HARSTAD KOMMUNE TJENESTEBESKRIVELSER INTERNE TJENESTER Dok.id.: IX.6-10 Side: 1 TJENESTEBESKRIVELSE FOR RÅDHUSEKSPEDISJONEN OG POSTMOTTAK OM TJENESTEN Beskrivelse av tjenesten: Formålet med enheten er å yte støtte på følgende funksjoner:  Sentralbord  Postmottak/budtjeneste  Generell informasjon Enheten gir generell veiledning og informasjon til både interne og eksterne brukere. Målgruppe: Kommunens innbyggere, politikere og interne brukere i kommunen. Pris for tjenesten: Tjenesten er hovedsaklig gratis. Interne brukere betaler for kopipapir, timelister, rekvisisjonsblokker, transparenter, rekvisita o.l. Eksterne brukere betaler for kopier og meglerpakker. SERVICEERKLÆRING Hva kan bruker forvente av oss? Vi vil:  behandle våre brukere med respekt og omtanke og ha en serviceinnstilt holdning  hjelpe brukerne til å få svar på spørsmål. Dersom vi ikke kan hjelpe, skal vi så langt som mulig henvise til andre instanser som antas å kunne hjelpe  gi god veiledning og gi nødvendig opplæring innenfor alle fagområdene enheten skal dekke. Veiledning skal skje i samsvar med lov, forskrifter, og fastsatte retningslinjer  ha et godt system for informasjon der brukerne kan finne informasjon som er relevant for dem, fortrinnsvis i elektronisk form på Portalen. Denne informasjonen skal være så oppdatert som mulig  besvare henvendelser i normal åpningstid. Alle er velkomne til å henvende seg til enheten, enten ved personlig frammøte eller per brev, telefon, telefaks eller elektronisk post.  registrere planlagt fravær og møter i Outlook. Hva forventer vi av bruker? Vi forventer at bruker:  gir tilbakemelding til ansatte eller enhetsleder i administrasjonsenheten på de tjenester vi leverer.  behandler de ansatte med respekt  samarbeider om felles løsninger  setter seg inn i problemstilling og møter forberedt til møter  overholder de frister som rådmannen fastsetter LOVER OG RETNINGSLINJER Lov Lov Lov Lov om om om om arkiv (arkivloven) behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Harstad kommune Gyldig fra: 18.02.2015 Gyldig til: 18.02.2017 HARSTAD KOMMUNE TJENESTEBESKRIVELSER INTERNE TJENESTER Dok.id.: IX.6-10 KONTAKTINFORMASJON Åpningstider Rådhusekspedisjonen: kl. 0800-1530 Sentralbord og ekspedisjon skal alltid være bemannet. Enhetsleder: Thomas R Schjelderup Tlf: 770 26100 Servicetorg: Liv-Jorunn Pettersen Tlf: 770 26111 / 770 26118 Tone Normann Tlf: 770 26111 Mona-Lisa Olsen Tlf: 770 26111 Hanne Fagerheim Tlf: 77026112 Postmottak: Rolf Terje Martinsen Tlf: 770 26115 Oddny Pedersen Tlf: 770 26117 Eddny Loktu Tlf: 770 26109 Bodil Kinn Tlf: 770 26114 Felles e-postadresse: [email protected] ANSVARLIG ENHET Service- og dokumenttjenesten. Harstad kommune Gyldig fra: 18.02.2015 Gyldig til: 18.02.2017 Side: 2