Handbok för HSA- administratörer

Handbok för HSAadministratörer
Användarhandledning för administration av HSA samt
HSA Admin
Version 4.0 2015-08-27
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Innehållsförteckning
1 Katalogtjänst HSA ................................................................................................................ 5 1.1 Kort om HSA och HSA Admin ......................................................................................... 5 1.2 Förvaltning av HSA .......................................................................................................... 5 1.3 HSA:s regelverk och riktlinjer .......................................................................................... 7 1.4 Lagar som styr hanteringen i HSA ................................................................................... 9 2 HSA Struktur ....................................................................................................................... 11 2.1 Struktur i HSA ................................................................................................................ 11 2.2 HSA Organisationsträd och HSA Tjänsteträd ................................................................ 11 2.3 Vilken organisation ska visas? ...................................................................................... 12 2.4 Organisationsförändringar ............................................................................................. 13 3 HSA innehåll ....................................................................................................................... 15 3.1 Objekt och attribut i HSA ............................................................................................... 15 3.2 Olika typer av enheter och funktioner ............................................................................ 15 3.3 Användning av egenskaper (attribut)............................................................................. 16 4 Inloggning i HSA Admin .................................................................................................... 18 4.1 Tekniska förutsättningar för HSA Admin ....................................................................... 18 4.2 Instruktion – Logga in med SITHS-kort ......................................................................... 18 4.3 Reservrutin – logga in med e-postadress och lösenord ................................................ 20 4.4 Instruktion – Logga ut .................................................................................................... 20 5 Allmänt om HSA Admin ..................................................................................................... 21 5.1 Översikt ......................................................................................................................... 21 5.2 Ikoner för objekttyper ..................................................................................................... 22 5.3 Handgrepp i HSA Admin ............................................................................................... 22 5.4 Dölja objekt .................................................................................................................... 22 5.5 Behörigheter i HSA Admin ............................................................................................. 23 5.6 Hjälptexter ..................................................................................................................... 26 5.7 Varning vid felaktigt värde i värdemängdsattribut.......................................................... 26 5.8 Användarstöd ................................................................................................................ 26 6 Enheter och funktioner i HSA Admin ............................................................................... 29 6.1 Administrera enheter och funktioner .............................................................................. 29 Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 2/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
6.2 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL ......................................................................... 33 7 Personer i HSA Admin ....................................................................................................... 38 7.1 Skapa person ................................................................................................................ 38 7.2 Förändringar för person ................................................................................................. 40 7.3 Egenskaper/Attribut för personer ................................................................................... 41 8 Medarbetaruppdrag i HSA Admin ..................................................................................... 44 8.1 Skapa medarbetaruppdrag ............................................................................................ 44 8.2 Förändringar för medarbetaruppdrag ............................................................................ 46 9 Services (HSA Tjänsteträd) i HSA Admin......................................................................... 50 9.1 Administrera enheter och funktioner under Services ..................................................... 50 9.2 Egenskaper/attribut för funktioner ................................................................................. 51 10 Sök i HSA Admin .............................................................................................................. 53 11 HSA-portalen ..................................................................................................................... 54 11.1 Kontroll av uppgifter mot HOSP och/eller befolkningsregistret .................................... 54 11.2 Kontroll av ifyllnad av förutsättningar för Pascal .......................................................... 58 12 Refererade dokument....................................................................................................... 61 Bilaga A HSA för Pascal ........................................................................................................... 62 Bilaga B HSA för Webcert ........................................................................................................ 65 Bilaga C HSA för Säkerhetstjänster (Autentiseringstjänsten samt Spärr- och
loggtjänsten) ............................................................................................................................. 67 Bilaga D HSA för Statistiktjänst för ordinerad sjukskrivning ............................................... 69 Bilaga E HSA för Infektionsverktyget ..................................................................................... 71 Bilaga F HSA för eMortis .......................................................................................................... 73 Bilaga G HSA för Identifieringstjänst SITHS .......................................................................... 74 Bilaga H HSA för Hitta och jämför vård .................................................................................. 76 Bilaga I HSA för Vården i Siffror .............................................................................................. 79 Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 3/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Revisionshistorik
Version, datum
Författare
Kommentar
1.0, 2011-04-28
Henrika Littorin
Uppdaterat efter remiss, publiceringsfärdig
1.1–1.6
Henrika Littorin,
Ronny Nilsson,
Katrine Streng,
Sandra Jarlö
Förtydligade beskrivningar, ändrat supportflöde
samt tillägg av avsnitten ”Hantera
administratörsbehörigheter” och ”HSA-portalen”.
Anpassning till HSA Admin 4.5
2.0, 2012-08-31
Katrine Streng
2.1-2.2
Henrika Littorin
3.0, 2014-09-02
Sandra Jarlö, Åsa
Berggren, Henrika
Littorin, Ronny
Nilsson.
3.1-3.4
Ulrika Nilsson,
Henrika Littorin
4.0, 2015-08-21
Sandra Jarlö,
Katrine Streng
Lagt till Bilaga A HSA för Pascal
Uppdaterat efter HSA Admin version 4.7. Ny
funktion ”Dölja objekt”. Länkar till instruktioner
för felsökning HOSP-uppgifter och kontroll inför
vårdgivarregistrering samt info om schematisk
bild över tjänster som använder HSA.
Infört bilaga B-F med attributanvändning för
Webcert, Säkerhetstjänster, Statistiktjänsten för
ordinerad sjukskrivning, Infektionsverktyget och
eMortis.
Nytt avsnitt om intern revision. Förtydliganden i
ett antal skrivningar.
Infört bilaga G och H. Anpassning till HSA
Admin 4.8 inkl. beskrivning av Arkivering av
vårdgivare/vårdenhet. Tillägg av beskrivning av
Limbo-hantering vid tillägg och borttag av
person samt förtydligande av
administratörsroller.
Delat upp handboken i en generell HSA-del och
en HSA Admin-del samt bytt dokumentnamn
från HSA Admin handbok till Handbok för HSAadministratörer för att tydliggöra att dokumentet
riktar sig till alla som administrerar HSAinformation. Anpassning till HSA Admin 4.10.
Uppdaterat bilaga B och E samt lagt till Bilaga I.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 4/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
1
Senast ändrad
2015-08-27
Katalogtjänst HSA
1.1
Kort om HSA och HSA Admin
HSA är en del av den nationella infrastruktur som möjliggör ett förverkligande av nationell
eHälsa, tidigare kallad nationell IT-strategi för vård och omsorg. Landsting, kommuner, privata
vårdgivare och vissa myndigheter inom vård och omsorg är anslutna till HSA.
HSA innehåller kvalitetssäkrad information om personer, enheter och funktioner inom vård och
omsorg. Informationen lagras med enhetliga identifieringar och benämningar så att den kan
användas av olika system och organisationer.
HSA Admin är ett verktyg för att manuellt administrera information i HSA. HSA Admin
används inte av alla organisationer, särskilt landsting använder sig ofta av synkronisering från
interna kataloger. Vissa organisationer använder både HSA Admin och synkronisering.
Kontakta Huvudadministratör/HSA-ansvarig för din organisation för att få reda på vad som
gäller.
1.1.1 Vad används HSA till?
HSA används främst för att erhålla korrekt information om personer, enheter och funktioner
inom vård och omsorg. Informationen används som underlag för säkerhetshantering,
behörighetshantering och vårdsökningstjänster i många olika nationella tjänster. En schematisk
bild över de tjänster som använder HSA finns på www.inera.se/hsa under Dokument och
stödjande. Flera av tjänsterna beskrivs också mer ingående i bilagor till denna handbok.
1.2 Förvaltning av HSA
HSA förvaltas både lokalt och nationellt. Varje organisation äger och ansvarar för sin
information, men man kommer överens på nationell nivå hur informationen ska lagras och hur
den ska få användas. Inera AB är nationell förvaltare av HSA. Beslut i HSA-frågor sker i HSA
Förvaltningsgrupp som består av representanter för informationsägarna, tillsammans med Inera
AB:s förvaltare för HSA.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 5/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
1.2.1 Nationell samverkan
Nätverksgruppen träffas två gånger per år för att diskutera och samverka kring HSA-frågor. Här
får anslutna organisationer en möjlighet att utbyta erfarenheter, få information och lyfta viktiga
frågor. Det finns en stark tradition av att hjälpa varandra och dela med sig av bra lokala
lösningar. HSA-ansvarig i respektive organisation får även åtkomst till HSA:s projektplats som
är en gemensam lagringsplats för HSA-information som inte kan läggas ut på webben.
1.2.2 HSA Arbetsgrupper
Inom HSA finns ett antal arbetsgrupper som fokuserar på olika utvecklingsområden. En särskild
arbetsgrupp arbetar med innehållsfrågor i HSA t.ex. önskemål om tillägg av ny information. En
annan grupp arbetar med utveckling av HSA Admin, t.ex. kravställning mot leverantör och
testning av nya versioner.
1.2.3 Anslutna organisationer
Varje organisation ansvarar för och underhåller sin egen information i HSA, t.ex. vilka som
arbetar på Ortopedmottagningen, öppettider för vårdcentralen eller vilket telefonnummer
sjukgymnasten Pelle har.
Varje organisation har en HSA-ansvarig som har det övergripande praktiska
informationsansvaret och högsta administratörsbehörighet. Beroende på organisationens storlek
kan det också finnas flera HSA-administratörer som praktiskt uppdaterar delar av
organisationsinformationen, t.ex. för en vårdcentral eller en förvaltning. Läs mer på
www.inera.se/hsa under Roller och ansvar.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 6/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
1.3 HSA:s regelverk och riktlinjer
De regelverk, riktlinjer och rekommendationer som beskrivs nedan återfinns på
www.inera.se/hsa under Dokument.
1.3.1 HSA-policy
HSA-policy är en överenskommelse mellan HSA-anslutna
organisationer om hur HSA-informationen ska hanteras. HSApolicy anger att innehållet i HSA ska vara korrekt och spegla
nuläget i organisationen gällande personal, organisation och
funktioner. Kraven som beskrivs i policyn är bland annat följande:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Personuppgifter ska månatligen verifieras mot
Skatteverkets register med hjälp av personnummer eller
samordningsnummer
Personers uppgifter om legitimation och specialitet ska
månatligen verifieras mot Socialstyrelsens HOSP-register
Personers anställnings-/uppdragsförhållande till
organisationen ska verifieras minst en gång var tredje
månad
Organisationsuppgifter ska verifieras mot SCB och/eller Bolagsverkets register via
organisationsnummer
Information om personnummer ska, enligt krav på sekretess, endast kunna registreras
och visas för behöriga administratörer
Skyddade personuppgifter ska inte finnas synliga i HSA utan personens medgivande
Spårbarheten i informationen ska säkerställas via loggning
Den information man får tillgång till via HSA om andra organisationer får inte
missbrukas
Intern revision av efterlevnad till HSA-policyn ska genomföras minst en gång per år
Målsättningen är att HSA ska vara tillgängligt 24/7, alltså dygnet runt under årets alla dagar.
Kontinuitetsplaneringen för HSA, med avbrotts- och katastrofplan, är den anslutande
organisationens ansvar.
Efterlevnad av HSA-policyn är en förutsättning för att delta i HSA.
1.3.1.1 Intern revision
Intern revision av den egna organisationens efterlevnad till HSA-policyn ska genomföras en
gång per år, den ska dokumenteras och dokumentet ska skrivas under av den som ansvarat för
revisionen. Revisionen ska utgå från kraven i HSA-policyn och den egna tillämpningen som
beskrivs i organisationens HPTA. Stämmer beskrivningarna av rutinerna fortfarande? Tillämpas
rutinerna av de lokala administratörerna? Följer innehållet i HSA det senaste HSA-schemat?
Använder vi information från andra organisationer på ett sätt som vi inte bör?
Revisioner resulterar generellt i ett antal identifierade brister. Dessa brister ska dokumenteras i
ett daterat protokoll från revisionen och en åtgärdslista för hur dessa brister ska rättas bör också
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 7/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
tas fram. Vid nästa års revision bör utföraren följa upp att åtgärderna slutförts och att bristerna
från föregående års revision inte kvarstår.
Mer inspiration för hur en intern revision kan genomföras kan erhållas via webbinaret om intern
revision på www.inera.se/hsa under Utbildning och webbinarer. Se även på materialet från de
externa revisioner av anslutna organisationer som Inera AB genomför årligen på
www.inera.se/hsa under Regelverk och Revision.
1.3.2 HSA-policytillämpning (HPT)
HPT beskriver hur en organisation som är ansluten till Katalogtjänst HSA uppfyller HSApolicy, d.v.s. hur man hanterar både sin egen och andras kataloginformation. Det är förfarandet
med HPT som gör att man som ansluten organisation kan lita på att den information man får
från andra landsting, kommuner och privata vårdgivare via HSA är korrekt, samt att man kan
lita på att den information som görs tillgänglig via HSA inte missbrukas.
Organisationer som ansluter till HSA med egen information (presenterar sin organisation och
sin verksamhet i HSA) skriver en s.k. HPTA, HSA-policytillämpning för ansluten organisation.
Organisationer/tjänster som endast använder HSA-information skriver en HPTB, HSApolicytillämpning för brukarorganisation.
1.3.3 Rekommendationer kring skyddade personuppgifter
Skyddade personuppgifter är Skatteverkets samlingsrubrik för skyddsåtgärderna
sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter inom folkbokföringen. HSApolicyn beskriver att skyddade personuppgifter inte får finnas synliga i HSA utan personens
medgivande.
Det är upp till varje myndighet hur man hanterar personer med skyddade personuppgifter, men
rekommendationerna från HSA ser ut enligt följande:
•
•
•
•
•
•
•
Person med skyddade personuppgifter ska informeras om hur uppgifterna hanteras
Kontroll mot befolkningsregistret ska ske kontinuerligt, framför allt för att hitta
nytillkomna skyddade personuppgifter
Personen ska finnas i HSA eftersom detta ofta är ett grundvillkor för att få tillgång till
arbetsgivarens IT-miljö (SITHS-kort, inloggning m.m.)
Personen ska döljas i HSA om han/hon själv inte begär att få visas
Det ska på ett tydligt och enhetligt sätt framgå om personuppgifter är skyddade för de
administratörer som hanterar dessa personuppgifter
Endast ett fåtal administratörer med särskild behörighet ska ha tillgång till uppgifter om
personer med skyddade personuppgifter
Endast av HSA godkända system får ta emot uppgifter om personer med skyddade
personuppgifter
HSA Admin är anpassad efter dessa riktlinjer, läs mer under avsnitt 7.1.2 Instruktion – Skapa
person med skyddade personuppgifter.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 8/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
1.4 Lagar som styr hanteringen i HSA
1.4.1 Personuppgiftslagen, PuL
Personuppgiftslagen (PuL, 1998:204) trädde i kraft 1998 och reglerar hur personuppgifter får
hanteras för att skydda människor mot kränkningar av den personliga integriteten. I begreppet
hantering avses insamling, registrering, spridning, bearbetning, lagring av personuppgifter m.m.
Den 1 januari 2007 trädde nya regler i personuppgiftslagen i kraft som främst syftade till att
underlätta behandling av personuppgifter.
För mer information om PuL, se [3].
§ 10 i PuL stödjer kravet att anställda inom vård och omsorg ska registreras i HSA. Dock är de
flesta HSA-anslutna organisationer restriktiva med att visa upp information om de anställda på
Internet. Viss information, som t.ex. personnummer och bild, är också särskilt skyddad i HSA.
1.4.2 Patientdatalagen, PDL
Sedan den 1 juli 2008 gäller den nya Patientdatalagen (PDL, 2008:355). Utgångspunkten för
den nya lagen är att hanteringen av personuppgifter inom hälso- och sjukvården ska underlättas
samtidigt som patientsäkerheten och patientens egen möjlighet till medverkan skall stärkas.
Inom Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har projektet PDLiP, ”Patientdatalagen i
Praktiken”, tagit fram två rapporter som förtydligar hur lagen ska tolkas.
I PDL används begreppen "Vårdgivare" och "Vårdenhet". En vårdgivare definieras som en
juridisk person som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet. En vårdgivare består i sin tur av
en eller fler vårdenheter. En vårdenhet är enligt PDLiP en organisatorisk enhet som
tillhandahåller hälso- och sjukvård och som leds av en verksamhetschef eller motsvarande.
Varje organisation som styrs av PDL behöver definiera vilka vårdgivare och vårdenheter som
verkar inom eller på uppdrag av organisationen.
I PDL ges vårdgivaren ett uttalat ansvar för behörighetsstyrning och loggning.
Verksamhetschefen är den som beslutar om tilldelning av rättigheter för anställda och
uppdragstagare. Rättighetstilldelningen avser åtkomst till information både inom den egna
enheten/egna vårdprocessen och hos andra enheter inom den egna vårdgivaren samt vid
direktåtkomst till information hos annan vårdgivare som deltar i system för sammanhållen
journalföring. Observera att det alltså inte är den som äger informationen som tilldelar
rättigheter utan den som ansvarar för de personer som söker informationen.
HSA används som informationskälla och lagringsplats för behörigheter enligt PDL. Så kallade
Medarbetaruppdrag lagrar information om ändamål och rättigheter. Läs mer i avsnitt 8
Medarbetaruppdrag.
För mer information, se Patientdatalagen [4] resp. PDLiP: Patientdatalagen i praktiken [5].
