Årsrapport 2014 Överförmyndar- nämnden
Årsrapport 2014 Överförmyndarnämnden Rapport från Stadsrevisionen Nr 32, 2015 Dnr 3.1.2-74/2015 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I ”årsrapporter” för nämnder och ”granskningspromemorior” för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Årsrapport 2014 Överförmyndarnämnden Nr 32, 2015 Dnr 3.1.2-74/2015 Hemsida: www.stockholm.se/revision Stadsrevisionen Dnr 3.1.2-74/2015 2015-03-19 Till Överförmyndarnämnden Revisorerna för överförmyndarnämnden har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år 2014. Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas. Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för överförmyndarnämnden. Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast 2015-06-30. På revisorernas vägnar Bosse Ringholm Ordförande Stadsrevisionen Revisionskontoret Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399 www.stockholm.se/revision Karin Meding Sekreterare Sammanfattning Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Sammantaget bedöms att överförmyndarnämnden inte helt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämndens verksamhetsmässiga resultat för 2014 är delvis förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Nämnden redovisar ett budgetunderskott med 1,6 mnkr, vilket motsvarar en budgetavvikelse om 4,5 %. Cirka hälften av fullmäktiges mål för verksamheterna har uppnåtts delvis. Målen berör till stor del nämndens kärnverksamhet, d.v.s. handläggning av tillsynsärendena rörande gode män, förvaltare och förmyndare (ställföreträdare). Det har skett förbättringar i verksamheten jämfört med tidigare år när det gäller granskningarna av årsräkningarna. Länsstyrelsen har i sin tillsyn under år 2014 funnit brister i verksamheten och riktar allvarlig kritik mot nämndens hantering av ansökningar om ställföreträdare och ärenden angående anmälan om behov av ställföreträdare. Tidigare års kritik mot lång handläggningstid för granskning av årsräkningar kvarstår. Intern kontroll Nämndens interna kontroll bedöms inte ha varit helt tillräcklig. En uppföljande granskning har visat att nämnden genomfört åtgärder och förbättringar inom flera områden t.ex. när det handlar om tillgängligheten och servicen samt rekryteringen och kontrollen av gode män men att åtgärder inte har vidtagits för att säkerställa att lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar efterlevs. I de övriga granskningar som genomförts under året har konstaterats vissa brister i nämndens protokollshantering. Prognossäkerheten har var varit bristfällig under året, vilket hänger samman med att det ekonomiska analysarbetet behöver utvecklas. Bokslut och räkenskaper Bokslut och räkenskaper bedöms i allt väsentligt vara rättvisande samt följer gällande regler och god redovisningssed. Innehåll Årets granskning Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Intern kontroll Bokslut och räkenskaper Uppföljning av tidigare års granskning Bilaga 1 - Bedömningskriterier Bilaga 2 - Årets granskningar Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer 1 1 3 6 6 1 1 1 Årsrapport 2014 Överförmyndarnämnden 1 (6) Årets granskning Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Intern kontroll Bokslut och räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Kriterier för bedömningen redovisas i bilaga 1. I rapporten redovisas översiktligt resultatet av revisionsårets grundläggande och fördjupade granskningar. De granskningar som genomförts under revisionsåret redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vad mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. De förtroendevalda revisorerna har träffat nämnden i samband med genomgång av 2013 års granskning och avstämning inför år 2014. Granskningsledare har varit Thomas Bonell vid revisionskontoret och Carin Hultgren vid PwC. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi I detta avsnitt redovisas en granskning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Sammantaget bedöms att överförmyndarnämnden inte helt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar ett budgetunderskott och det verksamhetsmässiga resultatet för 2014 är inte helt förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Årsrapport 2014 Överförmyndarnämnden 2 (6) Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2014: Bokslut Mnkr Budget 2014 Utfall 2014 Budgetavvikelse 2013 Avvikelse Driftbudget Verksamhet Kostnader Intäkter 43,0 7,1 44,3 -6,7 -1,3 -0,4 3,0% 5,6% -3,7 3,5 Driftbudgetens nettokostnader 35,9 37,5 -1,6 4,5% -0,2 Av ovanstående redovisning framgår att nämndens utfall avviker med 1,6 mnkr i förhållande till budgeten. Utfallet visar att budgethållningen inte varit helt tillräcklig. Nämnden har under året fått budgettillskott om totalt 1,9 mnkr. Detta avsåg arvoden för gode män och förvaltare om 0,9 mnkr, tre nyanställningar med anledning av propositionen 2013/14:225 om 0,5 mnkr, två nyanställningar avseende samordningen i staden gällande ensamkommande barn om 0,3 mnkr samt projektanställning för tillsynsfunktionen för ensamkommande barn om 0,2 mnkr. Den största förklaringen till budgetavvikelsen avser arvoden till gode män, -1,1 mnkr. Enligt nämndens redovisning beror avvikelsen framförallt på att nämnden haft balanser som hanterats under året och omprövning av arvoden samt att full kostnadstäckning inte har erhållits för ensamkommande barn. En mindre del av det totala underskottet förklaras av att kostnaderna för fortsatt verksamhetsutveckling blivit högre än beräknat. Nämnden har förklarat avvikelserna på ett tillfredsställande sätt. Verksamhetens resultat Revisionskontoret bedömer att nämndens resultat för 2014 delvis är förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Bedömningen grundas på en granskning av nämndens verksamhetsberättelse samt på de övriga granskningar som har genomförts under året. Av nämndens verksamhetsberättelse framgår att mer än hälften av fullmäktiges mål för verksamheterna uppnås delvis. Dessa mål har bäring på nämndens kärnverksamhet dvs. handläggning av tillsynsärenden rörande gode män, förvaltare och förmyndare (ställföreträdare). Nämnden har inte uppnått målet att vid byte av Årsrapport 2014 Överförmyndarnämnden 3 (6) ställföreträdare ska en ansökan hanteras inom 60 dagar. Nämnden har inte heller uppnått målet att tillsättningen av god man ska ske inom 90 dagar från det att ansökan kommit in under förutsättning att behov finns. Avvikelserna förklaras enligt nämnden bl.a. av att nämnden har begränsat antalet uppdrag till 20 per ställföreträdare. Nämnden har i huvudsak nått målet om att påbörja granskningen av årsräkningarna med arvode före utgången av september månad, vilket är en förbättring jämfört med föregående år. Nämnden har under 2014 utvecklat hemsidan men målet om att informationen är korrekt och lättillgänglig uppnås inte helt. Nämnden har inte helt uppnått fullmäktiges mål om att Stockholms stad är en attraktiv arbetsgivare med spännande och utmanande arbeten. Avvikelser från indikatorernas målvärden finns när det gäller medarbetarenkäten. Nämnden når inte målen om aktivt medskapandeindex och att chefer och ledare ställer tydliga krav på sina medarbetare. Nämnden når dock målet om en sjukfrånvaro om 4,4 % med ett utfall om 3,6 %, vilket är en klar förbättring jämfört med föregående års utfall på 5,6 %. Nationella tillsyner m.m. Länsstyrelsen i sin tillsyn under år 2014 funnit brister bl.a. när det gäller tillsättningen av god man och förvaltare. Allvarlig kritik riktas mot nämndens hantering av ansökningar om ställföreträdare och ärenden angående anmälan om behov av ställföreträdare. Vidare riktar Länsstyrelsen i likhet med föregående år kritik mot lång handläggningstid för granskning av årsräkningar. Därtill noteras att kritik har riktats från JO och JK, i enskilda ärenden, vilket enligt nämnden kan kopplas till tidigare negativa ärendebalanser dvs. ärenden som inte har slutförts i tid. Intern kontroll Den