Beskrivning för huvudadministratör

Healthcare Systems AB
Huvudadministratör i Prator
Beskrivning
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
1Definitioner.....................................................................................................................4
1.1Inledning..................................................................................................................5
1.2Om Prator.................................................................................................................5
1.3Organisationens betydelse......................................................................................6
1.4Administratörsnivåer...............................................................................................7
1.5Utveckling, underhåll och felhantering...................................................................7
2Huvudadministratör Allmänt.........................................................................................7
2.1Åtkomst till Prator...................................................................................................8
2.2Administration av användare och administratörer...............................................8
2.3Organisation och enhetshantering.........................................................................8
2.4Kvittering/justerings ansvar .................................................................................11
2.5Meddelandehantering...........................................................................................12
2.6Fakturering............................................................................................................13
2.7Övriga funktioner...................................................................................................13
3Huvudadministratör inom Slutenvård.........................................................................13
3.1Hantera enheter.....................................................................................................14
3.2Psykiatri.................................................................................................................14
4Huvudadministratör inom Kommun...........................................................................15
4.1Adresseringsvillkor................................................................................................15
4.2Psykiatri.................................................................................................................15
5Huvudadministratör inom Primärvård........................................................................15
5.1Adresseringsvillkor................................................................................................16
6Huvudadministratör inom Öppenvårdspsykiatri........................................................17
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
Versionshistorik
Version
Datum
Förändringar
Reviderad av
0.1
2013-08-01
Dokument skapas
Cristina Ramírez
0.2
2013-08-09
Revideras innan utskick till kund.
Mikael Gustafsson
?
2014-03-11
Synpunkter från kund LUL
Barbro Nordström
0.4
2014-03-12
Revideras efter BN.
Cristina Ramírez
0.5
2014-06-25
Revideras efter MS, AB, BN
Cristina Ramírez
1
2014-08-01
Version 1 klar.
Cristina Ramírez
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
1
Definitioner
Ord
Objektägare
Definition
Länsövergripande ansvar för utveckling och
budget
Systemförvaltare
Övergripande ansvar för
verksamhetsanpassning av systemet,
adressering, behörighetstilldelning och roller.
Systemförvaltningen måste även finnas och
beskrivas inom respektive huvudman
Huvudadministratör
Pratoradministratör med expertkunskaper som
beskrivs i detta dokument
Lokal administratör
Person med vissa administratörsbehörigheter
inom en del av organisationen.
SPU
Samordnad plan vid utskrivning
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
1.1
Inledning
Syftet med detta dokument är att identifiera och beskriva vilka funktioner i Prator, en
huvudadministratör behöver ha god kunskap om.
En huvudadministratör i Prator bör ha kännedom om gällande lagstiftning kring
samordnad plan vid utskrivning (SPU) – enligt SOSFS 2005:27 - samt vara insatt i
aktuellt regelverk och befintliga rutiner som är uppsatta för samverkan mellan
kommun och landsting i respektive län.
En huvudadministratör i Prator bör fungera som en länk mellan verksamheten och
EVRY och kunna identifiera verksamhetens behov, både på kort och lång sikt, för att i
samarbete med EVRY utveckla och underhålla Prator som stöd för processen om
SPU. Huvudadministratören ska veta vilka frågor som ska hanteras av EVRY
respektive vilka som ska ställas till lokal objektägare/systemägare.
1.2
1.2.1
Om Prator
Vad är Prator?
Prator fungerar som meddelandehanterare mellan slutenvård, primärvård,
psykiatrisk öppenvård och kommun och stödjer lagen om SPU fullt ut. Systemet
innehåller ett antal fasta meddelanden som skickas mellan de olika aktörerna
Prator stödjer även processen att ta fram en gemensam vårdplan för patienten efter
vistelse hos slutenvården. Alla meddelanden som skickas angående en patient
kopplas samman till en vårdperiod som startar med att patienten skrivs in i
slutenvården och som slutar med en utskrivning. Vårdplanen skapas som ett ärende i
systemet som kan bevakas med avseende på status. Det finns även visst stöd för
arbetsflöden.
Alla parter kan skriva sin del av vårdplanen och justera den elektroniskt. När alla
parter justerat vårdplanen är den giltig och tidsstämplad och kan inte ändras.
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
Vad ingår i Prator?
