1. No category

ASTA 5 BRUKERHÅNDBOK
Brukerhåndbok til Asta 5.4
Brukerhåndbok versjon 5.4
Mai 2015
Utskrift: 31.08.2015
ASTA 5 BRUKERHÅNDBOK ...................................................................................................... 15
INTRODUKSJON ............................................................................................................................................ 15
Objekter ................................................................................................................................................ 15
Relasjoner ............................................................................................................................................ 16
Modulene .............................................................................................................................................. 16
HOVEDBILDET ............................................................................................................................................. 18
Strukturtreet ....................................................................................................................................... 18
Objektlisten ......................................................................................................................................... 19
Visningsruten ..................................................................................................................................... 19
Menylinjen i hovedbildet ............................................................................................................... 19
Verktøylinjen i hovedbildet .......................................................................................................... 19
ENKEL REGISTRERING ................................................................................................................................ 20
Registrere nytt arkiv........................................................................................................................ 20
Gjøre ny registrering i eksisterende arkiv .............................................................................. 23
ARKIVENHETER ........................................................................................................................................... 25
Arkivstruktur ...................................................................................................................................... 25
Registrere arkivenheter ................................................................................................................. 26
Opprette arkiv ............................................................................................................................... 26
Opprette serier ............................................................................................................................. 26
Registrere stykker ....................................................................................................................... 27
Registrere mapper eller dokumenter ................................................................................. 28
Opprette mapper under serie ...................................................................................................... 28
Hvordan knytte mapper til lagringsenheter..................................................................... 28
Nummerering av lagringsenheter ........................................................................................ 31
Registrering av foto, kart, tegninger, film og lyd.................................................................. 32
Registreringsbildet for arkivenheter ........................................................................................ 33
2
Arkivenhetsfanen.............................................................................................................................. 35
Knytte til aktør ................................................................................................................................... 37
Registrere bestandsenheter ......................................................................................................... 37
Opprette ny bestandsenhet ..................................................................................................... 37
Endre bestandsenhet ................................................................................................................. 38
MALARKIV .................................................................................................................................................... 38
KLAUSULER/RESTRIKSJONER ................................................................................................................... 40
Restriksjonsregimet i Asta 5.1.1 og nyere utgaver ............................................................. 40
Å sette restriksjoner på ett arkiv ................................................................................................ 41
Opprette en restriksjon .................................................................................................................. 42
Knytte relasjon til allerede eksisterende klausul ........................................................... 43
Endre restriksjonsvurdering .................................................................................................. 43
Slette restriksjonsvurdering ................................................................................................... 44
Oppheve restriksjon ................................................................................................................... 44
Klausulliste ..................................................................................................................................... 45
REGISTRERING AV ELEKTRONISKE ARKIVENHETER .............................................................................. 45
Knytte til filer...................................................................................................................................... 46
Opprette ny filtilknytning ........................................................................................................ 47
Lenker .............................................................................................................................................. 49
UTSKRIFTER ................................................................................................................................................. 50
Hvordan skrive ut rapporter ........................................................................................................ 50
Skriv ut Arkivliste ............................................................................................................................. 50
Skriv ut etiketter ............................................................................................................................... 51
Endre på etiketter ............................................................................................................................. 52
Administrativ rapport ..................................................................................................................... 53
Skrive ut administrativrapport .............................................................................................. 53
3
FLYTTING, RENUMMERERING OG INKORPORERING ............................................................................... 54
Flytte ...................................................................................................................................................... 54
Renummerere stykker, mapper og dokumenter ................................................................. 55
Renummerere serier ....................................................................................................................... 56
Renummerere lagringsenheter ................................................................................................... 57
Endre identifikator ........................................................................................................................... 57
Renummerere arkiv med lagringsenheter nummerert innen arkiv ............................ 58
Innkorporere ...................................................................................................................................... 58
KVALITETSKONTROLL ................................................................................................................................ 59
AKTØRER ...................................................................................................................................................... 60
Registrere aktør................................................................................................................................. 60
Samfunnsplassering: ....................................................................................................................... 60
Adresse/Topografi: .......................................................................................................................... 61
Alternative navn:............................................................................................................................... 61
Aktører: ................................................................................................................................................. 62
Arkivenheter:...................................................................................................................................... 62
Aksesjoner/Tilvekster: ................................................................................................................... 63
Filer: ....................................................................................................................................................... 63
Opprette ny filtilknytning ........................................................................................................ 63
Lenker: ............................................................................................................................................. 64
Annet:..................................................................................................................................................... 64
Opprette aktørhierarki ................................................................................................................... 65
SØK ................................................................................................................................................................ 66
Enkelt søk ............................................................................................................................................. 66
Trunkeringstegn og andre søkefunksjoner............................................................................ 66
Avansert søk ....................................................................................................................................... 66
4
Velge søketype ................................................................................................................................... 67
Definere søkekriterier .................................................................................................................... 68
Søking i tekstfelter............................................................................................................................ 68
Søking i kategorifelter..................................................................................................................... 69
Søking i datofelter............................................................................................................................. 69
Utføre søket ......................................................................................................................................... 70
Endre eller slette søkekriterier ................................................................................................... 70
Lagre søkekriterier .......................................................................................................................... 71
MAGASINSTYRING ....................................................................................................................................... 72
Depotstruktur..................................................................................................................................... 72
Opprette nytt magasin .................................................................................................................... 72
Legge til nye reoler i magasinet ............................................................................................. 72
Legge til nye fag i reolen ........................................................................................................... 73
Legge til nye hyller i faget ........................................................................................................ 73
Endre magasinets egenskaper ............................................................................................... 73
Slette hylle ...................................................................................................................................... 73
Slette fag .......................................................................................................................................... 74
Slette reol ........................................................................................................................................ 74
Standard/default hylleplassering .............................................................................................. 74
Bestandsenheter ............................................................................................................................... 75
Registrering av bestandsenheter i arkiv ............................................................................ 76
Registrering av bestandsenheter for aksesjon/plassering av aksesjon ............... 76
Flytte lagringsenheter..................................................................................................................... 77
Utskrifter fra magasin ..................................................................................................................... 79
Reolskilt ........................................................................................................................................... 79
Bestandsoversikt ......................................................................................................................... 79
5
AKSESJON OG TILVEKST ............................................................................................................................. 80
Opprette aksesjon ............................................................................................................................. 80
Opprette tilvekst ............................................................................................................................... 81
BESTILLING .................................................................................................................................................. 82
Knytte digitalisert element til en bestilling............................................................................ 85
PUBLISERING ............................................................................................................................................... 86
Betingelser for publisering ........................................................................................................... 87
Begrenset publisering ..................................................................................................................... 89
Oppdater publiseringen med nye digitale filer..................................................................... 89
Å tilbakekalle publiserte arkiv .................................................................................................... 90
EKSPORT OG IMPORT .................................................................................................................................. 91
Eksportere arkiv................................................................................................................................ 91
Eksport av arkivenheter i Asta 5.2 og nyere versjoner ..................................................... 91
Gammel eksport ................................................................................................................................ 93
Import:................................................................................................................................................... 93
Import av arkiver i Asta 5.2 og nyere versjoner .................................................................. 93
Gammel import .................................................................................................................................. 96
Eksport og import av arkiver med digitaliserte elementer ............................................. 96
MASSEDIGITALISERING .............................................................................................................................. 97
Trinn 1: Kjør eksport.................................................................................................................. 97
Trinn 2: Knytt filer til mappene ............................................................................................. 99
Trinn 3: Importer digitale elementer til arkivet .......................................................... 100
Trinn 4: Masseprosessering av filer.................................................................................. 100
MASSEREGISTRERING .............................................................................................................................. 101
KOBLINGSPROTOKOLLEN........................................................................................................................ 103
Fra XML (Asta) til Excel skritt for skritt ............................................................................... 104
6
Opprett metadatasett ................................................................................................................... 105
Fra Excel til XML (Asta) ............................................................................................................... 116
XMP-stempling ................................................................................................................................ 119
BRUKERADMINISTRASJON ...................................................................................................................... 121
Ny brukeradministrasjonsmodul i Asta 5.4 ........................................................................ 121
Brukere .............................................................................................................................................. 122
Opprette ny bruker (obligatoriske felter er merket med * i programmet) ...... 122
Brukergrupper ................................................................................................................................ 124
Opprette ny brukergruppe ................................................................................................... 125
Objekttilganger ............................................................................................................................... 126
Opprette objekttilgang ........................................................................................................... 126
Tilgangskoder .................................................................................................................................. 126
Opprette nye tilgangskoder/Knytte tilgangskode til bruker ................................. 127
Depotinstitusjoner......................................................................................................................... 127
Endre informasjon om depotinstitusjonen/knytte til nytt depot ........................ 128
Depot ................................................................................................................................................... 128
Opprette nytt depot ................................................................................................................. 128
Akkumulatorer................................................................................................................................ 129
Opprette ny akkumulator/Endre akkumulator ........................................................... 129
Knytte akkumulatorer til avdeling .................................................................................... 130
Avdelinger ......................................................................................................................................... 131
Opprette ny avdeling ............................................................................................................... 131
Bestillingsinnstillinger................................................................................................................. 131
Legge til bestillingsinnstilling.............................................................................................. 132
Koble sammen bestillingsinnstillinger og depotinstitusjontilbud ....................... 132
KOMME I GANG ........................................................................................................................... 133
7
BRUKSANVISNING FOR FØRSTE GANGS BRUK ...................................................................................... 133
OFTE STILTE SPØRSMÅL (OSS/FAQ) .................................................................................. 135
Hvorfor får jeg opp arkivenhetstype dokument når jeg vil ha liste? ................... 135
Hvor finner jeg arkivets historikk? ................................................................................... 135
Hvilke arkivenheter er det lov å ha under hverandre? ............................................. 135
Jeg klarer ikke å opprette tilvekst fra tilvekst-fanen i Registreringsbildet for
arkiv ............................................................................................................................................... 135
Hva er forskjellen på en total og uspesifisert restriksjon? ...................................... 135
Jeg er ikke fornøyd med hvordan etikettene ser ut. Kan jeg gjøre noe med det?
.......................................................................................................................................................... 135
Jeg får ikke lov til å lagre etter at jeg har flyttet. .......................................................... 135
Jeg får ikke lov til å opprette arkiv, men pleide å få lov til det. Hva har skjedd?
.......................................................................................................................................................... 136
Jeg får ikke lov til å opprette arkiv, aktører og/eller aksesjoner, men skulle hatt
rettigheter til det....................................................................................................................... 136
Jeg vil plassere en bestandsenhet, men får melding om at det ikke er plass. .. 136
Jeg har kjørt et Excel ark gjennom koblingsprotokollen, og forsøker nå å
importere resultatfilen i Asta basen min men får feilmelding. .............................. 137
ORDLISTE .................................................................................................................................................. 138
Akkumulator ............................................................................................................................... 138
Aksesjon ....................................................................................................................................... 138
Aktør .............................................................................................................................................. 138
Angre.............................................................................................................................................. 138
Arkiv............................................................................................................................................... 138
Arkivdel ........................................................................................................................................ 138
Arkivenhet ................................................................................................................................... 138
Arkivkode..................................................................................................................................... 138
Arkivnøkkel ................................................................................................................................. 139
8
Arkivportalen ............................................................................................................................. 139
Arkivskaper................................................................................................................................. 139
Avdeling ........................................................................................................................................ 139
Avdelingsansvar ........................................................................................................................ 139
Avlevering.................................................................................................................................... 139
Bestandsenhet ........................................................................................................................... 139
Bestilling....................................................................................................................................... 139
Bestillingsapplikasjonen........................................................................................................ 139
Bestillingslinje............................................................................................................................ 140
Brukere ......................................................................................................................................... 140
Brukergrupper ........................................................................................................................... 140
Databasemenyen....................................................................................................................... 140
Deponering .................................................................................................................................. 140
Depot.............................................................................................................................................. 140
Depotinstitusjon........................................................................................................................ 140
Depotstatus ................................................................................................................................. 140
Dokument .................................................................................................................................... 140
Eksternt arkiv............................................................................................................................. 141
Enkeltarkiv .................................................................................................................................. 141
Foto................................................................................................................................................. 141
Fotoserie....................................................................................................................................... 141
Godkjent ....................................................................................................................................... 141
Hjelpmenyen............................................................................................................................... 141
Hovedbildet ................................................................................................................................. 141
Id (Identifikator) ....................................................................................................................... 141
Kart ................................................................................................................................................. 141
9
Kartserie ....................................................................................................................................... 141
Klausul........................................................................................................................................... 141
Klausulkategorier ..................................................................................................................... 142
Koblingsprotokoll ..................................................................................................................... 142
Lagre .............................................................................................................................................. 142
Lagringsenhet ............................................................................................................................ 142
Liste og Listeserie ..................................................................................................................... 142
Malarkiv ........................................................................................................................................ 142
Massedigitalisering .................................................................................................................. 142
Masseregistrering..................................................................................................................... 143
Menylinjen ................................................................................................................................... 143
Ny-knappen................................................................................................................................. 143
Objektlisten ................................................................................................................................. 143
Objektmenyen ............................................................................................................................ 143
Objekttilgang .............................................................................................................................. 143
Produksjonskatalog ................................................................................................................. 143
Produsert ..................................................................................................................................... 143
Programmoduler ...................................................................................................................... 143
Programmodultilknytning .................................................................................................... 144
Proveniens ................................................................................................................................... 144
Publisering .................................................................................................................................. 144
Registreringsbildet .................................................................................................................. 144
Restriksjon .................................................................................................................................. 144
Restriksjonskategorier ........................................................................................................... 144
Sak (1) ........................................................................................................................................... 144
Sak (2) ........................................................................................................................................... 144
10
Serie................................................................................................................................................ 144
Standard/default hylleplassering ...................................................................................... 144
Statuslogg..................................................................................................................................... 145
Sti..................................................................................................................................................... 145
Strukturtreet............................................................................................................................... 145
Tilgangskode .............................................................................................................................. 145
Tilvekst ......................................................................................................................................... 145
URN................................................................................................................................................. 145
Utskriftmenyen.......................................................................................................................... 145
Verktøylinjen i hovedbildet .................................................................................................. 145
Verktøylinjen i registreringsbildet .................................................................................... 145
Verktøymenyen ......................................................................................................................... 146
Vis-menyen.................................................................................................................................. 146
Visningsruten ............................................................................................................................. 146
VERSJONSDOKUMENTASJON ................................................................................................. 147
ASTA 5.0.................................................................................................................................................... 147
ASTA 5.0.0.1 ............................................................................................................................................ 150
ASTA 5.0.1 ................................................................................................................................................ 155
ASTA 5.0.1.1 ............................................................................................................................................ 156
ASTA 5.0.1.2 ............................................................................................................................................ 161
ASTA 5.0.1.3 ............................................................................................................................................ 167
ASTA 5.1.................................................................................................................................................... 170
ASTA 5.1.1 ................................................................................................................................................ 173
OPPDATERINGER AV BRUKERHÅNDBOKA ...................................................................... 176
BRUKERDOK TIL ARKIVPORTALEN.................................................................................... 183
INNLEDNING ............................................................................................................................. 187
ARBEIDSFLYTSEKSEMPLER................................................................................................... 187
11
BEHANDLE BESTILLING AV DIGITALISERING FRA WEB ...................................................................... 187
Søke frem bestilling: ..................................................................................................................... 187
Bestillingsliste ................................................................................................................................. 187
Bestillingslinje detaljer ................................................................................................................ 188
Rekvirere ........................................................................................................................................... 188
Produksjon ....................................................................................................................................... 190
Godkjenning ..................................................................................................................................... 191
Prising................................................................................................................................................. 192
Retur.................................................................................................................................................... 193
Faktura ............................................................................................................................................... 193
Godkjenne bestilling ..................................................................................................................... 193
BEHANDLE BESTILLING FOR UTLÅN PÅ LESESAL ................................................................................ 193
Opprette ny bestilling .................................................................................................................. 193
Finne frem til bestillingen .......................................................................................................... 194
Ny bestillingslinje .......................................................................................................................... 194
Fremhenting..................................................................................................................................... 196
Utlån .................................................................................................................................................... 196
Retur.................................................................................................................................................... 196
Betaling .............................................................................................................................................. 196
BILDER I SYSTEMET ............................................................................................................. 197
GENERELT ................................................................................................................................................. 197
BESTILLINGSLISTE HOVEDVINDU.......................................................................................................... 198
Bildedokumentasjon..................................................................................................................... 198
Beskrivelse av felter/kommandoer innenfor ”Utvalg”................................................... 199
Beskrivelse av kommandoer innenfor ”Sortering” .......................................................... 200
Beskrivelse av felter/kommandoer i ”Bestillingslisten” ............................................... 200
12
Beskrivelse av liste med predefinerte utvalgvalg av bestillingslister (Menyvalg)
............................................................................................................................................................... 201
BESTILLING ............................................................................................................................................... 202
Bildedokumentasjon..................................................................................................................... 202
Beskrivelse av felter/kommandoer innenfor ”Bestilling” ............................................ 202
TabelLkort ........................................................................................................................................ 203
BESTILLINGSLINJE.................................................................................................................................... 205
Bildedokumentasjon..................................................................................................................... 205
Beskrivelse av felter/kommandoer innenfor ”BestillingSlinje” ................................. 205
Tabellkort .......................................................................................................................................... 207
Tabkort Arkivenhet ................................................................................................................. 207
Tabkort Digitalisert ................................................................................................................. 210
Tabkort Prisdata ....................................................................................................................... 211
Tabkort Avslag/avbestille..................................................................................................... 212
Tabkort Produksjon................................................................................................................. 213
Tabkort Godkjenning .............................................................................................................. 215
Tabkort Statuslogg ................................................................................................................... 216
ANDRE HJELPEVINDUER.......................................................................................................................... 218
Arkivbruker ...................................................................................................................................... 218
Utskift ................................................................................................................................................. 218
Meldinger .......................................................................................................................................... 218
Melding på bestillingslinje ......................................................................................................... 218
Melding fra web......................................................................................................................... 218
Melding fra arkivar .................................................................................................................. 219
Melding til depotinstitusjon ...................................................................................................... 220
PUBLISERINGSAPPLIKASJONEN ............................................................................................................. 221
13
Bakgrunn ........................................................................................................................................... 221
Skjermbildet ..................................................................................................................................... 221
Et typisk scenario........................................................................................................................... 223
14
ASTA 5 BRUKERHÅNDBOK
INTRODUKSJON
Denne brukerhåndboka tar for seg hvordan man bruker Asta 5 Den forklarer trinn for
trinn hvordan man bruker programmet, men den forutsetter litt arkivfaglig kunnskap
om hvorfor og hvordan man registrerer. I tillegg er det derfor laget en arkivfaglig
veiledning som forklarer hvordan og hvorfor man registrerer.
Asta 5 er et arkivregistreringssystem for historiske eller avsluttede arkiv. Den skiller
seg derfor fra andre journalsystemer eller dokumentflytsystemer. Asta ble opprinnelig
laget for å kunne registrere papirarkiv men er nå også tilpasset registrering av
elektroniske arkiv. Systemet er tilpasset både store og små arkiv og arkivinstitusjoner
og arkivmateriell fra statlige, kommunale og private arkivskapere. Programmet blir
utviklet av Stiftelsen Asta som er eid av LLP (Landslaget for Lokal- og privatarkiv) og
Riksarkivaren.
OBJEKTER
Programmet består av ulike objekter som er knyttet sammen ved ulike relasjoner. De
mest sentrale objektene er arkivenhetene. Arkivenhet finnes på flere nivåer; for
eksempel arkiv, serie, stykke, mappe og dokument. Blant Aktør-objektene er
arkivskaper den viktigste.
15
Aksesjon
Tilvekst
Lagringsenhet
Arkivenhet
Hylle
Klausul
Aktør
RELASJONER
Mellom objektene kan man knytte relasjoner. Mellom arkiv og aktør er det for
eksempel mulig å sette relasjonen ”er skapt av” slik at aktøren blir arkivskaper og det
opprettes da den motsatte relasjonen ”har skapt” fra aktør til arkiv. Når man oppretter
en aksesjon knyttes det automatisk en relasjon til aktøren som har avlevert og på
samme måte knyttes det automatisk en relasjon til aksesjonen og til arkivet når en
tilvekst blir opprettet. Relasjon til lagringsenhet er nødvendig for å lagre et stykke,
men kan også knyttes til mapper eller dokumenter som registreres direkte under
serier. Lagringsenhetene har alltid en relasjon til den hyllen de står på. Klausuler er
objekter som eksisterer innen for arkiv og så knyttes til de ulike arkivenhetene med
relasjoner.
MODULENE
Det er fire hovedmoduler og brukeradministrasjon. De fire modulene har likt
brukergrensesnitt slik at man skal kunne kjenne seg igjen. Brukeradministrasjonen er
imidlertid laget i et annet grensesnitt. I Asta 5.4 er det kommet en helt ny
brukeradministrasjon som er koblingsbasert.
Med Asta 5.1 kom i tillegg bestillings- og publiseringsmodulen som forholder seg til
henholdsvis arkivmodulen og arkiv- og aktørmodulen. Det finnes en søkefunksjon
knyttet til arkiv-, aktør- og aksesjonsmodulen. Import og eksport er knyttet til arkiv- og
aktørmodulen. Utskriftsmulighet er knyttet til alle fire moduler; arkiv, aktør, aksesjon
og magasin.
Koblingsprotokollen er ny med versjon 5.2. Denne gjør det mulig å opprette koblinger
mellom registreringer gjort i for eksempel Excel og legge disse inn i Asta 5.
16
Brukeradministrasjon
Arkiv
Aktør
Aksesjon
Magasin
Asta5 modulene med tilleggsmoduler/funksjoner:
Bestilling
Import og eksport
ekseksportekspor
t
Arkiv
Brukeradministrasjon
Aktør
Publisering
Aksesjon
Søk
Magasin
Utskrift
17
HOVEDBILDET
Hovedbildet er tredelt og består av et strukturtre, en objektliste og en visningsrute,
med verktøylinje øverst. Det er likt uansett hvilken modul du befinner deg i.
STRUKTURTREET
Strukturtreet befinner seg til venstre i hovedbildet. Strukturtreet viser de objektene
man har søkt frem i enkelt søk med underliggende enheter og gir således et
oversiktsbilde. Strukturtreet kan ekspanderes ved å klikke på enhetene. Det at det står
et +-tegn foran enheten betyr at det finnes underliggende enheter som kan vises. Du
kan åpne redigeringsbildet, opprette underliggende og slette enheter ved å
høyreklikke på dem i strukturtreet. Underliggende til det som er markert i
strukturtreet vises i objektlisten.
18
OBJEKTLISTEN
Objektlisten befinner seg øverst til høyre i hovedbildet. Objektlisten viser
underliggende til det som er markert i strukturtreet, eller søkelisten du har søkt frem i
avansert søk. Den er den aktive delen av hovedbildet, og knappene på verktøylinjen
forholder seg til objektlisten. Også menylinjen forholder seg til objektlisten. Du kan
høyreklikke i objektlisten for å redigere eller opprette nye enheter. Flyttefunksjonen
åpnes også ved å høyreklikke i objektlisten og består av en øvre og en nedre
objektliste.
VISNINGSRUTEN
Visningsruten befinner seg nederst til høyre i hovedbildet. Visningsruten viser generell
informasjon om objektet som markeres i strukturtreet eller objektlisten. Den er ikke
aktiv, men viser informasjonen som er blitt registrert om objektet.
MENYLINJEN I HOVEDBILDET
Menylinjen befinner seg helt øverst i hovedbildet, over verktøyknappene. Menylinjen
har seks menyer; Objekt, Eksport/Import, Verktøy, Utskrift, Vis og Hjelp.
VERKTØYLINJEN I HOVEDBILDET
Verktøylinjen befinner seg øverst i hovedbildet, under menylinjen, og har seks
knapper; Ny, Ny kopi, Rediger, Slett, Søk og Hjelp. Verktøylinjen forholder seg til det
som er markert i strukturtreet.
19
ENKEL REGISTRERING
Dette er en enkel instruks for å begynne registreringen.
Du har logget på og står i hovedbildet og har to muligheter for å begynne
registreringen.
1. For å opprette en et nytt arkiv, høyreklikk på depotinstitusjonen i strukturtreet
og velg Nytt arkiv.
2. For å gjøre nye registreringer i et eksisterende arkiv, søk frem arkivet ved å
skrive inn navn i Navnefeltet eller identifikator i Idfeltet. Arkivet kommer
frem i strukturtreet, og hvis du klikker på arkivet åpner det seg slik at du får se
underliggende serier og arkivdeler.
REGISTRERE NYTT ARKIV
20
1. Når du har valgt Nytt arkiv, åpner registreringsbildet for arkivenheter seg på
arkivnivå.
2. Arkivet har automatisk fått tildelt neste ledige identifikator, men ønskes en
annen identifikator kan den forandres. Alle arkiv i basen må ha sin egen unike
identifikator.
3. Hvis du ønsker at lagringsenhetene skal være nummerert innen arkiv isteden
for nummerert innen serie (som er vanlig standard), må du endre dette før
arkivet lagres første gang. Dette gjøres i Annet-fanen.
4. Skriv in navn i Navnefeltet.
5. Legg så inn opplysninger om år i periode feltene og informasjon om
arkivmaterialet i innholdsfeltet. Denne informasjonen kan også legges til eller
endres senere, når hele arkivet er ordnet og man har full oversikt over innhold
og ytterår. Det er til enhver tid mulig å gå inn og redigere tidligere opprettede
arkivenheter og andre objekter, da selvsagt med mindre arkivet har blitt låst.
6. Lagre.
7. For å opprette en serie velg Ny underliggende-knappen (Opprett barn
av)eller klikk Ctrl + U.
8. Registreringsbildet for arkivenheter er nå oppe i serie nivå og du må velge id
og navn. Dette gjøres ved å skrive inn en bokstav fra allment arkivskjema i idfeltet og klikke Enter, eller ved å velge fra allment arkivskjema som kan åpnes
ved å kikke på knappen ved siden av Navnefeltet.
21
9. Lagre.
10. Lag underserie ved å velge Ny underliggende.
11. Registreringsbildet er det samme, men du skal nå lage en underserie. Fastsett
en id. Den første bokstaven i identifikatoren for en underserie er alltid den
samme som i hovedserien (f.eks ’D’) og en ny liten bokstav (f.eks ’a’) slik at den
for eksempel heter Da (man kan ha flere nivåer med underserier, eks Daa
under Da).
12. Skriv inn navn på serien. Navnet er tittelen på serien og forteller hvilken type
materiale som befinner seg under den, for eksempel ”Saksarkiv ordnet etter
arkivnøkkel”, ”Budsjett” eller ”Hjemmelsdokumenter”.
13. Lagre.
14. For å registrere stykker velg Ny underliggende. I nedtrekkmenyen for
arkivenheter står det stadig Serie. For å få et stykke endrer man til Stykke i
nedtrekksmenyen. Ikonet øvers til venstre endrer seg fra tre arkivbokser
(serie) til en arkivboks (stykke). Det første stykket i en serie får alltid Id
L00001 (med mindre du velger nummerering av lagringsenheter innenfor
arkiv).
15. Skriv inn navnet på stykket i Navnefeltet. Navnet er tittelen på stykket. Det er
hovedinnfallsporten til å finne igjen stykket etterpå. Hvis man har
tilleggskommentarer kan de legges inn i Innholdsfeltet. Skriv inn stykkets
ytterår i periodefeltene.
16. Ettersom dette er første stykke i serien, må den knyttes til lagringsenhet og
hylle plassering. Klikk på Ny hylleplassering, knappen rett til høyre for hyllefeltet i registreringsfeltet for lagringsenheter.
22
17. Registreringsbildet for lagringsenheter åpner seg. Behold lagringsenhets id.
18. Velg boks, pakke, protokoll, mikrofilm osv. fra nedtrekksmenyen som angir
type lagringsenhet.
19. Plasser lagringsenheten ved først å velge depot, så magasin, så reol, så fag og
tilslutt hylle. Det anbefales å lagre på standard midlertidig hylle hvis man ikke
allerede har den permanente lagringsplassen klar. Man kan opprette en default
hylle til hver bruker så man slipper å velge depot, magasin, fag og hylle for hver
ny serie. Se Standard/default hylleplassering.
20. Klikk OK.
21. Lagre.
22. Du er nå klar for å lage neste stykke ved å klikke Ny (Ctrl + N) eller Ny kopi
(Ctrl + K). Ny gir et nytt stykke med nytt nummer, men ellers er alle felt tomme.
Ny kopi gir et nytt stykke med nytt nummer mens teksten i alle felt unntatt
periode blir kopiert fra forrige stykke. Husk at når du kopierer ett stykke, så vil
opplysninger om klausuler/restriksjoner bli kopiert til det neste stykket.
23. Hvis du ønsker å legge mapper under stykket velger du Ny underliggende (Ctr
+ U). Når du har laget de mappene du trenger kan du bruke pil-tastene til å
komme deg opp på stykke nivå igjen.
GJØRE NY REGISTRERING I EKSISTERENDE ARKIV
1. Søk frem arkivet ved å skrive inn navn i Navnefeltet eller identifikator i
Idfeltet.
2. Klikk på arkivet i strukturtreet. Du kan da se hvilke serier som finnes.
3. Kanskje trenger du også å klikke på serien for å se hvilke stykker eller mapper
som finnes der.
4. Hvis du skal lage ny serie
a. Høyreklikk på arkivet og velg Ny underliggende.
b. Registreringsbildet for arkivenheter åpner seg.
c. Skriv inn id og navn.
d. Lagre.
5. Hvis du skal lage et nytt stykke i eksisterende serie.
23
a. Høyreklikk på serien og velg Ny underliggende. (Alternativt kan du,
om du skal ha samme tekst som i det eksisterende siste stykke,
høyreklikke på det siste stykket i serien og velge Rediger.
Redigerningsbildet for det siste stykket vi da åpne seg, og du kan velge
Ny kopi.)
b. Ditt nye stykke åpner seg. Skriv inn navn, ytterår og eventuell annen
informasjon.
c. Lagre.
6. Hvis du skal redigere på en arkivenhet
a. Finn arkivenheten i strukturtreet.
b. Høyreklikk på arkivenheten og velg Rediger.
c. Registreringsbildet åpner seg for arkivenheten.
d. Gjør endringene.
e. Lagre.
24
ARKIVENHETER
Arkivenheter er de logiske enhetene et arkiv bygges opp av (til forskjell fra de fysiske
enhetene). De logiske enhetene består i Asta 5 av arkiv, arkivdel, serie, stykke, mappe,
listeserie, dokumentserie, kartserie, fotoserie, tegningserie, dokument, sak, liste, foto,
kart og tegning. Disse enhetene brukes i beskrivelsen av et arkiv fra det øverste
generelle nivå til de nederste spesifikke nivåene. I Asta 5 må de to øverste nivåene
være med i beskrivelsen. Det betyr at du må registrere arkiv og serie/arkivdel før du
fortsetter beskrivelsen. Deretter brukes de enhetene som er nødvendig for en adekvat
beskrivelse av arkivet.
ARKIVSTRUKTUR
Programmet har et regelverk som styrer hvilke arkivenheter som kan komme under
hverandre. Imidlertid er den vanlige strukturen som følger:
Arkiv
(Arkivdel)
Serie
Underserie
(Stykker)
Mapper
Dokumenter/Foto/Kart/Tegning/etc.
Det anbefales å bruke underserie for å forenkle inkorporering av nytt materiale, og
også for å differensiere mellom ulike underserier. Stykke er ikke nødvendig da man
kan registrere mapper direkte under underserien, men i noen arkiv er det naturlig å
registrere materialet på stykkenivå.
Har man materiale som står forskjellige steder (eksempelvis om deler av arkivet er
avlevert, og deler står hos arkivskaper) kan man opprette arkivdeler mellom arkiv- og
serienivå. Man kan da eksempelvis ha en arkivdel med id 01 og navn Avlevert
Riksarkivet, hvor man legger de avleverte seriene/underseriene. Og så en arkivdel med
id 02 som består av de seriene/underseriene som fortsatt befinner seg hos
arkivskaper.
25
REGISTRERE ARKIVENHETER
Nedenfor foreslås en ”vanlig” vei for arkivbeskrivelse. Til slutt nevnes noen av
attributtene under de ulike fanene i nedre del av redigeringsbildet
Opprette arkiv
1. Gå til åpningsbildet og velg Arkiver i nedtrekksmenyen (Arkiver skal være
forhåndvalgt).
2. Høyreklikk på depotinstitusjon i strukturtreet og klikk på Nytt arkiv
3. Registreringsbildet for arkivenhet åpner seg.
4. Skriv inn navn og kontroller at id er slik du vil ha den. Id blir automatisk valgt
neste ledige.
5. Lagre (Lagre knappen på verktøylinjen eller Ctrl + S)
Skal du registrere flere arkiver kan dette gjøres fra redigeringsbildet ved å klikke på
knappen ”Oppretter nytt søsken til denne arkivenheten”
Opprette serier
1. Stå i redigeringsbilde for arkiv.
2. Klikk på knappen Opprett barn av arkivenhet eller Ctr+U. Bildet tømmes for
tidligere informasjon.
3. Velg arkivenhetstype serie (skal være forhåndsvalgt). Alternative ”barn” av
arkiv er arkivdel eller serie. Dvs ønskes arkivdel så velges det i
nedtrekksmenyen og opprettes først, og så opprettes serier under arkivdelen.
4. Skriv inn seriekode i Id-feltet og trykk enter eller tab. I begge tilfeller fylles Idog navnefelt eller klikk på grunnregisterknapp til høyre for navnefeltet, markér
serie og trykk Velg og lukk.
5.
Skriv inn evt. annen informasjon i periode- og innholdsfeltene. Id og Navn er
obligatorisk, ellers er feltene valgfrie.
6.
Lagre.
Registrering fra strukturtreet: Høyreklikk på arkivet og klikk på Ny underliggende.
26
Skal du registrere flere serier kan dette gjøres fra redigeringsbildet ved å klikke på
knappen ”Oppretter nytt søsken til denne arkivenheten”.
Registrere stykker
1. Stå i redigeringsbildet for arkivenheter på serie nivå.
2. Klikk på knappen Opprett barn av arkivenhet. Bildet tømmes for tidligere
informasjon.
3. Velg enhetstype Stykke og første ledige stykkenummer i serien kommer opp.
4. Skriv inn tekst i Navnefeltet. (Navn og id er obligatorisk før lagring)
5. Trykk på Lagreknappen og du får beskjed om at ”lagringsenheten er ikke
plassert”.
6. Trykk OK, gå inn på feltet for lagringsenheter og velg Ny. Bildet for
lagringsenheter kommer opp. Behold foreslått id, velg arkivenhetstype (boks,
pakke, protokoll eller mikrofilmrull). Plasser stykket i depot (eventuelt en
midlertidig hylleplassering)og trykk OK.
7. Skriv inn evt. annen informasjon i arkivkode-, periode- og innholdsfeltene.
8. Lagre.
9. Skal du registrere flere stykker kan dette gjøres fra redigeringsbildet ved å:
a. klikke på knappen ”Oppretter nytt søsken til denne arkivenheten”.
Du får da opp et nytt stykke uten tidligere informasjon.
b. klikke på knappen ”Opprette ny kopi til denne arkivenheten”. Du får
da opp et nytt stykke med informasjon fra det forrige stykket, bl.a. tekst
fra navnefeltet og plassering.
Registrering fra strukturtreet: Høyreklikk på serien og klikk på Ny underliggende.
Skal du registrere stykker i en serie med tidligere registrerte stykker, kan det være lurt
å gå inn i redigeringsbildet til siste registrerte stykke. Dette gjøres ved å høyreklikke på
sist registrerte stykke i strukturtreet, velg Rediger og velge Opprette kopi til denne
arkivenheten. På denne måten får du med deg opplysninger fra siste registrering og i
tillegg slipper du å registrere ny lagringsenhet
27
Registrere mapper eller dokumenter
1. Stå i Registreringsbildet for arkivenheter på stykkenivå.
2. Klikk på knappen Opprett barn av arkivenhet. Bildet tømmes for tidligere
informasjon.
3. Velg enhetstype Mappe eller Dokument og første ledige mappe/dokumentnummer i stykket kommer opp.
4. Skriv inn tekst i Navnefeltet.
5. Skriv inn evt. annen informasjon i arkivkode-, periode- og innholdsfeltene. Id
og Navn er obligatorisk, ellers er feltene valgfrie.
6. Lagre.
7. Skal du registrere flere stykker kan dette gjøres fra redigeringsbildet ved å:
a. klikke på knappen ”Oppretter nytt søsken til denne arkivenheten”.
Du får da opp en ny mappe eller et nytt dokument uten tidligere
informasjon.
b. klikke på knappen ”Opprette ny kopi til denne arkivenheten”. Du får
da opp en ny mappe eller et nytt dokument med informasjon fra forrige
mappe eller dokument.
Registrering fra strukturtreet: Høyreklikk på serien og klikk på Ny underliggende.
OPPRETTE MAPPER UNDER SERIE
Det er aktuelt å registrere mapper direkte under serie hvis det ikke er noen ny
informasjon som blir beskrevet på stykke nivå. For at man skal finne igjen materialet i
magasinet og i arkivlister er det nødvendig å knytte mappene til lagringsenheter.
Hvordan knytte mapper til lagringsenheter
Hvis man har et lite arkiv kan det være hensiktsmessig å registrere alt materialet på
mappe nivå isteden for stykker. Dette gjelder også for oversiktlige serier hvor man ikke
har noen ’ny’ informasjon å legge inn på stykknivå. Registrerer man ett helt arkiv
fortløpende som mapper knyttet til lagringsenheter får man for eksempel denne
strukturen:
28
Ba - Kopibøker 0001 Kopibok (mappe) 1856-1860
0002 Kopibok (mappe) 1961-1862
Da - Saksarkiv 0001 Korrespondanse 1856
Lagringsenhet (boks)
L0001
0002 Korrespondanse 1857
0003 Korrespondanse 1858
0004 Korrespondanse 1859
0005 Korrespondanse 1860
0006 Korrespondanse 1861
0007 Korrespondanse 1862
Lagringsenhet (boks)
L0002
0008 Korrespondanse 1863
0009 Korrespondanse 1864
Ra - Regnskap 0001 Regnskapsbok 1855-1863
1. Opprett et nytt arkiv ved for eksempel å høyreklikke på depotinstitusjonen i
strukturtreet og velg Nytt arkiv.
2. Gå til Annet-fanen og velg Nummerering innen arkiv fra Lagringsenheternedtrekksmeny. Dette må gjøres før arkivet lagres.
3. Skriv inn navn i navnefeltet, se etter at id er riktig og lagre arkivet.
4. Opprett første serie ved å velge Ny underliggende, for eksempel ved å klikke
Ctrl+U.
5. Lagre.
6. Opprett Ny underliggende en gang til og velg Mappe fra nedtrekksmenyen
øverst til venstre. Mappe må velges selv om det skulle være en protokoll.
7. Skriv inn navn og knytt lagringsenhet til mappen ved å velge Ny plassering fra
lagringsenhetsområdet. Se bildet:
29
8. Registreringsbildet for lagringsenhet åpner seg. Plasser lagringsenheten slik du
ville ha plassert et arkivstykke ved å velge plassering fra nedtrekksmenyene.
9. Lagre.
10. Hvis du skal registrere flere mapper, opprett nye mapper ved Ctrl+K, da blir
lagringsenheten også kopiert.
11. Alle mappene vi havne i samme lagringsenhet med mindre du gir beskjed om
noe annet, så husk å velge Ny i lagringsenhetsområdet hver gang du skal over
på en ny lagringsenhet.
12. Når du skal opprette ny serie, naviger til serienivå, for eksempel med Alt+ pil
opp, og velg Ny (Ctrl+N).
13. Gjenta punktene 6 og 7.
14. Mappen knyttes til en allerede eksisterende lagringsenhet ved å velge
eksisterende lagringsenhet fra id-nedtrekksmenyen. Se bildet:
30
15. Lagre og gjenta punkt 11.
16. Når det er klart for neste lagringsenhet (det vil si en ny boks) velger du igjen
Ny fra lagringsenhetsområdet (ikonet til høyre i bildet ovenfor markert med
pil).
Om man har behov for å registrere alle mappene før man knytter til lagringsenheter,
må man knytte alle mappene til eksempelvis lagringsenhet L0001 for så å flytte de til
andre lagringsenheter. Man må da gå inn på hver enkelt mappe i etterkant og knytte
mappen til en annen lagringsenhet.
Hver gang man ønsker å legge mappen i en ny lagringsenhet velger man Ny i
lagringsenhetsområdet. Når man ønsker å legge en mappe i en allerede påbegynt
lagringsenhet velger man den aktuelle lagringsenhetens Id i Id-nedtrekksmenyen i
lagringsenhetsområdet. Er det eksempelvis plass til to mapper pr boks vil man på
mappe 1 velge Ny og velge første lagringsenhet L0001, mens man på mappe 2 går inn i
Id-nedtrekksmenyen og velger L0001. På mappe 3 velges Ny (nå L0002), mens det på
mappe 4 velges L0002 i Id-nedtrekksmenyen. Husk å lagre når mappen er knyttet til en
lagringsenhet.
Fremgangsmåten blir den samme om man ønsker å opprette en enkelt serie hvor man
bare bruker mapper i stedet for stykker og så mapper. Man oppretter serien,
underserien, og går så direkte til mappe. Mappene knyttes fortløpende til
lagringsenheter etter hvert som boksene blir fulle.
Nummerering av lagringsenheter
Nummerering av lagringsenheter gjør det mulig å finne igjen arkivenhetene i
arkivlister og i magasinene. Det går an å nummerere lagringsenheter innen serie eller
31
innen arkiv. Hvis du ikke gjør et aktivt valg nummereres lagringsenhetene innen serie.
Du må endre Lagringsenheter: Nummerering innen arkiv i Annet-fanen før du
lagrer arkivet første gang. Se Registrere nytt arkiv.
REGISTRERING AV FOTO , KART, TEGNINGER, FILM OG LYD
Fotografier registrert som arkivenhetstype Foto blir søkbare i Asta og på
Arkivportalen. Digitaliserte versjoner kan knyttes til den enkelte registrering.
Fotografier kan registreres enkeltvis under mapper, men de kan også registreres
enkeltvis under fotoserie. Foto er den eneste arkivenhetstypen du får lov å opprette
under fotoserie.
En fotoserie kan være en egen lagringsenhet, eksempelvis ett fotoalbum eller en diaskarusell i eske. Det kan også være flere fotoserier i en lagringsenhet, eksempelvis om
det er flere fotoalbum i en arkivboks. I tillegg kan selvsagt en fotoserie gå over flere
lagringsenheter. I de to første tilfellene knyttes lagringsenheten til fotoserien. Om en
fotoserie går over flere lagringsenheter knyttes det enkelte foto til lagringsenhet.
En fotograf knyttes til fotoserien ved å gå til fanen Aktører, og så følge malen som vist
her Knytte til aktør.
Film og lyd kan registreres som enheter i ett stykke, eller direkte under underserien.
Da knyttes den enkelte film- eller lydregistreringen til en lagringsenhet (på samme
måte som når man knytter mapper til lagringsenhet, forklart ovenfor).
For registrering av fotografier benyttes fanene Teknikk og Motiv. I Teknikk fanen
fyller man ut informasjon om selve gjenstanden, som Lagringsmedium (papir,
elektronisk...), Bunnmateriale (glass, papir…), Teknikk (positivkopi, polaroid…),
størrelse, fysisk tilstand og så videre. I Motiv fanen legger man inn informasjon om
motivet som type motiv, hvilke personer som er med på bildet, kontekst og lignende.
Man kan også legge inn informasjon om stedet bildet er tatt i Sted fanen.
32
Sted fanen benyttes også for å registrere kart, og Teknikk fanen benyttes også for film
og lyd.
REGISTRERINGSBILDET FOR ARKIVENHETER
Det er i programmet forsøkt å gjøre registreringsbildene for de ulike objektene så like
som mulig slik at man skal kunne kjenne seg igjen selv om man kommer til et nytt
registreringsbilde. Registreringsbildet for arkivenheter er kanskje det viktigste. Derfor
gjennomgås det her i detaljer.
Statusrute
Hovedfelt
Lagringsenhetsfelt
Faner
Registreringsbildet inneholder et hovedfelt i øvre halvdel av vinduet. Det er her man
registrerer navn på arkivenheten og eventuelt endrer eller føyer til id. Det er også her
man finner feltene for å legge inn periode, altså informasjon om år eller dato. Til høyre
33
for Id-feltet er ett felt for låsing av arkiv. Man må være avdelingsansvarlig (rettighet i
administrasjonsmodulen) for å kunne låse arkiv.
I Innholdsfeltet kan man legge til tilleggs informasjon om arkivenheten, for eksempel
om innhold hvis man ikke har mulighet til å registrere underliggende enheter. Til
høyre for innholdsfeltet er det en knapp med tre prikker på. Ønsker man å legge inn
mer informasjon enn innholdsfeltet tillater kan man trykke på denne knappen, og det
åpner seg et blankt ark som utvider seg ettersom man fyller det med tekst. Dette
utvidede innholdsfeltet har en begrensning på 4000 tegn.
Under innholdsfeltet, nederst i hovedfeltet, ligger Merknadsfeltet. Informasjon fra
dette feltet blir ikke med ut på Arkivportalen ved publisering, så dette regnes som ett
”privat” felt hvor institusjonen kan legge inn informasjon de ønsker å ha tilgjengelig
men ikke allment synlig. (Ikke å forveksle med sensitiv informasjon!) Om publisering
av arkiv på Arkivportalen, se Publisering.
Under hovedfeltet, i midten av bildet, har man ruten for lagringsenheter.
Til høyre i bildet finnes statusruten som viser oversiktsinformasjon hentet fra fanene.
Nederste halvdel av registreringsbildet er viet detaljregistrering. Det er 14 faner som
gir inngang til ulike sider av detaljregistreringen:
Arkivenheter viser relasjonene til over- og underliggende arkivenheter, samt andre
arkivenheter man aktivt har knyttet relasjon til. Relasjoner til ’andre’ arkivenheter
knyttes fra denne fanen.
Aktør er fanen hvor man kan se hvilke aktører, for eksempel arkivskapere, som er
knyttet til arkivet. Det er også mulig å registrere nye relasjoner til aktører fra denne
fanen.
Bestandsenheter er en fane som bare er aktiv på arkivnivå. Det er her man oppretter
nye bestandsenheter, og eksisterende bestandsenheter er synlige i en liste.
Tilvekster lister opp tilknyttede tilvekster. Det er ikke mulig å knytte til tilvekster fra
denne fanen, dette gjøres fra aksesjonsmodulen.
Restriksjoner er fanen for å se alle restriksjoner (tidligere kalt klausuler) som gjelder
for arkivenheten, både de som er satt direkte på arkivenheten og de som er satt på
overliggende arkivenheter. Her er det også mulig å lage nye restriksjoner eller knytte
nye relasjoner til eksisterende restriksjoner.
Katalogisering er fanen for registrering av katalog- og ordningsinformasjon.
El. lagring er for elektroniske lagringsenheter. Her kan du opprette nye elektroniske
lagringsenheter og knytte relasjoner til eksisterende lagringsenheter. Det finnes også
en liste med de elektroniske lagringsenhetene som er knyttet til denne arkivenheten.
34
Logg-fanen er for å registrere hendelser som skjer med arkivenheten. I tillegg til
hendelsene man selv loggfører er det også en del informasjon som blir automatisk
loggført, for eksempel restriksjonsvurderinger og sletting av restriksjoner.
Teknikk er for detaljregistreringer av materiale, foto og tegninger.
Sted er for registrering av geografisk plassering.
Motiv er fanen for detaljregistrering av motiv av tegninger og foto. Tilgjengelige typer
avhenger av arkivenheten som er valgt.
Filer er fanen hvor man kan se tilknyttede filer og laste opp nye filer. Man kan også
legge til lenker til nettsider.
Emneord gir en liste over emneord for aktører, hentet fra Felleskatalogen, som kan
knyttes til for søkbarhet. Her kan man også knytte til egne emneordregistre.
I fanen for Alternative navn legger man inn andre (ofte eldre) navn arkivet kan være
kjent under, mye brukte forkortelser (eks NRK og NATO) og eventuelle ulike
skrivemåter for arkivet. For fremfinning kan det være hensiktsmessig å registrere
alternative navn til arkivenheten. Det finnes ingen regler for hva et alternativt navn er,
men i tillegg til tidligere offisielle betegnelser, kan altså varianter av forkortelser og
akronymer registreres. Man kan legge inn flere alternative navn. Søker man på arkiv vil
det søkes både i navnfeltet og i fanen for alternative navn.
I Annet-fanen kan man registrere opplysninger om omfang og kassasjon, samt sette
tilgangskode.
ARKIVENHETSFANEN
For å knytte relasjoner mellom arkivenheten og andre serier eller arkiver åpnes fanen
Arkivenheter.
1. Klikk på Ny relasjon. Registreringsbilde for relasjon mellom arkivenheter
åpner seg. Se bilde.
35
Fra/til meny
2. Gå i nedtrekksmenyen øverst til venstre, og velg hvilken vei relasjonen skal
settes. Fra denne arkivenheten til en annen, eller fra en annen arkivenhet og til
denne.
3. Gå i nedtrekksmenyen for relasjonstype. Alternativene som gis endres etter
som menyen i punkt 2 er satt til Fra eller Til. Velger man Fra og Fortsetter som
vil arkivenheten man knytter denne til få relasjonene Er fortsettelse av.
4. Når relasjonstype er valgt velges arkivet det skal knyttes relasjon til, enten
relasjonen skal knyttes til en serie innen samme arkiv eller ett helt annet arkiv.
Dette gjøres ved å søke frem riktig arkiv, enten ved å skrive inn arkiv-id i det
første feltet til venstre, eller ved å skrive inn hele eller deler av arkivnavnet i
feltet til høyre og så trykke Søk arkiv eller Enter. Et nytt skjermbilde med alle
arkiver som svarer til søkekriteriet åpner seg. Marker riktig arkiv og trykk Velg
og lukk.
5. Når arkiv er valgt velges arkivenheten det skal knyttes relasjon til. Det gjøres
ved å skrive inn id i id-feltet eller navn i navnefeltet og så trykke Søk
arkivenhet eller Enter. Et nytt skjermbilde med alle arkivenheter som svarer
til søkekriteriet åpner seg. Marker riktig arkivenhet og trykk Velg og lukk.
6. Relasjonen knyttes ved å trykke Lagre og lukk.
7. Lagre på nytt i registreringsbilde for arkiv. Relasjonen er nå synlig i
arkivenhetsfanen for begge de to arkivenhetene det er knyttet mellom.
Ved endring eller sletting av relasjon merk den aktuelle relasjonen i Arkivenhetsfanen,
og trykk Endre relasjon eller Slett relasjon.
36
KNYTTE TIL AKTØR
For å knytte aktør til en arkivenhet åpnes fanen Aktører.
1. Trykk på Ny relasjon for å åpne bildet for å registrere relasjoner.
2. Velg fra nedtrekksmenyen hvilken relasjon arkivenheten skal ha til aktøren.
3. Søk så frem aktøren det skal opprettes relasjon til ved søkefelt for aktør-ID
eller søkefelt for navn (hvor du kan søke på deler av navn). Skriv inn
søkeverdier og trykk på søkeknappen. Hvis du får flere enn ett treff, vil du få
opp en resultatliste hvor du velger aktøren. Om søkeverdier ikke legges inn vil
man ved å trykke på søkeknappen få opp en liste over alle aktører som ligger i
basen. Om ikke aktøren allerede befinner seg i basen kan den opprettes ved å
trykke Ny aktør. Registreringsbildet for aktør åpner seg, og kan fylles ut. Husk
å lagre den nyopprettede aktøren.
4. Legg den registrerte relasjonen til i listen over relasjoner ved å trykke på
lagre-knappen (NB! relasjonen er likevel ikke lagret i basen.) Det skjer først
ved lagring i hovedbildet for arkiv). I dette bildet er lagre-knappen i form av en
diskett oppe i verktøylinjen.
5. Klikk Lukk, eller trykk på ny-knappen for å opprette en ny relasjon.
6. Husk å lagre når du er tilbake i registreringsbildet for arkiv.
REGISTRERE BESTANDSENHETER
Registrering av bestandsenheter gjør man i registreringsbildet for arkivenheter under
fanen Bestandsenheter. Bestandsenheter er knyttet til arkiv og kan derfor bare
knyttes til på arkivnivå.
Opprette ny bestandsenhet
1. I registreringsbildet for arkivenheter, gå til fanen Bestandsenheter
2. Klikk Ny. Vinduet Vedlikehold av bestandsenheter åpnes.
3. Skriv inn en id til bestandsenheten, og evt. en beskrivelse av innholdet (består
arkivet av bare en bestandsenhet kan id’en være 01).
4. Lagre.
5. Først etter at bestandsenheten er lagret, kan man registrere magasinplassering
til den. Registrering av omfanget av bestandsenheten gjøres også ved
registrering av plassering.
37
Endre bestandsenhet
1. I registreringsbildet for arkivenheter, gå til fanen Bestandsenheter
2. Marker en bestandsenhet i listen over bestandsenheter i fanen, og trykk på
Endre-knappen. Registreringsbildet åpnes med valgt bestandsenhet. Du kan
endre både id og beskrivelse av bestandsenheten.
Du kan også endre relasjoner når du står i registreringsbildet. Dobbeltklikk på den
bestandsenheten du ønsker å endre i listen over eksisterende bestandsenheter, eller
marker en bestandsenhet og trykk på åpne-knappen. Dermed aktiveres denne
bestandsenheten for endringer.
For å redigere eksisterende bestandsenheter, trykk på "Endre" og redigeringsbildet
Vedlikehold av bestandsenheter vil komme opp. Aktuell Bestandsenhet vil da være
valgt for redigering.
For å Opprette nye bestandsenheter. Skriv inn unik "ID" for bestandsenheten og en
beskrivelse av hva den inneholder. I det bestandsenheten lagres ved å trykke på
lagreikonet, vil knappen "Velg plassering" vil bli aktivert og bestandsenheten kan
plasseres i depot. Se Bestandsenheter for mer om dette.
MALARKIV
I Asta 5.4 er det mulig å definere ett arkiv som ”mal”, og generere ny arkivstruktur ut i
fra denne. Dette er arbeidsbesparende om man har mange arkiver med samme
oppbygging, dvs samme seriestruktur.
Man kan bruke ett eksisterende arkiv som mal, eller man kan opprette ett eget arkiv
for formålet.
Marker det aktuelle arkivet i strukturtreet, høyreklikk på arkivet og velg Marker som
malarkiv fra menyen.
38
Legg inn navn på eller en enkel beskrivelse av malarkivet.
Ved opprettelse av nytt arkiv velger man så Nytt arkiv fra mal, og velger det aktuelle
malarkivet.
Malarkivet kopieres slik at du får ett nytt arkiv med samme navn og samme
serieinndeling. Du må oppgi id for det nye arkivet, og navnet må endres.
Du kan selvsagt legge til nye serier eller slette unødige serier i det nye arkivet på vanlig
måte.
39
KLAUSULER/RESTRIKSJONER
Et arkiv eller en arkivenhet kan være klausulert. Det vil si at det ikke er allmenn tilgang
til arkivmaterialet. I Asta 5 er det et eget restriksjonsregime som med bakgrunn i
lovgivning og inngåtte avtaler ivaretar klausulsettingen.
Under fanen Restriksjoner (Klausuler i eldre versjoner enn Asta 5.1.1) i
arkivenhetsbildet vedlikeholdes alle restriksjonsopplysninger
(klausulopplysninger)for arkivenheten. Herfra kan man opprette ny relasjon til en
restriksjon, man kan endre en eksisterende relasjon; man kan slette en
restriksjonsrelasjon og man kan oppheve en restriksjon.
Listen over restriksjoner i fanen viser også de restriksjonene som er satt på
overordnede nivåer. Disse restriksjonene vises med grå bakgrunnsfarge, mens de
restriksjonene som er knyttet direkte til gjeldende arkivenhet, vises med hvit
bakgrunnsfarge. Man kan finne ut hvor restriksjonsrelasjonen er satt ved å holde
musepekeren over relasjonen med grå bakgrunnsfarge. Da får man opp stien til den
arkivenheten hvor relasjonen er satt.
Vær oppmerksom på eventuelle klausuler på overordnet nivå ved flytting av
arkivenheter. Klausuler følger bare med ved flytting om de er satt direkte på den
enheten som flyttes, eller enhetens underliggende nivåer. Er ett stykke en del av en
klausulert serie, og blir flyttet over i en annen serie, så følger ikke klausulen med. På
samme måte vil ett stykke som flyttes inn i en klausulert serie automatisk bli underlagt
den klausulen som er satt på serien.
RESTRIKSJONSREGIMET I ASTA 5.1.1 OG NYERE UTGAVER
Med Asta 5.1.1 er det innført ett helt nytt restriksjonsregime som erstatter den
tidligere formen for klausulering. Mye fra det gamle regimet er beholdt, men mye har
også kommet til. Fanen som før het Klausuler heter nå Restriksjoner.
Det som først og fremst er nytt er att alle arkiver nå skal restriksjonsvurderes. Det vil
si at i tillegg til å sette klausuler på aktuelle mapper, stykker eller serier så skal man
også restriksjonsvurdere arkivet på arkivnivå. Alle arkiver må være
restriksjonsvurdert før de kan publiseres på arkivportalen.
Ut i fra prinsippet om meroffentlighet er det ett mål at alle arkiver skal få restriksjonen
Fritt tilgjengelig (event. med visse unntak). Restriksjonene som begrenser innsyn i
materialet settes kun der det er nødvendig, og på så lavt nivå i arkivstrukturen som
mulig.
40
Digitaliserte elementer knyttet til klausulert materiale blir ikke med ut på
Arkivportalen (med mindre restriksjonen er satt grunnet materialet fysiske tilstand).
Det vil si at er det digitaliserte elementer knyttet til fritt tilgjengelige deler av arkivet
må dere sette restriksjonsvurderingen på øverste nivå til Fritt tilgjengelig. Ingen
nivåer over de digitaliserte elementene kan være klausulert, restriksjonene settes på
serier som ikke inneholder digitaliserte elementer dere ønsker å publisere og/eller på
stykknivå.
På nåværende tidspunkt er ikke det at en restriksjon har blitt opphevet nok til at de
tilknyttede digitaliserte elementer blir med ut på Arkivportalen. Restriksjonen må
slettes for at filene skal bli publisert. Da man samtidig fjerner informasjon om
arkivenheten anbefales det å legge inn i ett notat i arkivenhetens innholdsfelt om at
enheten har vært klausulert, hva slags type klausul som ble benyttet, hvorfor, og når
klausulen ble opphevet. (Dette blir selvsagt loggført, men da må man inn i loggen på
den enkelte arkivenheten for å se om enheten har vært klausulert.) Dette gjelder ikke
for registreringer som er sperret på grunn av fysisk tilstand.
Å SETTE RESTRIKSJONER PÅ ETT ARKIV
•
Restriksjoner er objekter som eksisterer innenfor et arkiv.
•
En restriksjon består av restriksjonstype, kategori, hjemmel, antall år og
merknad.
•
Man kan knytte én restriksjon til mange arkivenheter.
•
En restriksjon har en spesifisert rekkevidde i forhold til arkivenheten den
knyttes til:

