MANUAL FÖR
MiRiaM
Version 1.3, 2015-10-12
1
Innehållsförteckning
Innehållsförteckning ................................................................................................................... 2
MIRIAM utbildningsagenda ...................................................................................................... 4
Generellt ................................................................................................................................. 4
Medlemscenter ....................................................................................................................... 4
Sökning............................................................................................................................... 4
Hantering medlem .............................................................................................................. 4
Övrigt ................................................................................................................................. 4
Organisation ........................................................................................................................... 4
Vad är MIRIAM ......................................................................................................................... 5
CRM ................................................................................................................................... 5
MRM .................................................................................................................................. 5
NAV ................................................................................................................................... 5
SoftBiz ................................................................................................................................ 5
Internet Explorer ................................................................................................................ 5
Grunderna i MIRIAM ................................................................................................................ 6
Inloggning till MIRIAM ......................................................................................................... 6
Grundläggande begrepp ......................................................................................................... 7
Generell funktionalitet............................................................................................................ 7
Navigering i MIRIAM ........................................................................................................... 8
Funktionerna i MIRIAM ........................................................................................................ 9
Arbetsyta ............................................................................................................................ 9
Medlemscenter ................................................................................................................. 10
Event................................................................................................................................. 11
Medlemscenter ......................................................................................................................... 12
Söka och visa information om medlem ................................................................................ 12
Medlemsansökan .................................................................................................................. 13
Uppdatera medlemsinformation ........................................................................................... 16
Hushållsmedlem ............................................................................................................... 17
Hedersmedlem .................................................................................................................. 18
Vänförening ...................................................................................................................... 20
Medlemsförmåner ............................................................................................................ 21
Förtroendeuppdrag ........................................................................................................... 21
2
Byta förening .................................................................................................................... 22
Utträde .............................................................................................................................. 24
Organisation ............................................................................................................................. 26
Avgifter ................................................................................................................................ 27
Förtroendeuppdrag. .............................................................................................................. 29
Support ..................................................................................................................................... 31
3
MIRIAM utbildningsagenda
Generellt


Logga in och få lösenord, behörighet
Navigering i MIRIAM
Medlemscenter
Sökning
 Söka medlemmar
 Söka Grupp
Hantering medlem
 Registrera nya medlemmar
 Hushållskoppling
 Hedersmedlem
 Registrera vänmedlemmar
 Ta över medlem från en förening till en annan
 Avregistrera medlemmar
Övrigt




Skriva ut avier
Skriva ut listor
Skriva ut etiketter
Skicka e-post till en grupp
Organisation



4
Ändra avgift på medlemsavgiften
Ändra föreningsuppgifter
Registrera och ändra uppdrag
Vad är MIRIAM
MIRIAM är SPF Seniorernas nya medlemshanteringssystem. Systemet bygger på Softronics
medlemssystem MRM men har till viss del anpassats till SPF Seniorernas behov.
MRM utvecklas med hänsyn till Microsoft Dynamics CRM och andra MRM kunder, där SPF
Seniorerna är en av dessa kunder.
MRM är uppbyggt av följande programvaror: Microsoft Dynamics CRM, Microsoft
Dynamics NAV och SoftBiz.
CRM
Customer Relationship Management, CRM, omfattar styrning, organisering och
administration av kunder och kundrelationer i ett företag. Detta omfattar arbetsprocesser med
tillhörande affärssystem för IT-stöd. Exempelvis kan CRM omfatta kundstöd och
kundregister.
När vi använder begreppet CRM i manualen så menar vi programvaran Microsoft Dynamics
CRM.
MRM
Member Relationship Management, MRM, Softronics anpassning av CRM till att passa
medlemsorganisationer.
SPF
MRM
CRM
NAV
Microsoft Dynamics NAV är ett ekonomisystem som i MRM används för att lagra
medlemmarnas reskontra och andra rutiner kopplat till ekonomirutinerna för medlemmar.
SoftBiz
Softronics programvara för att beräkna medlemsavgifter för vidare överföring till NAV.
Internet Explorer
För att navigera i MIRIAM så behöver du använda dig av webbläsaren Internet Explorer
(version 10 och framåt).
5
Grunderna i MIRIAM
Grundfunktionerna i MIRIAM är:
MEDLEM
RAPPORTER
ORGANISATION
MIRIAM
AVGIFT
UPPDRAG
EVENT
FÖRMÅNER
Inloggning till MIRIAM
För att logga in till MIRIAM utbildningsmiljö så går du till följande adress i din webbläsare:
http://157.180.241.113:5555/SPFUTB/
Ni som går grundkursen i MIRIAM hos Softronic har fått ett användarnamn som bygger på
tre första bokstäverna i förnamn och efternamn, exempel: Lars Nilsson blir SPF\larnil.
Lösenordet är Pension2015.
Du har nu loggat in i medlemssystemet MIRIAM.
OBS! Klicka inte i ”Kom ihåg mina autentiseringsuppgifter” om du sitter på en
gemensam/publik dator.
6
Grundläggande begrepp