1.4.2.1 Krav på beslut i organisationen
För att HSA ska kunna användas som informationskälla och lagringsplats för behörigheter
enligt PDL krävs att organisationen på övergripande nivå identifierar och beslutar:
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 9/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
•
•
•
•
Senast ändrad
2015-08-27
vilka vårdgivare som bedriver verksamhet inom organisationen
o Observera att dessa vårdgivare också måste finnas registrerade i IVO:s1
Vårdgivarregister
vilka vårdenheter som finns och vilken vårdgivare varje vårdenhet tillhör, samt vem
som ansvarar för verksamheten på respektive vårdenhet (verksamhetschef eller
motsvarande)
vem som fastställer förändringar när det gäller vårdgivare och vårdenheter
övergripande riktlinjer för hantering av medarbetaruppdrag inom organisationen
Innan dessa beslut är fattade bör ingen registrering i HSA ske.
1
Inspektionen för Vård och omsorg, övertog ansvaret för Vårdgivarregistret från Socialstyrelsen
2013/2014
2
Sjunet är ett robust och kvalitetssäkrat kommunikationsnät som är framtaget och anpassat för vård och
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 10/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
2 HSA Struktur
2.1 Struktur i HSA
HSA är en X.500-katalog som lagrar objekt (personer, enheter, funktioner och
medarbetaruppdrag) i en hierarkisk struktur. Stommen byggs upp av enhetsobjekt. Längst ut i
respektive gren kan det – men det måste inte – finnas personobjekt, funktionsobjekt och/eller
medarbetaruppdragsobjekt. Dessa kan finnas på olika nivåer i organisationen. Strukturen kan se
olika ut för olika organisationer. Se exempel i bilden nedan.
Telefon
Fakturaadress
Mottagningstider
Verksamhetstyp
Publicering
...
Telefon
Titel
Språkkompetens
Förskrivarkod
...
2.2 HSA Organisationsträd och HSA Tjänsteträd
HSA är strukturerat i två delträd, HSA Organisationsträd och HSA Tjänsteträd.
2.2.1 HSA Organisationsträd
I HSA Organisationsträd lagras organisationer och deras personer, funktioner och
medarbetaruppdrag. Organisationsträdet i HSA börjar på landsnivå – SE för Sverige. Under
denna nivå finns dels samtliga län och dels ett antal nationella organisationer (t.ex. Inera AB
och Praktikertjänst AB, som verkar över hela landet). Under länsnivån finns kommuner och
landsting samt vissa privata vårdgivare som verkar endast inom länet upplagda som
organisationer. Län och organisationer är egna typer av objekt i HSA och skapas av HSA
Förvaltning i samband med att en organisation ansluter till HSA.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 11/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
2.2.2 HSA Tjänsteträd
HSA Tjänsteträd (också kallat dc=Services) används för att lagra t.ex. servercertifikat och
medarbetaruppdragsmallar avskilt ifrån den vanliga HSA-informationen. Det är i HSA
Tjänsteträd man skapar de funktionsobjekt som behövs för att beställa
servercertifikat/funktionscertifikat. Dessa används för säker kommunikation mellan IT-system.
Tjänsteträdet används i vissa fall också för att generera HSA-id för system/tjänster.
Varje organisation kan ha sin egen gren i HSA Tjänsteträd som oftast hanteras av en HSA
Huvudadministratör/HSA-ansvarig. Rättigheter att administrera HSA Tjänsteträd beställer
HSA-ansvarig via formuläret Ändra anslutning på www.inera.se/hsa under Anslutning.
2.3 Vilken organisation ska visas?
Den organisation som registreras i HSA får stor betydelse, eftersom den används i flera
sammanhang och med olika syften. Innan registrering av organisationen görs krävs därför ett
väl underbyggt och förankrat beslut på vilka principer som ska gälla.
Särskilt inom stora organisationer som landsting och kommuner råder ofta delade meningar om
hur organisationen faktiskt ser ut. Det finns olika perspektiv på organisationen, som t.ex.
• Linjeorganisation (vem är chef över vem)
• Ekonomisk organisation (hur ska kostnader fördelas)
• Administrativ organisation (vem hanterar t.ex. personaladministration för vem)
• Medicinsk organisation (vem har det medicinska ansvaret för vilken verksamhet)
• Geografisk organisation (vem arbetar på vilken arbetsplats)
• Funktionell/processorienterad organisation (vilka personer arbetar tillsammans i vilka
funktioner, och hur samverkar dessa)
Namnsättning av enheter inom en organisation kan också variera. Interna, vårdrelaterade eller
lokalgeografiska förkortningar är långt ifrån ovanliga. Det har tyvärr hänt fler än en gång att en
patient mötts av ett mottagningsnamn i kallelsen, ett annat i telefon, ett tredje på Internet, ett
fjärde i sjukhusentrén och ett femte på dörren. Innan organisationen ska registreras i HSA räcker
det alltså inte enbart med att enas kring hur strukturen ska se ut, även enhetsnamn behöver
beslutas – åtminstone på generell nivå.
2.3.1 Tekniska hänsyn vid organisationsritning
Organisationsstrukturen i HSA utgörs av en strikt hierarki
som byggs upp av enhetsobjekt. Funktioner och personer kan
placeras var som helst i organisationen, men inget objekt kan
placeras under en funktion eller en person.
Medarbetaruppdrag kan placeras under en vårdenhet, men
inget objekt kan placeras under ett medarbetaruppdrag.
Namn på enheter, funktioner och medarbetaruppdrag kan
endast vara 64 tecken långa, inklusive mellanslag, och får
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 12/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
inte innehålla specialtecken som t.ex. citationstecken, parantes, kommatecken, snedstreck och
semikolon. För mer information om tecken som ska undvikas, se word-versionen av HSAschemat [1].
2.3.2 Praktiska hänsyn vid organisationsstrukturering
Om organisationen använder sig av externa utförare (privata vårdgivare, konsulter etc.) behöver
man ha en princip för hur dessa ska placeras i organisationsträdet. För privata vårdgivare finns
gemensamma rekommendationer framtagna, se [2].
Inför organisationsstrukturering är det också viktigt att ta hänsyn till vad HSA-informationen
ska användas till. Några exempel:
• De enheter och funktioner som ska visas upp i Hitta och jämför vård måste ha namn
som allmänheten kan förstå
• Vårdgivare och vårdenheter enligt Patientdatalagen måste kunna markeras (se avsnitt
1.4.2 Patientdatalagen, PDL)
2.3.3 Beslutad organisation
Organisationen som speglas i HSA används på flera olika sätt och i flera sammanhang. Det är
därför viktigt att den organisation som speglas i HSA, förutom att uppfylla praktiska och
tekniska krav, också är förankrad hos och beslutad av organisationsledningen. Din uppgift som
Huvudadministratör/HSA-ansvarig är att registrera en beslutad organisation, inte att själv skapa
organisationsstrukturen.
Ett sätt att få fram den beslutade organisationen kan vara att ta fram förslag till riktlinjer för
organisationsregistrering samt en uppritad övergripande organisationsstruktur som kan utgöra
beslutsunderlag. Riktlinjerna kan t.ex. innehålla skrivningar runt
• de olika organisationsformer som finns och vilken man har valt, t.ex. linjeorganisation
• varför organisationsstruktur och namnsättning är viktigt
• i vilka situationer förkortningar får användas
• om bestämd eller obestämd form ska användas
• hur externa utförare hanteras
• vilka specifika regler som gäller för vårdenheter enligt Patientdatalagen och
vårdgivande enheter som ska visas för allmänheten
2.4 Organisationsförändringar
2.4.1 Rutiner för organisationsförändringar
I alla organisationer förekommer förändringar i organisationen. Enheter slås ihop eller delas
upp, ansvaret för vissa verksamheter flyttas o.s.v. Särskilt vanligt är detta inom stora
organisationer som t.ex. landsting och kommuner.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 13/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Att genomföra organisationsförändringar i HSA är förhållandevis enkelt, se instruktionerna för
att lägga till, ta bort och flytta samt ändra namn för enhet/funktion. Men det är viktigt att
organisationsförändringar sker på ett kontrollerat sätt eftersom de får konsekvenser för andra
system som använder informationen i HSA.
Mot den bakgrunden är det viktigt med fungerande rutiner för hur organisationsförändringar
genomförs i organisationen som helhet. Vem har rätt att besluta om organisationsförändringar?
Hur ser beroendena ut? Vilka behöver informeras om förändringarna och på vilket sätt? Hur
lång framförhållning behövs?
2.4.2 Arkivering av Vårdgivare och/eller Vårdenhet
Det är också viktigt att tänka på effekterna på HSA-id eftersom detta är nyckeln till att
identifiera enheter i många system. Handlar det enbart om ett namnbyte ska enheten vara kvar
(d.v.s. behålla samma HSA-id), men få ett nytt namn. Om en enhet delas upp ska det skapas två
nya enheter (med nya HSA-id) och den gamla enheten ska arkiveras.
Som Huvudadministratör/HSA-ansvarig är det bra att medverka till att dokumentera de rutiner
som gäller vid organisationsförändringar. Vissa organisationer har också valt att inrätta ett
särskilt organisationsråd som har till uppgift att hantera och informera om
organisationsförändringar så att dessa genomförs enligt riktlinjerna för organisationsregistrering
och också kommuniceras ut till alla berörda.
Mer information om hur organisationshanteringar hanteras i HSA finns i webbinaret om
organisationsförändringar på www.inera.se/hsa under Utbildning och webbinarer.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 14/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
3 HSA innehåll
3.1 Objekt och attribut i HSA
De grundläggande begreppen i HSA är objekt och attribut. 5 olika typer av objekt kan
administreras via HSA Admin: Organisation, Enhet, Funktion, Person och Medarbetaruppdrag.
Varje objekttyp beskrivs mer ingående under respektive avsnitt nedan.
Attribut beskriver en egenskap hos ett objekt. Ett attribut har ett namn och ett värde, som
exempel kan attributet ”efternamn” ha värdet ”Andersson”.
Det finns totalt omkring 120 attribut som är definierade i HSA. Alla attribut fylls inte i för alla
objekt. Mer information om vilka attribut som går att registrera för olika objekt, hur de ska
registreras och vad som behövs för tjänster som använder HSA finns i HSA-schemat [1].
3.1.1 HSA-id
HSA-id är ett attribut som används för att identifiera objekt i HSA. HSA-id är en unik nyckel
som används av andra tjänster för att identifiera objekt. På det sättet kan man veta att ”Anna
Andersson” är samma ”Anna Andersson” trots att det finns flera personer med samma namn i
en organisation, eller att vårdcentralen ”City” är samma enhet som vårdcentralen ”Kungsgatan”
trots att den bytt namn.
När man skapar ett objekt i HSA Admin får det automatiskt ett HSA-id. HSA-id består av två
delar. En del som identifierar utfärdande organisation och en del som identifierar det unika
objektet. Strukturen för ett HSA-id ser ut på följande sätt:
SE<organisationsnummer för utfärdande organisation>-<löpnummer för objekt>
Löpnummer kan bestå av både bokstäver och siffror.
Om en person förekommer på flera ställen hos en och samma organisation har personen samma
HSA-id på alla ställen. Däremot om en person förekommer hos flera organisationer kommer
personen att ha olika HSA-id.
3.2 Olika typer av enheter och funktioner
Under varje organisation byggs en organisationsstruktur upp av enhetsobjekt. Enhetsobjekt ser
tekniskt likadana ut men kan ha olika syften. De kan vara organisatoriska enheter (enheter som
har en chef och oftast en budget), men också enheter som beskriver en mer informell
uppdelning av verksamheten, t.ex. en IT-support eller en kuratorsfunktion på en
ungdomsmottagning. Det kan också vara enheter som samlar andra enheter, ungefär som
rubriker, t.ex. ”Privata vårdgivare” eller ”Sjukgymnastikmottagningar med avtal”.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 15/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Enheter som beskriver en funktionalitet snarare än en
organisatorisk enhet kan registreras i HSA antingen som
objekttypen enhet eller som objekttypen funktion. Normalt
sett är funktion att föredra i detta fall, men eftersom det inte går att placera några objekt under
en funktion kan det ibland vara bättre att använda enhetsobjekt istället.
3.3 Användning av egenskaper (attribut)
Information om enheter, funktioner och personer i HSA används för flera syften. Översiktligt
beskrivs dessa i avsnitt 1.1.1 Vad används HSA till?. Mer utförlig beskrivning finns även i
bilagor till denna handbok. Som HSA-administratör är det viktigt att du är medveten om hur er
information används för att också veta vad du behöver registrera, och hur du ska göra det.
3.3.1 Enheter/funktioner
Den största användningen av egenskaper för enheter och funktioner står Hitta och jämför vård
på 1177 Vårdguiden för. För att en vårdgivande enhet ska presenteras på ett informativt sätt i
tjänsten har 1177 Vårdguiden definierat omkring 20 obligatoriska attribut, t.ex. kommunkod,
telefonnummer, geografiska koordinater och öppettider. Därtill finns ytterligare omkring 20
frivilliga attribut som kan användas för att ge ytterligare information till allmänheten om den
verksamhet som enheten bedriver. Se mer om vilka attribut det rör sig om i Excel-versionen av
HSA-schemat [1].
Som tidigare nämnts används också HSA-id av flera system, t.ex. Mina vårdkontakter (MVK)
som identifiering av enheter och funktioner, som en nyckel för att veta att det rör sig om samma
enhet i olika system trots att de ibland kanske benämns olika och är placerade i olika
organisationsstrukturer.
Flera vårdsystem, t.ex. Nationell patientöversikt (NPÖ) och Pascal, kräver att vårdgivare och
vårdenheter är utpekade i HSA, se avsnitt 6.2 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL.
Funktioner i HSA används också av SITHS för att skapa s.k. funktions-/server-/systemcertifikat.
Dessa funktioner skapas i HSA Tjänsteträd, Services, där endast en eller ett par
Huvudadministratörer har rättigheter. Servercertifikat används för en säker kommunikation
mellan olika system, även sådana som inte direkt hämtar någon information från HSA.
En annan vanlig användning är Sök i HSA, ett verktyg som kan användas av verksamheter och
medarbetare inom vård och omsorg när de söker icke-publik kontaktinformation. Sök i HSA är
tillgängligt för alla som har ett SITHS-kort. Vissa organisationer har även en länk till Sök i HSA
på sitt intranät. För mer information, se www.inera.se/hsa under Sök och administrera i HSA.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 16/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
3.3.1.1 Reserverade funktionsnamn
Funktioner kan även användas för att
beskriva särskilda kontaktuppgifter till
vissa vårdgivande enheter. Det kan röra sig
om t.ex. separata telefonnummer och
telefontider för avbokning av tider eller
receptförnyelse. Dessa funktioner skapas
på samma sätt som övriga funktioner, men
namnsätts på överenskommet sätt och
innehåller bara ett fåtal attribut. Fliken
Reserverade funktionsnamn i Excelversionen av HSA-schemat [1] visar de
namn som kan användas.
Funktioner med reserverade
funktionsnamn visas i Hitta och jämför
vård som en egenskap på den vårdgivande
enhetens kontaktkort med telefonnummer,
telefontider samt eventuell kommentar. Se
exempel med funktionen ”Avbokning” som visas som ”Avboka tid” under fliken ”Kontakta
oss” på bilden intill. Observera att dessa funktioner i HSA endast ska innehålla
kontaktuppgifter, de ska alltså inte ha t.ex. vårdform eller län och kommun angivet och ska
INTE markeras med Visas för Allmänheten/Internet.
3.3.2 Personer
Att finnas i HSA är ett villkor för att en person ska kunna få ett SITHS-kort. Till SITHS-kortet
hämtas information om e-postadress, samt hos vissa organisationer även
domäninloggningsnamn. Personer visas från och med juli 2011 i Hitta och jämför vård på 1177
Vårdguiden. Det gäller dock endast de personer som är markerade att visas för allmänheten och
som är placerade under en vårdgivande enhet som har ett kontaktkort. Namn och titel är det som
visas om personerna.
Nationell patientöversikt, NPÖ, Pascal och säkerhetstjänsterna, f.d. BIF, kräver att personer är
kopplade till medarbetaruppdrag (läs mer i avsnitt 8 Medarbetaruppdrag). För vissa IT-tjänster
krävs dessutom en individuell behörighetsegenskap för att en person ska ha rätt att utföra en
aktivitet i tjänsten. Tjänster som använder HSA som källa för behörighetsegenskaper hämtar
denna information från attributet ”individuell behörighetsegenskap för it-tjänster”. De tjänster
som använder HSA som källa informerar själva om vilket behov som föreligger.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 17/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
4 Inloggning i HSA Admin
4.1 Tekniska förutsättningar för HSA Admin
4.1.1 Kortläsare och Net iD
För att använda HSA Admin behöver administratörens dator ha en kortläsare och programvaran
Net iD installerade.
4.1.2 Kort för inloggning
SITHS-kort används för inloggning i HSA Admin. Vid inloggning anger användaren sin pinkod
för identifiering.
4.1.3 Webbadress
HSA Admin kan nås både via Sjunet2 och via Internet. Vilken väg som gäller beslutas vid
införandet av HSA i organisationen.
HSA Admin via Sjunet nås på
https://hsahotell.carelink.sjunet.org/nordicedge/customer/hsa/cert/index.jsp.
HSA Admin via Internet nås på https://hsa.inera.se/.
4.1.3.1 Webbläsare
HSA Admin fungerar bäst för Internet Explorer 8 och Internet Explorer 9. Har du en senare
version av Internet Explorer, använd kompatibilitetsläget.
4.1.4 Brandväggsöppningar
För att komma åt HSA Admin över Sjunet krävs att brandväggar, både på kataloghotellets sida
och på den egna organisationens sida, öppnas. Detta görs av nätverkstekniker i samband med
HSA-införandet. Om brandväggsöppningen behöver ändras, använd formuläret ”Ändra
anslutning” på www.inera.se/hsa under Anslutning.
