GUL-ADM Ett samarbetsprojekt om kvalitet i administrationen mellan
GUL-ADM Ett samarbetsprojekt om kvalitet i administrationen mellan Göteborgs universitet, Uppsala universitet och Lunds universitet April 2015 Innehåll INLEDNING ................................................................................................................................... 3 Sammanfattning ........................................................................................................................... 3 DELPROJEKT 1: Forsknings- och innovationsstöd ....................................................................... 5 Deltagare i projektet .................................................................................................................... 5 Genomförande ............................................................................................................................. 5 Reflektioner kring projektet och metoden ................................................................................... 5 DELPROJEKT 2: Studentservice ................................................................................................... 7 Deltagare i projektet .................................................................................................................... 7 Genomförande ............................................................................................................................. 7 Reflektioner kring projektet och metoden ................................................................................... 7 DELPROJEKT 3: Projekthantering ................................................................................................ 9 Deltagare i projektet .................................................................................................................... 9 Genomförande ............................................................................................................................. 9 Reflektioner kring projektet och metoden ................................................................................... 9 HANDLINGSPLANER: delprojekt 1, forsknings- och innovationsstöd ..................................... 11 Göteborgs universitet ................................................................................................................. 11 Uppsala universitet .................................................................................................................... 11 Lunds universitet………………………………………………..……………………………..14 HANDLINGSPLANER: delprojekt 2, studentservice ................................................................ 167 Uppsala universitet .................................................................................................................. 167 Göteborgs universitet ............................................................................................................... 190 Lunds universitet ....................................................................................................................... 23 HANDLINGSPLANER: delprojekt 3, projekthantering ............................................................ 256 Göteborgs universitet ............................................................................................................... 256 Uppsala universitet .................................................................................................................... 29 Lunds universitet ..................................................................................................................... 290 2 INLEDNING Universitetsdirektörerna vid universiteten i Göteborg, Uppsala och Lund tog i mars 2013 initiativ till ett samarbete med syfte att hitta en modell för kvalitetsutveckling av administrationen. Medarbetare vid respektive lärosäte utsågs som stöd i processen och tog gemensamt fram en första idé för det vidare arbetet. Möjligheten att använda olika typer av benchmarking som metod kom upp tidigt i processen och idéer om delprojekt inom olika delar av verksamheten växte fram under hösten 2013. Visserligen är benchmarking inte någon ny förbättringsmetod – att lära av hur andra arbetar är något som pågått i alla tider mer eller mindre formaliserat, men den samlade styrgruppen (universitetsdirektörer och medarbetare) ansåg att benchmarking var värt att pröva i det här fallet då systematiken i lärandet och inriktningen på att faktiskt genomföra konkreta förändringar och förbättringar i verksamheten sågs som troliga resultat av projektet. Utifrån en bruttolista på potentiella teman enades styrgruppen om tre delprojekt att gå vidare med. Efter dialog med universitetsdirektörerna presenterades i januari 2014 ett tänkt innehåll i dessa tre delprojekt, vilka vidareutvecklades under februari-mars. De tre delprojekten höll sina respektive första möten i juni 2014. Projektet i sin helhet har haft flera syften, varav det främsta var att genomföra konkreta förbättringar i verksamheten inom de utvalda områdena. Samtidigt har tre besläktade modeller för utvecklingsarbete testats, av vilka en eller flera eller en kombination av dem eventuellt kommer att användas igen i kommande gemensamma projekt. Projektet har också syftat till att ge ett lärande om våra respektive lärosäten och att skapa nya kontaktvägar. Varje lärosäte utsågs att koordinera ett delprojekt och tilldelades en speciell metod. Göteborgs universitet koordinerade arbetet med Forsknings- och innovationsservice och använde metoden intern benchmarking, Uppsala universitet drev delprojektet Studentservice utifrån externa exempel och Lunds universitet tog kritiska vänner till hjälp för att undersöka Projekthantering. Den 11 mars 2015 hölls en avslutande konferens där de tre projekten presenterade sina erfarenheter, som huvudsakligen visade sig vara positiva (se vidare under respektive delprojekt). Det slogs fast att ett uppföljningsmöte med universitetsdirektörerna kommer att genomföras den 9 mars 2016. Därutöver kommer de tre delprojekten att genomföra egna ettårsuppföljningar med konkret genomgång av vad som har genomförts från respektive handlingsplan. Projektet och delprojekten planeras att presenteras i olika sammanhang internt på lärosätena och i några nationella sammanhang. Sammanfattning Sammanfattningsvis har projektet varit givande för projektdeltagarna. Resultaten begränsar sig inte till att deltagarna fått ett bredare kontaktnät och mer insikt i den egna verksamheten: diskussionerna i referensgrupperna har medfört att resultaten av projektet spridits utanför gruppen och det finns stora möjligheter att handlingsplanerna medför att konkreta förbättringar faktiskt genomförs inom en snar framtid. För framtida projekt är det viktigt att komma ihåg att det är bra att uppdragsgivarna har en tydlig plan med vad man gör med resultaten av respektive delprojekt. Det är säkert också en 3 framgångsfaktor att de chefer som har mandat att genomföra förändringar involveras tidigt i projektet, för ett smidigare efterarbete vad gäller förbättringar och genomförande av handlingsplaner. Slutligen är det också betydelsefullt att det avsätts tillräckligt med tid för en koordinator för respektive projekt. I det följande presenteras delprojekten var för sig. Bilagt finns respektive lärosätes handlingsplaner för varje område. 