1. No category

BEREDNINGSGRUPPEN
MINNESANTECKNINGAR
PLANERINGSDAG
2015-08-21
Datum/tid:
Plats:
Kallade
2015-08-21 klockan 8.30 – 16.00
Missionskyrkan
Birgitta Svärd, Karin Sköld, Karin Lindgren, Åsa Swenson, Eva Holm,
Mattias Bergström, Ulla Andersson, Helena Paulsson, Gun Lindgren, Gunilla
Andersson, Liselott Åkesson, Katarina Dahl, Carina Stålenmark, Mattias Bergström,
Anne Sofie Scheele
Inbjudan skickas till Styrelsen för kännedom
Program
8.30 – 9.30
Projektansökningar
Kinda Kom Hall
Uppföljning och förtydligande utifrån styrelsens uppdrag från den 4/6.
Verksamheten presenterades och följande reflektioner togs upp:
- att ansökan tydligare beskriver antalet deltagare och prognosen för
genomströmning.
- att verksamheten överväger att införa SIP som metod/verktyg.
- att tydligare beskriva en plan för implementering på lång sikt och att det är ett
villkor för förlängning ett tredje år.
- att det ingår i projektledarens uppdrag att söka systerprojekt som man kan ta lärdom
av samt att synliggöra verksamheten.
- att det ingår i projektledarens uppdrag att verka för att få till stånd en lokal
samverkansgrupp.
Beredningsgruppen rekommenderar styrelsen att bevilja projektmedel förutsatt
att ovan nämnda förslag tas i beaktande.
Support och arbetsteamet
Ansökan rörande förstärkning av verksamheten.
Frågan bordlades till nästa möte då ansökan ej är färdigställd.
BEREDNINGSGRUPPEN
MINNESANTECKNINGAR
PLANERINGSDAG
2015-08-21
9.30 – 10.00 Inledning - beredningsgruppens arbetssätt och behovsanalys
Utifrån de diskussioner vi haft under våren, gällande rutiner och arbetssätt finns nu
ett förslag till hur beredningsgruppen skulle kunna arbeta, se bilaga. Detta för att få
ökad tydlighet och fastare former för beredning av ärenden. Allt i förhoppningen att
tydliggöra roller och uppdrag samt att de underlag som beredningsgruppen lämnar
till styrelsen ska underlätta beslut och leda till ökad kvalitet verksamheterna.
Målsättningen är att beredningsgruppen kan enas om ett arbetssätt som kan användas
framgent.
10.00 – 11.15 Samtal om behovsanalys
Grupparbete för reflektion och diskussion kring givet förslag om rutiner samt frågan
om vad vi ser är prioriterade områden för att samordningsförbundet ska uppfylla sitt
syfte. Vilka utmaningar ser vi framför oss?
Var och en uppmuntras att komma väl förberedd. Vilka behov, utmaningar ser er
organisation? Vilka grupper alt. frågeställningar anser ni bör prioriteras?
11.15 – 12.00 Sammanfattning beslut och rekommendation till styrelsen
Vi summerar förmiddagen och har som målsättning att ta beslut om rutiner samt
formulera en rekommendation till styrelsen om prioriteringar.
Beredningsgruppen tog beslut om att de föreslagna rutinerna är bra och att vi bör
följa dessa. Gruppen gör också några tillägg:
- att utveckla projektansökansmallen för att ytterligare höja kvaliteten i kommande
projekt. Till exempel bör det tydligare framkomma mer exakt vilka volymer och
vilken genomströmning man uppskattar att verksamheten kommer att hantera.
- att det finns en önskan om förstärkning av kansliet för att ytterligare säkerställa
stödet vid utformning av ansökningar (att leda processer från idéer till färdiga
verksamhetsförslag).
- att det finns ett värde i att ge tid till nulägesrapporter.
- att det är mycket uppskattat att ägare/styrelse/beredningsgrupp regelbundet träffas
för att vi alla ska ha en gemensam målbild och arbeta för varandra.
- att det bör finnas rutiner för hur vi avsätter tid när nya projekt ska startas upp.
- att vi fortsätter arbeta med att nå en gemensam definition kring begrepp och mål.
- att både ordinarie och suppleanter närvarar vid planeringsdagarna i augusti och
januari.
BEREDNINGSGRUPPEN
MINNESANTECKNINGAR
PLANERINGSDAG
2015-08-21
- att titlar och datum rättas till i matrisen för beredningsgruppens rutiner samt bilden
för årscykeln.
Nedan följer en sammanställning av de kommentarer som samlades in vid
grupparbetet.
 Strukturerad återkoppling av projekt var 6:e månad. Behovet ska följa projektet
hela projekttiden.
 Utmaningar – SYSSELSÄTTNING/ARBETE. Känsla av sammanhang.
Varje individ har behov av att känna sig behövd och att man tillhör.
 Hjälp inom samordningsförbundet att realisera projektideer. En person som
praktiskt hjälper till
 Prestigelös samverkan på alla nivåer som inte är personbunden
 Behov
o Psykisk ohälsa
 Ungdomar
 Kvinnor
 Ensamkommande ungdomar
o Personer med låg förmåga i det svenska språket
o Arbeta med arbetslivet (offentligt och privat)
o Skapa en organisation som utgår ifrån individens resurser
o Visst stöd för individer som studerar och/eller är i nsats
 Beredningsgruppens arbetssätt
o Rutiner är bra enligt förslag
o Hur avsätter vi nya projekt i tid
o Mallar för projekt – uppdateras
o Rapport om var och ens nuläge – väsentliga nyheter, förändringar
o Hur och vad frågor
o Definition – Vara stöd i utvecklingsprojekt och utveckla samarbetet
mellan organisationerna
 Representationen i beredningsgruppen
o Helheten
o Mandat
o Kunskapsspridning i den egna organisationen
o Tid för förankring i den egna organisationen
 Utmaning
o Rätt personalresurs
o Samordna redan befintliga resurser
BEREDNINGSGRUPPEN
MINNESANTECKNINGAR
PLANERINGSDAG
2015-08-21
o Förankringsprocesser i den egna organisationen
o Den osynliga gruppen
BEREDNINGSGRUPPEN
MINNESANTECKNINGAR
PLANERINGSDAG
2015-08-21
12.00 – 13.00 Gemensam lunch
13.00 – 16.00 EN INGÅNG
Kort introduktion
Genomgång av höstens tidsplan
Det bildades en arbetsgrupp med ett första möte inbokat den 7 september.
Presentation av projektledaren och huvudmännens representanter
AF, Regionen och Jobb och Kunskapstorget har utsett sina representanter.
FK och Socialförvaltningen Linköpings kommun planerar att vara klara före sista
augusti.
Aina Almgren har erbjudits och tackat ja till tjänsten som projektledare.
Presentation av föreslagen uppföljning/följdforskning
Christian Ståhl presenterade två förslag till följdforskning (En Ingång och Vägar
tillarbetsgivarna) och dessa går vidare till styrelsen för beslut.
Beredningsgruppen ser positivt på förslagen.
BEREDNINGSGRUPPEN
MINNESANTECKNINGAR
PLANERINGSDAG
2015-08-21
Förslag till Beredningsgruppens arbetssätt