4.2 Instruktion – Logga in med SITHS-kort
2
Sjunet är ett robust och kvalitetssäkrat kommunikationsnät som är framtaget och anpassat för vård och
omsorg. Sjunet används bara av ett begränsat antal organisationer. Höga krav finns på både tillgänglighet
och användning av nätet, och många nationella tjänster är endast tillgängliga via Sjunet.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 18/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Sätt in ditt kort i kortläsaren på din dator. Efter att ha
väntat några sekunder tills kortet lästs färdigt (kan
kontrolleras genom att bevaka när symbolen för Net iD,
, längst nere i högra hörnet av skärmen, slutar snurra
eller genom att högerklicka på symbolen och se om
alternativet Administration är klickbart) går du till
inloggningssidan för HSA Admin.
Därefter får du välja vilket certifikat du ska använda vid inloggning och klicka på ”OK”. Endast
SITHS-certifikat för inloggning visas. Systemet frågar sedan efter den säkerhetskod som hör till
certifikatet. Ange din pinkod för identifiering och klicka
på ”Identifiera”. Du är nu inloggad.
4.2.1 Fel vid inloggningen?
Om inloggningen misslyckats har ditt kort inte kunnat
läsas korrekt. Genomför då följande:
1. Kontrollera att kortet sitter ordentligt i kortläsaren.
Är alternativet Administration valbart om du
högerklickar på symbolen för Net iD? Om du drar
ut och sätter i kortet i läsaren, snurrar den lilla IDrutan ( )?
2. Stäng alla Internetfönster som du har öppna. Öppna ett nytt fönster och gå till
inloggningssidan för HSA Admin.
3. Fungerar det fortfarande inte, högerklicka på ID-rutan och välj "Uppdatera
certifikatförflyttning"/”Uppdatera e-legitimationsförflyttning”/”Läs in kortet på nytt”.
Följ sedan instruktionerna under punkt 1 och 2 ovan.
4.2.2 Instruktion – Byta pinkod
Byte av pinkoder till SITHS-kortet sker i Net iD genom att högerklicka på Net iD-ikonen och
välja ”Byt pinkod”. Välj kod för legitimering (identifiering) eller underskrift (signering). Koden
för legitimering är den du använder i HSA Admin. Observera att koden endast kan bestå av sex
siffror. Kod för legitimering respektive underskrift ska aldrig vara samma.
4.2.3 Instruktion – Låsa upp spärrad pinkod
Om du angett fel pinkod tre gånger, eller glömt din kod kan du låsa upp ditt kort. Upplåsning av
spärrad pinkod sker genom att högerklicka på Net iD-ikonen och välja ”Låsa upp kort med
pukkod”. Därefter anges pukkoden till kortet och nya pinkoder kan därefter anges.
Om du har förlorat din pukkod kan en ny beställas. Kontakta din lokala SITHSkortsorganisation för att få veta hur du ska göra.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 19/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
4.2.4 Borttappat kort
Om ditt kort blivit stulet, tappats bort eller om någon kan ha fått reda på dina koder till kortet
ska det spärras. Kontakta OMGÅENDE din lokala SITHS-kortsorganisation för att få veta hur
du ska göra. Tänk på att SITHS-kortet är en personlig legitimation och ska hanteras därefter.
4.3 Reservrutin – logga in med e-postadress och lösenord
Vissa organisationer som ansluter till HSA via Sjunet kan välja att ha en reservrutin för att
HSA-administratörerna i undantagsfall även ska kunna logga in med e-postadress och lösenord,
t.ex. om den dator där man arbetar saknar kortläsare. Vid inloggning med e-postadress och
lösenord används adressen https://hsahotell.carelink.sjunet.org/nordicedge/.
Observera att lösenordet raderas nästa gång du loggar in med kort. Du måste då lägga in ditt
lösenord på nytt, se avsnitt 7.3.1.1 Formulär/flik för person.
4.4 Instruktion – Logga ut
Använd alltid knappen för ”Logga ut” som finns högst upp i till höger. Glöm inte att också dra
ut ditt SITHS-kort ur läsaren om du inte direkt ska använda det för inloggning i andra tjänster.
Om du inte varit aktiv (t.ex. sparat en förändring eller klickat i organisationsstrukturen) under
en längre tid blir du automatiskt utloggad.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 20/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
5 Allmänt om HSA Admin
5.1 Översikt
Sidan du kommer till när du loggat in är uppdelad i ett antal olika ramar.
Övre ramen – I HSA Admin finns tre vyer – Bläddra, Sök och Hjälp. Bläddra (trädvyn) är den
som visas när du loggat in. Sökfunktionen beskrivs separat i avsnitt 10 Sök i HSA Admin
nedan. Om du klickar på fliken ”Hjälp” får du upp ett nytt fönster där alla hjälptexter finns
samlade.
Till höger i den övre ramen, under Inställningar, finns möjligheter att administrera din egen
personpost. Klicka på ”Mitt konto” så öppnas din personpost3. Under ”Inställningar” kan du
även välja ”Språk” och ”Hjälp”. Till höger om Inställningar finns knappen för att logga ut.
3
Notera att du inte kan ändra dina egna uppgifter i HSA, endast lösenord om denna reservrutin tillämpas
inom organisationen
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 21/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Vänsterramen – Till vänster finns en navigeringsvy där hela organisationsträdet visas, från SE
(Sverige) och nedåt. För att bläddra dig nedåt i trädet, klicka på plustecknet framför enhetens
namn. Observera att endast organisationer och enheter visas i navigeringsvyn.
Mittenramen – I mitten visas de objekt som är placerade en nivå under den organisation/enhet
som markerats i navigeringsvyn. Här visas både organisationer, enheter, funktioner, personer
och medarbetaruppdrag.
5.2 Ikoner för objekttyper
De olika objekttyperna symboliseras i HSA av olika ikoner:
•
Organisation eller Enhet
•
•
•
Person
Funktion
Medarbetaruppdrag
5.3 Handgrepp i HSA Admin
När du vill göra en ändring i HSA måste du först leta upp det aktuella objektet. Det gör du
genom att klicka dig fram i organisationsträdet i navigeringsvyn till vänster. Strukturen vecklas
ut när du klickar på plustecknen framför organisationens/enhetens namn. Observera att personer
och funktioner endast visas i högervyn då du klickar på den enhet de är placerade under.
Högerklicka på det objekt du vill ändra för att få upp en meny. Detaljerade instruktioner för hur
du skapar, ändrar, tar bort och flyttar olika typer av objekt finns i respektive avsnitt nedan.
I de fall du vill söka fram ett objekt går du in under valet Sök. Där väljer du först varifrån du vill
göra din sökning, därefter kan du antingen skriva ett sökord och då får du endast träff på de
objekt som exakt matchar det inskrivna sökordet. Eller så kan du använda jokertecken (*), då
anger du ett sökord och avsluta med *, t.ex. Karl*, vilket ger träff på Karl, Karlsson, Karl-Johan
etc. För samtliga sökfält, undantag HSA-id, kan jokertecken endast användas i slutet av ditt
sökord. Ska du söka på HSA-id måste du ange exakt HSA-id eller att du inleder med
jokertecken, t.ex. *100Q.
5.4 Dölja objekt
I version 4.7 (december 2012) infördes en ny funktion för att dölja objekt. Funktionen används
främst för att dölja personer som ännu inte börjat sin anställning eller vars anställning upphört
men vars SITHS-kort ännu inte hunnit avregistreras (spärras).
Dolda objekt syns inte i t.ex. Sök i HSA eller på 1177 Vårdguiden och dolda personer kan inte
logga in i t.ex. Pascal och MVK. Däremot syns de i SITHS Admin så att deras kort och
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 22/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
certifikat kan hanteras. I HSA Admin syns de bara för administratörer med behörighet över
objektet.
5.5 Behörigheter i HSA Admin
Varje HSA-administratör har sin egen gren i organisationsträdet som han/hon ansvarar för.
Övriga delar i organisationsträdet har man rätt att se, men inte att ändra. Vissa känsligare
uppgifter, som t.ex. personnummer, får man heller inte se där man saknar behörighet.
Olika HSA-administratörer har olika rättigheter. HSA Admin har åtta administratörstyper som
beskrivs översiktligt nedan. Observera att en person nästan alltid bara behöver ha en roll. Rollen
gäller för alla objekt under den enhet eller organisation där rättigheterna ligger, så man behöver
inte lägga till den på underliggande enheter. Flera roller behövs bara i undantagsfall, t.ex. då:
• En administratör ska ansvara för olika grenar (där ingen gren ligger inom den andra
grenen)
• En administratör som inte är Huvud- eller Centraladministratör (utan t.ex. är
Personadministratör) ska hantera medarbetaruppdrag (t.ex. Uppdragsadministratör)
Då en person tilldelas samma roller om och om igen (i onödan) för underliggande enheter, så
kan man slå i taket för det antal behörighetsroller som HSA Admin klarar av att hantera och
därmed kan administratören få problem.
Administratörsbehörigheter i HSA sätts utifrån den information som administratören ska ha
rättighet att administrera. Det är alltså en egenskap för en enhet (som även inbegriper alla objekt
som är placerade under denna enhet) och inte en egenskap på personen. En person behöver inte
vara organisatoriskt placerad under den enhet som den ska administrera4.
Administratörstyp
Huvudadministratör
Benämning i
HSA Admin
Huvudansvarig
Centraladministratör
Central admin
Kort beskrivning
Får göra allt som är tillåtet i HSA Admin och kan
använda HSA-portalen för den gren man ansvarar
för. HSA-ansvarig är alltid Huvudadministratör, men
ibland finns det ytterligare någon eller några
personer i organisationen som är
Huvudadministratör.
Får göra allt som Huvudadministratör får göra utom
att använda HSA-portalen och att ändra uppgifter om
organisation.
4
Dock kan administratörsgränssnittet endast hantera administratörer som finns under samma
organisation. Om du ska lägga till en administratör som är registrerad under en annan organisation skickar
HSA-ansvarig ett ärende om detta till [email protected].
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 23/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Administratörstyp
Enhetsadministratör
Benämning i
HSA Admin
Lokal admin
ENHET
Personadministratör
Lokal admin
PERSON
Attributadministratör
Lokal admin
PERSON &
ENHET
Kontaktuppgiftsadministratör
Lokal admin
KONTAKTUPPGIFTER
Uppdragsadministratör
Admin skapa
uppdrag
Uppdragstilldelningsadministratör
Admin tilldela
uppdrag
Senast ändrad
2015-08-27
Kort beskrivning
Får skapa, ta bort och ändra enheter, men endast se
och ändra personer. Personer med skyddade
personuppgifter får de inte se eller ändra. Får se men
inte lägga till, ta bort eller ändra medarbetaruppdrag.
Får skapa, ta bort och ändra personer, men endast se
och ändra enheter. Personer med skyddade
personuppgifter får de inte se eller hantera. Får se
men inte lägga till, ta bort eller ändra
medarbetaruppdrag.
Får endast ändra uppgifter om personer och enheter,
inte skapa eller ta bort dem. Personer med skyddade
personuppgifter får de inte se eller ändra. Får se men
inte lägga till, ta bort eller ändra medarbetaruppdrag.
Får endast ändra kontaktuppgifter på enheter och
personer, inte t.ex. behörighetsgrundande
information eller vårdsökningsattribut. Personer med
skyddade personuppgifter får de inte se eller ändra.
Får se men inte lägga till, ta bort eller ändra
medarbetaruppdrag.
Får skapa, ta bort och flytta medarbetaruppdrag samt
lägga till och ta bort medlemmar i
medarbetaruppdrag. Får inte skapa, ta bort eller
ändra andra objekt.
Får lägga till och ta bort medlemmar i
medarbetaruppdrag. Får inte skapa, ta bort eller
ändra några objekt.
Schematiskt kan sambanden mellan administratörstyperna beskrivas med följande bild.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 24/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Detaljerad information om vad respektive administratörstyp har rätt att göra finns i dokumentet
HSA behörighetsstyrning, som finns på HSA:s projektplats.
5.5.1 Hantera administratörsbehörigheter
Detta avsnitt vänder sig i första hand till Huvudadministratör och Centraladministratör.
5.5.1.1 Instruktion – Lägga till administratör
Öppna (högerklicka och välj ”Redigera”) den enhet varifrån administratören ska ha rättighet att
administrera. Välj formuläret/fliken Rolladmin. Skriv in administratörens hela namn i rutan
”Lägg till administratör” och klicka på ”Sök”. Alla personer med detta namn visas då i en
förvalslista. Välj rätt person i listan och klicka på ”Välj”. Personen visas då i rutan under de
olika administratörsrollerna. Kryssa i rätt administratörsroll och klicka sedan på ”Spara” eller
”Spara och stäng”. Notera att huvudadministratör endast kan läggas till av HSA Förvaltning.
Ansökan om tillägg/borttag/ändring av huvudadministratör skickas via formulär på
www.inera.se/hsa under Anslutning och Ändra roller och kontakt.
OBS! Endast en administratörsroll per person och enhet behövs, t.ex. får en centraladministratör
göra allt som en lokal administratör får. Administratörsrättigheterna gäller alltid från den
aktuella organisationen/enheten och nedåt, du behöver med andra ord inte lägga
administratörsrättigheter för varje underenhet som administratören ska hantera utan istället
lägga rättigheterna på den högsta gemensamma nivån.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 25/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
5.5.1.2 Instruktion – Ta bort administratör
Öppna (högerklicka och välj ”Redigera”) den enhet varifrån administratören har rättighet att
administrera. Välj formuläret/fliken Rolladmin. Kryssa ur den eller de rutor som är ifyllda för
administratören klicka sedan på ”Spara” eller ”Spara och stäng”. Nästa gång du öppnar enheten
finns personen inte längre med på fliken Rolladmin.
Notera att Huvudadministratör endast kan tas bort av HSA Förvaltning. Ansökan om
tillägg/borttag/ändring av huvudadministratör skickas via formulär på www.inera.se/hsa under
Anslutning och Ändra roller och kontakt.
5.6 Hjälptexter
Samtliga hjälptexter i HSA Admin finns samlade under fliken Hjälp. Dessutom finns på många
ställen frågetecken (
) som leder direkt till rätt hjälptext när du klickar på dem.
5.7 Varning vid felaktigt värde i värdemängdsattribut
Om något av de objekt som du administrerar
skulle innehålla ett värde i ett attribut som
inte överensstämmer med värdemängden
(förvalslistan) som är definierad för detta
attribut får du en varning om detta när du
öppnar objektet. Det är viktigt att du åtgärdar detta så snart som möjligt. Välj ett giltigt värde i
förvalslistan och spara. Om du inte själv har rättighet att ändra attributet, kontakta din Centraleller Huvudadministratör och be dem åtgärda detta.
5.8 Användarstöd
Om du fortfarande är osäker på hur du ska göra efter att ha tittat i denna handbok och i
hjälptexten, eller om du upptäcker något fel, vänder du dig till Huvudadministratör eller HSAansvarig i din organisation. HSA-ansvarig kan i sin tur vända sig Nationell Kundservice på
[email protected].
HSA Förvaltning på Inera besvarar endast ärenden från Nationell kundservice eller ITC
Pascalsupport. Observera att inga ärenden/frågor ska skickas direkt till enskilda personer. Så
här fungerar det:
5.8.1
Om du misstänker driftstörning:
(att HSA eller HSA Admin inte alls är tillgängligt)
1.
Kontrollera felet med HSA-ansvarig
Kontrollera med HSA-ansvarig i din organisation om problemet är känt. Om HSA-ansvarig
inte är tillgänglig, kontrollera med annan användare att samma problem finns.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 26/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
2.
HSA-ansvarig anmäler felet
HSA-ansvarig anmäler sedan driftproblem till Nationell kundservice, telefon: 0771-25 10
10. Om HSA-ansvarig inte är tillgänglig kan den som upptäckt felet anmäla detta till
Nationell kundservice.
3.
Meddelande skickas ut till alla på listan
Nationell Kundservice skickar automatiskt ut meddelanden till alla adresser på ”driftsinfolistan” vid stopp som varar längre än fem minuter. Anmälan till ”driftsinfolistan” görs på
www.inera.se under ”Kontakt & Kundservice”, ”Driftstatus” och ”Prenumerera”.
5.8.2
Om du har problem med HSA eller har frågor om HSA-funktionalitet:
1.
Titta i Handbok för HSA-administratörer
Kolla alltid Handbok för HSA-administratörer eller andra relevanta instruktioner först.
2.
Hantera ärendet lokalt först
Alla ärenden ska i första hand hanteras lokalt. Då ska du först skicka ärendet till din lokala
Servicedesk, HSA-ansvarig i din organisation eller till lokal Pascal-support.
3.
Olöst ärende skickas vidare
Ärenden som inte kan besvaras lokalt skickas vidare. Då ska HSA-ansvarig anmäla detta
till Nationell kundservice, [email protected].
4.
Inera besvarar endast ärenden från Nationell kundservice eller Pascalsupport
HSA Förvaltning på Inera besvarar endast ärenden från Nationell kundservice eller ITC
Pascalsupport. Observera att inga ärenden/frågor ska skickas direkt till enskilda personer.
Om detta görs kan vi inte garantera en effektiv hantering av ärendet.
5.8.3
Om du har frågor om anslutning:
(avtal, HPTA etc.)
1.
Läs dokumentationen
På www.inera.se/hsa finns det mesta av den information du behöver under rubriken
Anslutning. Under Dokument finns aktuell version av HSA-policy och mallar för HSApolicytillämpningar (HPTA/HPTB) samt anslutningsavtal.
2.
Använd i första hand formulär på webben
Fylls i av HSA-ansvarig alternativt firmatecknare för organisationen. Används vid t.ex.
byte av Huvudadministratör och övergång från enkel till fullständig anslutning.
3.
Frågor skickas per e-post
HSA-ansvarig alternativt firmatecknare för organisationen skickar frågor till Nationell
kundservice, [email protected].
