Notat
Fra
Politidirektoratet
Til
Tjenestemannsorganisasjonene og
hovedverneombudet
Kopi til
Dato
Vår referanse
Saksbehandler
Telefon
Telefaks
20.1.2015
Sak 01/2015. Behandles i sentralt IDF møte 27. januar 2015
Drøfting i henhold til Hovedavtalen § 12.
Organisasjonene inviteres til å drøfte følgende saker:
1. Drøfte flytting av IKT-arbeidsoppgavene fra politidistrikt og særorgan til Politiets
IKT tjenester, (PIT) iht. hovedavtalen § 12.
2. Drøfte flytting av premissgiveransvaret for samband og telefoni fra avdeling for
politiberedskap og krisehåndtering i Politidirektoratet til IKT-avdelingen i
Politidirektoratet, iht. hovedavtalen § 12.
3. Drøfte flytting av arbeidsoppgavene innen samband og telefoni fra politidistrikt og
særorgan til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen § 12.
4. Drøfte flytting av arbeidsoppgavene innen samband og telefoni i Politiets
fellestjenester (PFT) til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen § 12.
INNLEDNING
Forslag til drøfting legges frem som en del av prosessen og arbeidet med helhetlig styring og
organisering av IKT i politiet. Prosjektet gjennomføres i regi av IKT-avdelingen i
Politidirektoratet.
Det vises til vedlagte dokument «Konsept for helhetlig styring og organisering av IKT i
politiet – dokumentversjon 1.0».
BAKGRUNN
Anbefalt konsept for helhetlig styring og organisering av IKT i politiet inngår som en del av
de forbedringer politianalysen anbefaler for teknologiområdet. Konseptet vurderes videre
som et nødvendig fundament for å oppnå kontroll over det samlede IKT-området i politiet.
I politianalysen anbefales det at arbeidet med å reorganisere IKT-styringen kan igangsettes
raskt og uavhengig av strukturreformen. Dersom ny struktur for politidistrikt fremlegges i
2
løpet av våren 2015 vil det videre arbeidet med å planlegge og forberede selve
implementeringen ta hensyn til dette og eventuelle avhengigheter. Det antas at
implementering kan starte senest ved utgangen av 2015, nærmere tidspunkt avklares i
forbindelse med detaljert planlegging i fase 2 av prosjektet.
Forankringsprosess for konseptarbeidet
Det har vært høyt fokus på forankringsaktiviteter og man har mottatt mange nyttige
tilbakemeldinger, spesielt fra Samarbeidsmøte IKT. Prosjektet har gjennomført forankring i
de forskjellige fora som vist i figuren under.
26.5
Politidirektørens
Ledermøte
10.6
19.6
23.6
Orientere
Politisjefmøte
25.6
8.9
Beslutte
22.09
24.9
7.10
7.11
21.11
Orientere
1.12
12.12 17.12
Orientere
Informere
28.1
9.2
Beslutte
Orientere
Orientere
IDF sentralt
15.10
Orientere
Informere
Informere
Drøfte
Informere
Samarbeidsmøte
IKT (EDB stabsledd)
Involvere
Involvere
Administrasjonsjefsmøte
Orientere
Involvere
Orientere
Mandat
Driftskonsept og organisering
Informasjonspakker til Administrasjonssjefer og lokalt IDF
Figur: Forankringsplan
Politidirektørens ledermøte
Mandatet ble besluttet i politidirektørens ledermøte 23. juni 2014. Det har vært orientert om
prosjektets arbeid i to møter i løpet av høsten. Forslag til konsept fremlegges til beslutning
9. februar 2015.
Politisjefmøte
IKT-direktør Cato Rindal har presentert saken på tre politisjefmøter i løpet av
prosjektperioden.
IDF sentralt
Cato Rindal har orientert om prosjektet og status for konseptarbeidet fire ganger i løpet av
perioden. Prosjektleder har deltatt på to av disse. Sentralt IDF ble informert om anbefalt
konsept 17. desember, og videre at drøfting av anbefalt konsept gjennomføres i sentralt
IDF 28. januar 2015.
Samarbeidsmøte IKT (EDB stabsledd)
Det har vært avholdt tre møter med IKT-lederne i etaten hvor prosjektet har vært ett av
hovedtemaene. Alle møtene har vært dagssamlinger og siste møte ble avhold over to dager.
Møtene har vært lagt opp slik at det har vært en kombinasjon av presentasjon av status fra
prosjektet og workshop hvor mulige fremtidige løsninger og aktuelle problemstillinger ble
diskutert.
