INTERNKONTROLLPLAN 2015
Process: att rekrytera presumtiva sökande
Beskrivning av risk
(scenario)
Åtgärder för att minska/få bort risken
Ansvarig för
åtgärder
Samlad Kontrollmoment
risk
Falsk marknadsföring
Säkerställa att vi endast marknadsför det vi
erbjuder. Samverka med övriga processer.
Personalchef
6
Få eller fel sökande
Bedriva systematiskt rekryteringsarbete.
Samordning med övriga processer avseende
informations- och rekryteringsinsatser.
Uppföljning av insatserna.
Personalchef
12
Driftsstopp pga brist på
personal till informations/marknadsföringsinsatser.
Samverka med övriga processer
Personalchef
9
Beskrivning av risk (scenario)
Åtgärder för att minska/få bort risken
Ansvarig för
åtgärder
Liten lokal, överbelastning vid
toppar.
Minska möjligheter att använda datorer i
lokalen, fler samtalsplatser. Utjämna
besökstrycket. Ta in extra personal för sfianmälan.
Kalla vissa för studieplanering efter
ansökningsperioden. Skolorna säkerställer
studieplanen efter kursstart.
Väglednings-chef
12
Väglednings-chef
8
Frekvens
Metod
Kontroll-ansvarig
Upprättad kontrolldokumentation finns som
verifierar att rätt saker
marknadsförs.
Upprättad dokumentation i
samband med uppföljning.
2 gånger per
år
Kontrollera att
Ekonomichef
dokumentation finns
.
2 gånger per
år
Kontrollera att
Ekonomichef
dokumentation finns
.
Processerna samplanerar om
personalbehov. Samplaneringen
dokumenteras
1 gång per
kvartal
Kontrollera att
Ekonomichef
dokumentation finns.
Frekvens
Metod
Dokumenterad uppföljning och
utvärdering av januari-starten.
jan-15
Kontrollera att
Personalchef
dokumentation finns
.
Stickprov via granskning
dec-15
Kontroll av
sammanställn.
stickprov
Process Att vägleda
Ej upprättad studieplan innan
kursstart.
Samlad Kontrollmoment
risk
Sida 1 av 6
Kontroll-ansvarig
Personalchef
Nivåbedömning har otillräcklig Extra tillfällen under ansöknings- och
kapacitet.
antagningsperioder, undersöka möjlighet till
mer ändamålsenlig lokal.
Väglednings-chef
12
Sida 2 av 6
Dokumentera vilka åtgärder som 2 gånger per
genomförts och utvärdera dessa. år
Kontrollera att
Personalchef
dokumentation finns
Process Att utbilda
Beskrivning av risk (scenario)
Åtgärder för att minska/få bort risken
Att utbildnings-anordnarna gör Utveckla administrativ uppföljning.
felaktiga registreringar i Alvis.
Ansvarig för
åtgärder
Samlad Kontrollmoment
risk
Utbildnings-chef
8
Finns med som en del i den
administrativa granskningen
Frekvens
Metod
Kontroll-ansvarig
sep-15
Kontrollera att
Alvis systemdokumentation finns förvaltare
Frekvens
Metod
Inköpsprocessen
Beskrivning av risk (scenario)
Åtgärder för att minska/få bort risken
Ansvarig för
åtgärder
Registrering av priser enligt
avtal i Alvis
Kontroll av registrering via motläsning
Ekonomichef
8
Kontrollista skrivs ut och skriv
under av kontrollant och läsare
Vid varje
Kontrollera att
Utbildnings-chef
halvårs-skifte dokumentation finns
Personalchef
8
Finns backup ?
1 gång per år Kontrollera att
backup finns.
Brister i beställarkompetensen. Stöd beställaransvariga med utbildning, rutiner Personalchef
och checklistor.
8
Rutiner och backup finns.
Risk för att förvaltningen gör en Utvärdera möjligheten att införa en årlig
otillåten direkt-upphandling.
genomgång av genomförda köp samt de
avtalsförhållanden som dessa grundas i.
*
* På rekommendation av KPMG 2015-03-31
efter granskning av intern kontroll
avseende upphandling och inköp.
Utebliven kvalitetssäkring av
Säkerställ extern backup och fördjupa
avtal p g a planerings-ledaren kunskaperna hos vissa beställar-behöriga.
för avtal / upphandling ej är på Rutin är utarbetad.
plats
Ekonomichef
Samlad Kontrollmoment
risk
Sida 3 av 6
Kontroll-ansvarig
Utbildnings-chef
2015-05-31 Kontrollera att
Utbildnings-chef
dokumentation finns
Följ upp gjord
utvärdering.
Personalchef
Ledning
Beskrivning av risk
Åtgärder för att minska/få bort risken
Ansvarig för
åtgärder
Samlad Kontrollmoment
risk
Frekvens
Metod
Kontroll-ansvarig
Beskrivning av risk
Åtgärder för att minska/få bort risken
Ansvarig för
åtgärder
Samlad Kontrollmoment
risk
Frekvens
Metod
Kontroll-ansvarig
Felaktigt utbetald lön
Säkerställ att rutiner inom löne-processen följs. Personalchef
Viktig del i introduktionen av nya chefer som
rekryteras i samband med det utvidgade
uppdraget.