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 27/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
5.8.4
Senast ändrad
2015-08-27
Användarstöd/Felanmälan SITHS-kort
Förlorat kort eller borttappade koder hanteras av den lokala SITHS-organisationen.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 28/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
6 Enheter och funktioner i HSA Admin
6.1 Administrera enheter och funktioner
Detta avsnitt vänder sig i första hand till Huvudadministratör/HSA-ansvarig.
6.1.1 Instruktion – Skapa enhet/funktion
För att skapa en enhet eller en funktion
högerklickar du på den enhet som du vill skapa
objektet under. I menyn väljer du sedan ”Skapa”
samt Enhet eller Funktion. Ange namn på
enheten/funktionen enligt riktlinjer för
organisationsregistrering och klicka sedan på
”Skapa”.
Observera att vissa tecken inte är tillåtna i enhetsnamn eftersom de kan ställa till problem i olika
sökfunktioner. Det gäller till exempel citationstecken (”) och parenteser. Om du skriver ett
sådant tecken får du ett felmeddelande och kan inte skapa enheten/funktionen.
Vill du redan nu fortsätta att lägga till kontaktuppgifter om enheten, se avsnitt 6.1.5 Instruktion
– Redigera egenskaper för enhet/funktion. Om inte, klicka på ”Spara och stäng”.
6.1.2 Instruktion – Flytta enhet/funktion
Flytta objekt kan man endast göra från
mittenvyn. För att få fram den
enhet/eller funktion som du vill flytta
måste du först klicka på närmast
överliggande enhet i navigeringsvyn till
vänster.
När du hittat den enhet eller funktion
som du vill flytta högerklickar du på
denna och väljer ”Flytta”. Då visas ett
organisationsträd i en ny ruta.
Klicka dig fram till den nya överliggande enheten (den enhet som du vill placera
enheten/funktionen under) genom att klicka på plustecknen. Klicka på namnet på den nya
överliggande enheten så att denna blir markerad och därefter på knappen ”Flytta”.
6.1.3
Inera AB
Instruktion – Ändra namn på enhet/funktion
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 29/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Ändra namn på enheter och funktioner
kan man endast göra från mittenvyn.
För att få fram den enhet/eller funktion
som du vill ändra namn för måste du
först klicka på NÄRMAST
ÖVERLIGGANDE ENHET i
navigeringsvyn till vänster.
När du hittat den enhet eller funktion
som du vill ändra namn för högerklickar
du på denna och väljer ”Ändra namn”. Ändra namnet i rutan som nu visas och bekräfta genom
att klicka på knappen ”Fortsätt”.
Observera att vissa tecken inte är tillåtna i enhetsnamn eftersom de kan ställa till problem i olika
sökfunktioner. Det gäller till exempel citationstecken (”) och parenteser. Om du skriver ett
sådant tecken får du ett felmeddelande och kan inte skapa enheten/funktionen.
6.1.4 Instruktion – Ta bort enhet/funktion
Enheter som är markerade som vårdgivare och/eller vårdenheter får inte tas bort ur HSA. Dessa
ska istället arkiveras, se avsnitt 6.2.5 Instruktion – Arkivera vårdgivare/vårdenhet.
Ta bort objekt kan man endast göra
från mittenvyn. För att få fram den
enhet/eller funktion som du vill ta bort
måste du först klicka på närmast
överliggande enhet i navigeringsvyn till
vänster.
När du hittat den enhet eller funktion
som du vill ta bort högerklickar du på
denna och väljer ”Ta bort”. Bekräfta ditt val genom att klicka på knappen ”Ta bort” i rutan som
nu visas.
6.1.5 Instruktion – Redigera egenskaper för enhet/funktion
Egenskaper, eller attribut, som är möjliga att registrera för enheter och funktioner är uppdelade i
olika formulär/flikar. Olika egenskaper redigeras på olika sätt. De flesta är bara enkla rutor där
man skriver in önskat värde. Andra
kräver att man väljer rätt värde i en
lista, eller först klickar på en symbol för
att ändra värde. Några egenskaper, som
t.ex. HSA-id, genereras automatiskt av
systemet och kan inte ändras av
administratören. Dessa är
gråmarkerade.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 30/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
För att redigera en egenskap på en enhet eller en funktion, högerklicka på denna och välj
”Redigera”. Redigera nås både från navigeringsvyn och från mittenvyn.
Ändra den aktuella egenskapen på rätt formulär/flik, se avsnitt 6.1.5.1 Formulär/flik för enhet
resp. 6.1.5.2 Formulär/flik för funktion för en beskrivning av vilka egenskaper som finns på
vilket formulär/vilken flik.
Observera att det viktigaste när man registrerar egenskaper för enheter och funktioner INTE är
att fylla på så mycket som möjligt, utan att tänka på att man också ska se till att uppgifterna
hålls korrekta över tid. Kontrollera om man i din organisation kommit överens om vilka
egenskaper som ska registreras, om det finns rutiner för kontroll av innehållet o.s.v. Titta också
på hur HSA-informationen används.
6.1.5.1 Formulär/flik för enhet
•
•
•
•
•
•
•
Inera AB
Enhet
o Innehåller beskrivningsfält, samt alternativt namn (”smeknamn” för enheter)
och alternativ namnvisning (visar delar av organisationstillhörigheten
tillsammans med namnet). Därtill ett antal identifierande och kategoriserande
egenskaper för enheten, som organisationsnummer, HSA-id, arbetsplatskod
samt ägarform, enhetstyp, vårdform, verksamhetskod och internt
synkroniserings-id. Här finns möjlighet att registrera start- och slutdatum för
enheten samt möjlighet att ladda upp bild med tillhörande alt-text och logotyp.
Det är också här du registrerar om enheten ska visas för allmänheten via t.ex.
kontaktkort på 1177 Vårdguiden eller om enheten ska döljas, se avsnitt 5.4
Dölja objekt.
Tider
o Här registreras olika besöks- och telefontider samt vissa förutsättningar för
besök.
Adresser
o Plats för besöks- och postadress.
Kontakt
o Här återfinns olika typer av telefonnummer samt e-postadress och webbadress,
uppgift om postnummer där verksamheten bedrivs samt e-post till
innehållsansvarig.
Geografi
o Anger var verksamheten är geografiskt placerad, både i koder och i koordinater.
Färdväg är också möjlig att registrera.
Rolladmin
o Visar vilka administratörer som har rättighet att administrera enheten samt alla
underliggande objekt. Det är även här som Huvudadministratör och
Centraladministratör utser nya administratörer, instruktioner för hur detta görs
finns i hjälptexten bakom frågetecknet ( ) samt i avsnitt 5.5.1 Hantera
administratörsbehörigheter. Fel! Hittar inte referenskälla.
1177
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 31/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Här finns möjlighet att registrera information som enbart används i Hitta och
jämför vård på 1177 Vårdguiden: Mer om, Tillfällig information,
Prisinformation, Information till patient och Relaterad enhet. Vad som ryms i
respektive fält beskrivs i hjälptexten bakom frågetecknet.
Ändringshistorik
o Flik där man kan söka fram vilka ändringar som gjorts i objektet tidigare och
vem som gjort ändringarna.
Vårdgivare/Vårdenhet
o Här anges om enheten är en vårdgivare och/eller vårdenhet enligt
Patientdatalagen. Se avsnitt 6.2 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL. Om
enheten markerats som vårdenhet anges här vårdgivartillhörighet samt ansvarig
verksamhetschef. Även vårdenhetens ingående enheter kan markeras här.
o
•
•
6.1.5.2 Formulär/flik för funktion
•
•
•
•
•
•
•
Inera AB
Funktion
o Innehåller beskrivningsfält och alternativ namnvisning (visar delar av
organisationstillhörigheten tillsammans med namnet). Därtill ett antal
identifierande och kategoriserande egenskaper för funktionen, som
organisationsnummer, HSA-id samt arbetsplatskod, enhetstyp, vårdform och
verksamhetskod. Här finns möjlighet att registrera start- och slutdatum för
funktionen samt möjlighet att ladda upp bild med tillhörande alt-text och
logotyp. Det är också här du registrerar om funktionen ska visas för
allmänheten via t.ex. kontaktkort på 1177 Vårdguiden eller om enheten ska
döljas, se avsnitt 5.4 Dölja objekt.
Tider
o Här registreras olika besöks- och telefontider samt vissa förutsättningar för
besök.
Adresser
o Plats för besöks- och postadress. Observera att adresser kan kopieras från
närmast överliggande enhet istället för att skrivas på nytt.
Kontakt
o Här återfinns olika typer av telefonnummer samt e-postadress och webbadress
samt uppgift om postnummer där verksamheten bedrivs.
Geografi
o Anger var verksamheten är geografiskt placerad, både i koder och i koordinater.
Färdväg är också möjlig att registrera.
1177
o Här finns möjlighet att registrera information som enbart används i Hitta och
jämför vård på 1177 Vårdguiden: Mer om, Tillfällig information,
Prisinformation, Information till patient och Relaterad enhet. Vad som ryms i
respektive fält beskrivs i hjälptexten.
Ändringshistorik
o Flik där man kan söka fram vilka ändringar som gjorts i objektet tidigare och
vem som gjort ändringarna.
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 32/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
6.2 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL
Ingen registrering i HSA av vårdgivare och vårdenheter bör ske innan beslut fattats i
organisationen, se avsnitt 1.4.2.1 Krav på beslut i organisationen. Vårdgivare ska heller inte
markerats förrän det verifierats att vårdgivaren finns registrerad i Vårdgivarregistret hos
Inspektionen för vård och omsorg, IVO.
I HSA Admin får endast Huvudadministratör och Centraladministratör markera att en enhet är
vårdgivare5 eller vårdenhet, ange vilka enheter som ingår i vårdenheten, vilken organisation som
är ansvarig vårdgivare och vem som är verksamhetschef. En vårdenhet kan endast ha en
verksamhetschef (person), men en och samma person kan vara verksamhetschef för flera
vårdenheter.
Likaså är det endast Huvudadministratör och Centraladministratör som får arkivera en
vårdgivare eller vårdenhet eller i undantagsfall avmarkera en enhet som vårdgivare/vårdenhet.
6.2.1
Instruktion – Verifiera att vårdgivare är registrerad i Vårdgivarregistret
1.
Anmäl ny, förändrad eller nedlagd verksamhet
Senast en månad innan verksamheten startar ska Vårdgivaren ha anmält verksamheten till
Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Förändringar i verksamheten ska också anmälas,
d.v.s. om verksamheten:
• förändras till väsentlig del
• flyttas
• läggs ner
2.
Beställ registerutdrag från IVO
Det går att beställa ett registerutdrag från IVO för att se vilken information som finns om
verksamheten i Vårdgivarregistret. Det görs via e-post till [email protected].
3.
Kontrollera egen organisations uppgifter i Vårdgivarregistret
För att kontrollera om egen organisation är registrerad i vårdgivarregistret, och med vilka
uppgifter, skicka ett mejl till [email protected] med förfrågan.
6.2.2 Instruktion – Markera enhet/organisation som vårdgivare
Enheter och organisationer som enligt beslut i organisationen är vårdgivare enligt
Patientdatalagens definition6 ska markeras i HSA. Utifrån skriftligt underlag markerar HSAadministratören en vårdgivare på följande sätt:
5
Om vårdgivaren är ett organisationsobjekt (direkt placerad under SE-nivån eller under ett län) kan den
bara hanteras av Huvudadministratör/HSA-ansvarig.
6
en juridisk person som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 33/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
1. Öppna enheten eller
organisationen (genom att
högerklicka på den och välj
”Redigera”).
2. Under Formuläret/fliken
”Vårdgivare/Vårdenhet”,
klicka i rutan för Vårdgivare.
Om rutan för Vårdgivare saknas, gå in på Formuläret/fliken Enhet (eller Organisation), se
avsnitt 6.1.5.1 Formulär/flik för enhet och lägg till organisationsnummer. Klicka därefter på
Spara innan du går tillbaka till Formuläret/fliken ”Vårdgivare/Vårdenhet” och kryssar i rutan för
Vårdgivare.
6.2.3 Instruktion – Markera enhet som vårdenhet
Enheter som enligt beslut i organisationen är vårdenheter enligt Patientdatalagen i praktikens
definition7 ska markeras i HSA. Utifrån skriftligt underlag markerar HSA-administratören en
vårdenhet på följande sätt:
1. Öppna enheten (genom att högerklicka på den och välja ”Redigera”).
2. Under Formuläret/fliken
”Vårdgivare/Vårdenhet”,
klicka i rutan för Vårdenhet.
Automatiskt presenteras då
val för Vårdgivartillhörighet
och Verksamhetschef.
3. För varje vårdenhet ska anges vilken vårdgivare den tillhör. Vårdgivare sätts
automatiskt till den vårdgivare som ligger närmast över enheten i
organisationsstrukturen. Men det går också att peka ut en annan vårdgivare
som vårdenheten tillhör.
7
en organisatorisk enhet som tillhandahåller hälso- och sjukvård och som leds av en verksamhetschef
eller motsvarande
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 34/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
4. Vårdenheten ska också ha en
utpekad verksamhetschef.
Fyll i lämpliga sökvillkor och
klicka på ”Sök”. Sökningen
görs under hela den angivna
vårdgivaren. Markera rätt
person i sökresultatet och
klicka på ”Välj”.
6.2.4 Instruktion – Markera enheter som tillhör en vårdenhet
I vissa fall finns det behov av att tala om
vilka enheter som tillhör en vårdenhet,
t.ex. för att få till en koppling mellan
arbetsplatskod och vårdenhet då
arbetsplatskoden endast gäller en viss del
av vårdenhetens verksamhet och därmed
är placerad på en annan enhet.
För att tala om att en enhet tillhör en
vårdenhet, öppna vårdenheten (genom att
högerklicka på enheten och välja ”Redigera”) och gå in under Formuläret/fliken
”Vårdgivare/Vårdenhet”. Kryssa i rutan ”Koppla vårdenheter” och klicka på knappen ”Lägg
till” som då visas. Ett nytt litet fönster öppnas då.
Ange hela eller delar av namnet på den enhet du vill koppla till vårdenheten och klicka på Sök.
Endast enheter som är placerade under samma organisationsobjekt visas. Markera (klicka på)
rätt enhet i träfflistan som presenteras och klicka på ”Lägg till”. Efter att fönstret stängs, klicka
på ”Spara” eller ”Spara och stäng”.
6.2.5 Instruktion – Arkivera vårdgivare/vårdenhet
Enheter som är markerade som vårdgivare och/eller vårdenheter får inte tas bort ur HSA när de
upphör med sin verksamhet. Anledningen till detta är att spårbarheten i åtkomst till patientdata
ska kunna bibehållas och att spärr- och loggadministration fortfarande ska fungera.
Se alltid till att ha ett skriftligt beslut på att enheten ska arkiveras. En arkiverad enhet kan inte
öppnas igen, och därför är det viktigt att det inte görs ”av misstag”.
Innan arkiveringen görs ska följande aktiviteter vidtas:
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 35/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
1. Sätt slutdatum på den enhet som ska arkiveras (under fliken Enhet)
2. Ta bort alla administratörsrättigheter på enheten enligt instruktioner i avsnitt Fel!
Hittar inte referenskälla.5.5.1.2 Fel! Hittar inte referenskälla.
3. Ta bort alla eventuella kopplade enheter (under fliken Vårdgivare/Vårdenhet) genom att
klicka på namnet så att det blir blåmarkerat och därefter klicka på ”Ta bort”. Glöm inte
att spara ändringen genom att klicka på ”Spara” eller ”Spara och stäng”.
4. Ta bort eller flytta alla underliggande enheter/funktioner och personer enligt
instruktioner i avsnitt 6.1.2 Instruktion – Flytta enhet/funktion, 6.1.4 Instruktion – Ta
bort enhet/funktion, 7.2.1 Instruktion – Flytta person till annan enhet samt 7.2.4
Instruktion – Borttag av person
5. Ta bort alla medarbetaruppdrag kopplade till enheten som har annat ändamål än
Administration enligt instruktioner i avsnitt 8.2.7 Instruktion – Borttag av
medarbetaruppdrag
Arkivera vårdgivare/vårdenhet
kan man endast göra från
mittenvyn. För att få fram den
enhet/eller funktion som du vill
ta bort måste du först klicka på
närmast överliggande enhet i
navigeringsvyn till vänster.
När du hittat den enhet eller
funktion som du vill arkivera
högerklickar du på denna och
väljer ”Arkivera Vårdenhet”. Bekräfta ditt val genom att klicka på knappen ”Arkivera” i rutan
som nu visas – förutsatt att du har skriftligt underlag från ansvarig chef.
Då du arkiverar din första enhet så skapas en ny dold
enhet i katalogstukturen som heter ”Inaktiva vårdgivare
och vårdenheter”. Här placeras sedan alla arkiverade
enheter. De görs samtidigt också otillgängliga för de
flesta tjänster som använder HSA.
6.2.6 Instruktion – Ta bort markering av enhet som vårdenhet eller vårdgivare
En markering av att en enhet är vårdgivare och/eller vårdenhet får normalt inte tas bort ur
HSA. Endast i de fall när det handlar om en ren felregistrering och man har kunnat säkerställa
att uppgifterna om enheten inte använts i någon tjänst kopplad till HSA får denna hantering
användas. Anledningen till detta är att spårbarheten i åtkomst till patientdata ska kunna
bibehållas och att spärr- och loggadministration fortfarande ska fungera.
