1. No category

Ärende 10
RS 2015-10-28
10
Klassificeringsstruktur för dokument inom regionstyrelsens
verksamhetsområde
RS150361
Ärendet
Kansliavdelningen har utarbetat ett nytt klassificeringssystem för Region Hallands
dokument och som ersätter tidigare dokumenthanteringsplaner, klassificeringsscheman samt ärendetyper inom ärendehantering. Klassificeringssystemet följer
SKL:s rekommendation om ny klassificeringsstruktur.
Arbetsutskottets förslag
Regionstyrelsen beslutar att

godkänna upprättat förslag till klassificeringsstruktur

delegera till kanslichefen på regionkontoret att fatta beslut om justeringar och
innehåll i klassificeringsstrukturen
Handlingar
Skrivelse från regionkontoret (2015-09-21)
Klassificeringsstruktur
Ärende 10
RS 2015-10-28
TJÄNSTESKRIVELSE
Datum
2015-09-21
Diarienummer
RS150361
Regionkontoret
Styrning och stöd
Ann-Cristin Lindström
Arkivarie
Regionstyrelsen
Klassificeringsstruktur för dokument inom regionstyrelsens verksamhetsområde
Förslag till beslut
Regionstyrelsen beslutar att
 godkänna upprättat förslag till klassificeringsstruktur
 delegera till kanslichefen på regionkontoret att fatta beslut om justeringar
och innehåll i klassificeringsstrukturen.
Sammanfattning
Kansliavdelningen har utarbetat ett nytt klassificeringssystem för Region Hallands
dokument och som ersätter tidigare dokumenthanteringsplaner, klassificeringsscheman samt ärendetyper inom ärendehantering. Klassificeringssystemet följer
SKL:s rekommendation om ny klassificeringsstruktur.
Bakgrund
Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har genom projektet Klassa, presenterat
ett nationellt förslag till klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter för att
på ett nytt sätt kunna strukturera information och dokumentation inför framtiden.
Klassificeringsschemat med sin struktur gör det möjligt att avläsa strukturen i
myndigheten som återspeglar dess verksamhet och processer. Motsvarande process pågår även inom de statliga verksamheterna.
Klassaprojektets förslag är ett nationellt klassificeringsschema och omtattar alla
verksamheter i kommuner, landsting och regioner med en utgångspunkt i SKL:s
och SCB:s verksamhetsindelning och är inriktad på verksamhetens processer.
Strukturen är indelad i ledning och styrning, samordnat verksamhetsstöd och i
kärnverksamhet. Tanken med modellen har bland annat varit att ta ett nationellt
grepp kring hur framtidens elektroniska information ska kunna tas om hand och
förberedas för e-arkivering. Klassificeringsstrukturen som har presenterats är även
avsedd att användas som diarieplan och som dokumentmetadata i avseendet
”information om information”.
1(2)
Ärende 10
RS 2015-10-28
Med hänvisning till projektet Klassa, har för Region Hallands del ett förslag upprättats där vissa mindre anpassningar i strukturen har gjorts för att återspegla den
egna verksamheten. I det fortsatta arbetet med utvecklingen av dokumenthanteringen, kan det även på sikt bli nödvändigt med ytterligare justeringar för att
klassificeringsstrukturen ska kunna anpassas till den faktiska verksamheten.
Beslut om justeringar i klassificeringsstrukturen föreslås delegeras till kanslichefen
på regionkontoret.
Den föreslagna klassificeringsstrukturen för regionstyrelsen kommer att utgöra
underlag för nämndernas egna klassificeringsstruktur. Vad gäller klassificeringen
av ärendetyper blir beslutet normerande för samtliga Region Hallands verksamheter.
