Dugnad under Boligmessen i Trondheim Spektrum, uke 46 2015
Arrangementet er i uke 46, med vår egen montering av messen mandag kveld og tirsdag, montering
for utstillere onsdag-torsdag, publikumsperiode fredag-søndag og demontering/utflytting søndag og
mandag.
Her er vårt behov, samt en del administrative forhold og betingelser rundt dugnaden i Trondheim.
(D og F hallen vil være i bruk, samt foaje og barnepark i egen hall.)
Vakter, billettering, service etc:
Onsdag 11. november
Tid
08.00 - 22.00
Antall
2
12.00 - 22.00
1
Arb oppgaver
Portvakt og administrasjon
Kontrollere innflytting og trafikk i hallene. Bistå med å få utstillere og
varer på plass. Sørge for fornuftig køordning ved kjøre/vareporter.
Sette opp skilter. Bistå prosjektleder etter behov.
Forsterkning, som over.
Torsdag 12. november
Tid
08.00 – 22.00
Antall
3
14.00 - 20.00
20.00 – 23.30
1
2
Arb oppgaver
Portvakt og administrasjon
Kontrollere innflytting og trafikk i hallene. Bistå med å få utstillere og
varer på plass. Sørge for fornuftig køordning ved kjøre/vareporter.
Sette opp skilter. Bistå prosjektleder etter behov.
Fra kl. 18.00: sope/klargjøre hallgulv for teppelegging.
Oppheng av standskilter og bistå prosjektleder etter behov.
Støvsuge og klargjøre hallen for åpning fredag.
Forsterkning, som over.
Dørvakt i hver hall. Frem til det låses av vaktmester.
Fredag 13. november
Tid
08.00 – 22.00
Antall
3
Arb oppgaver
Brann og hall/portvakt.
Kontrollere siste innflytting i hallen. Bistå med å få utstillere og varer
på plass før åpning, opphold og ordning utenfor kjøreporter. Hallene
skal være klar til åpning kl. 12:00. Under messen, kontrollere at
nødutganger/porter er åpne/stengt iht instruks og ta action ved
parkering utenfor evakueringsdører etc.
Sette seg inn i hallens branninstrukser etter veiledning fra hallen. Se
etter at tepper ligger på plass, tømme søppel etc. Fylle opp
forbruksmateriell på toaletter, og rengjøre disse ved behov (hallens
materiale). Bistå prosjektleder.
Etter stengetid, klargjøre hallen for åpning lørdag, herunder støvsuge
gangtepper, fellesområder og de stands som har bestilt dette.
Tømme søppel etc.
1
11.00 - 20.30
19.00 – 23.30
10.00 - 18.30
1
1
2
14.00-18.30
11.30 - 18.30
2
4
11.45 - 19.00
2
11.45 - 19.00
1
12.00 - 18.30
2
11.45 – 19.00
2
Forsterkning, brann og portvakt som over.
Vakt mellom hallene. Fra messen stenger til hallen låses.
Parkeringsvakter.
Ta imot utstillere/publikum i bil, organisere parkeringen mest mulig
effektivt.
Forsterkninger.
Billettsalg.
Betjene billettmaskiner og betalingsterminaler. Publikumskontroll
ved inn/utgang. (NB! Over 18 år, helst de samme hele helgen)
Kaffeservering/Utstillerlounge
Klargjøre kaffe, frukt og kjeks i vår utstillerlounge. Holde det rent og
ryddig i loungen. Rydde før messeslutt og klargjøre til neste dag.
Magasinutdeler.
Dele ut boligmagasin i plastposer til publikum.
Billettkontrollør/vakt.
En ved hovedinngang, en ved kafe.
Bemanne lekepark.
Lørdag 14. november
Tid
08.45 – 21.00
Antall
3
10.00 - 18.30
19.00 – 23.30
08.30 - 17.30
1
1
6
09.30 - 17.30
6
12.00 - 17.30
2
09.45 – 18.00
2
09.45 – 18.00
1
09.45 - 18.00
12.00 – 16.00
2
2
Arb oppgaver
Brann og hall/portvakt.
Kontrollere at nødutganger/porter er åpne/stengt iht instruks og ta
action ved parkering utenfor evakueringsdører etc.
