1. No category

NIR-HÅNDBOKA
Praktisk guide til registrering i Nasjonalt Introduksjonsregister
Sist oppdatert 18.03.2015
Håndboka vil bli løpende oppdatert etter behov.
Innhold
Introduksjon til NIR.................................................................................................................................. 3
Hva er NIR? .......................................................................................................................................... 3
Kategori versus. rettigheter ................................................................................................................ 3
Pålogging til NIR....................................................................................................................................... 3
To-trinns pålogging .............................................................................................................................. 3
Nedlasting av EVRY Buypass Code til smart-telefon ........................................................................... 3
Tilgangsstyring ..................................................................................................................................... 5
Brukeradministrasjonssystemet .............................................................................................................. 5
Startskjermbilde / Hjem ...................................................................................................................... 5
Opprett ny bruker................................................................................................................................ 5
Roller ................................................................................................................................................... 6
Søkefeltet ............................................................................................................................................ 7
Sortering .............................................................................................................................................. 7
Sette passord ....................................................................................................................................... 8
Redigere (kun kommuneadministratorer) ........................................................................................ 10
Systemroller og tilganger .................................................................................................................. 10
Finne frem i NIR ..................................................................................................................................... 12
Søke opp personer ............................................................................................................................ 12
Hvordan er NIR bygd opp? ................................................................................................................ 13
Norskopplæring i NIR ............................................................................................................................ 15
Hva skal registreres? ......................................................................................................................... 15
Registrere kontakt med person ......................................................................................................... 15
Registrere vedtak .............................................................................................................................. 16
Registrere timer & fravær ................................................................................................................. 17
Registrere språk og spor .................................................................................................................... 19
Se prøveresultater ............................................................................................................................. 19
Introduksjonsprogram i NIR .................................................................................................................. 21
Hva skal registreres? ......................................................................................................................... 21
Registrer kontakt eller krav/søknad .................................................................................................. 21
Registrer vedtak ................................................................................................................................ 21
Vedtak om permisjon ........................................................................................................................ 22
Fristberegning.................................................................................................................................... 23
Registrere tiltak og fravær................................................................................................................. 23
Tiltak .............................................................................................................................................. 24
Registrere tiltak som erstatter andre i en periode ........................................................................ 25
1
Fravær............................................................................................................................................ 27
Ferie og høytidsdager .................................................................................................................... 29
Fravær etter endt fødselspermisjon.............................................................................................. 29
Registrere sluttårsak.......................................................................................................................... 30
Deltakerbevis ..................................................................................................................................... 31
Tilskudd i NIR ......................................................................................................................................... 32
Se utbetalt norsktilskudd til kommunen ........................................................................................... 32
Registrere krav om asylnorsk-tilskudd .............................................................................................. 33
Rapporter i NIR ...................................................................................................................................... 34
Hente ut rapporter ............................................................................................................................ 34
Veiledning og support ........................................................................................................................... 36
2
Introduksjon til NIR
Hva er NIR?
NIR er et nasjonalt personregister for introduksjonsordning og opplæring i norsk og
samfunnskunnskap for nyankomne innvandrere og formålet er å dokumentere deres deltakelse i
ordningene i introduksjonsloven.
Det er kommunens ansvar å fatte vedtak etter introduksjonsloven og å registrere enkeltpersoner
deltakelse i ordningene.
Kategori versus. rettigheter
NIR er ikke et rettighetsregister. Det vil si at man ikke kan legge til grunn at en person har eller ikke
har rettigheter etter introduksjonsloven på bakgrunn av om personen fremkommer i NIR eller ikke.
NIR beregner kategorier, som sier noe om potensielle rettigheter. Kommunene tildeler rettigheter
etter introduksjonsloven gjennom sine vedtak om introduksjonsprogram og/eller norskopplæring.
Det er vedtak om oppholdstillatelse, fra UDI eller UNE, som danner grunnlag for beregningen av
kategori, og det er kategorien som er grunnlaget for kommunenes vedtak om deltakelse i ordning.
Pålogging til NIR
To-trinns pålogging
For å få tilgang til NIR må man bruke en "to-trinns-pålogging"
som innebærer at man oppgir to slags passord. To trinns
pålogging baserer seg på prinsippet om at brukere
identifiseres med både hvem man er og noe man har.
Man må først oppgi sitt brukernavn og passord for å angi
hvem man er. Deretter blir man bedt om å oppgi en
engangskode som genereres fra app’en EVRY Buypass Code.
Denne engangskoden er da noe man har.
Nedlasting av EVRY Buypass Code til smart-telefon
For å kunne motta engangskode til pålogging i NIR er det nødvendig å laste ned app’en EVRY Buypass
Code. Dette gjøres ved å sende "ID EVRY" som sms til 1960. Du vil da motta en melding fra 1960 som
inneholder en link. Når du klikker på denne linken vil du bli ledet til den app-butikken som gjelder for
din telefon, f.eks Apple AppStore eller google Play. Derfra er det gratis å installere app'en på
telefonen.
