Distanseledelse
Slik lykkes du som leder av geografisk spredte team
For ledere, team og kunnskapsarbeidere
Gjør en smart endring på jobben. La teknologi og struktur arbeide for deg, frigjør plass
i hodet til innovasjon og til å skape resultater.
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Praktisk oppsett av PC – Gjøres før kursstart
Hva
Nøkkel/lenke
Beskrivelse
Trådløst nettverk
Navn: LINKEN
Passord: Velkommen
Trådløst nettverk
OneNote bok for
kurset
http://bit.ly/Vican-one
Lenke til arbeidsbok for kurset med
gruppeoppgaver. Når arbeidsboken åpner i
OneNote, velg "Rediger i leser"
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
«Slik får du medarbeiderne til å gi jernet»
Marie Hallander Larsson - HR-direktør i svenske Försäkringskassan
Det er ingen fancy mirakelkur. De fem første punktene handler om grunnleggende
mellommenneskelige forhold. De fem siste punktene handler om struktur og system
1. Respekt
5. Kommunikasjon
2. Samvirke; som i samarbeid
6. Helhetssyn
3. Mulighet til påvirke
7. Mål
4. Anerkjennelse
8. Kompetanseutvikling
5. Rett belønning; som i
rettferdig belønning
9. Mulighet til å få gjennomføre
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Oppgave – Handlingsplan for videre arbeid
• Skriv ned aktivitetene du avtale med
Vigdis i går
Ditt navn
Aktiviteter jeg vil Gjøres Hva kan
gjennomføre
innen stoppe meg?
innen 3 måneder
Hva kan jeg gjøre
for å sikre
gjennomføring?
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Gruppeoppgave – Forventninger til dagen
Skriv inn i arbeidsboken på nett
http://bit.ly/Vican-one
• Kort informasjon om team du leder
• Forventinger til dagen
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Teamscenarier
Den nye arbeidshverdagen er
mer kompleks, og stiller nye
krav til både ledere og teammedlemmer innen
•
•
•
•
Arbeidsform, struktur og mål
Kommunikasjon
Oppfølging og kontroll
Kultur og miljø
Like jobbroller, men
arbeider på ulike steder
A
A
A
M
A
M
A
Forskjellige jobbroller.
Skaper felles resultat
A
A
A
Avdelingskontor, eller
hjemmekontor
A
A
A
A
A
Prosjekt, eller
virituelt team
M
M
A
A
A A
A
A
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Oppgave – Teamformer
• Tegn og beskriv de ulike
teamscenariene dere har i
gruppene for hverandre (gjerne
på papir 
• Hvilke topp tre utfordringer ser
dere i forhold til å lede teamene?
• Diskuter i gruppen. Del gjerne
erfaringer som kan hjelpe andre
Like jobbroller, men
arbeider på ulike steder
A
A
A
M
A
M
A
Forskjellige jobbroller.
Skaper felles resultat
A
A
A
Avdelingskontor, eller
hjemmekontor
A
A
A
A
A
Prosjekt, eller
virituelt team
M
M
A
A
A A
A
A
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
I den nye arbeidshverdagen, også kalt The New
World of Work, kan det gå dager og uker
mellom hver gang en medarbeider ser sin leder,
samtidig som det er store forventninger til å
lykkes som team.
Hvordan påvirker dette deg som leder,
og dine medarbeidere?
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Ledere og medarbeidere i dag må beherske nye
arbeidsformer
Arbeide utenfor kontoret
Nye organisasjonsformer
og komplekse mål
Balansere tillit og kontroll
Nettsamarbeid
Sosialt miljø når man
arbeider ulike steder
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Oppgave: Hvor mye tid har du til å være teamleder?
Teamleder %
Funksjonsleder %
• Lede teamet mot felles mål, oppfølging av
team-medlemmer, fordele ansvar og oppgaver
• Planlegging, budsjett, rapportering
Tidsfordeling
Bidragsyter %
Andre oppgaver %
• Gjøre arbeid som team-medlem
• Andre roller, bidra i ledergruppe, prosjekter
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Hva du kan gjøre for å legge til rette for å lede
på avstand
Utvikle egen lederplan optimalisert for
lederutfordringene i et geografisk spredt
team
Bruke den teknologien du har tilgjengelig til
å optimalisere tiden du har til god
teamledelse
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Hva forventer du av dine team-medlemmer?
