalkortläsare som kan justeras i höjd, lekplats med många olika möjligheter till aktivitet, meny på läsplatta där text kan läsas upp digitalt eller förstoras. 3. Enkel och självklar användning Miljön, produkten eller tjänsten ska vara lätt att förstå oavsett användarens erfarenhet, kunskap, språkförmåga eller koncentrationsförmåga för tillfället. Exempel: datorprogram som går att använda utan manualer eller hjälpmedel, tydligt låsvred på toaletter, reception eller kundtjänst placeras i direkt anslutning till entré, skyltning med tydliga pictogram istället för text. 4. Information som går att uppfatta Den information som miljön, produkten eller tjänsten ska förmedla går fram effektivt oavsett förhållanden i omgivningen och användarens uppfattningsförmåga. Exempel: informationsskyltar placeras där alla kan se och på många olika ställen, skyltar som är upplysta vid mörker, skyltar med tillräckligt stor text, bra belysning så att det går att se ansiktsuttryck, läsa på läppar och se kroppsspråk, tydliga orienteringstavlor i stora varuhus, digital information som kan läsas upp eller förstoras. 5. Tolerans mot misstag Miljön, produkten eller tjänsten ser till att eventuella fel eller misstag vid användandet inte leder till allvarliga konsekvenser. En miljö eller produkt utformas så att det aldrig blir farligt att göra fel, eller att det ska vara möjligt att ändra sig utan att konsekvenserna blir för stora. Exempel: tillräckligt lång inställd tid för att hinna passera automatiska dörrar, tåliga material som håller för slitage, greppvänliga glas, ångrafunktion i datorprogram, kontrastmarkerade glaspartier och nivåskillnader, inga utstickande hinder i kroppshöjd. 5 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle 6. Låg fysisk ansträngning Miljön, produkten eller tjänsten kan användas effektivt och bekvämt med ett minimum av ansträngningar. Exempel: engreppsblandare på toaletter, lättöppnade dörrvred, automatiska dörrar, lättöppnade förpackningar, korta och användbara gångvägar mellan busshållplats och serviceinrättning, god ventilation. 7. Utrymme för komma intill och använda Det måste finnas tillräckligt utrymme för att användarna ska kunna komma fram till, nå och använda en miljö, produkt eller tjänst. En miljö eller produkt behöver ha storlek och utrymme så de kan användas oberoende på användarens position, storlek, rörlighet och kroppsställning. Exempel: tvättställ och butiksdiskar som är justerbara i höjd, reglage och knappar sitter i lämplig höjd och döljs inte av möblering, gångytor som tillåter att två personer går i bredd, stora displayer för touchfunktioner, alla kundtoaletter är rymliga och användbara, stora provrum. 6 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Gemensamma strategiska utvecklingsområden Östersunds kommun har gjort en analys (se bilaga 1) för att identifiera vilka strategiska utvecklingsområden som ska leda till ett mer inkluderande samhälle genom arbetssättet Design för alla och följande fyra områden har bedömts särskilt viktiga: • • • • Utveckla och formalisera samverkansformer Genomföra kunskapshöjande åtgärder Förbättra information och genomföra marknadsföringsinsatser Utveckla tillgängliga och användbara miljöer, produkter och tjänster Nedan presenteras respektive strategiområden tillsammans med förslag på aktiviteter som privata aktörer kan genomföra för att riva hinder och förbättra användbarheten. De kommunala nämndernas aktiviteter behandlas separat (se bilaga 4). Strategiområde 1: Utveckla och formalisera samverkansformer För att skapa ett inkluderande samhälle behövs insatser från både offentliga och privata aktörer som samverkar tillsammans. Även civilsamhället med föreningar och intresseorganisationer spelar en viktig roll. Tillgänglighetsarbetet är en servicekedja som inte är starkare än sin svagaste länk – kommun, fastighetsägare och näringsidkare spelar lika viktiga roller. En bättre samverkan mellan olika aktörer ger också förutsättningar att använda de ekonomiska resurserna på bästa sätt, till exempel vid ombyggnationer och andra större investeringar. Förslag på aktiviteter som alla aktörer kan göra för att utveckla samverkan Denna strategi är ett första viktigt steg för en bättre samverkan mellan alla aktörer. Genom att ställa sig bakom strategin och dess avsiktsförklaring skapar vi en gemensam grund att utgå ifrån. Kartlägg vilka sammanhang av samverkan din verksamhet ingår i idag, till exempel i avtal mellan fastighetsägare och hyresgäst. Det kan också vara i olika sammanslutningar, till exempel handelsorganisationer eller intresseförbund. Går det att påverka beslut och så att de blir mer Design för alla? Finns det gemensamma verksamheter som kan utformas på mer användbara sätt? Finns det alltid tid till samråd vid större investeringar och evenemang? Kontakta kommunen i god tid vid tillståndsärenden som till exempel bygglov. Då finns utrymme för diskussioner kring användbarhetsfrågor och möjligheter till hjälp med förslag på utformning från kommunens tillgänglighetsstrateg. 7 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Strategiområde 2: Genomföra kunskapshöjande åtgärder Generellt är kunskapen låg kring användbarhetsfrågor, både vad som kan uppfattas som hinder och hur man river dem. Orsaken är ofta en begränsad förståelse hur andras funktionsförmåga kan skilja sig från den egna, och att vårt samhälle i grunden utgår från en begränsande norm. Det är därför viktigt att fortlöpande arbeta med attitydfrågor och frångå normtänkandet. Därefter blir det lättare att kunna identifiera vilka åtgärder som behöver göras för att hitta och riva hinder. Förslag på aktiviteter som alla aktörer kan göra för att höja kunskapen Samla alla som arbetar i verksamheten för att diskutera Design för alla-synsättet, förslagsvis med utgångspunkt i denna strategi. Enas kring hur er verksamhet ska införliva synsättet och vilka åtgärder som behövs för att lyckas, till exempel bemötandeutbildning eller inventering av fysiska hinder. Testa verksamheten för att själva upptäcka olika hinder, till exempel genom att transportera en tvillingbarnvagn genom butiken, genom att be någon utomstående att genomföra ett köp eller ta del av er hemsida eller telefonkundtjänst. Genom att kontakta och få synpunkter från en förening för personer med funktionsnedsättningar kan ni få ytterligare kunskap om hur användbar verksamheten är. Ta del av den information och kunskap som finns inom området, till exempel genom att bjuda in kommunens tillgänglighetsstrateg till arbetsplatsträffar eller strategimöten. Det finns bra webbaserade utbildningar, till exempel Konsumentverkets och Svensk Handels E-utbildning Butik för alla (http://www.eko.kov.se/tillganglighet/) Strategiområde 3: Förbättra information och genomföra marknadsföringsinsatser Tillgång till information om en verksamhet är alltid viktig, inte minst om man som kund är van vid att det