For informasjon om hvordan man installerer app'en:
https://buypassdev.atlassian.net/wiki/display/BpCode/Installering+av+app
3
Man kan også laste ned direkte fra markedsplass for den telefonen man har. Pass da på at du velger
EVRY sin versjon av Buypass Code-appen.
Fra Googles Play (Android):
Fra Appstore (iPhone):
4
Hvis du laster ned denne app'en via wifi (trådløst internett) koster det ingenting 1.
Tilgangsstyring
Informasjonen du får tilgang til i NIR er avhengig av hvilke bruker-roller du har. For eksempel vil en
"introbruker" ha tilgang til informasjon om personers introprogram, en "lesebruker" vil kun ha tilgang
til å lese informasjonen osv.
Det er kommuneadministrativ bruker som tildeler slike roller, ut fra hvilke tjenstlige behov du har. Du
får altså roller tilpasset de arbeidsoppgavene du har i NIR.
Brukeradministrasjonssystemet
Startskjermbilde / Hjem
Når en kommuneadmin logger seg inn er skjermbildet i Brukeradministrasjon slik 2:
Denne gir en oversikt over brukerne i den kommunen / bydelen denne brukeren er kommuneadmin
for.
Her kan innlogget bruker velge å legge til brukere, eller redigere de som eksisterer i kommunen.
Dersom brukeren er kommuneadmin for flere enn én kommune, vil de øvrige kommunene han
administrerer være tilgjengelig via nedtrekkslisten Bydel:.
Opprett ny bruker
Knappen «Legg til bruker» gir følgende skjermbilde:
1
Det kan derimot bli belastet for nedlasting av data dersom man laster ned via 3G eller 4G, avhengig av
telefonabonnement.
2
Systest og versjonsnr er kun synlig i ST og AT-miljøet, ikke i PROD.
5
Her legges til en eller flere roller, e-postadresse og mobiltelefonnr. E-postadresse og Mobiltelefonnr
må også fylles inn for at brukeren skal bli opprettet.
Når bruker er opprettet kommer man til følgende skjermbilde, samt at en e-post sendes til oppgitt epostadresse med beskjed om å gå til URL i e-posten og lage et passord.
Roller
Gjeldende utløpsdato for rollen Kommuneetterregistrerer er 60 dager. For de øvrige rollene er
gjeldende utløpsdato satt til 10 år.
6
Søkefeltet
Søkefeltet kan brukes for å finne bestemte brukere. Denne søker i brukernavn, fornavn, etternavn, epostadresse mobiltelefonnr, brukerstatus. Og man kan søke både med et begynner med søk og et
inneholder søk.
Sortering
Alle tabellene / listene over brukere kan sorteres synkende/stigende på den kolonnen man ønsker.
Kolonnen som er premissgiver for sorteringen er markert med en mørkegrå pil. Dersom brukeren
trykker på f.eks. Fornavn én gang, vil innholdet sorteres stigende på fornavn. Trykker man én gang til
på Fornavn, vil innholdet sorteres synkende på fornavn.
7
Sette passord
Brukeren man oppretter får tilsendt en e-post fra systemet. I denne e-posten bes brukeren gå til en
URL for å sette sitt passord første gangen.
Klikker man på URL’en kommer brukeren til følgende side for å sette sitt passord til systemet.
8
9
Redigere (kun kommuneadministratorer)
Klikker man på penn-ikonet kommer administratorbruker til redigeringskjermbildet.
Der kan en redigere både personalia og rollene i de ulike kommunene administratoren har
skrivetilgang til:
Systemroller og tilganger
Det er definert et sett med systemroller i IMpact, og hver av disse rollene har gitte privilegier som
styrer hvilken lese- og skrivetilgang bruker har, dvs. hvilken oppdateringsfunksjonalitet, rollen har
tilgang til. Det er kun kommuneadministratoren som har tilgang til å tildele eller redigere rollene for
en kommunebruker.
Kommuneadministrator har tilgang til å redigere følgende roller:
1. Kommuneles. Kan se på data, med unntak av lukkede data, for alle personer med beregnet
kategori.
2. Kommuneintro. Tilgang til å utføre handlinger på personer tilknyttet introordning, som har
oppfølgingskommune/bydel lik brukers kommune/bydel, inkludert etterregistrering 2
måneder tilbake i tid.
3. Kommunenorsk. Tilgang til å utføre handlinger på personer tilknyttet norskordning, som har
oppfølgingskommune/bydel lik brukers kommune/bydel, inkludert etterregistrering 2
måneder tilbake i tid.
4. Kommunetilskudd. Tilgang til å søke om per capita tilskudd.
5. Kommunetilskuddasylsøker. Tilgang til å angi at egen kommune «søker» om tilskuddstypen
Norskopplæring for asylsøkere i mottak og tilbyr asylnorsk.
