Agenda og saksdokumenter til årsmøtet 2015

Agenda for årsmøte i IL Express 16. februar 2015
Kl. 18.00





Velkommen
Utdeling av heder og ære
Foredrag fra Svein Lien fra Aust-Agder Idrettskrets
Kort info om hovedsponsor
Servering av varm suppe
Ca. 19.30
Årsmøteforhandlinger
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Godkjenne de stemmeberettigede
Godkjenne innkalling og dagsorden
Velge møteleder, 1 sekretær og 2 representanter til å underskrive protokollen.
Behandle idrettslagets årsmelding, gruppemeldinger og grupperegnskap.
Behandle idrettslagets regnskap i revidert form.
Behandle innkomne saker (vedtakssaker)
a. Lov for IL Express
b. Elektronisk faktura
c. Samarbeidsavtale mellom IL Express håndballgruppe og Grimstad Håndball.
d. Grafisk profil for IL Express
e. Ny utmerkelse: Årets Expresser
Fastsette medlemskontingent
Behandle IL Express budsjett for 2015
Behandle IL Express organisasjonsplan
Foreta følgende valg:
a. Valg på fire styremedlemmer og et varamedlemmer og to revisorer.
b. Valgkomite
Orienteringssaker
a. Klubbhåndbok
Sak 6a – Lov for IL Express
Bakgrunn
IL Express plikter å holde sine vedtekter oppdatert i henhold til lovnorm fra Norges Idrettsforbund.
HS ønsker i tillegg å endre punktet om antall valgte styremedlemmer fra 4 medlemmer og 2
varamedlemmer til 4-5 medlemmer og 2 varamedlemmer. Dette gir HS fleksibilitet til å velge inn en
ekstra person dersom arbeidsmengden krever dette.
Forslag til vedtak
Årsmøte vedtar ny lovnorm for IL Express i henhold til lovnorm fra Norges Idrettsforbund.
HS anbefaler årsmøte å vedta forslaget til vedtak.
Vedlegg
Eksisterende vedtekter
Forslag til nye vedtekter med markerte endringer. Gul tekst indikerer små endringer eller endret
formulering, rød tekst indikerer nye paragrafer og punkter.
Sak 6b – Sak om elektronisk faktura
Bakgrunn
Fra og med 2015 ønsker IL Express og fakturere medlemskontingenter elektronisk. Det nye
medlemssystemet KlubbAdmin vil gjøre denne prosessen enkel og oversiktlig for administrasjon og
ledelse i klubben. KlubbAdmin registrerer automatisk hvilke medlemmer som er blitt fakturert og
hvem som har betalt. Dette vil gjøre det svært enkelt å holde oversikt over hvem som må purres på.
Vi slipper også problemet med at medlemmer flytter uten å melde fra om ny adresse. Det vil
forhåpentligvis minske svinn, og spare oss for kostnadene vi normalt har ved at Haglund Regnskap
gjør hele jobben.
Medlemmer vil få varsel på e-post/SMS om at betalingen ligger klar på www.minidrett.no, som er din
personlige portal for idretten.
Vi får også mulighet til å ta ut PDFer med faktura på normalt vis. Disse kan sendes per post til de
medlemmene som ikke har mulighet til å bruke den digitale løsningen.
Det gjøres også oppmerksom på at kontingenten skal innbetales til nytt kontonummer i og med at
betalingen først går til Buypass og så overføres fra Buypass til klubben.
Som en reserveløsning vil IL Express bruke Haglund Regnskap til å fakturere på normalt vis.
Forslag til vedtak
Årsmøte vedtar at IL Express innfører elektronisk faktura.
HS anbefaler at årsmøtet å vedta forslag til vedtak.
Sak 6c – Sak om samarbeidsavtale mellom IL Express håndballgruppe
og Grimstad Håndball
Bakgrunn
Se vedlagt dokument
Forslag til vedtak
Årsmøtet vedtar at IL Express håndballgruppe får fullmakt til å trekke seg ut fra samarbeidsavtalen
med Grimstad Håndball.
HS anbefaler årsmøtet å vedta forslag til vedtak.