3
Administrasjonssjefsmøte
Prosjektleder har presentert saken på to administrasjonssjefsmøter i løpet av
prosjektperioden. Videre har det vært sendt ut informasjon til administrasjonssjefene slik at
de har kunnet informere lokalt IDF og medarbeidere som kan bli berørt av anbefalt
konsept.
Innspillsrunde
Som en avsluttende forankring av konseptarbeidet er rapporten sendt til politisjefene i alle
politidistrikt og særorgan slik at de kan gi innspill og kommentere anbefalt konsept.
Rapporten ble sendt ut 22. desember 2014 og seneste frist for innspill var satt til 15. januar
2015.
Vedlagt saken følger de innspill til konseptet som er mottatt fra politidistrikt og særorgan.
Forankring og informasjon samband og telefoni
PFT
Behovet for å se samband og telefoni sammen med IKT i dette prosjektet ble først klart i
løpet av Q4 2014. Direktør PFT er gjennom møter og presentasjoner informert om
prosjektet og har fått tilsendt anbefalt konsept. Det ble gjennomført et møte mellom IKTdirektør i Politidirektoratet, direktør PFT og avdelingsdirektør Knut Henriksen PFT VO
Sambandstjenester den 20. januar. Man er enige om videre prosess for å informere de
ansatte, med informasjonsmøte på Jaren 21. januar og møte i Oslo der IKT-direktør deltar
10. februar.
Avdeling for beredskap og krisehåndtering i Politidirektoratet
Avdelingsdirektør er involvert i prosessen og det er avtalt et møte den 22. januar for å
informere de ansatte som berøres.
PIT
Direktør for PIT, Erik Hasle, har oppdatert lokalt IDF i PIT om saken gjennom deres faste
møter. Saken er ikke formelt behandlet.
OPPSUMMERING AV KONSEPT
Nedenfor gjengis en kortfattet oppsummering av «Konsept for helhetlig styring og
organisering av IKT i politiet» relatert til foreslåtte drøftinger. For en mer detaljert
gjennomgang vises det til vedlagte dokument, «Konsept for helhetlig styring og organisering
av IKT i politiet – dokumentversjon 1.0»..
Følgende er lagt i begrepet «IKT-oppgaver»:
 Alle oppgaver som utførers tilknyttet nasjonale systemer, slik som brukerstøtte, oppfølging og
veiledning.
 Alle oppgaver knyttet til oppfølgingen av lokale systemer.
 Verdikjeden av oppgaver knyttet til innkjøp, drift og vedlikehold av alt lokalt IKT-utstyr som
ikke står i politinettet.
 Alle oppgaver knyttet til lokalt IKT-utstyr som står i politinettet.
4
I rapporten pekes det på en rekke utfordringer ved nåsituasjonen (kapittel 6.7 side 26) og
med basis i disse fremhever prosjektet følgende prinsipper (kapittel 7 side 28) som viktige
for valg av konsept:






Etablere sentral styring med tydelige styringsprinsipper og roller.
Gjennomgående og kompetent IKT-faglig styring inkludert sentral styring
av teknologiområdet med sentrale krav til lokale nett og systemer, herunder krav
til blant annet sikkerhet, lisenser og arkitektur.
Legge til rette for standardisering av hele teknologiområdet, og innføre
sentral beslutning av lokal funksjonalitet. Utnytte strukturreformen til å starte
konsolidering av systemer og infrastruktur.
Sikre høy gjennomføringskraft. Gjennomføringskraft må prioriteres slik at
IKT hurtigst mulig kan utvikles og profesjonaliseres og raskt tilpasses etatens
behov.
Legge til rette for felles brukerservice. Gitt etatens karakter og behov for
støtte utenfor vanlig arbeidstid, bør det være en målsetting å etablere felles og
døgnåpen brukerservice - 24/7/365.
Utvikle sentral innkjøpsfunksjon slik at innkjøp kan benyttes til å støtte
standardisering, sikre gode rammeavtaler samt overholde lover og pålegg.
Som en del av arbeidet med å foreslå ett konsept for helhetlig organisering og styring av
IKT i politiet er det vurdert to mulige alternativer for ansvarsdeling mellom sentrale
organisasjoner og lokale organisasjoner. Eventuelle hybride modeller og kombinasjoner av
disse er ikke vurdert som realistiske alternativer, fordi de vil medføre økt kompleksitet og
risiko for redusert styringsevne.
