EIDSBERG KOMMUNE
Møteprotokoll
for
Administrasjonsutvalget
Møtedato:
Møtested:
Møtetid:
09.06.2015
Heggin 3, 3. etasje
08:15 - 10:00
Sak om økonomiplan 2016-2019 er i samråd med politisk og administrativ ledelse utsatt til
møterunden i september 2015.
Til stede
Medlemmer:
Anne Jorunn Nilsen, Arthur Reime, Carl Peter Waage Løken, Elisabeth
Gundersen, Gabrielle Bjørnstad-Northern, Ingar Nicolaisen, Rolf Johan
Dillevik, Thormod Jaavall
Varamedlemmer:
Inger Lise Løken
Forfall
Karine Mørck-Gåserød
Administrasjonen Henning Sætra og Tom-Arne Tørfoss
Dessuten møtte
Saksliste
Saksnr
Tittel
15/16
Orienteringer/drøftinger - Administrasjonsutvalgets møte 09.06.15
15/17
Godkjenning av protokoll - Administrasjonsutvalgets møte 24.03.15
15/18
Sykefravær pr. april 2015
15/19
Årsrapport og årsregnskap 2014
15/20
Første tertialrapport 2015
15/21
Budsjettjustering pr 30.04.2015
15/22
Reviderte retningslinjer for elektroniske kommunikasjonsmidler
15/23
Forvaltningsrevisjonsrapport "Etiske retningslinjer og varslingsrutiner"
15/24
Reglement for Eidsberg kommune og reglement for godtgjørelse til folkevalgte
15/25
Kommunereformen - foreløpig retningsvalg
15/16: Orienteringer/drøftinger - Administrasjonsutvalgets møte 09.06.15
Administrasjonsutvalgets behandling:
1. Personalsjef Henning Sætra orienterte om praksisdager for 9. trinnet på ungdomsskolen
08. og 09.06.15.
Administrasjonsutvalgets enstemmige vedtak:
Orienteringen tas til etterretning.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------15/17: Godkjenning av protokoll - Administrasjonsutvalgets møte 24.03.15
Rådmannens forslag:
Protokoll fra administrasjonsutvalgets møte 24.03.15 godkjennes.
Administrasjonsutvalgets behandling:
Ingen forslag.
Administrasjonsutvalgets enstemmige vedtak:
Rådmannens forslag vedtas.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------15/18: Sykefravær pr. april 2015
Rådmannens forslag:
Saken tas til etterretning.
Administrasjonsutvalgets behandling:
Ingen forslag.
Administrasjonsutvalgets enstemmige vedtak:
Rådmannens forslag vedtas.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
15/19: Årsrapport og årsregnskap 2014
Rådmannens forslag:
Saken legges fram for formannskapet/kommunestyret med slik innstilling:
1. Eidsberg kommunes årsrapport og årsregnskap for 2014 godkjennes.
2. Eidsberg kommunes mindreforbruk på driftsregnskapet pålydende kr. 7.634.458,27
avsettes til generelt disposisjonsfond.
Kommunestyrets vedtak:
Formannskapets innstilling:
Administrasjonsutvalgets behandling:
Ingen forslag.
Administrasjonsutvalgets enstemmige innstilling:
Rådmannens forslag vedtas.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
15/20: Første tertialrapport 2015
Rådmannens forslag:
Saken legges fram for formannskapet/kommunestyret med slik innstilling:
Første tertialrapport pr. 30.04.2015 tas til etterretning.
Kommunestyrets vedtak:
Formannskapets innstilling:
Administrasjonsutvalgets behandling:
Ingen forslag.
Administrasjonsutvalgets enstemmige innstilling:
Rådmannens forslag vedtas.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
15/21: Budsjettjustering pr 30.04.2015
Rådmannens forslag:
Saken legges fram for formannskapet/kommunestyret med slik innstilling:
Budsjettjusteringer vedtas i tråd med saksframstillingen og egne tabeller.