Total rekkevidde: Restriksjonen gjelder hele arkivenheten.

Uspesifisert rekkevidde: Restriksjonen gjelder deler av arkivenheten.
•
Egenskaper som rekkevidde og dato for oppheving knyttes til relasjonen.
•
Oppheving av en restriksjon er en opplysning som settes på relasjonen.
41
OPPRETTE EN RESTRIKSJON
1. For å opprette en ny relasjon til en restriksjon går du til fanen Restriksjoner og
trykker på knappen Ny restriksjonsvurdering. Det åpnes et registreringsbilde
for å registrere relasjonen.
Ny restriksjon
Knytte til eksiste
restriksjon
2. Først velger du om arkivenheten skal være Fritt tilgjengelig eller om det skal
settes en Restriksjon. Dette gjøres ved å hake av det aktuelle feltet øverst til
venstre eller høyre i Restriksjonsvurderings-bildet.
3. For å opprette en ny restriksjon, trykker du på knappen Ny restriksjon og
redigeringsbildet kommer opp.
42
4. Her velger du først hva slags restriksjon du vil sette; Fysisk sperring, avtale om
skjerming, eller lovhjemlet skjerming av innhold. Så velger du hvilken kategori
klausulen tilhører, antall år den skal gjelde, hjemmelen for å sette klausul, og
evt. merknad til klausulen. Vær obs på at merknaden tilhører selve klausulen,
og ikke relasjonen. Klausulen kan knyttes til mange forskjellige arkivenheter,
og merknaden bør være såpass generell at den gjelder for alle arkivenhetene
klausulen knyttes til.
5. Trykk Lagre og lukk. Restriksjonen vises nå i rammen i relasjonsbildet.
6. Skriv evt. inn årstall for når den valgte restriksjonen skal oppheves for
gjeldende arkivenhet i feltet Oppheves år, og velg omfanget til restriksjonen.
Total vil si at den valgte restriksjonen gjelder for hele den aktuelle
arkivenheten. Uspesifisert vil si at restriksjonen gjelder for uspesifiserte deler
av den aktuelle arkivenheten. Det vil si at man må gå gjennom innholdet og se
om det finnes klausulbelagt materiale der før arkivenheten kan lånes ut.
Knytte relasjon til allerede eksisterende klausul
Hvis arkivet allerede har restriksjoner/klausuler kan du hente frem eksisterende
restriksjon og benytte de flere ganger.
1. Gå til restriksjonsfanen og trykk på Ny relasjon.
2. Du henter fram en eksisterende restriksjon ved å trykke på knappen Velg
restriksjon. Da åpnes en dialog som viser alle restriksjonene som eksisterer
innenfor arkivet.
3.
Velg en av restriksjonene og trykk OK. Informasjon om den valgte
restriksjonen legger seg i registreringsbildet for restriksjonsvurderings-.
4. Trykk OK. Restriksjonen vises nå i rammen i relasjonsbildet.
Endre restriksjonsvurdering
1. For å endre restriksjon må du stå på det nivået restriksjonen er satt. (Vises på
hvit bakgrunn i visningspanelet)
2. Marker en relasjon i listen over klausulrelasjoner i fanen, og trykk på knappen
Endre restriksjonsvurdering. Registreringsbildet åpnes med valgt relasjon.
43
3. Endre de opplysningene du ønsker, og trykk på OK. Husk at
restriksjonsendringen gjelder alle arkivenhetene som har knyttet til seg denne
restriksjonen.
Slette restriksjonsvurdering
1. For å slette restriksjon må du stå på det nivået restriksjonen er satt. (Vises på
hvit bakgrunn i visningspanelet)
2. Marker en relasjon i listen over relasjoner i fanen, og trykk på knappen Slett
restriksjonsvurdering. Du får meldingen ”Er du sikker på at du vil slette
restriksjonen?”.
3. Svarer du Ja og det finnes underliggende enheter som har arvet klausulen, vil
du få meldingen ”Ønsker du at restriksjonen skal flyttes til underliggende
arkivenheter?” Svarer du Ja flyttes restriksjonen til underliggende enheter
mens den slettes på nivået du står på. Svarer du Nei slettes restriksjonen på
denne og underliggende nivåer.
Oppheve restriksjon
Når man opphever en restriksjon for gjeldende arkivenhet, betyr det at man markerer
at den tilknyttede restriksjonen ikke lenger gjelder for den aktuelle arkivenheten. Men
restriksjonen kan være knyttet til andre arkivenheter, og fremdeles gjelde for dem.
1. For å oppheve en restriksjon må du stå på det nivået restriksjonen er satt.
(Vises på hvit bakgrunn i visningspanelet)
2. For å oppheve en restriksjon for gjeldende arkivenhet, markerer du
restriksjonen i listen over relasjoner i fanen, og trykker på knappen Endre
restriksjonsvurdering (Endre relasjon).
3. I vedlikeholdsbildet markerer du avkrysningsboksen Restriksjon opphevet
(Opphev klausul) og skriver inn dagens dato, og velger deg selv i listen over
Ansvarlige.
4. Trykk OK, og lagre endringene.
44
Klausulliste
Klausulliste skrives ut som andre rapporter.
1.
2.
3.
4.
Merk arkivet du skal skrive ut klausulliste for i objektlisten.
Velg Utskrifter i menylinjen
Skjermbildet Rapporter kommer opp
Velg Klausulliste
Det genereres en Word-fil som vil åpne seg i standard dokumentbehandler, der
rapporten kan bearbeides før endelig utskrift.
REGISTRERING AV ELEKTRONISKE ARKIVENHETER
Det går an å registrere uttrekk fra elektroniske arkivsystemer i Asta 5. De plasseres da
i arkivhierarkiet der informasjonene hadde vært plassert dersom det var lagret på
papir, dvs. elektroniske journaler som en underserie til C, elektroniske sakssystemer
dom underserie til D og elektroniske fagsystem under ledig serie F-O.
For å registrere elektroniske arkivenheter må du ha registreringsbildet for
arkivenheter åpent på den serien arkivmaterialet hører hjemme. For å opprette serier
se Opprette serier.
1. Opprett en underserie med navn som beskriver uttrekket og legg inn periode.
2. Klikk på knappen Opprett barn av arkivenhet. Bildet tømmes for tidligere
informasjon.
3. Velg enhetstype liste, listeserie eller dokument ettersom hva som beskriver din
første fil best. Skriv in Navn på arkivenheten.
4. Klikk på fanen El.lagring.
5. Velg Ny relasjon.
6. Velg en eksisterende lagringsenhet, eller velg Ny lagringsenhet for å få neste
ledige nummer. Hvis du velger Ny lagringsenhet har du mulighet til å endre
nummeret på lagringsenheten og velge hvilket lagringsformat det er. Hvis det
er en fysisk disk kan du registrere hylle plassering.
7. Velg OK.
8. Hvis du har en fil plassert på server kan du nå registrere filadressen.
9. Velg OK.
45
10. For å registrere B-kopien av uttrekket, følger du de samme instruksjonene,
men når du velger Ny lagringsenhet skriver du in B-nummeret av Alagringsenheten.
11. Fortsett slik til alle filene er beskrevet. Hvis alle filene er samlet på samme
lagringsenhet, kan det være like greit å registrere den elektroniske
lagringsenheten til serie eller en overliggende mappe.
Under er et forslag til struktur for registreringen av et elektronisk journalsystem:
KNYTTE TIL FILER
I filfanen kan elektroniske filer knyttes til arkivenheten. Når en fil knyttes til, legges det
en kopi av filen i en filbase som Asta håndterer. Filene blir altså en del av Asta-basen,
og man kan slette eller flytte de opprinnelige filene, uten at det berører de tilknyttede
filene. Feltet for forhåndsvisning fungerer for de vanligste grafiske formater, men ikke
for word- eller excel-filer. Filene bør minimum være 1024x768 piksler
(visningskvalitet), men helst 3072x2048 (trykkvalitet). Lagringsformat kan være JPG,
PNG, GIF, PDF, TIFF eller BMP. Vi anbefaler JPG eller PNG på bilder og PDF på
dokumenter (eventuelt med bilder). Størrelsen på serveren avgjør hvor store og
mange filer som kan knyttes til.
46
Opprette ny filtilknytning
1. Trykk på knappen Legg til fil. Et vindu åpnes med en standard åpne fil-dialog
for å finne fram til filen. Dobbeltklikk på filen du ønsker å knytte til, eller merk
den og trykk OK/Open. Alternativt kan du benytte drag and drop funksjonen,
hvor det er mulig å trekke flere filer over samtidig. (Se Feil! Fant ikke
eferansekilden.)
2. Filen(e) legges inn i Astas filbase, knyttet til gjeldende arkivenhet, først med
status importert. Merk en fil i venstre side av fanen, og klikk Vis valgt for å se
originalfilen. Et klikk på forhåndsvisning fungerer på tilsvarende måte.
3.
For å skrive inn tittel og eventuell beskrivelse av en eller flere filer:
a. Velg en fil ved å klikke på filnavnet.
b. Velg flere filer ved å holde inne CTRL mens du klikker på de resterende
filene, eventuelt alle filene ved å trykke CTRL + a.
c. Klikk Endre detaljer
d. Velg en fil i listen, og skriv inn detaljene.
e. Klikk Lagre før du velger ny fil fra listen.
f. Dersom flere filer velges, vil alle få samme detaljer.
47
g. Du kan åpne filen ved å klikke på forhåndsvisningen.
4. For å produsere, godkjenne, publisere/avpublisere eller slette en eller flere filer:
a. Velg en eller flere filer som beskrevet i punkt 3
b. Klikk på Prosessér valgte
c. Velg en, flere, eller alle filene i listen som åpner seg
d. Velg steget du ønsker blant radioknappene til høyre. Dersom du velger
en funksjon litt nede i listen, vil de nødvendige operasjonene utføres
automatisk; du behøver ikke gjennomføre alle stegene manuelt.
e. Klikker du Produsér, vil filen(e) bli synlig i forhåndsvisningsfeltet,
status endrer seg til produsert, og filnavnet i fillisten endres til en unik
streng.
f. Velger du Godkjenn, blir status endret til godkjent. Dersom filene ikke
er produsert på forhånd, skjer dette automatisk.
g. Om filen skal være med når arkivet publiseres på arkivportalen; trykk
Publiser. Status endres til publiserbar.
h. Husk å lagre når operasjonene er fullført.
Prosessering av filer
48
Legge inn detaljinformasjon til filer
Du kan bare knytte arkivet til en fil som allerede er lagt inn i basen, hvis den første filen
er produsert. Ønsker du å legge inn en fil på nytt uten å produsere den første, må du
først flytte den så den ikke ligger på samme adresse som forrige gang den ble lagt inn.
For å slette en filtilknytning markerer du filen i listen over filer, og trykker på knappen
Slett fil. Du får opp en dialog med spørsmål om du vil slette denne relasjonen. Trykk på
Ja. Publiserbare filer må avpubliseres for å kunne slettes.
Du kan ikke endre på filer som ligger i Astas filbase. Filen åpnes derfor skrivebeskyttet,
slik at du må lagre den lokalt på maskinen din eller i nettverket ditt. Skal du oppdatere
filen i basen, må du først slette den eksisterende tilknytningen, og opprette ny
tilknytning til den endrede filen.
Under Filer-fanen kan man også legge til lenker til informasjon på nettet. Vær
oppmerksomme på at nettsider kan flyttes eller fjernes, så slike lenker bør kontrolleres
med jevne mellomrom for å sikre at de fortsatt er aktive.
Lenker
Dersom det skal knyttes lenker til artikler eller dokumenter som ikke ligger i ASTA,
benyttes funksjonen Legg til lenke under filfanen. Dette kan for eksempel være lenker
til artikler på Wikipedia. Lenker bør gjennomgås med jevne mellomrom for å sikre seg
mot ”døde” lenker knyttet til arkivene.
49
UTSKRIFTER
Asta 5 kan lage ulike typer rapporter, alt etter hvilken modul man står i.
Arkiv: Administrativ oversikt for arkiver, arkivenhetsliste (arkivliste), arkivtabell,
etiketter, klausulliste, A3 legg, serieliste og visningsruten
Aktør: Administrativ oversikt for aktører, Aktørrapport og visningsruten
Aksesjoner: Aksesjonsrapport med eller uten tilvekst
Magasin: Bestandsoversikt (for ett helt magasin) og reolskilt
HVORDAN SKRIVE UT RAPPORTER
Rapportene forholder seg til objektlisten. Dvs. at man først må velge noe i objektlisten
for å kunne skrive ut en rapport. Hvis ingenting er valgt i objektlisten, får man kun
mulighet til å skrive ut generelle rapporter som eksempelvis administrativ oversikt.
For Arkivliste, Serieliste og Legg til A4 kan man kun velge én arkivenhet. De
underliggende blir da traversert.
1.
2.
3.
4.
5.
Hent fram de objektene du ønsker å skrive ut rapport for i objektlisten
Merk de ønskede objektene i objektlisten.
Velg Utskrifter i verktøylinjen, og klikk på Utskrifter.
Skjermbildet Rapporter kommer opp.
Velg en rapport i nedtrekksmenyen og klikk på knappen Kjør rapport.
Rapporten lages i rtf-format og når den er ferdig, åpnes den i standard
redigeringsprogram for rtf-filer på din datamaskin, eksempelvis Word. Ønsker du å
lagre rapporten, må du selv bestemme hvor den skal lagres. Ellers kan rapporten
skrives ut straks fra redigeringsprogrammet den er åpnet i. Du kan også gjøre
endringer i rapporten om så er ønskelig.
SKRIV UT ARKIVLISTE
Arkivlisten viser alle nivåer i arkivet. Rapportheadingen viser arkivets signatur og
navn samt tilknyttet arkivskaper. Det som er lagt inn i registreringsfeltene Id, Kode,
Navn, Innhold og Ytterår kommer med i arkivlisten, i tillegg til hylleplassering for den
enkelte lagringsenheten og eventuelle klausuler.
50
1.
2.
3.
4.
Hent opp arkivet du skal skrive ut liste fra og marker det i objektlisten.
Velg Utskrifter i verktøy-menyen, og klikk på Utskrifter.
Skjermbildet Rapporter kommer opp. Velg rapporten Arkivliste - Arkiv.
For å skrive ut arkivliste for en serie, må denne serien være markert i
objektlisten. Velg rapporten Arkivliste - Serie.
Det genereres en rtf-fil som vil åpne seg i standard dokumentbehandler, der rapporten
videre kan bearbeides før endelig utskrift. Du kan skrive ut flere arkivlister av gangen,
men du vil kun få navn, signatur og arkivskaper til ett av arkivene som heading på
rapportsidene.
SKRIV UT ETIKETTER
Det finnes 3 størrelser av etiketter i Asta 5. Liten, middels og stor. I tillegg kan du I Asta
5.3 velge stor etikett uten innhold. Dette betyr ikke at etiketten er blank, men at
mappene ikke blir med på etiketten.
1. Hent opp arkivet, serien eller stykkene du skal skrive ut etiketter til og marker
det/de i objektlista.
2. Velg Utskrifter i verktøy-menyen, og klikk på Utskrifter.
3. Skjermbildet Rapporter kommer opp.
4. Velg Etikett – Liten, Etikett - middels eller Etikett- stor og klikk på Kjør
rapport.
Det genereres en .doc-fil som vil åpne seg i standard dokumentbehandler, der
rapporten videre kan bearbeides før endelig utskrift.
51
Depotinstitusjon
Arkivnavn
Arkivdel
Id og navn – serie
og underserie
Kode, navn og
ytterår - stykke
Kode, navn og
ytterår - mapper
Stykkets
serietilhørighet og id
ENDRE PÅ ETIKETTER
I Word kan man benytte alle vanlige redigeringsmuligheter for å endre på etikettene.
Ønsker man eksempelvis å endre depotinstitusjon benytter man søk og erstatt
funksjonen. Beskrivelsen nedenfor følger Microsoft Office Word 2007.
1. Skriv inn depotinstitusjonen som står på etikettene i søk etter feltet
52
2. Trykk Mer nede i venstre hjørne
3. Trykk Formater nede i venstre hjørne og velg Skrift
4. Velg Skrift – Times New Roman, Skriftstil - Fet eller Halvfet og Størrelse – 14 pt.
Både depotinstitusjon og arkivnavn står i dette formatet.
5. Gå på Erstatt og skriv inn den ønskede tekst (depotinstitusjonsnavnet du vil ha
på etikettene)
6. Trykk Formater og velg Skrift
7. Velg samme skrifttype og format som i punkt 4.
8. Trykk erstatt alle
ADMINISTRATIV RAPPORT
Den administrative rapporten eller oversikten er en statistisk rapport som viser hvor
mye man har registrert av enhver arkivenhet og hvor mange hyllemeter som er brukt i
depotstyring. Rapporten gir totalt tall, samt tall for nye registreringer for de siste år.
Skrive ut administrativrapport
1. Stå i hovedbildet for arkiv.
2. Marker et hvilket som helst arkiv i objektlisten.
3. Velg Utskrifter fra verktøymenyen Skriv ut administrativ oversikt for
arkivenheter. (Alternativt kan du velge Utskrifter, Utskrifter en gang til og så
Administrativ rapport fra nedtrekksmenyen).
4. Rapporten blir generert og åpner seg i ett tekstbehandlingsprogram, for
eksempel Word.
53
FLYTTING, RENUMMERERING OG INKORPORERING
Flytting, renummerering og inkorporering gjøres fra objektlisten i hovedbildet.
Flyttefunksjonen kan brukes til å flytte alle arkivenheter under arkiv innefor arkiv og
mellom arkiv. Det er også i flyttefunksjonen man renummererer og endrer id.
Vær oppmerksom på klausuler på overliggende nivå i forbindelse med flytting (se
avsnittet Klausuler/Restriksjoner).
FLYTTE
Flyttefunksjonen åpnes ved å høyre-klikke i objektlisten. Flyttefunksjonen består av to
objektlister. En man flytter fra og en man flytter til. Bare en er aktiv av gangen. Den
aktive er markert i oransje, mens den inaktive er grå.
Oransje, aktiv
Flytt fra
Grå, inaktiv
Flytt til
1. Stå i hovedbildet og ha strukturtreet oppe med det arkivet du skal flytte fra.
Skal du flytte mellom serier el.lign. bør du ha hele strukturtreet åpent slik at du
ser både det du skal flytte fra og det du flytter til.
2. Stå på det overliggende nivået (nivået over det du skal flytte) i strukturtreet,
slik at du får det du ønsker å flytte opp i objektlisten. Vil du flytte mapper
merker du stykket disse ligger i i strukturtreet, skal du flytte stykker merker du
serien de ligger under osv.
54
3. Høyreklikk i objektlisten og velg Flytt fra menyen som kommer frem. Det
åpnes så en ny objektliste under den opprinnelige objektlisten. Bare en
objektliste er aktiv av gangen. Den aktive er oransje, mens den inaktive er grå.
4. Marker i den øvre objektlisten de objektene du ønsker å flytte.
5. Klikk så i den nedre objektlisten slik at den blir aktiv (oransje). Den nedre
objektlisten vil nå reagere på det du markerer i strukturtreet. Med mindre du
bare skal endre rekkefølge på noe innenfor en serie, boks el.lign. så trenger du
en annen objektliste å flytte til. Marker den arkivenheten (serien el.lign.) du
ønsker å flytte til i strukturtreet.
6. Du skal nå ha objektlisten som viser arkivenhetene du ønsker å flytte i den øvre
objektlisten. I den nedre objektlisten skal du vise hvor du ønsker å flytte disse
enhetene til. Øverst i hver objektliste er det en sti som viser deg hvor du
befinner deg i arkivhierarkiet.
7. Du må nå velge mer spesifikt hvor du ønsker å flytte til. Ønsker du å flytte
enhetene før, etter eller innimellom de enhetene som ligger i den nedre
objektlisten fra før? Du trenger en arkivenhet å navigere etter. Marker denne
arkivenheten i den nedre objektlisten ved å klikke på den. Hvis du skal flytte til
en arkivenhet som ikke har noen underliggende enheter fra før, lar du den
nedre objektlisten være tom, men passer på at stien som står i overskriften er
riktig.
8. Klikk på Flytt før eller Flytt etter avhengig av hvor du vil ha arkivenhetene i
forhold til den markerte arkivenheten fra forrige punkt.
9. Hvis arkivenhetene du har flyttet har id basert på tall, kan det nå være
nødvendig å renummerere. Klikk Regenerer id-er og Ok. (Du kan velge å la
nummereringen starte på noe annet enn 0001, mer om dette i avsnittet under.)
10. Hvis arkivenhetene du har flyttet har id basert på bokstaver, kan det være
nødvendig å gi ny id til noen av seriene for at det ikke skal være to like eller
fordi de ikke begynner med riktig første bokstav. Marker serien og klikk på Ny
identifikator. Skriv inn ny id.
11. Klikk Lagre.
12. Klikk Lukk.
RENUMMERERE STYKKER , MAPPER OG DOKUMENTER
Stykker, mapper og dokumenter er sortert nummerisk. De kan renummereres i
flyttefunksjonen, eksempelvis om du har lagt inn a- og b-bokser eller ønsker at
nummereringen innefor en gitt serie skal begynne på noe annet enn 0001.
55
1. Stå i hovedbildet og ha de arkivenhetene du skal renummerere i objektlisten.
2. Høyreklikk i objektlisten og velg Flytt.
3. Klikk Regenerer id-er nederst i nedre objektliste. Du får opp dette bildet:
Ønsker du at nummereringen skal starte på 0001, trykk Ok. Ønsker du at
nummereringen skal starte på noe annet, legg inn ønsket startnummer i feltet
før du trykker Ok.
4. Klikk Lagre.
5. Klikk Lukk.
RENUMMERERE SERIER
Serier er nummerert alfabetisk. Det gjør at de ikke automatisk kan renummereres, men
i flyttefunksjonen kan man endre identifikator.
1. Stå i hovedbildet og søk fram arkivet og åpn det i strukturtreet. Hvis det er
underserier du skal renummerere, klikk på hovedserien i strukturtreet slik at
de underseriene du skal renummerere kommer opp i objektlisten.
2. Åpne flyttefunksjonen ved å høyreklikke på en av seriene i objektlisten.
3. I nedre objektliste kan du markere en av seriene ved å klikke på den.
4. Trykk så på Ny identifkator nederst i bildet.
5. Det åpner seg et lite vindu hvor du kan skrive inn ny id for serien.
6. Klikk OK.
7. Marker så neste serie og endre identifikator på den også.
56
8. Gjenta til alle seriene har riktig id.
9. Klikk Lagre.
10. Klikk Lukk.
RENUMMERERE LAGRINGSENHETER
Hvis man har løse lagringsenheter som ikke er knyttet til stykker, vil man ikke klare å
skifte id på stykkene til de numrene som de løse lagringsenhetene har. Dette fordi det
skal være et en-til-en forhold mellom stykker og lagringsenheter og samtidig skal alle
id-er være unike. Hvis det finnes løse lagringsenheter vil man heller ikke klare å
renummerere i flyttefunksjonen.
1. Få frem serien som skal renummereres i objektlisten. Det kan gjøres ved å
klikke på overliggende arkivenhet (hovedserie eller arkiv) i strukturtreet.
2. Marker serien i objektlisten.
3. Velg Renummerer lagringsenheter fra menyen Verktøy i verktøylinjen.
4. Det kommer opp et nytt vindu. De løse lagringsenhetene ligger nederst i listen.
Klikk Renummerere.
5. Klikk OK
ENDRE IDENTIFIKATOR
Det er alltid mulig å endre id i registreringsbildet, men hvis du har flere arkivenheter
som skal endre id er det raskere å gjøre det i flyttefunksjonen.
1. Stå i hovedbildet og høyreklikk i objektlisten.
2. Åpne flyttefunksjonen ved å klikke Flytt.
3. I nedre objektliste markerer du arkivenheten du ønsker å endre id på ved å
klikke på den.
4. Trykk så på Ny identifkator nederst i bildet.
57
5. Det åpner seg et lite vindu hvor du kan skrive inn ny id for serien.
6. Klikk OK.
7. Så kan du endre id på andre arkivenheter ved å gjenta for dem.
8. Klikk Lagre
9. Klikk Lukk.
RENUMMERERE ARKIV MED LAGRINGSENHETER NUMMERERT INNEN ARKIV
Vanlig renummerering i flyttefunksjonen forholder seg til arkiv med lagringsenheter
nummerert innen serie. Hvis du har flyttet eller inkorporert stykker i et arkiv med
lagringsenheter nummerert innen arkiv, må du renummerere ved hjelp av
renummererings verktøyet
1. Få frem arkivet som skal renummereres i objektlisten. Det kan gjøres ved å
klikke på overliggende arkivenhet (hovedserie eller arkiv) i strukturtreet.
2. Marker serien i objektlisten.
3. Velg Renummerer lagringsenheter fra menyen Verktøy i verktøylinjen.
4. Det kommer opp et nytt vindu. Klikk Renummerere.
5. Klikk OK
INNKORPORERE
Hvis du får nytt materiale som skal innkorporeres i eksisterende serier, anbefales det å
registrere disse stykkene eller mappene sist i serien og siden flytte og eventuelt
renummerere disse arkivenhetene.
Hvis materialet allerede har etiketter går det an å opprette nye stykker, men endre id
til for eksempel L0024a og L0024b for å plassere de to nye stykkene mellom stykke
L0024 og L0025.
58
KVALITETSKONTROLL
Det er mulig å kjøre en kvalitetskontroll blant annet opp mot uregelmessigheter i
datofeltene.
Marker det aktuelle arkivet i strukturtreet og høyreklikk. Velg Kvalitetskontroll fra
menyen.
Velg hvilken kontroll du ønsker å kjøre, og trykk Sjekk.
Det kjøres en kontroll, og du vil få opp en liste over avvik som kan/bør rettes opp.
59
AKTØRER
I Asta er aktør definert som en organisatorisk enhet eller en person som har en rolle i
forhold til arkivmateriale. I hovedbildet registreres de mest sentrale opplysningene
om aktøren. Her angis om det dreier seg om en virksomhet eller person, periode og
historikk. I tillegg kan det registreres opplysninger om aktørens samfunnsplassering,
geografiske plassering og relasjoner til andre aktører og arkivenheter m.m.
Her skal vi se på hvordan vi registrerer en aktør. Vi viser også hvordan vi registrerer
de ulike opplysningene om aktøren og vi ser på hvordan man oppretter relasjoner til
aktøren.
REGISTRERE AKTØR
1. Gå til hovedbildet og velg Aktører i nedtrekksmenyen.
2. Høyreklikk på depotinstitusjon i strukturtreet og klikk på Ny aktør eller trykk
Ctrl + N.
3. Aktørbildet åpner seg og Id er forhåndsvalgt (kan endres, men må være unik
innenfor basen). Skriv inn Navn på aktøren. Id og navn er obligatorisk, ellers er
feltene valgfrie.
4. Skriv evt. inn årstall for aktørens virketid (periode kan skrives som
”dd.mm.åååå”, ”mm.ååå” eller ”åååå”)
5. Velg om aktøren er Virksomhet eller Person.
6. Lagre.
I Historikk feltet legges aktørens historikk inn. Om det er behov for mer plass, trykk på
knappen med tre prikker på til høyre for Historikk feltet. Dette åpner ett
ekspanderende felt med en begrensning på 4000 tegn.
SAMFUNNSPLASSERING:
Her plasseres aktører ut fra ulike kriterier. Disse kriteriene blir i tillegg til beskrivelsen
av aktøren bl.a. brukt til søking og fremfinning av opplysninger om de ulike aktørene
og de arkivene som aktørene spiller en rolle i. Kriteriene som brukes her er bl.a.
samfunnssektor, organisasjonstype, forvaltningsnivå og -område. Du kan også
kategorisere aktørene etter nærings- og organisasjonskategorier, og bruke kriterier
som yrke, kjønn og aldersgruppe.
Rekkefølgen av registreringen er viktig i denne fanen. Valget av Samfunnssektor
avgjør hva man får opp som valg i nedtrekksmenyene for Aktørtype,
Forvaltningsnivå og Aktørgruppe. Før du har valgt samfunnssektor, vil det ikke ligge
noen verdier i nedtrekksmenyene.
60
Du kan registrere én eller flere næringskategorier til en aktør. Trykk på Legg til. Da
åpnes en liste med næringskategorier du kan velge fra. Alle tilgjengelige
næringskategorier vises i listen Vil du filtrere listen etter visse hovedkategorier, velger
du først emne under nedtrekksmenyen Kategorikode. Velg den næringskategorien du
vil knytte til aktøren, og trykk Lukk. Du kan ikke velge flere kategorier i en omgang, så
vil du legge til flere gjentar du prosedyren. For søkbarhet er det en fordel å legge inn
næringskategori både på overordnet og detaljnivå (eks. 80 Undervisning, 80.1
Førskole- og grunnskoleundervisning og 80.102 Grunnskoleundervisning).
Har du valgt Privat som samfunnssektor, får du opp et felt der du kan registrere én
eller flere organisasjonskategorier til en aktør. Trykk på Legg til. Da åpnes en liste med
organisasjonskategorier. Marker en kategori og trykk på Lukk. Du kan ikke velge flere
kategorier i en omgang, så vil du legge til flere gjentar du prosedyren. Også her er det
med tanke på søkbarhet en fordel å legge inn både på overordnet og detaljnivå (eks. 10
Idrett, ungdoms- og fritidsorganisasjoner og 10.1 Idrett).
ADRESSE/TOPOGRAFI:
Her registreres geografiske opplysninger om aktøren. De fleste feltene her er
fritekstfelt. Du kan registrere kommune- og fylkestilknytning til aktøren i rammen
Kommune. Trykk på Ny. Da åpnes en liste over kommuner (inkl. tidligere kommuner,
merket med en *) og fylker du kan velge fra. Marker en kommune eller et fylke og
trykk Velg. Du kan ikke velge flere kommuner/fylker i en omgang, så vil du legge til
flere gjentar du prosedyren.
ALTERNATIVE NAVN:
For fremfinning kan det være hensiktsmessig å registrere aktørens eventuelle
alternative navn. Det finnes ingen regler for hva et alternativt navn er, men i tillegg til
tidligere offisielle betegnelser, kan varianter av forkortelser og akronymer registreres.
eks. NATO, NRK. Du kan legge inn flere alternative navn.
Registrere alternativt navn:
1. Gå til fanen Alternative navn og trykk Ny.
2. Skriv inn Alternativt navn og evt. tidsperiode da navnet var i bruk. Her kan
også avmerkes om navnet var offisielt.
3. Lagre.
Om du endrer navn på en aktør vil du automatisk få spørsmål om det gamle navnet
skal lagres. Svarer du Ja vil det bli lagret som alternativt navn.
61
AKTØRER:
Her registrerer du aktører som har en eller annen relasjon til gjeldende aktør.
I hovedbildet kan man velge å opprette aktører som del av andre aktører ved å
høyreklikke på den overliggende aktøren og velge Ny underliggende. Dette hierarkiet
vil framtre i strukturtreet, og man vil også se disse relasjonene i aktør-fanen. Men slike
relasjoner kan ikke opprettes i denne fanen, de kan kun opprettes fra hovedbildet.
Alle andre relasjoner mellom aktører kan vedlikeholdes her.
1. Trykk på knappen "Ny relasjon" for å åpne bildet for å opprette relasjoner.
2. Velg hvilken relasjon gjeldende aktør skal ha til den andre aktøren i
nedtrekksmenyen.
3. Søk frem aktør det skal opprettes relasjon til (dette gjøres ved å legge inn ID i
id-feltet eller navn (eller deler av navn) i navnfeltet). Skriv inn søkeverdier og
trykk på søkeknappen eller enter. Hvis du får flere enn ett treff, vil du få opp
en resultatliste hvor du merker aktøren før du trykker Velg og lukk.
4. I feltene for periode kan du angi hvilken periode de to aktørene hadde denne
relasjonen til hverandre.
5. Legg den opprettede relasjonen til i listen over relasjoner ved å trykke på
lagre-knappen (NB! Relasjonen er likevel ikke lagret i basen. Det skjer først
ved lagring i hovedbildet for aktøren). Deretter kan du lukke bildet, eller trykke
på ny-knappen for å opprette en ny relasjon.
ARKIVENHETER:
Her registrerer du arkivenheter som har en eller annen relasjon til gjeldende aktør. I
Asta 5.1.1 kan man knytte alle typer arkivenheter til aktøren fra aktørmodulen, det
være seg arkiv, serie, mappe osv. Dette kan også gjøres fra arkivmodulen.
1. Trykk på knappen "Ny relasjon" for å åpne bildet for å opprette relasjoner.
2. Velg hvilken relasjon gjeldende aktør skal ha til arkivenheten
3. Søk frem arkivenheten det skal opprettes relasjon til fra nedtrekkmenyen.
Først velges type arkivenhet (arkiv, serie, mappe osv). Deretter følger to felt
hvor det kan søkes på arkivenhets-Id og/eller Navn/deler av navn. Skriv inn
søkeverdier og trykk på søkeknappen. Hvis du får flere enn ett treff, vil du få
opp en resultatliste hvor du velger den ønskede arkivenheten. Ved å trykke
søkeknappen uten å ha lagt inn søkekriterier får man opp en liste over alle
arkivenhetene av gjeldene type i basen. Dette bør ikke gjøres med mindre det
er en liten base med et meget begrenset antall arkiver/arkivenheter av
gjeldende type.
62
4. Velg riktig arkivenhet, og klikk Lagre.
5. Klikk Lukk.
6. Husk å lagre i registreringsbildet for aktør også.
AKSESJONER/TILVEKSTER:
Denne fanen viser tilknyttede aksesjoner og tilvekster. Se Registrering av
aksesjoner.
FILER:
Her kan man knytte elektroniske filer til en aktør. Når en fil knyttes til, legges det en
kopi av filen i en filbase som Asta håndterer. Filene blir altså en del av Asta-basen, og
derfor kan man slette eller flytte de opprinnelige filene, uten at det berører de
tilknyttede filene.
Opprette ny filtilknytning
1. Trykk på knappen Legg til fil. Et vindu åpnes med en standard åpne fil-dialog
for å finne fram til filen. Dobbeltklikk på filen du ønsker å knytte til, eller merk
den og trykk OK/Open. Alternativt kan du benytte drag and drop funksjonen,
hvor det er mulig å trekke flere filer over samtidig. (Se Feil! Fant ikke
eferansekilden.)
2. Filen(e) legges inn i Astas filbase, knyttet til gjeldende aktør. Den får først
status importert. Merk en fil i venstre side av fanen, og klikk Vis valgt for å se
originalfilen. Klikk på forhåndsvisning fungerer på tilsvarende måte.
3. For å skrive inn tittel og eventuell beskrivelse av en eller flere filer:
a. Velg en fil ved å klikke på filnavnet.
b. Velg flere filer ved å holde inne CTRL mens du klikker på de resterende
filene, eventuelt alle filene ved å trykke CTRL + a.
c. Klikk Endre detaljer
d. Velg en fil i listen, og skriv inn detaljene.
e. Klikk Lagre før du velger en ny fil i listen.
f. Dersom flere filer velges samtidig, vil alle få samme detaljer. (Se Feil!
ant ikke referansekilden.)
g. Du kan åpne filen ved å klikke på forhåndsvisningen.
4. For å Produsere, godkjenne, publisere/avpublisere eller slette en eller flere
filer :
a. Velg en eller flere filer som beskrevet i punkt 3
b. Klikk på Prosessér valgte (Se Feil! Fant ikke referansekilden.)
c. Velg en eller alle filene i listen som åpner seg
63
d. Velg steget du ønsker blant radioknappene til høyre. Dersom du velger
en funksjon litt nede i listen, vil de nødvendige operasjonene utføres
automatisk; du behøver ikke gjennomføre alle stegene manuelt. (Se
Feil! Fant ikke referansekilden.)
e. Klikker du Produsér, vil filen(e) bli synlig i forhåndsvisningsfeltet,
status endrer seg til produsert, og filnavnet i fillisten endres til en unik
streng.
f. Velger du Godkjenn, blir status endres til godkjent. Dersom filene ikke
er produsert på forhånd, skjer dette automatisk.
g. Om filen skal være med når aktøren publiseres på arkivportalen, trykk
Publiser. Status endres til publiserbar.
h. Husk å lagre når operasjonene er fullført.
Du kan bare knytte aktøren til en fil som allerede er lagt inn i basen, hvis den første
filen er produsert. Ønsker du å legge inn en fil på nytt uten å produsere den første, må
du først flytte den så den ikke ligger på samme adresse som forrige gang den ble lagt
inn.
For å slette en filtilknytning markerer du filen i listen over filer, og trykker på knappen
Slett fil. Du får opp en dialog med spørsmål om du vil slette denne relasjonen. Trykk på
Ja. Publiserbare filer må avpubliseres for å kunne slettes.
For å se innholdet i en tilknyttet fil, markerer du den i listen over filer og trykker på
knappen Vis valgt. Filen åpnes da i standard visningsprogram for denne type filer, dvs.
standardprogram satt på din datamaskin.
Du kan ikke endre på filer som ligger i Astas filbase. Filen åpnes derfor skrivebeskyttet,
slik at du må lagre den lokalt på maskinen din eller i nettverket ditt. Skal du oppdatere
filen i basen, må du først slette den eksisterende tilknytningen, og opprette ny
tilknytning til den endrede filen.
For skjermbilder se Knytte til filer.
Lenker:
Dersom det skal knyttes lenker til artikler eller dokumenter som ikke ligger i ASTA,
benyttes funksjonen Legg til lenke under filfanen (se over). Dette kan for eksempel
være lenker til artikler på wikipedia
ANNET:
Her kan det legges inn informasjon som om aktøren er del av prosjekt, ekstern og lokal
id, tilgangskode og evt. merknad
64
OPPRETTE AKTØRHIERARKI
Ønsker man å opprette en aktør som skal være underliggende en annen aktør så gjør
man det fra hovedbildet.
1. Høyreklikk på aktøren som skal ha en aktør under seg i strukturtreet.
2. Velg Ny underliggende. Registreringsbilde for aktør åpner seg, og en ny
underliggende aktør registreres.
3. Klikk Lagre.
4. Klikk Lukk,
Skal en allerede eksisterende aktør knyttes til som underliggende høyreklikker man på
den overordnede aktøren, og velger Endre underliggende (relasjoner). Ett nytt bilde
åpnes, og man klikker Legg til. Ett søkebilde kommer opp. Søk i ID eller navnfelt.
Aktørene som passer søkekriteriet legges i en liste. Marker ønsket aktør, og klikk Velg
og lukk.
65
SØK
ENKELT SØK
Enkeltsøket i hovedbildet består av de to feltene Id og Navn. Disse brukes til å hente
opp utvalgte arkiver, aktører og aksesjoner. Kjenner man ID’en kan man skrive denne
inn i id-feltet og trykke på Vis. Du kan også skrive inn flere ID’er (husk mellomslag
mellom ID’ene). Kjenner man kun navn, kan disse trunkeres på ulike vis i navnefeltet
for å få så nøyaktige treff som mulig. Trefflisten til aksesjon er litt annerledes enn arkiv
og aktør. Du kan på vanlig vis søke etter ID, mens navnesøket går etter avleverende
aktør (Mottatt fra). Har man søkekriterier i ID- eller navnefeltet trykker du alltid på
Vis. Har du ingen kriterier trykker du på knappen Vis alle. Vær obs på at Vis alle kan
være et tungt søk avhengig av antall objekter i basen.
o
Søker på ID eller navn. Søker kun på øverste nivå. Vis, vis alle.
TRUNKERINGSTEGN OG ANDRE SØKEFUNKSJONER
I programmet kan både % og * brukes som trunkeringstegn, om man ikke selv bruker
trunkeringstegn vil systemet legge inn dette både foran og bak søkeordet. Om man
derimot legger inn ett selv så vil programmet ikke legge inn egne trunkeringstegn.
I Asta kan du også bruke + og – for å inkludere eller utelate ord i søket. For eksempel
om man ønsker å søke på departement men ønsker å fjerne treff fra
departementsråden kan man skrive +departement –råd i søkefeltene.
AVANSERT SØK
Avansert søk utføres fra hovedbildet. For å hente fram avansert søk, må du trykke på
søkeknappen (forstørrelsesglass) i verktøylinja. Da erstattes strukturtreet med en
søkerute. Riktig modul må være valgt før du åpner søkebildet. Skal du søke etter
arkivenheter, må du velge Arkiver i nedtrekksmenyen øverst til venstre i bildet. Skal
du søke etter aktøreopplysninger, må du velge Aktører.
o
Avansert søk

