Riktlinjer för Administratörsgruppen
Riktlinjer för Administratörsgruppen En sammanställning av riktlinjer för administratörsgruppen, med syfte att hantera administrativa frågor inom CLINTEC på ett enhetligt sätt och enligt KI:s intentioner Ekonomi Fakturor Medlemsavgifter Utifrån tidigare beslut i enhetschefsgruppen har vi på CLINTEC tillämpat nedanstående: ”CLINTEC skall ersätta medlemsavgifter som överstiger 1500 kr/medlemsavgift. Medlemsavgifter på lägre belopp ersätts ej. Vid förmånsbeskattning skall blanketten förmånsbeskattning fyllas i. Lokal administratör skickar ifylld förmånsblanketten till lönekontoret samt scannar in blanketten i Contempus i samband med betalningen” Efter beslut i ledningsgruppen ändras detta till en rekommendation. Enhetschefen beslutar om medlemsavgift skall ersättas eller ej. Blankett för förmånsbeskattning skall fortfarande fyllas i och skickas till lönekontoret oavsett belopp och kopia bifogas inbetalningen vare sig den görs i Contempus eller som utlägg i PA-webben (201105) I-pad Det finns i två versioner Wi-Fi och Wi-Fi/3G. Vid inköp av 3G modellen fodras ett simkort och därmed ett prefektbeslut jmf mobiltelefon. Bägge versionerna finns i ITportalen. Vid inköp av 3G modellen scannas prefektbeslutet i vanlig ordning in tillsammans med fakturan. Eftersom I-pad ej är att betrakta som dator, behöver inköpet ej gå över Annika utan kan ske direkt på enheten över KIs IT-portal (201101) IT-avgiften IT-avgiften läggs ut på projekt kvartalsvis när vi får IT-fakturan till institutionen. När IT-fakturan kommer skickar Britt-Louise ut en lista från KIMKAT där respektive administratör skall fylla i projektnummer för de personer som tillhör respektive enhet samt returnera listan till Britt-Lousie. När en person skall avslutas måste respektive administratör meddela det till Ann-Charlotte. SF biobiljetter För att erhålla en icke skattepliktig gåva i form av en biobiljett är det viktigt att KI:s logotyp alltid finns på de biljetter vi ger bort. Det blir då en reklamgåva som ska bokföras på konto 5541 Annonser, reklam i Agresso. SF, Avd Företagsbiljetter, har vår logotyp lagrad hos sig och kommer att stämpla denna på de biljetter vi beställer. Ange på fakturan vilka som ska få biobiljetterna, samt som syfte ”reklamgåva”. Vid varje tillfälle får högst två biljetter till ett högsta värde av 200 kr lämnas till varje person. Detta för att kunna räknas som mindre värde och inte behöva beskattas. Är det ersättning för arbete skall vi istället utbetala arvode och ej lämna biobiljetter. Man kan inte ge en gåva som ersättning för utfört arbete, medverkande i olika försök och dylikt. Då är alla ersättningar över 100 kr per inkomstår är underlag för beskattning. Biobiljetter KI http://intra.ki.se/finances/purchase/signed_contracts_se.html#SF Postgirokonto utanför KI Det är absolut förbjudet att hantera ekonomiska transaktioner som berör KI utanför KIs ekonomisystem. All KI-verksamhet måste underkastas normal kontroll och revisionsrisk Karolinska Institutet Den relativa frihet som enheterna har inom institutionen får ej äventyras genom egna kreativa lösningar. Enheterna måste därför alltid ha förtroende för institutionens centrala administration och hitta lösningar tillsammans med den. Det är viktigt att vi har ett öppet och förtroligt förhållningssätt där det finns utrymme för frågor och problemlösning (200905) Intern konferens Intern konferens skall konteras som interna kurser med konto 4812 när KI anordnar kurs för anställda. Verifikation: Räkning från restaurang eller konferensbolag. (200905) Faktura/utlägg Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar all upphandling som sker vid statliga myndigheter. Lagen gäller för all upphandling vid KI, oavsett om den finansieras med anslagsmedel eller externa medel. Detta innebär att institutionerna och dess forskare alltid skall handla varor eller tjänster från av KI upphandlade företag. Alla köp genom upphandlade företag sker på faktura, vilket gör att det ej är aktuellt med utlägg. Finns ej ett upphandlat företag, kan vi göra en direktupphandling också den på faktura. Endast i undantagsfall skall ett utlägg behöva göras för en vara eller tjänst tex vid resa när ett akut behov uppstår av tex en sladd till dator etc. Upphandlade företag Ingen medarbetare med verksamhet vid institutionen får medverka till att faktura upprättas med CLINTEC som betalningsmottagare från företag som ej finns med på KIs lista över upphandlade företag. Kontakt måste alltid tas med ekonomiadm avseende inköp inom det statliga ramavtalet. Om ej inköp kan ske enligt ovanstående, kan enheten under ledning av enhetens administratör göra en direktupphandling. Upphandling Upphandling KI http://intra.ki.se/finances/purchase/index_se.html Arbetsrutin vid inköp CLINTEC http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47625&l=sv Direkt upphandling CLINTEC : http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47625&l=sv Leverantörsfakturor Tänk alltid på att bifoga: Underlag i form av syfte, vem som gjort vad etc Kopia på reseorder vid rese-, hotell-faktura Representationskostnader agenda, program dylikt, deltagarlista Avtal när kostnader för lön eller hyra faktureras och beloppet överstiger 100 000 kr Beloppet 100 000 kr gäller för helår och kan innefatta flera mindre fakturor. Stora betalningar Stora betalningar dvs över 100 000 kr skall bevakas särskilt. Innan betalningen skickas till ekonomiadministratör skall varje enhet göra en extra kontroll av att utbetalningen sker till rätt mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt. Moms Grundskole-, gymnasie- samt högskoleutbildningar som sker i det allmännas regi är befriade från moms. På förekommen anledning har KI varit i kontakt med Skatteverket hur de ser på momsbefriad utbildning och fått följande svar: Karolinska Institutet Om en utbildningsanordnare (KI), som är ansvarig för en skattebefriad utbildning ger en underentreprenör i uppdrag att hålla i en viss del av utbildningen, kommer även denna utbildningstjänst att vara momsbefriad. Man skiljer dock mellan ”tillhandahållande av utbildningstjänst”, som är en momsfri tjänst och ”uthyrning av personal” som är en momspliktig tjänst. Skillnaden mellan dessa två har normalt att göra med vem som ska svara för innehållet i undervisningen, dess utformning och vem som bestämmer vad läraren ska göra. Vid utbildningstjänster är det den anlitade underentreprenören som ges ansvaret för att utforma innehållet i undervisningen och lärarens arbetsuppgifter, samt ansvara för att genomföra undervisningen i ett ämne i enlighet med läroplanen. Enligt Skatteverket anses det vara tillhandahållande av en momsbefriad utbildningstjänst. Hyr däremot underentreprenören ut personal till KI och KI ansvarar för arbetsledning, arbetsmetoder, arbetsuppgifter och innehåll i utbildningen är det fråga om ”uthyrning av personal” som är momspliktigt. KI har varit i kontakt med Skatteverket om det här och i de fall då personer enbart hyrts in för att hålla en föreläsning fick KI som svar att det är korrekt