För att ta bort utpekningen av enhet som vårdenhet eller vårdgivare, öppna enheten (genom att
högerklicka på enheten och välj ”Redigera”) och gå in under formuläret/fliken
”Vårdgivare/Vårdenhet”
Kryssa ur rutan framför aktuellt val (Vårdgivare eller Vårdenhet) och bekräfta genom att klicka
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 36/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
på ”OK”. Uppgifter om verksamhetschef och vårdgivartillhörighet samt vårdenhetens ingående
enheter på vårdenhet raderas då automatiskt.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 37/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
7 Personer i HSA Admin
7.1 Skapa person
Detta avsnitt vänder sig i första hand till Huvudadministratör, Centraladministratör och
Personadministratör.
7.1.1 Instruktion – Skapa person med personnummer/samordningsnummer
Personer skapas normalt alltid med personnummer. Personnummer innehas av alla personer
som är skrivna i Sverige under en längre tid. Andra personer som av olika anledningar behöver
ha kontakt med svenska myndigheter får ett s.k. samordningsnummer8. Både personnummer och
samordningsnummer kan – och ska – användas då en person skapas i HSA.
För att skapa en person högerklickar du på den
enhet som du vill skapa objektet under. I
menyn väljer du sedan ”Skapa” samt ”Person”.
Ange personnummer/samordningsnummer i
översta rutan och klicka på Hämta för att
hämta personens namn från
befolkningsregistret. Om personen har markerat sitt tilltalsnamn i folkbokföringen sätts detta
automatiskt. Annars får du som administratör välja tilltalsnamn bland personens förnamn.
Klicka sedan på ”Skapa” så genereras automatiskt ett HSA-id till personen.
OBS! Om det finns en annan person med samma namn redan registrerad på samma enhet får
du som administratör upp en uppmaning att sätta en initial för personen. Notera att initial avser
första bokstaven i ett andra förnamn, t.ex. Pehr G Gyllenhammar.
OBS2! Om personen tidigare har varit anställd i organisationen kommer den att hämtas upp
från Limbo (den plats i katalogen där personposter som ej har aktiv anställning sparas för att
förhållandet mellan HSA-id och personid ska bevaras) och få tillbaka samma HSA-id som den
hade tidigare.
Vill du redan nu fortsätta att lägga till kontaktuppgifter för personen, se avsnitt 7.3.1 Instruktion
– Redigera egenskaper för person. Om inte, klicka på ”Spara och stäng”.
8
Ett samordningsnummer ser ut som ett personnummer, men 60 har lagts till dagen. En person född 12
mars 1999 får alltså ett samordningsnummer som ser ut som 19990372NNNN.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 38/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
7.1.1.1 ”Fel” namn i befolkningsregistret
I HSA hämtas namnuppgifter från folkbokföringen. Det är det namn personen har registrerat i
folkbokföringen, med den stavningen, som används och som presenteras utåt.
Många personer (uppåt 25 %) saknar markering av vilket av förnamnen som används som
tilltalsnamn. I HSA får då administratören välja vilket av personens förnamn som ska användas.
Det är dock alltid bäst att markera sitt tilltalsnamn i folkbokföringen. För att endast markera
tilltalsnamn (alltså inte ändra något i stavning, ordning etc.) vänder man sig enklast till
Skatteverket via telefon.
Det är också vanligt att personer använder sig av ett annat namn eller en annan stavning än vad
de har i folkbokföringen. För att byta sitt namn skickar man en ansökan till Skatteverket eller
Patent- och registreringsverket. Ansökan kan ta upp till en månad att behandla. Information
gällande personnamn och hur det fungerar återfinns på http://www.prv.se/Personnamn/.
Observera att namnändringar kan vara förknippade med kostnader, även för nya
identitetshandlingar (körkort, pass m.m.).
Som HSA-administratör är det bra om du gör personen uppmärksam på stavningen i
folkbokföringen, och berättar hur en namnändring går till. När personen sedan fått besked om
att namnändringen beviljats gör du ett nytt anrop mot befolkningsregistret enligt instruktioner
under avsnitt 7.2.2 Instruktion – Byta namn på person.
7.1.1.2 Person med flera uppdrag/anställningar – kopia
Vissa personer har flera uppdrag i samma organisation och kan därför behöva visas på flera
platser i organisationsstrukturen i HSA. Detta kallas för att personen har en eller flera kopior.
De skapas utan meddelande men kopian får samma HSA-id som originalet och det sätts
automatiskt en koppling till det andra personobjektet i attributet. Se även, där det framgår vilken
ytterligare enhet som personen arbetar på. Det finns dock ingenting som talar om vilken av
personposterna som är original respektive kopia.
7.1.2 Instruktion – Skapa person med skyddade personuppgifter
Personer med skyddade personuppgifter kan endast skapas av Huvudadministratör och
Centraladministratör. Personen skapas som vanligt med personnummer, men blir vid skapandet
”osynlig” (visas inte för någon annan än behörig Huvudadministratör och Centraladministratör).
När du sedan redigerar personen dyker en extraflik upp, där du kan markera om personen har
gett sitt tillstånd till att visas.
Hanteringen av personer med skyddade personuppgifter bör ske enligt de rekommendationer
som tagits fram, se ”Rekommendationer om skyddade personuppgifter inom HSA och SITHS”
[6].
7.1.3
Instruktion – Skapa person som saknar svenskt
personnummer/samordningsnummer
Personer som saknar svenskt personnummer eller samordningsnummer ska identifieras med
pass. Passnummer, giltighetstid för passet och födelsedatum lagras i HSA och används som
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 39/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
identifikation istället för personnummer.
Körkort eller legitimation från annat land är
inte tillåtet som identifikation och dessa
uppgifter ska inte registreras.
För att skapa en sådan person, högerklicka på
den enhet som du vill skapa personen under och välj ”Skapa” och därefter ”Person utan
personnummer”. Ange efterfrågade uppgifter från passet (inklusive korrekt stavning av namnet)
och klicka därefter på ”Skapa”.
OBS! Om det finns en annan person med samma namn redan registrerad på samma enhet får
du som administratör upp en uppmaning att sätta en initial för personen. Notera att initial avser
första bokstaven i ett andra förnamn, t.ex. Pehr G Gyllenhammar.
Observera att det rekommenderas att sätta ett slutdatum för personen som inte överstiger
giltighetsdatum för passhandlingen. På det sättet skapas en extra påminnelse om att registrera
nya passuppgifter utifrån giltiga handlingar. Startdatum registreras på formuläret/fliken Person,
se avsnitt 7.3.1.1 Formulär/flik för person. Kopia på passen ska arkiveras enligt HSA-policyn.
Om personen i ett senare skede får ett personnummer eller samordningsnummer ska
passuppgifterna raderas.
7.2 Förändringar för person
7.2.1
Instruktion – Flytta person till
annan enhet
När personer får nya uppdrag i organisationen
kan de behöva flyttas från en enhet till en annan. För att flytta en person, högerklicka på
personen och välj ”Flytta”. Då dyker ett organisationsträd upp i en ny ruta.
Klicka dig fram till den nya överliggande enheten (den enhet som du vill placera personen
under) genom att klicka på plustecknen. Klicka på namnet på den nya överliggande enheten så
att denna blir markerad och därefter på knappen ”Flytta”.
OBS! Om det finns en annan person med samma namn redan registrerad på samma enhet går
det inte att flytta personen dit. Skapa personen på nytt
under enheten, komplettera med den information som
finns på den gamla personposten och ta sedan bort
den gamla personposten. Notera att initial avser första
bokstaven i ett andra förnamn, t.ex. Pehr G
Gyllenhammar.
7.2.2 Instruktion – Byta namn på person
Personers namn i HSA hämtas direkt från
folkbokföringen. Om du som administratör får veta att en person har ändrat sitt namn i
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 40/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
folkbokföringen, antingen från personen själv eller från den kontroll av folkbokföringsuppgifter
som enligt HSA-policyn ska göras varje månad, måste du anropa befolkningsregistret igen.
Detta görs genom att klicka på knappen ”Uppdatera” som finns på formuläret/fliken Person, se
avsnitt 7.3.1.1 Formulär/flik för person.
7.2.3 Verifiera anställning/uppdrag för personen
Enligt HSA-policyn förbinder sig alla HSA-anslutna organisationer att minst en gång var tredje
månad kontrollera och verifiera att samtliga personer registrerade i den egna HSA-grenen har en
aktuell anställning/ett aktuellt uppdrag.
Ett förhållandevis enkelt sätt att göra detta är att använda sökfunktionen (se avsnitt 10 Sök i
HSA Admin) och söka ut alla personer under en viss enhet, skriva ut denna lista och lämna till
ansvarig chef för underskrift. Glöm inte att arkivera det påskrivna underlaget.
7.2.4 Instruktion – Borttag av person
Innan du tar bort personen från HSA ska följande kontrolleras:
•
Om personen har ett giltigt SITHS-certifikat ska det avregistreras. Kontakta din KRA
eller RA (SITHS) för hantering av detta.
•
Om personen har tilldelats administratörsroller och behörigheter (individuell
behörighetsegenskap för it-tjänster) ska samtliga dessa tas bort. För att ta bort
administratörsroller i HSA, se avsnitt 5.5.1.2 Instruktion – Ta bort administratörFel!
Hittar inte referenskälla..
•
Om personen är kopplad till ett eller flera medarbetaruppdrag ska dessa kopplingar tas
bort, se avsnitt 8.2.4 Instruktion – Ta bort medarbetaruppdrag för en person.
•
Övriga behörigheter tas bort i respektive tjänst/system som personen har tilldelats
behörighet till. Meddela gärna berörda systemförvaltare som inte alltid får denna
information från berörd chef.
Efter att ovanstående är kontrollerat kan du ta bort personen från HSA. Det gör du genom att
högerklicka på objektet i mittenvyn och väljer ”Ta bort”. Bekräfta sedan borttaget genom att
klicka på ”Fortsätt”. För att avbryta borttaget klickar du på ”Avbryt”.
OBS! Personer tas egentligen inte bort utan placeras i Limbo (den plats i katalogen där
personposter som ej har aktiv anställning sparas för att förhållandet mellan HSA-id och
personid ska bevaras). Om personen återanställs i organisationen kommer den att hämtas upp
från Limbo och få tillbaka samma HSA-id som den hade tidigare.
7.3 Egenskaper/Attribut för personer
7.3.1
Instruktion – Redigera
egenskaper för person
Egenskaper, eller attribut, som är möjliga att
registrera för personer är uppdelade i olika
formulär/flikar. Olika egenskaper redigeras på
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 41/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
olika sätt. De flesta är bara enkla rutor där man skriver in önskat värde. Andra kräver att man
väljer rätt värde i en lista, eller först klickar på en symbol för att ändra värde. Några egenskaper,
som t.ex. HSA-id, genereras automatiskt av systemet och kan inte ändras av administratören.
Dessa är gråmarkerade. Detta gäller även egenskaper som inte får administrerad av en viss
administratörstyp.
För att redigera en egenskap på en person, högerklicka på personen och välj ”Redigera”. Ändra
den aktuella egenskapen på rätt formulär/flik, se avsnitt 7.3.1.1 Formulär/flik för person en
beskrivning av vilka egenskaper som finns på vilket formulär/flik.
Observera att det viktigaste när man registrerar egenskaper för personer INTE är att fylla på så
mycket som möjligt, utan att tänka på att man också ska se till att uppgifterna hålls korrekta
över tid. Kontrollera om man i din organisation kommit överens om vilka egenskaper som ska
registreras, om det finns rutiner för kontroll av innehållet o.s.v. Titta också på hur HSAinformationen används.
7.3.1.1 Formulär/flik för person
•
•
•
•
•
Inera AB
Skyddad identitet
o Visas endast om personen har skyddade personuppgifter i befolkningsregistret.
o Här markerar Huvudadministratör eller Centraladministratör om personen
samtyckt till att visas i HSA och de tjänster som hämtar information från HSA.
Person
o Innehåller personuppgifter (inklusive möjligheten att anropa
befolkningsregistret), domäninloggningsnamn (som används av vissa
organisationer för att kunna använda SITHS-kortet till inloggning mot datorer)
och anställningens start- och slutdatum. Här finns möjlighet att registrera vilka
språk personen talar samt möjlighet att ladda upp bild med tillhörande alttext.
Det är också här du registrerar om personen ska visas för allmänheten, t.ex. på
mottagningens kontaktkort på 1177 Vårdguiden, eller om personen ska döljas,
se avsnitt 5.4 Dölja objekt.
Kontakt
o Här återfinns olika typer av telefonnummer och telefontider samt e-postadress
till personen. Även webbadress samt uppgift om postnummer där personen
arbetar kan registreras.
Medarbetaruppdrag
o På denna sida visas de medarbetaruppdrag som personen är kopplad till inom
organisationen. Man kan också söka efter om personen är kopplad till
medarbetaruppdrag i andra organisationer.
Anställning/Uppdrag
o Här lagras information om personens uppdrag och kompetens i form av titel i
fritext, befattning och chefskod enligt AID samt förskrivarkod,
gruppförskrivarkod, legitimerad yrkesgrupp och specialitet enligt HOSP,
Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal. Här
finns även utrymme för att registrera Individuell behörighetsegenskap för ittjänster.
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 42/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
•
•
•
•
•
Inera AB
Senast ändrad
2015-08-27
HSA Huvudadministratör har möjlighet att uppdatera uppgifter från HOSP via
HSA-portalen. HOSP uppdateras dock endast en gång per vecka, varför det vid
nyanställningar ibland kan vara nödvändigt att registrera legitimerad
yrkesgrupp och förskrivarkod manuellt i HSA.
Observera att gruppförskrivarkoder inte finns i HOSP och måste därmed läggas
in manuellt i HSA. Använd fältet Gruppförskrivarkod.
Adresser
o Här finns möjlighet att registrera särskilda adresser för personen. Observera att
dessa endast behöver anges då någon av personens adresser avviker från
uppgifter på överliggande enhet.
Ändra lösenord
o För administratörer som loggar in i HSA Admin med e-postadress och lösenord
finns här möjlighet att ändra sitt lösenord. Lösenord är den enda uppgift som en
administratör kan ändra på sin egen personpost.
Passinformation
o Visas endast om personen är registrerad med passinformation istället för
personnummer/samordningsnummer.
o Visar den passinformation som registrerades vid skapandet av personen.
Ändringshistorik
o Flik där man kan söka fram vilka ändringar som gjorts i objektet tidigare och
vem som gjort ändringarna.
Admingrupper
o Visar om personen är innehar en administratörsroll för HSA och i så fall för
vilken/vilka enheter.
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 43/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
8 Medarbetaruppdrag i HSA Admin
8.1 Skapa medarbetaruppdrag
Medarbetaruppdrag är en egen typ av objekt i HSA, parallellt med person, funktion och enhet.
Medarbetaruppdrag används för att tilldela behörigheter enligt Patientdatalagen (PDL). Vilka
medarbetaruppdrag som ska skapas och vilka personer som ska tilldelas dessa uppdrag beslutas
av vårdenhetens verksamhetschef.
Varje medarbetaruppdrag måste ha:
• ett namn, som är tillräckligt beskrivande för att en användare på egen hand ska kunna se
skillnad på sina uppdrag, se avsnitt 8.1.2 Riktlinjer för namnsättning av
medarbetaruppdrag.
• ett angivet ändamål
Ett medarbetaruppdrag kan också ha
• en eller flera rättigheter, som anger aktivitet (t.ex. "läsa"), informationstyp (t.ex.
"diagnos") och organisationsomfång (t.ex. "Sammanhållen journalföring")
Medarbetaruppdrag är alltid placerade direkt under den vårdenhet uppdraget tillhör, men
personer kopplade till ett medarbetaruppdrag kan ligga var som helst i HSA.
Medarbetaruppdrag kan endast skapas av Huvudadministratör, Centraladministratör och
Uppdragsadministratör. Att tilldela medarbetaruppdrag till personer är även tillåtet för
Uppdragstilldelningsadministratör.
8.1.1 Ansvar för medarbetaruppdrag
Vårdgivaren ansvarar enligt PDL för att varje användare tilldelas en individuell behörighet för
åtkomst till patientuppgifter och att det finns rutiner och mekanismer som säkerställer att
användarnas behörighet begränsas till vad som är nödvändigt för att ge en god och säker vård.
Verksamhetschefen ansvarar enligt PDL för att, inom vårdgivarens ramar, tillse att det finns
rutiner för individuell behörighetstilldelning baserad på aktuella arbetsuppgifter samt att besluta
om tilldelning av rättigheter för respektive uppdragstagare.
Översatt till medarbetaruppdrag betyder detta att organisationen ansvarar för att det finns
riktlinjer för hur medarbetaruppdragen ska se ut (t.ex. genom mallar för medarbetaruppdrag),
medan verksamhetschefen ansvarar för vilka medarbetaruppdrag som skapas för den egna
vårdenheten och vilka personer som tilldelas respektive uppdrag.
8.1.2
•
Inera AB
Riktlinjer för namnsättning av medarbetaruppdrag
Undvik roller och titlar som namn på medarbetaruppdrag
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 44/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
•
Senast ändrad
2015-08-27
Då det sällan behövs mer än ett medarbetaruppdrag per vårdenhet kan det räcka att kalla
uppdraget för ”Uppdrag [Vårdenhetens namn]” alternativt ”Uppdrag [Ändamål]
[Vårdenhetens namn]
8.1.3 Mallar för medarbetaruppdrag
Detta avsnitt vänder sig i första hand till Huvudadministratör/HSA-ansvarig.
För att underlätta för organisationer med många vårdenheter att få en enhetligare hantering av
medarbetaruppdrag utifrån vårdgivarens ansvar att ”tillse att det finns rutiner för individuell
behörighetstilldelning” kan organisationsspecifika medarbetaruppdragsmallar skapas. Mallar för
medarbetaruppdrag hanteras endast av särskilt utpekad administratör, oftast
Huvudadministratör/HSA-ansvarig.
