Å lede på avstand Slik lykkes du som leder av geografisk spredte team For ledere, team og kunnskapsarbeidere Gjør en smart endring på jobben. La teknologi og struktur arbeide for deg, frigjør plass i hodet til innovasjon og til å skape resultater. Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Praktisk oppsett av PC – Gjøres før kursstart Hva Nøkkel/lenke Trådløst nettverk OneNote bok for kurset Beskrivelse Trådløst nettverk http://bit.ly/Confex-one Lenke til arbeidsbok for kurset med gruppeoppgaver. Når arbeidsboken åpner i OneNote, velg "Rediger i leser" Nettmøte http://bit.ly/Confex-lync Lenke til nettmøte – test gjerne at du kommer inn i møtet. Følg instruksjonene du får. Godta å åpne innhold. Lederplan http://bit.ly/Lederplan Lenke til område du kan laste ned din lederplan i Word og i OneNote. Du lager din egen plan gjennom kurset. Bli kjent lysbilde Lenke til Powerpoint lysbilde. Last gjerne ned. Brukes i en oppgave i løpet av kurset. http://bit.ly/Lederplan Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Hva du tar med hjem 1. Analyse av tid brukt i lederrollen 2. Prioriterte fokusområder 4. Strategisk handlingsplan for team 5. Mål for team-medlem/rolle 6. Teknologisk delings og kommunikasjonsplan 7. Plan for Fag-/Fokus-/Prosjektgrupper 8. Kommunikasjonsplan 9. Kartlegging av opplevd avstand i teamet A. Handlingsplan for videre arbeid Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Oppgave (i arbeidsbok) – Bli kjent + forventninger til kurset • Skriv inn i arbeidsboken på nett *) • Kort informasjon om team du leder • Forventinger til kurset • Bestem feriemål for gruppen og bli enige om aktiviteter på reisemålet • Presenter gruppens feriemål og aktiviteter i plenum *) http://bit.ly/Confex-one Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ I den nye arbeidshverdagen, også kalt The New World of Work, kan det gå dager og uker mellom hver gang en medarbeider ser sin leder, samtidig som det er store forventninger til å lykkes som team. Hvordan påvirker dette deg som leder, og dine medarbeidere? Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Oppgave 2 (i arbeidsbok) – Utfordringer ved å lede på avstand HVA KJENNETEGNER GEOGRAFISK SPREDTE TEAM? HVILKE UTFORDRINGER MØTER VI? Den nye arbeidshverdagen er mer kompleks, og stiller nye krav til både ledere og teammedlemmer innen 1. Diskuter i gruppen – Noter 3-5 viktigste utfordringene 2. Presenter resultater for de andre gruppene 3. Oppsummering • • • • Arbeidsform, struktur og mål Kommunikasjon Oppfølging og kontroll Kultur og miljø Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Utfordringer ved å lede på avstand HVA KJENNETEGNER GEOGRAFISK SPREDTE TEAM? HVILKE UTFORDRINGER MØTER VI? Den nye arbeidshverdagen er mer kompleks, og stiller nye krav til både ledere og teammedlemmer innen • Tilstedeværelse og tilgjengelighet • • • • Arbeidsform, struktur og mål Kommunikasjon Oppfølging og kontroll Kultur og miljø • Møteformer – fysisk og på nett • Ad-hoc kommunikasjon – «har du 5 minutter? • Sosial kontakt • Samarbeid mellom teammedlemmer på ulike steder • Kunnskapsdeling • Tekniske utfordringer • Opplæring Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ The focus is no longer on control and attendance, but on trust and output Theo Rinsma. GM Microsoft NEtherlands Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Distanseledelse – et spørsmål om tillit Medarbeidere er ikke avhengige av å være nær lederen for å være fornøyde Individuals working from afar were more satisfied with their jobs than those working proximate to their managers. Accessibility was a significant predictor of satisfaction with manager in the distanced group; actual physical distance was not a significant predictor. “Distanced versus Proximate Teams: The relationships among perceived communicative behaviors of leaders and employee satisfaction” S. L. Connaughton & J. A. Daly Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Pause “I skate to where the puck is going to be, not where it has been.” Wayne Gretzky Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Prestasjon og medarbeiderengasjement «Medarbeidere som opplever en høy grad av jobbautonomi leverer bedre arbeidsprestasjoner, har