Sida
Tjänsteskrivelse
Datum
2015-02-02
1(2)
Admnämnd/2015:2
047 Intern kontroll
Administrativ nämnd
Charlotte Rolfsson,0550-869 61
[email protected]
Riskanalys och intern kontrollplan för Lönecentrum
2015
Sammanfattning
Syftet med intern kontroll är att kunna styra, leda och följa upp verksamheten i
nämnden. Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom
respektive verksamhetsområde. Förvaltningschefen ansvarar för att konkreta
regler och anvisningar är utformade så att en intern kontroll kan upprätthållas.
Ansvarig verksamhetschef är skyldig att följa antagna regler och se till att övriga
anställda är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Bifogad
interkontrollplan och riskanalys fastställs för 2015.
Beslutsunderlag
Admnämnd tjänsteskrivelse 2015-02-02
Bilaga riskanalys
Bilaga intern kontrollplan
Ärendet
Lönecentrum har tagit fram ett förslag till intern kontrollplan. Som underlag till
planen har vi gjort en riskanalys. Riskanalysen innehåller de orsaker som ofta
skulle kunna bli fel vid löneutbetalningar eller som har en stor påverkan för den
anställde eller arbetsgivaren. Varje risk har vi bedömt utifrån sannolikhet,
konsekvenspåverkan och risknivå.
Internkontrollplanen innehåller de risker som har högst risknivå i vår riskanalys.
Frekvens av kontroll kan vara allt ifrån varje månad till stickprov vissa månader.
Utöver de punkter som finns på intern kontrollplanen finns inbyggda kontroller
i lönesystemet. Det finns en kontroll så att man inte kan rapportera på eget
personnummer. Chefer har bara möjlighet att attestera personal inom eget/egna
verksamheter eller funktioner. Vissa orsaker som rapporteras i lönesystemet
kräver tillstyrkan av chef och beslut av personalchef eller motsv. Det finns
också sambandskontroller för medarbetare, chef och löneadministratör.
KRISTINEHAMNS KOMMUN
Postadress
Tekniska förvaltningen
681 84 Kristinehamn
E-post
[email protected]@kristinehamn.se
Besöksadress
Uroxen
Kungsgatan 30
Telefon
0550-880 00 vx
Fax
0550-10590
Bankgiro
110-0213
Organisationsnr
212000-1868
2
Förvaltningens förslag till beslut
Administrativa nämnden beslutar att anta förslag till intern kontrollplan
avseende 2015. Redovisning av internkontroll görs vid två tillfällen per år.
Skickas till
Respektive kommun
Niclas Friman
personalchef
Charlotte Rolfsson
lönechef
INTERNKONTROLLPLAN
Riskbedöming – Liten – Mellan - Stor
Internkontrollplan för
Reglem/Rutin/system
Lönecentrum Östra Värmland
Kontrollaktivitet
Kontrollansvarig
Avser perioden
Frekvens/tidpunkt
Metod
2015-01-01 – 2015-12-31
Rapport till
Riskbedömning
Månadens
Att ologiska
löneutbetalning samband inte
finns och att
orimliga
utbetalningar
inte har skett
Registrering av Att registrering
nyanställda
har skett
korrekt utifrån
underlag
Löneadministratör
/Ansvarig
verkställan av
lön
Varje månad
före
verkställan
av lön
Rapport ur
lönesystemet
Administrativa
Nämnden
Liten
Systemförvaltare
Stickprov
Administrativa
Nämnden
Mellan
Registrering av Att rapporten är
manuella
korrekt ifylld
underlag
och rätt
registrerad
AvvikelseAtt viktiga
rapportering
rutiner och
anvisningar är
kända och
tillämpas
Lönetillägg
Att lönetillägg
inte betalas ut
efter tom datum
Systemförvaltare
Varje månad
efter
verkställan
av lön
4 st/kommun
/månad
Varje månad
efter
verkställan
av lön
Löpande
Stickprov
Administrativa
Nämnden
Liten
Dialog med
samrådsgrupp
Administrativa
Nämnden
Liten
Utsedd
Varje månad
löneadministratör
Stickprov
Administrativa
Nämnden
Mellan
Lönechef
Kommentar
Reglem/Rutin/system
Schemakontroll
Kontrollaktivitet
Kontrollansvarig
Frekvens/tidpunkt
Metod
Rapport till
Att rätt schema
ligger inlagt i
systemet vid
ändrad syss.grad
Att
rapporteringsunderlag
inkommer till
lönecentrum
senast den 10:e
i månaden
Att frånvaro
förlängs
och/eller att
frånvaro
registreras
Att poster i
systemet
beviljas löpande
Löneadministratör Varje månad
Rapport ur
lönesystemet
Löneadministratör Varje månad
Granska vid Administrativa
Mottagande Nämnden
Mellan
Varje månad
Ansvarig chef
Löneadministratör
Rapport ur
lönesystemet
Administrativa
Nämnden
Stor
Systemförvaltare
Rapport ur
lönesystemtet
Administrativa
Nämnden
Stor
Löneskuld
Vad ligger till
grund för att
skuld uppstått
Löneadministratör Löpande
Rapport ur
lönesystemet
Administrativa
Nämnden
Mellan
Kvitto,
reseräkning
Att kvittounderlag
tillhörande
reseräkning
inkommer till
Lönecentrum för
arkivering
Löneadministratör April och
Oktober
Stickprov
Administrativa
Nämnden
Stor
Rapporteringsunderlag
Frånvaroregistrering
Oattesterade
poster i
systemet
Varje månad
Administrativa
Nämnden
Riskbedömning
Stor
Kommentar
Riskanalys – Internkontroll
Nr
1
2
3
4
5
Risk
Lön utan att påbörjat
anställning
Fasta tillägg som löper på
efter att tillägg upphört.
