Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Godkjenning av oppstart av idefasè for utbygging somatikk Skien Sak nr. 3-2015 Saksbehandler Økonomidirektør Tom Helge Rønning og Eiendomssjef Einar Ramsli Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Sakstype Beslutning Møtedato 3.02.15 Forslag til mandat Eiendomsstrategi HSØ Utviklingsplan STHF Har saken betydning for pasientsikkerheten? Ingress: Gjennom områdeplan og utviklingsplan er det vedtatt at det skal satses på å utvikle lokasjonen Skien til ett fremtidsrettet sykehus. I HSØ eiendomsstrategi pekes det på at eiendommene skal utvikles og vedlikeholdes slik at de tjener virksomheten som skal drives i byggene. I henhold til tideligfase veilederen skal prosjekter av denne størrelse gjennomføres i faser med beslutningspunkter mellom fasene. Idefasen er den første av disse fasene. Investeringen i Skien er en sentral del av utviklingsplanen og det grunnlagsmaterialet som ble utarbeidet i forbindelse med planen, vil bli benyttet i idefasen. Skal den opprinnelige tidsplanen kunne holdes ved at nytt sengebygg tas i bruk i løpet av 2019, er det helt nødvendig at man får rask godkjenning av oppstart til idefase. Investeringsplaner av den størrelse som utbygging av somatikk i Skien representerer, skal også behandles av vår eier HSØ. Regionforetaket har signalisert at de vil behandle igangsetting av idefase i forbindelse med rullering av økonomisk langtidsplan som vedtas før sommeren. Forslag til vedtak: 1) Styret anbefaler overfor Helse Sør Øst RHF at det startes opp idèfasearbeid for utvikling av de somatiske byggene i Skien i henhold til vedlagte mandat. 2) Styret er innforstått med at prosjektets prioritering blir behandlet ved årets rullering av økonomisk langtidsplan. Skien, 26. januar 2015 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Side 1 av 4 Bakgrunn Områdeplan Styrene i helseforetakene Sykehuset i Vestfold, Psykiatrien i Vestfold og Sykehuset Telemark fattet høsten 2009 likelydende vedtak om å iverksette et felles arbeid med en utviklings- og investeringsplan for sykehusområdet Telemark-Vestfold. Som en del av den samlede omstillingsprosessen i HSØ RHF mottok de tre Helseforetakene 20.10.2009 ”Mandat for utviklingsplan og investeringsplaner i Telemark og Vestfold sykehusområde”. Arbeidet fulgte prosedyren beskrevet for idéfasen i Helsedirektoratets veileder ”Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter” (2009). Arbeidet ble gjennomført i tre faser som alle er dokumentert gjennom hver sin delrapport, samt egne rapporter innenfor utvalgte fagområder. Prosjektets hovedrapport ”Utviklings- og investeringsplaner i Telemark og Vestfold sykehusområde” drøfter alternative løsninger for sykehusområdet som helhet, og anbefaler en prioritert prosjektportefølje for de tre helseforetakene. Styrene i Helseforetakene behandlet prosjektets og styringsgruppens anbefaling – Alternativ 5, sommer 2011. Alternativ 5 innebar blant annet følgende: En videre satsning på de gode bygningskroppene i Tønsberg og Skien, noe som innebærer at disse sykehusene videreutvikles til fremtidsrettede sykehus, vel tilrettelagt langt utover 2025 Hovedrapporten ”Utviklings- og investeringsplaner i Telemark og Vestfold sykehusområde” med oversendelsesbrev, datert 24.6.2011, ble sendt Helse Sør-Øst RHF fra Sykehuset i Vestfold på vegne av alle tre helseforetak. Utviklingsplan Styret i STHF vedtok i møte 20.05.2014 Utviklingsplan 2014 – 2016 Sykehuset Telemark HF Tjenestetilbudet etter at Utviklingsplanen er gjennomført; Samarbeid med Sykehuset i Vestfold videreføres på nåværende nivå Delregionfunksjonene videreføres Ingen endring i driftsmodell for psykiatri og rusbehandling Somatisk dagaktivitet flyttes fra Porsgrunn til Skien All kirurgi, akuttfunksjoner og døgnbehandling samles på to steder, i Notodden sykehus og i Skien sykehus. Poliklinikk og dagbehandlingstilbud videreføres ved Rjukan sykehus og Kragerø sykehus Styret i Helse Sør-Øst RHF tok dette til orientering i styremøte 3. juni 2014. I den vedtatte utviklingsplanen står det: Flytting av somatiske poliklinikker og dagavdelinger fra Porsgrunn til Skien utløser behov for areal i Skien. Totalt utgjør behov for økning i areal i størrelsesorden 