6
Uppföljning med nyanställda
chefer.
2 gånger per
år
Uppföljning med
nyanställda chefer.
Väglednings-chef
Brist på efterlevnad och
samsyn i tolkningen av
personalanvisningar och
rutiner, kan medföra att
medarbetare behandlas olika.
Dialog och utbildningsinsatser för chefer och
Personalchef
medarbetare. Viktig del i introduktionen av nya
chefer som rekryteras i samband med det
utvidgade uppdraget.
9
Uppföljning med nyanställda
chefer.
2 gånger per
år
Uppföljning med
nyanställda chefer.
Väglednings-chef
Kunskapsbrister i
personalprocesserna
Kontroll av efterlevnad. Regelbunden
information/stöd till cheferna
Personalchef
9
Uppföljning med nyanställda
chefer.
2 gånger per
år
Uppföljning med
nyanställda chefer.
Väglednings-chef
Obehöriga har tillträde till
lokalerna
Kontroll av passerkort och rutin. Säkerställ att
rutin följs.
Personalchef
8
Informera om och säkerställ
rutinen.
2 gånger per
år
Stickprov .
Väglednings-chef
Kontrollera att
dokumentation finns
Backup för nyckelpersoner.
Säkerställ backup genom rekrytering samt via
externt stöd.
Personalchef
6
Kontrollera att rekrytering alt
uppsäkring med externt stöd har
skett.
1 gång per år Kontrollera att
rekrytering alt
uppsäkring med
externt stöd har
skett.
Personal
Sida 4 av 6
Väglednings-chef
Informationssäkerhet
Beskrivning av risk
Åtgärder för att minska/få bort risken
Ansvarig för
åtgärder
Ekonomichef
Samlad Kontrollmoment
risk
8
Kontrollera avtal och / eller
fårhållanden hos leverantör.
Frekvens
Metod
Kontroll-ansvarig
IT Hackning av
verksamhetssystem.
Säkerställ leveranssäkerhet. Undersök om
säker inloggning kan användas.
Årligen
Konroll av att
kontrollen är gjord
Personalchef
Allmän It-säkerhet
Lokal It-policy
Ekonomichef /
Personalchef
9
Att policyn är upprättad.
Brister i ärende-hanteringen.
Utbildningsinsatser och stöd.
Personalchef
8
Kontroll av efterlevnad av
anvisningar och rutiner.
Obehöriga kommer åt känsliga Säkerställ rutiner, låsta arkivskåp,stängda
uppgifter och sekretessbelagda dörrar, kod till skrivaren, dator mm
handlingar
Personalchef
8
Rutiner finns och följs
2 gånger per
år
Kontrollera att
Ekonomichef
dokumentation finns
Felaktig information finns
spridd i staden.
Tryck upp och sprid nytt material till berörda.
Informera brett om nämndens nya uppdrag.
Personalchef
6
Upprätta plan för detta.
2 gånger per
år
Kontrollera att
planen följs.
Väglednings-chef
Beskrivning av risk
Åtgärder för att minska/få bort risken
Frekvens
Metod
Kontroll-ansvarig
Att vi inte har backup på våra
funktioner.
Ansvarig för
åtgärder
Ekonomichef
Säkerställa att vi har kompetens att vara
backup för varandra. Bättre dokumentation
kring rutiner.
Bättre rutiner, bättre kvalitetskontroller innan Ekonomichef
utskick. Tydligare ansvarsfördelning kring
framtagandet.
2 ggr / år
Kontrollera att
Utbildnings-chef
dokumentation finns
2015-06-30 Att policyn är
upprättad.
Intervju m ansvarig
Väglednings-chef
Väglednings-chef
Ekonomi och IT
Fel i utskick av kursbesked.
Samlad Kontrollmoment
risk
9
Upprätta backupplan
9
Sida 5 av 6
Utvecklingsarbete i samarbete m 2 ggr / år
Got IT
Intervju
systemförvaltare
Utbildnings-chef
Otydligt ansvar kring hur
Säkerställa rutiner kring introduktonen av nya Utbildnings-chef
introduktion av nya UBA ska
UBA och ansvarsfördelningen i detta arbetet.
ske
UBA registrerar felaktigt i Alvis Utbildningsinsatser för att säkerställa korrekta Ekonomichef
registreringar. Information om hur registrering
ska göras. Kvalitetskontroller av indata. Att
sträva efter att nya avtal blir enklare att arbeta
i.
9
Introduktionsplan UBA
Klart 2015
Kontrollera att
Ekonomichef
dokumentation finns
9
Utbildningsplan.
2 ggr / år
Kontrollera att
Utbildnings-chef
dokumentation finns
Samlad Kontrollmoment
risk
6
Stickprov mm.
Frekvens
Metod
2 ggr / år
Kontrollera att
Personalchef
dokumentation finns
Arbetsmarknad
Beskrivning av risk
Åtgärder för att minska/få bort risken
Hantering av lön och
Stickprovskontroller och regelbundna
anställningar för personer i en uppföljningar.
arbetsmarknadspolitisk
anställning sker inte enligt
gällande avtal.
Ansvarig för
åtgärder
Arbetsmarknadschef
Sida 6 av 6
Kontroll-ansvarig