Vy – en lista som visar utvald information enligt vissa villkor. Systemvyer eller
personliga vyer.

Formulär – en sida i systemet där man skapar, uppdaterar och ser information. Ex
medlemsbilden.

Sektioner i formulären – en gruppering av informationen med en gemensam rubrik.

Dialog – ett pop-up fönster som genomför en specifik ändring, ex att byta
betalinformation på en medlem. Behövs för att systemet ska bearbeta mer information
i bakgrunden
Generell funktionalitet
Detta är generella funktioner i systemet. Och dessa använder vi oss av under utbildningen
olika delar.
7

Aktiviteter; något man ska göra/har gjort. En uppgift, ett telefonsamtal, ett sms.

Anteckning; fritextanteckning på ett formulär.

Sökning; fritextsökning på alla fält i Miriam.

Obligatoriska fält markeras med en röd *.

Felmeddelanden visas längst ner på skärmen till höger.

Spara och Spara/Stäng.

Sortering i vyer kan göras på samtliga kolumner genom att klicka på kolumnrubriken.

Exportera till Excel kan man göra från olika vyer.

Häftstift; en ikon av ett häftstift används för att välja ett standard värde för vissa val.
Navigering i MIRIAM
Genomgång av Miriams navigationslist längst upp i webbläsaren.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
1. Microsoft Dynamics CRM eller huvudmenyn, här kan du välja mellan alla olika
huvudfunktionerna i MIRIAM: Arbetsyta, Medlemscenter, Event, Medlemsförmåner
och Inställningar.
2. Hemknapp, om du klickar på hemknappen så kommer du tillbaka till din startsida,
Arbetsyta/Instrumentpaneler, i MIRIAM.
3. Modulmeny, visar vilken vald funktion du har från huvudmenyn. Klickar du på
menyn så visas en undermeny med fler val per modul.
4. Vald modul,
5. v, historik, visar de senaste valda posterna ur modulmenyn.
6. Skapa, här skapar du en ny medlemsansökan om personen inte har valt att ansöka via
webben.
7. Sök, frit.ex.tsökning i MIRIAM.
8. Avancerad sökning, här kan du göra avancerade sökningar med flera urvalskriterier.
9. Inloggad, visar vem som är inloggad i systemet.
10. Inställningar, här kan du bland annat ange personliga alternativ för grundhantering av
systemet, t.ex. hur många poster per sida som ska visas i en vy etc.
11. Hjälp, Microsofts generella hjälp till Microsoft Dynamics CRM.
8
Funktionerna i MIRIAM
En snabb genomgång av de olika funktionerna i MIRIAM som SPF Seniorerna kommer att
använda. Vissa av funktionerna är standardfunktioner från MRM och ska inte användas av
SPF Seniorerna.
OBS!
I SPF utbildningsmiljö är du inloggad med alla behörigheter i systemet och du kommer
därför att se alternativ som du inte kommer att använda dig av i SPF produktionsmiljön.
Arbetsyta
På Organisationsenheter så kan du:
•
Redigera kontaktuppgifter för organisationen
•
Uppdatera medlemsavgiften
•
Lägga till förtroendeuppdrag
Instrumentpanelen: här är din egen personliga startsida, det är den sidan du kommer till när du
har loggat in i MIRIAM. Alla har samma startsida från början och var och en kan välja en
annan fördefinierad startsida eller skapa sin egen startsida.
9
Om du väljer en annan startsida så behöver du ange den som standard, klicka på ”Ange som
standard” om du vill att den ska presenteras nästa gång du går till arbetsytan.
Medlemscenter