Søkefelttype

Søkefelt

Søkeverdi
66
o

Tekstfelt

Kategorifelt

Datofelt
Søk frem (forstørrelsesglass symbolet i redigeringsbildene)
VELGE SØKETYPE
I første felt i søkebildet bestemmer du hva du vil søke innenfor.
1) Alle objekter av valgt type (Standardvalg):Har du valgt Arkiver i nedtrekksmenyen,
søker du på alle arkivenheter fra øverste til nederste nivå i alle registrerte arkiver. Har
du valgt Aktører, søkes det i alle aktører.
2) Valgte objekter i objektlisten: Med dette valget søkes det kun på de markerte
objektene i objektlisten. Dette er en grei funksjon når søk skal innskrenkes. Første søk
gir for mange treff, hele objektlisten markeres, søkekriteriene tilspisses og nytt søk
utføres, og det søkes da kun innenfor de enhetene man fikk treff på i første søkerunde.
3) Valgte objekter i objektlisten og alle undernivåer: Med dette valget søkes det på de
markerte objektene i objektlisten og alle underliggende objekter. Velegnet for å søke
etter informasjon i ett eller flere spesifiserte arkiv.
67
DEFINERE SØKEKRITERIER
Etter å ha valgt type, defineres søkekriteriene. Søkefeltene er delt i tre:
1) Tekstfelter (Standardvalg): Søker i felt hvor data er registrert som fritekst.
2) Kategorifelter: Søker i felt hvor verdiene velges fra et sett tilgjengelige verdier, dvs. i
stor grad de felter man møter som nedtrekksmenyer når man registrerer.
3) Datofelter: Søker i feltene for ytterår eller endret dato.
Innholdet i rammen nedenfor Søkefelttype endrer seg etter hvilken felttype du velger.
Etter at et søkekriterium er spesifisert, legges det i listen over søkekriterier, som vises
nederst i søkebildet (trykk Legg til/endre). Her legger man inn de kombinasjonene av
søkekriterier man ønsker: man kan søke på ulike tekstfelter, kategorifelter og
datofelter samtidig. For at du skal få treff, må alle søkekriteriene være oppfylt.
SØKING I TEKSTFELTER
Velg Tekstfelt i nedtrekksmenyen Søkefelttype. Rammen nedenfor denne
nedtrekksmenyen viser felter for å spesifisere søkefelt og søkeverdi. Velg hvilket
søkefelt du ønsker å søke i (Fritekst som er forhåndsvalgt gir søk i alle tekstfelt), og
skriv inn søkeverdien i feltet Søkeverdi.
Klikk på knappen Legg til/Endre for å legge til søkekriteriet i listen over søkekriterier.
Klikk på Søk for å søke.
68
SØKING I KATEGORIFELTER
Velg "Kategorifelt" i nedtrekksmenyen Søkefelttype. Rammen nedenfor denne
nedtrekksmenyen viser felter for å spesifisere søkefelt og søkeverdi. Velg hvilket felt
du ønsker å søke i under nedtrekksmenyen Søkefelt. Listen under viser verdier på
bakgrunn av valget gjort i Søkefelt. Velg én eller flere verdier i denne listen.
For å velge flere verdier, holder du nede enten Shift-tasten eller Ctrl-tasten mens du
klikker på verdier i listen.
Klikk på knappen Legg til/Endre for å legge til søkekriteriet i listen over søkekriterier.
Klikk på Søk for å søke.
SØKING I DATOFELTER
Velg "Datofelt" i nedtrekksmenyen Søkefelttype. Rammen nedenfor menyen
oppdateres til å vise søkekriterier for datoer. Velg hvilket datofelt det skal søkes i (velg
mellom registrerte Ytterår og Endret dato), og skriv inn fra- og til-dato det skal søkes
innenfor. Skal det søkes innenfor ytterår må søkemåte spesifiseres. Følgende valg er
tilgjengelige:
1) Oppgitt intervall må overlappe det lagrede intervallet:
Dette betyr at du får treff på arkivenheter fra perioder som berører det oppgitte
intervallet. Eks: hvis du søker på intervall 1950-1960, vil du få treff på alle
arkivenheter hvor fra-år er tidligere enn 1960, og til-år er etter 1950 eller tomt. Du vil
også få treff på alle arkivenheter som ikke er registrert med noen dato.
2) Hele oppgitt intervall innenfor det lagrede intervallet:
Dette betyr at du får treff på arkivenheter fra perioder som strekker seg over det
oppgitte intervallet. Eks: hvis du søker på intervall 1950-1960, vil du få treff på alle
69
arkivenheter hvor fra-år er tidligere enn eller lik 1950, og til-år er senere enn eller lik
1960. Du vil også få treff på arkivenheter hvor fra-år er blank, og til-år er senere enn
1960, men du vil ikke få treff hvis hvis fra-år er før 1950 og til-år er blank. Du får heller
ingen treff hvis både fra-år og til-år er blanke.
3) Én eller begge datoer må være lik tilsvarende lagret:
Dette betyr at du får treff på arkivenheter hvor fra-år er lik oppgitt fra-år, og til-år er
lik oppgitt til-år. Det er mulig å søke kun på fra-år eller kun på til-år.
UTFØRE SØKET
Legg til ønskede søkekriterier.
Trykk på knappen Søk for å kjøre søket. Vent til søket er ferdig, det kan ta litt tid.
Søkeresultatet dukker opp i objektlisten. Her vil alle treffene vises, og du kan markere
hvert enkelt objekt og lese informasjonen i visningsruten.
For å se f.eks. en arkivenhet i dens kontekst i arkivstrukturen, kan du åpne
redigeringsbildet, og derfra manøvrere deg oppover, nedover og sidelengs i strukturen.
Alternativt kan du fra stien øverst i visningsruten se hvor arkivenheten ligger, og så
søke fram arkivet og deretter bla deg nedover i strukturen.
ENDRE ELLER SLETTE SØKEKRITERIER
For å endre et søkekriterium, erstatter du bare søkeverdien med en ny verdi. Skal du
f.eks. endre hvilket navn du søker etter, velger du bare "Navn" på nytt i
nedtrekksmenyen Søkefelt, og skriver inn en ny søkeverdi. Deretter trykker du på
knappen Legg til/Endre. Da oppdateres søkekriteriet med den nye verdien.
70
For å slette et søkekriterium, erstatter du den aktuelle søkeverdien med tom verdi, og
trykker på knappen Legg til/Endre. Kriteriet fjernes dermed fra listen over
søkekriterier.
LAGRE SØKEKRITERIER
Du kan lagre søkekriteriene og bruke dem om igjen senere. For å lagre dem, trykker du
på knappen Lagre søkeverdier. Da får du opp en dialog hvor du skriver inn navn på
søket. Klikk deretter på OK-knappen, og dette definerte søket vil legge seg i
nedtrekksmenyen øverst i søkebildet, hvorfra det kan hentes fram igjen.
For å kunne lagre søkeverdiene, må "Alle objekter av valgt type" eller et lagret søk
være valgt i nedtrekksmenyen øverst i søkebildet. Hvis du velger "Valgte objekter i
objektlisten", vil knappen Lagre søkeverdier være inaktiv.
71
MAGASINSTYRING
DEPOTSTRUKTUR
Før lagringsenheter og bestandsenheter kan plasseres i magasinet, må
depotstrukturen bygges opp. Et depot er definert som et eller flere magasiner som
består av et gitt antall reoler som består av et gitt antall fag som har et gitt antall hyller.
Denne strukturen ivaretar Asta 5, som kan skreddersy en depotmodell slik at den blir
helt lik det fysiske depotet. Du kan opprette deler av et magasin, for ved en senere
anledning å supplere magasinet med nye reoler, supplere eksisterende reoler med nye
fag og/eller supplere eksisterende fag med nye hyller. Du kan i ettertid også slette både
magasiner, reoler fag og hyller, men det forutsetter at det ikke er plassert
lagringsenheter og/eller bestandsenheter på de enhetene som skal slettes. Alt dette
gjøres i magasinstyringsmodulen.
I magasinmodulen vil det øverste hvite huset i strukturtreet representere
depotinstitusjonen, mens huset/husene under representerer institusjonens depoter.
OPPRETTE NYTT MAGASIN
1. Velg Magasiner i nedtrekksmenyen i hovedskjermbildet.
2. Høyreklikk på det depotet du ønsker å opprette et eller flere nye magasiner i og
klikk på Nytt magasin.
3. Bildet Nytt magasin og/eller opprett reoler kommer opp.
4. Skriv inn magasinets Id og Betegnelse (hvilket rom det er, eks ”kjellerrom”).
5. Klikk Lagre.
6. Når du har lagret blir nedre halvdel av bildet aktivt. Legg inn Antall nye
reoler, Antall fag pr. reol og Antall hyller pr. fag. Velg også hvilket nummer
den første reolen i det nye magasinet skal ha (Start på reolnummer, kan bare
velge numerisk), Reolformat (A4, Folio, Kart eller tegninger), Fagenes Id-type
(kan bare velge numerisk) og Hyllebredde (målt i cm) og trykk Opprett
reolene. Lagre og Lukk.
Glemmer du å fylle ut hyllebredden vil hyllene være 0 cm, ergo vil de ikke ta noen plass
og reolene blir ikke opprettet. Alternativt blir de opprettet, men du får beskjed om at
plassen ikke er ledig når du prøver å knytte bestandsenheter til plassen. Dette fordi det
ikke er plass til noe på hyller på 0 cm.
Legge til nye reoler i magasinet
1. Stå i magasinmodulen.
2. Klikk på depotet for å utvide strukturtreet.
3. Høyreklikk på det magasinet du ønsker å legge til reoler i og klikk på Nye
reoler.
72
4. Bildet Nytt magasin og/eller opprett reoler kommer opp.
5. Legg inn Antall nye reoler, Antall fag pr. reol og Antall hyller pr. fag og
magasinets første ledige reolnummer (Start på reolnummer), Reolformat
(A4, Folio, Kart eller tegninger), Fagenes Id-type (må være numerisk) og
Hyllebredde (målt i cm) og trykk Opprett reolene.
Legge til nye fag i reolen
1. Stå i magasinmodulen.
2. Klikk på riktig magasin for å utvide strukturtreet.
3. Høyreklikk på den reolen du ønsker å legge til fag i og klikk på Nye fag.
4. Bildet Rediger reol og/eller opprett fag kommer opp.
5. Legg inn Antall nye fag, Antall hyller pr. fag og Hyllebredde i cm og trykk
Opprett fagene. Lagre og lukk.
Legge til nye hyller i faget
Nye hyller etter eksisterende hyller
1. Stå i magasinmodulen..
2. Klikk på riktig reol for å utvide strukturtreet.
3. Høyreklikk på det faget du ønsker å legge til hyller i og klikk på Nye hyller.
4. Bildet Rediger fag og/eller opprett hyller kommer opp.
5. Legg inn Antall nye hyller og trykk Opprett hyllene. Lagre og lukk.
Nye hyller mellom eksisterende hyller
1. Høyreklikk på hyllen som skal få ny hylle over seg, og klikk på Ny hylle før.
2. Den nye hylla legger seg foran den markerte hyllen og hyllenummer
oppdateres.
Endre magasinets egenskaper
I tillegg til å legge til og slette reoler, fag og hyller kan man endre hyllebredden i et
opprettet magasin.
1. Stå i magasinmodulen, høyreklikk på det aktuelle faget og klikk Rediger fag.
2. Endre hyllebredde. Lagre og lukk.
Slette hylle
1. Høyreklikk på den aktuelle hyllen.
2. Klikk Slett hylle.
73
Det kan ikke ligge noen Lagringsenheter eller bestandsenheter på hyllen når den skal
slettes.
Slette fag
1. Høyreklikk på det aktuelle faget.
2. Klikk Slett fag.
Det må ikke ligge noen Lagringsenheter eller bestandsenheter på hyllene i faget som
skal slettes.
Slette reol
1. Høyreklikk på den aktuelle reolen.
2.
Klikk Slett reol.
Alle fag må slettes (ett og ett) før reol slettes. Det må ikke ligge noen Lagringsenheter
eller bestandsenheter på hyllene.
STANDARD/DEFAULT HYLLEPLASSERING
Man kan velge seg en standard hylle som man så kan velge at alle stykker man
registrerer blir plassert på, uten å måtte velge magasin/reol/fag/hylle i feltet for
lagringsenheter hver gang man oppretter stykker under en ny serie.
Velg deg ut en hylle i magasinmodulen. Det kan være greit å opprette et eget
dummymagasin (med reol, fag og hyller) for bruk til midlertidig hylleplassering. Merk
faget hyllen er plassert i i strukturtreet, slik at hyllene i faget kommer opp i
objektlisten. Høyreklikk på den ønskede hyllen og velg Velg som default hylleplassering.
Når du flytter deg i strukturtreet, eksempelvis markerer en annen hylle, vil du se at
hyllen nå er markert.
74
For å bruke default hyllen når man har opprettet ett nytt stykke i en ny serie så trykker
man først på Ny plassering.
Når man får opp bildet for plassering av lagringsenheter velger man knappen for
default hylleplassering istedenfor å velge depot, magasin, reol, fag og hylle.
BESTANDSENHETER
Bestandsenheter er den delen av et arkiv som står samlet i magasinet. Det er ikke
nødvendig å registrere bestandsenheter for å bruke programmet. Derimot må man
registrere bestandsenheter om man ønsker å bruke depotstyringsfunksjonen og skrive
ut reolskilt og bestandsenhetsoversikt. Bestandsenheter er knyttet til arkiv eller
aksesjoner og kan ikke eksistere uten dem. Hvis man sletter arkivet eller aksesjonen,
slettes også bestandsenheten.
Bestandsenheten er det – som for programmet – fyller hyllene. Det vil si at hvis du
registrerer bestandsenheter får du også oversikt over hvor du har ledig plass.
75
Registrering av bestandsenheter i arkiv
1. Stå i Arkivmodulen. Åpne registreringsbildet for det arkivet bestandsenheten
skal knyttes til. Registreringsbildet må åpnes på arkivnivå.
2. Klikk på fanen for Bestandsenheter. Her vil du se om det finnes eksisterende
bestandsenheter i arkivet.
3. Velg Ny.
4. Legg først inn Id og Innhold. Bestandsenheter blir gjerne nummerert
fortløpende innen arkivet slik at den første id blir 01 og den neste 02 osv. I
innholdsfeltet skriver du hva som er inkludert i bestandsenheten, for eksempel
”Hele arkivet”, ”Serie D”, ”Perioden 1950-1975” eller ”Fotografier”.
5. Lagre.
6. Når du har lagret blir depotplasseringen aktiv. Klikk Velg plassering.
Registreringsbildet for plassering i depot åpner seg.
7. Velg plasseringen av bestandsenheten ved å benytte nedtrekkmenyene i Fra
hylle raden. Tilkjennegi hvilket depot og hvilket magasin bestandsenheten står
i. Velg i tillegg hvilken reol, hvilket fag og hvilken hylle bestandsenheten
begynner på. Det vil si den hyllen det første stykket i bestandsenheten er
plassert på. Hvis bestandsenheten ikke fyller hele første hylle skriver du inn
hvor mye av hyllen som er dekket i siste felt. Benevnelsen er hyllemeter. Fylles
hele hyllen opp skal det stå det 1 i siste felt. Er bare halve hyllen fylt opp
skriver du inn 0,5 i det siste feltet.
8. Fyll inn hvor bestandsenheten slutter i Til hylle raden. Det vil si den hyllen det
siste stykket i bestandsenheten er plassert på. En bestandsenhet må befinne
seg samlet i et magasin, derfor er de to første feltene i hylleplasseringen grået
ut.
9. Klikk Beregn. Omfanget kommer da frem i hyllemeter. Kontroller at beregnet
omfang stemmer overens med bestandsenhetens omfang. (Om disse to tallene
ikke stemmer overens er det noe galt, og du må kontrollere hylleplasseringen
du nettopp la inn.)
10. Klikk Lagre og lukk.
Registrering av bestandsenheter for aksesjon/plassering av aksesjon
1. Stå i Aksesjonsmodulen. Åpne Registreringsbildet for den aksesjonen du
ønsker å plassere.
2. Klikk på fanen Plassering.
76
3. Velg Ny plassering.
4. Før du kan lagre må du legge inn Id og Innhold. Bestandsenheter blir gjerne
nummerert fortløpende innen arkivet slik at den første id blir 01 og den neste
02 osv. I innholdsfeltet skriver du hva som er inkludert i bestandsenheten for
eksempel ”Hele arkivet”, ”Serie D”, ”Perioden 1950-1975” eller ”Fotografier”.
5. Lagre.
6. Klikk Velg plassering. Registreringsbildet for plassering åpner seg.
7. Velg plasseringen av bestandsenheten ved å benytte nedtrekkmenyene i Fra
hylle raden. Tilkjennegi hvilket depot og hvilket magasin bestandsenheten står
i. Velg i tillegg hvilken reol, hvilket fag og hvilken hylle bestandsenheten
begynner på. Hvis bestandsenheten ikke fyller hele første hylle skriver du inn
hvor mye av hyllen som er dekket i siste felt. Benevnelsen er hyllemeter.
8. Fyll inn hvor bestandsenheten slutter i Til hylle raden. En bestandsenhet må
befinne seg samlet i et magasin, derfor er de to første feltene i
hylleplasseringen grået ut.
9. Klikk Beregn. Omfanget kommer da frem i hyllemeter.
10. Klikk Lagre og lukk.
FLYTTE LAGRINGSENHETER
Det kan være nødvendig å flytte lagringsenheter fra en midlertidig til en reell
hylleplassering når man er ferdig med å ordne et arkiv, eller det kan være nødvendig å
flytte lagringsenheter for å gjenspeile fysiske forflytninger i magasinet.
1. Stå i hovedbildet for magasin. For å komme til hovedbildet for magasin velger
du Magasiner fra modul-nedtrekksmenyen til venstre under
verktøymenylinjen.
2. Åpne strukturtreet slik at den hyllen du ønsker å flytte fra kommer frem i
objektlisten. Dette får du til ved å klikke på faget hyllen tilhører i strukturtreet.
3. Høyreklikk på hyllen i objektlisten og velg Flytt lagringsenheter.
4. Det åpner seg nå en nedre objektliste.
5. Marker i den øvre objektlisten hvilke lagringsenheter du ønsker å flytte på.
Lagringsenhetene vises gjerne hulter til bulter når objektlisten åpnes, så du må
først sørge for at lagringsenhetene står i riktig rekkefølge. Dette gjøres ved å
77
klikke på Id, øverst til venstre i objektlisten. Arkivenhetene sorterer seg da
etter Id. Man må ofte trykke to ganger for å få det sortert i stigende rekkefølge.
Se gjennom listen (arkivenhetsstien til venstre i objektlisten) for å kontrollere
at alt ligger i riktig rekkefølge. Marker så lagringsenhetene som skal flyttes, det
vil si de lagringsenhetene som får plass på den første hyllen.
6. Klikk i den nedre objektlisten for å gjøre den aktiv.
7. Klikk på hyllen du ønsker å flytte til i struktur treet. Da vil innholdet på hyllen
komme frem i nedre objektliste. Den vil enten være tom hvis det ikke står noe
på hyllen fra før, eller ha lagringsenheter. Følg med på stien som er synlig over
objektlistene. Stien over den øvre objektlisten viser hvor du flytter fra, og stien
over den nedre objektlisten viser hvilket magasin, reol, fag og hylle du flytter
til.
8. Klikk Flytt hit.
9. Klikk Lagre.
10. Så skal det som får plass på den neste hyllen flyttes. Fortsett med punktene 5.
til 9. til alle lagringsenhetene er flyttet.
11. Klikk Lukk.
Øvre objektliste: ma
enhetene som skal f
en hylle av gangen
Hyllen materialet skal
flyttes til er markert i
strukturtreet
Nedre objektliste
aktiv (oransje), o
skal vise hvilken
materialet skal fly
78
Når man trykker Flytt hit forflyttes materialet fra den øvre objektlisten (den
opprinnelige hylleplasseringen) til den nedre objektlisten, og alt nyflyttet er markert
med gult. Trykk Lagre, marker den neste hyllemeteren som skal flyttes i den øvre
objektlisten, marker den nedre objektlisten så den blir aktiv og marker den neste
hyllen som skal fylles opp i strukturtreet. Fortsett slik til alt er flyttet.
UTSKRIFTER FRA MAGASIN
Reolskilt
For å skrive ut reolskilt gjøres følgende:
1. Åpne magasinstrukturen. Klikk på magasin. Reolene kommer opp i objektlisten.
2. Marker den ønskede reolen i objektlisten.
3. Klikk på Utskrifter - Utskrifter i menylinja.
4. Velg riktig rapport og trykk på Kjør rapport.
Det genereres en word-fil som vil åpne seg i standard dokumentbehandler der
rapporten kan bearbeides før endelig utskrift.
Bestandsoversikt
Bestandsoversikt er en liste over alle bestandsenhetene i et magasin.
1. Stå i hovedbildet for magasin.
79
2. Stå på depot i strukturtreet slik at magasinene vises i objektlisten. Marker
magasinet du ønsker utskrift fra i objektlisten.
3. Klikk på Utskrifter - Utskrifter i menylinja.
4. Velg riktig Bestandsoversikt og trykk på Kjør rapport.
AKSESJON OG TILVEKST
Aksesjon er det samlede arkivmaterialet som mottas i en leveranse til en
depotinstitusjon. En aksesjon kan bestå av materiale fra ulike arkiver, og vi har
muligheter til å opprette én tilvekst til hvert av de arkivene som er representert i
aksesjonen. Vi skal her se på hvordan vi oppretter aksesjoner og tilvekster.
OPPRETTE AKSESJON
Gå til hovedbildet og velg Aksesjon i nedtrekksmenyen.
1. Høyreklikk på depotinstitusjonen i strukturtreet og klikk på Ny aksesjon.
2. Aksesjonsbildet åpner seg og aksesjonsnr. er enten forhåndsvalgt, eller du
velger å skrive inn ny signatur. (Hvis Asta 5 er satt opp med rettigheter og
signaturer skal feltene Aksesjonsnr:, Avdeling og Fagansvarlig være ferdig
utfylt).
3. Aksesjonen kan bare knyttes opp mot en allerede registrert aktør. Du kan
eventuelt gå inn å registrere en aktør før du går videre.
4. Skriv inn signatur eller navn (deler av navn) i feltene etter ”Mottatt fra” og
trykk på søk (forstørrelsesglass).
5. Alle aktørene som tilfredsstiller søkekriteriene kommer opp i et nytt bilde.
Trykker du på søkesymbolet uten å angi kriterier vil alle aktørene som er
registrert i basen komme opp i listen. For ikke å få opp for mange aktører,
kan det være smart å trunkere aktører med flere ord i navnet eks.
”Direktoratet for brann- og elsikkerhet”.
6. Marker riktig aktør og trykk på knappen Velg og lukk.
80
7. Skriv inn Mottatt dato (eks. 22.01.2015) og evt. Saksnummer, Mottatt sted,
Beskrivelse og Omfang.
8. Obligatorisk utfylte felt er Aksesjonsnr, Mottatt fra og Mottatt dato.
9. Klikk på Lagreknappen.
10. Aksesjonen vil nå være registrert og kan gjenfinnes under fanen
Aksesjoner i redigeringsbildet for aktøren.
OPPRETTE TILVEKST
Tilvekst defineres som den delen av en aksesjon som tilhører et bestemt arkiv.
Aksesjonen kan som sagt bestå av materiale tilhørende et eller flere arkiver og
materiale tilhørende et arkiv defineres da som en tilvekst.
Skal du registrere tilvekster som en direkte fortsettelse av aksesjonsregistreringen:
1. Gå til fanen Tilvekster og klikk på knappen Ny tilvekst.
2. Tilvekstbildet åpner seg og skrivemerket står i Tilvekstnr.feltet. Skriv inn Id
(det enkleste er å ha en løpende nummerering av tilvekster). Finnes det ingen
tilvekster fra før, blir første tilvekstnr. 1.
3. Tilveksten kan bare knyttes opp mot et allerede registrert arkiv.
4. Skriv inn signatur eller navn (deler av navn) i feltene for Arkiv og trykk på søk
(forstørrelsesglass). Trykker du på søkesymbolet uten å angi kriterier vil alle
arkivene som er registrert i basen komme opp i listen.
5. Alle arkivene som tilfredsstiller søkekriteriene kommer opp i et nytt bilde.
6. Marker riktig arkiv og trykk på knappen Velg og lukk.
7. Skriv inn evt. Innhold og Omfang.
8. Klikk på Lagre-knappen.
9. Tilveksten vil nå være registrert og kan gjenfinnes under fanen Tilvekster i
redigeringsbildet for arkivet.
Alternative veier. Skal du registrere tilvekster til en allerede opprettet aksesjon, henter
du opp aksesjonen i strukturtreet, høyreklikker på aksesjonen og klikker Ny tilvekst.
81
BESTILLING
Bestillingsmodulen er til bruk for å følge opp henvendelser fra Arkivportalen og
lesesalen. Brukerdokumentasjonen til de modulene som var nye med Arkivportalen er
lagt ved som vedlegg etter brukerhåndboka for de som ønsker ytterligere utdyping.
1. Søk fram den arkivenheten som brukeren ønsker.
2. Marker dette objektet i objektlisten og høyreklikk. Velg Bestill arkivenhet fra
menyen. (Bare objekter som er knyttet til lagringsenheter – stykker, mapper,
dokument, foto osv. – kan bestilles) Det åpner seg en bestillingstralle i
visningsruten hvor de bestilte objekter legger seg.
3.
Gjenta 1.-2. til alle ønskede objekter er lagt i trallen. Bestillingstrallen
forsvinner av syne når du beveger deg i strukturtreet, men den kan alltid
hentes opp igjen ved å legge nye enheter i trallen, ved å gå på Vis og Vis
bestillinger, eller ved å trykke på tralle-ikonet nede i høyre hjørne.
4. Når du har funnet alt du ønsker å bestille, se over trallen og klikk Bestill.
Gå til bestilling fra vis
Gå til bestilling fra
arkivtralle
5. Det åpner seg et vindu for å knytte bestilling til bruker. Søk frem brukeren,
eller registrer ny bruker. Du kan også hente informasjon om bestillere fra
Arkivportalen med knappen ”opprett brukeren lokalt”
82
6. Alle bestillinger er forhåndsvalgt til ”Utlån lesesal”. Hvis du ønsker å endre
leveringsformat, må det gjøres for hver linje. Merk en og en linje, endre
leveringsformat og legg eventuelt inn en merknad i merknadsfeltet.
Leverings
Merknad
Opprett b
7. Velg Opprett bestilling
8. Bestillingsmodulen åpner seg. Du kommer til denne modulen både ved å
opprette en bestilling, og ved å gå på Vis og Vis bestilling i hovedbildet i Asta.
9.
Til venstre ligger bestillingstrallene. Klikk på plusstegnet til venstre for trallen
for å få opp bestillingslinjene (hvert bestilt objekt gir en bestillingslinje). Alle
bestillinger består av ett bestillingsnummer og x-antall bestillingslinjer.
83
Sorterings kriterier
Bestilling
detaljinfo
Strukturtre for
bestillinger
Faner for å følge
opp bestillingen
10. Informasjon om bestillingen er knyttet til hver bestillingslinje. Klikk på
bestillingslinjen for å få opp detaljinformasjonen.
11. Klikk på Skriv ut rekvisisjon nederst i skjermbildet for å få en
rekvisisjonsblankett for den enkelte arkivenhet. Blanketten gir detaljer for
bestillingen samt arkivenhetens plassering i depot. Bestillingen kan følges ved
å endre status. Status endringen er manuell og utføres i fanen Statuslogg. Når
rekvisisjon er skrevet ut blir Rekvirert automatisk krysset av i loggen. De
neste skritt i statusloggen er Fremhentet (materialet er hentet fra magasin),
Produsert (se avsnitt for digitalisert element) eller Utlånt lesesal (materialet
levert ut på lesesalen), Reservert (materialet reserveres) eller Ekspedert
(bruker er ferdig med materialet), Returnert (materialet er returnert til
magasinet) og Avsluttet.
12. Når en bestillingslinje er merket som Avsluttet i statusloggen blir den grået ut
og den blir innaktiv. Man kan behandle flere bestillinger parallellt om de skal
igjennom det samme løpet.
13. Når alle bestillingslinjene er avsluttet forsvinner bestillingen fra strukturtreet.
84
KNYTTE DIGITALISERT ELEMENT TIL EN BESTILLING
1. Velg bestillingslinjen du ønsker å jobbe med
2. Finn frem materialet som skal digitaliseres og sett status til Fremhentet.
3. Gå til fanen Produksjon.
4. Velg Opprett produksjonskatalog. Adressen til produksjonskatalogen finner
du i feltet over knappen. Du vil få opp en melding om at produksjonskatalogen
ble opprettet, og dennes adresse. (Første gang du gjør dette må du først
opprette en mappe med navn Asta5 og som inneholder mappen Produksjon på
maskinen din.)
5. Flytt eller kopier digital fil til den nyopprettede produksjonskatalogen.
Produksjonsmappen for din bestillingslinje finner du ved å legge bestillingen
og bestillingslinjen til produksjonskatalogadressen. For eksempel
C:\Asta5\produksjonsfiler\56_1 vis si at mappen ligger på din maskin (C:\) at
bestillingen er nummer 56 og at det er første bestillingslinje i bestillingen.
6. Når det ligger ett eller flere digitaliserte element i mappen er du klar til å
importere filene.
7. Velg Hent digitaliserte dokumenter i fanen Produksjon. Filene blir da lastet
opp.
8. Endre statusen til Produsert.
9. Gå til fanen Godkjenning. Her skal de produserte filene ligge.
10. Du kan se på filene ved å markere filen og klikke på Vis original.
11. Etter å ha kontrollert om det er den korrekte filen klikker du Produsér. Filen
får en unik URL-streng og det produseres visningskopi, formidlingskopi og en
”thumb-nail”. Disse visningsalternativene kan vises ved å klikke Vis original,
Vis visningskopi, Vis formidlingskopi og Vis thumb.
12. Filen godkjennes ved å klikke på Godkjenn. I det du velger godkjenn legges
filen til arkivenheten i Asta og den vil bli publisert på Arkivportalen om arkivet
publiseres.
13. Endre status til Godkjent og følg arkivmaterialet ettersom det blir levert
tilbake til magasinet.
85
PUBLISERING
Arkivportalen.no er en nasjonal søketjeneste som muliggjør søk i arkiver på tvers av
arkivinstitusjoners kataloger. Nettstedet gir informasjon om historiske arkiver og
dokumenter i Norge. Den enkelte arkivinstitusjon kan gjennom Asta 5.1 og nyere
utgaver av Asta legge sine arkiver ut på Arkivportalen.no. Før man kan begynne å
publisere må institusjonen ha fylt ut arkivportalskjemaet som ligger på
Arkivportalen.no. Gå inn på Hjelp, og Last ned arkivportalskjema. Dette skjemaet må
fylles ut og sendes til Stiftelsen Asta, slik at den nødvendige informasjon om
depotinstitusjonen kan legges inn i søketjenesten (som eksempelvis hvilke tjenester
institusjonen har tenkt å tilby; digitalisering, utlån lesesal og lignende). Først når dette
er på plass kan institusjonen begynne å publisere arkivene sine til Arkivportalen.
Det er mulig å publisere arkiv med tilhørende arkivskapere på Arkivportalen. Arkivene
må være låst og den som skal publisere må være knyttet til brukergruppen
Avdelingsleder. Arkivene må også være restriksjonsvurdert før de publiseres.
1. Gå til Verktøy i menylinjen i hovedbildet.
2.
Velg Publisering av arkiv fra nedtrekksmenyen.
3. Søk frem det arkivet du ønsker å publisere ved bruk av id eller navn.
4. Fra og med Asta 5.2. kan man begrense publiseringen til Arkiv og serienivå
gjennom å krysse av i ruten merket ”publiser kun arkiv- og serienivå”
5. Du må krysse av for at du godtar betingelsene for publisering. Disse
betingelsene kan du lese her:
86
BETINGELSER FOR PUBLISERING
Institusjonen er selv ansvarlig for at den informasjonen som publiseres. Materiale som
publiseres eller henvises til fra institusjonens katalog skal være i overensstemmelse med
tredjemanns rettigheter og med norsk lov, og institusjonen er selv ansvarlig for å ha sjekket
andres immaterielle rettigheter.
Det som publiseres fra Asta-basen til Arkivportalen;
Arkivenheter:











Alle nivåer – fra arkiv ned til mappe eller dokument/foto hvis det er registrert.
Navn, innhold, id, URN, sti, periode, datokvalitet, sted, omfang og arkivtype.
Kataloginformasjon: Katalogiseringskode, katalogmedium, katalogreferanse.
Relasjoner mellom arkivenheter.
Arkivskaper og tilleggsproveniens.
Publiserbare digitaliserte dokumenter med tittel og beskrivelse, URN og
produksjonsdato.
Depotinstitusjon med navn, kontaktinformasjon og merknader.
Arkiv-enhetstype.
Teknikk: Målestokk, størrelse, teknikktype.
Emneord.
Informasjon om materiale som er klausulert, hvis det eksisterer.
Aktører:





Navn, identifikator, periode, URN, historikk, aldersgruppe, kommune, fylke, land,
aktørtype, hovedtype.
Samfunnsplassering, forvaltningsområde og -nivå, næringskategorier.
Depotinstitusjon.
Relasjoner mellom arkivenheter og aktører.
Publiserbare digitaliserte dokumenter med tittel og beskrivelse, URN og
produksjonsdato.
Det som ikke publiseres fra Asta-basen til Arkivportalen:


Digitalisert materiale og andre filer som er klausulert (Dette gjelder ikke om
materialet er sperret på grunn av fysisk tilstand)
Registreringer / katalogdata med tilgangskode
Hvilke forberedelser bør gjennomføres?



