Les hele rapporten - Årsevaluering 2014
ÅRSEVALUERING 2014 2 Innhold ORDFØRERENS KOMMENTAR .......................................................................................... 4 RÅDMANNENS KOMMENTAR ............................................................................................. 6 ÅRET SOM GIKK .................................................................................................................. 9 Årsevaluering ..................................................................................................................... 9 Profil og prioriteringer i planperioden 2014 – 2017 ............................................................. 9 Budsjettstrategi .................................................................................................................10 Økt politisk gjennomføringkraft ..........................................................................................11 Internkontroll .....................................................................................................................11 Etisk standard ...................................................................................................................12 Mer kunnskap, bedre analyser og bedre resultat ..............................................................13 Organisasjonsutvikling ......................................................................................................14 Medarbeiderskap ..............................................................................................................14 Muligheter og utfordringer .................................................................................................15 ØKONOMI ............................................................................................................................17 ANSATTE.............................................................................................................................35 Likestilling og heltid/deltid .................................................................................................35 Sykefravær .......................................................................................................................35 Hovedtillitsvalgte ...............................................................................................................36 KOMMUNEPLANENS HANDLINGSDEL 2014 - 2017 .........................................................39 Status samfunnsmål .........................................................................................................39 Planstrategi.......................................................................................................................55 Effektmål 2014 - 2024 .......................................................................................................57 RAPPORTERINGSOMRÅDER ............................................................................................59 RÅDMANNSFUNKSJONEN .............................................................................................59 BARNEHAGE ...................................................................................................................66 SKOLE .............................................................................................................................73 OPPVEKST ......................................................................................................................77 ARBEID OG KVALIFISERING ..........................................................................................81 TEKNISKE TJENESTER ..................................................................................................88 HELSE OG OMSORG ......................................................................................................91 KULTUR OG BYUTVIKLING ............................................................................................98 3 ORDFØRERENS KOMMENTAR 2014 - annerledes og bedre! 2014 ble kontrastenes år – Vi feira og jubla, men måtte også ta konsekvensen av mange krevende politiske valg. 2014 var det året vi fortløpende kunne se resultatene av våre vedtak og hvilken betydning dette har for lokalsamfunnsutviklingen i Svelvik. 2014 ble det året der jeg med trygghet kunne se tilbake på de løftene vi gav ved inngangen til valgperioden – og vite at vi har oppnådd mer enn jeg hadde forventet. Som ordfører er jeg spesielt stolt av den jobben våre ansatte har gjort i gjennomføringen av mange krevende omstillingsprosjekt det siste året. Arbeidet har vært preget av sterk lojalitet til kommuenstyrets vedtak, effektive prosesser og kvalitet i resultatene. Høydepunktene har vært mange; Grunnlovsjubileet og besøk av Hans Majestet Kong Harald V – der våre skoler og barnehager viste fram resultater av vårt fokus på samarbeid, kulturliv og frivillig innsats Ny skolestruktur – der våre skoler og tekniske tjenester på kort varsel implementerte kommunestyrets vedak samtidig som utviklingsprosjektet Svelvikskolen ble prioritert Kunst Rett Vest – der hele Vestregionen ble kjent med Fossekleiva og kulturmiljøet på Berger, og vi i samarbeid med Sande fikk besøkstall vi ikke kunne ha drømt om Fellesskapet og samarbeidet med våre lag og foreninger; der Svelvikdager og Svelvikmusikal, Julemarked og 17. mai-feiring bare er noen av mange gode opplevelser Utviklingsarbeidet i våre helse- og omsorgstjenester – som rigger oss for framtida 2014 ble det året da jeg med visshet kan si at vi har innfridd våre valgløfter for perioden; Vi har ryddet opp i Svelvik kommunes økonomi – og driver nå med et solid overskudd Vi har tatt tilbake vår politiske makt og handlingsrom. Vi har prioritert vekst og utviklingsprosjekter som Fv 319, sentrumsutvikling og ser at befolkningsnedgangen er snudd til en forsiktig vekst Vi har sterke ambisjoner for framtidens Drammensregion – og hvordan vi gjennom arbeidet med kommunereformen skal styrke både lokaldemokratiet og vår identitet Vi har gjennom Kommuneplanens samfunnsdel satt felles mål – og ser allerede resultatet av arbeidet, både i organisasjonen, i våre tjenester og i vårt lokalsamfunn Steg for steg, planmessig og systematisk - ser jeg at vår organisasjon arbeider for å bli enda sterkere, bedre, tryggere og stoltere. Jeg er takknemlig for den innsatsen som er nedlagt og imponert over at resultatene er bedre enn forventet. Jonn Gunnar Lislelid Ordfører 4 Politisk organisering ANDRE RÅD OG UTVALG KOMMUNESTYRET Eldreråd Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Jonn Gunnar Lislelid, ordfører Inge Høyen, varaordfører OMSORGS- OG OPPVEKSTUTVALGET SERVICE- OG UTVIKLINGSUTVALGET Jostein Birkeland, leder Ole Lønseth, leder KONTROLLUTVALGET FORMANNSKAPET Andreas Muri, leder ADMINISTRASJONSUTVALG Møter Det har vært avholdt til sammen 41 møter i politiske råd og utvalg i tillegg til møtene i Kontrollutvalget: Administrasjonsutvalget Eldrerådet Formannskapet Kommunestyret Oppvekst- og omsorgsutvalget Service- og utviklingsutvalget Rådet for funksjonshemmede Antall møter Antall saker 5 15 6 13 6 79 7 70 6 31 5 31 6 8 Kommunale eierskap Aksjeselskaper: Enter Kompetanse AS Ferjeselskapet Drøbak – Hurum – Svelvik AS Papirbredden innovasjon AS Svelvik Produkter AS Svelviksposten AS Vestfold Festspillene AS Interkommunale selskap: Blindevannverket Interkommunale selskap Buskerud Kommunerevisjon IKS Drammensregionens brannvesen IKS IKA Kongsberg IKS Legevakta i Drammensregionen IKS Renovasjonsselskapet i Drammensregionen IKS Vestfoldmuseene IKS Vestviken 110 IKS Svelvik kommune har i tillegg en rekke interkommunale samarbeid (§27) og vertskommunesamarbeid (§28). 5 RÅDMANNENS KOMMENTAR Foto: Svelviksposten Resultater, ydmykhet og høyere ambisjoner Krisen var et faktum; Svelvik kommune hadde et forbruk ved utgangen av 2012 på over 40 mill. mer enn vedtatt budsjett. Samlet driftsunderskudd siste 10 år var på over 42 mill. Våren 2013 måtte vi øke driftskreditten til 60 mill for å kunne betale lønn og løpende utgifter. I løpet av 2013 utredet, drøftet, vedtok og gjennomførte vi over 144 tiltak. Ved utgangen av 2013 hadde vi gjenvunnet økonomisk kontroll, men krisen var ikke over. Underskuddet gjennom mange år måtte nedbetales. Mange år med manglende realisme i budsjett og forsvarlighet i drift hadde påført organisasjonen stor slitasje mht arbeidsmiljø, alvorlige svikt i internkontrollen og usikkerhet mht kvalitet i tjenesteproduksjonen. Kommunestyret la en plan gjennom sitt budsjettvedtak i desember 2013 for hvordan vi skulle løse våre utfordringer både når det gjelder kvalitet i tjenesteproduksjon, arbeidsmiljø, økonomikontroll og samfunnsutvikling. Planen var ambisiøs og krevende,- i den grad at risikoen for å mislykkes var stor. Men, planen var nødvendig for å sikre grunnlag for forsvarlig drift og utvikling. Ved oppsummering av 2014 så kan jeg si at det ikke bare var en nødvendig plan, men en meget god plan. Vi har skapt resultater både økonomisk og i tjenesteutviklingen som jeg ikke turde håpe var mulige: Vi har redusert vår kreditt fra -60 til -30 mill Vi har levert et overskudd på over 5, 5 mill Vi har styrket helse- og omsorgstjenestene våre med over 10 mill Vi har effektivisert tjenesteproduksjonen med over 32 mill siste to år Resultater som dette kan ikke tvinges fram - de bygges i samarbeid med den enkelte medarbeider. Resultater som dette kommer ikke av enighet - de bygges på gode debatter og tøffe prioriteringer. Resultater som dette kan ingen skape alene – de bygges på vår samlede kompetanse og en sterkt lojalitet til kommunestyrets vedtak. Ansatte i Svelvik kommune arbeider hardt, hver dag, for å levere så gode tjenester som mulig. Samtidig forbedres eksisterende tjenenester og det utvikles nye tjenester. Når jeg oppsummerer 2014 er det med stor ydmykhet over hva dyktige medarbeidere kan levere. Resultatene fra 2014 gir meg enda høyere ambisjoner for 2015. For, vi er ikke i mål - ennå. Gro Herheim rådmann 6 Administrativ organisering og ledelse Rådmannsfunksjonen Tekniske tjenester Kultur og byutvikling Oppvekst Barnehage Skole Arbeid og kvalifisering Helse og omsorg Eiendom Plan- og byggesak Barnevern Støa Svel vik ungdomsskole NAV Bofellesskap Renhold Kultur Helsestasjon Ebbestad Tømmerås Voksenopplæring Døgnkontinuerlig Drift Frivilligsentralen Folkehelse Berger Tangen Bolig og aktivitet Hjemmebasertetjeneste Rus og psykiatri Kjøkken og renhold Vann og avløp Organisasjonskartet er et øyeblikksbilde fra 01.09.14. Svelvik kommune har 7 tjenester som hver har 3-4 avdelinger. Det ble gjennomført flere justeringer hele høsten 2014. Organisasjonen endres kontinuerlig for å best mulig kunne levere i tråd med de oppdrag Kommunestyret gir og de behov som våre innbyggere og brukere har. Like viktig som organisatorisk tilknytning vurderes arbeidet i tverrfaglige team, delegering og møteplasser å være. De viktigste er: L50: Rådmannens utvida ledergruppe. Består av tjenesteledere (se røde bokser over), avdelingsledere (se grønne bokser over), rådgivere i rådmannsfunksjonen, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Ledergruppen har faste arbeidsseminar 8 ganger i året. Hovedfokus er tjeneste- og organisasjonsutvikling samt strategiarbeid mht politiske vedtak DELEGERING: Rådmannen har delegert ansvar, med tilhørende makt og myndighet for tjenesteutvikling, internkontroll, økonomi og personal til tjenesteledere og avdelingsledere UTVIKLINGSTEAM: Det er etablert 4 faste team for tjenestelederne, med hovedfokus er praktisk samarbeid for kvalitet og mest mulig effektiv drift. Utviklingsteamene har også ansvaret for resultatoppfølging på tvers av tjenestene mht det samlede oppdraget kommunestyret gir i Kommuneplanens handlingsdel: o Team oppvekst: Består av barnehage, skole, oppvekst og kultur og byutvikling o Team omsorg: Består av arbeid og kvalifisering, helse og omsorg, oppvekst o Team vekst og utvikling: Består av kultur/byutvikling, tekniske tjenester og rådmannsfunksjonen o Team organisasjonsutvikling: Består av helse og omsorg, barnehage og rådmannsfunksjonen Det arbeides med etablering av flere utviklingsteam på fag- og arbeidsområder som: innovasjon, lederutvikling, tidlig innsats m.v. 7 8 Foto: Torbjørn Tandberg ÅRET SOM GIKK Foto: Duncan Balcon Årsevaluering Svelvik kommunes årsevaluering er en del av rådmannens samlede rapportering til kommunestyret. Den skal gi en beskrivelse av utviklingen over kommunens økonomi, organisasjon og tjenesteproduksjon pr. 31.12.14. Årsevalueringen inneholder først en evaluering av kommunens virksomhet og resultater på overordnet nivå, før det gis en nærmere gjennomgang av økonomi og organisasjon. Hoveddelen omfatter rapportering fra tjenestenes drift og utviklingsarbeid i henhold til vedtatte mål og innsatsområder for perioden. Årsevalueringen tar utgangspunkt i kommunestyrets vedtak desember 2013: Kommuneplanens handlingsdel 2014 – 2017, med vedtatte justeringer i 1. Tertial og 2. Tertial 2014. Like viktig som å rapportere og gjøre opp status for hvilke resultat som ble levert i 2014 er årsevalueringen en viktig prosess som gir organisasjonen og politisk ledelse en anledning til å lære og anerkjenne det arbeidet som er nedlagt siste år og identifisere forbedringsområder. Årsevalueringen 2014 gir kunnskap til videre drift og tjenesteutvikling, og benyttes som beslutningsgrunnlag for Rammesak 2016 og Kommuneplanens handlingsdel 2016 – 2019. Årsevalueringen 2014 beskriver noen kvaliteter ved vår virksomhet som kan benyttes som grunnlag for videre politkkutvikling. Profil og prioriteringer i planperioden 2014 – 2017 Mål og strategier vedtatt i Kommuneplanens samfunnsdel var førende for arbeidet med Kommuneplanens handlingsdel 2014 – 2017. Det var ved inngangen til 2014 av stor betydning å prioritere tiltak som kunne ha snarlig effekt, men også tiltak som ville kunne bidra til positiv utvikling på sikt. Det ble derfor foreslått å både prioritere tiltak som kunne bidra til å redusere levekårsutfordringene, gi gode oppvekst- og omsorgstjenester, tiltak som ville kunne bidra til en bedre og mer robust kommuneorganisasjon og tiltak som kunne bidra til vekst og økonomisk stabilitet. Tidligere politiske vedtak ble lagt som mandat for de ulike arbeidene. I Rammesaken 2014 ble dette presisert som en balansert innsats mellom: Justere driften for å ivareta en bærekraftig økonomistyring basert på et realistisk budsjett Omstilling og utvikling av tjenester med fokus på implementering av kvalitets- og tjenestebeskrivelser Omstilling og utvikling av organisasjonen med fokus på internkontroll, medarbeider- og lederskap Sikre framtidige inntekter gjennom prioritering av virkemidler for vekst og verdiskaping 9 Følgende innsatsområder ble prioritert for perioden: Svelvikskolen, Skole- og barnehagestruktur Sunn kommuneøkonomi – i balanse Framtidens omsorgstjenester Tverrfaglig fokus på barn og unge Brukermedvirkning og innbyggerdialog Folkehelse og frivillighet Boligutvikling som vekststrategi Arealpolitikk og verdiskaping Kommuneorganisasjonen Budsjettstrategi I mars 2013 var Svelvik kommune i dyp økonomisk krise. Årsaken til dette var mange år med urealistiske budsjett. Innen utgangen av 2013 var nødvendige salderingstiltak vedtatt, flere større strukturendringer gjennomført og den økonomiske kontrollen gjenvunnet. Kommuneplanens handlingsdel 2014 – 2017 beskrev følgende prioriteringer og kjennetegn for budsjettarbeidet i perioden: 2014 Budsjettbalanse Svelvik kommune leverer et regnskap i balanse som følge av internkontrollarbeidet 2015 Likviditetsforbedring Svelvik kommune har levert driftsoverskudd i 2015 som følge av realistiske budsjettrammer 2016 Effektivitet Svelvik kommune har positiv effekt i driftsregnskapet 2016 av gjennomførte strukturtiltak 2017 Forutsigbarhet Svelvik kommune er ute av Robek i 2017 og evaluerer omstillingsarbeidet Ved utgangen av 2014 vurderes langt på vei ambisjonene for både 2014, 2015 og 2016 som oppnådd. Effekt av vedtatte omstillingstiltak i 2013 og 2014 har gitt en økonomisk effekt bedre enn forventet. Effekten er forsterket ved at samtlige tjenester forbedret sitt resultat fra 2013 og utviser stor budsjettdisiplin. Det mest gledelige mht regnskapsresulatet for 2014 er at fordelingen av de økonomiske ressursene mellom tjenestene viser seg som realistiske og i tråd med befolkningens behov. Det vurderes at det fremdeles er et stort potensial for effektivisering i enkelte av tjenestene, men at frigjorte ressurser i hovedsak ikke kan tas ut av tjenesten, men må forbli i den enkelte tjeneste for å løse nye behov. Et eksempel her er behovet for å redusere omfanget av ressurser som benyttes på spesialundervisning, slik at disse beholdes i skole og styrke det forebyggende arbeidet gjennom tidlig innsats og tilpasset opplæring. Det er viktig å presisere at effektiviseringsgevinsten ikke kan ”vedtas”, men kun komme som resultat av det langsiktige arbeidet organisasjonen allerede har iverksatt mht kompetansebygging, nærværsarbeid og tjenesteutvikling. 10 Økt politisk gjennomføringkraft Politisk ledelse varslet i 2013 behov for mer debatt og kunnskapsdeling mht rollen som folkevalgt, med hovedfokus på arbeidsgiverrollen og politiske beslutningsprosesser. Fokus var ønsket på formannskapets rolle i budsjettarbeid og forskjellige politiske lederfunksjoner. Prosjektet ”Økt politisk gjennomføringskraft” har utviklet seg som et samarbeidsprosjekt for og med deltakelse fra Kommunestyret, ledergruppa og hovedtillitsvalgte. Aina Simonsen fra KS har gjennomført 2 av totalt 4 planlagte seminar ”Økt politisk gjennomføringskraft” i 2014: 19.06.14. Tema: Folkevalgtes styringsrolle, forholdet politikk – administrasjon. 03.10.14. Tema: Lokaldemokratiundersøkelsen 2014, Politisk lederskap og styring I 2015 er følgende seminar planlagt: 19.01.15. Tema: Budsjettprosessen 2015: Evaluering og forbedringsmuligheter, Økonomistyring 03.03.15: Tema: Kommunereform og det politiske oppdraget (Her skal listekandidater til valget 2015 også inviteres.) Tilbakemeldingene fra deltagerene er meget positive og det er ønske om tilsvarende satsing/opplegg høsten 2015 i forbindelse med konstituering av nytt kommunestyre. Internkontroll Rådmannens internkontroll brukes for å beskrive det ansvaret og de oppgavene som ligger til administrasjonssjefen etter kommuneloven. I Kommunelovens §23 nr. 2 heter det: Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. I årsevalueringen for 2013 er internkontrollarbeidet i Svelvik kommune beskrevet, både med hensyn til risiko, strategier for bedring og det systematiske forbedringsarbeidet. For mer detaljert status vises det til den tjenestevise gjennomgangen under ”Rapporteringsområder” i denne årsevalueringen. På overordnet nivå er det implementert mye god systematikk i 2014 mht for eksempel overordnet styringssystem og økonomistyring. Men, begrensa ressurser til å drive internkontrollarbeidet medfører en fortsatt meget høy risiko for svikt i sentrale og kritiske systematikker, bredt i organisasjonen og tjenesteproduksjonen. Likeledes har omfanget av henvendelser i forbindelse med krav om innsyn i enkeltsaker eller krav om innsyn fra enkeltpersoner økt kraftig. Innsynskravene har i stor grad bært preg av å være aksjoner, både med hensyn til sak og detaljeringsgrad. Oppfølging av krav om innsyn har i perioder tatt så store ressurser at det er usikkert om dette har gått på bekostning av rettssikkerheten mht bl.a. arkivering, saksbehandling og oppfølging av enkeltsaker og berørtes rettssikkerhet. Krav om innsyn fra presse og part i saker har vært prioritert. Kontrollutvalget har varslet tilsyn med arkivtjenestene i 2015. Rådmannen imøteser gjennomgangen og råd for videre arbeid. På bakgrunn av omfattende arbeid med internkontrollen avdekkes stadig flere forhold. Rådmannen er dypt bekymret over manglene og de konsekvenser dette medfører for HMS, kvalitet i tjenesteproduksjon og sikkerhet/trygghet for ansatte og brukere m.v. Rådmannen ser imidlertid ingen annen mulighet enn å fortsatt arbeide hardt for å gradvis frigjøre ressurser til sterkere stab/støttefunksjoner, slik at ikke kapasiteten i tjenesteproduksjonen bli ytterligere redusert. Det har tidligere vist seg at prioritering av ressurser til styrket internkontrollarbeid har gitt god økonomisk gevinst og økt kvalitet i tjenesteproduksjon og administrasjonsoppgaver. Eksempler her er controllerfunksjon, kvalitetsleder, HR og arkivkompetanse. Disse erfaringene tilsier en mer offensiv strategi for å styrke internkontrollarbeidet i framtida for å bedre effektiviet og kvalitet i vår tjenesteproduksjon. 11 Etisk standard Etisk standard er et generelt begrep. Aksept og etterlevelse av etablerte og omforente arbeidsprosesser, ansattes holdninger knyttet opp til dette gjennom kommunens verdier, service, stolthet og trivsel - dekkes av begrepet. Hensikten er positiv omtale gjennom åpenhet og etterlevelse av lover og regler. Svelvik kommune har i enkelte tjenester gjennom flere år arbeidet med metodikk for systematisk etisk refleksjon. Det er utarbeidet både arbeidsgiverpolitisk plattform og reglement for kommunestyret der etiske verdier og ønsket adferd er beskrevet. Administrativt er arbeidet prioritert og videreført, blant annet med tiltak innen: Medarbeiderskap Temamøter: Systematisk etisk refleksjon – i L50 Opplæring av alle ledere i metodikk til bruk i personalmøter: Refleksjonskort Overordnet kompetanseutviklingsplan KF Delegeringsverktøy (ikke ferdig) Deltagelse i KS-nettverk for etisk refleksjon; prioritert i helse- og omsorgstjenestene Lederskap og organisasjonsforståelse Svelvik kommunes innbyggere skal ha tillit til at kommunen drives på en effektiv måte, og at lover og regler følges. Kommunens ledelse skal, sammen med øvrige ansatte, utvikle og bruke internkontrollsystematikken for å sikre dette. Kommunens kvalitetssystem skal dokumentere at nødvendige tiltak er iverksatt for å oppnå ønskede målsettinger generelt, men også for å sikre en høy etisk standard spesielt. Det er ønsker og ambisjoner om å prioritere arbeid med antikorrupsjon, i samarbeid med Kontrollutvalget og KS. Det har ikke blitt prioritert i 2014. Arbeidet i 2014 har vist at det er viktig å ha ambisjoner for høy etisk standard mht adferd. Særlig arbeidet med oppfølging av påstander om bruk av trusler og munnkurv har vært krevende og lærerik. Etter en rekke oppslag/påstander i lokalpressen og på sosiale medier henvendte rådmannen seg til Kontrollutvalget som i sitt møte 07.05.14 vedtok i sak 18/14, 2.a.: På bakgrunn av påstander fremsatt i media/sosiale medier ber kontrollutvalget Buskerud Kommunerevisjon IKS undersøke om rådmannen og/eller kommunale har truet ansatte og om rådmannen og/eller kommunale ledere i strid med ytringsfriheten har pålagt ansatte munnkurv ut over ansattes lojalitetsplikt. Etter undersøkelse vedtok Kontrollutvalget i sitt møte 15.10.14; Det er ikke funnet belegg for påstandene om at rådmannen og/eller andre kommunale ledere har truet ansatte eller pålagt ansatte munnkurv. Kontrollutvalget finner ikke at det er grunnlag for å gå videre med saken og tar rapporten fra Buskerud Kommunerefisjon IKS, datert 10.10.14 til etterretning. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar saken til orientering. I undersøkelsesperioden ble det klart at flere ledere og medarbeidere i organisasjonen var usikre omkring egen ytringsfrihet og hvordan balansere dette mht ønsket om å være lojal mot arbeidsgiver. Enkelte ledere ble utsatt for belastene rykter og påstander som følge av undersøkelsesarbeidet. Selv om konklusjonen på undersøkelsen var klar så tilsier de konsekvenser undersøkelsen fikk for organisasjonen at rådmannen burde ha valgt en annen dialogform med Kontrollutvalget for å belyse problematikken. Rådmannen beklager på det sterkeste den belastning dette har påført ansatte og ledere i Svelvik kommune. I møtet 15.10.14 gav rådmannen en uttalelse i saken, her et utdrag: … Min erfaring er at alle ansatte i Svelvik kommune, herunder tillitsvalgte og ledere, arbeider meget hardt og målrettet. Hovedfokus er å rette opp de skadene tidligere års vedtak hadde påført organisasjonen og bygge en kultur preget av åpenhet, samhandling og konstruktiv kritisk adferd. Dette arbeidet har pågått både før, under og etter sommeren 2013 og under vedtak/implementering av ny skolestruktur. Min erfaring er at innsatsen fra mine ledere og 12 medarbeidere har vært og er uavhengig av om disse lederne og medarbeiderne har vært enige i mine råd til kommunestyret eller valg av framgangsmåte i disse sakene, eller ikke. Våre resultater er dokumentert bl.a. i Årsevalueringen 2013, 1 og 2 Tertialrapport 2014. Uten konstruktivt kritiske innspill fra ansatte, ledere og tillitsvalgte under arbeidet er det mindre sannsynlig at resultatet ville ha blitt så godt som det er blitt. Min erfaring er videre at ansatte i Svelvik kommune er meget lojale i oppfølgingen av Kommunestyrets vedtak og at de bidrar aktivt til å identifisere forbedringsområder og gjennomføring av tiltak for å bedre både tjenesteproduksjon og arbeidsmiljø. … Jeg ser fram til å fortsette utviklingen av organisasjonen, i samarbeid med alle ansatte, ledere og tillitsvalgte. Hovedstrategiene er å ville hverandre vel og gjøre hverandre gode gjennom å: Investere i våre medarbeidere og ledere. Utvikle organisasjonen med fokus på kunnskap og fakta, ikke rykter. Styrke organisasjonen i sitt arbeid med å skape en kultur for kritisk konstruktiv adferd. Bygge en sterkere forbedringskultur, kjennetegnet av åpenhet og god dokumentasjon. Satse videre på kompetanseutvikling og god saksbehandling. Revidere og re-implementere kommunens retningslinjer for klager på arbeidsmiljø/varsling. Samskape med tillitsvalgte og samarbeide med kontroll- og tilsynsmyndigheter. Bruke systematisk etisk refleksjon som verktøy for å bygge trygghet og lederskap. Øke hverdagsmakta til ansatte og brukere ved å satse på medarbeiderskap og dialogverktøy. Modernisere kommunens etiske reglement og delegeringsreglement. Evaluere endrings- og omstillingsprosessene fortløpende. … Mer kunnskap, bedre analyser og bedre resultat Erfaringene fra 2014 er mange, både faglig og administrativt. Det er på flere områder og tema fortløpende gjennomført enkle analyser og evalueringer for å sikre dokumentasjon av viktige erfaringer og grunnlag for forbedringer. For å sikre en mer systematisk erfaringsinnhenting vurderes det å være behov for å ta i bruk analyseverktøy som sikrer dette. Det var derfor planlagt opplæring og implementering av analyseverktøyet CAF. Verktøyet vurderes å være særlig egnet for Svelvik kommune pga vår planmodell, ledelsesfilosofi og årshjul. Grunnet manglende kapasitet har det ikke vært mulig å implementere metodikken i 2014. Det er også usikkert om det vil være kapasitet til det i 2015, men med bakgrunn i gjennomførte analyser for internkontoll og organisasjon vil det arbeides for å implementere metodikken for å sikre: Effektivisering og bedre resultater En CAF-gjennomgang gir en «diagnose» av tilstanden i virksomheten. Styrker og forbedringsområder blir synliggjort og forbedringstiltak blir identifisert. Strategiske medarbeidere CAF er et «bottom up» verktøy, hvor medarbeidere involveres og får større forståelse for og engasjement i strategi- og utviklingsarbeidet. Gir en innføring i kvalitetsledelsesmetodikk Åtte prinsipper for fremragende praksis er lagt til grunn for CAF-metodikken. Kulturendring og løpende forbedringer En regelmessig bruk av CAF vil bidra til en kultur hvor det jobbes for og lykkes med løpende forbedringer. Styrket gjennomføringsevne Dersom virksomheten ikke dokumenterer resultater på måloppnåelse eller dersom dokumentasjonen viser at måloppnåelsen er lav, blir det lave evalueringsskår. Virksomheten vil således bli motivert til å gjøre noe med dette for å oppnå bedre skår på neste CAF-gjennomgang. Stryket medvirkning Lave evalueringsskår blir det også hvis brukerne ikke involveres i utviklingsarbeidet og brukertilfredshet ikke måles. Også her vil lave skår motivere til forsterket innsats. Bedre samhandling Gjennom CAF vurderes virksomhetens relasjoner til interessentene og om prosessene samordnes tilstrekkelig internt i virksomheten og på tvers av virksomheter som jobber mot samme overordnede mål. 13 Legger til rette for benchmarking Ved at evalueringsresultatet gis et tallmessig uttrykk gjennom bruk av skår etter nærmere angitte retningslinjer, er CAF et velegnet verktøy for benchmarking. CAF (common assessment framework) er med andre ord et analyseverktøy og et opplegg for en egenevaluering hvor både virksomhetens innsatsfaktorer (virkemidler) og resultater (flere typer) blir vurdert. Veiledningsheftet finnes gratis tilgjengelig på Difis nettsider. CAF er utviklet av og for offentlige virksomheter og har etter ti års eksistens nærmere 3000 brukere i Europa. CAF vil sammen med medarbeiderundersøkelser, økonomiske virksomhetsanalyser og ROS-analyser av internkontroll-systematikk og tjenesteproduksjon, bidra til å bygge et solid beslutningsgrunnlag for framtidige beslutninger. Det bør også gjøres en vurdering av hvordan brukerundersøkelser kan bidra til både bedre tjenester og bedre beslutningsgrunnlag. Organisasjonsutvikling I rammesaken 2014 og 2015 vedtok Kommunestyret følgende langsiktige strategi for utvikling av organisasjonen: 2013 2014 2015 • Fra krise til kontroll: Felles forståelse og prioriterting av innsats • Strukturelle grep: Store omlegginger innen skole, barnehage og omsorgstjenestene • Internkontroll: Implementering av systematikk og nye metoder for evaluering 2016 2017 2018 • Kommunestruktur: Kompetanseutvikling og profilering av tjenestene • Kvalitetsutvikling: Implementering av metoder for