10
Kommuneadministrator har ikke tilgang til å redigere følgende roller:
1. Kommuneetterregistrering. Tilgang til å gjøre etterregistreringer senere enn 2 måneder, men
maks 12 måneder tilbake i tid.
2. Kommunesuperbruker. Rollen har alle privilegier bortsett de som er knyttet til
kommuneadministrator. Kommuneadministrator kan kun se sine egne supportsaker.
3. Kommunesupport. Tilgang til å se alle supportsaker i en kommune.
4. Kommuneadministrator. Opprette nye brukere, tildele og redigere rollene for disse.
Kommuneadministrator har ikke tilgang til NIR-data.
11
Finne frem i NIR
På venstre side av skjermbildet finner du navigasjonsmenyen. Her kan du finne frem til funksjonene
som er tilgjengelig for din bruker. Hvilke valgmuligheter du finner her vil avhenge av din(e)
brukerroller.
Søke opp personer
Søkefeltet i NIR lar deg søke opp personer basert på DUF-nummer, fødselsnummer, fødselsdato eller
navn. Feltet for "DUF-/Fødselsnummer" gjenkjenner om du taster inn et DUF-nummer på 12 siffer,
eller et fødselsnummer på 11 siffer. Du skal altså velge enten DUF-nummer eller fødselsnummer i
dette feltet. Har man ikke hele fødselsnummeret kan man søke på fødselsdato i feltet "Fødselsdato."
Her kan man enten velge en dato ved å klikke seg frem i datovelgeren, eller skrive datoen direkte på
formatet "dd.mm.åååå."
Dersom du søker etter en navngitt person der du er sikker på stavemåten, kan du oppgi hele
personens navn på formatet "etternavn, fornavn" for å finne vedkommende. Det er også mulig å
oppgi bare ett navn, eller deler av navnet. Søket vil da gi flere resultater og liste opp alle som kan
passe til søket.
Det er også mulig å kombinere flere søkefelt for å begrense antall treff i søket. F.eks. kan man søke
på en kombinasjon av fødselsdato og deler av navn slik:
12
I feltet over søkeresultatet vises informasjon om hva søket er basert på. I dette eksempelet står det
at søket er basert på en kombinasjon av en fødselsdato og et navn.
Merk at dersom du søker på en måte som kan gi et resultat der flere personer kommer opp, så vil det
kun vises personer som du har tilgang til å se. I de fleste tilfeller vil det si personer som er bosatt i din
kommune. Søker du derimot på en måte som kun kan gi én person som resultat, dvs. på DUFnummer eller fødselsnummer, så vil du kunne få opp personen selv om han/hun ikke er bosatt i din
kommune. Det vil da kun være mulig å se informasjonen, men ikke registrere noe.
Dersom du klikker på DUF-nummeret som kommer frem i søkeresultatet, vil man komme inn i
personens person-mappe.
Hvordan er NIR bygd opp?
Når man har søkt frem en person vil man få frem denne personens "personmappe." Denne
personmappa inneholder all informasjon som du har tilgang 3 til å se om denne personen.
Personmappa åpner seg i fanen for grunndata.
NIR er oppbygd med dynamisk fanevisning. Det vil si at hvilke faner som vises på en person endrer
seg avhengig av hva som er registrert på personen. Eksempelvis må man først registrere et vedtak
om tildeling av introduksjonsprogram i fanen INTRO, før fanen Deltakelse INTRO framkommer og gir
mulighet for registrering av tiltak og fravær i programmet.
Informasjonen i grunndata-fanen gir en rask oversikt over nøkkelinformasjonen om personen og
dekker det som er beskrevet i §5 i forskrift om NIR.
3
Se kapittel om tilgangsstyring for mer informasjon om hva som avgjør hvilke tilganger man har.
13
Figur 1: Elementene i personmappefanen "Grunndata"
1. Personalia: Helt øverst i skjermbildet finner man personalia. Disse opplysningene vil vises der
uavhengig av hvilken fane man velger.
2. Faner: Her finner man ulike faner for å se flere detaljer om de ulike ordningene og tilskudd.
Personmappa åpner seg ved å klikke på fanen "Grunndata." Der skal det ikke registreres noe.
For å gjøre registreringer må man klikke videre til de enkelte fanene.
3. Kategorier: Her finner man en oversikt over hvilke kategorier som er aktuelle for personen.
Kategorier er beregnet på bakgrunn av informasjon om oppholdstillatelse, adresse og alder 4.
4. Beregningslogg: Ved siden av kategoriene finner man et ikon med en "i" på. Klikker man her
vil man få opp en logg over hvilke kriterier som ligger til grunn for beregningen av kategori.
5. Ordning: Her kommer det opp hvilke ordninger kategoriberegningen gjelder for.
6. Status: Her vil det vises hvilken status personen har i de ulike ordningene. Det som står her
vil indikere f.eks. om kommunen har fattet vedtak, om personen deltar i ordning, om
personen er i permisjon osv.
