Rapport fra prosjektet Privatarkiv i Telemark
Rapport fra prosjektet Privatarkiv i Telemark Telemarksarkivet 1 Prosjektrapport for PRAKT: 2013 og 2014 Prosjektet Privatarkiv i Telemark (PRAKT) er et forarbeid til etableringen av Telemarksarkivet, en løsning for privatarkivsituasjonen i Telemark. PRAKT har i fellesskap blitt drevet fram av Telemarks tre konsoliderte museer: Norsk industriarbeidermuseum, VestTelemark museum og Telemark museum. Museene står sammen om å etablere en organisering som skal ivareta innsamling, bevaring og bruk av historiske arkiver i Telemark. Høsten 2012 ga fylkeskommunen museene i oppdrag å utrede nye løsninger for privatarkivfeltet i Telemark. To av museene ble av Hovedutvalet for kultur bevilget utviklingsmidler til PRAKT i 2013, og fra 2014 var alle tre museer med. En konkretisering av prosjektets oppdrag sto i vedtakets tredje strekpunkt: «Utviklingsprosjektet skal i løpet av den toårige perioden, legge fram forslag til et driftsbudsjett som må være på plass for å ivareta arbeid med privatarkiv i åra framover.» (sak 48/12) Fylkeskommunen fulgte opp intensjoner for fagfeltet i sin strategi for kulturpolitikk: Etter fylkestingsbehandling i februar 2014 var en helhetlig privatarkivordning for Telemark gitt egen prioritet i fylkeskommunens Strategi for kultur og kulturarv under tiltak 3.2.3. PRAKT: 2013 og 2014 I løpet av våren 2013 fikk prosjektet navnet Privatarkiv i Telemark (PRAKT) og det ble definert to hovedoppgaver i en egen prosjektskisse: 1. Utrede framtidige løsninger for privatarkivfeltet i Telemark med forankring i museene 2. Øke takten på bevaring og bruk av historiske arkiver fra privat sektor. Arkivarene og museene har som en følge av PRAKT prioritert bevaring og bruk av historiske arkiver høyere. En tydelig konsekvens av denne satsningen er at man har blitt oppdatert på de verktøyene – både programvare, nettbaserte løsninger og nødvendig bevaringsutstyr – som arkivinstitusjoner bruker. Museumsarkivarene har fått økt kompetanse på hvordan arbeidsoppgavene løses og har blitt aktive deltagere i det arkivnettverket som nå er på plass i Telemark. I tillegg deltas det nå jevnlig på de nasjonale arenaene som depotarkivarer har tilgang på i Norge; det vil si innenfor satsninger som Samfunnsdokumentasjon (SAMDOK), i Kulturrådets møter om privatarkiv og i arrangementer i regi av Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP). Økt kunnskap om feltet, kompetanse og kapasitet på det å jobbe med bevaring av historiske arkiv henger nøye sammen; PRAKT har bidratt til dette. 2 Resultatmålene innenfor bevaring og bruk av arkivene er mer enn oppfylt; og det framstår som klart at privatarkivene har fått vesentlig høyere verdi innenfor museene i løpet av perioden. I tillegg har dette arkivarbeidet blitt mer synlig for allmenheten. Tabell 1: Resultat ved utgangen av oktober 2014 Innsamling Arkivmateriale Formidling til synliggjort på enkeltbrukere Arkivportalen.no Målsetninger totalt 30 enkeltarkiv 150 hyllemeter 215 stykker 110 enkeltarkiv 250 hyllemeter 500 stykker for 2013 og 2014 Resultat Selve Prosjektet fikk en tradisjonell organisatorisk oppbygging med prosjektleder, styringsgruppe og prosjektgruppe. Styringsgruppa ble konstituert den 23. september 2013 og ble ledet av Dag Rorgemoen fra Vest-Telemark museum. For å ha en bred og relevant kontaktflate fikk styringsgruppa