1.2.2
Följande dokument ingår i systemet:
•
Meddelandeblad från kommun eller primärvård till slutenvården
(Vårdrapport)
•
Inskrivningsmeddelande
•
Kallelse till vårdplanering
•
Vårdplan
•
Extra meddelanden
•
Utskrivningsklarmeddelande
•
Utskrivningsmeddelande
•
Kommunklar
Vilka ska kontaktas i Prator?
Systemet konfigureras för de aktörer som ska vara mottagare av varje meddelande.
Flera yrkeskategorier kan få ett meddelande för kännedom, men det måste alltid
finnas en yrkeskategori inom varje aktör som har ansvaret för att kvittera. Alla som
får ett meddelande, oavsett om det är för kännedom eller kvittens, ska kunna ställa in
hur de vill bli aviserade om att ett nytt meddelande har kommit. Prator bevakar att
mottagaren kvitterar meddelandet.
Genom olika översikter kan man söka fram alla meddelanden i systemet. Det finns
en rad för varje meddelande, som kan öppnas och innehållet läsas i sin helhet.
Hur stödjer Prator SPU?
Prator stödjer arbetet hos alla inblandade parter såsom sjukhus/vårdavdelningar,
primärvården (landstinget/privat) och kommuner genom att hantera all aktuell
informationsöverföring mellan parterna. Även den upprättade vårdplanen
dokumenteras och justeras i Prator.
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
Kommunen
Sjukhus
Prator
Dok. system
Intagningsinfo
Kvittenser
Inskrivnings meddelande
Katalog
Journal
Upprätta
Vårdplan
GIS
Primärvården
Kallelse till
Vårdplanering
Journal
Upprätta
Vårdplan
Regelverk för
dirigering av
meddelande
Kvittenser
Upprätta
Vårdplan
Utskrivnings meddelande
Epikriser
Läkemedels lista
Befolkningsregister
Befolkningsregister
Befolkningsregister
Psykiatrisk öppenvård
Journal
Kvittenser
Upprätta
Vårdplan
Organisationens betydelse
1.3
Respektive huvudman bestämmer utgående från länets riktlinjer hur systemet ska
användas inom den egna verksamheten. Det gäller lokala flödesrutiner för att sända
och motta meddelanden i systemet, vilka enheter som ska finnas och hur
behörigheter fördelas, dvs vilka som kan kvittera och justera meddelanden.
Systemet konfigureras i enlighet med den organisationsstruktur som fastställs inom
länet. Den, av ledningsansvariga, beslutade organisationen ligger till grund för
tilldelning av behörigheter, adressering och funktionalitet i systemet.
Huvudadministratörens ansvar är att konfigurera systemet enligt given
organisationsmall, underhålla, övervaka och vid behov utveckla systemets
konfiguration tillsammans med ledningsansvariga. Vikten av lokal systemförvaltning
med nära kommunikation mellan huvudadministratörer och ansvariga chefer är
avgörande för att systemet ska fungera som stöd för verksamheternas behov.
Detta innebär att huvudadministratören måste ha kunskap och tid för att kunna
svara på verksamhetens frågor när det gäller t.ex.:
•
Vilka riktlinjer och rutiner gäller för processen utskrivningsklar patient?
•
Hur ska Prator anpassas vid nyetablering av enheter i verksamheten? Hur får
huvudadministratörer information om att nya enheter ska skapas?
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
1.4
•
Hur ska Prator anpassas vid omorganiseringar i verksamheten? Hur får
huvudadministratör information om organisationsförändringar?
•
Hur förhåller sig Prator till verksamhetens förekomst i HSA-katalogen?
•
Hur regleras samarbetet med huvudmannens övriga IT-verksamhet?
Administratörsnivåer
Sett ur ett större perspektiv ha varje län en övergripande Pratoransvarig. Denna
kallas vid olika namn beroende på vilket förvaltningsmodell respektive kund
använder (systemförvaltare, IT-objektägare, etc). Denna person ansvarar för
övergripande frågor om utveckling och budget. På huvudmannanivå ska lokal
systemförvaltning organiseras.
Huvudadministratörer ska utses inom landstinget och inom varje kommun.
Ytterligare delegering av administratörsfunktioner är lämpligt i underliggande
organisatoriska enheter för att avlasta huvudadministratörens arbete, t.ex. med
lokala adresseringsvillkor och användarhantering.