kontinuerlig forbedring • Omdømme: Synliggjøre det politiske handlingsrommet Det vurderes at hovedfokuset for prioritering av utviklingstiltak for 2013 og 2014 er fulgt. Det er imidlertid større usikkerhet omkring prioriteringer framover, i hovedsak tilknyttet usikkerhet mht framdrift for kommunereformen. Medarbeiderskap Kommunen har igangsatt en prosess der medarbeidernes kompetanse legges til grunn for kontinuerlig forbedring i organisasjonen. Fokus er på metoder og verktøy som forsterker medarbeidernes engasjement og deltakere i endringsprosesser. Medarbeiderskap står sentralt i denne opplæringen. Arbeidet er organisert slik at 7 ansatte har fått opplæring som veiledere i et prosjekt med KSkonsulent. Dette veilederkorpset arrangerer samlinger for ansattegrupper/arbeidsplasser etter ønske/behov. Det er avholdt samlinger i medarbeiderskap for 8 ansattgrupper/ arbeidsplasser i 2014. Medarbeiderskapsamlingene har teoretisk og praktisk fokus på temaene organisasjonen Svelvik kommune, kommunikasjon, organisasjonskultur, lederskap, medarbeiderskap, endringer og kompetanse. Rådmannen starter alle samlingene med en innledning med fokus på det unike oppdraget vi har som ansatte i kommunen. Deltakerne på medarbeiderskapssamlingene gir gode tilbakemeldinger, her et utdrag; Fin blanding av teori og øvelser – det blir aldri kjedelig 14 Veilederne er engasjerte og konkrete Gir bevisstgjøring om egen person og ny giv – gøy Åpner for refleksjon på eget handlingsmønster Fint å få bekreftet at alle er viktige uansett tittel Veilederkorpset har hatt studietur til København i regi av KS-konsulent, hvor de fikk presentere hvordan man jobber med medarbeiderskap i Svelvik kommune for andre norske kommuner. De besøkte også Roskilde kommune som har jobbet med temaet i mange år. Det er utfordringer med å frigjøre veiledere fra daglig drift og finne gode praktiske løsninger på opprettholdelse av drift på arbeidsplassene ved fravær og tilgang til lokale for samlingene. Medarbeiderskapssamlinger og opplæring av flere veiledere fortsetter i 2015. Hensikten er at alle ansatte skal få delta i samlinger med Medarbeiderskap, og at det seinere vil være et fast tilbud til alle nyansatte og til arbeidsplasser som skal gjennomføre særlig store endringer. Det er også gjennomført 3 LEAN-prosesser. LEAN handler om fokus på arbeidsprosesser og hvordan disse kan effektiviseres. Dette er gjennomført i fht postmottak i Svelvik kommune og vaktmesterboka. Det er etter dette besluttet å ikke fortsette veilederopplæringen i LEAN, da dette tar for mye ressurser. Det vil i 2015 heller prioriteres å gi alle ledere opplæring i bruk av Kaizen-tavla, som et lederverktøy for å synliggjøre og prioritere forskjellig type utviklingsarbeid og drift. Muligheter og utfordringer De viktigste utfordringene og mulighetene for videre utvikling ligger i: Vår evne til å gjennomføre store omstillingsprosjekt med kvalitet. Omfattende strukturendringer i tjenesteproduksjonen, med korte tidsfrister og knappe ressurser til gjennomføring har bygget stor endringskompetanse bredt i organisasjonen Vår evne til å utløse ressurser i våre brukere og innbyggere. Det må satses enda sterkere på involvering, kommunikasjon og medvirkning Fortsatt budsjettdisiplin og økonomikontroll – som bygger et godt omdømme og løser ut investeringslyst og en forsiktig vekst i lokalsamfunnet Internkontrollarbeidet. Dette må intensiveres da det er høy risiko for alvorlig svikt i tjenesteproduksjonen på flere områder. Det må fortsatt arbeides hardt for å frigjøre ressurser til sterkere stab- og støttefunksjoner Våre gode resultater. Vi er på vei, men ikke i mål verken med den økonomiske snuoperasjonen eller utvikling av tjenestene. Lederskap og lederfunksjoner må styrkes for å ha energi og kraft til å holde fast ved vedtatt plan Våre medarbeidere. De er vår viktigste ressurs. Omstillingsarbeid koster og det sliter på organisasjonen. Vi må fortsatt bygge kultur der konstruktivt kritiske innspill dominerer Bred deltagelse i samfunnsdebatten, også fra offentlige ansatte. Dette vil være grunnfjellet for videre politisk lederskap og samfunnsutvikling. Det må utarbeides et veikart for ytringsfrihet, makt og påvirkningsmuligheter for alle medarbeidere Forberede kommunereformen. Et sterkt Svelvik mht lokaldemokrati og identitet – vil kunne gi kraft og energi for utvikling av nye Drammen kommune Svelvik kommune leverer i 2014 overskudd etter gjennomføring av krevende salderingstiltak og omfattende endringer i organisasjon og tjenesteproduksjon. 15 16 Foto: Torbjørn Tandberg ØKONOMI I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning og GKRS (GodKommunalRegnskapsSkikk) nr. 6 skal rådmannen utarbeide årsberetning og fremme denne for formannskapet eller annet organ etter kommunestyrets bestemmelse. Årsberetningen skal foreligge til behandling samtidig med at årsregnskapet legges frem. Årsberetningen er rådmannens redegjørelse for kommunens virksomhet det siste året. Det skal redegjøres for kommunens utvikling, spesielt de faktorer som påvirkser resultat og finansiell stilling. Årsberetningen er pliktig informasjon etter lov og forskrift og er ment å være utfyllende i henhold til den informasjon som gis i årsregnskapet. Svelvik hadde i 2012 et merforbruk på 16,5 millioner kroner og økende utgiftsnivå inn i 2013. Dette gjorde at kommunen i 2013 hadde et akutt behov for utgiftsreduksjoner i størrelsesorden 30-40 millioner kroner. Kommunestyret vedtok i løpet av året innstramninger med helårseffekt på 26,5 millioner kroner og i tillegg ble det iverksatt restriksjoner på bruk av overtid, vikarer og ekstrahjelp i tillegg til en generell innkjøpsstopp. Dette har ført til at den akutte økonomiske og likviditetsmessige krisen er under kontroll. Driftsregnskap Resultat Netto driftsresultat 10 000 5 418 5 000 0 -5 000 -7 114 -10 000 -15 000 -16 508 -20 000 2012 2013 2014 Driftsregnskapet for 2014 er gjort opp med et positivt netto driftsresultat på 5,4 millioner kroner. Dette utgjør 1,3 % av brutto driftsinntekter, noe som er under anbefalt resultatgrad på 2-3%. Dette er viktig for å kunne sette av midler til midlertidige ubalanser i driften og til egenfinansiering av investeringer. Svelvik kommune hadde i 2014 et regnskapsmessig mindreforbruk på 1,4 millioner kroner, noe som er en forbedring i forhold til 2013 med 7,8 millioner kroner. Det akkumulerte underskuddet ble nedbetalt med 4,9 millioner kroner og er ved utgangen av 2014 på 35,6 millioner kroner. Det er også i 2014 foretatt opprydning i eldre balanseposter og samlet sett ga disse postene en negativ resultateffekt på ca. 3,0 millioner kroner. 17 Driftsinntekter Samlede driftsinntekter i 2014 var på 412,4 millioner kroner, noe som var en en økning med 12,4 millioner kroner eller 3,1 % i forhold til 2013. Driftsinntektene var 10,5 millioner kroner høyere enn budsjettert. Frie inntekter var på 321 millioner kroner, noe som var en økning med 11,5 millioner kroner i forhold til 2013. Statstilskudd (flyktninger) var høyere enn budsjettert, mens skatt og rammetilskudd var lavere enn budsjettert. Tall i 1000 kroner Regnskap 2014 Regulert budsjett 2014 Opprinnelig budsjett 2014 Regnskap 2013 -15 694 421 -30 431 682 -43 888 165 -165 782 843 -8 374 563 -1 398 841 -138 705 464 -8 156 118 -16 877 019 -29 644 000 -33 433 952 -166 589 000 -6 381 000 -927 300 -140 023 000 -8 100 000 -16 948 219 -28 558 000 -29 544 302 -168 289 000 -6 278 000 -83 000 -140 023 000 -8 100 000 -17 143 239 -28 864 020 -41 515 962 -156 530 553 -3 616 038 -2 027 384 -141 279 199 -8 076 918 -412 432 096 -401 975 271 -397 823 521 -399 053 314 DRIFTSINNTEKTER Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andre statlige overføringer Andre overføringer Inntekts- og formuesskatt Eiendomsskatt Sum driftsinntekter Driftsutgifter Samlede driftsutgifter i 2014 var 403,7 millioner kroner, noe som var en reduksjon med ca. 2,6 millioner kroner i forhold til 2013. Tall i 1000 kroner Regnskap 2014 Regulert budsjett 2014 Opprinnelig budsjett 2014 Regnskap 2013 194 352 728 55 307 903 40 563 962 55 539 148 36 433 455 21 839 741 -284 185 193 361 101 55 212 061 44 191 656 49 563 563 32 870 960 21 422 000 -2 147 270 170 467 813 51 343 000 45 425 956 48 985 867 34 421 860 0 18 655 825 199 282 880 57 062 790 39 222 473 54 266 867 34 647 624 22 181 295 -346 493 403 752 753 394 474 071 369 300 321 406 317 435 DRIFTSUTGIFTER Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunens tjenesteproduksjon Kjøp av tjenester som erstatter kommunens tjensteproduksjon Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Lønnsutgiftene var i 2014 4,9 millioner kroner lavere enn i 2013. Sosiale utgifter ble redusert med 1,7 millioner kroner sammenlignet med 2013. Kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunens egenproduksjon viser en svak økning fra 2013 til 2014 og endte på 40,5 millioner kroner. Kjøp av tjenester som erstatter kommunens egenproduksjon økte med 1,3 millioner kroner fra 2013 til 2014. Overføringsutgiftene økte med 1,8 millioner kroner fra 2013 til 2014 til samlet 36,4 millioner kroner. Hovedpostene her er økonomisk sosialhjelp, overføringer til private barnehager og samhandlingsreformen. Avskrivningene i 2013 utgjorde 21,8 millioner kroner og er et uttrykk for kapitalslitet på anleggsmidlene til Svelvik kommune. Kapitalslit på 21,8 millioner kroner og en meget lav investeringstakt de seneste årene betyr at kommunen over tid nedbygger sine verdier. Generelt er det en nedgang i utgiftene eller en mindre vekst enn det lønns- og prisvekst skulle tilsi. Dette betyr at omstillingstiltakene som er iverksatt har hatt god effekt og at Svelvik kommune er på god vei til å få utgiftene ned på et bærekraftig nivå. 18 Finanstransaksjoner Regnskap 2014 Regulert budsjett 2014 Opprinnelig budsjett 2014 Regnskap 2013 -2 489 611 -272 027 -2 048 000 -225 000 -1 548 000 -225 000 -2 196 257 -197 200 -2 761 638 -2 273 000 -1 773 000 -2 393 457 Renteutgifter og låneomkostninger Avdrag på lån Utlån 11 073 326 16 215 014 574 335 9 670 000 16 100 000 500 000 10 770 000 14 100 000 500 000 10 625 008 13 169 476 630 277 Sum eksterne finansutgifter 27 862 675 26 270 000 25 370 000 24 424 761 Resultat eksterne finanstransaksjoner 25 101 037 23 997 000 23 597 000 22 031 304 Tall i 1000 kroner EKSTERNE FINANSINNTEKTER Renteinntekter og utbytte Mottatte avdrag på lån Sum eksterne finansinntekter EKSTERNE FINANSUTGIFTER Netto finanskostnader endte på 25,1 millioner kroner i 2014, noe som var en økning med om lag 3,0 millioner kroner fra 2013. Isolert sett er dette en kraftig økning, men det må her tas hensyn til at 1,521 millioner kroner belastet i 2014 var feilperiodisert og skulle vært med på 2013. Dette betyr i realiteten at det ikke var noen utgiftsvekst fra 2013 til 2014. Avdrag på lån var i 2014 på 16,2 millioner kroner og betalte avdrag tilfredstiller kravene til minste tillatte minimumsavdrag. 1,5 millioner kroner som skulle vært ført i 2013 er belastet 2014-regnskapet. Låneporteføljen er sammensatt med 62 % lån med fast rente og 38 % med flytende rente. Dette er innenfor bestemmelsene i finansreglementet. Avsetninger Bruk av avsetinger endte på 2,7 millioner kroner. Hoveddelen av dette var knyttet til underskudd i VAregnskapet (avløp). Avsetning til fond er overskudd i VA-regnskap (vann), avsetning til tap utlån, overføring og diverse øremerkede midler (statlige midler og midler tildelt av kommunestyret). Tall i 1000 kroner Regnskap 2014 Regulert budsjett 2014 Opprinnelig budsjett 2014 Regnskap 2013 BRUK AV AVSETNINGER Bruk av bundne fond Sum bruk av avsetninger -2 723 544 -763 000 0 -2 255 875 -2 723 544 -763 000 0 -2 255 875 0 4 926 200 0 1 794 061 0 4 926 200 0 763 000 0 4 926 200 0 0 462 477 0 220 000 840 146 6 720 261 5 689 200 4 926 200 1 522 623 -1 421 329 0 0 6 380 879 AVSETNINGER Overført til investeringsregnskapet Avsatt til dekning av tidligere års regnskapsmessige merforbruk Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Sum avsetninger Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk Tidligere års akkumulerte underskudd er nedbetalt i tråd med budsjett og regnskapsmessig mindreforbruk endte på 1,4 millioner kroner. Dette er en forbedring i forhold til 2013 med 7,8 millioner kroner. 19 Vedlegg 1 Regnskapsskjema 1A - Driftsregnskapet Tall i 1000 kroner Regnskap 2014 Regulert budsjett 2014 Opprinnelig budsjett 2014 Regnskap 2013 -138 705 464 -165 782 843 -8 156 118 0 -140 023 000 -166 589 000 -8 100 000 0 -140 023 000 -168 289 000 -8 100 000 0 -141 279 199 -156 530 553 -8 076 918 0 FRIE DISPONIBLE INNTEKTER Skatt på inntekt og formue Ordinært rammetilskudd Skatt på eiendom Andre direkte eller indirekte skatter Andre generelle statstilskudd Sum frie disponible inntekter -8 374 563 -6 381 000 -6 278 000 -3 616 038 -321 018 987 -321 093 000 -322 690 000 -309 502 708 -2 489 611 11 073 326 -2 048 000 9 670 000 -1 548 000 10 770 000 -2 196 257 10 625 008 FINANSINNTEKTER/-UTGIFTER Renteinntekter og utbytte Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter Avdrag på lån Netto finansinntekter/-utgifter 16 215 014 16 100 000 14 100 000 13 169 476 24 798 729 23 722 000 23 322 000 21 598 226 4 926 200 0 1 794 061 0 0 4 926 200 0 763 000 0 0 4 926 200 0 0 0 0 0 220 000 840 146 0 0 AVSETNINGER OG BRUK AV AVSETNINGER Til dekning av tidligere års regnskapsmessige merforbruk Til ubundne avsetninger Til bundne avsetninger Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Bruk av ubundne avsetninger Bruk av bundne avsetninger -2 723 544 -763 000 0 -2 255 875 Netto avsetninger 3 996 717 4 926 200 4 926 200 -1 195 728 0 -292 223 541 290 802 212 0 -292 444 800 292 444 800 0 -294 441 800 294 441 800 462 477 -288 637 733 295 018 612 -1 421 329 0 0 6 380 879 FORDELING Overført til investeringsregnskapet Til fordeling drift Sum fordelt til drift (fra skjema 1B) Regnskapsmessig merforbruk/mindreforbruk Det er i 2014 fordelt 292,2 millioner kroner til driften, noe som er i henhold til budsjett. 20 Investeringsregnskap Vedlegg 2 Regnskapsskjema 2A - Investeringsregnskapet Regnskap 2014 Regulert budsjett 2014 22 185 476 0 13 102 165 9 041 176 91 099 31 215 000 0 15 000 000 4 994 000 800 000 36 215 000 0 15 000 000 4 994 000 800 000 9 261 030 0 23 282 921 3 228 608 4 100 587 44 419 916 52 009 000 57 009 000 39 873 146 -28 098 711 -499 147 -452 000 -10 976 424 0 -46 015 000 0 0 -5 994 000 0 -51 015 000 0 0 -5 994 000 0 -28 868 279 -2 407 388 0 -8 109 235 0 Sum ekstern finansiering -40 026 282 -52 009 000 -57 009 000 -39 384 902 Overført fra driftsregnskapet Bruk av avsetninger 0 -4 393 634 0 0 0 0 -462 477 -25 767 -4 393 634 0 0 -488 244 1 0 0 0 Tall i 1000 kroner Opprinnelig Budsjett 2014 Regnskap 2013 FINANSIERINGSBEHOV Investeringer i anleggsmidler Fratrekk art 690, 790 Utlån og forskutteringer Avdrag på lån Avsetninger Årets finansieringsbehov FINANSIERING Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Mottatte avdrag på utlån og refusjoner Andre inntekter Sum finansiering Udekket / Udisponert Investeringer i anleggsmidler ble i 2014 på 22,2 millioner kroner mot et budsjett på 31,2 millioner kroner. Budsjettavviket skyldes dels at store VA-investeringer har vært forsinket, manglende kapasitet til gjennomføring av investeringer. Startlån for 2014 endte på 13,1 millioner kroner mot et budsjett på 15 millioner kroner. Avdrag på lån var på 9 millioner kroner, noe som var en økning med om lag 5,8 millioner kroner i forhold til 2013. Årsaken til økningen er ekstraordinære avdrag som ble avsatt på fond i 2013. Bruk av lånemidler endte på 28,1 millioner kroner, hvorav startlån utgjorde 13,1 millioner kroner. Investeringene i anleggsmidler ble finansiert ved bruk av lån, bruk av avsetninger, merverdiavgiftskompensasjon, tilskudd fra andre og salg av eiendom. Det ble i 2014 mottatt 10,9 millioner kroner i avdrag på startlån mot et budsjett på 8,1 millioner kroner. Større investeringsprosjekter i 2014 var knyttet til Fossekleiva, boligsosial handlingsplan (Klubba), ny skolestruktur og ikt-prosjekter. 21 Balanse Vedlegg 3 Balanseregnskapet Noter Tall i 1000 kroner Regnskap 2014 Regnskap 2013 EIENDELER A. ANLEGGSMIDLER Faste eiendommer og anlegg Utstyr, maskiner og transportmidler Pensjonsmidler Utlån Aksjer og andeler Sum anleggsmidler 451 727 396 19 288 571 440 196 704 69 951 811 10 605 153 451 367 026 20 449 639 402 966 055 61 619 791 9 718 212 991 769 635 946 120 724 17 134 100 18 234 738 37 200 869 16 603 117 16 416 520 29 158 559 72 569 708 62 178 196 1 064 339 343 1 008 298 920 -220 000 -4 778 564 -305 336 -1 421 329 35 577 386 3 041 725 -80 069 942 -220 000 -5 708 047 -4 607 871 0 40 503 586 3 041 725 -69 308 275 -48 176 060 -36 298 882 -569 520 705 -382 397 034 -539 011 272 -358 601 379 -951 917 739 -897 612 651 -58 373 428 -5 872 116 -69 100 721 -5 286 666 -64 245 544 -74 387 387 -1 064 339 344 -1 008 298 920 41 666 943 -41 666 943 22 250 654 -22 250 654 0 0 B. OMLØPSMIDLER Kortsiktige fordringer Kasse, postgiro, bankinnskudd Premieavvik Sum omløpsmidler Sum eiendeler EGENKAPITAL OG GJELD C. EGENKAPITAL Disposisjonsfond Bundne driftsfond Bundne investeringsfond Regnskapsmessig mindreforbruk Regnskapsmessig merforbruk Likviditetsreserve Kapitalkonto 1 4 3 Sum egenkapital D. GJELD LANGSIKTIG GJELD Pensjonsforpliktelser Andre lån Sum langsiktig gjeld KORTSIKTIG GJELD Annen kortsiktig gjeld Premieavvik Sum kortsiktig gjeld Sum egenkapital og gjeld MEMORIAKONTI: Ubrukte lånemidler Motkonto for memoriakontiene Sum memoriakonti Faste eiendommer og anlegg Balanseført verdi av faste eiendommer og anlegg ble fra 2013 til 2014 økt med 0,4 millioner kroner til 451,7 millioner kroner. I realiteten betyr dette at nyinvesteringene har vært marginalt høyere enn kapitalslitet (avskrivningene). Utstyr, maskiner og transportmidler Balanseført verdi av utstyr, maskiner og transportmidler ble fra 2013 til 2014 redusert med 1,2 millioner kroner. Reduksjonen kommer av at investeringsnivået de senere årene har vært svært lavt, mens avskrivningene er langt høyere. 22 Pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser Pensjonsmidlene utgjorde ved utgangen av 2014 440,2 millioner kroner, mens pensjonsforpliktelsene utgjorde 569,5 millioner kroner. Differansen i beholdningen av pensjonsmidler versus pensjonsforpliktelser utgjør en stor utfordring for kommunen og kommunesektoren i årene fremover. Utlån Saldo på etableringslån/startlån økte fra 61,6 millioner kroner i 2013 til 69,9 millioner millioner kroner i 2014. Det ble i 2014 tatt opp 15 millioner kroner i lån hos Husbanken for videreutlån. De siste årene har Svelvik kommune hatt en meget offensiv utlånspolitikk og utviklingen i 2014 tyder på at behovet for nye etableringslån er i ferd med å stabilisere seg og muligens gå litt nedover. Aksjer og andeler Aksjer og andeler økte med kr. 887.000,- i 2014 til 10,66 millioner kroner. Økningen skyldes innbetaling av egenkapitalinnskudd til KLP. Kortsiktige fordringer Kortsiktige fordringer var ved utgangen av 2014 på 17,1 millioner kroner. Den største enkeltposten er krav mot staten for ressurskrevende brukere med 10,4 millioner kroner. Det anses at kravene er erholdelige. Kasse, postgiro og bankinnskudd Saldo pr. 31.12.2014 var 18,2 millioner kroner. Premieavvik Netto premieavvik pr. 31.12.2014 var 31,3 millioner kroner mot 23,9 millioner kroner i 2013. Akkumulert premieavvik er opparbeidet siden ordningen med 15 års amortisering ble innført i 2003. Premieavviket føres som en inntekt i driftsregnskapet og er følgelig med på å bedre resultatet. Siden 2003 har altså resultatet vært 31,3 millioner kroner bedre enn det driftsregnskapet i utgangspunktet har gitt grunnlag for. Disposisjonsfond På disposisjonsfond står det pr. 31.12.2014 kr. 220.000,-. Dette er avsetning til tap på etableringslån og burde vært ført som et bundet fond. For kommunen er det alvorlig at det ikke finnes noe disposisjonsfond som kan benyttes til å finansiere midlertidige ubalanser i driften eller egenfinansiering av investeringer. Bundne driftsfond Saldo pr. 31.12.1 på 4,8 millioner kroner. I hovedsak knyttet til overskudd i VA-regnskapet. Brukt av fondet i 2014 for å dekke opp for underskudd i VA-regnskapet. Bundne investeringsfond Saldo pr. 31.12.14 på 0,3 millioner kroner. Reduksjonen i forhold til 2013 med 4,3 millioner kroner er benyttet til investering i tilfluktsrom på samfunnshuset og betaling av ekstraordinære avdrag på etableringslån til Husbanken. Regnskapsmessig mindreforbruk Regnskapsmessig mindreforbruk i 2014 på 1,4 millioner kroner. Regnskapsmessig merforbruk Akkumulert underskudd redusert fra 40,5 millioner kroner i 2013 til 35,6 millioner kroner i 2014. Nedbetaling i tråd med kommunstyrets vedtak og nedbetalingsplan godkjent av fylkesmannen. Kapitalkonto Saldo på kapitalkonto økt fra -69,3 millioner kroner i 2013 til -80,1 millioner kroner. Endring i kapitalkonto reflekterer bevegelser i pensjonsmidler, pensjonsforpliktelser, investeringer og avskrivninger. 23 Andre lån Låneforpliktelser (langsiktig gjeld) økte med 24 millioner kroner (netto) i 2014 til 382,4 millioner kroner. Det er tatt opp lån til investeringer med 32,5 millioner kroner og 15 millioner kroner til etableringslån. Annen kortsiktig gjeld Kortsiktig gjeld er redusert med 10,7 millioner kroner fra 2013 til 2014 og saldo pr. 31.12.2014 var 58,4 millioner kroner. Benyttet kassekreditt ved årsskiftet er ført som kortsiktig gjeld. Kortsiktig gjeld sett i forhold til omløpsmidler (ex. Premieavvik) har en indikator på 0,6, mens det er anbefalt at denne bør være over 2 for å ha en sunn økonomi. For Svelvik kommune er dette et uttrykk for at omløpsmidlene langt fra er tilstrekkelig til å dekke opp den kortsiktige gjelden og at kommunen er avhengig av å trekke på kassekreditt for å dekke sine forpliktelser. Ubrukte lånemidler Pr. 31.12.14 utgjør de ubrukte lånemidlene 41,6 millioner kroner. Gjeld Netto lånegjeld i kroner per innbygger 50 000 44 457 45 000 40 343 43 030 42 220 42 647 41 809 41 021 40 000 35 000 30 000 29 552 31 794 26 031 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000 - 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Netto lånegjeld ved utgangen av 2014 var på kr. 41.021,- pr. innbygger, noe som er en svak nedgang i forhold til 2012. Gjeldsnivået for Svelvik kommune er ikke spesielt høyt, men det er en utfordring at de store investeringene i bygg de senere år er benyttet på aldersgrupper hvor populasjonen er sterkt synkende. Dette betyr at Svelvik kommune har et stort etterslep på investeringer innen helse- og sosialsektoren. 24 Arbeidskapital Arbeidskapital i % av brutto driftsinntekter (ekskl. premieavvik) 40,0 30,0 30,0 25,7 21,0 20,0 10,0 4,9 0,0 -1,1 -1,8 -10,0 -4,0 -11,2 -20,0 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 -7,6 -5,6 2013 2014 Arbeidskapitalen er et uttrykk for forholdet mellom omløpsmidler (bankinnskudd, kontanter, pengemarkedsfond etc.) og kortsiktig gjeld. Svelvik kommune har de siste 5 årene hatt en negativ arbeidskapital og selv med en liten bedring fra 2013 til 2014 er dette en meget alvorlig situasjon. I realiteten betyr dette at kommunen har større forpliktelser på kort sikt enn det man har midler til og dermed må benytte kassekreditt for å oppfylle disse. Så sent som i 2007 utgjorde arbeidskapitalen i % av brutto driftsinntekter 21 % og dette var i stor grad knyttet til kraftfondet som utgjorde 57,6 millioner kroner ved inngangen av året, men som i løpet av perioden 2007-2009 ble brukt opp til investeringer i skoler og barnehager. Utviklingen de to siste årene har vært positiv, men en negativ arbeidskapital er alvorlig. Budsjett for 2015 og kommuneplanens handlingsdel 2015-2018 indikerer at arbeidskapitalen i % av brutto driftsinntekter vil være positiv i løpet av 2016. 25 Likviditet Likviditetsutvikling 2014 60 000 50 000 40 000 30 000 1000 kr 20 000 10 000 0 -10 000 -20 000 -30 000 -40 000 1. jan 13. jan 23. jan 4. feb 14. feb 26. feb 10. mar 20. mar 1. apr 11. apr 23. apr 5. mai 15. mai 27. mai 6. jun 18. jun 30. jun 10. jul 22. jul 1. aug 13. aug 25. aug 4. sep 16. sep 26. sep 8. okt 20. okt 30. okt 11. nov 21. nov 3. des 15. des 25. des -50 000 Svelvik kommune har gjennom 2014 hatt en bedre likviditet enn i 2013, men den er fortsatt meget stram. Kassekredittfasilitet ble i 2014 redusert til 30 millioner kroner. I løpet av 261 bankdager i 2014 ble kredittfasilteten benyttet 167 dager og med et gjennomsnittlig overtrekk på 2,75 millioner kroner. 94 bankdager var det positiv saldo og gjennomsnittlig innskudd var for disse dagene 1,6 millioner kroner. For hele året var gjennomsnittlig saldo på kr. -1.164.000,-. Det betales ikke noe for kredittfasiliteten i seg selv, men for faktisk bruk. Likviditetsrisikoen er fortsatt å anse som høy. 26 Utvikling i frie inntekter Frie inntekter i kroner per innbygger 50 000 45 000 40 584 40 000 35 000 30 000 27 723 25 943 27 477 29 681 46 128 43 775 45 260 32 783 34 143 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 De frie inntekten økte med 1,9 % eller 868,- kr. pr. innbygger fra 2013 til 2014. Veksten på 1,9 % var langt under det anslaget som statsbudsjettet la til grunn for 2014 og det var skatteinntektene som sviktet og da særlig på slutten av året. Svelvik kommune hadde i 2014 en svikt i skatt og rammetilskudd på om lag 2,4 millioner kroner i forhold til justert budsjett. Svelvik er en lavinntektskommune og har skatt- og rammetilskudd som tilsvarer ca 94,5 % av landsgjennomsnittet. Den kraftige veksten i frie inntekten fra 2010 til 2011 hadde sammenheng med at barnehagetilskuddet ble innlemmet i rammeoverføringene og ikke et særskilt tilskudd pr. barn i barnehage. 27 Kostra KOSTRA-tallene som benyttes her er foreløpige tall pr. 15. mars. Endelige tall kunngjøres 15. juni. Barnehager Netto driftsutgifter per innbygger 1-5 år i kroner 135 000 131 722 127 512 127 050 130 000 123 798 125 000 120 235 117 676 120 000 114 201 115 000 111 783 114 143 110 000 105 000 100 000 Svelvik 2012 Svelvik 2013 Svelvik Vestfold Vestfold Vestfold 2014 2012 2013 2014 KG 07 2012 KG 07 2013 KG 07 2014 Netto driftsutgifter pr. barn i kommunale barnehager var i 2014 kr. 127.050,- i Svelvik kommune, mens tilsvarende tall for Vestfold var kr. 127.512,- og for Kostragruppe 07 kr. 123.798,-. Veksten i utgifter fra 2013 til 2014 var i Svelvik kommune på 5,6 %, noe som er langt lavere enn de det er sammenlignet med i figuren. Skole Netto driftsutgifter til grunnskolesektor per innbygger 6-15 år 105 000 103 484 103 173 100 000 96 731 94 788 95 000 92 851 93 078 89 657 89 470 90 000 92 335 85 000 80 000 Svelvik 2012 Svelvik 2013 Svelvik Vestfold Vestfold Vestfold KG 07 2014 2012 2013 2014 2012 KG 07 2013 KG 07 2014 Figuren viser med tydelighet at omleggingen av skolestrukturen har hatt den planlagte effekt og netto driftsutgifter til skole pr. innbygger 6-15 år er redusert med kr. 6.442,- eller 6,2%. 28 Pleie og omsorg Svelvik kommune bruker fortsatt langt mindre på pleie og omsorg enn sammenlignbare kommuner og pr. innbygger gikk ressursinnsatsen svakt nedover fra 2013 til 2014. Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner 18 000 16 038 16 000 14 000 14 772 15 038 13 562 13 436 13 360 Svelvik 2012 Svelvik 2013 Svelvik Vestfold Vestfold Vestfold 2014 2012 2013 2014 12 636 12 854 KG 07 2012 KG 07 2013 13 746 12 000 10 000 8 000 6 000 4 000 2 000 KG 07 2014 Som det vises av figuren hadde Svelvik en svak nedgang fra 2013 til 2014 viser tallene for sammenlignbare kommuner at det øker. Figuren må tolkes i lys av at Svelvik fortsatt har en relativt sett ung befolkning, men samtidig en raskt aldrende befolkning. En ung befolkning indikerer at det er naturlig at Svelvik benytter mindre ressurser pr. innbygger, men samtidig vil befolkningsutviklingen trekke i motsatt retning. Barnevern Netto driftsutgifter per innbygger 0-17 år 12 000 10 626 10 000 8 611 8 000 8 243 7 927 6 824 7 139 6 551 6 934 7 425 6 000 4 000 2 000 Svelvik 2012 Svelvik 2013 Svelvik 2014 Vestfold Vestfold Vestfold 2012 2013 2014 KG 07 2012 KG 07 2013 KG 07 2014 Ressursbruken i barnevernet har de to siste årene blitt redusert med kr. 2.699,- pr. innbygger i aldersgruppen 0-17 år og ligger pr. 2014 under gjennomsnittet i Vestfold, men over gjennomsnittet i referansegruppen. 29 Sosialtjenesten Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger 20-66 år 4 000 3 500 3 368 3 549 3 436 3 306 2 846 3 000 2 993 2 265 2 500 2 526 2 509 KG 07 2013 KG 07 2014 2 000 1 500 1 000 500 Svelvik 2012 Svelvik 2013 Svelvik 2014 Vestfold Vestfold Vestfold 2012 2013 2014 KG 07 2012 En svak nedgang i utgiftene pr. innbygger i aldersgruppen 20-66 år fra 2013 til 2014, men samtidig ligger ressursbruken 37 % over referansegruppen. 