1. No category

STYRESAK
GÅR TIL:
FØRETAK:
Styremedlemmer
Helse Vest RHF
DATO:
04.06.2015
SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland
SAKA GJELD:
Budsjett 2015
ARKIVSAK:
STYRESAK:
2015/1925
28/15 B
STYREMØTE:
11.06.2015
FORSLAG TIL VEDTAK
1.
2.
3.
Budsjettet for 2015 er berekna med utgangspunkt i verksemdsoverdraging pr 1. november 2015.
Budsjett 2015 blir sett opp med ei kostnadsramme på 77,6 millionar kroner (årsbasis) som inkludert
pukkeleffekt av oppstartskostandar, gir eit berekna finansieringsbehov på 15,6 millionar kroner for 2015, av
dette er 4,3 mill identifisert som oppstartskostnadar.
Styret i Helse Vest Innkjøp HF søkjer Helse Vest RHF om dekning av finansieringsbehovet på
etableringsaktivitetar på 4,3 millonar kroner for 2015.
Oppsummering
Med utgangspunkt i ei berekna årleg kostnadsramme på kr 77,6 mil, er finaniseringsbehovet for Helse Vest
Innkjøp HF for 2015 bereka å være på 15,6 mill. Av dette er etableringskostnadar berekna til 4,3 mill kronar. Ein
rår til at ein søkjer Helse Vest RHF om finansiering av oppstartskostnadane. Resterande beløp må finansierast
mellom helseføretaka, Helse Vest IKT AS og Helse Vest RHF. Ein kjem tilbake med eigen sak om fordeling av
denne finansieringa til hausten.
Den årelege berekna kostnadsrammen er hefta med usikkerhet, mellom anna fordi
 ein har budsjettert lønskostandane ut frå gjennomsnittsbetraktningar,
 det er ikkje inngått avtale om kjøp av økonomi, rekneskap- og lønstenester med løns- og
rekneskapssenteret i Helse Vest RHF
 det ikkje er inngått servicenivåavtalar med helseføretaka ,
 det er ikkje inngått driftsvtale med Helse Vest IKT
 ein ikkje har underteikna kontraktar for leige av kontorareal i Bergen og Stavanger.
For å styre føretaket sin gjennomføringsevne på ledernivå er det føreslått at 4 stillingar som seksjonsleiarar og
ei stilling i stab blir besatt gjennom ekstern rekrutteringsprosess. Desse stillingane blir finansiert i tillegg til det
stillingsgrunnlaget man har med seg fra virksomhetsoverdragelsen.
Fakta
Denne saka blir lagt fram fordi det er naudsynt å finna ut kva det vil kosta å drive Helse Vest Innkjøp HF i 2015,
og korleis denne kostnaden skal finansierast.
I arbeidet med framlegg til budsjett for 2015 har administrasjonen henta hjelp i arbeidet frå medarbeidarar i
økonomi- og finansavdelinga i Helse Vest RHF. Ein har i nokon grad nytta budsjettal frå Helse Vest RHF som mal,
fordi Helse Vest Innkjøp HF og Helse Vest RHF er nokonlunde jamnstore, knytt til tal medarbeidarar. Tala frå
Helse Vest RHF er korrigert for RHFet sin konsernfunksjon. Ein har vidare samarbeida med administrasjonen i
Helseforetakenes Innkjøpsservice HF (HINAS) for å sjå på komponentar frå deira budsjett som kan være
relevante for Helse Vest Innkjøp HF. HINAS er noko mindre enn Helse Vest Innkjøp HF vil være i tal tilsette.
Sidan Helse Vest Innkjøp HF er eit nystarta føretak, er det ikkje føresetnader frå tidlegare år å ta hensyn til i
budsjettarbeidet. Ved oppstart tek ein i første omgang sikte på å sikre drifta av innkjøpstjenester på det nivået
ein har hatt ved overdraging av verksemd. Utfordringa som mellom anna blei avdekka gjennom Orkidéprosjektet og nå seinast i rapport frå internrevisjonen i Helse Vest RHF, er at innkjøpsfunksjonen har hatt for få
ressursar til å snu rundt den totale porteføljen av lokale og regionale avtalar. Over tid er det derfor naudsynt å
fylle opp kapasitet «i botn» av selskapet.
Som ein følgje av reglane for overdragning av verksemd vil løn og andre lønsrelaterte postar bli overført frå
gamal til ny arbeidsgjevar. Medarbeidarane vil altså ta med seg alle dei rettar dei har opparbeid seg hos gamal
arbeidsgivar, og rettar som er nedfelt i tariffavtalar og anna avtaleverk.