Sak 6d – Sak om grafisk profil
Bakgrunn
Det er ønske om å oppdatere IL Express grafiske profil og samle materialet i en profilhåndbok.
Elementene vi ønsker er:
Logo: En oppdatert versjon av klubbens logo. Den skal naturligvis være gjenkjennelig og ikke få de
store endringene, men få et mer moderne uttrykk.
Piktogrammer: Piktogrammer (figurer) som representerer idrettsgruppene. Disse kan brukes på
hjemmeside og dokumenter som et symbol for idrettsgruppa.
Banner: Banner til bruk på hjemmeside og Facebook.
Font: Valg av font til bruk på hjemmeside som står i stil til den grafiske profilen.
En multimediastudent ved UiA ønsker å bruke dette til sin bacheloroppgave. Hun vil jobbe med dette
fra mars-mai og presentere forslag underveis. Vi binder oss selvsagt ikke opp til å bruke det ferdige
resultatet dersom vi ikke er fornøyd, men vi får forhåpentligvis et godt forslag.
Forslag til vedtak
Årsmøtet gir HS fullmakt til å vedta grafisk profil, inkludert justering av eksisterende logo.
HS anbefaler årsmøtet å vedta forslag til vedtak.
Sak 6e – Sak om ny utmerkelse: Årets Expresser
Bakgrunn:
IL Express har i dag følgende priser for heder og ære: Æresmedlem, Hederstegn, Bragdstatuetten,
Lolls Premie og Joseph Johnsens pokal. Oversikt over kriterier i eget vedlegg.
Bragdstatuetten og Lolls Premie gjelder sportslige prestasjoner og Joseph Johnsens pokal er rettet
mot ungdom. Kriteriene for IL Express Hederstegn sier at man skal ha gjort en fremragende innsats
for klubben i en årrekke (minst 15-20 år). Klubben har derfor ingen mulighet til å gi en ekstra
oppmerksomhet til en personer som ikke har vært i klubben minst 15 år. HS mener det bør være
mulig å dele ut en pris til personer som har lagt ned stor innsats det siste året, og foreslår derfor en
ny utmerkelse, Årets Expresser, som kan tildeles personer som har utmerket seg sportslig eller
administrativt i året som gikk.
Forslag til vedtak
Årsmøtet vedtar å innføre «Årets Expresser» som ny utmerkelse. Kriteriene er at man har utmerket
seg i sitt arbeid, enten sportslig eller administrativt, i gjeldene år.
HS anbefaler årsmøtet å vedta forslag til vedtak.
Sak 7 – Fastsette medlemskontingenter
Bakgrunn
Klubbens medlemskontingenter skal vedtas av årsmøtet. Kontingentsatsene er i dag som følger:
Barn 4-12 år: Kr. 500
Barn 13-17 år: Kr. 700
Voksne >18 år: Kr. 900
Familiekontingent (to eller flere medlemmer): Kr. 1750
Støttemedlemmer og voksne >65 år: Kr. 250
Trenere/gruppeledere/tillitsvalgte/hel- og deltidsansatte: Kr. 50
Æresmedlemmer: Kr. 0
Forslag til vedtak
Årsmøtet vedtar å beholde nåværende kontingentsatser.
HS anbefaler årsmøtet å vedta forslag til vedtak.
Sak 9 – Behandle IL Express organisasjonsplan
Se vedlegg
Forslag til vedtak
Årsmøtet vedtar organisasjonsplanen som ligger vedlagt sakspapirene.
HS anbefaler årsmøtet å vedta forslag til vedtak.
Sak 10a – Ny sammensetning av AU
Eksisterende arbejdsudvalg med status:
Post
Leder
Nestleder
Sekretær
Kasserer
Styremedlem
Styremedlem
Varamedlem 1
Varamedlem 2
Navn
Margit Unander
Anne Grete Ødegården
Grete Birkenes Jacobsen
Morten Tønnevold
Aleksandra Skogsfjord
Alf Olav Øye
Asle Jonsen
Ingvild van der Beld
På valg
2015
2016
2016
2015
2016
2015
2015
2016
Modtager genvalg 2015
Modtager genvalg, et år
Ikke på valg
Ikke på valg
Modtager ikke genvalg
Ikke på valg
Modtager genvalg, et år
På valg
Ikke på valg
INDSTILLING FRA VALGKOMITÉEN:
Leder: Genvalg: Margit Unander for et år
Kasserer: Aleksandra Skogsfjord for to år
Styremedlem: Genvalg: Alf Olav Øye for et år.