30 Innbyggere/folketall Befolkningsutvikling 2001-2014 6650 6601 6600 6581 6570 6580 6550 6494 6500 6450 6439 6465 6466 6463 6459 6466 6456 6453 6436 6400 6350 Figuren viser samlet befolkning ved utgangen av hvert kvartal i perioden 2001-2014. Fra 2013 til 2014 økte befolkningen i Svelvik med 21 personer eller 0,3 %. Befolkningsutvikling 2010 - 2015 1200 1000 872 800 809 849 848 906 849 1006 1046 933 810 798 802 600 400 404 399 392 395 385 371 200 0 2010 2011 0-5 år 2012 2013 6-15 år 67 år eller eldre Aldersgruppen 0-5 år – nedgang med 14 personer eller -3,64 % Aldersgruppen 6-15 år – økning med 4 personer eller 0,5 % Aldersgruppen 67 år + - økning med 40 personer eller 3,98 % 31 2014 2015 Økonomisk stilling Svelvik kommune er har hatt en befolkningsvekst som de siste 10 årene har vært meget svak. Samtidig har det vært store endringer i befolkningssammensetningen ved at befolkningen med barn og unge er sterkt redusert, mens eldrebefolkningen har vokst kraftig. Befolkningsendringene fører til at behovene for kommunale tjenester i befolkningen er i sterk endring, samtidig som inntektene faller som følge av reduksjonen i antallet barn og unge. Dette sammen med at Svelvik er en kommune med lavere inntekter enn gjennomsnittet og en tjenestestruktur som ikke er tilpasset befolkningens behov gjør at kommunens økonomiske stilling er meget svak. Gjeldsgraden i kommunen er ikke spesielt høy, men investeringene som er foretatt de seneste årene har ikke vært tilpasset den demografiske utviklingen. Helse- og sosialsektoren har et behov for investeringsmidler de neste årene for å dekke behovene i befolkningen og samtidig få en mer effektiv drift og dette vil føre til at gjeldsnivået øker og med det rente- og avdragsbelastningene. Den økonomiske stillingen for kommunen er kraftig forbedret de siste to årene og Kommuneplanens handlingsdel 2015-2018 har lagt en god plan for å forbedre den ytterligere. Hvis kommunen klarer å drive i henhold til budsjett 2015 indikerer det at driftsnivået er justert ned til et bærekraftig nivå, men usikkerhetene er fortsatt så store at mindre bevegelser i behovene kan føre til at økonomien igjen får seg en knekk. ROBEK Svelvik kommune har med noen få unntak vært registrert i ROBEK-registeret de siste 10 årene og siden siste innmelding i 2010 og fram til 2013 har kommunen ikke vært i stand til å overholde sine forpliktelser ved å nedbetale akkumulert underskudd som planlagt. I revidert budsjett for 2014 var det avsatt 4,9 millioner kroner til nedbetaling av akkumulert underskudd og dette ble gjort i henhold til plan. Følgende hovedelementer i forpliktende plan skal gjøre at kommunen i løpet at 2017/2018 kommer ut av ROBEK: Videreføring av kutt-katalog vedtatt i kommunestyret 10.06.13 Omlegging av skolestruktur Boligsosial Handlingsplan Omsorgstrapp Forebyggende barnevern Tidlig innsats 32 Tjenestene – økonomisk resultat Arbeid og kval. Barnehage Felles avsetninger Folkevalgt og revisjon Helse og omsorg Kultur og byutv. Oppvekst Rådmann Skole Teknisk Vann og avløp Sum 2013 -6 988 -2 236 -4 759 -74 -4 654 777 1 418 -434 -918 3 233 -1 801 -16 436 2014 Endring -1 182 5 806 -2 002 234 812 5 571 -229 -155 -2 740 1 914 1 184 407 1 928 510 864 1 298 208 1 126 3 339 107 584 2 385 2 766 19 202 Rådmannsfunksjonen Rådmannsfunksjonen fikk i 2014 et positivt resultat på 0,9 millioner kroner. Innsparingene er gjort gjennom oppsigelse av avtaler, reduserte innkjøp, vakanser i stillinger gjennom året og økning av salgsinntekter. Felles avsetninger Sentrale avsetninger fikk i 2014 et mindreforbruk på 0,8 millioner kroner. Hovedårsaken til dette var ubrukte avsetninger til lønnsoppgjøret. Barnehager Barnehagene fikk i 2013 et merforbruk på 2,0 millioner kroner. Hovedårsakene til merforbruket var: Økning i utgifter til spesialpedagogisk hjelp Kjøp av barnehageplasser utenfor egen kommune Avregning for regnskapsåret 2013 til private barnehager Høyt sykefravær Skole Skole fikk i 2014 et mindreforbruk på 0,2 millioner kroner. Første halvår med ny skolestruktur er gjennomført og resultatet er en god indikasjon på at effekten er i tråd med kommunestyrevedtaket. Det er lønnskostnadene som er redusert gjennom 2014, mens det har vært en inntektssvikt i form av at færre barn enn budsjettert benytter SFO-ordningen. Oppvekst Tjenesten hadde et mindreforbruk på 1,9 millioner kroner i 2014 og hovedårsaken til dette var: Reduksjon i barnevernsutgifter Vakanser i stillinger gjennom året Arbeid og kvalifisering Tjenesten hadde et merforbruk på 1,2 millioner kroner, noe som i hovedsak skyldes kjøp av tjenester utenfor egen kommune som var forutsatt avviklet. NAV hadde i 2014 et mindreforbruk på 0,9 millioner kroner, men har fortsatt høy aktivitet vedrørende økonomisk sosialhjelp, mens det er lav aktivitet og innsparinger knyttet til introduksjonsprogrammet for nyankomne flyktninger og Kvalifiseringsprogrammet. 33 Helse- og omsorg Helse- og omsorg hadde et merforbruk på 2,7 millioner kroner i 2014. Resultatet ble bedre enn prognosene tilsa gjennom året og er en kraftig forbedring i forhold til resultatene de siste årene. Hovedårsaken til bedret resultat er: Reduserte lønnsutgifter Færre sykehjemssenger Salg av sykehjemsplasser til Sande kommune Kultur Kultur fikk i 2014 et mindreforbruk på ca. 1,2 millioner kroner. Vakanser i stillinger Utsettelse av arealdel av kommuneplan Økte refusjoner og salgsinntekter Teknisk Teknisk hadde et mindreforbruk på ca. 3,3 millioner kroner og skyldes lave energipriser, utsettelse av vedlikehold, vakanser i stillinger, sykefravær som ikke erstattes og noe høyere inntekter knyttet til husleier enn budsjettert. VA-område Vann- og avløp hadde et mindreforbruk i forhold til budsjett på ca. 0,6 millioner kroner etter at bruk av fondsmidler var gjennomført. Folkevalgte organer Merforbruk på kr. 229.000,- som skyldes hyppigere møteaktivitet enn forutsatt i budsjett, noe høyere pensjonskostnader enn budsjettert og merkostnader knyttet til kontrollutvalget. Oppsummering Fra 2012 er resultatet for tjenestene bedret med over 30 millioner kroner i forhold til budsjett. Hovedårsakene til bedring av resultatet er: Samvittighetsfull etterlevelse av kommunestyrets vedtak Omlegging av skolestruktur Lønnskostnadene tatt ned i nesten alle tjenester Omfordeling av budsjettrammene mellom tjenestene Resultatet for 2014 viser at økonomien knyttet til tjenesteproduksjonen er under god kontroll og at rammene til den enkelte tjeneste nå er realistisk og mulig å etterleve. Den største utfordringen er at Svelvik kommune ikke har noen form for ressurser og at enhver endring i behov eller tilfang av nye kostnadskrevende brukere må løses ved omprioriteringer og reduksjon i andre tilbud. 34 ANSATTE Likestilling og heltid/deltid Ved årsskiftet 31.12.2014 var det 384 fast ansatte i 318,8 årsverk i Svelvik kommune, mot hhv. 419 ansatte fordelt på 342 årsverk i 2013. Dette er en nedgang på 23,2 årsverk/ 6,8 %, Av disse er 319 kvinner (83,1%) kvinner og 65 menn (16,9%). 102,8 årsverk er besatt av til sammen 168 ansatte i deltidsstillinger. Dette er en nedgang på 14,7% i antall fra 2013, da det var 197 deltidsansatte i kommunen. Blant de deltidsansatte er 154 kvinner ansatt i 96,4 årsverk, mens de resterende 6,4 årsverkene er besatt av 14 menn. Dette tilsier at reduksjonen i antall deltidsansatte i all hovedsak har kommet blant de kvinnelige ansatte. Utviklingen er en del av et målrettet arbeid med å avvikle små, midlertidige stillingsprosenter og å ivareta retten til utvidet stilling for deltidsansatte. Kommunen ønsker å fremme likestilling og mangfold av søkere blant annet gjennom å benytte en fast mal for annonsering av ledige stillinger; «Svelvik kommune er opptatt av mangfold, og vi oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke jobb hos oss, uansett alder, kjønn, funksjonshemming, nasjonal eller etnisk bakgrunn.» Svelvik kommune er en IA-virksomhet, og vi vil legge forholdene til rette for søkere med redusert funksjonsevne. Sykefravær Statistikken viser legemeldt sykefravær pr. kvartal (Q) for de nordligste Vestfoldkommunene, samt KommuneNorge som helhet, de siste seks årene. Legemeldt sykefravær innbefatter både korttids- og langtidssykefravær. Ved utgangen av 2014 ligger legemeldt sykefravær for Svelvik kommune på 9,4 % i 4 kvartal, mot 7,3% på landsbasis i kommune-Norge i samme periode. Statistikken viser også at det legemeldte sykefraværet i har variert i 2014, og har økt på slutten av året. Vi har ikke detaljkunnskap i fht hva dette skyldes. 35 Det er verdt å merke seg at sykefravær omhandler både korttids- og langtidsfravær. Inntil nytt HRsystem er fullt ut operativt, klarer vi ikke skille dette. Et intensivering av fokus på god, tett sykefraværsoppfølging og utvidet samarbeid med eksterne samarbeidspartnere som NAV, Arbeidslivssenteret i Vestfold, fastleger etc., ble startet opp i 2014, og vil bli fullt iverksatt i 2015. Hovedtillitsvalgte Drøftingsmøter Rådmannen har drøftingsmøter med hovedtillitsvalgte hver 14.dag. Dette er en viktig arena for utveksling av informasjon og drøfting av aktuelle saker i organisasjonen. Drøftingsmøtene er fortsatt en viktig arena mht. kommunens økonomiske situasjon og håndtering av kutt og omstilling/nedbemanning. Det ble høsten 2014 gjennomført lokale forhandlinger jf. hovedtariffavtalen for kapittel 3, 4 og 5. Arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene gjennomførte dette på en effektig og ryddig måte på bakgrunn av den arbeidssituasjonen man da stod i. I løpet av 2014 har det blitt behandlet 143 saker, om blant annet; Arbeidstøy – SGS 1002 Permisjonsreglement Handlingsplan med bedriftshelsetjenesten Rutine sykefravær utover 52 uker Evaluering av samarbeid lønn/regnskap med Sande Lederavtaler Lønnspolitiske retningslinjer HR-prosjekt Lønnslån Budsjettarbeid Økonomi Krav til fast tilsetting Salderinger Kompetansebehov Organisasjonskultur Internkontrollarbeidet Seniorpolitiske tiltak Avtaleforståelse IA-avtalen Organisasjonsovergripende kompetanseplan MinTid – fleksitidsreglement Lønnsfastsettelse – avdelingsledere Ledelsens gjennomgang Innføring av internhusleie Kommunereform Gjennomgang frikjøp av HT Tjenesteanalyse Oppsummering av sommeren 2014 Terminalbrille Ansettelsesforhold til Svelvik kommune Tariffoppgjøret 2014 OU-prosessen i Helse og Omsorg Utredning vedørende privatisering av vaktmestere og renholdstjenester Kontorfaglige ressurser Forskjøvet arbeidstid – barnehage Lokale forhandlinger Ansettelsesstopp Nærvær/sykefravær Omorganisering i Buffetat (19-5-1) Råd for bemanningsstrategi Uttalelse fra Hovedtillitsvalgte: Faste drøftingsmøter med rådmann fungerer godt. Det oppleves fortsatt en god kommunikasjon, saker blir drøftet på en tilfredstillende måte og det er fortsatt rom for gode diskusjoner og meningsutveksling både i disse drøftingsmøtene og ellers i ad hoc møter med rådmann. I arbeidet med pågående kommunestruktur ble det opprettet en arbeidsgruppe bestående av rådmann, ass.rådmann og to hovedtillitsvalgte. Det ble også gitt noe økt frikjøp til de to største organisasjonene for å best mulig kunne imøtekomme arbeidet. Hovedtillitsvalgte ser på dette som god involvering og vitner om en god forståelse for viktigheten av ar tillitsvalgte er med i prosesser. Det gir også en reell medinnflytelse tidligst mulig med arbeidet i forbindelse med kommunestruktur. 36 Lokale forhandlinger ble gjennomført i 2014. Det var mange utfordringer knyttet til det tekniske omkring innføringen av forhandlingsmodul i Agresso. Dette medførte mye ekstra arbeid for alle involverte, men vi kom i havn. Vi opplever en svært god oppfølging og dialog med personalavdelingen. Fellesopplæring av hovedavtalen ble ikke gjennomført i 2014, dette bør følges opp så snart som mulig, både pga. ny hovedavtale og fordi det er kommet inn nye personer både hos arbeidstakerepresentantene og arbeidsgivere. I tillegg vil nytt kommunestyre fra høsten kreve bred opplæring i arbeidsgiveransvar. I forbindelse med omstillingsarbeidet ble det bestemt at det skulle etableres drøftingsarenaer både på tjenesteledernivå, mellom hovedtillitsvalgte og tjenesteledere og avdelingsnivå, mellom tillitsvalgte og avdelingsledere. Dette er i varierende grad på plass, og vi forventer at dette blir enda bedre i løpet av 1.halvår av 2015. Hovedtiillitsvalgte har vært med i alle prosesser på rådmannsnivå og vi har en reell medinnflytelse, samt god tilgang til informasjon jfr hovedavtalens bestemmelse om tidligst mulig. «Rådet for bemanningsstrategi» som ble opprettet i 2013 ble avviklet i 2014. Den nyetablerte nærværsgruppa har ikke medlemmer fra de tillitsvalgte. Administrasjonsutvalget fungerer godt som møteplass mellom politikere, ansatte og administrasjon. Vi vil understreke behovet for at sakene som diskuteres i administrasjonsutvalget videreføres på politisk nivå. 37 38 Foto: Torbjørn Tandberg KOMMUNEPLANENS HANDLINGSDEL 2014 - 2017 Status samfunnsmål Tabellen viser målene vedtatt i kommuneplanens handlingsdel og budsjett for 2014, inkludert verbalvedtak fattet i kommunestyret 10.02.14. Trafikklys-metoden benyttes for rapportering av i hvilken grad målene er oppnådd; = målet er nådd = målet er delvis nådd eller under arbeid = målet er ikke nådd VEKST OG UTVIKLING Samfunnsmål: Økt og balansert befolkningsvekst Tilrettelegge for økt boligbygging Det er utarbeidet et konsept med sikte på realisering av Svelvik Brygge Ansvar Status Rådmannen Målet er ikke nådd. Lagt på vent fordi det anses nødvendig først å etablere et tettere samarbeid med grunneiere, og søke tilskudd til ekstern bistand. Målene om antall boliger er ikke nådd, og vi erfarer at det heller ikke vil være realistisk å sette slike mål. Det er fordi det er opp til grunneierne/ tiltakshaverne å realisere prosjektene. Svelvik kommunes rolle er å sørge for dialog og veiledning, og sikre effektiv og god saksbehandling. Det er bygd 200 boliger i Nesbygda i 4-årsperioden Kultur og byutvikling Det er bygd 40 boliger på Berger Kultur og byutvikling Det er bygd 100 boliger på Ebbestad Kultur og byutvikling Styrke kommunens rolle som pådriver og tilrettelegger i boligutviklingen Kommunens rolle i fht boligutvikling er avklart Det er etablert dialog med utbyggere/investorer Det er opprettet rutiner for samarbeid med grunneiere Det foreslås å rapportere på om det er avsatt nødvendig areal i kommuneplanens arealdel. Rådmannen Under arbeid. En rekke forhold avklares i Kommuneplanens arealdel som politisk behandles i 2015 I gangsatt og vil fortsette. Utbyggere og investorer har vært invitert spesielt til temamøte om arealdelen, i tillegg har det vært direktedialog med enkelte. Målet er nådd Rutiner i dialogmøter er under utvikling og utprøving. Rådmannen Kultur og byutvikling Sikre en variert boligmasse og sirkulasjon i boligmassen Ingen tiltak i 2014. 39 Legge til rette for å få flere unge og barnefamilier til kommunen Det er avklart hvordan kommunen kan bidra for å markedsføre mot unge når boligprosjekter er avklart Samfunnsmål: Svelvik skal være attraktivt som bosted og besøksmål Tilrettelegge gode transportløsninger for pendlere Det er gjennomført en pendlerundersøkelse for å kartlegge markedspotensial for ekspressbuss til Oslo Prioritere Svelvik sentrum som levende møteplass + ta vare på viktige kvaliteter i eksisterende områder + bruke kulturarven som ressurs i stedsutviklingen + synliggjøre, bevare og videreutvikle Svelviks særegenheter knyttet til sentrum Det er utarbeidet en mulighetsstudie med sikte på samlokalisering av offentlige publikumsrettede og frivillige aktiviteter i området kinogården/SBV/Storgata 55 Kultur og byutvikling Målet er nådd Har mottatt gode tips i dialog med unge, disse vil konkretiseres og samordnes med eiendomsaktørene når boligprosjekter nærmer seg ferdige. Målet er videreført til 2015. Ansvar Status Rådmannen Ikke påbegynt. Utsatt til 2015. Rådmannen Under arbeid. Aktører som bruker kinogården/SBV, museumsforeningen og eiere av Storgt.55 er involvert. For å sikre en grundig og best mulig utredning vil mulighetsstudien ta noe lengre tid, og først foreligge i 2015. Under arbeid. Kystledhytta realiseres i samarbeid med Oslofjorden Friluftsråd (OF), og vil offisielt åpnes i 2015. Øvre Svelvik Vel, Svelvik museumsforening og Den gode hensigts maritime gruppe ønsker å bidra i arbeidet. Arkitekt er engasjert av OF, og tegninger er under arbeid. Målet er videreført til 2015. Målet er nådd Svelvik kommune samarbeider med Link arkitektur for å få visualisert muligheter for utvikling. Tegninger var klare i oktober. Sjøbod i Øvre Svelvik er rehabilitert til kystledhytte Kultur og byutvikling Det er lagt planer for hvordan branngatene i sentrum skal utvikles. Kultur og byutvikling Mulighetsstudiet legges til grunn for neste trinn i prosessen og videreføres i 2015. Styrke fellesskapet og vi-følelsen i Svelvik Det er arrangert historiske vandringer – ”Månedens post” Kultur og byutvikling Målet er nådd og vil videreføres i 2015. Viser til mer informasjon under rapporteringsområdet til Kultur og byutvikling (bak i dokumentet) 40 Det er avholdt en felles markering av grunnlovsjubileet Fremme gode bomiljøer i ny bebyggelse og ta vare på viktige kvaliteter i eksisterende områder Statuttene for byggeskikkprisen er revidert Det er planlagt avbøtende tiltak i nærmiljø som blir berørt av skolenedleggelse Kommunestyrevedtak 10/2: For å styrke grunnlaget for befolkningsvekst på Tangen må det legges til rette for etablering av nærbutikk i området. Kommunens eiendom v/Syversvollen, nord for Tangen Fjordpark, vurderes til for eksempel nærings- og friluftsformål i forbindelse med kommuneplanens arealdel. Synliggjøre, bevare og videreutvikle Fossekleiva og Bergers kulturmiljø Ytterligere forfall av Nedre fabrikker på Berger er stoppet Kultur og byutvikling Målet er nådd Viser til mer informasjon under rapporteringsområdet til Kultur og byutvikling (bak i dokumentet) Kultur og byutvikling Målet er ikke nådd Byggeskikkprisen har i flere år blitt delt ut i Svelvik. Det er behov for å revidere statuttene med en tydeligere kobling til kommunens vekst og utviklingsstrategier og kommende arealplan. Arbeidet med revideringen av statuttene er utsatt inntil ny arealdel er vedtatt. Målet er videreført til 2015. Under arbeid. Det er vedtatt at gymsalen og musikkrommet ved Berger skole fortsatt vil være tilgjengelig for lokalbefolkningen. Rådmannen Andre tiltak/behov vil avklares gjennom kartlegging av nærmiljøaktiviteter på Berger og Ebbestad, og er lagt inn som mål i 2015. Målet er delvis nådd I gjeldende kommuneplan er området avsatt til boligformål og friområde. Området merket boligformål foreslås regulert til kombinert formål bolig/næring/forretning i ny arealdel, på bakgrunn av dialog med innbyggere på allmøte i Nesbygda. Kultur og byutvikling Kultur og byutvikling Kunst Rett Vest er avholdt i Fossekleiva Kultur og byutvikling Fossekleiva kultursenter og Berger museum er offisielt åpnet og utviklet til et levende kunst og kultursenter Kultur og byutvikling Målet er delvis nådd Sikringsarbeid er gjennomført, slik at området ikke lenger er tilgjengelig og farlig å ferdes i. Pålegg om oppfølging av elektrisk anlegg er gitt av Tingretten i desember. Ytterligere vedlilkehold av bygget, for å stoppe ytterligere forfall, påhviler eier. Nedre fabrikker inngår som en sentral del i videre utvikling av Berger kulturmiljø. Det må tas stilling til hvilken rolle kommunen skal ta for å påvirke ønsket utvikling. Målet er nådd Viser til mer informasjon under rapporteringsområdet til Kultur og byutvikling (bak i dokumentet) Målet er nådd Fossekleiva kultursenter hadde til sammen ca. 6000 besøkende i 2014. 41 Berger museum åpner 20. juni 2015. Utvikling av Fossekleiva kultursenter og Berger museum til et levende kunst og kultursenter er en kontinuerlig prosess som krever samarbeid og stabilitet. Viser til mer informasjon under rapporteringsområdet til Kultur og byutvikling (bak i dokumentet) Fornminner (gravrøyser, gravkammere) er sikret, i samarbeid med Sande kommune Ha fokus på positiv omdømmebygging Det er gjennomført 10 tiltak som stimulerer til å framsnakke Svelvik og som setter Svelvik på kartet Kultur og byutvikling Målet er ikke nådd Stilling for kulturminnevern er vakant. Kontakt er etablert med avdeling Kulturarv i Vestfold fylkeskommune og målet er videreført til 2015. Kultur og byutvikling Målet er nådd Følgende tiltak er gjennomført eller er under arbeid: Profilering av lokale næringsområder (Grunnane) på næringslivsmesser gjennom D5; Subsey Valley og Næringslivsmesse i Drammen. Omdømmeprosjekt i regi av bachelorstudenter ved Høyskolen i Buskerud. De utviklet forslag visuell profil for Svelvik. Oppfølging av studentoppgaven er under arbeid. Skulpturutstilling i sentrum ble realisert i samarbeid med lokalt næringsliv. Postkort/pakkekort er under arbeid Gaveesken ”Opplev Svelvik” er under arbeid. Heftet ”Slik vi bor ved Strømmen” er under arbeid. Heftet tar oss med til sentrum før og nå, og vil i første omgang bli tilgjengelig for skolene og barnehagene. Tidevannsprosjektet omtales i regionale sammenhenger. Mer om prosjektet under rapporteringsområdet til Rådmannsfunksjonen (bak i dokumentet) Ny årbok, ”Historier fra Svelvik”, ble utgitt i november 2014 Programmet for Kunst Rett Vest ble distribuert til 100.000 husstander i regionen. Fordi fellesutstillingen ble lagt til Fossekleiva, fikk vi anledning til å profilere reisen dit som en del av opplevelsen – en hel side med aktiviteter og muligheter i Svelvik ble med i programmet VI får en del tilbakemeldinger om at andre er imponert over det store engasjementet og frivilligheten i Svelvik. Dette ser ut til også å kunne bidra til å sette Svelvik på kartet. Medvirkningsmetoden Gjestebud har 42 10/2-vedtak: Boplikten oppheves Kommunestyrevedtak 10/2: Boplikten oppheves. Rådmannen bes utrede sak for kommunestyret angående oppheving av boplikten og innhente erfaringer fra kommuner som har gjennomført dette. Samfunnsmål: Svelvik skal være attraktivt for næringsvirksomhet Styrke kommunens rolle som pådriver og tilrettelegger i næringsutviklingen Kommunens rolle i fht næringsutvikling er definert Grunnane næringsområde er tilgjengelig for næringsaktører som ønsker å kjøpe næringsareal Kultur og byutvikling virkelig satt Svelvik på kartet. Mer om dette under rapporteringsområdet til Rådmannsfunksjonen (bak i dokumentet) Tjenesten har også samarbeidet og tilrettelagt for aktiviteter i andres regi, som også setter Svelvik på kartet, som for eksempel Svelvikmusikalen (Den Gode Hensigt), Jordbærfestivalen, Vårspretten, Vårbrus, Julemarkedet, Neptunrittet, Svelvikdagene Målet er nådd Oppheving av boplikten krever saksbehandling etter forvaltningsloven § 37. Kommunestyret behandlet sak om oppheving av forskrift om nedsatt konsesjonsgrense. Landbruksdirektoratet har innvilget søknaden (07.01.15) Ansvar Status Rådmannen Målet er nådd. Forslag ble støttet av Svelvik næringsråd, og melding ble lagt fram for kommunestyret i desember. Svelvik kommune skal: Være bindeledd og bidra til samarbeid mellom næringslivet og det offentlige Sørge for god service Oppfordre til og støtte opp om lokal næring Være pådriver for vekst og utvikling Tilrettelegge og ha oversikt over næringsarealer Være pådriver innen transport- og samferdselsutvikling Kultur og byutvikling Under arbeid Målet skal være realisert i 2015. Det er avholdt flere møter med interessenter. Det arbeides med salg av en liten del av området for å få midler til detaljplanlegging av området som eies av Svelvik kommune, slik at også øvrige interessenter i neste omgang kan få kjøpt arealer. Arbeidet skjer i dialog med eier av øvrig næringsareal på Grunnane. 43 Bidra til gode rammevilkår for bedrifter og landbruk Planarbeidet angående ny Fv 319 er igangsatt Rådmannen Gjennomført Planarbeidet er beregnet å skulle være ferdig våren 2017. Samlet vurdering av satsningsområdet Vekst og utvikling: Svelvik kommune er på god vei til å etablere og ta i bruk strukturer, strategier og arbeidsformer som skal fremme mål om ønsket boligvekst. Dette vil få full effekt når kommuneplanens arealdel er vedtatt. Etter vedtak vil arbeidet med å forankre og realisere politikken som er lagt i arealdelen vektlegges, slik at målene om kvalitet også sikres. Kvaliteter som trekkes fram i kommuneplanens samfunnsdel må koordineres og prioriteres mer samlet i tiden framover for å realisere målene som er vedtatt. Sentrum har vært og vil fortsatt prioriteres som utviklingsprosjekt; boligbygging pågår, opprustning av uteområder er under planlegging og det er igangsatt prosjekt for å vurdere muligheten for samlokalisering av offentlige tjenester og kulturaktiviteter i sentrum. Engasjementet som vises fra innbyggere, foreninger/lag og næringsliv gir grunn til å tro og håpe at målet om et levende sentrum allerede er i ferd med å realiseres. Det er spesielt to ting som vil være avgjørende for å sikre gjennomføring av planlagte tiltak; det ene er å fortsette og holde fokus på å prioritere sentrum, det andre er å opprettholde den gode dialogen og samarbeidet med innbyggere, foreninger/lag og næringsliv. Så langt har omdømmebyggingen handlet om å tilrettelegge for at Svelvikingene selv skal bli gode ambassadører for Svelvik. Fortsatt kan vi bli enda flinkere til å framsnakke kommunen vår – dvs ha større fokus på alt som er og fungerer bra. Å være gode Svelvikambassadører har trolig svært stor betydning for Svelviks omdømme, som igjen kan bidra til målet om å være attraktiv. Utvikling og drift av Fossekleiva er godt i gang og vil være en kontinuerlig prosess. Fossekleiva Kultursenter og Berger museum er tiltenkt en rolle som ”navet” i utvikling og formidling av et av landets best bevarte industrisamfunn. Videre vil det settes fokus på kulturmiljøet Berger, her vil blant avklaring av videre utvikling av Nedre fabrikker kunne ha stor betydning. Svelvik kommune får tilbakemeldinger fra næringslivet om at de opplever kommunen som sterkere pådriver og samarbeidsaktør overfor næringslivet. Det signaliserer at vi er på riktig vei, og at vi kan fortsette i samme retning som er påbegynt. 44 KLIMA OG MILJØ Samfunnsmål: Redusere behovet for bilkjøring Tilrettelegge for økt bruk av kollektivtransport Mulige virkemidler for nattbuss er kartlagt Tilrettelegge for å bygge gang- og sykkelveier Det er utarbeidet strategier som intensiverer arbeidet med bygging av gang- og sykkelveier Samfunnsmål: Bygge mer klima og miljøvennlig Redusere bruken av energi og tilrettelegge for effektiv utnyttelse av fornybare og lokale energikilder Det er etablert rutiner i oppstartsmøter med utbyggere for å stimulere til bruk av fornybare og lokale energikilder, og om klima- og energivennlige løsninger ved bygging Samfunnsmål: Forvalte spesielt verdifulle arealer og naturressurser på en bærekraftig måte Sikre kulturlandskapet og verne sårbar natur Sikre verdifulle rekreasjonsområder og sammenhengende grønnstrukturer Status Ansvar Rådmannen Ikke påbegynt. Utsettes til 2015. Tekniske tjenester Under arbeid Ansvar Status Kultur og byutvikling Målet skal være realisert i 2017, med det er allerede igangsatt gjennom at temaet er fast punkt i oppstartmøte/ forhåndskonferanse i reguleringsplanarbeid og byggesak Ansvar Status Ingen tiltak i 2014 Ingen tiltak i 2014 Samlet vurdering av satsningsområdet Klima og miljø: Klima og energitiltak er ikke et stort/høyt prioritert innsatsområde (i fht de andre satsningsområdene i kommuneplanen), men vi tar vårt ansvar. Basert på innspill fra innbyggere og brukere, samt egne registreringer så ser vi at behovet for å prioritere forvaltning av rekreasjonsområder (strender, Kyststi, turveier) i tiden framover. 45 LEVEKÅR Samfunnsmål: Flere Svelvikinger har god helse lenger Legge til rette for fysisk aktivitet og helsefremmende tiltak Det er skaffet oversikt over innbyggernes helsetilstand og kommunediagnose Ansvar Status Oppvekst Under arbeid. Svelvik er en av to kommuner som sammen med Vestfold fylkeskommune skal være et erfaringsfylke for Helsedirektoratet knyttet til utarbeiding av folkehelseoversikt (som alle kommuner er pålagt å lage). NIBR (Norsk Institutt for By- og Regionaforskning) følger arbeidet. Dette gir oss anledning til å bidra med våre erfaringer fra plansystem og årshjulsstrukturer, samt få bistand og kompetanse i fht innhenting av informasjon til egen folkehelseoversikt og metodikk for implementering. Prosjektet avsluttes i juni 2015, og folkehelseoversikten forventes da å være ferdigstilt. Samfunnsmål: Innbyggerne trives i Svelvik Legge til rette for boformer og – områder som fremmer sosial kontakt og tilhørighet Det er avklart hvordan boligsosialt arbeid skal brukes som aktivt virkemiddel Det er bygget egnede boliger for unge i etableringsfasen Styrke sosial nettverksbygging og inkludering Det er laget en strategi for mottak av flyktninger Ansvar Status Rådmannen Under arbeid. Tverrfaglig samarbeidsarena er etablert. Rutiner for boligsosiale prosjekter er snart ferdigstilt. Formidling av Startlån videreføres som tidligere. Boligsosialt arbeid som virkemiddel vil inngå i Boligsosial handlingsplan, som skal utarbeides i 2015. Målet skal være realisert i 2017, men er allerede under planlegging. Reguleringsplanen for Brenna, felt B5, er kommunalt eid og vil legge til rette for små boliger. Kultur og byutvikling Arbeid og kvalifisering Målet er nådd. Rutinene for mottak av flyktninger er revidert slik at kommunens ivaretakelse av den enkelte blir bedre 46 Legge til rette for bredde i organiserte og uorganiserte aktivitetstilbud Det er etablert skateanlegg i sentrum Samfunnsmål: Flere bidrar til et enda bedre lokalsamfunn (frivillighet) Stimulere frivillige til aktivt å bidra til positive tiltak i lokalmiljøet Det er arrangert ”FrivilligBørs” Kultur og byutvikling Målet skal være realisert i 2017. Ansvar Status Kultur og byutvikling Det er arrangert temadag om frivillighet for administrasjon og politiske ledelse Kultur og byutvikling Kommunestyrevedtak 10/2: Det legges frem sak for omsorg- og oppvekstutvalget om hvordan kommunen kan stimulere og tilrettelegge for at frivillige kan opprettholde og utvikle møteplasser for dem med omsorgsbehov. (2014) Kultur og byutvikling Målet er nådd, og vil videreføres i 2015. Viser til mer informasjon under rapporteringsområdet til Kultur og byutvikling (bak i dokumentet) Målet er nådd Informasjon ble gitt i både politiske og administrative møter i forkant av FrivilligBørs. Målet er nådd Det er lagt frem sak for Omsorg og oppvekstutvalget. I saken ble det fremlagt en rutine som avklarer hva kommuneorganisasjonen skal gjøre når avdelinger/tjenester har ønske om frivillig innsats. Rutinen sier også hva organisasjonen skal gjøre når frivillige tar kontakt med ønske om å bidra frivillig. Rutinen skal bidra til forventningsavklaring og en felles forståelse av hva innsatsen omhandler og sikre at organisasjonen har tenkt i gjennom hvordan de frivillige skal følges opp. Samfunnsmål: Barn og unge skal gis et godt utgangspunkt for å mestre voksenlivet Legge til rette for at alle barn og unge opplever faglig og sosial mestring Det er lagd opplegg for å fremme aksept for ulikheter blant barna Det er etablert rutiner for å sikre at barn får delta og ha innflytelse over barnehagehverdagen Status Ansvar Barnehage Målet er nådd Barnehage Tiltaksplanen for likestilling innholder konkrete tiltak i barnegruppen(e), for eksempel vennskapsuke hver høst. Målet er nådd Det oppleves at barnehagene nå har et godt system og en god praksis som sikrer barnemedvirkning. 