3. Beskrivning av nuläget i kommunerna
SLUTRAPPORT 1.1 2015-08-17 Bengt Svenson Avdelningen för digitalisering, SKL Anders Persson, Governo Sofie Arvidsson, Governo Förstudie för verksamt.se/kommun Förutsättningar för kommunerna att delta i ett huvudprojekt Sveriges Kommuner och Landsting Post: 118 82 Stockholm, Besök: Hornsgatan 20 Tfn: växel 08-452 70 00, Fax: 08-452 70 50 Org nr: 222000-0315, [email protected], www.skl.se Dnr 14/6691: 1 (61) 2015-08-17 2 (61) Dnr: 14/6691 Sammanfattning Att undersöka förutsättningarna för kommunerna att samverka med initiativen kring verksamt.se Det övergripande syftet med insatserna inom näringslivspolitiken, som denna förstudie är en del av, handlar om förenkling för företag. Förstudiens övergripande syfte är att pröva förutsättningarna för Sveriges kommuner att samverka närmare med verksamt.se och de tjänster som finns där, alternativt är under utveckling. Den kontaktpunkt som finns mot Sveriges kommuner inom ramen för tjänstedirektivet används i ringa omfattning och behöver utvecklas för att ge ett reellt stöd till företagare i relation till Sveriges kommuner. Målet med förstudien är att ringa in förutsättningarna för ett huvudprojekt som kan utveckla guidning och vägledning, information till företagare och e-tjänster mot kommunerna. Stora behov hos företagare och hos kommunerna – stora vinster med ökad samordning och samverkan Sveriges mål med digitaliseringen är att vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Internationella undersökningar som EU-kommissionens benchmark visar att med en 10:e plats för starta företag och en 14:e plats för driva företag har vi en bit kvar till målet. Tidigare forskning och datainsamling i kommuner och myndigheter visar att det finns stora behov av att stödja företags kontakter med kommunala och statliga myndigheter. Ett viktigt utvecklingsområde rör att göra omfattande och förvaltningsövergripande processer tydligare, mer transparenta och förutsägbara. Kommunerna som deltagit i förstudien gör ställningstagandet att målbilden för utvecklingen på området ska vara guidning och vägledning för att beskriva företagets situationsanpassade process. Många kommuner arbetar aktivt med näringslivsutveckling men har svårt att nå hela vägen med utveckling av guider, information, ansökningsmaterial och e-tjänster. Resursåtgången i Sveriges kommuner är betydande och förstudiekommunerna ser gemensamma insatser som en viktig väg för att höja kvaliteten nationellt sett och använda resurserna bättre. De visioner för utvecklade stöd till företagare som finns framtaget inom forskningsprojektet DUKAT och verksamt.se 2.0 ställer sig kommunerna bakom och menar skulle ge stora förenklingar för företag och kommuner. Iterativ utveckling av olika komponenter Det huvudprojekt som föreslås i denna förstudie bygger på ett arbete med 5 olika delprojekt som föregås av en projektstartsfas. De olika delprojekten är 1) Kartläggning av uppgiftskrav och utveckling av guider, 2) Beskrivning av uppgiftskrav och utveckling av tillståndsinformation, 3) Informationsförsörjning – informationskrav i ansökningar, 4) Informationsförsörjning – sammansatt bastjänst, 5) E-tjänster. Föreslaget huvudprojekt bör bedrivas med ett inledande pilotprojekt för att visa att helheten fungerar mot ett antal pilotkommuner. Dessutom behöver projektet kunna förändras kontinuerligt i takt med omgivningen och ändrade förutsättningar. 2015-08-17 3 (61) Dnr: 14/6691 2015-08-17 4 (61) Dnr: 14/6691 1. Bakgrund ................................................................................................................ 6 2. Förstudien – vad och varför? ................................................................................. 8 Syfte och mål ............................................................................................................. 8 Metod ......................................................................................................................... 9 Projektorganisation .................................................................................................. 10 3. Beskrivning av nuläget i kommunerna ................................................................ 11 Övergripande problembild ur företagarnas perspektiv ............................................ 13 Problembild ur kommunernas perspektiv ................................................................ 15 4. Resultat och ställningstaganden utifrån förstudien .............................................. 25 Visionen om verksamt.se/kommun - idéskiss för att hantera företagarnas problembild .............................................................................................................. 25 Uppgiftskrav, vägledning och guidning – ”Min process” ....................................... 26 Information om respektive tillstånd eller uppgiftskrav............................................ 29 Informationsförsörjning och sammansatt bastjänst ................................................. 31 Utveckling av gemensamma kommunala e-tjänster ................................................ 32 Sammanfattning av nyttor ........................................................................................ 36 5. Förutsättningar för huvudprojektet ...................................................................... 41 Principer och utgångspunkter för huvudprojektet ................................................... 41 Avgränsningar .......................................................................................................... 43 Restaurangföretagaren är lämplig som pilot ............................................................ 44 Projekt- och effektmål ............................................................................................. 45 Sammanfattade projektaktiviteter på kort sikt (år 1-2) ............................................ 46 Projektorganisation .................................................................................................. 46 Finansieringsformer ................................................................................................. 47 Övergripande tidplan ............................................................................................... 47 7. Förslag på insatsområden i huvudprojektet ......................................................... 49 Projektstart ............................................................................................................... 49 Insatsområde 1 - Kartlägga uppgiftskrav och utveckla guider ................................ 50 Insatsområde 2 - Beskriva uppgiftskrav – information om tillstånd ....................... 52 Insatsområde 3 – Informationsförsörjning - informationskrav ................................ 53 Insatsområde 4 - Informationsförsörjning - bastjänsten .......................................... 55 Insatsområde 5 - E-tjänster ...................................................................................... 57 9. Bilagor ................................................................................................................. 61 2015-08-17 5 (61) Dnr: 14/6691 2015-08-17 6 (61) Dnr: 14/6691 1. Bakgrund Verksamt.se är en webbplats för företagare och innehåller information och e-tjänster som gör det enklare att starta och driva företag. Den drivs gemensamt av Tillväxtverket, Skatteverket och Bolagsverket. Den svenska regeringens näringspolitik har under många år fokuserat på förenkling för företag och att minska kostnader och tidsåtgång för att starta företag. Arbetet har bedrivits genom att bland annat utveckla verksamt.se, insatser för regelförenkling med fokus på lokal och regional nivå samt minskat och förenklat uppgiftslämnande. Denna utveckling kommer att fortsätta enligt regeringens budgetproposition (Prop. 2014/2015: 1). Kommunerna står för en betydande andel av företagens kontakter med offentliga aktörer. Därmed är kommunernas insatser inom näringspolitiken central och mycket arbete sker även inom ramen för enskilda kommuner samt från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Eftersom verksamt.se kommit att bli en central tjänst för att sprida information till företag och nu även blir hemvist för insatser inom det förenklade och minskade uppgiftslämnandet är det centralt att kommunerna utvecklar former för att bättre integreras i arbetet. Detta kan ske genom att inom ramen för verksamt.se utveckla informationsgivningen riktad mot kommunala tillstånd, utveckla e-tjänsterna (idag blanketter) inom verksamt.se samt inte minst genom att bli en del av insatserna kring förenklat och minskat uppgiftslämnande och uppgiftslämnarutredningen. Av dessa anledningar har behovet av denna förstudie identifierats gemensamt av SKL och samverkansmyndigheterna bakom verksamt.se. Projektet DUKAT – en uppgift en gång (Liu och SKL 2012) syftade till att hitta ett bättre stöd till företagaren i processen ”starta restaurang”. I slutrapporten presenteras en vision där företagarens samlade process och behov av information och stöd i kontakten med kommunen och statliga myndigheter är i fokus. Visionen innebär i korthet att det skapas ett IT-stöd som hjälper och lotsar företagaren genom en process, restauranglov, som denne ska gå igenom. Lärande, information, uppgiftslämnande (en uppgift - en gång), sker i ett flöde och ansökningar skapas under processen. Förvaltningsgemensamma e-tjänster som t ex Mina meddelanden och e-legitimation används. Företagaren får hjälp att hitta information och hantera tillstånd elektroniskt. Uppgiftslämnarutredningen fick 2012 i uppdrag att presentera förslag som förenklar företagens uppgiftslämnande. Målsättningen är ett informationssystem som möjliggör visionen om en uppgift en gång för företagens uppgiftslämnande. Den fas i detta arbete som nu är aktuell rör skapandet av ett uppgiftskravsregister samt tjänster för att notifiera och samla samtliga uppgiftskrav som rör ett företag. Dessa tjänster ska finnas på plats senast under första halvåret 2015. Tillväxtverket, Bolagsverket och Skatteverket fick juli 2014 ett regeringsuppdrag att förverkliga detta genom att utveckla dessa tjänster benämnda "en dörr in". Uppdraget möjliggjorde att tjänsten blev aktiv 1 april 2015. Uppdraget innebar att ”tillsammans med Uppgiftslämnarutredningen (N2012:01) vidareutveckla samt anpassa den myndighetsgemensamma portalen verksamt.se och Uppgiftslämnarutredningens förslag om system för företagens uppgiftslämnande. Arbetet ska resultera i att Uppgiftslämnarutredningens förslag till funktionalitet (”servicetjänst”) och 2015-08-17 7 (61) Dnr: 14/6691 verksamt.se samordnas till en funktionalitet på verksamt.se. Detta innebär bl.a. att verksamt.se nyttjas som användargränssnitt och inkluderar de funktioner som tidigare föreslogs ligga i ”servicetjänsten”. Detta innebär att två tjänster kommer att utvecklas inom ramen för verksamt.se som också bör kunna användas av kommuner. Dels inom ramen för den kommunala delen inom verksamt.se men även direkt av kommuner. Den första är en ”Sammansatt bastjänst” (SSBT) som utvecklas av Bolagsverket där myndigheter kan leverera person- och företagsuppgifter (basuppgifter) som kan visas för och i vissa fall ändras av företagaren själv på verksamt.se samt användas vid förifyllning i e-tjänster. Den andra tjänsten är ett register där statliga myndigheter samlar sina uppgiftskrav. Mina meddelanden och e-legitimationer är exempel på förvaltningsövergripande tjänster som också kommer att användas. Syftet är att företagarna ska kunna få en samlad bild och påminnelser av sina statliga uppgiftskrav. Det är en uttalad ambition från både SKL och myndigheterna bakom verksamt.se att kommunerna ska ingå som en naturlig del av det stöd som verksamt.se erbjuder för att göra det enklare att starta och driva företag. En företagare ska kunna sköta sina samlade uppgiftskrav och få sina behov uppfyllda mot hela den offentliga sektorn på ett samlat sätt. Sverige har varit ett land som i internationell jämförelse legat mycket långt framme vad gäller den offentliga sektorns digitalisering. De senaste årens internationella jämförelser visar dock tydligt att Sverige börjar tappa i rankingarna. Sveriges resultat hålls uppe av god infrastruktur och en bred användarbas men utbud av och nivån på den offentliga sektorns tjänster är inte tillräckligt bra för internationella topplaceringar. När det gäller gruppen företagare visar EU-kommissionens benchmark för 2012-2014 att Sverige placerar sig på 10:e plats i livshändelsen starta företag och på 14:e plats i livshändelsen driva företag. Med ambitionerna att vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter är detta inte bra nog. EU-kommissionen pekar även ut den lokala nivån som ett centralt utvecklingsområde inom hela EU1. Läs mer i e-Delegationens rapport från 2015 ”Den svenska e-förvaltningens utvecklig i relation till omvärlden – jämförande analys av internationella mätningar” 1 2015-08-17 8 (61) Dnr: 14/6691 2. Förstudien – vad och varför? Syfte och mål Det övergripande syftet med insatserna inom näringslivspolitiken, som denna förstudie är en del av, handlar om förenkling för företag. Förstudiens övergripande syfte var att pröva förutsättningarna för Sveriges kommuner att samverka närmare med verksamt.se och de tjänster som finns där, alternativt är under utveckling. Denna rapport sammanfattar resultaten för de olika faserna i förstudien samt rymmer projektdirektiv och översiktlig projektplan för huvudprojektet. Förstudien pågick 2014-11-01 till 2015-03-31. Det övergripande målet var att ringa in de förutsättningar som huvudprojektet för utveckling av verksamt.se har för att kunna inkludera kommunerna. Projektmålen för förstudien var att utifrån exemplet restaurangföretag översiktligt beskriva förutsättningarna utifrån följande aspekter: Vilken roll verktyg för planering och guidning på verksamt.se kan ha i kommunernas processer att stödja vid start företag. Hur kommuner ser på användning av nationella ansökningstjänster för företag via verksamt.se (tjänstedirektivet) och hur kommunerna ser på förutsättningarna för att ta emot ärenden via kontaktpunkten på verksamt.se. Kommunernas informationsbehov kopplat till statliga myndigheters registerdata och hur väl SSBT för grunddata försörjer kommunala tillståndsprocesser. Hur kommunala tillståndsprocesser kan komplettera uppgiftskravsregistret för faserna starta samt driva företag. Vilka resultat från förstudien som kan anses vara av mer generisk karaktär och vilka som gäller mer specifikt för restaurangföretag. Förslag på övergripande principer för huvudprojektet tas fram och förslag på andra branscher att studera i kommande områden/delstudier i huvudprojektet. Ge förslag på lämplig projektplanering inkl. organisation och budget för att arbeta vidare utifrån förstudiens resultat. Förstudiens målsättning var att bidra med följande resultat: Förstudierapport som dokumenterar ovanstående leveranser Kommunicera resultat och planer för projekt till landets kommuner och övriga intressenter. Avgränsningar Förstudien avgränsades till de tillstånd och ansökningar som är aktuella vid start av samt drift av restaurang. Fokus var primärt att utreda förutsättningarna för att utveckla stöd för startfasen utifrån ett nyföretagarperspektiv. Ytterligare en avgränsning gjordes till branschen restaurangföretag och därtill relevanta tillståndstyper. Utifrån resultaten fördes även en diskussion kring vilka slutsatser som kan gälla även andra tillstånd/andra branscher och vad som kan vara 2015-08-17 9 (61) Dnr: 14/6691 giltigt för konceptet i sin helhet. Förstudien utgick i stor utsträckning från utredningsresultatet i DUKAT2 och att prova förutsättningarna att operationalisera dessa resultat. Syftet med förstudien var att identifiera viktiga utredningsfrågor för huvudprojektet och inte att utreda på detaljnivå. Förstudien skulle snarare generera tillräckligt med data för att kunna göra vägval och positionera huvudprojektet på ett välgrundat sätt. Under förstudien detaljstuderades inte heller de tekniska förutsättningarna för anslutningar och integrationer utöver att resonera kring förutsättningarna. Fokus för förstudien var främst att utreda förutsättningarna för att förenkla för företag kopplat till tillståndsrådgivning och tillståndshandläggning samt informationsförsörjning kopplade till dessa situationer. Här finns även betydande förenklingar och effektiviseringar av informationshanteringen mellan kommuner och myndigheter kring t ex statistik och verksamhetsdata. Detta är viktigt att arbeta vidare med men inte en del i denna förstudie. Förstudien avgränsades också till den företagsrådgivning som normalt ligger på kommunerna d v s rådgivning kring den övergripande etableringsprocessen samt rådgivning och stöd inom enskilda ärendeprocesser. Förstudien hanterade inte den rådgivning som tillkommer organisationer som t ex Nyföretagarcentrum och Almi som primärt rör förutsättningarna för företagande, finansiering och affärsplanering etc. Dessa delar behöver kopplas till tillståndsrådgivningen i ett senare skede men detta har inte varit ett primärt fokus i förstudien. Metod Delstudier Förstudien har genomförts i ett antal faser, enligt figuren nedan. Totalt genomfördes fem delstudier, varav några genomförs parallellt. Projekstart Delstudie 1: Vägledning och guidning Delstudie 2: Kommunala e-tjänster Delstudie 3: Informationsförsörjning Delstudie 4: Regelverk och uppgiftskrav Delstudie 5: Projektplanering