Alternativ 1: lokalt ansvar
I alternativ 1 eies lokal infrastruktur og lokale systemer lokalt av politidistrikt og særorgan,
og ansvaret for drift, utvikling, forvaltning og brukerstøtte ligger lokalt. Dette gjelder
ansvaret for lokale systemer med tilhørende infrastruktur (nett, server og lagring), samt
lokalt klient- og periferiutstyr.
Alternativ 2: sentralt ansvar
I alternativ 2 eies lokal infrastruktur og lokale systemer sentralt og ansvaret for drift,
utvikling, forvaltning og brukerstøtte sentraliseres. Dette gjelder ansvaret for lokale
systemer med tilhørende infrastruktur (nett, server og lagring), samt lokalt klient- og
periferiutstyr
En vurdering av de to alternativene opp mot de viktige prinsippene er oppsummert i
tabellen nedenfor:
5
Prioriteringskriterier
Alternativ 1
Lokalt ansvar
Alternativ 2
Sentralt ansvar
Etablere sentral styring
0
++
Gjennomgående IKT-faglig styring
0
++
Legge til rette for standardisering
0
++
Sikre høy gjennomføringskraft
0
++
Legge til rette for felles
brukerstøtte
0
++
Utvikle sentral innkjøpsfunksjon
+
++
Basert på en helthetlig vurdering og som diskutert i kapittel 8 anbefales alternativ 2, sentralt
ansvar.
Organisering av medarbeiderne
Med utgangspunkt i anbefalingen av alternativ 2, anbefaler prosjektet at medarbeiderne
følger ansvaret for arbeidsoppgavene, og ansettes sentralt hos PIT. Arbeidsoppgavene skal
fortsatt utføres lokalt som i dag, men noen endringer i dette må påregnes som følge av
strukturreformen og på sikt økende grad av standardisering av teknologi og prosesser.
Lokale IKT-medarbeidere må være tilstede der politiet er lokalisert.
Endring av ansettelsesforholdet, fra lokalt til sentralt, anbefales for å sikre at den som har
ansvar for oppgavene, har kontroll på de ressurser og medarbeidere som er nødvendig for å
levere på tildelt ansvar. I tillegg mener prosjektet at et sentralt ansettelsesforhold vil øke
verdien i alternativ 2 for flere av prioriteringskriteriene i tabellen over. Det er også slik at
når ansvaret for arbeidsoppgavene overføres fra politidistrikt og særorgan til PIT, så vil
medarbeiderne ha plikt og rett til å følge arbeidsoppgavene.
I de tilfeller der medarbeidere jobber deltid utenfor det ansvar som besluttes overført til
PIT, vil man i enkelte tilfeller komme i en situasjon der ansvar overføres uten ressurser, eller
der ansvar blir liggende igjen mens ressurser overføres. Dette er en typisk utfordring som
må løses og avtales spesifikt for hvert tilfelle. Problemstillingen vil reduseres hvis man ser
samband og telefoni sammen med IKT, se neste avsnitt.
Særskilt om telefoni og samband
Som beskrevet i kapittel 6.4, side 20, har de kartlagte IKT-medarbeiderne ofte
arbeidsoppgaver innen samband eller telefoni. Som en bekreftelse på dette viser
kartleggingen at når disse fagområdene inkluderes så medfører det en økning i antall
fulltidsressurser, for IKT, samband og telefoni, fra 71 til 141. For de tre fagområdene
samlet gir dette flere medarbeidere med over 50 % arbeidsinnsats og færre ressurser totalt
med under 50 % arbeidsinnsats.
Et helhetlig konsept for styring og organisering av IKT er som følge av dette praktisk best
gjennomførbart dersom disse tre fagområdene ses samlet. Dette fordi man da får en løsning
der deltidsressursene blir færrest mulig og ulempen med at arbeidsoppgavene ikke følger
medarbeidere som har kompetanse til å utføre arbeidsoppgavene blir minst mulig.
Kostnadsmessig virker dette å være den rimeligste løsningen da det i liten grad vil medføre
behov for å ansette nye medarbeider for å dekke utførelse av gjenværende arbeidsoppgaver,
enten sentralt i PIT eller lokalt i politidistrikt eller særorgan, fordi arbeidstaker har fulgt de
arbeidsoppgavene som utgjør størst prosentvis innsats.
6
I tillegg kan det føres argumenter for sterke faglige og tekniske sammenhenger mellom IKT,
samband og telefoni, der også sikkerhet og kompetanse typisk vil være viktige faktorer.