47 Prosjektet ”Den livsviktige leken”, som omhandler vennskap og forebygging av mobbing, videreføres. Prosjektet innebærer at arbeidsrutiner etableres og praksis endres og utvikles fortløpende. Dette er en videreutvikling av tidligere prosjekt om barnemedvirkning. Målet er nådd . Personalet jobber forebyggende i henhold til planen. Konkret handlingsrekke følges om mobbing oppdages. Målet er nådd . Planen brukes aktivt i hverdagen. Det trengs ytterligere implementering i personalgruppene. Målet er nådd Tjenesteleder møter på alle møter Det orienteres fast fra skole, barnehage og helse/omsorg i utvalgsmøtene, etter avtale med utvalgsleder. Tjenesten informerer også i tertialrapport og årsevaluering Det er laget tiltaksplan mot mobbing i barnehagen Barnehage Tiltaksplan for å gi gutter og jenter like muligheter brukes aktivt i alle barnehagene Barnehage Kommunestyrevedtak 10/2: Det må sikres informasjonsflyt mellom utdanningssektor og politikere ved at tjenestelederne for skole og barnehage møter fast i omsorg- og oppvekstutvalget. (2014). Oversendes til Omsorg- og oppvekstutvalget for håndtering. Barnehage og skole Kommunestyrevedtak 10/2: Det etableres et årlig møte mellom omsorg- og oppvekstutvalget og den enkelte avdelingsleder i skole og barnehage der avdelingsleder får presentere hva de driver med i den enkelte skole og barnehage. Oppmøte for de ulike avdelingslederne rullerer gjennom året. (2014) Oversendes til Omsorgog oppvekstutvalget for håndtering. Kommunestyrevedtak 10/2: Skole og barnehage i Svelvik skal lage en plan for hjemmesiden til Svelvik kommune, sosiale medier og læringsplattformen Fronter skal brukes. Dette er viktig for å bedre dialogen mellom skole og hjem og med hensyn til omdømmebygging. (2014) Oversendes til Omsorg- og oppvekstutvalget til håndtering. Barnehage og skole Målet er nådd Tjenesteleder har informert i OO ved tre anledninger dette året Plan for temamøter i OO avklares mellom Rådmann og utvalgsleder. Avdelingsleder deltar når avdelingen skal presenteres. Barnehage og skole Målet er nådd for skole Fronter er innført og benyttes av alle elever, foreldre og ansatte. Ytterligere utviklingsarbeid gjennomføres kontinuerlig og i henhold til vedtatt e-strategi. Dette følges opp administrativt som en del av driften. Kommunestyrevedtak 10/2: Styrket tilbud om etter- og videreutdanning for lærere, med fokus på realfag, skal prioriteres i disponeringen av utviklings- og kompetansemidler. (2015) Oversendes Omsorg- og oppvekstutvalget for håndtering. Målet er delvis nådd for barnehage Barnehagenes arbeid med ny struktur på hjemmesiden sluttføres våren 2015. Barnehagene skal ikke benytte Fronter Målet er nådd, og vil fortsette i 2015. 6 pedagoger er under videreutdanning skoleåret 2014-15. Videreutdanningen fordeler seg slik: 4 i matematikk, 1 i skoleledelse, 1 i mat og helse. Skole 48 Arbeide for at unge i Svelvik fritt skal kunne velge utdanning og arbeid, på tvers av fylkesgrenser Det er etablert en ordning slik at unge fra Svelvik kan velge å søke videregående skole i Buskerud på lik linje med unge som bor i Buskerud, for linjer som ikke er tilgjengelige ved Sande videregående skole Det er etablert en ordning som gir arbeidssøkende som trenger bistand fra NAV like rettigheter i Buskerud og Vestfold Samfunnsmål: Helhetlig innsats for barn og unge med særlige behov Tidlig identifisering av behov og igangsetting av tiltak for barn og deres familier Det er etablert et fast tilbud om foreldreveiledning Det er utredet integrering av PPT fra Drammen til Svelvik kommune Utvikle gode organiseringsformer og sikre koordinert og samordnet innsats for barn og unge med særlige behov Kommunestyrevedtak 10/2: Rådmannen bes sette i gang prosjekt ”Forebyggende barnevern”. Formålet med prosjektet skal være å systematisere og utvikle nye former for forebyggende barnevernsarbeid. Det legges frem sak for omsorg- og oppvekstutvalget 1. halvår 2014. Samfunnsmål: Forutsigbare og tilfredsstillende tilbud til en voksende gruppe omsorgstrengende Kartlegge framtidige omsorgs- og kompetansebehov Det er utviklet system for rekruttering av helsepersonell Det er utarbeidet oversikt over fremtidig bemanningsbehov for helse og omsorg Rådmannen Under arbeid. Kontinuerlig politisk, faglig og administrativt påvirkingsarbeid. Ses forøvrig i sammenheng med Kommunereformen. Arbeid og kvalifisering Målet er nådd. NAV Vestfold kan søkes inn deltakere på tiltak i Buskerud. Ansvar Status Oppvekst Målet er nådd. Oppvekst Er avklart. Skal ikke gjennomføres. Vurderes i fbm kommunereformarbeidet (jf.2 tertial) Oppvekst Under arbeid. Sak planlegges fremmet for politisk behandling våren 2015 Ansvar Status Helse- og omsorg Målet er ikke nådd. Utsettes til 2015. Arbeid i gang for å etablere hospiteringsavtaler, både internt og eksternt Under arbeid. Det jobbes med å etablere en bemanningsplan ut fra behovet i den enkelte avdeling i henhold til mål om å gi riktig tjeneste til riktig tid, i riktig mengde til rett bruker. Helse- og omsorg 49 Gi riktig tjeneste på riktig omsorgsnivå, og til riktig tid (omsorgstrappa) Det er etablert dagsenter for demente Helse og omsorg Det er etablert to nye bofellesskap i Eikveien Helse og omsorg Det er bygget bofellesskap i Murgården Helse og omsorg Igangsette aktive tiltak for å utvikle, rekruttere og beholde kompetanse innen helse- og omsorgstjenesten Det er lagd en plan for å rekruttere og ivareta lærlinger innen helse og omsorgfaget Målet er gjennomført Helse og Omsorg har etablert dagsenter for demente. Dagsenteret er åpent 2 dager pr. uke og holder til på Fabrikkjordet. Alle brukere av dagsenteret blir hentet der de bor, og blir kjørt hjem igjen etter endt dag. Dette foregår i samarbeid med Svelvik Produkter. I tillegg til ulike typer tilpassede aktiviteter, serveres det frokost og middag. Målet er delvis nådd, og er fortsatt under arbeid. For å kunne møte kommunens økende behov for tilpassede omsorgstjenester, ble det høsten 2013, besluttet å etablere to nye bofellesskaper i Eikveien 17 B. I 2. etasje er det etablert tilpasset botilbud for kommunens eldre psykisk utviklingshemmede. Etableringen har ført til at kommunen har kunnet gi tilpasset botilbud til flere som sto på venteliste. Helse og Omsorg har i tillegg mål om å kunne etablere Bofellesskap for demente i 1. etg. med åpningsdato 01.07.15. Det er fortløpende innflytting av pasienter som oppfyller kriterier for tildeling av bolig i avdelingen. Under planlegging av bofellesskapet viste det seg at Murgården ikke var godt nok egnet til formålet. Andre aktuelle områder ble vurdert, som Vannverksveien og Lille Åsgata (tidligere Svelvik barnehage). Bofellesskapet planlegges nå etablert i Lille Åsgata, og er et samarbeidprosjekt mellom tjenestene Arbeid og kvalifisering og Helse og Omsorg. Helse og omsorg Målet er ikke nådd. Rekrutteringsplan vil etableres i 2015. For øvrig er tjenesten i tett dialog med videregående skoler i Vestfold om å ta i mot lærlinger og lærekandidater. I dag har tjenesten 4 lærlinger og lærekandidater, og har som mål å kunne ta i mot flere i de ulike avdelingene i årene fremover. 50 Samlet vurdering av satsningsområdet Levekår: Tiltakene og satsingene bidrar til betraktlig mer samarbeid mellom virksomhetene. Dette gir bedre, mer helhetlig og riktigere tjenestetilbud. En annen effekt er at vedtatte innsatser utløser flere andre gode samarbeidsprosjekter som følge av økt kunnskap om tjenester, kompetanse og virkemidler i organisasjonen. Dette igjen gir økt energi til arbeidet, men også økte ambisjoner. Det vil i framtiden være ennå viktigere å prioritere innsats tilknyttet de viktige og kritiske områdene. Tiltakene i satsingsområdet har en klar profil og prioritering av tidlig innsats. Det vurderes som kritisk at dette må videreføres i perioden – for å sikre resultater og effekt av påbegynt innsats. Flere av tiltakene er utsatt, endret eller forkastet under arbeidet sist år. Det er sammensatte årsakssammenhenger til dette, men hovedårsaken vurderes å være for dårlig beslutningsgrunnlag, kapasitet og kompetanse. Det arbeides bredt og systematisk med å bygge kunnskap, både om tjenestene, lokalsamfunn/brukere og faglig i den enkelte avdeling. Dette vurderes som en forutsetning for videre utviklingsarbeid, og må intensiveres. Potensialet for å utløse enda større bidrag fra lokalsamfunnet vurderes som stort. Organisasjonen må dyktiggjøres i å ta i mot frivillig innsats slik at det utløser ønsket effekt, for alle parter. 51 KOMMUNEORGANISASJONEN Samfunnsmål: Klare mål og retninger Bygge en organisasjon som arbeider mot felles mål, og kontinuerlig evaluerer og korrigerer retning Etablere et plan- og rapporteringssystem Formidle tydelige forventinger og krav Samfunnsmål: En robust og dynamisk organisasjon Avklare roller på alle nivå Sikre god informasjons- og kommunikasjonsflyt, både internt og eksternt Det er laget en kommunal informasjonsstrategi Rekruttere, beholde og utvikle dyktige ansatte og ledere Skape rom for helhetlig og langsiktig planlegging Det er laget oversikt over alle kommunale bygg og eiendommer, langsiktige behov er definert og effektiv arealbruk er vurdert Samfunnsmål: En offensiv kommune med fokus på fremtiden Definere Svelviks rolle i regionen og utvikle gode samarbeidsrelasjoner Eierskapsmeldingen for kommunens eierskap i selskaper er vedtatt og Ansvar Status Budsjettarbeidet 2013 er evaluert, det er utarbeidet ny budsjettrutine og planmodellen er videreutviklet. Det politiske årshjulet og årshjulsdokumentene Rammesak, Kommuneplanens handlingsdel, 1. Tertialrapport, 2. Tertialrapport og Årsevalueringen ligger til grunn for alt administrativt arbeid. Rådmannen Rådmannen Rådmannen Status Ansvar Rådmannen Nytt delegeringsverktøy er under implementering. Kontinulering arbeid med utvikling av organisasjonen, både organisering, kompetanse, arbeidsformer, funksjoner og systematikk/verktøy. Rådmannen Under arbeid. Vil inneholde temaene informasjon, kommunikasjon og omdømmebygging. Tverrfaglig prosess er påbegynt, politisk ledelse og innbyggere vil involveres i deler av arbeidet. Ferdigstilles i 2015 Overordnet kompetanseutviklingsplan og plan for helse- og omsorg vedtatt. For lite kapasitet til strategisk HR-arbeid. Rådmannen Rådmannen Under arbeid. Det er laget en oversikt over alle kommunale bygg. Arbeidet med å definere langsiktige behov og effektiv arealbruk er foretatt i skole- og barnehagebygg, helseog omsorgsbygg er under arbeid og kulturbygg vil igangsettes 2014/15. Det vil fremmes forslag til strategier for kommunale bygg og eiendommer i løpet av 2015, som grunnlag for videre utvikling og avhending. Ansvar Status Rådmannen Målet er nådd. Første generasjon er laget og vedtatt. 52 målene med eierskapene er klarlagt Det er laget en oversikt over kommunens regionale og interkommunale samarbeid og samarbeidsavtaler Legge til rette for involvering, medvirkning og dialog med innbyggerne Det er etablert en særskilt ordning for å ivareta barn og unges interesser i planleggingen (pbl § 3-3) Rådmannen Det er etablert rutiner for å sikre at innbyggere involveres i saker som angår dem og at brukere får de tjenester de trenger Kommunestyrevedtak 10/2: Ungdommens kommunestyre opprettes og får fullmakt til å disponere bevilgede midler. Det legges frem sak for formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2014. Rådmannen Rådmannen Målet er nådd. Kommunestyret har vedtatt at barn og unges interesser skal ivaretas gjennom: Gjenopprettelse av Ungdommens Kommunestyre Årlig gjennomføring av Barnetråkk At barn og unge interesser skal vurderes i alle saker til politisk behandling Ikke påbegynt. Utsettes til 2015. Kultur og byutvikling Kommunestyrevedtak 10/2: Det er etablert brukerråd på sykehjemmet Helse og omsorg Samfunnsmål: Økonomisk handlefrihet Sørge for god økonomiplanlegging og oppfølging Sikre samsvar mellom tjenestenivå og økonomi Ansvar Stimulere til økt samarbeid internt og eksternt Kommunestyrevedtak 10/2: Kommunestyret ber om en gjennomgang av kommunes bilpark Kommunen vil vurdere sine eierskap og følge opp eiermeldingen i fbm utredningsarbeidet knyttet til kommunereformprosessen . Under arbeid, vil ferdigstilles i 2015. Målet er ikke nådd Tjenesten fant ikke rom for å avsette ressurser til å opprette og følge opp Ungdommens kommunestyre i 2014. Bevilgede midler ble overført Elevrådet på Ungdomsskolen. Ressurser vil omdisponeres fra 2015, og målet er derfor videreført tili 2015. Målet er nådd. Rådet kalles Brukerutvalget og har tre faste møter pr år med representanter fra pårørende, ledelse, ansatte, brukere og eldrerådet. Mål for brukerutvalget er å sikre brukermedvirkning, samt være et rådgivende organ til tjenesten. Status Rådmannen Resultatene viser at økonomiplanleggingen har vært meget god. Rådmannen Resultatene viser at det nærmer seg godt samsvar mellom avsatte ressurser og fordeling av ressursene mellom tjenestene. Rådmannen Målet er nådd. Avtaler er reforhandlet og avtale om oppfølging av kommunens leasingbiler inngått med Svelvik produkter. 53 for å sikre at bilbruken er kostnadseffektiv. Gjennomgangen legges frem for kommunestyret som orienteringssak i løpet av 2014 Kommunestyrevedtak 10/2: Rådmannen bes legge frem sak om salg av kommunal skog. Sak legges frem for kommunestyret i løpet av 2014. Kommunestyrevedtak 10/2: For å styrke likviditetssituasjonen bes rådmannen utrede salg og tilbakeleie av bygg. Sak legges frem for kommunestyret i løpet av 2014. Avviklet leasingkontrakt på 1 bil. Orientering om avtale tas med i 1. tertial 2015. Tekniske tjenester Målet er nådd. Vedtaket i kommunestyret resulterte i at skogen ikke skal selges, men forvaltes/ driftes videre som i dag Rådmannen Under arbeid. Dette ivaretas gjennom oppfølging av tidligere kommunestyrevedtak om kommunale bygg og eiendommer. Samlet vurdering av satsningsområdet Kommuneorganisasjonen: Behovene som lå til grunn for satsingsområdene er i stor grad knyttet til behovet for ansvarlig, kompetent ledelse. Det er behov for betydelig økt kapasitet mht administrative støttefunksjoner for ledere, slik at ledere kan frigjøre tid til strategiske oppgaver, herunder nærværsarbeid, fag- og tjenesteutvikling og internkontroll. Lederstrukturene er sårbare og må fortsatt styrkes. Arbeidet med økonomikontroll og –styring går etter planen. Det er fortsatt behov for betydelig og økt innsats på området. Det bør vurderes styrket controllerfunksjon for de store tjenesteområdene. Pga av manglende kapasitet er bl.a. enkelte områder i analysegrunnlaget for svakt. Dette reduserer kvaliteten og presisjonen i videre utviklingsarbeid. Arbeidet med planmodell, styringsverktøy og det politiske årshjulet har effektivisert beslutningsprosessene betraktelig og utløst mye samordnet og målretta arbeid. Mange grunnleggende strukturer for oppfølging av politiske vedtak er på plass, men det er fremdeles betydelig etterslep mht arkiv, informasjon, kvalitetsystem, beredskapsarbeid m.v. Regionssamarbeidet gir avkastning til tross for meget begrenset ressursbruk. Det vurderes at en ytterligere innsats for å etablere sterkere stukturer og institusjoner for involvering og dialog vil kunne løse ut ennå bedre resultat av vedtatte innsatser. 54 Planstrategi Planoppgave Ansvar Status Kommuneplan Kommuneplanens arealdel (delvis revidering) Kultur og byutvikling Planen er ikke vedtatt, men fortsatt under arbeid. Administrasjonen anså det som nødvendig å bruke noe mer tid og ressurser på kvalitetssikring av arbeidet før saken sendes på ny høring. Det er særdeles viktig at arealdelen har høy kvalitet med fht den forestående kommunereformprosessen. Revidert planforslag vil bli lagt ut på høring på nytt med ny frist for høringsuttalelse 2015, for deretter, etter ny administrativ behandling, å bli fremmet til 2. gangs behandling i kommunestyret. Kommuneplanens handlingsdel – med årsbudsjett (årlig rullering) Rådmannen Gjennomført. Vedtatt av kommunestyret 15.12.14 Temaplan for barn og unge - ivaretar tverrfaglig samarbeid i oppvekstfeltet Rådmannen Planlegging påbegynt Ferdigstilles i 2015 Temaplan for vekst og utvikling Rådmannen Planen utgår. Vedtatt i kommuneplanens handlingsdel 20152018 ROS-analyse (revideres) Rådmannen Påbegynt. Arbeidet var planlagt utført i samarbeid med Sande kommune. Grunnet kapasitetsutfordringer reviderer Svelvik kommune planen 2015 Tema- og kommunedelplaner 10/2-forslag (endring): Det er utarbeidet en omsorgsplan som sikrer at tjenestetilbudet har en god kvalitet, er tilpasset den enkelte mottaker og er tydelig kommunisert til utførende tjenesteområde og bruker. Planen må målrette tjenestetilbudet slik at ressursene kan fordeles til områder hvor behovene er størst. Helse og omsorg 55 Arbeidet er påbegynt. Omsorgsplan vil utarbeides i løpet av 2015. Dreining av ressursbruk er allerede igangsatt gjennom at riktig fordeling av ressurser og målrettet tjenestetilbud gjøres fortløpende av tjenestekontoret. Tjenesten har også utarbeidet en plan for rigging av fremtidens Helse og Omsorgstjenester. Denne definerer temaer som omsorgsplanen skal ivareta. Mål for tjenesten er å kunne gi riktig tjeneste til riktig tid, i riktig mengde til rett bruker. Kommunale regueringsplaner Status Tømmerås – Trostemyra (Brenna) B5 Regulert til boligformål. Eksisterende reguleringsplan for atkomst er under ny vurdering. Målgruppe er unge i etableringsfasen. Varsel om oppstart av endring av reguleringsplan mars 2014. Flere er interesserte i utvikling av området til boliger Tømmeråsen Vest B19 (inkl. Vannverksvn) Formål bolig. Varsel om oppstart av endring av reguleringsplan 24.04.2014. Forslag til reguleringsplan er klar for 1.gangsbehandling. Kommunestyret vedtok i kommuneplanens handlingsdel 2015-2018 å forskyve framdriften Åsgaten (tidl. Svelvik Barnehage) Detaljert reguleringsplan for boligformål Omsorgsboliger. Oppstartmøte reguleringsplanarbeid sept. 2014. Planforslaget er varslet og fristen er ute. En del naboprotester. Orienteringsmøte for naboer avholdes. Forberedelse til 1. gangsbehandling Hovet (på grensa til Sande) Formål bolig. Ikke i gangsatt reguleringsplan. (Planarbeid skal skje i samarbeid med Sande kommune) Er utsatt til 2018 (jf kommuneplanens handlingsdel 2015-2018) Grunnane - tomtedelingsplan Formål næring. Forhandling med interessenter pågår. Taksering for igangsetting salg av del av området er foretatt 56 Effektmål 2014 - 2024 For å vurdere om prioritert innsats bidrar til å nærme seg målene satt i Kommuneplanens Samfunnsdel 2012-2024 kan rapporteringen på effektmål i sum gi en indikasjon på om samfunnsutviklingen går i den retning som er satt i målene. Forklaring: 2012, 2013 og 2014 er oppnådd resultat 2015 – 2024 er vedtatte mål fra Kommuneplanens handlingsdel. Her settes ambisjon for disse effektindikatorene i perioden fram til utgangen av 2024. 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2024 VEKST OG UTVIKLING Økt folketall Årlig befolkningsvekst i %. Balansert befolkningsvekst Andel av befolkningen i aldersgruppen 6-15 år Attraktivt for næringslivet Plassering i NHO NæringsNM -0.37 0,15 0,32 0.6 0.8 1.0 1.5 12.3 12,13 12,15 13.5 14 14.5 15 420 - 400 390 380 370 300 4000 - 4000 4200 4400 4600 5500 11 2 4 17 19 21 30 48 6 15 42 40 38 30 6.4 - 6.4 6.3 6.2 6.1 5.6 35.4 35 32 34 32 30 25 82 85,9 83,6 82.5 82.7 83 85 KLIMA OG MILJØ Redusere behov for bilkjøring – økt trafikksikkerhet Antall m gang/sykkelvei – kommunalt ansvar LEVEKÅR Flere i arbeid og utdanning Antall brukere i kvalifiseringsprogrammet NAV Mestring av eget liv Antall ungdom (18-24 år) som har mottatt økonomisk sosialhjelp i løpet av siste 12 mnd. God helse Legemeldt sykefravær i hele Svelvik kommune Økt gjennomføringsgrad videregående skole Viser: % drop-out (KOSTRA) KOMMUNEORGANISASJONEN Høyere inntekter Viser: Skatteinntekten vs. andre kommuner i % 57 58 Foto: Torbjørn Tandberg RAPPORTERINGSOMRÅDER RÅDMANNSFUNKSJONEN Foto: Duncan Balcon Status innsatsområder for 4-års perioden – tjenesteproduksjon Mål Regional utvikling Det er gjennomført en evaluering av behovet for kirkebygg i Svelvik kommune Fellestjenesten Det er innført sentralarkiv og elektronisk arkiv og gjennomført opplæring og bevissthet på rutiner ved bruk av alle fagsystemer for ansatte Det er etablert system for håndtering av eksterne henvendelser for tekniske tjenester og byggesak Kommunenes hjemmesider er oppdatert Kommunetorget er bygget om for å bedre servicenivået for kommunens innbyggere Kompetanseheving for ansatte Personal/HR Nytt HR-system for hele kommunen er utviklet og implementert Overordnet HMS-system er gjennomgått og ajourført Det er utarbeidet overordnet kompetanseutviklingsplan Vikarpool er utredet Status Notat fra Svelvik kirkelige Fellesråd mottatt og fremlagt politikerne som melding, som konkluderer med at våre tre kirker bør beholdes. Under arbeid Prosjekt med oppgradering av ESA er igangsatt sammen med D-ikt-kommunene. Oppgradering av ESA er første trinn i å bygge opp elektronisk arkiv og sentralarkiv. Ferdigstilles i 2015. Under arbeid. Prosjektet går inn i 2015 Under arbeid. Internettprosjekt ”Rett på nett” igangsatt sammen med de andre D-ikt-kommunene. Prosjektet går inn i 2015. Under arbeid. Utredning/avklaring iverksatt. Overordnet kompetanseplan drøftet og vedtatt. Plan for opplæring i ulike fagsystemer utarbeidet og implementeres fortløpende. Under arbeid. Er utviklet, implementering sluttføres i 2015. Under arbeid. Gjennomføres i løpet av 2015 Gjennomført. Overordnet kompetanseplan drøftet og vedtatt. Plan for opplæring i ulike fagsystemer utarbeidet og implementeres fortløpende. Gjennomført. Funksjonsbeskrivelse for stilling som skal ivareta vikarinnleie, rekruttering av støttekontakter og avlastere i 59 helse og omsorg er utarbeidet. All innleie av vikarer til Helse og omsorg er samlet Økonomi Utarbeidet økonomihåndbok Målstyring implementert i hele organisasjonen Implementert nytt økonomisystem (Agresso M3) Organisasjonsutvikling Det laget en strategi for utvikling av medarbeiderskap og innføring av LEAN som arbeidsform. ROS-analysen (tjenesteproduksjon) er oppdatert og fungerer som verktøy for prioriteringer i både administrative og politiske beslutningsprosesser. Kommunen har utviklet et helhetlig målog styringssystem, der virksomhetsstyring, internkontroll og kvalitetsarbeid inngår. System for systematisk brukerundersøkelser er innført for alle tjenester. Felles rutiner under utarbeidelse. Ferdigstilles i løpet av 2015. Ferdigstilt, rapportert første gang i 2. tertial 2014 Utarbeiding av indikatorsett i alle tjenester iverksatt men skal være i utvikling ut 2015. Prosjektrapport ferdigstilt. Avventer ressurser fra leverandør. Ferdigstilles i 2015. Midtveisevaluering ferdigstilt. Medarbeiderskap skal gjennomføres i alle tjenester. Deretter for nyansatte og etter behov. Plan for implementering utarbeidet. LEAN utgår og Kaizenmetodikk skal gis som del av lederopplæring. Under arbeid. ROS-analyser er under gjennomføring i alle tjenester, vil for første gang fungere som verktøy 1. Tertial 2015. Under arbeid. Det arbeides systematisk og kontinuerlig med årshjulet og årshjulsdokumentene. Utkast til skisse for måleindikatorsett fremlagt i 1. tertial 2014 – ny versjon skal presenteres 1. tertial 2015. Under arbeid. En større satsing på systematisk arbeid med brukerdialog planlegges i 2015. Løsning for utarbeidelse av brukerundersøkelser (QuestBack) er klart til bruk. Barnehagene skal gjennomføre brukerundersøkelser i løpet av 2014. Øvrige tjenester lager plan for oppstart. PROSJEKTER/ANDRE AKTIVITETER Kommunereformen Kommunestyret har vedtatt at Svelvik kommune skal bygge en ny kommune sammen med Drammen kommune og kommuner i Drammensregionen. Det er planlagt oppstart av drøftinger med Drammen fra nyttår 2015. Utvikling i §27 og §28 – samarbeidene Assisterende rådmann er kommunens representant i majoriteten av de interkommunale samarbeidene og sitter i styrene som eiers representant. Det gjennomføres styremøter 1 gang pr. måned i Kommuneadvokaten, Kemneren for Drammensregionen, Drammensregionens IKT og Krisesenteret. Samarbeidet med Sande kommune om regnskaps- og lønnstjenester har hatt styremøter hver annen måned. Styringsmessig er det utfordrende med samarbeid organisert etter §27 og §28 i kommuneloven ved at styrerepresentanten i en slik sammenheng ikke først og fremst er kommunens representant, men skal ha det beste for selskapet som utgangspunkt for styrearbeidet. I noen sammenheng kan selskapets beste være i strid med de mål og strategier som er nedfelt i kommunens planverk. De interkommunale selskapene som Svelvik kommune er med i er i all hovedsak veldrevet og driver innenfor sunne økonomiske rammer, men det er er en svakhet at de interkommunale samarbeidene i noen grad har en tendens til å være på utsiden av basisorganisasjonen i større grad enn det som er ønskelig. 60 Gjestebud 2014 var året da Gjestebud virkelig satte Svelvik på kartet! I møte med andre kommuner, statlige og fylkeskommunale instanser, blir vi stadig forbundet med begrepet Gjestebud. Og det er vi stolte av! Gjestebud, som medvirkningsform, har nemlig sitt opphav i Svelvik! Gjestebud er foreslått av innbyggere, som en medvirkningsform de mener kommunen bør/kan benytte for å få innspill fra berørte og andre som ofte ikke får fram sine meninger eller som ikke stiller på åpne møter. Det som skiller Gjestebud fra andre, mer tradisjonelle medvirkningsformer, er at: Gjestebud gjennomføres av innbyggere, såkalte gjestebudverter. De inviterer gjester i hovedsak hjem til seg for å diskutere ett eller flere temaer fra kommuneplanen eller andre dokumenter/saker kommunen ønsker tilbakemelding på. Gjestebud har få deltakere, oftest under åtte. Gjestebud gjennomføres uten kommunal deltakelse/tilstedeværelse. I Svelvik har vi så langt erfaringer med Gjestebud fra Kommuneplanens samfunnsdel og arealdel, og har planer om å benytte og utvikle metoden videre til også å brukes aktivt i tjenestene. Det har vært holdt Gjestebud i alle tettsteder i Svelvik, men også i Oslo, Bergen og Kristiansand, blant Svelvikstudenter. Med metoden kan man til og med involvere pensjonister på langtidsferie i sydlige strøk! Noen av gjestebudvertene 61 Erfaringene med Gjestebud er unisont gode, det underestrekes av tilbakemeldinger fra gjestebudverter: Dette er bra, virkelig demokratisk” ”Folk har det travelt, jeg også, derfor har jeg ikke hatt ett gjestebud, men tre med i alt 7 personer” ”Det var en hyggelig og spennende måte å diskutere Svelviks framtid for seniorer på” ”Gjestebud er en fin måte å få med alle på. Vi får jo alle mulighet til å se hva som står i en kommuneplan på denne ”Alle syntes det var en fin måte å møtes på, i små grupper måten. Ellers ville vi kanskje ikke sett i den overhodet.” hvor alle fikk delta i diskusjonen uten å kvie seg for å stå frem” ”Den viktigste effekten av hele dette opplegget tror jeg ”Glimrende opplegg. Engasjerer engasjerte mennesker kommuneplanen, et slags medansvar for at vi lykkes med som normalt er fraskåret fra å bidra fordi de enten ikke noe av dette. Blir mer positive innbyggere.” ligger i at så mange deltagere får et lite eierforhold til ønsker å gå inn i lokalpolitikken (dette krever innmeldelse i ”Det virker som en fin måte å engasjere innbyggerne til å politisk parti) eller de ønsker av forskjellige årsaker ikke å tone flagg på åpne møter.” vise hva de mener, og muligheten til å forme sin egen fremtid for saker de virkelig brenner for. Jeg ser det også ”Bruk oss igjen, hvis kommunen lurer på hva VI synes” som en fordel for Svelvik kommune som får større kontakt med innbyggerne, og at de får tilgang på råd/tips på en ”Vi trenger noe som er nært og håndterlig, og fortsetter enkel og effektiv måte.” dere slik, så er dere nok på rett vei” ”Vi synes gjestebudet er en god ide for å engasjere "den ”Veldig positivt! Ble en helt annen diskusjon enn det en vanlige mannen i gata" og de som ikke kanskje ville sagt kan få til i et stormøte. Alle fikk tenkt seg om, alle fikk sine meninger ellers, og vi vil jo gjerne få være med å kommet med sine tanker og ideer. Ble en fin diskusjon, og påvirke kommunen vår i positiv retning om det skulle la til slutt en konklusjon vi alle kunne enes om.” seg gjøre eller om det er mulig å se resultater av dette på sikt!” ”Kjempeflott måte å skape engasjement og samhold mot felles mål. På sikt kan slike felles møtepunkt ha mange ”Det føltes veldig riktig å samle gjester som har samme positive «bivirkninger», tror nok noen av mine gjester nå fokus og felles behov.” lettere kan ringe hverandre og spørre hverandre om råd og hjelp etc. ” (red: fra næringsdrivende) ”Vi er alle klare for et nytt møte når arealdelen legges ut – uavhengig om du inviterer eller ikke” ”Fortsett å bruke gjestebud aktivt!” Masteroppgaven ”Involvering av innbyggere i kommuneplanens samfunnsdel – erfaringer å lære av” (2014) baserer seg på kommuneplanprosessen i Svelvik, og konkluderer med at Gjestebud viser seg å være en god metode for involvering av innbyggere, både sett fra kommunens og innbyggernes side; Kommunen mottar innspill fra aktører som kan være vanskelige å nå ved tradisjonelle medvirkningsformer, i tråd med plan- og bygningslovens intensjon Metoden krever lite kommunale ressurser Innspillene er grundige, mer reflekterte og viser dermed trolig et riktigere bilde. Berørte innbyggere får fremmet sin mening om saker som vil medføre konsekvenser for dem. Diskusjoner foregår i trygge rammer, blant kjente, og man står fritt til å velge når diskusjonene skal foregå, hvordan det skal legges opp og hvor lenge man ønsker å holde på. Det er dette andre kommuner og instanser synes er interessant, og som skaper ytterligere nysgjerrighet; NIBR og Uni Rokkansenteret har lagd en rapport på bestilling fra KS, hvor Gjestebud (og en del annet fra Svelvik) inngår: http://www.ks.no/PageFiles/40878/Rapport%20%20inbyggermedvirknig.pdf?epslanguage=no 62 KS har utgitt idèheftet ”Hvordan involvere innbyggere”, hvor Gjestebud inngår: http://www.ks.no/PageFiles/40878/Id%c3%a9hefte%20-siste.pdf?epslanguage=no Distriktssenteret (uavhengig faglig forvaltingsorgan under KMD) har artikkel om Gjestebud: http://distriktssenteret.no/2012/12/19/svelvik-inviterer-til-gjestebud/ Husbanken viser til medvirkning og deltakelse i Svelvik: http://www.husbanken.no/byggeskikk/kommunene-har-nokkelen/ Ettertraktede/mye brukte foredragsholdere omtaler Svelvik; ”Look to Svelvik” (Erik Plathe, Asplan Viak) ”Noen klarer det – kommuneplanen i Svelvik” (Gro Sandkjær Hansen, NIBR) ”Nytenking - Gjestebud” (Jan Erling Klausen, NIBR/UiO) I tillegg har vi vært invitert til mange konferanser, seminarer og møter for å fortelle om blant annet Gjestebud. Som eksempler kan nevnes: Bø kommune, Fet kommune, Rendalen kommune, Folkehelsenettverket i Vestfold og i Oppland, Folkehelsa i Østfold, LUK-nettverket i Vestfold, Konferanser for planleggere i Vestfold og i Hedmark og Oppland og for masterstudenter i medvirkning (NMBU/Husbanken). For 2015 er vi allerede forespurt om å fortelle om Gjestebud på nasjonal kommuneplankonferanse i Narvik, samt fått mulighet til å skrive artikkel i fagtidsskriftet PLAN. Planer og struktur Plansystemet som ble etablert i fbm kommunal planstrategi, og vedtatt som arbeidsform i fbm kommuneplanens samfunnsdel, har forenklet og forbedret oversikten over politiske veivalg og bidrar dermed til økt gjennomføringskraft for politiske vedtak. For å sikre realisering av politiske vedtak/mål har administrasjonen brukt relativt mye tid og ressurser på å rigge en årshjulsstruktur som skal ivareta dette. I løpet av 2014 har første generasjon/runde årshjulsdokumenter virket, og dokumentene begynner nå å få en form og et innhold som fungerer tilfredsstillende. I praksis bidrar det til at kommuneorganisasjonen jobber mer målrettet og systematisk. Plansystemet og årshjulsstrukturen har også satt Svelvik på kartet, og ført til invitasjoner fra og besøk hos flere kommuner, samt nysgjerrighet fra forskermiljøer. Dette er eksempel på hvordan kommuneadministrasjonen kan bidra til god omdømmebygging av Svelvik. Nytt lønns- og personalsystem I 2014 har HR/Personal måttet prioritere implementering, opplæring og drift av nytt lønns- og personalsystem, i tillegg til avsluttende fase av prosjektet i D-IKT. Dette har vært et omfattende og ressurskrevende arbeid, som har båndlagt store deler av kapasiteten i 2014. Det nye systemet fordrer nye måter å arbeide på for organisasjonen og nye rutiner på flere områder. Det har kontinuerlig vært jobbet med forbedringer og oppdatering av informasjon i systemet. Personal/HR har jobbet tett med lønnsmedarbeiderne gjennom hele året, for å sikre best mulig gjennomføring av deres tjenester. 