8.1.3.1 Instruktion – skapa mall för medarbetaruppdrag
Medarbetaruppdragsmallar lagras i ett specifikt delträd i HSA kallat Uppdragsmallar som är
placerat under HSA Tjänsteträd, Services. För att lägga till organisationsspecifika
uppdragsmallar:
1. Organisationen begär ett eget delträd under delträdet Uppdragsmallar. Detta beställs av
HSA-ansvarig för organisationen från HSA-förvaltningen på Inera (via
[email protected]). Glöm inte att meddela vilken/vilka HSAadministratörer som ska ha rättigheter att administrera i det delträdet.
2. När rättigheter erhållits går administratören in och skapar medarbetaruppdrag i det
aktuella delträdet med önskat namn, ändamål och önskade rättigheter. Tänk särskilt på
namnsättningen så att det blir enkelt för organisationens HSA-administratörer att veta
vilken mall som ska användas.
När ett nytt medarbetaruppdrag skapas under organisationens vanliga HSA-träd visas
uppdragsmallar som finns i organisationens delträd under Uppdragsmallar automatiskt. Väljer
HSA-administratören att skapa från mall sätts namn, ändamål och rättigheter automatiskt, och i
normalfallet behöver administratören då inte göra annat än att koppla personer till uppdraget.
Uppdragsmallarna finns tillgängliga för den egna organisationen, men inte för andra
administratörer när de skapar medarbetaruppdrag under andra organisationer. Dock kan alla se
organisationens mallar om de går in och tittar i delträdet Uppdragsmallar.
8.1.4
Instruktion – Skapa nytt
medarbetaruppdrag
Medarbetaruppdrag skapas utifrån underlag från
verksamhetschef. Högerklicka på den vårdenhet där
medarbetaruppdraget ska skapas. Välj "Skapa" och
"Medarbetaruppdrag".
1. Om organisationen har medarbetaruppdragsmallar kan en i förväg skapad mall
användas, annars lämnas fältet för val av mall tomt och istället skriver administratören
in ett nytt "Uppdragsnamn" och "Ändamål".
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 45/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
2. Välj formuläret/fliken
"Medarbetaruppdrag" och
skriv in en beskrivning av vad
medarbetaruppdraget innebär.
3. Välj formuläret/fliken
"Rättigheter
medarbetaruppdrag". Har
medarbetaruppdraget skapats
utifrån en mall finns
rättigheter redan angivna. Kontrollera att dessa stämmer. Om medarbetaruppdraget är
skapat manuellt anges rättigheter enligt rekommendation i den tjänst uppdraget hör till.
Rättigheter sätts genom att:
a. Ange ”Aktivitet” i rullgardinslistan
b. Ange "Informationstyp" (en eller flera) genom att klicka på plustecknet till
höger om informationstypsrutan.
c. Ange "Omfång" (ett eller flera) genom att klicka på plustecknet till höger om
omfångsrutan.
d. När alla tre delarna av en rättighet är definierade (det vill säga både aktivitet,
Informationstyp och omfång är ifyllda) lägger du till rättigheten med ”Lägg
till”. Rättigheten listas då i tabellen nedanför.
e. Observera att du även måste klicka på ”Spara” eller ”Spara och stäng” för att
rättigheterna ska sparas i katalogen.
För att koppla personer till ett medarbetaruppdrag, se avsnitt 8.2.2 Instruktion – Tilldela ett
medarbetaruppdrag till en person.
8.2 Förändringar för medarbetaruppdrag
8.2.1 Instruktion – Förändra uppgifter för medarbetaruppdrag
För att ändra ett medarbetaruppdrag, t.ex. lägga till en ny rättighet eller göra ett förtydligande i
beskrivningen, högerklicka på symbolen framför medarbetaruppdraget och välj "Redigera".
Därefter följs instruktionerna under avsnittet 8.1.4 Instruktion – Skapa nytt medarbetaruppdrag.
8.2.2 Instruktion – Tilldela ett medarbetaruppdrag till en person
Verksamhetschef eller motsvarande beslutar om vilka personer som ska tilldelas ett
medarbetaruppdrag. Utifrån skriftligt underlag
lägger HSA-administratören till medarbetare på
följande sätt:
1. Öppna medarbetaruppdraget (genom
att högerklicka på
medarbetaruppdraget och välja
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 46/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
”Redigera”).
2. Under Formuläret/fliken "Tilldela medarbetaruppdrag", klicka på "Lägg till" under
rubriken "Sök och lägg till person".
3. Välj om du vill söka personer under hela Vårdgivaren (Carelink AB i exemplet) eller
endast under Vårdenheten (Ögonkliniken Storstaden i exemplet).
4. Vill du lägga till person hos en annan
vårdgivare, klicka på plustecknet
bredvid vårdenhetens namn och
bläddra dig fram till den
organisation/enhet där personen
arbetar. Markera den enheten och
klicka på ”OK”.
5. Ange sökkriterier för att hitta den
eller de personer som ska läggas till
och klicka på "Sök". För att lista alla
personer på vårdenheten, lämna
sökvillkoren tomma.
6. Välj rätt person genom att klicka på personens namn så att den blir blåmarkerad. Ange
därefter, om så har specificerats i underlaget från verksamhetschefen, eventuellt startoch slutdatum för personens innehav av medarbetaruppdraget och klicka på "Lägg till".
7. Upprepa därefter punkt 3-5 för alla personer som ska läggas till i medarbetaruppdraget
innan du klickar på "Stäng". Nu presenteras alla medarbetare som ska inneha uppdraget
under rubriken Valda personer.
8. Observera att du måste klicka på "Spara" eller "Spara och stäng" för att ändringarna ska
börja gälla.
8.2.3 Instruktion – Förlänga medarbetaruppdrag för en person
Verksamhetschef eller motsvarande beslutar om vilka personer som ska tilldelas ett
medarbetaruppdrag. Verksamhetschefen kan också besluta att en persons tilldelning av
medarbetaruppdrag ska förlängas. Utifrån skriftligt underlag förlänger HSA-administratören en
persons koppling till medarbetaruppdraget på
följande sätt:
1. Öppna medarbetaruppdraget (genom att
högerklicka på medarbetaruppdraget och
välja ”Redigera”).
2. Under Formuläret/fliken "Tilldela
medarbetaruppdrag", dubbelklicka på
siffrorna i den aktuella personens T.o.m.datum.
3. Välj nytt slutdatum och klicka sedan på
”Sätt valda datum”.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 47/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
4. Observera att du måste klicka på "Spara" eller "Spara och stäng" för att ändringarna ska
börja gälla.
8.2.4 Instruktion – Ta bort medarbetaruppdrag för en person
Verksamhetschef eller motsvarande beslutar om vilka personer som inte längre ska inneha ett
medarbetaruppdrag. Utifrån skriftligt underlag tar HSA-administratören bort medarbetare på
följande sätt:
1. Öppna medarbetaruppdraget (enligt instruktioner i avsnitt 8.2.1 Instruktion – Förändra
uppgifter för medarbetaruppdrag)
2. Under Formuläret/fliken "Tilldela medarbetaruppdrag", markera de personer som ska
tas bort från medarbetaruppdraget genom att klicka i rutan framför personens namn.
3. Klicka därefter på "Ta bort markerade".
4. Observera att du måste klicka på "Spara" eller "Spara och stäng" för att ändringarna
ska börja gälla.
8.2.5 Instruktion – Skapa lista över personer kopplade till medarbetaruppdrag
Verksamhetschef eller motsvarande beslutar om vilka personer som ska vara kopplade till ett
medarbetaruppdrag för vårdenheten. För att hen ska kunna kontrollera vilka personer som har
ett registrerat uppdrag för vårdenheten bör HSA-administratören ta fram en lista med denna
information. Detta görs på följande sätt:
1. Öppna medarbetaruppdraget (enligt instruktioner i avsnitt 8.2.1 Instruktion – Förändra
uppgifter för medarbetaruppdrag)
2. Under Formuläret/fliken "Tilldela medarbetaruppdrag", klicka på namnet för den första
personen kopplad till uppdraget. Scrolla nedåt till slutet på sidan, håll inne Shiftknappen och klicka på datumet för den sista personen kopplad till uppdraget. På så sätt
markeras hela listan
3. Tryck ”Ctrl” + C för att kopiera.
4. Öppna ett nytt dokument i t.ex. Word och Excel, sätt markören i dokumentet och tryck
”Ctrl” + V för att klistra in.
Observera att detta förfarande att inte fungerar i vissa browsers. Då kan t.ex. olika typer av
skärmklipp-verktyg användas.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 48/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
8.2.6 Flytta medarbetaruppdrag
Det är inte möjligt att flytta ett medarbetaruppdrag från en vårdenhet till en annan, eftersom det
handlar om en ny vårdenhet och en ny verksamhetschef som ska besluta om vilka personer som
arbetar på uppdrag av vårdenheten. Man måste alltså lägga upp ett nytt medarbetaruppdrag på
den nya vårdenheten och lägga till medlemmar i det medarbetaruppdraget.
8.2.7 Instruktion – Borttag av medarbetaruppdrag
Om ett medarbetaruppdrag inte längre är aktuellt att använda ska det tas bort. Ta bort
medarbetaruppdraget genom att högerklicka på symbolen framför medarbetaruppdragsnamnet
och välj "Ta bort". Bekräfta sedan borttaget genom att klicka på ”Fortsätt”.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 49/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
9 Services (HSA Tjänsteträd) i HSA Admin
9.1 Administrera enheter och funktioner under Services
Detta avsnitt vänder sig i första hand till Huvudadministratör/HSA-ansvarig.
HSA Tjänsteträd (även kallat Nod1) används för att skapa underlag till utfärdande av
funktionscertifikat till servrar, samt i vissa fall även för att generera HSA-id till system/tjänster.
Läs mer i avsnittet 2.2.2 HSA Tjänsteträd.
9.1.1 Instruktion – Skapa enhet/funktion
För att skapa en enhet eller en funktion
högerklickar du på den enhet som du vill
skapa objektet under. I menyn väljer du
sedan ”Skapa” samt ”Enhet” eller
”Funktion”. Ange namn på funktionen
enligt riktlinjer för
organisationsregistrering och klicka sedan
på ”Skapa”.
OBS! Enheter behöver endast skapas i Services om man vill skapa en struktur för att gruppera
funktionsobjekt (servrar) i HSA Tjänsteträd. Om detta görs behöver endast enhetsnamn anges
för enheten.
Observera att enhetens/funktionens namn får innehålla max 64 tecken. Enhetsnamn får endast
innehålla tecknen A-Z, a-z, 0-9 samt bindestreck (-) och ”understreck” (_), inte t.ex. mellanslag
eller punkter. Gällande funktionsnamn får endast domännamn9 som ägs av organisationen som
funktionen läggs under läggas upp. I annat fall måste en skriftlig fullmakt finnas mellan
organisationen som äger domännamnet och organisationen där funktionen skapas.
Vill du redan nu fortsätta att lägga till information om funktionen, se avsnitt 9.2.1 Instruktion Redigera egenskaper. Om inte, klicka på ”Spara och stäng”.
9.1.2 Instruktion – Flytta enhet/funktion
Flytta objekt kan man endast göra från
mittenvyn. För att få fram den
9
Ett exempel på domännamn är hsa.inera.se
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 50/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
enhet/eller funktion som du vill flytta måste du först klicka på närmast överliggande enhet i
navigeringsvyn till vänster.
När du hittat den enhet eller funktion som du vill flytta högerklickar du på denna och väljer
”Flytta”. Då visas ett organisationsträd i en ny ruta.
Klicka dig fram till den nya överliggande enheten (den enhet som du vill placera
enheten/funktionen under) genom att klicka på plustecknen. Klicka på namnet på den nya
överliggande enheten så att denna blir markerad och därefter på knappen ”Flytta”.
9.1.3 Instruktion – Ändra namn på enhet/funktion
Ändra namn på enheter och
funktioner kan man endast göra från
mittenvyn. För att få fram den
enhet/eller funktion som du vill ändra
namn för måste du först klicka på
NÄRMAST ÖVERLIGGANDE
ENHET i navigeringsvyn till vänster.
När du hittat den enhet eller funktion som du vill ändra namn för högerklickar du på denna och
väljer ”Ändra namn”. Ändra namnet i rutan som nu visas och bekräfta genom att klicka på
knappen ”Fortsätt”.
Enhetsnamn får endast innehålla tecknen A-Z, a-z, 0-9 samt bindestreck (-) och ”understreck”
(_), inte t.ex. mellanslag eller punkter. Gällande funktionsnamn får endast domännamn som ägs
av organisationen som funktionen läggs under läggas upp.
9.1.4 Instruktion – Ta bort enhet/funktion
Ta bort objekt kan man endast göra
från mittenvyn. För att få fram den
enhet/eller funktion som du vill ta bort
måste du först klicka på närmast
överliggande enhet i navigeringsvyn till
vänster.
När du hittat den enhet eller funktion som du vill ta bort högerklickar du på denna och väljer
”Ta bort”. Bekräfta ditt val genom att klicka på knappen ”Ta bort” i rutan som nu visas.
9.2 Egenskaper/attribut för funktioner
9.2.1 Instruktion - Redigera egenskaper
Egenskaper, eller attribut, som är
möjliga att registrera för enheter och
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 51/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
funktioner är uppdelade i olika formulär/flikar. Olika egenskaper redigeras på olika sätt. De
flesta är bara enkla rutor där man skriver in önskat värde. Andra kräver att man väljer rätt värde
i en lista, eller först klickar på en symbol för att ändra värde. Några egenskaper, som t.ex. HSAid, genereras automatiskt av systemet och kan inte ändras av administratören. Dessa är
gråmarkerade.
För att redigera en egenskap på en funktion, högerklicka på denna och välj ”Redigera”.
Redigera nås både från navigeringsvyn och från mittenvyn.
Ändra den aktuella egenskapen på rätt formulär/flik, se nedan.
Observera att det viktigaste när man registrerar egenskaper för funktioner INTE är att fylla på så
mycket som möjligt, utan att tänka på att man också ska se till att uppgifterna hålls korrekta
över tid. Kontrollera om man i din organisation kommit överens om vilka egenskaper som ska
registreras, om det finns rutiner för kontroll av innehållet o.s.v. Titta också på hur HSAinformationen används.
9.2.1.1 Formulär/flik för funktion
•
•
Inera AB
Server Funktion
o Innehåller beskrivningsfält och ett fält för HSA-administratörens kommentar.
Därtill ett par identifierande egenskaper för funktionen, som
organisationsnummer och HSA-id. Här anges funktionens e-postadress och det
finns även möjlighet att registrera start- och slutdatum för funktionen.
Dessutom anges ansvarig person, certifikatsmottagare och giltighetstiden för ett
certifikat (fr.o.m.- och t.o.m.-datum).
Ändringshistorik
o Flik där man kan söka fram vilka ändringar som gjorts i objektet tidigare och
vem som gjort ändringarna
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 52/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
10 Sök i HSA Admin
I HSA Admin finns också en sökfunktion som kan användas då man har ett behov av att söka
snarare än att bläddra sig fram. Sökfunktionen finns under fliken Sök högst upp till vänster på
sidan.
Sökning kan användas t.ex. då man vill administrera ett objekt men inte riktigt vet var i
organisationen det finns eller då man vill skriva ut en lista på alla personer under en viss enhet
för att göra den kvartalsvisa kontrollen av vilka personer som är anställda på enheten (se avsnitt
7.2.3 Verifiera anställning/uppdrag för personen).
Sökningen görs i några enkla steg:
1. Välj om du vill söka efter person,
enheter/funktioner/organisationer eller
medarbetaruppdrag.
2. Välj varifrån du vill göra din sökning
genom att klicka på förstoringsglaset
och sedan markera rätt enhet i
trädstrukturen samt klicka OK. För att
komma ned på lägre nivå klickar du på
plustecknen.
3. Ange sökvillkor, t.ex. personens namn.
a. Vill du söka efter alla personer,
sätt en stjärna (*) i fältet för
efternamn. Observera dock att
du endast kan göra det för en
enhet som har relativt få
anställda, normalt sett inte för
en hel organisation.
4. Klicka på Sök. Ditt sökresultat
presenteras då i mittenvyn.
a. Om du vill ändra ett objekt kan
du direkt från sökvyn
högerklicka och välja önskad
funktion
b. Vill du skriva ut sökresultatet, tryck Ctrl+P på ditt tangentbord
c. Vill du hellre ha listan i Excel-format, högerklicka på ett objekt i resultatet och
välj ”Resultat” och sedan ”Spara alla till Excel”.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 53/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
11 HSA-portalen
HSA-portalen är endast tillgänglig för Huvudadministratör för respektive HSA-ansluten
organisation. HSA-portalen går att nå både via Sjunet
(https://hsahotell.carelink.sjunet.org/hsaportalen/) och via Internet
(https://hsa.inera.se/hsaportalen/) dock endast via inloggning med certifikat (SITHS-kort). Från
portalen går det även att nå HSA Admin, varför denna sida kan användas vid varje tillfälle då
Huvudadministratör vill hantera uppgifter i HSA. Via HSA-portalen kommer flera funktioner
för kontroll och uppdatering av stora informationsmängder att driftsättas successivt.
Efter godkänd autentisering av användaren (val av certifikat och angivande av pinkod för
identifiering), klicka på pilen i rutan Kontrollkörningar. För närvarande kan följande
kontrollkörningar göras:
•
Kontroll av uppgifter mot HOSP och/eller befolkningsregistret
•
Kontroll av ifyllnad av förutsättningar för Pascal
11.1 Kontroll av uppgifter mot HOSP och/eller befolkningsregistret
Uppdatering av personuppgifter, förskrivarkod och legitimation måste initieras och genomföras
av den egna organisationen. I kontrollkörningen mot HOSP och/eller befolkningsregistret får
man fram de personer som har uppgifter som skiljer sig från dessa register.
