Agenda og saksdokumenter til årsmøtet 2015
Agenda for årsmøte i IL Express 16. februar 2015 Kl. 18.00 Velkommen Utdeling av heder og ære Foredrag fra Svein Lien fra Aust-Agder Idrettskrets Kort info om hovedsponsor Servering av varm suppe Ca. 19.30 Årsmøteforhandlinger 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Godkjenne de stemmeberettigede Godkjenne innkalling og dagsorden Velge møteleder, 1 sekretær og 2 representanter til å underskrive protokollen. Behandle idrettslagets årsmelding, gruppemeldinger og grupperegnskap. Behandle idrettslagets regnskap i revidert form. Behandle innkomne saker (vedtakssaker) a. Lov for IL Express b. Elektronisk faktura c. Samarbeidsavtale mellom IL Express håndballgruppe og Grimstad Håndball. d. Grafisk profil for IL Express e. Ny utmerkelse: Årets Expresser Fastsette medlemskontingent Behandle IL Express budsjett for 2015 Behandle IL Express organisasjonsplan Foreta følgende valg: a. Valg på fire styremedlemmer og et varamedlemmer og to revisorer. b. Valgkomite Orienteringssaker a. Klubbhåndbok Sak 6a – Lov for IL Express Bakgrunn IL Express plikter å holde sine vedtekter oppdatert i henhold til lovnorm fra Norges Idrettsforbund. HS ønsker i tillegg å endre punktet om antall valgte styremedlemmer fra 4 medlemmer og 2 varamedlemmer til 4-5 medlemmer og 2 varamedlemmer. Dette gir HS fleksibilitet til å velge inn en ekstra person dersom arbeidsmengden krever dette. Forslag til vedtak Årsmøte vedtar ny lovnorm for IL Express i henhold til lovnorm fra Norges Idrettsforbund. HS anbefaler årsmøte å vedta forslaget til vedtak. Vedlegg Eksisterende vedtekter Forslag til nye vedtekter med markerte endringer. Gul tekst indikerer små endringer eller endret formulering, rød tekst indikerer nye paragrafer og punkter. Sak 6b – Sak om elektronisk faktura Bakgrunn Fra og med 2015 ønsker IL Express og fakturere medlemskontingenter elektronisk. Det nye medlemssystemet KlubbAdmin vil gjøre denne prosessen enkel og oversiktlig for administrasjon og ledelse i klubben. KlubbAdmin registrerer automatisk hvilke medlemmer som er blitt fakturert og hvem som har betalt. Dette vil gjøre det svært enkelt å holde oversikt over hvem som må purres på. Vi slipper også problemet med at medlemmer flytter uten å melde fra om ny adresse. Det vil forhåpentligvis minske svinn, og spare oss for kostnadene vi normalt har ved at Haglund Regnskap gjør hele jobben. Medlemmer vil få varsel på e-post/SMS om at betalingen ligger klar på www.minidrett.no, som er din personlige portal for idretten. Vi får også mulighet til å ta ut PDFer med faktura på normalt vis. Disse kan sendes per post til de medlemmene som ikke har mulighet til å bruke den digitale løsningen. Det gjøres også oppmerksom på at kontingenten skal innbetales til nytt kontonummer i og med at betalingen først går til Buypass og så overføres fra Buypass til klubben. Som en reserveløsning vil IL Express bruke Haglund Regnskap til å fakturere på normalt vis. Forslag til vedtak Årsmøte vedtar at IL Express innfører elektronisk faktura. HS anbefaler at årsmøtet å vedta forslag til vedtak. Sak 6c – Sak om samarbeidsavtale mellom IL Express håndballgruppe og Grimstad Håndball Bakgrunn Se vedlagt dokument Forslag til vedtak Årsmøtet vedtar at