Regionkontoret
Catarina Dahlöf
Regiondirektör
Nina Mårtensson
Administrativ direktör
Bilaga: Klassificeringsstruktur
Beslutet delges: samtliga nämnder och förvaltningar
2(2)
Ärende 10
RS 2015-10-28
1 (9)
Bilaga 1 – RS150361
Klassificeringsstruktur – Regionstyrelsen, Region Halland
1
Ledning av Region Hallands verksamhet
1.1
Ledning
1.1.1
1.1.1.1
1.1.1.2
1.1.1.3
1.1.1.4
1.1.1.5
1.1.2
1.1.2.1
1.1.3
1.1.3.1
1.1.4
1.1.4.1
1.1.4.2
1.1.4.3
1.1.4.4
1.1.4.5
1.1.4.6
1.1.4.7
1.1.5
1.1.5.1
1.1.5.2
1.1.6
1.1.6.1
1.1.6.2
1.1.6.3
1.1.6.4
1.1.6.5
1.1.7
Regionfullmäktige
Hantera fullmäktigeprocess
Hantera särskilda beredningar inom regionfullmäktige
Hantera stöd till politiska partier
Hantera val av förtroendevalda – valberedningen
Hantera förtroendevalda
Regionstyrelsen
Hantera styrelseprocess
Nämnd
Hantera nämndprocess
Övergripande verksamhetsstyrning och ledning
Överlägga och besluta
Planera och följa upp verksamhet
Utveckla verksamhet
Bedriva systematiskt kvalitetsarbete
Tillhandahålla juridisk expertis
Tillhandahålla juridisk utbildning och information
Hantera säkerhets- och krishanteringsfrågor
Redovisning till myndighet
Lämna räkenskapssammandrag till Statistiska Centralbyrån (SCB)
Lämna övriga uppgifter till Statistiska Centralbyrån (SCB)
Omvärldsbevakning
Policy och varumärke
Kommunicera och samverka
Träffa överenskommelser i samverkan med externa intressenter
Delta/driva gemensamma projekt
Bedriva vänortsarbete
Mark och exploatering
1.1.7.1
1.1.7.2
Förvärva mark eller fastighet
Förvalta skogarna – Region Hallands skogsallmänningsförvaltning
1.2
Styrning
1.2.1
Dokument från regering, riksdag, andra myndigheter och intresseorganisationer
1.2.1.1
Hantera dokument från regering, riksdag, andra myndigheter och intresseorganisationer
Version 1.0
Ärende 10
RS 2015-10-28
2 (9)
Bilaga 1 – RS150361
1.2.2
1.2.2.1
1.2.3
1.2.3.1
1.2.3.2
1.2.3.3
1.2.3.4
1.2.3.5
1.2.4
Styrdokument från fullmäktige och regionledning
Hantera policys och mål – ta fram styrdokument
Nämndens styrning och kontroll
Styrdokument
Bedriva internkontroll
Hantera revision
Ägardirektiv Region Hallands bolag
Uppdrag till driftnämnder/lokala nämnder
Mål och resursplanering
1.2.4.1
Hantera 1-åriga mål- och resursplaner
1.3
Organisering
1.3.1
Organisering rörande hela organisationen
1.3.1.1
1.3.1.2
Organisera nämnder och kommunala bolag
Organisera verksamhet – uppdrag nämnderna
1.4
Demokrati och insyn
1.4.1
1.4.1.1
1.4.1.2
1.4.1.3
1.4.2
Hantering av allmänna handlingar
Tillhandahålla och lämna ut allmänna handlingar
Hantera personuppgifter
Hantera skyddad identitet
Offentlig dialog
1.4.2.1
Hantering av allmänhetens synpunkter
2
Verksamhetsstöd
2.0
2.0.1
Samordnat verksamhetsstöd
Samordnat verksamhetsstöd
2.0.1.0
2.0.1.1
2.0.1.2
Leda/styra/organisera