Här finns alla funktioner som rör medlemmar t.ex. hantera medlemsansökningar mm.
10
•
Registrera nya medlemmar
•
Avregistrera medlemmar
•
Söka medlemmar
•
Uppdatera grundinformationen
•
Hushållskoppling
•
Hedersmedlem
•
Registrera vänmedlemskap
•
Medlemsförmåner, Veteranen/taltidning och Skandia försäkring
•
Byta förening
Event
Hantering av olika typer av aktiviteter som SPF Seniorerna vill erbjuda sina medlemmar. Så
som kurser, träffar, resor mm.
11
Medlemscenter
I MIRIAM hanterar du medlemmar till SPF Seniorernas olika föreningar. Här hanterar du
ansökningar, löpande underhåll av medlemmar i systemet, utträden samt återinträden.
All hantering av medlemmar gör du från huvudmenyn Medlemscenter.
Medlemsmodulen har kopplingar till andra moduler i MIRIAM, så som Uppdrag,
Medlemsförmåner och Event.
MEDLEMSANSÖKAN
SKAPA
MEDLEM
UPPDATERA
MEDLEMSINFORMATION
AVSLUTA
MEDLEMSKAP
Söka och visa information om medlem
För att söka en person t.ex. – Anna Johanzon så gör man det i sökrutan eller att söka nere
under listan i alfabetsordning.
Man kan sortera sin sökning genom att klicka på kolumnrubrik.
12
Medlemsansökan
En person som vill bli medlem kan göra detta på två sätt.
1. Anmäla sig via SPF Seniorernas nya hemsida.
Ansökan återfinns sedan under Nya ansökningar i MIRIAM för vidare behandling. För
att hitta anmälningarna så går du till:
a. Microsoft Dynamics CRM
b. Medlemscenter
c. Medlemsansökningar
Här ser du alla nya ansökningar som har kommit in via hemsidan som du måste godkänna
och konvertera till medlemmar.
d. Dubbelklicka på personen som du vill behandla i listan.
e. Ansökningarna konverteras till medlem genom att klicka på ”Konvertera
ansökan”.
13
2. Att en person kontaktar någon på en SPF förening direkt och att de lägger in ansökan
direkt i MIRIAM.
Klicka på ”+Skapa” i menyn och välj sedan ”Medlemsansökan”.
Fyll i fälten för personen som vill bli medlem och klicka sedan på ”Spara”.
En ny medlemsansökan har skapats i MIRIAM.
Fält med * måste fyllas i.
Postnummer och postort uppdateras kontinuerligt centralt i systemet.
Medlemskategori: Fullvärdig medlem eller Hedersmedlem.
Avgiftsklass: Förbund SPF Seniorerna, det finns endast en avgiftsklass.
Inträdesdag: Datumfält from detta datum börjar Veteranen att skickas ut.
Medlemsgrupp: Det finns endast en medlemsgrupp som du kan välja.
När en ansökan har registrerats så skapar MIRIAM upp en medlem med status ”Godkänd, ej
aktiverad”. Medlemmen blir aktiverad när den första inbetalningen har bokförts.
14
Har föreningen central uppbörd så skickar en inbetalningsavi ut genom systemet.
OBS! Lokal uppbörd
Om föreningen har valt lokal uppbörd så behöver föreningen skriva ut inbetalningsavi och
skicka ut denna manuellt.
Även inkomna inbetalningar måste registreras manuellt. Se vidare kapitlet för avgifter!
När medlemsansökan har blivit registrerad är personen medlem med statusen ”Godkänd ej
aktiverad”. Medlemmen blir aktiv när den första betalningen är registrerad i systemet.
15
Uppdatera medlemsinformation
Grundinformation om medlemmen finns under Sammanfattning. Fält som kan komma att
behöva uppdateras manuellt är mobiltelefonnummer och mailadress. Resten kommer att
uppdateras via SPAR. Ändra valfri information och klicka på ”Spara”.