7. Oppholdstillatelser: Det vises også en oversikt over personens oppholdstillatelser og hvilke
hjemler i utlendingsloven de er gitt etter. Dette gir kommunene en mulighet til å kontrollere
at kategoriberegningen stemmer, og til å fatte riktig vedtak etter introduksjonsloven.
8. Oppfølgingskommune og Adresser: Det vises oversikter over personens adressehistorikk.
Som hovedregel vil oppfølgingskommune være samme kommune som gjeldende adresse er i,
men i enkelte tilfeller der det er andre avtaler, kan en annen kommune stå oppført som
oppfølgingskommune.
4
For mer informasjon om Kategori, se kapittelet "Kategori versus. Rettigheter" på s. 3
14
Norskopplæring i NIR
Hva skal registreres?
Forskrift om NIR § 7 angir hvilken informasjon kommunene er pliktige å registrere i NIR for personer
omfattet av ordningen "Opplæring i norsk og samfunnskunnskap." Denne paragrafen spesifiserer
også at det er en frist på to måneder til å registrere disse opplysningene.
Videre kommer en beskrivelse av hvordan man utfører registreringene.
Registrere kontakt med person
Introduksjonsloven § 18 fastslår at personene selv har en handlingsplikt til å fremsette krav eller
søknad for å få norskopplæring. Kommunen har da en frist på tre måneder til å starte opp
opplæringen.
Kommunen har også en generell veiledningsplikt etter forvaltningsloven, og må informere personer
som kan ha rett/plikt til norskopplæring om dette.
På bakgrunn av dette kan slik kontakt med person registreres i NIR. Man finner mulighetene for slik
registrering under fanen "NORSK."
15
Lenken "Registrer kontakt med person" brukes når kommunen har tatt kontakt med en person for å
informere om mulige rettigheter til norskopplæring. Her er det kun dato for kontakten som skal
registreres.
Lenken "Registrer krav/søknad fra person" brukes dersom en person henvender seg for å fremsette
krav/søknad om norskopplæring. Her skal dato for kravet/søknaden registreres, og i tillegg skal det
angis hva kravet/søknaden gjelder. Det er to typer krav/søknader som kan registreres:
norskopplæring eller utsatt oppstart. Nærmere bestemmelser om når det kan være aktuelt å bruke
søknad om utsatt oppstart finnes i introduksjonsloven § 17 femte ledd og tilhørende rundskriv.
Registrere vedtak
Når man skal registrere vedtak om norskopplæring må man gå til fanen "NORSK":
Under "Aktive vedtak og avslutning av opplæring" finner man linken "Registrer nytt vedtak:"
Når man klikker på linken "Registrer nytt vedtak," vil man få frem en boks som ser slik ut:
16
Her må man først velge hva vedtaket gjelder. Det gjøres i en rullegardin-meny som er kalt
"Vedtakstype."
De fleste vedtakstyper opererer med flere datofelter. Noen datoer er obligatoriske å oppgi.
Startdato - Angir når det som blir vedtatt starter. F.eks. ved vedtak om "rett og plikt til
norskopplæring" vil denne datoen angi når selve opplæringen starter.
Sluttdato – Angir nå det som blir vedtatt slutter. F.eks. ved vedtak om permisjon vil denne datoen
angi når permisjonen slutter.
Vedtaksdato – Angir datoen da selve vedtaket formelt ble fattet. Denne datoen kan f.eks. være en
annen enn registreringsdatoen
Registrert dato – Datoen da registreringen ble foretatt i NIR. Denne datoen settes automatisk av NIR.
Avhengig av hvilken vedtakstype man har valgt, vil det noen ganger være nødvendig å velge hvilket
utfall vedtaket får. Det er vanligvis snakk om f.eks. innvilgelse eller avslag. I tilfeller der man velger
avslag skal det også fylles ut en begrunnelse for avslaget.
Registrere timer & fravær
For å registrere deltakelse i norskopplæring må man gå til fanen "Deltakelse NORSK." Her vil man
øverst i fanen se en oversikt over nåværende status for deltakelsen. Der vises et beregnet
gjennomsnitt av tilbudte timer per uke, og en oversikt over hvor mange timer som er gjennomført.
17
Deltakelse registreres ukesvis, og man legger inn en ny periode ved å klikke på linken "Registrer
deltakelse." Man får da opp et skjema som ser slik ut:
Her velger man først hvilket år og hvilken uke man skal registrere for. Deretter fyller man ut antall
timer for deltakelse og/eller fravær. Dersom man velger «lagre» er det mulig å fortsette å registrere
for flere uker. Dersom man velger «lagre og lukk» vil skjemaet for å registrere deltakelse forsvinne,
og man kommer tilbake til fanen «deltakelse NORSK».
Det er også mulig å redigere på en tidligere registrert uke på denne måten. Da er det svært viktig at
man legger inn den korrekte totalsummen av timer for den uka.