4 DELPROJEKT 1: Forsknings- och innovationsstöd Deltagare i projektet Göteborgs universitet: Andrew Telles, Sara Dahlberg, Ludde Edgren Lunds universitet: Michael de Rooy, Anneli Wiklander, Sara Ljung, Klas Malmqvist Uppsala universitet: Sofia Wretblad, Lars-Eric Larsson, Johan Asker, Anders Jonsson Projektledare var kvalitetssamordnare Malin Östling, Göteborgs universitet. Genomförande Vid ett första möte i Göteborg den 2 juni 2014 hölls en introduktion till benchmarkingmetod. Samtliga lärosäten genomförde också en förberedd presentation med utgångspunkt i sina styrkor och svagheter inom områdena forskningsfinansiering, affärsjuridik och innovation & nyttiggörande. Hur temat skulle begränsas och vilka frågor som skulle utgöra grund för respektive lärosätes nulägesanalys inom området diskuterades och beslutades. En tidplan för det resterande arbetet togs fram. De färdigställda nulägesanalyserna skickades till alla deltagare den 26 september. En frågelista/lärosäte (dvs två listor från respektive lärosäte) arbetades fram utifrån nulägesanalyserna, sammanställdes av projektledaren och skickades till deltagarna den 10 oktober. Därefter förbereddes muntliga svar inför projektets huvudmöte – ett internat i Göteborg den 23-24 oktober (lunch-lunch). På internatet hölls först en kort repetition från det första mötet om benchmarkingmetod. Därefter genomfördes systematisk benchmarking gentemot ett lärosäte i taget då lärosätet besvarade den sammanställda frågelistan från de andra lärosätena. Varje lärosäte ”satt på benchmarkingpodiet” i 2-3 timmar var. Efter varje benchmarkingsession samlades deltagarna i sin lärosätesgrupp under 30 minuter och sammanfattade lärdomar och idéer. Det uttalade syftet med detta var att hitta åtgärdsförslag för den kommande handlingsplanen. Efter besöken skrev projektdeltagarna vid varje lärosäte en handlingsplan utifrån vunna lärdomar. Att de tre handlingsplanerna ser olika ut har sin grund i att lärosätenas organisation ser olika ut, och därmed formerna för var en handlingsplan passar in. Även storleken på och typen av förändringar som respektive lärosäte vill genomföra utifrån projektet varierar. Lärosätenas handlingsplaner skickades ut den 16 januari och den 20 januari hölls en 2-timmars videokonferens där de diskuterades. Handlingsplanerna återfinns som bilagor. Den 11 mars 2015 deltog de flesta i delprojektet i GUL-ADM:s avslutande konferens i Lund, och den 20 januari 2016 kommer delprojektet att genomföra ett 1-årsuppföljningsmöte. Reflektioner kring projektet och metoden Projektet har haft tre skilda syften: att genomföra konkreta förbättringar i verksamheten, att testa en modell för utvecklingsarbete samt att deltagarna skulle lära sig mer om de deltagande lärosätena och därigenom få nya kontaktvägar. Nedan diskuteras om och i så fall på vilket sätt dessa mål uppnåtts. 5 Konkreta förbättringar i verksamheten Genom att skriva en nulägesanalys på det egna lärosätet har många förslag till förbättringar kommit fram och vissa enkla åtgärder har kunnat vidtas genast för att förbättra verksamheten. Att skriva en konkret handlingsplan har också varit nyttigt och förhoppningsvis kommer åtgärderna i respektive handlingsplan att genomföras. Testa en modell (ömsesidig benchmarking mellan de tre lärosätena) Metoden fungerade bra. Tre lärosäten var lagom i denna vända. Fler lärosäten skulle ha krävt fler/längre möten, utan att kanske egentligen ge så mycket mer. Att utöver den ömsesidiga benchmarkingen försöka hitta ett eller två ”best practice”-lärosäte/n utomlands hade kunnat toppa projektet, men det behovet (eller det uppdraget) fanns inte denna gång. Att ha en särskild person som processledare med benchmarkingkompetens bidrog troligen till att resultatet föll väl ut. Uppmärksamma den egna verksamheten och lära om andras samt skapa nya kontaktvägar Genom att ta fram nulägesanalyser och förklara för andra hur man arbetar, kan den egna verksamheten betraktas genom andras ögon. Det var också positivt att få kommentarer om vad de andra lärosätena uppfattade som speciellt bra i respektive verksamhet. Kontaktvägarna har utökats och förbättrats mellan lärosätena. 6 DELPROJEKT 2: Studentservice Deltagare i projektet Göteborgs universitet: Christina Kaspersen, Johanna Ahl, Malin Östling Uppsala universitet: Cilla Häggkvist, Eva Söderman Lunds universitet: Marie Herner Hälström, Ladaea Rylander Projektledare var biträdande avdelningschef Cilla Häggkvist, Uppsala universitet Genomförande Efter diskussioner och nulägesanalyser av hur situationen ser ut idag vid de tre lärosätena och resonemang om hur man skulle vilja utveckla arbetet, utarbetade projektgruppen ett antal kriterier för benchmarkingen. Därefter genomfördes en avstämning mellan kriterier och potentiella lärosäten att besöka, varefter besök bokades in på de lärosäten som bäst ansågs uppfylla kriterierna. En gemensam lista med frågor formulerades, men det beslutades också att lärosätesspecifika frågor skulle tas upp vid besöken. Gruppen besökte Umeå universitet den 8–9 september och University of Minnesota den 9–10 oktober 2014. Reflektioner kring projektet och metoden Projektet har haft tre skilda syften: att genomföra konkreta förbättringar i verksamheten, att testa en modell för utvecklingsarbete och att deltagarna skulle lära sig mer om de deltagande lärosätena och därigenom få nya kontaktvägar. Nedan diskuteras om och i så fall på vilket sätt dessa mål uppnåtts. Konkreta förbättringar i verksamheten I och med den nulägesanalys som gjordes på det egna lärosätet och de diskussioner som förts i referensgruppen för projektet har många förslag till förbättringar kommit fram och vissa enkla åtgärder har redan kunnat vidtas för att förbättra verksamheten. Projektet har också omedelbart lett till en bred diskussion om studentservicen och hur den bör vara organiserad, och personer som annars kanske inte skulle ha engagerat sig i frågan har blivit medvetna om verksamheten. Att skriva en konkret handlingsplan och förankra den i olika grupper har också varit nyttigt. Utan projektet skulle diskussionerna om studenternas ingång till universitetet förmodligen inte ha prioriterats på så bred front. Påtagliga förbättringar har alltså redan skett och med en beslutad handlingsplan är det mycket troligt att även större verksamhetsförbättringar kommer att genomföras under den närmaste tiden. Testa en modell (extern, ensidig benchmarking) Metoden med extern benchmarking kring universitetens studentservicefunktioner fungerade mycket bra. I efterhand kan konstateras att benchmarking också hade kunnat utföras med andra typer av organisationer, men gruppen valde att titta på andra lärosäten. Dessa lärosäten var dock 7 relativt olika GUL-universiteten, framförallt för att de hade sammanhållna campus, något som gör det lättare att samla all studentservice på ett ställe. När det gäller ensidigheten i benchmarkingen var det intressant att se att även de externa lärosätena har visat stor nyfikenhet och ställt många frågor och det finns all anledning att tro att benchmarkingen trots allt inte varit helt ensidig. Sammantaget har metoden fungerat väl. Om man skulle använda den igen för samma syfte vore det intressant att välja en helt annan typ av verksamhet att jämföra med. Självkännedom och nya kontaktvägar Studentavdelningarna på Göteborgs, Uppsalas och Lunds universitet har naturligtvis även före projektet haft kontakt i olika frågor. Detta samarbete har nu breddats till att gälla även studentservicen och det har skapats kontaktvägar där man snabbt kan söka upp personer från de andra lärosätena för att få svar på hur de arbetar med specifika frågor. Genom att göra nulägesanalys och förklara organisation och arbetssätt för andra har man också fått chans att betrakta den egna verksamheten genom andras ögon. Inte sällan har det då upptäckts områden där verksamheten kan förbättras. 