Projektavslut Goldkuhl, Persson, Röstlinger (2012), DUKAT för restaurangföretagare – visioner om ett samlat informationssystem 2 2015-08-17 10 (61) Dnr: 14/6691 Datainsamling Frågeställningarna som förstudien har haft för avsikt att besvara har analyserats på flera olika sätt och i två arbetsgrupper, som beskrivs nedan. Arbetsgrupp/kommun Ett stort arbete har genomförts inom arbetsgrupp/kommun med representanter från 10 kommuner. Projektgruppen genomförde först och främst en desktop-studie över de deltagande kommunernas hemsidor och informationsmaterial, samt verksamt.se och några omvärldsexempel. För det andra genomförs ”hemma-hos” intervjuer hos de deltagande kommunerna med representanter från ett antal olika delar av verksamheten, exempelvis handläggare inom livsmedel/serveringstillstånd, ITstrateger och IT-arkitekter, e-tjänstutvecklare samt näringslivsutvecklare och företagslots. För det tredje genomförs tre gemensamma analystillfällen med samtliga deltagande kommuner, vid heldags-workshops. Där analyseras genomförd datainsamling, nulägesbilden bekräftas och vägval diskuteras. Resultaten från dessa har sammanställts och dokumenterats på en gemensam projektplats. Totalt har tre analystillfällen genomförts med kommunrepresentanter för de olika delstudierna: 12/2, 3/3 och 17/3 2015 (för deltagare från kommunerna vid dessa tillfällen se bilaga 4). Arbetsgrupp/verksamt.se Under förstudiens genomförande har tätt avstämning skett med Tillväxtverkets projektgrupp verksamt.se. Gemensamma arbetsmöten har genomförts vid fyra tillfällen. Vid det första avstämningsmötet, 3/12, diskuterades projektplanen för förstudien. Vid det andra tillfället, 12/2 diskuterades resultaten från delstudie 1 och 2. Vid det tredje tillfället 11/3 analyseras resultaten från delstudie 3 och 4. Vid det fjärde tillfället diskuteras huvudprojektet tillsammans med förstudiens styrgrupp (för deltagare se bilaga 4). Projektorganisation Roll Namn Åsa Zetterberg Anna Johansson Titel Organisation SKL Tillväxtverket Styrgrupp Åsa Zetterberg Anna Johansson Bengt Svenson Fredrik Berglund Thomas Forsberg Göran Goldkuhl Chef CeSam Enhetschef Programansvarig Programsamordnare Handläggare Professor SKL Tillväxtverket SKL SKL SKL LiU Projektgrupp Anders Persson Bengt Svenson Sofie Arvidsson Projektledare Programansvarig Konsult Governo SKL Governo Johan Bergsten Per Granstrand Projektledare verksamt.se Verksamhetsarkitekt, Tillväxtverket Bolagsverket Beställare 2015-08-17 11 (61) Dnr: 14/6691 Arbetsgrupp verksamt Joakim Jenhagen Fredrik Nordlander Henrik Norlander Kristina Ljungdahl Verksamhetsarkitekt, IT-arkitekt, IT-arkitekt Projektledare/produktans varig Verksamhetsarkitekt IT-arkitekt Magnus Lundsten Staffan Bornehäger Bolagsverket Bolagsverket Bolagsverket Tillväxtverket Tillväxtverket Tillväxtverket Arbetsgrupp kommun Solna Hanna Molander Enhetschef Styrning & stöd/livsmedelsinspektör Majvor Schultz Fredholm Alkoholhandläggare Evrim Erdal Kommunikation Ulla Johansson Samordnare för denna förstudie Miriam Amanou IT Jacob Krokstedt Jonas Arnqvist Utredningschef IT-avdelningen It-strateg Stockholm Daniel Selin Cecilia Larsson Arne Fredholm Avdelningschef på miljöförvaltningen (livsmedelskontroll) Verksamhetskunnig systemförvaltare på socialförvaltningen (serveringstillstånd) It-strateg på stadsledningskontoret (etjänsteplattformen) Skellefteå Marie Larsson KLK Kvalitet och förnyelse Pär Hellgren Chef Verksamhetsutveckling Gunnar Bergström IT-strateg, bygg- och miljökontoret Malmö Gunilla Konradsson Björn Robért Näringslivsutvecklare, ansvarig för Företagslotsen E-tjänstansvarig Anna Hamr IT-projektledare Maria Engström Karlstad 2015-08-17 12 (61) Dnr: 14/6691 Sundsvall Åsa Jadelius IT-strateg Jari Koponen IT-infrastrukturarkitekt Roger Eriksson IT-strateg Maria Pihlajärvi Livsmedelschef Susann Lundström Alkoholinspektör Britt Forsberg Näringslivsutvecklare Emma Christensson Tillståndshandläggare Nicklas Simonsson Näringslivsutvecklare Per-Olav Gramstad Projektledare e-förvaltning Olle Bergdahl e-strateg (IT & e-förvaltning) Anita Ekmyr Livsmedelsinspektör Lisa Mineur Alkoholhandläggare Linda Granvik Verksamhetsutvecklare Peter Baggesen Säkerhet Ann-Charlotte Berger Näringsliv Martin Samuelsson IT-arkitekt Jonas Beltrame-Linné Projektledare Digital lots Hans Lyttkens IT-strateg Charlotte Criwall Avdelningschef Bebyggelse & livsmiljö Norrköping Halmstad Uppsala Region Gotland 2015-08-17 13 (61) Dnr: 14/6691 Camilla Ekelund Näringslivsstrateg 3. Beskrivning av nuläget i kommunerna I detta kapitel ges en övergripande beskrivning kring nuläget i Sveriges kommuner. Först ges en kort sammanfattning av företagarnas problembild som beskrivits i projektet DUKAT, därefter den bild av kommunernas arbete för att förenkla för företagare som fångats i arbetet med denna förstudie. Övergripande problembild ur företagarnas perspektiv I denna förstudie har vi arbetat utifrån en problembild beskriven i projektet DUKAT vid Linköpings universitet (Goldkuhl, Persson och Röstlinger, 2012). Denna problembild utgår från företagarens situation och behov i mötet med en förvaltning som är fragmenterad på statlig, regional och kommunal nivå. Dessutom finns en komplexitet inom kommunerna där ansvaret för de mer komplicerade företagsetableringarna är uppdelade på en mängd olika myndighetsområden och jurisdiktioner. Nedanstående figur beskriver på översiktligt de kontakter på statlig och kommunal nivå, som en restaurangföretagare behöver få kännedom om och hantera. Liknande situation gäller för företagare i andra branscher men med olika grad av komplexitet och volym av kontakter som behöver tas. Kommun Bygglovkontor Miljökontor Ansökan om bygglov, skyltlov Registrering för F-skatt Livsmedelsanmälan Anmälan om preliminär självdeklaration Ansökan om serveringstill stånd Enheten för alkohol, tobak & spel Ansökan om tobak och spel Räddningstjänst Systematiskt brandskyddsarbete VA-enhet Ansökan om hantering av brandfarlig vara Anmälan av fettavskiljare Skatteverket Registrering som arbetsgivare Restaurangföretagare Anmälan om kassaregister Bolagsregistrering Ansökan om begagnande av allmän platsmark Bolagsverket Polisen På kommunal nivå sker det utvecklingsarbete på många håll i landet för att mildra konsekvenserna av de omfattande regelverken som företag behöver navigera i. Flera av kommunerna i förstudien har nationellt sett välutvecklade former för att lotsa och vägleda företag genom olika lösningar som utvecklade webbvägledningar, tillståndskataloger men även organisationslösningar som näringslivslotsar och lotsmöten. Där kan företagare få stöd att granska förutsättningarna för etableringen men även få stöd att identifiera de olika tillstånd och kontakter som behöver tas. Hur 2015-08-17 14 (61) Dnr: 14/6691 man i kommunerna arbetar med detta stöd skiljer sig dock åt och kunskapsstöd i form av guider och information samt e-tjänster varierar mellan kommunerna. Detta skapar en ojämlik situation med skilda förutsättningar för företags etablering över landet. Problemen ur företagarnas perspektiv kan även utvecklas vidare och presenteras i form av nedanstående sju problemkategorier som förstudien arbetat med att hitta framkomliga lösningar på. • Ett navigationsproblem Det första problemet rör vilka tillstånd som krävs och vilka aktörer man som företagare behöver ha kontakt med i olika tillståndsförfaranden. Företagarna upplever sig ofta osäkra om vilka aktiviteter som krävs för att etablera en restaurang eller annan verksamhet. • Ett koordinationsproblem Detta andra problem rör förutsägbarheten och effektiviteten i etableringsprocessen. Information saknas ofta om vilken ordning, eller sekvens, som företagarna bör initiera ärenden och görs inte tydlig för företagarna. Resultatet blir att stödet till företagarna blir beroende av vilka handläggare man möter och om dessa tar detta ansvar men även att många företagare blir koordinatorer av ej frilagda myndighetsövergripande processer. • Ett informationsproblem Här rör det sig om bristande möjligheten att förstå de enskilda ansökningsförfarandena och vad som krävs av verksamheten för att klara av att leva upp till lagstiftningens krav. Helt enkelt alltså vilka krav som ställs och hur man som företagare söker. I ansökningarna som rör restaurang finns det många fel och brister som har att göra med svårigheterna att förstå lagstiftningen och de kommunala riktlinjerna. • Ett uppgiftskravsproblem3 Detta problem är kopplat till ovanstående informationsproblem men rör framförallt bristen i de underlag som företagarna ska lämna som förutsättningar för prövning av verksamhetens legala status. Företagarna upplever det som svårt att utifrån hur ansökningshandlingarna är formulerade, förstå vilken typ av uppgifter som myndigheten efterfrågar. I många ansökningar sker datainsamlingen brett med frisvarsfrågor vilket gör att beskrivningarna från företagen kan variera kraftigt i kvalitet. • Ett redundansproblem Detta problem handlar om att det finns betydande redundans, dvs. att företagen upplever sig upprepa redan insamlad information vid flera tillfällen (ibland i samma ansökan, ibland till samma myndighet och ofta till samma kommun). Det gäller framförallt insamling av befintliga grundläggande uppgifter från andra myndigheter (såsom adress, typ av verksamhet etc.), men även beskrivningar av verksamheten och lokalen som inte delas mellan myndigheter. Detta upplevs som både tidskrävande och som onödigt merarbete för företagaren. 3 Observera definitionen av uppgiftskrav, som här skiljer sig från den definition som gäller för uppgiftskravsregistret på verksamt.se. Uppgiftskrav på verksamt.se innebär den övergripande benämningen på ett tillstånd eller ärende, exempelvis anges där ”serveringstillstånd” som ett uppgiftskrav, vilket i sin tur innebär en mängd krav på underlag och uppgifter. 2015-08-17 15 (61) Dnr: 14/6691 • • Ett transaktionsproblem Detta problem handlar om avsaknad av elektroniska verktyg för att lämna uppgifter och lämna ansökningar. I första hand alltså om bristen på e-tjänster för företag. Ett transparensproblem Detta problem handlar om förutsägbarheten och transparensen kring inskickade ansökningar. I stort alltså svar på frågorna om ansökan kommit in, hur lång tid handläggningen tar, behövs kompletteringar etc. Denna onödiga efterfrågan kring ärendestatus tar betydande resurser från handläggning och tillsyn. En förbättring av transparensen skulle kunna innebära betydande effektiviseringar av myndigheternas (kommunala och statliga) verksamheter. Problembild ur kommunernas perspektiv Det senaste decenniet har generellt sett inneburit ett kraftigt ökat fokus på kundorientering, målgruppsanpassning och allmän förenkling för externa klienter/kunder. Förståelsen för företagarnas problembild som beskrivits ovan, är allt större i Sveriges kommuner. Arbetet med stöd till och förenkling för företag är ett område som fler och fler kommuner ägnar betydande insatser åt. Det senaste decenniet har lotsningsverksamheter och olika typer av organisationslösningar för att hantera komplexa företagsetableringar vuxit fram i kommunerna även om det varierar i kommunkollektivet som helhet. Många kommuner arbetar separat och oberoende av varandra med att utveckla sin information till företagare både på och utanför webben, vilket gör att det läggs betydande resurser på detta arbete totalt sett. När det gäller fokuserat arbete med att utveckla det lokala företagsklimatet är det numera ett febrilt arbete i de svenska kommunerna. Fokus på mätningar som SKLs Insikt och Svenskt Näringslivs ranking av det lokala företagsklimatet har satt dessa näringslivspolitiska frågor på agendan över hela Sverige. Till detta kommer även SKLs utbildning Förenkla helt enkelt som i 104 kommuner arbetat med att fokusera på näringslivsutveckling kopplat till kommunernas myndighetsutövning. Outvecklad vägledning och guidning av företagsetableringar på webben För att hantera de ovan beskrivna navigations- och koordinationsproblemen behöver processerna att etablera ett företag friläggas på ett så tidigt stadium som möjligt i kontakterna med företagen. Som projekt DUKAT (Goldkuhl, Persson, Röstlinger, 2012) visade är det många företagare som inte är rustade kunskapsmässigt för en etableringsprocess, utan denna blir som en evolutionär upptäcktsresa där processen friläggs succesivt och först är känd när processen är avslutad. I förstudien har vi inventerat och klassificerat stöden i de deltagande kommunerna för att frilägga och tydliggöra processen att etablera företag. Till denna analys läggs även andra kommuner som sedan tidigare är kända för att ge ett bra stöd till företagen. Förstudiens samlade bedömning är att få kommuner har välutvecklade webbstöd för vägledning och guidning för företagare generellt, eller för restaurangföretagare specifikt. Det är svårt att få en samlad bild över vad ”Jag som restaurangföretagare” behöver göra och när detta kan göras, dvs. att identifiera och värdera olika tillstånd i 2015-08-17 16 (61) Dnr: 14/6691 etableringsprocessen. Samtidigt är det få kommuner som inte har något stöd alls, dvs. som har en helt fragmenterad information (se figuren nedan över Mognadsnivåer vägledning och guidning), då företagaren i stort sett behöver känna till dessa på förhand samt vem som ansvarar för dessa tillstånd för att kunna lokalisera dem. Det breda kommunkollektivet har s.k. Tillståndskataloger på sina näringslivssidor, motsvarande steg 2 i den mognadstrappa som beskrivs nedan. Dessa tillståndskataloger ger beskrivningar från A-Ö kring vilka tillstånd som man kan behöva ansöka om generellt som företagare. Värderingen av vilka tillstånd som är aktuella är upp till företagaren och stödet för detta på webben är inte utvecklat. Ett antal kommuner, med Sigtuna, Stockholm och Helsingborg som några exempel, har utvecklat Generella guider för att identifiera tillstånd antingen per bransch eller genom att grafiskt presentera de olika tillstånden så att de blir mer begripliga och sökbara. Stockholms stads Tillståndsguide är ett exempel på en branschguide och den lösning som för tillfället är att betrakta som den mest utvecklade i kommunsverige. Denna lösning möjliggör dock inte att företagaren kan spara sin process och använda denna för att styra sin etablering. Den möjliggör inte heller beskrivning av etableringen som helhet som en sekvens eller process att följa. De kommunala guider som förstudien har identifierat ger inte någon samlad vägledning om företagandets förutsättningar i form av anmälningar och tillstånd på den statliga nivån utan avgränsar sig till den kommunala nivån. Nästa steg i mognadstrappan är Min checklista, som vi får lämna Sverige för att hitta. Där finns situationsanpassade och personaliserade checklistor som beskriver vad som behöver göras utifrån den aktuella verksamhetens egenskaper. Sådana checklistor finns i en mängd länders tjänster för stöd till företag och innebär en reell och påtaglig förenkling mot situationen som den ser ut i Sverige. Figur: Mognadsnivåer – vägledning och guidning Det sista steget på den identifierade trappan över utvecklingsinsatser rör Min process. Det skulle vara en beskrivning i form av en situationsanpassad guide för det aktuella företagets egenskaper och verksamhet. Den skulle klara av att beskriva etableringssekvensen som en process eller sekvens. Denna nivå på stöd har vi i förstudien och utifrån målbilden i DUKAT och för verksamt.se 2.0 analytiskt 2015-08-17 17 (61) Dnr: 14/6691 genererat men inte hittat empiriskt. Denna nivå skulle alltså kunna lyfta det svenska stödet till nyföretagare till en nivå som är ”bäst i världen” enligt regeringens ambitioner. Nedan följer en sammanfattning av läget för vägledning och guidning av företagare i de svenska kommunerna: Hög ambitionsnivå och mycket vilja men svårt att nå fram på lokal nivå. Svårt att skapa överblick för företagarna över tillstånd, aktörer och processen som helhet med det stöd som finns i ”normalkommunen”. Låg användningsgrad och hänvisning till verksamt.se inom myndighetsfunktionerna på kommunerna. Processbeskrivningar som finns är generella och inte anpassade för ”mina specifika behov” i mitt ”specifika företag” Informationen som ges digitalt är normalt inte processtödjande (visar inte sekvens). Det finns inget digitalt stöd för att koordinera ärenden utöver orienteringstjänster. Få exempel på checklistor för företagsetableringar i kommunsverige (vare sig digitalt eller analogt). Personlig vägledning och guidning ges främst analogt genom personliga möten med företagslotsar eller handläggare i nyckelverksamheter. Det personliga mötet har mycket stor betydelse för företagaren och för kommunen i dagsläget. Språket är en utmaning som driver företagare till personliga möten. En stor grupp är ovana vid att hantera svensk myndighetsutövning och myndighetsspråket. Kommunerna vill ta sig vidare men har svårt att nå högre nivåer på egen hand eftersom det ingår både statliga myndigheter och kommunala verksamheter i den helhet som företagen ska hantera. Svårt att utveckla kvalitativ information om varje enskilt tillstånd Informationen som riktar sig till företagare i specifika ärenden är ett annat centralt utvecklingsområde. Förstudien visar att det finns en stor andel inkompletta ansökningar som skickas till kommunerna, en del av orsaken ligger i den övergripande informationsgivningen och en del i ansökningshandlingarna (mer om ansökningshandlingarna i nästa avsnitt). För att förbättra informationen om varje tillstånd arbetar många av kommunerna i förstudien med kommunikatörer och handläggare för att utveckla webbplatserna. Flera kommuner har även uppdaterat sin webbinformation och migrerat till nya webbplatser under de senaste åren Generellt sätt är det nationellt sett ett mycket stort antal kommuner som under de senaste fem åren i grunden byggt om sin webbplats för att förenkla informationsgivningen. 