att det ska vara moms på fakturan, att hålla en föreläsning (uthyrning av personal) anses inte vara tillräckligt för att det ska anses som att han tillhandahåller oss en momsfri utbildningstjänst. Hade han ansvarat för och hållit i en viss del av utbildningen (exempelvis en kurs) hade det varit en utbildningstjänst och fakturen varit utan moms. Originalkvitton Originalkvitton till tex Eurocardfakturor häftas efter inskanning på ett A4 papper, med idnumret i Contempus angivet. Papperet skickas sedan till ekonomiadministratör för arkivering Kreditfaktura Om vi inte ska betala en faktura, måste den krediteras hos leverantören. Vi kan inte bara skicka fakturan vidare själva till t ex sjukhuset. Risk finns för att fakturan ej betalas och vi får ett inkassokrav. Det åligger administratören att ringa och be om en kreditfaktura. Parkera debetfaktura med en kommentar om att en kreditfaktura inväntas. Intrastat Vid köp av varor från andra EU-länder fodras att vi redovisar Intrastat. Vad är intrastat? Intrastat är ett statistiksystem för in- och utförsel av varor mellan EU-länder. Det är nödvändigt som underlag till nationalräkenskaper mm. EU:s ministerråd har konstaterat att information om varuhandeln mellan medlemsländer är väsentlig för att kunna visa den inre marknadens utveckling. Denna måste baseras på detaljerade varuuppgifter för att kunna belysa olika sektorer av näringslivets varuhandel inom gemenskapen och dess medlemsländer. Viktiga användare av statistiken är bl a Finansdepartementet, Sveriges riksbank, Konjunkturinstitutet, Sveriges Exportråd, Svenskt Näringsliv, branschorganisationer, massmedier, forskningsinstitut, Europeiska centralbanken och EU-kommissionen. Intrastatblanketten, som finns i biblioteket under ekonomi, skall fyllas i samt bifogas fakturan. Kostnader i förväg - ex reseorder När vi betalar kostnader i förväg för en planerad resa tex flygbiljett, kongressavgift etc ska det bifogas en kopia på reseorder och om syftet ej klart framgår av reseordern även en kopia på tex kongressinbjudan, mail etc. Karolinska Institutet Utläggskvitton För att momsen ska bli rätt, kan vi ej ta emot utläggskvitton som innehåller andra kostnader än de som institutionen ska betala dvs kvitton med strukna utgiftsposter (privata kostnader) accepteras ej. Contempus Prefekt för attest När enhetschefen skall skicka faktura vidare till prefekt för attest, måste lokal administratör skriva in i kommentarerna att adm har hanterat fakturan. Endast närmast föregående hanterare är synlig i Contempus. Dvs när enhetschef hanterat fakturan är det ej synligt för prefekt att fakturan passerat adm för kontering etc, vilket är viktig information för prefekt. (201010) Till alla fakturor som går över 100 000 kr (om det kommer fler fakturor som för tex. hyreskostnader är det totalsumman som gäller) måste det bifogas ett avtal för att fakturan ska kunna betalas. Det är viktigt att avtalet tas fram i god tid så att fakturan inte förfaller. Avtalet ska hos oss skrivas under av både enhetschef, prefekt. Datorer Alla datorer skall läggas in i inventarieregistret oavsett pris och konteras 5600 för ombokning av ekonomiadm. Inventarieblanketten fylls i på ett sådant sätt att nedanstående textrutor i Agresso kan fyllas i av ekonomiadm. Beskrivning: Dator stationär/Bärbar dator/Handdator och Märke Information: Kst, Projekt, ägare och lokalisering. Bifoga en ifylld inventarieblankett i samband med godkännandet. Fakturan hanteras som vanligt. I efterkontrollen tar ekonomiadm ut ett inventarienummer. Ändring av uppgift Om lokal adm behöver få någon uppgift ändrad, t ex momsbelopp eller annan valuta. Skicka fakturan till Ekonomi med en kommentar om vad som ska ändras. SVE-fakturor Internfakturor samt övriga SVE-fakturor kan ej skickas med bilagor. Dessa kommer separat i internkuvert eller på mailen. Det som ekonomiadm får centralt vidarebefordras sedan ut till lokal adm. Arbetsgång Vår arbetsgång i Contempus bygger på att lokal adm garanterar att betalningen är rätt konterad och åtföljs av nödvändiga underlag. Enhetschefen som attestant verifierar att enheten tar på sig kostnaden. Enskilda forskare Enskilda forskare får ej använda sitt eget KI-id vid beställning av varor, utan lokal adm referens skall alltid användas Karolinska Institutet Attestordning I attestordningen i Contempus, går belopp på 100 tkr vidare från enhetschef till prefekt. Prefekten kan då ej se att fakturan passerat lokal adm utan enhetschefen syns då i Contempus som godkännare istället för som attestant. För att prefekt ska vara säker på att betalningen är rätt konterad och åtföljs av nödvändiga underlag måste lokal adm, i kommentarsrutan, skriva att betalningen är korrekt. Samma sak gäller enhetschefens egna kostnader som skall attesteras av prefekt. Lokal adm anger i kommentarsrutan att kostnaden efter attest av enhetschef skall skickas vidare till prefekt för slutattest samt att den är korrekt. Kreditfaktura När lokal administratör har en debetfaktura som helt eller delvis skall krediteras parkeras debet fakturan med en kommentar om att kreditfaktura inväntas. När kreditfakturan kommer skall en kommentar skrivas till på kreditfakturan vilken debet faktura som kreditfakturan avser samt en kommentar på debetfakturan vilket fakturanr kreditfakturan har. Beställning från annat EU-land Be leverantören skriva KI´s momsregnr på fakturan. Detta behövs för att man ej ska debitera moms mellan EU-länder. Momsregistreringsnr: SE202100297301 Rutan ”text” Tänk på att rutan ”text” på konteringsraden är den text som följer med till Agresso. Skriv där kort så man förstår vad kostnaden gäller, t ex en flygresa, skriv då tex Li Tsai, Chicago, kongressnamn eller inköp av tex bärbar dator skriv då, användare samt bärbar dator. 3:e person ska alltid enkelt kunna förstå vad kostnaden gäller. EFH Arbetsgång Vår arbetsgång i EFH bygger på att lokal adm garanterar att betalningen är rätt konterad och åtföljs av nödvändiga underlag. Enhetschefen som attestant verifierar att enheten tar på sig kostnaden. Attestordning Belopp över 100 000 kr: I attestordningen i EFH går belopp på 100 000 kr vidare från enhetschef till prefekt för attest. Egen kostnad: Om en kostnad gäller attestanten ska adm skriva ”Egen kostnad” i kommentarsfältet. Detta för att ekonom lätt ska kunna välja ”Egen kostnad” så att den går rätt i attestordningen. Referens Lokal adm referens skall alltid användas. Enskilda forskare får inte använda sitt eget KI-id vid beställning av varor. Fakturan hamnar då fel i flödet och det tar onödig tid att lokalisera rätt godkännare (admin). • • Tänk alltid på att bifoga: Underlag i forma av syfte, vem som gjort vad etc Kopia på reseorder vid rese- och hotellfaktura. Syfte ska framgå på reseorder Karolinska Institutet • • • • • Representationskostnader agenda, program eller dylikt, deltagarlista Avtal när kostnader för lön eller hyra faktureras och beloppet överstiger 100 000 kr Avtal över 100 000 ska attesteras av prefekt Vid övriga återkommande, bifoga ett samarbetsavtal Direktupphandlingsblankett för inköp av