Dokumentnamn:
Rutin för registrering av störningar i Orbit 5
Gäller för:
Region Skåne
Utfärdat av:
Godkänd av:
Margreth Bengtsson, verksamhetsansvarig Sund Förvaltningsgruppen
Birgitta Delshammar, verksamhetsansvarig Kryh operationssystem, Orbit 5
Helen Rosqvist Nunes, verksamhetsansvarig SUS
Dokument nr:
Gäller fr.o.m.
2015-10-01
Gäller t o m:
2017-12-31
Utgåva nr:
3
Sida nr:
1 (5)
Extern
ref:
Rutin för registrering av störningar i Orbit 5
Elektiva patienter:
En störning skall registreras av planerare vid specialiteten i så nära anslutning som möjligt till
den tidpunkt då ett beslut är taget om en ändrad planering av skapad behandling. Planeraren
meddelas telefonledes av koordinator på operation om aktuell orsak och tidpunkt för
beslutet.
Akuta patienter:
En störning skall registreras av koordinator vid operation i så nära anslutning som möjligt till
den tidpunkt då ett beslut är taget om en ändrad planering av skapad behandling. Vid de
tillfällen den akuta patienten sedan tidigare är planerad för ett elektivt ingrepp av samma art
som det akuta tillfället skall koordinator vid operation mejl- eller telefonledes meddela
ansvarig planerare vid specialiteten.
Vid registrering av störning skall den störningstyp, störningsorsak och åtgärd anges som låg till
grund för störningen vid det datum då beslutet togs.
Förtydligande av åtgärdernas betydelse
Ingen förändring – Påverkar inte operationens status och kan tillämpas då dokumentation
skall finnas kvar
Överför till akut – Ändrar operationens angelägenhetsgrad till akut
Överför till subakut – Ändrar operationens angelägenhetsgrad till subakut
Överför till elektiv – Ändrar operationens angelägenhetsgrad till planerad
Avbryt behandlingen – Ändrar operationens status till avbruten
Omplanera – Tar bort planerat operationstillfälle och återför behandlingen till väntelistan
Vid registrering av en störning skall den som lägger störningen, efter samråd med den/de som
registrerat dokumentationen, ta ställning till om journal med dokumentation skall finnas kvar
eller ej.
Dokumentnamn:
Rutin för hantering av störningar i Orbit
Utfärdat av:
Gäller för:
Region Skåne
Godkänd av:
Margreth Bengtsson, verksamhetsansvarig Sund Förvaltningsgruppen
Birgitta Delshammar, verksamhetsansvarig Kryh operationssystem, Orbit 5
Helen Rosqvist Nunes, verksamhetsansvarig SUS
Dokument nr:
Gäller fr.o.m.
2015-10-01
Gäller t o m:
2017-12-31
Sida nr:
2 (5)
Extern
ref:
Dokumentation kan tas bort:
Dokumentet töms genom att i operationsjournal och anestesijournal ta bort samtlig
dokumentation inklusive tidsregistrering. En störning läggs med aktuell störningstyp, - orsak
och åtgärd. Aktuell att använda vid de tillfällen då en tänkt behandling har avbrutits av andra
skäl än försämring av patientens hälsotillstånd.
Dokumentation skall finnas kvar:
En störning läggs med aktuell störningstyp och -orsak. Åtgärd väljs utifrån följande kriterier:
”Avbryt behandling” kan och bör väljas så länge patienten inte har en komplett
tidsregistrering. Har patienten fått status Opererad ska åtgärden ”Ingen förändring” väljas och
en ZXF-kod bör läggas som primär åtgärd. Ny operationsanmälan skapas vid behov av att
omplanera patienten. Aktuell att använda vid de tillfällen då en tänkt behandling har avbrutits
exempelvis pga. försämring av patientens hälsotillstånd.
Syftet med att registrera störningsorsaker är att få en bild av vad som orsakar förändringar i
planerad verksamhet. (Inklusive akutverksamhet, som även den innefattar någon form av
planering). Statistiken kan användas som underlag i förbättringsarbetet.
I Orbit 5 finns tre typer av störningstyper:
1. Sjukhusrelaterade (S). Avser störningar som orsakas av faktorer som
sjukhuset/avdelningen kan påverka och som inte orsakas av patienten. Används endast
om patienten meddelats tid om behandling, men undantag av orsaken ”Ändrad
bedömning” som kan användas även om patienten inte fått någon tid.
2. Patientrelaterad (P). Avser störningar som orsakas av patienten. Innefattar även
förändringar i patientens tillstånd som sker under väntetiden. Används endast om
patienten meddelats tid om behandling. Undantag är om patienten meddelar att hen
inte längre är intresserad av operation, eller om patienten har avlidit, vilket måste
registreras även om patienten inte fått tid.
3. Administrativ (A). Av- eller ombokningar som görs oavsett om patienten meddelats tid
eller inte och som är av administrativ art. Används även vid händelser vilka inte kan
påverkas vare sig av sjukhuset eller av patienten. (Force majeure)
2
Dokumentnamn:
Rutin för hantering av störningar i Orbit
Gäller för:
Region Skåne
Utfärdat av:
Godkänd av:
Margreth Bengtsson, verksamhetsansvarig Sund Förvaltningsgruppen
Birgitta Delshammar, verksamhetsansvarig Kryh operationssystem, Orbit 5
Helen Rosqvist Nunes, verksamhetsansvarig SUS
Dokument nr:
Gäller fr.o.m.