2014 var et år med hovedoppgjør, og HR/ Personal bidro til gjennomføringen av de lokale forhandlingene i Svelvik kommune. Det sentrale oppgjøret resulterte i streik i skolesektoren. Forhandlingsresultatet medførte en del utfordringer mht. effektuering i nytt lønnssystem. Bemanningssituasjonen på lønnskontoret, medførte at HR/ personal måtte inn og bidra konkret i deres arbeid for å få effektuert resultatet av sentrale og lokale forhandlinger. Vi har hatt en del utfordringer med å effektuere forhandlingsresultatet i nytt lønnssystem. Brukerstøtte og øvrig arbeid med nytt lønns- og personalsystem har ført til at HR/ personal til har måttet prioritere bort andre oppgaver, til fordel for dette. Arbeidet med oppretting av informasjon, opplæring og drift av systemet fortsetter i 2015 HR/ Personal arbeidet også i 2014 med kontinuerlig lederstøtte og bistand i forbindelse med håndteringen av lov- og avtaleverk med mer. 63 AMU Arbeidsmiljøutvalget består av 4 representanter fra arbeidsgiversiden og 4 representanter fra arbeidstakersiden. Arbeidsgiver ved assisterende rådmann har ledet AMU i 2014. Ledervervet alternerer mellom arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden annethvert år. Det ble i 2014 gjennomført obligatorisk kurs for alle medlemmer av AMU. Arbeidsmiljøutvalget har i 2014 hatt 6 møter og behandler alle saker som omhandler arbeidsmiljøet til ansatte. Tidevannskraftverk i Svelvikstrømmen Svelvikstrømmen er aktuell som testlaboratorium for tidevannskraftverk. TESS og Svelvik kommune samarbeider om å få i gang et pilotprosjekt. Interessen var stor under et åpent møte om prosjektet i juni. Kent Thoresen (Norwegian Ocean Power) med egenutviklet tidevannskraftverk Begge bilder fra TESSinform nr 107 November 2014 Foto- og filmsamlingen til Odd Omdal Odd Omdal har gjennom en årrekke fotografert og filmet små og store beivenheter i Svelvik. Samlingen utgjør et viktig kulturhistorisk materiale. For et par år siden ble det opprettet kontakt mellom Odd Omdal og Vestfoldmuseet om framtidig sikring av samlingen. Avtale om rettigheter og samarbeid ble inngått. Det meste av samlingen er overført til Vestfoldmuseene for registrering og katalogisering. Når dette er ferdigstilt, vil samlingen bli tilgjengelig for alle. 64 Politirådet Svelvik kommune har fått ny lensmann og det har initiert et enda tettere samarbeid mellom organisasjonene. Politirådet er reetablert og vitaslisert som arena. Hensikten er å sørge for gode strategiske diskusjoner i skjæringspunktet mellom politi, politisk og administrativ ledelse. I tillegg er det knyttet tette bånd til relevante tjenester, både mht operativt arbeid og kompetansedeling. Forbedringsarbeid Avvik Bruken av det elektroniske avvikssystemet er mangelfull. Avvik meldes i stor grad til leder gjennom bruk av e-post. I 2014 har det vært meldt avvik særlig i forhold til nytt HR-system. Tilsyn Rådmannsfunksjonen har ikke hatt tilsyn i 2014. Risikoanalyse Internkontroll. Systematisk arbeid med HMS og internkontroll. Risiko: Oppgaver blir ikke utført. Fare for lovbrudd. Tiltak: Følge overordnet kompetanseplan, vurdere mulighet for økt kapasitet/kompetanse i Rådmannsfunksjonen Lønn. Personaladministrasjon, lønnsutbetalinger og økonomikontroll. Risiko: Lederstøtte og lønnsoppgaver blir ikke utført, eller utført feil grunnet implementering av nytt lønns- og personalsystem og manglende kapasitet. Tiltak: Overføring av lønn til Drammen. Følge overordnet kompetanseplan. Styrke kapasitet og kompetanse i Rådmannsfunksjonen Arkiv/innsyn. Arkivering, oppfølging av politiske vedtak, informasjonsarbeid. Risiko: Stor pågang av krav om innsyn medfører svikt i arkivering og oppfølging av politiske vedtak. Tiltak: Kun skriftlige henvendelser om innsyn. Prioritering av innsynskrav fra presse, oppfølging av politiske vedtak og rettssikkerhet for ansatte/brukere mht informasjonssikkerhet Tjenestens vurdering Samlet sett vurderes det at vi i 2014 har implementert og forbedret de overordnede styringsprosessene, prioritert mht politisk ledelse og oppfølging av politiske saker. Arbeidet har gitt god økonomisk gevinst, er ressurseffektivt og målretta i sin struktur. Det motiverer og gir energi til videre arbeid. På den annen side så tydeliggjør dette arbeidet at det er en kontinuerlig fare for alvorlig svikt i annen tjenesteproduksjon mht arkiv, innsyn, lønn, generell personaladministrasjon og internkontroll m.v. De nødvendige forbedringsprosesser er iverksatt, innenfor de ressurser som er tilgjengelige. Det vurderes kontinuerling om det er mulighet til å styrke kapasitet og kompetanse innen de risikoutsatte områdene. Tjenesten vurderer at situasjonen fortsatt er preget av at sentrale administrative funksjoner og kompetanseoppbygging har vært nedprioritert over lang tid. Dette gir seg utslag i at mye av tiden går med til ren brannslukking og at omfang og kvalitet istøtte til tjenestene blir mindre enn ønsket. Rådmannen vurderer situasjonen som stabilt kritisk og vil følge utviklingen i risiko- og sårbarhetsanalysene nøye. 65 BARNEHAGE Status innsatsområder for 4-års perioden – tjenesteproduksjon Innsatsområder Det er utarbeidet en plan for utvikling av barnehagetilbudene Status Målet er endret; plan er ikke utarbeidet, men det er funnet annen og mer hensiktsmessig løsning for utvikling av barnehagetilbudene: Svelvik har full barnehagedekning iht. lovmessige krav. Tilbudene bør justeres fortløpende iht. endringer som skjer i befolkningstall og aktuell søkermasse slik at barnehagetilbudet hele tiden gjenspeiler befolkningsutvikling og brukerbehov innenfor lovverket. Konklusjonen er at det ikke lages en egen plan for utvikling av barnehagetilbudene på sikt, men at det lages konkrete planer for utvikling når endringer er nødvendig. Målsetting om å etterleve endringer i behov og aktuell søkermasse er ikke ivaretatt. Vi har kapasitet mht. arealer, men økonomisk ramme gir ikke anledning til å øke driften ut over antall plasser per august 2014 (jfr. kommunestyrevedtak – juni 2013) Søknader som kommer inn etter hovedopptak, og som spesielt gjelder neste vårhalvår kan ikke ivaretas. Pr. 31.12.14 foreligger søknader fra 5 barn som ikke har fått plass, og det foreligger totalt 29 søknader til plass i løpet av vårhalvåret 2015. Antall refusjonsberettigede barn med plass i andre kommuner økte fra 11 i vårhalvåret til 14 i høsthalvåret. Dette forventes å øke ytterligere ut fra manglende kapasitet spesielt i vårhalvåret. En dreining av antall plasser over 3 år til under 3 år innebærer en kostnadsøkning grunnet at arealnormer og bemanningsnormer er høyere for barn under 3 år. Det er utarbeidet felles visjon, mål og retningslinjer for barnehagene Det er gjennomført kompetanseheving for ansatte Det må lages en strategi for å etterleve økende behov for plasser grunnet utbygging og tilflytting, samt kommunens målsetting om vekst. Utarbeidelse av ny visjon er påbegynt. Alle medarbeidere har vært involvert mht å komme med innspill. Arbeidet sluttføres våren 2015. Med bakgrunn i nasjonal satsing på kompetanseutvikling i barnehagene tilbød Fylkesmannen i Vestfold, i samarbeid med høgskolen i Vestfold/Buskerud, et omfattende skoleringstilbud for barnehageansatte. Kommunestyret bevilget i juni kr 150.000 til vikarutgifter i barnehagene slik at barnehagene kunne nyttiggjøre seg tilbudene. Fra de kommunale barnehagene valgte vi å gi tilbud til 8 assistenter om deltakelse i et studium som har til hensikt å skulle heve ufaglærtes generelle basiskompetanse. Studiet er regionalt organisert med assistenter fra Svelvik, Holmestrand, Sande og Horten. Opplæringen ble ikke startet før i november, og siden bevilgede midler fra kommunestyret (150.000) ikke kunne overføres fikk vi kun utnyttet en liten del av bevilgningen. Ved å følge nasjonale utviklingsområder mottar 66 barnehagene årlige midler fra Fylkesmannen i Vestfold til lokale utviklingsprosjekter. I vårhalvåret ble prosjektet ”Den livsviktige leken” avsluttet, og barnehagene ble videre innvilget kr 80.000 til nytt utviklingsprosjekt ”Språk i barnehagen - mye mer enn bare ord”. Grunnet sen bevilgning fra Fylkesmannen er kun deler av midlene benyttet. Gjenværende midler (28.000,-) er avsatt på fond for å benyttes i vårhalvåret 2015. Kompetanseheving for alle grupperinger i barnehagene vil være et kontinuerlig arbeid. Styrerne har fått opplæring på digitale fagsystemer. For pedagogiske ledere er det planlagt internt kurs m/ekstern foredragsholder hvor ledelse/personalledelse er vektlagt. PROSJEKTER/ANDRE AKTIVITETER Helt Konge! H.M. Kong Harald besøkte Svelvik kommune tirsdag 21.oktober. Besøket hadde hovedfokus på barn og unge og Kongen ønsket å møte våre yngste innbyggere. Første stopp var Støa barnehage. Der ble han mottatt og underholdt av barn og voksne fra alle barnehager i Svelvik. Vi lærer av hverandre! Barnehagene har etablert en samarbeidsform på tvers av enheter og eierform som gjør at barnehagetjenesten fremstår og oppleves som helhetlig mht. system og utvikling. Barnehagenes arbeidsform er å jobbe i team og grunntankene i medarbeiderskap gjenspeiler seg i måten personalet forholder seg til barna og hverandre i det daglige samvær. Gjennom arbeidsform og sammenhengende utviklingsprosjekter for barnehagene siden 2001 er det etablert både kompetanse og praksis som er viktige kvalitetstiltak i jobbing med satsingsområdet Tidlig innsats. Prosjektene integreres hele tiden inn i barnas hverdag, og personalet jobber hele tiden med oppgaver og refleksjon over egen praksis - individuelt, på egen avdeling, på tvers av avdelinger og på tvers av barnehager. Erfaringer deles og praksis spres. På den måten utvikles kunnskap, holdninger og god praksis til hele tjenesten, samtidig som tilbudet til barna utvikles. Dette er en vesentlig og avgjørende arbeidsform i forhold til å heve kompetansen i hele personalgruppen kontinuerlig. 67 ”Den livsviktige leken” Perioden mellom fødsel og skolestart kalles førskolealderen. I løpet av disse årene skal barnet gå fra å være fullstendig avhengig av sine omsorgspersoner til å mestre alle basisferdigheter fra de rent motoriske til det intellektuelle med kommunikasjon og logisk tenkning, samt en rekke sosiale samspillsregler som endres fra situasjon til situasjon. Førskolebarnas måte å lære seg disse ferdigheter er gjennom leken. Gjennom gjentatte utprøvinger, alene og i samspill med andre, mestrer de stadig mer, gir og får korrigeringer, finner inspirasjon, høster og bearbeider erfaringer, og lærer seg ferdighetene på en lystbetont måte. Lek gir også vennskap, kunnskap, og energi. Barns lek er deres viktigste læringsarena. Leken er lystbetont, frivillig og har en egenverdi som ingen annen aktivitet har. Lek er en måte å mestre livet på. Gjennom prosjektet har vi fått bekreftet at: (evaluering i personalgruppene) - Vi har fått økt forståelse for lekens betydning Vi har fått styrket vår kunnskap om lek og lekekompetanse LEKEN har en helt sentral rolle for å utvikle vennskap Barn som ikke deltar i lek, kan også ha det vanskelig med å få venner. At de voksne har vært aktive i barnas lek og bevisst gått inn i lek for å støtte, har båret frukter – barna har utviklet sine lekeferdigheter Erfaringer hentet fra utviklingsprosjektet ”Den livsviktige leken” 68 "En mann uten språk er som en kamel uten pukkel" er et gammelt ordtak fra Midtøsten, og som gir enda mer mening i dagens verden, hvor språk bare blir viktigere. Dette sier noe om viktigheten av språk, og hvordan språk brukes i nesten alle sammenhenger man opplever gjennom en dag. Uten språk vil man ikke ha venner, ingen plass i samfunnet, og ingen ordentlig identitet. Sitat: Sondre Åmås Barnehagenes nye utviklingsprosjekt ”Språk i barnehagen - mye mer enn bare ord” har som å gi barna best mulig evne til kommunikasjon og språkbeherskelse ut fra at dette er en av de viktigste faktorene for å lykkes både i utdanning og sosiale settinger. Det benyttes eksterne foredragsholdere i prosjektene, og målgruppe er alle ansatte i alle barnehager, inkl. den private. Det gis også tilbud til foresatte om deltakelse i enkeltforedrag sammen med ansatte. Hverdagen i barnehagen består av utallige aktiviteter der barna bruker språket aktivt. Et godt språkstimulerende miljø er preget av at personalet bruker språket bevisst i samspill med barna. 69 Oppfølging av politiske vedtak Politiske vedtak Sak 30/14 Flytting av Berger barnehage til Berger skole Vedtak: ”Berger barnehage flytter hele sin drift inn i Berger skole, innen utgangen av desember 2014. Det utarbeides egen implementeringsplan for tiltaket.” Oppfølging - status Berger barnehage startet drift i nye lokaler 17.11.14. Med unntak av noen små praktiske tilrettelegginger var både bygninger og uteområdet tilrettelagt på en god måte. Dette var resultat av gode prosesser og god planlegging. Hele personalgruppa og innleid hjelp fra Svelvik Produkter gjennomførte flyttingen på fredag, og personalet klargjorde alle avdelinger i løpet av helga før åpning. Barn og foresatte kunne derfor ønskes velkommen i ferdigstilte lokaler mandag morgen. Det mest fremtredende med de nye lokalene er bedret luftkvalitet og lysforhold. Forbedringsarbeid Avvik Barnehagene skal benytte EQS til å rapportere HMS-relaterte avvik. Grunnet dårlig erfaring med arbeidsflyt, oppfølging og defineringer av hva som er et avvik benyttes systemet i mindre grad enn det burde. Avviksbehandling knyttet til forvaltningsloven har fortsatt ikke vært ivaretatt iht. regelverket i 2014, men ved tilknytning av barnehagene til ESA januar 2015 vil dette bli ivaretatt. Tilsyn I forbindelse med godkjenning av nye lokaler for Berger barnehage er det meldt 1 avvik av Miljørettet helsevern. Dette retter seg mot akustikk/lyddemping ved en av avdelingene. Det er foretatt lydmålinger, og vurdering av tiltak pågår. Det beregnes lukking av dette avviket forholdsvis raskt på nyåret 2015. Det har ikke vært ytterligere tilsyn i barnehagene dette året. Risikoanalyse Økonomistyring: Økende antall barn med plass i andre kommuner. Risiko: Budsjettramme overskrides, Tiltak: har sendt brev til alle ”kjente” foresatte i forkant av hovedopptak for å få de til å søke plass i egen kommune. Økonomistyring: Økende antall barn med enkeltvedtak spesialpedagogisk hjelp. Risiko: Utmagring av grunnbemanning som gir dårligere kvalitet, og som kan medføre lovbrudd jfr. bemanningskrav. Tiltak: Deltakelse i prosjektet ”Fra spesialundervisning til tidlig innsats”. Lønn: Mange feil i lønnssystemet. Risiko: Belastninger føres på feil ansvar og konto grunnet mangelfullt oppsett i lønnssystem, og manglende mulighet til å spesifisere konti i systemet. Dette er meget tidkrevende og går ut over andre oppgaver som må nedprioriteres.Tiltak: Det føres manuelle lister for lønn ved siden av digitale meldinger i HR. Myndighetsutøvelse/saksbehandling. Risiko: Saker blir ikke behandlet eller blir feilbehandlet. Tiltak: Pågående opplæring og veiledning av styrerne i ESA. Det må avsettes mer tid til oppgaven ut fra en vurdering av totalbelastningen på styrerne etter hvert som flere oppgaver delegeres til dem. 70 Barnehagetjenesten har valgt å legge inn måleindikatorer med månedlige resultater for høsthalvåret. På denne måten synliggjøres utvikling/endringer som har skjedd i løpet av høsten. Ved valg av for eksempel kvartalsvise resultater for hver tjeneste vil utvikling gjennom året synliggjøres på en enkel måte, og kan sammen med regnskapstall gi et godt årsaksbilde for hvorfor resultater blir som de blir. Måleindikator Antall barn med enkeltvedtak Antall årstimer spesialpedagogisk hjelp Andel HELTIDSBARN under 3 år i % Antall barn på venteliste uten tilbud Utnyttelsesgrad (andel plasser i bruk) Antall barn fra andre kommuner Antall barn i andre kommuner Resultat Resultat Resultat Resultat Sept Okt Nov Des 2014 2014 2014 2014 8,0 9,0 10,0 11,0 6 384 8 016 9 096 9 326 33,6 % 34,1 % 34,2 % 34,0 % 3 5 5 9 95,8 % 98,6 % 99,4 % 100,4 % 0,0 0,0 0,0 0,0 11 11 11 14 Som oversikten viser er antall barn m/enkeltvedtak økende, samtidig som timetall for flere av barna også har økt. Antall barn på venteliste er økende. Vi har hatt ledige plasser deler av høsten fordi enkelte brukere har vurdert at de ikke kan benytte tilbudet ved den barnehagen tilbudet ble gitt. Etter hvert som barnehagene ble fylt opp har ventelistene blitt større. Den store økningen kommer i vårhalvåret hvert år. Full effekt av tiltak med å ”hente tilbake” brukere i annen kommune vil først nås når det er etablert en modell som sikrer kapasitet gjennom hele året. Utnyttelsesgrad pr. desember er 100,4 %. Det innebærer at alle barnehagene nå har et lite overbelegg iht. definerte rammer. Merinntaket er basert på å avhjelpe spesifikke behov knyttet opp mot barnevern og nyankomne flyktninger. Tjenestens vurdering Lovmessig krav for pedagognorm er ivaretatt, og det er god søkning av barnehagelærere ved utlysning av stillinger. Søknader om dispensasjon forekommer i veldig liten grad, og når det søkes er det som regel for et kortvarig vikariat. Barnehagene leverer god kvalitet på det pedagogiske tilbudet. Alle barn med lovfestet rett til barnehageplass er ivaretatt, men vi ser at økende ventelister kan være medvirkende årsak til at antallet barn fra Svelvik som søker plass i andre kommuner øker. Dette gir økte kostnader mht. refusjoner, samt at dette virker negativt i forhold til politisk målsetting om vekst og omdømmebygging. Ønsker om deltidsplasser og brukerdager blir stort sett imøtekommet, og det er høy grad av brukertilpasning i barnehagene Vedtatt strukturendring er ivaretatt, og personalet har gjennom prosessene vist stor endringsvilje og endringskompetanse. Nye lokaler som er tatt i bruk på Berger er tilpasset endret drift, og fungerer på en god måte. 71 Målsetting om å tilpasse kapasitet til etterspørsel har vært ivaretatt mht. reduksjoner, men barnehagetjenesten manglende økonomisk handlingsrom til å ivareta behovet for økning av kapasitet. Kaaanskje kommer kongen… 72 SKOLE Besøk av HKH Kong Harald Status innsatsområder for 4-års perioden - tjenesteproduksjon Mål Det er utarbeidet implementeringsplan for ny skolestruktur Det er etablert en ny organisasjon/interne strukturer knyttet til ny skolestruktur Det er igangsatt et prosjekt for å etablere alternative opplæringsarenaer Ansatte er tilbudt etterutdanning innen satsningsområder Lærere er tilbudt kompetansegivende videreutdanning Status Implementeringsplan var ferdig utarbeidet pr. 01.04.14. Gjennomføring har gått som planlagt og ny skolestruktur er etablert fra 01.08.14. Ny skolestruktur er etablert. Arbeid med interne strukturer, rutiner og kulturbygging er en prosess som tar tid og forsetter som en del av driften. Det skal arbeides med å tilrettelegge et tiltak for barn med særskilte behov fra høsten 2015 (jf pkt.10.1.5 under Status samfunnsmål). Tiltaket vil deretter vurderes i samarbeid med hele oppvekstfeltet og sees i sammenheng med forestående kommunereform. Tilbud om etterutdanning i henhold til skolenes utviklingsplaner er gjennomført for skoleåret 2013-14. Videre etterutdanning vil bygge på tjenestens årlige satsingsområder. Gjennomført for 2014. Det arbeides for at lærere skal gis tilbud om videreutdanning i hele 4 –års perioden. Til 2017 avhenger av budsjett PROSJEKTER/ANDRE AKTIVITETER Kongebesøk Svelvik kommune fikk 21.10.2014 kommunebesøk av HKH Kong Harald. Tema for besøket var barn og unge. I den forbindelse fikk skole og barnehage det ærefulle oppdraget å få besøk av HKH Kong Harald. Det var tilrettelagt et flott program hvor barnehagene og skolene fikk vist hva de var stolte av i kommunen sin, 73 hvordan de arbeider med innsats for andre lokalt gjennom miljøgruppa på ungdomsskolen og valgfaget ”innsats for andre”, og internasjonalt hvor barnehagen viste fram sitt prosjekt om å hjelpe barn i andre land. Videre fortalte elevene om hvordan barn og unge fikk medvirke i kommunale prosesser. HKH Kong Harald fikk også smakebiter at kultursatsingen for barn og unge i Svelvik med utdrag fra ”Den Gode Hensigt” og ved medvirkning av Svelvik musikkorps. Det ble en minnerik og stolt dag for store og små og Kong Harald uttrykte ved avreise stor tilfredshet over det han hadde fått presentert. Opptreden av ”Den Gode Hensigt” Ny skolestruktur Hovedfokus innen skoletjenesten har i 2014 vært preget av omlegging til ny skolestruktur på barnetrinnet. Dette har vært en omfattende og krevende strukturendring som innbærer at rutiner, strukturer og praksis må finne nye former. Et stort stykke arbeid og innsats er nedlagt fra ansatte i tjenesten. De har vist stor fleksibilitet og omstillingsevne i arbeidet for å tilrettelegge ny drift og med et mål om at de ”nye skolene” skal gi et godt skoletilbud for elevene. Det er da gledelig å konstatere at det meldes om stor trivsel blant elevene og gode arbeidsmiljøer på begge barneskolene. Store omstillinger krever tid og inneholder mange ulike områder som det må gripes fatt i, slik at arbeidet vil fortsette også i årene framover. Utviklingsarbeid ved Svelvik ungdomsskole Samtidig med omstillingen på barnetrinnet har Svelvik ungdomsskole drevet et godt utviklingsarbeid i året som har gått. Valgfag Innføring av valgfag for alle trinn ble fullført i 2014, og elevene har nå 1,5 t/u med sitt valgfag. Skolen tilbyr ca 5 ulike valgfag på hvert årstrinn av 15 mulige og alle valgfagene skal ta opp i seg minst 2 av de ordinære skolefagene, det er utarbeidet sentrale læreplaner og karakteren teller ved opptak til videregående skole. Målet er at valgfagene skal være praktiske fag. Ungdomstrinn i utvikling Svelvik ungdomsskole har i perioden 2013-2014 deltatt i Kunnskapsdepartementets satsing på ungdomstrinnet. Svelvik ungdomsskole valgte å satse på lesing og klasseledelse som utviklingsområder. Skolen har arbeidet systematisk med erfaringsdeling innad i kollegiet og hatt gode erfaringer med dette som arbeidsform. I tillegg har skolen samarbeidet med veiledere fra Høyskolen i Vestfold og Buskerud og deltatt i nettverk med andre ungdomsskoler. ”Lektor2 ” ”Lektor2 ” er et prosjekt i regi av Naturfagsenteret, med fokus på realfagene. Skolen har fått tilført eksterne midler til prosjektet. Ved Svelvik ungdomsskole har valgfaget «Teknologi i praksis» samarbeidet med lokal arkitekt og snekker om bygging av hus til søppelstativ i 2014. Valgfaget har også vært på ekskursjon på Teknisk museum og IT Fornebu for disse midlene. Den virtuelle matematikkskolen (DVM) Ungdomsskolen deltok i skoleåret 2013-2014 i prosjektet DVM i regi av ”Senter for IKT i utdanningen”. Prosjektet hadde to målgrupper: 74 Gruppe 1. Elever med behov for mer støtte i matematikk. Her ble det prøvet ut et program utviklet av senteret. Imidlertid var ikke opplegget nok tilpasset elevgruppen og fungerte derfor ikke etter hensikten. Gruppe 2: Elever med behov for større utfordringer i matematikk. Denne elevgruppen fikk tilbud om å følge undervisning via Internett på 1.kl videregående skole- nivå. Fire elever i 10.kl startet. En elev fullførte og tok eksamen. Oppfølging av politiske vedtak Politiske vedtak Sak 27/14 1. tertial – rapport Vedtak: Pkt. 3: ”Det avsettes kr. 1. mill til elevPC’er” Oppfølging - status Det ble kjøpt inn elevPC til alle elever er på utrinnet og utskifting av PC til ca halvparten av pedagogene i skole. Forbedringsarbeid Avvik Tjenesten har hatt noen avvik på trusler om vold mot ansatte. Disse er håndtert på avdelingsnivå. Ellers ingen avvik. Tilsyn Det har vært gjennomført brannsyn ved alle skolene i 2014. Ingen av skolene fikk avvik i brannsynet. Risikoanalyse Arbeid med risikoanalyse i tjenesten ble startet opp i 2014, men ikke fullført ut mot den enkelte skole. Ny risikoanalyse skal gjennomføres i 2015. Omlegging til ny skolestruktur. Risiko: Fare for svikt mht ansatte, informasjon til foresatte/elever, skoleskyss, trafikk og skolevei. Tiltak: Gjennomført risikoanalyse i framdriftsplanen for gjennomføring. Resultat: Ingen avvik. Gjennomføringen gikk som planlagt. Vold og trusler mot ansatte. Risiko: Ansatte blir utsatt for trusler og vold i sitt daglig arbeid. Tiltak: Skoletjenesten har startet opp arbeidet med en rutinebeskrivelse for håndtering av vold og trusler mot ansatte. Ferdigstilles innen juni 2015. Resultat: Avvikene i skoletjenesten er løst og lukket på arbeidsplassene. Melding er sendt AMU til orientering. Oppdatering av kvalitetssystem og rutiner på skolene etter omlegging til ny Skolestruktur. Risiko: Enkelte oppgaver blir ikke utført. Fare for lovbrudd. Tiltak: Det er igangsatt arbeid med oppdatering av rutiner. Vil søke midler til kvalitetsmedarbeider som skal arbeide med revidering og innføring av nye rutiner. 75 Måleindikator Desember 2014 Antall klasser 32,0 Antall elever 793,0 Gjennomsnittlig antall elever pr klasse 74,2 Antall brukere SFO 98,0 Antall undervisningstimer (uke) 1 068,0 Antall spes.ped elever 91,0 Antall assistenttimer til spes.ped 376,0 Antall pedagogtimer til spes.ped 207,0 Andel pedagogtimer i % av undervisningstimetall 19,4 Antall elever språklige minoriteter - §2.8 34,0 Antall pedagogtimer til språklige minoriteter - §2.8 52,5 Andel pedagogtimer i % av til språklige minoriteter - §2.8 4,9 11,5 % av elevene har vedtak om spesialundervisning, mens 19,4 % av pedagogressursene benyttes til spesialundervisning. Tjenestens vurdering Skoletjenesten har lykkes i oppdraget med etablering av ny skolestruktur som har vært det store fokusområdet i 2014. Framover vil fokuset være på kvalitet og innhold i skolene etter hvert som strukturer kommer godt på plass. Skoletjenesten vil i arbeidet ha med ekstern bistand fra nasjonalt veilederkorps som skal veilede skoler og skoleeier gjennom de neste to årene. Det styres mot en felles og helhetlig utvikling av skoletjenesten og vi vil samtidig innlede samarbeid med Drammen kommune for å forberede skolen best mulig på en framtidig kommunesammenslåing. 