finns hinder som försvårar. Genom att erbjuda information om en verksamhets användbarhet underlättar man för gamla kunder och har möjlighet att locka till sig nya. Det är också viktigt att marknadsföra utifrån ett användarperspektiv, för att kunna nå hela bredden av kunder. Förslag på aktiviteter som alla aktörer kan göra för att förbättra information och marknadsföring Komplettera den ordinarie besöksinformationen om er verksamhet, till exempel på er hemsida, med information om användbarhet. Informationen kan handla om det finns trappsteg inne i butiken, om entrén har automatisk dörröppning eller att det finns kundtoalett. Fundera på om det finns behov av fler eller tydligare informationsskyltar i er verksamhet, det gäller både hänvisning till verksamheten och när kunderna har kommit fram. Kan kunden självständigt hitta till provrummen eller kundtoaletten? Är skyltarna tillräckligt upplysta och rätt placerade? Behöver skyltarna kompletteras med pictogram och engelsk text? 8 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Våga marknadsföra er verksamhet utifrån ett användarperspektiv. När verksamheten fått tillräckligt med kunskap om, och även rivit, hinder behöver kunderna få veta det. Berätta att verksamheten är inkluderande och välkomnande, till exempel med värdeord som ”tillgänglig”, ”användbar” och ”funktionell”. Strategiområde 4: Utveckla tillgängliga och användbara miljöer, produkter och tjänster Genom att öka kunskapen och förbättra informationen kommer man långt med att förbättra befintlig verksamhet, men det är alltid svårare att göra om i efterhand än att göra rätt från början. Det är därför särskilt viktigt att ha med sig Design för alla-synsättet när vi har möjlighet att utveckla nya miljöer, produkter och tjänster för att dessa ska bli så användbara som möjligt. På så sätt undviker vi att lägga onödiga kostnader på att göra om i efterhand. Ett sätt för att lyckas skapa användbara och tillgängliga miljöer är att utgå från skriften Bygg ikapp3. För att en destination, oavsett om det är en kommun, en stad eller annan plats, ska kunna uppfattas som välkomnande och inkluderande behöver det finnas tillräckligt många användbara miljöer, produkter och tjänster. Det är därför viktigt att alla aktörer i Östersund bidrar utifrån sina ansvarsområden och förutsättningar i detta arbete. Förslag på aktiviteter som alla aktörer kan göra för att utveckla användbara verksamheter Låt Design för alla-synsättet vara levande i er verksamhet och diskutera användbarhetsfrågor så ofta det går. Införliva frågor kring användbarhet i till exempel kvalitetsuppföljningar, kundundersökningar och medarbetarsamtal. Ställ höga användbarhetskrav i upphandlingar och vid inköp av nya produkter. Se till att det finns tillräckligt faktaunderlag för användbarhetsfrågor när ni planerar för ny verksamhet och ny- om- eller tillbyggnad. Kontakta en tillgänglighetskonsult eller kommunens tillgänglighetsstrateg i början av planeringen. Följ de råd och rekommendationer som anges i skriften Bygg ikapp. 3 Bygg ikapp – för ökad tillgänglighet och användbarhet för personer med funktionsnedsättning (Elisabeth Svensson, Svensk Byggtjänst, senaste upplagan är från 2012) 9 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle En starkare strategi genom samverkan mellan kommunen och privata aktörer Tillsammans är vi starka, det gäller i många sammanhang och inte minst när det kommer till förändringsarbete. För att kunna efterleva synsättet Design för alla behövs förändringar på många olika plan – i den fysiska miljön, hur vi utformar vår information och våra tjänster, och hur vi ser på mänsklig mångfald. Det handlar om att med inlevelse, förståelse och öppenhet förändra våra arbetssätt och attityder. Färre hinder leder till ökade vinster Ansvaret för att riva hinder och se till att inte nya hinder uppstår ligger på oss alla. Livet består av många olika delar, som alla behöver vara användbara och hindersfria för att det ska fungera – bostaden, utbildning, arbete, nöjen, inköp, rekreation och så vidare. En del av hindren ska vi riva för att lagen säger att vi är skyldiga till det. De flesta hindren ska vi riva i alla fall, eftersom det är medmänskligt och inkluderande, men inte minst för att det skapar vinster för alla. Vinsterna hos individen ligger i den ökade självständigheten och valfriheten, både som medborgare och kund. Vinsterna hos näringslivet ligger i möjligheten att ta emot en större andel kunder och därmed ökad omsättning. För kommunens del ligger vinsterna dels i fler nöjda medborgare, och förhoppningsvis fler som vill flytta hit, men också i ett minskat behov av välfärdstjänster. I en analys genomförd av Nordanalys AB finns beräkningar på vad förbättrad användbarhet genom färre hinder ger i ökad omsättning. Analysen är tydlig – vad vi än gör på området kommer det att kunna leda till vinster för alla parter4. Så här samverkar vi för att riva hindren Ett förändringsarbete av den kaliber som ett gemensamt arbetssätt över offentliga och privata gränser betyder, behöver formaliseras. Det behöver också vara tydligt vad det är som samarbetet handlar om. Den avslutande avsiktsförklaringen utgör ”minsta gemensamma nämnare” för det gemensamma förändringsarbetet. Målsättningen är att alla aktörer – offentliga som privata – kan ställa sig bakom avsiktsförklaringen och därmed bidra till målsättningen att skapa Ett Östersund för Alla. För att driva det gemensamma tillgänglighetsarbetet framåt kommer Destination Östersund att integrera synsättet Design för alla i sin verksamhet, vilket bland annat betyder att frågorna diskuteras frekvent på morgonmöten, Östersundsdagarna och andra gemensamma sammankomster. De nätverk/branschråd som ryms inom Destination Östersund kommer också att fokusera mer på användbarhetsfrågor, och bjuda in kommunen när det är aktuellt för samverkan. Destination Östersund kommer också att bjuda in representanter från kommunen, t ex tillgänglighetsstrategen, till möten då användbarhetsfrågor ska diskuteras, det gäller också styrelsemöten. Därtill blir Design för alla en viktig beståndsdel i Destination Östersunds kommande hållbarhetsstrategi.5 4 Tänkbara effekter av åtgärder för förbättrad tillgänglighet i Östersund, Nordanalys AB 2013 Samverkansformerna föreslås av Destination Östersund genom Anna Wersén, VD, samt Susanne Norrman, ordförande, december 2014. 5 10 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Östersunds kommun bjuder in representanter från det privata näringslivet till regelbundna träffar för att diskutera tillgänglighets- och användbarhetsfrågor. Inbjudan går via Destination Östersund och fastighetsägarnätverket. De befintliga träffarna mellan kommunen och de privata fastighetsägarna kommer att kunna fungera som samrådsorgan, och dessutom kommer särskilda träffar anordnas vid behov. Diskussionsträffarna kan röra större och övergripande samverkansprojekt och då med många deltagare inbjudna. Det kan också bli aktuellt med mindre träffar kring mer specifika användbarhetsfrågor som berör enskilda verksamheter och fastigheter. 