Korrekturlesing av data – både for feil og for å sjekke at felter som publiseres ikke
inneholder informasjon som ikke bør være med. Vær spesielt oppmerksom på
personsensitivt innhold
Sjekke klausuler og tilgangskode
Undersøke detaljnivået på registreringene. For bestilling fra Arkivportalen må
arkivenhetene være registrert ned til minst arkivstykkenivå
87
6. Publiser ved å velge Publisér. Arkivet vil da bli lagt i publiseringskøen.
7. Søker du frem arkivet på nytt vil du se at arkivet har fått statusen Initiert
publisering, dato og klokkeslett for publiseringen, og informasjon om hvilken
bruker som publiserte arkivet.
8. Når arkivet har kommet seg gjennom publiseringskøen endres statusen til
Publisert. Arkivet kan da søkes frem på Arkivportalen.
Hvis institusjonen publiserer mye på en gang eller materialet inneholder mange
digitaliserte elementer kan det ta litt tid før det blir tilgjengelig på portalen. Generell kø
i portalen (at det er mange som publiserer samtidig) gjør også at det kan ta litt tid å få
fullført publiseringen.
Asta vil forsøke å publisere gjentatte ganger i 20 timer. Har ikke arkivet endret status
fra Initiert publisering til Publisert innen ett døgn bør brukerstøtte kontaktes. Det kan
da være feil i datastrukturen, eller det kan være manglende kontakt mellom Asta og
Arkivportalen grunnet nettverk eller feil innstilling.
I Betingelser for publisering er det informasjon om hvilke registreringer som blir med
ut på arkivportalen, forberedelser i forkant av publisering og lignende.
Det er viktig å tenke på registreringenes kvalitet. I Asta bør man alltid tenke på at
materialet skal være søkbart og gjenfinnelig. Gode registreringer hjelper til med dette.
Tenk gjennom hvilke søkeord folk flest trolig vil benytte for å finne nettopp dette
materialet. Korrekturles registreringene før publisering, skrivefeil forhindrer treff.
Husk at jo mer informasjon som legges inn, jo mer søkbart blir materialet. Det
anbefales alle å ta en titt på avansert søk på Arkivportalen for å se litt på
søkemulighetene, og hvilke felter man bør passe på å fylle ut.
88
BEGRENSET PUBLISERING
Det er fullt mulig å publisere arkiver til portalen uten at alle registreringer dermed
legges ut. Eksempelvis kan enkelte serier tilbakeholdes fra publiseringen. Dette gjøres
ved at man setter tilgangskode på seriene som ikke skal publiseres. Det kan være greit
å opprette en egen tilgangskode for dette formål (eksempelvis kode IP, Ikke publiser).
Om tilgangskoder finnes (og brukeren har tilgang på disse) vil de vises, og kunne
velges i Annet-fanen. Husk å lagre etter at tilgangskode er satt. Om det allerede er satt
tilgangskode på materialet (grunnet sensitiv informasjon i registreringene) er det
selvsagt ikke nødvendig å sette enda en tilgangskode for å hindre publisering. Som
nevnt ovenfor under Betingelser for publisering vil ikke registreringer med
tilgangskode bli publisert, uavhengig av hvilken tilgangskode som er satt. For
informasjon om hvordan nye tilgangskoder opprettes se Tilgangskoder. Husk å enten
gi alle som skal kunne se materialet tilgang til tilgangskoden som er brukt, eller
alternativt å fjerne tilgangskodene igjen etter publisering av arkivet.
Man kan også velge å publisere kun ned til serienivået gjennom en særskilt funksjon.
OPPDATER PUBLISERINGEN MED NYE DIGITALE FILER
Har man publisert ett arkiv som ikke hadde knyttet til seg digitale filer, eller man har
lagt til nye digitale filer i Asta, kan man kun publisere de (nye) digitale filene gjennom
en egen funksjon.
Gå til strukturtreet og velg den noden (arkivet, serien etc) filene ligger under, og
høyreklikk på denne.
Velg "Republiser digitale dokumenter". Asta vil nå publisere alle filer som ligger under
denne noden (uavhengig av antall nivåer), og som ikke er publisert tidligere.
89
Å TILBAKEKALLE PUBLISERTE ARKIV
Har man publisert ett arkiv som ikke var klart for publisering så er ikke det noe stort
problem. Om man foretar de nødvendige endringer og publiserer på nytt vil det ’nye’
arkivet overskrive det ’gamle’. Alternativt kan man også tilbakekalle arkivet fra
Arkivportalen. Gå på verktøy, Publisering og Publisering av arkiv. Søk opp arkivet du
vil tilbakekalle, merk det og hak av for Godta betingelser. Trykk så Tilbakekall.
90
EKSPORT OG IMPORT
I Asta 5 er det mulig å eksportere ett eller flere enkeltarkiver i én operasjon. Eventuelle
tilknyttede arkivskapere tas også med i eksporten. Vil du eksportere kun arkivet eller
arkivskaperen må relasjonen mellom arkiv og aktør slettes. Det er også mulig å gjøre
den samme eksporteren fra aktørbildet.
I Asta 5.2- Asta 5.4 vil den gamle eksport-/importfunksjonen vi kjenner fra eldre
utgaver eksistere side om side med den nye eksport-/importfunksjonen laget for Asta
5.2. Den nye eksport-/importfunksjonen er kun beregnet på Asta 5.2 (eller nyere)-filer.
Ønsker du å eksportere eller importere eldre filer må Gammel eksport brukes.
EKSPORTERE ARKIV
Ved å eksportere et arkiv lager du en fil med kopi av opplysningene om et arkiv
inkludert aktøren arkivskaper.
EKSPORT AV ARKIVENHETER I ASTA 5.2 OG NYERE VERSJONER
1. Søk frem arkivet eller arkivene du ønsker å eksportere.
2. Høyreklikk på arkivet i objektlisten og velg Legg arkivenhet til
eksportjobb.
3. Nede i høyre hjørne i hovedbildet dukker det opp ett lite ikon når noe
er lagt til eksport. Ved å klikke på dette ikonet får man opp
Eksportutvalg vinduet. Her ligger en oversikt over alt som er lagt til
eksport. Alternativt; gå på Eksport/import i menylinjen og velg
Eksporter arkivenhet(er) i nedtrekksmenyen.
91
4. Om det ligger flere arkiver til eksport, og man ikke ønsker å eksportere
alle så merkes de uønskede arkivene, og man trykker Fjern. Ved å
trykke Fjern alle tømmer man eksportutvalget for alt som er lagt der.
5. Samtlige enheter som ligger i eksportutvalget vil bli eksportert. Om
digitale filer skal være med i eksporten må man hake av for Opprett
mappestruktur, og så for Ta med digitale filer. Om der ikke er noen
digitale filer knyttet til arkivet er det ikke nødvendig å hake av for noe.
6. Trykk Velg/lag eksportmappe. Velg hvor eksporten skal legges. Det er
ikke nødvendig å legge inn filnavn, dette genereres automatisk. Når
ønsket plassering for eksporten er valgt kommer denne adressen opp i
mappefeltet nede til venstre i eksportutvalgbildet, og det automatisk
genererte filnavnet legger seg i feltet for filnavn nede til høyre.
7. Trykk Eksporter. Når eksporten er ferdig kan vinduet for eksport av
arkivenheter lukkes. Har det blitt kjørt eksport med digitale filer vil
resultatet bli to eksportfiler. En vanlig XML fil, og en eksportmappe
med mappestruktur.
92
GAMMEL EKSPORT
1. Søk frem arkivet du ønsker å eksportere.
2. Marker arkivet i objektlisten.
3. Gå til Eksport/Import i menylinjen.
4. Velg Gammel eksport fra nedtrekksmenyen, og så Eksporter eller Legg til
eksport.
5. Du får opp eksport vinduet, hvor den eller de arkivene du har lagt til eksport
vises. Klikk på Kjør eksport.
6. Du får nå opp et nytt vindu. Velg hvor du ønsker å lagre filen og gi den et navn.
7. Trykk lagre.
Det kjøres ingen sjekker på eksporten, så det skal gå relativt raskt å eksportere store
mengder informasjon.
IMPORT:
Det kjøres en rekke sjekker mot importen, så avhengig av størrelse kan dette ta litt tid.
IMPORT AV ARKIVER I ASTA 5.2 OG NYERE VERSJONER
1. Gå på Eksport/Import i menylinjen og velg Importer arkiv.
2. Skjermbildet Forberede import til Asta kommer opp. Øverst er det et felt for
Importfil, og til høyre for dette feltet, dvs øverst til høyre i bildet, er det en
knapp som heter Åpne. Trykk på denne for å velge fil for import.
3. Når filen leses kommer det opp et vindu for Forberedelse av import: Leser
importfil. Her valideres importfilen, og systemet sjekker at filen er på riktig
versjon. Kun Asta 5.2 filer kan leses i denne importen. Når valideringen er
ferdig kan vinduet lukkes.
93
4. Trykk på URN alternativer. Velg om du ønsker å generere nye URN for alle
enhetene i importen, noe som vil gjøre alle enhetene ”nye”. Alternativt
beholder du eksisterende URN, og oppdaterer eventuelle enheter som allerede
finnes i systemet.
5. Trykk så på Sjekk innhold i importfil. Systemet initierer en sjekk for å se om
datainnholdet i filen er lovelig iflg. systemoppsettet. Om systemet finner feil i
filen vil dette bli synliggjort i feltet for Gjennomgående endringer ved at linjene
hvor feil inntreffer er markert i rødt. Linjen for arkiv id vil også bli markert i
rødt om denne id’en allerede finnes i basen.
6. I listen over Gjennomgående endringer har man mulighet for å foreta ulike
endringer før filen importeres. Linjer merket med rødt viser eventuelle feil
systemet har funnet under punkt 5. Disse må endres før filen kan importeres.
Linjer som er merket med gult viser mangler systemet har oppdaget
(eksempelvis tomme felter i Asta). De gule linjene er ikke ment som
feilmeldinger, mer som informasjon. ”Manglene” kan rettes opp i før import av
filen, men dette er ikke noe som må gjøres for at man skal kunne importere.
94
7. Må endringer gjøres dobbeltklikker man i Ny verdi feltet som skal endres, og
skriver inn den nye verdien. Her kan man endre fagansvarlig, depotinstitusjon,
arkivenhet id m.v. Lengst til høyre i hver linje ligger en knapp man kan trykke
på for å få opp alternativene for ny verdi. Når endringer er lagt inn/utført trykk
Oppdater (knappen med to grønne piler til høyre for feltet). Du kan ikke gå
videre før alle feil (linjer merket med rødt) er rettet.
8. Nederst til venstre ligger en knapp for å Se forskjeller. Denne viser om
importen vil overskrive noe som allerede ligger i basen, og eventuelle
forskjeller mellom importen og det i basen allerede eksisterende arkivet. Har
du valgt Generer ny URN under punkt 4 vil alle enhetene være ”nye”, og
systemet vil ikke finne noen forskjeller.
9. Om du ønsker å jobbe mer med importfilen før selve importen trykk Lagre
importfil. Filen blir da lagret og videre endringer kan utføres på ett senere
tidspunkt.
10. Når eventuelle endringer er utført og filen klar for import trykk Start import.
Før importen havner i den nye basen kommer det opp en melding om at
importen er ferdig, og man blir bedt om å bekrefte at man ønsker å lagre
importen i databasen. Velg Lagre. Når importen er fullført kommer det
95
importerte arkivet automatisk opp i både strukturtre og objektliste. Vinduet for
Import av arkivenhet data kan lukkes.
GAMMEL IMPORT
1. Gå til Eksport/Import i menylinjen.
2. Velg Gammel eksport, og så Importer fra nedtrekksmenyen.
3. Bildet for import kommer opp og Les ny fil er markert. Trykk OK.
4. Finn filen du vil importere (søk den frem ved å trykke på knappen med ”…”
etter filnavnfeltet) og trykk på Les fil.
5. Når filen er lest inn trykk Lukk.
6. Importbildet er fortsatt oppe. Er Rett feltverdi-feil markert, så trykk OK. Du
får da opp en liste over verdi-feil, som eksempelvis depotinstitusjons id og
bruker id som ikke finnes i basen du skal importere til. Depotinstitusjons id’en
må endres fra eksporterende institusjon til importerende institusjon. Alle
verdi-feilene må rettes før du kan gå videre. Når du er ferdig, lukk bildet.
7. Sjekk om det finnes logiske feil (ID-konflikter) er markert. Trykk OK. I øvre
del av bildet, etter Antall logiske feil, får du melding om eventuelle og antall
logiske feil. Disse må rettes opp.
Det er flere andre endringer som kan gjøres med informasjonen, eksempelvis Vis/slett
utvalgte deler av de innleste data; Har du eksportert flere arkiver enn du ønsker å
importere kan du slette de her.
8.
Etter at eventuelle endringer er gjennomført, marker Overfører data til
driftsdatabasen og trykk OK. Importen fullføres.
9. Trykk Avslutt.
EKSPORT OG IMPORT AV ARKIVER MED DIGITALISERTE ELEMENTER
Ved eksport av arkiv med eksisterende digitaliserte elementer haker man av for
Opprett mappestruktur og for Ta med digitale filer i eksportbildet før eksporten
kjøres. Man vil da få to eksporter; en vanlig XML fil, og en eksportmappe med
mappestruktur som tilsvarer arkivstrukturen i Asta.
Ved import (om arkivet ikke allerede ligger i basen) kjøres det først en import av XML
filen uten mappestruktur og digitale elementer. På den måten kommer arkivet inn i
basen med fullt strukturtre. Så kjører man Importer digitale elementer til arkivet,
og velger da å få med underliggende mapper med digitale elementer.
96
MASSEDIGITALISERING
Med Asta 5.2 kom muligheten for massedigitalisering, som betyr at man kan legge til
mange digitale filer på en gang, og også at man ved scanning kan legge filene rett der
de hører hjemme.
Man starter med å ta en eksport av det aktuelle arkivet. Skal man bare knytte digitale
elementer til en spesifikk serie kan man velge å bare eksportere denne ene serien.
Trinn 1: Kjør eksport
1. Søk frem arkivet eller serien du ønsker å eksportere.
2. Merk arkivet eller serien i objektlisten, høyreklikk på arkivet og velg
Legg arkivenhet til eksportjobb. Alternativt merk arkivet/serien i
strukturtreet, høyreklikk på det og velg Legg arkivenhet til
eksportjobb.
3. Nede i høyre hjørne i hovedbildet dukker det opp ett lite ikon når noe
er lagt til eksport. Ved å klikke på dette ikonet får man opp
Eksportutvalg vinduet. Her ligger en oversikt over alt som er lagt til
eksport.
97
4. Om det ligger flere arkiver til eksport, og man ikke ønsker å eksportere
alle så merkes de uønskede arkivene, og man trykker Fjern. Ved å
trykke Fjern alle tømmer man eksportutvalget for alt som er lagt der.
5. Samtlige enheter som ligger i eksportutvalget vil bli eksportert. Hak av
for Opprett mappestruktur. Om det allerede finnes digitale filer
knyttet til så hak også av for Ta med digitale filer. Om der ikke er noen
digitale filer knyttet til arkivet er det ikke nødvendig å hake av for
dette. Når man har valgt å opprette mappestruktur vil man få to
eksporter; en vanlig XML fil, og en eksportmappe med mappestruktur
som tilsvarer arkivstrukturen i Asta.
6. Trykk Velg/lag eksportmappe. Velg hvor eksporten skal legges. Det er
ikke nødvendig å legge inn filnavn, dette genereres automatisk. Når
ønsket plassering for eksporten er valgt kommer denne adressen opp i
mappefeltet nede til venstre i eksportutvalgbildet, og det automatisk
genererte filnavnet legger seg i feltet for filnavn nede til høyre.
7. Trykk Eksporter. Når eksporten er ferdig kan vinduet for eksport av
arkivenheter lukkes.
98
Illustrasjonen viser hvordan strukturen i Asta er eksportert og gjenskapt som en
mappestruktur vist i filbehandler.
Trinn 2: Knytt filer til mappene
Gå inn på den nyopprettede eksporten. Den skal ha form av en mappe, med dato og
klokkeslett for eksporten som navn. Åpne mappen. Du vil finne en ny mappe med
depotinstitusjons-id’en som navn. I denne mappen vil det ligge en mappe med arkivid’en din som navn. Denne mappen vi igjen inneholde mapper for hver enkelt
hovedserie i arkivet ditt (eller bare en mappe for den aktuelle serien om du bare har
eksportert en serie), i tillegg til en XML-fil. Hver av seriemappene vil inneholde mapper
for underserier, samt en XML-fil. Underseriemappene inneholder mapper for hvert
enkelt stykke i undersereien, alternativt mapper for hver enkelt mappe om disse er
registrert direkte under underserien. Mappene for hvert enkelt stykke inneholder
mapper for hver enkelt mappe i stykket.
99
Når man skanner materialet kan man nå legge de digitaliserte elementene direkte inn i
den mappen de skal knyttes til.
Har man allerede eksisterende digitale filer kan disse flyttes eller kopieres inn i
mappene de skal knyttes til.
Når alt av digitale filer er knyttet til skal mappene importeres inn i Asta igjen.
Trinn 3: Importer digitale elementer til arkivet
Marker arkivet ditt i strukturtreet eller i objektlisten. Kjørte du eksport av en enkelt
serie er det denne du skal markere. Høyreklikk og velg Importer digitale
dokumenter til arkivenhet.
Du får opp ett standard fil-søkefelt. Søk frem eksportmappen for arkivet ditt, eller
alternativt mappen for serien om du bare eksporterte en serie. Merk at du må stå på
samme nivå i Asta og i mappestrukturen. Hak av for at importen skal kjøres Med
underliggende mapper. Trykk Importer.
I første omgang vil filene som nå importeres få status som Importert .
Trinn 4: Masseprosessering av filer
For å gå igjennom prosessen fra Importert til Publisert som beskrevet i avsnittet Knytte
til filer
Høyreklikk på arkivet/serien, og velg Prosessér underliggende digitale
dokumenter. Alle tilknyttede og underliggende digitaliserte dokumenter vil vises i
listen til venstre. Velg en eller flere filer i listen, velg produksjonssteg blant
radioknappene til høyre, og klikk Prosessér.
For å legge til tittel og beskrivelse, høyreklikk på arkivet/serien og velg Rediger
underliggende digitale dokumenter. Velg en eller flere filer i listen til venstre, og
registrer informasjon.
100
MASSEREGISTRERING
Masseregistreringsverktøyet muliggjør konvertering av data lagt inn i ett Excel-ark
over til en XML-fil som så kan importeres til Asta 5.2 eller nyere versjoner.
1. Gå inn på Verktøy, Masseregistrering, Åpne mal for masseregistrering. Ett
ferdig Excel metadatasett (ett Excel-ark med ferdig definerte kolonner) kommer
opp. Lagre dette Excel-arket lokalt. Åpne den lagrede versjonen og fyll ut med
registreringsdata. De ferdig definerte kolonnene synliggjør den informasjonen
som er påkrevd for å kunne kjøre en import/konvertering fra Excel til Asta.
De påkrevde kolonnene er enhetstype (en oversikt over enhetstype-id’ene ligger i ark
to), sti, identifikator, navn, innhold, startdato, sluttdato, arkivkode fra, arkivkode til,
merknad, kommunenummer, sted, adresse, fylke, landkode, depotinstitusjon, URN og
endret dato. Av disse MÅ enhetstype, sti, identifikator, navn og depotinstitusjon være
utfylt. De resterende feltene fylles ut ved behov (når det finnes informasjon å legge inn
i feltene).
Defininsjon av "sti" og" full sti":
Begrepet "sti" i koblingsprotokollen viser kun til overliggende, og inneholder ikke
objektets identifikator. "Full sti" er overliggende og identifikator.
Ved registrering i Excel for konvertering til Asta vær oppmerksom på verdiformat i
Asta. Datofelt i Asta godtar eksempelvis bare siffer (åååå, mmåååå eller ddmmåååå).
101
2. For at koblingen skal fungere må Excel registreringene ligge i hierarkisk
rekkefølge; arkiv, hovedserier, underserier, stykker og mapper. Videre må serie
A ligge før D, og serie Ba før Da. Når du er ferdig med å fylle ut exelarket må
feltene derfor sorteres. Gå på Sorter og filtrer, velg Egendefinert sortering. Når
sorteringen er utført, se over registreringene med fokus på enhetstype, sti og
identifikator for å sjekke at alt ligger riktig.
3. Nå kan protokollen kjøres. Gå inn på Verktøy, Koblingsprotokoll og velg Kjør
protokoll. Du må først velge hvilken protokoll som skal kjøres. Gå på Protokoll
og Hent fra server (om du vil bruke protokollen som følger med, Hent fra fil om
du har laget en egen som du har lagret lokalt).
Du må så velge Fra fil (hvilket datasett som skal konverteres, dvs. Excel-arket
ditt), og Til fil som definerer navn på og hvor resultatfilen (dvs Asta-filen) skal
legge seg. Når protokollen er kjørt blir resultatet en Asta-fil (XML) som kan
importeres i Asta.
102
4. Når protokollen er kjørt kan informasjonen importeres til Asta. Gå på
Eksport/Import, Importer arkiv, velg resultatfilen din, og kjør import på vanlig
måte.
Om andre/flere opplysninger skal være med i Excel-arket enn de som er med i
masseregistrerings-exelarket så må man opprette ett nytt metadatasett og en ny
protokoll. For hvordan dette gjøres, se Koblingsprotokoll.
KOBLINGSPROTOKOLLEN
Koblingsprotokollen er ett verktøy for å kunne koble to datasamlinger sammen. Det er
alltid en tosidig affære, med en fra-enhet og en til-enhet. Datasamlingene kan være av
type XML, Excel og XMP. En Asta eksport er en XML-fil.
For å få koblet sammen de to datasamlingene må det opprettes ett metadatasett til
hver samling. Ett metadatasett er en fil som inneholder rammeverket for overføring av
data mellom registreringene og Asta5.
Etter å ha opprettet to metadatasett som skal kobles opprettes det en
koblingsprotokoll basert på de spesifikke metadatasettene som skal benyttes.
103
FRA XML (ASTA) TIL EXCEL SKRITT FOR SKRITT
Trykk på Verktøy i menylinjen, og velg Koblingsprotokoll og så Åpne koblingsprotokoll.
Øverst i skjermbildet for Koblingsprotokoll ligger en menylinje. Under Fil har man
funksjonene Ny protokoll, Åpne, Lagre, Lagre som, eller Slette. Under Server har man
tilsvarende funksjonene Ny protokoll, Åpne, Lagre, Lagre som, og Slett. Metadatasett
gir alternativene XML, Excel og XMP. Under Handlinger kan vi velge Kjør protokoll.
Benytter man Fil jobber man mot den lokale maskinen, mens man ved å benytte Server
jobber mot serveren man har installert Asta på. Det vil si jobber man mot fil jobber
man offline, men mot server jobber man online.
Under menylinjen er det noen tekstfelt hvor man, ved opprettelse av ny protokoll,
legger inn protokollens navn og en beskrivelse av den. Man legger også inn hva slags
type protokoll det er snakk om (Eksport, Import, Registrering, Indeksering) og
versjonsnummeret.
Under disse tekstfeltene er det to inaktive felter hvor fil-/serveradressen valgt for
Datasamling fra og Datasamling til dukker opp.
104
Så er det et større felt med fanene Koblinger og Kjørelogg.
Står man i fanen Koblinger er feltet todelt. På venstre side kan man ved å trykke Åpne
velge Fra metadatasett, og på høyre side kan man ved å trykke Åpne velge Til
metadatasett.
OPPRETT METADATASETT
For å opprette et metadatasett går man på Metadatasett og velger hva slags format
metadatasettet skal være i; XML, Excel eller XMP.
Om Fra metadatasettet skal være en Asta fil velger man XML.
Legg inn navn på filen, og eventuelt en beskrivelse.
Gå inn på Fil, og velg Last fra eksempelfil.
Velg en Asta eksport fra maskinen din. (Vær oppmerksom på at kun de feltene som har
blitt fylt ut i det eksporterte arkivet i Asta før eksporten ble kjørt vil komme med i
105
denne eksempelfilen. Har du eksempelvis ikke brukt feltene for arkivkode i det
eksporterte arkivet så vil heller ikke disse feltene komme med i eksempelfilen. Det kan
derfor være en ide å kjøre eksport av et registreringsmessig komplett arkiv som man
så lagrer som eksempelfil til protokollbruk.)
I det store feltet nederst hvor det står XML Schema elementer får du nå opp alle felter
som finnes i Asta programmet (nærmere bestemt alle felter som er tatt i bruk i det
eksporterte arkivet). Fra disse skal du velge de feltene du vil hente informasjon fra, det
vil si hvilke data du ønsker å legge inn i Excel. Du må alltid ha med de påkrevde feltene
Enhetstype, Sti, Identifikator, Navn og Depotinstitusjon.
Velg Asta5ArkivEksport/arkivenhet fra scrollen etter Post-separator.
XML Schema elementer feltet er todelt. Til høyre ligger stien, det vil si hva de ulike
feltene heter i XML. Til venstre er feltet for Brukernavn (alias). Her legger man selv inn
ett brukernavn på de ulike linjene. Det er kun ett poeng å navngi linjene som markerer
feltene man ønsker å hente informasjon fra.
106
Om å ‘lese’ linjene i XML schema:
Når du har valgt Asta5ArkivEksport/arkivenhet som Post-separator vil alle linjene
starte på nettopp dette. Det du skal se på når du skal finne de riktige linjene er det som
kommer etter Asta5ArkivEksport/arkivenhet/ i stien.
Skal du ha linjer som gir informasjon om arkivenheten så skal du lete opp linjene
Asta5ArkivEksport/arkivenhet/info. Her vil det som står sist i stien (info) være
informasjon knyttet til arkivenhet. Linjen for stien i Asta er som følger:
Asta5ArkivEksport/arkivenhet/fullSti. Linjen for arkivenhetens identifikator er
Asta5ArkivEksport/arkivenhet/identifikator. Tilsvarende er linjen for arkivenhetens
navn Asta5ArkivEksport/arkivenhet/navn.
Skal du ha linjer som gir informasjon om eksempelvis depotinstitusjonen så skal du
lete opp linjene hvor /depotinstitusjon/info står etter post-separatoren. Her vil det som
står sist i stien (info) være informasjon knyttet til depotinstitusjonen. Linjen for
depotinstitusjons ID er som følger:
Asta5ArkivEksport/arkivenhet/depotinstitusjon/depinstid.
107
Man kan sortere XML schema elementene på bruksnavn, og dermed få en oversikt over
hvilke felter man har inkludert.
Når alle feltene man ønsker å hente data fra har blitt navngitt lagrer man (Lagre som
under Fil eller Server) og lukker.
Man har nå opprettet metadatasettet for Asta-eksporten. Nå må man opprette ett
metadatasett for formatet man ønsker å ha på til metadatasettet.
For Excel gå inn på Metadatasett og velg Excel.
Legg inn navn og eventuell beskrivelse.
Nederste del av skjermen Viser kolonner i Excel. Trykk på ny for å opprette en kolonne.
Første felt, Ark, viser hvilket Excel ark vi er på (om arket skal hete noe annet enn Ark 1
så må du trykke Legg til/fjern arkfaner (i Excel) og oppgi nytt navn). Neste felt,
Kolonne, angir hvilken kolonne i tabellen. Det tredje feltet, Bruksnavn (alias) angir hva
vi ønsker at kolonnen skal hete. Det er dette feltet som skal hente informasjon fra Astaeksporten/XML metadatasettet.
108
Når alle ønskede kolonner er opprettet, lagre (Lagre som under Fil eller Server) og
lukk.
Du kan nå gå inn i henholdsvis venstre og høyre halvdel av Koblingsprotokoll bildet og
trykke Åpne. På venstresiden, velg fra metadatasettet (i dette tilfellet XML-filen). I
høyre halvdel, velg til metadatasett (i dette tilfellet Excel-filen).
Du får da opp de to metadatasettene i hver sin halvdel av skjermen.
109
Sorter Fra metadatasettet på bruksnavn for å få de feltene du har merket øverst.
Merk de enkelte linjene på venstre og høyre side som skal kobles sammen.
Trykk Koble. Koblingen legger seg nederst i bildet, under Koblinger.
Velg de neste linjene som skal kobles sammen og gjenta. Linjer som allerede har blitt
koblet blir merket grønt.
110
Data fra flere felter på venstre side kan legges inn i ett enkelt felt på høyre side ved å
merke flere linjer på venstre siden samtidig.
Data fra disse to feltene vi nå bli slått sammen når koblingsprotokollen blir kjørt. Man
kan holde dataene adskilt ved å legge inn skilletegn eller lignende. Dette gjøres ved å
merke den aktuelle linjen i det nederste feltet hvor koblingene legger seg, og så trykke
på knappen Rediger kobling.
Ett nytt skjermbilde kommer opp.
111
Til høyre er det ett felt for Konstant/skilletegn. Her legger man inn hvilke skilletegn,
skilleord, eller opprom man ønsker.
I feltet til venstre ser man hvilke felter data blir hentet fra, det vil si hvilke data man
ønsker skilletegn el.lign. mellom. Feltet viser også hvordan uttrykket er nå. Her viser
man hvor man ønsker at skilletegn skal inn.
Når ønsket skilletegn o.a. er lagt inn i Konstant/skilletegn feltet, trykk på Legg til
knappen til venstre for feltet. Skilletegnet og eventuelle andre tegn legger seg nå
nederst i feltet Uttrykk, med enkle anførselstegn.
Merk linjen med skilletegnet, og velg plassering ved å trykke på piltasten til høyre for
feltet.
Ved å trykke på piltasten som peker oppover vil skilletegnet flytte seg en linje oppover,
og vil dermed ligge mellom dataenhetslinje en og to.
112
Ønsker du å slette skilletegnet, merk linjen og trykk på den røde knappen med
minustegnet.
På samme måte kan også de andre linjene i koblingen flyttes, om rekkefølgen har blitt
feil.
Når skilletegnet og alt annet er der du ønsker å ha det, trykk Lukk.
I feltet for koblinger har nå skilletegnet kommet med.