Det øvrige driftskostnadane kan grupperast slik :


Personalkostander
o Reiser inkl diett og bilgodtgjersle
o kurs/kompetanse
o rekruttering
o forsikring
o velferdstiltak
IKT kostnader
2





o leige av PC og desktoptenester
o applikasjonstenester (driftsavtale med Helse vest IKT AS)
o infrastruktur- og nettverkstenester
Telefonikostnader
o mobiltelefonar
o internett tilsette
Kjøpte tenester
o økonomi, løns- og rekneskapstenester frå Løns- og rekneskapssenteret i Helse Vest RHF
o konsulenttenester og juridiske tenester
Lokaler
o Husleige
o Felleskostnader lokaler (reinhald etc)
o Leige kontorutstyr
Kontordrift
o Porto
o Møtekostnader
o Kontingentar og abonnement
o Kontorrekvisita
o Trykksaker
Avskrivningskostnader inventar og utstyr
Talgrunnlaget i budsjettfremlegget er hefta med med usikkerhet, mellom anna fordi
 ein har budsjettert lønskostandane ut frå gjennomsnittsbetraktningar,
 det er ikkje inngått avtale om kjøp av økonomi, rekneskap- og lønstenester med løns- og
rekneskapssenteret i Helse Vest RHF (LRS)
 det ikkje er inngått servicenivåavtalar med helseføretaka ,
 det er ikkje inngått driftsvtale med Helse Vest IKT
 det er ikkje inngått kontraktar for leige av kontorareal i Bergen og Stavanger.
Kva konsekvens servicenivå avtaler med helseføretaka vil ha på budsjettet er ikkje klart. Arbeidet med
servicenivå avtalar må sjåast saman med arbeidet med budsjettet for 2016.
Fordi Helse Vest innkjøp er eit lite helseføretak, tek ein ikkje sikte på å budsjettera på avdelingsnivå i første
omgang.
I avsnittet nedanfor er det knytt kommentarar til nokre av dei sentrale budsjettpostane.
Tallbudsjett
Konto
Beskrivelse
5 Lønn (inkl pensjon)
5600 Kurs og kompetanse
5610 Rekrutteringskostnader
ÅRSBUDSJETT
Oktober
November
Desember
60 000 000
-
5 000 000
5 000 000
100 000
100 000
-
-
1 200 000
200 000
400 000
5900 Gaver til ansatte
10 000
1 000
1 000
5910 Yrkesskadeforsikring
11 000
1 000
1 000
631 000
52 600
52 600
62 000
5 200
5 200
5920 Kollektiv ulykke/gruppeliv
5921 Reiseforsikring
3
5930 Velferdstiltak
100 000
35 000
35 000
6050 Avskrivingskostnader
170 000
14 200
14 200
207 100
207 100
6300 Leie av lokaler
2 485 000
6390 IKT Infrastruktur leigd lokale
300 000
300 000
6390 Felleskostnad lokaler
700 000
83 000
83 000
6450 Leie kontorutstyr
100 000
8 300
8 300
6510 Kopimaskiner
50 000
4 200
4 200
6530 Inventar
75 000
30 000
30 000
6790 Kjøp av tenester LRS
2 000 000
166 667
166 667
6720 Konsulenttjenester/juridiske tj
2 500 000
300 000
300 000
6791 Nettverkstjeneste og desktopavgift
6791 Driftsavtale med Helse Vest IKT
6800 Kontorrekvisita
6820 Trykksaker
6840 Aviser, tidskrift, bøker
1 000 000
540 000
45 000
45 000
1 200 000
100 000
100 000
150 000
12 500
12 500
20 000
15 000
5 000
10 000
10 000
62 500
62 500
30 000
6860 Møtekostnader
750 000
6900 Telefoni prognose 2015
400 000
350 000
50 000
6901 Telefoni, internett osv. ansatte
400 000
40 000
40 000
6910 Porto
50 000
4 200
4 200
7100 Bilgodtgjørelse
50 000
4 200
4 200
3 000 000
250 000
250 000
7150 Diett
120 000
10 000
10 000
7400 Kontingent
200 000
17 000
17 000
40 000
3 300
3 300
6 931 967
6 621 967
7140 Reisekostnad
7700 Styre og foretaksmøter
TIL SAMMEN
77 544 000
300 000
2 000 000
Kommentarar
Løn
Stillingane er gjennomsnittsbudsjettert med ein lønskostnad pr stilling på 1 million kroner (inkl avgifter, sosiale
kostnader og pensjon). Denne metoden er nytta fordi ein i arbeidet med budsjettet ikkje har hatt tid og ressursar
til å samle inn detaljerte lønnsopplysningar frå det einskilde helseføretak og analysert desse som grunnlag for
budsjettarbeiet. Det er naturleg nok knytta risiko til slik gjennomsnittsbudsjettering. For budsjett 2016 må
lønnsbudsjettet arbeidast ut meir detaljert.