IL Express håndballgruppe får fullmakt til å trekke seg ut fra samarbeidsavtalen med Grimstad Håndball. HS anbefaler årsmøtet å vedta forslag til vedtak. Sak 6d – Sak om grafisk profil Bakgrunn Det er ønske om å oppdatere IL Express grafiske profil og samle materialet i en profilhåndbok. Elementene vi ønsker er: Logo: En oppdatert versjon av klubbens logo. Den skal naturligvis være gjenkjennelig og ikke få de store endringene, men få et mer moderne uttrykk. Piktogrammer: Piktogrammer (figurer) som representerer idrettsgruppene. Disse kan brukes på hjemmeside og dokumenter som et symbol for idrettsgruppa. Banner: Banner til bruk på hjemmeside og Facebook. Font: Valg av font til bruk på hjemmeside som står i stil til den grafiske profilen. En multimediastudent ved UiA ønsker å bruke dette til sin bacheloroppgave. Hun vil jobbe med dette fra mars-mai og presentere forslag underveis. Vi binder oss selvsagt ikke opp til å bruke det ferdige resultatet dersom vi ikke er fornøyd, men vi får forhåpentligvis et godt forslag. Forslag til vedtak Årsmøtet gir HS fullmakt til å vedta grafisk profil, inkludert justering av eksisterende logo. HS anbefaler årsmøtet å vedta forslag til vedtak. Sak 6e – Sak om ny utmerkelse: Årets Expresser Bakgrunn: IL Express har i dag følgende priser for heder og ære: Æresmedlem, Hederstegn, Bragdstatuetten, Lolls Premie og Joseph Johnsens pokal. Oversikt over kriterier i eget vedlegg. Bragdstatuetten og Lolls Premie gjelder sportslige prestasjoner og Joseph Johnsens pokal er rettet mot ungdom. Kriteriene for IL Express Hederstegn sier at man skal ha gjort en fremragende innsats for klubben i en årrekke (minst 15-20 år). Klubben har derfor ingen mulighet til å gi en ekstra oppmerksomhet til en personer som ikke har vært i klubben minst 15 år. HS mener det bør være mulig å dele ut en pris til personer som har lagt ned stor innsats det siste året, og foreslår derfor en ny utmerkelse, Årets Expresser, som kan tildeles personer som har utmerket seg sportslig eller administrativt i året som gikk. Forslag til vedtak Årsmøtet vedtar å innføre «Årets Expresser» som ny utmerkelse. Kriteriene er at man har utmerket seg i sitt arbeid, enten sportslig eller administrativt, i gjeldene år. HS anbefaler årsmøtet å vedta forslag til vedtak. Sak 7 – Fastsette medlemskontingenter Bakgrunn Klubbens medlemskontingenter skal vedtas av årsmøtet. Kontingentsatsene er i dag som følger: Barn 4-12 år: Kr. 500 Barn 13-17 år: Kr. 700 Voksne >18 år: Kr. 900 Familiekontingent (to eller flere medlemmer): Kr. 1750 Støttemedlemmer og voksne >65 år: Kr. 250 Trenere/gruppeledere/tillitsvalgte/hel- og deltidsansatte: Kr. 50 Æresmedlemmer: Kr. 0 Forslag til vedtak Årsmøtet vedtar å beholde nåværende kontingentsatser. HS anbefaler årsmøtet å vedta forslag til vedtak. Sak 9 – Behandle IL Express organisasjonsplan Se vedlegg Forslag til vedtak Årsmøtet vedtar organisasjonsplanen som ligger vedlagt sakspapirene. HS anbefaler årsmøtet å vedta forslag til vedtak. Sak 10a – Ny sammensetning av AU Eksisterende arbejdsudvalg med status: Post Leder Nestleder Sekretær Kasserer Styremedlem Styremedlem Varamedlem 1 Varamedlem 2 Navn Margit Unander Anne Grete Ødegården Grete Birkenes Jacobsen Morten Tønnevold Aleksandra Skogsfjord