Denne type endringer kan også gjøres i allerede eksisterende protokoller.
Gjenta koblingsprosessen mellom linjene til alle ønskede linjer er koblet.
Husk å lagre protokollen, enten under Fil eller under Server.
113
Nå skal koblingsprotokollen kjøres.
Gå på Handlinger, og velg Kjør protokoll.
Hent opp protokollen du har lagret.
114
Velg fra-fil, i dette tilfellet en Asta-eksport.
Velg til-fil. Denne filen blir ny, da dette blir resultatet av koblingen. Du skal velge hvor
du vil legge filen.
Trykk så Kjør.
115
FRA EXCEL TIL XML (ASTA)
Man kan koble fra Excel til XML på samme måte. Man oppretter på samme vis to
metadatasett og en koblingsprotokoll.
Som Excel metadatasett tar man utgangspunkt i Excel arket som ligger under
masseregistreringsmalen. Fjern eventuelle kolonner du ikke har behov for (men ikke
de kolonnene som må være med for å få gjennomført en kobling; Enhetstype, sti,
identifikator, navn og depotinstitusjons id), og legg til eventuelle egne
informasjonskolonner.
XML metadatasettet laster man fra en eksempelfil. (Se Opprett metadatasett.)
Excel metadatasettet blir Fra metadatasett, og XML metadatasettet blir Til
metadatasett.
Koblingen mellom datasettene utføres på samme måte som fra XML til Excel, men Excel
metadatasettet er nå på venstre side av skjermen, og XML settet på høyre side.
116
Man kan ikke slå sammen felter som i Asta er adskilte (ytterår og lignende). Har man
flere informasjonsfelter i Excelarket kan disse selvsagt slås sammen i Astas frie felt,
som innholdsfeltet eller merknadsfeltet. Man bør også være oppmerksom på
verdiformat i ulike Asta felt. Datofeltene kan, eksempelvis, bare ta siffer (åååå, mmåååå
eller ddmmåååå).
Når alle feltene er koblet og eventuelle redigeringer utført lagres (Lagre som)
protokollen under fil eller server.
For at protokollen skal kunne kjøres må du ha registrert materiale i Excel, slik at du
har noe som skal konverteres. Ta utgangspunkt i masseregistreringsmalen, lagre den
på ditt eget område, og revider den. (Se Masseregistrering) Excelarket registreringene
skal gjøres i skal tilsvare Excel-metadatasettet du opprettet ovenfor. Heter arkfanen
din Ark 1 så skal arkfanen også hete det i metadatasettet. Er enhetstype, sti og
identifikator lokalisert i kolonne A, B og C i metadatasettet ditt så skal de også være
lokalisert i kolonne A, B og C i Excelarket ditt. Ett tips er å først sette opp Excelarket
som dere skal bruke til registrering. Ta utgangspunkt i masseregistreringsmalen, og
117
sørg for at de fem obligatoriske feltene er med. Gå så inn i koblingsprotokollen (gjerne
når registreringene er ferdige og klare til konvertering) og opprett metadatasettet som
korresponderer med registreringsarket.
På samme måte som med masseregistrering må Excelarket sorteres før det kan kobles.
Registreringene skal ligge i hierarkisk rekkefølge; arkiv, hovedserier, underserier,
stykker og mapper. Serie A må ligge før D, og serie Ba før Da. Når du er ferdig med å
fylle ut Excelarket går du på Sorter og filtrer, og velger Egendefinert sortering. (Denne
egendefinerte sorteringen ligger ferdig til bruk når du har tatt utgangspunkt i
masseregistreringsmalen.)Når sorteringen er utført, se over registreringene med fokus
på enhetstype, sti og identifikator for å sjekke at alt ligger riktig.
118
Nå kan protokollen kjøres. Gå inn på Verktøy, Koblingsprotokoll og velg Kjør
protokoll. Du må først velge hvilken protokoll som skal kjøres. Gå på Protokoll og Hent
fra server (om du vil bruke protokollen som følger med, Hent fra fil om du har laget en
egen som du har lagret lokalt).
Om du akkurat har laget protokollen og fortsatt står i bildet for den nye protokollen
din kan du kjøre protokollen ved å velge Handlinger og Kjør protokoll.
Du må så velge Fra fil (hvilket datasett som skal konverteres, dvs. Excel-arket ditt), og
Til fil som definerer navn på og hvor resultatfilen (dvs Asta-filen) skal legge seg. Trykk
så Kjør.
Resultatet blir en XML-fil som kan importeres i Asta-basen din på vanlig måte. (Se
Import av arkiver i Asta 5.2)
XMP-STEMPLING
XMP (Extensible Metadata Platform) er et format som skal standardisere metadata for
dokumenter, bilder og annet. XMP formatet kan brukes av både .JPEG og .PDF .
Gjennom koblingsprotokollen kan metadataene stemples på et digitalt dokument.
Ved XMP-stemplingen vil matadata fra Asta legge seg ved bildet. Disse metadataene
blir en egenskap ved bildet, og vil følge med selv om bildet skulle bli tatt ut av sin
119
opprinnelige kontekst. Informasjon som eksempelvis fotograf og depotinstitusjon vil
følge bildet og vil kunne vises som metadata i programmer som Photostation og
Photoshop.
Det ligger ikke nødvendigvis noen protokoll for XMP-stempling av filer i Asta når dere
oppgraderer. Den eneste protokollen som skal ligge inne er for enkel konvertering av
Excel til XML. Andre protokoller må dere legge inn selv, basert på deres egne behov.
Skrittvis veiledning
1. Kjør en eksport med opprettelse av mappestruktur og med digitale
filer. Er dette allerede opprettet i forbindelse med massedigitalisering
så benytt dette, såfremt alle arkivets/seriens digitale filer som skal
XMP-stemples ligger i denne mappestrukturen.
2. Gå til koblingsprotokollen og velg protokoll som gir XMP-stempling av
filer.
3. Velg mappestrukturen med de digitale filene i feltet hvor det står Velg
mappe. Hak av for Ta med underliggende mapper.
4. Kjør protokollen
5. Importer mappestrukturen tilbake i Asta.
6. Ved åpning av et bilde i eksempelvis Photoshop eller Photostation vil
man se tilhørende metadata som aktør og depotinstitusjon (dvs. man
vil se de metadata angitt av protokollen man har brukt).
120
BRUKERADMINISTRASJON
Brukeradministrasjonen er en egen modul som de med brukeradministrator
rettigheter kan logge seg på. Brukeradministrasjonssystemet brukes til å vedlikeholde
opplysninger om depotinstitusjoner, depot, avdelinger, akkumulatorer, brukere av
systemet og brukergrupper. Her kan man også gi enkeltbrukere tilgang til
enkeltarkiver og enkeltaktører.
NY BRUKERADMINISTRASJONSMODUL I ASTA 5.4
I Asta 5.4 har vi fått en ny brukeradminstrasjonsmodul som er litt mer intuitiv enn den
vi har hatt i tidligere utgaver av programvaren.
Du kommer til brukeradministrasjonen ved å gå på Verktøy, så Administrasjon i
Verktøymenyen i hovedbildet.
Om du har tilgang til brukeradministrasjonen vil det nå åpne seg en ny side.
Bruker- og tilgangsadministrasjonen er delt i fire grupper:

Brukeradministrasjon – her kan man styre systemets brukere og disses
tilganger
121



Systemdata- og kontroll – gir ajourhold av tilgangskoder
Grunndatatabeller – her ligger informasjonen om depotinstitusjonen,
tilknyttede depoter, avdelinger og akkumulatorer. Her styrer man i tillegg
innstillingene vedr bestillinger gjort rett i systemet (ikke over nett).
Arkivportalen – gir ajourhold for koblingene som angår Arkivportalen
De forskjellige punktene i Grunndatatabeller settes opp når basen klargjøres, før man
begynner å bruke Asta aktivt. Dette gjøres vanligvis av Stiftelsen Asta. Noe vedlikehold
utføres av institusjonen selv når informasjon endres, depotinstitusjonen får ett nytt
depot osv. I tillegg inneholder ofte enkelte akkumulatorer årstall, og disse bør dermed
oppdateres årlig.
Også punktene under Arkivportalen blir satt opp ved klargjøringen av basen før Asta
tas i bruk. Det er nok lite behov for endringer her, det måtte da først og fremst være om
institusjonen endrer reglene for mengde materiale som kan bestilles pr. bestilling,
hvilke tjenester de ønsker å tilby via Arkivportalen og lignende.
Det er gjerne Brukeradministrasjonen, med opprettelse og vedlikehold av brukere
og tilganger, som blir flittigst brukt.
BRUKERE
Brukere er alle registrerte brukere av Asta 5; både aktive og historiske brukere. Under
Ajourhold av brukere finnes oversikt over alle brukere i basen, man kan opprette nye
brukere, se oversikt over informasjon om hver enkelt bruker, gi ny brukertilgang og
knytte bruker til brukergruppe.
Opprette ny bruker (obligatoriske felter er merket med * i
programmet)
1. Velg Ajourhold brukere i hovedmenyen i Bruker- og
tilgangsadministrasjonen.
2. Velg Ny-knappen øverst til høyre i bildet. Du kan også redigere eksisterende
brukere ved å merke brukeren i listen og så velge Endre.
122
3. Skriv inn bruker-id. Denne må være unik, og skal være på 2-4 tegn. Systemet er
følsomt for små og store bokstaver.
4. Skriv inn navn.
5. Velg om personen har fagansvar. Det er ingen funksjonalitet knyttet til dette
feltet. De viser bare om personen har fagansvar eller ei.
6. Velg om personen har avdelingsansvar. Ingen funksjonalitet knyttet til dette
feltet. Viser bare om personen har avdelingsansvar eller ei. Rettigheter som
opplåsing av arkiver er knyttet til avdelingsansvarlig.
7. Legg inn startdato (sluttdato legges inn når brukeren ikke lenger skal bruke
Asta). Disse feltene viser når brukeren var aktiv bruker. Ingen funksjonalitet
knyttet til feltet, dvs. pålogging er ikke styrt av datoene her.
8. I Språk velg målform.
9. Velg avdeling. Uten avdelig får du ikke registrert arkiv. Avdelingen styrer hvilke
akkumulatorer som brukes ved oppretting av nye objekter.
10. Velg depotinstitusjon. Dette bestemmer hvilken depotinstitusjon objektene
som brukeren oppretter tilhører.
11. I Astabruker velg om brukeren er aktiv eller historisk bruker. En historisk
bruker kan ikke logge seg inn i Asta5. Denne funksjonen brukes om brukere
som ikke lengre registrerer i Asta for at historikken skal være komplett.
12. Legg inn telefonnummer og epostadresse.
13. Trykk Ok.
14. Brukeren er registrert, men uten passord kan man ikke logge seg på Asta 5.
Velg Passord nede til høyre i bildet. Legg inn passord for brukeren (minst to
tegn, systemet er følsomt for store og små bokstaver) og trykk Ok.
15. Så må du knytte brukeren til brukergrupper. Velg Brukergrupper til høyre i
bildet. Sørg for at brukeren er merket i feltet på venstre side, og merk så
brukergruppene brukeren skal knyttes til i feltet på høyre side. Trykk så på
knappen merket Koble. Koblingene vil komme opp i feltet nederst i bildet. Alle
må være knyttet til brukergruppen Brukere for å kunne logge seg på. Se
brukergrupper for rettighetene knyttet til de ulike brukergruppene. Når du er
ferdig, trykk Lukk nederst til høyre i koblingsbildet.
16. Om brukeren skal ha tilgangskoder, velg Tilgangskoder. Sørg for at brukeren
er merket i feltet på venstre side, og merk så tilgangskodene brukeren skal
knyttes til i feltet på høyre side. Trykk på knappen merket Koble. Koblingene
123
vil komme opp i feltet nederst i bildet. Når du er ferdig, trykk Lukk nederst til
høyre i tilgangskodebildet.
17. Om brukeren kun tilhører brukergruppen Brukere, og skal ha tilgang til å
registrere enkeltarkiver eller –aktører, velg Objekttilganger på høyre side i
bildet. Sørg for at brukeren er merket i feltet på venstre side, og merk så
objektene (arkivene og aktørene) brukeren skal knyttes til i feltet på høyre
side. Trykk på knappen merket Koble. Koblingene vil komme opp i feltet
nederst i bildet. Når du er ferdig, trykk Lukk nederst til høyre i
objekttilgangsbildet.
18. Når du er ferdig med å gi brukeren tilganger og annet, trykk Lukk nederst i
høyre hjørne.
BRUKERGRUPPER
Hvilke brukergrupper en bruker er tilknyttet avgjør denne brukerens rettigheter i
programmet. Man bør definere opp de brukergruppene man vil ha før man oppretter
brukere.
Det følger med standard brukergrupper i en installasjon:

brukere: Alle brukere må være tilknyttet denne for å kunne logge seg på.
Brukere som har sluttet, fjerner man dermed bare fra denne gruppen.

webadmin: Har rettigheter til administrasjonsmodulen.

sysadm: Har alle rettigheter i systemet, med unntak av
administrasjonsmodulen.

regadm: Brukere som skal registrere mye kan knyttes til denne. Gir
skrivetilgang til alle arkivenheter og aktører. Man må være tilknyttet denne
gruppen, i tillegg til avdleder, for å få tilgang til å slette arkiv. ???

Grradmin: Gruppe for ajourhold av grunnregister. Ingen trenger denne
tilgangen, da denne styrer de faglige grunnregistre som er en del av
programmets oppsett. Disse må ikke endres på.
124

avdleder: Avdelingsleder har rettigheter til å låse/låse opp arkiv, rettigheter til
å endre id på eller slette arkiv og rettigheter til å publisere arkiv. Man må være
både avdleder og regadm for å få slette arkiv.

depadm: Depotansvarlig knyttes til denne. Har tilgang til å opprette
magasinstruktur og plassere bestandsenheter i depot.
Opprette ny brukergruppe
Du kan selv sette sammen brukergrupper basert på programmodulene. Husk at
uansett hvordan du kombinerer programmodulene for å lage brukergrupper, må alle
brukere i tillegg være tilknyttet brukergruppen Brukere for å kunne logge seg på Asta
5.
1. Velg Ajourhold Brukergrupper under Bruker- og tilgangsadministrasjon.
2. Velg Ny.
3. Skriv inn Brukergruppe-ID, Navn og eventuelt Beskrivelse. Trykk Ok.
4. Merk den nye brukergruppen i listen, og Klikk Rolle nede på høyre side.
5. Du får opp en koblingsboks. På høyre side er det en liste med roller (det som
tidligere het programmoduler). Merk den rollen du ønsker å knytte til,
eventuelt flere, og merk også brukergruppen din på venstre side.
6. Trykk Koble.
7. Klikk Lukk.
8. For å koble til brukere til brukergruppen uten å gå om Ajourhold brukere, klikk
på Bruker nede på høyre side.
9. Du får opp en ny koblingsboks. På venstre side er det en liste med alle brukere i
systemet ditt. Merk brukeren eller brukerne som skal knyttes til
brukergruppen, og merk også brukergruppen din på høyre side.
10. Trykk Koble.
11. Klikk Lukk.
12. Du er tilbake i bildet for Ajourhold brukergrupper. Om du er ferdig, klikk Lukk.
125
Om du ønsker å slette en brukergruppe må du først slette koblingene mellom den
aktuelle brukergruppen og tilknyttede roller og brukere.
Man kan også koble brukere til brukergrupper, tilgangskoder og objekter, samt koble
brukergrupper til roller uten å gå veien om Ajourhold brukere eller Ajourhold
brukergrupper. Da velger man isteden ett av ”koble sammen” alternativene under
Brukeradministrasjonen.
OBJEKTTILGANGER
Objekttilgang er tilgang til å registrere bestemte objekter, nærmere bestemt arkiver og
aktører. Hvis en bruker i utgangspunktet ikke har tilgang til å registrere arkiver eller
aktører, kan brukeren likevel få tilgang til å registrere enkelt arkiver eller
enkeltaktører gjennom at brukere får objekttilgang til disse.
Opprette objekttilgang
1. Velg koble sammen brukere og objekter i hovedmenyen i
Brukeradministrasjonen.
2. Søk opp objektet du vil knytte til i feltet øverst til høyre, eller velg fra listen
under som viser alle arkiver og aktører i basen.
3. Merk objektet i listen til høyre, og brukeren/brukerne som skal ha
objekttilgang i listen til venstre. Trykk på Koble. Koblingen legger seg i feltet
nederst i bildet.
4. Når du er ferdig med å gi objekttilganger, trykk Lukk.
TILGANGSKODER
Tilgangskoder er et filter som bare gir brukere med tilgangskode tilgang til objekter
med samme tilgangskode. Det kan settes tilgangskode på alle arkivenheter, aktører,
126
aksesjoner og tilvekster. Da er det kun de brukerne som har fått de samme
tilgangskodene som får se objektene. Brukere som ikke har disse tilgangskodene, ser
ikke disse objektene verken i strukturtreet eller objektlisten, og de kommer heller ikke
fram ved søk.
Opprette nye tilgangskoder/Knytte tilgangskode til bruker
1. Velg Ajourhold tilgangskoder fra hovedmenyen i Bruker- og
tilgangsadministrasjonen. Det ligger under Systemdata- og kontroll.
2. Du får automatisk opp en liste over alle tilgangskodene I systemet. Med
programmet følger tilgangskoder beregnet på gradert materialet. Det er
imidlertid mulig å lage andre tilgangskoder selv.
3. For å opprette en ny tilgangskode, trykk Ny, legg inn id og beskrivelse på den
nye tilgangskoden, og trykk Ok.
4. For å knytte tilgangskode til bruker, merk den aktuelle tilgangskoden i listen,
og trykk så på Bruker. Koblingsbildet kommer opp. Merk tilgangskoden i feltet
til høyre og brukeren eller brukerne som skal ha tilgang i feltet til venstre.
Trykk Koble. Koblingen legger seg i feltet i nedre halvdel av bildet. Når du er
ferdig, trykk Lukk.
5. Du er tilbake i bildet for ajourhold tilgangskoder. Når du er ferdig med å gi med
tilgangskoder, trykk Lukk.
DEPOTINSTITUSJONER
Alle objekter knyttes til depotinstitusjon, som er øverste node i strukturtreet. Brukere
knyttes til depotinstitusjoner, og får kun tilgang til materialet fra sin depotinstitusjon.
Depotinstitusjons-id’en skal være unik. Disse opprettes og forvaltes av Stiftelsen Asta.
Mye av informasjonen under Grunndatatabeller legges inn av Stiftelsen Asta når Asta 5
basen klargjøres. Det kan dog være nødvendig med noe vedlikehold av informasjon fra
tid til annen.
127
Endre informasjon om depotinstitusjonen/knytte til nytt depot
1. Velg Ajourhold depotinstitusjoner fra hovedmenyen i Bruker- og
tilgangsadministrasjonen. Det ligger under Grunntabeller.
2. Alle depotinstitusjonene i basen kommer opp. Merk den du ønsker å redigere.
Klikk Endre.
3. Gjør endringer. Klikk OK.
4. Om de oppdaterte opplysningene skal ut på Arkivportalen, trykk på Publiser.
5. Om du ønsker å knytte ett nytt depot til depotinstitusjonen, trykk Depot. Du får
opp koblingsbildet. Merk depotinstitusjonen i listen til høyre, og det nye
depotet i listen til venstre. Trykk Koble. Koblingen kommer opp i feltet i nedre
halvdel av bildet.
6. Har dere ett depot som ikke lenger skal brukes kan dette fjernes ved å merke
koblingen og trykke Fjern. Det må også slettes i Ajourhold depoter.
7. Trykk Lukk.
DEPOT
Depot er stedet arkivmaterialet oppbevares. I depotet oppretter man magasiner med
reoler, fag og hyller. Dette gjørers i magasinmodulen. Depoter tilhører ikke
nødvendigvis depotinstitusjonen. Flere depotinstitusjoner kan dele samme depot.
Opprette nytt depot
Hvis du har en konvertert base, vil tidligere brukte depot være med i den nye
installasjonen.
1. Velg Ajourhold depoter fra hovedmenyen i Bruker- og tilgangsadministrasjon.
Det ligger under Grunntabeller.
2. Du får opp en liste over alle depotene som ligger I basen. Trykk Ny.
128
3. Skriv inn DepotID; 2-4 tegn, og navnet på depotet i Sted-feltet. Legg eventuelt
inn en beskrivelse. Trykk Ok.
4. Du kan nå knytte det nye depotet til depotinstitusjonen din. Merk depotet i
listen, og trykk på Depotinstitusjon.
5. Koblingsbildet kommer opp. Merk depotet i feltet til høyre, og
depotinstitusjonen i listen til venstre. Klikk Koble. Koblingen kommer opp i
feltet i nedre halvdel av bildet. Klikk Lukk.
AKKUMULATORER
Akkumulatorer spesifiserer hvordan identifikatorer til de ulike objektene som
registreres i Asta 5 skal se ut. Dessuten holder de telling med id-ene, og foreslår neste
ledige id når man oppretter et nytt objekt. Man kan opprette akkumulatorer for
arkiver, aktører, aksesjoner, tilvekster, globale lagringsenheter og elektroniske
lagringsenheter. Dvs akkumulatorene er i seg selv ikke knyttet til noen type objekt.
Denne tilknytningen skjer via registreringsbildet til avdeling.
NB! Det finnes også akkumulatorer som nummererer lagringsenheter, stykker, mapper
og så videre. De nummereres av programmet og kan ikke endres.
Opprette ny akkumulator/Endre akkumulator
1. Velg Ajourhold akkumulatorer i hovedmenyen i Bruker- og
tilgangsadministrasjonen. Det ligger under Grunntabeller.
2. Du får opp en liste over alle akkumulatorene i systemet.
3. Ønsker du å opprette en ny akkumulator, klikk Ny.
4. Du får opp registreringsbildet for akkumulator. Her legger du inn ønskede
verdier:
a. Betegnelse er ditt eget navn på akkumulatoren. Betegnelsen vil ikke
være synlig utenfor brukeradministrasjonen. Eksempel:
Arkivakkumulator privatarkivavdelingen
b. Akkumulatortype er arkiver, aktører, aksesjoner, tilvekster, fotograf,
lagringsenheter eller elektroniske lagringsenheter. Denne velger du fra
nedtrekksmenyen.
129
c. Prefix er teksten som blir stående foran verdien akkumulatoren teller.
Eksempel: ”A-” foran arkivet A-1234.
d. Postfix er teksten som blir stående bak verdien akkumulatoren teller.
Eksempel: ”-2015” etter den elektroniske lagringsenheten E/10012015.
e. Startverdi er den verdien basen startet å telle på. Hvis det er en
konvertert base, er det den neste ledige verdien etter de konverterte
verdiene. Er det en ny base velger du selv, men vi anbefaler firesifret, da
gjerne 1001 (akkumulatoren sorterer forfra slik at 1, 11 og 111
kommer foran 2, 3 og 4).
f.
Neste verdi er neste ledige verdi.
g. Inkrement er økningen fra en verdi til den neste. Standard er 1.
5. Når du er ferdig, trykk Ok.
6. Akkumulatorer med årstall som pre- eller postfiks bør oppdateres på starten av
året. Det kan også være andre grunner til at man ønsker å endre på en
akkumulator. Merk akkumulatoren du ønsker å endre på i listen og klikk
Endre.
7. Du får opp registreringsvinduet. Skriv inn de nye verdiene.
8. Klikk OK.
9. Når du er ferdig, klikk Lukk.
Knytte akkumulatorer til avdeling
1. Velg Vedlikehold av avdelinger i hovedmenyen i Brukeradministrasjonen.
2. Klikk Vis.
3. Klikk Endre foran den avdelingen du ønsker å knytte eller endre
akkumulatorer til.
4. Du får opp et nytt vindu. Klikk Velg etter den akkumulatoren du ønsker å endre
eller knytte til.
5. Klikk Velg foran den akkumulatoren du ønsker å knytte til.
6. Klikk OK.
130
7. Klikk Lagre endringer. Det er først når du lagrer endringene at
akkumulatorene er knyttet til.
AVDELINGER
Avdelingens funksjon er å styre akkumulatorene for de ulike objektene. Alle brukere
må knyttes til avdeling. Har ikke depotinstitusjonen flere avdelinger må det allikevel
opprettes minst en avdeling i Asta. Har man således bare en avdeling kan den gjerne
hete det samme som depotinstitusjonen.
Opprette ny avdeling
1. Velg Ajourhold avdeling i hovedmenyen i Bruker- og
tilgangsadministrasjonen. Det ligger under Grunndatatabeller.
2. Velg Ny.
3. Skriv inn Avdeling-ID, som må være på 2-4 tegn, og Avdelingens navn,
eventuelt også en beskrivelse. Du kan legge en avdeling under en annen.
4. Knytt så akkumulatorer til avdelingen. Disse velges fra en nedtrekksmeny.
5. Klikk OK og Lukk.
BESTILLINGSINNSTILLINGER
Bestillingsinnstillingene viser hvor mange arkivenheter man kan legge til i en
bestilling, og hvor mange enheter brukeren får lov til å låne med til lesesalsplassen av
gangen.
131
Legge til bestillingsinnstilling
1. Velg Ajourhold av bestillingsinnstillinger for depotinstitusjoner i
hovedmenyen i Bruker- og tilgangsadministrasjonen. Det ligger under
Grunndata.
2. Velg Ny.
3. Legg inn depotinstitusjons id (velges fra nedtrekksmeny).
4. Legg inn maks antall utlån til kunde.
5. Legg inn maks antall arkivenheter per bestilling.
6. Trykk Ok.
Koble sammen bestillingsinnstillinger og depotinstitusjontilbud
Her kan du koble nye tilbud til depotinstitusjonen din, som bestilling av digitalkopi,
papirkopi, utlån lesesal, utlån eksternt eller avskrift/transkripsjon.
1. Velg Koble sammen bestillingsinnstillinger og depotinstitusjoner i
hovedmenyen i Bruker- og tilgangsadministrasjonen. Det ligger under
Grunndata.
2. Merk depotinstitusjonen din i feltet på venstre side, og merk tjenestene dere
ønsker å tilby i feltet på høyre side. Trykk Koble. Når du er ferdig, trykk Lukk.
132
KOMME I GANG
BRUKSANVISNING FOR FØRSTE GANGS BRUK
Hvis du åpner Asta 5 for aller første gang, må du se etter at alle innstillingene i
brukeradministrasjonen er de rette. Dette er rekkefølgen det er enklest å gjøre dette
på:
1. Gå inn på Depotinstitusjon og se etter at informasjonen er riktig (Hvis
depotinstitusjonen ikke finnes må du ta kontakt med Stiftelsen Asta for å få
depotinstitusjons-id)
2. Gå inn på Depot for og se at depot er knyttet til depotinstitusjonen.
3. Gå inn på Avdeling. Har du fått konvertert basen vil den ha en avdeling som
heter KONV. Det er greit å bare beholde den. Hvis du har en tom base må du
opprette en avdeling (akkumulatorer og brukere er avhengig av at det finnes
avdeling). Den kan godt hete det samme som depotinstitusjonen.
4. Gå til Akkumulatorer og sjekk at alle akkumulator prefiks er som
depotinstitusjonen vil ha det. Hvis dere har en konvertert base, husk å sette
startverdien til den neste ledige i serien.
5. Gå til Brukere for å opprette brukere. Husk at alle brukere må ha passord ellers
kan man ikke få logget seg på.
6. Gå til fanen Brukergruppe i brukerregistreringsbildet for å gi brukerne
brukertilgang. Husk at alle brukere må være ”Bruker” for å få logget på. I
tillegg kan man gi ansvar som registeransvarlig, depotansvarlig,
systemansvarlig eller webansvarlig.
7. Hvis det er aktuelt å gi brukere objekttilgang, gå til Objekttilgang og velg om du
vil søke frem arkiv eller aktør. Søk frem det objektet du vil knytte tilgang til og
knytt det deretter til bruker. (Obs! Objekttilgang er en ”sterkere” tilknytning
enn brukergrupper, så en systemadministrator med tilknyttet objekttilgang, vil
bare ha objekttilgang, ikke alle rettigheter.)
Du kan også se Brukeradministrasjonen for flere tips.
Hvis du har en konvertert base må du også gå inn i magasinmodulen og sjekket at
magasinstrukturen er riktig.
133
1. Stå i hovedbildet og velg Magasin fra modulnedtrekksmenyen
2. Åpne magasinstrukturen i strukturtreet ved å klikke på de små boksene med +tegn
3. Se etter at det er riktig antall magasin, med riktig antall reoler, fag og hyller.
4. Hvis dette ikke stemmer følg brukerveiledningen for Magasinstyring,
depotstruktur.
134
OFTE STILTE SPØRSMÅL (OSS/FAQ)
Hvorfor får jeg opp arkivenhetstype dokument når jeg vil ha liste?
Svar: Hvis du bruker Ny kopi isteden for Ny, er arkivenhetstype også kopiert og du
kan ikke velge en annen arkivenhetstype.
Hvor finner jeg arkivets historikk?
Svar: Historikk er knyttet til arkivskaper og finnes i Registreringsbildet for aktør.
Ellers kan man bruke Innholdsfeltet i Registreringsbildet for arkivenheten arkiv
for å skrive kommentarer til arkivmaterialets utvikling.
Hvilke arkivenheter er det lov å ha under hverandre?
Svar: Den mest intuitive inndelingen er 1)arkiv, 2) arkivdel, 3) serie, 4) stykke, 5)
mappe, 6) dokument/foto/tegning/kart. Hvilke som helst av de foregående nivåene
kan være borte, så mappe kan komme direkte under arkiv og foto kan ligge direkte i
stykke. Det er i tillegg noen spesialtilfeller. Arkivdel kan bare være direkte under arkiv
og serie kan bare være direkte under arkiv, arkivdel og en annen serie. Stykke kan også
bare være under arkiv, arkivdel og serie. Hvis listeserie, fotoserie, tegningsserie eller
kartserie er valgt, vil bare liste, foto, tegning eller kart være valg som underliggende.
Jeg klarer ikke å opprette tilvekst fra tilvekst-fanen i
Registreringsbildet for arkiv
Svar: Tilvekster må registreres under Aksesjoner og det gjør man i aksesjonsmodulen.
Relasjonen mellom tilvekst og arkiv knyttes også fra tilveksten til arkivenheten.
Hva er forskjellen på en total og uspesifisert restriksjon?
Svar: En total restriksjon gjelder for alt underliggende materiale, mens en uspesifisert
restriksjon indikerer at det finnes materiale blant det markerte materialet som det
ikke kan gis innsyn i, men at det muligens også finnes materiale som kan lånes ut.
Informasjonen er satt slik at man kan gå igjennom materialet før det eventuelt lånes ut.
Jeg er ikke fornøyd med hvordan etikettene ser ut. Kan jeg gjøre noe
med det?
Svar: Etikettene er en doc-fil som kan åpnes i Word. Det er flere måter man kan
individuelt tilpasse etikettene.