medlemmer fra fylkeskommunens administrasjon, Statsarkivet på Kongsberg, Telemarks tre museer på direktørnivå og den største fagforeningen for museumsansatte i Telemark (NTL på NIA). I tillegg har leder for hovedutvalget for kultur og daglig leder i Arbeiderbevegelsens Arkiv i Telemark deltatt med observatørstatus. Forskjellige representanter fra museene og fylkeskommunen har bidratt i styringsgruppa. De utøvende arkivarene på museene har deltatt i prosjektgruppa og har også hatt observatørstatus i styringsgruppa. Prosjektleder har fungert som utreder og sekretariat; styringsgruppa har hatt i alt seks møter og behandlet 25 saker. Forskjellige arkivarer og fotoarkivarer har bidratt i prosjektgruppa som i alt har hatt sju møter. Prosjektleder (Arkivar I på Vemork) Kjetil H Djuve har ledet denne. Prosjektgruppa har i tillegg til å gi hverandre faglig støtte i arbeidet med arkivene, i fellesskap bidratt til å forberede dokumentene Organisasjonsplan, Opptrappingsplan og Intensjonsavtalen. Prosjektet forberedte søknad for Telemark museum (TM) ved utgangen av 2013 slik at også dette museet deltok for fullt innenfor PRAKT fra og med 2014. Målsetningene i forhold til 3 bevaring av arkiver ble derfor oppjustert. Før dette var TM med i styringsgruppa og hadde også deltagelse i prosjektgruppa. PRAKT har dermed blitt gitt i alt 1,5 millioner i utviklingsmidler fra fylkeskommunen; museene har til sammen bidratt med like stor ressurs. Prosjektet har ikke hatt egen økonomi da museene hver for seg er gitt tilskudd til prosjektet. I tråd med fylkeskommunens regelverk skal museene legge fram egne rapporter med reviderte regnskap. 4 Vedlegg: A. Rapport fra Telemark museum ………………………………………. Side 6 B. Rapport fra Vest-Telemark museum …………………………………. Side 8 C. Rapport fra Norsk industriarbeidermuseum ………………………....Side 10 D. Intensjonsavtale ……………..…………….……..…………………. Side 12 E. Organisasjonsmodell …………………………….…………………. Side 14 F. Opptrappingsplan ………………………………..…………………. Side 16 G. Prosjektskisse …………………………………..……………………Side 21 H. Samordningsavtalen………………………………..………………. Side 35 5 A. Rapport fra Telemark museum Prosjekt Privatarkiv i Telemark Prosjektrapport fra Telemark Museum I 2014 kom Telemark Museum med i prosjektet Privatarkiv i Telemark – PRAKT – initiert og finansiert av Telemark fylkeskommune. Telemark Museum har helt siden starten, på begynnelsen av 1900-tallet, samlet inn og tatt imot historiske privatarkiver. I dag besitter museet ca. 1500 hyllemeter med arkivmateriale. (På landsbasis er det bare 40 arkiver som har mer enn 400 hyllemeter med privatarkiv.) I tillegg har vi antagelig Norges 5. største fotosamling. Det var i 2010, da museet fikk sin første, og hittil eneste, arkivarstilling (50 %) at arbeidet med å katalogisere og presentere/ formidle arkivmaterialet kunne begynne. (Noe tidligere var fotoarkivarstillingen (80 %) opprettet.) Museet har så langt vært helt avhengig av tilskudd fra Norsk Kulturråd for å kunne ordne og/ eller digitalisere store samlinger (for øvrig av nasjonal interesse) som Slekten Aalls arkiv på Ulefos Hovedgaard, arkivet fra Porsgrunds Porselænsfabrik og fotosamlingen etter fotograf Nyblin i Skien. Ordnet arkivmateriale på Telemark Museum utgjør per i dag ca. 93 hyllemeter. Antall fotografier som er skannet utgjør godt og vel 13.000. Arkivmaterialet er registrert i Asta og lagt ut på