18
Registrere språk og spor
Registrering av informasjon om språk og opplæringsspor gjøres i fanen "Kartlegging"
Øverst i fanen er det nedtrekksmenyer der man må velge personens morsmål og anbefalte
opplæringsspråk. Denne informasjonen er knyttet til retten til å få 50 timer samfunnskunnskap på et
språk man forstår, jf. forskrift om læreplan.
Feltet "Morsmål" skal fylles ut med personens morsmål. De to andre feltene under "Språk" skal fylles
ut med henholdsvis første og andrevalg for anbefalt opplæringsspråk. Det vil si et språk som
vedkommende kan få opplæring i 50 timer samfunnskunnskap.
Under "Opplæringsspor" velges hvilket spor deltakeren er på, og datoen for plassering på sporet.
Dersom spor endres må det gjøres en ny registrering med ny dato.
Se prøveresultater
I fanen for kartlegging kan man finne informasjon om personens prøveresultater i norsk. Dersom
personen har avlagt noen norskprøver vil informasjon om disse vises under overskriften
"Prøveresultater."
19
Det vises informasjon om hvilken prøve det var, prøveresultat, prøvedato, samt om personen ikke
møtte opp til prøve, har betalingsplikt eller hadde gyldig fravær til prøven.
Informasjonen i denne oversikten hentes inn automatisk fra VOX sine systemer. Det er derfor ikke
noe som skal registreres av kommunen i NIR omkring dette.
20
Introduksjonsprogram i NIR
Hva skal registreres?
Forskrift om NIR § 6 angir hvilken informasjon kommunene er pliktige å registrere i NIR for personer
omfattet av ordningen "Introduksjonsprogram." Denne paragrafen spesifiserer også at det er en frist
på to måneder til å registrere disse opplysningene.
Videre kommer en beskrivelse av hvordan man utfører registreringene.
Registrer kontakt eller krav/søknad
Introduksjonsloven § 3 sier at kommunen er pliktig å tilrettelegge program innen tre måneder etter
bosetting eller etter at krav er fremsatt.
Tidspunktet for bosetting kan i tilfeller som gjelder familiegjenforente være uklart, derfor baserer
man seg på at disse fremsetter krav selv. Personer som får kategorien "Kan tilbys
introduksjonsordning" må også fremsette søknad om dette.
Det er først og fremst dette som registreres under "Kontakt med person." Det gjøres i fanen "INTRO"
Under overskriften "Kontakt med person" finner du to linker:
"Registrer kontakt med person" brukes for å registrere at kommunen har kontaktet personen for å
informere om muligheten for introduksjonsprogram. "Registrer krav/søknad fra person" brukes når
en person har fremsatt krav eller søknad om introduksjonsordning.
Registrer vedtak
For å registrere vedtak i introduksjonsordning må man gå til fanen "INTRO:"
Under overskriften "Aktive vedtak og avslutning av ordning" kan man klikke på linken "Registrer nytt
vedtak."
21
Det vil da komme frem en boks der tilgjengelige vedtak kan registreres. Først skal man velge hvilken
vedtakstype man vil registrere. F.eks. kan det være et vedtak om introduksjonsprogram, eller om
permisjon.
Avhengig av hvilken vedtakstype man velger vil det bli nødvendig å fylle ut flere felt. Dersom feltene
ikke er aktuelle for den valgte vedtakstypen vil det ikke gå an å skrive noe der. Felt som er markert
med en rød stjerne er obligatoriske å fylle ut for den valgte vedtakstypen.
For noen vedtak er det også nødvendig å velge et utfall, f.eks. "innvilgelse" eller "avslag." Dersom
avslag velges må man også velge en begrunnelse for avslaget.
Vedtak om permisjon
For vedtak om permisjon, som påvirker fristen for gjennomføring av program, vil det i tillegg komme
frem knapper for å angi om permisjonen skal legges til som kalenderdager eller virkedager. Om det
er kalenderdager eller virkedager avhenger av hvilken type permisjon som registreres, og dette
reguleres av fraværs- og permisjonsregelverket.
22
Fristberegning
Det er snakk om flere frister når det gjelder introduksjonsordningen. Disse fristene er nedfelt i
introduksjonsloven § 2 og 3.
1. Frist for oppstart
Denne fristen er tre måneder etter bosetting, for personer som blir bosatt etter avtale
mellom IMDi og kommunen, og tre måneder etter at krav blir fremsatt for personer som ikke
er bosatt etter avtale mellom IMDi og kommunen. For personer som ikke er bosatt etter
avtale mellom IMDi og kommunen vil fristen for oppstart være to år fra bosettingsdato inntil
krav/søknad er fremsatt.
2. Frist for gjennomføring av ordningen
Denne fristen er i utgangspunktet to år, og beregnes fra vedtaksdato. Fristen kan også endre
seg dersom det blir registrert permisjoner eller annet gyldig fravær ut over 10 dager. Denne
fristen vil også utvides med ett år dersom det registreres vedtak om utvidet deltakelse i
ordningen (et tredje år). Også etter at det eventuelt er registrert utvidet deltakelse kan
fristen endre seg dersom det registreres permisjoner eller fravær ut over 10 dager.