8 DELPROJEKT 3: Projekthantering Deltagare i projektet Göteborgs universitet: Kamilla Petersson, Ylva Waller Wridell Uppsala universitet: Patrik Wallin, Håkan Mo Lunds universitet: John Westerlund, Karl Ageberg, Karin Ekborg-Persson Projektledare var avdelningschef Karin Ekborg-Persson, Lunds universitet. Genomförande Gruppen träffades i juni 2014 för att ta fram förslag på externa utvärderare och frågor inom projekthanteringen som man ville få belysta av externa utvärderare. Frågorna blev grunden för strukturen på lärosätesbeskrivningen som respektive lärosäte sedan skrev. Varje fråga belystes utifrån kort nuläge, upplevda problem och möjligheter samt lärosätets egen tanke om framtida åtgärder. Externa utvärderare valdes så att man fick en spridning av olika kompetenser; vara varandras externa utvärderare, någon annan inom sektorn, någon utanför sektorn, extern konsult som gett stöd i universitetets projekthantering och som känner organisationen väl. Metoden skiljde sig något åt beroende på extern utvärderare 1. ”Vi är varandras externa utvärderare”: Lärosätena läste varandras beskrivningar, tog fram fördjupande frågor, intervjuade berört lärosäte och gav feedback. Detta gjordes i internatform. Man avsatte 2-3 timmar för varje lärosäte. Varje lärosäte dokumenterade samtalen som ett underlag för framtida handlingsplaner. 2. Linnéuniversitetet och Lantmäteriet: Man tog kontakt och samtalade om upplägget, skickade över lärosätesbeskrivning och bokade in en mötestid. De externa utvärderarna förväntades läsa igenom och ställa följdfrågor och ge feedback till respektive lärosäte och ev. gemensam reflektion. GUL-gruppen träffade de externa utvärderarna under en halvdag var. Man dokumenterade själv mötet som ett underlag för handlingsplanerna. 3. Externa konsulter användes av LU och GU: LU hade samtal om uppdrag till konsult, överlämnade lärosätesbeskrivning och extern utvärderare skrev en rapport. GU hade samtal om uppdrag till konsult, överlämnade lärosätesbeskrivning och träffade extern utvärderare för samtal och fick viss dokumentation i punktform. Rapporterna har varit underlag för handlingsplanerna. Reflektioner kring projektet och metoden Konkreta förbättringar i verksamheten De externa utvärderare som gav mest inspel till handlingsplanerna var när man var varandras externa utvärderare och de rapporter som kom från de externa konsulterna. Det beror troligen på att man känner varandras verksamheter, men har kommit olika långt och haft olika 9 förutsättningar för projektkontoret och kan lära av varandra. De externa konsulterna vågade ge initierad konstruktiv kritik eftersom de känner lärosätena och de som arbetar med projekthantering. När det gällde Lantmäteriet hade de en ambitiös och välutvecklad projektmodell med verktyg som till viss del var intressanta framförallt inom området effekthemtagning där alla upplever att det finns utmaningar och behov av utveckling. Linnéuniversitetet gav en alternativ bild av hur man kan arbeta med utveckling direkt i linjeorganisationen och intressanta samtal hölls om strukturer och ambitionsnivå. Det var bra att föra en diskussion med övriga lärosäten kring vilka frågor som upplevdes som kritiska. Man upplevde också att det var bra att skriva en lärosätesbeskrivning då det tvingade fram en formulering av utmaningar. Testa en modell (extern utvärdering) Metoden har delvis fungerat. Det var nyttigt med en riktig extern utvärdering från extern konsult men benchmarkingmetoden hade förmodligen gett lika mycket eller mer när det gäller övriga aktörer. Metoden kräver ett tydligt uppdrag till extern utvärderare där metod och förväntningar klargörs; en extern utvärderare som har tid och god insikt i projekthantering men framförallt kunskap och förståelse för sektorn/sammanhanget för att metoden ska kunna användas för att utveckla området. Då det var svårt att kräva att externa parter skulle lägga tid på att läsa igenom nulägesbeskrivningarna, ställa följdfrågor, analysera och skriva rapport utan att få betalt modifierades metoden. Vid mötet med två externa utvärderare skrev projektdeltagarna själva minnesanteckningar, medan metoden följdes helt ut för en av de externa utvärderarna (extern konsult). När man var varandras externa utvärderare valdes dialogform för möjlighet till kompletterande frågor. Var och en skrev minnesanteckningar. Det var svårt att strikt hålla sig till metoden extern utvärdering förutom när extern konsult användes. Det var i dialogerna lätt att glida över till best-practise (Lantmäteriet) och benchmarking (Linnéuniversitetet och när man var varandras externa utvärderare). Uppmärksamma den egna verksamheten och lära om andras samt skapa nya kontaktvägar Projektet har gett möjlighet att reflektera över hanteringen kring projekt- och utvecklingsfrågor. Det har varit bra att få formulera detta i skrift och att få andra att läsa igenom och ge synpunkter. Det har varit lärorikt att se hur övriga lärosätens hantering ser ut men också att få besvara de externa utvärderarnas fördjupande frågor och att se exempel på hur andra gjort. Rapporten från extern konsult gav viktig bekräftelse på de utmaningar man upplevt och råd kring hur man kan arbeta vidare. Allt har bidragit till att kunna formulera åtgärder för att utveckla den egna projekthanteringen. Samarbetet har varit givande på många sätt och det finns flera gemensamma frågor där man kan stödja varandra. Möten för erfarenhetsutbyte är inbokade i maj (LU, GU) och augusti 2015 (LU, GU, UU) för att följa upp arbetet men också för vidare erfarenhetsutbyte. 