Maskiningenjörsprogrammet
PPU195 Produktutvecklingsprojekt
Vårterminen 2015 Projektplan Project Safe Sea Suit Projektgrupp: 10 Författare: Aden Abdulkadir 880823-‐0630 Eric Eriksson 920402-‐3072 Nghiep Luu 941220-‐2872 Johan Magnusson 930910-‐4710 Andreas Mattiasson 920605-‐4497 Handledare: Susanne Kullberg Examinator: Mats Alemyr Sammanfattning "Project Safe Sea Suit syftar till att värna om de som värnar om andra. Innan terminens slut skall vi ha ett lösningskoncept som förbättrar klimatet, säkerheten och flexibiliteten hos sjöräddarnas torrdräkter." På uppdrag av Fredrik Falkman från Sjöräddningssällskapet avser projektet att generera lösningar till problemen med existerande torrdräkter och har där avgränsats till att främst fokusera på klimatet i dräkten. Syftet med projektplanen är att ge information om vad projektet handlar om, vilka dess aktiviteter är och när de skall utföras. Projektplanen utgör dokumentationen för hela planeringsetappen av Project Safe Sea Suit och kommer fungera som ett styrmedel för resten av projektet. Dokumentet innefattar projektdefinition innehållande intressenter, målformulering, avgränsningar och leveranser samt en genomförandeplan innehållande milstolpeplan, aktivitetslista och Gantt-‐schema. I rapporten finns även ett schema för projektledarrollen som växlas mellan projektdeltagarna samt tydliga förhållningsregler för arbetet inom gruppen. Vidare har en riskanalys för projektet upprättats samt att rutiner för dokumentation, idé-‐generering, avrapportering och arbetsfördelning formulerats. 2 Innehållsförteckning Sammanfattning .................................................................................................................................................. 2 Innehållsförteckning ......................................................................................................................................... 3 1. Inledning och Projektdefinition .............................................................................................................. 4 1.1 Intressenter .............................................................................................................................................. 4 Beställare: .................................................................................................................................................... 4 Kund: .............................................................................................................................................................. 4 Projektgrupp: .............................................................................................................................................. 4 1.2 Syfte och målformulering ................................................................................................................... 5 Målformulering ......................................................................................................................................... 5 1.3 Leveranser ................................................................................................................................................ 5 1.4 Avgränsningar ......................................................................................................................................... 6 2. Genomförandeplan ....................................................................................................................................... 7 2.1 Milstolpeplan ........................................................................................................................................... 7 2.2 Aktiviteter ................................................................................................................................................. 7 2.3 Gantt-‐schema ........................................................................................................................................... 8 3. Organisation och arbetssätt ...................................................................................................................... 9 3.1 Förhållningsregler inom projektgruppen ................................................................................... 9 3.2 Rullande projektledarroll ................................................................................................................. 10 4. Kontroll och uppföljning .......................................................................................................................... 