For medarbeiderne i politidistrikt og særorgan vil dette bety at de får med seg
arbeidsoppgaver innen samband og telefoni til PIT.
Anbefalt konsept oppsummert
Prosjektet anbefaler følgende konsept for helhetlig styring og organisering av IKT i politiet:

Sentralisert styring, som beskrevet i vedlagt anbefaling, kapittel 8.1.

Sentralt ansvar for lokal infrastruktur og lokale systemer og sentralt ansvar for drift,
utvikling, forvaltning og brukerstøtte. Dette gjelder ansvaret for lokale systemer
med tilhørende infrastruktur (nett, server og lagring), samt lokalt klient- og
periferiutstyr.

Premissgiveransvaret for samband og telefoni overføres fra avdeling for
politiberedskap og krisehåndtering i Politidirektoratet, til IKT-avdelingen i
Politidirektoratet. Felles-tjenesteleverandør-ansvaret for samband og telefoni
overføres fra PFT til PIT. Dette for å sikre at fag, oppgaver og ressurser styres fra
samme sted og i samme styringslinje.

Sentral ansettelse i PIT. Medarbeidere følger sine arbeidsoppgaver.
Arbeidsoppgavene skal utføres lokalt og IKT-medarbeidere skal være tilstede der
politiet til enhver tid er lokalisert.
Risiko for manglende måloppnåelse med forslag til tiltak er vist i kapittel 9 i dokumentet.
De påpekte risiki vurderes som godt håndterbare, og tiltak skal inngå som en del av
planleggingen og implementeringen av konseptet.
DRØFTING
1. Drøfte flytting av IKT-arbeidsoppgavene fra politidistrikt og særorgan til
Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen § 12.
Vurdering
Med bakgrunn i vedlagte dokument «Konsept for helhetlig styring og organisering av IKT i
politiet», og dette dokument, foreslås det å overføre IKT-arbeidsoppgavene fra politidistrikt
og særorgan til PIT.
Dette er en forutsetning for konseptet og er blant annet nødvendig for å sikre sammenheng
mellom det ansvar som legges sentralt og styring og kontroll av de innsatsfaktorer som er
nødvendig for å utøve og levere på dette ansvaret. Det understøtter videre de viktige
styringsprinsippene; Ansvar skal klargjøres og entydig plasseres og Myndighet må følge ansvar.
2. Drøfte flytting av arbeidsoppgavene innen samband og telefoni fra politidistrikt
og særorgan til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen § 12.
7
Vurdering
Med bakgrunn i vedlagte dokument «Konsept for helhetlig styring og organisering av IKT i
politiet», og dette dokument, foreslås det å overføre arbeidsoppgavene innen samband og
telefoni fra politidistrikt og særorgan til PIT.
Som vist i vedlagte dokument er det stor grad av overlapp for den enkelte medarbeider i
forhold til hvilke arbeidsoppgaver de utfører og har ansvaret for og at disse ofte er
sammenfallende mellom IKT, samband og telefoni.
Som man ser fra kartleggingen av medarbeiderne sine arbeidsoppgaver, vil det i praksis være
driftsmessig utfordrende og fordyrende å trekke ut kun IKT-arbeidsoppgaver og la ansvaret
for arbeidsoppgaver innen samband og telefoni ligge igjen i politidistrikt og særorgan.
Videre er det gitt tydelig tilbakemelding fra samarbeidsmøte IKT i løpet av prosjektperioden
og fra innspillsrunden hos politidistrikt og særorgan. 19 politidistrikt og 5 særorgan har gitt
innspill til konseptet.
16 politidistrikt og 5 særorgan har gitt innspill til organiseringen av samband og telefoni. Av
disse er 12 politidistrikt og 5 særorgan enige i anbefalingen om å organisere IKT, samband
og telefoni samlet. De resterende fire politidistriktene har ikke konkludert i sitt syn, men
ingen av disse fire er direkte uenige.
3. Drøfte flytting av premissgiveransvaret for samband og telefoni fra avdeling for
politiberedskap og krisehåndtering i Politidirektoratet, til IKT-avdelingen i
Politidirektoratet, iht. hovedavtalen § 12.