1.5
Utveckling, underhåll och felhantering
En huvudadministratör i Prator bör vara insatt i vilka avtal, rutiner och kanaler som
gäller för utveckling, underhåll och felhantering för systemet. Detta för att önskemål
och avvikelsrapporter ska kunna utredas och åtgärdas utan längre dröjsmål.
Information om gällande lagar, riktlinjer och rutiner ska vara förankrade och lätt
tillgängliga för ansvariga chefer och samtliga användare av systemet.
Av vårdgivarens ledningssystem ska framgå var beslut om organisation och
verksamhetsfrågor fattas och hur information förmedlas till berörda ITsystemansvariga/huvudadministratörer.
Huvudadministratörens kompetens ska finnas tillgänglig inom verksamheten året
om. Därför måste uppdraget läggas på fler än en person i taget. Nya
huvudadministratörer bör genomgå introduktion och utbildning med stöd av EVRY.
Länets huvudadministratörer ska återkommande erhålla utbildning och information
om nyheter i systemet genom lokala nätverksträffar eller utbildningsinsatser där
EVRY om möjligt medverkar.
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
2
Huvudadministratör Allmänt
Huvudadministratörernas kunskapsbehov kan indelas i tre kategorier
•
Regelverk
•
Lokal organisation och systemförvaltning
•
Hur Prators systemadministrativa uppgifter ska göras
Åtkomst till Prator
2.1
En huvudadministratör i Prator bör ha god kunskap om vilka utförare som ska ges
behörighet och tillgång till Prator enligt gällande lagstiftning för SPU. Den lokala
organisationen ska vara beskriven och meddelande ska gå till huvudadministratören
vid förändringar.
Även god kunskap om inloggning (autentisering) med och utan E-tjänsterkort
behövs.
Kontroll av behörigheter och loggar görs enligt belslutade rutiner i resp. län.
Relaterad funktion
2.1.1
Se Pratormanual Användare Somatik, Användare Psykiatri, Administration.
•
Inloggning
Administration av användare och administratörer
2.2
En huvudadministratör i Prator bör ha god kunskap om funktionen Hantering av
användare samt förståelse om hur olika behörigheter fungerar och hur dessa
påverkar åtkomsten till patientinformation.
Relaterade funktioner
2.2.1
Se Pratormanual Administration, Användare Somatik, Användare Psykiatri.
•
Skapa ny användare/administratör
•
Sök och redigera användare/administratör
•
Behörighet
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
•
Signering/justering
•
Bryt justering
Organisation och enhetshantering
2.3
En huvudadministratör i Prator bör ha god kunskap om hur organisationen inom
egen aktör är strukturerad och hur funktionen Hantera Enheter fungerar.
Huvudadministratören bör även ha kunskap om vilket samband som finns mellan
olika aktörers ansvar samt kunna avgöra vilka förändringar i Prators organisation
som behöver göras när verksamheten omorganiserar sig.
I Prator läggs aktörens organisation upp enligt följande regelverk:
Slutenvård
-
Under Slutenvård ligger alla sjukhus/slutensvårdsinrättningar. Se bild 1.
-
Under varje sjukhus ligger enheterna på kliniknivå. Se bild 2.
-
Under respektive klinik sker uppdelning på lägsta enhet t.ex avdelning som
ska hantera aktuella meddelande. Se bild 2.
Bild 1.
Se bild 2.
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
Öppenvård
-
Under Öppenvård ligger samtliga huvudaktörer Kommun, Primärvård,
Psykiatrisk Öppenvård. Se bild 3.
-
Under varje huvudaktör ligger samtliga aktörer. Se bild 4.
-
Under varje aktör ligger samtliga yrkeskategorier inom den aktuella aktören.
Se bild 5.
-
Under varje yrkeskategori ligger enheterna som tar emot meddelanden. Se bild
5.
Bild 3.
Bild 4.
Bild 5.
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
Relaterade funktioner
2.3.1
Se Pratormanual Administration, Användare Somatik, Användare Psykiatri.
•
Se och redigera enhet
•
Skapa/ta bort underenhet
•
Hantera grupper
•
Associera enhet med HSA
•
Adresseringsvillkor
•
Vidarebefordra feladresserat meddelande
•
Manuell distribution
•
Byt enhet
Kvittering/justerings ansvar
2.4
Kvittering/justeringsansvar (vikt) avser hur ett meddelande/kallelse/vårdplan ska
hanteras av varje enhet och kan ha följande värde beroende på yrkesgrupp och
meddelande typ:
•
Kännedom, läsa
•
Signering, av sin egen vårdplansdel. Görs av alla yrkeskategorier med
undantag av den som justerar
•
Justering, av vårdplanen. Görs av en yrkeskategori inom varje aktör
Relaterade funktioner
2.4.1
Se Pratormanual Användare Somatik, Användare Psykiatri, Administration.