11 4.1 Riskanalys ............................................................................................................................................... 11 4.2 Dokumentation ..................................................................................................................................... 11 4.3 Planer och ideér .................................................................................................................................... 11 4.4 Avrapportering till uppdragsgivare och handledare ........................................................... 11 4.5 Tidsåtgång och arbetsfördelning .................................................................................................. 11 Referenslista ....................................................................................................................................................... 12 Bilagor ................................................................................................................................................................... 13 3 1. Inledning och Projektdefinition På uppdrag av Fredrik Falkman från Svenska sjöräddningssällskapet (förkortas SSRS) avser Project Safe Sea Suit att generera lösningsförslag på problem med dagens torrdräkter. Användningen av existerande torrdräkter är enligt Falkman1 problematisk i varma miljöer som exempelvis en styrhytt. Vidare anser Falkman att dräkterna har vissa brister med avseende på säkerhet. 1.1 Intressenter Nedan följer gruppens kartläggning av projektets intressenter. Beställare:
Projektgruppen har definierat Falkman som jobbar med design och innovation på SSRS samt Chalmers Tekniska Högskola som beställare, eftersom det är från dessa intressenter projektet erhåller resurser. • Falkmans mål med projektet är att erhålla innovativa lösningskoncept som skall ligga till grund för framtida vidareutveckling av existerande torrdräkter. • Chalmers mål med projektet är att erhålla underlag i form av rapporter och andra betygsgrundande dokument som är i enlighet med kursmålen för att kunna tillgodose studenterna i projektgruppen med slutbetyg. Vidare ligger det även i skolans intresse att upprätthålla goda relationer med projektets övriga intressenter. Kund:
Slutkunden bedöms bestå av Svenska sjöräddningssällskapet och eventuellt liknande organisationer eller privatbrukare som kan anses vara potentiella köpare i framtiden. Bland konsumenterna avser projektet att fokusera på brukarna inom SSRS, även om andra organisationer och även vissa privatpersoner skulle kunna tänkas. Andra intressenter som ligger tidigare i kundkedjan är potentiella tillverkare samt försäljare av den framtida produkten. Projektgrupp:
Gruppen utgörs av fem studenter på Chalmers Tekniska Högskola som avser att utveckla kunskaper inom produktutveckling och projektmetodik. Deltagarnas intresse är att lära sig mer om etablerade modeller inom både projektstyrning och produktutveckling samt att kunna tillämpa dessa i praktiken. Vidare är projektgruppens mål att genomföra projektet väl för att erhålla slutbetyg i kursen samt kunna använda projektet som en framtida referens. 1 Fredrik Falkman Svenska Sjöräddnigssällskapet, intervju den 29 januari 2015. 4 1.2 Syfte och målformulering Syftet med projektet är att utveckla lösningskoncept som förbättrar existerande torrdräkter med avseende på säkerhet, komfort och klimat. Målformulering
"Project Safe Sea Suit syftar till att värna om de som värnar om andra. Innan terminens slut skall vi ha ett lösningskoncept som förbättrar klimatet, säkerheten och flexibiliteten hos sjöräddarnas torrdräkter." Projektgruppen har listat de huvudsakliga objekten som projektet avser att leda till i en bilaga som benämns Goal statement (Se bilaga 1). I kolumnen längst till vänster står objekten listade och efterföljande kolumner talar sedan om när, varför och hur dessa skall levereras. Utöver själva konceptlösningen kopplat till produkten avser projektet även att skapa den dokumentation som är av intresse för beställarna. 1.3 Leveranser Leveranstabellen nedan listar vad projektet avser att leverera. LEVERANSER
VAD
MOTTAGARE
SEKTOR
VERIFIKATION
Statusrapporter
Susanne
Kurs
Ping-Pong, Poäng: 0-2
Projektplan
Surtsey-blogginlägg
Susanne
Fredrik
Kurs
SSRS
Betyg: U/g
Fredrik
Slutrapport
Susanne
Kurs
Poäng: 0-40
Slutpresentation
Publik
Kurs
Betyg: U/g
Koncept-presentation
Publik
Kurs
Betyg: U/g
Gantt-schema
Projektledare
Produkt
Signering
Brunpapper
Projektledare
Produkt
Signering
Kravspecifikation