10 Bilaga 1 HANDLINGSPLANER: delprojekt 1, forsknings- och innovationsstöd Göteborgs universitet Det är mycket vi tar med oss från våra möten, främst är det att man reflekterar över varför och hur ens verksamhet bedrivs. Det görs visserligen annars också men det blir mycket mer kvalitativt när det blir på det här sättet. Så det har varit väldigt givande för oss! I verksamhetsplanen (där inte alla detaljer står med) så tar vi framförallt från våra möten med oss: Innovations Managers som sitter i miljö. Vilket görs vid LU. Här tänker vi ngt liknande med koppling till Wallenberg center of molecular and transnational medicine (satsning på drygt 650 mkr som implementeras under 2015). FIK ansvarar för ”kanslifunktion", och ger stöd till rektor/vice rektor i implementeringen. Kompetensnätverk. Samverkans- och forskningsfinansieringsansvarig. (Hade både LU och UU på olika sätt). Få bättre systematik i arbete med de personerna som sitter på inst./fak. FIK ansvarar och bl.a så anställs en person den 19/1-15 på deltid som har samverkansansvar på humfak. Karriärvägar, attraktiv arbetsplats. (Ngt som diskuterades vid benchmarkingmötet, ex har LU olika typer av affärsutvecklare). Försöka utveckla möjlighet för framtida karriärvägar för anställda inom och utom enheten. Databas - IT stöd för project management/project utveckling, affärsjuridik, forskningsrådgivning. Både UU, LU. Vi har ingen väl fungerande för hela enheten idag men kommer under året att undersöka möjligheterna, vilket framför allt kan bidra till bättre kvalitetssäkring. Utveckla relevanta nyckeltal och hur bedömning av kvalitet i vårt arbete (diskuterades vid benchmarkingmötet). Uppsala universitet Inledning Uppsala universitet har uppskattat att få delta i denna benchmarking-övning. Utöver de kloka och insiktsfulla förslag, råd och tips vi fått av våra kollegor, har även denna övning förmått oss att rannsaka vårt sätt att arbeta och organisera oss, vilket också bidragit till flera uppslag och idéer till förbättring. Internt har förslagen bearbetats och diskuterats i flera olika forum – ett antal möten i den mindre gruppen av medarbetare som deltagit aktivt i GUL-ADM 1, ett par möten där vi samlat hela externfinansieringsgruppen vid UU (där även jurister och ekonomer ingår), ett möte ihop med de andra två GUL-ADM projekten, avstämningar med universitetsdirektören samt med universitetsförvaltningens chefsgrupp. 11 Främja dialog och proaktivitet Vi har konstaterat att vår organisation för externfinansieringen saknar en sammanhållande nivå med överblick av alla dess aspekter, vilket har hämmat hanteringen av vissa övergripande frågor och ärenden. Å andra sidan har uppdelningen på olika enheter för varje specialområde också sina fördelar, framför allt är det ett effektivt sätt att underhålla de olika medarbetarnas specialkompetens. Vi tror dock att universitetet bättre kan ta tillvara medarbetarnas kompetens och erfarenhet för att bli mer proaktiva och samspelta i frågor som rör externfinansiering. En åtgärd blir att i första hand se över hur kommunikationen med ledningen för vetenskapsområdena kan förbättras. Stödteam till större projekt Det sätt som GUs FoI-service betjänar projekt med komplett kompetens från planeringsstadiet till postprojekt (enl. organisationsschema i GUs nulägesanalys), är något som vi tilltalats av. Vi har för avsikt att prova detta när det gäller större ämnesövergripande projekt såsom EIT, SFO:er, SIO:er och större EU-projekt. Därmed kan t.ex. juridiska avdelningen komma med synpunkter på projektorganisation i ett tidigt skede som påverkar hur samarbetsavtalen formuleras. Detsamma kan gälla för den ekonomiska planeringen för att uppnå full kostnadstäckning av projekten. Interna diskussioner pågår för att hitta lokalmässiga och organisatoriska förutsättningar för sådana insatser. Tätare kontakt mellan verksamhetens olika delar UUs stöd inom forsningsfinansiering, affärsjuridik och innovation ligger inte organisatoriskt samlat. Under GUL-ADM projektet har vi ytterligare stärkts i insikten att forskningsstödet skulle vinna på närmare samarbete. Tätare kontakter mellan UU Innovation och juridiska avdelningen, samt mellan UU Innovation och forskningsstödet är önskvärt. Vi har även identifierat ett behov av att knyta biblioteksfunktionen vid UU närmare forskningsstödet, då det finns ett flertal gemensamma frågor kring t ex Open Access, publikationsdatabaser, och forskningsinformationssystem. Ytterligare en ambition vi har är att verka närmare kärnverksamheten. Detta är också ett önskemål som uttryckts från institutionerna. Om vi är bättre rumsligt tillgängliga för forskare och administratörer minskar behovet av parallella organisationer för stöd kring finansiering, ansökningsstöd, ekonomirådgivning och projektledning på institutionsnivå. En åtgärd är att placera ut medarbetare från ekonomiavdelningen på campusområdena. Redan idag finns EUprojektkoordinatorerna utplacerade på campus för att vara nära verksamheten. Här finns en möjlighet att samordna lokaler ute på campusområdena som kan fungera som temporära arbetsplatser för flera av oss som berörs av externfinansiering, ansöknings-, ekonomi-, juridikoch innovationsstöd. Resursplanering Vid upprättande av en handlingsplan är det viktigt att nya förslag och arbetsinsatser ställs i förhållande till det medarbetarna redan gör. Vi vill därför arbeta med planen genom att integrera den i vårt löpande arbete med verksamhetsplanering för förvaltningen och våra respektive avdelningar/enheter. Detta för att kunna balansera resurser och behov. En allt större del av vårt arbete utgörs av arbetsuppgifter som är svåra att förutsäga och planera för, och som kräver snabb hantering. Ofta hänger dessa uppgifter samman med externa uppdrag som universitetet måste reagera på, som t ex utvärderingar och utredningar. Här krävs nära kontakt med universitets- och områdesledningar och det måste finnas utrymme, flexibilitet och resurser även för att ge denna 12 typ av stöd. Utmaningen är att balansera närheten och tillgängligheten för organisationens olika ytterligheter. Lunds universitet Lunds universitet Vi har två ”bubblare” som får ligga till sig tills tid och resurser finns. Den ena är att arbeta med att använda interna resurser för att utveckla ansökningsskrivandet, där står Uppsalas skrivarstugor modell, det andra är att kunna organisera arbetet så att forskningshandläggarna arbetar riktade mot bestämda fakulteter, detta för att bygga upp en större kontinuitet, bättre kännedom om forskningen och starkare kontaktnät, detta inspirerat av både Uppsala och Göteborgs sätt att arbeta. Vi tror att båda dessa förslag märkbart skulle stärka forskningsstödet vid LU. Handlingsplan ”skrivarstugor” VAD SKA GÖRAS? Pilotförsök att med interna resurser stödja och utveckla ansökningsskrivandet. Arbetet bygger på att skapa skrivargrupper inför vissa ansökningar med ca 4-6 forskare och med en erfaren forskare som lyckats med ansökningsskrivandet som mentor. Arbetet är tänkt att ske i samarbete med fakultet/forskningsmiljö/forskare som söker Wallenberg MAW och MMW. Uppsalas modell fungerar som inspiration. VARFÖR? VILKET RESULTAT ÖNSKAS? För att ge forskare verktyg till att skriva bra ansökningar och i förlängningen få fler beviljade ansökningar till LU. För att ta vara på den kompetens som finns på LU och skapa verktyg för kunskapsöverföring. HUR? (förankring) Lär mer om Uppsalas modell och anpassa efter Lundabehov. Förankra på fakultet och där hitta erfarna forskare med hög beviljandegrad på ansökningar som kan fungera som mentorer, samt erbjuda platser till forskare som vill delta med sina ansökningar. NÄR? (ev olika etapper, dead-lines) • Undersöka Uppsalamodellen • Ta fram grovt utkast till Lundamodell • Etablera kontakt med en fakultet/stark forskningsmiljö för samarbete och rekrytera intresserade forskare som planerar ansökningar • Workshops kring lämpliga utlysningar. VEM? (ansvar, vilka åtgärder) Forskningshandläggare påbörjar arbetet (MMW/MAW-ansvariga o ERC) i samverkan med UPPFÖLJNING? 