Planera och budgetera verksamhetsstöd
Leverera verksamhetsstöd
2.1
Informationsförvaltning
2.1.0
2.1.0.1
2.1.0.2
2.1.0.3
2.1.0.4
2.1.1
2.1.1.1
2.1.2
2.1.2.1
2.1.2.2
2.1.2.3
2.1.3
2.1.3.1
2.1.3.2
2.1.3.3
Ledning
Leda
Styra
Organisera
Hantera eRådets beredningsfunktion
Informationssäkerhet
Hantera informationssäkerhet
Registratur
Hantera och registrera inkommande handlingar
Hantera och registrera inkommande ärenden – ärendehanteringsprocess
Hantering av metadata
Dokumentation och dokumenthantering
Utreda och besluta om bevarande och gallring
Planera och hantera dokumentation
Hantera strategi för bevarande av e-handlingar
Version 1.0
Ärende 10
RS 2015-10-28
3 (9)
Bilaga 1 – RS150361
2.1.4
2.1.4.1
2.1.4.2
2.1.4.3
2.1.5
2.1.5.1
2.1.5.2
2.1.5.3
2.1.5.4
2.1.6
2.1.6.1
2.1.7
Arkivering
Hantera analog arkivering
Överföra e-handlingar till mellanarkiv
Överföra e-handlingar till system för bevarande
Arkivförvaltning
Beskriva och redovisa arkiv
Hantera arkiv
Migrera arkiv
Hantera enskilda arkiv
Utöva tillsyn för Arkivmyndigheten
Tillsynsbesök
Utbildning och information i arkiv och informationsförvaltning
2.1.7.1
Tillhandahålla utbildning i arkiv- och informationsförvaltningsfrågor
2.2
Systemförvaltning och arkitektur
2.2.1
2.2.1.1
2.2.1.2
2.2.1.3
2.2.2
Arkitektur
Driva företagsarkitektur
Driva verksamhetsarkitektur
Driva systemarkitektur
Systemförvaltning
2.2.2.1
Äga, utveckla och förvalta system
2.2.3
IT-plattform och drift
2.3
HR/Personal
2.2.3.1
2.2.3.2
2.2.3.3
2.3.1
2.3.1.1
2.3.1.2
2.3.1.3
2.3.1.4
2.3.1.5
2.3.2
2.3.2.1
2.3.2.2
2.3.2.3
2.3.2.4
2.3.2.5
2.3.3
2.3.3.1
2.3.3.2
2.3.3.3
2.3.3.4
2.3.4
2.3.4.1
2.3.4.2
2.3.4.3
2.3.4.4
Hantera fel
Hantera serverdrift och backup
Hantera licenser
Samverkan och förhandling
Hantera samverkan enligt avtal
Hantera LAS
Hantera lönerevision
Hantera personalsamtal
Hantera övrig personalsamverkan
Kompetensförsörjning
Rekrytera
Kompetensutveckla
Utbilda i ledarskap
Driva mentorsverksamhet
Hantera omställning
Bemanning
Hantera jourtjänstgöring
Hantera schemaläggning
Semesterplanera
Hantera särskilda anställningsformer
Arbetsmiljö allmänt
Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete
Göra arbetsmiljöutredningar
Driva mångfaldsarbete
Hantera krisstöd
Version 1.0
Ärende 10
RS 2015-10-28
4 (9)
Bilaga 1 – RS150361
2.3.5
Personalhälsa
2.3.5.1
2.3.5.2
2.3.5.3
2.3.5.4
2.3.5.5
2.3.5.6
Bedriva friskvård
Utföra medicinska kontroller
Ge vård
Hantera tillbud
Hantera arbetsskada
Rehabilitera
2.3.6
PA
2.3.6.1
2.3.6.2
2.3.7
2.3.7.1
2.3.8
2.3.8.1
2.3.8.2
2.3.9
Beräkna och betala ut lön
Hantera personalförsäkring
Personalsociala aktiviteter
Genomföra personalsociala åtgärder
Övriga personalåtgärder
Hantera bisysslor
Hantera disciplinåtgärder
Upphörande av anställning
2.3.9.1
2.3.9.2
2.3.9.3
2.3.9.4
2.3.9.5
2.3.9.6