Projektledare
Produkt
Signering
Produkt- och marknadsanalys
Projektledare
Produkt
Signering
Tabell 1: Leveranser Tabellen innehåller information om vad som skall levereras, dess mottagare, sektor och hur de verifieras. Leveranserna är indelade i de tre olika sektorerna, kurs, SSRS och produkt. Sektorn ”kurs” innefattar i huvudsak de leveranser som skall mottas samt bedömas av handledare och examinator inom kursen. Sektorn produkt innefattar de leveranser som direkt kan kopplas till arbetet kring utvecklingen av själva produkten. Sektorn SSRS innefattar i huvudsak den projektdokumentation i form av blogginlägg som Falkman beställt. 5 1.4 Avgränsningar Projektet skall i sin helhet sluta på prototypstadiet. Nedan (se tabell 2) listas de leveranser vilka kan tänkas vara för väntade av liknande projekt men som Project Safe Sea Suit avgränsas ifrån. AVGRÄNSNINGAR
VAD
Detaljplanerad tillverkning
Försäljningsplan
Plan för kommersiell Marknadsföring
SEKTOR
Produkt
Produkt
Produkt
Produktion
Fullskalig prototyp
Produktens flytkraft
Ytskiktets hållfasthet (mot revor)
Tabell 2: Avgränsningar Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Någon försäljningsplan, eller marknadsföringsplan kommer inte framarbetas eftersom projektet förväntas avslutas på ett konceptstadie. Projektet avgränsas därför även från produktion och produktionsoptimeringar i form av anpassning till redan befintliga tillverkares fabriker. Projektet kommer heller inte leda till någon detaljerad tillverkningsplan, däremot skall en konceptuell tillverkningsplan upprättas. Vidare avgränsas projektet även från att tillverka en fullskalig prototyp, vilket innebär att prototyperna endast kommer innefatta de delsystem som projektet avser att utveckla. På grund av beställarens (Falkman, SSRS) spridda önskemål har projektgruppen valt att redan i detta skede avgränsa projektet med avseende på vissa av produktens huvudfunktioner. Således avgränsas projektet från att fokusera på produktens egenskaper i form av flytkraft och tålighet mot revor. 6 2. Genomförandeplan Projektet har delats in i tre etapper; planering, konceptframtagning och vidareutveckling. Planeringsfasen innefattar projektdefinition, samt allt planeringsarbete med tillhörande riskanalys som dokumenterats i projektplanen. 2.1 Milstolpeplan I milstolpeplanen (se bilaga 2) har projektgruppen listat de viktigaste momenten i form av både interna och externa leveranser. I kolumnerna till vänster om de listade milstolparna anges vilken sektor de tillhör och i kolumnerna till höger anges ansvarig (projektledaren för tidperioden) samt datum för slutförande och vilken etapp respektive milstolpe tillhör. Projektet avser att följa Värdemodellen av Lindstedts och Burenius (1998), vilket avspeglas på de milstolpar som satts upp. Därmed ingår bland annat att etablera projektet, kartlägga kundens röst, analysera alternativa lösningar, skapa ett vinnande koncept, upprätta kravspecifikation samt att konstruera, modellera och tillverka en prototyp. Utöver nämnda milstolpar inom värdemodellen har projektgruppen även valt att ange inlämningsuppgifter tillhörande kursen samt sammanställandet av Surtsey-‐
bloggen som ingående milstolpar. 2.2 Aktiviteter I aktivitetslistan (se bilaga 3, 4 och 5) har projektet listat de aktiviteter som krävs för att nå milstolparna. Huvudaktiviteterna i fetstil, vilka till stor del avspeglar milstolparna för projektet, har i närtid delats in i ett antal underaktiviteter även start-‐ och slutdatum samt förväntad tidsåtgång i form av mantimmar angetts. Tidsåtgången för huvudaktiviteterna (markerade i fetstil) utgör summan av nedanstående underaktiviteters tidsåtgång. I en kolumn anges även vem som är ansvarig, vilket skall vara projektledaren under slutdatum för respektive aktivitet. För vidareutvecklingsetappen har endast grova uppskattningar gjorts där huvudaktiviteterna i huvudsakligen delats in på veckobasis, men med hänsyn till lov och helgdagar. Inför vidareutvecklingsetappen skall aktivitetslistan revideras där huvudaktiviteterna även skall brytas ned i underaktiviteter. 7 2.3 Gantt-‐schema I Gantt-‐schemat (se bilaga 6 och 7) åskådliggörs milstolpar och aktiviteter grafiskt, där huvudaktiviteterna är blåfärgade och underaktiviteterna är markerade i gult. Även här anges ansvarig, tidsåtgång samt start och slutdatum för respektive aktivitet. Huvudaktiviteternas slutdatum är markerade med ett (M) som i milstolpe. Dessa datum är extra viktiga eftersom de utgör kritiska deadlines för projektet. Andra deadlines, för underaktiviteter och inlämningar anges med ett (DL). Vid tidsbrist kan aktiviteterna forceras genom övertidsarbete. Liksom aktivitetslistan anger Gantt-‐schemat mindre dataljerad information för vidareutvecklingsetappen och kommer att revideras i samband med aktivitetsplanen. Därför har Gantt-‐schemat även delats in i två delar, där tidsaxeln på schemat tillhörande etapp ett och två försetts med mer detaljerad information. 