9 000 kvm i Skien. Dette erstatter dagens 16 000 kvm i Porsgrunn. For å imøtekomme arealbehovet anbefaler administrasjonen at det oppføres et nytt sengebygg. Dette sengebygget skal i hovedsak huse nåværende sengeposter i Skien. Eksisterende sengepostbygg (Nordfløyen) skal deretter rehabiliteres til hensiktsmessige arealer for somatisk dagaktivitet fra Porsgrunn. Se vedlegg Helse Sør Øst vedtatte eiendomsstrategi I styrevedtak 010-2011 vedtok styret i HSØ følgende mål for eiendomsvirksomheten, se vedlegg Byggene skal være funksjonelle for pasientbehandlingen, og eiendomsmassen må utvikles og tilpasses i tråd med endrede behov innen pasientbehandlingen.  Negative påvirkninger på klima og miljø skal reduseres, og det skal utvikles god praksis for etisk handel. Side 2 av 4    Lover og forskrifter skal etterleves, herunder krav til universell utforming1 Det skal arbeides med kontinuerlig forbedring for å effektivisere eiendomsvirksomheten og oppnå en effektiv arealbruk. . o I løpet av 2015, oppnå en kostnadseffektivisering innen forvaltning og drift for eiendomsvirksomheten på 10 % i forhold til 2010 nivået. Kostnadsnivået for 2010 kartlegges i hht regnskapstall. o I løpet av 2015, oppnå en samlet arealeffektivisering i foretaksgruppen som helhet på 10 % i forhold til 2010 nivået. Tilstandsgraden for det enkelte bygg eller bygningskompleks som utgjør primærbyggene i helseforetaket skal ha en minimumstilstand relatert til norsk standard for tilstandsklassifisering av bygg. o På sikt skal det tilstrebes å fjerne vedlikeholdsetterslepet for de viktigste byggene og det må settes et mål for tilstandsklassen for hvert enkelt bygg som ansees som godt nok for formålet bygget tjener. Målet skal settes slik at det kan oppnås innen rimelig tid. o Alle enkeltelement i bygg som skal brukes videre skal ha tilstandsklasse bedre enn 3. Målformuleringene er likeverdige, og ikke angitt i en prioritert rekkefølge. Vurdering Oppfylling av vedtakene i utviklingsplanene innebærer en økning og utvikling av eksisterende bygningsmasse i Skien. Dette innebærer et investeringsvolum på i størrelsesorden 1 mrd kroner. Basert på krav i Tidligfaseveilederene skal prosjekt av en slik størrelse gjennom ulike faser, hvor en ha formelle beslutningspunkter mellom fasene, jfr figuren under. Side 3 av 4 Behandling av investeringer i Helse Sør-Øst RHF. Vedtaket til behandlingsstruktur for investeringsbeslutninger i HSØ RHF (styresak 16/2012) kan illustreres i følgende matrise. Prosjektstørrelse, mill. kroner Juridisk eierskap Beslutningskompetanse B1 – Idéfase4)5) oppstart/videreføring til B2 – Konseptfase neste fase B3 – Forprosjektfase B4 – Gjennomføring 1) 2) 3) 4) 5) 501) 2)-100 HF HF RHF RHF RHF 100-500 HF HF4) RHF5) RHF5) RHF >500 HF(RHF)3) RHF4) RHF5) RHF5) RHF5) For Sunnaas sykehus HF er denne grensen på 10 MNOK For foretakene i Telemark og Vestfold sykehusområde forutsetter investeringer mellom 10 og 50 MNOK likelydende investeringsvedtak i styrene. Eierskap til prosjekter over 1 000 MNOK etter konseptfasen vurderes i hvert enkelt tilfelle. Før idéfase igangsettes kreves det en utviklingsplan, som er behandlet av RHF. Dette gjelder for alle investeringsprosjekter over 100 MNOK. Beslutningpunkter som krever styrebehandling I HSØ RHF. Beslutninger ved B4 skal forelegges styret ved prosjekter mellom 100 og 500 MNOK dersom vesentlige forutsetninger for realitetsbehandlingen ved B3 er endret. Dette innebærer at styret i Sykehuset Telemark kun kan anbefale oppstart av idefasen i et prosjekt over 500 MNOK mrd kroner. Arbeidet med idefasen Da store deler av grunnlagsarbeidet er gjort i forbindelse med utviklingsplanen består arbeidet i hovedsak av kvalitetssikring og sammenfatting i en rapport. Dette arbeidet kan gjennomføres innenfor ett begrenset tidsrom. Videre framdrift. Idefasen vil bli gjennomført i henhold til veileder for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter. Under forutsetning av at HSØ endelig godkjenner oppstart av idefasearbeidet før sommeren, kan prosjektforslaget fremlegges i løpet av 3. kvartal i år. Det vil være avgjørende for å kunne overholde tidsplanen at man relativt umiddelbart får godkjennelse for overgang til konseptfase. Side 4 av 4