2015-08-17 18 (61) Dnr: 14/6691 Förstudien har kunnat visa på ett stort engagemang för informationsfrågorna i kommunerna och många av handläggarna ser den information som ska göra företagarna mer kunniga inför och under en tillståndsprocess som strategiskt viktigt. Sett till handläggargruppen i förstudien som helhet är det många som har svårt att hitta tiden för denna typ av verksamhetsutveckling. Generellt sett är man mycket väl medveten om att informationsgivningen bör utvecklas ytterligare och har svårt att vara helt nöjda med det som finns.. Uttalanden som ”vi har kommit långt – men det är mycket kvar vi kan göra”, ”ett viktigt steg vidare är att testa av informationen med företagare för att se hur den kan utvecklas” är vanliga i kommungruppen i förstudien. Flera kommuner menar även att när det gäller just restaurangföretagare är det många företagare som inte kan svenska så bra och behöver bra översättningar för att enklare kunna förstå regelverken. Problematiken många handläggare ser är att företagarna har för lite kunskap för att kunna genomföra ansökningar. När de kommer till handläggarna för personliga möten eller till lotsningsaktiviteter har företagarna ofta mycket ringa kunskaper om vad som krävs i etableringsprocessen och de enskilda ärendena. Kan diskussionerna starta på en högre nivå och med mer ”kunniga” företagare finns det mycket att vinna rent effektivitetsmässigt för båda parter. Här finns även kostnader kopplade till ”onödig” rådgivning på låg ”komplexitetsnivå”. Inom t ex miljöbalksområdet råder en hög grad av avgiftsfinansiering vilket gör att denna tid både drabbar företagen ekonomiskt men även drabbar tillsynsverksamheten genom att resurserna läggs på enkla förklaringar på för låg komplexitetsnivå. Till sist visar även förstudien att den information som riktas till företagare varierar stort när det gäller kvalitet. Handläggarna som deltagit i förstudien har vid genomgång av olika kommuners ansökningar identifierat brister som har att göra med feltolkningar av lagstiftningen, daterade beskrivningar som inte gäller längre men också utökade regelverk utifrån vad lagstiftningen faktiskt säger. Detta innebär att informationsgivningen reser vissa frågetecken kring rättssäkerhet, legalitet och likabehandling sett till kommunkollektivet som helhet. För att sammanfatta bilden kring information riktad till företagare i specifika ärenden: Konsensus kring att samtliga vill förenkla för företagen genom att ge tydligare, mer enhetlig och kvalitetssäkrad samt enklare information testad mot företagare. Språket är en utmaning – många kan inte svenska så bra och behöver hjälp att ta sig genom ansökningsförfarandet. Bra stöd på engelska är en viktig grund. En stor andel tillstånd är inkompletta eller fel ifyllda vid inlämnande både ansökningshandlingar men framförallt den vägledande och stödjande informationen behöver utvecklas. Stor variation mellan kommunernas informationsutbud (kvalitet, struktur och innehåll) skapar väldigt olika förutsättningar för företagen att göra rätt direkt i olika kommuner. Terminologi och begrepp som används i tillståndsprocessen kan skilja sig åt mellan kommuner vilket tillför en komplexitet för företag verksamma i flera olika kommuner. 2015-08-17 19 (61) Dnr: 14/6691 Stor variation och brister kring kommunicerbarheten i ansökningshandlingar Nästa dimension rör de specifika ansökningshandlingarna, dvs. de beskrivningar som uttrycker de krav på uppgifter och underlag som ställs på företagarna i de enskilda ärendena. Svårt att hitta rätt språk Även här finns en språkproblematik. Restaurangföretagaren är inte sällan ovan att navigera i byråkratin och språkbruket är inte alltid enkelt att förstå. Förstudien visar att ett stort arbete läggs ner för att förenkla språk genom att klartextsgranska informationen. Kommunerna försöker beskriva vilka informationskrav som ställs på företaget, hur man förväntar sig att svaret ska uttryckas och med vilken detaljnivå samt varför dessa krav ställs. Detta upplevs som både svårt och tidkrävande. Förstudiedeltagarna frågar sig om det rimligt att 290 kommuner gör detta förenklingsarbete för varje tillståndstyp? Ytterligare språkproblematik är att en förhållandevis stor andel av företagargruppen inte kan svenska så bra utan skulle vara hjälpta av att ansöka om och få tillstånd på engelska. Det finns också en rimlighet att informationen till företagarna skulle finnas på fler språk än engelska. När det gäller ansökningshandlingarna finns dock begränsningen i att det ofta inte går att hantera ansökningar på t ex arabiska i kommuner. Engelska skulle dock kunna fungera även i ansökningshandlingar. I förstudien har handläggarna diskuterat hur nivån ser ut i den egna kommunen men även fått granska andra kommuners ansökningshandlingar. Det vi kan se av detta är att kommunerna har stora problem med att få in kompletta beskrivningar. Det finns del ett problem kopplat till att ansökningshandlingarna är svåra att förstå och att beskrivningarna från företagen blir felaktiga, för ytliga eller helt saknas. Detta leder till stor tidsåtgång för att komplettera ansökningshandlingarna vilket drabbar såväl företagare som kommuner. Flera kommuner adderar även till bilden att mängden inkompletta ansökningar tenderar att öka. Vissa företagare använder handläggarna som stöd eller ”curlingbyråkrater” för att få enkla beskrivningar av vad som saknas. Detta visar på två saker, företagen förväntar sig att det ska vara enkelt och när det inte är det vänder man sig direkt till handläggarna för stöd. Onödiga hinder och många fel i ansökningshandlingarna Vad handläggarna även identifierade var att det finns och uttrycks många onödiga krav på uppgifter som inte ska prövas enligt lagstiftningen, att det finns kopplingar till gammal lagstiftning i uppgiftskraven på företagarna men även att kvaliteten i flera ansökningshandlingar var låg rent kommunikativt. Den sökande verksamheten och dess företrädare omnämns t ex med flera olika begrepp i samma ansökan. Även andra problem och brister påverkar begripligheten allvarligt. 2015-08-17 20 (61) Dnr: 14/6691 Kring en kommuns ansökningshandlingar strök handläggarna nästan 2/3 av informationsinsamlingen från företagarna med hänvisning till att informationen som begärdes in var redundant med annat material som begärs in, var onödig när det gäller prövningarna eller, gällde gammal lagstiftning. Detta signalerar, liksom i informationen till företagare, att det finns problem både med likabehandling och rättssäkerhet. När kommuner har ansökningsmaterial som underlag för prövningar av verksamheter som innehåller gamla lagkrav som inte längre är aktuella eller begär in så mycket information som inte behövs från företagen att en ansökan tar signifikant mer tid och kostnader i anspråk att genomföra blir förutsättningarna för likabehandlingen i kommunssverige problematisk. Fullgörandekostnaderna för en företagsetablering kan också variera med olika förutsättningar i de kommuner som arbetat mycket med sin information till och från företagare och de som inte gjort detta. Till sist lyfter flera kommuner upp att det blir fler och fler företag som reagerar på att ansökningshandlingar skiljer sig mellan kommunerna men allvarligare att prövningar och resultat i liknande ärenden skiljer sig åt mellan kommunerna även inom områden där det inte finns lokal föreskriftsrätt. Sammanfattningsvis gäller detta för nuläget i kommunerna kring ansökningshandlingar och information från företagare: • Språket är en utmaning – många kan inte svenska så bra och behöver hjälp att ta sig genom ansökningsförfarandet. Bra stöd på engelska är en viktig grund. • En stor andel ansökningar är inkompletta eller fel ifyllda vilket tar mycket tid i anspråk. • Handläggarna används som ”curlingbyråkrater” när företagen använder handläggarna för att hitta rätt nivå på svaren. • Terminologi och begrepp som används i tillståndsprocessen kan skilja sig åt mellan kommunerna. • Kvaliteten på ansökningsformulären varierar stort mellan kommunerna med ibland med stora skillnader i begriplighet. • Informationskrav i ansökningar varierar och innehåller redundanta icke överensstämmande krav, onödiga krav, krav mot gammal lagstiftning mm. Ineffektiv informationshantering med stor kommunal variation I förstudien har en central del varit att pröva förutsättningarna för den sammansatta bastjänst som är under utveckling. I denna finns grundläggande uppgifter för företagen tillgängliga elektroniskt. I dagsläget finns det huvudsakligen fyra övergripande tillvägagångssätt bland kommunerna kring informationsinsamling av uppgifter om företag. 1. Direkt från företagen som får hämta denna från de statliga myndigheterna eller kommunala förvaltningar. 2. Från kreditupplysnings/informationsförsörjningstjänster på den privata marknaden (Infotorg och Creditsafe används i fallstudiekommunerna). 3. Från andra myndigheter via remisser 4. Direkt från företagen via ansökningsformulär eller bilagor till ansökan. 2015-08-17 21 (61) Dnr: 14/6691 De första tre typerna avser de uppgifter som finns registrerade i myndigheters register och inte de uppgifter som endast företagen kan svara på. Den fjärde typen av uppgifter, primärt olika beskrivningar av den tänka verksamheten, hämtas från företagen. En del av de deltagande kommunerna har minimerat sin datainsamling från företagarna genom att i så stor utsträckning som möjligt samla in data från myndighetsregister via kreditupplysningstjänster. Enstaka kommuner har även integrerat dessa marknadstjänster mot sina verksamhetssystem och i sina e-tjänster. Argumenten för att ta på sig detta ansvar för datainsamling har varit dels för att förenkla för företagen, dels för att effektivisera sin informationsinhämtning och kvalitetssäkra underlagen. Andra kommuner menar att de inte har möjlighet att göra detta. Vissa hänvisar till resursbrist och tyngre arbetsbörda och lämnar därmed detta ansvar som ett bilagekrav på företagaren. Andra hänvisar till att det är företagaren som är ansvarig för att lämna korrekta uppgifter och visa sig tillräckligt medveten om kraven som ställs på företagaren. Information som på detta sätt kan begäras in direkt från företagaren kan exempelvis vara grunduppgifter kopplat till företaget som företrädare, firmatecknare etc samt registreringar kopplade till företaget. Till sist gäller det även ekonomiska uppgifter om företaget som skulder etc. Variationen i informationskrav som ställs mot företagaren innebär att informationsinsamlingen i vissa fall hanteras av kommunen medan det i andra fall läggs på företagaren. Det medför att kraven på en ansökan i termer av bilageinformation varierar relativt stort mellan kommunerna. Det tredje exemplet på tillvägagångssätt för informationsinsamling är kommunernas hantering av remisser i tillståndsprocessen. Ofta sker dessa remisser manuellt, eller via blanketter som skrivs ut, fylls i manuellt, scannas och därefter skickas via e-mail till kommunen som i sin tur skriver ut och för in i respektive verksamhetssystem. Dessa uppgifter rör information om företaget som andra myndigheter har i sina register. Ett exempel på sådant i stort sett manuellt remissförfarande är inom serveringstillstånd som skickas till Skatteverket. Andra uppgifter hämtas från Kronofogden och Polismyndigheten. Även i fråga om denna typ av registerdata visar analysen med handläggarna att flera kommuner samlar på sig information genom krav på företagen som är onödig, redundant med andra handlingar, har sin grund i gammal lagstiftning och på andra sätt varierar på ett sätt som inte är i linje med rimliga krav på underlag för de prövningar som ska genomföras. Detta utredningsområde visar med önskvärd tydlighet den absurda situation där antingen företagare eller tjänster på den privata marknaden blir förmedlare av information mellan aktörer (statliga myndigheter och kommuner) inom ”koncernen Sverige”. Det är givet ambitionerna om ”en uppgift en gång” samt den 15-åriga diskussionen om e-förvaltning, interoperabilitet och informationsförsörjning anmärkningsvärt för Sverige att information hanteras och överförs mellan aktörer inom det offentliga på detta sätt. 2015-08-17 22 (61) Dnr: 14/6691 Sammanfattningsvis gäller detta kring informationsförsörjning kopplat till myndighetsregister: Vissa kommuner lägger en stor del av informationsinsamlingen på företagen. Vissa kommuner har själv tagit på sig uppgiften att samla in grundläggande uppgifter om företaget från kredit- och informationsupplysningstjänster på den privata marknaden i brist på informationsförsörjning från myndigheter. Privata tjänsteföretag har en viktig roll för informationsförsörjningen när det offentliga inte kunnat leverera. Långt kvar till visionerna om ”en uppgift en gång”. Kraven på företagen varierar mellan olika kommuner. Informationsmängderna som bildar underlag för prövningarna i ärendena varierar mellan kommunerna utifrån felaktiga grunder kopplat till onödig, redundant eller daterad informationsinsamling. Utvecklingen av e-tjänster i kommunerna bromsas av svårigheterna att integrera mot verksamhetssystemen Den sista kategorin inom nulägesbeskrivningarna gäller förekomsten av e-tjänster för restaurangföretagare och den komplexitet och de förutsättningar som omgärdar utvecklingen av sådana. I detta perspektiv har vi även tillsammans med kommunerna diskuterat förutsättningarna för integrationer mot de olika system som handläggarna använder för att hantera ärenden på baksidan. E-tjänster på detta område finns i tre olika klasser i kommunerna: ”Fasadtjänster” i form av formulär på webbsidan som inte är integrerade mot verksamhetssystemen utan förutsätter att handläggare hanterar dessa manuellt. ”Integrerade proprietära leverantörstjänster” där leverantören av ett verksamhetssystem byggt upp ett webbgränssnitt för att samla in data till verksamhetssystem som de ansvarar för och äger. ”Integrerade e-tjänster” som har direkta kopplingar till verksamhetssystemen men är utvecklade i en tredje parts e-tjänsteplattform med integrationsgränssnitt mellan e-tjänster och verksamhetssystem. Få e-tjänster och begränsad användarvänlighet i dagens plattformar E-tjänster som rör restaurangföretagare är fortfarande relativt ovanliga i kommunkollektivet. En leverantör av system för handläggning av serveringstillstånd har tagit fram en leverantörstjänst som flera kommuner utnyttjar. Denna typ av tjänster som finns även bl.a. inom skolområdet är kommunerna mycket skeptiska till. Det digitala mötet och funktioner som Mina sidor blir väldigt fragmenterat med olika benämning av gränssnittselement och helt olika grafisk miljö vilket blir problematisk vad gäller användbarhet. Att det blir en variant på mina sidor för varje e-tjänst adderar till bilden av att dessa tjänster är en återvändsgränd vad gäller digitaliseringen av kommunsektorn. 2015-08-17 23 (61) Dnr: 14/6691 Flera kommuner har byggt upp fasadtjänster i olika e-tjänsteplattformar som t ex ABOU men inte nått integrationer av dessa mot verksamhetssystemen. Några kommuner, t ex Trollhättan, använder processmotorer som t ex Flexite för datainsamling genom formulär och för processhantering på baksidan. I dessa processmotorer är handläggningssystemet och e-tjänsterna i samma system men inte av klassen proprietära leverantörstjänster eftersom anpassningsbarhet och processtyrning är kärnan i dessa produkter. I de största kommunerna, t ex Stockholm, finns en egen e-tjänsteplattform uppbyggd som integrerar mot verksamhetssystemen direkt i samtliga e-tjänster. I Stockholm har man även integrerat mot informationsförsörjningstjänster direkt i e-tjänsten för att minska datainsamlingen från företagen. Svårt att påverka leverantörerna Antalet leverantörer för varje tillståndsområde är begränsat till 3-4 leverantörer av dedikerade verksamhetssystem för ett visst verksamhetsområde. Till detta kommer de generella verksamhetssystemen i form av ärendehanteringssystem, processbaserade verksamhetssystem och annat som flera kommuner gått över till för att reducera systemfloran eller möjliggöra effektivare samverkan över förvaltningsgränser. Flertalet kommuner i förstudien rapporterar att de har problem att komma åt verksamhetssystemen genom användbara integrationsgränssnitt. De största kommunerna har dock kunnat integrera mot de verksamhetssystem, men mindre kommuner upplever att de inte får gehör för sina krav eller en prislapp för integrationerna som inte går att motivera givet effektiviseringsvinsterna för att få in ärendena elektroniskt. Generellt sett ser man därmed leverantörsdiskussionerna som problematiska när det gäller att ta kommande steg för digitaliseringen av ärendeflöden i kommunerna. Det finns dock även en förståelse för att det blir svårt för leverantörerna att agera med 290 delvis olika kravbilder och att bristen på en ensad och gemensam kravbild från kommunkollektivet kring standarder kring hur man vill och på vilka sätt man behöver komma åt verksamhetssystemen. En gemensam kommunal kravställning kommer därmed att behövas för att underlätta dialogen med leverantörerna och ge båda parter stabila förutsättningar för digitalisering. Låg, eller ingen användning av Kontaktpunkten på verksamt.se På verksamt.se finns i enlighet med kraven i tjänstedirektivet en kontaktpunkt där alla formaliteter och förfaranden ska kunna genomföras elektroniskt mot bl a kommunerna. Denna kontaktpunkt utvecklades under en kort och intensiv period under 2009 men har inte fått någon större användning av de elektroniska ansökningsförfarandena mot kommuner. Informationsdelen inom ramen för kontaktpunkten är dock relativt välanvänd. För att nå ökad användning av kontaktpunktens elektroniska förfaranden gentemot kommunerna behöver funktionaliteten utvecklas. Sammanfattningsvis ger detta denna bild av etjänsteutbudet kopplat till e-tjänster och integrationer mot verksamhetssystem: 2015-08-17 24 (61) Dnr: 14/6691 Få e-tjänster mot företag i kommunsverige. Endast de mest kraftfullt satsande kommunerna har någon större omfattning av företagartjänster. Den vanligaste e-tjänsten är av ”fasadtyp” och är inte integrerad mot verksamhetssystem. Leverantörstjänster börjar komma som är kopplade till ärenden som rör företagare. Dessa e-tjänster ser förstudiekommunerna som en återvändsgränd sett till den långsiktiga utvecklingen. Endast de största kommunerna har muskler ekonomiskt och kravställningsmässigt för att integrera e-tjänsterna mot verksamhetssystemen. Antalet leverantörer av verksamhetssystem kopplat till olika verksamhetsområden är begränsat. En gemensam kravställning för integrationer behövs för att komma vidare med integrationer mot verksamhetssystemen. Detta speciellt som stöd för de kommuner där ärendevolymerna inte möjliggör kommunspecifika lösningar. 