DOKUMENTASJON AV OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I HOLE KOMMUNE ARKIV- OG JOURNALFØRINGS-REGLER FORMÅL: Reglene skal sikre enhetlig og korrekt dokumentasjon og arkivering av kommunens anskaffelsessaker. For anskaffelser som omfattes av lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA og FOA) skal reglene bidra til å sikre tilfredsstillelse av kravet om etterprøvbarhet av anskaffelsesprosessene. Herunder fortløpende bidra til å sikre at ”de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet”. Jf LOA §5 grunnleggende krav, og FOA §3-1 grunnleggende krav for alle anskaffelser (punkt 7). Jfr. Anskaffelsesreglement for Hole vedtatt av kommunestyret 25. juni 2007, pkt. 2.8 OFFENTLIGHET OG INNSYN I DOKUMENTER Unntatt offentlighet og innsyn: Anskaffelsesdokumenter skjermes for offentlighet etter Offentlighetsloven §23 og i medhold av anskaffelsesinstruksens § 10 og 11. Offentlighetsloven §23: Det kan gjerast unntak fra innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. Ved innhenting av anbud skal det snarest etter anbudsfristens utløp settes opp en sammenlignbar liste over inngitte anbud. Denne anbudsoversikten er offentlig. Tilgang til dokumenter internt: Dersom flere saksbehandlere skal ha tilgang til den enkelte anskaffelsessak kan saksansvarlig registrere disse som intern tilgangsgruppe i Websak. PROSEDYREN GJELDER FOR: Anskaffelser over kr. 100.000 Prosedyren gjelder alle anskaffelser over kr. 100.000,- eks mva. herunder kontrakter om levering av varer, tjenester eller utførelse av bygge- og anleggsarbeider, men kan også benyttes for anskaffelser av mindre verdi hvor det er hensiktsmessig. Henvisningene peker hovedsaklig til utfyllende regler i FOA for anskaffelser over 500 000 kr Http://domino.hole.kommune.no/hole/admbest.nsf/b585406f3d44ea75c1256b730056b8e9/b3245273c7c52b8fc125766c0046533a/$FIL E/Anbud.doc Sist lagret av: Administrator - torsdag, 22. desember 2011 1 eks mva. Det henvises generelt til FOA del 1 Alminnelige bestemmelser som gjelder alle anskaffelser omfattet av forskriften. Saksbehandler for de enkelte anskaffelsene er ansvarlig for at tilfredsstillende dokumentasjon blir arkivert i arkivsystemet (Websak). Reglene skal gjennom prosedyrebeskrivelsen nedenfor gi retningslinjer for utførelse av dette ansvaret. Aktivitet/dokument Beskrivelse Saksbehandler oppretter arkivsak i Websak (arkivdel AVT Arkivsak – avtalearkivet) ev. ringer arkivet for hjelp. Det er viktig å ha en dekkende sakstittel. I sakstittelen skal det stå: Kontrakts-/bestillingsnummer for driftsanskaffelser eller prosjektnummer for investeringsprosjekter og navn på kontrakt/prosjekt. (Prosjektnummeret er det samme som er opprettet i regnskapet på bakgrunn av vedtatt investeringsbudsjett) Hva anskaffelsen gjelder – hvilke produkter/tjenester Konkurransegrunnlag Saksbehandler utarbeider konkurransegrunnlag i tråd med gjeldende regelverk for anskaffelsen. Herunder regler for gjennomføring av konkurransen og utkast til kontrakt/ kravspesifikasjon. Henvisning FOA kap 8 og 17. Alle dokumenter inkludert vedlegg som produseres i anskaffelsessaken skal produseres elektronisk og arkiveres i websak med nødvending skjerming i tråd med offentlighetsloven. Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget som gis ut etter kunngjøring/forespørsel skal også registreres. Kunngjøring/ forespørsel Kunngjørings-/ forespørselsdokumenter legges inn i Websak som X-notat (internt notat) uten mottaker ved kunngjøring av konkurranse via DOFFIN eller andre medier. Ved direkte forespørsler til utvalgte leverandører legges mottaker inn i websak med eventuell (midlertidig) skjerming for offentligheten. FOA kap 9 og 18 Arkivet gis beskjed om pågående konkurranser for å hindre at innkommende anbud/tilbud åpnes før anbuds/tilbudsfrist. Innleveringsmåte skal fremgå av FOA §§11kunngjøring/forespørsel, herunder krav til utforming og 2 og 20-2. merking av anbud/tilbud med kontrakt-/bestillingsnummer eller prosjektnummer registrert på saken. Http://domino.hole.kommune.no/hole/admbest.nsf/b585406f3d44ea75c1256b730056b8e9/b3245273c7c52b8fc125766c0046533a/$FIL E/Anbud.doc Sist lagret av: Administrator - torsdag, 22. desember 2011 2 Mottak av anbud/tilbud Innkommende anbud og tilbud som er merket med kontrakts eller prosjektnummer som beskrevet ovenfor skal ikke åpnes ved postmottak/arkivet. Arkivet skal kun stemple og merke slike anbud/tilbud med dato og klokkeslett for når de ble mottatt. Anbud/tilbud sendes uåpnet til saksbehandler som har ansvaret for åpning av anbud/tilbud i tråd med reglene for anskaffelsen, herunder tidspunkt for anbud-/tilbudsåpning. Skatteattest / HMSegenerklæring Saksbehandler skal etter åpning sørge for å registrere anbudene/tilbudene og protokoll fra åpningen i websak. Skatteattester(FOA §3-3) og HMS-egenerklæringer(FOA §3-4) skal registreres sammen med anbud/tilbudsdokumentene. Avvisning/ forkasting Avvisning/forkasting av anbud/tilbud iht FOA skal foregå skriftlig og arkiveres på saken. Referat fra evt. forhandlingsmøter ved konkurranse med Forhandlingsmøter/avklaringer forhandling, eller avklaringsmøter ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse arkiveres på saken. FOA §§ 11-6 og 20-6 FOA §§ 11-7 og 20-7 FOA §§ 11-13 og 11-14 samt §§20-15 og 20-16 FOA kap 12 og 21 Avslutning av konkurransen Saksbehandler skriver meddelelse til alle tilbyderne om FOA §§13hvem som skal tildeles kontrakt. Meddelelsene arkiveres på 3 og 22-3 saken. Brevet skjermes ikke ettersom forretningshemmeligheter ikke røpes i disse brevene. Anskaffelsesprotokoll Saksbehandler skal føre anskaffelsesprotokoll i tråd med kravene i FOA §3-2. Anskaffelsesprotokollen føres som X-notat. Mal som kan benyttes er lagret under fellesområdet H – Anskaffelser. Når protokollen er ferdig signert, sendes den i original til arkivet for overskanning Avtaledokument Det fysiske avtaledokumentet med den som tildeles kontrakt sendes arkivet for registrering. Endrings- og/eller Eventuelle endrings- og eller tilleggsavtaler journalføres fortløpende og arkiveres på saken. tilleggsavtaler Ikke antatte anbud kan kasseres når anbudsprosjektet er fullført eller henlagt for godt. Dette er arkivets oppgave. Jfr. kommunens kassasjonsreglement i K-koder 1999 Http://domino.hole.kommune.no/hole/admbest.nsf/b585406f3d44ea75c1256b730056b8e9/b3245273c7c52b8fc125766c0046533a/$FIL E/Anbud.doc Sist lagret av: Administrator - torsdag, 22. desember 2011 3