2015 vil være første året med helårseffekt av ny skolestruktur og det vil derfor fortsatt være nødvendig å justere driften inn mot vedtatt budsjett. Rammen til skole er som alle andre tjenester i kommunen forstsatt stramme. Tjenesten vil i 2015 arbeide med et prosjekt for å dreie mer av ressursene fra spesialundervisning inn mot forebyggende arbeid og tidlig innsats. 76 OPPVEKST Status innsatsområder for 4-års perioden - tjenesteproduksjon Mål Oppvekst Utvikle strategier i fht at: Barnehagene skal ha en helsefremmende og forbyggende funksjon og bidra til å utjevne sosiale forskjeller. Utvikle strategier i fht at: Skolene skal sørge for at elever og lærlinger utvikler kunnskap, kompetanse og holdninger for å kunne mestre livet og delta i arbeid og fellesskap i samfunnet Utvikle strategier i fht at: Den pedagogiske-psykologiske (PPT) skal hjelpe skolen med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling slik at opplæringen kan legges til rette for elever med særskilte behov. Utvikle strategier i fht at: Den fylkeskommunale oppfølgingstjeneste (OT) tar ansvar for å følge opp og gi tilbud til ungdom som har rett til opplæring, men som ikke er i opplæring eller arbeid Utvikle strategier i fht at: Arbeids- og velferdsforvaltningen bidrar til at utsatte barn og unge og deres familier får et helhetlig og samordnet tjenestetilbud. Utvikle strategier i fht at: Kommunens helse- og omsorgstjenester fremmer helse og søke å forebygge sykdom, skade og sosiale problemer. Utvikle strategier i fht at: Den kommunale barneverntjenesten avdekker omsorgssvikt, adferdsproblemer, sosiale og emosjonelle problemer så tidlig som mulig. Utvikle strategier i fht at: Bufetat bistår barneverntjenesten i kommunene med plassering av barn utenfor hjemmet og bistå kommunene med å rekruttere og formidle fosterhjem. Utvikle strategier i fht at: Det statlige familievernet gir tilbud om behandling og rådgivning der det foreligger vansker, konflikter eller kriser i familien ifølge lov om familievernkontor Utvikle strategier i fht at: Politiet driver forebyggende, håndhevende og hjelpende virksomhet som et ledd i samfunnets samlede Status Strategi vil inngå i Temaplan for barn og unge som skal ferdigstilles i 2016. Strategi vil inngå i Temaplan for barn og unge som skal ferdigstilles i 2016. Strategi vil inngå i Temaplan for barn og unge som skal ferdigstilles i 2016. Strategi vil inngå i Temaplan for barn og unge som skal ferdigstilles i 2016. Strategi vil inngå i Temaplan for barn og unge som skal ferdigstilles i 2016. Strategi vil inngå i Temaplan for barn og unge som skal ferdigstilles i 2016. Strategi vil inngå i Temaplan for barn og unge som skal ferdigstilles i 2016. Strategi vil inngå i Temaplan for barn og unge som skal ferdigstilles i 2016. Strategi vil inngå i Temaplan for barn og unge som skal ferdigstilles i 2016. Strategi vil inngå i Temaplan for barn og unge som skal ferdigstilles i 2016. 77 innsats for å fremme og befeste borgernes rettsikkerhet, trygghet og alminnelig velferd for øvrig. Det er utarbeidet en plan som ivaretar tverrfaglig samarbeid i oppvekstfeltet Det er en progresjon i skolens resultater jf indikatorer Det er utredet flytting av PPT fra Drammen til Svelvik Helsestasjon Vaksinasjonsdekning opp mot 100 % Tilbud om hjembesøk til alle innen 2 uker etter fødsel Folkehelse Barneverntjenesten Det er utarbeidet strategi for reduksjon av tiltak utenfor hjemmet til mer forebyggende tiltak og tidlig intervensjon Det er utarbeidet et handlingsprogram for å bistå aleneforsørgere Avdelingen har høy kvalitet på saksbehandling og gode rutiner for internkontroll Oppstart høsten 2015 Under arbeid. Vil være en del av utviklingen av den nye Svelvikskolen. Gjennomføres ikke. Vurderes i forbindelse med Kommunereformarbeidet. Gjennomført. Nytt vaksinasjonsprogram innført sept 2014. Rutiner er innført og sikrer at målet oppfylles Under planlegging. Vil inngå i framtidig prosjekt ”Forebyggende barnevern” Innsatsområdet vil ivaretas i primærtjenestene, og overføres derfor til helsestasjons ansvarsområde Innsatsområdet vil ivaretas i primærtjenestene, og overføres derfor til helsestasjons ansvarsområde (dette vil ikke stemme, se vår tidligere kommentar, ivaretas i primærtjenestene dvs. at alle kommunale tjenester vil ivareta aleneforsørgere Avdelingen har gjennomført kompetanseheving av ansatte (se neste mål) Avdelingen har ansatt nye medarbeidere og er i behov av økt kompetanse på saksbehandling og effektivisering i saksbehandlingensflyten. Tjenesten har ansatt en jurist for å øke den juridiske kompetansen ved kontoret. Tjenesten har kjøpt inn 2 bærbare pc til leder og stedfortreder for å økt effektivisering i saksbehandlingen. Tjenesten har gjennomført 2 kursdager i fagsystemet Familia Saksbehandlerne veiledes ukentlig av barnevernsleder, veiledningsplikten er hjemlet i barnevernsloven. Alle avtaler med private og eksterne tiltak er gjennomgått og konsulenttjenester avsluttes. Det er gjennomført kompetanseheving av ansatte Videre vil avdelingen implementere evaluert internkontroll og rutinehåndbok, arbeidet videreføres i 2015. Plan for kompetanseutvikling er utarbeidet, behov for revidering vurderes forløpende. Det er laget eget kompetanseårshjul, som følges. Ansatte er kurset i systemprogram. Det er etablert utviklingssamarbeid med Høgskolen i Telemark om å styrke barns rett til medvirkning og rettssikkerhet, gjennom prosjektet ”Hør på meg” og implementering av barnesamtaler i alle undersøkelser. 78 Oppfølging av politiske vedtak Politiske vedtak Sak 41/13 Tertialrapport 1 2013 Vedtak: Pkt 2: ”Kommunestyret ber rådmannen om å gjennomføre tiltak som beskrevet i katalog ”Kutt og tilpasninger – Budsjett 2013” Gjelder tiltak 75 – Skyssutgifter spesialundervisning Oppfølging - status Har utredet og hatt dialog med skole og vkt og sett på mulighet for effektivisering. Oppfølges gjøres av tjenesteleder for skole Forbedringsarbeid Avvik Barneverntjenestens drift er tilpasset kommunens generelle økonomiske utfordringer. Tjenesten styrer etter lovens minimumskrav, og oppgaver forsøkes løst etter forsvarlighetskravene. Ved å styre så lavt på lovens minimum er det reell fare for avvik i perioder med høy oppgavebelastning. Tilsyn Helsestasjonen har hatt ett tilsyn av Arbeidstilsynet, uten avvik eller merknader. Det har vært tilsyn fra Fylkesmannen i 2013, videreført i 2014. Barnevernstjenesten må implementere evaluert internkontroll og rutinehåndboken, samt vurdere tiltak etter tilsyn fra fylkesmannen og behov for videre satsinger i 2015. Barnevernet har hatt et egeninitiert tilsyn høsten 2014, grunnet risikovurdering mht undersøkelsessaker. Dette tilsynet vil bli lukket i 2015, dvs. det foreligger ikke endelig tilsynsrapport pr. 01.01.15. Risikoanalyse Barneverntjenesten. Høy/ujevn arbeidsbelastning. Høy turn-over blant ansatte. Internkontrollarbeidet. Risiko: Oppgaver som ikke blir utført. Fare for lovbrudd, fare for varig skade på liv og helse for sårbare barn/unge. Tiltak: Følge overordnet kompetanseplan. Ansette riktig kompetanse og fortløpende vurdere mulighet for økt kapasitet/kompetanse. Tjenesten vil arbeide ennå mer systematisk med risikoanalyse for tjenestenproduksjonen, dette vil prioriteres i 2015. Måleindikatorer Måleindikator Resultat Aug 2014 BARNEVERN: Antall barn i fosterhjem Herav i forsterkede fosterhjem Antall bekymringsmeldinger Antall undersøkelsessaker Antall undersøkelsessaker over frist Antall undersøkelsessaker avsluttet uten tiltak Antall barn med barnevernstiltak - herav barn over 18 år Antall barn i institusjonsplasser Tilsynsbarn, alle fosterhjem i Svelvik Kommune 15 12 8 6 2 47 4 30 79 Resultat Sept 2014 15,0 12,0 12,0 11,0 2,0 48,0 4,0 30,0 Resultat Okt 2014 17,0 14,0 8,0 19,0 51,0 4,0 31,0 Resultat Nov 2014 18,0 15,0 8,0 12,0 1,0 49,0 4,0 32,0 Resultat Des 2014 19,0 16,0 9,0 15,0 1,0 46,0 3,0 32,0 Tjenestens vurdering Oppvekst har sett nødvendigheten av å justere organisasjonen med en egen avdeling for forebyggende arbeid for barn, unge og famile. Organisasjonendring vil gjelde fra 1/1- 15. Resultatoppnåelse i barnevernet vil være avhengig av en rekke faktorer. Ved nåværende ressursinnsats er barneverntjenesten avhengig av at andre tjenester evner å løse sine oppgaver. Det er ikke mulig å kunne gi sikre økonomiske prognoser for dette arbeidsfeltet. Historisk kunnskap om barneverntjestens brukere tilsier at kommunen står overfor flere omsorgsovertakelser i 2015. Vedtatt budsjett og behov for korrigerende tiltak vurderes fortløpende for å sikre et forsvarlig barnevern. Det gjøres mye godt forebyggende arbeid i mange tjenester, men innsatsen må samordnes på tvers av de ulike fagområder. Dette vil kreve kompetanse utenfor eget fagfelt og evne til å se helhetlig og langsiktig. Kunnskap om risiko og beskyttelse er i stor grad en forutsetning for å kunne sette inn tiltak tidlig, før problemene utvikler seg – dvs. Tidlig innsats innfor alle tjenestene i kommunen. 80 ARBEID OG KVALIFISERING Status innsatsområder for 4-års perioden – tjenesteproduksjon Mål NAV Det er gjennomført kompetanseheving av ansatte Voksenopplæring (VO) Tilbudet og kapasiteten i avdelingen er bygget opp for å møte et økende behov for kompetanse i samfunnet. Status Flere ansatte har begynt på videreutdanning innen arbeidsrett og sosialpedagogikk. Har begynt og vil videreføre opplæring i ulike fagsystemer. Innbyggere som har krav på voksenopplæring får vedtak om dette. Det er gjort en kartlegging av elevenes behov i fht den enkeltes vedtak. Hensikten er å vurdere om tilbudet samsvarer med behovet og å utnytte ressursene mest mulig hensiktsmessig. Arbeidet har åpnet opp for andre grupper med større behov. Utgår da dette vil ivaretas av grunnskolen. Det er etablert en strategi for å motvirke lesevansker Det er avholdt BKA- kurs (BasisDet har foreløpig ikke vært rom for å prioritere tiltaket. Kunnskap i Arbeidslivet) Bolig og aktivitet Det er utarbeidet strategi for arbeid med Ferdigstilles høsten 2015 startlån og tilskudd Psykisk helse og rus (avdelingen og tiltakene er flyttet over fra Helse og Omsorg) Psykisk helse og rus er organisert i en og samme tjeneste. Vi har Se sammenhengen mellom rus og nå en felles forståelse av viktigheten med sammenhengen for å psykisk helse for å utvikle bedre kunne gi den enkelte et best mulig og individuelt tilpasset tilbud. omsorgtilbud til målgruppen. Elektronisk samhandling mellom kommunen og helseforetaket fungerer optimalt og nye om råder for bruk av velferdsteknologi er identifisert. E-link (elektronisk samhandling) er tatt i bruk mellom vår tjeneste, spesialisthelsetjenesten og fastlegene. Dette virker etter hensikten, dvs raske meldinger mellom partene, og kravet til dokumentasjon er oppfylt. Styrke etisk kompetanse hos de ansatte Etisk refleksjon er satt i system, og brukes som faglig verktøy. Det gir en høy grad av bevisstgjøring PROSJEKTER/ANDRE AKTIVITETER SOA – Svelvik opplærings og aktivitetstilbud SOA er kommunens egne tiltak for personer med fysisk og psykisk utviklingshemming. Ved SOA ønsker vi å skape en meningsfylt hverdag og en bedre livskvalitet for deltakerne. I 2014 hadde ni personer sitt aktivitetstilbud ved SOA. SOA er lokalisert midt i Storgata, med gjenbruksbutikk i 1.etasje og arbeidsbase i 2.etasje. Gjenbruksbutikken mottar brukte klær, tekstiler, møbler og interiørartikler, som settes i stand, vaskes, pusses opp og selges i butikken. Deltakerne produserer også varer for salg, som fyglekasser, såper, lys, tennbriketter og strøsand. Deltakerne utfører også oppgaver for andre kommunale tjenester, som å bake kaker til møter og tilstelninger og gå med internpost. I høst fikk SOA en vev, så nå er produksjon av filleryer i gang. Det sosiale miljøet er viktig hos SOA, derfor er det turdag en dag i uken. Da reiser deltakerne på utflukter i nærmiljøet og i blant også lenger. I 2014 har vi blant annet besøkt Hadeland glassverk, Drammensbadet og sansehuset på Emma Hjort. 81 Tjenesten var tilstede på FrivilligBørs, og inngikk avtaler med personer som ønsket å bidra til SOA, både for å aktivisere deltakerne og for å hjelpe til med praktiske oppgaver tilknyttet tilbudet. SOA huser og administrerer også kommunens `”Utstyrsbank”, hvor kommunens innbyggere tilbys gratis utlån av tur-, frilufts- og sportsutstyr; som telt, tursekker, bålpanner, akebrett, langrennsutstyr, slalomutstyr, skøyter, snowboard, hjelmer og fiskeutstyr. Sportsutstyr finnes for både barn og voksne. Kommunen låner også ut redningsvester, men dette skjer fra Helsestasjonen. ”Åsgata 8” Åsgata 8 er et tverrfaglig samarbeid mellom NAV, Psykisk helse/ rus, Voksenopplæringa og Bolig og Aktivitet, hvor målet er å gi den enkelte ett bedre tjenestetilbud. Voksne som i kortere eller lengere perioder har behov for tjenester fra NAV, Psykisk helse/ rus, Voksenopplæringa og/eller Bolig og Aktivitet, har tidligere fått disse innenfor den enkelte avdeling. For å gi brukerne et bedre, mer målrettet og samlet tilbud, samt utnytte de kommunale ressursene bedre, er de fleste aktivitetene nå samlet i det som kalles Åsgata 8. Åsgata 8 gir arbeidstrening, veiledning, sosialt samvær/trening, ulike kurs og aktiviteter, som for eksempel lese- skriveundervisning, dataopplæring, økonomiveiledning, kostholdsveiledning, boveiledning, fysisk aktivitet, og sosiale aktiviteter. Målet er å øke deltakernes kompetanse og mestringsopplevelser slik at den enkelte settes i bedre stand til å mestre eget liv og ta del i samfunnet. Prosjektet er i oppstartsfase og frem til høsten 2014 er det i hovedsak deltakere fra psykisk helse som har hatt aktiviteter i lokalet. Noen av deltakerne, kalt ”guttegruppa”, har aktivt bidratt med å sette lokalene i stand. Åsgata 8: ”Mulighetenes hus” Etter omtale i Svelvikposten har prosjektet mottatt mye hjelp i form av møbler, utstyr og innredning. Ambisjonen ved å samle aktivitetene er å få mer nærhet til deltakeren og gi nødvendig hjelp til rett tid. Samarbeidet kan også bidra til nødvendige avklaringer, at nødvendig hjelp blir gitt, og på den måten ruste den enkelte deltaker til bedre å mestre eget liv. 82 Guttegruppa på tur i båt utlånt av ”gode hjelpere” Psykisk helse og rus Avdelingen ble flyttet fra Helse – og omsorg til Arbeid og kvalifisering i september 2014, noe vi mener er en svært formålstjenelig endring da sammenslåingen forenkler samarbeidet om vesentlige innsatsområder i menneskers liv, i fht behov for arbeid/aktivitet, bolig, økonomi, opplæring og ivaretakelse av psykisk helse. På slutten av året ble det tilsatt en person i psykisk helse som skal jobbe opp mot prosjektet. Denne stillingen finansieres ved hjelp av prosjektmidler, og gjelder i første omgang ut 2015. Det vil søkes om videreføring av denne prosjektstillingen. Ved reansettelse av ruskonsulent i sept. 2014 ble rusarbeidet vesentlig styrket: Ruskonsulent jobber i tett samarbeid med miljøterapeut og prosjektleder opp mot prosjektet Åsgata 8. Rus og psykiatri henger ofte nøye sammen. En vektlegging av det forebyggende aspektet ved helsefremmende arbeid og samarbeid med andre tjenester er meget viktig, derfor arbeides det tett med blant annet barneverntjenesten, psykisk helse barn og unge, lensmannskontoret, NAV, voksenopplæringa, boligsosialt arbeid, fastleger, spesialisthelsetjenesten og videregående skole. Psykiatrisk dagsenter er et lavterskeltilbud som holder til på Fabrikkjordet. Tilbudet er åpent tre dager i uka, for alle som ønsker å delta. Noen ganger kan det greit bare å møtes, prate, lage mat sammen og kanskje lese dagens avis, andre ganger foregår det ulike aktiviteter. Disse planlegges i samarbeid med deltakerne, det vil si at tilbudet er brukerstyrt og tilbudet har aktivitør tilgjengelig. I tillegg til dagåpent dagsenter, har deltakerne tilbud om å ha kveldsåpent uten personale til stede en kveld i uka. Én dag i uka er det tilbud om turgruppe. Brukergruppa uttrykker tilfredshet med tilbudet og hevder at deltakelse bidrar til en økt psykisk fungering med høyere livskvalitet. Vi ser at dagsenteret er en god og effektiv måte å drive forebyggende og helsefremmende arbeid på, fordi det gir sosial deltakelse og meningsfull aktivitet, og det bidrar også til redusert behov for individuell oppfølgning. Dermed fristilles ansatte og vi får kapasitet til nå ut til brukere med 83 Fra Verdensdagen for psykisk helse større hjelpebehov grunnet alvorlig psykisk sykdom. Tilbakemeldinger viser at dette er et positivt tiltak som motvirker isolasjonstendenser og bidrar til økt fysisk aktivitet. Antall brukere er svakt stigende,fra 50 i 2013 til 53 i 2014, og gruppa rekrutterer nye deltakere. Verdensdagen for psykisk helse markeres hvert år den 10. oktober. Sammen med Svelvik produkter og NAV har avdelingen hatt stand utenfor SOA, hvor det har blitt informert om psykisk helse og servert kaffe og vafler. Ved å ha en stand i Storgata har markeringen vært tilgjengelig for innbyggerne i Svelvik. Temaet i 2014 var «Se hverandre – senk skuldrene». I forbindelse med markeringen overrakte Kiwanis en sjekk på kr.12.000 som skal brukes til det beste for brukergruppen. Deltakerne valgte konsert med kor på Fabrikkjordet og servering av lapskaus. Voksenopplæringen Voksenopplæringen har som oppgave å sikre at personer med rett og plikt til norskopplæring får dette. Tilbudet gis i samarbeid med Sande Kommune. Det gis råd og veiledning til voksne som ønsker utdanning, og spesialundervisning og opplæring i grunnleggende ferdigheter til voksne. Samordningen av tjenester i Åsgata 8 har vært positivt for voksenopplæringens deltakere. Blant annet har henvisninger av personer med lese- og skrivevansker fra andre avdelinger økt. Åsgaten 8 vil også kunne gi brukere av psykisk helse og NAV en arena til å bli kjent med voksenopplæringen, og se dette som en trygg arena å tilnærme seg en opplæringssituasjon. Flyktninger I løpet av 2014 har Svelvik kommune tatt i mot 16 flyktninger. Dette er et større antall enn vi har tatt i mot på et år tidligere, derfor er arbeidet opp mot denne gruppen organisert litt annerledes enn før, med mer tverrfaglig samarbeid. Vi har fortsatt en vei å gå før vi kan si at vi har god nok flyt i dette arbeidet. Rutinene for mottak av flyktninger er revidert slik at kommunens ivaretakelse av den enkelte blir bedre. Foreløpig kjøpes 3-årig introduksjonsprogram for flyktinger fra Sande, dette er et program som alle flyktninger har rett til og som inneholder både språkopplæring og samfunnskunnskap. Utover dette skaffer kommunen bolig (for 3 år) og gir oppfølging og veiledning etter behov, samt tilrettelegger for integrering i Svelviksamfunnet. Boligsosialt arbeid Boligsosiale byggeprosjekter er kompliserte fordi de omfatter flere tjenester, på ulike nivåer og skal ivareta behov og tilbud for ulike grupper innbyggere både på kort og lang sikt. Samtidig skal prosjektene ha økonomisk bærekraftighet. Gjennom 2014 har det vært jobbet bra med flere prosjekter. Underveis i arbeidet har flere av prosjektene møtt utfordringer som har forsinket framdriften og endret løsningene. Dette har ført til at det vil utarbeides en rutine for boligsosiale prosjekter, hvor erfaringene legges til grunn og det utarbeides en rutine som skal søke å ivareta alle perspektiver, slik at framtidige prosjekter vil sikres forutsigbar framdrift. Gjennom arbeidet som er gjennomført er det gjort flere avklaringer slik at de boligsosiale prosjektene som skal gjennomføres vurderes som godt fundamenterte når de igangsettes. Det gjøres umiddelbart etter at rutinen er ferdigstilt. 84 Boligsosiale prosjekter - status 31.12.14: Hvor Markveien 32 (tidligere Klubba) Boform 3 kommunale boliger Status I drift fra 01.05.14. Samtlige enheter er utleid. Murgården Var vurdert som omsorgsboliger, men funnet lite egnet. Er solgt. Vannverksveien Skulle ivareta behovene for omsorgsboliger som var tenkt i Murgården, men pga endrede behov/økonomiske forutsetninger ble prosjektet vurdert heller å inngå i Lille Åsgata 3. Området reguleres ferdig og vil være til vurdering for framtidige prosjekter. Lille Åsgata 3 (tidligere Svelvik barnehage) 6 kommunale boliger og 7 omsorgsboliger inkl. avlastningsleilighet med kapasitet til tre barn, treningsleilighet med to soverom, personalbase og fellesarealer. Fellesarealet som i dag er tilknyttet bofellesskapet i Brinchsgate, vil bli gjort om til en leilighet. Vedtatt 2. Tertial 2014. Skisser påbegynt. Arbeidet videreføres når rutiner for det boligsosiale arbeidet er godkjent og implementert. Driftskostnader skal dekkes ved samordning av tjenester hvor det i dag kjøpes tilbud utenfor kommunen og bruk av ressurser som i dag gir tilbud rundt om i kommunen. I KHD 2015-2018 er det avsatt investeringsmidler med 17 millioner kroner i 2015 og 8 millioner kroner i 2016 i tillegg til økte finanskostnader i driftsbudsjettet. Endelig vedtak av byggestart godkjennes av rådmannen vinteren 2014/2015. Strandgata Området har i dag 8 kommunale boliger og ubebygde arealer etter brann. Boligene er i dårlig forfatning og trenger omfattende renovering. Noen av dagens beboere vil tilbys bolig i Lille Åsgata, når disse står ferdig. Når Lille Åsgata står ferdig vil det vurderes om det er behov for flere omsorgsboliger, eller om Strandgata kan benyttes for å oppnå andre mål i kommuneplanen (som for eksempel private bofellesskap/ kollektiver for eldre). Eikveien 17 -1 Omsorgsbolig (i bofellesskap) for personer med demens Omsorgsbolig (i bofelleskap) for eldre psykisk utviklingshemmede Kommunal bolig Åpning planlagt 01.07.15 Kommunale boliger Kommunen har i dag 83 kommunale boliger. Muligheter for avhending og evt behov for nye kommunale boliger vurderes etter at sak om Kommunale bygg og eiendommer er politisk behandlet. Kjøp av leiligheter på Fabrikkjordet Omsorgsboliger Fabrikkjordets lokalisering er gunstig med tanke på samdrift med kommunens øvrige og framtidige drift i Brinchsgate og Lille Åsgata. Kommunen eier i dag ingen av leilighetene på Fabrikkjordet, og det er foreløpig ikke gjort nærmere vurderinger om det eventuelt kan være aktuelt å kjøpe etter hvert som de blir tilgjengelige for salg. Eikveien 17 - 2 Midlertidige boliger (NAV) Innflytting har startet. Personalbase er under etablering. NAV er pålagt å benytte kommunale boliger ved plassering. 85 Oppfølging av politiske vedtak Politiske vedtak 11/1422 Bosetting av nyankomne flyktninger. Oppfølging - status Vedtak: ”Svelvik kommune inngår avtale med Intergrerings- og mangfoldsdirektoratet, IMDI, om å bosette 25 flyktninger i perioden 2012-2015” Svelvik kommune har i perioden fra 2012 til i dag bosatt 21 flyktninger. 16 av disse kom i 2014. Videre er det planlagt å bosette ytterligere 4 i 2015. Forbedringsarbeid Det er bestemt at saksbehandlingen i Psykisk helse/ rus også skal i ivaretas i tjenestetildelingskontoret. Det er tett samarbeid mellom sakshandlerne i dag, men vi mangler det siste skrittet mot ”En dør inn” for hele helse og omsorgsfeltet. Dette skal være på plass 01.01.15. Tilsyn: NAV Svelvik hadde i 2014 tilsyn i ”Lov om sosiale tjenester i NAV – økonomisk stønad”. Etter tilsynet ble det avdekket 1 avvik og gitt en merknad: Kommunen sikrer ikke alltid at søknader utredes i tråd med lovverket. Merknad: Kommunen kan forbedre tjenesten på følgende områder: Flere vedtak inneholder tekst som ikke er relevant for saken. Rutiner som ikke er god praksis og som heller ikke følges, bør fjernes. Lukking av tilsynet er i sluttfasen. Det viktig å merke seg at Fylkesmannen gjennomførte tilsyn på samme tjenesteområde høsten 2010 som viste mange feil og mangler ved tjenesten. Klagesaker som fylkesmannen behandlet i årene 2011-2013 viste det samme. Tilsynet i 2014 viser at kommunen har forbedret denne tjenesten det siste året, og fylkesmannen var godt fornøyd med jobben som gjøres i Svelvik. Avvik: Ingen registrerte avvik i 2014 Risikoanalyse Gjennomgang av tjenestens risikoanalyse viser: Risiko for at personalet som er ansatt på NAV blir utsatt for vold, trusler og sjikane i jobben. Alle tilfeller skal anmeldes. Dette settes på dagsorden regelmessig, slik at personalet blir drillet på hvordan forholde seg til problematikken. Brukere på NAV kan gå for lang tid uten oppfølging fra veileder. Tiltak: Komme tidligere inn, bl.a. ved gjennomføring av prosjektet i Åsgaten. 86 Måleindikatorer Måleindikator Resultat Aug 2014 NAV Gjennomsnittlig utbetaling økonomisk sosialhjelp pr. måned Andel langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp 18-24 Andel samlet mottakere av sosialhjelp Andel mottakere med sosialhjelp som hovedinntektskilde Andel mottakere av sosialhjelp som har trygd Antall deltakere Kvalifiseringsprogram (gj.snitt pr. måned) Antall deltakere Introduksjonsprogram (gj.snitt pr. måned) Mottak av flyktninger VOKSENOPPLÆRING Antall elever med sakkyndig vurdering Antall elever kommunen kjøper plasser til Antall årsverk Resultat Sept 2014 Resultat Okt 2014 Resultat Nov 2014 Resultat Des 2014 565 678 7 76 40 19 1 6 - 770 448,0 6,0 85,0 45,0 26,0 1,0 4,0 10,0 799 322,0 5,0 87,0 48,0 25,0 1,0 4,0 - 715 178,0 5,0 88,0 50,0 27,0 3,0 4,0 4,0 908 299,0 6,0 106,0 54,0 36,0 4,0 4,0 1,0 8 14 1,5 9,0 16,0 1,5 9,0 16,0 1,5 9,0 16,0 1,5 9,0 16,0 1,5 I desember er andel samlet mottakere av sosialhjelp en del høyere pr måned enn det har vært ellers. Årsaken til dette er at mange søker om juletilskudd som er et tiltak/virkemiddel i forhold til å bekjempe barnefattigdom. Tjenestens vurdering Tjenesten er på god vei mot å løse oppgavene tjenesten har ansvar for. Det er godt samhold og ”ståpå-vilje” hos alle ansatte i tjenesten, men vi er fortsatt sårbare på en del områder. Dette gjelder spesielt innen Bolig og aktivitet hvor vi har mange ulike oppgaver og få ansatte. Vi har gjort noen omdisponeringer i løpet av året som skal bidra til større robusthet, og arbeid med dette vil fortsette. 87 TEKNISKE TJENESTER Status innsatsområder for 4-års perioden - tjenesteproduksjon Mål Teknisk drift og teknisk rådgiving 800 m grusveier har fått asfaltdekke Det er utarbeidet en langsiktig plan for grunnleggende vedlikeholdsoppgaver Det er gjennomført kompetanseheving av ansatte Eiendom Det er lagt en strategi for å utvikle vaktmestertjenesten slik at avdelingen kan utføre flere drift- og vedlikeholdsoppgaver med egne ressurser. Det er innført internhusleie for energiog arealeffektivisering Det er gjennomført kompetanseheving av ansatte Det er laget en opptrappingsplan for vedlikehold for å opprettholde byggkapitalen Det er etablert et systematisk nærværsarbeid for å redusere sykefraværet blant renholderne Vann og avløp Utskiftingstakten på gammelt ledningsnett er økt Det veiledes og er stilt tydelige krav vedr overvannshåndtering til nye utbyggingsprosjekter Status Ca 200 meter så langt utført i 2014 Ikke påbegynt. Kapasitetsproblem Løpende arbeid. Strategien er ikke påbegynt. For øvrig er utvikling av vaktmetertjenesten et løpende og langsiktig arbeid. Interne husleieavtaler er tegnet for 2015. Økonomisk konsekvens innarbeides i 1. tertial -15 Det er avholdt kurs i farlig verktøy, og sikkerhet ved arbeid i og drift av elektriske anlegg Økonomisk opptrappingsplan innarbeides i fremtidige budsjetter. 2 Vedlikeholdsnivået ligger på ca 35 kr/m (2014). Nivået i 2 2 2006 var på ca 14 kr/ m . Normtall (måltall) er 120 kr/m . De ansatte i renholdsavdelingen har en høy snittalder, og dertil økende helseplager. Renholdslederen har en god dialog og oppfølging med de ansatte vedrørende situasjonen deres, samt fokus på om det kan gjøres noe for å tilrettelegge før en eventuell lengre sykemelding. Tjenesten vil søke ytterlige bistand for å øke nærværet i avdelingen. Klimaendringer, med kraftigere og hyppigere nedbørsperioder, øker faren for smitte via drikkevannet. Avhengig av kvalitet og alder på ledningsnettet, kan så mye som 40-50% av drikkevannet lekke ut før det når forbrukerne. Utskiftningstakt på 1% tilsvarer at det vil ta 100 år før hele ledningsnettet er skiftet ut. I 2014 ble det byttet ca 0,1%. For å møte klimautfordringene, har vi et sterkt behov for å øke utskiftingstakten. For å få til dette er vi avhengig av å kjøpe mer ekstern kapasitet i tiden fremover. Dette må derfor innarbeides i fremtidige budsjetter Veiledning gis. Revidert VA-norm ble lagt frem til politisk behandling i 2014. VA-normen informerer om Svelvik kommunes krav og retningslinjer i forhold til utbygging, drift og tilknytning til kommunale ledninger - derunder hvilke krav som stilles til prosjektdokumenter, teknisk utførelse av vann- og avløpsanlegget og til sluttdokumentasjon. Dette gir forutsigbarhet for oss i kommunen, men gjør det også lettere for de private aktørene å finne ut hva som er 88 kommunens krav til VA-tekniske anlegg. Det er utredet og igangsatt lønnsomme prosjekter i fht å tilknytte flere til VAnettet VA-normen inneholder faglig oppdatert informasjon, samt henvisninger til alle relevante lover, forskrifter, normer og standarder innenfor vann og avløp. Løpende arbeid Inngår som en del av kommunens VA-norm . Et prosjekt må vurderes ut fra et bedriftsøkonomisk lønnsomhetsperspektiv, herunder utbygging og drift. Med utbygging menes selve den byggtekniske gjennomføringen. Med drift menes framtidige kostnadsforpliktelser og inntektsmuligheter. På eksisterende ledningsnett vil separering av overvann og spillvann føre til mindre fremmedvann inn på nettet, redusert mengde avløpsvann inn til renseanlegget, redusert risiko for tilbakeslag, og dermed også reduserte driftskostnader. Investeringsprosjektene våre prioriterer sanering av gamle fellesledninger. Det er gjennomført kompetanseheving av ansatte Helårsboliger og hytteområder som i dag ikke ligger i nærheten av kommunalt ledningsnett, må med bakgrunn i lønnsomhetsperspektivet utredes for fremtidig tilknytning. En ansatt har gjennomført Damsikkerhetskurs i 2014 PROSJEKTER/ANDRE AKTIVITETER Tekniske tjenester har bidratt i følgende større prosjekter i 2014: Teknisk tilpassing og flytting i forbindelse med ny skolestruktur Kongebesøk Flytting av Berger barnehage. Boligsosiale prosesser Fossekleiva kultursenter Sluttføring av prosjekt Sjøveien (VA) Oppfølging av politiske vedtak Politiske vedtak Sak 59/12 Budsjett 2013 og økonomiplan 2013-2016 Vedtak: Pkt.26: ”Utredning VA-samarbeid med Sande kommune og Glitrevannverket” Oppfølging - status Arbeidet koordineres med kommunstrukturutredning. Tjenesten er i løpende dialog med både Drammen og Sande kommune i tillegg til Glitrevannverket for å vurdere mulige samarbeidsområder innenfor vann- (og muligens avløpsforsyningen). Forbedringsarbeid Avvik Det er ikke behandlet noen avvik fra offentlige tilsyn i tjenesten. Det er registrert 12 avvik (meldinger) i internt avviksystem (EQS) hvorav 1 gjenstår å behandle/lukke. 