11 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Gemensam avsiktsförklaring för Ett Östersund för Alla Vi låter synsättet Design för alla genomsyra våra verksamheter, vilket betyder att vi kan behöva förändra arbetssätt och genomföra förändringar i så väl den fysiska miljön som i vårt bemötande. De kostnader som kan uppstå ser vi som investeringar som kommer att leda till vinster längre fram. Vi ser vår roll i servicekedjan och samverkar med andra aktörer för att riva hinder, vilket betyder att vi först ser till möjligheten att skapa användbara lösningar innan vi definierar och sätter gränserna för vårt formella ansvar. Ibland behöver vi göra saker vi inte egentligen har ansvar för, ibland får vi möjligheten att dra fördelar av andras insatser. Vi förstår att tillsammans är vi starka och att Östersund som destination behöver en ”kritisk massa” av välkomnande och tillgängliga miljöer, produkter och tjänster för att kunna vara Ett Östersund för Alla. Vi hjälps därför åt att lyfta goda exempel och lär av varandra, och ser vinsterna med gemensam marknadsföring med fokus på välkomnande användbarhet. Östersund den………………. Östersund den………………. ………………………………… AnnSofie Andersson Östersunds kommun ………………………………… Bengt Marsh Östersunds kommun Östersund den ………………. Östersund den ………………. ………………………………… Susanne Norrman, ordförande Destination Östersund ………………………………… Anna Wersén, VD Destination Östersund Östersund den ………………. Östersund den ………………. ………………………………… Namn, organisation ………………………………… Namn, organisation 12 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Bilaga 1, Analys av de förutsättningar som ligger till grund för prioriterade strategiområdena En strategi ska ge en beskrivning av nuläget och vilka planer som finns för framtiden. Det är viktigt att ha en klar bild över hur omvärlden ser ut i förhållande till de förutsättningar som de parter som ingår i strategin har. SWOT-analys av gemensam strategi för universell utformning Ett sätt att testa en strategis hållbarhet är att göra en SWOT-analys, vilket har gjorts. Analysen är en strukturerad bedömning av förutsättningarna kring genomförandet av strategin. SWOT står för strength, weakness, opportunities och threats (på svenska: styrkor, svagheter, möjligheter och hot). Dessa förutsättningar finns kring och i organisationen. Vilka inre och yttre faktorer är det som underlättar respektive försvårar för strategins genomförande? Styrkor och svagheter är de parametrar som vi i organisationen (det vill säga de parter som enas kring strategin Ett Östersund för Alla) själva kan styra och ta beslut kring. Möjligheter och hot ligger utanför organisationen, till exempel att beslut fattas av andra, ekonomiska konjunkturer eller genom lagar och bestämmelser. Positiva faktorer Negativa faktorer Interna faktorer Styrkor • • • • Svagheter Politisk vilja och vision att jobba med Design för alla Vilja hos näringslivet att prioritera tillgänglighetsarbete Det finns flera ”fanbärare” och goda exempel redan Flera organisationer besitter god kunskap i ämnet • • • • Möjligheter Externa faktorer • • • • Liten samverkan lokalt Generellt en bristande kunskap kring användbarhet och Design för alla Bristande dialog med kunder/mottagare av tillgängliga tjänster och produkter Bristande information och marknadsföring av det som finns Hot En växande efterfrågan på tillgänglig service och produkter Lagstiftning i förändring som kan skynda på utvecklingen Extern finansiering finns att tillgå inom EU Nätverksbygge med andra städer/destinationer pågår 13 • • • Fluktuerande besökssiffror, svikande norsk marknad Tillgänglighetslagstiftningen används både som ”golv och tak” Ökad exkludering, ökade kostnader för kommunen, och minskade intäkter för näringslivet, om inte det växande behovet av tillgänglighet möts § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Denna SWOT-analys har legat till grund för att identifiera de utvecklingsområden som finns för att kunna genomföra strategins intentioner, det vill säga att försöka nå ett mer inkluderande samhälle genom arbetssättet Design för alla. Strategin ska ta sikte på hur vi behåller våra styrkor och tillvaratar våra möjligheter, men också på vilket sätt vi kan eliminera våra svagheter och förebygga risker och hot. Utifrån detta görs prioriteringen av gemensamma strategiområden. Analysen har därför också blivit utgångspunkten för de handlingsplaner som tagits fram för den kommunala förvaltningen, och bör också ligga till grund för de aktiviteter som övriga parter till strategin planerar. Förtydligande av analysen Styrkor i Östersund Den största styrkan Östersund har är att det finns en vilja, både politiskt i kommunen och hos flera delar av näringslivet, att förbättra användbarheten i miljöer till tjänster och produkter. Det är också en styrka att det finns flera goda exempel på tillgängliga anläggningar och besöksmål, och att flera organisationer har kunskap inom tillgänglighetsområdet. Det finns ett flertal starka ”fanbärare” och ambassadörer som kan och bör lyftas fram. Hur ska vi göra för att behålla och förbättra våra styrkor? För att behålla och förstärka de styrkor som analysen påvisar kan följande aktiviteter göras: • Ställa sig bakom och efterleva strategin Ett Östersund för Alla • Sprid kunskap om goda exempel och uppmuntra förbättringsarbete Svagheter i Östersund Generellt är kunskapen låg när det gäller orsaker till och effekter av bristande tillgänglighet. Speciellt låg är kunskapen när det gäller det specifika arbetssättet Design för alla, det vill säga planera och förutsätta en mångfald och därmed skapa goda generella lösningar, inte särlösningar. En förklaring till detta kan vara bristen på dialog med kunder och mottagare av tjänster, och förståelse för vilka hinder som andra människor kan uppleva. Det finns också brister i samverkan mellan de parter som ansvarar för olika delar av tillgängligheten i samhället. Tillgänglighetsarbetet är en servicekedja som inte är starkare än sin svagaste länk – kommun, fastighetsägare och näringsidkare spelar lika viktiga roller. En bättre samverkan är också en förutsättning för att använda de ekonomiska resurserna på bästa sätt, t ex vid ombyggnationer och andra investeringar. Östersund har, liksom många andra besöksmål och kommuner, brister i att informera både medborgare och besökare hur tillgängligheten ser ut. Det gäller såväl platser och tjänster som har god tillgänglighet som de med sämre användbarhet. God information är en förutsättning för ett fungerande samhälle, och marknadsföring är viktigt när det gäller destinationsutveckling. Hur ska vi göra för att minimera eller eliminera våra svagheter? För att minimera de svagheter som analysen påvisar kan följande