interna kontrollen är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Den interna kontrollen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att nämndens interna kontroll inte har varit helt tillräcklig. De iakttagelser som ligger till grund för denna bedömning redovisas nedan. Årsrapport 2014 Överförmyndarnämnden 4 (6) En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. En granskning av nämndens verksamhetsplan för år 2014 visar att nämndens egna mål i huvudsak ansluter till kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har dock inte tagit fram några indikatorer för att mäta måluppfyllelsen. Det finns aktiviter, men dessa bedöms inte utgöra ett tillräckligt stöd för uppföljning av nämndens egna mål. Nämnden har en i huvudsak tillfredsställande uppföljningsstruktur. Ekonomi, verksamhet och kvalitet följs systematiskt upp i samband med nämndens månads- och tertialrapporter. Nämndens uppföljning av kärnverksamheten har utvecklats under året. Detta har inneburit att möjligheterna att följa verksamheten på ett förbättrats jämfört med tidigare år. Det återstår dock fortfarande ett arbete med att bl.a. förbättra och se över rutinerna i verksamheten. Den ekonomiska uppföljningen har utvecklats i förhållande till föregående år. Nämnden gör uppföljningar månatligen och vid risk för budgetöverskridanden beslutas om åtgärder. Nämndens rutin för uppföljning av verksamhet och ekonomi behöver dock fortsatt systematiseras. Säkerheten i nämndens ekonomiska prognoser behöver förbättras. Vidare bör det ekonomiska analysarbetet utvecklas eftersom det finns osäkerhet vad gäller vissa budgetavvikelser. Årets uppföljningar har identifierat ekonomiska problem inom flera olika områden. Nämnden äskade i samband med tertialrapport 2 medel om 2,9 mnkr för bl.a. ökade kostnader för arvoden gode män och förvaltare, nyanställningar, receptionisttjänst och konferensrum samt rekryteringsstöd och backlogg vid byte av god man och förvaltare. Nämnden erhöll ett budgettillskott om totalt 1,9 mnkr. Detta avsåg arvoden för gode män och förvaltare om 0,9 mnkr, tre nyanställningar med anledning av propositionen 2013/14:225 om 0,5 mnkr, två nyanställningar avseende samordningen i staden gällande ensamkommande barn om 0,3 mnkr samt projektanställning för tillsynsfunktionen för ensamkommande barn om 0,2 mnkr. I samband med tertialrapport 2 prognostiserade nämnden ökade kostnader för arvoden till gode män och förvaltare. För att nå en Årsrapport 2014 Överförmyndarnämnden 5 (6) budget i balans äskade och erhöll nämnden 0,9 mnkr. Vid bokslutet konstateras att kostnader för arvoden till gode män och förvaltare uppgick till 17,1 mnkr, vilket innebar en avvikelse med 1,1 mnkr. Revisionskontoret bedömer att den bristande säkerheten i nämndens prognoser hänger samman med att det ekonomiska analysarbetet behöver utvecklas. Nedanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit bristfällig under året. Prognosen för tertialrapport 2 och det slutliga utfallet i bokslutet skiljer sig åt med 0,8 mnkr, vilket motsvarar 2,2 % av nettoomslutningen. Mnkr TertialTertialrapport 1 rapport 2 2014 2014 Bokslut 2014 Avvikelse T2 - bokslut Driftbudget Verksamhet Kostnader Intäkter 42,1 6,1 43,9 7,1 44,3 6,7 0,4 0,4 0,9% 5,6% Verksamhetens nettokostnader 36,0 36,7 37,5 0,8 2,2% Revisionskontorets granskning av nämndens system för intern kontroll visar att nämnden har ett system för intern kontroll. Nämnden har gjort en risk- och väsentlighetsanalys av fullmäktiges indikatorer och nämndens väsentliga processer samt upprättat en intern kontrollplan. I planen framgår bl.a. att kontroller ska ske av felsorterade akter och felaktigt utbetalda arvoden. Granskningen visar att flertalet kontrollaktiviteter inte har genomförts av förvaltningen och att nämnden inte har fått någon samlad rapportering av resultatet. Ett antal granskningar har genomförts av nämndens interna kontroll, se bilaga 2. Granskningarna omfattar uppföljning av tidigare granskning