belopp 100 000 kr samt syfte med inköpet Direktupphandling blanketten används vid dokumentation av direktupphandlingar över 100 000 kr. Beställaren ansvarar för att blanketten fylls i korrekt. Dokumentationen sänds till institutionens inköpssamordnare. För direktupphandlingar över 250 000 kr skall institutionens inköpssamordnare vidarebefordra dokumentationen till inköps- och upphandlingsenheten. (Länk till Arbetsrutin vid direktupphandling och blankett osv.) Prefekt för attest Till alla fakturor som går över 100 000 kr (om det kommer fler fakturor som för tex. hyreskostnader är det totalsumman som gäller) måste det bifogas ett avtal för att fakturan ska kunna betalas. Det är viktigt att avtalet tas fram i god tid så att fakturan inte förfaller. Avtalet ska hos oss skrivas under av både enhetschef och prefekt. Ändring av uppgift Om lokal adm behöver få någon uppgift ändrad, t ex momsbelopp eller annan valuta. Vidarebefordra fakturan till Ekonomi med en kommentar om vad som ska ändras. Vidarebefordra fakturor Om en faktura kommit fel och ska till en annan enhet – vidarebefordra till Ekonomi med kommentar om vem den ska till och vilken enhet. Ska fakturan inom CLINTEC, vidarebefordrar adm själv till rätt godkännare (adm). Beskrivningstext Tänk på att rutan ”Beskrivning” på konteringsraden är den text som följer med till Agresso. Skriv där kort men att så man förstår vad kostnaden gäller, t ex en flygresa, skriv då tex Li Tsai, Chicago, kongressnamn eller inköp av tex bärbar dator skriv då, användare samt bärbar dator. 3:e person ska alltid enkelt kunna förstå vad kostnaden gäller. Kreditfaktura Det åligger administratören att ringa och be om kredit. När lokal administratör har en debetfaktura som helt eller delvis skall krediteras parkeras debet fakturan med en kommentar om att kreditfaktura inväntas. När kreditfakturan kommer skall en kommentar skrivas till på kreditfakturan vilken debet faktura som kreditfakturan avser samt en kommentar på debetfakturan vilket fakturanr kreditfakturan har. Skriv kort kommentar fakturan ska krediteras. Interna konton EFH känner inte av om det är en extern eller internfaktura. Var därför extra uppmärksam på att en internfaktura från andra institutioner ska konteras med ett interkonto. Bifoga När man bifogar ett underlag till fakturan är det viktigt att göra det i rätt mapp: Karolinska Institutet ”Bilagor till Leverantörsfakturor”. Väljer man inte den mappen läggs bilagan framför fakturan, vilket gör att fakturan inte syns i fakturabilden för ekonom och attestant. Kunder ”Egna” fakturor Det är ej tillåtet att upprätta ”egna” fakturor. Vid fakturering skall därför avsett faktureringsunderlag användas, finns i biblioteket. Faktureringsunderlaget skickas till ekonomiadm, som registrerar fakturan i Agresso och skickar den till mottagaren, se nedan Kundfakturor Det är ej tillåtet att upprätta ”egna” fakturor. Vid fakturering skall därför avsett faktureringsunderlag användas (internt eller externt) och finns i biblioteket. Faktureringsunderlaget skickas till [email protected]. På det interna fakturaunderlaget skall även korrekt KI-id fyllas i. Ekonomiadm registrerar fakturan och skickar original till kund och kopia till enheten samt följer upp att betalning kommer in (201102). Ingen får skicka en kundfaktura på egen hand. Den måste alltid vara registrerad i OLFI av ekonomiadm Vid sk lönefakturering (varje kvartal) räcker det om faktureringsunderlag och avtalskopia skickas vid första faktureringstillfället. Nytt avtal innebär nytt faktureringsunderlag. Fakturaunderlag CLINTEC http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47625&l=sv Utför arbete Vi kan inte fakturera utfört arbete vid KI om vi inte har en lönekostnad vid KI. Det gäller tex SLL-läkare som medverkat i tex extern utbildning utan att ha varit anställd vid KI och vill ha sin ersättning fakturerad till sitt forskningsprojekt vid KI. Vid avtal gällande lönefaktureringar mot FoU och SLL skall alltid en kontakt tas med Elizabeth eller Britt-Louise. Rapportering SALDOH Det finns en saldotabell i Agresso som heter SALDOH. Det är samma saldotabell som SALDO fast den innehåller ett beräknat belopp för de indirekta kostnader som ännu inte dragits, dvs indirekta kostnader på de kostnader som bokförts på projekten men där månadsdragningen ännu inte skett. (201004) Månadsuppföljning CLINTEC månadsuppföljning innehåller följande delar: Efter lönekörning i Primula (runt den 20:e i varje månad) skickar Emil ut: Anställningar och ledigheter som upphör. Bevaka om någon anställning eller ledighet ska förnyas. Speciellt viktigt under sommaren. Lönekostnader för månaden. Gå igenom och kontrollera att lönerna ser OK ut och Karolinska Institutet bekräfta med ett mail till Emil om ni hittat något fel eller om allt ser bra ut. Efter periodstängning i Agresso (runt den 8:e i varje månad) skickar Britt-Louise ut: Månadens intäkter, för att ni ska kunna följa upp att rekvirerade bidrag kommer in. Enhetens resultat mailas ut samt 1 ex läggs i respektive enhets fack. Underskott Vid varje kvartal (mars, juni, sept. och dec) ska alla underskottsprojekt vara reglerade. Har vi underskott på ett projekt måste enhetschefen tala om för Britt-Louise var pengarna ska tas för att täcka underskottet. För att undvika att underskott uppstår av misstag, ska lokal adm innan kontering av leverantörsfaktura, ha tagit ut aktuell aggregerad saldorapport GL19Y och kontrollerat att pengar finns på aktuellt projekt. Övriga utskick är enbart för information och egen uppföljning och behöver ej återrapporteras till Britt-Louise. Omföring Om en enhet önskar göra en omföring av kostnad/intäkt, fylls blanketten bokföring/omföring i. Det räcker med att fylla i kst, projekt, belopp samt från/till och anledning/syfte med omföringen. Tänk på att en utomstående ska begriper vad vi menar. Enhetschefen attesterar blanketten innan den skickas till Britt-Louise. Bokföring/omföring KI http://intra.ki.se/documents/templates/index_se.html Övrigt Avtal med externa företag När det gäller avtal med externa företag är det viktigt att skicka dessa till Elizabeth som för diskussionen vidare med KI:s jurister innan detta skrivs under. Alla avtal som överstiger 99 999 kr ska skrivas under av prefekten, se delegationsordningen. Avtal med Sjukhusen Enhetsadministratören skriver med hjälp av de mallar som Elizabeth har tagit fram avtalsförslag för uppdrags- och bidragsavtal med Sjukhusen. Alla avtal som finansieras med FOUU-medel måste skrivas med tydlig hänvisning till att det finansieras av FOUU-medel. Detta för att vi ska kunna få avsteg från INDI:n. Alla avtal som överstiger 100 000 kr måste skrivas under av prefekten, se delegationsordningen. Det är viktigt att det i avtalet framgår aktuell tidsperiod, vad avtalet avser och en summa. Undervisningsarvoden De rekommenderade undervisningsarvodena är exklusive LKP och INDI. Vilket innebär att vi ska lägga på först LKP och sedan INDI vid fakturering för att erhålla full kostnadstäckning. (201012) Karolinska Institutet BCD-Travel Från och med den 2 december 