Beredningsgruppen sammanträder en gång i månaden med undantag för juli.

Två gånger om året, januari och augusti, avsätts en heldag för planering,
gemensam utbildning och övergripande strategier.

Beredningsgruppen utgör styrgrupp till beslutade projekt/verksamheter och två
projekt bjuds in till varje möte för uppföljning och rapportering av hur
verksamheten fortskrider.
Alt. är det nya ansökningar som behandlas.

Kallelse med dagordning och handlingar skickas ut sju arbetsdagar innan möte
och minnesanteckningar skickas fyra arbetsdagar efter möte.
Årscykel upprättas med datum för möten samt deadlines för kallelser och
dagordning.
I minnesanteckningar skall det tydligt framgå beredningsgruppens
rekommendation till styrelsen i de frågor som är av beslutskaraktär.

Kvartalsvis går vi igenom rapportering i SUS och det ekonomiska läget för
förbundets verksamhet.

Efter att styrelsen uppdaterat verksamhetsplanen, vilket sker var sjätte månad, tas
den upp för kännedom och förankring i beredningsgruppen.
BEREDNINGSGRUPPEN
MINNESANTECKNINGAR
PLANERINGSDAG
2015-08-21
Behovsanalys
Vilka insatser har vi idag och hur ska det se ut framöver? Vad är viktiga insatser för
att samverkan ska utvecklas samt att tillmötesgå individernas behov?
Forskningen ” säger”
1. att det behöver finnas en uttalad samordningsstrategi
2. att det behövs ett fördjupat tillstånd i samverkan både kulturellt och strukturellt
3. att skapa en organisering som utgår från individens behov
Hur tar vi fram en uttalad samordningsstrategi?
Hur fördjupar man samverkan kulturellt och strukturellt?
Hur skapar vi en organisering som utgår ifrån individens behov?
Vad är nästa steg i utvecklingsarbetet?
Fortsatt arbete med ovanstående kommer att ske på den gemensamma dagen med
styrelsen som sedan tar beslut angående förslagen.
BEREDNINGSGRUPPEN
MINNESANTECKNINGAR
PLANERINGSDAG
2015-08-21
Förslag till vilka roller/”uppdrag” har varje nivå i organisationen;
Ägare
Styrelsen
Roll/Uppdrag
 Samråd med ägarrepresentanter ska ske vid frågor av
större ekonomisk eller organisatorisk betydelse.
 Styrelsen har rätt att från förbundsmedlemmarna få
de yttranden och upplysningar som behövs för att
styrelsen ska kunna fullgöra sin uppgifter.
Ledarmöter: 6 ordinarie och 6 ersättare
Linköpings kommun, Åtvidabergs kommun, Kinda
kommun, Region Östergötland, Försäkringskassan och
Arbetsförmedlingen