aktiviteter göras: • Öka kunskapen inom synsättet Design för alla och funktionshinderperspektivet 14 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle • Utveckla och formalisera samverkansformer mellan kommunen, fastighetsägare och näringsliv • Förbättrad information (objektivt och i marknadsföringssyfte) • Ökad dialog med målgrupper Möjligheter för Östersund Vi ser en växande efterfrågan på tillgänglighet och användbarhet, mycket beroende på det ökade antalet äldre i samhället. De verksamheter som har möjlighet att erbjuda produkter och tjänster som är tillgängliga kommer därmed att få en större målgrupp och potentiellt mer intäkter. För kommunens räkning innebär en förbättrad tillgänglighet i samhället mer självständiga medborgare och potentiellt minskat behov av välfärdstjänster. En rad olika lagar som har bäring på tillgänglighetsfrågor är under förändring. Exempelvis den förändring av diskrimineringslagstiftningen som väntar från och med den 1 januari 2015. Även lagstiftning som rör utformning av byggnader och platsmark, till exempel Plan- och bygglagen med tillhörande rekommendationer, förfinar kontinuerligt standarder och tillämpning. Tillsammans kan dessa, och andra, lagförändringar bidra till en ökad opinion och diskussion kring tillgänglighet, vilket i sin tur kan leda till en påskyndad utveckling mot mer användbara miljöer, produkter och tjänster. Det finns dock också vissa risker, se nedan under rubriken Risker och hot för Östersund. Östersund är mer än någonsin en stad bland andra städer i världen. Inom EU skapas möjligheter till ett närmare samarbete mellan länder, men också förutsättningar för finansiering för olika typer av verksamheter. Inom Europa 2020-strategin ryms många av de utvecklingsområden som vi i Östersund vill prioritera, och en satsning på ett mer inkluderande samhälle är ett av dem. Östersunds kommun har nyligen ingått i tillgänglighetsnätverket Network of Excellence – Towns and Cities for All. Det finns även exempel på nätverk och samarbeten hos andra organisationer som kan utgöra en bra grund för fortsatt samverkan och gemensamma projekt. Hur ska vi göra för att ta tillvara våra möjligheter? För att optimera de möjligheter som analysen påvisar kan följande aktiviteter göras: • Utveckla fler tillgängliga och användbara miljöer, tjänster och produkter • Utnyttja de möjligheter till finansiering som finns inom EU • Fortsatt nätverksbygge inom tillgänglighetsområdet Risker och hot för Östersund Antalet gästnätter i Östersund ökade under perioden 2008-2012. Under 2013 skedde en markant minskning, där främst sommarmånaderna stod för det största tappet i gästnätter, en utveckling som höll i sig över sommaren 2014. Tack vare en bra utveckling under övrig perioder ser dock 2014 ut att landa på en liten ökning jämfört med 2013. Det är i första hand de norska gästnätterna som minskat och då särskilt kraftigt under sommaren, vilket är oroväckande då Norge är vår största utlandsmarknad. Vintermånaderna har under de senaste 15 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle uppvisat en svagt positiv trend. Men även under vintern sviker den norska marknaden, även om det handlar om mindre volymer jämfört med sommaren. Samtidigt men vi kan se en ökning av turister från andra länder, t ex Danmark, Tyskland, Ryssland och Baltikum. Svenskar utgör dock fortfarande den största turistgruppen i Östersund, vilken också har uppvisat en tydlig ökning under det senaste året.6 Besöksnäringen är en mycket viktig näring i Östersund, och det är viktigt att vi ser en positiv utvecklingstrend när det gäller antal gästnätter. En förbättrad tillgänglighet och användbarhet skulle bidra till att fler turister kan besöka Östersund. Som nämndes ovan kan förändringar i lagstiftning inom tillgänglighetsområdet också innebära ett hot. Främst gäller detta för den typ av lagstiftning som sätter upp miniminivåer. Dessa nivåer tenderar att fungera både som ”golv och tak”, det vill säga att verksamhetsutövare och andra inte siktar högre än miniminivån. En låg nivå leder ofta till bristfällig användbarhet och tar oftast fokus på särlösningar. För synsättet Design för alla behövs en högre ambitionsnivå, där mångfaldsperspektivet är rådande och viljan att göra det som är nödvändigt för några men också användbart för alla. För att synsättet Design för alla ska kunna få ett faktiskt genomslag i Östersund behöver därför kommunen (som ansvarar för att lagen följs) och verksamhetsutövare och fastighetsägare (som kan ha högre ambitioner är att bara följa lagkraven) samverka med varandra. Denna samverkan måste dock utformas utan att rättssäkerhet och objektivitet blir hotad. Aktuella befolknings- och arbetsmarknadsprognoser från Statistiska centralbyrån påvisar en befolkningsutveckling på nationell nivå med högre andel äldre och färre i yrkesaktiv ålder, vilket kommer att påverka vår samhällsstruktur. Jämtlands län bedöms genomgå en likvärdig utveckling och även om inte Östersunds kommun kommer att vara den mest utsatta kommunen i regionen är det angeläget att i god tid planera för de nya förutsättningarna. Med stigande ålder tillkommer successiva funktionsnedsättningar som en följd av den biologiska åldrandeprocessen och på motsvarande sätt återfinns personer med medfödda funktionsnedsättningar i gruppen äldre. De hinder som finns i samhället gör att personer med funktionsnedsättning ofta hindras att leva ett självständigt liv och istället behöver söka olika former av stöd och hjälp. I många fall betyder detta ett beroende för den enskilde som kan upplevas som påtvingat och samtidigt kostnader för offentlig verksamhet. Denna utveckling, ofta kallad för den demografiska utmaningen, leder troligen till att både de offentliga kostnaderna kommer att öka och intäkterna hos det privata kommer att minska. Det vill säga – om vi inte gör något. Genom att skapa tillgängliga och användbara miljöer, tjänster och produkter ökar möjligheten till delaktighet för både äldre och personer med funktionsnedsättningar. Hinder för delaktighet kan mycket väl identifieras och tas bort. Hur ska vi göra för att förebygga och neutralisera risker och hot? För att förebygga och neutralisera de risker och hot som analysen påvisar kan följande aktiviteter göras: 6 • Öka kunskapen inom synsättet Design för alla och funktionshinderperspektivet • Utveckla och formalisera samverkansformer mellan kommunen, fastighetsägare och näringsliv Gästnattsstatistik 2008-2014, sammanställt av Nordanalys AB oktober 2014 16 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle • Utveckla fler tillgängliga och användbara miljöer, tjänster och produkter Prioritering av strategiområden SWOT-analysen visar på att Östersund, både som offentlig aktör och för det privata näringslivet, har såväl styrkor som svagheter, och besitter möjligheter och kan möta hot, när det gäller att försöka nå ett mer inkluderande