Alf Olav Øye Asle Jonsen Ingvild van der Beld På valg 2015 2016 2016 2015 2016 2015 2015 2016 Modtager genvalg 2015 Modtager genvalg, et år Ikke på valg Ikke på valg Modtager ikke genvalg Ikke på valg Modtager genvalg, et år På valg Ikke på valg INDSTILLING FRA VALGKOMITÉEN: Leder: Genvalg: Margit Unander for et år Kasserer: Aleksandra Skogsfjord for to år Styremedlem: Genvalg: Alf Olav Øye for et år. Styremedlem: Frode Ørbeck Hansen for to år Styremedlem (i stedet for Aleksandra Skogsfjord): Aina Hansen for to år Varamedlem 1: Morten Tønnevold for to år Hvis generalforsamlingen følger indstillingen bliver sammensætningen af arbejdsudvalget i 2015: Post Leder Nestleder Sekretær Kasserer Styremedlem Styremedlem Styremedlem Varamedlem 1 Varamedlem 2 Revisorer: Navn Margit Unander Anne Grete Ødegården Grete Birkenes Jacobsen Aleksandra Skogsfjord Aina Hansen Alf Olav Øye Frode Ørbeck Hansen Morten Tønnevold Ingvild van der Beld På valg 2016 2016 2016 2017 2017 2016 2017 2017 2016 Gruppeledere: Gruppe 2014 2015 Fotball Jon Ove Heen Jon Ove Heen Håndball Ingvild Maberg og Anette Moripen Anette Moripen og Vivian Grande Idrettsskolen Mari Henriksen og Stein Bø Mørland Mari Henriksen og Linda Gryting Turn og Trim Stian Syvertsen Stian Syvertsen Orientering Øystein Bedford Pedersen Øystein Bedford Pedersen Fritidsklubben Andre Pedersen Andre Pedersen Friidrett Henrik Kofoed Nielsen Henrik Kofoed Nielsen Innebandy Lars Jensen Lars Jensen Basketball Erik Oksavik og Nick Savaris Erik Osavik og Nick Savaris Komitéledere: Komité 2014 2015 Stadionkomite Trygve Helge Nielsen Trygve Helge Nielsen Huskomite Trygve Helge Nielsen Trygve Helge Nielsen Fevikmessa Tommy Christiansen Tommy Christiansen Anlægskomité Alf Olav Øye Alf Olav Øye Senior Vivi Handaa Vivi Handaa Sak 10b – Valgkomite Valgkomité 2016: Leder Henrik Kofoed Nielsen Medlem Margit Unander Medlem Alf Olav Øye Suppleant Jon Ove Heen Sak 11a – Orientering om klubbhåndbok IL Express holder på å utforme en klubbhåndbok. Klubbhåndboken skal være dokumentet hvor man finner all informasjon om klubben. Klubbhåndboken skal: Presentere generell informasjon om klubben og våre tilbud. Dokumentere interne kjøreregler. Skape felles forståelse og praksis for hvordan vi opptrer og tar avgjørelser. Inneholde retningslinjer for hvordan ulike grupper som utøvere, trenere, ledere og foreldre skal opptre i forbindelse med trening, kamp og arrangement i regi av idretten. For at klubbhåndboken skal være funksjonell er det avgjørende at det blir et digitalt og levende dokument. Det må også være oversiktlig og brukervennlig. Når man skal finne informasjon bør man kunne trykke på det man leter etter i innholdsfortegnelsen/oversikten og komme direkte dit man ønsker. Om man alltid må lete seg gjennom side på side er det fare for at dokumentet ikke blir brukt. Både Norges Idrettsforbund (NIF) og Norges Fotballforbund (NFF) har gode veiledere for klubbhåndbok. IL Express klubbhåndbok tar utgangspunkt i NIFs mal men henter også punkter fra NFFs versjon. Gjennom deltakelse i NFFs «Kvalitetsklubb» skal fotballgruppa i Express oppfylle krav om å ha en klubbhåndbok. Daglig leder i hovedlaget og daglig leder i fotballgruppa vil samarbeide tett i det videre arbeidet.
© Copyright 2024