”Erstatt alle”-funksjonen er fin til å endre depotinstitusjon, fjerne tekst, legge til
tekst eller endre formatering av tekst.

Fasongen på etikettene kan endres ved å flytte på linjalen.
Jeg får ikke lov til å lagre etter at jeg har flyttet.
Svar: Hvis du har to like id får du ikke lov til å lagre. Du kan da renummerere ved å
klikke Regenerer id-er før du lagrer. Hvis du får feilmeldingen ”En av de flyttede
135
arkivenhetene har feil format på ID” kan det være to grunner. Enten har du flyttet
arkivenheter med forskjellig id type for eksempel serie (Ddd), stykke (L0276) eller
mappe (0012) – dette er ikke lov, så her er det best å avbryte flyttingen og heller flytte
på en lovlig måte – eller du kan ha underserier som ikke har samme hovedbokstav som
hovedserie for eksempel Ea har blitt forsøk flyttet under D. Det er da mulig å endre id
til Da (eller noe annet som begynner på D) ved hjelp av Ny identifkator-knappen som
er nederst i nedre objektliste når flyttefunksjonen er åpen.
Jeg får ikke lov til å opprette arkiv, men pleide å få lov til det. Hva har
skjedd?
Svar: Fra og med versjon Asta 5.0.1.3. har det blitt opprettet en egen brukergruppe
som heter avdelingsansvarlig. De som tidligere var systemadministratorer må være
knyttet til denne brukergruppen i tillegg.
Jeg får ikke lov til å opprette arkiv, aktører og/eller aksesjoner, men
skulle hatt rettigheter til det.
Svar: Gå inn i bruker administrasjonen og sjekk at du er knyttet til avdeling. Sjekk så at
avdelingen har knyttet til akkumulator for den modulen du har problemer med. Det ser
du ved at det er knyttet en akkumulator-id til avdelingen i menyen Vedlikehold av
avdeling.
Jeg vil plassere en bestandsenhet, men får melding om at det ikke er
plass.
Svar: Det kan være to årsaker. Enten at det allerede står en bestandsenhet den aktuelle
plassen, eller at det ikke er lagt inn hyllebredde. Gå inn i magasinstyringsmodulen og
sjekk at det ikke står noe på de aktuelle hyllene. Det gjør du ved å merke den aktuelle
reolen i strukturtreet. Om det står plassert noe i reolen vil dette komme opp i
visningsruten. Alternativt kan du også merke reolen i objektlisten og velge Utskrift,
Utskrift, Reolskilt. Da får du også en oversikt over alt som befinner seg i reolen. Om
plassen er ledig så sjekk bredden på hyllene. Merk faget i strukturtreet, høyreklikk og
velg Rediger fag. Hyllebredden skal være hyllens bredde i antall centimeter. Står
hyllebredden som 0 (noe den gjør om man har glemt å legge inn hyllebredde) vil det
ikke være plass til noe materiale på hyllen. Rett opp og lagre.
136
Jeg har kjørt et Excel ark gjennom koblingsprotokollen, og forsøker nå
å importere resultatfilen i Asta basen min men får feilmelding.
Svar: Det er mange ting som kan gå galt i forbindelse med koblingsprotokollen.
Koblingsprotokollen gjør bare det den får beskjed om, og er ting satt opp galt kommer
feilmeldingen først ved import. Hvor går ting oftest galt?
 Datagrunnlaget:
 Obligatoriske felt mangler
 Dataformat blir ikke godtatt av databasen
 Enhetstypeid og sti er ikke i riktig rekkefølge (Excel registreringene må
sorteres før de lagres og kjøres gjennom koblingsprotokollen)
 Datofelt er ikke riktig formatert
 Metadatasett:
 Det er ikke samsvar mellom ett eller flere felter i datagrunnlaget og
metadatasettet (protokollen du prøver å bruke samsvarer ikke med
Excel arket du har registrert i)
 Ark-fanen i Excel arket samsvarer ikke med metadatasettet
 Det er feil i .XML struktur
137
ORDLISTE
Akkumulator
Akkumulatorer spesifiserer hvordan identifikatorer til de ulike objektene som
registreres i Asta 5 skal se ut. Dessuten holder de telling med id-ene, og foreslår neste
ledige id når man oppretter et nytt objekt. Man kan opprette akkumulatorer for
arkiver, aktører, aksesjoner, tilvekster, globale lagringsenheter og elektroniske
lagringsenheter. Dvs akkumulatorene er i seg selv ikke knyttet til noen type objekt.
Denne tilknytningen skjer via registreringsbildet til avdeling. Det finnes også
akkumulatorer som nummererer lagringsenheter, stykker, mapper og så videre. De
nummereres av programmet og kan ikke endres.
Aksesjon
En depotinstitusjons mottak av arkivmateriale ved avlevering eller deponering. En
aksesjon er det materialet som depotinstitusjonen mottar i enkelt avlevering eller
deponering.
Aktør
En organisatorisk enhet eller en person som har en rolle i forhold til arkivmateriale.
Angre
Det finnes ingen angreknapp i Asta. Det som er lagret er det ikke mulig å angre.
Arkiv
En type arkivenhet. Arkiv er enkeltarkiver som inngår i depotinstitusjonens egen
bestand. Arkiv er øverste nivå i et hierarki av arkivenheter.
Arkivdel
Arkivenheten arkivdel er ment brukt for store arkiv hvor det kan være naturlig å dele
inn arkivet i større deler enn serier. En arkivdel vil i hierarkiet befinne seg under arkiv
og med hvilke som helst andre arkivenheter under.
Arkivenhet
Beskrivelsesenhet for den logiske beskrivelsen av arkivmaterialet i Asta 5. De
arkivenhetstypene som finnes er arkiv, arkivdel, serie, mappe, stykke, sak, dokument,
foto, tegning, fotoserie, kartserie, tegningsserie, kart, liste, listeserie, dokumentserie,
film, lyd.
Arkivkode
En arkivenhet (for eksempel en mappe) kan knyttes til en eller flere arkivkoder.
Sammenholdt med arkivnøkkelen viser dette hvilket eller hvilke emner arkivenheten
omhandler.
138
Arkivnøkkel
System for ordning av arkivmaterialet hos en arkivskaper. Systemet er vanligvis
hierarkisk og består av en- eller flersifrede arkivkoder, hvor hvert siffer utgjør et nivå i
hierarkiet. Den enkelte arkivkode representerer vanligvis et emne, og en tilknyttet
tekst beskriver hvilket emne.
Arkivportalen
Fra Asta kan arkiver og aktører publiseres til http://arkivportalen.no. På
Arkivportalen kan brukere søke i arkivene som er publisert, og om depotinstitusjonen
har åpnet for det, bestille arkivmateriale for digitalisering, utlån på lesesal, kopiering
eller transkribering.
Arkivskaper
En organisatorisk enhet eller en person som skaper arkiv (enkeltarkiv). En rolle som
en aktør kan ha i relasjon til en arkivenhet eller eksternt arkiv. Aktøren har skapt
arkivet.
Avdeling
Alle brukere må knyttes til en avdeling. Uavhengig av antall avdelinger
depotinstitusjonen har må man altså ha minst en avdeling. Den kan godt hete det
samme som depotinstitusjonen. Det er mulig å legge en avdeling under en annen (jf.
andre ledeteksten "Avdeling-ID"), men det er antakelig ingen som har et slikt behov.
Avdeling styrer akkumulatorene for de ulike objektene.
Avdelingsansvar
Avdelingsansvar har ingen funksjon i hovedbildet for bruker registrering. Den viser
bare ja eller nei. Avdelingsansvarlig er en brukergruppe. Bare de brukerne som er
knyttet til denne brukergruppen (og brukergruppen regadm) kan låse/låse opp arkiv,
endre id på arkiv og slette arkiv.
Avlevering
Overføring av arkivmateriale til en depotinstitusjon. Depotinstitusjonen overtar
eiendomsretten til materialet.
Bestandsenhet
Den delen av et arkiv (dvs. av en arkivenhet av typen arkiv) som står samlet i
magasinet.
Bestilling
Arkivmateriale kan bestilles gjennom Asta ved å høyreklikke på materiale (på
stykkenivå eller lavere) i objektlisten. Arkivenheten legges i bestillingstrallen, og
denne kan man se ved å gå til vis-menyen i menylinjen.
Bestillingsapplikasjonen
139
Arkivmateriale kan bestilles ved bruk av Asta, eller av bruker på Arkivportalen.
Depotinstitusjonen benytter bestillingsapplikasjonen for å se og betjene bestillingen.
Bestillingsapplikasjonen åpnes automatisk når materiale bestilles via Asta, og ellers
kan den åpnes i verktøymenyen i menylinjen.
Bestillingslinje
Hver bestilling som mottas i bestillingsapplikasjonen består av ett antall
bestillingslinjer. En linje for hver arkivenhet i bestillingen.
Brukere
Brukere er alle registrerte brukere av Asta 5; både aktive og historiske brukere.
Brukergrupper
Er tilhørighet som gir en bruker visse rettigheter. For eksempel må alle brukere være
knyttet til brukergruppen brukere for å ha lov til å logge seg på, mens bare brukere
tilknyttet brukergruppen depadm eller sysadm kan opprette Magasin.
Databasemenyen
Databasemenyen befinner seg øverst til venstre i hovedbildet. Her kan du importere og
eksportere arkiv.
Deponering
Overføring av arkivmateriale til en depotinstitusjon, men uten at depotinstitusjonen
overtar eiendomsretten.
Depot
Depot er stedet arkivmaterialet oppbevares. I depotet opprettes magasiner, som er
rommene hvor arkivmaterialet står plassert. Depoter tilhører ikke nødvendigvis
depotinstitusjon. Flere depotinstitusjoner kan dele samme depot.
Depotinstitusjon
Organisatorisk enhet hvor arkivmateriale oppbevares på permanent basis, vanligvis
etter at det er overtatt (avlevert) fra arkivskaper. Depotinstitusjon er det øverste
nivået i systemet. Alle brukere, arkivenheter, aktører og depot må være tilknyttet en
depotinstitusjon. Hver depotinstitusjon har sin unike id som forvaltes av Stiftelsen
Asta. Denne id’en blir en del av arkivenhetenes sti (eksempelvis på Arkivportalen), og
viser hvor objektene kommer fra. Dette gir i tillegg alle objekter en egen unik id.
Depotstatus
Depotstatus betegner om en arkivenhet (arkiv, arkivdel eller serie) er avlevert,
deponert eller befinner seg ute hos arkivskaper.
Dokument
Dokument er en arkivenhet på laveste nivå.
140
Eksternt arkiv
En type arkivenhet. Eksterne arkiv er enkeltarkiver som ikke inngår i
depotinstitusjonens egen bestand.
Enkeltarkiv
De dokumenter som er mottatt og produsert av en enkelt arkivskaper og samlet som
resultat av dennes virksomhet.
Foto
Foto er en arkivenhet på laveste nivå.
Fotoserie
Fotoserie er en arkivenhet på mappenivå som kun kan ha foto som underliggende
arkivenheter.
Godkjent
Godkjent er den egenskapen et digitalisert element må ha for å bli publisert med
arkivenheten på Arkivportalen.
Hjelpmenyen
Hjelpmenyen befinner seg på menylinjen øverst i hovedbildet. Du kommer til
brukerveiledningen.
Hovedbildet
Er det første bildet du får når du logger på Asta 5. Hovedbildet består av Strukturtre,
Objektliste og Visningsrute. I hovedbildet kan du bare lese informasjon. Registrering og
redigering foregår i registreringsbildene.
Id (Identifikator)
Alle objekter har en id som identifiserer hvor de hører hjemme. Id refererer bare til
siste del av stien. I Registreringsbildene begynner hvert objekt med id og navn. Hvis
man ikke har fylt ut id og navne-felt, får man ikke lagret.
Kart
Kart er en arkivenhet på lavest nivå.
Kartserie
Kartserie er en arkivenhet på mappenivå som kun kan ha kart som underliggende
arkivenheter.
Klausul
I Asta 5 er klausuler et objekt som knyttes til arkivenheter ved en relasjon. Fra og med
Asta 5.1.1 benyttes betegnelsen restriksjon. Restriksjoner settes fra restriksjonerfanen (klausulsfanen i eldre utgaver av Asta). En restriksjon eller klausul består av
type restriksjon, en restriksjonskategori, hjemmel, antall år og merknad.
141
Se klausulering
Klausulkategorier
For utgaver eldre enn Asta 5.1.1. Klausulkategori er navnet på klausulen. De
klausulkategoriene som finnes i programmet er Fritt tilgjengelig, sperret p.g.a fysisk
tilstand (evt. Tilgjengelig kopi), Taushetsbelagt etter off. regelverk (inkludert gradert
materiale), klausulert privatarkiv, adgang gis av bevaringsinstitusjonen, klausulert
privatarkiv, adgang gis av eier eller tidligere arkiveier, spesielle klausulbestemmelser
og klausulert, adgang gis av produsent.
Koblingsprotokoll
Koblingsprotokollen er ett verktøy for å kunne koble to datasamlinger sammen.
Koblingsprotokollen muliggjør konvertering fra ett format til ett annet, eksempelvis fra
Excel til XML, som er Asta importfilenes format.
Kvalitetskontroll
En funksjon som kan blant annet benyttes til å kontrollere at det ikke er
uregelmessigheter i ett registrert arkivs datofelter.
Lagre
For å lagre kan man enten trykke Ctrl + S eller på Lagreknappen:
Lagringsenhet
Beskrivelsesenhet for den fysiske beskrivelsen av arkivmaterialet i Asta 5. En
lagringsenhet beskriver en fysisk enhet hvor arkivmaterialet er lagret. Eksempler på
typer av lagringsenheter: eske, protokoll, pakke, cd-plate, mikrofilmrull.
Stykker knyttes automatisk til lagringsenheter. Om man velger å hoppe over stykkenivået må mappene knyttes til en lagringsenhet. Alle lagringsenheter har id som
begynner med L, for eksempel L0123. Lagringsenhetene knyttes til hylleplassering.
Liste og Listeserie
Listeserie er en arkivenhet på mappe nivå som bare kan ha liste som underliggende
arkivenhet. Lister brukes ved avlevering av elektroniske arkiv og betegner uttrekk av
datalister.
Malarkiv
En funksjon som muliggjør kopiering av seriestruktur fra ett eksisterende arkiv når ett
nytt skal opprettes.
Massedigitalisering
En teknikk som muliggjør mer effektiv tilknytting av digitale filer til en eller flere
arkivenheter.
142
Masseregistrering
Med masseregistreringsmalen kan man registrere serier eller hele arkiv i Excel.
Registreringene konverteres til XML format gjennom koblingsprotokollen, og
resultatfilen importeres i Asta.
Menylinjen
Menylinjen befinner seg helt øverst i hovedbildet, over verktøylinjen. Menylinjen har
seks menyer; Database, Objekt, Verktøy, Utskrifter, Vis og Hjelp.
Ny-knappen
Ny-knappen har samme funksjon som Ctrl + N og oppretter en ny arkivenhet,
aktør, aksesjon, eller magasinenhet etter hvilken modul man er i.
Objektlisten
Objektlisten er øverst til høyre i hovedbildet, over visningsruten. Objektlisten viser
underliggende til det som er markert i strukturtreet, eller trefflisten ved avansert søk.
Både verktøylinjen og menylinjen forholder seg til objektlisten, og det er i objektlisten
man foretar flytting.
Objektmenyen
Objektmenyen befinner seg på menylinjen øverst i hovedbildet. Her kan du åpne nye
objekt i alle modulene.
Objekttilgang
Objekttilgang er tilgang til å registrere bestemte objekter, nærmere bestemt arkiver og
aktører. Hvis en bruker i utgangspunktet ikke har tilgang til å registrere arkiver eller
aktører, kan han likevel få tilgang til å registrere enkeltarkiver eller enkeltaktører ved
å få objekttilgang til disse.
Se: Opprette objekttilgang
Produksjonskatalog
Ved bestilling av digitalisert materiale opprettes en produksjonskatalog med
mappenavn tilsvarende bestillingsnummer og bestillingslinje.
Produsert
Et digitalisert element som er produsert er knyttet til en arkivenhet. For å kunne
publiseres på Arkivportalen må man i tillegg ha trykket Godkjenn og Publiser.
Programmoduler
Programmoduler er rettigheter knyttet til programmet. Rettighetene bak
programmodulene er hardkodet i programmet. Det finnes fem programmoduler;
akstilv (rettigheter til aksesjon og tilvekst), aktor (rettigheter til aktør), arkstruk
(rettigheter til å registrere arkivenheter under arkiv), depark (rettigheter til å
143
registrere arkivenheter på arkivnivå) og magstyr (rettigheter til å styre magasin og
bestandsenheter).
Programmodultilknytning
Relasjonen mellom programmoduler og brukergrupper
Proveniens
Arkivmaterialets opphav (herkomst), dvs. arkivskapende enhet eller arkivskaper.
Publisering
Fra verktøymenyen i menylinjen kan man publisere aktør og arkiv til Arkivportalen.
Når man legger til filer i filfanen må man velge Publiser for at filen også skal bli
publisert når arkivet publiseres.
Registreringsbildet
Det finnes flere registreringsbilder. Til felles har de at det åpner seg et nytt bilde i
tillegg til hovedbildet.
Restriksjon
Fra og med Asta 5.1.1 ble betegnelsen restriksjon tatt i bruk for klausuler. I Asta 5 er en
restriksjon et objekt som knyttes til en eller flere arkivenheter ved en relasjon.
Restriksjoner settes fra restriksjoner-fanen. En restriksjon består av type restriksjon,
en restriksjonskategori, hjemmel, antall år og merknad. Se Klausuler/Restriksjoner
Restriksjonskategorier
Restriksjonskategori er navnet på klausulen. Det finnes ulike restriksjonskategorier i
programmet avhengig av type restriksjon som er satt (Fysisk sperring, Sperret pga.
fysisk tilstand eller Lovhjemlet skjerming av innhold).
Sak (1)
Sak er en arkivenhet på samme nivå som mappe og dokument
Sak (2)
Et spørsmål som har vært oppe til behandling og alle saksdokumentene og
registreringene knyttet til det.
Serie
Del av et enkeltarkiv som er ordnet etter ett og samme prinsipp. Serie er en type
arkivenhet som kan være del av et arkiv og inneholde arkivenheter på lavere nivåer.
En serie kan være del av andre serier på flere nivåer.
Standard/default hylleplassering
Gjør det mulig for hver enkelt bruker å ha sin faste, midlertidige hylleplassering for
bruk ved registrering.
144
Statuslogg
I bestillingsapplikasjonen følger man bestillingen i statusloggen fra bestillingen er
mottatt og til den er avsluttet.
Sti
Stien forteller hvor en arkivenhet hører hjemme. Stien finner man øverst i
registreringsbildet, i objektlisen og i visningsruten. Eksempel på sti: ASTA/A1034/B/Ba/L0004 (kopibok nummer fire i serie Ba i arkivet A-1034 knyttet til
depotinstitusjonen Asta).
Strukturtreet
Strukturtreet befinner seg til venstre i hovedbildet. Strukturtreet viser de objektene
man har søkt frem i enkelt søk med underliggende enheter (et +tegn foran en enhet
betyr at det finnes underliggende enheter, og strukturtreet ekspanderes ved å klikke
på enhetene). Trykker man Vis alle vil strukturtreet vise alle enhetene (i modulen man
står i) i basen. Strukturtreet gir et oversiktsbilde over enkeltarkiver eller hele basen.
Tilgangskode
Tilgangskode brukes for å skjerme opplysninger, for eksempel gradert materiale.
Tilgangskode tildeles bruker og bruker kan så sette tilgangskode på arkivenheter og
aktører. Kun personer som har tilgangskoden kan se og søke frem objekter med
tilgangskode.
Tilvekst
Den delen av en aksesjon som er knyttet til et bestemt arkiv.
URN
En unik identifikator som følger arkivenheten uavhengig av depotinstitusjon og
arkivtilknytning. Tilsvarer bøkers ISBN nummer.
Utskriftmenyen
Utskriftmenyen befinner seg på menylinjen øverst i hovedbildet. Det er her man velger
hvilke former for utskrifter og rapporter som skal skrives ut. De valgene man får er
avhengige av hvilke objekter som er valgt i objektlisten, og hvilken modul man
befinner seg i.
Verktøylinjen i hovedbildet
Verktøylinjen er linjen med verktøyknapper øverst i hovedbildet under menylinjen.
Verktøylinjen har seks knapper; Ny, Ny kopi, Rediger, Slett, Søk og Hjelp. Verktøylinjen
forholder seg til det som er markert i strukturtreet.
Verktøylinjen i registreringsbildet
I registreringsbildet er verktøylinjen er øverst til venstre i bildet. Verktøylinjen i
registreringsbildet for arkivenheter har ti knapper; Ny, Ny kopi, Lagre, piltaster for å
145
ble Opp, Ned, Venstre og Høyre, Ny underliggende (Opprett barn av arkivenheten),
Hjelp og Lukk.
Verktøymenyen
Verktøymenyen befinner seg på menylinjen øverst i hovedbildet. Det er her du går for
å komme til brukeradministrasjonen eller grunnregisteret hvis du har rettigheter til
det. Her kan man renummerere lagringsenheter nummerert innen arkiv. Her går man
for å komme til bestillingsapplikasjonen, og det er her man går for å publisere arkiv
eller aktør til Arkivportalen.
Vis-menyen
Vis-menyen befinner seg på menylinjen øverst i hovedbildet. Her fra kan du åpne
strukturtreet til hvilken som helst av modulene. Her kan man også gå for å se hva som
ligger i bestillingstrallen.
Visningsruten
Visningsruten er nederst til høyre i hovedbildet, under objektlisten. Visningsruten
viser den registrerte informasjonen om objektet som er markert i strukturtreet eller
objektlisten.
146
VERSJONSDOKUMENTASJON
ASTA 5.0
Versjon fra 2007
Versjon: 5.0
Endret funksjonalitet:
Ny depotstruktur:
Magasiner tilhører nå ”depot” eller ”hus”.
Tidligere ble magasinene knyttet til
depotinstitusjon. Endringen medfører at
magasiner kan deles av flere institusjoner.
”Vanntette skott” mellom
depotinst
Depotinstitusjoner kan nå dele databaser uten at
data deles mellom inst.. Unntaket er
magasinstyringen (se over)
Rapporter
Nye: Klausulliste
Endrete: Arkivliste (plassering av arkivkoder)
Sortering, L-enhet
Lagringsenhet sorteres etter ID i det man åpner
for flytting av L-enhet i magasin
Eksport/import
Ny eksport-import utarbeidet ihht. ny
databasestruktur
Denne oppdateringen innholder endringer i Klient, JBOSS og database.
Før oppdateringen starter:
Stopp JBOSS-tjenesten gjennom å stoppe denne som en service eller å taste inn ”Ctlr+c”
når du står i CMD-vinduet ”runasta.bat”
Ta backup av databasen, for eksempel gjennom å kjøre commandoen
147
exp DB/bruker@DB full=Y fromuser=nyeasta file=C:\asta\nyeasta.dmp
log=C:\asta\astaexp.txt buffer=3000000
Kjør skriptene mot databasen i den rekkefølgen som angis under.
Oppdatering av database:
Versjon: 5.0
Endringer i database:
"NYEASTA"."DEPOT"
Ny tabell:
"DEPOTID" VARCHAR2(4 BYTE) NOT
NULL ENABLE, "STED" VARCHAR2(50
BYTE),
"BESKRIVELSE" VARCHAR2(200
BYTE)
"NYEASTA"."DEPOTINSTITUSJON_DEPO
T"
Ny tabell:
"NYEASTA"."Magasin"
Endring:
"DEPOTINSTITUSJONDEPINSTID"
VARCHAR2(4 BYTE) NOT NULL
ENABLE, "DEPOTDEPOTID"
VARCHAR2(4 BYTE) NOT NULL
ENABLE, CONSTRAINT
“DEPOTINSTITUSJON_DEPOT_PRIMAR
Y" PRIMARY KEY
("DEPOTINSTITUSJONDEPINSTID",
"DEPOTDEPOTID")
Ny Kolonne "DEPOTDEPOTID"
VARCHAR2
”NYEASTAIMPORT.LAGRINGSENHET”
Endring:
Ny kolonne ”DEPOTID” VARCHAR2(4)
Versjon: 5.0
148
Skript(rekkefølge): skript_070810
1
OBA_depot.sql
09.08.07
2
impeks_oppdatering.sql
09.08.07
3
03_insert_qrapporter.sql
08.08.07
4
Truncate-insert-soketabeller uten
rapporter.sql
02.07.07
5
Oppdatering av klient:
Kopier inn filen nyeasta.jar og den tilhørende mappen ”Lib” til området der klienten
kjøres fra, for eksempel ”..\ ASTA5\klient”
Versjon: 5.0
Følgende filer skal skiftes ut:
Klient: ASTA5_klient_070810
nyeasta.jar
06.07.07
\...\Lib
06.07.07
Oppdatering av JBOSS:
Kopier inn filene angitt under til området der JBOSSen kjøres fra, for eksempel
149
”..\jboss-3.2.5\server\asta\deploy”
Følgende filer skal skiftes ut:
JBOSS: ASTA5_JBOSS_070810
grunnregister.ear
06.07.07
importeksportPakke.ear
06.07.07
nyeasta.ear
29.06.07
dpbrukerStandalone.ear
09.05.07
ASTA 5.0.0.1
Versjon fra 2007
Versjon: 5.0.0.1
Endret funksjonalitet:
Rapporter
Nye: reolskilt, bestandsenheter
Endret: Mappetekstene kommer nå med på
etikettene til lagringsenheter tilknyttet stykker.
Rettet: I visningsruten vises nå hver
bestandsenhet kun én gang.
Rettet: Man kan nå skrive ut etiketter for
nyopprettede lagringsenheter.
Sortering L-enhet
Justering: Lagringsenhet sorteres etter ID i det
man åpner for flytting av L-enhet i magasin
Oppretting tilvekst
Rettet
150
Denne oppdateringen innholder endringer i Klient og JBOSS
Før oppdateringen starter:
Stopp JBOSS-tjenesten gjennom å stoppe denne som en service eller å taste inn ”Ctlr+c”
når du står i CMD-vinduet ”runasta.bat”
Ta backup av databasen, for eksempel gjennom å kjøre commandoen
exp DB/bruker@DB full=Y fromuser=nyeasta file=C:\asta\nyeasta.dmp
log=C:\asta\astaexp.txt buffer=3000000
Kjør skriptene mot databasen i den rekkefølgen som angis under.
Oppdatering av database:
Versjon: 5.0.0.1
Endringer i database:
INGEN STRUKTURENDRINGER
INGEN
NYE RAPPORTDEFINISJONER
TRE SKRIPT
Versjon: 5.0.0.1
Skript(rekkefølge):
skript_070902
1 03_insert_qrapporter.sql
02.09.07
2 truncate-insert02.09.07
soketabeller_uten_rapporter.sql
3 qrapportobjekt.sql
151
14.08.07
Oppdatering av klient:
Kopier inn filen nyeasta.jar og den tilhørende mappen ”Lib” til området der klienten
kjøres fra, for eksempel ”..\ ASTA5\klient”
Versjon: 5.0.0.1
Følgende filer skal skiftes ut:
Klient: ASTA5_klient_070810
nyeasta.jar
17.08.07
\...\Lib
17.08.07
Oppdatering av JBOSS:
Kopier inn filene angitt under til området der JBOSSen kjøres fra, for eksempel
”..\jboss-3.2.5\server\asta\deploy”
152
5.0.0.1
Følgende filer skal skiftes ut:
JBOSS: ASTA5_JBOSS_070817
nyeasta.ear
17.08.07
Asta 5.0.0.2
Versjon fra 2007
Versjon: 5.0.0.2
Endret funksjonalitet:
Rapporter
På etiketten vises nå navnet på dep.inst i stedet
for dep.inst ID
Rettet: Kan nå skrive ut etiketter for
lagringsenheter knyttet direkte til mapper (el.
andre typer arkivenheter)
Rettet: Man kan nå skrive ut etiketter for
nyopprettede lagringsenheter.
Rettet: Mappene kom ikke i riktig rekkefølge på
etiketten
Endret: Arkivstykket står nå i fet skrift på
etiketten
Endret: Det er lagt til årstall på etikettene
Endret: Arkivkode kommer med på etikettene
Endret: Arkivliste: årstall kommer med også på
hovedserier.
Arkiv som innholder over 50 arkivenheter
eksporteres til C:\eksporter. Denne katalogen må
defineres dersom den ikke finnes.
153
Import/eksport
Rettet: Import fungerte ikke
Rettet: relasjon-fra er rettet til relasjon-til i
eksport av relasjoner
Rettet: Ved sletting av arkiv eksportertes kun
øverste nivå
Import av klausuler ok – også felles klausuler.
Import av aktør er ok.
Før oppdateringen starter:
Stopp JBOSS-tjenesten gjennom å stoppe denne som en service eller å taste inn ”Ctlr+c”
når du står i CMD-vinduet ”runasta.bat”
Ta backup av databasen, for eksempel gjennom å kjøre commandoen
exp DBU/PWD@SID full=Y fromuser=nyeasta file=C:\asta\nyeasta.dmp
log=C:\asta\astaexp.txt buffer=3000000
Oppdatering av database:
Følgende filer skal skiftes ut:
Klient:
nyeasta.jar
12.11.07
\...\Lib
20.11.07
154
JBOSS:
nyeasta.ear
22.09.07
Importeksportpakke.ear
12.11.07
Kjør skriptene mot databasen i den rekkefølgen som angis under.
Endringer i database:
Disse MÅ kjøres før skriptene
Oppdatering_nyeastimport.sql
12.10.07
Definere depot, magasin, reol, fag, hylle
for dummy importer dersom dette ikke
finnes fra før
Depot: ASTA
Magasin: IMP
Kan gjøres gjennom programmet
Qtabell_arkivfinnes.sql
12.11.07
Skript(rekkefølge):
1
01_qtabell_antarkivfinnes.sql
12.11.07
2
02_oppdatering_nyeastaimport.sql
12.10.07
3
03_insert_qrapporter.sql
21.11.07
4
04_truncate_insert_soketabeller_uten_rapporter.sql 05.11.07
5
ASTA 5.0.1
Ikke-distribuert versjon mars 2008
Versjon: 5.0.1.0
Endret funksjonalitet:
155
Rapporter
Rettet:
Alternativ ident på arkivenhet fjernet fra
eksporten
Depot-id vises for plassering i visningsruta
Rettet visningsrute for arkivenhet. Tilknyttede
aktører og Tilknyttede tilvekster har nu kun en
overskrift
Fysisk tilstand vises i visningsruten
Sted vises i visningsruten
Nytt:
Ny rapport med reolskilt for A4 stående format
Ny rapport med reolskilt for A5 stående og
liggende format
Før oppdateringen starter:
Stopp JBOSS-tjenesten gjennom å stoppe denne som en service eller å taste inn ”Ctlr+c”
når du står i CMD-vinduet ”runasta.bat”
Ta backup av databasen, for eksempel gjennom å kjøre commandoen
exp DBU/PWD@SID full=Y fromuser=nyeasta file=C:\asta\nyeasta.dmp
log=C:\asta\astaexp.txt buffer=3000000
ASTA 5.0.1.1
Versjon mars 2008
156
Versjon: 5.0.1.1
Endret funksjonalitet:
Registreringsbildet for aktør
Det første valget i listen næringskategori kommer
med når man velger kategorikode
Registreringsbildet for
arkivenheter
WorkerThreads laget så skjermbildet skal lastes
raskere
Feltet ”Størrelse” i teknikkfanen er endret så man
kan skrive inn tekst og desimaltall
Grunndata for bunnmateriale er flyttet til teknikk
I aktørfanen kan flere aktører knyttes til med
relasjonen ”er skap av”.
”Fra år (dato)- Til år (dato)” er endret til
”Periode”
”Datokvalitet” er endret til ”Presisjon”
”Elektroniske lagringsenheter” er endret til ”El.
lagring”
”Fil” er endret til ”Filer”
Id-feltet er flyttet over navnefeltet
Registreringsbilde for
lagringsenheter
Nedtrekksmenyen for magasin er nå blank hvis
depot ikke er valgt
Lagringsenheter
Arkivstykker som ikke er knyttet til
lagringsenheter kan slettes
Elektroniske lagringsenheter
Ny melding om at man må lagre hvis man
forsøker å knytte til elektronsik lagringsenhet før
man har lagret arkivstykket
Id på elektroniske lagringsenheter må nå være
157
unike
Søk
Det søkes også på alternative navn ved søk på
navn på arkiv
Det søkes også på alternative navn ved søk på
navn på aktør
Sørger for at søk returnerer treff.
Oppdatert søkekategorier for arkivenheter
(Depotstatus, ordningsgrad, katalogisering,
lagringsmedium, bunnmateriale, teknikk, fysisk
tilstand, motivtype, kommune, fylke, land,
avdeling, fagansvarlig, kassasjonskode,
klausulkategori og klausul antall år)
Det er mulig å søke på aktørtype
Flytting
Dersom en arkivenhet forsøkes å flyttes under
seg selv får brukeren en feilmelding.
Magasin
Valget alfanummerisk er fjernet fra
nedtrekksmenyen
Hylle el fag slettes dersom det ikke er
bestandsenhet el lagringsenhet der.
Hylle blir lagt til dersom det ikke er samme
bestandsenhet på hyllen før eller etter.
Import/eksport
Relasjoner fordobles ikke ved import
Registreringsbildet kan åpnes ved import av
eksisterende.
Redigering av kategorifeil mulig – f.eks endring av
fagansvarlig ved import
Alternativ ident på arkivenhet er fjernet fra
eksporten
Rapport
”Arkivskaperrapport” endret til ”Aktørrapport”
Reolskilt for A4 stående format og A5 stående og
liggende
Klausuler for hele arkivet kommer øverst i
158
klausullisten
Årstall på hovedserier er med i arkivlisten
"Arkivliste - Arkiv" og "Arkivliste - Serie" er
fjernet og "Arkivliste - Arkiv m/kode" har endret
navn til "Arkivliste - Arkiv" og "Arkivliste - Serie
m/kode" har endret navn til "Arkivliste - Serie"
Visningsrute
Depot-id er knyttet til lagringsenheter i
visningsruten
Fjernet multi-overskift for ”Tilknyttede aktører”
og ”Tilknyttede tilvekster” i lagringsrute for
arkivenheter
Fysisk tilstand med i visningsrute for arkiv
Sted er med i visningsruten for arkiv
Generelle endringer
Pålogget bruker vises nå nederst i hovedbildet
Verktøytips er lagt til verktøyknappene i
hovedbildet
Teksten ”Ulovlig handling” fjernet fra standard
feilmelding
Refreshing av bilde når man skifter modul
Sjekker unik identifikator uavhengig av
store/små bokstaver
Depotstatus er ikke hardkodet, men lagt ut i
scope.properties
Dersom arkiv eller aktør slettes også evt.
Objekttilgang.
Tekniske endringer
JBOSS har byttet portnummer for å senke
mulighetene for portkonflikter. Det nye
portnummeret er 11099
159
Følgende filer skal skiftes ut:
Klient:
Hele klientkatalogen
09.01.08
nyeasta.jar
\...\Lib
JBOSS:
nyeasta.ear
02.01.08
soknyeasta.ear
02.01.08
importeksportpakke.ear
09.01.08
Grunnregister.ear
01.02.08
Endringer i database:
Endre verdier bunnmateriale og
teknikktype
Oppdatering felt i importdatabasen
Skript(rekkefølge):
1
Endring_bunnmateriale_teknikktype.sql
2
Oppdatering_teknikk_db.sql (Veldig viktig 24.01.08
160
24.01.08
at oppdateringene i skriptet kjøres i
riktig rekkefølge)
3
Oppdatering_impfeil.sql (Nyeastaimport
db)
31.01.08
4
02_insert_qsoketabeller.sql
30.01.08
5
03_insert_qrapporter.sql
31.01.08
Konfigureringsendringer
Endringer i filen
/../klient/jndi.properties
Setningen
24.01.08
java.naming.provider.url=host:1099
endres til
java.naming.provider.url=host:11099
ASTA 5.0.1.2
Versjon oktober 2008
Versjon: 5.0.1.2
Endret funksjonalitet:
161
Administrativt
Koblingen mellom fagansvarlig og avdeling er fjernet
Det er opprettet en egen brukergruppe for redigering av
grunnregistre. Tidligere hadde alle med
brukeradministrasjonsrettigheten ”webadmin” også
tilgang til grunnregisteret.
Kun de brukerne tilknyttet brukergruppen ”webadmin”
kan nå bruke passord for å komme inn i
brukeradministrasjonen. Tidligere kunne alle brukere
som kjente passordet komme inn, nå må man bruke
passordet knyttet til brukeren
Funksjonen historiske brukere er nå tatt i bruk. Det vil si
at hvis en bruker er satt til historisk kan han eller hun
ikke logge på og brukeren vil heller ikke kunne velges i
nedtrekksmenyer. Imidlertid vil alle registreringene
brukeren har gjort fortsatt være knyttet til brukerens
signatur.
Administrativerapporter er nå tilgjengelig fra
utskriftsmenyen. Rapporten inneholder informasjon om
depotinstitusjonen og endringer basert på år.
Initiell bruker er nå knyttet til brukergruppen
”webadmin” slik at man kan komme inn i
brukeradministrasjonen ved nyinstalleringer.
Aksesjon/tilvekst
Aksesjoner og tilvekster kan slettes
Aktører
Saksområde-fanen er fjernet fra aktør ettersom
funksjonen ikke var tatt i bruk
Elektroniske lagringsenheter
Elektroniskelagringsenheter kan nå ha opptil 15 siffer,
mot tidligere ti.
Hovedbildet
Objektlisten har nå fått med sti til arkivenhetene. Dette
var savnet i objektlisten for søk
162
Handlingsvalgene i hovedbildet er gjort konsistent slik
at bare de handlingene man har rettigheter til å utføre
er aktive. De andre skal være grået ut.
Det er nå en standard visningrute som vises når man
åpner programmet eller skifter modul.
Menyoverskriften ”Depotinstitusjon” er endret til
”Database”
”Rapporter” er endret til ”Utskrifter” og har fått sitt eget
punkt på verktøylinjen
”Om Asta” er utviklet og aktiv fra Hjelp menyen
Import/eksport
Det kommer nå en dialogboks hvis man prøver å
importere en arkiv-id man allerede har, som informere
om at man da vil overskrive eksisterende arkiv.
Det er nå mulig å importere serier
Lagringsenhetsfeil ved import av serie rettet. Stien ble
inkludert i lagringsenhets id-en og dette hindret riktig
nummerering
Lagringsenheter
Første stykke i serien får nå automatisk tildelt
lagringsenhet
Det er sperret for registrering av globale
lagringsenheter. Globale lagringsenheter er
lagringsenheter nummerert innen depotinstitusjon
istedenfor innen arkiv eller serie.
Det er gjort rettelser slik at ny og endre knappene for
lagringsenheter aktiv når den skal.
Id-feltet for lagringsenheter er nå grået ut hvis og bare
hvis man ikke kan endre den.
Det er stengt for muligheten til å opprette stykker
dersom overliggende arkivenhet er tilknyttet
lagringsenhet
Ved kopiering av serie tilknyttet lagringsenhet blir
163
lagringsenheten kopiert fullstendig
Det er nå bare innen arkiv med lagringsenheter
nummerert innen arkiv at serie får lov til å være knyttet
til lagringsenhet.
Det er justert for tilknyttning av lagringsenheter slik at
det skal være mulig å ha flere serier knyttet til samme
lagringsenhet og at man i samme arkiv både kan ha
serier, stykker og mapper knyttet til lagringsenheter.
Dette gjelder kun for arkiv med lagringsenheter
nummerert innen arkiv.
Akkumulator oppdateres etter sletting av stykker
Det er rettet en feil som gjorde at stien på mapper ikke
ble oppdatert ved renummerering av lagringsenheter.
Systemets id knyttet riktige mapper til riktig stykke,
men stien var feil i visningsruten. Nå er stien rett.
Det genereres nå ikke nye lagringsenheter uten stykker.
Derfor for man ikke lengre feilmelding om like id-er når
man har renummerert stykker.
Lagringsenheter skal slettes når stykket slettes. Dette
for å unngå løse lagringsenheter
Tilknytning til lokale lagringsenheter kyttes nå hvis man
flytter en arkivenhet til et sted hvor overliggende
arkivenhet er tilknyttet lokal lagringsenhet
Akkumulator skal oppdateres etter flytting av stykker.
Både flytte-til serien og flytte-fra serien skal være klar
til neste ledige stykke.
Det er sjekket for løse lagringsenheter både i arkiv
nummerert innen arkiv og arkiv nummerert innen serie.
Hvis serie er knyttet til lagringsenhet og kopieres,
kopieres nå lagringsenheten fullstendig.
Magasin
Problemer med nedre objektliste ved flytting av
lagringsenheter i magasin er rettet.
Visningsrute er nå opprettet for magasinmodulen. Det
164
vil si at man kan se bestandsenheter på magasin- og
reolnivå og lagringsenheter på hyllenivå.
Søk
I avansert søk er nedtrekksmenyene blitt lengre slik at
alle valgene er tilgjenglige. Tidligere var det bare de ti
øverste som var synlig.
”Mottatt fra” fungerer nå i avansert søk på aksesjon,
tidligere fungerte det bare på enkelt søk.
Ymse
Underserier kan nå ha to nye siffer, mot et tidligere
Det er gjort oppdateringer med cursoren så man skal få
timeglass når programmet jobber
Sortering av B-elementer. For at sorteringen av mer
komplekse strukturer; som magasinoversikt, reolskilt og
mapperekkefølge på etiketter, måtte det utvikles en
sortering av disse B-elementene.
Man får nå beskjed hvis time-out har inntrådt. Time-out
er endret til seks timer
Det er satt i gang utviklingen av en ny brukerhåndbok
og den første versjonen av den er knyttet til Hjelpfunksjonen
Følgende filer skal skiftes ut:
Klient:
Hele klientkatalogen
nyeasta.jar
\...\Lib
165
08.09.08 & 09.09.08
09.09.2008
JBOSS:
nyeasta.ear
09.09.2008
soknyeasta.ear
26.08.2008
importeksportpakke.ear
19.08.2008
grunnregister.ear
09.09.2008
dpbrukerstandalone.ear
18.03.2008
Pga timeout
\conf\standardjboss.xml
11.08.2008
Historisk bruker skal ikke kunne
logge seg på
\conf\login-config.xml
26.05.2008
Endringer i database:
Ny kolonne i Elagringsenhet
endring_av_kolonne_i_ELAGRINGSENHET.
sql
23.06.08
Skript(rekkefølge):
Legge til gruppe for
02_insert_qsoketabeller.sql
07.08.2008
03_insert_qrapporter.sql
26.08.2008
grradmin.sql
25.08.2008
166
vedlikehold av grunnregistre
ASTA_som_webadmin.sql
25.08.2008
korrektur.sql
02.09.2008
slett-loese-lagringsenheter.sql
01.09.2008
ASTA 5.0.1.3
Versjon februar 2009
Versjon: 5.0.1.3
Endret funksjonalitet:
Administrativt