8 3. Organisation och arbetssätt För att tydliggöra roller och förhållningssätt inom projektgruppen har tydliga förhållningsregler samt ett schema för den rullande projektrollen upprättats. 3.1 Förhållningsregler inom projektgruppen De överenskomna mötesreglerna är att projektgruppen skall träffas på minst två schemalagda tillfällen varje vecka och genom god planering undvika arbete under helger. För att det inte skall uppstå några oväntade eller icke önskade konflikter har projektgruppen kommit överens om vilka förhållningsregler som skall följas. Dessa har tecknats i listan nedan och skall även kunna ligga till grund för att finna lösning på eventuella konflikter. • Frånvaro kompenseras genom lämplig arbetsuppgift. • Ett rullande schema anger vem som innehar projektledarrollen. • Övriga projektmedlemmar skall stötta och underlätta för projektledaren genom att ta delansvar. • Om projektledaren inte kan närvara biträder föregående projektledare tillfälligt. • Omröstning kommer vara den metod som ligger till grund för de beslut som fattas och allas röster väger lika mycket. • Alla projektmedlemmar skall delta aktivt och själva ta ansvar för att utföra sin del av arbetet. • Gruppen skall gemensamt sträva efter att ha en positiv anda genom hela projektets gång, men nödvändiga konflikter och argumentationer måste givetvis låta sig höras. • För att alla gruppmedlemmar skall trivas, har gruppen som mål att låta alla medlemmar ta plats och känna trygghet i att framföra sina åsikter. • Frånvaro meddelas i god tid och i största utsträckning via den gemensamma facebook-‐gruppen. 9 3.2 Rullande projektledarroll Projektgruppens fem medlemmar kommer turas om att axla ansvaret som projektledare enligt nedan (se tabell 3). För att ge projektledaren en god chans att sätta sig in vad rollen innebär, har gruppen bestämt att varje person till en början har posten i två veckor innan byte, med undantag från Eriksson som till en början endast axlar ansvaret läsvecka 8. Under projektets senare del kommer skiftet av projektledare ske varje vecka. På så vis öppnas möjligheter till feedback och förbättring samt att gruppdeltagarna också får testa på att ha projektledarrollen i mer än endast en fas. Rullande schema för byte av projektledare
LÄSVECKA
Lv. 2-3
(150126-150209)
Lv. 4-5
(150509-150223)
Lv. 6-7
(150223-150309)
Lv. 8
(150309-150315)
Lv. 1-2
(150323-150405)
Lv.3
(150424-1500501)
Lv.4
(150504-150510)
Lv. 5
(150511-150517)
Lv.6-7
(150518-150531)
PROJEKTLEDARE
Magnusson
Abdulkadir Luu
Eriksson
Mattiasson
Magnusson
Abdulkadir
Mattiasson
Eriksson
Tabell 3: Schema för rullande projektledarroll 10 4. Kontroll och uppföljning Detta avsnitt avser att redogöra för projektets kontroll-‐ och uppföljningssystem, vilket innefattar riskanalys, system för dokumentation samt rutiner för idé-‐generering, avrapportering och arbetsfördelning. 4.1 Riskanalys Liksom de flesta projekt finns det risker som behöver hanteras på ett ansvarsfullt sätt. En riskanalys (se bilaga 8) har därför upprättats, där de av projektgruppen påkomna risker listats. Varje riskabel händelses konsekvens samt sannolikhet för inträffande har skattats på en skala 1-‐10 och produkten av dessa resulterar sedan i händelsens risktal. Tanken är att de händelserna med höga risktal bör beaktas extra noga. Varje händelse har även försätts med åtgärd för att reducera risk för inträffande samt uttänkta åtgärder för agerande om händelsen inträffar. 4.2 Dokumentation Dokumentation sker främst digitalt och görs tillgängliga för projektdeltagarna via en gemensam mapp på dropbox eller via projektets facebook-‐grupp. På Sutsey.org har en blogg skapats och löpande uppdateringar kommer att göras under projektets gång. 4.3 Planer och ideér Planer och idéer diskuteras främst muntligt eller via facebook då hela eller delar av projektgruppen deltar. Facebook-‐gruppen används som ett forum där projektgruppen spontant kan diskutera planer och nya idéer på distans allt eftersom de dyker upp. För mer systematisk analys och idé-‐generering, vid exempelvis konceptframtagning, används tankekartor samt verktyg som omfattas av värdemodellen. 