mindre stress, angst, utbrenthet, rollekonflikt og fravær» Professor Bård Kuvås, BI «Høy jobbautonomi, sosial tilhørighet og mestringsopplevelse gir høy indre motivasjon» Doktorgradsstipendiat Beate Jelstad, NHH Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ God avstandsledelse krever selvstendige medarbeidere og en coachende leder Highly effective virtual team leaders are mentors and exhibit a high degree of understanding and empathy towards their team members. (Kayworth & Leidner, 2002) Virtual team leaders do not control others; rather, they coach individuals in remote locations on how to control themselves. (Fisher & Fisher, 2001) “Leadership success factors for virtual teams” Morten T. Hansen – Collaboration Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ – Vi forventer forskjellige ting «Medarbeiderne er mer motiverte i jobben sin når deres forventninger er i overensstemmelse med sjefens forventninger» Førsteamanuensis Sut I. Wong Humborstad BI Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Oppgave (i arbeidsbok): Forventninger • Hva forventer du av teammedlemmene? • Hva tror du de forventer av deg? ? ? Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Teammedlemmers forventning til sin leder Å bidra meningsfullt til teamet Lytte til teamets ideer, og bruke deres kunnskap La teammedlemmers bidrag bli kjent og anerkjent Kjenne hvert teammedlem og dets styrker og behov Felles team-mål og ansvar Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Hva en leder kan forvente av sine teammedlemmer Bidra med sine ideer. Tørre å utfordre det bestående. Bidra med sin kunnskap til teamet Søke hjelp hos teamet Være en leder for sitt ansvarsområde Felles team-mål og ansvar Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Alle medlemmer i geografisk spredt team må utøve ledelse for at teamet skal lykkes Teamlederskap utøves ikke bare av leder, men av alle teammedlemmer! Det er ikke lederens team, men alles team Teamet kan bare lykkes dersom man utnytter all kunnskap og kapasitet sammen for et felles formål. Suksess kan ikke oppnås for lederen alene, eller for enkelte team-medlemmer alene. Felles team-mål og ansvar Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Oppgave (i lederplan): Hvor mye tid har du til å være teamleder? Teamleder % Funksjonsleder % • Lede teamet mot felles mål, oppfølging av team-medlemmer, fordele ansvar og oppgaver • Planlegging, budsjett, rapportering Tidsfordeling Bidragsyter % Andre oppgaver % • Gjøre arbeid som team-medlem • Andre roller, bidra i ledergruppe, prosjekter Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Work environments that get the best out of people Gallup Survey - “First Break All The Rules” 1. Do I know what is expected of me at work? 2. Do I have the materials and equipment I need to do my work right? 3. At work, do I have the opportunity to do what I do best every day? 4. In the last 7 days, have I received recognition or praise for good work? 5. Does my supervisor seem to care about me as a person? Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Hva du kan gjøre for å legge til rette for å lede på avstand Utvikle egen lederplan optimalisert for lederutfordringene i et geografisk spredt team Bruke den teknologien du har tilgjengelig til å optimalisere tiden du har til god teamledelse Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Hvordan arbeide og kommunisere i det virtuelle rom? SAMLOKALISERT TEAM GEOGRAFISK SPREDT TEAM Strukturert kommunikasjon Strukturert kommunikasjon Ustrukturert kommunikasjon Ustrukturert kommunikasjon Arbeide på egen hånd Arbeide på egen hånd Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Oppgave (i arbeidsbok): Hvilke kommunikasjonskanaler? Hvilke kommunikasjonskanaler og verktøy kan vi bruke for strukturert og ustrukturert kommunikasjon? Hva er optimalt for ulike formål? 1:1 1 : mange Mange : mange Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Lunch Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Som leder har du ansvar for å utvikle en god kommunikasjonskultur E-post som kommunikasjonsform Bruk av Til: og Kopi: Sint eller irritert? Korte beskjeder? Annet? Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Tips for teamkommunikasjon på e-post • Vær tydelig på hva temaet, og hensikten med E-posten er i overskriften • Ett emne pr. E-post • Sett tidsfrister dersom du vil ha et svar • Kom fort til poenget, og gi tilstrekkelig Gode overskrifter på e-post • Trenger dine innspill til forretningsplan i dag • Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag. • Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat. • Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt informasjon • Gjør det enkelt å svare. Ja/nei, eller bruk tabell Før du sender, les igjennom og still deg selv følgende kontrollspørsmål: 1. Er det enkelt for mottakeren å forstå tema og hva som forventes av handlinger for E-posten fra Emnelinjen (på mobilen)? 2. Har jeg inkludert nok informasjon til at mottakeren ikke kommer tilbake med oppfølgingsspørsmål? 3. Sender jeg E-posten bare til de de dette virkelig angår? 4. Har jeg sjekket at den ikke inneholder stave-, eller grammatikalske feil (spesielt om du skriver på fremmedspråk)? Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Ledertips: Vis e-post som diskusjoner Vist i Outlook, men Notes, Gmail og Apple har samme mulighet Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Svarer du alltid på en e-post med en e-post? Utnytt nye kommunikasjonsmuligheter Når bør du ikke svare på en e-post med en ny e-post? Når det haster å få en avklaring 1. Svar med en øyeblikksmelding 2. Ring avsenderen (fra PC) Når e-post utveksling utvikler seg til en diskusjon 1. Svar alle med en øyeblikksmelding 3. Inviter til et (nett)møte Når emnet er for komplisert til å løses på e-post 3. Inviter til et (nett)møte 1 Illustrasjon fra Microsoft Lync. Tilsvarende for Google brukere er Hangouts og for Notesbrukere Sametime Connect Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Har du noen minutter? • Når du ikke kan gå bort til en kollega for å ta en uformell prat • Finn personen og sjekk status i Lync eller tilsvarende verktøy • Spør om det passer å ta en prat • Kan legge til tale, bilde og informasjon om ønskelig 1 1 2 Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ I den nye arbeidshverdagen er sjelden alle teammedlemmer på samme sted Hei! Jeg jobber hjemme med sykt barn og kan dessverre ikke komme på ukemøtet Sukk! Denne uken blir det visst bare oss to på ukemøtet. Hvordan skal vi komme oss videre i prosjektet på denne måten? Hei! Jeg er på hytta, men kan godt ringe inn om det er viktig at jeg er med på møtet Hei! Jeg må kjøre til kunde, så kan ikke delta på møtet denne uken. Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Alle møter inneholder invitasjon til nettmøte -Alle deltakere er bare1-klikk unna møtedeltakelse! Gjør alle møter stedsuavhengige! Denne uken deltar to fra møterommet på kontoret Deltar fra nettbrett fra hytta – siden dette er et viktig møte. Jobber hjemme med sykt barn, og deltar fra hjemmearbeidsplassen Deltar via Smarttelefon fra bilen Tips: Start med nettmøte og legg til ett eller flere møterom i tillegg Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Ledertips: Innkall til 25 eller 50 minutters møter Ser din kalender slik ut? Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Ledertips: Aksepterer du møter ukritisk? Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Vær personlig – det styrker relasjonen og kommunikasjon Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Oppgave (i arbeidsbok) – La teamet bli kjent med hverandre • Noter ned stikkord for deg selv • Skriv gjerne dine notater i din lederplan, eller rett i lysbilde du finner her http://bit.ly/Lederplan • Del med teamet – 1 minutt hver Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Ser du målet? Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Delt målbilde Å beskrive et målbilde er både en formulering og en dialog, der dialogen er det viktigste Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Smart arbeid og samarbeid i den nye arbeidshverdagen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Prioriter arbeid som fører til resultater Etabler klar sikt fra mål til handling Fokuser på strategiske arbeidsoppgaver Lag en plan for å nå resultatmål Balanser forespørsler fra andre og egne oppgaver! Arbeid med og samarbeid om aktiviteter Sikre gjennomføring av planer Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Fra mål til handling Virksomhetens visjon og overordnede mål Avdelingens/funksjonens/prosjektets mål Planlegging Rollens/team-medlems mål Prosjekter og aktiviteter Handling Daglige oppgaver/gjøremål Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Fokuser på strategiske arbeidsoppgaver 1. Hvilke prioriterte områder må vi fokusere på som virksomhet og/eller gruppe for å oppnå våre mål? 2. Hva må mine team-medlemmer fokusere på? Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Oppgave (i lederplan) – Prioriter fokusområder for teamet 1. Tenk gjennom hva du må fokusere på i din rolle for at du og ditt team skal nå sine mål Fokusområder for team Prioriterte fokusområder: 2. Skriv ned fokusområder (2). Kundetilfredshet 1. 3. Prioriter så fokusområdene i høyre kolonne Salg 4. Før de 2-3 høyest prioriterte over til Prioriterte fokusområder for teamet (3). Teamutvikling 5. Hvilket fokusområde i virksomheten er dette koblet til? 2. … … 3. … Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Etabler klar sikt fra mål til handling Planlegging Fokusområder Handlingsplan og Aktivitetsplaner Aktiviteter • Eks. Kundetilfredshet • Eks. for handlingsplaner • Gruppe: Forbedre kundetilfredshet i bedriftsmarkedet • Personlig: Innføre kundetilfredshetsmåling • Eks. velge metode for måling av kundetilfredshet Handling Oppgaver • Eks. Innhente informasjon om leverandører av målinger Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Seth Godin’s topp 3 tips for å nå målene 1. Du kan ikke planlegge og gjennomføre KPI’er, bare aktiviteter 2. Start aktiviteter tidlig og du kommer i mål 3. Gjør det lett å følge opp aktiviteter. Utført eller ikke utført. Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Oppgave (i Lederplan) – Strategisk handlingsplan for team Hva er de overordnede aktivitetene må vi gjøre innen hvert fokusområde for å oppnå ønsket resultat? Når må dette skje? Fokusområde for året/tidsperioden Handlingsplan Milepæl Ønsket resultat Eks. Forbedre kundetilfredshet i bedriftsmarkedet 1. 2. 3. 4. 1. Undersøkelse gjennomført før 1. mars 2. Forbedringsplan iverksatt før 1. mai 3. Ny måling i august Minst 20% forbedring av tilfredshet Innføre kundetilfredshetsmåling Analysere første resultater Sette i verk forbedringstiltak Måle på nytt 1. 2. 3. Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Pause Du er ikke Cæsar så du kan ikke bruke hans metoder Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Fordeler med geografisk avstand til teamet 1. De lærer å bli problemløsere 2. De lærer å bli den lokale “guvernøren” som representerer lederen og teamet 3. De må bli gitt myndighet til å ta beslutninger og utvikler egen dømmekraft til å gjøre dette 4. De må lære å uttrykke teamets formål og mål til kolleger og andre de samarbeider med der de er 5. De er teamets øyne og ører i de lokale miljøet og må fange opp og kommunisere viktig informasjon til leder og team 6. Ved å arbeide selvstendig sparer de mye tid for lederen Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Har du et stort kontrollbehov? Dette er en kontrollfrik: En kontrollfrik er en person som legger overdreven vekt på å kontrollere sine omgivelser. I jobbsammenheng karakteriseres dette ved at personen kan være ekstremt perfeksjonistisk, opptatt av orden, har tendenser til å være arbeidsnarkoman. Stoler ikke på at andre har kontroll på sitt. Test deg selv: 1. Fortell teamet om ditt behov for å ha kontroll. Det er tross alt ditt ansvar at teamet leverer i henhold til forventning 2. Vær tydelig på at det er viktig for deg at alle forstår teamets mål og be dem spørre om noe er uklart 3. Forklar at du er innstilt på å gi alle stort spillerom til å velge hvordan oppgaver skal utføres og at du stoler på at de spør om de ønsker din mening, eller hjelp 4. Forklar at det som beroliger deg og viser at teammedlemmer har kontroll på sine oppgaver er at man overholder tidsfrister og gjerne rapporterer om status i viktige prosjekter uoppfordret. http://bit.ly/kontrollfrik Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Hvordan lede team med selvstendige medarbeidere Oppsummere året og måloppnåelse Korriger