89 Tilsyn Det er ingen åpne avvik til behandling fra offentlige tilsyn (så som Fylkesmann, Miljørettet helsevern (MHV), DRBV (brannsyn)) i tjenesten. Risikoanalyse Arbeid i/ved elektriske anlegg (Hovedtavler). Risiko: Elektrisk støt/lysbue. Tiltak: Alle har gjennomgått obligatorisk sikkerhetskurs. Nødvendig verneutstyr er levert. Arbeid i/ved vei. Risiko: Påkjørsel, skade på ansatt eller 3. person. Tiltak: Aktiv bruk av SikkerJobbAnalyse. Skilt og varsler. Arbeid ved basseng. Kjemikaliehåndtering. Tiltak: Bruke personlig verneutstyr. Følge HMSrutiner. Arbeid med maskiner og utstyr. Risiko: Skade på egne ansatte. Tiltak: Motivere til bruk av personlig verneutstyr. Felling av større trær. Risiko: Skade på egne ansatte. Skade på 3 person eller eiendom. Tiltak: Aktiv bruk av SikkerJobbAnalyse. Handlingsplaner utarbeides i 2015. Måleindikatorer Tekniske tjenester har ingen måleindikatorer som det rapporteres på. Tjenestens vurdering Tjenesten rapporterer positive avvik i samtlige avdelinger. Her må det nevnes at utsatt vedlikehold ikke er en innbesparelse for kommunen, kun forskyving (og fordyring) av kostnader. Flere investeringsprosjekter blir ikke satt i gang grunnet ressursmangel i kommunens byggherrefunksjon. Vannmålerprosjektet fortsetter: Det er montert 1 780 stk vannmålere, av totalt ca 2 600 stk. Svelvik kommune har vå en vannmålerdekning på ca 68% (mål >95 %) 90 HELSE OG OMSORG Status innsatsområder for 4-års perioden – tjenesteproduksjon Mål Status For hele Helse- og omsorgstjenesten Videreutvikle ny organisering med Helse og Omsorg har gått bort fra teamledelse og etablert teamledelse færre avdelinger og tydeligere lederroller, Organisasjonsstrukturen vurderes fortløpende i hht hensiktsmessig bruk av ressurser i forhold til lederskap i avdelingene. Avdeling for Psykisk helse og rus ble overført til Tjenesten for Arbeid og kvalifisering høsten 2014, i tillegg overføres tjenestekontoret til rådmannsfunksjonen fra januar 2015. Styrke etisk kompetanse hos de Helse og Omsorg har hatt 4 medarbeidere med på KS ansatte nettverk for Etisk Kompetanseheving i løpet av 2014. De er fra ulike avdelinger, og jobber med å implementere systematiske etiske refleksjoner og etisk kompetanse i den enkelte avdeling. Styrke innsatsen i fht til dokumentasjon Det er gjennomført opplæring i EQS, kommunens og rapportering internkontrollsystem, og utarbeidet rutiner og retningslinjer for dokumentasjon. Trådløst nett er installert på sykehjemmet og det er etablert flere arbeidsstasjoner for personalet på døgnkontinuerlige tjenester. Dette bidrar til at personalet har større tilgang til Gerica, som er fagsystemet all pasientdokumentasjon blir utført. Dokumentasjon og rapportering er en del av opplæringsprosjektet etablert av dagsykepleier i hjemmetjenesten og dagsykepleier på Døgnkontinuerlig, hvor de jobber sammen om en felles kompetansehevingsplan for Helse og Omsorg. Styrke kompetanse i fht Kompetanseheving på intravenøs behandling er Samhandlingsreformen og gjennomført. beredskapsplasser I tillegg har Helse og Omsorg to medarbeidere som tar videreutdanning i Klinisk Vurderingskompetanse, samt en som tar kurset i regi av Drammen kommune. Det er også en plan for opplæring i ALERT, som er et kurskonsept, utviklet i England og Sverige for å gi sykepleiere og hjelpepleiere mulighet til å se forverring av sykdom hos bruker/pasient på et tidligere tidspunkt. Prosjektet gjøres i samarbeid med Kommunene i Kommunehelsesamarbeidet, og er for Svelvik en del av den interne kompetansehevingsplanen for 2015. Svelvik kommune er også med i sykehjemslegeordningen i kommunehelsesamarbeidet, som sikrer legedekning på sykehjemmet. Dette innebærer at vi har lege på sykehjemmet 2 hele dager pr. uke, samt at vi har tilgang til lege pr. telefon alle dager i kontortiden. Videreutvikle elektronisk samhandling E-link (elektronisk deling av pasientinformasjon) er etablert og velferdsteknologi mellom kommunen, sykehusene i Tønsberg og Drammen, samt kommunens fastleger. Ordningen fungerer bra, og vi ser en jevn økning i antall meldinger. Tjenestekontoret overvåker meldingsutvekslingen alle ukedager, og sikrer god flyt av informasjon til alle berørte parter. Tre av fem fastleger er koblet opp mot kommunen, og det jobbes med å løse utfordringene hos de siste to. Døgnbaserte tjenester samhandler elektronisk mot Fürst laboratorium, som gir prøvesvar direkte inn i pasientjournal I 2015 implementeres E-link mot NAV når det gjelder vederlagstrekk for de med langtidsopphold. En utvidet 91 Deltakelse i KS-nettverk ”Helhetlig pasient forløp” Døgnkontinuerlige tjenester Sykehjemsplasser i 3. etg. er erstattet med avlastningstilbud Hjemmebaserte tjenester Innsatsen ifht til dokumentasjon og rapportering er styrket Demens-dagtilbudet ved Fabrikkjordet er videreutviklet Hjemmerehabilitering er startet opp Det er åpnet to bofellesskap i Eikveien og serviceboligene er flyttet til boligmassen nedenfor sykehjemmet avtale mot NAV gir anledning til å innhente inntektsopplysninger elektronisk direkte til tjenestens fagsystem. I løpet av våren 2015 vil tjenesten også gå i elektronisk samhandling mot Apotek 1, dette i forhold til multidoseskjema direkte inn i Fagsystemet. Svelvik samarbeider videre med Vestregionen, KomUt 20152017. Fokus fremover vil være: Samhandle elektronisk med fastleger utover kommunens grenser samt flere sykehus (spesialisthelsetj) Velferdsteknologi som en integrert del av tjenestetilbudet Svelvik er med i Velferdsteknologi nettverk for kommunene i Drammensområdet. Første innmeldte prosjekt er: ” Fra analoge trygghetsalarmer til digitale trygghetstjenester”. Dette i samsvar med Helsedirektoratets hovedanbefaling (jf IS 2225 10/14) Det er tatt i bruk GPS sendere for enkelte pasienter. Nytt låssystem er innført på sykehjemmet. Helhetlig pasientforløp beskriver forløpet fra en får behov for helsehjelp og helt til brukeren er tilbake i en avklart og stabil situasjon med nødvendig oppfølging. Svelvik kommune signerer avtale om Helhetlig pasientforløp gjennom Kommunehelsesamarbeidet i Drammensområdet og Lokalt samarbeidsutvalg. Avtalen er planlagt signert i løpet av mars 2015 Flere av plassene på sykehjemmet benyttes nå til korttid og avlastning. For mest mulig hensiktsmessig bruk av ressursene, er det lite gunstig å låse deler av sykehjemmet til en kategori plasser. Pasientenes somatiske helse og funksjonsnivå legges til grunn for hvilken sykepleiefaglig dekning det er behov for, og dermed hvor i sykehjemmets avdelinger pasienten får sin seng. Stor grad av fleksibilitet er avgjørende for å kunne gi rett pleie til alle våre pasienter. Nye smarttelefoner er innkjøpt for å sikre kontinuerlig tilgang til Gerica (tjenestens fagprogram). Gerica mobil er tatt i bruk også i Brinchsgate Bofellesskap. Fagprogrammet Gerica kan også benyttes til å hente ut rapporter og statistikk, og kan på den måten også bidra til å se på en bedre ressursflyt mellom avdelingene, samt kvalitetssikre tjenesteytelsen til bruker. Se for øvrig punkt under Helse og Omsorg (over). Det gis tilbud 2 dager i uka. Det har ikke vært behov for å utvide tilbudet i 2014. Det arbeides for å strukturere driften og tjenestetilbudet. Som et ledd i å bedre kvaliteten søkes det å utvikle samarbeid på tvers av avdelinger og virksomheter internt og eksternt, samt utenfor kommunens grenser. Dette fremtidige tjenestetilbudet vil kreve et tett samarbeid mellom flere faggrupper, spesielt viktige aktører vil være helsepersonell i hjemmesykepleien og fysioergoterapitjenesten og tjenestetildelingskontoret. Helse og Omsorg har som mål å starte opp prosjektplanlegging høsten 2015 for videre oppstart av tilbud om hjemmerehabilitering første halvdel av 2016. Helse og Omsorg har lykkes med å etablere bofellesskap for eldre psykisk utviklingshemmede. Denne avdelingen er lokalisert i 2. etg. i Eikveien 17 B. Tilbudet har fokus på et tilpasset og tilrettelagt bo og aktivitetstilbud for 92 Det er tatt i bruk nytt bofellesskap som vil medføre at brukere det i dag kjøpes tjenester til eksternt erstattes av lokalt tilbud Se sammenhengen mellom rus- og psykisk helse for å utvikle bedre omsorgstilbud til målgruppen Elektronisk samhandling mellom kommunen og Helseforetaket fungerer optimalt og nye områder for bruk av velferdsteknologi er identifisert Støtte- og servicefunksjoner Det er foretatt en gjennomgang av eldre eksisterende vedtak i fht omfang og behov hos den enkelte Det er vurdert å innføre en bestiller – utfører modell ved kjøkken for å bevisstgjøre avdelingene på forbruk av matvarer og mulig redusere kostnader brukergruppen. I tillegg til dette har Helse og Omsorg som mål å kunne etablere et tilsvarende bofellesskap for demente i 1. etg. i Eikveien 17 B. Målet er å kunne ha en offisiell åpning av bofellesskapet 1. juli 2015. Kommunen har i flere år kjøpt tjenester hos flere private aktører for å ivareta tjenestebehovet til flere brukere. Vi ønsker nå å etablere egne tilbud, slik at vi bedre kan ha kontroll på bruk av våre ressurser, og selv yte kvalitative gode tjenester til våre egne brukere. I den forbindelse er det besluttet å bygge nye boliger og lokaler Innsatsområdet tilhører avdelingen Psykisk helse og rus, som er flyttet til tjenesten Arbeid og Kvalifisering Innsatsområdet tilhører avdelingen Psykisk helse og rus, som er flyttet til tjenesten Arbeid og Kvalifisering Tjenestekontoret jobber kontinuerlig med gjennomgang av aktive vedtak, og foretar systematisk saksbehandling for å sikre kvalitative gode tjenester hos den enkelte bruker. Fra 01.01.15 trer ny merkevareforskrift i kraft. For å møte de nye lovkravene jobbes det nå med å implementere næringsberegningsprogrammet Aivo, som vil ivareta forskriften. Dette er svært ressurskrevende og det vil kreve opplæring av personell i tillegg til investering i programvare. Arbeidet påregnes til å vare gjennom hele 2015. PROSJEKTER/ANDRE AKTIVITETER Tjenestekontoret Tjenestekontoret ble offisielt etablert 01.09.13 og vil fra 01.01.15 være organisert i Rådmannens stab. Tjenestekontoret (TK) er en ny avdeling og er fortsatt i etableringsfasen TK behandler alle søknader om helse- og omsorgstjenester, og er kommunens Koordinerende Enhet (KE). KE skal være pådriver for å sikre god tverrfaglig og -enhetlig samordning, og utvikling av helhetlige og målrettede tjenestetilbud. TK mottar og behandler også klager på vedtak. Helse og Omsorg reduserte antall sykehjemsplasser fra 50 til 40 og terskelen for tildeling av institusjonsopphold har økt, noe som også medfører økt behov for helse- og omsorgstjenester i hjemmet. Tjenestekontoret har i denne sammenheng hatt stor fokus på samhandling med bl.a. sykehus, hjemmesykepleie og sykehjemmet. Utvikling av Elektronisk meldingsutveksling, oppgradering av fagsystem (plassadministrasjon), helsepersonells dokumentasjonsplikt, samt dialog og samarbeid med de ulike avdelinger har også hatt stort fokus i 2014. Dette fokuset vil fortsette i 2015. Det gode arbeidet gjenspeiles i at kommunen ikke hadde overliggere på sykehus i 2014. Viktige fokusområder for 2015: Kontinuerlig evaluering og revurderinger av eksiterende vedtak og tjenester. Implementere saksbehandling av søknader om tjenester innen psykisk helse og rus. Videreutvikle og tilpassing av Koordinerende Enhet i kommuneorganisasjonen Riktig tjeneste til riktig tid, i riktig mengde til rett bruker 93 Samarbeid med frivillige gir oss ”det lille ekstra” Bildet: Konstituert tjenesteleder for Helse og Omsorg, Therese Offerdahl Friviligbørs er en av mange viktige arenaer Helse og Omsorg får mye positivt frivillig samarbeid ut av. Dette arrangementet har gitt oss ”Svelvikhistorie-quiz” som beboere på sykehjemmet og brukere av Dagsenteret for demente stadig nyter godt av. Vi gjorde også avtale om å opprette et tilholdssted for frivillige før ”vår- og sommerrengjøringen” ute, dette arbeidet er igangsatt og redskapsboden regner vi med er satt opp i Lunden innen utgangen av mai 2015. Intern kompetansehevingsplan er spennende nybrottsarbeid i Helse og Omsorg Gry Johansen (bildet) og Jane Storli er pådrivere for dette arbeidet i henholdsvis hjemmesykepleien og sykehjemmet. De har utformet et Fagutviklingsprosjekt i første omgang for 1 år, basert på fagtema det haster mest med å gi helsepersonellet kompetanseheving på. Siden samhandlingsreformen ble 94 innført 01.01.2012 har helse og omsorgstjenestene i Svelvik merket endringer i pasientgrunnlaget. Det er betydelig flere ”sykehusoppgaver og -ansvar” som faller på kommunehelsetjenesten, noen av disse oppgavene må friskes opp i og læres inn på nytt. Det er kostnadskrevende å skolere turnusansatte ettersom kursvirksomhet ofte krever innleie av ekstrapersonell, men vi er godt i gang med å søke stimuleringsmidler fra ulike hold. Vi ser god effekt av at dagsykepleierne som kjenner ansatte og pasientene godt er driverne av prosjektet. De vet hva som behøves og tilpasser individulle opplæringstimer for ansatte. Temaene som skal satses på i 2015 sees i årshjulet: Medarbeiderskap Helse og Omsorg har mål om at alle ansatte i tjenesten skal gjennomføre kurs i Medarbeiderskap. Med faste ansatte og tilkallingsvikarer utgjør denne gruppen ca 160 ansatte. Målet med tiltaket er blant annet å redusere sykefraværet i tjenesten, samt synliggjøre den enkelte medarbeiders ansvar i en hektisk hverdag. Kursingen startet i 2014 og i løpet av våren 2015 regner vi med at alle ansatte har vært på kurs. Nye arbeidstidsordninger i Helse og Omsorg Stramme budsjetter og høyt sykefravær har gjort at Helse og Omsorg ser behov for å vurdere nye og fleksible turnusordninger, slik at vi vil være i stand til å møte fremtidens behov for helsetjenester. Flere avdelinger i Helse og Omsorg er i gang med et prosjekt som kan gi ansatte som ønsker det langvakter hver 4. helg fra høsten 2015. Fordelen for de som ønsker dette er at helgefrekvensen går over fra hver 3. helg til hver 4. helg, mot at man jobber 13 timers vakt lørdag og søndag. Per dags dato ser det ut til at hjemmesykepleien og Bofellesskapene for psykisk utviklingshemmende kan prøve ut langvaktsturnus etter at søknadsprosessen inn mot fagforeningene er ferdig. Det er ikke bare ansatte som kan høste fordeler med en slik arbeidstidsordning. I enkelte forsøkskommuner har man sett at brukerne også kan vinne på at ansatte jobber lengre vakter. Behovet for vikarbruk på helg blir redusert og fagdekningen øker. Arbeidsmiljøloven gir ikke rom for at kommunen kan igangsette slike arbeidstidsordninger uten å søke dispensasjon, dette er tidkrevende prosesser. Salg av sykehjemsplasser Høsten 2013 ble det som følge av kommunens økonomiske situasjon, besluttet at sykehjemmet skulle redusere antall plasser fra 50 til 40. I forbindelse med dette ble det gjort en grundig vurdering av hensiktsmessig bruk av sykehjemmets lokaler og utforming, samt at man jobbet med å dreie tjenestetilbudet i henhold til retningslinjene i Samhandlingsreformen. Samhandlingsreformen ønsker å 95 legge til rette for at flere skal få hjelp der de bor, brukermedvirkning er i fokus og gi helsetjenesten en ny retning. Dette arbeidet har resultert i at Svelvik sykehjem i dag kan behandle flere pasienter pr. år enn tidligere, ved at vi har færre langtidsplasser og flere plasser til korttid og avlastning. Gjennom hele 2014 har Svelvik sykehjem hatt ledig kapasitet, og kunne derfor imøtekomme forespørsel fra Sande Kommune som ønsket å kjøpe plasser hos oss, da de selv hadde lange ventelister. I november og desember 2014 inngikk Svelvik Kommune avtale om salg av inntil 3 plasser ved Svelvik Sykehjem. Det har vært en forutsetning at vi skal ha rom og kapasitet til å ivareta kommunens egne pasienter. Det har av den grunn vært ukentlige vurderinger av kapasitet. Dette har vært et vellykket prosjekt, som har bidratt til å bedre den økonomiske rammen i Helse og Omsorg. Svelvik og Sande Kommune har ved utgangen av 2014 avtale om å fortsette dette samarbeidet inn i 2015. Forbedringsarbeid Avvik Ansatte i Helse og Omsorg har en lang og god kultur for å melde feil som blir gjort i tjenesteutøvelsen. De avvikene som ledelsen får flest meldinger om er legemiddelfeil. Det er sjelden melding om alvorlige feil, men alle typer feil angående legemiddelhåndtering tas på største alvor, og forbedringstiltak er et kontinuerlig fokus. Temaene i Fagutviklingshjulet 2015 avspeiler at dette er prioritert kompetanseområde. I tillegg er rutinebeskrivelser stadig under revidering for å fjerne mulige feilkilder. Tilsyn Høsten 2013 besluttet Fylkesmannen i Vestfold å ta ut et hendelsesbasert tilsyn med Helse og Omsorgstjenesten i Svelvik Kommune. Dette på bakgrunn av medieoppslag etter sommerferieavviklingen, samt henvendelse fra tillitsvalgte i hjemmetjenesten og ved sykehjemmet. Resultatet ble at Fylkesmannen mente kommunen ikke hadde levert forsvarlige omsorgstjenester sommeren 2013. I November 2014 var fylkesmannen på oppfølgende tilsyn i Helse og Omsorgstjenesten, og kunne da konkludere med at det ikke er funnet avvik fra lov eller forskrift, men knytter 2 merknader til tilsynet. Merknadene påpeker at Helse og Omsorg må jobbe med å forbedre det systematiske kvalitetsarbeidet, og sikre at internkontrollen er funksjonell. Dette arbeidet ble påbegynt høsten 2014, og vil fortsette i 2015, blant annet ved et etablert prosjektet for intern kompetanseheving. Helse og Omsorg skal rapportere til Fylkesmannen innen september 2015. Risikoanalyse Internkontroll. Risiko for at brukerne ikke får riktige og nødvendige tjenester. Fare for lovbrudd og pasientens liv og helse.Tiltak: bygge opp rutiner og strukturer for å sikre informasjonsflyt mellom tjenester og avdelinger. Høyt sykefravær gir stort arbeidspress. Fare for lovbrudd og at pasientene ikke får nødvendige tjenester, samt økonomisk merforbruk. Tiltak: prioritere Medarbeiderskap, vurdere arbeidstidsordninger, intern kompetanseutvikling, bygge opp rutiner og strukturer Måleindikatorer Måleindikator Antall vedtakstimer hjemmesykepleie Andel gjennomførte vedtakstimer hjemmesykepleie Antall snittbesøk pr mnd Antall vakter arbeidet Dag Antall vakter arbeidet Kveld Antall vakter arbeidet Natt Antall vakter Innleid (Døgn) Antall vedtakstimer Praktisk bistand Andel gjennomførte vedtakstimer Praktisk bistand Andel brukere som mottar begge tjenester Antall middager levert Antall middager med tilrettelagt kost Resultat Aug 2014 1 826 1 283 6 145 243 150 42 440 372 49 623 96 Resultat Sept 2014 1731 1 258 5 933 247 143 42 163 425 375 48 2 307,00 664 Resultat Resultat Resultat Okt 2014 Nov 2014 Des 2014 1 630 1 569 1 676 1 139 1 205 893 5 483 4 749 4 638 236 211 212,00 134 127 131,00 52 48 42,00 167 158 175,00 418 406 406 367 367 332 42 42 36 2 290,00 2 274,00 2146 765 878 943 Tjenestens vurdering Helse og Omsorg en tjenesten i døgnkontinuerlig drift. Det betyr at alle våre prosjekter, mål og endringer må gjøres mens tjenesteproduksjonen går for fult. Begrepet ”å skifte hjul i fart” er høyst levende i vår tjeneste. For å få dette til kreves det knallhard jobbing fra alle ledd. Det kreves pågangsmot, vilje og utholdenhet, og det har vi i vår tjeneste. Vi har medarbeidere som tar ansvar, som yter gode kvalitative tjenester for våre brukere året rundt. For Helse og Omsorg blir det viktig å fortsette dette gode arbeidet. Med fokus på tjenestemottaker vil vi i 2015 satse videre på arbeidet med å etablere en god turnusordning. Vi vil også fortsette arbeidet vi startet i 2014 med å etablere fremtidens Helse og Omsorgstjenester, vi vil bygge vår Omsorgspyramide. Vi trenger i 2015 å legge inn ekstra energi for å dreie tjenesteproduksjonen fra reparasjon til forebygging. Begrepet Hjemmerehabilitering vil stå i våre planer sammen med ord som Nærværsarbeid – vi vil få ned sykefraværet, medarbeiderskap – hva betyr det å være medarbeider i Svelvik Kommune? Etikk – de gode refleksjonene som vil bidra til å styrke vår faglige kompetanse og Intern Kompetanseplan – hvordan vi med egne ressurser vil heve kvaliteten på våre tjenester ved å styrke våre ansatte. Alle våre fokus- og innsatsområder vil med hardt arbeid skape rom i budsjettrammene, slik at vi kan rekruttere nye fagpersoner og beholde våre dyktige medarbeidere. 2015 blir nok et spennende år for oss i Helse og Omsorg, vi vil nå vårt mål: å gi riktig tjeneste til riktig tid, i riktig mengde til rett bruker 97 KULTUR OG BYUTVIKLING Status innsatsområder for 4-års perioden - tjenesteproduksjon Mål Kultur Styrke den kulturelle grunnmuren Det er gjennomført kompetanseheving av ansatte Plan og byggesak Det er etablert en elektronisk ordning for byggesak Det er utarbeidet flere maler i ESA som effektiviserer saksbehandlingen Det er gjennomført en gjennomgang av kart i forhold til behov i saksbehandlingen Det er gjennomført en kartlegging av antall klagesaker hvor vedtak omgjøres. Kommunens rolle som planmyndighet er avklart. Det er gjennomført kompetanseheving av ansatte Status Det er behov for å avklare innhold og omfang av kulturtjenestene Svelvik kommune skal gi. Arbeidet med strategisk kulturplan starter våren 2015. Tjenesten har gjennomført kompetanseheving innen stedsutvikling, prosessledelse og internkontroll. Det jobbes kontinuerlig med kompetanseheving. 4 årig kompetanseplan utarbeides i forbindelse med strategisk kulturplan våren 2015. Vil ivaretas gjennom ”Rett på nett” prosjektet. Arbeidet samkjøres med plan og byggesak i Drammen kommune. Det er utarbeidet flere nye maler, men effekten får vi ikke ut før det gjøres endringer i nye ESA8. Plankartet er digitalisert i henhold til ny planlov. I tillegg er eiendomsgrenser rettet opp og andre nødvendige endringer er gjort for å få et oppdatert kart. Situasjonskart skal oppgraderes og våre kvalitetsrutiner skal forbedres. Antall klagesaker rapporteres i KOSTRA. Kun 1 sak i 2014. I kommuneplanens arealdelen, som er under arbeid, vil det legges inn et kapittel om å ”Spille på lag” som definerer kommunes rolle i fht eksterne aktører.I tillegg er rutine for interne avklringer også under arbeid. Vi har løpende forbedringer av rutiner i saksbehandlingen som betyr at vi i fellesskap forbedrer vår saksbehandlerkunnskap. Kompetanseheving innen miljø og energispørsmål og flom/skred er prioritert i 2015. Frivilligsentralen Det er gjennomført kompetanseheving av ansatte Frivillighetskoordinator fra Bærum Kommune Kirsten Koth deltok på L-50 høsten 2014 for å gi en informasjon om FrivilligBørs. Videre ble satt av tid i L-50 til informasjon og invitasjon om å utarbeide egne rutiner for å ivareta både etterspørsel og tilbud av frivillighet. Innspill til rutinene dannet grunnlaget til sak fremmet til OO i november 2014. Rutinen gjøres tilgjengelig på EQS. Det jobbes kontinuerlig med kompetanseheving i egen organisasjon når det gjelder frivillig innsats. 98 Prosjekter/andre aktiviteter Grunnlovsjubileet I forbindelse med Grunnlovsjubileet ble det gjennomført 30 små og store arrangementer, fra 1/4 til 7/6. Svelvik kommune samarbeidet tett med ulike lag og foreninger om gjennomføring. Arrangementer: Besøk på Eidvoll, med 120 deltakere fra Svelvik; for alle 10.klassinger, for politikere, frivillige og noen fra administrasjonen Markering av frigjøringsdagen og den nasjonale veterandagen. Felles markering for Sande og Svelvik på Batteriøya. 17. maifeiring i Svelvik; Felles 17. maitog og tale ved elever fra 5 klasse. Svelvik museum holdt åpent 17. mai i anledning grunnlovsjubileet Arrangementer på alle barneskoler i etterkant av toget Grunnlovsmarkering med festmiddag i Strømmhallen for 160 påmeldte. Konsert og aktiviteter for ungdom på Batteriøya på kvelden 17. mai Nordens Dag 2014; Foredrag med Foreningen Norden i Svelvik, Sande og Holmestrand Utstilling fra Foreningen Norden ”Spillet om Norden”. Historisk utstilling på biblioteket om bakgrunn for grunnlovsjubileet Rullatorfestival; Markering av FNs internasjonale aktivitetsdag på Fabrikkjordet Månedens post;Turen fikk til flaggstanga på Tømmeråsen Foto: Svelviksposten, Kent Stian Håkonsen 99 Månedens post; Tur til husmannsplassen i Ebbestadmarka – spor etter gammel ferdsel Plakat og boksutstilling med tema Grunnloven. Utstilling på biblioteket – åpent for alle Huskonsert på Kulturskolen Skolebesøk på Svelvik sykehjem Aktiviteter for barn og unge; Dekorer din egen dukke – hvordan ville du sett ut om du hadde frihet til å velge helt selv? Besøk til Jarlsberg hovedgård; Vestfolds hovedarrangement. En kveld med kunnskap, undring, glede, musikk og aktivitet på historisk grunn Høytlesing på sykehjemmet Aktiviteter for barn og unge; Tegning og maling omkring emnet frihet Sangens og musikkens dag 2. juni Utstilling av kunstverk fra torsdagsaktivitetene for barn og unge Midtveis – jazzkonsert med Eilertsen/Gundersen Duo Konsert med kulturskolen på Svelvik sykehjem Aktiviteter for barn og unge; Teatersport omkring emnet Grunnloven Aktiviteter for barn og unge; Det ble jobbet med leire – tema frihet Unionsoppløsning 7/6 – flaggheising i sentrum Årboka ”Årbok for Svelvik 2014 – historier fra gamle dager” ble tittel på årets utgave. Årboka hadde et opplag på 700 bøker. Trykking av 1. utgave, som ble utgitt i 2013, ble finansiert gjennom LUK-midler (lokal samfunnsutvikling i kommunene). Interessen for boka var svært stor og salget bidro til trykking av Årboka for Svelvik 2014. Den årlige utgivelsen av boka er nå selvfinansierende. En arbeidsgruppe bestående av Svelvik museumforening, Nesbygda historielag, Berger museumsforening, Den Gode Hensigt Maritim gruppe og Svelvik kommune legger ned mange timer med skriving og innsamling av historier for å få et variert innhold i boka. Boka ble presentert 20. november på Gamle Frithjof med over 80 besøkende. Årboka ble solgt på Julemarkedet i sentrum og julegrantenningen på Tangen, og er fortsatt tilgjengelig hos SOA, Berger rammeverksted, Kommunetorget, biblioteket og fra historielag og museumsforeninger. Opplevelseskortet Opplevelseskortet ble for første gang lansert i Svelvik i 2013. Målet var å gi barn og unge fra familier med lave inntekter eller vanskelige forhold en mulighet til å delta på ulike aktiviteter på lik linje som andre. Foreningen Kiwanis var initiativtakere og har samarbeidet tett med NAV og kulturavdelingen. I 2014 ble samtlige 30 kort levert ut og benyttet av familier i Svelvik. Eksempler på aktiviteter i 2014 var tilgang til lekeland i Drammen, mat og drikke på Dreggen kro og vertshus, bowling, kino, inngang på Drammensbadet, teaterforestillinger, Sommersnacksarrangement, gårdsbesøk, tilgang til fotballkamper med mer. Kiwanis har satt av kr. 50 000 til prosjektet og samarbeider både med lag/foreninger, næringsliv og det offentlige om tilbudet. Familier som ønsker å benytte seg av tilbudet henvender seg til NAV. Kulturavdelingen har bistått med oppstartstilskudd, tips/råd/veiledning om aktuelle samarbeidspartnere, samt markedsføring. Kiwanis mottokk en gavesjekk fra Svelvik Musikkorps til prosjektet, under Svelvikdagene i 2014. I tilegg mottok Kiwanis også julekurven fra Svelviksposten i 2014 etter at en familie som hadde fått opplevelseskortet i 2014 nominerte foreningen. Familien skriver; Opplevelseskortet er jo for oss med dårlig økonomi. Når vi fikk kortet gråt vi av glede. Trodde nesten ikke det var sant at vi var så heldige. Vi var litt spente de første gangene, men ungene strålte når de kom hjem etter en ny opplevelse. Opplevelseskortet 2014 har betydd alt for vår familie” Undergrunnen Cafe Undergrunnen ble i 2014 pusset opp i samarbeid med ungdom. Ungdommen rev, malte og bygget opp lokalet til ønsket bruk. I en overgangsperiode fra nedleggelse av Klubbe til åpning av Undergrunnen Cafe var tilholdsstedet på biblioteket. Dette tilbudet ble i hovedsak benyttet av yngre barn fra barneskolen, noe som er grunnen til at tilbudrt til denne gruppen er videreført på Undergrunnen en gang i uken. Undergrunnen holder åpent for ungdom to ettermiddager/kvelder i uken. Undergrunnen Cafe har i gjennomsnitt hatt besøk av 15 – 25 barn og 10-15 ungdom på de ulike åpningsdagene. Besøket er økende, men det tar tid å bygge opp et nytt sted etter nedleggelsen av Klubba. 2014 har vært et ”prøveår” der ulike åpningstider og aktiviteter har vært gjennomført og evaluert. Erfaringene danner grunnlag for åpningstid og program i 2015. 