Registrere tiltak og fravær
Registrering av innholdet i programmet (tiltak) og fravær gjøres under fanen "Deltakelse INTRO."
Denne fanen kommer først til syne etter at vedtak om introduksjonsordning er registrert.
23
Øverst i fanen finner man nedtrekksmenyer for å velge hvilken periode man vil vise eller registrere
for. Her velger man først hvilket år, og så hvilken periode/måned.
Den grønne boksen under gir en oversikt over omfanget av personens tilbud om, og fravær fra
introprogram. Det gjennomsnittlige tilbudet per uke er et beregnet gjennomsnitt basert på
registreringene i valgte periode(r).
Tiltak
Registreringen av tiltak gjøres ved å klikke på linken "Registrer/rediger tiltak" under overskriften
"Tiltak"
24
Man vil da få opp en registreringsboks, der man velger perioden man ønsker å registrere eller
redigere tiltak for. Når man har valg periode klikker man på "Legg til" for å registrere et nytt tiltak.
Man vil da se at det dukker opp flere felt som må fylles ut.
Under "Tiltaksgruppe" skal man velge hvilken type tiltak man skal registrere. Neste felt er "Tiltak"
som er en nærmere detaljering av hvilket tiltak innenfor tiltaksgruppen man vil registrere. Dato
feltene "Fra dato" og "Til dato" brukes til å angi hvilken periode tiltaket varer. Det er fult mulig å
velge datoer som går utover valgte periode for registrering. I feltet "Timer per uke" må man oppgi et
tall for hvor mange timer i uka dette tiltaket utgjør.
Når man klikker "Lagre" vil man få opp en "kvittering" for at registreringen er fullført, og man vil også
se at gjennomsnittlig tilbudte timer per uke for valgte periode er oppdatert:
Registrere tiltak som erstatter andre i en periode
Dersom man ønsker å legge inn alternative tiltak i en periode der det allerede ligger løpende tiltak,
kan man bruke linken "Registrer/rediger tiltak som erstatter andre i en periode."
25
Et typisk eksempel der dette kan være aktuelt er f.eks. i en vinterferieuke på skolen, da det kan bli
nødvendig å endre på hvilke tiltak personen har i akkurat den uka.
Når man klikker på linken vil man få frem et registreringsskjema der man først velger hvilke datoer
man ønsker å legge inn erstattende tiltak:
I dette eksempelet er det krysset av for at vi ønsker å erstatte et av norskopplæringstiltakene med
noe annet i perioden fra 06.01.14 til 11.01.14. Før og etter disse datoene ønsker vi at det skal være
som det var.
Ved å klikke på linken "Legg til" får man frem menyer der man kan velge hvilke tiltak man ønsker å
legge inn i den valgte perioden. Det er mulig å legge inn flere enn ett tiltak.
26
Her har vi f.eks. lagt inn to tiltak som skal erstatte ett i den valgte perioden. Man velger tiltaksgruppe
og tiltak, og angir antall timer per uke.
I oversikten over registrerte tiltak i den aktuelle perioden vil det være synlig at tiltaket har
"erstattende tiltak" knyttet til seg, og de tiltakene som erstatter det vil være oppført.
Fravær
Registreringen av fravær gjøres ved å klikke på linken "Registrer/rediger fravær" under overskriften
"Fravær."
Det vil da komme frem en relativt stor registreringsboks. Øverst velger man den perioden
fraværsregistreringen skal gjelde for. Her får man en hjelp ved at det er oppgitt hvor mange
virkedager det er i den valgte perioden.
Videre kommer en oversikt over tiltakene som er aktive i den valgte perioden, og et beregnet
gjennomsnitt av tilbudte timer per uke i perioden.
Under det kommer selve fraværsskjemaet. Der er fraværstyper listet opp, med kolonner for dager og
timer. Her fyller man inn et tall, for henholdsvis dager eller timer, i riktig kolonne.
27
Under overskriften "Annet fravær" finner man en oversikt over eventuelt annet fravær som er
registrert for personen i den valgte perioden. Dette er fraværstyper som registreres som vedtak
(f.eks. permisjon) eller egen fraværsregistrering (f.eks. ferie), og skal altså IKKE registreres som
fravær i dette skjemaet.
Helt nederst i skjemaet finner man to ulike lagre-knapper. Dersom man velger "Lagre" blir
registreringene lagret, men skjemaet forblir åpent. Dette kan være et tips dersom man skal registrere
eller redigere flere perioder for samme person.
28
Ferie og høytidsdager
For å registrere ferie eller høytidsdager klikker man på en egen link for dette under overskriften
"Fravær"
Her får man opp en registreringsboks, der man skal fylle inn fra- og tildato, og angi om det er en ferie
eller en høytid.