2013 har KI ramavtal med en ny resebyrå - BCD Travel. Avtalet gäller alla sorters resor (flyg, tåg, hyrbil, etc) och du kan också få hjälp med hotellbokningar, marktransporter, visum, mm. Undantag är lokala/kortare resor med egen bil, taxi, SL. Alla bokningar som gjorts via TICKET BIZ före den 2 december 2013 avseende resor som äger rum efter den 1 december 2013 är giltiga. Bokning av resa görs från och med den 2 december 2013 via ett webbaserat system som heter Reseportalen. För att kunna boka en resa hos resebyrån måste man antingen ha en egen resenärsprofil eller så kan man vända sig till en resebeställare på sin institution. Läs mer om resebokningar på sidan Boka resa En lista på aktuella resenärsprofiler har skickats in till BCD-Travel. Om man vill registrera en ny resenärsprofil behöver detta göras i god tid då det tar upp till 2 veckor innan profilen blir klar hos BCD-Travel. Resebeställningar ska behandlas som vilka andra beställningar som helst. Dvs resenären gör sin beställning men anger enhetens administratörs ZZ referens.. På detta sätt kommer fakturan att gå till administratören för rätt verifikation och kontering. Alla uppgifter skall fyllas i samt att namnet skall överensstämma med passet (mycket viktigt). Om namnet skiljer sig mellan passet och biljetten kan man nekas att resa. Administratören kan också boka resa åt resenären i bokningssystemet om profilen i profildatabasen är ifylld. Postgirokonto utanför KI Som tidigare påpekats är det absolut förbjudet att hantera ekonomiska transaktioner som berör KI utanför KIs ekonomisystem. All KI-verksamhet måste underkastas normal kontroll och revisionsrisk. Den relativa frihet som enheterna har inom institutionen får ej äventyras genom egna kreativa lösningar. Enheterna måste därför alltid ha förtroende för institutionens centrala administration och hitta lösningar tillsammans med den. Det är viktigt att vi har ett öppet och förtroligt förhållningssätt där det finns utrymme för frågor och problemlösning (200905) Rekvisition Rekvisition ska alltid ske av lokal adm, som också ska bevaka att rekvirerade medel kommer in. Bevakning av rekvisitioner sker lämpligen genom uppföljning av månadens intäkter i mitt utskickade excelfil. Rekvisition CLINTEC http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47625&l=sv Hemmagjorda blanketter Vi ska ej använda hemmagjorda blanketter om det finns färdiga mallar på KI eller på CLINTEC. Det ser ej bra ut om vi inom KI och institutionen använder olika blanketter. Blanketter och mallar KI http://intra.ki.se/documents/templates/index_se.html Bibliotek CLINTEC http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&l=sv Full kostnadstäckning Karolinska Institutet Ny regel för full kostnadstäckning. För KI gäller principen om full kostnadstäckning. Det innebär att varje offert på uppdrag eller ansökan om bidrag skall täcka sina direkta och indirekta kostnader. Genom att slå samman andelen indirekta kostnader för universitets-, fakultets- och institutionsgemensamma kostnader erhålls det slutgiltiga pålägget för grundutbildning respektive forskning vid varje institution, som ska användas vid ansökan av bidrag. INDI-modellen innebär att de procentuella påslagen kommer att skilja sig mellan institutionerna. http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47625&l=sv Resebidrag Britt-Louise mailar ut underlag till enheterna när resebidrag från KI rekvirerats. Pengarna sätts in på ett gemensamt projekt. När det är aktuellt att resa rekvirerar enheten pengarna genom att skicka över godkänd reseorder till Britt-Louise, med angivande av mottagande projekt. Disputation CLINTEC lämnar ett bidrag till disputation för doktorsgrad med totalt 25 000 kr. Detta bidrag ska utgöra ett bidrag till tryckkostnader samt opponentarvode och övriga kostnader för opponent. Enheten erhåller bidraget genom att en kopia på disputationsprotokollet skickas till ekonomiadministratören med uppgift om vår andel av den disputerade (%-sats) samt projekt. AC attesterar sedan utbetalningen. Sedan lönerevisionen 2012 ska anställda doktorander vid disputation få ett bidrag på 3 000 kr utbetalt från enheten. Detta görs via blanketten ”Lönebeslut” . Detta engångsbelopp betalas bara ut till anställda doktorander. Öppna projekt För personer som önskar öppna projekt och ej tidigare har projekt vid CLINTEC, skall ansökan skickas till Britt-Louise. Ansökningsblanketten finns i biblioteket och skall fyllas i samt undertecknas av enhetschefen. Ansökan om projekt CLINTEC http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47627&l=sv Personal Anställning Utlysning av tjänst Alla tjänster som omfattar minst 6 månader skall utlysas (något undantag finns). Lokal administratör kontaktar Emil och får en annonsmall. Denna skrivs sedan på enheten tillsammans med enhetschefen och skickas sedan tillbaka till Emil. Han samverkar med de fackliga organisationerna och publicerar annonsen i Netrecruter på KI:s hemsida. Han hjälper också till med publicering på andra ställen t ex. Natures hemsida. Alla ansökningar ska gå via Netrecruter. Om det kommer in ansökningar på mail ska administratören ta kontakt med sökande och be dem söka via Netrecruter. Karolinska Institutet Alla ansökningar diarieförs av Registrator centralt. När ansökningstiden är slut kommer enhetschef/administratör överens med Emil om de vill få alla ansökningar utskrivna eller om de vill ha behörighet till rekryteringssystemet och själva hämta dem. När enhetschefen fattat beslut om vilken kandidat som ska rekryteras meddelas detta till Emil som skriver ett beslut/anslag som Elizabeth skriver på och som anslås på KI:s anslagstavla. Emil skickar också besked till alla andra sökande att tjänsten är tillsatt. Dessa har då 3 veckor på sig om de vill överklaga. Anställningsavtal skrivs av den lokala administratören. Anställningsrutin Vi har följande anställningsrutin. Enhetsadministratören skriver ut två avtal. Tänk på att det är olika avtal till tillsvidare och visstidsanställd. Det finns även ett avtal för adjungerade. Påskrift av enhetschef och anställd (Inget avtal till den anställde i detta skede). Avtalen skickas till Emil för kontroll. Sedan skriver Elizabeth på. Emil skickar sedan tillbaka avtalet till enhetsadministratören som ser till att den anställde skriver på och tar en kopia och lägger i akten. Enhetsadministratören skickar sedan ett originalavtal till Emil som skickar in det färdiga anställningsavtalet till lönekontoret. Anställningsavtal http://internwebben.ki.se/sv/node/2104 Stipendier Stipendier är ett bidrag som alltid måste kostnadsbelasta ett bidragsprojekt dvs projektet måste ha 3 som slutsiffra. Administratören handlägger stipendiet enligt checklistan och skickar sedan underlagen till Emil. Checklista finns på hemsidan Lägsta belopp för ett postdoktorstipendie är 20 000 kr från 2013-10-01 ”Omfattas ej av lönerevision under förordnandeperioden” Vi har i samverkansgruppen enats om följande. Vid nyanställningar kan man ha förhandlat om en lön som även ska gälla efter kommande lönerevision. I dessa fall ska det under ”övrigt” stå: ”Omfattas ej av lönerevision 20xx”. Visstidsanställningar När visstidsanställningar ska förnyas är det viktigt att kontrollera att en medarbetare med sin nya eventuella anställning ej passerar 2 års-gränsen för tillsvidareanställning. 