Steg 1 – Välj omfång
I navigeringsvyn till vänster visas den eller de organisationer som du är Huvudadministratör för.
Genom att klicka på plustecknet framför organisationen vecklar du ut organisationen på samma
sätt som i HSA Admin och kan på så sätt välja att göra din kontrollkörning på en avgränsad del
av organisationen. Att göra kontrollkörningar, särskilt mot befolkningsregistret, på flera tusen
personposter samtidigt kan ta mycket lång tid. För att markera vilken del av organisationen som
kontrollkörningen ska göras, kryssa i rutan framför enhetens namn.
Steg 2 – Välj vilken/vilka körningar som ska göras samt villkor för dessa
Kryssa i om kontroll ska ske mot HOSP10 och/eller mot befolkningsregistret. Om HOSP har
valts får du även möjlighet att välja om något av HOSP-attributen ska undantas från kontrollen
samt om personer vars uppgifter inte kan verifieras mot HOSP (antingen för att de inte har
någon legitimation eller för att de ännu inte hunnit kontrolleras mot HOSP) ska tas med.
Rekommendationen är att ta med alla attribut och att inkludera dessa personer.
10
Observera att kontroll mot HOSP endast kan göras under vissa förutsättningar. Läs mer i avsnitt 11.1.3
Om HOSP-hantering i HSA.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 54/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Steg 3 – Starta kontrollen
Starta kontrollen genom att klicka på knappen ”Kontrollera” ovanför de angivna villkoren. En
statusruta för uppdateringen visas under tiden som kontrollen pågår. När kontrollen är klar visas
en resultatlista med information om vilka personer som har uppgifter som inte överensstämmer
med HOSP/Befolkningsregistret, med information om vilka uppgifter som behöver uppdateras.
Steg 4 – Ta tillvara på resultatet
Vill du uppdatera informationen i HSA utefter resultatet direkt? Kryssa då i rutan framför
den/de personer som du vill uppdatera, alternativt klicka på knappen ”Markera alla” ovanför de
angivna villkoren. Klicka därefter på knappen ”Uppdatera markerade poster” bredvid knappen
”Markera alla”. En ny körning initieras då och statusrutan visas på nytt tills körningen är klar.
Därefter visas ett meddelande som bekräftar att uppdateringen gått bra.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 55/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Observera att personer som har felaktigt angivna personnummer (markeras i listan som ”Navet
– Person saknas” eller ”Felaktig kontrollsiffra”) av naturliga skäl inte kan uppdateras. Därför
går det heller inte att kryssa i rutan framför deras namn.
Observera att gruppförskrivarkoder inte finns i HOSP och måste därmed läggas in manuellt i
HSA. Om en gruppförskrivarkod visas som avvikelse i HOSP-kontrollen – öppna personposten
via HSA Admin och flytta koden till fältet Gruppförskrivarkod. Genomför du uppdatering utan
denna åtgärd kommer gruppförskrivarkoden att försvinna ur HSA.
Du kan även exportera ditt sökresultat genom att klicka på Fil-export. Då exporteras resultatet
av din sökning till en Excel-fil som du kan välja att spara eller öppna.
Vill du bara ha ut en lista på papper är det enklast att skriva ut direkt från webbläsaren (genom
att trycka Ctrl+P).
11.1.1 Kontroller som genomförs och möjliga resultat
Vid kontroll mot HOSP kontrolleras:
• Legitimerad yrkesgrupp
• Specialistkompetens (för läkare och tandläkare)
• Förskrivarkod
Vid kontroll mot befolkningsregistret kontrolleras:
• Fullständigt namn
• Tilltalsnamn
• Mellannamn
• Efternamn
• Skyddade personuppgifter
• Saknar svensk folkbokföringsadress (oftast folkbokförd som utvandrad)
I resultatlistan presenteras endast de personer som har andra uppgifter i HSA jämfört med källan
(HOSP och/eller befolkningsregistret). I kolumnerna ”Ta bort” respektive ”Lägg till” informeras
om vilka uppgifter för aktuell person som inte överensstämmer med källan.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 56/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Kolumnen ”Information” innehåller både felmeddelanden och relevant information i övrigt.
Följande värden kan finnas i kolumnen:
Informationstext
Navet – person saknas
Felaktig kontrollsiffra
Tilltalsnamnsmarkering
saknas
Kommentar
• Kan bero på att felaktigt personnummer är angivet,
alternativt att personen är avliden eller utvandrad [här kan
vi snart göra tillägget: sedan tidigare än 1987]
• Kontroll av namnuppgifter kan inte göras, rutan i
kolumnen Bekräfta går ej att kryssa i
• Personnumret är felaktigt angivet
• Kontroll av namnuppgifter kan inte göras, rutan i
kolumnen Bekräfta går ej att kryssa i
• För information till administratören. Administratören kan
manuellt välja tilltalsnamn genom att högerklicka på
raden. Om inget aktivt val görs sätts samtliga förnamn som
tilltalsnamn.
11.1.2 Rekommenderad periodicitet för kontrollkörningar
Enligt HSA-policyn ska kontroll mot befolkningsregistret och HOSP-registret ske för samtliga
personer minst en gång per månad.
11.1.3 Om HOSP-hantering i HSA
HSA erbjuder tillsammans med Socialstyrelsen en möjlighet för HSA-anslutna organisationer
att på ett mer automatiserat sätt kontrollera att uppgifter om legitimation, specialistkompetens
(för läkare och tandläkare) samt förskrivarkod överensstämmer med vad som finns registrerat i
HOSP.
I ett separat – och dolt – delträd i HSA lagras samtliga personer som finns registrerade under
organisationer som medgett att Inera hämtar HOSP-information om deras
anställda/uppdragstagare och som har en legitimation. Informationen i HOSP-trädet uppdateras
tre gånger per månad. Det är mot denna information som matchning sker i kontrollkörningen.
Är du osäker på om din organisation gett sitt medgivande till uthämtning av HOSP-information
– skicka ett mail till [email protected]. För att lämna godkännande i efterhand,
använd formuläret Ändra Anslutning på www.inera.se/hsa under Anslutning.
11.1.4 “Fel” i HOSP-uppgifter
Om uppgifter om legitimerad yrkesgrupp, specialistkompetens och/eller personlig förskrivarkod
som lämnats av verksamheten eller personen inte överensstämmer med uppgifterna i
kontrollkörningen, använd nedanstående checklista.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 57/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Ärenden ska alltid hanteras av lokal support och/eller lokal HSA-förvaltning först. Den
nationella supporten tar inte emot ärenden från enskilda användare. Följande checklista ska
användas av lokal support/HSA-förvaltning.
1.
Gäller det något annat än legitimation, personlig förskrivarkod eller
specialistkompetens för läkare eller tandläkare?
a) I så fall, inget fel
b) Gruppförskrivarkoder hanteras manuellt. Observera att gruppförskrivarkod i
kombination med rätt befattning kan ge åtkomst till funktionalitet i Pascal.
2.
Är personen skapad för mindre än tio dagar sedan?
a) I så fall, vänta eller hantera manuellt. Det kan ta upp till tio dagar innan förändringen
slår igenom beroende på när personen lades upp och när synken körs.
b) Om nej, be HSA-ansvarig köra HOSP-synk och kolla om personen får rätt uppgifter.
3.
Har personen angett fullständigt personnummer till Socialstyrelsen?
a) Kan kontrolleras på legitimationsbeviset (borde finnas en kopia i personalakten).
b) Om nej, skicka personbevis till [email protected] OCH
[email protected] eller per post till:
Behörighet
Socialstyrelsen
106 30 Stockholm
4.
Om ovanstående inte löser problemet, be HSA-ansvarig skicka ärende till
[email protected]
Bifoga uppgifter om:
- Vilka HOSP-uppgifter det handlar om
- Användarens namn och HSA-id
- Skapat-datum i HSA
- När HOSP-synk senast kördes
- Info om personnummerkontroll gjorts hos Socialstyrelsen
- Kontaktperson för ärendet
11.2 Kontroll av ifyllnad av förutsättningar för Pascal
I HSA-portalen finns även en funktion för att kontrollera förutsättningarna för Pascal, att de
obligatoriska attributen finns ifyllda i HSA. Kontroll kan göras på:
• Roller för personer i Pascal
• Autentiseringsmetod: SITHS-kort/OTP (engångslösenord)
Steg 1 – Välj omfång
I navigeringsvyn till vänster visas den eller de organisationer som du är Huvudadministratör för.
Genom att klicka på plustecknet framför organisationen vecklar du ut organisationen på samma
sätt som i HSA Admin och kan på så sätt välja att göra din kontrollkörning på en avgränsad del
av organisationen. Att göra kontrollkörningar på flera tusen personposter samtidigt kan ta
mycket lång tid. För att markera vilken del av organisationen som kontrollkörningen ska göras,
kryssa i rutan framför enhetens namn.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 58/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Steg 2 – Välj Pascal
Kryssa i vilka kriterier sökningen ska omfatta. Om kompletteringsbehovsrutan kryssas i
kommer sökresultatet innehålla både personer som har behörighet till Pascal och personer som
inte uppfyller kraven för att använda Pascal.
Klicka sedan på ”Sök”.
Steg 3 – Resultatlistan
Sökresultatet visar vilken roll personen har i Pascal, vilken vårdenhet personen har ett
medarbetaruppdrag för samt vilken autentiseringsmetod som är möjlig för personen.
Är rutan kompletteringsbehov ikryssad kommer sökresultatet innehålla både personer som har
behörighet till Pascal och personer som inte uppfyller kraven för att använda Pascal. Den
förstnämnda kategorin visas med svart text då de har rätt attribut angivna och har tilldelats minst
ett medarbetaruppdrag med ändamål ”vård och behandling”. Det är även den kategori som visas
om rutan kompletteringsbehov inte är ikryssad. De personer som inte uppfyller kraven för
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 59/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Pascal och som behöver kompletteras i HSA listas med röd text. Genom att klicka på den
aktuella raden får man fram vilka uppgifter som saknas och som behöver uppdateras i HSA.
Om meddelandet ”Personen saknar möjlighet att logga in med SITHS och/eller OTP” visas på
en person som har fått ett SITHS-kort beror detta på att certifikatet inte har publicerats i HSA.
Detta påverkar dock inte personens möjlighet att logga in i och använda Pascal.
Från resultatvyn finns även möjligheten att exportera sökresultat listan till en Excel-fil. Uppgift
om vilka egenskaper som saknas på personerna finns med i Excel-filen om man har angett det
sökurvalet i HSA-portalen.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 60/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
12 Refererade dokument
[1] HSA-schema organisationsträdet, finns i senaste version på www.inera.se/hsa
[2] Rekommendationer om privata vårdgivare inom HSA och SITHS, finns i senaste version på
www.inera.se/hsa
[3] http://www.datainspektionen.se/lagar-och-regler/personuppgiftslagen/
[4] http://www.regeringen.se/sb/d/6150/a/71234
[5] http://www.inera.se/Documents/TJANSTER_PROJEKT/Gemensamt_infrastruktur/PDL/slutrapport_pd
lip_version_%203_1.pdf
[6] Rekommendationer om skyddade personuppgifter inom HSA och SITHS, finns i senaste version på
www.inera.se/hsa
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 61/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Bilaga A HSA för Pascal
Pascal ordinationsverktyg är ett nationellt verktyg för ordination av läkemedel. Läs mer om
tjänsten på www.inera.se/pascal. För att få åtkomst till Pascal krävs det att användaren finns
upplagd i HSA, är kopplad till ett medarbetaruppdrag och har vissa attribut ifyllda på sin
personpost. Inloggning till Pascal sker med SITHS-kort eller OTP11. Utöver detta kräver Pascal
också att vissa attribut är ifyllda för vårdenheten till vilket medarbetaruppdraget (och därmed
personen) är kopplat.
Definition och registrering av vårdgivare och vårdenhet
Ingen registrering kan göras innan vårdgivare och vårdenheter har definierats. Se avsnitt 6.2
Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL.
Attribut för vårdenhet
För att kunna använda Pascal krävs (utöver namn och HSA-id för vårdgivare och vårdenheter)
att följande attribut är ifyllda i HSA för enheter som är utpekade som vårdenheter:
•
Arbetsplatskod12 – samma arbetsplatskod som finns i registret hos Apotekens Service
AB
o
Endast en arbetsplatskod kan registreras på varje vårdenhet. Om vårdenheten
har flera arbetsplatskoder ska dessa registreras på enheter som motsvarar
arbetsplatskoderna, och dessa enheter ska sedan kopplas till vårdenheten. Se
instruktion i avsnitt 6.2.4 Instruktion – Markera enheter som tillhör en
vårdenhet
•
Postadress
•
Postnummer
•
Direkttelefon
Hur man administrerar attribut för en enhet finns beskrivet i avsnitt 6 Enheter och funktioner.
11
One time password - engångslösenord
Arbetsplatskoden används i Pascal för att kunna återsända kostnader för läkemedel till rätt
kostnadsställe samt för att patienter ska kunna tillgodogöra sig läkemedelsförmånen.
12
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 62/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Medarbetaruppdrag
Personer som ska använda Pascal ska vara kopplade till ett medarbetaruppdrag med ändamål
”Vård och behandling”. Däremot behöver inte aktivitet, informationstyp eller omfång anges i
medarbetaruppdraget. Skapande av medarbetaruppdrag samt koppling av personer finns
beskrivet i avsnitt 8 Medarbetaruppdrag.
Attribut för person
Hur man administrerar attribut för en person finns beskrivet i avsnitt 7.3 Egenskaper/Attribut
för personer. Vilka personliga attribut som behövs för att använda Pascal beror på vilken roll i
Pascal personen ska ha. Den fullständiga beskrivningen av rollerna finns i behörighetsmatris på
www.inera.se/pascal under Dokument.
Följande krav gäller för de olika rollerna (utöver kopplingen till ett aktuellt medarbetaruppdrag
med syfte Vård och behandling):
•
Förskrivare
o
Legitimerad yrkesgrupp13 = läkare, tandläkare, tandhygienist, barnmorska,
eller sjuksköterska
§
o
•
Förskrivarkod, personlig3 eller gruppförskrivarkod
Legitimerad personal
o
Legitimerad yrkesgrupp14 = sjuksköterska, dietist, apotekare eller receptarie
§
•
ELLER (för t.ex. AT-läkare) rätt Befattning i kombination med rätt
gruppförskrivarkod, se behörighetsmatrisen
ELLER (för läkare med indragen förskrivningsrätt) rätt Befattning i
kombination med rätt gruppförskrivarkod, se behörighetsmatrisen
Icke legitimerad personal
o
Inga ytterligare krav
Inloggning med engångslösenord via SMS
Vissa organisationer medger inloggning med engångslösenord via SMS för sina medarbetare.
För att kunna logga in med engångslösenord via SMS krävs att:
1. Mobiltelefonnummer är ifyllt i attributet Mobiltelefonnummer (OBS! Ej SMStelefonnummer)
13
Legitimerad yrkesgrupp och personliga förskrivarkoder ska förstås verifieras mot Socialstyrelsen innan
de registreras
14
Legitimerad yrkesgrupp och personliga förskrivarkoder ska förstås verifieras mot Socialstyrelsen innan
de registreras
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 63/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
2. ”Individuell behörighetsegenskap för it-tjänster” är satt till ”BIF;SMS”
Hur detta fylls i finns beskrivet i avsnitt 7.3 Egenskaper/Attribut för personer.
Kontroll av förutsättningar för Pascal via HSA-portalen
Via HSA-portalen går det att göra kontrollkörningar mot bl.a. HOSP samt att kontrollera
förutsättningar för Pascal gällande:
•
Roller för personer i Pascal
•
Autentiseringsmetod: SITHS-kort/OTP
•
Uppdatering av förskrivarkod och legitimerad yrkesgrupp
Hur detta görs finns beskrivet i avsnitt 11.2 Kontroll av ifyllnad av förutsättningar för Pascal.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 64/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Bilaga B HSA för Webcert
Webcert är en nationell tjänst inom ramen för tjänsten Läkarintyg som gör det möjligt för läkare
och handläggare att elektroniskt skicka läkarintyg och meddelanden mellan hälso- och
sjukvården och Försäkringskassan.
För att få åtkomst till Webcert för att skapa intyg krävs det att användaren finns upplagd i HSA,
är kopplad till ett medarbetaruppdrag och har vissa attribut ifyllda på sin personpost. För att få
signera och skicka ett läkarintyg till Försäkringskassan måste användare vara legitimerad läkare
eller AT-läkare. Inloggning till Webcert sker med SITHS-kort.
Definition och registrering av vårdgivare och vårdenhet
Ingen registrering kan göras innan vårdgivare och vårdenheter har definierats. Se avsnitt 6.2
Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL.
Attribut för vårdenhet
Följande attribut (utöver namn och HSA-id för vårdenhet och vårdgivare) används av Webcert:
•
Arbetsplatskod
•
E-post
Hur man administrerar attribut för en enhet finns beskrivet i avsnitt 6 Enheter och funktioner.
Medarbetaruppdrag
Personer som ska använda Webcert för att utfärda intyg ska vara kopplade till ett
medarbetaruppdrag med ändamål ”Vård och behandling”. Däremot behöver inte aktivitet,
informationstyp eller omfång anges i medarbetaruppdraget.
Skapande av medarbetaruppdrag samt koppling av personer finns beskrivet i avsnitt 8
Medarbetaruppdrag.
Attribut för person
Följande attribut (utöver namn och HSA-id) används av Webcert för rollen Läkare:
•
Legitimerad yrkesgrupp (hsaTitle=Läkare)
För AT-läkare, som saknar Legitimerad yrkesgrupp men som ändå har rätt att skriva
intyg, krävs korrekt angivelse av Befattning (paTitleName=”Läkare ej legitimerad,
allmäntjänstgöring” och paTitleCode=204010).