2015-08-17 25 (61) Dnr: 14/6691 4. Resultat och ställningstaganden utifrån förstudien I detta kapitel sammanfattas de ställningstaganden som gjorts i förstudiens olika faser. Ställningstaganden har diskuterats och verifierats under intervjuer och workshops med förstudiens olika arbetsgrupper. Ställningstaganden presenteras enligt följande underrubriker: • Visionen om verksamt.se/kommun • Uppgiftskrav, vägledning och guidning • Information om respektive tillstånd eller uppgiftskrav • Informationsförsörjning genom sammansatt bastjänst • Utveckling av gemensamma kommunala e-tjänster. Visionen om verksamt.se/kommun - idéskiss för att hantera företagarnas problembild Förstudien har bedrivits utifrån följande idéskiss, som utgår från företagarnas problembeskrivning som sammanfattades i kap 3. Idéskissen avser att visualisera sambanden dels mellan de problem som finns, dels hur lösningarna hänger ihop. 1. Företagaren har ett behov av förbättrad möjlighet till att navigera och koordinera aktiviteter i tillståndsprocessen. Lösningen skulle kunna vara att ta fram en checklista över de tillstånd som krävs, samt sortera dessa i sekvens så att det blir en enhetlig process för företagaren utifrån sina specifika behov, 2015-08-17 26 (61) Dnr: 14/6691 enligt principerna för Min process4. Denna behöver vara situationsanpassad för det unika företagets verksamhet, situation och behov. 2. Företagaren har behov av tydlig och komplett information på ett ställe om vilka uppgifter som behövs för att beslut ska kunna fattas i tillståndsprocessen. Lösningen bör omfatta både nationell och lokal information som gör företagaren tillräckligt kunnig för att skapa så goda förutsättningar som möjligt för kompletta ansökningshandlingar och en effektiv tillståndsprocess. 3. Företagaren har behov av att ha en kontakt med myndigheterna på så enkelt vis som möjligt så att transaktionskostnaden blir begränsad. En lösning är att ha en effektiv digital informationsförsörjning mellan myndigheterna, och att det finns e-tjänster som i så hög utsträckning som möjligt begränsar redundansen, t ex genom att använda en sammansatt bastjänst. 4. Företagen har behov av att förstå och kunna nyttja en transparent tillståndsprocess. Då företagaren kan förutse tillståndsprocessens olika faser och följa status i handläggningen minskar risken för onödig frustration och onödiga missförstånd mellan myndighet och företagare. Med automatisk återkoppling och att via statusmeddelanden kunna följa sitt ärende genom Mina Sidor och/eller Mina Meddelanden minskas dessa risker. Uppgiftskrav, vägledning och guidning – ”Min process” Detta område handlar om förutsättningarna för guider och olika typer av kunskapsstöd som gör företagarna mer kunniga om processen att etablera en restaurang, eller i förlängningen andra verksamheter inom andra branscher. Här handlar det om att ta företagarna från en situation där de inte vet alla de kontakter med myndigheter (kommunala och statliga) som behöver tas och inte heller i vilken ordning de bör initiera de tillståndsprocesser som behöver genomföras. Utifrån problembilden ovan handlar det därmed om navigationsproblemet och koordinationsproblemet. - För att hantera navigationsproblemet, informationsproblemet (delvis) krävs att man når Min checklista5. - För att lösa ut problembilden kring koordination för företagarna behöver man nå Min process6. Önskvärt att synliggöra de kommunala uppgiftskraven En viktig grundförutsättning för utarbetandet av en gemensam vägledning och guidning är register över uppgiftskrav. De statliga uppgiftskraven har kartlagts av de statliga myndigheterna inom ramen för Uppgiftslämnarutredningen och tidigare av Bolagsverket. Ett uppgiftskravsregister har byggts upp av Bolagsverket men drift och utveckling kopplat till detta övertas nu av Tillväxtverket. Inom ramen för, eller kopplat till, detta register kommer även strukturen och grupperingen för presentation mot företagare kopplat till de olika kommunala tillstånden och kraven att behöva ske. Detta blir därmed en förutsättning för att de tillstånd som krävs för företag kan beskrivas som en sekvens och presenteras i enlighet med de visioner som finns 4 För definition, se kap 3 För definition, se kap 3 6 För definition, se kap 3 5 2015-08-17 27 (61) Dnr: 14/6691 framtagna för verksamt.se 2.0 och inom DUKAT-projektet. Att populera detta uppgiftskravsregister med kommunala tillstånd och att bygga en logisk struktur blir därmed en förutsättning för att kunna nå målbilden om bra beskrivningar av företagens personliga och situationsanpassade etableringsprocesser. Uppgiftskravsregistret saknar till stor del de kommunala tillstånd som företag i olika branscher behöver söka. Uppgiftskraven mot företagare i relation till kommunerna beskrivs på varje kommun och hanteras via kommunens ansökningsformulär. Funktion för delar av detta finns inom kontaktpunkten, men den används i mycket låg utsträckning Under förstudien fick kommungruppen prova förutsättningarna att gemensamt identifiera vilka uppgiftskrav, på rubriknivå, som ställs på restaurangföretagaren. Förstudien visar att det fanns en mycket stor samsyn kring vilka uppgiftskrav som bör ingå i ett uppgiftskravsregister eftersom det på rubriknivå utgår från lagstiftningens krav. Det fanns ingen skillnad mellan gruppernas relativt snabba bedömningar (se skiss nedan). Figur: första skiss på kartläggning av uppgiftskrav på rubriknivå riktade mot restaurangföretag 2015-08-17 28 (61) Dnr: 14/6691 Uppgiftskraven sorterades också i sekvens, dvs. efter om det fanns inbördes beroenden eller om vissa tillstånd kan sökas parallellt. Även här fanns en stor överensstämmelse mellan kommunerna. Det identifierades en gemensam struktur, med tydliga ”block” kring hur kraven kan presenteras. Det är dock viktigt att paketeringen av dessa uppgiftskrav är väl avvägd, så att risken för missförstånd minimeras. Förstudiens ställningstagande är att det finns goda förutsättningar för ett uppgiftskravsregister som ger underlag till att ge vägledning utifrån ambitionsnivån Min process. Uppgiftskraven utgår från lagstiftningen och därmed är giltigt för samtliga av Sveriges kommuner. Att sortera kraven i sekvens ställer dock krav på hur kraven presenteras och vilken information kring ev. avvikelser som finns utifrån verksamhetens karaktär, snarare än utifrån kommun. Stor nytta med förbättrad vägledning och guidning Förstudien visar att det inte finns någon opposition mot framtagandet av ett kommunalt uppgiftskravsregister eller en gemensam guidning. Snarare ses behov av denna typ av stöd både utifrån företagarnas och kommunens perspektiv. Redan innan förstudien har flera diskuterat hur den problematik som guiderna hanterar ska lösas. Många kommuner i gruppen har olika typer av organisationslösningar som lotsning på plats eller under utveckling men flertalet saknar bra webbstöd för att frilägga och göra ansökningsprocesserna tydliga för företagarna. Ställningstagandena på detta område från kommunerna är därmed att: Funktionerna för guidning på verksamt.se ska ha Min process som målbild för arbetet samt att denna målbild är görbar och rimlig på relativt kort sikt. Lösningarna som tas fram ska vara ”best practice” eller högre d v s högre nivå på tjänsterna än vad som finns realiserat i Svenska kommuner. Servicenivån ska inte sänkas för någon kommun. Ett mellansteg med bra checklistor kan vara ett alternativ för att utgöra bra exempel på utveckling och bygga förtroende för utvecklingsinsatserna. Kommunerna i förstudien är villiga att gå före och utgöra föredömliga exempel för övriga kommunsverige. Viktigt med draghjälp från SKL: förankring, business case samt ledning av kartläggningsarbete och analys samt koordinering (arbetsgrupper av flera slag) Fokus på snabba resultat i mindre skala och en iterativ utveckling. Viktigt att bygga förtroende för att leveranser kommer så att kommunerna kan pausa insatser på området. Samma information lokalt (kommun) som centralt (verksamt.se). Det ska inte spela roll var du går in någonstans (no wrong door). Viktigt att guida företagen utifrån var de befinner sig – geografisk plats (adress) utöver organisatorisk hemvist (kommun). 2015-08-17 29 (61) Dnr: 14/6691 ”Need to know/nice to have” – börja med information som är lika för alla och skala sedan upp. Förstudiens ställningstagande är att Min process är en rimlig målbild. Det finns stora nyttor med en gemensam guidning genom processen på verksamt.se, både för företagare och för respektive kommun. Information om respektive tillstånd eller uppgiftskrav Under förstudien har arbetsgrupperna arbetat med att identifiera hur informationsstrukturen kan utvecklas för att möta behoven av en mer ändamålsenlig tillståndsprocess för varje företagare och kommun/handläggare. Effektivisera arbetet med informationstexter – harmonisera och rensa! Förstudien visar att det finns en bred gemensam syn på att samma information ska finnas över hela Sverige (en beskrivning av serveringstillstånd). Detta blir dock som ett erbjudande att utnyttja denna information även på den lokala webbsidan då kommunernas självbestämmande innebär att varje enskild kommun behöver ta ställning till detta. Kontaktpunktens information och e-tjänster vilar dock på EUdirektiv och Svensk lag. Kommunerna i förstudien ser samma behov av att tydliggöra vad varje uppgiftskrav, eller tillståndstyp, innebär för företagaren, samt vilka krav på företagaren detta innebär. Idag läggs orimligt stora resurser inom varje kommun per tillståndstyp för att försöka tydliggöra detta. Viss hjälp finns att tillgå från några sektorsansvariga myndigheter, exempelvis Livsmedelsverket, i andra fall sker samarbete inom regionala handläggargrupper eller användarföreningar. Men här finns stor effektiviseringspotential och stora nyttor att hämta både för företagare och respektive kommun liksom för samhället i stort. Det finns vissa skillnader mellan kommunernas tillståndsprocesser, baserat på hur de är organiserade, och har fördelat ansvar och roller i organisationen. Det finns också vissa skillnader som är baserade på kommunala riktlinjer och lokala föreskrifter. Dessa måste få finnas och ges utrymme även fortsättningsvis. I förlängningen betonar arbetsgrupperna att det bör vara oviktigt var användaren går in för att finna informationen om Min process. Dock viktigt att det finns koppling till lokala regelverk och föreskrifter. • • Den användningskontext där en ansökan ska ske behöver inkludera lokala föreskrifter och kontaktuppgifter till den lokala organisation som kan ge en stöd. Stor nytta med förhöjd kvalitet på informationen till hela kommunsverige. Det frigör tid för rådgivning och tillsyn och förstärker likabehandling och rättssäkerhet. 2015-08-17 30 (61) Dnr: 14/6691 • • • Arbetstid motsvarande 40 helårsarbetare går åt enbart för att hantera information inom ett verksamhetsystem inom miljöbalksområdet, eftersom varje kommun gör det lokalt. Stora resurser läggs på att utveckla information och blanketter. Vissa sektorsmyndigheter tar inte ansvar för information inom sitt regelområde med hänvisning till bemyndigande. Uppgiftskravsregistret på verksamt.se kan behöva utvecklas för att hålla eller samordnas med register över kommunala uppgiftskrav och lokala regelverk. Viktigt med samarbete med kommunerna för detta. Förstudien visar att ”gemensamma informationstexter” är en rimlig gemensam målbild. Det finns stora nyttor med gemensam information både för företagare och för kommuner. Lokala variationer i informationsmaterialen som inte ligger i kommunernas föreskriftsrätt bör tas bort. Arbetsprocesser kan fortsatt variera. Säkra enhetlighet och rättssäkerhet genom gemensamma ansökningsformulär Under förstudien har arbetsgrupperna med handläggare fått arbeta med att granska och värdera fyra kommuners ansökningsformulär för att titta på möjligheterna att komma överens om ett gemensamt ansökningsmaterial och en gemensam informationsinhämtning från företagen. Detta bedömdes som genomförbart. Handläggargruppen påpekar att det är nödvändigt att de statliga sektorsmyndigheter som har ett förenklingsuppdrag, är delaktiga i arbetet. Vid genomgången av materialet identifierade handläggarna att det finns mycket att göra på området enkelhet och kommunicerbarhet. I en uppsättning handlingar omnämndes den sökande med flera olika begrepp i samma ansökan. I flera av ansökningsmaterialen fanns det onödiga, redundanta och i vissa fall i daterade och felaktiga informationskrav som inte gäller för den nu aktuella lagstiftningen. Att materialen innehåller denna typ av fel och ofta brister i kommunicerbarheten ser man som ett mycket gott skäl att ensa och komma fram till vilka underlag som ska gälla för prövningen av ett visst tillstånd. Legaliteten, objektiviteten och rättssäkerheten motiverar att samma åtminstone likvärdiga underlag gäller i samtliga kommuner och att det inte finns en betydande variation mellan kommunerna. I grunden är det samma regelverk som företagarna ska prövas mot. Detta innebär att när förhållandena är lika ska prövningen ske på samma underlag och komma fram till samma resultat. Det finns dessutom en grupp företagare som är verksamma i flera kommuner med liknande verksamheter. Detta kan vara större kedjor, cateringfirmor, franchisingverksamheter eller serieentreprenörer. För dessa är det besvärande att samma tillstånd ser olika ut vad gäller prövning, procedur 2015-08-17 31 (61) Dnr: 14/6691 och utfall. Flera av kommunerna har hamnat i diskussioner med företagare kring att olika kommuner tolkar och tillåter aspekter i verksamheter på olika sätt. Handläggargruppen menar att den lokala variationen i uppgiftskrav ska minimeras eller elimineras i de fall de inte har sin grund i den lokala föreskrifter. I övrigt ska materialet vila på samma lagstiftning, innebära samma prövningar och huvudsakligen vara lika. Dessutom lyfter handläggarna att det läggs omfattande resurser på att ta fram ansökningshandlingar och information till företagare i kommunerna totalt sett och att dessa underlag kan hanteras betydligt mycket mer effektivt samordnat och att det då finns möjligheter att skala upp testning och prövning mot företagare för att utveckla kommunicerbarheten i underlagen. Förstudien visar att ”gemensamma ansökningshandlingar” är en rimlig gemensam målbild. Det finns stora nyttor med gemensamma informationskrav på underlagen från företagare både för kommunerna och företagen. Lokala variationer i informationskrav mot företagare som inte ligger i kommunernas föreskriftsrätt bör tas bort. Arbetsprocesser kan fortsatt variera. Informationsförsörjning och sammansatt bastjänst Handläggarna har i workshopserien även fått värdera och inventera behoven kopplade till den sammansatta bastjänst som nu är under driftsättning. Detta analysarbete skedde i två steg: 1. Behov av bastjänstinformationen som bastjänsten innehåller vid driftsättning 2. Ytterligare behov av information från statliga myndigheter. Vissa kommuner lägger en stor del av informationskraven på företagaren som ska inkomma med vissa registeruppgifter som finns i myndigheters register. I andra kommuner har man själva tagit på sig denna roll och använder kreditupplysningstjänster som Infotorg och Creditsafe för att inhämta uppgifter om företagen. Enligt handläggarna är det viktigt att informationskraven och bastjänsten utvecklas så att onödiga uppgiftskrav kring registerdata kan elimineras. Handläggarnas bedömning är att bastjänstinformationen som den ser ut idag kan underlätta ansökningsprocessen genom att stora delar av ”blanketthuvudet” med grundläggande företagsuppgifter går att fylla i automatiskt eller överföras direkt som underlag för handläggningsprocessen. Det finns dock flera tillstånd och anmälningar i kommunerna som inte kräver att företaget företräds av firmatecknaren. I dessa fall behöver kontaktuppgifter samt behörighetsroller kompletteras för