1 (2)
Datum
2015-10-13
Budget- och utvecklingschef
Raymond Lützhöft
0410-73 31 35
[email protected]
Diarienummer
KS 2015/788
Tjänsteskrivelse
Till kommunstyrelsen
2016 års interna kontrollplan för
kommunstyrelsen samt kommungemensamma
kontrollmål för samtliga nämnder.
Enligt kommunens reglemente för intern kontroll (KF 2012-04-23 §85)
skall nämnderna varje år senast vid årets sista sammanträde antaga en
intern kontrollplan för kommande år. Dessutom skall kommunstyrelsen
senast vid novembersammanträdet besluta om kommungemensamma
kontrollmål. Denna plan och de kommungemensamma målen skall följas
upp av nämnderna och nämnden skall senast i samband med upprättande
av årsanalysen rapportera resultatet från uppföljningen till
kommunstyrelsen.
I arbetet med 2016 års interna kontrollplan har en arbetsgrupp bestående
av tjänstemän inom kommunlednings- och räddningstjänstförvaltningen
tagit fram ett förslag till dels kontrollmål för kommunstyrelsens egna
förvaltningar och dels kommungemensamma kontrollmål för samtliga
nämnder. I arbetsgruppen har förutom tf kommundirektör även ingått
personalchefen, strategiska chefen, kommunjuristen, räddningschefen
och undertecknad. Förslaget i sin helhet framgår av bilaga 1 och där är de
kommungemensamma målen särskilt angivna.
I arbetet med kontrollmålen har diskuterats bl.a. de olika frågeställningar
och problemområden som tagits upp i tidigare års uppföljning och även
granskningar gjorda av revisionen samt beslut i kommunstyrelsen
respektive kommunfullmäktige. Denna inventering resulterade i en
bruttolista på kontrollmål och utifrån denna har arbetsgruppen sedan
gjort en prioritering med hjälp av en så kallad risk- och sårbarhetsanalys.
Det slutliga resultatet av denna framgår av bilaga 2.
Trelleborg1000, v 1.0, 2008-09-16
När det gäller utformningen av beslutsunderlaget till nämnderna
inklusive risk- och sårbarhetsanalysen skall de mallar användas som det
interna nätverket för intern kontroll utarbetat. Vidare skall uppföljningen
av kontrollplanen redovisas i en särskild rapport och godkännande av
denna måste ske i ett särskilt nämndsbeslut. I denna redovisning är det
också viktigt att dokumentera den risk- och sårbarhetsanalys som
besluten om kontrollmål grundar sig på.
Ekonomiavdelningen
www.trelleborg.se
E-post: [email protected]
Postadress: 231 83 Trelleborg
Besöksadress: Rådhuset, Algatan 13
Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg
Telefon: 0410-73 30 00
Fax: 0410-441 90
Org.nr: 212000-1199
2 (2)
Mot bakgrund av ovanstående föreslår undertecknad att
kommunstyrelsen dels fastställer de interna kontrollmålen för
kommunstyrelsens förvaltningar och dels fastställer de
kommungemensamma interna kontrollmålen enligt bilaga 1 samt
uppmanar nämnderna att använda dessa i det ordinarie kontrollarbetet
för år 2016.
Raymond Lützhöft
Budget- och utvecklingschef
Bilaga 1
INTERN KONTROLLPLAN VID KOMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN OCH RÄDDNINGSTJÄNSTEN
År 2016
Upprättad 151013
Kontrollmål
Uppföljning och kontroll av externa
leverantörer
Kontrollmoment
Kontroll av att det finns rutiner för
uppföljning och kontroll av externa
leverantörer.
Förvaltningschefernas användning av
Kontrollera att alla förvaltningschefer
Stratsys
använder Stratsys enligt upplägget i
beslutet om nytt ledningssystem 150622.
Kvalitetskontroll av ekonomiska rapporter Kontroll av att det finns rutiner för
kvalitetskontroll av ekonomiska rapporter.
Rapportering i Min lön
Kontrollera att medarbetarnas sjukfrånvaro
o vab rapporteras i Min lön
Kompetens för W3D3.
Kontrollera att alla förvaltningar har
kompetens att utföra nuvarande
arbetsuppgifter i W3D3.
Beslutade åtgärder vid uppföljning av intern Har åtgärder genomförts av förvaltningen
kontrollplan
enligt nämndsbeslut vid uppföljning av
intern kontrollplan?
Risk- och sårbarhetsanalys inom kris- och Hur bedrivs arbetet med risk- och
säkerhetsarbetet
sårbarhetsanalysen inom nämnderna och
kommunens som helhet?