Förbundschef/Kansli




Beslutar om mål och riktlinjer för den finansiella
samordningen.
Upprättar budget, årsredovisningar och
verksamhetsplaner.
Protokoll förs av styrelsens sekreterare.
Stöder samverkan mellan samverkansparterna
Finansierar insatserna som ligger inom de
samverkande parternas samlade ansvarsområde
som avser medborgare som är i behov av
samordnade insatser.
Beslutar på vilka sätt de medel som står till
förfogande för den finansiella samordningen ska
användas efter rekommendation av
beredningsgruppen.
Svarar för uppföljning och utvärdering av
insatserna.
Ska hålla förbundsmedlemmarna underrättade
om planläggningen av förbundets verksamhet
och om frågor av större ekonomisk eller
organisatorisk betydelse.
Leda och driva samordningsarbetet utifrån
uppställda mål och riktlinjer.
Beredning och utveckling av verksamhet, budget,
verksamhetsplan och årsredovisning samt
uppföljning och utvärdering av beslutade
insatser.
Ansvara för verkställande av beslut.
Företräda samordningsförbundet på
BEREDNINGSGRUPPEN
MINNESANTECKNINGAR
PLANERINGSDAG
2015-08-21






Beredningsgrupp
tjänstemannanivå.
Initiera och stimulera samverkan
Delta i nätverk lokalt och nationellt
Sammankallande i beredningsgruppens samt vid
behov i olika arbetsgrupper
Ansvara för förbundets hemsida
Arbeta för samordningsförbundet och parterna
Samordningsförbundet köper administrativa
tjänster av Linköpings kommun, såsom
styrelsesekreterare, löne- administration,
ekonomi administration
Beredningsgruppens arbete leds av förbundschefen.
Minnesanteckningar förs av kansliets administrativa
assistent.
I beredningsgruppen finns representanter från de
medverkande aktörerna, varje representant har en
ersättare;
Socialförvaltningen, Linköpings kommun – Chef för
Team utreda.
Omsorgskontoret, Linköpings kommun –
Planeringsledare
Bildningskontoret, Linköpings kommun – Bitr.
bildningschef samt Chef för Jobb och Kunskapstorget
Försäkringskassan – Samverkansansvarig
Region Östergötland – Primärvårds chef,
verksamhetsutvecklare psykiatrisk
öppenvårdsmottagning, vårdcentralschef.
Arbetsförmedlingen – Sektionschef
Åtvidabergs kommun – Chef för
Arbetsmarknadsenheten
Kinda kommun - Chef för Arbetsmarknadsenheten
Tillsammans är vi starkare – Projektledare
Beredningsgruppens uppdrag är att:




Skapa förutsättningar i den operativa verksamheten
för att genomföra styrelsens beslut om projekt,
insatser och uppföljning.
Bereda ansökningsärenden till styrelsen.
Vara stöd i utvecklingsprojekten och utveckla
samarbetet mellan organisationerna.
Återföra information från samordningsförbundet till
BEREDNINGSGRUPPEN
MINNESANTECKNINGAR
PLANERINGSDAG
2015-08-21


den egna organisationen.
Skapa förutsättningar för samarbete mellan
handläggare där samverkan behövs.
Identifiera behov av samverkansinsatser.
Förslag till rutiner
Område
Datum för utskick av kallelse
samt material inför
beredningsgrupp, 7
arbetsdagar innan mötet
12/8, 2/9, 30/9, 4/11 samt
2/12
Mötestider Beredningsgrupp
ht 2015
21/8 Strategidag
11/9, 9/10, 13/11 samt
11/12
Dagordning/
minnesanteckningar
Varje beslutspunkt i
dagordningen avslutas med
att ordföranden
sammanfattar vad som
framkommit;
Beredningsgruppen
rekommenderar styrelsen
att:
Minnesanteckning från
Beredningsgruppsmöte
Skickas ut senast 4
arbetsdagar efter mötet
senast ;
27/8, 18/9, 15/10, 19/11
samt 17/12
Framtagen mall används
Minnesanteckning från
Beredningsgrupp delges
styrelsen samt läggs ut på
hemsida.
Senast; 27/8, 18/9, 15/10,
19/11 samt 17/12
Planeringsdagar Styrelse –
Beredningsgrupp
Beredningsgrupp – heldag i
augusti och januari
Styrelsen och
beredningsgruppen –
halvdag/år samt lunch till
Ansvar
Förbundschef
Förbundschef och
Beredningsgrupp
Styrelse
Förbundschef
Beredningsgrupp
BEREDNINGSGRUPPEN
MINNESANTECKNINGAR
PLANERINGSDAG
2015-08-21
lunch för planering av
verksamheten
Projektuppföljning
2 projekt följs upp vid varje
beredningsgruppsmöte
21/8 En ingång
11/9 Linkooperativet, Våga
livet
9/10 Mera koll, Intensivteam
13/11 Start, Conexi
11/12 Kooptjänst (forts), En
ingång
Förbundschef bjuder in
Projektledarna rapporterar
och svarar på frågor