13 Utvärdering görs genom enkät till deltagande forskare som skriver ansökningar och mentorer. Handlingsplan strukturerat samarbete VAD SKA GÖRAS? Uppnå ett närmare och mer strukturerat samarbete mellan forskningshandläggarna, avtalsjuristerna och innovationsrådgivarna i arbetet med Horizon 2020 genom att ta fram och införa en modell för samarbete. Samarbetet kan omfatta arbete med ansökningar, informationstillfällen, gemensamt informations- och presentationsmaterial. VARFÖR? VILKET RESULTAT ÖNSKAS? Det finns ett ökat intresse och ökade krav från bidragsgivarna kring hur forskningen kan nyttiggöras och bidra till samhällsutvecklingen. Genom att samarbeta kan vi ge en bättre service till våra forskare med ett bättre stöd från ansökningsfas till nyttiggörandet och bidra till höjd kvalité på ansökningar och avtal. HUR? (förankring) Ett första steg är att gemensamt ta fram en arbetsmodell för samarbetet och sedan testa den på några olika typer av ansökningar, följa upp utfallet av ansökningarna och sedan modifiera modellen vid behov. Förslag på aktiviteter: Utse en arbetsgrupp som tar fram ett förslag på arbetsmodell Bjuda ner någon från GU som presenterar deras KMP-projekt som inspiration Gemensam diskussion mellan berörda avdelningar av arbetsmodell Testa arbetsmodellen på ansökningar, presentationer mm. Utvärdering av modellen Göra nödvändiga modifieringar av arbetsmodellen NÄR? (ev olika etapper, dead-lines) Förberedelse under våren 2015: gemensamt utarbeta formerna för samarbetet ta fram material till presentationer och information i tryck och på webb använda kvarvarande utlysningar 2015 i H2020 som utgångspunkt Skarpt läge hösten med nya utlysningar VEM? (ansvar, vilka åtgärder) Sammankallande grupp: Anneli Wiklander, FS Helena Ljusberg, LU IS, Michael de Rooy LU IS Sanna Håkansson, juridik Arbetsgrupp utses UPPFÖLJNING? 14 Utvärdering: - nöjdhetsenkät till forskare och forskargrupper, analysera utvärderingarna av ansökningarna, intern utvärdering på avdelningarna När? hösten 2016, efter utlysningarna i H2020 våren 2016 Handlingsplan utforma en IP-policy VAD SKA GÖRAS? Utforma en IP-policy för universitetet. VARFÖR? VILKET RESULTAT ÖNSKAS? Universitetet behöver en IP-policy för att uppfylla krav inom Horizon 2020. Med policyn vill LU också uppnå en universitetsgemensam, tydlig strategi för hantering av immateriella rättigheter vid LU. En sådan policy skulle skapa klarhet inom vissa områden och kunna utgöra ett enhetligt dokument för de principer och regler som gäller idag. HUR? (förankring) Juridiska avdelningen arbetar fram ett förslag till en policy. Sådan policy måste förankras i universitetets ledningsgrupp och skickas på remiss till samtliga universitetets fakulteter och andra sakägare. Troligen måste policyn även förhandlas med facket. NÄR? (ev olika etapper, dead-lines) Arbetet med en policy är omfattande. Arbetet kommer att påbörjas under våren och ett diskussionsunderlag bör finnas färdigt den 15 juni 2015. Beroende på synpunkter från ledningsgruppen samt remissbehandling går det inte att ange någon gräns för när arbetet ska vara slutfört. VEM? (ansvar, vilka åtgärder) Juridiska avdelningen har ansvar för framtagande av IP-policy vid universitetet. UPPFÖLJNING? En utvärdering av policyn bör ske ett år efter det att den trätt i kraft. 15 Bilaga 2 HANDLINGSPLANER: delprojekt 2, studentservice Uppsala universitet Central studentservice och reception Inför flytten till Segerstedthuset är det viktigt att alla besökande i huset känner sig välkomna och att det är tydligt var och hur man bör anmäla sig vid ett besök. Man bör också som student kunna få relevant information och svar på enklare frågor direkt vid disken. I det hus där universitetsförvaltningen nu arbetar är studentservicedisken skild från receptionen, men man kan tänka sig att man i Segerstedthuset har en gemensam lösning för mottagade av besök. En utredning för att se hur man på bästa sätt tar tillvara det nya husets möjligheter och ökar servicegraden för alla besökande bör tillsättas. Det är viktigt att utredningen blir klar så fort som möjligt, eftersom den även kan komma att påverka utformningen av ytan där mottagandet av besök ska ske. Ansvarig: Eva Söderman Tidsplan: Utredning under vt 2015 för uppföljning och beslut om ev åtgärder ht 2015. Budget: Kostnad för extern utredare motsvarande två månaders heltidsarbete + kostnader för ev resor och hotell i samband med utredningen. Ärendehanteringssystem För ökad effektivitet i hanteringen av inkommande frågor ska möjligheten att införa ett ärendehanteringssystem ses över. Systemet ska underlätta så att alla studierelaterade frågor besvaras på ett enhetligt sätt samt öka servicegraden för den som ställer frågan då alla svar kan följas i systemet. Detta gäller bl.a allmänna frågor kring exempelvis antagning eller examen så att dessa besvaras på samma sätt och bara besvaras en gång. Ett bra ärendehanteringssystem kan även öka tillgången på relevant statistik som i sin tur kan medföra kontinuerliga förbättringar av servicen. Ansvariga: Eva Söderman har tillsammans med arbetsgrupp på Studentavdelningen redan påbörjat detta arbete. Utredningen bör även kopplas till KAIA-arbetet och IT-avdelningens arbete med ärendehanteringssystem. Tidsplan: Utredningen fortsätter under 2015 och förslag till upplägg läggs fram under ht 2015. Budget: Arbetet utförs nom befintlig budget. 16 Likvärdig studentservice på alla campusområden. Uppsala universitet erbjuder central studentservice på St Olofsgatan 10B i Uppsala. Studentservice erbjuds även gemensamt via institutionerna på ett par campusområden, men inte på alla. Det är ett starkt önskemål från studenterna att de ska få tillgång till likvärdig studentservice oavsett vid vilket campus de studerar. Diskussioner med representanter för vetenskapsområdena och studentavdelningen bör inledas för att undersöka om det är möjligt att öka servicegraden för studenterna genom att fler campusområden startar egen studentservice. Ansvariga: Eva Söderman tillsammans med representanter för vetenskapsområdena. Tidsplan: Diskussioner under ht 2015 Budget: Arbetet utförs inom befintlig budget Översyn av information på webben För att studenter och presumtiva studenter snabbt hittar relevant information på de delar av Uppsala universitets hemsida som sköts av Studentavdelningen bör den ses över ur ett ”onestop-shop-perspektiv” för att klarlägga om den kan göras ännu tydligare. Ansvariga: Utbildningsinformatörerna vid Studentavdelningen tillsammans med Avdelningen för kommunikation och externa relationer och representanter för områdeskanslierna. Tidsplan: Översyn påbörjas och genomförs under 2015 Budget: Arbetet utförs inom befintlig budget Värdeord Studentavdelningen bör arbeta fram