från år 2013, protokollshantering, arvodeshantering och behörigheter i ekonomisystemet Agresso samt analys av transaktioner på konton av ekonomisk eller förtroendekänslig betydelse. Revisionskontorets uppföljning av 2013 års granskning av överförmyndarnämnden visar att nämnden genomfört åtgärder och förbättringar inom flertalet områden. Det handlar t.ex. om tillgängligheten och servicen samt rekryteringen och kontrollen av gode män. Det noteras dock att Länsstyrelsen i sin tillsyn under 2014 uppger att de Årsrapport 2014 Överförmyndarnämnden 6 (6) erhåller mycket klagomål på nämndens tillgänglighet, vilket kan innebära att nämndens åtgärder ännu inte är tillräckliga. Nämnden har dock inte har vidtagit åtgärder för att säkerställa att lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar efterlevs. Granskningen av nämndens protokoll visar att nämnden följer kommunallagens krav men att protokollen inte är helt informativa och lättförståeliga. Granskningen har vidare visat att det i protokollen i flera fall saknas identifikation (diarienummer) till de skrivelser/bilagor eller liknande som protokollet hänvisar till. Nämnden rekommenderas bl.a. att säkerställa att det i protokollet finns en tydlig koppling till de handlingar som ligger till grund för beslutet genom att en identifikation (diarienummer) anges i protokollet. Bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas en bedömning av om nämndens bokslut är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Sammanfattningsvis bedöms att bokslut och räkenskaper i allt väsentligt är rättvisande. Bedömningen baseras på en granskning av nämndens bokslut och på de övriga granskningar som genomförts under året. Uppföljning av tidigare års granskning Tidigare års granskning av nämndens verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Revisionskontoret gör årligen en uppföljning och bedömning av i vad mån nämnden har beaktat rekommendationerna, se bilaga 3. Uppföljning visar att nämnden delvis har beaktat revisionens rekommendationer. Årsrapport 2014 Överförmyndarnämnden 1 (2) Bilaga 1 - Bedömningskriterier Revisionskontorets bedömningskriterier För avsnitten Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi och Intern kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Brister finns som måste åtgärdas Inte tillfredsställande/ Inte tillräcklig Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående Bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Årsrapport 2014 Överförmyndarnämnden 2 (2) Intern kontroll Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och personal. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Nämnden genomför årligen en riskanalys som fångar upp väsentliga risker samt hur de ska hanteras för att minimera risken för att verksamhetens mål inte uppnås. Nämndens organisation har en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter som bidrar till att stödja verksamheten och att förhindra avsiktliga och oavsiktliga fel samt oegentligheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämnden har ett fungerande informations- och kommunikationssystem för styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. Nämnden har riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att verksamhetens mål uppfylls och att föreskrifter följs. Nämnden följer upp den interna kontrollen systematiskt och regelbundet för att säkra att den fungerar på ett betryggande sätt. Nämndens bokslut och räkenskaper Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Årsrapport 2014 Överförmyndarnämnden 1 (3) Bilaga 2 - Årets granskningar Granskningar och projekt under perioden april 2013 – mars 2014 Intern kontroll Uppföljning av tidigare granskning revisionsrapport nr 6, 2013 En uppföljning har genomförts av föregående års granskning av överförmyndarnämnden. Uppföljningen visar att nämnden genomfört åtgärder och förbättringar när det gäller tillgängligheten och servicen. Sedan mars 2014 har kontaktcenter (inom