2015-10-01
Gäller t o m:
2017-12-31
Sida nr:
3 (5)
Extern
ref:
Sjukhusrelaterade
S – Prioritering
Ändring av tid/strykning på grund av
prioritering mellan patienter. T ex om
patient med högre prioritering går före.
S – Ändrad bedömning
Ändring av tid/strykning på grund av att den
ursprungliga bedömningen var felaktig eller
ofullständig. Innefattar inte ändringar, vilka
orsakas av förändringar i patientens tillstånd
som inte kunde förutses vid planeringen. (Se
patientrelaterad.)
S – Otillräcklig preoperativ utredning
Ändring av tid/strykning på grund av en
otillräcklig preoperativ utredning, eller att
ordinerad utredning inte utförts i tillräckligt
god tid innan operationsdagen. Omfattar
även de fall där man bedömt att patienten
skulle klara dagkirurgi men senare inser att
vårdplats behövs.
S – Ej optimerad patient
Ändring av tid/strykning på grund av att
patienten ej är fastande eller har avvikade
lab-resultat på operationsdagen, exempelvis kvarstående förhöjt INR eller andra labsvar som ej hinner korrigeras i tid.
S – Resursbrist/personal
Ändring av tid/strykning som orsakas av
personalbrist, oavsett personalkategori.
S – Resursbrist/vårdplatser
Ändring av tid/strykning som orsakas av brist
på vårdplatser på vårdavdelning, IVA, UVA
eller annan enhet.
S – Resursbrist/material & utrustning
Ändring av tid/strykning som orsakas av brist
på utrustning eller material. Till exempel
instrument, MT-utrustning, implantat,
operationssal etc.
S – Resursbrist/tidsbrist på planerat program
Ändring av tid/strykning som orsakas av att
andra operationer på det planerade
programmet drar ut på tiden.
3
Dokumentnamn:
Rutin för hantering av störningar i Orbit
Gäller för:
Region Skåne
Utfärdat av:
Godkänd av:
Margreth Bengtsson, verksamhetsansvarig Sund Förvaltningsgruppen
Birgitta Delshammar, verksamhetsansvarig Kryh operationssystem, Orbit 5
Helen Rosqvist Nunes, verksamhetsansvarig SUS
Dokument nr:
Gäller fr.o.m.
2015-10-01
Gäller t o m:
2017-12-31
Sida nr:
4 (5)
Extern
ref:
Patientrelaterade
P – Uteblivit/sent återbud
Patienten uteblir utan att meddela detta i
förväg eller lämnar återbud så sent, att det
inte går att sätta in en annan patient på
tiden som blev ledig.
P – Återbud
Ändring av tid/strykning när patienten själv
begär detta, i så god tid att tiden kan
utnyttjas för annan patient.
P – Sjuk/ej möjlig att operera på op-dagen
Ändring av tid/strykning som sker i så nära
anslutning till operationsdagen att tiden inte
kan utnyttjas till annan patient och som
orsakas av ändrad bedömning på grund av
förändring i patientens tillstånd, vilken inte
kunde förutses vid planeringen. Till exempel
nytillkomna sår eller nytillkommen sjukdom.
P – Ändrad prioritering pga
förändring i patientens tillstånd
Ändring av tid/strykning som sker
före planerad operationsdag och som
orsakas av förändringar i patientens
tillstånd. Kan vara upp- eller nedprioritering
och även strykning från väntelistan, till
exempel om patienten är inoperabel.
P – Anestesirelaterat
Strykning som orsakas av komplikationer
eller problem under anestesi, som gör att
operationen inte kan påbörjas. Till exempel
intubationsproblem eller svåra allergiska
reaktioner.
P – Avliden
Patienten har avlidit.
4
Dokumentnamn:
Rutin för hantering av störningar i Orbit
Gäller för:
Region Skåne
Utfärdat av:
Godkänd av:
Margreth Bengtsson, verksamhetsansvarig Sund Förvaltningsgruppen
Birgitta Delshammar, verksamhetsansvarig Kryh operationssystem, Orbit 5
Helen Rosqvist Nunes, verksamhetsansvarig SUS
Dokument nr:
Gäller fr.o.m.
2015-10-01
Gäller t o m:
2017-12-31
Sida nr:
5 (5)
Extern
ref:
Administrativa
A – Vårdgaranti/samordning
Förändringar i planering på grund av
vårdgarantin oavsett om patienten fått tid
eller inte. Används även i de fall en
behandling behöver avbrytas för att den
samordnats med annan behandling på
annan specialitet.
A – Överförd till annan vårdgivare
Överförd till annan vårdgivare på patientens
egen begäran eller av annan orsak.
A – Nödvändig ändring i planering
Ändring av tid/strykning som orsakas av
misstag vid planeringen. Gäller framför allt
elektiv planering, då tid måste ändras på
grund av fel- eller dubbelbokning eller annat
planeringsmisstag som gör att operationen
inte kan genomföras.
A – Oförutsedda händelser /force majeure
Händelser som inte kan påverkas vare sig av
sjukhuset eller patienten. Till exempel
naturkatastrof, strejk eller annat.
A - Överförd från bevakningslista till väntelista
Används då en patient uppsatt på
bevakningslista i Orbit 5 skall tas bort från
bevakning och bli uppsatt för operation
genom att en operationsanmälan skapas.
A - Behandling ej aktuell
Används då en patient uppsatt på
bevakningslista i Orbit 5 skall tas bort från
bevakning och inte bli uppsatt för operation
genom att en operationsanmälan skapas.
5