3 månader innan en anställning upphör kommer den första påminnelsen från Emil. Alla avtal ska vara inlämnade till KI centrala löneavdelning senast den 10:e varje månad för att de ska kunna garantera att lön kan betalas ut. ”Anställningar som upphör” Karolinska Institutet I månadsutskicket av ”anställningar som upphör” finns en kommentarskolumn för de anställningar som berörs av ALVA, PKA, VIK och adjungeringar. Om anställningen ska pågå mer än 6 månader ska den utlysas. Om personen varit anställd längre än 1 år under en 3årsperiod ska den varslas. Meddela Emil detta. Varslet skrivs av den lokala administratören och måste skrivas minst en månad innan anställningen går ut. Varslet skrivs under av Elizabeth. Varslet skickas sedan tillbaka till enhetsadministratören som lämnar det till enhetschefen för överlämnande till aktuell person. Det är viktigt att personen i god tid innan varslet lämnas över fått information om att anställningen inte kommer att förlängas. Även anställda doktorander ska varslas. Viktigt: De har inte företrädesrätt! Ny anställningsordning Ny anställningsordning för läkare och forskare. Huvudprincipen är att alla anställningar längre än 6 månader ska utlysas både internt och externt med undantag för kallelse till professor samt adjungerade lärare (adjungerad professor, adjungerad universitetslektor, adjungerad universitetsadjunkt) och gästprofessor. Alla postdoktorstjänster ska utlysas. https://internwebben.ki.se/sites/default/files/anstallningsordning_2.pdf Befattningar Från den juni 2013 har vissa befattningar bytt namn. Lektor- Universitetslektor Adjunkt- Universitetsadjunkt Postdoc-postdoktor Lönekostnader Varje månad skickar Emil ut en excelbok till respektive enhet (lokal administratör och enhetschef) med uppdaterade lönekostnader. Varje enhet skall gå igenom enhetens kostnader och återkoppla till Emil om det ser rätt ut eller om något är felaktigt. Detta ska ske via mail. Ersättning till anställd Oavsett inom vilken organisatorisk enhet som arbete utförs, är KI att betraktas som en arbetsgivare. Det innebär att om en anställd utför arbete åt en annan KI- institution/avdelning eller enhet ska detta regleras genom internfakturering. Eventuell ersättning för arbete utöver ordinarie arbetstid ersätts i form av mertid- eller övertidsersättning och utbetalas av den institution var man är placerad. Även denna ersättning ska således internfaktureras Vi tillämpar följande arvodesregler: Arvode utgår ej till KI- anställd lärare för utbildning inom institutionen, eventuellt sker kompensation mellan enheterna. Arvode utgår ej till KI- anställd lärare för utbildning på annan institution, fakturering mellan institutionerna. Arvode utgår ej till lärare/läkare anställd av landstinget om kliniken frigör tid för läraren/läkaren genom utnyttjande av FOUU-medel. Om kliniken ej har FOUU- medel faktureras CLINTEC av kliniken. Undervisning räknas som en del av arbetet för en Karolinska Institutet landstingsanställd läkare på ett universitetssjukhus och är meriterande i den fortsatta yrkesutövningen. Arvode utgår till lärare/läkare anställd av landstinget för insatser i SK-kurser, under förutsättning att dessa sker på tid som lärare/läkare är lediga från sin tjänst på SLL. Avtal Lathund för hur avtal (anställnings- och uppdragsavtal) ska hanteras, finns tillgänglig i biblioteket Hantering av avtal http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47627&l=sv Sjukfrånvaro Administratörer ska vid sjukfrånvaro anmäla det till sin närmaste chef och informera växel, samt kontakta Elizabeth som rapporterar sjukfrånvaron i PA-webben. Alla måste sedan gå in själva och friskanmäla sig PA-webben. Om någon på Kansliet, Lotta, Britt-Louise, Shamima, Annika, Emil och Elizabeth, är sjuk informeras övriga administratörerna per mail. Forskar – AT Vid anställning av forskar-AT ska pengarna rekvireras från KI. Elizabeth handlägger dessa ärenden i samarbete med KI centralt. Arbetsglasögon Rekvisition för arbetsglasögon finns publicerad på CLINTEC:s hemsida. Rekvisitionen ska åtföljas av KI:s policy i ämnet finns på KIs internwebb under ”personal”. Rekv arbetsglasögon CLINTEC http://internwebben.ki.se/sites/default/files/rekvisitionsblankett.pdf Semesterdagar ej schablonsemester Anställd som för året har rätt till högst 20 semesterdagar ska ta ut samtliga dessa dagar under innevarande år. Anställd som för året har rätt till mer än 20 semesterdagar ska ta ut minst 20 dagar under innevarande år. Resterande semesterdagar får, om så önskas, sparas till ett senare semesterår. Det sammanlagda antalet sparade dagar får aldrig överstiga 35. Din anställning KI http://intra.ki.se/staff/anstallningsvillkor_se.html Schablonsemester KI tillämpar enl avtal schablonsemester för lärare, forskare och forskarstuderande. Vad som finns skrivet om schablonsemester finns i KI:s lokala ALFA-avtal bil 5 "Arbetstid och arbetstidsberoende ersättningar för lärare vid Karoliniska Institutet" 8 § Semesterns förläggning: "Utöver det som följer av semesterlagen skall ifråga om semesterns förläggning följande gälla. Semester för lärare förutsätts normalt förläggas under de studerandes ferier eller annan undervisningsfri tid. Om inte annat överenskommits skall anses att den årligen intjänade semestern lagts ut under månaderna juni - augusti." (Lokala ALFA-avtalet finns på internwebben under Personal) Det finns också ett beslut från 93- 10- 18 som lyder: "Beslöts att om inte annat överenskommits skall anses att den årligen intjänade semestern lagts ut under månaderna juni till augusti för lärare, forskare och forskarstuderande." Till skillnad från lydelsen i lokala ALFA-avtalet omfattar beslutet från 93-10-18 inte enbart lärarpersonal utan Karolinska Institutet också forskare och forskarstuderande. Personalavdelningen har pga de många tidsbegränsade anställningarna valt att lägga ut schablonsemester i två perioder i stället för en under juni - aug. Halva semestern förläggs under juni-juli och resten i nov-dec. Detta innebär att ovanstående personalkategorier ej skriver semesteransökan i PA-webben, utan det räcker med att chefen godkänner semestern. Med andra ord så registrerar varken löneadministratören eller Elizabeth någon semester Om man önskar spara överskjutande semester måste det rapporteras till lokal adm. Dvs enheterna rapporterar eventuellt sparade semesterdagar till Elizabeth, så följer hon upp dagarna. Pensioner och arvoden När du går i pension får du en avgiftsbestämd och en förmånsbestämd del, PA03. Se mer information http://internwebben.ki.se/sv/tjanstepension-allmant Det finns också ett gammalt pensionsavtal PA01. Detta avtal gäller för de anställda som är födda före 1943 samt anställda som 2002-12-31 uppbar sjukersättning. Se mer information http://internwebben.ki.se/sv/tjanstepension-pa-91 