Du kan behöva scrolla ner på sidan för att hitta den information du söker.
Efter grundinformationen finns det avdelningar med mer information som du kan fylla i om
medlemmen. Se kommande avsnitt för mer information om dessa delar.
16
Hushållsmedlem
Man kan koppla ihop två personer som bor tillsammans för samutskick tidningen Veteranen.
Klicka på Anslut på en av medlemmarna som ska kopplas ihop.
I nästa dialogfönster så söker du upp den andra medlemmen i namnfältet och lägger till
personen. Klicka på ”Spara och Stäng” för att komma tillbaka till ursprungsmedlemmen.
Nu ser man på båda medlemmarna att de är sammankopplade under avdelningen för
hushållsmedlem i medlemsformuläret.
17
Hedersmedlem
Medlem som inte ska betala någon medlemsavgift. Dock ska föreningen betala avgift till
distriktet och förbundet för medlemmen.
För att byta medlemskategori på en medlem från ”Fullvärdig medlem” till ”Hedersmedlem”
så klickar du på knappen ”Medlemskap” och väljer sedan alternativet ”Byta
medlemskategori/Avgiftsklass”.
Följ dialogrutorna för att genomföra bytet av medlemskategori.
18
19
Vänförening
En person som är medlem i en förening kan vara intresserad av att vara medlem i en annan
förening. Det är distrikten som kan lägga upp vänmedlemskap mellan föreningar i samma
distrikt. Vill medlemmen bli vänmedlem i en förening i ett annat distrikt så är det förbundet
som lägger upp det.
För att lägga till en person som vänmedlem i en förening så gör man det genom att klicka på
+Skapa och sedan välja Medlemskap, då får man upp en ny dialog.
Fyll i informationen i formuläret och välj Huvudmedlemskap lika med Vänmedlem. Klicka på
”Spara”.
20
Under Medlemskap ser man alla föreningar som personen är medlem i, både huvudföreningen
och vännföreningar.
Medlemsförmåner
En nyregistrerad medlem får automatiskt medlemsförmånen Veteranen. Om medlemmen
istället vill ha taltidningen så får man gå in på medlemmen och under Medlemsförmåner
ändra förmån till taltidning efter det att personen har fått status ”Aktiv”, dvs. har betalat sin
första medlemsavgift.
För att lägga till en förmån som medlemmen inte har så klickar du på plus ikonen och lägger
till den förmån som du vill lägga till.
För att ta bort en förmån från en medlem så markerar du förmånen i listan över förmåner som
medlemmen har och klickar på papperskorgen längst till höger på raden.
T.ex. när en medlem som har betalat sin medlemsavgift vill byta från medlemstidningen till
taltidningen.
Förtroendeuppdrag
Här ser du medlemmens alla förtroendeuppdrag.
Man kan lägga till förtroendeuppdrag på olika sätt. Vi har valt att visa hur man lägger till
förtroendeuppdrag från uppdragssektionen på organisationsenheten. Se vidare kapitlet om
Organisation.
21
Byta förening
Detta utförs av distrikten om medlemmen ska byta till en förening inom samma distrikt och av
förbundet om medlemmen ska byta till en förening på ett annat distrikt.
Dubbel klicka på medlemmens förening i Medlemskapsfältet.
Klicka på förstoringsglaset i fältet för Förening och välj sedan ”Slå upp fler poster”.
22
Sök upp den förening du vill byta till. Markera föreningen och klicka på ”Lägg till”.
När du kommer tillbaka till föregående bild så klickar du på ”Spara och stäng” sedan är du
tillbaka till medlemsformuläret för den medlem som du nu har bytt förening på.