Arkivportalen. Fotografiene er registrert i Primus og presentert på Digitalt Museum. På formidlingssiden har samarbeidet med Høgskolen i Telemark vært av uvurderlig betydning for Telemark Museum. Gjennom prosjektet Digitale Telemarkskilder har Høgskolen digitalisert viktig arkivmateriale som Aall-arkivet, samlingen etter Rikard Berge og materiale relatert til kystkultur og sjøfart, og lagt det ut på sine hjemmesider. Internt har foto- og arkivmaterialet vært vesentlig for museets produksjon av digitale fortellinger (som bl.a. inngår i den store, nye utstillingen som er under arbeid på Porsgrunds Porselænsfabrik). Arbeidet med Nyblins fotosamling har resultert i en bok og en utstilling i samarbeid med Telemark Kunstnersenter. Museet har også lagt ned et stort arbeid med å finne frem bilder til historieverket Telemarks historie. Gjennom prosjektet PRAKT har det blitt etablert et formelt nettverk av arkivarer og 6 fotoarkivarer ved de tre konsoliderte museene i Telemark. Erfaringsutveksling i nettverket har vært med på å øke Telemark Museums kompetanse på arkiv- og fotobevaring. I tillegg har det blitt skapt et faglig miljø og fruktbar meningsutveksling på tvers av institusjonsgrenser. Det danner et godt grunnlag for museets videre arbeid med å lage planer for bevaring, innsamling, formidling osv, et område som museet verken har hatt kapasitet eller økonomi til å prioritere tidligere. Infrastrukturen og kompetansen som vi så langt har opparbeidet, er et godt fundament for det videre arbeidet med arkiv- og fotosamlinger ved Telemark Museum. Museets direktør har sittet i styringsgruppa for prosjektet. De økonomiske midlene som fulgte med prosjektet har gjort det mulig for Telemark Museum å styrke og intensivere arbeidet med arkiver og fotosamlinger. Hittil i år har museet publisert 84 arkiver og 614 stykker (esker med arkivmateriale) på Arkivportalen. Men det må også fremheves at museet jevnlig mottar forespørsler som ikke kan imøtekommes fordi det aktuelle arkivmaterialet er uordnet og derfor ikke kan fremvises for publikum. Skien 30. oktober 2014 Kirsten Tangen Arkivar på Telemark Museum 7 B. Rapport frå Vest-Telemark museum Prosjektet Privatarkiv i Telemark (PRAKT) 2013 - 2014 Prosjektrapport frå Vest-Telemark Museum Bakgrunn Etter å ha kome med i utviklingsprosjektet finansiert av fylkeskommunen, har Vest-Telemark Museum (VTM) fått høve til å etablere seg som ein kompetent bevaringsinstitusjon for privatarkiv i regionen. Det har vore oppbevart privatarkiv ved museet i fleire tiår, men ein har ikkje hatt ressursar til å ta tak i dette fagfeltet og gjere materialet tilgjengeleg. I 2011 fekk VTM fyrste gong eit prosjekttilskot frå Kulturrådet: til bevaring av arkivet etter Åmdals Verk Gruver. Dette vart starten på oppbygging av naudsynt infrastruktur og kompetanse innan arkivarbeidet. Utviklinga har fortsatt i perioden med støtte frå Tfk, supplert med nye prosjekttildelingar frå Kulturrådet i 2012 og 2014. Aktivitet i prosjektperioden VTM har fått på plass planverk og kompetanse, og har skaffa seg erfaring frå fleire større ordningsarbeid. Fagsystemet ASTA er i bruk og me har samla inn nye viktige privatarkiv. Med publisering av stadig fleire arkiv på Arkivportalen har talet på førespurnader frå publikum auka jamt. Me er rett nok framleis i ein tidleg fase, slik at fokus på formidling vil bli stadig viktigare