Att erhålla ett arvode är ej att betrakta som anställning och ger därmed ej heller någon avtalspension. Däremot är arvodet en inkomst och finns med i underlaget för lagstadgad pension. Den som är anställd vid KI och också uppbär tex ett studierektorsarvode får dock det arvodet medräknat i avtalspensionen. Ledighet lärare Att ha en anställning som lärare/forskare förenad med anställning vid sjukvårdsenheten sk "kombinationstjänst" innebär att innan någon anställs som lärare vid KI skall sjukvårdsenheten ges tillfälle att yttra sig i frågan, enligt HL och HF. Av detta följer att läraren/forskaren är anställd av KI till 100%, för detta arbete erhåller läraren lön till 100% från KI. Lärarens arbetsuppgifter kan indelas i tre lika stora delar: Undervisning Forskning Sjukvård, sjukvården bedrivs i syfte att dels förkovra sig, dels för att ha ett patientunderlag för forskning. Sjukvårdsinsatsen kommer landstinget till nytta och därför betalar landstinget den KI- anställde ett befattningsarvode för detta specifika arbete. Lärare/forskare skall vara tillgängliga på arbetsplatsen i den omfattning som verksamheten och arbetsuppgifterna kräver, vilket fastställs av enhetschefen. Lärare/forskare är skyldiga att tjänstgöra under de studerandes undervisningsfria perioder om inte semester eller annan ledighet har beviljats av enhetschefen, även tjänstledighet skall vara godkänd av enhetschefen. När den anställde ska vara ledig måste den anställde följaktligen begära ledigt från sin KI- anställning av sin chef på enheten, skriftligt eller muntligt det bestämmer enhetschefen. Om den anställde ska vara ledig en vecka begär den anställde en veckas ledighet hos enhetschefen. Landstinget betalar dock den KI-anställde ett arvode för utförd sjukvård, varför den anställde måste reglera även denna del, i detta fall gentemot landstinget. Detta sker genom att den anställde begär ledighet för den tid som den anställde hade förväntas utföra sjukvård åt landstinget och som landstinget betalat den anställde ett arvode för. I denna fråga beslutar klinikchefen Karolinska Institutet Tidsbegränsade doktorandanställningar el dyl Vid tidsbegränsade doktorandanställningar e dyl, skall det anges under anteckningar att ”semester uttages under förordnandetiden”, annars riskerar vi att få betala semesterersättning i efterhand. Löner PA-webben PA-webben - innebär att alla anställda själva ska göra en del av rapporteringen för sina lönehändelser via webben. I dag är det semester och resor/utlägg som den anställde ska registrera. From 2011-10-01 sker egenrapportering även för ledigheter, Vab och sjuk- och friskanmälan. Adressen till PA-webben är primula.ki.se Där finns det manualer både för anställda, attesterare och personaladministratörer. Manualerna hittar ni även på intranätet under http://internwebben.ki.se/sv/primulapa-webben Som anställd söker man samtliga ledigheter och gör friskanmälan via PA-webben. Vad det gäller sjukanmälan görs den till varje enhets lokala administratör som registrerar anmälan för enhetens personal. Om den lokala administratören är sjuk meddelas Elizabeth, så registrerar hon den sjukfrånvaron. Som chef/attesterare innebär det att han/hon även får ledigheter att bevilja. Det går till på samma sätt som för semester. Ny semesterlag Från 1 januari 2011 ska semesterersättning särredovisas på lönespecifikationen. Det som är nytt i blanketten är att timlön eller arvode ska anges exklusive semesterersättning. http://internwebben.ki.se/sv/node/2104 Löneförskott Löneförskott ska alltid till Elizabeth för attest innan utbetalning i Corporate Netbank. Generellt är vi mycket återhållsamma med löneförskott, så det är alltid bra att diskutera ett eventuellt löneförskott med Elizabeth innan arbetet påbörjas. I och med EFH, måste alla löneförskott göras genom Corporate Netbank. Det innebär att Enhetsadministratören fyller i en blankett om förskottsutbetalning. Ta alltid kontakt med löneadministratören på löneavdelningen (Ingvar Sundqvist) för att få den summa som ska utbetalas. Fyll i vilken löneadministratör som hjälp till med beräkningen på blanketten. Det är också viktigt att alltid fylla i bankkonto till den aktuelle personen, då denna utbetalning går in direkt på dennes konto. Ekonomiadministratören tar ut vernummer i samband med betalningen. Efter att betalningen är gjord skickas en kopia av underlaget tillbaka till enheten med vernummer angivet. Den lokala administratören arkiverar utbetalningen i akten eller i en pärm för arvodister tillsammans med arvodesblanketten. Ekonomiadministratören skickar upp underlaget till lönekontoret. Löneförskott till utland http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47627&l=sv Skicka aldrig in underlag om löneförskott till lönekontoret. När vi ska betala ut löneförskott till utrikes bosatta måste alltid SINK-skattebeslutet skickas med plus sk. TIN-nummer fyllas i. Alla Karolinska Institutet arvoden till personer bosatta utomlands måste gå via ett förskott. Det är därför viktigt att bankkonto, IBAN-nummer och SWIT-adressen finns med på underlaget. Löneunderlag Alla löneunderlag måste skickas till Elizabeth i början på varje månad. Hon skall hinna med att titta igenom underlagen samt skicka dem till lönekontoret, så att de är lönekontoret tillhanda senast den 10: i varje månad. Inget underlag får inkomma till lönekontoret efter den 10:e i varje månad. Inga underlag får mailas till lönekontoret utan OK från Elizabeth. Arvoden Alla arvoden som attesteras av enhetschefen skall vidare till Elizabeth för rimlighetsbedömning och signatur. Elizabeth skickar dem sedan vidare till lönekontoret för utbetalning i vanlig ordning och skickar en kopia tillbaka till enhetsadministratören för arkivering. ”Beslut om utbildningsbidrag” Blanketten ”Beslut om utbildningsbidrag” ska alltid användas vid beslut om utbildningsbidrag. Vid kombination med assistenttjänst ska blanketten ”Anställningsavtal” användas för assistenttjänsten – Alltså två blanketter vid kombination Anställningsavtal KI http://internwebben.ki.se/sv/node/2104 Utbildningsbidrag KI http://internwebben.ki.se/sv/node/2104 Bostadsförmån Om KI helt eller delvis betalar hyreskostnad för någon anställd/icke anställd person, skall personen beskattas för bostadsförmån Ovanstående gäller inte alla personer, undantagna är stipendiater som har stipendium inrättat av KI samt utländska medborgare som ska vistas i Sverige kortare tid än sex månader. http://internwebben.ki.se/sites/default/files/ersattningar_icke_anstallda.pdf Studierektorsarvode Studierektorsarvode beslutas av prefekten. Ge Elizabeth besked om period, belopp och person så skriver hon ett beslutsunderlag åt prefekten. Elizabeth skriver också ett beslut om tidsbegränsat uppdragstillägg till lönekontoret för utbetalning. Blodprov Biopsi är ett vävnadsprov. Blodprov är tex inte en biopsi. Blod är ingen vävnad utan en vätska. Dock, om blodprov tas samtidigt som man tar biopsi - vävnadsprov etc är även blodprovet att betrakta som biopsi. Annars inte. Försöksersättning Alla försöksersättningar som ej