2.3.9.7
Hantera egen uppsägning
Hantera uppsägning från arbetsgivaren
Hantera upphörande av tidsbegränsad anställning
Hantera tjänstepension
Hantera avtalspension
Hantera fortsatt rätt till 67
Hantera dödsfall
2.4
Ekonomi
2.4.1
2.4.1.1
2.4.1.2
2.4.1.3
2.4.1.4
2.4.1.5
2.4.1.6
2.4.2
2.4.2.1
2.4.2.2
2.4.2.3
2.4.2.4
2.4.2.5
2.4.2.6
2.4.3
2.4.3.1
2.4.3.2
2.4.3.3
2.4.4
2.4.4.1
2.4.4.2
2.4.5
2.4.5.1
Redovisning
Hantera kundfakturor
Hantera leverantörsfakturor
Redovisa skattedeklarationer
Bokföra och redovisa
Uppföljning/Bokslut
Hantera kontantkassor och betalkort
Kapitalförvaltning
Hantera upplåning/leasing
Hantera utlåning
Hantera krav och fordringar
Hantera borgen
Hantera kontantkassor
Värdepapper
Bidragshantering
Hantera statsbidrag
Hantera EU-bidrag
Hantera övriga bidrag
Stiftelser
Hantera stiftelser och donationer
Hantera stiftelser med egen styrelse
Hantering av budget
Utarbetande av budget
Version 1.0
Ärende 10
RS 2015-10-28
5 (9)
Bilaga 1 – RS150361
2.4.6
Inventarier och anläggningar
2.4.6.1
Inventarier och anläggningar
2.5
Inköp
2.5.1
Inköp
2.5.1.1
2.5.1.2
2.5.1.3
2.5.1.4
Hantera upphandling över tröskelvärde
Hantera upphandling under tröskelvärde
Avropa och göra direktinköp
Reklamera
2.6
Lokalförsörjning och fastighetsunderhåll
2.6.1
2.6.1.1
2.6.1.2
2.6.1.3
2.6.2
2.6.2.1
2.6.2.2
2.6.2.3
2.6.3
2.6.3.1
2.6.3.2
2.6.4
Anskaffning
Uppföra eller bygga om byggnad eller lokal
Inhyra byggnad eller lokal
Köpa byggnad eller lokal
Underhåll
Underhålla lokal
Lokalvårda
Sköta utemiljöer
Avveckling
Försälja byggnad eller lokal
Riva byggnad eller lokal
Intern uthyrning
2.6.4.1
2.6.4.2
Hyra ut byggnad eller lokal
Säga upp hyresgäst
2.7
Inventariehantering
2.7.1.1
2.7.1.2
2.7.1.3
Anskaffa inventarier
Vårda och underhålla inventarier
Avyttra eller kassera inventarier
2.8
Kris- och säkerhet
2.7.1
2.8.1
2.8.1.1
2.8.1.2
2.8.1.3
2.8.2
Inventariehantering
Krisledning
Utöva intern krisledning
Utöva beredskap
Säkerhetsskydd
Kris- och säkerhetsarbete
2.8.2.1
2.8.2.2
2.8.2.3
2.8.2.4
2.8.2.5
2.8.2.6
Bedriva systematiskt riskhanteringsarbete
Bedriva systematiskt brandskyddsarbete
Hantera skalskydd
Hantera brandskydd
Hantera personalsäkerhet
Hantera utbildning i kris- och säkerhetsfrågor
2.9
Information och marknadsföring
2.9.1
2.9.1.1
2.9.1.2
2.9.1.3
Profilarbete
Hantera grafisk profil och varumärke
Hantera profilprodukter
Göra marknadsundersökningar
Version 1.0
Ärende 10
RS 2015-10-28
6 (9)
Bilaga 1 – RS150361
2.9.2
Informationsförsörjning
2.9.2.1
2.9.2.2
2.9.2.3
2.9.2.4
2.9.2.5
2.9.2.6
2.9.2.7
Publicera på extern webb
Publicera på intern webb
Publicera på sociala medier
Hantera releaser och presskontakter
Hantera broschyrer
Annonser
Hantera eget periodiskt tryck
2.10
Förvaltningsstöd
2.10.1
2.10.1.1
2.10.1.2
2.10.1.3
2.10.1.4
2.10.1.5