samhälle genom arbetssättet Design för alla. Utifrån de aktiviteter som är möjliga att genomföra är det möjligt att identifiera några strategiområden. Det kan dock finnas många olika sätt att genomföra konkreta handlingar och aktiviteter för att behålla styrkor och förebygga hot, vissa är möjliga att genomföra av alla parter medan andra behöver anpassas utifrån organisationens utseende och verksamhet. I vissa fall kan det också vara nödvändigt för enskilda organisationer och företag att själva göra en SWOT-analys för att i se sina egna förutsättningar mer i detalj. Därför innehåller strategin enbart övergripande gemensamma aktiviteter som kan genomföras av såväl kommunen, näringslivet och fastighetsägarna. Metoden för genomförande kan dock se olika ut mellan de olika parterna. Följande strategiområden har identifierats: • Utveckla och formalisera samverkansformer • Genomföra kunskapshöjande åtgärder • Förbättra information och genomföra marknadsföringsinsatser • Utveckla tillgängliga och användbara miljöer, produkter och tjänster En övergripande metod för att genomföra aktiviteter är sedan att bättre utnyttja de möjligheter till finansiering som finns inom EU. 17 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Bilaga 2, Definition av begrepp Funktionsnedsättning Den enskildes nedsättning av fysisk, psykisk eller intellektuell funktionsförmåga, vilken uppstår till följd av en medfödd eller förvärvad skada. Sådana skador, tillstånd eller sjukdomar kan vara livslånga eller tillfälliga (definitionen antagen av Socialstyrelsens terminologiråd) Funktionshinder Den begränsning som en funktionsnedsättning innebär för en person i relation till omgivningen. Exempel på begränsningar är svårigheter att klara sig själv i det dagliga livet och bristande delaktighet i arbetslivet, i sociala relationer, i fritids- och kulturaktiviteter, i utbildning och i demokratiska processer. Det handlar framförallt om bristande tillgänglighet i omgivningen. Det är alltså miljön som utgör ett funktionshinder i de fall den blir en begränsning för personer med funktionsnedsättning (definitionen antagen av Socialstyrelsens terminologiråd). Funktionshinderperspektiv Begreppet innebär att man tar hänsyn till människors olika förutsättningar, alltså att funktionsförmågorna kan se olika ut hos olika människor, och att produkter, miljöer och tjänster behöver ta det i beaktning. Synsättet Design för alla har ett tydligt funktionshinderperspektiv. Tillgänglighet Begreppet har flera olika definitioner, där den vidaste handlar om att tillgänglighet ska definieras som en förutsättning för full delaktighet och jämlikhet i samhället. I första hand ställs begreppet tillgänglighet i relation till funktionshinder. Begreppet blir mer gripbart om man bryter ner det till några olika perspektiv, vilket till exempel myndigheter som Boverket men också funktionshinderrörelsen har gjort. Då talar man om fysisk tillgänglighet, kommunikativ tillgänglighet, informativ tillgänglighet och (psyko-) social tillgänglighet. Ibland pratar man om organisatorisk- och ekonomisk tillgänglighet också. Användbarhet Begreppet användbarhet finns definierat i den internationella standarden ISO 9241-11 Riktlinjer för användbarhet. Användbarhet är den utsträckning till vilken en specificerad användare kan använda en miljö, produkt eller tjänst. En miljö, produkt eller tjänsts användbarhet bryts ner till ändamålsenlighet (med vilken noggrannhet och fullständighet uppgivna mål nås), effektivitet (resursåtgång i relation till ändamålsenligheten), tillfredsställelse (frånvaro av obehag eller närvaro av behag och positiva attityder) och användningssammanhang (ett givet sammanhang där en miljö, produkt eller tjänst används). 18 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Bilaga 3, Styrande och stödjande dokument för ökad inkludering inom tillgänglighetsområdet Internationellt År 1993 antog FN:s generalförsamling 22 standardregler om delaktighet och jämlikhet för människor med funktionsnedsättning. Dessa standardregler gäller för alla FN:s medlemsländer men är inte juridiskt bindande. Standardreglerna ger konkreta förslag hur ett land kan undanröja hinder för personer med funktionsnedsättning och skapa ett tillgängligt samhälle. Tanken är att länderna på olika sätt skall ta ansvar för att reglerna tillämpas och arbeta för principerna om full delaktighet och jämlikhet. De fyra första reglerna anger vilka förutsättningar som krävs för att uppnå delaktighet. De följande åtta reglerna lyfter fram viktiga huvudområden för delaktighet. De tio sista reglerna beskriver redskap som kan användas för genomförandet och hur reglerna kan omsättas i praktisk handling.7 FN:s konvention om mänskliga rättigheter för personer med funktionsnedsättning8 är till skillnad från standardreglerna juridiskt bindande. Konventionen antogs av FN:s generalförsamling år 2006 och ratificerades av den svenska regeringen år 2008. Artikel 9 i konventionen berör tillgänglighet specifikt, men många av de andra artiklarna förutsätter tillgänglighet för att Sverige ska kunna leva upp till dem. Konventionen tar upp rätten till fri rörlighet, ett självständigt liv, personlig säkerhet, deltagande i samhälls- och kulturliv och mycket mer. Att Sverige ratificerade konventionen innebär att svenska staten ansvarar för att rättigheterna i konventionen förverkligas nationellt, i landets regioner och landsting, samt i alla kommuner. De aktiviteter som föreslås i strategin ”Ett Östersund för alla” kommer att hjälpa Östersunds kommun att leva upp till FN:s konvention om mänskliga rättigheter för personer med funktionsnedsättning. EU:s funktionshinderstrategi 2010-20209 ska ge personer med funktionsnedsättning möjligheter att delta i samhället på lika villkor i hela EU, bland annat att kunna utnyttja sina rättigheter som EU-medborgare. Strategin, som har namnet ”Nya åtgärder för ett hindersfritt samhälle i EU” är ett led i arbetet med att genomföra FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning. EU har fastställt åtta olika insatsområden: tillgänglighet, delaktighet, lika rättigheter och likabehandling, sysselsättning, utbildning, socialt skydd, hälsa och utrikespolitik. För varje område anges viktiga åtgärder. Inom området tillgänglighet är utgångspunkten att att människor med funktionsnedsättning ska ha tillgång till den fysiska miljön, färdmedel, IT-system och andra resurser och tjänster på samma villkor som andra. Några av de åtgärder som finns med är att arbeta för att tillgänglighet och design för alla skall ingå i utbildningar, att säkerställa tillgängliga produkter och tjänster; att bidra till framväxandet av en EU-gemensam marknad för hjälpmedel och att överväga lagstiftning om tillgänglighet med standards inom fler sektorer. 