Fravær etter endt fødselspermisjon
Det er innført en prøveordning som gir kommunene mulighet til å registrere "fravær" etter end
fødselspermisjon.
Mange kommuner har problemer med å tilrettelegge for deltakelse i introduksjonsprogram for
personer som kommer tilbake fra en fødselspermisjon. Slik tilrettelegging er kommunen pålagt etter
introduksjonsloven.
For at manglende tilbud eller tilrettelegging fra kommunen ikke skal gå ut over enkeltpersoners tid til
rådighet i programmet, er det innført en forsøksordning, med at kommunen kan registrere dette i
NIR.
"Fravær" som registreres på denne måten legges til i personens programtid ved at fristen for
gjennomføring av program utvides tilsvarende. Dette er altså en fraværstype som ikke viser til at
personen lar være å møte til et tilbud, men som viser til at kommunen ikke har gitt/tilrettelagt for et
slik tilbud etter endt fødselspermisjon.
Eksempler på situasjoner der dette kan være aktuelt er manglende barnehageplass/barnepass, eller
manglende plass på passende opplæringstiltak.
For å registrere dette klikker man på linken "Registrer fravær grunnet manglende tilbud etter endt
fødselspermisjon."
29
Man vil da få frem en registreringsboks der fra-og tildato og fraværstype registreres. Det er mulig å
registrere to fraværstyper her: «grunnet manglende barnepass» eller «grunnet annet manglende
tilbud». Dersom sistnevnte velges, er det i tillegg påkrevd å begrunne årsak til kommunens
manglende tilbud i feltet «grunn».
Registrere sluttårsak
Når en person ikke lenger er deltaker i introduksjonsprogram er det nødvendig å registrere en
avslutning. Dette er påkrevd i forskriften om NIR § 6-d.
Man registrerer dette ved å klikke på linken "Registrer avslutning" under overskriften "Aktive vedtak
og avslutning av ordning." Her vil man få opp en registreringsboks der man i utgangspunktet skal angi
hva slags avslutning det er, og hva man går over til.
Avhengig av hvilke valg man gjør her kommer flere felt man må fylle ut. Felles for alle er
avslutningsdato. I tillegg må det f.eks. når det gjelder arbeid, fylles det ut hvor mange timer per uke
vedkommende skal jobbe.
30
Deltakerbevis
Deltakerbevis finnes nederst under en persons kartleggingsfane. Der vil det kunne tas ut
deltakerbevis på enten bokmål eller nynorsk, for ordningene personen har deltatt på.
31
Tilskudd i NIR
Utbetaling av tilskudd til norskopplæring skjer automatisk. Det er altså ikke nødvendig med noen
søknad om dette.
Fordeling av tilskudd mellom kommuner ved flytting skjer også automatisk, og krever ingen søknad
eller refusjonskrav mellom kommuner. Fordelingen baserer seg på folkeregistrerte adresser, og
avregnes i neste utbetaling til både fraflyttings- og tilflyttingskommunen.
Selv om utbetalinger skjer automatisk kan kommunen kontrollere hvor mye som er utbetalt, og for
hvem det er utbetalt tilskudd.
Se utbetalt norsktilskudd til kommunen
For å se hvor mye som er utbetalt og for hvem kan man søke opp kommunen i søkemenyen til
venstre i bildet:
I de fleste tilfeller vil man kun ha tilgang til sin egen kommune, og det vil være forhåndsutfylt i
skjemaet. Når man klikker på "Åpne" vil man få frem en oversikt som ser slik ut:
Her kan man velge årstall og få se en oversikt over tilskudd som er utbetalt det valgte året.
Dersom man vil gå videre ned i detaljene for en enkelt rad i oversikten, og se informasjon om hvilke
personer som har utløst den aktuelle utbetalingen, kan man klikke på ikonet "i" helt til høyre på
raden. Da vil man få frem en liste over hvilke personer som har utløst tilskuddet.
32
Fra denne lista kan man også klikke på hver enkelt person for å se detaljer om personen.
Registrere krav om asylnorsk-tilskudd
Utbetaling av tilskudd for opplæring i norsk for asylsøkere skjer også automatisk. Det er likevel en
forutsetning at kommunen tilbyr opplæring til personer i denne målgruppa. Kommunen må angi om
kommunen tilbyr dette, og dermed at man skal motta tilskudd for det. Kun brukere med spesiell
tilgang kan utføre denne operasjonen.
Dette gjøres ved å søke frem oversikten over utbetalte tilskudd til sin kommune, (se ovenfor). Der
velger man fanen "Søknad Asylnorsktilskudd"
Her vil man se hva som er status i kommunen når det gjelder tilbud om norskopplæring til asylsøkere.
Dersom kommunen ikke tilbyr slik opplæring vil det heller ikke utbetales tilskudd for dette.