2.10.1.6
2.10.1.7
2.10.1.8
2.10.2
2.10.2.1
2.10.2.2
2.10.2.3
2.10.2.4
2.10.3
Kontorsstöd
Svara för kundtjänst
Hantera post
Hantera telefonväxel
Svara för telesupport
Lämna lokalservice
Hantera materialförråd
Leverera tryckeritjänster
Hantera måltidsstöd
Fordon & transporter
Hantera leasing
Driva bilpool
Driva fordonsverkstad
Svara för transporter
Kost
2.10.3.1
Hantera kost
2.11
2.11.1
Miljö
Miljöarbete och planering
2.11.1.1
Hantera miljöarbete
3
Kärnverksamhet
3.9
Allmän regional utveckling
3.9.0
3.9.0.1
3.9.1
3.9.1.0
3.9.1.1
3.9.1.2
3.9.2
3.9.2.0
3.9.2.1
3.9.2.2
3.9.2.3
3.9.2.4
3.9.3
3.9.3.0
3.9.3.1
Ledning
Leda – styra – organisera
Omvärld
Leda – styra – organisera
Arbeta med regional och interregional samverkan
Arbeta med internationell samverkan
Utveckling och tillväxt
Leda – styra – organisera
Arbeta med övergripande regional utveckling
Verka för regional tillväxt
Verka för turism och besöksnäring
Stödja lokal utveckling
Miljöfrågor
Leda – styra – organisera
Hantera regionala miljöfrågor
Version 1.0
Ärende 10
RS 2015-10-28
7 (9)
Bilaga 1 – RS150361
3.10
3.10.0
3.10.0.1
3.10.1
Regional trafik och infrastruktur
Ledning
Leda – styra – organisera
Trafik och infrastruktur
3.10.1.0
3.10.1.1
3.10.1.2
3.10.1.3
Leda – styra – organisera
Medverka i regional trafikplanering
Stödja regionala trafikbolag
Bidra till regionala infrastruktursatsningar
3.11
3.11.0
Regional utbildningsverksamhet
Ledning
3.11.0.1
3.11.1
3.11.1.0
3.11.1.1
3.11.1.2
3.11.1.3
3.11.1.4
3.11.2
3.11.2.0
3.11.2.1
3.11.3
Leda – styra – organisera
Gemensam skolverksamhet
Leda – styra – organisera
Verka för regional utbildning
Verka för forskning
Upphandla utbildning
Finansiera utbildning hos annan huvudman
Naturbruksgymnasium
Leda – styra – organisera
Driva gymnasium
Folkhögskola
3.11.3.0
3.11.3.1
Leda – styra – organisera
Driva folkhögskola
3.11.4
(Högskola och universitet)
3.12
3.12.0
Regional kulturverksamhet
Ledning
3.12.0.1
3.12.1
Leda – styra - organisera
Gemensam kulturverksamhet
3.12.1.0
3.12.1.1
3.12.1.2
3.12.1.3
3.12.1.4
3.12.1.5
Leda – styra – organisera
Hantera offentlig scenkonst
Stödja hantering av scenkonst hos annan aktör
Verka för regional kultur
Bidra till regionalt ABM-arbete
Hantera bidrag och stipendier
3.12.2
Länsbibliotek
3.12.1.0
3.12.2.1
3.12.2.2
3.12.2.3
3.12.2.4
3.12.2.5
3.12.3
3.12.3.0
3.12.3.1
3.12.3.2
3.12.3.3
Leda – styra – organisera
Ge råd, informera, utveckla
Bedriva fortbildning
Bedriva kompletterande medieförsörjning
Främja länslitteratur
Tillhandahålla media
Hantering av fysiska kulturarv
Leda – styra – organisera
Vårda och tillgängliggöra föremålssamlingar
Vårda och tillgängliggöra fotosamlingar
Vårda och tillgängliggöra historiska kulturmiljöer
Version 1.0
Ärende 10
RS 2015-10-28
8 (9)
Bilaga 1 – RS150361