7 Läs mer om FN:s standardregler på http://www.regeringen.se/sb/d/15148/a/170493 eller http://www.un.org/disabilities/default.asp?id=26 8 Hela konventionen och det fakultativa protokollet finns att läsa på http://www.regeringen.se/sb/d/11071/a/123615 9 Läs mer om EU:s funktionshinderstrategi på http://ec.europa.eu/justice/discrimination/disabilities/disabilitystrategy/index_en.htm 19 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Nationellt I juni 2011 presenterade regeringen sin strategi för genomförande av funktionshinderpolitiken 2011-201610. Syftet med strategin är att presentera politikens inriktning, med konkreta mål för samhällets insatser samt hur resultaten ska följas upp under de kommande fem åren. Grunden för funktionshinderspolitiken finns i den nationella handlingsplanen ”Från patient till medborgare” (prop. 1999/2000:79)11. Målen och inriktningen för handlingsplanen slår fast att Sverige ska vara ett samhälle som utformas så att människor med funktionsnedsättning i alla åldrar blir fullt delaktiga i samhället och jämlikhet i levnadsvillkor för flickor och pojkar, män och kvinnor med funktionsnedsättning. Regeringen slår också fast att synsättet Design för alla ska genomsyra statens arbete inom arkitektur, formgivning och design men också vara ett genomgående kriterium vid upphandlingar och i verksamheter. De nationella målen är ständigt aktuella och har ingen bortre tidsgräns. I uppföljningen (2009) av handlingsplanen ”Från Patient…” drog regeringen slutsatsen att fler åtgärder behöver sättas in, och att arbetet måste förändras för att bli mer effektivt. Därför tillkom denna mer konkreta strategi, för utformning av insatserna under närmaste fem åren, dvs. 2011-2016. Nio prioriterade områden identifierades och fick inriktningsmål, och 17 myndigheter fick i uppdrag att formulera delmål till dessa. De nio strategiområdena är: • Arbetsmarknadspolitiken • Socialpolitiken • Utbildningspolitiken • Transportpolitiken • IT-politiken • Ökad fysisk tillgänglighet • Rättsväsendet • Folkhälsopolitiken • Kultur, medier och idrott Utöver dessa områden har Konsumentverket enligt sin instruktion ett särskilt ansvar för funktionshindersfrågor. Myndigheten för Delaktighet, MFD (före detta Myndigheten för handikappolitisk samordning, Handisam) har i uppdrag att inom ramen för ordinarie verksamhet ansvara för uppföljningen av strategins mål och insatser, samt för att utveckla ett sammanhållet system för att beskriva och analysera utvecklingen. Uppföljningssystemet heter ”Hur är läget?”. MFD har också i uppdrag att följa upp hur landets regioner, landsting och kommuner arbetar med den nationella funktionshinderstrategin, och stödja de samma i detta arbete. Regeringen kommer att senast våren 2017 redovisa en slutlig uppföljning av strategin för funktionshinderspolitiken, utifrån det underlag som MFD samlar in. 10 11 Strategin i sin helhet, även som lättläst, finns på http://www.regeringen.se/sb/d/14025/a/171269 Handlingsplanen finns att läsa på http://www.regeringen.se/sb/d/198/a/1478 20 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Sveriges riksdag beslutade den 24 juni 2014 om propositionen 2013/14:198 Bristande tillgänglighet som en form av diskriminering. Beslutet innebär att bristande tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning införs som en ny form av diskriminering i diskrimineringslagen12. Det nya diskrimineringsförbudet gäller från den 1 januari 2015 inom alla samhällsområden där diskrimineringslagens övriga regler gällde tidigare, med undantag för tillhandahållande av bostäder. Innan lagändringen trädde ikraft finns det ett diskrimineringsförbud mot bristande tillgänglighet som endast gäller inom delar av arbetslivet och utbildningsområdet. Bristande tillgänglighet betyder att en person med funktionsnedsättning missgynnas därför att man inte gjort skäliga tillgänglighetsåtgärder för att personen ska komma i en jämförbar situation med personer utan funktionsnedsättning. Vilka åtgärder som är skäliga bedöms utifrån bland annat lagens krav på tillgänglighet samt praktiska och ekonomiska förutsättningar. Det finns en rad undantag från diskrimineringsförbudet, till exempel att i frågan om tillhandahållande av varor och tjänster gäller inte förbudet för företag med färre än tio anställda. Detta, många av de andra undantagen, gör att lagändringen kan uppfattas som tämligen tandlös. Det är dock principiellt viktigt att bristande tillgänglighet blir en diskrimineringsgrund, samt att enskilda får ett effektivare rättsmedel genom möjlighet till diskrimineringsersättning. Kommunallagen reglerar formerna för den kommunala demokratin. Olika verksamheter i kommuner och landsting, som skola, äldreomsorg och socialtjänst, regleras genom olika speciallagar. Alla dessa lagar påverkar på olika sätt, och i olika omfattning, hur kommunen ska förhålla sig till funktionshinderfrågor, men flera av lagarna omfattar också privata verksamheter, såsom arbetsgivare och fastighetsägare. Några exempel på lagar och hur funktionshinderfrågor regleras följer nedan. Kommunallagen slår fast att kommuner och landsting ska behandla sina medborgare lika, och lagen ställer också krav på att förtroendevalda med funktionsnedsättning ska kunna delta i handläggningen av ärenden på samma villkor som andra förtroendevalda. I Språklagen förtydligas svenskans och andra språks ställning i det svenska samhället. Myndigheter och andra offentliga organisationer har ett särskilt ansvar för att svenskan används och utvecklas. Samma ansvar gäller främjandet av de nationella minoritetsspråken och av det svenska teckenspråket. I Plan- och bygglagen ställs övergripande krav på bebyggelsemiljön. Lagen säger att inom områden med sammanhållen bebyggelse ska miljön utformas så att personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga kan använda området. Plan- och bygglagen ställer också krav på att enkelt avhjälpa hinder mot tillgänglighet i allmänna lokaler och på allmänna platser ska undanröjas. Lagen om offentlig upphandling gäller vid offentlig upphandling av varor och tjänster, och säger att tekniska kriterier ska ta hänsyn till tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning eller utformning med tanke på samtliga användares behov. Arbetsmiljölagen betonar bland annat att arbetsförhållandena ska anpassas till människors olika fysiska och psykiska förutsättningar. Skollagen säger att utbildningen ska ta hänsyn till elever med behov av särskilt stöd. Socialtjänstlagen säger, bland annat, att socialnämnden ska arbeta för att människor som av fysiska, psykiska eller andra skäl möter betydande svårigheter i sina liv får möjlighet att delta i samhällets gemenskap och leva som andra. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade 12 http://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/utskottens-dokument/betankanden/arenden/201314/au8/ 21 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle (LSS) är en rättighetslag om insatser för särskilt stöd och särskild service till personer med utvecklingsstörning, autism eller autismliknande tillstånd, personer med betydande och bestående begåvningsmässig funktionsnedsättning efter hjärnskada i vuxen ålder, samt personer med andra varaktiga fysiska eller psykiska funktionsnedsättningar som uppenbart inte beror på normalt åldrande. Regionalt och lokalt Ett av de övergripande gemensamma målen i alla politiska nivåer är att nå en hållbar tillväxt, ur såväl ekonomiskt som socialt och ekologiskt perspektiv. En framgångsfaktor för att nå socialt hållbar tillväxt är att skapa ett mer inkluderande samhälle, det vill säga ett samhälle som förutsätter och tillåter en mänsklig mångfald. Funktionshinderperspektivet är en viktig beståndsdel i detta arbete. ”Jämtland/Härjedalen 2030 – Innovativt och attraktivt” är namnet på länets regionala utvecklingsstrategi (RUS). En RUS är den regionala nivån av politiska styrdokument, där EU 2020-målen utgör europanivån och den nationella strategin för regional tillväxt är det nationella styrdokumentet. De styrdokument som beslutas på lokal (kommunal) nivå behöver kommunicera med RUS, och vice versa. På kommunal nivå är översiktsplanen ett av de viktigare styrdokumenten. En översiktsplan är ett strategiskt dokument som ska uttrycka kommunens avsikter för den fysiska miljön i framtiden. Planen är inte juridiskt bindande men ska vara vägledande för många olika typer av beslut. Planen har till uppgift att hjälpa till att klara av de utmaningar som kommunen står inför, till exempel att antalet äldre ökar och därmed också antalet personer med funktionsnedsättning. Östersunds kommun antog den nya översiktsplanen Östersund 2040 i mars 2014, och planen fastslår att ”Synsättet Design för alla ska användas som en grundambition i planering och byggande för att skapa ett samhälle som är inkluderande och tillgängligt för alla”.13 Strategin ”Ett Östersund för alla” har till uppgift att klargöra hur kommunen i samverkan med privata aktörer kan skapa ett mer inkluderande samhälle i enlighet med översiktsplanens ambitioner. Tillväxtplanen är ett annat viktigt styrdokument för en kommun. Östersunds kommun antog våren 2013 en ny tillväxplan, ”Mer [*] Östersund”. Tillväxtplanens tre huvudmål är Mer människor, Mer jobb och Mer bostäder. Sju tillväxtområden har genom bred dialog prioriterats fram och de är välkomnande, kreativitet, företagsamhet, kunskap, omtanke, kultur och attraktiva boenden. Landsbygdsstrategin för Östersund 2014-2020 är en del av nya Tillväxtplanen. Målet är att Östersunds kommun ska vara en bättre plats att bo, leva, verka och växa i – oavsett om det är i staden eller på landsbygden. Landsbygdsstrategin ska fungera som ett stöd för hur invånare och företagare på landsbygden kan arbeta för en långsiktig utveckling på landsbygden. För att nå de övergripande tillväxtmålen kopplas program, strategier och handlingsplaner till de olika tillväxtområdena under hela planperioden. Strategin ”Ett Östersund för alla” kommer att fungera som en av dessa strategier, med koppling till flera av tillväxtområdena. 13 Översiktsplan Östersund 2040, sid. 17 22 § 15, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Ett Östersund för alla - strategi för ett inkluderande samhälle Bilaga 4, Handlingsplaner för verksamhetsområden (separat bilaga) 23 de kommunala nämndernas § 16, US 2015-06-03 08:30 US: 177/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-25 1 Dnr 177-2015 Caroline Bjurström Utförarstyrelsen Utförarstyrelsens delegationsbeslut 2015 Följande delegationsbeslut anmäls: Personalärenden, p 25 Nyanställningar Serviceförvaltningen, mars-april Nyanställningar Teknisk förvaltning, mars-april Övriga ärenden Förteckning över delegationsbeslut enligt lista 2015-04-02--2015-05-25 TEKNISK FÖRVALTNING o SERVICEFÖRVALTNINGEN Caroline Bjurström Sekreterare Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-25 1 Dnr 177-2015 Caroline Bjurström Utförarstyrelsen Utförarstyrelsens delegationsbeslut 2015 Följande delegationsbeslut anmäls: Personalärenden, p 25 Nyanställningar Serviceförvaltningen, mars-april Nyanställningar Teknisk förvaltning, mars-april Övriga ärenden Förteckning över delegationsbeslut enligt lista 2015-04-02--2015-05-25 TEKNISK FÖRVALTNING o SERVICEFÖRVALTNINGEN Caroline Bjurström Sekreterare Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se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§ 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation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§ 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation 0402-0525 0 - + / . , , + * 4 ( $ & ( L L $ ( $ $ # # # # # # = 2 ) 2 2 ' : 2 ' % 6 % D < ( & & A $ 1 $ ( ( $ 7 ( # # # # # # ' 9 2 = D ' % 9 > < = 6 % D N 6 ' 5 4 7 ( # # # 2 2 = 9 3 5 % 9 > < & 7 & $ & & ( # D D % ' 2 ' C ) 2 2 ' # # $ 7 ( $ = I 2 & 7 & = H 2 7 ( $ # # # ; ' 6 ' 5 4 L A $ M 7 ( # # # # % ) 6 F 2 2 ' : 2 % 9 > < & 7 & = H ; 2 $ 7 ( $ # # # # # ' 6 ' 5 4 $ 1 $ ( ( $ 7 ( # # # # 2 = D ' % 9 > < & 7 & = B ; 2 7 A 7 ( $ # # ; R 6 ' 5 4 L A $ ( $ $ 1 $ ( & & 7 ( # # # # # % ) ' % 6 % D ' 9 P % 9 > < & 7 & = ; 2 L 7 ( $ # # # 9 ) Q 6 ' 5 4 $ ( $ 1 ( $ ( $ & $ $ ( $ ( $ & $ $ # # # % ' 2 3 2 ' ) % ' ) ' % % ' ) ' % § 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation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§ 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation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§ 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation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§ 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation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§ 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation 0402-0525 0 - + / . , , + * 4 ( $ L $ ( & ( 1 $ 1 $ # # # # # # # # # C ' ) ' C % 9 : = ' ' % 6 S ( $ & & A S A $ $ & ( & ( $ & & A S K > 4 # : # 9 $ # G 4 # : J L # U 4 $ # % # ' Z 4 # ) L # D L # Q 4 $ # C S # C < $ # 2 4 ( # E $ # 2 L # Q 4 # ' & $ # = < $ # = 4 $ # G $ # G & # 2 < $ # # # # # # # # # # 2 2 ' 2 D C : = % G D C 2 % 9 : 2 D 5 : = J L $ & L $ $ % : 2 ' % $ A $ $ ( $ ( $ ( $ ( # # # 2 D C ' % 2 ' 2 ' C ) % ' 2 & M & $ $ ( & ( # : ' = ' ' C 2 = ' 2 2 9 % A $ L L $ # # % G % % L $ $ ( 1 $ ( ' C D ) ' 3 D % D C ' ' ' 1$ ( # # 1 $ ( 1 $ $ 1 # # : ' 3 D % D C 9 = 2 2 C % L $ & L ( 1$ ( $ ( # # # % : 2 ' ' % 2 % ' 2 ' C $ A $ 1 $ ( $ $ $ 1 $ ( $ # # # # 2 2 ' 2 % = 2 2 2 ' 2 3 $ 1 $ $ 1 $ 1 $ ( # # # 3 ' 2 % : : ( # 6 ' L $ & L $ ( $ $ # # # % : 2 ' D ' C = % D M 1 $ ( $ 1 $ ( 1 ( ( ( # # 6 % ' 3 D % D C 9 = ' 9 L $ ( A $ A 1 ( 1 ( # # X G 9 2 2 2 2 ' ' 2 2 2 % ' G 9 9 A 1 ( ( ( $ L $ $ A # % @ % ' ' 9 2 X G 9 2 2 2 2 ' 1 $ ( $ $ ( & L $ # # # # # % = ' 2 9 2 9 ' ' 2 ' C ' ( $ L $ # # 6 ' C ' 2 ' C $ $ $ S M S ( # # % 6 D C ' = = ' 2 % 6 ' $ ( L $ 1$ ( S # # # # % 3 % : 6 ' 9 % < 1 & L Y L 1$ ( $ ( ( ( # ' 2 : U ' 9 2 X $ L $ A $ 1$ & M # # # # # 9 2 2 % 2 2 ' 2 2 2 ' 6 7 1$ ( $ $ & 2 2 C E D C 2 D C 2 ( $ & A S $ $ A $ 1$ $ $ & $ # # # # # # # $ I I I % : = % 3 2 D C 6 % G 2 2 C E 2 = D 5 2 3 2 % % W J § 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation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§ 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation 0402-0525 0 - + / . , , + * $ 1 $ ( # # % # 3 2 ' ) % : 2 2 ' ' 9 3 # # # 2 1 ( : ? 