Dugnad under «Gjør Din Bolig Bedre» messen i Trondheim Spektrum, uke 46 2014 Arrangementet er i uke 46, med vår egen montering av messen mandag kveld og tirsdag, montering for utstillere onsdag-torsdag, publikumsperiode fredag-søndag og demontering/utflytting søndag og mandag. Her er vårt behov, samt en del administrative forhold og betingelser rundt dugnaden i Trondheim. (D og F hallen vil være i bruk.) Vakter, billettering, service etc: Onsdag 12. november Tid 08.00 - 22.00 Antall 2 12.00 - 22.00 1 Torsdag 13. november Tid 08.00 – 22.00 Antall 3 14.00 - 20.00 1 Fredag 14. november Tid 08.00 – 22.00 Antall 3 Arb oppgaver Portvakt og administrasjon Kontrollere innflytting og trafikk i hallene. Bistå med å få utstillere og varer på plass. Sørge for fornuftig køordning ved kjøre/vareporter. Sette opp skilter. Bistå prosjektleder etter behov. Forsterkning, som over. Arb oppgaver Portvakt og administrasjon Kontrollere innflytting og trafikk i hallene. Bistå med å få utstillere og varer på plass. Sørge for fornuftig køordning ved kjøre/vareporter. Sette opp skilter. Bistå prosjektleder etter behov. Fra kl. 18.00: sope/klargjøre hallgulv for teppelegging. Oppheng av standskilter og bistå prosjektleder etter behov. Støvsuge og klargjøre hallen for åpning fredag. Forsterkning, som over. Arb oppgaver Brann og hall/portvakt. Kontrollere siste innflytting i hallen. Bistå med å få utstillere og varer på plass før åpning, opphold og ordning utenfor kjøreporter. Hallene skal være klar til åpning kl. 12:00. Under messen, kontrollere at nødutganger/porter er åpne/stengt iht instruks og ta action ved parkering utenfor evakueringsdører etc. Sette seg inn i hallens branninstrukser etter veiledning fra hallen. Se etter at tepper ligger på plass, tømme søppel etc. Fylle opp forbruksmateriell på toaletter, og rengjøre disse ved behov (hallens materiale). Bistå prosjektleder. Etter stengetid, klargjøre hallen for åpning lørdag, herunder støvsuge gangtepper, fellesområder og de stands som har bestilt dette. Tømme søppel etc. 1 11.00 - 20.30 11.00 - 18.30 1 2 11.30 - 18.30 4 12.15 - 18.00 2 11.45 - 19.00 1 Lørdag 15. november Tid 08.45 – 21.00 Antall 3 10.00 - 18.30 08.45 - 17.30 1 1 09.30 - 17.30 09.30 - 17.30 2 4 10.15 – ca. 17.00 2 09.45 – 18.00 1 09.45 - 18.00 12.00 – 16.00 1 1 Forsterkning, brann og portvakt som over. Parkeringsvakter. Ta imot utstillere/publikum i bil, organisere parkeringen mest mulig effektivt. Billettsalg. Betjene billettmaskiner og betalingsterminaler. Publikumskontroll ved inn/utgang. (NB! Over 18 år, helst de samme hele helgen) Kaffeservering. Klargjøre kaffe med tilbehør. Servere kaffe fra kaffevogn til utstillere. Min. 2 runder i hallen. Ordne før/etter hver tur. Ved ledig tid, bistå vaktene. Magasinutdeler. Dele ut boligmagasin i plastposer til publikum. Arb oppgaver Brann og hall/portvakt. Kontrollere at nødutganger/porter er åpne/stengt iht instruks og ta action ved parkering utenfor evakueringsdører etc. Sette seg inn i hallens branninstrukser etter veiledning fra hallen. Se etter at tepper ligger på plass, tømme søppel etc. Kontrollere og rengjøre toaletter etc. og sørge for at det fylles opp med forbruksmateriell ved behov. Bistå prosjektleder. Etter messeslutt, klargjøre hallen for åpning søndag, herunder støvsuge gangtepper, fellesområder og de stands som har bestilt dette. Tømme søppel etc. Forsterkning, brann