Sida Tjänsteskrivelse Datum 2015-02-02 1(2) Admnämnd/2015:2 047 Intern kontroll Administrativ nämnd Charlotte Rolfsson,0550-869 61 [email protected] Riskanalys och intern kontrollplan för Lönecentrum 2015 Sammanfattning Syftet med intern kontroll är att kunna styra, leda och följa upp verksamheten i nämnden. Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Förvaltningschefen ansvarar för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en intern kontroll kan upprätthållas. Ansvarig verksamhetschef är skyldig att följa antagna regler och se till att övriga anställda är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Bifogad interkontrollplan och riskanalys fastställs för 2015. Beslutsunderlag Admnämnd tjänsteskrivelse 2015-02-02 Bilaga riskanalys Bilaga intern kontrollplan Ärendet Lönecentrum har tagit fram ett förslag till intern kontrollplan. Som underlag till planen har vi gjort en riskanalys. Riskanalysen innehåller de orsaker som ofta skulle kunna bli fel vid löneutbetalningar eller som har en stor påverkan för den anställde eller arbetsgivaren. Varje risk har vi bedömt utifrån sannolikhet, konsekvenspåverkan och risknivå. Internkontrollplanen innehåller de risker som har högst risknivå i vår riskanalys. Frekvens av kontroll kan vara allt ifrån varje månad till stickprov vissa månader. Utöver de punkter som finns på intern kontrollplanen finns inbyggda kontroller i lönesystemet. Det finns en kontroll så att man inte kan rapportera på eget personnummer. Chefer har bara möjlighet att attestera personal inom eget/egna verksamheter eller funktioner. Vissa orsaker som rapporteras i lönesystemet kräver tillstyrkan av chef och beslut av personalchef eller motsv. Det finns också sambandskontroller för medarbetare, chef och löneadministratör. KRISTINEHAMNS KOMMUN Postadress Tekniska förvaltningen 681 84 Kristinehamn E-post [email protected]@kristinehamn.se Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-10590 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868 2 Förvaltningens förslag till beslut Administrativa nämnden beslutar att anta förslag till intern kontrollplan avseende 2015. Redovisning av internkontroll görs vid två tillfällen per år. Skickas till Respektive kommun Niclas Friman personalchef Charlotte Rolfsson lönechef INTERNKONTROLLPLAN Riskbedöming – Liten – Mellan - Stor Internkontrollplan för Reglem/Rutin/system Lönecentrum Östra Värmland Kontrollaktivitet Kontrollansvarig Avser perioden Frekvens/tidpunkt Metod 2015-01-01 – 2015-12-31 Rapport till Riskbedömning Månadens Att ologiska löneutbetalning samband inte finns och att orimliga utbetalningar inte har skett Registrering av Att registrering nyanställda har skett korrekt utifrån underlag Löneadministratör /Ansvarig verkställan av lön Varje månad före verkställan av lön Rapport ur lönesystemet Administrativa Nämnden Liten Systemförvaltare Stickprov Administrativa Nämnden Mellan Registrering av Att rapporten är manuella korrekt ifylld underlag och rätt registrerad AvvikelseAtt viktiga rapportering rutiner och anvisningar är kända och tillämpas Lönetillägg Att lönetillägg inte betalas ut efter tom datum Systemförvaltare Varje månad efter verkställan av lön 4 st/kommun /månad Varje månad efter verkställan av lön Löpande Stickprov Administrativa Nämnden Liten Dialog med samrådsgrupp Administrativa Nämnden Liten Utsedd Varje månad löneadministratör Stickprov Administrativa Nämnden Mellan Lönechef Kommentar Reglem/Rutin/system Schemakontroll Kontrollaktivitet Kontrollansvarig Frekvens/tidpunkt Metod Rapport till Att rätt schema ligger inlagt i systemet