Aksesjon/tilvekst



Arkiv




Aktør


Administrativt
Flytting





Brukergruppen avdelingsansvarlig er nå de
eneste som kan opprette, slette, låse og endre id
på øverste arkivnivå.
Bruker-id kan nå være på seks tegn
Mottatt dato for aksesjoner er nå dd.mm.åååå
Det er sjekk på om det finnes aksesjoner med
samme id når man lagrer
Forhåndsvalgt arkivenhetstype for
underliggende til arkiv er nå serie
Hvis man lager nytt underliggende stykke til
serie som allerede har noen stykker, vil de arve
hylleplassering
Løselagringsenheter fjernes nå hvis man flytter
mapper knyttet til lagringsenheter
Det er nå sjekker som gjør at man skal få med
seg informasjonene fra alle felt når ma lagrer.
Det gjelder id, navn, til-dato og innhold.
Det er sjekk på om det finnes aktører med
samme id når man lagrer
Næringskategoriene er nå blitt sortert etter
hovedkategorier
Asta 5 kan nå kjøre på linux
Æ, Ø, Å, feil for linuxbrukere er nå fjernet
Programmet kjører nå på java 1.6
Stykker med ”etternavn” f.eks L0123a eller
L0123.b skaper nå ikke lenger stopp i flytting
Det er nå gjort endringer i time-out slik at det
skal være mulig å flytte innenfor større arkiv
167

Magasin


Utskrifter
NB! Visningsruta viser ikke innholdet i reoler,
fag og hyller. Funksjonen er fjernet pga. for stor
belastning på systemet.
Det er nå mulig å se hele stien til lagringsenheter
med mange overliggende serier
Time-out for utskifter er endret fra 5 til 15
minutter slik at det skal kunne skrives ut store
arkivlister
Følgende filer skal skiftes ut:
Klient: Hele klientkatalogen
\nyeasta.jar
09.02.24
\lib\
\hjelpefil\
JBOSS: dpbrukerStandalone.ear
28.10.2008
grunnregister.ear
20.10.2008
nyeasta.ear
23.02.2009
soknyeasta.ear
22.12.2008
importeksportPakke.ear
19.08.2009
JDK jdk1.6.0_06
168
Endringer i database:
Endring på feltstørrelse for å justere i forhold til at brukerid kan være 6 tegn
Endring av brukergrupper siden webadmin ikke skal kunne logge inn
Skript(rekkefølge):
02_insert_qsoketabeller.sql
19.01.2009
03_insert_qrapporter.sql
19.01.2009
alter_table_stmts.sql
01.12.2008
brukergrupper.sql
12.01.2009
169
ASTA 5.1
Versjon februar 2010
Versjon: 5.1
Endret funksjonalitet:
Nye moduler
Bestillingsmodul
Publiseringsmodul
Bestillingsmodulen er hjelp for lesesalshenvendelser.
Den brukes også til å motta bestillinger fra
Arkivportalen. Bestillingsmodulen nås fra ”Verktøy” på
menylinja eller direkte fra bestillingslista når det ligger
bestillinger i den.
Bestillingsmodulen har flere underfunksjoner
 Bestillinger kan gjøres av fremsøkte
arkivenheter (kun arkivenheter knyttet til
lagringsenheter). Arkivenhetene markeres i
objektlista og legges i bestillingslisten.
 Bestillingslisten vises nederst til høyre
istedenfor visningsrute.
 Bestillingene knyttes til bruker ved ett
brukerregister.
 Bestillinger fra Arkivportalen er knyttet til
bruker og til format (utlån eller digitalisering).
 Modulen har en loggfunksjon så man kan følge
bestillingens status.
 Digitaliserte bilder kan knyttes til bestillingen og
vil da samtidig bli knyttet til arkivenheten.
 Digitaliseringer må godkjennes før de blir
publisert på arkivportalen
 Utskrift av rekvisisjonslapper
 Melding kan sendes til arkivportalbrukeren
Publiseringsmodulen nås fra ”Verktøy” på menylinja.
Den brukes til å publisere arkiv til Arkivportalen.
Publisering forutsetter at depotinstitusjonen er
registrert i arkiv.



Søk av arkiv tilknyttet depotinstitusjonen. (IDer case-sensitiv, men ikke navnefelt)
Godkjenningsbetingelser
Kun brukere knyttet til brukergruppen
”avdleder” kan åpne publiseringsmodulen
170
Andre endringer
Administrativt

Arkivenheter

Hovedbildet




Magasin

Søk

Ymse




Ved flytting av arkivenheter er ”Lagre og lukk”
endret til to knapper ”Lagre” og ”Lukk”
I tillegg til filer kan det nå knyttes lenker til
arkivenheter.
Feilretting: Arkiv forsvinner ikke fra
strukturtreet etter lagring.
Feilretting: Objektlista sorterer nå datoer som
dato ikke som tall, dvs. at den først sorterer på
år, så måned og tilslutt dato, ikke etter første
siffer.
Høyreklikk i objektlista har fått et nytt valg
”Bestill” som legger arkivenheten til bestilling.
Ved flytting av lagringsenheter er ”Lagre og
lukk” endret til to knapper ”Lagre” og ”Lukk”
I databasen er magasin blitt knyttet til depot og
depotinstitusjon. Dette for å hindre problemer
med bestandsenhetsproblemer ved flere depot i
samme base.
Feilretting: Det går nå an å søke både på låste og
ulåste arkiv.
Nye ikoner
Det er arbeidet med hastighetsforbedring på
åpning av registreringsbildet
Relasjonsknytning mellom arkivenhet og
teknikk, motiv og sted er flyttet fra arkivenheten
til de respektive entitetene.
Det er laget et nytt lager for opplastede filer
basert på jackrabbit
Følgende filer skal skiftes ut:
Klient:
JBOSS: nyeasta.ear
171
Endringer i database:
Skript(rekkefølge):
01_oracle_asta5arkivportalen
21.12.2009
02_oracle_urngenerator
07.01.2010
03_setupBestillingsnummerGenerator
24.04.2009
04_setupMeldingsnummerGenerator
24.04.2009
05_oracle_WsdlLokasjoner
07.01.2010
06_oracle_produksjonshovedkatalog
28.04.2009
07_hibernate_sequence
30.04.2009
08_oracle_2009_10_22
23.10.2009
172
09_oracle_2009_12_04
23.11.2009
10_insert_qsoketabeller
04.12.2009
11_DigitalisertDokumentStatus
19.11.2009
12_fjern_constraints
22.12.2009
13_2010_01_08
06.01.2010
ASTA 5.1.1
Versjon februar 2011
Versjon: 5.1.1
Endret funksjonalitet:
Endringer i de nye modulene
Bestillingsmodul





Brukerregisteret har fått søkbare felt.
Bestilling settes ikke automatisk til rekvirert.
Status settes automatisk satt til ”rekvirert ”når
man har klikket ”Skriv ut rekvisisjon”.
Kan velg ”Produsert”etter ”Reservert
produksjon” i statusloggen.
Institusjonen får epost når ny bestilling kommer
til bestillingsmodulen.
Publiseringsmodul


Andre endringer
Administrativt
Arkiver kan nå tilbakekalles fra arkivportalen
via en tilbakekallingsknapp under
publiseringsfunksjonen.
Aktør publiseres med tilhørende filer.

173
Arkivenheter

Arkivdel

Aktør

Hovedbildet

Klausulregimet






Lagringsenheter

Sletting

Søk

Ymse

Mulig å lage relasjon mellom arkivenheter i ulike
arkiver.
Mulig å flytte serier inn og ut av arkivdel.
Mulig å bygge relasjonene ”del av” og
”underlagt” mellom allerede eksisterende
aktører.
Ny visningsrute for arkivenheter med ny layout
og visning av digitaliserte elementer.
Endret med ett overliggende nivå.
Restriksjoner innført som begrep, og navn på
fanen endret.
Restriksjonstype lagt til.
Restriksjonskategori-scroll endret. Endres nå
etter hvilken restriksjonstype som velges.
Flere hjemmelskategorier lagt til.
Dialogbokser endret i forbindelse med sletting
av restriksjon.
Kan knytte lagringsenheter til
mapper/foto/dokument osv. i etterkant.
Ny dialogboks som informerer om vellykket
sletting/feil under sletting.
Feilretting: Gikk ikke an å søke opp aktører på
underliggende nivå med enkelt søk.
Forbedret ytelse.
Følgende filer skal skiftes ut:
Klient:
JBOSS:
174
Endringer i database:
Skript(rekkefølge):
175
ASTA 5.2
Versjon februar 2013
Versjon: 5.2
Endret funksjonalitet:
Endringer i de nye modulene
Koblingsprotokollen

Digitalisering


Import






Andre endringer
Arkivmodulen




Restriksjoner


Muliggjør registrering i Excel eller andre
programmer som støtter XML eller XMP og
konvertere disse registreringene inn i Asta 5.2.
Mulig å digitalisere mange bilder/filer på en
gang for så å knytte de til mapper og
lagringsenheter.
Oppløsningen på visningskopier er endret til
2048x1024.
5.2 har en ny eksport- og importmodul for
eksport av arkiv- og aktørinformasjon.
Tilknyttede digitale filer fungerer som
informasjon skapt i Asta 5.2.
Nytt brukergrensesnitt
Før import kan man lage en rapport som gir
informasjon om filen, og om importen vil møte
noen problemer som må løses.
Gjennomgående endringer som er gjort/må
gjøres vil bli fargekodet.
Importen vil ta med alle filer knyttet til arkivet.
Importen sletter nå eventuelle duplikater.
Knappen for å låse og låse opp arkivet er flyttet
til forsiden av registreringsbildet og er kun
tilgjengelig på arkivnivå.
Endret stedfanen slik at Norge ikke lenger er
standardvalg ved nye registreringer.
Tekstfeltet for bestandsenhet er økt til 255 tegn.
Man kan velge startnummer etter en flytting ved
renummerering.
Standardvalget er endret fra ”total” til
”uspesifisert”
”Fritt tilgjengelig” restriksjoner oppheves ikke
lengre i 2525
176

Bestillingsmodulen

Publisering



Aktør





Magasinstyring

Feilmeldinger

Utskrift og rapporter




Feilrettinger


Ymse

Merknader og tekst knyttet til ”fritt tilgjengelig”
vises nå i visningsruten.
Feltet ”Leveringsantall” er nå kun aktivt dersom
bestillingen inneholder en bestilling av typen
”papirkopi”.
Brukerne har mulighet til å sette maksimal
størrelse på visningskopiene.
Asta sjekker om filene allerede finnes på
arkivportalen før publisering.
Man kan velge å begrense den publiserte
strukturen til Arkiv og serier.
Ved publisering av aktør vil kun de fra
brukerens depotinstitusjon komme med i listen.
Ett registreringsfelt for fylke er lagt til i
adresse/topografi fanen.
Knappen ”kommune” har fått ny dialogboks
samt et søkefelt (Ctrl + F).
Kommuneregisteret er oppdatert med ett nytt
register som gir utvidet informasjon om
historiske kommuner.
Næringskategoriene er oppdatert i henhold til
SSB’s revisjoner.
Det kan opprettes en deault hylleplassering for
den enkelte bruker.
En rekke feilmeldinger er endret for å gi bedre
informasjon.
Rapportene genereres nå i Microsoft word
format (.doc).
Det er mulig å skrive ut stor etikett uten innhold
(dvs uten at mappene kommer med).
Nye visningsruter for Arkiv, Aktør, Aksesjon og
Magasinstyring.
Administrativ rapport, med data fra Asta 5 og
Arkivportalen.
Brukernavn som inneholder særnorske tegn får
nå skrevet ut rapporter. (Det anbefales allikevel
ikke å bruke særnorske tegn i brukernavn.)
Sletting av arkivenhet skaper løse
lagringsenheter, en metode er lagt til for å sjekke
om den tilknyttede lagringsenheten har flere
arkivenheter.
Forbedret ytelse og diverse mindre feilrettinger.
177
Følgende filer skal skiftes ut:
Klient:
JBOSS:
Endringer i database:
Skript(rekkefølge):
178
ASTA 5.3.1
Versjon mai 2014
Versjon: 5.3.1
Endret funksjonalitet:
Endringer i de nye modulene
Koblingsprotokollen

Digitalisering

Import

Andre endringer
Arkivmodulen

Restriksjoner

Bestillingsmodulen

Publisering

Aktør

Magasinstyring

179
Feilmeldinger

Utskrift og rapporter

Feilrettinger

Ymse

Følgende filer skal skiftes ut:
Klient:
JBOSS:
Endringer i database:
180
Skript(rekkefølge):
OPPDATERINGER AV BRUKERHÅNDBOKA
Februar 2009
Nytt:

Administrativerapporter

Avdelingsansvarlig

To nye OSS
Februar 2010
Nytt:

Registrering av elektroniske arkiv
181

Lagt til ”Brukerdok for arkivportalen” som vedlegg til brukerhåndboka

Nytt kapittel ”Bestillingsmodulen”

Nytt kapittel ”Publisering”

Nye ord ’Godkjent’ og ’Produsert’
Februar 2011
Nytt:

Gått gjennom hele brukerhåndboken for å fange opp endringer/feil

Restriksjonsregimet

Utdype Søk

Nye ord ’Arkivportalen’, ’Bestilling’, ’Bestillingsapplikasjonen’, ’Bestillingslinje’,
Produksjonskatalog’, ’Publisering’, ’Restriksjon’, ’Restriksjonskategorier’ og
’Strukturtreet’.
Brukerhåndboken er blitt gjennomgått og revidert flere ganger siden februar 2011, sist
i mai 2015 med oppgradering til Asta 5.4.
182
BRUKERDOK TIL ARKIVPORTALEN
Arkivportalen
v0.2.4, 2009.09.01
Arkivportalen
ASTA
183
Innholdsfortegnelse:
1
INNLEDNING .......................................................................................................................................187
2
ARBEIDSFLYTSEKSEMPLER.............................................................................................................187
2.1
2.1.1 ....................................................................................................................Søke frem bestilling:
187
2.1.2 ................................................................................................................................Bestillingsliste
187
2.1.3 .............................................................................................................. Bestillingslinje detaljer
188
2.1.4 ......................................................................................................................................... Rekvirere
188
2.1.5 ...................................................................................................................................... Produksjon
190
2.1.6 ....................................................................................................................................Godkjenning
191
2.1.7 ............................................................................................................................................... Prising
192
2.1.8 .................................................................................................................................................. Retur
193
2.1.9 ..............................................................................................................................................Faktura
193
2.1.10 ................................................................................................................ Godkjenne bestilling
193
2.2
3
BEHANDLE BESTILLING AV DIGITALISERING FRA WEB.............................................................................. 187
BEHANDLE BESTILLING FOR UTLÅN PÅ LESESAL ....................................................................................... 193
2.2.1 ................................................................................................................. Opprette ny bestilling
193
2.2.2 .........................................................................................................Finne frem til bestillingen
194
2.2.3 ......................................................................................................................... Ny bestillingslinje
194
2.2.4 ................................................................................................................................... Fremhenting
196
2.2.5 ...................................................................................................................................................Utlån
196
2.2.6 .................................................................................................................................................. Retur
196
2.2.7 ............................................................................................................................................. Betaling
196
BILDER I SYSTEMET .......................................................................................................................197
3.1
GENERELT......................................................................................................................................................... 197
3.2
BESTILLINGSLISTE HOVEDVINDU ................................................................................................................. 198
3.2.1 ................................................................................................................... Bildedokumentasjon
198
3.2.2 ................................................. Beskrivelse av felter/kommandoer innenfor ”Utvalg”
199
3.2.3 ........................................................ Beskrivelse av kommandoer innenfor ”Sortering”
200
3.2.4 .............................................. Beskrivelse av felter/kommandoer i ”Bestillingslisten”
200
185
3.2.5Beskrivelse av liste med predefinerte utvalgvalg av bestillingslister (Menyvalg) 201
3.3
BESTILLING....................................................................................................................................................... 202
3.3.1 ................................................................................................................... Bildedokumentasjon
202
3.3.2 ........................................... Beskrivelse av felter/kommandoer innenfor ”Bestilling”
202
3.3.3 ....................................................................................................................................... TabelLkort
203
3.4
BESTILLINGSLINJE ........................................................................................................................................... 205
3.4.1 ................................................................................................................... Bildedokumentasjon
205
3.4.2 ............................... Beskrivelse av felter/kommandoer innenfor ”BestillingSlinje”
205
3.4.3 ....................................................................................................................................... TabelLkort
207
3.4.3.1 Tabkort Arkivenhet
207
3.4.3.2 Tabkort Digitalisert
210
3.4.3.3 Tabkort Prisdata
211
3.4.3.4 Tabkort Avslag/avbestille
3.4.3.5 Tabkort Produksjon
212
213
3.4.3.6 Tabkort Godkjenning 215
3.4.3.7 Tabkort Statuslogg
3.5
216
ANDRE HJELPEVINDUER ................................................................................................................................. 218
3.5.1 .................................................................................................................................... Arkivbruker
218
3.5.2 ................................................................................................................................................ Utskift
218
3.5.3 .........................................................................................................................................Meldinger
218
3.5.4 ........................................................................................................ Melding på bestillingslinje
218
3.5.4.1 Melding fra web
218
3.5.4.2 Melding fra arkivar
219
3.5.5 ..................................................................................................... Melding til depotinstitusjon
220
Dokumentinformasjon:
V.NR
DATO
BESKRIVELSE
SIGN
0.1
2009.04.02
Initiell versjon.
MWH
0.2
2009.05.18
Oppdatert i henhold til reelle vinduer.
PH
185
186
0.2.2
2009.05.22
Videre oppdatering mhp reelle skjermbilder
GBO
0.2.3
2009.05.26
Lagt til beskrivelse av meldinger og to arbeidsflyteksempler
GBO
0.2.4
2009.09.01
Lagt til beskrivelser av publiseringsmodulen
GBO
MWH: Morten Wold Henriksen, Mesan AS
GBO: Geir B. Ottersen, Mesan AS
186
187
INNLEDNING
I dette dokumentet vil det først bli en beskrivelse av alle de ulike bildene/vinduene i systemet, med
alle felter og kommandoer. Så følger en beskrivelse av de viktigste brukeroppgavene, og hvordan disse
utføres.
ARBEIDSFLYTSEKSEMPLER
I dette kapittelet vil to typer scenarier bli presentert. De to ekseplene viser hvordan det er tenkt at en
arkivar skal benytte den nye bestillingsmodulen for å kunne gjennomføre bestillinger.
BEHANDLE BESTILLING AV DIGITALISERING FRA WEB
En kunde(bestiller) Arnfinn har bestilt digitalisering av en mappe: P-0026/D/L0221/ ’Korrespondanse
med Norges Bank’ på web. Arkivaren(behandleren) geirbo åpner bestillingsmodeulen i ASTA5
SØKE FREM BESTILLING :
Arkivaren søker opp ny bestilling ved å velge ’Digitalisert’ som ønsket leveringsformat, status
’Registrert’ og bestilt fra ’web’ i utvalg.
Søket starter idet man trykker på knappen ’Vis liste’
BESTILLINGSLISTE
Et søkeresultat presenteres i en trestruktur som viser bestillinger. Bestillinger i treet viser dato
registrert; bestiller; bestillingens status;bestillingsid.
Arkivaren klikker på bestillingen og sjekker at adressen til bestiller er fylt ut. De bestillingslinjene
som passer søkekriteriene vil være mulig å velge i treet. Arkivaren ekspanderer bestillingen og finner
én bestillingslinje som arkivaren velger. Følgende skjermbilde vises:
187
188
BESTILLINGSLINJE DETALJER
Arkivaren kan tilordne ansvarlig arkivar og gi prioritet ved å trekke slideren til venstre(lav prioritet)
eller høyre(høy prioritet). Arkivaren lagrer ved å trykke på lagreknappen.
REKVIRERE
Arkivaren kan nå velge å rekvirere bestillingslinje ved å trykke på knappen ’Rekvirere’
188
189
Bestillingen i treet endrer status til ’Under behandling’ og bestillingslinja får status ’Rekvirert’. Nå
kan arkivaren skrive ut rekvisisjonen ved å trykke på ’Skriv ut rekvisisjon’ Rekvisisjonen vil se ut som
den i figuren under.
Arkivarens pdf leser vil åpne dokumentet slik at det kan skrives ut. Rekvisisjonen vil vise plassering
hvor arkivaren kan hente det som skal digitaliseres. På dette tidspunktet kan det være en idé og se om
189
190
det har blitt knyttet noen meldinger til bestillingslinjen. Meldingene får du opp ved å trykke på
knappen ’Melding’ ved siden av ’Skriv ut rekvisisjon’ knappen.
Arkivaren henter arkivenheten som skal digitaliseres. Arkivenheten består av ett dokument i dette
tilfellet. Arkivaren åpner arkfanen ’Statuslogg’ og endrer status til fremhentet som vist i figuren under.
Etter en bestillingslinje er fremhentet kan den enten bli produsert eller utlånt.
PRODUKSJON
Arkivaren henter frem igjen bestillingslinja og velger arkfanen ’Produksjon’
Arkivaren trykker på knappen ’Opprett produksjonskatalog’
190
191
Katalogen vil ha samme navn som bestillingsnummer_bestillingslinjenr(10000010_1). På en windows
maskin vil mappen f.eks nås på C:\tmp\10000010_1. Det er i denne mappen det ene dokumentet skal
legges etter det er scannet(digitalisert). Arkivaren får opprettet et dokument som f.eks heter 0001.jpg
Nå kan arkivaren trykke på knappen ’Hent digitaliserte dokumenter’. Det digitaliserte dokumentet vil
bli lagt inn i systemet og fjernet fra produksjonskatalogen. Dokumentet dukker opp i tabellen som vist
i figuren under.
Ved å velge dokumentet kan man gi tittel (beskrivende navn) og beskrivelse og trykke på
lagreknappen.
Arkivaren åpner ’Statuslogg’ arkfanen og trykker på ’Produsert’. Neste lovlige status er ’Godkjent’.
GODKJENNING
Ved å trykke på ’Godkjenning’ arkfanen så vises det nylig produserte dokumentet i tabellen som
figuren under.
191
192
Arkivaren høyreklikker på filen i tabelllista og velger ’Vis fil’ for å se på filen og ’Godkjenn’ for å
godkjenne, En formidlingskopi vil lages, orginalen vil beholdes. Begge vil få URN. En thumbnail vil
også lages og det digitaliserte dokumentet vil være tilgjengelig i arkivportalen.
Vi ser at ny URN er laget til de forskjellige filene, ved å høyreklikke på filen vil vi få mulighet til å se
på de to forskjellige versjonene som vist i figuren over.
Arkivaren åpner ’Statuslogg’ arkfanen og trykker på Godkjent. Neste lovlige status er
’Ferdigbehandlet’.
PRISING
Arkviaren åpner ’Prisdata’ og angir pris og internreferanse og lagrer som vist i figuren under.
192
193
Arkivaren åpner arkfanen ’Statuslogg’ og velger ny status ’Ferdigbehandlet’
RETUR
Arkivaren legger arkivmaterialet tilbake i arkivet, åpner arkfanen ’Statuslogg’ og velger ny status
’Returnert’. I dette tilfellet velges ny status ’Avsluttet’ også.
FAKTURA
Ved å velge bestillingen i bestillingslista(treet) så kan arkivar velge å lage fakturagrunnlag ved å taste
inn fakturadato, referanse og eventuelt en merknad og å trykke på knappen ’Lag fakturagrunnlag’.
GODKJENNE BESTILLING
Arkivaren trykker på knappen ’Godkjenn bestilling’. Status på bestilling blir ’Ferdig’.
BEHANDLE BESTILLING FOR UTLÅN PÅ LESESAL
OPPRETTE NY BESTILLING
Arkivaren klikker på knappen ’Ny bestilling’. Et tomt skjermbildet vil dukke opp som vist under.
193
194
Her legger arkivaren inn brukernummeret til kunden og trykker på ’Søk/registrer bruker’.
Systemet henter brukerdata inn i skjermbildet eller viser et registreringsskjema hvis kunden
ikke eksisterer.
FINNE FREM TIL BESTILLINGEN
Bestillingen må nå søkes frem f.eks ved at man gir inn data som vis under og trykker på ’Vis liste’
NY BESTILLINGSLINJE
Arkivaren høyreklikker på bestillingen i lista(treet) og velger ’Ny bestillingslinje’
I hovedvindu åpnes et nytt skjermbilde for registrering av bestillingslinje som vist under.
Bestillingen vil automatisk få status ’Rekvirert’
194
195
1) Arkivaren finner frem til arkivenheten som kunden ønsker i ASTA5 applikasjonen og kopierer
inn sti til arkivenhet i feltet som vist i figuren over. Limer inn sti og trykker på ’Knytt arkivenhet’.
2) Arkivaren legger inn antall, ønsket utlånsdato, tilordner ansvarlig i nedtrekksfelt, angir
merknad om ønskelig og angir prioritet
3) Trykker på ’Lagre’ og bestillingslinja blir lagret og treet ekspanderer til ny bestillingslinje.
Arkfanene skal nå bli tilgjengelige slik som vist i figuren under.
195
196
FREMHENTING
Arkivaren sjekker hvor arkivenheten ligger og henter den ut fra arkivet. Plasseringen kan finnes
på ’Arkivenehet’ arkfanen.
Arkivaren åpner ’Statuslogg’ arkfane og trykker på ’Fremhentet’.
UTLÅN
Arkivren leverer arkivenheten til kunde og trykker på ’Utlånt’.
RETUR
Når kunden kommer tilbake med arkivenheten som skal returneres, så søker arkivaren opp
bestillingen ved å søke etter bestillingslinje med status utlånt og arkivbrukernr 2517 for
eksempel
Arkivaren åpner ’Statuslogg’ arkfanen og trykker på ’Ferdigbehandlet’, og så trykker på
’Returnert’
BETALING
196
197
Hvis bestillingen koster noe så skal arkivaren ta betalt. Arkivaren setter inn pris på ’Prisdata’
arkfanen og trykker lagre. Arkivaren åpner ’Statuslogg’ arkfanen og trykker på ’Avsluttet’.
I dette tilfellet skal kunden betale med kontater. Arkivaren velger bestillingen i treet, ser at det
er en pris på faktura og trykker på ’Skriv ut kvittering’
BILDER I SYSTEMET
GENERELT
Systemet består av et hovedvindu med flere ’dataområder’. I dette kapittelet beskrives først
bestillingslisten, med de muligheter for utvalg, søking og sortering denne har. Så kommer en
beskrivelse av bestillings- og bestillingslinjevinduene i egne delkapitler. Til slutt kommer en oversikt
over de resterende ”hjelpevinduene”
197
198
BESTILLINGSLISTE HOVEDVINDU
BILDEDOKUMENTASJON
Bestillinger som kommer inn fra web eller fra registrering i skranke, legges i et enkelt listevindu som
kan liste ut alle bestillingene som blir behandlet i systemet.
I tillegg benyttes den samme listen til å liste ut bestillinger basert på utvalgsparametre inngitt av
bruker, slik at når man skal ha oversikt over det materialet som f.eks. ligger klar til produksjon eller
man ønsker se hvilke arkivenheter som er ute på lesesal, benyttes den samme listen – man inngir bare
forskjellige utvalgsparametre. En ’utvalgsparameter’ kan f.eks. være bestillingens status, dato, osv.
I utgangspunktet skal man gjennom dette vinduet kunne håndtere all behandling av bestillinger, både
fra web og de som registreres i skranke; man skal kunne registrere bestillinger, registrere produksjon,
godkjenne, utlån av arkivmateriale og returnering til arkivet.
Øverst i vinduet ligger et område for utvalg av bestillinger, samt markering for å kunne sortere
utvalget.
Til venstre i vinduet ligger en liste med bestillinger / bestillingslinjer med data som tilsvarer de krav
som er inngitt i utvalget. Listen kan (om)prioriteres av ansvarlig arkivar. F.eks. bestillinger opprettet
198
199
av interne brukere (lesesalansatt, andre ansatte) vil således kunne bli prioritert foran bestillinger som
kommer over nettet.
Til høyre i vinduet ligger et dataområde for å vise / endre / registrere data, iht valgt bestilling eller
bestillingslinje i listen.
I meny ligger valg til faste / predefinerte utvalg av bestillingslisten, slik at hvis man skal ha oversikt
over de bestillinger eller arkivenheter som f.eks. skal returneres til arkivet,
BESKRIVELSE AV FELTER/KOMMANDOER INNENFOR ”UTVALG”
Felter innenfor ”Utvalg”:
Ønsket lev.format:
 Det er mulig å begrense utvalget av bestillinger/bestillingslinjer, basert på valgt
leveringsformat, mulige formater er: Digitalisering, Kopi, Kopi attestert, Avskrift,
Utlån lesesal og Utlån eksternt.
Status:
 Det er mulig å begrense utvalget av bestillinger/bestillingslinjer basert på valgt status,
mulige statuser er:
o Registrert
o Rekvirert
o Fremhentet arkiv
o Produsert
o Godkjent produksjon
o Utlånt
o Reservert
o Reservert for produksjon
o Ferdigbehandlet
o Returnert arkiv
o Avsluttet
samt statusene
o Avbestilt (fra kundens side)
o Avslått
(fra arkivinstitusjonens side)
for bestillinger som ikke skal effektueres.
Bestillinger fra/til dato:
 Det er mulig å begrense utvalget av bestillinger/bestillingslinjer, basert på en
tidsperiode. Baserer seg på bestillingens dato. Datoformat er YYYY.MM.DD. For
eksempel 2009.05.28
 Ved ingen fra dato angitt, men tildato angitt, vil bestillinger frem angitt til dato bli vist
i treet, og visa versa.
Bestilt fra:
 Det er mulig å begrense utvalget av bestillinger/bestillingslinjer, basert på hvor de er
bestilt fra; internt eller internett.
Arkivar:
199
200