Sette seg inn i hallens branninstrukser etter veiledning fra hallen. Se
etter at tepper ligger på plass, tømme søppel etc. Kontrollere og
rengjøre toaletter etc. og sørge for at det fylles opp med
forbruksmateriell ved behov. Bistå prosjektleder. Etter messeslutt,
klargjøre hallen for åpning søndag, herunder støvsuge gangtepper,
fellesområder og de stands som har bestilt dette. Tømme søppel etc.
Forsterkning, brann og portvakt som over.
Vakt mellom hallene. Fra messen stenger til hallen låses.
Parkeringsvakter.
Ta imot utstillere/publikum i bil, organisere parkeringen mest mulig
effektivt.
Billettsalg.
Betjene billettmaskiner og betalingsterminaler. Publikumskontroll
ved inngang
Billettkontrollør/vakt.
En ved hovedinngang, en ved kafe.
Kaffeservering/Utstillerlounge
Klargjøre kaffe, frukt og kjeks i vår utstillerlounge. Holde det rent og
ryddig i loungen. Rydde før messeslutt og klargjøre til neste dag.
Magaisnutdeler.
Dele ut boligmagasin i plastposer til publikum.
Bemanne lekepark.
Forsterkning lekepark.
2
Søndag 15. november
Tid
08.45 – 21.00
Antall
3
10.00 – 19.00
08.45 – 16.30
1
6
09.30 – 16.30
6
12.00 - 16.30
2
09.45 – ca.17.30
2
09.45 – 17.00
1
09.45 – 17.30
12.00 – 16.00
2
2
Arb oppgaver
Brann og hall/portvakt.
Kontrollere at nødutganger/porter er åpne/stengt iht instruks og ta
action ved parkering utenfor evakueringsdører etc.
Sette seg inn i hallens branninstrukser etter veiledning fra hallen. Se
etter at tepper ligger på plass, tømme søppel etc. Kontrollere
toaletter etc. og sørge for at det fylles opp med forbruksmateriell
ved behov. Bistå prosjektleder. Etter messeslutt, dirigere trafikk in/ut
av hall og sørge for at det ikke oppstår kaos utenfor kjøreportene.
Som over, forsterkning
Parkeringsvakter.
Ta imot utstillere/publikum i bil, organisere parkeringen mest mulig
effektivt.
Fra kl. 16.00: Sørge for at det ikke kjøres biler opp mot
nødutganger/kjøreporter før messa er ferdig.
Billettsalg.
Betjene billettmaskiner og betalingsterminaler. Publikumskontroll
ved inn/utgang.
Billettkontrollør/vakt.
En ved hovedinngang, en ved kafe.
Kaffeservering/Utstillerlounge
Klargjøre kaffe, frukt og kjeks i vår utstillerlounge. Holde det rent og
ryddig i loungen.
Opprydding og rengjøring av utstyr etter messens slutt.
Magaisnutdeler.
Dele ut boligmagasin i plastposer til publikum.
Bemanne lekepark. Hjelpe til ved demontering/avslutning.
Forsterkning lekepark.
Mandag 16. november
Tid
08.30 – ca. 13.00
Antall
4
Arb oppgaver
Utrydding
Bistå ved utflytting av hallen. Fjerne emballasje,
grovrengjøring/soping etc.
Teknisk avdeling hos oss koordinerer arbeidsoppgavene, og
nødvendige instrukser og føringer.
Diverse informasjon og bestemmelser
Messens åpningstider:
Messen er åpen
fredag
for publikum
lørdag
søndag
kl 12.00 til 19.00
kl 10.00 til 18.00
kl 10.00 til 17.00
3
Betingelser/økonomi/fakturering:
Timelønnet arbeid kr 125,- pr. time.
Timelister spesifisert på funksjon, dato og antall timer pr dag og antall timer samlet vedlegges
endelig faktura.
Faktura sendes til Compass Fairs AS, Postboks 187, 2021 Skedsmokorset så raskt som mulig etter
gjennomføring. Vi ber om at fakturaen sendes i papirutgave i posten og med vedlegg som beskrevet
over. Fakturaen bør ha heading med lagets logo etc, organisasjonsnummer om laget har dette, samt
adresse som korresponderer med bankkontonummer. Dette av betalingstekniske hensyn samt
revisjon.
Krav
Vi har følgende ønske mht. dugnadspersonell:
Minstealder er 16. år. Minstealder billett er 18 år.