2 ' ) K ' ) % : 2 2 ' ' ( ( $ # # # 9 : ? ' 2 & $ 1 ( ( ( 1 $ ( % 6 D C 9 ) 9 = K ' ( ' % 6 2 $ P 2 % 6 & $ & ) # P ( $ L ( $ & & I B I I a - , ! ` _ $ $ 1 2 % ' ^ 3 J 4 1 $ $ $ 7 ( # # # ' 6 ' 2 2 ? % 9 > < & 7 & = H B 2 7 $ 7 ( $ # # # : 8 6 ' 5 4 ( $ ( $ A # 2 2 2 L $ ( M $ & & # # # # D % 6 9 2 6 F 2 2 ' D D U 4 4 $ $ A L L A 1 # # # # # 2 2 % 3 D 6 D 5 D % 3 = % 4 $ L A $ ( $ $ ( & & # # # # ' ) % @ % ) ' % 6 % D ' 9 P 4 ( $ M ( $ 7 ( # # # # = 2 ) 6 D % 6 9 2 2 2 ' : 2 % 9 > < & 7 & = H ; 2 7 ( $ # # = ' 8 6 ' 5 4 $ ( $ 1 ( $ ( $ & $ $ ( $ ( $ & $ $ # # # % ' 2 3 2 ' ) % ' ) ' % % ' ) ' % § 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation 0402-0525 0 - + / . , , + * " ! $ & ' % N 6 2 N 4 ( ( 1 L M $ A # # # # # ' % 9 2 2 ' ' ' 6 2 2 9 ' 2 ) < $ L $ L $ $ 1 $ 1 $ $ 1 # # # # 2 2 = 9 = 2 2 ' % = D % % 9 2 2 ' $ A 1 ( $ $ ( $ $ 1 # # # ? % = D 2 ) = 2 ' 2 2 = % 2 = D 4 $ A 1 # # 2 ) M ( $ $ $ M 1 # # # # 2 % = ' C % 2 = % : C = % 2 ' = 9 < $ & ( $ $ L $ L A ( $ # # # C % 2 = % 2 % % 2 ) % % : M 1 L S L L $ $ L $ # # # # = ' 2 2 2 ' ' = ' 6 9 2 2 # = < % J < M ( $ $ L $ ( $ $ # # % % 9 D C % 2 = 2 2 = % 2 4 A L L A U [ P K N \ T K I ; I = S $ $ L $ # # # 2 D C P 2 2 ' 9 2 2 2 = ' = < A % K < < L Y 1 $ R R X G K U [ P K I ) 2 2 L $ L $ $ $ ( $ $ 1 # J 1 J # # # # # ' 9 O 2 2 ' 2 2 9 2 2 = % 2 = J 4 4 ( $ ( $ $ ( $ $ 1 # # # # # ' 2 C ' = D 2 2 = U % 2 = D $ L $ A L L L # # % = D = 2 ) % % 3 D ' 9 U 4 & $ $ $ 1 $ # = 3 % ' % 9 2 2 4 $ 1 $ $ ( & & A # # % ' D C ' : C C ' 2 2 2 ' C @ f U $ A $ $ # ' 3 $ $ M ( $ ( S & $ 1$ # # # # # # C D D C = 6 9 % ) : D 4 $ ( L & $ A 1 M # = D ' = 2 2 6 2 ' C @ f U ; 4 A L ( ( 1 # 3 % 9 9 J 1 ( L $ $ $ 1 $ $ # # % ' 2 9 % ) % ' % 9 = 4 L $ $ 1 M d # 2 ' C @ f U 2 2 : 6 % 6 2 2 ' X 2 ' ' e K 4 A # % J L ( ( 1 1 ( L $ 7 # # # 9 9 3 % ' 2 9 % ) X 4 1 M d $ 1 $ $ $ ( $ # # 2 ' ' e K ' % 9 % : C ' ' N 7 C 2 2 : 6 ) D $ L 7 ( $ M # % 3 2 D C % c B b 2 = 6 ( & $ 1 $ L $ $ ( ( $ L $ 1 $ $ $ $ ( # # # # # # 6 ' 2 C C = % D % 2 2 C ' ) 9 ' 2 % 6 9 2 2 2 % 9 § 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation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e 2 2 G 6 ' 5 4 $ ( $ 1 ( $ ( $ & $ $ ( $ ( $ & $ $ # # # % ' 2 3 2 ' ) % ' ) ' % % ' ) ' % § 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation 0402-0525 0 - + / . , , + * 4 1 $ & 1 $ $ $ 7 ( # # # # = ' ' 2 2 ? % 9 > < ; % ' 2 2 K 6 ' 5 4 # # # 2 ' 8 % 9 > < & 7 & & L ( $ A # C % 2 D 1 $ ( 7 ( # # 7 ( $ = ; ; 2 & 7 & = ; 2 L A $ $ 7 ( $ # # # I e 2 2 G 6 ' 5 4 $ M S # 2 K ( $ ( ( ( S 7 ( # # # : C 2 D C ' 2 % 9 : ' 2 % 9 > < & 7 & = ; 2 7 7 ( $ # # ; = R 6 ' 5 4 1 $ & 1 $ $ $ 7 ( # # # # = ' ' 2 2 ? % 9 > < & 7 & = ; ; 2 & $ 7 ( $ # # # : 2 = 6 ' 5 4 1 $ & 1 $ $ $ 7 ( # # # # = ' ' 2 2 ? % 9 > < & 7 & = ; ; 2 & 7 ( $ # # 9 X 6 ' 5 4 $ ( $ 1 ( $ ( $ & $ $ ( $ ( $ & $ $ # # # % ' 2 3 2 ' ) % ' ) ' % % ' ) ' % § 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation 0402-0525 0 - + / . , , + * 4 < & 7 & $ & & 1 $ $ # D D % ' 2 = I ; I 2 7 ( $ # # 8 6 ' 5 4 7 ( = ' 1 $ & 1 $ $ > $ 2 ? % 9 # # $ 7 ( # # # # = ' ' 2 2 ? % 9 > < & 7 & = ; ; 2 $ 7 ( $ # # 3 8 6 ' 5 4 1 $ & 1 $ $ $ 7 ( # # # # = ' ' 2 2 ? % 9 > < & 7 & = H 2 7 $ 7 ( $ # # # 9 ) : K 6 ' 5 4 1 $ & 1 $ $ $ 7 ( # # # # = ' ' 2 2 ? % 9 > < & 7 & = ; ; 2 $ & 7 ( $ # # = ) K 6 ' 5 4 $ 1 $ ( L 7 ( # # # 2 = D ' U % 9 > < & 7 & = I ; I 2 7 M $ A 7 ( $ # # = 2 C 6 ' 5 4 $ ( $ 1 ( $ ( $ & $ $ ( $ ( $ & $ $ # # # % ' 2 3 2 ' ) % ' ) ' % % ' ) ' % § 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation 0402-0525 0 - + / . , , + * L $ # ' = % 9 K 4 ? 1 # T 4 ( : 3 2 ' $ 3 ) % 2 1 ' ) % : 2 2 $ 1 2 # ' 2 ' 9 : ? ' ' # ( ( # # # # # # ' ( ( 9 ( : ? ( ' ' # % ' : % : # ' 9 : 2 # 2 1 ( 4 $ # F ( # 9 > < $ # 5 4 # 1 $ ( ( S L M L A 1 1 $ ( & $ 7 # ' ) 6 ' X % 2 2 T # 4 S # K ( # 9 > < $ # 5 4 ( # 9 > < $ # 5 4 ( # 9 > < $ # 5 4 ( # 9 > < B $ # 5 4 ( # 9 > < $ # 5 # # % & 7 & 2 7 ( # 8 6 ' 7 # ? % & 7 & 2 7 ( # Q 6 ' 7 # ? % & 7 & 2 7 ( # K 6 ' 7 # ? % & 7 & I 2 7 ( # 8 6 ' 7 # ? % & 7 & ; 2 7 ( # ? 6 ' 4 $ $ ( $ & ( ( S # 9 : ' 2 = I # I D 1 $ $ $ # # ' ' 2 2 = ; ; 7 & ; 1 $ $ $ # # ' ' 2 2 = ; ; ( $ # # 2 C ' = 1 $ $ $ # # 6 ' 2 2 1 $ & = 1 $ & = & & ' H $ & & 1 $ # D D % ' 2 = H % $ 1 ( $ ( $ & $ ( % ' ( $ : C 2 D $ ( C ' 2 % $ # $ 2 ( 7 $ : $ 2 3 2 ' ) = $ 1 ( % ' ) 2 7 $ $ M ' % # % ' 2 3 2 ' ) % ' ) ' % % ' ) ' % # # ( $ $ $ ( % ' $ ( # 6 ' ( ) $ & $ & $ ' % $ 7 $ 1 $ 7 ( $ = 2 & 7 & $ 2 ( ' 2 ' [ 2 ( 1 ? Q ' ' # # # # = ( # L $ # 9 # ' 9 : # I ( ( ( 1 K , ! 1 B ` B - , _ H a § 16, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: Övrig delegation 0402-0525 § 17, US 2015-06-03 08:30 US: 178/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 1 Dnr 178-2015 Caroline Bjurström Utförarstyrelsen Utförarstyrelsens meddelanden 2015 Följande meddelanden anmäls: Kommunfullmäktige 2015-04-28 - § 79 Miljöredovisningen 2014 enl. EMAS, prioriterade miljöaspekter och miljöpolicy - § 85 Motion - All mat i skolor och äldreboenden lagas i de egna köken Arbetsutskottet 2015-04-21 -§ 32 Anslag för Europeiska Trafikantveckan 2015 eller Östersunds kommun deltar i Earth Hour City Challenge 2015/2016 Kommunstyrelsen 2015-04-14 - § 150 Rutiner och fördelning arbetsuppgifter enligt PuL Revisionen 2015-04-17 Granskning av Farliga förmåner 2015-04-17 Granskning - Hänsyn till policydokument vid upphandling 2015-05-15 Granskning - Uppföljning av 2013 års granskningar TEKNISK FÖRVALTNING o SERVICEFÖRVALTNINGEN Caroline Bjurström Sekreterare Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se § 17, US 2015-06-03 08:30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum 2015-05-19 1 Dnr 178-2015 Caroline Bjurström Utförarstyrelsen Utförarstyrelsens meddelanden 2015 Följande meddelanden anmäls: Kommunfullmäktige 2015-04-28 - § 79 Miljöredovisningen 2014 enl. EMAS, prioriterade miljöaspekter och miljöpolicy - § 85 Motion - All mat i skolor och äldreboenden lagas i de egna köken Arbetsutskottet 2015-04-21 -§ 32 Anslag för Europeiska Trafikantveckan 2015 eller Östersunds kommun deltar i Earth Hour City Challenge 2015/2016 Kommunstyrelsen 2015-04-14 - § 150 Rutiner och fördelning arbetsuppgifter enligt PuL Revisionen 2015-04-17 Granskning av Farliga förmåner 2015-04-17 Granskning - Hänsyn till policydokument vid upphandling 2015-05-15 Granskning - Uppföljning av 2013 års granskningar TEKNISK FÖRVALTNING o SERVICEFÖRVALTNINGEN Caroline Bjurström Sekreterare Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se
© Copyright 2025