mål, og/eller handlingsplan Felles resultattavle med månedlig oppdatering på viktige målområder Avtale mål Mål for året Handlingsplan Ønsket resultat 5-7 målområder Hvordan skal målet nås Hvordan vet vi at målet er nådd Skape handlingsplan Regelmessig sjekk av fremgang Årsplan for • Fellesmøter • Gruppemøter • 1:1 møter Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Etabler klare mål for team og teammedlemmer Mål for året/perioden Handlings-plan Ønsket resultat 5-7 målområder Føringer for hvordan målet skal nås Hvordan vet vi at målet er nådd Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Fokuser på strategiske arbeidsoppgaver Hva må mine team-medlemmer fokusere på? Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Oppgave (i Lederplan) – Etabler mål for team-medlem 1. Tenk på et team-medlem eller rolle 2. Skriv ned 2-3 mulige målområder koblet til ett eller flere av teamets fokusområder Mål for året/ perioden 5-7 målområder Hvordan målet skal nås Ønsket resultat Føringer for hvordan målet skal nås Hvordan vet vi at målet er nådd 3. Skriv ned mulige føringer for hvordan målet skal nås 4. Hvordan vet team-medlemmet at han/hun har lykkes? Tips: ikke tenke SMART, men DUMB DUMB = Direct - Understandable - Meaningful – Believable Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Felles mål som krever innsats fra hele teamet for å oppnås Tips: Les boken DUMB = Direct - Understandable - Meaningful – Believable Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Deling av resultater Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Balanser tillit og kontroll For ledere, lederteam og kunnskapsarbeidere Gjør en smart endring på jobben. La teknologi og struktur arbeide for deg, frigjør plass i hodet til innovasjon, og til å skape resultater Bjørn O. Hopland | [email protected] | +4790173524 Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Mål Sjekkpunkt/delmål Sjekkpunkt/milepæl Sjekkpunkt/delmål Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Følg opp med 1:1 møter ofte og dokumenter underveis Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Oppgave (i arbeidsbok): Delta i nettmøte • Åpne et nettleservindu og skriv http://bit.ly/Confex-lync • Dersom du har Lync installert vil denne bli startet og du vil komme inn i møtet • Har du ikke Lync vil møtet starte i nettleseren. • Skriv inn navn og koble til møtet • Svar ja på å tillate å installere plugin Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Video er bra, men …. Hvordan vet alle hvor vi er på agendaen? Hvor er agendaen? Hvor er presentasjonen? Hva skriver hun på tavlen i møterommet nå? IN THE EARLY STAGES OF VIDEOCONFERENCING, SEEING AND HEARING OTHERS WAS THE FOCUS . NOW, CONTENT IS KING. «Steelcase» Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Videokonferanserommet er dødt – leve videokonferansen! Jo – Video er viktig Men interaksjon er viktigere Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Tips for å presentere i nettmøter - Demo Last opp PowerPointpresentasjonen! Det gir bedre kvalitet og flere muligheter enn skjermdeling Bruk pekere og markeringsverktøy • Bryt opp presentasjonen for å skape engasjement • Bruk tavlefunksjon for samtidig innspill fra mange Tavlefunksjon (whiteboard) Undersøkelse (poll) Tavlefunksjonen er det samme som møterommets whiteboard. Alle deltakere kan få en “tusj” å skrive med. Innhold kan lagres for bruk etter møtet Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Bruk tavlefunksjon til å få innspill fra mange på en gang Tavlefunksjonen er det samme som møterommets whiteboard. Den gjør det enkelt å samle innspill fra mange på en gang. Alle deltakere kan få en “tusj” å skrive med. Du kan opprette flere tavler for ulike tema. Innhold kan lagres for bruk etter møtet Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Tips for å engasjere møtedeltakere i nettmøter • Bruk WEB-kamera • Ikke la deltakerne dempe mikrofonen med mindre det er mye bakgrunnsstøy • Be om innspill ofte, enten verbal, i spørreundersøkelser, eller på tavlen • La møteledelse og gå på rundgang • La ulike deltakere gjøre møtenotater • La hver enkelt notere sine egne avtalte gjøremål Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
© Copyright 2024