värdeord som signalerar vad Studentavdelningen och studentservice står för med syfte att stärka vi-känslan och varumärket och få alla att arbeta mot samma mål. Detta kan ske bland annat genom en workshop med avdelningen utifrån Mål och strategier. Ansvariga: Ledningsgruppen vid Studentavdelningen Tidsplan: Värdeord tas fram och implementeras under 2015 Budget: Arbetet utförs inom befintlig budget 17 Öppettider för central studentservice Öppettiderna för den centrala studentservicen ses över och anpassas så att de matchar både efterfrågan och personaltillgång. En utredning bestående av enkät till studenter eller fokusgrupper ska tillsammans med besöksstatistik utgöra underlag för eventuellt beslut om förändring. Även jämförelser med andra universitet och högskolor bör göras. Ansvariga: Eva Söderman ansvarar för att utse en grupp som utreder. Tidsplan: Arbetet utförs under 2015 Budget: Arbetet utförs inom befintlig budget. Checklistor För att öka tydligheten för personalen i studentservicedisken ska checklistor på vilka frågor som besvaras där tas fram. Checklistorna gör det lättare att introducera nya till arbetet och det blir också tydligare för övriga inom universitetet vilka frågor som kan besvaras centralt. En arbetsgrupp tar fram förslag på checklistor med frågor och svar. Ansvariga: Eva Söderman utser ansvarig och arbetsgrupp. Tidsplan: Arbetet utförs under 2015 Budget: Arbetet utförs inom befintlig budget. Bemanning och schemaläggning Det är viktigt att studentservicedisken och studievägledningen (centralt) har rätt bemanning över året, både vad gäller kompetens och omfattning. En utredning bör se över bemanningen så att personalen på enheten och från andra delar av Studentavdelningen används på bästa sätt året runt för att nå den bästa servicen för våra studenter. Ansvariga: Arbetsgrupp med representanter för studieinformatörer och studievägledare från enheten för studie- och karriärvägledningen, representanter för personal från internationella kansliet, antagningesenheten och examensenheten. Tidsplan: Arbetet utförs under 2015 Budget: Arbetet utförs inom befintlig budget. 18 Göteborgs universitet Studenter och presumtiva studenter hittar till Göteborgs universitet antingen via fysiska eller virtuella besök. Oavsett hur personen hittar till universitetet är det viktigt att lätt hitta rätt information och att känna sig välkommen. Ett flertal funktioner och aktörer har ansvar för delar av processen Studentservice, dock finns ingen strategisk inriktning för på vilken nivå Göteborgs universitet skall tillhandahålla service till studenter vilket försvårar arbetet med tydlighet, effektivitet och att ha en tillgänglig och flexibel organisation. Det övergripande målet med handlingsplanen är att undanröja de hinder som vi identifierat i vår nulägesanalys: att de fysiska ingångarna är flera, att vår webbplats är otydligt strukturerad och att det saknas tydliga hjälpingångar, samt att det saknas samordning och uppföljning av de ärenden som inkommer via e-post och telefon. Vi har valt att strukturera handlingsplanen utifrån ledorden i Gemensamma förvaltningens verksamhetsidé: Tydlighet, Effektivitet, Tillgänglighet, Flexibilitet. 19 TYDLIGHET Vad ska göras? Varför? Vem och hur? När? Utse beställare av studentservice Det finns behov av tydlig samordning, fastställande av strategisk riktning och nivå för studentservice vid GU samt en funktion som fattar övergripande beslut. Rektor har utsett universitetsdirektören. Genomförd (nov 2014) Inventera vilka funktioner som är involverade i studentserviceprocessen och vilka relaterade uppdrag, projekt och aktiviteter som kan påverka processen. Vi vill medvetandegöra alla funktioner som är involverade i studentserviceproessen om att delarna gör helheten. Utförare utses i samarbete med beställaren. Under 2015 Fastställa servicestandard och skapa en referensgrupp som kontinuerligt följer upp huruvida standarden uppnås. Det är viktigt att tydliggöra vilka krav som finns (bör finnas) och därmed kan ställas på olika funktioner, i olika situationer för att kunna tillhandahålla hög kvalitet i studentserviceprocessen. Utförare utses i samarbete med beställaren. Utföraren tar därefter fram ett utkast på servicestandard i dialog med alla berörda parter enligt nr 2 ovan (via den utsedda referensgruppen) och studenternas intressen och behov. Beställaren fattar beslut. Under 2015 Samordna och synliggöra kontaktvägar till support i första linjen (Servicecenter och telefonväxeln). Kontaktvägarna till hjälpfunktioner är idag för otydligt placerade på GU:s webbplats och då alla institutioner marknadsför telefonväxelns anknytning som en ingång till universitetet bidrar detta till förvirring hos studenten. Samordna telefonväxelns och Servicecenters uppdrag, kompetens och kontaktvägar till en gemensam första linjenfunktion. Införa pluggar som förmedlar budskapet om snabb möjlighet till hjälp i studentportalen och på hela GU:s webbplats som direkt kopplas till Servicecenter. Påbörjad (vår 2015) EFFEKTIVITET Vad ska göras? Varför? Fortsatt införande av STIG för alla supportfunktioner vid Skapa överblick av gemensamma ärenden och synliggöra alla funktioners ansvar för helheten, minska sårbarheten, Vem och hur? När? Beslut av beställare och verkställande i linjen 2015 20 Göteborgs universitet. möjliggöra uppföljning utifrån servicestandard. Strukturera våra webbplatser utifrån principen ”Hjälp till självhjälp”. Minska antalet frågor som uppkommer på grund av att information är otydlig eller ej tillgänglig. Beslut av beställare och verkställande i linjen 2015 Gemensam och strukturerad uppföljning av statistik utifrån framtagen servicestandard (se nr. 3 under vad ska göras, rubrik Tydlighet ovan). För att kunna optimera resursnyttjandet och kontinuerligt kunna vidareutveckla verksamheten samt för att betona det gemensamma ansvaret för helheten. Beslut av beställare och verkställande i linjen 2015 Strukturerad mätning av studentnöjdhet relaterad till servicestandard. För att kunna fånga upp förväntningar och behov hos målgruppen för att kunna vidareutveckla verksamheten. Beslut av beställare och verkställande i linjen 2015 Tydliga och skriftliga överenskommelser mellan första linjen och de delar av verksamheten som har ansvar i studentservice-processen För att tydliggöra båda parters ansvar och säkra kvalitet (t. ex Servicecenter delar ut tentamen på uppdrag av institution och parterna skriver överenskommelse om rutin för att kunna tillhandahålla rättssäkerhet och god tillgänglighet i första linjen). Beslut av beställare och verkställande i linjen 2015 TILLGÄNGLIGHET Vad ska göras? Varför? Vem och hur? När? Samordna och synliggöra kontaktvägar till support i första linjen (Servicecenter och telefonväxeln) på GU:s webbplats. Förenkla vardagen för student och presumtiv student genom att öka tillgänglighet och tillmötesgå deras behov. Beslut av beställare och verkställande i linjen. 2015 Samordna öppettider, telefontider samt bemannad service utifrån studenternas behov; delar av verksamheten har ett ansvar för helheten utifrån servicestandard (se nr. 2 under rubriken tydlighet). Förenkla vardagen för student och presumtiv student genom att öka tillgänglighet och tillmötesgå deras behov. Beslut av beställare och verkställande i linjen. 