4.4 Avrapportering till uppdragsgivare och handledare För löpande avstämning deltagarna sinsemellan samt mellan projektgruppen och handledare lämnas statusrapporter in på veckobasis. Rapportering mellan projektgruppen och Falkman på SSRS sker främst via mail och genom bloggen som skapats på Surtsey.org. Det är projektledarens som ansvarar för avrapportering till beställare och handledare, men de dokument som lämnas iväg diskuteras inom gruppen först. 4.5 Tidsåtgång och arbetsfördelning Projektledaren ser till att arbetsfördelning mellan projektmedlemmarna är jämn och för dokumentation över arbetstiden i form av mantimmar. Dock skall alla projektdeltagare i enlighet med förhållningsreglerna ta för sig och ansvara för att bidra med sin del. Om någon arbetar på egen hand är det dennes ansvar att rapportera till projektledaren eller gruppen. Genomförandeplanen utgör ett styrmedel för att underlätta tidsuppskattning och arbetsfördelning. I samband med skrivandet av statusrapporterna kan den verkliga tidsåtgången jämföras med den planerade. I statusrapporterna anges även antalet spenderade mantimmar för den gångna veckan samt ackumulerat antal mantimmar för projektet. 11 Referenslista Lindstedt P. och Burenius J. 1998. Proffessionellt projektarbete. Ödeborg: Nimba AB. (Värdeserien, 1) 12 Bilagor
Bilaga 1 Goal Statement
Bilaga 2 Milstolpeplan
PLANERING (LP3)
Aktivitet
Ansvarig
Start
Slut
Tid
ETABLERA PROJEKT
Upprätta projektledarschema
Formulera förhållningsregler
Upprätta målformulering
Lista leveranser
Avgränsa projektet
Magnusson
Magnusson
Magnusson
Magnusson
Magnusson
150126
150126
150127
150126
150128
150202
150209
150126
150127
150130
150202
150202
87h
5h
5h
10h
10h
10h
Skriva statusrapport 1
Magnusson
150129
2h
Skriva statusrapport 2
Magnusson
150205
2h
Skapa Surtsey-blogg
Magnusson
150206
2h
SKRIVA PROJEKTPLAN
Definiera intressenter
Upprätta milstolpeplan
Lista aktiviteter med
tidsintervall
Upprätta Gantt-schema
Utföra riskanalys
Renskriva projektplan
Bilaga 3 Aktivitetslista, etapp: planering
Magnusson
Magnusson
Magnusson
150202
150202
150202
150202
150209
150209
150209
150209
2h
3h
10h
Magnusson
Magnusson
Magnusson
150202
150202
150202
150209
150209
150209
6h
6h
14h
KONCEPTFRAMTAGNING (LP3)
Aktivitet
Ansvarig
Start
Slut
Tid
Förbereda studiebesök SSRS
Studiebesök SSRS
Abdulkadir
Abdulkadir
150209
150211
150209
150211
5h
10h
Skriva statusrapport 3
Abdulkadir
150219
2h
150209
150209
150213
150211
15h
5h
150211
150212
5h
150209
150213
5h
150211
150211
150211
150211
150213
150213
150213
150213
15h
5h
5h
5h
150216
150220
57h
Abdulkadir
150216
150216
20h
Abdulkadir
Abdulkadir
150217
150218
150217
150218
2h
15h
Abdulkadir
150219
150220
20h
150223
150312
144h
150223
150224
20h
150225
2h
50h
2h
30h
30h
10h
BESKRIV PRODUKTEN
Kartlägg samverkan med
kunden
Formulera huvud-, tillägs-,
stöd- och oönskade funktioner
Analysera position på S-kurvan
KARTLÄGGA KUNDENS RÖST
Kartlägga kundbehov
Analysera baskrav
Analysera
innovationsmöjligheter
ANALYSERA ALTERNATIVA
LÖSNINGAR
Analysera existerande
lösningar
Fastställ en referens
Upprätta funktionsbaserad
kravspec.
Upprätta funktionsanalys
SKAPA ETT VINNANDE
KONCEPT
Generera lösningskoncept
(brainstorming)
Skriva statusrapport 4
Utveckla valda koncept
Skriva statusrapport 5
Välj koncept (urvalsmatriser)
Förbereda
konceptpresentation
Genomföra
konceptpresentation
Abdulkadir
Abdulkadir
Abdulkadir
Abdulkadir
Luu
Luu
Luu
Luu
Luu
Eriksson
150225
150304
150309
150303
150305
150306
150311
Eriksson
150312
150312
Bilaga 4 Aktivitetslista, etapp: konceptframtagning
VIDAREUTVECKLING (LP4)
Aktivitet
Ansvarig
Start
Slut
Tid
Upprätta kravspecifikation
Mattiasson
150323
150327
50h
Skriva statusrapport 6
Uppdatera surtsey.org
Mattiasson
Mattiasson
150327
2h
5h
Konstruera koncept
Mattiasson
150330
150420
50h
Skapa CAD-modell
Magnusson
150420
150424
20h
Skriva statusrapport 7
Uppdatera surtsey.org
Magnusson
150424
10h
2h
Tillverka prototyp
Magnusson
150501
20h
Skriva statusrapport 8
Abdulkadir
2h
Slutföra projektet
Skriva statusrapport 9
Mattiasson
2h
Uppdatera Surtsey.org
Skriva statusrapport 10
Skriva utkast till slutrapport
Opponera på annan
projektgrupp
Renskriva slutrapport
Förbereda slutpresentation
Utföra slutpresentation
Eriksson
Eriksson
Eriksson
Eriksson
Eriksson
Eriksson
Eriksson
Bilaga 5 Aktivitetslista, etapp: vidareutveckling
150427
150529
4h
2h
2h
Bilaga 6: Gantt-schema läsperiod 3 Blå=Huvudaktivitet, Gul=Underaktivitet, M=Milstolpe avslutad, DL=Deadline.
Bilaga 7: Gantt-schema läsperiod 4
Bilaga 8 Riskanalys