det lokala arbetsstället. Handläggarna arbetade även med frågan om vilka ytterligare informationsmängder som skulle förenkla handläggningen, förenkla för företagen eller förkorta 2015-08-17 32 (61) Dnr: 14/6691 handläggningstiderna. Nedanstående lista är utgör de uppgifter som handläggarna under relativt kort tid kom fram till skulle kunna underlätta informationsförsörjningen till kommunerna och förenkla handläggningen: • • • • • • • • • • • • • • • Näringsförbud (Kronofogden/Bolagsverket) Belastningsuppgifter (Polisen) Uppgifter om ägare Register om aktiefördelning Företrädare av bolaget Skulder, betalningsanmärkningar (Kronofogden) Kontaktperson, kontaktuppgifter, fullmakt Fastighetsbeteckning (Lantmäteriet) Övriga uppdrag i styrelser/bolag Momsregistering F-skatt Arbetsgivarregistering Beslut om kontrolluppgift (Skatteverket) Skatteskulder, de senaste 3 åren Årsredovisning och ev. revisionsberättelse Förstudien visar att det finns ett behov av de grundläggande uppgifter som för närvarande presenteras i bastjänsten, framförallt för förenkling av e-tjänster och ansökningsförfaranden. Förstudien visar vidare att det finns en betydande förenklingspotential att minska/eliminera behovet av kreditupplysningstjänster om bastjänsten kan utvecklas med fler verksamhetsdata för företagen. Utveckling av gemensamma kommunala e-tjänster En central del i förstudien har varit att pröva förutsättningarna för att skapa gemensamma e-tjänster samt vad nyttorna med detta är. Det första ställningstagandet kommungruppen ställdes inför gällde vägval kring olika scenarier kopplat till etjänsterna (se figur på nästa sida). Detta val diskuterades utifrån två axlar. Det ena axeln handlar om lokalt utvecklade e-tjänster respektiva centralt utvecklade gemensamma e-tjänster. Den andra axeln handlar om enkla formulärtjänster respektive mer komplexa och integrerade e-tjänster som också har större krav på användbarhet och kommunicerbarhet än de enkla blankettliknande formulär som många kommuner använder idag. När det gällde axeln med enkla gentemot mer komplexa integrerade e-tjänster är det konsensus i kommungruppen att ”tåget gått” för blankettformulären och att detta inte bör vara ambitionsnivån för ett gemensamt arbete med att utveckla stödet till företagare. De övre två fälten i figuren övergavs därmed omgående från diskussionen. Vad gäller den andra axeln med lokala gentemot centralt utvecklade e-tjänster blir bilden mer splittrad. Ambitionsnivån för ett gemensamt utredningsarbete bör vara att 2015-08-17 33 (61) Dnr: 14/6691 arbeta med de centrala tjänsterna och att det medför stora nyttor inte minst för de kommuner som inte har resurser att utveckla integrerade tjänster på egen hand. Enkla e-tjänster Formulär på kommunwebbsidan Formulär på verksamt.se Lokalt Centralt Länkning till lokala integrerade e-tjänster Integrerade e-tjänster på verksamt.se Integrerade e-tjänster På detta område finns det dock e-tjänstelösningar i några större kommuner och flera marknadsaktörer har tagit fram e-tjänster som påbyggnad på sina verksamhetssystem. Därmed anser kommungruppen att det finns ett behov av att lokala och centrala gemensamma e-tjänster behöver samexistera. En viktig utgångspunkt är att ingen kommun ska behöva sänka sin servicenivå mot företagarna i väntan på att de gemensamma tjänsterna utvecklas. Därmed är det ett ställningstagande från kommungruppen att kontaktpunkten inom verksamt.se behöver kunna hantera både lokala tjänster och gemensamma nationella tjänster. Diskussionen kring gemensamma e-tjänster fördjupades sedan i en översiktlig arkitekturdiskussion. Som underlag diskussionen togs ett antal förenklade skisser fram. Nedan beskrivs dessa fyra scenarier för e-tjänster i en övergripande arkitekturkontext: 2015-08-17 34 (61) Dnr: 14/6691 Alternativ 1 - Länkning till kommunala e-tjänster Detta alternativ bygger på lokala e-tjänster hos enskilda kommuner. Vägledning och guidning sker på verksamt.se men själva MINA ÄRENDEN (MYNDIGHET) ansökningsförfarandet hanteras lokalt i kommunens e-tjänster. Detta innebär att företagaren kan få guidning och stöd på E-TJÄNSTEPLATTFORM / MINA ÄRENDEN verksamt.se samt att kommunerna som önskar E-TJÄNST E-TJÄNST detta alternativ kan använda sin befintliga infrastruktur för tjänster (e-tjänsteplattform, integrationer och integrationsplattform) utan att INTEGRATIONSPLF ÄRENDE GUI påverkas annat än med de mervärden som gemensamt framtagen vägledning och guidning VS ger. Uppföljning och transparens hanteras KOMMUN lokalt vilket medför att företagen måste följa upp helheten för sina ärenden på statlig och kommunal nivå i flera olika gränssnitt/tjänster såvida inte Mina meddelanden används. VERKSAMT Alternativ 2 – Kommunala e-tjänster i e-tjänsteplattform för kontaktpunkten I detta alternativ läggs inom ramen för kontaktpunkten en e-tjänsteplattform och de gemensamma e-tjänsterna utvecklas för att hantera den funktionalitet som tjänstedirektivet kräver. Kommungruppen menade att detta alternativ skapade en struktur där ansvaret för en gemensam kommunal plattform hanteras inom ramen för samarbetet kring verksamt och att det inte var ett bra alternativ för en infrastruktur som utgör en viktig kommunal angelägenhet att hantera och utveckla. Därför avfärdades detta scenario som en lämplig lösning. VERKSAMT E-TJÄNSTEPLATTFORM / MINA ÄRENDEN E-TJÄNST E-TJÄNST ÄRENDE GUI INTEGRATIONSPLF VS KOMMUN Alternativ 3 – Gemensam kommunal e-tjänsteplattform integrerad i verksamt 2015-08-17 35 (61) Dnr: 14/6691 Kommunerna ersatte alternativ 2 med ett VERKSAMT.SE tredje alternativ där ansvarsgränsen mellan verksamt.se och den gemensamma MINA ÄRENDEN (MYNDIGHET) kommunala e-tjänsteplattformen är den primära skillnaden. För denna variant finns även möjligheten att använda den E-TJÄNSTEPLATTFORM / MINA ÄRENDEN gemensamma kommunala eE-TJÄNST E-TJÄNST tjänsteplattformen fullt ut även för andra ärendetyper som inte riktar sig primärt till företagare. I denna skiss finns även den ÄRENDE GUI sammansatta bastjänst som är under KOMMUNGEMENSAM E-TJÄNSTEPLATTFORM utveckling inritad direkt mot en gemensam kommunal e-tjänsteplattform. I detta INTEGRATIONSPLF alternativ kan de gemensamma kommunala e-tjänsterna hanteras frikopplat med länkning till en extern plattform eller integreras VS hårdare i den struktur kring vägledning och KOMMUN guidning som byggs upp inom verksamt.se. Detta innebär även att kommunerna kan inleda ett pilotarbete med gemensamma etjänster utan stora beroenden till verksamt.se. Denna e-tjänsteplattform kan utvecklas över tid och lösningen ger större skalbarhet och frihet för kommunerna. Viktigt för kommunerna var att en gemensam e-tjänsteplattform som bygger på denna ansvarsgräns och arkitektur också kan användas av kommunerna utanför kontexten verksamt.se och riktat mot andra målgrupper än företagare. Alternativ 4 – Långsiktig lösning med nationell kommunal tjänsteplattform och gemensam kommunal e-tjänsteplattform BASTJÄNST 2015-08-17 36 (61) Dnr: 14/6691 Den sista arkitekturskissen som tagits fram inom ramen för förstudien handlar om att E-TJÄNST försöka lyfta blicken och se mer ÄRENDEÖVERSIKT/MINA långsiktigt på kommunernas eE-TJÄNSTEPLATTFORM MEDDELANDEN tjänster och integrationer mot E-TJÄNST E-TJÄNST statliga myndigheters bastjänster och sammansatta bastjänster. Skillnaden här är primärt att det ÄRENDE GUI finns en gemensam kommunal KOMMUNGEMENSAM E-TJÄNSTEPLATTFORM tjänsteplattform, jämförbar med NATIONELL KOMMUNAL TJÄNSTEPLATTFORM Estlands x-road, som samtliga BASTJÄNSTER bastjänster för in och utdata INTEGRATIONSPLF mellan kommunala och statliga myndigheter kan kommunicera med. Det blir allt mer tydligt att VS kommunernas digitalisering kan KOMMUN ta betydande steg framåt genom att både statliga myndigheter och kommuner utvecklar bastjänster för att informationsförsörja kommunala processer och för att kommunerna digitalt ska kunna överföra statistik och andra data till statliga myndigheter. Därmed blir det viktigt att denna typ av resonemang kopplas till en målarkitektur för att långsiktigt kunna utveckla de kommunala verksamheternas förutsättningar att verka med mindre manuell hantering av information. I denna skiss finns även hantering av ärendestatus genom Mina meddelanden som är i tidig analysfas inritad. Det är egentligen först i samband med denna sista lösning som full ärendestatus mot samtliga statliga och kommunala myndigheter blir helt transparent inom ramen för samma tjänst. Förstudien visar att det finns betydande nyttor med att utveckla gemensamma etjänster både för kommunkollektivet och för att utveckla kontaktpunkten. Målbilden är att dessa e-tjänster är integrerade med bakomliggande verksamhetssystem. Det finns en betydande nytta med att i ett kommungemensamt pilotprojekt bedriva utvecklingsarbete, leverantörsdiskussioner och utveckling av gränssnitt mot bakomliggande verksamhetssystem. I förlängningen är det ointressant var företagaren går in (kommunwebbplats eller verksamt.se) för att använda dessa. Sammanfattning av nyttor Inom ramen för workshopserien med kommuner har nyttan med lösningarna inventerats kontinuerligt. Ett mycket stort antal kvalitativa nyttor har varit enkla att identifiera. Det är dock svårt att inom ramen för en kort förstudie identifiera och kvantifiera monetära nyttor och nyttor kopplade till tidsbesparingar för företagare och kommunhandläggare. 2015-08-17 37 (61) Dnr: 14/6691 Regelförenkling och effektivare uppgiftslämnande är viktiga frågor för regeringen. Svenska företag uppskattas lämna in 90 miljoner blanketter varje år till olika myndigheter och de krävs på sammanlagt 1 300 uppgifter. Särskilt för små företag är det en tung administrativ börda. Därför fick ett antal myndigheter i uppdrag att samarbeta kring starta och driva företag startats för att förenkla uppgiftslämnandet. Detta arbete att adressera uppgiftslämnandet på statlig nivå har dock inte sin motsvarighet på den kommunala nivån där uppgiftskraven endast i undantagsfall finns i det uppbyggda uppgiftskravsregistret. Eftersom kommunerna står för en mycket stor andel av företagens kontakter med offentlig förvaltning är det angeläget att kommunsektorn inkluderas i detta förenklingsarbete. I relation till flera av de statliga myndigheterna är de kommunala facklagstiftningarna mer statiska ur ett digitaliseringsperspektiv. De stora statliga myndigheterna med digitalisering på hög nivå (t ex Skatteverket, Försäkringskassan, CSN, Bolagsverket m fl) har kontinuerligt i samverkan med lagstiftarna bedrivit en juridisk utveckling för att möjliggöra digitalisering och innovativ tjänsteutveckling. Även om flera kommuner är högt digitaliserade så medför lagstiftningen ibland begränsningar när man vill utveckla nya tjänster eller erbjuda tjänster på nya sätt. Enskilda kommuner har svårt att bedriva rättsutveckling vilket innebär att kommunerna gemensamt behöver identifiera och adressera de juridiska utvecklingsmöjligheterna som ger möjligheter att effektivisera och automatisera på motsvarande nivåer som de statliga myndigheterna. Nedan följer en sammanställning av ytterligare nyttor som identifierats av de deltagande kommunrepresentanterna under förstudien för projektets olika delar: navigation och koordination (guidning och vägledning), information (till/från företagare samt sammansatt bastjänst) samt med e-tjänster: För företagare Navigation och koordination Företagen snabbare igång Tid är pengar för företagen Tydlighet och förutsägbarhet Tidsbesparing (50 % av tiden med kommunen) Samlad information på ett ställe Enklare vardag för företag Mer tid för verksamheten Mindre frustration Underlättar för nyföretagare Enklare och mer pedagogisk ansökan Förenklad process (sparar tid för företagaren – en kontaktpunkt) Ökad tillgänglighet För handläggare/förvaltningen Information Enkelt och smidigt Lätt att göra rätt Färre kontaktytor Kan utveckla sin verksamhet Tidsbesparing Högre rättssäkerhet Kunskapshöjning, skapar trygghet Lättare att förstå regelverken och kraven på företaget E-tjänster Komplett ansökan gör att handläggningen går snabbare och smidigare, företaget igång snabbare Lätt att göra rätt, slipper posttider Rättssäkerheten ökar Likvärdig behandling av företagen Förenklad process Minskade portokostnader Dubbelriktad digital kommunikation 2015-08-17 38 (61) Dnr: 14/6691 Navigation och koordination Mindre av samma frågor, stöttning och tid för handläggning Kan lägga tid på de som verkligen behöver hjälp. Mer fokus på kärnverksamhet och komplexa ärenden Mindre tid i telefon Rätt handläggare för rätt frågor Rättssäkerhet Ökad tillgänglighet Tillfredställelse i att kunna guida lättare HL förstår helheten. För kommunen Navigation och koordination Tydligt – en väg in Finns checklista, lätta att hitta rätt info både för företag och för anställda. Kompetensutveckling Ökad service och kundnöjdhet Bättre företagsklimat Förbättrad kundnöjdhet (NKI) Bra guidning ger bra exempel för andra e-tjänster Minskad administration Lättare för kommunhandläggare att förstå helheten Information Mindre tid läggs på att begära in kompletteringar Tidsbesparing, kvalitetssäkring genom rätt grundinfo. HL kan lägga mer tid på de som behöver det. Mindre fel i ansökningarna ger tid för råd och tillsyn Effektivare informationsgivning Mer tid att kompetens- och verksamhetsutveckla Färre och mer kvalificerade frågor Mer korrekt information i ansökningarna Minskade ledtider för handläggare E-tjänster Färre frågor om hur långt ärendet kommit. ”Slipper” registrering Om systemet återkopplar, minskar tid för HL. Färre fel om tjänsterna byggs rätt Lättare att söka för HL – snabbare handläggning! Dubbelriktad digital kommunikation Läsbara ansökningar (datorskrivna) Enklare och tydligare ansökningshandlingar ger färre ”ofullständiga ansökningar” och mindre kompletteringsbehov Information Lätt att hitta rätt – högre NKI Kundnöjdhet och medarbetarnöjdhet ökar. Mer tid till ”viktiga” saker. Nöjdare företag Bra rykte Bättre service Rättssäkrare Mer korrekt information i ansökningarna Färre men mer kvalificerade frågor Snabbare uppdateringar vid t ex förändring av lagstiftning. Bättre förutsättningar att arbeta i lagstiftningens anda. Höja informationskvaliteten i hela kommunsverige. E-tjänster Få nationell draghjälp för öppnare och mer interoperabla verksamhetssystem Delade kostnader för utveckling Bättre datakvalitet eftersom masterdata från källan används (sammansatt bastjänst) Rättssäkerheten ökar, statistisk uppföljning lättare Enklare hantering om ärendet hamnar rätt. Uppföljning smidigare Gemensamma fakturor? Minskade portokostnader Minskar antalet frågor om ärendestatus och mottagande vilket frigör mycket tid Viktigt att slippa dubbelregistrering vid integrering av tjänster mot verksamhetssystem Möjliggör enkel statistik uppföljning av handläggningstider, 2015-08-17 39 (61) Dnr: 14/6691 För myndigheterna bakom verksamt.se Navigation och koordination Information Uppfyller EU:s tjänstedirektiv Lättare att nå andra samhällsgrupper Erbjuder bättre tjänster som utgår från företagens Ökad användning för sajten perspektiv och behov Snabbare och bättre info Verksamt.se blir till större Enkelt att föra ut betydelse för kommunerna förändringar i lagstiftning. Potential för större användning och betydelse med större täckningsgrad mot kommuner. En ingång för företagarna som samlar det viktigaste stödet till företag För offentlig sektor som helhet Navigation och koordination Mer tid till viktigare saker Effektivare, mer professionellt, mer standardiserat Bättre arbetsmiljö, mindre arbetsbelastning Större förtroende Ökad effektivitet För samhället i stort Navigation och koordination Skatteintäkter snabbare. Konsumtionen ökar, företagaren tjänar pengar snabbare. Större förtroende Skattemedel används effektivare Fler företag startas och mer jobb företagsklimat och företagande (om etjänsterna är tillräckligt utvecklade) Kommunerna kan ta sig från kölvatten till bogvåg! E-tjänster Lättare för Bolagsverket och Tillväxtverket att redovisa statistik Möjlighet att enklare att följa upp effekterna av utvecklat stöd till företag. Information Standardiserat samma lagar och regler gäller alla Tid och kostnadsbesparing Möjligheter till att jämföra kommunernas servicekvalitet E-tjänster Nödvändigt då fler och fler är IT-användare. Få som använder papper. Behöver ligga i framkant och inte i kölvattnet som nu. Användning av gemensamma grunddata från huvudkällan förenklar informationsförsörjning i offentlig sektor och utvecklar samverkan Information Fler startar och utvecklar konkurrenskraftiga företag tillväxt, konsumtion och välfärd. Säkrare från medborgaren, t ex säkrare livsmedel En helt digital process, från ax till limpa (ända till earkivet) E-tjänster Miljömässigt minskar transporter och pappersförbrukning 2015-08-17 40 (61) Dnr: 14/6691 Bättre ekonomi, hjulen i ekonomin snurrar fortare. Tillväxten ökar med fler företag 2015-08-17 41 (61) Dnr: 14/6691 5. Förutsättningar för huvudprojektet I detta kapitel sammanfattas och omsätts de förslag som förstudien ger vad gäller utgångspunkter för huvudprojektet. Här sammanfattas några övergripande avgränsningar, förslag på mål för huvudprojektet samt lämpligt pilotfall. Slutligen beskrivs förstudiens förslag kring projektorganisation och finansieringsformer samt en övergripande tidplan. Principer och utgångspunkter för huvudprojektet Förstudiens samlade rekommendation är att ett huvudprojekt bör utformas enligt ett iterativt och agilt förhållningssätt, Projektstrukturen ska möjliggöra korta iterationer med snabba anpassningar och hög utvecklingstakt. Projektet avser en omfattande och komplex utveckling som gör det lämpligt att i liten skala skapa, testa och utvärdera för att därefter skala upp. Det stora antalet berörda aktörer, teknikutvecklingens hastighet och antalet lagstiftningsområden som berörs är några omständigheter som påverkar bedömningen. Det är svårt att i förväg utreda, förutse och planera samtliga kommande faser och aktiviteter. Detta förutsätter dock en lärande utvärderingsmetodik och att såväl analysresultat som utvecklingsresultat inom varje delprojekt dokumenteras och specificeras så att de kan återanvändas och migreras. Inom ramen för huvudprojektet behöver även en analys- och utvecklingsmetod tas fram. Denna analys- och utvecklingsmetod behövs som en förutsättning för att kunna skala upp arbetet för att hantera samtliga relevanta branscher och ärendetyper som företag behöver hantera i kommunerna. Detta rör det arbete som sker under insatsområde 1-5. I denna metod behöver arbetssätt och dokumentationsprinciper utvecklas för att: Kartlägga uppgiftskrav. Bygga logiska samband mellan dessa uppgiftskrav Konstruera guider. Beskriva uppgiftskrav och hantera lokala föreskrifter. Utveckla informationskrav mot företagare. Kartlägga och utveckla krav på informationsförsörjning Utveckla e-tjänster Arbeta med användartestning och användarcentrerad design för ovanstående. Den metodutveckling som sker under projektet ska vara tillräckligt väldokumenterad och kommunicerbar för att vara vägledande för anslutande deltagare, kommande faser, angränsande initiativ och projekt. Verksamt.se/kommun kommer att löpande utvecklas och formas under projektets olika delar, vilket ställer höga krav på en flexibel och snabbrörlig program- och projektstruktur. Det ställer även höga krav på att under projektets olika faser kommunicera resultaten gentemot olika intressenter. 