Hva forventer de av deg?
• «Medarbeiderne er mer
motiverte i jobben sin når
deres forventninger er i
overensstemmelse med sjefens
forventninger»
• Førsteamanuensis Sut I. Wong
Humborstad BI
• Medarbeidere forventer å ha klare mål,
få tillit fra leder til at de gjør jobben, og
at leder er tilgjengelig når det er
nødvendig
• Lederen forventer at medarbeidere
overholder frister, leverer på avtalte mål
og at de søker støtte hos leder når det
er nødvendig
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Ser du målet?
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Delt målbilde
Å beskrive et målbilde er både en formulering og en dialog, der dialogen er
det viktigste
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Fra mål til handling
Virksomhetens visjon og overordnede mål
Avdelingens/funksjonens/prosjektets mål
Planlegging
Rollens/team-medlems mål
Prosjekter og aktiviteter
Handling
Daglige oppgaver/gjøremål
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Fokuser på strategiske arbeidsoppgaver
1. Hvilke prioriterte områder må vi fokusere på som virksomhet og/eller gruppe for å oppnå våre mål?
2. Hva må mine team-medlemmer fokusere på?
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Oppgave –
Prioriter fokusområder for teamet
1. Tenk gjennom hva du må fokusere på i din
rolle for at du og ditt team skal nå sine mål
Fokusområder for
team
Prioriterte
fokusområder:
2. Skriv ned fokusområder (2).
Kundetilfredshet
1.
3. Prioriter så fokusområdene i høyre kolonne
Salg
4. Før de 2-3 høyest prioriterte over til
Prioriterte fokusområder for teamet (3).
Teamutvikling
5. Hvilket fokusområde i virksomheten er dette
koblet til?
2.
…
…
3.
…
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Etabler klar sikt fra mål til handling
Planlegging
Fokusområder
Handlingsplan og
Aktivitetsplaner
Aktiviteter
• Eks. Kundetilfredshet
• Eks. for handlingsplaner
• Gruppe: Forbedre kundetilfredshet i bedriftsmarkedet
• Personlig: Innføre kundetilfredshetsmåling
• Eks. velge metode for måling av
kundetilfredshet
Handling
Oppgaver
• Eks. Innhente informasjon om
leverandører av målinger
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Seth Godin’s topp 3 tips for å nå målene
1. Du kan ikke planlegge og
gjennomføre KPI’er, bare
aktiviteter
2. Start aktiviteter tidlig og du
kommer i mål
3. Gjør det lett å følge opp
aktiviteter. Utført eller ikke
utført.
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Oppgave –
Strategisk handlingsplan for team
Hva er de overordnede aktivitetene må vi gjøre innen hvert fokusområde for å oppnå
ønsket resultat? Når må dette skje?
Fokusområde for
året/tidsperioden
Handlingsplan
Milepæl
Ønsket resultat
Eks. Forbedre
kundetilfredshet i
bedriftsmarkedet
1.
2.
3.
4.
1. Undersøkelse gjennomført før 1. mars
2. Forbedringsplan iverksatt før 1. mai
3. Ny måling i august
Minst 20%
forbedring av
tilfredshet
Innføre kundetilfredshetsmåling
Analysere første resultater
Sette i verk forbedringstiltak
Måle på nytt
1.
2.
3.
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Lunch
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Hvordan arbeide og kommunisere i det virtuelle rom?