etter kvart som me får gjort meir materiale tilgjengeleg. Satsing på privatarkiv har vore tema ved fleire møte med politisk og administrativ leiing i kommunane, og det er fremma som fyrste prioritet i budsjettsøknaden frå museet i 2013 og 2014. VTM har nytt arkivmagasin med god kapasitet i nybygget frå 2012. Privatarkiv er blitt eit arbeidsfelt organisert innanfor avdelinga for samlingsforvaltning ved VTM. Det er frå 2013 sett av ein 100 % ressurs til arkivarbeid, basert på støtte frå Tfk, anna prosjektfinansiering og eigne midlar. I det praktiske arkivarbeidet er alle dei tilsette ved samlingsavdelinga involvert i periodar, slik at me byggjer opp kunnskap hjå fleire i museet. I prosjektperioden har arkivansvarleg ved VTM delteke aktivt i prosjektgruppa leia av NIA. Direktør ved VTM har vore leiar for styringsgruppa. Dette har vore særs positivt for utvikling av det nye fagfeltet ved museet, og me har styrka kompetansen innan og fokus på feltet 8 gjennom samarbeidet. Mellom anna har det vorte utvikla eit konkret samarbeidsprosjekt mellom Telemark Museum og VTM om ordning og tilgjengeleggjering av Norrøna Fabrikkers arkiv som fekk støtte av Kulturrådet i 2014. VTM har inngått avtale med Telemarkskilder ved Høgskulen i Telemark, om digitalisering av kjeldemateriale. Me har gjort bruk av dette i samband med eit prosjekt som gjeld utgjeving av dagbøker etter politikar Ole Blom, og planen er å sende meir kjeldemateriale til Høgskulen for digitalisering i året som kjem. Foto Fotosamlinga ved VTM teller om lag 100 000 enkeltfoto, og av desse er rundt 8000 registrert i PRIMUS og berre 865 av dei publisert på DigitaltMuseum. I løpet av 2014 har me arbeidd fram nye retningslinjer for museet når det gjeld digitalisering av gamle foto og gjenstandsfotografering, ut frå nasjonale standardar og tilgjengeleg utstyr. Foto har ikkje vore eit prioritert område i prosjektperioden, men me digitaliserer og publiserer når det kjem førespurnader frå publikum. VTM har frå 2011 hatt eit samarbeid med Fyresdal kommune om tilgjengeleggjering av gamle foto via Digitalt Museum. Fyresdal kommune gjer bruk av VTM sitt registreringsprogram PRIMUS, museet gjer opplæring og brukarstøtte. I 2014 starta me opp ei liknande ordning med Lokalhistorisk arkiv i Vinje, slik at dei og no er i gang med å registrere og publisere eldre foto. Me ynskjer på sikt å utvide ordninga til å gjelde fleire kommunar og historielag i vår region. Foto er eit viktig kjeldemateriale og særs etterspurd. Eidsborg, 30.10.2014 Benedikte Nes Samlingsansvarleg ved Vest-Telemark Museum 9 C .Rapport fra Norsk industriarbeidermuseum Prosjektrapport fra Norsk industriarbeidermuseum Sammen med Vest-Telemark museum (VTM) foreslo NIA et utviklingsprosjekt delvis finansiert av fylkeskommunen i 2012, for å etablere en kompetent arkivinstitusjon for privatarkiv i Telemark. Prosjektets første del er gjennomført i 2013 og 2014 i samarbeid med VTM og Telemark museum. Industriarbeidermuseets har siden sin begynnelse først på 80-tallet bevart og lagt til rette for bruk av arkiver: Først av de lokale historiske arkivene fra den lokale arbeiderbevegelsen og siden, på 1990-tallet, for noen store industriarkiver som for eksempel Hydro Rjukans arkiver. Arkivarbeidet ved NIA ble dernest i en tiårsperiode nedprioritert før man fra 2009 har jobbet jevnt og trutt med oppgaven. Fram til 