2015-08-17 42 (61) Dnr: 14/6691 Med en iterativ metodik blir det möjligt att testa och utveckla helheten (dvs. uppgiftskravsregister, guider, informationstexter, sammansatt bastjänst och e-tjänster) för ett begränsat pilotfall, snarare än att adressera samtliga kommunala processer och ärenden, kopplade till olika företagande och branscher. Denna typ av projekt är även lämpligt att utveckla i begränsad skala där mandat och beslutsfattande kan ske enkelt och snabbt än vid skulle vara fallet vid ett mer omfattande angreppssätt med många berörda intressenter. En iterativ metodik möjliggör även leverans av resultat på relativt kort sikt, vilket är viktigt för att skapa förtroende och legitimitet för projektet hos olika intressenter. Dessa är tjänstemän och politiker inom de i projektet deltagande kommunerna samt övriga kommuner utanför projektet. Legitimeringen av projektet är viktig även gentemot berörda myndigheter och företagare. Viktiga principer för huvudprojektet enligt den kommunala arbetsgruppen är att: Under hela projektet behålla företagen i fokus och utgå från deras behov och deras nytta med verksamt.se samt kontinuerligt ta in synpunkter och testa resultat mot företagare. Börja snabbt utveckla prototyper och pilotlösningar som kan testas mot kommuner och företagare. Utred inte lösningarna i detalj ytterligare utan fokusera på att leverera inom avgränsningarna. Börja med ett avgränsat fall och de vanligaste ärendetyperna och branscherna inom ramen för detta. När goda lösningar identifierats och testats är det dags att skala upp mot ytterligare ärenden och branscher. Håll en hög abstraktionsnivå och drunkna inte i specialfall och variation. Bygg på det gemensamma och det som är och ska vara lika enligt lagstiftningen. Involvera och arbeta med pilotkommunerna i förstudien. Alla kommuner kommer inte kunna vara med från början och alla lösningar kommer inte kunna förankras i hela kommunkollektivet. Analysera, generera krav, genomför design och utveckling, testa mot kommuner och företagare samt utveckla vidare enligt iterativt arbetssätt. Förankra inför och under hela projektet gentemot olika intressenter som kommuner, SKL, myndigheter, verksamt.se m fl. Föreslaget huvudprojekt innebär en framkomlig väg för att på kort sikt skapa reella förenklingar för företagen genom att utveckla integrationen mellan verksamt.se och kommunerna samt att genom guidning och vägledning göra förvaltningsövergripande processer enklare. Projektet innebär dock även att kompromisser gentemot de visioner som finns för verksamt.se 2.0 och de visioner framtagna inom FOU-projektet DUKAT. Huvudprojektet är utformat med denna vision som ett långsiktigt mål och har därför genom såväl arkitektur som utvecklings- och dokumentationsprinciper tagit höjd för att visionen kan nås på ett senare stadium. För huvudprojektet är det centralt att visionshöjden finns med och att program- och projektledning är bärare av dessa visioner och arbetar för att mer långsiktigt nå dessa. 2015-08-17 43 (61) Dnr: 14/6691 Avgränsningar En viktig framgångsfaktor för att huvudprojektet ska nå sitt syfte enligt de principer som nämns ovan, är tydliga avgränsningar inom respektive område och delprojekt. Till viss del kommer dessa avgränsningar att konkretiseras och utvecklas under tid, dock har några övergripande ställningstaganden tagits: 1. Projektet har primärt fokus på att förenkla för företagaren; dvs. att göra det så enkelt som möjligt för företagaren att navigera i, förstå och hantera de krav som ställs på företagaren i tillståndsprocessen. Förenkling för företagen innebär även förenklingar och utvecklade processer och minskade kostnader hos den enskilda myndigheten eller kommunen. Genom att situationen för företag förenklas minskar trycket på kommunernas rådgivning på näringslivskontor men inte minst situationen för handläggare. Genom att delar av informationsförsörjningen flyttas från företagare till bastjänst effektiviseras informationsinsamlingen för både företagare och kommuner och kompletteringsbehovet kan minska. Effektiviserade processer är alltså trots ett mer implicit fokus en inte desto mindre viktig effekt och en avgörande framgångsfaktor för projektet, både i relation till företagaren och till andra myndigheter inom och utanför den egna organisationen. Avgränsningen innebär exempelvis att informationsförsörjningen från kommunala myndigheter till statliga myndigheter inte ligger i primärt fokus i detta projekt, men det ingår i målbilden. 2. Verksamt.se har ambitionen att inkludera hela processen för företagaren; dvs. faserna ”fundera”, ”starta”, ”driva” och utveckla företag. Fokus för verksamt.se/kommun i detta huvudprojekt är att integrera de kommunala tillståndsprocesserna på verksamt.se. Dessa tillståndsprocesser inkluderar såväl faserna ”starta” som ”driva” företag. Som tidigare beskrivits så är kommunernas verksamhet kring näringslivsutveckling, företagslotsning och liknande centrala resultatmottagare i huvudprojektet, eftersom dessa har en viktig roll kopplat till navigerings- och koordineringsfas. Detta angränsar både ”fundera” och ”starta”fasen och det är därför viktigt att synkronisera med eventuella parallella initiativ, såsom de regionala verksamt.se-sidorna och t.ex. matchningstjänst. 3. Projektet bör ha ambitionen att omfatta alla delar av hanteringen av de problembilder som identifierats, dvs. inkludera att erbjuda en initial guidning i tillståndsprocessen, rusta företagaren till att kunna söka tillstånd, och möjliggöra för företagaren att ansöka om tillstånd, med till viss del förifyllda uppgifter, och få statusmeddelanden i sitt ärende. Denna omfattning rymmer alltså helheten i den idéskiss som presenterades ovan. 4. Projektet utgår främst från en hög abstraktionsnivå där de gemensamma processerna, med exempel, processer och tjänster som är gemensamma och likartade och därmed är av värde och framkomligt att hantera inom projektet. De undantag eller specialfall som är mer eller mindre unika för viss verksamhet, organisation eller målgrupp är primärt inte i fokus i projektets första skeden. En viktig framgångsfaktor för projektet är att bygga på de processer och tjänster som en väsentlig andel av företagarna och kommunerna ser ett värde på att hantera gemensamt. 2015-08-17 44 (61) Dnr: 14/6691 Restaurangföretagaren är lämplig som pilot Välj en pilot som ger stor nytta Restaurangföretagaren måste hantera en omfattande tillståndsprocess i kommuner och myndigheter. Förutom de statliga kraven i samband med företagsetableringen krävs ett stort antal kommunala tillstånd för att få starta själva verksamheten. Restaurangföretagaren vänder sig ofta till kommunen för att få rådgivning och stöd under hela processen, i dessa fall ofta till olika delar av organisationen. Dessutom finns omfattande kunskap om restaurangföretagares behov och restaurangetableringsens olika komponenter och delar dels inom ramen för förstudiens omfattning och avgränsning men även genom tidigare forskning på området genom DUKATprojektet. På grund av den omfattande komplexitet (tillståndsvolymen och antalet aktörer för företagen att hantera) och utifrån den behovsbild som frilagts, anser kommunerna i förstudien att denna målgrupp bör utgöra ett lämpligt pilotfall för huvudprojektet verksamt.se/kommun. Förstudiedeltagarnas bedömning är att det skulle utgöra stor nytta för företagaren om processen var smidigare, enklare och mer transparent. Många restaurangföretagare har även sitt ursprung i andra länder, och kännedomen om den svenska byråkratin och förvaltningsmodellen är inte sällan låg. Utifrån resultaten i denna förstudie menar arbetsgrupperna att det också finns goda möjligheter att uppnå dessa ambitioner. I flera delar av de föreslagna delprojekten har förstudiedeltagarna också påbörjat förenklingsarbetet, ett arbete som bör fördjupas och kompletteras. Ett annat argument för valet av case, är att restaurangföretag utgör en stor volym av de ärenden som kommunerna hanterar årligen inom serveringstillstånd, livsmedelsregistrering och bygglov. En förenkling kopplat till dessa ärenden och processer skulle därmed leda till en betydande nytta för respektive kommun. En pilot för att testa idéskissen i skarpt läge Förstudiens arbetsgrupper rekommenderar att projektet testar ambitionerna med verksamt.se/kommun i en pilot. Denna bör inkludera samtliga delar av idéskissen, dvs. allt från kartläggning av uppgiftskrav och upprättande av ett kommunalt/statligt uppgiftskravsregister, gemensamma informationstexter, guider som stödjer navigering och koordination för restauranger samt e-tjänster för att utföra ärenden. En rimlig ambitionsnivå för piloten är att stegvis utveckla antalet tillstånd som utvecklas till e-tjänster. Förslagsvis bör projektet inleda med en relativt enkel process, såsom ansökan om registrering av livsmedelsanläggning. Ambitionen ska vara att tjänsterna integreras mot verksamhetssystemen (mer om e-tjänster i avsnittet nedan) vilket förutsätter en dialog och kravställning mot aktuella leverantörer. Det är dock viktigt att antalet e-tjänster som levereras på relativt kort sikt (ca 2 år) inte är för få samt att bredden i termer av mottagande kommuner och verksamhetssystem är tillräckligt omfattande – så att nyttan med att företagaren använder sig av verksamt.se/kommun maximeras. 2015-08-17 45 (61) Dnr: 14/6691 Piloten bör utvecklas som en skarp lösning som fungerar i drift hos pilotkommunerna. Pilotkommunerna, förslagsvis några av de 10 medverkande i fallstudien, behöver kompletteras med mindre kommuner bl a genom deltagande från t ex Värmland och Västernorrland. SKL behöver ha en ledande roll i framtagandet av de delar som är kopplade till e-tjänster och information till och från företag medan Tillväxtverket och Bolagsverket inom ramen för verksamt.se behöver ta ansvar för de områden som ingår som naturliga delar i webbplatsen verksamt.se, t ex uppgiftskravsregister, guider och navigationsstöd. Bastjänsten som är under framtagande är dessutom ett ansvar för Bolagsverket men där kommunernas inspel i form av krav och önskemål behöver hanteras vidare. För genomförandet av pilotens olika delar, se avsnitten nedan. Projekt- och effektmål Förstudien föreslår att projektet genomförs i ett antal etapper, som beskrivs nedan som delprojekt. Några av dessa kan genomföras parallellt. Avgörande framgångsfaktor, och risk, i ett iterativt projekt som detta, är att den övergripande målbilden förflyttas och att projektets olika delresultat går i otakt och kan ge inlåsningseffekter framgent. Det är därför viktigt att projektet har en tydlig målbild på lång sikt, och gemensamma effektmål. Dessa ska sedan brytas ner per delprojekt och synkas på programnivå. Förstudien förslår följande målformuleringar: 1. Projektmål på kort sikt (ca 1-2 år): Restaurangföretagare kan genom guider få sin personliga etableringsprocess beskriven och ansöka om tillstånd mot de pilotkommuner som tagit lösningen i skarp drift. Pilotkommunerna använder sig av en gemensam sammansatt bastjänst för uppgiftshämtande och företagarna kan genom denna få förifylld information i e-tjänsten. Specifikationer och kravställning finns framtagen för integrationsgränssnitt mellan gemensamma e-tjänster och verksamhetssystem. 2. Projektmål på längre sikt (ca 5 år) Det finns en möjlighet för alla företagare och kommuner som så önskar att använda sig av verksamt.se fullt ut i ett för företagaren sömlöst gränssnitt. Det är enkelt för företagaren att förstå och navigera i tillståndsprocessen, och det är enkelt att förstå vad och varför vilka tillstånd krävs. Företagaren ser status i de ärenden där det finns behov av detta och får då meddelanden om eventuella utestående frågor i de kanaler som företagaren önskar. Informationen och tjänsterna på verksamt.se går att finna på många olika portaler. Företagen använder verksamt.se som en viktig huvudingång mot kommunerna. 3. Effektmål på längre sikt (5-10 år) Företagaren: det är enkelt att starta och driva företag. Kostnaderna för företagaren har minskat i etableringfasen och verksamheten har kommit igång snabbare. Byråkratin upplevs inte betungande utan ger snarare en trygghet i att ha ordning och reda. Företagaren känner sig trygg genom en hel sömlös process mot myndigheterna. Det blir en rättvis och enhetlig bedömning oavsett var företagaren 2015-08-17 46 (61) Dnr: 14/6691 än befinner sig i Sverige. Genom att företagaren har full insyn i status för handläggningen har sk. ”onödig efterfrågan” minskat helt. Kommunen: Handläggare och företagslotsar använder lösningarna för guidning och vägledning i sin handläggning och hänvisar företagare till verksamt.se. Antalet fel i ansökningar som kommer in till tillståndshandläggningen har minskat kraftigt. De kommunala myndigheterna har frigjort mer resurser för tillsyn och kvalificerad rådgivning. Genom effektiva informationsflöden mellan myndigheter och kommuner har kostnaderna i handläggningsprocessen minskat. Samhället: Det startas och drivs fler företag i Sverige. Genom samverkan har myndigheternas informationsförsörjning förenklat för kommuner och företagare. Kostnaderna för remisshantering och transaktionskostnader mot företagare har minskat drastiskt. Tillståndsprocesserna i kommunerna har genom e-tjänsterna och mer kunniga företagare blivit betydligt mer effektiva. Sammanfattade projektaktiviteter på kort sikt (år 1-2) Förstudien ser följande delar som viktiga i huvudprojektet. Några av dessa kan göras parallellt vilket presenteras i nästa kapitel. • Kartlägga uppgiftskrav • Utveckla målarkitektur på kort och lång sikt • Beskriva logiska tillståndssekvenser • Utarbeta standardgränssnitt mot verksamhetssystem • Utveckla guider • Ta fram informationstexter (lokala • Genomföra leverantörsdiskussioner och gemensamma) • Utreda frågor kring informationssäkerhet • Ta fram informationskrav på företagen (ansökningshandlingar) • Affärs- och finansieringsmodell och lösningar kring utveckling och • Ta fram krav på sammansatt bastjänst förvaltning • Välja e-tjänsteplattform • Utreda juridiska förutsättningar • Utveckla e-tjänster Projektorganisation Förstudien visar att det krävs en struktur motsvarande programnivå för att synkronisera flera nationella initiativ såsom verksamt.se, Mina Meddelanden, samt alla delprojekten. Det är centralt att huvudprojektet inte blir fragmenterat. Det är också viktigt med bred förankring genom flera referensgrupper och arbetsgrupper. Dessa ska bestå av representanter både från mindre och större organisationer. Beställare Tillväxtverket/SKL/Bolagsverket Projektägare Styrgrupp Tillväxtverket/SKL/Bolagsverket Tillväxtverket/SKL/Bolagsverket. Kommundirektörer, sektorsansvariga myndigheter Projektledning SKL/Tillväxtverket Projektgrupp Representanter från Tillväxtverket, Bolagsverket och SKL. Referensgrupp Branschorganisationer, användargrupper, leverantörer, utökad kommungrupp etc (se mer specifikt för respektive område/fas) 2014-12-15 47 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 Delprojekt Se respektive område/fas nedan. I Sverige finns det flera pågående och nyss initierade insatser för att förenkla för företag. Insatser som har mer eller mindre explicita kopplingar till det föreslagna huvudprojektet. Exempelvis sker utveckling av regionala varianter av verksamt.se på Södertörn och i Värmland samt att länsstyrelserna arbetar med funktionalitet för att hitta företagsrådgivare som ALMI, Nyföretagarcentrum mfl. Det är centralt att dessa initiativ samordnas så att arbetet med förenkling för företag kan nå större samordningsvinster. Huvudprojektet skulle få en hävstång framåt om de olika delprojekten kan delas in i olika regionala ansvar så att t ex en region eller kommun kan ta ansvar för att samordna arbetet med t ex informationstexter, ansökningsmaterial och underlag för e-tjänster. Med ett sådant angreppssätt skulle projektet kunna poola resurser i kommunssverige och visa att Sveriges kommuner kan ta ett gemensamt ansvar för sin utveckling. Regerings stöd för projektets mål att förenkla för företagen genom att integrera kommunerna i verksamt.se är viktigt. Inledningsvis genom det stöd till projektet som regeringens anslag för utveckling av verksamt.se visar men även framgent genom att visa sitt stöd för projektet ekonomiskt och med mandat. En viktig del i flera delprojekt är de sektorsansvariga myndigheternas medverkan. För att säkerställa denna samverkan är det viktigt att projektet får förutsättningar att samverka med myndigheterna genom att dessa har förutsättningar att delta med tydliga förenklingsuppdrag. Finansieringsformer Ett centralt utredningsområde är att säkerställa den långsiktiga finansieringen och finansieringsmodellen för projektet. Den långsiktiga utvecklingen av lösningarna behöver finansieras genom basfinansiering för förvaltnings- och utvecklingsorganisationen. Affärsmodellen för huvudprojektets när resultat övergår till förvaltning (efter 3-4 år) bör utredas löpande under projektet. Kortsiktigt finns regeringsanslag och utvecklingsmedel för verksamt.se samt befintliga resurser inom SKL. Genom förstudien har endast kommunernas vilja att bidra till utvecklingen genom egen tid kunnat säkerställas. Ytterligare kommuner är intresserade av att delta operativt i huvudprojektet och resurserna att tillgå genom kommunernas resurser för utveckling kan ge betydande bidrag. Även de sektorsansvariga myndigheterna bör ha resurser att bidra med kring utvecklingen av information till företag och informationskraven på företagen. Övergripande tidplan Förstudien föreslår ett pilotprojekt på kort sikt (1-2 år). Under denna tid kan projektet leverera skarp pilotdrift av en helhetslösning för det begränsade fallet restaurangföretagare enligt de projekt- och effektmål som beskrivits ovan. För beskrivning av varje område, se nästa kapitel 7. 