Ønsker man å tilby asylnorsk og motta tilskudd må man klikke på linken "Endre status på om
kommunen tilbyr norskopplæring for asylsøkere." Dette må gjøres hvert år. Det kan gjøres når som
helst på året, og vil gjelde resten av det året.
Så lenge status er "Tilbyr Asylnorsk" vil kommunen automatisk få utbetalt tilskudd for alle som
kommer i målgruppa for dette.
33
Rapporter i NIR
Informasjonen i NIR er ment å være nødvendig og nyttig for gjennomføringen og evalueringen av
integreringsordningene i Norge, jf. Nir-forskriften § 1.
Det er flere rapporter tilgjengelige i NIR som kan bidra til å gi et bilde av arbeidet som gjøres i og av
kommunene, og som kan brukes til evaluering og utvikling av ordningene.
Hente ut rapporter
For å finne frem til hvilke rapporter som finnes kan man klikke på "Rapporter" i menyen til venstre på
siden og velge "NIR."
Tilgjengelige rapporter er sortert etter ordning, og fordeles etter henholdsvis Norsk, Intro og
Asylnorsk.
Når man velger en rapport vil man først måtte oppgi en del søkekriterier. Fylke og kommune vil i de
aller fleste tilfeller være fylt ut fra før, og man har kun tilgang til rapporter fra egen kommune. Videre
fyller man ut andre kriterier som gjelder for den valgte rapporten.
Som eksempel viser vi her noe fra rapporten "Deltakere som har avsluttet introduksjonsprogram."
34
Øverst i venstre hjørne av rapporten vises et sammendrag av informasjonen i rapporten. I dette
eksempelet ser vi at det var 188 personer i rapporten, og under "Fordeling" ser vi prosentandelen
som avsluttet til måloppnåelse.
Det er også mulig å eksportere rapporten til andre format, f.eks. Excel eller andre regneark-format.
Dette kan gjøres ved å klikke på ikonet med bilde av en diskett med grønn pil på (markert med rødt i
figuren).
35
Veiledning og support
Supportportalen er et ressurssenter med brukerveiledninger, ofte stilte spørsmål (FAQ) og mulighet
for å melde inn supportsaker til IMDi. Ved å klikke på Brukerveiledning øverst på supportportalen vil
du finne link til denne NIR-håndboken, samt ulike opplæringsvideoer. Veiledningsmateriellet vil bli
løpende oppdatert etter behov.
Supportportalen finner man via den oransje knappen oppe i høyre hjørne i NIR:
Denne knappen er tilgjengelig for alle brukere av NIR og fra alle skjermbilder i NIR. Når man klikker
på denne knappen vil man komme til supportportalen. Denne sida ser omtrent slik ut:
36
Dersom det er noen kjente driftsfeil som gjelder flere, og som IMDi er klar over og jobber med, vil
man kunne se det under viktige meldinger nede til høyre i bildet.
Det er også anledning til å se Ofte Stilte Spørsmål eller Frequently Asked Questions (OSS/FAQ) som
omhandler de ulike emnene. Her vil man finne svar på de vanligste spørsmålene som NIR-brukere
melder inn.
Dersom dette ikke gir svar eller fører til en løsning, har kommunens superbrukere og
kommuneadministrativ bruker tilgang til å melde inn en supportsak til IMDi. Dette gjøres ved å
klikke på de grønne knappene "Meld sak." Har du et problem du ikke finner svar på i ofte stilte
spørsmål eller driftsmeldinger, må du først kontakte en superbruker i din kommune.
Når man klikker på "Meld sak" vil man få opp en side der man velger hvilken kategori spørsmålet
eller problemet sorteres under. Her vil man også få tilgang til å se OSS/FAQ for denne kategorien.
37
Når man har undersøkt og lett etter svar i OSS/FAQ kan man klikke på "Meld sak" for å få opp skjema
der saken meldes. Her skal man fylle ut hvilken kommune (vil være forhåndsutfylt i de fleste tilfeller)
og hvilken enhet man hører til, samt en tittel og en beskrivelse av problemet.
Det er viktig at problemet beskrives så konkret og tydelig som mulig, og at man oppgir ev. hvilket
DUF-nummer problemet gjelder og hvilke feilmeldinger man ev. får opp.
Der er også mulig å legge ved filer, og det er anbefalt at man legger ved et utklipp eller skjermdump
fra NIR når feilen oppstår.
Når man har beskrevet problemet ferdig og lagt ved ev. skjermbilder eller filer klikker man på
knappen "Registrer sak."
Saken vil legge seg i en liste under "Mine saker" som kan nås via den øverste menyen på sida:
38
Herfra kan man igjen åpne saken og legge til informasjon til saksbehandler, finne ut status for saken,
og ev. lukke den selv dersom problemet løste seg. Til høyre i bildet kan man stille spørsmål eller
komme med tilleggsopplysninger. Dette feltet brukes også av saksbehandlere i IMDi for å etterspørre
mer informasjon om problemet.
39