2015 Öka tillgänglighet genom ”Hjälp till självhjälp” på GU:s webbplats (se nr. 2 under rubriken effektivitet). Förenkla vardagen för student och presumtiv student genom att öka tillgänglighet och tillmötesgå deras behov. Beslut av beställare och verkställande i linjen. 2015 21 Införa pluggar som tydliggör möjlighet till hjälp i studentportalen och på hela GU:s webbplats som direkt kopplas till Servicecenter. Förenkla vardagen för student och presumtiv student genom att öka tillgänglighet och tillmötesgå deras behov. Beslut av beställare och verkställande i linjen. 2015 FLEXIBILITET Vad ska göras? Varför? Vem och hur? När? Bemanna servicefunktioner och presentera information utifrån cykler; rätt information i rätt tid. Förenkla vardagen för student och presumtiv student genom att öka tillgänglighet och tillmötesgå deras behov. Beslut av beställare och verkställande i linjen. 2015 Mandat att maila studenter med riktad information vid behov. Förenkla vardagen för student och presumtiv student genom att öka tillgänglighet och tillmötesgå deras behov. Beslut av beställare och verkställande i linjen. 2015 Mandat att maila studenter med riktad information vid behov. Förenkla vardagen för student och presumtiv student genom att öka tillgänglighet och tillmötesgå deras behov. Beslut av beställare och verkställande i linjen. 2015 Lunds universitet Åtgärd Önskat resultat Hur? Tidsplan Ansvarig (förankring) Ny universitetsgemensam reception i Lund, i nära anslutning till universitetshuset En ny placering av receptionen gör studentservicen mer synlig och underlättar för studenter och andra besökare att hitta hjälp direkt. Utredning av Kungshusets framtida funktion initierad av rektor dec 2014 Vt 2015 Förvaltningschefen Ökad samverkan mellan olika receptioner vid LU genom att skapa ett receptionsnätverk Ge receptionspersonal vid LU ett forum för att diskutera servicefrågor, sprida best practise, och underlätta Ett första möte med receptionspersonal ägde rum Ht 2014. Formalisering av nätverket kan ske Vt 2015 Studentreceptionen (Externa relationer) 22 informationsspridning om t ex förändringar i studieadministrativa system till all receptionspersonal. under Vt 2015 Därigenom ge fler studenter en likvärdig service över hela LU. Vidareutveckling av webinformation Tidsbesparande informationsåtgärder för att i högre grad besvara frågor via webben än via mail Tätare samverkan mellan webansvariga kommunikatörer och studentkoordinatorer vid sektion Student och utbildning och Externa relationer för att identifiera vanligt förekommande frågor och utveckla webinformationen om dessa frågor Vt 2015 Externa relationer och Student och utbildning Ökad synlighet, på den svenska och internationella webben, för den universitetsgemensamma receptionen Tydliggöra att Studentreceptionen är en ingång för allehanda frågor och ”ansiktet utåt” för LU som helhet. Dialog med webansvariga på sektion Kommunikation och Externa relationer, samt på fakulteterna Vt 2015 Externa relationer och Student och utbildning Årligt återkommande larmoch säkerhetsövning vid samtliga LU-receptioner Öka receptionspersonalens trygghet genom ökad kunskap om larm- och säkerhetsrutiner Dialog med säkerhetschef Per Gustafson och Håkan Jönsson Ht 2015 Ansvariga chefer samt säkerhetschefen Ta fram ledord för en gemensam servicestandard för receptioner vid LU Lyfta vikten av god service vid alla receptioner inom LU. Diskussion med kanslichefer och receptionspersonal Vt 2015 Studentreceptionen (Externa relationer) Införa möjlighet till kort jobbskuggning mellan receptioner vid LU Öka samarbete och informationsspridning för en mer enhetlig service vid hela LU Sammankalla receptionschefer vid hela LU för att diskutera jobbskuggning och utformande av kurs Ht 2015 Ansvariga chefer 23 Utveckla KIA-kurser om -service -ladok -offentlighetsprincipen -säkerhet för all receptionspersonal, inklusive studentmedarbetare, inom LU Säkerställa att flertalet receptionsanställda har en god kunskap om service och gott bemötande, offentlighetsprincipen, administrativa system och säkerhet Sammankalla receptionschefer vid hela LU för att diskutera införande och utformande av kurs, eventuellt utforma kurs efter processkartläggning och studentenkät Ht 2015 ? 24 Bilaga 3 HANDLINGSPLANER: delprojekt 3, projekthantering Göteborgs universitet Vi har valt att arbeta vidare med fyra åtgärder Öka mottagar- och användarperspektiv i projektverksamheten VAD SKA GÖRAS? Öka mottagar- och användarperspektiv i projektverksamheten VARFÖR? VILKET RESULTAT ÖNSKAS? Administrativa utvecklingsprojekt leder ofta till förändrade arbetsrutiner och system som bättre ska tillgodose de behov som finns i organisationen. Det finns en risk för ett inifrånperspektiv i projekt som bedrivs i gemensam förvaltning. Medvetenheten om vad verksamheten ser som nytta jämfört med vad administrationen ser som nytta behöver öka. Det behövs en större insikt i vilka problem och möjligheter som nya system och rutiner genererar i verksamheten. Resultatet som eftersträvas är att verksamheten ska uppleva större nytta och mindre störningar av de förändringar projekten leder fram till än idag. HUR? (förankring) Etablera kontakt med nya forum t ex administratörsnätverk samt några institutioner för kontinuerlig dialog om behov och användarnytta i verksamheten. Information och dialog om projekt vid administrativa chefsmöten Ta fram en kommunikationskarta som stöd för projekten. Kartan omfattar olika kanaler och forum som projekten rekommenderas vända sig till för information, kommunikation, dialog och förankring. Alla projekt som resulterar i nya system ska genomföra användartester med blivande användare i verksamheten. Uppdatera befintligt metodstöd avseende användarperspektiv och kommunikation. NÄR? (ev olika etapper, dead-lines) Uppdatera metodstöd, informera på möten, skapa kommunikationskarta, etablera användarnära forum, förankra (april-nov 2015) Användartester som standard obligatoriskt från 2016 VEM? (ansvar, vilka åtgärder) Projektkontoret UPPFÖLJNING? 25 Avstämning i slutet av 2015 att informations- och kommunikationsaktiviteter genomförts samt utvärdera vad de gett. Avstämning med projektledare och portföljledning. Etablera arbetssätt för nyttorealisering och effektutvärdering VAD SKA GÖRAS? Ta fram metod för nyttorealisering och effektutvärdering och etablera denna. VARFÖR? VILKET RESULTAT ÖNSKAS? Det behövs ett systematiskt sätt att arbeta med att säkerställa att de effekter och nyttor som projekten förväntas generera faktiskt kommer till stånd. Då kan bedömning göras av om insatsen varit värd den nytta som uppnåtts och erfarenheter kring detta tillvaratas inför kommande satsningar och projekt. Resultatet som eftersträvas är att det finns en framtagen metod, att en pilot är genomförd och att arbetssätt har etablerats och att samsyn finns inom linjeverksamheten kring nyttorealisering och effekthemtagning. Gemensam effekthemtagningsplan för portföljen är skapad som hanteras av projektkontoret och följs upp av portföljledningen. HUR? (förankring) Beskriva nuläge Utforma metod Välja avslutat projekt för pilotuppföljning Genomföra pilot, utvärdera denna och återföra erfarenheter till metoden Etablera gemensam syn inom förvaltningen genom förankring Integrera nyttorealisering och effektutvärdering i projektmodell/projektprocess. NÄR? (ev olika etapper, dead-lines) April 2015- Mars 2016 VEM? (ansvar, vilka åtgärder) Projektkontoret tillsammans med vald pilot UPPFÖLJNING? Portföljledning Utveckla samarbetet med angränsande roller inom IT-strategi och systemförvaltning VAD SKA GÖRAS? Utveckla samarbete med IT-strateg och roller inom systemförvaltning VARFÖR? VILKET RESULTAT ÖNSKAS? 