Det er mulig å begrense utvalget av bestillinger/bestillingslinjer, basert på tilknyttet
arkivar til bestillinglinje
Bruker:
 Man kan angi et brukernummer i utvalget og alle bestillinger knyttet til brukeren
kommer opp i bestillingslisten.
Kommandoer i forbindelse med ”Utvalg”:
Søk:

Går til vindu for Arkivbruker for å kunne søke opp bruker, dette vinduet blir beskrevet
i kap 0 nedenfor.
BESKRIVELSE AV KOMMANDOER INNENFOR ”SORTERING”
Bestillingslisten kan sorteres i hendhold til hvilken radio-buttom som er valgt. Liste kan sorteres på
Dato, Brukernavn eller Prioritet.
BESKRIVELSE AV FELTER/KOMMANDOER I ”BESTILLINGSLISTEN ”
Innholdet i bestillingslisten:
-
Initielt er ikke bestillingslinjene ekspandert, kun aktuelle bestillinger. Informasjonen de blir
lagt ut med er; bestillingsdato, arkivbrukers navn, bestillingsstatus og bestillingsnummer.
Ved ekspandert liste, kommer bestillingslinjene frem, under tilhørende bestilling. Informasjon
bestillingslinjene blir langt ut med er; arkivenhet, arkivenhetsnavn, bestillingslinjestatus,
leveringsformat, ønsket leveringsdato.
Kommandoer i forbindelse med ”Bestillingslisten”:
Vis liste:
 Viser ut liste av bestillinger i vinduet basert på inngitt utvalgkriterier og
sorteringsangivelse.
Utskrift liste:
 Går til vindu for Utskrift, dette vinduet blir beskrevet i kap 0 nedenfor.
Ny bestilling:
 Valg for å registrere ny bestilling. Åpner vinduet for bestilling i dataområdet,
beskrevet i kap 0 nedenfor.
Høyreklikk på bestilling. Ny bestillingslinje:
 Valg for å registrere ny bestillingslinje. Gjelder for merket/aktuell bestilling. Åpner
vinduet for bestillingslinje i dataområdet, beskrevet i kap 0 nedenfor.
Klikke på en bestilling i listen:
 Ved enkeltklikk på en bestilling i listen skal data tilhørende bestillingen vises i
vinduet ’Bestilling’ i dataområdet , beskrevet i kap 0 nedenfor.
Klikke på en bestillingslinje i listen:
200
201

Ved enkeltklikk på en bestillingslinje i listen skal data tilhørende bestillingslinjen
vises i vinduet ’Bestilling’ i dataområdet, beskrevet i kap 0 nedenfor.
BESKRIVELSE AV LISTE MED PREDEFINERTE UTVALGVALG AV BESTILLINGSLISTER
(MENYVALG)
Dette er predefinerte utvalg av bestillingslister. Her kan bruker velge eksempelvis “Til behandling” å
få ramset opp alle bestillingene som er kommet inn og må gjennom en behandling før de kan
effektueres.
Det er satt opp hurtigvalg for:
1) Til behandling (nye bestillinger som skal ’godkjennes’ for effektuering. Disse kommer
ifra Web og har status ’Registrert’)
2) Til utplukk (bestillingslinjer med arkivenheter som skal hentes frem fra arkivet.
Bestillingslinjer med status ’Rekvirert’),
3) Til produksjon -> Digitalisering (bestillingslinjer med arkivenheter som er klare for
produksjon - digitalisering)
4) Til produksjon -> Avskrift (bestillingslinjer med arkivenheter som er klare for produksjon
- transkribsjon)
5) Til godkjenning (bestillingslinjer med arkivenheter som er blitt digitalisert og skal
kontrolleres før de legges i Arkivportalen. Bestillingslinjer som har status ’Produsert’
6) Til utlån (bestillingslinjer med arkivenheter som ligger klare for utlån. Bestillingslinjer
som enten har status
’Fremhentet’ eller
’Reservert’
7) Til innlevering
(bestillingslinjer med
arkivenheter som er klare
for innlevering (fra utlån).
Bestillingslinjer som har
status ’Utlånt’
8) Til retur ((bestillingslinjer
med arkivenheter som er
klare for å returneres
arkivdepot etter
digitalisering eller utlån.
Bestillingslinjer som har
status ’Ferdigbehandlet’
201
202
BESTILLING
BILDEDOKUMENTASJON
I dette vinduet er dataområdet fylt ut med data fra en bestilling (bestillingshode). Her kan man
registrere ny bestilling, endre data i en bestilling eller slette en bestilling (såfremst den ikke er tatt
under behandling eller kommer ifra Web)
Vindu for bestillinger tjener tre formål.
1. vise data om en bestilling som er registrert via Arkivportalen (web).
2. registrere data for en ny bestilling (f.eks. på lesesal).
og
3. vise / registrere data i forbindelse med generering av kontantfaktura eller fakturagrunnlag for
periodisk fakturering.
BESKRIVELSE AV FELTER/KOMMANDOER INNENFOR ”BESTILLING”
Felter i forbindelse med ”Bestilling”:
Best.Nr:
 Viser bestillingsnummeret til bestillingen.
202
203
 Ved registrering hentes neste ledige bestillingsnummer og vises i vinduet.
Best.dato:
 Ved Visning av bestilling, vises bestillingsdatoen.
 Ved registrering av ny bestilling settes bestillingsdato til dagens dato
Status:
 En bestilling har en livsløpsstatus, denne kan være; registrert, under behandling og
avsluttet.
 Ved registrering av ny bestilling settes statusen direkte til ”Til utplukk”. Det vil si at
man ’hopper over’ den godkjenningsprosedyren som ligger mot bestillinger som
kommer fra web (portalen).
Fakturasum:
 Summen av priser som er registrert på alle bestillingslinjer som eies av denne
bestillingen.
Bestilt fra:
 Ved registrering av ny bestilling settes bestilt fra til ”Internt”. Hvis bestillingen er
registrert på portalen vil denne stå: ”Web”.
Brukernummer:
 Ved registrering av ny bestilling, må brukerens nummer legges inn. Alternativt kan
man gå via ’Søk / registrer ny bruker’ for å finne aktuell bruker eller registrere ny.
Navn:
 Blir fylt ut på basis av arkivbrukernummer.
Adresse:
 Blir fylt ut på basis av arkivbrukernummer.
Postnr:
 Blir fylt ut på basis av arkivbrukernummer.
Sted:
 Blir fylt ut på basis av arkivbrukernummer.
TABELLKORT
I dette tabellkortet registreres og vises data i forbindelse med fakturering av bestilt produksjon. På de
enkelte linjene registreres (eventuell) pris på produksjonen.
Felter i forbindelse med tabellkort ”Faktura”:
Sum:
 Viser beregnet fakturasum utifra pris på samtlige bestillingslinjer under bestillingen.
Faktureringsdato:
 Viser dato for forfallsdato for faktura.
Vår referanse:
 Registrerer / viser Vår referanse. Skrives ut på fakturaen.
Fakturamerknad:
 Registrerer / viser Fakturamerknad. Skrives ut på fakturaen.
Kommandoer i forbindelse med tabellkort ”Faktura”:
Lag fakturagrunnlag
203
204

Valg for å generere et fakturaunderlag for månedlig fakturering av bestillingen.
Etter at fakturaunderlag er generert, blir alle data i bestillingen låst for endringer.
Skrive ut kvittering
 Valg for å generere et fakturaunderlag og skrive ut en kvittering (kontantfaktura).
Etter at kvittering er skrevet, blir alle data i bestillingen låst for endringer.
Kommandoer i forbindelse med ”Bestilling”:
Søk/registrer bruker:
 Går til vindu for Arkivbruker for å kunne søke opp/registrere bruker, dette vinduet blir
beskrevet i kap 0 nedenfor.
Slett:
 Valg for slette en registrert bestilling, med tilhørende bestillingslinjer. Må bekreftes.
Bestilling kan ikke slettes hvis den kommer ifra Web eller har underliggende
bestillingslinjer som har annen status enn ’Rekvirert’
Godkjenn bestilling:
 Valg for å godkjenne bestillingen, anser bestilling som ferdig behandlet. Alle
underliggende bestillingslinjer må ha vært godkjent.
Lagre:
 Lagrer/oppdaterer bestillingen i vinduet.
204
205
BESTILLINGSLINJE
BILDEDOKUMENTASJON
I dette vinduet kan man registrere ny bestillingslinje, endre data i en bestillingslinje eller slette en
bestillingslinje.
En bestillingslinje inneholder referanse til den arkivenheten som ønskes kopiert, utlånt, digitalisert
eller transkribert og data i forbindelse med dette.
Hvis bestilling kommer fra Web, må den rekvireres før man skal viderebehandle bestillingslinjen. Er
bestillingslinjen opprettet fra treet, så får den automatisk status ’Rekvirert’ og den kan straks
behandles av arkivar.
Vinduet tjener to formål.
1. Vise data om en bestillingslinje som er registrert via Arkivportalen (web).
2. Registrere data for en ny bestillingslinje (f.eks. på lesesal).
BESKRIVELSE AV FELTER/KOMMANDOER INNENFOR ”BESTILLINGSLINJE”
Felter i forbindelse med ”Bestillingslinje”:
205
206
Best.dato:
 Visning av bestillingsdatoen (fra bestillingshodet)
Best.Nr:
 Viser bestillingsnummer for bestillingen
Navn:
 Viser navnet til bruker som har bestilt produksjon/utlån.
Linjenr:
 Linjenummeret, starter på 1 for hver bestilling
 Ved registrering av ny linje, legges det til 1 fra forrige bestillingslinje på bestillingen
Arkivenhet/sti:
 Identifikatoren for den aktuelle bestillingslinjen
 Ved regisrering av ny bestillingslinje mottas verdien fra bruker, ellers mottas
returverdi etter ”Søk arkivenhet” har hentet enhet fra ASTA
Navn:
 Viser navnet til den aktuelle arkivenheten
Ønsket format:
 Viser ønsket leveringsformat for bestillingslinjen; digitalisering, kopiering, attestert
kopi, avskrift og utlån
 Ved registrering mottas verdi fra bruker
Ant:
 Benyttes ved kopiering. Viser ønsket antall kopier
 Ved registrering mottas verdi fra bruker
Ønsket dato:
 Viser ønsket leveringsdato
 Ved registrering mottas verdi fra bruker
Status:
 Viser bestillingslinjestatus; registrert, rekvirert, fremhentet arkiv, produsert, godkjent
produksjon, utlån lesesal, utlån eksternt, reservert, reservert produksjon,
ferdigbehandlet, returnert arkiv, avsluttet
 Ved registrering mottas verdi fra bruker
Tilordne ansvarlig:
Bestillingslinjen kan knyttes til en arkivar som behandler saken overfor kunde
 Viser ansvarlig arkivar
 Ved registrering mottas verdi fra bruker
Angi pri:
Prioritet kan legges på bestillingslinjen. Benyttes i forbindelse med sortering.
 Viser prioritet, mellom 1 og 5
 Ved registrering mottas verdi fra bruker
Bestiller merknad:
Bestiller kan registrere tekst for å presisere hva han ønsker med bestillingen.
 Viser bestillers merknad
 Ved registrering mottas verdi fra bruker
Kommandoer i forbindelse med ”Bestillingslinje”
Knytt arkivenhet:
 Valg for å gå til hovedvinduet i ASTA
Sjekk arkivenhet:
206
207
 Valg for å gå til registreringsvinduet (Arkivenhet) i ASTA
Slett:
 Valg for å slette bestillingslinjen. Må bekreftes.
Rekvirere:
 Setter status til ’Rekvirert’ og oppdaterer Web. Bestillingen får status ’Under
behandling’ Dette er det første som skal gjøres hvis bestilling er fra Web.
Skriv ut rekvisisjon:
 Valg for å skrive ut (enkeltvis) rekvisisjon.
Melding:
 Valg for å gå til meldingsvinduet, beskrevet i kap. 0 nedenfor. Som gir mulighet til å
registrere/se på meldinger i forbindelse med bestillingslinjen/arkivportal brukeren.
Lagre:
 Lagrer/oppdaterer bestillingslinjen i vinduet. Samt alle underliggende enheter.
TABELLKORT
Under bestillingslinjevinduet finnes det syv tabellkort, disse beskrives i de etterfølgende kapitler:
Tabkort Arkivenhet
I dette tabkortet kan man se informasjon om den arkivenheten som ligger som bestilt i hoveddelen av
vinduet Bestillingslinje, hovedvindu.
207
208
Data hentes fra Asta 5 og viser øyeblikksbilde av:
o Arkivenhetens innhold
o Eventuelle klausuler som er knyttet til arkivenheten
o Hvor arkivenheten er plassert i arkivet
Felter som ligger i tabkort ”Arkivenhet”:
Innhold:
 Gir en beskrivelse av hva skags arkivmatriale som inngår i arkivenheten.
Klausuler:
 Lister ut de klausuler som inngår i arkivenheten.
Tilhørighet:
 Tilhørighet for gitt arkivenhet.
ID:
 Identifikasjonen tilknyttet gitt arkivenhet.
Type:
 Type for gitt arkivenhet.
Dep:
 Depotid tilknyttet gitt arkivenhet.
Mag:
 Magasinkode tilknyttet gitt arkivenhet.
Reol:
208
209

Fag:

Hyl:

Reolnummer tilknyttet gitt arkivenhet.
Fagnummer tilknyttet gitt arkivenhet.
Hyllenummer tilnyttet gitt arkivenhet.
209
210
Tabkort Digitalisert
I dette tabkortet har man oversikt over de (eksisterende) digitale filer som er knyttet til arkivenheten.
Man kan merke en (digitalisert) fil og få vist innholdet ved å dobbeltklikke på den aktuelle linjen.
Felter som ligger i tabkort ”Digitalisert”:
URN:
 Angir katalog (sti) og navn (URN) på digitalisert fil.
 Dobbeltklikk for å få vist innhold av den digitale filen.
Beskrivende navn:
 Angir beskrivende navn på digitalisert fil.
Status:
 Angir status på digitalisert fil. Tilgjengelige status er: PRODUSERT, GODKJENT og
RETUR
210
211
Tabkort Prisdata
I dette tabkortet kan man registrere (eventuell) pris på produksjonen av en bestillingslinje. Priser på
alle linjer blir slått sammen til en fakturasum for bestillingen.
Felter som ligger i tabkort ”Prisdata”:
Bestillingslinje pris:
 Viser registrert pris
 Ved registrering mottas verdi fra bruker
Bestillingslinje referanse
 Ved registrering mottas verdi fra bruker
 Viser registrert referanse.
 Skrives ut på faktura.
211
212
Tabkort Avslag/avbestille
Her kan det registreres avslag direkte til bruker (ved mer åpenbare, klare begrunnelser for avslaget),
eller det kan registreres avslag slik at det ’sendes videre’ til Arkivinstitusjonens e-postadresse og
derfra blir gjenstand for en mer formalisert saksbehandlingsprosess.
Videre kan bestillingen ’avbestilles’. Avbestilling skjer etter henvendelse fra bruker, og kan f.eks.
komme gjennom meldingssystemet.
Felter i forbindelse med ”Avslag/avbestille”:
Institusjonens e-Postadresse:
 Her vises arkivinstitusjonens e-Postadresse, det er dette som blir Adressaten for
mailen/meldingen
Avslag til bruker (med datofelt):
Hvis denne settes, settes dato feltet etter til dagens datoAvslag til saksbeh (med datofelt):
Hvis denne settes, settes dato feltet etter til dagens dato og epost sendes til epostadresse som
ligger på depoinstitusjonen. Tittel: ”Bestilling XX er avvist”. Meldingen lyder: ”Det anmodes
om å starte en saksbehandling for å avvise bestillingen.” Status på bestillingslinje settes til
’Avslått’Avbestilling (med datofelt):
 Hvis denne settes, settes dato feltet etter til dagens dato. Status på bestillingslinjen vil
bli ’Avbestilt’ Melding til bruker:
 Fritekstfelt for registrering / visning av melding til bruker. Gjelder kun til ”Avslag til
bruker”
212
213
Kommandoer i forbindelse med ”Avslag/avbestille”:
Ved å lagre/oppdatere bestillingslinjen skjer følgende, basert på hvilke endringer som er gjort:
 Hvis ”Avslag til bruker” er satt, lages det en melding som overføres til arkivportalen.
 Hvis ”Avslag til saksbeh” er satt, sendes det en mail til arkivbrukeren
 Hvis en av checkboxene er valgt, endres bestillingslinje statusen til ”Ferdigbehandlet”
og det opprettes en statuslogg
 Hvis teksten i ”Melding til bruker” er endret, lagres/oppdateres merknaden for
bestillingen med teksten og merknadtype ”Avslagsmelding til bruker”
Tabkort Produksjon
I dette tabkortet kan man knytte de filene som digitaliseres opp mot bestillingslinjen.Filene skal kunne
hentes av systemet fra en dedikert produksjonskatalog.
I tillegg skal det være mulig å registrere metadata i forbindelse med de digitaliserte dokumentene.
Felter i forbindelse med ”Produksjon”:
Liste over digitaliserte dokumenter:
Filnavn:
213
214


Består av et løpenummer og et filnavn for hver digitale fil som tilhører
bestillingslinjen
Ved å bruke høyre-mustast på en av linjene, vil tilhørende fil kunne vises i et eget
vindu.
Status:
 Beskrivelse av status på utviklingen av det figitale objektet.
Beskrivende navn:
 Navn (BeskrivendeNavn) er det beskrivende navn på den digitale filen som er valgt i
listen.
 Kan registreres av produksjonspersonale under produksjonen eller av
arkivarer/saksbehandler som godkjenner produkesjonen.
Beskrivelse:
 Beskrivelse av det digitale dokumentet
 Kan registreres av produksjonspersonale under produksjonen eller av
arkivarer/saksbehandler som godkjenner produkesjonen.
Produksjons hovedkatalog:
 Viser filbanen for produksjonskatalogen. Denne hentes fra klassen ’Arkivinstitussjon.’
Kommandoer i forbindelse med ”Produksjon”:
Opprett produksjonskatalog:
 Ved valg av denne kommandoknappen vil systemet opprette en egen katalog for
bestillingslinjen under produksjonsområdets hovedkatalog, hvor man skal legge alle
digitaliserte dokumenter i tilknyttning til bestillingslinjen. Hovedkatalogen må
allerede eksistere.
Hent digitaliserte dokumenter:
 Ved valg av denne kommandoknappen skal systemet hente alle digitale filer under
produksjonskatalogen for bestillingslinjen og opprette tilhørende forekomster av
Digitalisert Dokument (samt skrive disse ut i listen i tabkortet).
 Filene flyttes fysisk over til katalog i Asta 5 / Arkivportalen hvor filer som er klare for
godkjenning legges
Ved å høyreklikke på filen kan man velge å se på filen eller slette den.
Hvis du velger å se på filen så vil programmet som er installert på klientmaskinen som er assosiert
med filtypen åpne og vise filen. Velger man å slette så forsvinner filen fra listen.
Ved velge en fil i listen og taste inn beskrivelse og beskrivende navn og trykke lagre, så vil den
metadataen bli lagret og knyttet til filen.
214
215
Tabkort Godkjenning
Digitaliseringer som er ”ferdigprodusert” må godkjennes av arkivar før de knyttes opp mot
arkivenheten og blir ’tilgjengelig’. Disse filene kommer frem i tabkort: ’Godkjenning’ på
bestillingslinjen/rekvisisjonen.
Her kan Arkivaren hente opp/se på den digitaliserte orginalfilen. Hvis kvaliteten på digitalisering er
ok, vil metadata vedrørende digitaliseringen kunne bli registrert og den/de digitale filene linkes til
Arkivkatalogen.
Godkjente filer tilordnes en URN –kode som vil tjene som en unik identifikator for senere bruk.
Godkjente filer legger seg ned i produksjonsområdet nederst i tabkortet.
Filer som ikke blir godkjent (kode A – avvist), må eventuelt digitaliseres på nytt.
Felter i forbindelse med ”Godkjenning”:
Type:
 Viser type digitalisert dokument: Orginalfil, formidlingskopi, visningskopi, thumb.
URN:
 Viser URN-id til kopiene til de digitale dokumentene som er godkjent og kopiert i
ulike formater.
Format:
 Viser formatet til de ulike kopiene for de godkjente digitale dokumentene
215
216
Størrelse:
 Viser størrelsen, i KB, for kopiene av det digitale dokumentet
Kommandoer i forbindelse med ”Godkjenning”:
Høyere klikk i listen over digitaliserte dokument:
 Et valg går på å sette status til godkjent på det digitale dokumentet, ved dette valget,
blir det opprettet kopier for formidling, visning og thumb.
 Eller så kan man velge å returnere dokumentet, det vil så igjen bli synlig i
produksjonstabkortet. Ved retur av et tidligere godkjent digitalt dokument, vil
formidlings, visning og thumb kopiene slettes.
 Eller man kan se på filen.
 Hvis filen allerede er godkjent så vil kun to alternativer dukke opp ved å høyreklikke
på filen. Det er ’Vis orginal fil’ og ’Vis formidlingskopi’
Godkjenne alle:
 Denne godkjenningsknappen godkjenner alle digitaliserte filer som er registrer inn
under bestillingslinjen.
Tabkort Statuslogg
I tabkortet ’Statuslogg’ kan man registrere status for en bestillingslinje.
216
217
Felter i forbindelse med ”Statuslogg”:
Statuslisten (på høyre side) i vinduet er en liste som har lagret dato, tid, status og ansvarlig
saksbehandling for alle statusendringer. Lovlige statuser er satt ut til høyre for listen.
Statuser som ikke settes i dette skjermbildet er Rekvirert hvor knappen Rekvirere skal brukes i
stedet. Hvis en bestillingslinje avbestilles eller avslås så vil status hoppe direkte til den
statusen.
Endring:
 Viser når (dato og klokkeslett) statusen eller tilstanden ble satt. F.eks. når
bestillingslinjen ble ’Godkjent’..
Status
 Status navn / -betegnelse.
Ansvarlig
 Viser hvilken bruker (registrerer) som utførte status- eller tilstandsendringen på
bestillingslinjen.
De ulike statusene blir ramset opp under:
Oversikt statussettingen.
Navn
Beskrivelse
Registrert
Bestillingen er registrert (ute på web-portalen), og skal godkjennes
før den behandles videre eller den skal stanses.
Bestillinger med denne statusen kommer frem i listen over de som
skal godkjennes.
Hvis bestillingen kan leveres, så får bestillingen satt 020 – Rekvirert.
Denne statusen settes automatisk ved registrering av en bestilling i
skranke (ved et arkivdepot).
Bestillinger med denne statusen kommer frem i listen over de som
skal hentes ut av arkivet.
Når bestillingen er hentet frem fra depot, merkes den som fremhentet
i statusloggen og bestillingen vil være klar for produksjon
(digitalisering, transkripsjon, ...) eller klar for utlån (alt etter hva som
er bestilt).
Bestillinger med denne statusen satt kommer frem i listen over de
som skal produseres eller skal utlånes.
De bestillinger som skal produseres, må få registrert produksjonen
(de digitale filene) i et eget tab-kort. Når produksjonen krysses av
som ferdig, blir denne statusen satt.
Bestillinger med denne statusen satt kommer frem i listen over de
bestillinger som skal få godkjent de digitale filene som er produsert.
Rekvirert
Fremhentet
Produsert
--Godkjent
Utlånt
Godkjenning av produksjonen (de digitale filene) for en bestilling
skjer i et eget tabkort etter en kontroll av arkivar/saksbehandler.
Når godkjenningen krysses av som ferdig, blir denne statusen satt.
De arkivenhetene som er produsert hektes opp mot arkivenheten og
den aktuelle bestillingslinjen.
Ved utlån av arkivenheten på lesesal, registreres dette på
bestillingslinjen.
217
218
Reservert
Reservert
Produksjon
Ferdigbehandlet
Returnert
Avsluttet
Denne statusen skal stå på alt utlånt materiale.
Bestillinger med denne statusen satt kommer frem i listen over de
bestillinger / arkivenheter som er ute til utlån for øyeblikket (og skal
leveres inn).
Arkivenheter som er utlånt, men ikke ferdigbehandlet fra bruker sin
side, mottas og legges klar til utlån neste dag (i safen). I slike tilfeller
krysses det av for status ’Reservert’ på arkivenheten.
Bestillinger med denne statusen satt kommer frem i listen over de
bestillinger / arkivenheter som skal til utlån (og ligger klar).
Arkivenheter som er til utlån, og som bruker/kunde finner å ville
digitalisere, får satt status ’Reservert prod’.
Dette vil gjøre det mulig å registrere en ny linje på bestillingen som
bestiller digitalisering av arkivenheten.
Arkivenheter som har vært til utlån, og som skal settes tilbake i
arkivet, eller arkivenheter som er blitt produsert og skal utleveres til
bruker/bestiller, settes status ’Ferdigbehandlet’
Bestillinger med denne statusen satt kommer frem i listen over de
bestillinger / arkivenheter som skal til returneres til sin plass i
arkivet.
Hvis bestillingen gjelder produksjon/digitalisering, blir de enkelte
filene (som er merket for det) overført til arkivportalen.
Arkivenheter som settes tilbake i arkivet, må få registrert status
’Returnert’.
Bestillinger med denne statusen satt kommer frem i listen over de
bestillinger / arkivenheter som ersatt tilbake i arkievet og skal
avsluttes.
Denne statusen avslutter behandlingen av arkivenheten. Kan settes
ifm returnert til arkivet.
ANDRE HJELPEVINDUER
ARKIVBRUKER
UTSKIFT
MELDINGER
MELDING PÅ BESTILLINGSLINJE
Det skal være mulig for en bestiller å kommunisere med arkivar angående bestillingslinje. En
korrespondanse kan enten opprettes fra web eller fra arkivarens side.
Melding fra web
218
219
På web er det mulig å opprette en melding. Denne meldingen blir sendt til mottaksmodulen uten
en angitt mottaker. I mottaksmodulen kan man se på meldingen ved å trykke på ’Melding’
knappen.
Følgende skjermbilde vil dukke opp:
Skjermbildet består av fem elementer;
1) En linje som viser hvem som opprettet tråden, og tittel på tråden.
2) Tabell med meldinger, sortert på dato, synkende. Tabellen viser dato melding er
opprettet, hvem den kommer ifra og utdrag av selve meldingen.
3) Innhold i valgt melding. Den melding som er valgt i tabelllisten over.
4) Felt for å skrive inn ny melding.
5) Knapperad. Knappen ’Legg til’ vil opprette en melding med teksten som er gitt i feltet
over (Felt 4), sende meldingen til bestiller og tømme feltet. Knappen ’Lukk’ vil fjerne
skjermbilde, teksten som er skrevet i feltet over vil forsvinne.
Når den kommer ifra web vil en generell tråd bli automatisk opprettet som inneholder
meldingen som er knyttet til bestillingslinjen, hvilket betyr at melding angår bestilleren. Feltet
øverst til høyre er ikke editerbart, heller ikke knappen ’Opprett tråd’.
Melding fra arkivar
Samme skjermbilde gjelder om melding kommer fra arkivar som fra bestiller. Forskjellen er at
hvis arkivaren trykker på ’Melding’ knappen som vist på figuren under, og det ikke er opprettet
noe tråd på bestillingslinjen tidligere(Bestiller ikke har sendt melding på bestillingslinje)
219
220
Hvis det ikke eksisterer noen tråd og meldinger på bestillingslinje, så har arkivaren mulighet til å
opprette en korrespondanse(Meldingstråd) Da vil feltet i element 1 på meldingsskjermbildet
være editerbart som vist på figuren under.
Knappen ’Opprett tråd’ vil opprette tråden med tittel angitt i feltet øverst på figuren over og
arkivaren vil kunne skrive en ny melding som vil dukke opp hos bestilleren på web.
MELDING TIL DEPOTINSTITUSJON
Det er mulig for bestiller å sende melding til depotinstitusjon som ikke er direkte knyttet til
bestillingslinje. Disse meldingen kan arkivar finne ved å bruke menyer som vist i figuren under.
Menyvalget tar deg til et tredelt skjermbilde som vist under.
220
221
Skjermbildet består av 3 elementer:
1. Søk etter tilordnet arkivar. Her kan man søke etter meldingstråder som ligger på Asta
installasjonen. Søk etter samtlige meldingstråder eller alle meldingstråder til en enkelt
arkivar, dvs meldingstråder som er tildelt en arkivar.
2. Tabell som viser resultat av søk. Tabellen viser tittel på meldingstråd, dato opprettet, hvem
tråden er tildelt til og hvilken depotinstitusjon tråden tilhører.
3. Felt for å tilordne valgt tråd. Nedtrekksfeltet er knyttet til valgt rad i tabellen, ved å endre
verdi i nedtrekkfelt og trykke på ’Lagre tilordning’, så vil tråden oppdateres med ny
tilordning.
PUBLISERINGSAPPLIKASJONEN
BAKGRUNN
Det var ønskelig å lage en enkel publiseringsmodul i ASTA er for å publisere arkiver til
arkivportalen.
SKJERMBILDET
Skjermbildet åpnes ifra Asta applikasjonen fra menyen Verktøy -> Publiseringsapplikasjon.
Skjermbildet er firedelt med en meny øverst, med en nedtrekksliste med handlinger. Et
søkeområde med to søkefelt, søk id og søk navn. En treffliste hvor resultat fra søk blir vist. Et
publiseringområde hvor man må krysse av for betingelser før man kan publisere.
221
222
1) Meny
Verktøylinjen øverst har én meny som har én undeliggende handling som heter ’Lukk’. Denne
handlingen lukker vinduet. Samme handling kan også utføres ved å trykke på krysset øverst til
høyre i vinduet.
Handling kan nås uten mus ved Alt + H. Den eneste handlingen er ’Lukk’ og kan nås ved å trykke
på L-knappen eller piltast og enter.
2) Søkeområde
I søkeområdet så kan man søke etter arkiver. I feltet ’Søk Id’ gis id til arkivet/arkivene. I feltet
’Søk Navn’ gis navnet til arkivet/arkivene. Søket vil søke opp arkiv som INNEHOLDER
søketeksten du har gitt.
Hvis begge søkefelt er tomme, så vil ingen treff vises siden det vil gi for stort treff hos enkelte
institusjoner.
Søk vil begynne ved å trykke på knappen ’Søk’ eller trykke enter i søkefeltet etter søkeord er gitt.
Merk at søket skiller mellom store og små bokstaver(case sensitive).
3) Treffliste
I trefflisten vil arkiv som samsvarer søket dukke opp. I denne listen kan du velge ett arkiv om
gangen. Arkivet kan velges med museklikk eller piltaster. Det er det valgte arkivet som eventuelt
kan publiseres.
4) Publiseringsområde
222
223
I publiseringområdet finnes det en avkrysningsboks og tekstlig beskrivelse av betingelsene du
må godta for å få lov til å publisere. Ved å krysse av på avkrysningsboksen, så sier du deg enig i
betingelsene og publiseringsknappen vil bli tilgjengelig til å trykkes på.
ET TYPISK SCENARIO
En bruker søker opp arkivenheter ved å taste inn id til arkiv i id feltet og trykker på
søkeknappen. I trefflisten dukker det opp flere arkiv.
Brukeren velger arkivet som skal publiseres med musa i trefflista, raden vil få en annen
bakgrunn enn de andre radene.
Brukeren leser igjennom betingelser, sier seg enig ved å krysse av avkrysningsboksen og trykker
på ’Publiser’. Arkivet vil bli publisert til Arkivportalen. Merk at forespørselen om publisering vil
bli lagt på en kø og vil ikke dukke opp Arkivportalen før etter ca. 2 minutter avhengig av
størrelsen på arkivet. Arkivet i trefflisten vil bli fjernet.
223