Systemfel.
Löneutbetalningen går ej
ut i tid.
Fel personnummer. Lön
utbetalas till fel person.
Felaktigt schema. Leder
till felaktig lön.
2013-03-07
Riskbedöming
Sannolikhet
Konsekvens
1
4
4
1
4
5
Orsak
Åtgärd
4
Bristfällig kontroll av
arbetsledaren. Tex av analyslista.
Ökad information.
Analyslistan är VIKTIG!
16
Fel slutdatum. Inget till och med
datum inlagt.
Kontroll kan läggas in i
lönesystemet.
Systemfel.
Åtgärdsplan behövs för när det
händer.
Mänskliga faktorn. Bristfällig
kontroll.
System upptäcker felaktiga
personnummer. Bättre kontroll
av den som lämnar underlag.
Information och utbildning.
Bättre försystem.
Risknivå
5
1
5
5
5
5
25
6
Fel frånvaroorsak.
7
Anställningsavtal
kommer inte in i tid.
Lönen betalas inte ut.
3
5
15
Rapporteringsunderlag
inkommer för sent.
3
4
12
8
2
4
8
Kompetensbrist hos
schemaläggare och
personaltillsättning.
Kompetensbrist hos medarbetare
och arbetsledare.
Information och utbildning.
Bristande rutiner.
Information. Standardisera
rutinerna. Lika rutin för alla
verksamheter.
Bristande rutiner.
Information. Standardisera
rutinerna. Lika rutin för alla
verksamheter.
9
10
11
12
13
14
Lön till personer som
slutat.
2
3
6
Frånvaro förlängs ej. Fel
lön utbetalas. Alt frånvaro
rapporteras ej in i tid.
4
4
16
Oattesterade poster i
systemet.
3
4
12
Partiell tjänstledighet
kommer inte in.
Chefen har slutat. Ingen
har meddelat. Ingen
attesterar.
2
1
4
4
8
3
2
6
15
Fel attestant.
1
3
3
16
Kvittounderlag kommer
inte in för arkivering
(reseräkning).
17
18
2
Efterkontroll. Analyslista.
Bristfällig kontroll/rutin av
arbetsledare.
Information och utbildning.
Bristande kompetens, dåliga
rutiner. Arbetstagare glömt ansöka
eller känner ej till rutin.
Information och utbildning.
Bättre kontroll
ansvarig/arbetsledare.
Bristfällig information/rutin.
Bättre rutiner.
Bristande rutin.
Information, utbildning.
Standardisera rutin. Lika för
alla verksamheter.
Bristande rutin/information.
Bättre rutin.
Bristande kompetens (okunskap).
Information och utbildning.
Bättre rutin.
Bristande kompetens (okunskap).
Information och utbildning.
Bättre rutin.
Bristande kompetens (okunskap).
Information och utbildning.
Bättre rutin.
Information och utbildning.
Påminnelse av systemet när
orsak har upphört.
4
Omorganisation, ny
kontering. Det gamla
ligger kvar i systemet.
4
Uppsägning/begäran om
entledigande har inte inkommit.
Bristande rutiner.
Bristande rutiner.
8
Felregistrering vid
tjänsteresa.
4
2
8
Felregistrering vid
tjänsteresa till utlandet.
3
2
6