2014-12-15 48 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 2014-12-15 49 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 6. Förslag på insatsområden i huvudprojektet I detta kapitel beskrivs en övergripande projektplanering för att arbeta vidare utifrån förstudiens resultat. Här presenteras också förslag på övergripande insatsområden eller faser för huvudprojektet så att lämplig ambitionsnivå kan hanteras i antal delprojekt. Resultatet i förstudien samt de komponenter som identifierats kan genomföras i ett antal delprojekt som går att avgränsa och i flertalet fall går att arbeta med parallellt. De förslag som presenteras nedan utgör inte ett fullständigt underlag för projektstart. Ett antal utestående frågor kvarstår och en fördjupad analys krävs, vilket förklaras nedan. Projektstart Då förstudien har haft för avsikt att utreda kommunernas vilja och behov att samordnas närmre med verksamt.se återstår några frågor att hantera vid projektstart. En detaljerad projektplan bör upprättas som innefattar följande delar: En fördjupad, detaljerad och förankrad övergripande målbild för huvudprojektet samt effektmål på kort och lång sikt, både för huvudprojektet och för dess olika faser/delprojekt. Fördjupade, detaljerade och förankrade projektmål på kort och lång sikt, både för huvudprojektet i sin helhet och för respektive fas/delprojekt En fördjupad intressentanalys och plan att förankra projektets olika delar hos dessa. En utarbetad resursplan som inventerar de resurser som SKL, Tillväxtverket, Bolagsverket och sektorsmyndigheterna kan bidra med tillsammans med deltagande kommuner. En utarbetad och detaljerad budget för projektet och ingående faser/delprojekt. En kommunikationsplan och för att förankra med berörda aktörer, inkl. en konceptskiss för målbild och helheten kring de nationella och regionala initiativ som berörs. Denna bör tydligt även tydligt visa hur projektet ger reell förenkling för företagare. En projektmetodik för rapportering och projektleverans och förankra med samtliga samverkande aktörer. En utvärderingsmodell, inkl. indikatorer för varje fas, som är tillämpbar i projektets samtliga delar. Resultatet av utvärderingar ska innebära vägledning för kommande faser och initiativ. En detaljerad programstruktur för faser/delprojekt. En fastställd program- och projektorganisation med fördelning av ansvar för projektets olika delar och utredningar. Utreda möjligheterna och ev. genomföra en 0-mätning hos deltagande pilotkommuner Utreda de juridiska förutsättningarna och ansvarsgränserna för de olika delarna inom huvudprojektet. I det föreslagna huvudprojektet kommer en mängd lika informationssystemkomponenter men även verksamhetskomponenter att utvecklas i form av information, ansökningsunderlag (generiska underlag för ansökningsformulär) mm. Samtliga dessa 2014-12-15 50 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 behöver förses med modeller för att ta förvaltnings- och utvecklingsansvar för utvecklade komponenter långsiktigt. Ansvar för olika delar behöver fördelas på SKL, Tillväxtverket och Bolagsverket. Juridiska beroenden kring ansvar och förutsättningar för projektets olika delar behöver utredas. I detta juridiska utredningsarbete behöver fokus läggas på juridisk analys kopplad till tjänstedirektivet krav och förutsättningar och den svenska lagstiftningen som detaljerar denna. Insatsområde 1 - Kartlägga uppgiftskrav och utveckla guider Den första fasen i huvudprojektet bör vara att kartlägga de uppgiftskrav (anmälningar/ansökningar) som ska presenteras på verksamt.se för att beskriva ”Min process” och som sammanfattar de tillstånd och myndighetskontakter som behöver genomföras för att etablera ett företag som använder tjänsten på verksamt.se. Till detta kommer arbetet med att logiskt beskriva beroenden mellan olika tillstånd i en juridisk sekvens men även utifrån vilka tillstånd som det är viktigt att initiera och adressera på ett tidigt stadium utifrån dels en riskaspekt men även en tidsaspekt då de kan påverka möjligheterna till hela affärsidén. År 1-2 – pilotcase Inriktning En förutsättning för att utforma gemensamma guider och vägledning på verksamt.se/kommun är att det finns en standard och gemensam struktur för vilka uppgiftskrav som riktas mot vilken målgrupp. Detta arbete förutsätter att uppgiftskraven är kartlagda och sorterade efter sekvens7, vilket därför blir ett viktigt första steg i huvudprojektet. Ambitionen är att guiderna ska användas för att beskriva Min process. Utifrån hur jag beskriver egenskaperna för min verksamhet, och utifrån min geografiska punkt sammanfattas en checklista med de tillstånd som jag som företagare behöver ansöka om, samt i vilken ordning detta kan göras för att nå en så effektiv process som möjligt. Aktiviteter och frågeställningar Under förstudien har arbetet inletts med att kartlägga uppgiftskrav som riktas mot restaurangföretagare. Det inledda arbetet måste kompletteras och verifieras, men resultaten visar att det inte borde finnas några hinder att kartlägga de statliga och kommunala uppgiftskraven på en övergripande nivå. Det uppgiftskravsregister som finns framtaget för de statliga uppgiftskraven, motsvarar namnet för tillståndet på rubriknivå, exempelvis ”serveringstillstånd”. Dessa uppgiftskrav är lagstadgade, varför samtliga kommuner har samma uppgiftskrav riktade mot de lokala företagarna. Den kommunala variationen, oönskad och lagstadgad, finns först på mer detaljerad nivå inom de olika tillståndsslagen och ärendetyperna. Inom ramen för ett huvudprojekt kan kartläggningen av uppgiftskrav och därefter utarbetande av vägledning och guidning, hanteras som ett sammanhängande 7 Vi ser två olika former av sekvens, den juridiska processen men även den pragmatiska processen. Den pragmatiska är den ordning som man bör initiera ärenden givet faktorer som risk/påverkan, tidsåtgång, det vill säga den sekvens som minimerar att processen fördröjs på grund av olika faktorer. 2014-12-15 51 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 delprojekt med ett antal aktiviteter. Dessa behöver fördjupas och resursomfattningen kring inte minst design och utveckling behöver diskuteras och utredas ytterligare då detta inte varit en del av förstudien. De aktiviteter som vi redan nu kan se är dessa: 1. Kartläggning av kommunala uppgiftskrav (både nationella gemensamma och lokala varierande föreskrifter) och utredning kring hur de lokala föreskrifterna per kommun ska hanteras. 2. Kartläggning av tillståndssekvenser (juridiska och verksamhetsmässiga) för statliga och kommunala uppgiftskrav. 3. Kartläggning av ombuds- och företrädarsituationen för de olika uppgiftskraven. Detta innebär att de roller som är behöriga att företräda företaget kring uppgiftskravet kartläggs och dokumenteras. 4. Anpassning av uppgiftskravsregister för att hantera kommunala uppgiftskrav samt utreda vad som bör ingå i det nationella registret samt vad som bör decentraliseras genom hänvisningar eller liknande till kommunala webbplatser. 5. Utveckling och design av guider och kunskapsstöd med betydande användarmedverkan för att underlätta situationen för företagare. 6. Användartestning kring utvecklade guider mot berörda målgrupper (företagare, företagsrådgivare och handläggare). 7. Framtagande av vägledning för anslutande deltagare, kommande faser såväl som för angränsande initiativ och projekt. 8. Metod för lärande utvärdering under genomförandet finns framtaget 9. Arbetssätt och dokumentationsprinciper utvecklas för att göra utvecklade delar förvaltnings- och utvecklingsbara samt stödja uppskalning med fler deltagande aktörer. Omfattning och projektorganisation För åtminstone punkterna 1, 2 och 5 krävs resurser från kommunerna. Dels i kartläggningsarbetet kring tillstånden som krävs men även kring beskrivningar av de logiska sekvenserna som blir underlag för guiderna. Här handlar det om att ta fram två typer av beroenden mellan tillstånden; dels ett juridiskt om vilka faktiska beroenden som finns kring vilka tillstånd som är underlag för varandra, dels en pragmatisk dimension baserad på risk och tidseffektivitet vilket innebär designval kring hur sekvensen behöver presenteras. Det vill säga processer som företagarna behöver adressera tidigt för att inte stora delar av arbetet ska vara förgäves. I användartestningen är kommunerna en naturlig resultatmottagare (företagsrådgivare och handläggare) men även ett ombud för de problem som företag hamnar i när det gäller komplexa företagsetableringar. Utöver detta krävs utredningsresurser på SKL, Bolagsverket och Tillväxtverket för att bedriva kartläggnings- och analysarbetet. Risker och beroenden Det pågår ett antal regionala initiativ för att guida företagare mot finansiärer och regionala/lokala rådgivare och intermediärer Viktigt att synkronisera dessa initiativ och finna en lämplig struktur för olika guidningsverktyg på verksamt.se mot såväl rådgivare som i relation till de olika tillståndsområdena. 2014-12-15 52 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 Informationskomponenterna och guiderna behöver hantera såväl en juridisk process och sekvens liksom en pragmatisk sekvens baserad på risk och tidseffektivitet. Hur dessa ska presenteras för företagen på ett begripligt sätt är en viktig designuppgift som avgör hur bra och i förlängningen välanvända guiderna och checklistorna kommer att bli. År 3-5 Den struktur för vägledning och guidning som tagits fram under pilotfasen kommer att ge stor nytta för även andra branscher och guider. Både vad gäller arbetssätt och informationsstruktur. Under de senare åren i huvudprojektet finns stora möjligheter att skala upp och bredda guidningen till fler branscher. Insatsområde 2 - Beskriva uppgiftskrav – information om tillstånd Denna fas avser hantera den information som ges om de olika tillstånden, t.ex. hur regelverket kring t ex serveringstillstånd ser ut och vilka krav som lagstiftningen ställer på företagare och verksamhet. I förstudien har behovet av såväl nationellt gemensam information och lokala föreskrifter tillgänglig inför ansökan identifierats. Detta innebär att en struktur för att ge information kring lokala föreskrifter på ett likartat sätt behöver utvecklas. Detta är därmed den information om de olika tillstånden som nu finns registrerade för de statliga myndigheterna i uppgiftskravsregistret. År 1-2 – pilotcase Inriktning Denna fas avser att detaljera informationen i Min process, från rubriknivå till mer detaljerad och specifik information om respektive tillståndstyp eller uppgiftskrav. Informationen innehåller övergripande och nationell information likväl som lokala riktlinjer och förutsättningar som är specifika för företagarens specifika läge och egenskaper på företaget. Uppgiftskravsregistret har utvecklats så att även kommunala uppgiftskrav kan hanteras på ett lämpligt sätt. Aktiviteter och frågeställningar Arbetet med att utveckla denna information behöver genomföras på ett strukturerat sätt med betydande deltagande från engagerade kommunhandläggare som har kunskap om vad företagen har problem att förstå kopplat till de olika tillstånden. Arbetet behöver ta fasta på det som redan är utvecklat och av hög kvalitet för att testa av denna mot företag och utveckla informationen. Arbetet kan bedrivas i en designprocess med ett antal olika aktiviteter: Identifiera bra exempel på information om olika tillstånd i kommunerna Kartlägg förekomsten av lokala föreskrifter och identifiera möjligheterna och kraven för att tillhandahålla dessa på ett strukturerat sätt och hålla denna information i uppgiftskravsregistret. Utveckla uppgiftskravsregistret om behov finns. 2014-12-15 53 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 Utveckla de identifierade informationstexterna och kvalitetssäkra enkelheten och läsbarheten för dessa med förenklingskunniga redaktörer. Testa begripligheten i framtagen information mot målgruppen i form av restaurangföretagare. Testa möjligheterna för kommunerna att återanvända denna framtagna information på sina respektive webbplatser. Framtagande av vägledning för anslutande deltagare, kommande faser såväl som för angränsande initiativ och projekt. Metod för lärande utvärdering under genomförandet finns framtaget Arbetssätt och dokumentationsprinciper utvecklas för att göra utvecklade delar förvaltnings- och utvecklingsbara samt stödja uppskalning med fler deltagande aktörer. Omfattning och projektorganisation Underlag i form av information, ledtexter och ansökningshandlingar (informationskrav riktade mot företagarna) utvecklas av kommunala handläggare i arbetsgrupper. Arbetet behöver ledas från SKL med stöd av Tillväxtverket så att strukturen blir förenlig med det statliga uppgiftskravsregistret eller att detta utvecklas i enlighet med behoven. Statliga sektorsmyndigheter behöver vara med i utvecklingsarbetet i en legitimerande och kvalitetssäkrande roll eller om det inte är möjligt iaf i en rådgivande roll. Kompetens kring användartestning och kommunikation behöver tillkomma för att anpassa informationsmaterialet till målgruppernas behov. Risker och beroenden En stor utmaning med denna projektfas är att kombinera enkelhet företagarperspektiv och juridisk korrekthet i beskrivningarna. Risker är även att sektorsmyndigheter, kommuner och förenklingskunniga inte lyckas hitta en väg att komma överens om nivån och fokus för de texter som utvecklas. Risk för samplacerad snarare än integrerad information om uppgiftskraven på verksamt.se då både nationell och lokal information måste hanteras. Det finns även en risk att kommunerna bedömer sin lokala information som bättre och därför inte ser behovet. År 3-5 Den struktur för att beskriva uppgiftskrav och ge information om tillstånden, som tagits fram under pilotfasen kommer att ge stor nytta för även andra branscher och guider. Både vad gäller arbetssätt och informationsstruktur. Under de senare åren i huvudprojektet finns stora möjligheter att skala upp och bredda guidningen till fler branscher. Insatsområde 3 – Informationsförsörjning - informationskrav Restaurangföretagens tillståndsprocess som beskrivits och frilagts inom ramen för guidningen består av ett antal tillståndstyper. Dessa har informationsbehov av olika karaktär, dels utifrån vilken information som begärs in från företagaren själv i form av beskrivningar av olika aspekter i verksamheten, informationskrav, dels den 2014-12-15 54 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 information som handläggaren begär in från andra myndigheter, registerinformation. Detta 3:e område hanterar informationskraven mot företagaren medan följande fas – Fas 4 - hanterar informationsförsörjning avseende registerinformation. Detta område syftar till att specificera och dokumentera den information som begärs in kring företaget från företagaren respektive andra myndigheter samt arbetet med att genom ledtexter göra dessa informationskrav begripliga och enkla att svara på.. År 1-2 - pilotprojektet Inriktning Efter att Min Process har tydliggjorts för restaurangföretagaren (en övergripande vägledning på rubriknivå kring vilka tillstånd som företagaren bör hantera samt i vilken sekvens dessa kan göras) får företagaren mer specifik och djupare information om vad respektive tillstånd innebär. Arbetet med informationskrav är nästa steg och rör de exakta informationskrav, dvs. vilka uppgifter som myndighet och kommun behöver för att fatta beslut och hur dessa presenteras och begripliggörs. Informationskraven som tas fram kommer därmed att blir den helhet av frågor, ledtexter och i ansökningsmaterialet insprängd information som ger användarna stöd att göra korrekta beskrivningar. Aktiviteter och frågeställningar Denna del av projektet innehåller ett antal olika aktiviteter, som är beroende av resultaten från tidigare faser. Utifrån valda tillståndstyper behöver följande aktiviteter genomföras: • Förstudien har identifierat ett antal goda exempel på utformande och presentation av informationskrav mot företagare. Utifrån från dessa kan underlag för ansökningar/anmälningar renodlas och utvecklas av en projektgrupp med engagerade kommundeltagare för de aktuella tillståndsområdena för att senare remissbehandla i större referensgrupp. • Framtagna informationskrav riktade mot företag och ansökningsunderlag behöver kontinuerligt testas av med företagare och branschorganisationer. • Sektorsansvariga myndigheter behöver idealt sett inkluderas för att legitimera resultatet. I de fall där de inte upplever sig ha mandat eller inte är lika nära förenkling för företagen som kommundeltagarna bör det vara i en mindre roll. • Testa av information till företag och ansökningsunderlag kontinuerligt med jurister hos SKL. • Framtagande av vägledning för anslutande deltagare, kommande faser såväl som för angränsande initiativ och projekt. • Metod för lärande utvärdering under genomförandet finns framtaget • Arbetssätt och dokumentationsprinciper utvecklas för att göra utvecklade delar förvaltnings- och utvecklingsbara samt stödja uppskalning med fler deltagande aktörer. 