og portvakt som over. Parkeringsvakter. Ta imot utstillere/publikum i bil, organisere parkeringen mest mulig effektivt. Forsterkning, parkeringsvakter som over. Billettsalg. Betjene billettmaskiner og betalingsterminaler. Publikumskontroll ved inngang Kaffeservering. Klargjøre kaffe med tilbehør. Servere kaffe fra kaffevogn til utstillere. Min. 2 runder i hallen. Ordne før/etter hver tur. Ved ledig tid, bistå vaktene. Magaisnutdeler. Dele ut boligmagasin i plastposer til publikum. Bemanne lekepark. Forsterkning: Lekepark, gå i Fixit-drakt. Ballonger, fylle 200 stk. ballonger med luft. 2 Søndag 16. november Tid 08.45 – 21.00 Antall 3 10.00 – 19.00 08.45 – 16.30 1 3 09.45 - 16.00 09.30 – 16.30 1 4 10.15 – ca.16.00 2 09.45 – 17.00 1 09.45 – 17.30 12.00 – 16.00 2 1 Arb oppgaver Brann og hall/portvakt. Kontrollere at nødutganger/porter er åpne/stengt iht instruks og ta action ved parkering utenfor evakueringsdører etc. Sette seg inn i hallens branninstrukser etter veiledning fra hallen. Se etter at tepper ligger på plass, tømme søppel etc. Kontrollere toaletter etc. og sørge for at det fylles opp med forbruksmateriell ved behov. Bistå prosjektleder. Etter messeslutt, dirigere trafikk in/ut av hall og sørge for at det ikke oppstår kaos utenfor kjøreportene. Som over, forsterkning Parkeringsvakter. Ta imot utstillere/publikum i bil, organisere parkeringen mest mulig effektivt. Fra kl. 16.00: Sørge for at det ikke kjøres biler opp mot nødutganger/kjøreporter før messa er ferdig. Parkeringsvakt, forsterkning som over. Billettsalg. Betjene billettmaskiner og betalingsterminaler. Publikumskontroll ved inn/utgang. Kaffeservering. Klargjøre kaffe med tilbehør. Servere kaffe fra kaffevogn til utstillere. Min. 2 runder i hallen. Ordne før/etter hver tur. Magaisnutdeler. Dele ut boligmagasin i plastposer til publikum. Bemanne lekepark. Hjelpe til ved demontering/avslutning. Forsterkning: Lekepark, gå i Fixit-drakt. Ballonger, evt. ferdigstille ballongene før kl. 14.00 Diverse informasjon og bestemmelser Messens åpningstider: Messen er åpen fredag for publikum lørdag søndag kl 12.00 til 19.00 kl 10.00 til 18.00 kl 10.00 til 17.00 3 Betingelser/økonomi/fakturering: Timelønnet arbeid kr. 115,- pr. time. Timelister spesifisert på funksjon, dato og antall timer pr dag og antall timer samlet vedlegges endelig faktura. Faktura sendes til Compass Fairs AS, Postboks 187, 2021 Skedsmokorset så raskt som mulig etter gjennomføring. Vi ber om at fakturaen sendes i papirutgave i posten og med vedlegg som beskrevet over. Fakturaen bør ha heading med lagets logo etc, organisasjonsnummer om laget har dette, samt adresse som korresponderer med bankkontonummer. Dette av betalingstekniske hensyn samt revisjon. Krav Vi har følgende ønske mht. dugnadspersonell: Minstealder er 16. år. Minstealder billett er 18 år. Minimum vaktperiode er i utgangspunktet 4 timer, dette er absolutt for de som skal betjene våre billetteringsmaskiner. Motiverte, positive og arbeidsvillige. Om det brukes ungdommer, må det være en god miks med voksne, ca. 50/50. Erfaringen tilsier at det ikke kun bør være ungdommer ned mot «minstealder». Det er viktig at personell er rimelig forberedt på sine gjøremål, og vet sin funksjon når de møter i hallen. Videre er det svært viktig at folk møter i god tid før de går på. Klubbens ledelse Vi ber om at den ansvarlige for dugnaden henvender