Minimum vaktperiode er i utgangspunktet 4 timer, dette er absolutt for de som skal betjene våre
billetteringsmaskiner.
Motiverte, positive og arbeidsvillige.
Om det brukes ungdommer, må det være en god miks med voksne, ca. 50/50.
Erfaringen tilsier at det ikke kun bør være ungdommer ned mot «minstealder».
Det er viktig at personell er rimelig forberedt på sine gjøremål, og vet sin funksjon når de møter i
hallen. Videre er det svært viktig at folk møter i god tid før de går på.
Klubbens ledelse
Vi ber om at den ansvarlige for dugnaden henvender seg til vår prosjektleder onsdag formiddag for
gjennomgang av vaktlister, ansvarshavende pr dag etc og evt justeringer som er nødvendig.
Vi har som krav at det alltid er en person tilsted i hallen (evt. en av vaktene) som har ansvaret fra
klubbene sin side og skal se til at folk møter til riktig tid, fungerer som arbeidsleder, tar action ved
sykdom etc og er vår kontakt om vi trenger å formidle generelle beskjeder etc.
Denne personen skal «melde» seg for vår prosjektleder i informasjonen, slik at vi til enhver tid vet
hvem som har ansvaret fra klubben sin side.
Billettører
Minimum vakt/arbeidsperiode er 4 timer.
Alle som skal betjene våre billettmaskiner må være min 18 år. Disse trenger en opplæring før de går
på og om mulig bør samme personer brukes hele helgen for å oppnå tilstrekkelig
kontinuitet/sikkerhet.
Vår messevertinne har ansvaret for opplæring og oppfølging av billettsystemer.
Personell til utstillerlounge/kaffeservering
Skal koke og forbereder kaffeservering/kaker og frukt og serverer messens utstillere. Loungen skal
holdes ryddig og ren under messen. Vår messevertinne har ansvaret for oppfølging.
Magasinutdeler
Skal legge vårt messemagasin i egen plastpose og dele dette ut til vårt publikum. Vedkommende må
være proaktiv, sosial og utadvendt. Vår messevertinne har ansvaret for opplæring og oppfølging
magasin utdeler.
4
Vakter
Det vil utarbeides en generell instruks for vaktene. De som erfaringsmessig må utvise mye
myndighetsutøvelse og praktisk skjønn (vakter i hallen i monteringsperiode onsdag/torsdag og
spesielt ved utkjøring søndag fra ca 1700-2100) bør være voksen. Bytte av vakter skal foregå «på
post», dvs. at en vakt ikke kan forlate hallen før erstatter har møtt fram. Vaktene vil få utlevert
generelle instrukser. Utenom vaktoppgaver må vaktene være forberedt på å tømme søppel, se til at
messen med inngangsområder fremtrer OK og kontrollere toaletter/inngangspartier og etterfylling
av papir etc. Dette skal gjennomføres av vaktene i fellesskap og på vaktenes eget initiativ!
De enkelte må være forberedt på at det kan være behov for oppdrag, utenom hovedfunksjon.
Prosjektleder vil instruere og følge opp ansvarshavende/vakter.
Personell til Barneparken
Bemannes av «lekelystne», ansvarlige personer - minst 1 person over 18 år.
Jobben innebærer inn/utsjekk og sikkerhet i parken, ansiktsmaling, rydd og holde orden, enkel
servering, også noe håndtering av penger.
Vår ansvarlige i lekeparken er foresatt for personell til lekeparken og vil gi oppdrag.
Det skal også fylles ca 400 ballonger med luft (gjøres med fylleutstyr). Følges opp av prosjektleder.
Ber om at listen blir gjennomgått. Dersom det er spørsmål eller noe er uklart, så nøl ikke med å ta
kontakt!
Prosjektkoordinator vil være kontaktperson frem til messen starter.
Kontaktinformasjon
Prosjektkoordinator: (kontakt frem til messestart)
Heidi Janett Lindahl
tlf. 482 34 070 e-post: [email protected]
Prosjektleder: (ansvarlig under messen)
Ronny Bjørnsen
tlf. 482 24 813 e-post: [email protected]
Messevertinne: (kontakt for billettsystem, magasinutdeler, kaffe etc. under messen)
Berit Påverud
tlf. 920 44 484
Barnepark:
Kathrine Fjell
tlf. 977 81 125
Vi ser frem til et hyggelig samarbeide!
5