Kommunestyrets vedtak:
Formannskapets innstilling:
Administrasjonsutvalgets behandling:
Ingen forslag.
Administrasjonsutvalgets enstemmige innstilling:
Rådmannens forslag vedtas.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
15/22: Reviderte retningslinjer for elektroniske kommunikasjonsmidler
Rådmannens forslag:
1. Reviderte retningslinjer for elektroniske kommunikasjonsmidler i Eidsberg kommune
vedtas.
2. Reviderte retningslinjer gjøres gjeldende fra 1. juli 2015.
Administrasjonsutvalgets behandling:
Ingen forslag.
Administrasjonsutvalgets enstemmige vedtak:
Rådmannens forslag vedtas.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------15/23: Forvaltningsrevisjonsrapport "Etiske retningslinjer og varslingsrutiner"
Administrasjonsutvalgets enstemmige uttalelse til kontrollutvalgets innstilling:
Saken legges fram for formannskapet/kommunestyret med slik innstilling:
1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Etiske retningslinjer og varslingsrutiner», Eidsberg
kommune tas til orientering
2. «Verdidokumentet» ble vedtatt av kommunestyret i 2006 og er modent for en
ajourføring/ oppdatering. «Verdidokumentet» og varslingsrutinen skal gjøres bedre kjent
blant de ansatte.
3. Kontrollutvalget følger opp administrasjonen gjennomfører kommunestyrets vedtak i
saken ved at revisjonen fremlegger oppfølgingsrapport, jfr. anbefaling nr 5: «(…)
revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er
ferdigbehandlet i kommunestyret.»
Kontrollutvalgets innstilling:
Saken legges fram for formannskapet/kommunestyret med slik innstilling:
1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Etiske retningslinjer og varslingsrutiner», Eidsberg
kommune tas til orientering
2. Rapportens anbefalinger vedtas iverksatt:
· Det anbefales at kommunen innlemmer de folkevalgte i sitt «Verdidokument»,
eventuelt utarbeider et eget dokument for folkevalgte.
· Kommunen skal vurdere å innlemme relevante lovhjemler for kommunen
virksomheter i «Verdidokumentet»
· Kommunen skal vurdere sine rutiner rundt oppdatering og opplæring av de ansatte i
«Verdidokumentet» og varslingsrutinen.
· Kommunen skal foreta vurderinger på sin praksis i forhold til å verne varsler.
3. Kontrollutvalget følger opp administrasjonen gjennomfører kommunestyrets vedtak i
saken ved at revisjonen fremlegger oppfølgingsrapport, jfr. anbefaling nr 5: «(…)
revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er
ferdigbehandlet i kommunestyret.»
Kommunestyrets vedtak:
Formannskapets innstilling:
Administrasjonsutvalgets behandling:
Leder Carl Peter Løken (H) fremmet følgende forslag:
Kontrollutvalgets innstilling punkt 1 vedtas.
Kontrollutvalgets innstilling punkt 2 skal lyde:
«Verdidokumentet» ble vedtatt av kommunestyret i 2006 og er modent for en ajourføring/
oppdatering. «Verdidokumentet» og varslingsrutinen skal gjøres bedre kjent blant de
ansatte.
Kontrollutvalgets innstiling punkt 3 vedtas.
Administrasjonsutvalgets enstemmige uttalelse til kontrollutvalgets forslag:
Løkens forslag vedtas.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------15/24: Reglement for Eidsberg kommune og reglement for godtgjørelse til folkevalgte
Arbeidsgruppas forslag:
Saken legges fram for formannskapet/kommunestyret med slik innstilling:
1. Reglement for Eidsberg kommune – reglement for politiske organer og
delegeringsreglement, datert 19. mai 2015, vedtas.