Kontrollnivå
Kontrollansvarig
Kommentarer Rapportering till
Frekvens
Kommungemensam
Nämnds sekreterare
1 ggn
1
Förvaltningschef
Kommungemensam
Systemansvarig
Tertial
2
Kvalitetschef
Kommungemensam
Systemförvaltare
Månad
3
Förvaltningschef
Kommunstyrelsen
Lönechefen
Tertial
4
Personalchef
Kommunstyrelsen
Kommunsekreterare
1 ggn
5
Kommundirektör
Kommunstyrelsen
Kommunjurist
1 ggn
6
Kommundirektör
Kommunstyrelsen
Brandingenjör
1 ggn
7
Räddningschef
Kommentarer:
1)
Redovisning av rutiner för uppföljning och kontroll av externa leverantörer av tjänster i syfte att förebygga, minimera och upptäcka fusk och ekonomiska oegentligheter. Rutinerna skall vara dokumenterade och
genomförda uppföljningar under 2015 skall redovisas. Vidare skall det kontrolleras om en uppföljning sker av de krav som förekommer i avtalen med leverantören. Denna kontroll skall ske genom stickprov på fem tecknade
avtal under åren 2014-2015.
2)
Genomgång av samtliga förvaltningschefers användande av Stratsys. Kontrollera att cheferna har en fungerande inloggning samt om de analyserar, rapporterar och godkänner enligt anvisningarna i systemet. Kontrollen ska
göras genom granskning av förvaltningschefens användning vid senaste redovisningstillfället (dr1, dr2 eller bokslut).
3)
Stickprov utföres på ekonomirapporter i Raindance och QlickView för varje förvaltning av systemförvaltare för Raindance. Tre olika rapporter på tre olika beslutsnivåer i varje system och vid varje tillfälle.
4)
Kontroll sker genom avstämning av inrapporterad sjukfrånvaro och VAB i Min lön med anmäld frånvaro till Sjuk-/friskanmälningstjänsten hos MedHelp.
5)
Kontrollen ska ske på ett urval av 5 personer inom varje förvaltning som har genomgått en utbildning i w3d3. Kontrollera om dessa personer känner till dokumenthanteringsplanen och Lagen om offentlig handling och vad
som skall diarieföras enligt denna. Vidare skall kontrolleras i tillämpbara fall om utvalda personer kan skapa kallelse/protokoll jobba med arbetsdokument och söka ärende som personen själv inte handlagt
6)
Beslutade åtgärder enligt nämndens uppföljning av kontrollplan 2013-15 prickas av och redovisning sker av ej utförda åtgärder.
7)
Kontroll av att risk- och sårbarhetsanalyserna finns dokumenterade och att det sker en kontroll av dessa minst en gång om året. Kontroll skall också göras av att det finns en rapport om vad som har gjorts och hur läget är
inom kris och säkerhetsarbetet.
RL/2015-10-13
Bil 1 Intern kontrollplan KS o räddningstjänst 2016 vers 151013
Bilaga 2
RISKANALYS INTERN KONTROLL
Kontrollår: 2016
Upprättad: 150922
Förvaltning: Kommunledningsförvaltningen och räddningstjänsten
Riskområden
Sannolikhet
Konsekvens
Risk
Prioritering
Att det inte finns rutiner för uppföljning och kontroll av externa leverantörer?
Att det inte bedrivs ett arbete med risk- och sårbarhetsanalys inom kris- och
säkerhetsarbetet inom nämnderna och kommunens som helhet?
Att det inte finns rutiner för kvalitetskontroll av ekonomiska rapporter?
Att det inte finns köptrohet avseende ramavtal för livsmedel och kontorsmaterial?
Att förvaltningarna inte har kunskap om och följer de IT policyn som är beslutade av
kommunstyrelsen/kommunfullmäktige?
Att förvaltningarna inte genomför de åtgärder som nämnderna beslutat om vid uppföljning
av den intern kontrollplanen?
Att politikerna inte har god tillgång till aktuella och adekvata handlingar i digitalt format?
4
3
3
3
12
9
1
7
4
2
4
3
3
2
12
6
8
3
3
3
9
6
1
3
3
Att alla förvaltningschefer inte använder Stratsys enligt upplägget i beslutet om nytt
ledningssystem (KF 150622)?
Att alla förvaltningar inte har kompetens att utföra nuvarande arbetsuppgifter i W3D3?
4
3
12
2
4
3
12
5
Att medarbetarnas sjukfrånvaro o vab inte rapporteras i Min lön
4
3
12
4
Sannolikheten och konsekvensen värderas var för sig på en skala:
Sannolikhet skala
4
3
2
1
Sannolik
Möjlig
Mindre sannolik
Osannolik
4
3
2
1
Allvarlig
Kännbar
Lindrig
Försumbar
Konsekvens skala
Därefter multipliceras de, per risk, för att få fram ett riskvärde:
Risk koefficient
1-3 Låg
4-8 Medel
9-16 Hög
Priritering från 1 osv
RL/2015-10-13