serviceförvaltningen) övertagit överförmyndarnämndens telefonsamtal (inkl. e-post som inkommer till kontaktcenter). Statistik visar att lösningsgraden dvs. i vilken omfattning kontaktcenter själv löser frågan för de inkommande samtalen succesivt har ökat. Åtgärder har även vidtagits när det gäller t.ex. rekryteringen och kontrollen av gode män, handläggningen av ansökningar och anmälan av god man samt tillsynen av gode män. Uppföljningen visar dock att nämnden inte har vidtagit åtgärder för att säkerställa att lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar efterlevs. Nämndens protokollshantering En granskning har genomförts av nämndens protokoll för att bedöma om kommunallagens krav följs och om protokollen är informativa och lättförståeliga. Granskningen visar att kommunalagens krav följs vad gäller protokollens förande, innehåll och justering. Granskningen har därutöver visat att närvaroredovisningen bör utvecklas, då det inte framgår vid vilka ärenden tjänstemän deltog. Kommunallagens krav på protokollen utgör minimikrav. Utöver detta bör protokollen även beaktas som informationsbärare för såväl den egna organisationen som omvärlden i form av intressenter och allmänhet. Granskningen visar att protokollen inte är helt informativa och lättförståeliga. Paragrafsättningen görs inte på ett helt konsekvent sätt, vilket gör att protokollen inte är helt överskådliga och lätta att hitta i. Vid omedelbar justering upprättas ett protokoll för omedelbart justerade Årsrapport 2014 Överförmyndarnämnden 2 (3) ärenden och ett för övriga ärenden. Vissa paragrafer justeras dock vid båda tillfällen, vilket i efterhand försvårar möjligheterna att fastställa när justeringen ägde rum. Granskningen visar vidare att det i protokollen i flera fall saknas identifikation (diarienummer) till de skrivelser/bilagor eller liknande som protokollet hänvisar till. Detta förvårar möjligheterna att i efterhand fastslå de handlingar som ligger till grund för beslutet. De noterade bristerna hänger ihop med de under året tidigare konstaterade bristerna vad gäller nämndens diarieföring i Diabas. Den sammantagna bedömningen är att nämndens protokoll följer kommunallagens krav men att protokollen inte är helt informativa och lättförståeliga. För att säkerställa att protokollen är överskådliga och lätta att hitta i bör nämnden genomföra en översyn av protokollens paragrafsättning och sättet att justera protokollen. Nämnden bör även säkerställa att det i protokollet finns en tydlig koppling till de handlingar som ligger till grund för beslutet genom att en identifikation (diarienummer) anges i protokollet. Arvodeshantering En granskning har skett av nämndens kontroller i samband med arvodeshanteringen. Granskningen har fokuserat på att det finns rutiner för registrering av underlag, uppföljning och avstämning av arvodesutbetalningar samt överenstämmelse mellan utbetalda arvoden och stadens riktlinjer för arvoden. Granskningen visar bl.a. att det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hanteringen av arvoden och att utbetalda arvoden överens-stämmer med stadens riktlinjer samt att det genomförs kontroll av utbetalda arvoden. Den samlade bedömningen är att den interna kontrollen avseende arvodeshanteringen är tillräcklig. Behörigheter i Agresso En granskning har genomförts för att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig när det gäller hantering av behörigheter i ekonomisystemet Agresso. Den samlade bedömningen är att den interna kontrollen är tillräcklig men att det finns förbättringsområden, när det gäller tilldelning och borttag av behörigheter i ekonomisystemet Agresso. Analys av transaktioner på konton av ekonomisk eller förtroendekänslig betydelse En granskning har genomförts för att bedöma om den interna kontrollen baserat på ett urval transaktioner, som främst avsett leverantörsutbetalningar, är tillräcklig i syfte att säkerställa rättvisande räkenskaper. Årsrapport 2014 Överförmyndarnämnden 3 (3) Granskningen har