Reskontragruppen Mikael Åhed 2015-09-24 UTL FA Alternativ vid handläggning av utländsk faktura – elektronisk-/pappersetikett och arkiveringsbestämmelser A. Utländsk faktura anländer med mail till institution/enhet – som PDF 1. Elektroniskt  Institution/enhet påför ifylld etikett elektroniskt och vidarebefordrar fakturan till EA ([email protected]). EA granskar och vidarebefordrar fakturan till e-postadress hos vår skanningsleverantör. Fakturaoriginal arkiveras av skanningsleverantör. 2. Elektroniskt – på papper – elektroniskt  Institution/enhet skriver ut fakturan, påför ifylld pappersetikett, skannar fakturan och mailar den till EA ([email protected]). EA granskar och vidarebefordrar fakturan till e-postadress hos vår skanningsleverantör. Fakturaoriginal arkiveras av institution/enhet. 3. Elektroniskt – på papper  Institution/enhet skriver ut fakturan, applicerar ifylld pappersetikett och skickar fakturan i original med internpost till EA utland. EA granskar och vidarebefordrar originalet med post till vår skanningsleverantör. Fakturaoriginal arkiveras av skanningsleverantör. B. Utländsk faktura anländer med post till institution/enhet 1. På papper  Institution/enhet påför ifylld pappersetikett och skickar fakturan med internpost till EA utland. EA granskar fakturan och vidarebefordrar originalet med post till vår skanningsleverantör. Fakturaoriginal arkiveras av skanningsleverantör. 2. På papper - elektroniskt  Institution/enhet påför ifylld pappersetikett, skannar fakturan och mailar den till EA ([email protected]). EA granskar och vidarebefordrar fakturan till e-postadress hos vår skanningsleverantör. Fakturaoriginal arkiveras av institution/enhet. När ni skannar pappersfaktura i enlighet med alternativ A2 och B2 ovan ska ni således INTE skicka något ”pappersoriginal” till EA. 1 Reskontragruppen Mikael Åhed 2015-09-24 UTL FA Elektronisk etikett på utländsk faktura Ibland kan Pdf-fakturan vara skyddad/låst. När så är fallet går det inte att ”Klistra in” elektronisk etikett enligt nedan! Skärmklippverktyget För att applicera etiketten elektroniskt går det att använda sig av det s.k. Skärmklippverktyget – ett verktyg som finns i både Windows 7 och 8. Om du inte använt verktyget tidigare finner du det genom att skriva Skärmklippverktyget i sökfältet längst ner till vänster i Startmenyn och klicka retur. Etikettmall Etikettmall finns att hämta under Anställd/Stöd och Service/Blanketter och mallar/Ekonomi/ Länk: Etikettmall - utlandsbetalning via fakturaportal Gör så här för att klistra in elektronisk etikett på Pdf-faktura: 1. 2. 3. 4. 5. Fyll i etikett(er) i etikettmallen! Starta Skärmklippverktyget! Markera den ifyllda etiketten – håll ner vänster musknapp, dra, markera och släpp! Kopiera urklippet – Ctrl c på tangentbordet! Klistra in på Pdf-fakturan – Ctrl v på tangentbordet; klicka mitt i etiketten; håll ner vänster musknapp och dra etiketten till lämplig, tom yta på fakturans övre del; justera storleken genom att ställa markören i något av etikettens hörn och dra; släpp när du är nöjd! 6. Spara Pdf-fakturan på din dator – välj Spara som! 7. Skicka fakturan som bifogat dokument med e-post till [email protected]! 2