•
Förskrivarkod
•
Specialitet
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 65/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Observera att uppgifter om legitimerad yrkesgrupp, förskrivarkod och specialitet i HSA ska vara
verifierade mot Socialstyrelsens HOSP-register.
Hur man administrerar attribut för en person finns beskrivet i avsnitt 7.3 Egenskaper/Attribut
för personer.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 66/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Bilaga C HSA för Säkerhetstjänster
(Autentiseringstjänsten samt Spärr- och loggtjänsten)
Säkerhetstjänster består av olika samverkande tjänster vars gemensamma syfte är att reglera
åtkomst till information inom hälso- och sjukvården. Varje del har var för sig en unik
funktionalitet, och kan fungera oberoende av varandra. Läs mer på
www.inera.se/sakerhetstjanster.
Säkerhetstjänster använder HSA som källa för Autentiseringstjänsten samt för Spärr- och
loggtjänsten. Autentiseringstjänsten skapar ett så kallad SAML-intyg (biljett) som används av
andra tjänster, t.ex. NPÖ och Infektionsverktyget, för att validera en användares behörigheter.
Spärr- och loggtjänsten används för att registrera spärrar till patientdata samt för att hämta ut
loggar över åtkomst till patientdata.
För att få åtkomst till Spärr- och loggtjänsten krävs det att användaren finns upplagd i HSA, är
kopplad till ett medarbetaruppdrag, har registrerade behörighetsegenskaper i HSA samt har
tillgång till Säkerhetstjänsternas administratörsverktyg. Inloggning till Säkerhetstjänsterna sker
med SITHS-kort.
Definition och registrering av vårdgivare och vårdenhet
Ingen registrering kan göras innan vårdgivare och vårdenheter har definierats. Se avsnitt 6.2
Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL.
Attribut för vårdenhet
Inga särskilda attribut för vårdenhet (utöver namn och HSA-id för vårdenhet och vårdgivare)
används av Intygstjänsterna.
Medarbetaruppdrag
För att en person ska få ett SAML-intyg krävs att personen är kopplad till minst ett
medarbetaruppdrag. Om en person är kopplad till flera medarbetaruppdrag aktiveras
”Medarbetaruppdragsväljaren” där personen själv får välja i vilket uppdrag den just nu arbetar
innan SAML-intyget skickas vidare till den aktuella tjänsten.
För åtkomst till Spärr- och loggtjänsten ska personen vara kopplad till ett medarbetaruppdrag
med ändamål ”Administration”.
Skapande av medarbetaruppdrag samt koppling av personer finns beskrivet i avsnitt 8
Medarbetaruppdrag.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 67/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Attribut för person
Vad avser Autentiseringstjänsten läggs nedanstående attribut till i SAML-intyget. Det är dock
upp till respektive användande tjänst att avgöra vilka attribut som är av betydelse och vilken
information/funktionalitet användaren ska få tillgång till utifrån vilka personliga
behörighetsgrundande egenskaper hen har.
•
Legitimerad yrkesgrupp
•
Individuell behörighetsegenskap för it-tjänster
•
Förskrivarkod
•
Gruppförskrivarkod
•
Förskrivningsrätt för barnmorska/sjuksköterska
•
Befattningskod
Följande attribut (utöver namn och HSA-id) används av Säkerhetstjänsternas Spärr- och
loggtjänst:
•
Individuell behörighetsegenskap för it-tjänster
o
För loggadministratör ska värde ”BIF;Loggadministratör” anges
o
För spärradministratör ska värde ”BIF;Spärradministratör” anges
Hur man administrerar attribut för en person finns beskrivet i avsnitt 7.3 Egenskaper/Attribut
för personer.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 68/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Bilaga D HSA för Statistiktjänst för ordinerad
sjukskrivning
Statistiktjänsten är en webbtjänst som gör det möjligt att följa upp och se samlad statistik för
den i läkarintygen ordinerade sjukskrivningen. Statistiken är baserad på de läkarintyg (FK 7263)
som skickas elektroniskt från hälso- och sjukvårdens journalsystem.
Statistiktjänsten använder HSA som källa för att skapa statistiskt underlag, t.ex. för att kunna
jämföra sjukskrivningsmönster mellan olika delar av landet, mellan olika vårdgivare och olika
intygsutfärdare (personer). För personer hämtas även uppgifter om ålder och kön för att se om
detta har betydelse vid sjukskrivning.
Statistik som är avidentifierad (t.ex. jämförelse mellan län eller mellan åldersgrupper) kräver
ingen särskild behörighet utan är publikt tillgänglig på internet. För statistik som kräver särskild
behörighet (t.ex. jämförelser mellan vårdenheter inom en vårdgivare eller intygsutfärdare inom
en vårdenhet) ska användaren ha ett SITHS-kort och vara kopplad till ett medarbetaruppdrag
med ändamål ”Statistik" i HSA. Statistiken som kräver behörighet är till för hälso- och
sjukvårdspersonal med uppdrag att följa upp sjukskrivning.
Definition och registrering av vårdgivare och vårdenhet
Ingen registrering kan göras innan vårdgivare och vårdenheter har definierats. Se avsnitt 6.2
Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL.
Attribut för vårdenhet
Följande attribut (utöver namn och HSA-id för vårdenhet och vårdgivare) används av
Statistiktjänsten:
•
Enhetstyp
•
Ägarform
•
Verksamhet
•
Vårdform
•
Geografiska koordinater (RT90 och Sweref99)
•
Kommun
•
Kommundel
•
Geografisk plats
•
Län
Hur man administrerar attribut för en enhet finns beskrivet i avsnitt 6 Enheter och funktioner.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 69/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Medarbetaruppdrag
Personer som ska använda Statistiktjänsten ska vara kopplade till ett medarbetaruppdrag med
ändamål ”Statistik”. Däremot behöver inte aktivitet, informationstyp eller omfång anges i
medarbetaruppdraget. Se även dokumentet ”Behörigheter och medarbetaruppdrag statistiktjänst
för ordinerad sjukskrivning” på www.inera.se/intygstjanster under ”Frågor och svar” och
”Statistik”.
Skapande av medarbetaruppdrag samt koppling av personer finns beskrivet i avsnitt 8
Medarbetaruppdrag.
Attribut för person
Följande attribut (utöver namn och HSA-id) används av Statistiktjänsten:
•
Befattning
•
Kön (räknas ut ifrån personnummer innan det levereras från HSA)
•
Ålder (räknas ut ifrån personnummer innan det levereras från HSA)
•
Legitimerad yrkesgrupp
•
Specialitet
Inga särskilda attribut krävs för åtkomst till Statistiktjänsten.
Hur man administrerar attribut för en person finns beskrivet i avsnitt 7.3 Egenskaper/Attribut
för personer.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 70/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Bilaga E HSA för Infektionsverktyget
Infektionsverktyget arbetar för att skapa ett nationellt enhetligt IT-stöd som ska användas i
lokalt förbättringsarbete. Syftet är att förebygga vårdrelaterade infektioner och förbättra
kvaliteten i användningen av antibiotika.
Infektionsverktyget använder information från HSA för att upprätthålla kvaliteten i
informationen om registrerade enheter. Infektionsverktyget identifierar användare med
Säkerhetstjänster 2.1, där HSA utgör källa för den behörighetsgrundande informationen.
Definition och registrering av vårdgivare och vårdenhet
Ingen registrering kan göras innan vårdgivare och vårdenheter har definierats. Se avsnitt 6.2
Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL.
Attribut för vårdenhet
Utöver namn och HSA-id för vårdenhet och vårdgivare används av Infektionsverktyget:
•
Enhetsnamn
•
Länskod
•
Länsnamn
•
Verksamhetskod
•
Startdatum
•
Slutdatum
Administration av attribut för en enhet beskrivs i avsnitt 6 Enheter och funktioner.
Medarbetaruppdrag
I Infektionsverktyget finns det två behörighetsnivåer:
• Behörighet för uppföljning (ger endast åtkomst till avidentifierad patientinformation)
o För denna behörighet krävs det inte att personen är kopplad till ett
medarbetaruppdrag utan kan få behörighet i följande två fall:
§ att personen är kopplad till ett medarbetaruppdrag med vilket syfte som
helst (behörighetsmodellen är under omarbetning)
§ om personen inte har något medarbetaruppdrag hämtas
vårdgivartillhörighet med hjälp av personens HSA-id som matchas mot
vårdgivarens HSA-id. Om det inte är entydigt vilken vårdgivare som
användare tillhör ombeds användare att välja utifrån en lista.
• Behörighet för registerutdrag och koppling av postoperativa infektioner till utförda
åtgärder
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 71/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
För denna behörighet krävs att personen är kopplad till ett medarbetaruppdrag
med ändamål ”Kvalitetssäkring”.
Se även dokumentet ”Behörigheter och medarbetaruppdrag för Infektionsverktyget” på
http://www.inera.se/TJANSTER--PROJEKT/Infektionsverktyget/Dokument/.
o
Skapande och tilldelning av medarbetaruppdrag beskrivs i avsnitt 8 Medarbetaruppdrag.
Attribut för person
Inga attribut (utöver namn och HSA-id) används av tjänsten Infektionsverktyget.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 72/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Bilaga F HSA för eMortis
eMortis är en nationell tjänst för elektronisk inrapportering av dödsbevis till Skatteverket och
dödsorsaksintyg till Socialstyrelsen. Syftet med tjänsten är att förenkla vårdens rapportering och
undvika misstag, till exempel att döda personer finns kvar i register eller att levande personer
felaktigt blir dödförklarade, samt ge bättre datakvalitet i dödsorsaksregistret.
För att få åtkomst till eMortis krävs det att användaren finns upplagd i HSA, är kopplad till ett
medarbetaruppdrag och har vissa attribut registrerade i HSA. Inloggning till eMortis sker med
SITHS-kort.
Attribut för vårdenhet
Följande attribut (utöver namn och HSA-id för vårdenhet och vårdgivare) används av eMortis:
•
Postadress
Hur man administrerar attribut för en enhet finns beskrivet i avsnitt 6 Enheter och funktioner.
Medarbetaruppdrag
Personer som ska använda eMortis ska vara kopplade till ett medarbetaruppdrag med ändamål
”Vård och behandling”. Däremot behöver inte aktivitet, informationstyp eller omfång anges i
medarbetaruppdraget.
Skapande av medarbetaruppdrag samt koppling av personer finns beskrivet i avsnitt 8
Medarbetaruppdrag.
Attribut för person
Följande attribut (utöver namn och HSA-id) används av tjänsten eMortis:
•
Direkttelefon
•
E-postadress
•
Legitimerad yrkesgrupp
Hur man administrerar attribut för en person finns beskrivet i avsnitt 7.3 Egenskaper/Attribut
för personer.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 73/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Bilaga G HSA för Identifieringstjänst SITHS
SITHS är en infrastruktur för säker identifiering inom vård och omsorg som gör det möjligt att
identifiera medarbetare både fysiskt och elektroniskt. SITHS möjliggör också säker identifiering
av servrar genom så kallade servercertifikat/funktionscertifikat.
SITHS-kortet utfärdas till medarbetare inom vård och omsorg och består av en personlig elegitimation och en elektronisk tjänstelegitimation. Den elektroniska identifieringen uppfyller
kraven på stark autentisering, vilket innebär att en persons identitet kontrolleras med
tvåfaktorsautentisering.
För att kunna få ett SITHS-kort behöver organisationen och personen finnas i HSA. Nedan
beskrivs vad som behöver finnas i HSA för att en person ska kunna få ett SITHS-kort.
För att kunna utfärda ett funktionscertifikat till en server måste organisationen och servern
finnas i HSA:s tjänsteträd (dc=Services). Hur detta görs beskrivs inte i denna bilaga.
Attribut som behövs för SITHS-kort med HCC
Obligatoriska attribut
Dessa attribut krävs för att ett SITHS-kort med tjänstecertifikat ska kunna ges ut.
•
Efternamn
•
E-postadress (obligatoriskt för SITHS-administratörer, frivilligt för övriga)
•
Födelsedatum (för de personer som inte har person-id)
•
Giltighetstid för pass (för de personer som inte har person-id)
•
HSA-id
•
Legitimerad yrkesgrupp
•
Mellannamn (för de personer som har detta)
•
Passnummer (för de personer som inte har person-id)
•
Person-id
•
Skyddad person (för personer som har skyddade personuppgifter)
•
Tilltalsnamn
Frivilliga attribut
Dessa attribut läggs in i certifikaten om de är ifyllda i HSA vid utfärdandetidpunkten.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 74/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
•
Befattning (används endast om organisationen har bestämt att denna titel ska skrivas på
kortytan)
•
Domäninloggningsnamn (om organisationen använder SITHS-kortsinloggning i AD)
•
Titel
Hur man administrerar attribut för personer finns beskrivet i avsnitt 7 Personer i HSA Admin.
Attribut som levereras/hanteras av SITHS
Följande attribut läggs med automatik in på personposten i HSA vid skapande av SITHS-kort
och HCC (och tas även bort då SITHS-kortet spärras):
•
Certifikatsnummer
•
Giltigt fr.o.m.
•
Giltigt t.o.m.
•
HCC
•
Kortnummer
•
Mifareserienummer
SITHS publicerar även certifikatspärrlista till HSA.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 75/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Bilaga H HSA för Hitta och jämför vård
Hitta och jämför vård är samlingsnamnet för ett antal vårdtjänster som vänder sig till invånare.
Tjänsterna som ingår i begreppet är:
•
•
•
•
1177 Vårdguiden
Mina vårdkontakter
UMO.se
1177 Sjukvårdsrådgivningen
Informationen från HSA används av Hitta och jämför vård för att söka fram information om
vårdgivande enheter (och funktioner) och presentera kontaktkort för besökare på 1177
Vårdguiden, www.1177.se. Det finns också möjlighet att presentera personer på kontaktkorten.
Attribut för enheter
Följande attribut för enheter och funktioner används av Hitta och jämför vård.
Tekniskt obligatoriska attribut
Om dessa attribut inte är angivna visas enheten inte på 1177 Vårdguiden.
•
Enhetstyp (endast för vårdcentraler och sjukhus)
•
Geografiska koordinater RT90
•
HSA-id
•
Kommunkod
•
Länskod
•
Visas för
o angivet till ”Internettjänster med godkänd HPTB” eller ”Alla som vill använda
informationen, d.v.s. informationen blir publicerad i samlad form för fri
användning av vem som helst (s.k. öppen data)”
Vårdform
•
Obligatoriska attribut
Dessa attribut anses, utöver de tekniskt obligatoriska attributen, vara nödvändiga för att
informationen på kontaktkortet ska vara värdefull för besökaren.
•
Beskrivning
•
Besöksadress
•
Direkttelefon
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 76/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
•
Enhetsnamn/Funktionsnamn
•
Innehållsansvarigs e-postadress
•
Kommunnamn
•
Länsnamn
•
Telefontid
•
Verksamhet
•
Verksamhetskod
•
Ägarform
•
Öppettider
Senast ändrad
2015-08-27
Frivilliga attribut
Dessa attribut visas också på kontaktkortet om de är ifyllda.
•
Alt-text
•
Alternativ namnvisning
•
Besöksregler för anhöriga
•
Besökstider för anhöriga
•
Bild
•
Färdväg
•
Geografisk plats
•
Information till patient
•
Logotyp
•
Mer om
•
Postadress
•
Relaterad enhet
•
Remisskrav
•
Texttelefon
•
Tid för dropin-besök utan tidsbokning
•
Tillfällig information
•
Växeltelefon
•
Webbadress
•
Åldersregler för vårdkontakt
Administration av attribut för enheter beskrivs i avsnitt 6 Enheter och funktioner.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 77/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
På kontaktkortet kan även presenteras särskilda telefonnummer för t.ex. Tidsbeställning och
Avbokning.
Attribut för personer
Följande attribut för personer används av Hitta och jämför vård:
•
HSA-id
•
Efternamn
•
Mellannamn
•
Tilltalsnamn
•
Titel
Hur man administrerar attribut för personer finns beskrivet i avsnitt 7 Personer i HSA Admin.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 78/79
Handbok för HSA-administratörer
Version 4.0
Senast ändrad
2015-08-27
Bilaga I HSA för Vården i Siffror
Vården i siffror är ett verktyg för att visa upp mått och resultat inom svensk hälso- och sjukvård.
Det kan till exempel handla om utfallet av en viss typ av behandling, hur lång väntetiden är för
att få en viss typ av vård eller hur många som fått en viss typ av behandling.
Genom att visa mått och resultat på en samlad yta kan Vården i siffror ge underlag för att skapa
dialog om kvalitet och förbättringsarbete mellan, och inom olika nivåer hos huvudmän och
vårdgivare.
Informationen som visas i Vården i siffror hämtas från nationella kvalitetsregister och andra
register och databaser som innehåller kvalitativa mått av olika slag. Via Vården i siffror går det
också att jämföra uppgifter mellan olika landsting, regioner och vårdenheter.
Informationen som visas i Vården i siffror är idag inte offentlig för alla, utan kräver inloggning
med SITHS-kort. Från och med november 2015 kommer en del av statistiken på Vården i siffror
att bli publik och denna statistik kommer då att kunna ses av alla. Vilken information som blir
publik regleras av kvalitetsregistret.
Attribut för enhet
Enhets- eller organisationsnamnet från HSA presenteras för användaren när denne ska välja
enheter att jämföra.
Attribut för person
Tjänsten Vården i siffror hämtar inte personinformation från HSA.
Inera AB
Box 177 03
Östgötagatan 12
118 93 Stockholm
Tel 08 452 71 60
[email protected]
www.inera.se
Organisationsnummer
556559-4230
Sid 79/79