vid ändrad syss.grad Att rapporteringsunderlag inkommer till lönecentrum senast den 10:e i månaden Att frånvaro förlängs och/eller att frånvaro registreras Att poster i systemet beviljas löpande Löneadministratör Varje månad Rapport ur lönesystemet Löneadministratör Varje månad Granska vid Administrativa Mottagande Nämnden Mellan Varje månad Ansvarig chef Löneadministratör Rapport ur lönesystemet Administrativa Nämnden Stor Systemförvaltare Rapport ur lönesystemtet Administrativa Nämnden Stor Löneskuld Vad ligger till grund för att skuld uppstått Löneadministratör Löpande Rapport ur lönesystemet Administrativa Nämnden Mellan Kvitto, reseräkning Att kvittounderlag tillhörande reseräkning inkommer till Lönecentrum för arkivering Löneadministratör April och Oktober Stickprov Administrativa Nämnden Stor Rapporteringsunderlag Frånvaroregistrering Oattesterade poster i systemet Varje månad Administrativa Nämnden Riskbedömning Stor Kommentar Riskanalys – Internkontroll Nr 1 2 3 4 5 Risk Lön utan att påbörjat anställning Fasta tillägg som löper på efter att tillägg upphört. Systemfel. Löneutbetalningen går ej ut i tid. Fel personnummer. Lön utbetalas till fel person. Felaktigt schema. Leder till felaktig lön. 2013-03-07 Riskbedöming Sannolikhet Konsekvens 1 4 4 1 4 5 Orsak Åtgärd 4 Bristfällig kontroll av arbetsledaren. Tex av analyslista. Ökad information. Analyslistan är VIKTIG! 16 Fel slutdatum. Inget till och med datum inlagt. Kontroll kan läggas in i lönesystemet. Systemfel. Åtgärdsplan behövs för när det händer. Mänskliga faktorn. Bristfällig kontroll. System upptäcker felaktiga personnummer. Bättre kontroll av den som lämnar underlag. Information och utbildning. Bättre försystem. Risknivå 5 1 5 5 5 5 25 6 Fel frånvaroorsak. 7 Anställningsavtal kommer inte in i tid. Lönen betalas inte ut. 3 5 15 Rapporteringsunderlag inkommer för sent. 3 4 12 8 2 4 8 Kompetensbrist hos schemaläggare och personaltillsättning. Kompetensbrist hos medarbetare och arbetsledare. Information och utbildning. Bristande rutiner. Information. Standardisera rutinerna. Lika rutin för alla verksamheter. Bristande rutiner. Information. Standardisera rutinerna. Lika rutin för alla verksamheter. 9 10 11 12 13 14 Lön till personer som slutat. 2 3 6 Frånvaro förlängs ej. Fel lön utbetalas. Alt frånvaro rapporteras ej in i tid. 4 4 16 Oattesterade poster i systemet. 3 4 12 Partiell tjänstledighet kommer inte in. Chefen har slutat. Ingen har meddelat. Ingen attesterar. 2 1 4 4 8 3 2 6 15 Fel attestant. 1 3 3 16 Kvittounderlag kommer inte in för arkivering (reseräkning). 17 18 2 Efterkontroll. Analyslista. Bristfällig kontroll/rutin av arbetsledare. Information och utbildning. Bristande kompetens, dåliga rutiner. Arbetstagare glömt ansöka eller känner ej till rutin. Information och utbildning. Bättre kontroll ansvarig/arbetsledare. Bristfällig information/rutin. Bättre rutiner. Bristande rutin. Information, utbildning. Standardisera rutin. Lika för alla verksamheter. Bristande rutin/information. Bättre rutin. Bristande kompetens (okunskap). Information och utbildning. Bättre rutin. Bristande kompetens (okunskap). Information och utbildning. Bättre rutin. Bristande kompetens (okunskap). Information och utbildning. Bättre rutin. Information och utbildning. Påminnelse av systemet när orsak har upphört. 4 Omorganisation, ny kontering. Det gamla ligger kvar i systemet. 4 Uppsägning/begäran om entledigande har inte inkommit. Bristande rutiner. Bristande rutiner. 8 Felregistrering vid tjänsteresa. 4 2 8 Felregistrering vid tjänsteresa till utlandet. 3 2 6
© Copyright 2024