Styremedlem: Frode Ørbeck Hansen for to år
Styremedlem (i stedet for Aleksandra Skogsfjord): Aina Hansen for to år
Varamedlem 1: Morten Tønnevold for to år
Hvis generalforsamlingen følger indstillingen bliver sammensætningen af arbejdsudvalget i 2015:
Post
Leder
Nestleder
Sekretær
Kasserer
Styremedlem
Styremedlem
Styremedlem
Varamedlem 1
Varamedlem 2
Revisorer:
Navn
Margit Unander
Anne Grete Ødegården
Grete Birkenes Jacobsen
Aleksandra Skogsfjord
Aina Hansen
Alf Olav Øye
Frode Ørbeck Hansen
Morten Tønnevold
Ingvild van der Beld
På valg
2016
2016
2016
2017
2017
2016
2017
2017
2016
Gruppeledere:
Gruppe
2014
2015
Fotball
Jon Ove Heen
Jon Ove Heen
Håndball
Ingvild Maberg og Anette Moripen Anette Moripen og Vivian Grande
Idrettsskolen
Mari Henriksen og Stein Bø
Mørland
Mari Henriksen og Linda Gryting
Turn og Trim
Stian Syvertsen
Stian Syvertsen
Orientering
Øystein Bedford Pedersen
Øystein Bedford Pedersen
Fritidsklubben
Andre Pedersen
Andre Pedersen
Friidrett
Henrik Kofoed Nielsen
Henrik Kofoed Nielsen
Innebandy
Lars Jensen
Lars Jensen
Basketball
Erik Oksavik og Nick Savaris
Erik Osavik og Nick Savaris
Komitéledere:
Komité
2014
2015
Stadionkomite
Trygve Helge Nielsen
Trygve Helge Nielsen
Huskomite
Trygve Helge Nielsen
Trygve Helge Nielsen
Fevikmessa
Tommy Christiansen
Tommy Christiansen
Anlægskomité
Alf Olav Øye
Alf Olav Øye
Senior
Vivi Handaa
Vivi Handaa
Sak 10b – Valgkomite
Valgkomité 2016:
Leder
Henrik Kofoed Nielsen
Medlem
Margit Unander
Medlem
Alf Olav Øye
Suppleant
Jon Ove Heen
Sak 11a – Orientering om klubbhåndbok
IL Express holder på å utforme en klubbhåndbok. Klubbhåndboken skal være dokumentet hvor man
finner all informasjon om klubben.
Klubbhåndboken skal:




Presentere generell informasjon om klubben og våre tilbud.
Dokumentere interne kjøreregler.
Skape felles forståelse og praksis for hvordan vi opptrer og tar avgjørelser.
Inneholde retningslinjer for hvordan ulike grupper som utøvere, trenere, ledere og foreldre
skal opptre i forbindelse med trening, kamp og arrangement i regi av idretten.
For at klubbhåndboken skal være funksjonell er det avgjørende at det blir et digitalt og levende
dokument. Det må også være oversiktlig og brukervennlig. Når man skal finne informasjon bør man
kunne trykke på det man leter etter i innholdsfortegnelsen/oversikten og komme direkte dit man
ønsker. Om man alltid må lete seg gjennom side på side er det fare for at dokumentet ikke blir brukt.
Både Norges Idrettsforbund (NIF) og Norges Fotballforbund (NFF) har gode veiledere for
klubbhåndbok. IL Express klubbhåndbok tar utgangspunkt i NIFs mal men henter også punkter fra
NFFs versjon. Gjennom deltakelse i NFFs «Kvalitetsklubb» skal fotballgruppa i Express oppfylle krav
om å ha en klubbhåndbok. Daglig leder i hovedlaget og daglig leder i fotballgruppa vil samarbeide
tett i det videre arbeidet.