gjorts genom stickprovskontroller avseende förtroendekänsliga konton så som resor, representation och utbildningar. Vidare har kontroller och bedömning gjorts av konsult- och verksamhetsinköp samt kvaliteten på räkenskapsmaterial och underlag. Den interna kontrollen bedöms, baserat på ett urval redovisningstransaktioner (främst leverantörsutbetalningar), vara tillräcklig men att det finns utrymme för förbättringar. Nämnden rekommenderas att säkerställa att det för redovisningstransaktioner som avser förtroendekänsliga poster görs korrekt momsavdrag Överförmyndarnämnden 1 (2) Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer NEJ DELVIS REKOMMENDATION JA Granskningsår ÅTGÄRDAT KOMMENTAR Nämnden har fastställt en riskanalys och en plan för intern kontroll för 2013. Dock har genomförda kontroller inte presenterats för nämnden. 2012 Nämnden måste styra upp arbetet med intern kontroll så att det motsvarar kraven i stadens anvisningar 2012 Nämnden måste förbättra verksamhetens ledning och styrning och därmed även budgethållningen. 2013 I revisionsrapport nr 6, 2013 lämnades följande rekommendationer: Öka tillgängligheten per telefon, genomföra enkäter om hur t.ex. service och krav på registrering av allmänna handlingar följs samt ta fram dokumenterade rutiner för synpunkter och klagomål. Utforma rutiner för återkommande registerkontroller av befintliga ställföreträdare och säkerställa att fler personer involveras i bl.a. arbete med rekrytering samt att handläggningen av ansökningar och anmälningar om god man sker utifrån de mål som nämnden fastställt. Klargöra hur kontroll av den del av uppdraget som innebär att sörja för person bör genomföras samt genomföra årliga kontroller av årsräkningar och säkerställa och säkerställa att de handläggningstider som tillsynsmyndigheten framhåller som rimliga tillämpas. x Granskningen under år 2014 visar att flertalet kontrollaktiviteter inte har genomförts av förvaltningen och att nämnden inte har fått någon samlad rapportering av resultatet. Under 2013 har ett arbete påbörjats med att effektivisera verksamheten. Effekter av arbetet förväntas få genomslagskrafter under år 2014. x Arbete med effektivisering under år 2014 har visat att styrningen och ledningen i flera avseende har förbättrats. Trots detta bedöms att nämnden under 2014 inte helt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. x Revisionskontorets uppföljning under år 2014 visar att nämnden genomfört åtgärder och förbättringar inom flertalet områden. Nämnden har dock inte har vidtagit åtgärder för att säkerställa att lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar efterlevs. Årsrapport 2014 2 (2) 2013 2013 2014 Bisysslor Ta fram riktlinjer för hantering av anställdas bisysslor. Regelbundet kartlägga de anställdas bisysslor för att säkerställa att regler och riktlinjer följs. Intern kontroll löner Att en intern rutinbeskrivning avseende kontroller för lönehantering utarbetas. Rutinen bör innehålla vilka kontroller som ska genomföras månatligen och hur de ska dokumenteras. I denna rutinbeskrivning bör även framgå hur utbetalning av arvoden till godemän kontrolleras. Goda exempel finns att finna hos andra förvaltningar och nämnder inom Stockholm stad. Protokollshantering Genomföra en översyn av protokollens paragrafsättning och sättet att justera protokollen. Säkerställa att det i protokollet finns en tydlig koppling till de handlingar som ligger till grund för beslutet genom att en identifikation (diarienummer) anges i protokollet. NEJ DELVIS REKOMMENDATION JA Granskningsår ÅTGÄRDAT KOMMENTAR x Nämnden har under år 2014 begärt in uppgifter från samtliga anställda om de bedriver någon bisyssla som kan anses vara förtroendeskadlig för verksamheten. Någon ny rutin har dock inte tagits fram. x Enligt uppgift ska nämndens rutiner för lönehantering uppdateras för att överensstämma med stadens rutiner. Det har dock inte kunnat verifieras att detta har gjorts. Följs upp under år 2015
© Copyright 2024