Kurs og kompetanse
Budsjettposten er satt opp med utgangspunkt i at det kjem heilt nytt juridisk regelverk (lov og forskrift om
offentlige anskaffelser) for offentlege innkjøp i Noreg frå 2016, og at det av den grunn er stort behov for
opplæring og kurs innan dette området. Det vil innebære ein stor juridisk risiko for Helse Vest Innkjøp HF at
medarbeidere ikke er godt opplært i det nye regelverket. Det er og trong for kompetansebygging knytt til arbeid
med kategoribasert innkjøp, og rolla som kategorileiar, og rolla som avtaleforvaltar.
Personalforsikring
4
Det er henta inn førebels tilbod på forsikringar frå forsikringsmeglar. Korrekte priser kan først hentast frå
forsikringsselskapa når komplett liste over medarbeidarar (aldersprofil) ligg føre.
Leige av lokaler
Det er budsjettert med arealleige i Bergen på kr 1500/kvm, medan ein for Stavanger reknar 1600/kvm basert på
aktuelle areal og tilbod. Det er trong for ca 600 m2 i Bergen – noko mindre i Stavanger.
Kjøp av økonomi, løns- og rekneskapstenester
Det er lagt opp til at Helse Vest Innkjøp HF forutan løns- og rekneskapstenester også kjøpar økonomitenester
(inkl. rapportering) frå løns- og rekneskapssenteret i Helse Vest RHF. Dette er ei ny teneste frå LRS, og LRS er
ikkje klar med kalkyler for prising av denne tenesta. Ut frå berekna ressursomfang vil kostnaden for kjøp av
økonomi, løns- og rekneskapstenester truleg være på omlag 2 mill kroner pr år.
Konsulenttenester/juridiske tenester
I eit oppstartsår vil det være behov for å kjøpe ymse kapasitet frå eksterne konsulenthus. Det er vidare truleg
trong for budsjettere med eit beløp for kjøp av juridiske tenester.
Nettverkstenester og desktopavgifter
Frå Helse Vest IKT har ein fått pris på leige av PC og desktopavgift.
Driftsavtale med Helse Vest IKT AS
Basert på ei førebels vurdering av kva system (applikasjonar) Helse vest Innkjøp HF vil nytta, er det estimert ein
kostnad for driftsavtalen med Helse vest IKT.
Møtekostnader
Helse Vest Innkjøp HF vil arrangere møter med både kundar (helseføretaka) og leverandørar. Kva gjeld møter
med kundar tenkjer ein først og framst på møter med fagpersonell i samband med kategoriarbeid og
anskaffingar. I regional prosjekt må nokre av desse fagfolka reise, og det kan være trong for leigde møterom.
Telefoni
Ein legg ikkje opp til at medarbeidarane har fasttelefon på kontoret, men at telefoniopplegget baserer seg på
Lync og mobiltelefon.
Reisekostnader
Helse Vest Innkjøp skal operere langs heile Vestlandet. Sjølv med utstrakt bruk at Lync , ulike videoløysingar , og
anna teknologi, som gjer at reisebehovet blir redusert, er det behov for at medarbeidarar reiser. Mange
medarbeidarar vil ikkje få sin næraste leiar på same geografiske lokasjon som dei sjølv jobbar. Nokre
medarbeidarar vil ha behov for reiser i samband med leverandørmøter og andre vil måtte reise i samband med
nasjonale prosjekt innan innkjøpsområdet.
Kontingentar mv
Denne posten dekkjer mellom anna medlemskap i Grønt Punkt, Svanens Innkjøperklub og Initiativ for Etisk
handel (IEH).
Avskrivingskostnad
Denne kostnaden er budsjettert med bakgrunn i planlagde investeringar i inventar og utstyr (kontormøblar og
videokonferanserom i Bergen og Stavanger).