23
Utträde
Klicka på Medlemskap och sedan Säg upp medlemskap.
Följ sedan dialogen i det fönster som öppnas.
Klicka på ”Nästa”.
24
Ange begärda uppgifter i dialogen och klicka på ”Nästa”.
Klicka på ”Slutför” för att avsluta medlemskapet, ”Föregående” om du vill gå tillbaka och
ändra några uppgifter eller ”Avbryt” för att lämna dialogen utan att ändra på något.
25
Organisation
För att komma till administrationen av organisationen för SPF Seniorerna så väljer du
huvudmenyn – Arbetsyta och går sedan vidare i funktionsmeny till Organisationsenheter.
Då kommer du till systemvyn för alla organisationsenheter.
OBS!
I utbildningsmiljön så ser du alla organisationsenheter som är upplagda i systemet.
I produktionsmiljön av MIRIAM, dvs. det färdiga medlemssystemet, kommer du endast att
se de organisationsenheter som är kopplade till din roll.
Dubbelklicka på den organisationsenhet som du vill gå in och arbeta med.
26
Du har nu kommit in i formuläret för organisationsenhet.
För att redigera en organisationsenhet så ändrar du den information som behövs. Och klickar
sedan på ”Spara”.
Avgifter
För att uppdatera årsavgiften för en organisationsenhet så går du ner till sektionen om
Avgifter. I tabellen så finns den nu gällande avgiften med eller utan ett slutdatum. Om
avgiften för en organisationsenhet ska ändras så behöver du göra två saker. Först så måste
slutdatumet på den befintliga avgiften fastställas och sedan måste en ny avgift läggas upp med
ett startdatum och eventuellt ett slutdatum.
I tabellen över avgifter så klickar du på avgiften som du vill redigera.
27
Ändra sedan slutdatumet på avgiften. Klicka sedan på ”Spara och stäng”. Detta kan man tex
göra efter varje årsmöte där man har bestämt att årsavgiften inte ska förändras.
För att lägga upp en ny avgift så klickar du på den markerade ikonen i bilden.
Klicka sedan på ”+ Lägg till nu(tt) avgifter”
Fyll sedan i de uppgifterna för den nya avgiften.
28
Avsluta med att klicka på ”Spara och stäng”.
Förtroendeuppdrag.
Under sektionen Uppdrag hittar du alla förtroendeuppdrag som är tillsatta i
organisationsenheten. Du kan endast lägga till medlemmar på existerande förtroendeuppdrag.
Det är endast förbundet som kan skapa nya förtroendeuppdrag.
För att koppla en medlem till ett nytt förtroendeuppdrag så klickar du först på den markerade
ikonen i bilden ovan.
29
Klicka sedan på ”+Lägg till ny(tt) uppdragsinnehav”
Sök upp personen som ska ha förtroendeuppdraget, vilken uppdragsroll personen ska ha och
from vilket datum förtroendeuppdraget gäller.
Klicka på ”Spara och stäng”.
30
Support
Under test och utbildningstiden fram t.o.m. 4 november 2015 så kommer det att finnas
användarsupport och bugganmälan via telefon till Softronic Service Desk 8-17 vardagar. Det
går även bra att maila dit dygnet runt. Ange att ni är från SPF Seniorerna och att er fråga
gäller MIRIAM eller SPF medlemswebb för snabbare hantering av ärendet.
Vid anmälan kommer ni att få ett mail med ärendenummer och ärendebeskrivning. Ärendet
fördelas därefter till MIRIAM eller Webben beroende på ärendets art. Inom en arbetsdag ska
ni få återkoppling på ärendet.
Softronic Service Desk
Epost: [email protected]
Telefon: 08-51 90 94 13
Vardagar 08-17
31