SAMLOKALISERT TEAM
GEOGRAFISK SPREDT TEAM
Plamlagt kommunikasjon
Planlagt kommunikasjon
Ad-hoc kommunikasjon
Ad-hoc kommunikasjon
Arbeide på egen hånd
Arbeide på egen hånd
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Kommunikasjon uten fysisk tilstedeværelse
1:1
1 : Mange
Mange : Mange
PLANLAGT KOMMUNIKASJON
AD-HOC KOMMUNIKASJON
• E-post
• E-post
• Planlagte Nettmøter
• Ad-hoc nettmøter
• 1:1
• Grupper
• Allmøte
• Meldinger
• Sosiale media
• Publisering
• Sosiale media
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Hvordan lede team med selvstendige medarbeidere
som har høy fleksibilitet i når og hvor de arbeider
Oppsummere
året og
måloppnåelse
Korriger mål,
og/eller
handlingsplan
Felles
resultattavle med
månedlig
oppdatering på
viktige
målområder
Avtale mål
Mål for året
Handlingsplan
Ønsket
resultat
5-7
målområder
Hvordan
skal målet
nås
Hvordan vet
vi at målet er
nådd
Skape
handlingsplan
Regelmessig
sjekk av
fremgang
Årsplan for
• Fellesmøter
• Gruppemøter
• 1:1 møter
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Etabler kommunikasjonsplan med møteplasser
Fordi alle må planlegge for å få
hverdagen til å gå opp
Periode
Tema/fokus
Sted
Årlig
Målsettingsmøte
Kick-off
Kontor
Offsite
Kvartal
Allmøte
Hovedkontor
Månedlig
Månedsmøte med
faggruppeoppdatering
1:1 med leder
Online
Ukentlig
Teammøte
Online
Ved behov
Prosjektstatusmøte
Kontor/online
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Oppgave – Lag din kommunikasjonsplan
Målgruppe
Type
kommunikasjon
Tema/fokus
Frekvens
Sted/teknologi
Team
Møte
Status, oppdatering,
informasjonsutveksling
Ukentlig
Nettmøte, Lync
Team
Møte
Planer og mål for nytt år Årlig
Off-site samling
Ledergruppe
Møte
Informasjonsutveksling
og beslutninger
Månedlig
Nettmøte, Lync
Team
E-post
Resultatstatus
Ukentlig
E-post, Outlook
Teammedlemmer
1:1
Oppfølging teammedlem
Ukentlig
Ansikt til ansikt
eller Lync
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Overfør kommunikasjonsplanen til kalenderen
• Send ut møteinnkallinger med
lenke til nettmøter for så langt
du kan i fremtiden
• Bruk regelmessige avtaler
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Tips for teamkommunikasjon på e-post
• Vær tydelig på hva temaet, og hensikten med
E-posten er i overskriften
• Ett emne pr. E-post
• Sett tidsfrister dersom du vil ha et svar
• Kom fort til poenget, og gi tilstrekkelig
Gode overskrifter på e-post
• Trenger dine innspill til forretningsplan i dag
• Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag.
• Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat.
• Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt
informasjon
• Gjør det enkelt å svare. Ja/nei, eller bruk tabell
Før du sender, les igjennom og still deg selv følgende kontrollspørsmål:
1. Er det enkelt for mottakeren å forstå tema og hva som forventes av handlinger for E-posten fra Emnelinjen (på
mobilen)?
2. Har jeg inkludert nok informasjon til at mottakeren ikke kommer tilbake med oppfølgingsspørsmål?
3. Sender jeg E-posten bare til de de dette virkelig angår?
4. Har jeg sjekket at den ikke inneholder stave-, eller grammatikalske feil (spesielt om du skriver på fremmedspråk)?
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Svarer du alltid på en e-post med en e-post?
Utnytt nye kommunikasjonsmuligheter
Når bør du ikke svare på en e-post med en ny e-post?
Når det haster å få en avklaring
1. Svar med en øyeblikksmelding
2. Ring avsenderen (fra PC)
Når e-post utveksling utvikler seg til en diskusjon
1. Svar alle med en øyeblikksmelding
3. Inviter til et (nett)møte
Når emnet er for komplisert til å løses på e-post
3. Inviter til et (nett)møte
1
Illustrasjon fra Microsoft Lync.
Tilsvarende for Google brukere
er Hangouts og for Notesbrukere Sametime Connect
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Har du noen minutter?
• Når du ikke kan gå bort til en kollega for å ta en uformell prat
• Finn personen og sjekk status i Lync eller tilsvarende verktøy
• Spør om det passer å ta en prat
• Kan legge til tale, bilde og informasjon om ønskelig
1
1
2
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Alle møter inneholder invitasjon til
nettmøte
-Alle deltakere er bare1-klikk
unna møtedeltakelse!
Gjør alle møter stedsuavhengige!
Denne uken deltar
to fra møterommet
på kontoret
Deltar fra nettbrett
fra hytta – siden
dette er et viktig
møte.
Jobber hjemme
med sykt barn, og
deltar fra hjemmearbeidsplassen
Deltar via Smarttelefon fra bilen
Tips: Start med nettmøte og legg til ett eller flere møterom i tillegg
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Video er bra, men ….