3.12.3.4
3.12.3.5
3.12.4
3.12.4.0
3.12.4.1
3.12.5
3.12.5.0
3.12.5.1
3.12.5.2
3.12.6
3.12.6.0
3.12.6.1
3.12.6.2
3.12.6.3
3.12.6.4
3.12.7
3.12.7.0
3.12.7.1
3.12.7.2
3.12.8
3.12.8.0
3.12.8.1
3.12.8.2
3.12.9
3.12.9.0
3.12.9.1
3.12.9.2
3.12.10
Bedriva museipedagogisk verksamhet
Stödja museiinstitution som drivs av annan aktör
Hemslöjd
Leda – styra – organisera
Verka för hemslöjd
Tillgängliggörande av historiska arkiv
Leda – styra – organisera
Vårda och tillgängliggöra historiska arkiv
Stödja arkivinstitution som drivs av annan aktör
Tillgängliggörande av konst
Leda – styra – organisera
Vårda och tillgängliggöra konst
Svara för konstutställningar
Svara för offentlig utsmyckning
Stödja konsthall som drivs av annan aktör
Teaterverksamhet
Leda – styra – organisera
Tillhandahålla teater
Stödja teater som drivs av annan aktör
Musikverksamhet
Leda – styra – organisera
Tillhandahålla musik
Stödja musikverksamhet hos annan aktör
Dansverksamhet
Leda – styra – organisera
Tillhandahålla dans
Stödja dansverksamhet hos annan aktör
Filmkonst
3.12.10.0
3.12.10.1
3.12.10.2
Leda – styra – organisera
Tillhandahålla fillmkonst
Stödja filmproduktion hos annan aktör
3.13
3.13.0
Regional hälso- och sjukvård
Ledning
3.13.01
3.13.02
3.13.03
3.13.1
3.13.1.0
3.13.1.1
3.13.1.2
3.13.1.3
3.13.1.4
3.13.1.5
3.13.1.6
3.13.1.7
Leda
Styra
Organisera
Gemensam verksamhet
Leda – styra – organisera
Tillhandahålla medicinsk service
Hantera läkemedel
Hantera medicintekniska produkter m m
Utföra ambulans- och sjuktransporter
Bedriva folkhälsoarbete
Bedriva FoU avseende hälso- och sjukvård
Bedriva verksamhet och hjälpmedelsverksamhet
för funktionshindrade
Tillhandahålla institutionsbibliotek
Version 1.0
Ärende 10
RS 2015-10-28
9 (9)
Bilaga 1 – RS150361
3.13.2
3.13.2.0
3.13.2.1
3.13.2.2
3.13.2.3
3.13.2.4
3.13.2.5
3.13.2.6
3.13.2.7
3.13.3
3.13.3.0
3.13.3.1
3.13.3.2
3.13.3.3
3.13.3.4
3.13.4
3.13.4.0
3.13.4.1
3.13.4.2
3.13.4.3
3.13.5
3.13.5.0
3.13.5.1
3.13.5.2
3.13.5.3
3.13.5.4
Primärvård
Leda – styra – organisera
Bedriva allmän primärvård
Bedriva mödrahälsovård
Bedriva barnhälsovård
Bedriva sjukgymnastik
Bedriva arbetsterapi
Bedriva primärvårdsansluten hemsjukvård
Bedriva sluten primärvård
Specialiserad somatisk vård
Leda – styra – organisera
Bedriva specialiserad somatisk mottagningsverksamhet
Bedriva specialiserad somatisk dagsjukvård
Bedriva specialiserad somatisk hemsjukvård
Bedriva specialiserad somatisk sluten vård
Specialiserad psykiatrisk vård
Leda – styra – organisera
Bedriva specialiserad psykiatrisk dagsjukvård
Bedriva specialiserad psykiatrisk hemsjukvård
Bedriva specialiserad psykiatrisk sluten vård
Tandvård
Leda – styra – organisera
Bedriva allmän tandvård
Bedriva specialisttandvård
Bedriva sjukhustandvård
Driva tandtekniskt laboratorium
Version 1.0