•
Bryta justering
•
Justering/signerings nivå
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
Meddelandehantering
2.5
En huvudadministratör i Prator måste ha god kunskap om regelverket som styr i
vilken ordning meddelanden får skickas under en vårdperiod, vilken påbörjas och
avslutas av ett Inskrivnings- respektive ett Utskrivningsmeddelande.
En huvudadministratör i Prator måste ha god kunskap om vilket samband som finns
mellan olika aktörers ansvar för den aktuella vårdperioden.
Administratören ansvarar för att felsöka och åtgärda verksamhetens problem i
ärenden, t. ex., fastnade meddelanden och felaktigt regelverk vid adressering.
Relaterade funktioner
2.5.1
Se Pratormanual Användare Somatik, Psykiatri, Administration.
•
Inskrivningsmeddelande
•
Vårdplanering – Kallelse till vårdplanering och Vårdplan
•
Utskrivningsfasen
•
Kommunklar
•
Extrameddelande
•
Adresseringsvillkor
•
Vidarebefordra feladresserat meddelande
•
Manuell distribution
•
Byt enhet
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
Fakturering
2.6
En huvudadministratör i Prator bör ha god kunskap om regelverket som styr
betalningsansvaret enligt SPU.
Huvudadministratören bör även ha god kunskap om hur Faktureringsfunktionen i
Prator fungerar för att säkra att Prators funktion för fakturering används korrekt.
LUL använder inte Prators faktureringsfunktion men en huvudadministratör bör ha
god kunskap om regelverket som styr betalningsansvaret enligt SPU.
Övriga funktioner
2.7
En huvudadministratör i Prator bör ha god kunskap om övriga funktioner som
underlättar arbete för vissa grupper.
2.7.1.1
Aviseringar
För ett flertal händelser i Prator kan aviseringar via funktionsbrevlådor, SMS, fax
eller epost begäras per användare. T.ex. kan alla som får ett meddelande, oavsett om
det är för kännedom eller kvittens, ställa in att och hur de vill bli aviserade om att ett
nytt meddelande har kommit. I lokala rutiner ska beskrivas vilka aviseringar som
rekommenderas och vilka som måste finnas inom respektive enhet/yrkeskategori.
2.7.1.2
Loggar
Alla händelser som är intressanta ur ett patientsäkerhetsperspektiv (t.ex. läsning av
vårdplan) loggas till Prators loggserver. Åtkomst till denna logg är behörighetsstyrd.
2.7.1.3
Rapporter
Det finns ett antal fasta rapporter och möjlighet att lägga till fler rapporter genom
begäran till leverantören i Prator. Förståelse och användning av dessa rapporter och
utveckling av nya är huvudadministratörens ansvar.
Relaterade funktioner
2.7.2
Se Pratormanual Administration.
•
Aviseringar
•
Loggar
•
Rapporter
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
3
Huvudadministratör inom Slutenvård
En slutenvårdshuvudadministratör i Prator bör, utöver den allmänna kunskapen som
beskrivs i kapitel 1 och 2, ha god kunskap om följande specifika funktioner.
3.1
3.1.1
Hantera enheter
Koppla enheter inom Slutenvården
Inom slutenvården kopplar man ihop ssk-avdelningen med andra yrkeskategorier
som hör till avdelningen så att när avdelningen skapar ett meddelande/vårdplan
skapas med automatik meddelande/vårdplansdelar för alla andra enheter som är
kopplade till den avdelningen.
Se Pratormanual Administration.
3.1.2
Justering/signerings nivå – Organisationsspecifikt
Administrering av justering/signerings nivåer för hantering av vårdplanen för alla
yrkesgrupper inom slutenvården.
Se Pratormanual Administration.
3.1.3
Inverkan på adresseringsvillkor för kommun
I Administrativa delen av Prator: Administration, Hantering av enheter,
Adressering kan adresseringsvillkor konfigureras (inom mottagande organisation)
för att bestämma vilka meddelanden som ska komma till en vis organisatorisk enhet.