Hvordan vet alle hvor vi er på
agendaen?
Hvor er agendaen?
Hvor er presentasjonen?
Hva skriver hun på tavlen i
møterommet nå?
IN THE EARLY STAGES OF
VIDEOCONFERENCING,
SEEING AND HEARING
OTHERS WAS THE FOCUS .
NOW, CONTENT IS KING.
«Steelcase»
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Videokonferanserommet er dødt – leve videokonferansen!
Jo – Video er viktig
Men interaksjon er viktigere
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Gruppeoppgave: Delta i nettmøte
• Åpne et nettleservindu og skriv
http://bit.ly/Vican-lync
• Dersom du har Lync installert vil
denne bli startet og du vil komme
inn i møtet
• Har du ikke Lync vil møtet starte i
nettleseren.
• Skriv inn navn og koble til møtet
• Svar ja på å tillate å installere
plugin
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Bruk tavlefunksjon til å få innspill fra mange på
en gang
Tavlefunksjonen er det samme
som møterommets
whiteboard.
Den gjør det enkelt å samle
innspill fra mange på en gang.
Alle deltakere kan få en “tusj” å
skrive med.
Du kan opprette flere tavler for
ulike tema.
Innhold kan lagres for bruk
etter møtet
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Tips for å engasjere møtedeltakere i nettmøter
• Bruk WEB-kamera
• Ikke la deltakerne dempe mikrofonen med
mindre det er mye bakgrunnsstøy
• Be om innspill ofte, enten verbal, i
spørreundersøkelser, eller på tavlen
• La møteledelse og gå på rundgang
• La ulike deltakere gjøre møtenotater
• La hver enkelt notere sine egne avtalte
gjøremål
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Ingen liker møter for møtes skyld
Evaluer team-møter ofte for å sikre at de tilfører ønsket verdi
• Dersom du er i et møterom, skriv tre Post-It notes i denne
rekkefølgen:
1. Hva fungerte bra
2. Hva kunne vært
bedre
3. En ting å forandre
• La team-medlemmer sette dem opp på veggen i tre
kolonner
• Grupper svarene, analyser og gjør en til to endringer til
neste møte
• For nettmøter, bruk tavlefunksjonen i Lync eller
tilsvarende
(Du kan for eksempel bruke http://webwhiteboard.com/ hvis du ikke har
Lync)
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Du er ikke Cæsar så du kan ikke bruke
hans metoder
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Fordeler med geografisk avstand til teamet
1. De lærer å bli problemløsere
2. De lærer å bli den lokale “guvernøren” som representerer lederen
og teamet
3. De må bli gitt myndighet til å ta beslutninger og utvikler egen
dømmekraft til å gjøre dette
4. De må lære å uttrykke teamets formål og mål til kolleger og andre
de samarbeider med der de er
5. De er teamets øyne og ører i de lokale miljøet og må fange opp og
kommunisere viktig informasjon til leder og team
6. Ved å arbeide selvstendig sparer de mye tid for lederen
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Hvordan lede team med selvstendige medarbeidere
Oppsummere
året og
måloppnåelse
Korriger mål,
og/eller
handlingsplan
Felles
resultattavle med
månedlig
oppdatering på
viktige
målområder
Avtale mål
Mål for året
Handlingsplan
Ønsket
resultat
5-7
målområder
Hvordan
skal målet
nås
Hvordan vet
vi at målet er
nådd
Skape
handlingsplan
Regelmessig
sjekk av
fremgang
Årsplan for
• Fellesmøter
• Gruppemøter
• 1:1 møter
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Fokuser på strategiske arbeidsoppgaver
Hva må mine team-medlemmer fokusere på?
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Oppgave –
Etabler mål for team-medlem
1. Tenk på et team-medlem eller rolle
2. Skriv ned 2-3 mulige målområder
koblet til ett eller flere av teamets
fokusområder
Mål for året/
perioden
5-7
målområder
Hvordan målet skal nås
Ønsket resultat
Føringer for hvordan målet
skal nås
Hvordan vet vi at målet er
nådd
3. Skriv ned mulige føringer for hvordan
målet skal nås
4. Hvordan vet team-medlemmet at
han/hun har lykkes?