100 Sommersnacks 2014 I samarbeid med lag/foreninger, enkeltpersoner og grupper ble det til sammen arrangert 14 ulike aktiviteter og opplevelser i 2014: St.Hans på Batteriøya; Samarbeid med Batteriøya Vel. Kulturavdelingen hadde ansvar for leker, konkurranser og ansiktsmaling. Tusenfryd; Årlig arrangement med over 60 deltakere Friluftsdag; Tur til Ebbestadvannet med fisking og spikking. Samarbeid med Svelvik jeger- og fiskeforening (se bilde) Skulptur i vannkanten; Kunstdag på Blindsand på Berger Vassås – livet på husmannsplassen; Tjærebrenning og historier om livet på husmannsplassen. Tur med Vassåsens venner. Reptilparken i Oslo; Togtur til reptilparken med lunsj i Slottsparken Volleyball i Fjordparken; I samarbeid med frivillig ungdom ble det arrangert en aktiv dag med volleyball og bading i fjordparken Skating, bmx og inlines; Tur til Bruparken i Drammen Stell og riding/kjøring med hest; Samarbeid med gården Øvre Knem. En populær dag hvor det ble satt opp ekstra dag Gatekunst; Fargelegging av Svelvik sentrum – kunstprosjekt Sommarland i Bø; Årlig arrangement med stor deltakelse Gøy med hunder; Samarbeid med Vestfold og Telemark hundeskole Aktivitetsdag; Ulike aktiviteter ute og inne ved Undergrunnen Krepsefiske; Årlig familiearrangement med krepsing og overnatting ved Hagatjern i Mjøndalen. Samarbeid med Mjøndalen jeger og fiskeforening. Fra Friluftsdag I 2014 var det ca. 260 påmeldinger og ca. 150 ulike barn/familier fra Svelvik som deltok på Sommersnacks. Fire familier brukte Opplevelseskortet i Sommersnacks til ulike familieaktiviteter og aktiviteter for barna alene. Mange av barna har deltatt på Sommersnacks flere år på rad. Samtidig er Sommersnacks en flott mulighet for nye tilflyttere å bli kjent med kommunen, dette fremkommer av en e-post fra en mor: ”Jeg har en datter som sårt trenger å bli kjent med andre barn i Svelvik da vi er nye her, hørte om sommer snacks i går og tenkte at det hadde vært en super måte å skaffe seg nye venner i byen på.” 101 Den kulturelle spaserstokken Den kulturelle spaserstokken er finansiert med midler fra kulturdepartementet. Svelvik kommune har valgt å utvikle tre faste arrangementer; ”Midtveis”, ”Dine gylne år” og ”Grenseløst seniortreff”, i tillegg til konsert på sykehjemmet: ”Midtveis”; midt i uka (onsdag), midt i året (midtsommer) og midt i livet (seniorer). I 2014 var det jazzkonsert med Eilertsen og Gundersen duo og Irsk dans og musikk. Svelvik mannskor hadde ansvar for salg av mat og drikke. Ca 100 personer deltok på arrangementet. ” Dine Gyldne år”, en dag for nye og kommende pensjonister, dagen er også åpen for alle som har vært pensjonister en stund. Målet er å etablere nye møteplasser for målgruppen. I 2014 var Finn Schjøll invitert med foredraget ”Gjør som mora di sier”. Han hadde med blomster som han bandt sammen til flotte oppsatser mens han holdt foredraget. Svelvik mannskor var med som praktisk tilrettelegger og holdt en flott konsert. Ca 90 personer deltok på arrangementet. ”Grenseløst seniortreff” ble arrangert i Fossekleiva kultursenter, i samarbeid med Sande kommune. Fossekleven fabrikk og Nedre Berger fabrikk har gjennom mange år vært en viktig arbeidsplass for innbyggere både i Svelvik og Sande. ”Grenseløst seniortreff” er nå en etablert møteplass på grensen mellom Svelvik og Sande for seniorer fra begge kommuner. Tekstilhistorien på Berger er unik og det legges vekt på å ivareta tradisjonen med å fortelle om historien, ha konserter og legge inn god tid til uformel prat. I 2014 var daglig leder for Nord-Jarlsbergmuseene Hanne Synnøve Østerud invitert til å fortelle om Bergers industrihistorie, og det var konsert med Tor Olsen fra The Betales. Det ble servert snitter og vin / mineralvann. Ca 70 personer deltok på arrangementet. Kulturskolen Tilbudene på piano, gitar, visuell kunst og blås/slagverk ble videreført i 2014. Elevtallet har ligget på 47 -50 i vårhalvåret, noe færre på høsthalvåret. Kulturskolen i Svelvik samarbeider tett med Svelvik skolekorps. Ordningen er innført for å gi et fullverdig tilbud om instrumentalopplæring til dem som spiller i korps, noe som sikrer korpset musikalsk kvalitet og som igjen genererer rekruttering. Gratistilbudet ”Kulturskoletimen” for elever i 1. – 4. klasse startet i 2013 og ble videreført våren 2014. Svelvik kulturskole inviterte til ”Kulturkarusell” hvor barna fikk prøve seg på ulike aktiviteter som visuell kunst, sang, dans, korpsinstrumenter, teater og gitar i bolker av seks til åtte uker. Undervisningen ble gitt på barnas skoler. Responsen var stor og hele 67 elever deltok på dette tilbudet. Tilbudet ble finansiert ved direkte overføring fra staten, men ble ikke videreført utover skoleåret 2013 – 2014. Kulturskolen gjennomførte mange større og mindre arrangement i 2014, bl.a sommeravslutning, juleavslutning, samspillprosjekt, egen utstilling for visuell kunst, konsert på sykehjemmet, musikkinnslag på kommunestyremøter med mer. I tillegg ble det arrangert interne huskonserter hver måned der elever fikk trening og rutine i å opptre i trygge og uhøytidelige rammer. 102 Biblioteket Biblioteket har hatt flere arrangementer for barn og unge i 2014; Datakurs for nybegynnere i forbindelse med Fylkesbibliotekets prosjekt ”e-borgerskap”. Dette gikk over 4 torsdagskvelder. 11 deltakere. Bibliotekuka; Det ble arrangert ”Piratdag” i samarbeid med avd. barn og unge. Alle førsteklassinger ble invitert til høytlesning og allsang. Grunnlovsjubileet; I samarbeid med avd. barn og unge ble barn og unge inviterte til ulike aktiviteter over 4 torsdagskvelder (tegning /maling, lage hånddukker, teatersport og leire). Tema for disse kveldene var ”frihet”, og vi avsluttet med en stor utstilling i biblioteklokalet. Ca 10 barn møtte opp hver av disse kveldene. Sommerbiblioteket; Et bokdepot ble levert til Homannsberget Camping. Alle som ville (campingens gjester og Svelviks befolkning) kunne komme innom og låne med seg bøker, lydbøker, musikk og tidsskrifter i campingens åpningstid. Dette var et kjempefint tilbud i sommerukene hvor biblioteket måtte holde stengt grunnet ferieavvikling. Sommerles; Lesekampanje for alle barn i Vestfold. Dette året var konkurransen digital; med egen nettside, oppgaver og lesekonkurranse hvor barn i barneskolealder kunne vinne premier og konkurrere mot hverandre. Kulturminnedagene; I forbindelse med Kulturminnedagene stod biblioteket i Klinekroken i Svelvik sentrum. Vi delte ut kjærlighetsbrev, hadde høytlesning av kjærlighetsdikt, lånte ut bøker og reklamerte for biblioteket. Mange kom bort til oss i løpet av denne dagen, og vi fikk mye positiv respons på at biblioteket hadde kommet ut av biblioteklokalet og var mer i sentrum. Litteraturuka; To barnearrangement på biblioteket: Klovnen Knut og Brødrene Nyhus. Arrangementene var gratis og åpne for alle som ville komme. Vi inviterte også skolebarn/barnehagebarn i passende alder og fikk fullt hus på begge forestillingene. Veldig populært! Statistikk viser at jevnlige arrangement øker besøkstall, antall nye lånere og utlånstall. Arrangement er en god løsning for å øke fokuset på biblioteket som formidlingsarena og offentlig møteplass slik bibliotekloven tilsier at det skal drives. Brødrene Nyhus illustrer sammen med barn i Litteraturuka 103 Månedens post Månedens post ble gjennomført 7 ganger fra april til oktober i et samarbeid mellom Svelvik og Berger O-lag og Svelvik kommune. Målet med Månedens Post er å få Svelvikinger ut på tur og gjøre innbyggere kjent med kommunen og lokalhistorien. Ca 100 personer har vært med på fellesvandringene og ca 150 personer har registrert seg i boka ved Månedens post, av disse er 7 personer trukket ut og har vunnet et eksemplar av Svelviks historie 1945–1995. Månedens post i 2014: Flaggstanga på Tømmeråsen: Fellestur 2. april hvor Thor Arne Berg tok 30 deltakere med på en historisk vandring fra Svelvik Kirke til flaggstanga på Tømmeråsen, med innlagte historier fra plasser på veien. Husmannsplassen i Trolldalen: Fellestur 2. mai med 42 deltakere. Thor Arne Berg, guidet med god hjelp av lokalkunnskap og innspill fra Jørgen Marthinsen og Johan Eik. Fossekleiva: I forbindelse med Kunst rett vest ble månedens post for september lagt til Fossekleiva. Samarbeid med Månedens post i Sande kommune. Berger brygge: Ingen fellesarrangement, men flere skrev seg inn i boka som ble lagt i postkasse på stedet. Tangen fjordpark: Ingen fellesarrangement, men flere skrev seg inn i boka som ble lagt i postkasse på stedet. Demningen på Ebbestadvannet: Ingen fellesarrangement, men flere skrev seg inn i boka som ble lagt i postkasse på stedet. BOS-hytta på Hellumvannet: Ingen fellesarrangement, men flere skrev seg inn i boka som ble lagt i postkasse på stedet. Erfaringene har vist at turene som har vært arrangert, og hvor deltakerne har blitt med på fellestur, har hatt større oppslutning enn turer hvor innbyggere oppfordres til å gå månedens post på egenhånd. Fossekleiva kultursenter Fossekleiva kultursenter holdt åpent i perioden 22. juni – 17. august 2014. Årets sommerutstilling besto av verk av 18 lokale kunstnere fra Svelvik, Sande og Hof. Utstillingen ble åpnet av ordførerne fra Svelvik og Sande. Kafe Jebsen holdt åpent i kultursenterets åpningstider. Det ble inngått avtale om drift av kafeen med ”For smakens skyld”. Fossekleiva hadde i perioden i overkant av 2000 besøkende. Det har pågått bygningsarbeider i 2014. Museumsseksjonen er klargjort og tilgjengeligheten mellom kultursenteret, Kafe Jebsen og museum er forbedret. Opprustingen vil avsluttes i denne omgang i påvente av ytterligere investeringsmidler. Fra årets sommerytstilling i Fossekleiva.Foto: Hanne Synnøve Østerud 104 Kunst Rett Vest Kunst rett vest ble gjennomført i perioden 11.- 21. september 2014. Ordførerne i Vestregionens 16 kommuner og 2 fylkeskommuner vedtok enstemmig å legge fellesutstillingen til Fossekleiva. Åpningen av fellesutstillingen ble arrangert 11. september med ca. 850 besøkende. Kunst rett vest i 2014 gav nye rekorder. Hele 21.400 besøk ble registrert under årets Kunst rett vest. Den gamle rekorden fra 2008 var på 16.500. Fellesutstillingen på Fossekleiva kultursenter hadde 3.700 besøk i løpet av de ti dagene arrangementet pågikk. Ute i de 105 atelierene og verksteden var det registrert hele 17.700 besøk. Også salgstallene fra atelierene var rekordhøyt i 2014, med drøyt 950.000 kr i omsatt kunst. Fra fellesutstillingen ble det solgt 8 verk til en verdi av 74.000. Det ble i perioden arrangert et innholdsrikt ”dag-for dag-program” på fellesutstillingen. Herfra kan nevnes 20 ulike arrangementer som artist talk, konserter, historiske vandringer, familiedager osv, 32 omvisninger for publikum, barnehager, skoler, senior- og barselgrupper og 7 møter i regi av blant annet Vestfold fylkeskommune, Handelstandsfoeningen, Folkehelsenettverket i Vestfold og Kunstnernettverket i Vestfold. Reisen til årets fellesutstilling ble lagt opp som en del av opplevelsen. Det ble laget en reiserute både fra Sande til Fossekleiva og fra Drammen, gjennom Svelvik til Fossekleiva. Her ble det opplyst om steder og aktiviteter langs ruten, som besøkende kunne oppsøke på veien til og fra fellesutstillingen. I samarbeid med lag/foreninger og næringsliv ble besøkende ønsket velkommen til fellesutstillingen – og spennende opplevelser på reisen. Tanken var ”å samle det som samles kan”. Berle gårdbutikk holdt åpent og serverte smaksprøver på epler og plommer, Handelstandsforeningen arrangerte markedsdag i sentrum, Dreggen Kro & Vertshus holdt formiddagskonserter på lørdagene i perioden, Villa Rørvik hasse utstilling og holdt åpent hus der besøkende fikk servering samt små og store opplevelser og Sønsteby gård holdt åpent med utstilling, aktiviteter og opplevelser. Ved å ”samle det som samles kan” fikk arrangementet, og Svelvik, enorm markedsføring i regionen. Kartavisen som ble trykket opp i 100.000 eksemplarer synliggjorde kommunens kunstnere og kommunens stedskvaliteter på en flott måte. Tilbakemeldingen fra kunstnerne er gjennomgående bedre enn noen gang. Det vakre området på Berger med verk utendørs, nye flotte og varierte utstillingslokaler, meget godt hengt/kuratert utstilling, et allsidig program og kjempestemning med Mugetufts magiske video-performance på åpningen blir trukket frem som særdeles gode opplevelser. Dette har bidratt til god omdømmebygging. Fra åpningen av Kunst Rett Vest 105 LUK (Lokal samfunnsutvikling i kommunene) LUK-prosjektet er initiert fra Kommunal og regionaldepartementet, hvor målet har vært å stimulere kommunene til lokal samfunnsutvikling. Det har fulgt økonomiske midler med prosjektet, som har vært fordelt av Vestfold fylkeskommune. Fra 2011 til 2014 har Svelvik kommune fått tildelt til sammen 1 mill kroner i LUK-midler, til ulike stedsutviklingsprosjekter: (midlene kan ikke brukes til fysiske tiltak) 2011: Utarbeiding av Stedsanalyse for Svelvik Denne gav grunnlag i arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel. 2012: Prosjekt ”Stolt Svelviking” Prosjektet bygde på anbefalinger i stedsanalysen, som å fokusere på hvordan vi selv prater om Svelvik før det igangsettes større omdømmeprosjekter. Det ble iverksatt tiltak som skulle bidra til at ansatte og innbyggere skulle bli mer bevisst det positive Svelvik har og kan by på, betydningen av å være gode ambassadører og inspirere til å omtale Svelvik positivt. Aktiviteter: Opprettelse av Svelvikportalen ”En smak av Berger”, historiske vandringer Julegavekampanje Åpent møte om videre utvikling av Årbok fra Svelvik kulturmiljøet Berger KN-appen ”Bli kjent med Svelvikportalen.no” – for Valgfag friluftsliv ansatte Postkort Bli bevisst de gode eksemplene Månedens post ”Opplev Svelvik” – boks 2013: Attraktivt og levende Svelvik sentrum Prosjektet bygde på mål fra kommuneplanens samfunnsdel og gikk ut på at kommunen sammen med innbyggere og næringsliv skulle skape et attraktivt og levende sentrum. Arbeidet skulle også bidra til stolthet og engasjement, og ivareta eksisterende kvaliteter og stimulere til nytenkning. Aktiviteter: Mulighetsstudie for sentrum. Arbeidet skulle danne grunnlag for kommuneplanens arealdel. Arrangement i forbindelse med opplysning av høyspentmastene ved Svelvikstrømmen mastene. Arrangement som vil stimulere til opplevelser og aktiviteter med utgangspunkt i sentrums særegenheter. Tiltakene skulle bevisstgjøre innbyggere om viktige særegenheter og med det øke stoltheten til byen. Analyser og dialog med innbyggere resulterte i at sentrum ble delt i ulike funksjoner, som sammen skal bidra til ønsket utvikling. Indre sentrum (sentrumskjernen) skal prioriteres, og de viktigste grepene er: 1. Samle kommunale publikumsrettede aktiviteter i sentrum for å bidra til økt bruk av sentrum (LUK 2014) 2. Sørge for gjestebrygger for å sikre tilgang fra Strømmen til sentrum 3. Utvikle Kirkeparken som bytorg og møteplass 4. Utvikle branngatene slik at de sikrer tilgang fra sentrum til Strømmen og fremmer Strømmens kvaliteter 5. Anlegge gangsti langs Snekkerbekken for å lette tilgangen til sentrum og øke sentrums attraksjonsverdi LINK Landskap ble invitert av ”bytorggruppen” til å bidra med forslag til utvikling av byens sentrale møteplass, Kirkeparken. Bytorggruppen er en gruppe som har utspring i næringsrådets strategi med byutvikling som fokus. I tillegg ble LINK arkitekter bedt om å skissere mulige ideer for bruk og tilgjengeliggjøring av branngatene, Snekkerbekken, samt kartlegge mulighetene for gjestehavn i Svelvik sentrum. Det ble gjennomført en befaring med utveksling av informasjon og ideer juni 2014. Skissene var ferdige i oktober 2014. Innspillene er innarbeidet i kommuneplanens handlingsdel 2015-2018, budsjett 2015. 2014: Mulighetsstudie for sentrum Gjennomføre en mulighetsstudie med sikte på samlokalisering av offentlige publikumsrettede og frivillige aktiviteter i sentrumskjernen. Arbeidet ble påbegynt i 2014 og ferdigstilles i 2015. LUK-prosjektet ble formelt avsluttet i 2014, aktivitetene skal ferdigstilles i løpet av 2016. Flere av aktivitetene fra 2012 og 2013 er fortsatt under arbeid. 106 Frivillighetsmidler Svelvik kommune utlyste kr. 150 000 i frivillighetsmidler i 2014, med mål om at folk møtes mer. Tema for tildelingen var møteplasser og rekreasjonsområder. Innbyggere i Svelvik viser et stort engasjement for Svelviksamfunnet og det ble mottatt 22 søknader fra lag/foreninger, enkeltpersoner og grupper. Samlet ble det søkt om ca. kr. 400 000,Midlene gikk blant annet til Svanli prosjektet (opprusting av hytte som møteplass i marka) i regi av SIF, temakveld om krigsseilerne i regi av Den gode Hensigts maritime gruppe, opprusting av Berger kirke som møteplass for nærmiljøet og opparbeiding av Petangbane på Batteriøya. Frivilligsentralen Frivilligsentralen har i 2014 hatt over 80 aktive frivillige som har utført til sammen over 8000 timer frivillig innsats. Innsatsen gavner både enkeltpersoner, grupper innbyggere, brukere av kommunens tjenester og Svelviksamfunnet som helhet. Oversikt over frivilliges innsats i 2014 er listet opp i Frivilligsentralens årsrapport (se under) Frivilligsentralen ser en tendens til at frivillige i større grad ønsker å bidra i tidsbegrensede prosjekter framfor å binde seg opp til ulike verv/oppgaver over tid. Dette gjelder både for lag/foreninger og enkeltpersoner. Dette påvirker Frivilligsentralen sin måte å jobbe på. For Frivilligsentralen i Svelviks har dette resultert i mange gode prosjekter som fortsatt er aktive og kan videreføres med god håndtering og tilstedeværelse av eier (Svelvik Kommune). Et utvalg av aktiviteter er nevnt under: Dataopplæring Frivilligsentralen fikk tildelt kr.10 0000 i 2014 fra Anders Jahres fond til innkjøp av tre nettbrett. Disse brettene blir brukt til enkel dataopplæring for seniorer og på dagtilbudet for hjemmeboende demente. Innsats for andre Valgfaget ”Innsats for andre” ble startet i 2013. Frivilligsentralens mål med å engasjere seg i valgfaget har vært å øke frivillighet blant unge. Hovedmålet med valgfaget er å gjøre seg kjent med hvilke forutsetninger som ligger til grunn for frivillig arbeid, kartlegge behovet for frivillig arbeid i nærmiljøet, planlegge praktiske tiltak og gjennomføre. Samarbeidet med Svelvik Ungdomsskole om valgfaget ’Innsats for andre’ er under utvikling. Venner av Eikveien Venner av Eikveien startet som et prosjekt med noen ildsjeler som ønsket å forskjønne uteområdet ved Svelvik Sykehjem. Prosjektet har utviklet seg til å jobbe frem en Sansehage. Det er i 2014 opparbeidet skjermede uteområder, store beiteområder for geiter samt opplevelsesstasjoner med planter og bærbusker. Prosjektet fortsetter i 2015. Fra Grenseløst seniortreff i Fossekleiva 107 FrivilligBørs FrivilligBørs er en dynamisk, kreativ og morsom møteplass for bedrifter, frivillige og offentlige tjenester for utvikling av lokal frivillighet. For bedrifter vil FrivilligBørs være er god mulighet for utøvelse av frivillighet i nærmiljøet og bedriftens lokale og sosiale engasjement. Bedriftene kan tilby varer eller tjenester, men ikke penger. Dette kan for eksempel være ansattes kompetanse, dugnadsinnsats, eller tid. For frivillige organisasjoner og foreninger betyr FrivilligBørs nye kontakter, inspirasjon og muligheter for praktisk hjelp og kompetanse, uten å gå veien om penger. For offentlige tjenestesteder kan samarbeid med næringslivet og frivillige organisasjoner bidra til ny inspirasjon, kompetanse og supplement til offentlige tjenester. FrivilligBørs ble for første gang arrangert i Svelvik i 2014. Det ble skrevet 72 avtaler mellom ulike parter. Svelvik kommune var godt representert og flere folkevalgte gjorde også mange avtaler med både enkeltpersoner og foreninger. Eksempler på avtaler som ble gjort var en polsk tilflytter som ønsket å lære seg norsk og fikk avtale med en innbygger som inviterte vedkommende med på tur i Svelvikmarka og samtidig praktisere norsk. Kiwanis gjorde avtale med tekniske tjenester om å få benytte plassen utenfor Brenna til dekkskift for innbyggere, i bytte mot at de skiftet dekk på to av tekniske tjenester sine biler. Mannskoret fikke låne Fossekleiva gratis til arrangementet Vårbrus mot at de sparklet og malte vegger, samt bonet gulvet i teatersalen. 108 Årsrapport for Frivilligsentralen: Hvor mange frivillige er registrert v/Frivilligsentralen 2014 Arbeidstimer som ble utført av frivillige i 2014 Over 100 registrerte frivillige Ca 80 aktive frivillige medarbeidere Ca 8000 timer Faste arrangementer i sentralen i 2014 Ca 208 forskjellige arrangementer Eks. Formiddagstreff, bingo, søndagsmiddag, seniordans og peisestuetreff, Filosofikafe’ Hvor mange brukere fikk direkte hjelp fra frivillige Eks. følge til lege, ”vaktmester tjenester” transport. Hvor mange har deltatt på aktivitetene i 2014 Godt over 100 personer Ca. 100-110 personer deltar ukentlig. Enkeltarrangementer med opp mot 90-100 besøkende. *Det er vanskelig å anslå hvor mange som deltar på aktivitetene våre siden det er ulikt oppmøte hver gang Vi har anslått et tall på bakgrunn av besøkstallene på noen av arrangementene. Oppgaver/arrangementer/arbeid med deltagelse helt eller delvis av frivillige medarbeidere: Hva Når Formiddagstreff i peisestua på Fabrikkjordet Hver mandag formiddag Elever fra Ungdomskolen m/valgfaget Hver mandag x 2 skoletimer ’innsats for andre’ Håndarbeidstreff Hver tirsdag formiddag Formiddagstreff Hver onsdag formiddag Bingo i peisestua Hver torsdag formiddag Søndagsmiddag 6 søndager i året Busstur; Tur til Portåsen i 2014 1 gang i året Enkeltarrangementer på Fabrikkjordet, Svelvik Sykehjem, Svelvik Samfunnshus og Fossekleiva. Kulturukearrangement, temalunch, Eldredagen, julelunch, frivillighetsdagen, juleavslutninger, Seniorsurf, brannvern i hjemmet Følgetjeneste Etter behov, 2-3 oppdrag pr uke ”3060+”; underholdning på Svelvik Sykehjem Annenhver torsdag ettermiddag Boken kommer Hver mnd Seniordans Hver torsdag formiddag Utkjøring av mat fra sykehjemmet til hjemmeboende De fleste ukedagene hele året. Dataveiledning Fast tilbud hver uke + hjemmebasert dataveiledning. Rusleturer fra Svelvik Sykehjem Etter behov Filosofikafe 1 gang pr. måned Selvhjelpsgruppe for pårørende til barn m/spes. behov 2 x mnd. Treff med innvandrerkvinner i samarbeid med voksenopplæringen 1 gang pr. måned Den kulturelle spaserstokken 4 arrangementer i løpet av året ”Dine Gyldne År” 1 gang i året Venner av Eikveien 17 Hele sommersesongen Symfonireise til Kroatia Høsten 2014 Kiosktralle i Eikveien 17 Hver tirsdag ”Midtveis”; Midtsommerarrangement for seniorer 1 gang i året Frivillig Børs 13. november 109 Ekstern finansiering: Tjenesten er god på å søke eksterne midler. Tjenesten har i 2014 fått følgende støtte: Frivilligsentralen – kr. 310 000 fra kulturdepartementet til drift. Fossekleiva kultursenter og Berger museum – kr. 3 050 000 i spillemidler og regionale utviklingsmidler fra Vestfold fylkeskommune til investering bygg. Kunst rett vest – Kr. 100 000 fra Vestfold fylkeskommune. Lokal samfunnsutvikling i kommunene (LUK) – Kr. 200 000 fra kommunal og moderniseringsdepartementet og Vestfold fylkeskommune til utvikling av sentrum. Frivilligsentralen – kr. 10 000 fra Anders Jahres fond til innkjøp av nettbrett. Den kulturelle skolesekken, kr. 80 000,- årlig tildeling på bakgrunn av antall elever i grunnskolen. Den kulturelle spaserstokken kr. 66.000,- fra kulturdepartementet til arrangementene ”Midtveis”, ”Dine gylne år” og ”Grenseløst seniortreff”. Kommuneplanens arealdel I forbindelse med kommunereformen er det særdeles viktig at arealdelen blir god. Administrasjonen anså det som nødvendig å bruke noe mer tid og ressurser på kvalitetssikring av arbeidet før saken sendes på ny høring. Revidert planforslag vil bli lagt ut på høring på nytt med ny frist for høringsuttalelse våren 2015, for deretter, etter ny administrativ behandling, å bli fremmet til 2. gangs behandling i kommunestyret. Jobbing med planarbeid i 2014 Svelvik kommune er opptatt av å ta en aktiv rolle i kommunens stedsutvikling og å spille på lag med grunneiere og utviklere. I 2014 er det jobbet godt med flere større planer i kommunen (se tabell). Fra de helt enkle byggesaker til de større kompliserte plan- og byggesaker jobbes det med kommunikasjonsformer. I dialog er det ønske om å finne løsninger mellom de naturlig forskjellige interesser for den private tiltakshaver/prosjektutvikler og kommunen. På alle plan kan det gjennom en vellykket dialog og et godt samarbeid skapes rom for de gode løsninger. I prosess kan det formuleres en felles strategi som i seg selv er med på å styrke samarbeidet mellom de forskjellige interessene. Kontorvegg hos planavdelingen 110 Regulering og utvikling av private boligområder Tabellen under viser framdrift i private reguleringsplaner og større bolig- og utviklingsprosjekter. Brentåsen (Ebbestad) Nøsterud (Nesbygda) Søndre Ebbestad Adax Svelvik Marina Reima Bjørnebråtan, Berger Ebbestad/Sandkleiva Bjørnstadsenteret Støa – Sagkleiva Mariåsen B 16 Juvesletta B22 Sand-Høien B1 Bergeråsen (Tyrivn.) Isdamveien Myhresgate Ebbestad Nord Helgerud/Stomperud Sandsveien1, Berger Storgt.88-90 Oppfølging av politiske vedtak Politiske vedtak Oppfølging - status Sak 27/14 1. tertial – rapport Vedtak: Pkt.2g: ”Frivillighetsmidler 2014 avsettes med kr. 150.000,-. Kultur fremmer forslag til tildeling av midler for kommunestyret i september 2014 etter søknad fra lag og foreninger.” Gjennomført Det kom inn 22 søknader hvorav 20 fikk tilskudd. Se mer informasjon under prosjekter/aktiviteter. 111 Byggetillatelse gitt Kunngjøring (med klageadgang) Vedtak av plan (§ 12-12) 2.gangs behandling (§ 12-12) - SU Godkjent planmateriale til saksfremstilling Møte vedr. bearbeiding av planforslag Offentlig ettersyn (§ 12-10) 1.gangs behandling (§ 12-11) Godkjent planmateriale til saksfremstilling Gjennomgang av innlevert planforslag Innlevering av planforslag Oppstartsmøte (§ 12-8) Innlevering av planskisse Internt planmøte - Varsel oppstart av reg.planarb. (§ 12-8) Formøte/prosjektmøte Område Under oppstart Avklart i kommuneplanen Ansvar for framdrift påhviler grunneier/tiltakshaver, ikke kommunen. Svelvik kommune har som mål å være en offensiv kommune med fokus på fremtiden. Kommunen har hatt tett dialog med grunneiere o.a. jf. kommunens aktive rolle som planmyndighet. Videre er det opp til grunneierne/tiltakshaverne å realisere prosjektene. Svelvik kommunes rolle er å sørge for veiledning, effektiv og god saksbehandling. Forbedringsarbeid Avvik Det er ikke registrert avvik for tjenesten i 2014. Tjenesten har ingen tradisjon og kultur for innmelding av avvik. Det er viktig å skape forbedringsarbeid og åpenhet rundt dette. Tema settes på dagsorden. Tilsyn Tjenesten har ikke hatt tilsyn i 2014. Risikoanalyse Tjenesten har startet arbeidet med ROS analyse i 2014. Arbeidet fortsetter våren 2015 og rulleres årlig. Internkontroll. Systematisk arbeid med HMS og internkontroll. Risiko: Oppgaver blir ikke utført. Fare for lovbrudd. Tiltak: Tjennomføre årlig ROS-analyse, utarbeide kompetanseplan for tjenesten, kontinuerling gjennomgang og forbedring av saksbehandlerrutiner, tydelige mål og økonomirapportering. Arrangement/turer med innbyggere. Risiko: Skade/ulykke på deltakere. Tiltak: God informasjon om sikkerhetstiltak til medarbeidere og deltakere, fast gjennomføring av førstehjelpskurs, rutine under arbeid. Sikkerhet og beredskap. Risiko: Fare for ras og flom. Tiltak: Alle nye områder må konsekvensutredes og dokumenteres. Opprette ny dialog med NVE vedr. overordnet kartlegging i kommunen. Målet er ivaretatt i kommuneplanens handlingsdel. Kursing av medarbeidere i forhold til tema. Medarbeidere som er alene på jobb. Risiko: Trusler og vold mot medarbeidere. Tiltak: Tema er drøftet med hovedverneombud i forbindelse med befaring. Hovedverneombud foreslår felles kurs for førstelinjetjenesten. Rutiner under arbeid. Måleindikatorer: PLAN OG BYGG Antall igangsettelsestillatelser KULTUR Andel deltakere barn og unge i Kulturskolen Andel barn og unge på venteliste til Kulturskolen Andel ledige plasser på Kulturskolen Antall utlån bøker og andre media Antall arrangementer og besøkende til disse på biblioteket Antall registrerte besøkende på biblioteket Antall påmeldinger Sommersnacks Besøk Undergrunnen pr. kveld Barn Ungdom Ved arrangement Antall besøkende pr. år Fossekleiva Antall arrangement i Den kulturelle skolesekken (kalenderåret 2014) Arrangementer i Den gyldne Spaserstokken FRIVILLIGSENTRALEN Antall registrerte frivillige (aktive) Antall frivillige timer 112 ANTALL 11 50 0 5 16.688 10 arrangement / 345 besøkende 5848 260 15 –25 10 – 15 30 5700 65 3 80 8000 Tjenestens vurdering Tjenesten Kultur og byutvikling har en aktiv rolle i kommunens stedsutvikling og legger til rette for møte mellom mennesker både gjennom fysisk utforming og gode opplevelser. Tjenesten har hatt mange innsatsområder i 2014 og de fleste er gjennomført. De innsatsområder som ikke er nådd eller som er delvis nådd er overført til kommuneplanens handlingsdel, budsjett 2015. For å få til et godt resultat er prosessen i mange tilfeller like viktig som selve målet. Det betyr at realisering kan ta noe lenger tid, men kvaliteten og forankringen på resultatet mener vi blir bedre. Det er også tydelig at forankringen skaper større synergieffekter ved at nye ideer oppstår, utvikles og gjennomføres. 2014 var et aktivt år for hele tjenesten. Det ble gjennomført flere større kulturaktiviteter som Kunst rett vest og Grunnlovsjubileet. Frivilligheten blomstrer i Svelvik og mange tar kontakt med ønske om å få delta frivillig i Svelviksamfunnet. Tjenesten har blitt mer bevisst egen rolle i forhold til frivillig engasjement i Svelvik. Rollen som tilrettelegger, hvordan vi ved å koble personer og grupper sammen kan bidra til å øke de involvertes motivasjon og skape ytterligere synergieffekter, og hvordan vi møter og tar i mot frivillig innsats er av avgjørende betydning, både for å skape og opprettholde engasjement. Vi må jobbe videre med å øke egen bevissthet rundt dette samt øke kompetansen i hele kommuneorganisasjonen i fht hvordan ta i mot frivillige, samarbeide med innbyggere og skape engasjement. I tilegg til arbeidet med arealdelen er flere større planer prioritert og fremmet for 1. og 2. gangsbehandling. Vi er stolte over hva vi har fått til i 2014! Vedrørende tjenestens driftsøkonomi melder tjenesten om et positivt avvik. 113 114 115 116
© Copyright 2024