Vurdering
Som en konsekvens av at ansvaret for samband og telefoni i politidistrikt og særorgan
forslås flyttet til PIT er det nødvendig å flytte premissgiveransvaret til den styringslinjen der
PIT styres – IKT-avdelingen i Politidirektoratet. Nåværende premissgiver for samband og
telefoni i Politidirektoratet, avdeling for politiberedskap og krisehåndtering, vurderer det i
tillegg slik at det er vesentlig større faglige synergier og nærhet mellom IKT og samband og
telefoni og derfor også av denne grunn er mest hensiktsmessig at premissgiveransvaret for
IKT, samband og telefoni samles hos IKT-direktøren i Politidirektoratet.
4. Drøfte flytting av arbeidsoppgavene innen samband og telefoni i Politiets
fellestjenester til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen § 12.
Vurdering
For å sikre enhetlig styring og gjennomgående styringslinjer foreslås det at
fellesleverandøransvaret for samband og telefoni flyttes fra politiets fellestjenester til
politiets IKT-tjenester. Dette er nødvendig for å sikre praktisk gjennomgående styringslinjer
og at premissgiveransvaret, ansvaret for PFT og ansvaret for å levere tjenestene innen
samband og telefoni i politidistrikt og særorgan ligger i samme ansvarslinje. Det anses som
lite ønskelig dersom det må gjennomføres møter mellom forskjellige ledere sentralt for å
kunne gi styringssignaler og fatte beslutninger vedrørende levering og drift av tjenester
lokalt.
Det legges til grunn at lokaliseringen av sambandsavdelingen i PFT ikke skal endres som
følge av denne beslutningen. Det er videre en forutsetning at ansvarsoverføringen gjøres
etter at nødnettprosjektet er ferdigstilt, eller senest 1. januar 2016.
8
Videre prosess for punktene 1-4
Ledelsen i politidistrikt og særorgan er informert om arbeidet med å utvikle et konsept for
helhetlig organisering av IKT i politiet gjennom politisjefmøter, administrasjonssjefsmøter,
tilsendt informasjon fra IKT-samarbeidsmøter og ved at de er gitt anledning til å gi innspill
til anbefalt konsept.
Saken skal fremleggelse for beslutning i politidirektørens ledermøte den 9. februar 2015.
Implementeringsstrategi vil bestemme hvilke enheter konseptet skal implementeres for, og i
hvilken rekkefølge. Slik IKT-direktøren nå ser det vil det anbefales at det legges opp til å
implementere konseptet fullt ut for politidistriktene først. Særorgan og andre enheter vil
underlegges samme styring, mens ansvaret for driften beholdes lokalt inntil IKT-direktøren
ser det som hensiktsmessig å legge dette sentralt.
Behandlingene i sentralt IDF er en drøfting av prinsippet for en hensiktsmessig
ansvarsdeling for IKT-oppgaver i politiet. Konsekvensene av dette for den enkelte
medarbeidere som berøres av en flytting av arbeidsoppgaver vil bli drøftet i de lokale IDF, i
politidistrikt, særorgan og Politidirektoratet. Det vil bli gjennomført omforent
omstillingsprosess for medarbeidere som blir berørt jf, Omstillingsavtalen for politi og
lensmannsetaten. Alle medarbeidere skal ha en-til-en samtaler med nærmeste leder,
arbeidsoppgaver skal kartlegges og kompetansen til den enkelte gjennomgås.
Som en del av det forberedende arbeidet i PIT vil det opprettes en mottagende enhet
direkte underlagt direktør PIT. I denne enheten vil det etableres en ledelsesstruktur som
skal forestå daglig lokal ledelse av de medarbeidere som overføres til PIT.
Oppsummert
Sentralt IDF inviteres til å drøfte følgende saker:
1.
2.
3.
4.
Drøfte flytting av IKT-arbeidsoppgavene fra politidistrikt og særorgan
til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen § 12.
Drøfte flytting av premissgiveransvaret for samband og telefoni fra
avdeling for politiberedskap og krisehåndtering i Politidirektoratet til
IKT-avdelingen i Politidirektoratet, iht. hovedavtalen § 12.
Drøfte flytting av arbeidsoppgavene innen samband og telefoni fra
politidistrikt og særorgan til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen
§ 12.
Drøfte flytting av arbeidsoppgavene innen samband og telefoni i
Politiets fellestjenester til Politiets IKT-tjenester, iht. hovedavtalen §
12.
Endringen gjennomføres fra xx. Før og under gjennomføringen, må det gjennomføres gode
omstillingsprosesser i tråd med omstillingsavtalens formål, i hvert enkelt berørt
politidistrikt, POD og PIT.
Med hilsen
Odd Reidar Humlegård
9
Politidirektør