är biopsier skall gå genom lönekontoret oavsett belopp. Biopsier däremot, utbetalas genom Agresso. Det finns alltså enbart två sätt att hantera försöksersättningar: Det är biopsi och utbetalas över Agresso, ingen kontakt med lönekontoret projektets diarienummer skall anges på utbetalningen Det är ej biopsi och utbetalas oavsett belopp över lönekontoret. Försökspersonsersättning KI http://intra.ki.se/documents/templates/index_se.html Karolinska Institutet Det är viktigt att blanketten ovan används och att den fylls i rätt. Det är också viktigt om Nordeas blankett används att den fylls i rätt. Överföringsuppdrag Nordea: http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47627&l=sv Blanketten ska skrivas under av enhetschefen och skickas till Elizabeth som skickar dem till lönekontoret. Resor och traktamente Utlägg Det ligger ett Word dokument under ”Blanketter och mallar” på KIs internwebb som heter utlägg, ersättning för icke anställd. Denna blankett skall användas för utbetalningar i girovision. Utbetalningar via Girovision får endast ske till personer som bor i utlandet där utbetalning ej kan ske via Nordea (framgår av resereglementet). (201006) Reseorder Reseorder skall enbart upprättas på den Word blankett som ligger i CLINTECs bibliotek eller under ” Blanketter och mallar” på KIs internwebb. Vi använder aldrig PA- webbens reseorder pga. följande: Efter det att en reseorder upprättats i PA-webben och skickats till granskaren försvinner den och ligger vilande i systemet tills den godkänns av granskare. Den går alltså ej till enhetschef som är den enda som har mandat att godkänna resan. Därmed blir den enbart liggande i systemet hos granskaren till ingen nytta och man blir ändå tvungen att fylla i reseräkningen i sin helhet. Eftersom en reseorder även behövs i fakturasammanhanget, blir man tvungen att skriva en ny i Word om man glömt ta en kopia innan den skickades vidare i systemet. Alltså, skriv alltid reseorder i Word ej i PA-webben (201006) Bokning av resor Alla resor och flygbiljetter ska alltid bokas av KIs upphandlade leverantör/resebyrå BCD Travel. Flygbiljetter som ej är inhandlade via BCD Travel ersätts ej. Avsteg från upphandlad resebyrå Avsteg från upphandlad resebyrå får ske om det har funnits en oklarhet kring huruvida resurser funnits för resan t.ex. om ett resebidrag för den resande skulle komma att bli beviljat eller ej och där personen då haft som planerad alternativ lösning att begära ersättning via reseräkning till landstinget eller privat finansiera resan. Kravet för att KI ska ersätta kostnaderna är då att resebidraget blivit beviljat. Avsteg får även ske om en person inte har varit anställd vid tillfället när resan bokades men där personen senare anställs och resan kan kopplas till personens arbete. Fullmakt Om någon annan än enhetschefen skall attestera tex reseräkning utlägg pga frånvaro, fodras en fullmakt. Fullmakt finns i biblioteket (200906) Reseräkning Från och med den 7 januari kan alla med KI-login skapa reseräkning och lägga in utlägg direkt i Karolinska Institutet PA-webben, se PA-nytt 2009-01. Vi bibehåller våra rutiner från T&R och tillämpar flödet i biblioteket istället för det som är beskrivet på sid 2 i manualen. (200901) Betalkort Betalkort, med personligt betalningsansvar, uppmuntras av KI. Personligt betalningsansvar innebär att kortinnehavaren själv betalar sin räkning. Kortinnehavaren redovisar sedan sina ersättningsanspråk på vanligt sätt i en utläggsräkning eller reseräkning. Företagskort faktureras däremot KI direkt och får endast användas i begränsad omfattning av enhetschef /lokal adm och ej lämna kontoret. Betalkort KI http://intra.ki.se/finances/charge_card/index_se.html Reseförskott Reseförskott utbetalas endast i undantagsfall (till land där man ej accepterar kort eller lång bortovaro), attesteras av enhetschef samt godkänns av mig med signatur. Den resande kan istället ansöka om Eurocard med personligt betalningsansvar Betalkort KI http://intra.ki.se/finances/charge_card/index_se.html Representation Representation studenter Studerande som bjuds på lunch skall enl. RSV förmånsbeskattas. Med anledning av detta bjuder vi ej studenter på lunch. Med lunch menas en måltid som består av en lagad rätt. Med lagad rätt avses enl RSV en beredd och tillredd varm eller kall måltid. I detta inkluderas även lättare måltider såsom fil och flingor, hamburgare, kebab, lunchsmörgås och dryck. Enklare förtäring av typen kaffe och ostfralla är sådant som kan inrymmas i gruppen skattefria personalvårdsförmåner enligt RSV ”Kollo” för nyantagna studenter i samband med kursstart är befriat från förmånsbeskattning. Med det menas: Hyra av kursgård samt inköp av livsmedel Ekonomiavdelningen på KI föreslår, att för att göra det lite extra festligt i samband med kursavslut, att istället för kaffe och ostfralla eller bulle bjuda på lite cider eller läsk + lite chips (inhandlat på typ ICA). Vilket är jämförbart med enklare tilltugg/förtäring. (201201) Intern representation Informationsmöten gäller för all personal alt forskargrupper och får ej vara oftare än var 3:e vecka. Anställda kan vi dessa tillfällen bjudas på enklare förtäring som kaffe, kaka eller ostfralla. Konteringen blir 4969 som är personalvård, ringa värde. Medarbetare som bjuds på lunch skall enl RSV förmånsbeskattas. Med anledning av detta bjuder vi ej medarbetare på lunch. Med lunch menas en måltid som består av en lagad rätt. Med lagad rätt avses enl RSV en beredd och tillredd varm eller kall måltid. I detta inkluderas även lättare måltider såsom fil och flingor, hamburgare, kebab, lunchsmörgås och dryck. Intern konferens samt planeringskonferens med middag kräver att 6 timmar är schemalagda per heldag samt att middagen ligger i anslutning till konferensen. Mötesagenda samt deltagarlista skall bifogas fakturan. Personalfest får förekomma max 2 ggr per år för samtliga anställda eller en grupp av Karolinska Institutet anställda inom fastställda beloppsgränser (201201) Konteringsguide för representation KI har uppdaterat sin konteringsguide för representation http://intra.ki.se/finances/chart_of_accounts/konteringsguide_2010_12_30.pdf KIs regler och riktlinjer bygger i stort på att det som anges som tillåtet är OK, allt annat är ej tillåtet. För utförligare information , se http://intra.ki.se/staff/representation/Representationsregler_2008_org.pdf Dvs det som ej står upptaget i konteringsguiden med förtydliganden i Regler och riktlinjer är ej tillåtet och kan ej heller godkännas som kostnad i KIs redovisning (201102) Gåvor till doktorand KI ger ej gåvor till doktorand i samband med disputation. Blommor OK, gåvor ersätts ej (201102) Kursavslut På förekommen anledning har vi frågat ekonomiavd vad som gäller vid kursavslut etc. Enklare förtäring av typen kaffe och ostfralla är sådant som kan inrymmas i gruppen skattefria personalvårdsförmåner enligt Skatteverket. Ekonomiavd föreslår att vi istället för kaffe och ostfralla eller bulle bjuder på lite cider /läsk, chips etc, vilket är jämförbart med enklare tilltugg. (201102) Lunch