26 Projekt och systemförvaltning är ofta ömsesidigt beroende och behöver hänga ihop. Ett ökat samarbete förväntas resultera i ökad helhetsförståelse och bättre gemensam framförhållning för de förändrings- och utvecklingsbehov som finns i verksamheten utifrån systemförvaltningsperspektiv. HUR? (förankring) - Förankara behovsbilden med ovanstående roller och diskutera former för samverkan. - Dialog med IT-strateg och ansvarig systemförvaltare kring förvaltningsplanerna samt inventera de system som har förändringsbehov som kan komma att generera projektförslag. NÄR? (ev olika etapper, dead-lines) 2015 VEM? (ansvar, vilka åtgärder) Projektkontoret initierar samverkan, IT strateg och systemförvaltare berörs. UPPFÖLJNING? Följa upp att samverkansmöten har genomförts och om de lett till ökad gemensam förståelse och framförhållning. Balansera strukturer, styrning och kontroll mot samverkan, service och förutsättningsskapande VAD SKA GÖRAS? Se över vilket strukturstöd, vilken styrning och kontroll som ska finnas inom Projekthanteringen VARFÖR? VILKET RESULTAT ÖNSKAS? Projektmognaden har ökat inom GU och det finns ett behov att utvärdera hur omfattande styrning, kontroll och strukturstöd ska vara framöver. Resultat som eftersträvas är en god balans mellan controllerfunktion och stödjande funktion och rimliga krav på projekten. HUR? (förankring) - Stämma av med projektledare, beställare, ekonomer och portföljledning om det finns krav i modellen som inte ger något mervärde - Stämma av projektkontorets tjänsteutbud med olika projektroller - Testa PPS klassificering i mini-, medel- och megaprojekt där det är tydligt lägre krav på små projekt - Identifiera om något i befintliga strukturer kan tas bort med bibehållen överblick, samverkan och insyn i projekten som behövs för att leverera information till ledningen och utgöra relevant stöd till projekten 27 NÄR? (ev olika etapper, dead-lines) April – dec 2015 VEM? (ansvar, vilka åtgärder) Projektkontoret UPPFÖLJNING? Följa upp genom att fråga berörda roller i projektverksamheten om de upplever att projektkontorets stöd förbättrats och att kraven är rimliga och relevanta. Uppsala universitet Vi har valt att arbeta vidare med två åtgärder Utvärdering av nuvarande styrmodell för administrativa utvecklingsprojekt VAD SKA GÖRAS? Utvärdering av nuvarande styrmodell för administrativa utvecklingsprojekt VARFÖR? VILKET RESULTAT ÖNSKAS? Nuvarande styrmodell för prioriterade administrativa utvecklingsprojekt vid universitetsförvaltningen har med vissa mindre modifieringar tillämpats sedan 2010 (UFV 2010/139). Ett stort antal utvecklingsprojekt av varierande karaktär och storlek har genomförts sedan dess. Som ett led i kvalitetsarbetet med universitetets administrativa utveckling ska styrmodellen nu utvärderas. Inom ramen för detta ingår även att ge förslag till förändringar, samt att särskilt se över kopplingen till systemförvaltningen, VP-processen samt den mer långsiktiga verksamhetsplaneringen. HUR? (förankring) Utvärderingen genomförs bland annat genom intervjuer, omvärldsanalyser samt dokumentoch litteraturstudier. Samordning med den pågående utvecklingen av universitetsförvaltningens systemförvaltningsmodell ska ske. NÄR? (ev olika etapper, dead-lines) 2015 VEM? (ansvar, vilka åtgärder) Enheten för stöd för administrativ utveckling, Planeringsavdelningen UPPFÖLJNING? Arbetets resultat ska löpande kommuniceras med universitetsdirektören, styrgruppen för prioriterade projekt, samt med chefsgruppen vid universitetsförvaltningen. Utveckling av processen för administrativa utvecklingsprojekt 28 VAD SKA GÖRAS? Utveckling av processen för administrativa utvecklingsprojekt VARFÖR? VILKET RESULTAT ÖNSKAS? För en effektiv implementering av en gemensam metod för administrativa utvecklingsprojekt behöver processen vara tydligt dokumenterad och kommunicerad. I dagsläget saknas i vissa fall dokumenterade riktlinjer, modeller och metoder. Dessutom behöver ytterligare stöd för projektdokumentation i form av exempelvis dokumentmallar med tillhörande anvisningar tas fram. Målet med arbetet är att tydliggöra och kommunicera process och metodik, samt att lämna förslag på kompletterande regler och riktlinjer. Arbetet inkluderar även en översyn av befintliga mallar samt framtagning av nya dito. HUR? (förankring) Arbetet kommer att genomförs bland annat genom workshops, omvärldsanalyser samt dokument- och litteraturstudier. NÄR? (ev olika etapper, dead-lines) 2015 VEM? (ansvar, vilka åtgärder) Enheten för stöd för administrativ utveckling, Planeringsavdelningen UPPFÖLJNING? Arbetets resultat ska löpande kommuniceras med universitetsdirektören, styrgruppen för prioriterade projekt, samt med chefsgruppen vid universitetsförvaltningen. Lunds universitet Vi har valt att arbeta vidare med tre åtgärder Uppdelning av projekt i administrativa och övriga samt arbeta med projektportfölj för administrativa projekt VAD SKA GÖRAS? Dela upp befintliga och kommande projekt i administrativa projekt och övriga projekt. Vi ser ett behov av att hantera de administrativa projekten mer som en portfölj vilket inte behövs för övriga projekt. VARFÖR? VILKET RESULTAT ÖNSKAS? De administrativa projekten är beroende av att ses bådes om delar och som helhet. Utvecklingen har gått mot att projekten påverkar varandra i allt större utsträckning. Det är ofta systemrelaterade projekt som sträcker sig över flera funktionsområden. Projekten kan 29 behöva prioriteras mot varandra, tidplaner kan behöva justeras i relation till andra projekt i portföljen, vissa gemensamma frågor kan dyka upp som behöver åtgärdas på liknande sätt. Mottagarna av projektresultaten kan ofta vara desamma och då behövs en helhetssyn gällande information, kommunikation och implementering. HUR? (förankring) Använda erfarenhet från GU och UU som idag hanterar administrativa projekt som en portfölj. Ta fram verktyg/metod för styrning, uppföljning, dialog med projektägare och projektledare mm. NÄR? (ev olika etapper, deadlines) Ta fram underlag och ta fram förslag till förändring av metod och uppdelning av projekt Förankra med förvaltningschef Implementera förändring (löpande men senast from 2016) VEM? (ansvar, vilka åtgärder) Projektkontoret i dialog med förvaltningschef och sektionschefer. UPPFÖLJNING? Utvärdering genom samtal med förvaltningschef och projektägare. 30
© Copyright 2024