5
Finansieringsbehov oppstart
Det er identifisert følgjande behov for finansiering av etableringskostnadar :
Lønn
Kurs
Rekruttering
Velferdstiltak
LRS
Konsulent
Møtekostander
Telefoni
1 962 000 (seksjonsleiarar, AD og int. ressursar nytta for etablering)
50 000 (opplæring seksjonsleiarar)
400 000 (rekruttering AD)
70 000 (kick off)
333 000 (økonomi,- løns og rekneskapstenester)
1 000 000 (ekstern konsulentbruk for etablering)
300 000 (medarbeidarsamlingar etc)
350 000 (flåtekjøp mobiltelefonar)
SUM
4 265 000
Ein tilrår at det blir søkt Helse Vest RHF om finansiering av desse etableringskostnadane.
Investeringsbudsjett
Investeringar er lagt inn med 1,65 mill. Dette gjeld kjøp av inventar/kontormøblar til kontorlokala i Bergen og
Stavanger og kjøp og montering av videokonferanseutstyr dei same stadane.
Investeringsobjekt
Kontormøbler
Videokonferanseutstyr
Infrastruktur lokaler
Beløp som
påløper i 2015
1 200 000
450 000
300 000
Mnd objektet
tas i bruk
November
November
November
Avskr år
15
5
5
Avskr 2015
13 333
15 000
10 000
Ein rår til at det vert søkt om finansiering av investeringane i form av tilskudd frå Helse Vest RHF.
Konklusjon
Framlegget til budsjettet for 2015 er satt opp med liten grad av tryggleik for tala, fordi ein manglar kontraktar på
ein del sentrale forhold. Likevel er det administrerande direktør si oppfatning av tala fer av ein slik karakter at
dei kan nyttast som budsjett for 2015, og gjennom grunnlag for å identifisera behovet for finansiering av drifta i
2015.
Administrerande direktør vil arbeide vidare med saka fram mot styremøtet, og det kan derfor komme framlegg
om endringar i møtet.
Forslag til vedtak
1. Budsjettet for 2015 er berekna med utgangspunkt i verksemdsoverdraging pr 1. november 2015.
2. Budsjett 2015 blir sett opp med ei kostnadsramme på 77,6 millionar kroner (årsbasis) som inkludert
pukkeleffekt av oppstartskostandar, gir eit berekna finansieringsbehov på 15,6 millionar kroner for
2015, av dette er 4,3 mill identifisert som oppstartskostnadar.
3. Styret i Helse Vest Innkjøp HF søkjer Helse Vest RHF om dekning av finansieringsbehovet på
etableringsaktivitetar på 4,3 millonar kroner for 2015.
6
STYRESAK
GÅR TIL:
FØRETAK:
Styremedlemmer
Helse Vest RHF
DATO:
08.06.2015
SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland
SAKA GJELD:
Status etableringsaktivitetar
ARKIVSAK:
STYRESAK:
2015/1925
29/15
STYREMØTE:
11.06.2015
FORSLAG TIL VEDTAK
Styret tek saka til orientering.
7
Bakgrunn
Styret ba i førre styremøte om at sak om statusrapportering blir litt endra, slik at ein rapporterer status meir likt
det ein gjer i prosjektsamanheng i Helse Vest.
Fakta
I tråd med det som er nevnt ovanfor, blir denne saka utgreia gjennom ein presentasjon som ligg ved dette
saksførelegget, kor ein mellom anna rapporterer status på aktivitetane med bruk av signala grønt, gult og raudt.
Forslag til vedtak
Styret tek saka til orientering.
8
STYRESAK
GÅR TIL:
FØRETAK:
Styremedlemmer
Helse Vest RHF
DATO:
08.06.2015
SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland
SAKA GJELD:
Status etableringsaktivitetar
ARKIVSAK:
STYRESAK:
2015/1925
30/15
STYREMØTE:
11.06.2015
FORSLAG TIL VEDTAK
Styret tek saka til orientering.
9
Bakgrunn
I samband med etableringa av Helse Vest Innkjøp HF er det naudsynt å gå opp grenseflatar mellom nytt
helseføretak og sjukehusforetaka (inkl Helse vest IKT og Sjukehusapoteka Vest),
Fakta
Eit prosjekt for å avklare grenseflater, roller og implementere prosessar frå program LIBRA er etablert.
Prosjektet har førebels navnet «Implementeringsprosjektet HF».
Ein vil i styremøtet gi en presentasjon av status i arbeidet med dette prosjektet
Forslag til vedtak
Styret tek saka til orientering.
10