vid kurs Studerande antagna genom antagning som bjuds på lunch skall förmånsbeskattas. Lunchen konteras 5732 studentkostnad Studerande i uppdragsutbildning förmånsbeskattas av sin arbetsgivare dvs den som betalar kursen. Lunchen konteras 5543 kongressarrangemang i KIs regi. Representationsregler Reglerna för representation har förtydligas. Det innebär bla att inga restaurangnotor eller fakturor som överstiger KIs representationsregler accepteras i KIs räkenskaper. Det kommer alltså ej att vara möjligt att vid utlägg begära ersättning för del av restaurangnota. I särskilda fall av representation kan rektor besluta om avsteg från riktlinjerna. Tillstånd av rektor skall begäras för varje enskilt tillfälle och ges inte retroaktivt. Avsteg från riktlinjerna utan rektors medgivande innebär att den som fungerat som värd blir personligt betalningsansvarig för kostnaden som överskrider gällande representationsbelopp. Ansökan om dispens från dessa regler handläggas av ekonomidirektören efter att administrativ chef har tillstyrkt ansökan. Representation KI http://intra.ki.se/staff/policy_se.html Övrigt Forskarutbildning Rapport från besök av forskarutbildningsstyrelsen. Det framhölls bla att institutionen tagit fram en utmärkt checklista inför ansökan om antagning till forskarutbildning. Det ligger på enhetschefens ansvar att kontrollera att den ansökan vars checklista enhetschef och handledare skriver under, är komplett och korrekt innan den går vidare till antagningskommittén. (201012) Karolinska Institutet Rutiner och riktlinjer Rutiner och riktlinjer som vi kommit överens om på administratörsmöten publiceras under riktlinjer i CLINTEC:s bibliotek. http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=66649&l=sv KI s regler finns samlade under ”Kis regler riktlinjer och råd” http://intra.ki.se/documents/rules/index_se.html KIMKAT Anknutna i KIMKAT. Har man tidigare varit aktuell på KI finns man kvar i rullorna. Därför behövs bara ett mejl med uppgifter till Lotta som får upp personöversikten vid sökning. Endast nya behöver fylla i anknytningsformuläret via länken. Länken leder till intranätet, vilket gör att den inte fungerar om man inte kommer åt intranätet. Anknytningen aktiveras när Li har skrivit på anknytningsformuläret som tillsammans med checklistan kommit åter till Lotta från enheten. Då distribueras login och lösenord. Nytt är att postdoktorer skall registreras i KIMKAT, antingen via anställningen eller anknytning. De som har icke anställda postdoktorer kan mejla personuppgifterna till Lotta så att de kan anknytas med rätt funktion. Vid avslut av anställning, doktorandutbildning och anknytning hamnar man i olika kontostatus Grace, under 31 dagar efter avslut. Kontot kan användas som vanligt. Limbo, under 1 år efter avslut. Kontot låst, men allt finns kvar. Kan aktiveras efter att man fått nytt lösenord. Karantän. Efter avslutat år i limbo. E-posten raderas. Nya "Hur man anknyter sig till CLINTEC" finns i biblioteket. (200909) KIMKAT registrering sker nu på institution enligt följande: Lotta registrerar anknutna, Inga-Lill och Agneta registrerar forskarstuderande och Emil registrerar anställda. Avslut i KIMKAT. För anställda hanteras avslut via Primula. Om personens anställning ska upphöra men man vill fortsätta att ge personen tillgång till KI:s IT-resurser så anknyter man personen. För alla konton finns en så kallad graceperiod som innebär en viss fördröjning av stängningen, den är för närvarande 1 månad. För forskarutbildningsstudenter hanteras avslut via Ladok. När personen disputerar eller ett avbrott registrerats så stängs kontot (för e-post och inloggning) efter ovan nämnda graceperiod. Om personen ska fortsätta att vara aktiv på KI och inte har någon form av anställning måste personen anknytas. För anknytningsbeslut som har skrivits med ett slutdatum kommer anknytningen att avslutas när tiden går ut. För de anknytningsbeslut som saknar slutdatum gäller fortfarande att enheten faxar in enavslutningsblankett till IT-supporten som kommer att avsluta personen i KIMKAT. KID-medel KID-medel är ett ramanslag för delfinansing (utfyllnad till lönemedel) av utbildning på forskarnivå vid KI. Utbetalningar görs från styrelsen för forskarutbildning till aktuell institution. Utbetalningar till institutionen ett år i taget Beloppet (gäller från hösten 2012) för ramanslaget är 265 000 kronor inklusive indirekta kostnader per år i maximalt fyra år som ska användas som utfyllnad till lönemedel. Beloppet är Karolinska Institutet beräknat efter en schablon som motsvarar 50% av den totala kostnaden för doktorandförsörjningen (utbildningsbidrag i ett år samt doktorandtjänst i tre år). Beviljade KID-medel betalas ut maximalt fyra gånger för ett år i taget. Utbetalning till institutionerna sker i mitten av januari alternativt i mitten av juli. Pengarna skickas automatiskt när följande är rapporterat i LADOK: vid antagning (första utbetalningen, antagning av student till utbildning på forskarnivå följs automatiskt upp i LADOK) årlig uppföljning av studieplanen (andra utbetalningen) efter genomförd halvtidskontroll (tredje utbetalningen) årlig uppföljning efter halvtidskontroll (fjärde utbetalningen) Tillgodoräknanden Tillgodoräknanden för de av våra studenter som studerat utomlands, skall diarieföras av Emil innan resultaten registreras i Ladok. Kontraktsdatabas Karolinska Institutet använder sedan 2013-01-01 ett diarieföringssystemet W3D3. På den här sidan hittar du praktisk information om systemet. W3D3 används för att registrera (diareföra) samtliga KIs ärenden och handlingar. I nuläget har ca 50 personer åtkomst till systemet. Planer finns för att utöka användningen av systemet till att inbegripa hela KI och att handlägga ärenden helt elektroniskt. De gamla diarieföringssystemen Diabas och Platina har nu avvecklats och i W3D3 finns samtliga KIs diarieförda ärenden sedan 1989. Checklista anknytning Checklista för anknytning ska alltid bifogas anknytningsbeslut. Anknytning CLINTEC http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47627&l=sv Administratör Som administratör är det viktigt att reagera om ni stöter på något i er verksamhet som ni upplever som tveksamt ur ekonomisk eller annan synvinkel. Kontakta alltid mig om något sådant inträffar, så kan vi reda ut frågan och vid behov kan jag prata med aktuell forskare och klargöra regelverket. Doktorandantagning Vid doktorandantagning, hänvisa alltid till vår forskarutbildningssida. Avprickad checklista med enhetschefens underskrift skall alltid medfölja doktorandanmälan. Forskarutbildning CLINTEC http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=9968&l=sv Uppdragsutbildning Prefekt eller enhetschef får ej träffa avtal om uppdragsutbildning. All uppdragsutbildning skall gå genom avdelningen för uppdragsutbildning. Uppdragsutbildning KI http://intra.ki.se/documents/rules/index_se.html#U Diarieföring Karolinska Institutet Alla ärenden som ska diarieföras ska skickas med tydlig ärendemening till vår funktionsmail [email protected]. Karolinska Institutet
© Copyright 2024