2. Fritids- og livsløpsutvalget og miljø- og teknikkutvalget skal ha 11 medlemmer
3. Reglement for godtgjørelse til folkevalgte, datert 19. mai 2015, vedtas
Kommunestyrets vedtak:
Formannskapets innstilling:
Administrasjonsutvalgets behandling:
Leder Carl Peter Løken (H) fremmet følgende forslag til nytt punkt 2:
Fritids- og livsløpsutvalget og miljø og teknikkutvalget skal ha 9 medlemmer.
Votering:
Løkens forslag til nytt punkt 2 ble forkastet med 7 mot 2 stemmer (2H).
Administrasjonsutvalgets innstilling med 7 mot 2 stemmer:
Arbeidsgruppas forslag vedtas.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
15/25: Kommunereformen - foreløpig retningsvalg
Administrasjonsutvalgets innstilling med 7 mot 2 stemmer:
1. Eidsberg kommune ser behovet for strukturelle endringer i dagens kommuneinndeling.
2. Eidsberg kommune ønsker å bidra til en endret kommuneinndeling slik at den framtidige
kommunegrensen utgjør et funksjonelt samfunnsutviklingsområde med et felles bolig-,
nærings- og arbeidsmarked. En vil derfor primært utrede og framforhandle et
sammenslåingsgrunnlag for en Indre Østfold-kommune.
3. Dersom kommunene Trøgstad, Marker og Rakkestad velger å gå inn for en todeling av
Indre Østfold - gjennom selv å ønske å inngå i en ny østlig kommune – vil Eidsberg bidra
til å utrede og framforhandle et sammenslåingsgrunnlag også for en slik alternativ
løsning.
4. Før eventuelt vedtak om kommunesammenslåing fattes, skal det avholdes
folkeavstemming.
Rådmannens forslag:
Saken legges fram for formannskapet/kommunestyret med slik innstilling:
1. Eidsberg kommune ser behovet for strukturelle endringer i dagens kommuneinndeling.
2. Eidsberg kommune ønsker å bidra til en endret kommuneinndeling slik at den framtidige
kommunegrensen utgjør et funksjonelt samfunnsutviklingsområde med et felles bolig-,
nærings- og arbeidsmarked. En vil derfor primært utrede og framforhandle et
sammenslåingsgrunnlag for en Indre Østfold-kommune.
3. Dersom kommunene Trøgstad, Marker og Rakkestad velger å gå inn for en todeling av
Indre Østfold - gjennom selv å ønske å inngå i en ny østlig kommune – vil Eidsberg bidra
til å utrede og framforhandle et sammenslåingsgrunnlag også for en slik alternativ
løsning.
Kommunestyrets vedtak:
Formannskapets innstilling:
Administrasjonsutvalgets behandling:
Elisabeth Gundersen (SP) fremmet følgende forslag:
1. Eidsberg kommune mener videre utredninger med utgangspunkt i kommunereformen
ikke svarer på kommunens reelle utfordringer knyttet til folkestyre, økonomi, utvikling av
tjenester og rom for aktivitet og etableringer i hele kommunen. Ut fra dette gis det ikke
et utvidet utrednings- og forhandlingsmandat på bekostning av kommunens
primæroppgaver.
2. Eventuelle ønsker fra nabokommuner om videre utredning vil Eidsberg kommune ta
stilling til i det enkelte tilfelle. En forutsetning er at et eventuelt vedtak om
sammenslåing ikke kan fattes uten flertall i en lokal folkeavstemming.
Anne-Jorunn Nilsen (Fagforbundet) fremmet følgende forslag til nytt punkt 4:
Før eventuelt vedtak om kommunesammenslåing fattes, skal det avholdes folkeavstemming.
Votering:
Det ble votert alternativt mellom rådmannens og Gunders forslag.
Gundersens forslag ble forkastet med 7 mot 1 stemme (SP) som ble avgitt for rådmannens
forslag.
Deretter ble det stemt over Nilsens forslag til nytt punkt 4 som ble vedtatt med 5 mot 3
stemmer (H, AP og Krf).
Administrasjonsutvalgets innstilling:
Rådmannens forslag vedtas.
Nilsens forslag til nytt punkt 4 vedtas.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------