Här måste administratören känna till att omorganisering inom slutenvården kan
påverka vissa adressvillkor satta för Kommun, t ex. avsändarstyrning.
Se Pratormanual Administration.
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
3.2
3.2.1
Psykiatri
Slutenvårdspsykiatri - Val av mottagare
När man ska skicka ett meddelande/vårdplan från psykiatrin väljer man vilka som
ska vara mottagare av meddelandet inom kommun, primärvård och
psykiatrisköppenvård.
Regelverket ser olika ut för olika län och en huvudadministratör i Prator bör kunna
det specifika regelverket för det specifika länet.
Se Pratormanual Administration.
3.2.2
Adressering: Mottagare
Mottagning som ligger under Öppenvårdspsykiatrin markeras att ingå bland mottagningar som
Slutenvårdspsykiatri har möjlighet att välja att skicka varje meddelande till. Detta adresseras från
Öppenvårdspsykiatrin.
Se Pratormanual Administration.
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
4
Huvudadministratör inom Kommun
En huvudadministratör för en Kommun bör, utöver den allmänna kunskapen som
beskrivs i kapitel 1 och 2, ha god kunskap om följande specifika funktioner.
Adresseringsvillkor
4.1
Mottagare av meddelanden och därmed deltagare i vårdplaneringsärendet för en
patient styrs per automatik med hjälp av ett konfigurerbart regelverk i Prator. Dessa
villkor kan baseras på patientinformation, geografi, vårdval, ärendeinformation, etc.
I Administrativa delen av Prator: Administration, Hantering av enheter,
Adressering kan man bestämma vilka meddelanden som ska komma till en enhet
genom att ställa in adresseringsvillkoren för enheten.
Vilka adresseringsvillkor som går att använda är kundspecifikt eftersom kundunika
integrationer kan ligga till grund för styrningen. T.ex. val av utförare inom
kommunen.
Exempel på adresseringsvillkor: Kommunkod, Personnummer, Adress, Ålder,
Avsändare, Meddelandetyp, GIS-områden, Nyckelkodsområden.
Relaterade funktioner
4.1.1
•
Vidarebefordra feladresserat meddelande.
•
Byta enhet
Funktion för att flytta ett ärende mellan enheter i organisationen. Se även
Pratormanual Användare Somatik och Användare Psykiatri.
•
Justering/signerings nivå – Organisationsspecifikt
Här administreras vilket signeringskrav som respektive yrkeskategori som inte
ska justera vårdplanen ska ha. Vilken yrkeskategorie som ska justera vårdplan
styrs av vem som får kallelsen för kvittering och inte av detta.
•
Bryta justering inom egen organisation
Se Pratormanual Användare Somatik, Psykiatri.
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
4.2
4.2.1
Psykiatri
Manuell distribution
För den enhet inom kommunen som får ett psykiatrimeddelande för kvittens finns
möjlighet att flytta kvitteringsansvaret till någon av ett antal andra yrkeskategorier.
Se Pratormanual Användare Somatik, Psykiatri.
5
Huvudadministratör inom Primärvård
En huvudadministratör inom Primärvården bör, utöver den allmänna kunskapen
som beskrivs i kapitel 1 och 2, ha god kunskap om följande specifika funktioner.
5.1
Adresseringsvillkor
Husläkar-/familjeläkar-id för den läkare som patienten är listad hos kommer med
patientinfo från befolkningsregister/listningsfil. Prator kopplar meddelandet till den
enheten som har registrerat hos sig patientens husläkar-id.
5.1.1
Primärvårdslistning/Husläkarkod
God kunskap om hur listningssystem fungerar och hur man adresserar i Prator med
hjälp av husläkar-/familjeläkarkod behövs.
Se Pratormanual Administration.
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1
Healthcare Systems AB
6
Huvudadministratör inom Öppenvårdspsykiatri
En huvudadministratör för en Öppenvårdspsykiatri bör, utöver den allmänna
kunskapen som beskrivs i kapitel 1 och 2, ha god kunskap om följande specifika
funktioner.
6.1.1
Adressering: Mottagare
Mottagning som ligger under Öppenvårdspsykiatrin markeras att ingå bland mottagningar som
Slutenvårdspsykiatri har möjlighet att välja att skicka varje meddelande till. Detta adresseras från
Öppenvårdspsykiatrin.
Se Pratormanual Administration.
Prator Huvudadministratör Beskrivning Version 1