2014-12-15 55 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 Omfattning och projektorganisation Förstudien föreslår att utformandet av gemensamma informationskrav och underlag till ansökningar/anmälningar bör ske i en relativt liten arbetsgrupp, med handläggare inom respektive tillståndstyp som har en stor vilja att förenkla. Testandet av resultaten från arbetsgruppen bör ske i flera referensgrupper, framförallt hos företagare och SKLs olika sakavdelningar och jurister hos SKL. Även de sektorsansvariga myndigheterna bör involveras i remisser. I detta arbete är det även centralt att jurister med expertis inom de olika områdena finns med för att säkerställa att det är juridiska informationskrav som ligger i fokus och att informationsinsamling från företagen som inte har sin grund i lagstiftning undviks. En projektgrupp inom SKL behöver leda arbetet och ställa tydliga krav på leveranser från arbetsgrupperna så att det blir gjort inom rimlig tid. Förstudiens bedömning är att framtagandet av gemensamma ansökningshandlingar ej bör vara resurskrävande, förstudien har till viss del inlett detta arbete redan. Kalendertid bör dock avsättas för att förankra resultaten inom ovan angivna referensgrupper. Risker och beroenden • • • Det viktigaste är att viljan till utveckling och förenkling finns hos deltagande pilotkommuner Avgörande att hitta rätt pilotkommuner och personer inom respektive kommun, liksom deltagare i referensgrupper. Viktigt att hitta rätt nivå på den lokala informationen. Hur organisera ägande och förvaltning av dels den gemensamma, dels informationen om lokala regelverk på verksamt.se? År 3-5 Den struktur för att beskriva informationskraven, som tagits fram under pilotfasen kommer att ge stor nytta för även andra branscher och guider. Både vad gäller arbetssätt och informationsstruktur. Under de senare åren i huvudprojektet finns stora möjligheter att skala upp och bredda guidningen till fler branscher. Insatsområde 4 - Informationsförsörjning - bastjänsten Parallellt med övriga insatsområden i huvudprojektet bör den sammansatta bastjänst som är knuten till verksamt.se integreras med deltagande kommuner för att möta behoven av en effektiv informationsförsörjning av registerinformation. Det skulle förenkla för såväl kommun som företagare avseende den kommunala tillståndsprocessen. Bastjänsten finns i sin första version framtagen nu under mars. Som kommunerna i fallstudien identifierat finns det behov av ytterligare information som behöver utredas och om möjligt tillföras bastjänsten eller genom utveckling ytterligare bastjänster. 2014-12-15 56 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 År 1-2 - pilotprojektet Inriktning Att ansluta pilotkommunerna och de framtagna e-tjänsterna till den sammansatta bastjänsten. Företagarna får därmed grunduppgifterna förifyllda i ansökningsformulären. Tillståndsprocessen hos de deltagande kommunerna har effektiviserats genom att ha korrekta uppgifter i berörda register. Det finns även en struktur för kommunerna att påverka innehållet i bastjänsten. Aktiviteter och frågeställningar I arbetet med den befintliga bastjänsten behöver ett tekniskt delprojekt genomföras för att integrera den valda e-tjänsteplattformen för pilotprojektet med bastjänsten. Arbetet med bastjänsten och ev. andra bastjänster behöver bedrivas genom en kartläggning av ytterligare informationsbehov. Information av karaktären grundläggande uppgifter kring företag, som kan ligga till grund för förifyllnad av ansökningsmaterial behöver hanteras för att utveckla av bastjänsten som den ser ut idag. Information som stödjer handläggningen och prövningarna d v s information som idag hanteras genom myndighetsremisser eller informationsinsamling via tjänster som Infotorg och Creditsafe kan behöva hanteras separat i en ytterligare bastjänst. Utifrån ovan nämnda aspekter behöver följande aktiviteter genomföras: • Fördjupad analys av förutsättningarna för att möta de kommunala behoven genom bastjänstens grunddatainnehåll. • Utredning av kompletteringsbehov kopplat till SSBT för att bättre motsvara de kommunala behoven utifrån valda tillståndstyper. Både vad gäller grunddata och informationsbehov kopplat till handläggningen. • Anslutning av vald e-tjänsteplattform till bastjänsten och användning av denna i e-tjänsterna som utvecklas på plattformen. • Utredning kring behovet av ytterligare bastjänster för att informationsförsörja de bakomliggande handläggningsprocesserna. • Fler informationsbehov finns inom andra tillstånds och verksamhetsområden och arbetet behöver inom SKL inkludera information från kommuner till myndigheter och permanentas. Denna förlängning innebär uppbyggnad av strukturer inom SKL för att hantera dessa frågor långsiktigt. • Framtagande av vägledning för anslutande deltagare, kommande faser såväl som för angränsande initiativ och projekt. • Metod för lärande utvärdering under genomförandet finns framtaget • Arbetssätt och dokumentationsprinciper utvecklas för att göra utvecklade delar förvaltnings- och utvecklingsbara samt stödja uppskalning med fler deltagande aktörer. Omfattning och projektorganisation Arbetet behöver initialt bedrivas genom att handläggare i kommunerna inom de olika aktuella ärendetyperna fördjupat identifierar hur bastjänsten kan användas för att reducera informationskraven i e-tjänsterna. Dessa olika analysaktiviteter för bastjänsterna behöver därmed kontinuerligt synkroniseras. Till detta kommer analysarbete för att identifiera de informationsmängder som kan underlätta 2014-12-15 57 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 handläggningen. I detta arbete behöver kompetens från Bolagsverket, Skatteverket och SCB samt i förlängningen ytterligare myndigheter delta för att utreda förutsättningarna för ytterligare bastjänster och/eller information i befintlig bastjänst. Arbetet med att informationsförsörjningen behöver även rent operativt formaliseras på en övergripande nivå. I förstudien har ett antal olika processområden där informationsförsörjningen till/från kommuner kan utvecklas och effektiviseras identifierats. Dessa kommer inte samtliga hanteras inom ramen för huvudprojektet utan kommer att behöva hanteras i särskild ordning inom SKL. Detta specificeras här inte ytterligare utan behovet lyfts endast. Risker och beroenden Risker med bastjänsten är att den inte fyller samtliga behov som kommunerna har och att kommunerna sitter kvar med dellösning inom bastjänsten men med ett kvarvarande behov av kreditupplysningstjänster. Detta innebär att bastjänsten kan komma att användas i mer begränsad omfattning än vad potentialen med bastjänsten innebär. År 3-5 Den struktur för att beskriva informationsförsörjning genom bastjänsten, som tagits fram under pilotprojektet kommer att ge stor nytta för även andra bastjänster. Både vad gäller arbetssätt och informationsstruktur. Under de senare åren i huvudprojektet finns stora möjligheter att skala upp och bredda guidningen till fler informationsmängder. Insatsområde 5 - E-tjänster Utvecklingen av e-tjänster inom ramen för kontexten verksamt.se är centralt i projektet. Detta insatsområde handlar om att utveckla e-tjänster som kan integreras mot verksamhetssystemen i någon/några pilotkommuner. Arbetet bygger på de specifikationer över informationskrav som tas fram under insatsområde 3 kring informationskrav (se ovan). Centralt i detta arbete är att ta de underlag i form av specifikationer utvecklade inom insatsområde 3 vidare till en teknisk design med hög kvalitet, användbarhet som ger reell förenkling för företagen sett i jämförelse med blanketter och enklare formulärstjänster. År 1-2 – pilotprojektet Inriktning Ambitionen ska enligt kommunerna i förstudien vara att e-tjänsterna ska vara utformade för att förenkla för företagare och integreras mot verksamhetssystemen och kravställning mot verksamhetssystem utvecklas. Detta förutsätter att leverantörsdialoger kring behov och krav på integrationer mot verksamhetssystem initieras på ett tidigt stadium. Antalet tillståndstyper som omsätts i form av e-tjänster behöver väljas så att flera kommunala verksamhetsområden adresseras, t ex kring livsmedel, serveringstillstånd och bygglov. 2014-12-15 58 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 E-tjänsterna behöver även ha funktioner för att presentera status för företagarna kring tillståndsprocesserna samt gränssnitt för handläggning, mottagning och återmatning av t ex kompletteringsbehov. Det senare inte minst för de kommuner som inte kommer att lösa integrationerna på kort sikt. Aktiviteter och frågeställningar Arbetet med att ta fram gemensamma e-tjänster behöver direkt bygga på att arbetet med en långsiktig målarkitektur initieras. Kortsiktigt kan arbetet med pilotprojektet drivas vidare för att visa på demonstrerbara lösningar i skarp drift. Inom ramen för huvudprojektet behöver arbete med standardgränssnitt, leverantörsdiskussioner, informationssäkerhet, affärsmodell, juridik etc initieras tidigt efter projektstart. Förslaget från förstudien är att flera av dessa insatsområden bedrivs som fokuserade utredningar parallellt med pilotprojektet. Utvecklingen behöver kunna bedrivas agilt innan alla utredningsfrågor är hanterade och fokus på utvecklingsarbetet behöver vara dokumenterade resultat som kan migreras vidare till andra lösningar beroende på utredningsresultatet. Kortsiktigt behöver en plattform väljas för att pilotverksamheten ska kunna utvecklas för att kunna visa på resultat. Förslaget från förstudien är att möjligheterna att bedriva delprojekt kring e-tjänster inom ramen för Open ePlattform som är en kompetent plattform som dessutom driftas i en miljö som ägs av en av förstudiekommunerna. Testinstanser skulle kunna sättas upp för att förenkla utvecklingsarbetet på kort sikt. Till detta kommer arbete med att begripliggöra frågeställandet och designa e-tjänster i interaktion med användargruppen, kommunikatörer och handläggare. Arbetet på kort sikt bör fokuseras på e-tjänster inom några tillståndsområden för att visa på möjligheterna med gemensamma e-tjänster för att lyckas integrera dessa mot bakomliggande verksamhetssystem. I denna del ligger även leverantörsdialoger och framtagande av specifikationer som underlag för integrationsdiskussioner. Sådant specificeringsarbete kan även kopplas samman med ett certifieringsarbete där leverantörer och kommunkollektivet kommer överens om gränssnitt för åtkomst till verksamhetssystemen. De leverantörer som deltar fullt ut i detta arbete och åstadkommer funktionalitet i enlighet med dessa krav kan certifieras som interoperabla verksamhetssystem. För att huvudprojektets delprojekt kring e-tjänster ska kunna nå snabba resultat är det viktigt att analysera de juridiska förutsättningarna kring vem som ska skriva under en ansökan och möjligheterna att identifiera dessa personer som behöriga företrädare för företaget inför valet av utvecklingsinsatser. Initialt behöver valet av pilottjänster vila på en ombudssituation som antingen inte begränsar företrädarrätten eller där firmatecknaren är den behöriga företrädaren. Sammanfattningsvis föreslår förstudien dessa aktiviteter: Val av plattform för pilotprojekt Val av tillståndstyper som utgör pilottjänster (Serveringstillstånd, Livsmedelsregistrering samt Bygglov är förslag att arbeta vidare med och värdera). 2014-12-15 59 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 Utifrån specifikationer över informationskraven konstruera formulär för informationsinsamling via e-tjänster. Arbete med att genom ledtexter och insprängd information underlätta situationen att göra företagen kunniga om tillståndsområdet samt i största möjliga mån säkerställa att företagen kan lämna korrekta underlag direkt. Utveckla kravställning mot leverantörerna kring de informationsmängder som behöver överföras till verksamhetssystemen. Bygga integrationer i samverkan med leverantörer för minst ett tillståndsområde och minst två leverantörer. Testa utvecklade e-tjänster mot användargruppen som underlag för redesign. Utreda användningen av nationell infrastruktur som e-legitimation och Mina meddelanden Ta e-tjänster, integrerade och ej integrerade i skarp drift mot pilotkommunerna. Framtagande av vägledning för anslutande deltagare, kommande faser såväl som för angränsande initiativ och projekt. Metod för lärande utvärdering under genomförandet finns framtaget Arbetssätt och dokumentationsprinciper utvecklas för att göra utvecklade delar förvaltnings- och utvecklingsbara samt stödja uppskalning med fler deltagande aktörer. Projektförslaget kring e-tjänster bygger på en pilotverksamhet som kan bedrivas och utvecklas utan allt för stora beroenden av andra utvecklingsområden. För att säkerställa att projektet långsiktigt kommer att relateras till mål och önskemål kring kommunernas gemensamma digitalisering behöver ett arbete bedrivas kring utformning av målarkitektur initieras. Arbetet behöver ta ett bredare grepp än guidning, informationsförsörjning och e-tjänster riktade mot företag kopplade till kontexten verksamt.se. Inom ramen för detta arbete behöver SKL utreda förutsättningarna för kommunala e-tjänster i gemensam regi utöver funktionerna inom ramen för kontaktpunkten och målgruppen företagare. Dessutom behöver arbete kring hur denna sammansatta bastjänst och tillkommande sammansatta bastjänster kan inkluderas och hanteras på ett effektivt sätt som medger god kontroll över informationsförsörjningen till/från kommunerna samt effektiv utveckling och förvaltning som stödjer den kommunala digitaliseringen på lång sikt. Omfattning och projektorganisation Detta arbete kommer att kräva kompetens på den valda plattformen för att kunna utveckla nya funktioner men även vad gäller utnyttjande av de befintliga funktionerna. Arbetet med e-tjänsterna bygger på specifikationer kring informationskrav vilket gör att handläggarna som behöver delta i detta delprojekt behöver fokusera på användbarhet och enkelhet i frågeställandet samt ledtexter. Detta delprojekt behöver även kompetens kring användartestning och användarcentrerad utveckling inom ramen för en iterativ designprocess. När det gäller e-tjänsterna behöver kommunerna kunna hantera förvaltning och utveckling av dessa genom SKL som behöver ta ett utvecklings- och förvaltningsansvar för tjänsterna på kort och lång sikt. 2014-12-15 60 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 Risker och beroenden • • • Ett stort beroende mot leverantörernas intresse av att utveckla integrationsgränssnitt mot sina verksamhetssystem som går att använda för att överföra ansökningar från verksamt.se till kommunerna och statusmeddelanden från verksamhetssystemet till mina sidor lösning eller liknande. Blir inte tjänsternas design i form av enkelhet och användbarhet tillräckligt riskerar tjänsterna att stå oanvända av företagen. Detta med orealiserad nytta som effekt. En mängd beroenden kopplade till kommuners enskilda utveckling av etjänster som i verksamt.se kontext behöver hanteras vid sidan om de i detta projekt utvecklade e-tjänsterna. Länkning till kommuners enskilda tjänster och behöver kunna hanteras inom ramen för kontaktpunkten på verksamt.se. År 3-5 Den struktur som är framtagen under detta insatsområde med insatser kommer att ge stor nytta för även andra e-tjänster. Både vad gäller arbetssätt och informationsstruktur. Under de senare åren i huvudprojektet finns stora möjligheter att skala upp och bredda guidningen till fler informationsmängder. 2014-12-15 61 (61) Dnr: 14/6691 UTKAST 1 8. Bilagor Bilaga 1: Minnesanteckningar Workshop 1 med arbetsgrupp kommun Bilaga 2: Minnesanteckningar Workshop 2 med arbetsgrupp kommun Bilaga 3: Minnesanteckningar Workshop 3 med arbetsgrupp kommun Bilaga 4: Deltagare i kommunerna
© Copyright 2024