Tips: ikke tenke SMART, men DUMB
DUMB = Direct - Understandable - Meaningful – Believable
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Deling av resultater
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Balanser tillit og
kontroll
For ledere, lederteam og kunnskapsarbeidere
Gjør en smart endring på jobben. La teknologi og struktur arbeide for deg, frigjør plass i hodet til innovasjon, og til å skape
resultater
Bjørn O. Hopland | [email protected] | +4790173524
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Mål
Sjekkpunkt/delmål
Sjekkpunkt/milepæl
Sjekkpunkt/delmål
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Følg opp med 1:1 møter ofte og dokumenter
underveis
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Prioriter arbeid som
fører til resultater
Strategisk
Planlagt
Meg selv
Taktisk
Uplanlagt
Andre
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Oppgave:
Er du fornøyd med hvordan du bruker tiden din?
I dag
Strategisk arbeid
5
På en skala fra 0 til 5,
plott hvordan du
1. erfarer balansen
langs hver av aksene
i dag
4
Tid brukt på uplanlagt arbeid
3
Arbeid for å nå mine mål
2
2. hvordan du ønsker
den skulle være.
1
Sett et merke på hver av
de 6 aksene mellom 0 til
5 og trekk en linje
mellom merkene.
Ikke analyser for mye.
Ønsket
0
Bidra til at andre når sine
mål
Bruker tiden som planlagt
Bruk magefølelsen 
Taktisk/daglig operasjonelt
arbeid
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Er du fornøyd med hvordan du bruker tiden din?
I dag
Strategisk arbeid
5
På en skala fra 0 til 5,
plott hvordan du
1. erfarer balansen
langs hver av aksene
i dag
4
Tid brukt på uplanlagt arbeid
3
Arbeid for å nå mine mål
2
2. hvordan du ønsker
den skulle være.
1
Sett et merke på hver av
de 6 aksene mellom 0 til
5 og trekk en linje
mellom merkene.
Ikke analyser for mye.
Ønsket
0
Bidra til at andre når sine
mål
Bruker tiden som planlagt
Bruk magefølelsen 
Taktisk/daglig operasjonelt
arbeid
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Balanser forespørsler
fra andre og egne
oppgaver!
Arbeid med
mine viktige
oppgaver
Arbeid med
forespørsler
fra andre
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Skaff deg oversikt over din totale arbeidsbelastning
Møter
+
Illustrasjon fra Microsoft Outlook. For Google, Notes og Apple kan man benytte
heldagsavtaler for å oppnå tilsvarende oversikt
Oppgaver
=
Total daglig
arbeidsbelastning
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Skaff deg oversikt over din totale arbeidsbelastning
Møter
+
Oppgaver
=
Total daglig
arbeidsbelastning
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Bruker du Innboksen som huskeliste?
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Din Innboks
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Ville det ikke være fint å ha en assistent
som kunne sortere og prioritere e-posten din?
Fra dette…….
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Er du på mange distribusjonslister, eller får du
mange e-poster fra samme avsender?
Regler kan sortere
posten din
automatisk i
mapper
•
•
•
Fra en avsender
Sendt til en gruppe
E-post der du er på
cc-linjen
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Smarttelefonen – en velsignelse eller en forbannelse?
1. E-post jeg
mest sannsynlig
må lese så fort
som mulig
2. E-post jeg må
lese, men som
mest sannsynlig
ikke inneholder
oppgaver for
meg
3. E-Post jeg
ikke ønsker å
se på telefonen
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Ta kontroll over og prioriter oppgaver du får på E-post!
1. Bestem med en gang hva du vil gjøre med e-posten
2. Prioriter i forhold til viktighet og tidsfrister
Bruk 4 D‘er som guide:
•
•
•
•
Do now
Delegate
Delete
Do later
Gjør nå
Deleger
Slett
Flagg for oppfølging
lager oppgaver av epost
3. Flytt flagget epost ut av Innboksen
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Planlegg med egne aktiviteter for å nå dine mål!
Overfør egne aktiviteter og løse oppgaver til oppgavelisten
Husk å …
Klikk og skriv inn oppgaven
Eks. Følge opp fremdrift i prosjektet
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Planlegg egne aktiviteter for
å gjennomføre
handlingsplanen!