seg til vår prosjektleder onsdag formiddag for gjennomgang av vaktlister, ansvarshavende pr dag etc og evt justeringer som er nødvendig. Vi har som krav at det alltid er en person tilsted i hallen (evt. en av vaktene) som har ansvaret fra klubbene sin side og skal se til at folk møter til riktig tid, fungerer som arbeidsleder, tar action ved sykdom etc og er vår kontakt om vi trenger å formidle generelle beskjeder etc. Denne personen skal «melde» seg for vår prosjektleder i informasjonen, slik at vi til enhver tid vet hvem som har ansvaret fra klubben sin side. Billettører Minimum vakt/arbeidsperiode er 4 timer. Alle som skal betjene våre billettmaskiner må være min 18 år. Disse trenger en opplæring før de går på og om mulig bør samme personer brukes hele helgen for å oppnå tilstrekkelig kontinuitet/sikkerhet. Vår messevertinne har ansvaret for opplæring og oppfølging av billettsystemer. Personell til kaffevogn Skal koke og forbereder kaffeservering/kaker og frukt og serverer messens utstillere fra trillevogn 2 ganger pr. dag. Vår messevertinne har ansvaret for oppfølging av kaffevognservicen. Magasinutdeler Skal legge vårt messemagasin i egen plastpose og dele dette ut til vårt publikum. Vedkommende må være proaktiv, sosial og utadvendt. Vår messevertinne har ansvaret for opplæring og oppfølging magasin utdeler. 4 Vakter Det vil utarbeides en generell instruks for vaktene. De som erfaringsmessig må utvise mye myndighetsutøvelse og praktisk skjønn (vakter i hallen i monteringsperiode onsdag/torsdag og spesielt ved utkjøring søndag fra ca 1700-2100) bør være voksen. Bytte av vakter skal foregå «på post», dvs. at en vakt ikke kan forlate hallen før erstatter har møtt fram. Vaktene vil få utlevert generelle instrukser. Utenom vaktoppgaver må vaktene være forberedt på å tømme søppel, se til at messen med inngangsområder fremtrer OK og kontrollere toaletter/inngangspartier og etterfylling av papir etc. Dette skal gjennomføres av vaktene i fellesskap og på vaktenes eget initiativ! De enkelte må være forberedt på at det kan være behov for oppdrag, utenom hovedfunksjon. Prosjektleder vil instruere og følge opp ansvarshavende/vakter. Personell til Barneparken Bemannes av «lekelystne», ansvarlige personer - minst 1 person over 18 år. Jobben innebærer inn/utsjekk og sikkerhet i parken, ansiktsmaling, rydd og holde orden, enkel servering, også noe håndtering av penger. Vår ansvarlige i lekeparken er foresatt for personell til lekeparken og vil gi oppdrag. Forsterkningen lørdag og søndag skal bemanne drakten til vår maskot FIXIT. Det skal også fylles 200 ballonger med luft (gjøres med fylleutstyr). Følges opp av prosjektleder. Dette gjøres mellom rundene i Fixit-drakt. Dersom det blir ledig tid etter at ballongene er fylt, bemannes barnepark. Ber om at listen blir gjennomgått. Dersom det er spørsmål eller noe er uklart, så nøl ikke med å ta kontakt! Prosjektkoordinator vil være kontaktperson frem til messen starter. Kontaktinformasjon Prosjektkoordinator: (kontakt frem til messestart) Heidi Janett Lindahl tlf. 482 34 070 e-post: [email protected] Prosjektleder: (ansvarlig under messen) Rudi Rørstad tlf. 482 03 030 e-post: [email protected] Messevertinne: (kontakt for billettsystem, magasinutdeler, kaffe etc. under messen) Pia Fabricius tlf. 928 47 143 Barnepark: Kathrine Fjell tlf. 977 81 125 Vi ser frem til et hyggelig samarbeide! 5