Fokusområde
Handlingsplan
Ønsket resultat
Eks. Forbedre
kundetilfredshet i
bedriftsmarkedet
1.
1.
2.
3.
4.
Innføre
kundetilfredshetsmåling
Analysere første resultater
Sette i verk forbedringstiltak
Måle på nytt
2.
3.
Undersøkelse gjennomført før 1.
mars
Forbedringsplan iverksatt før 1.
mai
Ny måling i august som vise minst
20% forbedring av tilfredshet
1. Gjennomgå
handlingsplaner
ukentlig
3. Lag ukeplan
med oppgaver
2. Velg aktiviteter du
må starte, eller følge
opp neste uke
Klikk og skriv inn oppgaven (Outlook)
Eks. Sende ut spørreskjema til kunder
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Lag en balansert ukeplan
Ingen tid til
oppgaver
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Ta kontroll over egen hverdag – prioriter realistisk!
1. Prioriter etter viktighet og tidsfrister
3. Legg inn egne oppgaver
Bruk 4 D‘er som guide:
•
•
•
•
Do now
Delegate
Delete
Do later
Gjør nå
Deleger
Slett
Flagg for oppfølging
lager oppgaver av epost
2. Flytt flagget epost ut av Innboksen
4. Lag en realistisk ukeplan
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Ledertips: Slutt å lete i alle mappene. Bare søk!
Bruk flere søkekriterier for å finne det du ønsker fortere
Oppgave:
Finn et dokument Tom har
sendt deg på E-post
170 treff
12 treff
4 treff
Eksempel fra Microsoft Outlook. Tilsvarende mulighet finnes i Gmail, Notes og Apple Mail
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Oppgave: Hvordan du kan involver teammedlemmer for
å sikre engasjement og fremme fellesskap
Hvilke faggrupper,
fokusgrupper og
prosjektgrupper har du,
eller kan du opprette?
Country
Name
Austria
Charlotte Stemmer
Belgium
Neele Parys
Denmark
Mia Hommelgaard
Finland
Päivi Ranta
Ireland
Ken Byrne
Ireland
Alicia Healy
Italy
Maria Grazia Rosito
HRWeb
Jo Andreas Nordli
Portugal
Rita Cardoso
Spain
Carmen Carrato
Sweden
Sofia Bergqvist
Knowledge Base PMCD
Process
2
ADP/ Payroll
1
1
Employee archive /
HR Portal.
Scoreboard
1
Empl letter
Netherlands Jan Pieter Janssen
Norway
CRM
2
1
3
1
2
1
1
Hand over to
other. Keep
metrics/KPI's
Work with
me on this
1
1
1 Content
2
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Ledertips: Mal for Status Faggruppe/Fokusgruppe
Gruppens mål
Hva fungerer bra?
Hva kan bli bedre?
Fokus for gruppen fremover
Hva vi trenger fra ledelsen
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Vær personlig – det styrker relasjonen og kommunikasjon
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Hvordan opprettholde det sosiale miljøet over
avstand?
Hva vil vi dele hvor?
Yammer
Epost
Trenger ikke dele
100 %
80 %
60 %
40 %
20 %
0%
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Eksempel på å skape
team-engasjement
Team medlem holder
opplæring for de andre
i teamet
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Beste praksis for å lykkes med distribuerte team *)
• Veloverveid bruk av fysiske møter for å etablere sosiale relasjoner og felles
målforståelse
• Regelmessig, planlagt kommunikasjon
• Etablere mindre arbeidsgrupper for faglig utvikling og prosjekter
• Åpen kommunikasjon og kunnskapsdeling
• Felles måltall/scorecard
• Standardiserte og dokumenterte prosesser og arbeidsformer
• Hensiktsmessig Teknologi/Infrastruktur
*) i henhold til Best Practices © LLC og Sobel Lojeski/Reilly: Uniting the Virtual workforce
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™
Oppgave – Handlingsplan for videre arbeid
• Skriv ned de viktigste 2-3 aktivitetene du vil gjøre som følge av din lederplan
• Diskuter med en eller flere gruppen og bli enige om å følge hverandre opp
Aktiviteter jeg vil
gjennomføre innen 3
måneder
Gjøres
innen
Hva kan stoppe meg? Hva kan jeg gjøre for å
sikre gjennomføring?
Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™