2013 ble det mottatt prosjektstøtte fra Kulturrådet og flere givere av historiske arkiver for å gjennomføre eller forsere arbeidet med industriarkiver og sparebankarkiver. I denne fasen ble flere forskjellige tiltak gjennomført for å formidle verdiene i materialet og hvor de prioriterte virkemidlene var egne nettsteder og arkivportalen.no. To dokument fra museets samlinger fikk gitt særegen status etter å ha fått anerkjennelse som del av Norges Dokumentarv. Industriarbeidermuseet har i kombinasjon med Arbeiderbevegelsens Arkiv i Telemark, fylkets største, tilgjengeliggjorte arkivbestand – nesten 900 hyllemeter i over 800 enkeltarkiver – og fotografiske samlinger på 150,000 individuelle motiver. Aktivitet i prosjektperioden Tilrettelegging for aktiviteten i prosjektet Pakt har vært et svært sentralt tiltak for å utvikle et større faglige nettverk innenfor privatarkivarbeidet i Telemark samt for å utvide NIAs egen kapasitet på området. Det er hensiktsmessig å utvikle samfunnsminnet for hele Telemarks del, framfor å stykke det opp i mindre biter. Privatarkiv har fått større synlighet og høyere prioritet og er organisert innenfor avdelinga Arkiv- og Samlingsforvaltningen. Tre av museets arkivarer har jevnlig deltatt i 10 prosjektgruppas arbeid, direktørene har bidratt i styringsgruppa og Arkivar I har vært prosjektleder. Mye nytt arkivmateriale er innsamlet, og for NIAs del har arkivbestanden fått breiere geografisk spredning innenfor Øst-Telemark. Som del av strategien for å utvikle et representativ samfunnsminne er det gjennomført aktiviteter for å «fylle huller» for samfunnsområder der lite arkivmateriale er bevart. Prioriterte områder har vært primærnæringene, politiske partier utenfor Arbeiderpartiet, idrettslag men også andre deler av frivillig sektor så som kvinneforeninger og menigheter. Bevaring av arkivmateriale tilknyttet Rjukanbanen er en egen satsning ved NIA fra og med 2013. Bevaring av historisk materiale etter Hydro i Porsgrunn er prosjektert og er i oppstart mot slutten av 2014. Det er gjennomført en egen dialog med Arbeiderbevegelsens Arkiv i Telemark, som fra nyttår vil inngå i et samarbeid med NIA. Vemork 4. november 2014 Avdelings- og prosjektleder Kjetil H Djuve 11 Vedlegg D: Intensjonsavtale Intensjonsavtale mellom Telemarksarkivet, kommunene i Telemark og Telemark fylkeskommune Intensjonen med denne avtalen er å etablere Telemarksarkivet. Telemarksarkivet skal være en overbygning for arkivfunksjonene som er tenkt realisert ved Norsk industriarbeidermuseum, Vest-Telemark Museum og Telemark Museum. Telemarksarkivet skal ta vare på og samle inn materiale fra privat sektor, et område som faller utenfor offentlig sektors arkiver. Det dreier seg i prinsippet om alt arkivmateriale som er skapt utenfor offentlig sektor, det vil si minst ¾ av Telemarks samfunnsliv. Telemark fylkeskommune og kommunene i Telemark inngår denne avtalen med museene for å utføre dette samfunnsoppdraget. 1. Bakgrunn I motsetning til mange andre fylker i Norge, har ikke Telemark ordninger eller organisasjoner som ivaretar bevaring og bruk av historiske arkiver. Ellers i Norge er det med støtte fra det offentlige, etablert modeller som Opplandsarkivet, Vestfoldarkivet, Nordlandsarkivet, Kulturhistorisk senter i Aust-Agder og fylkesarkivet for Sogn og Fjordane. Fram til i dag har arkiver fra privat sektor i Telemark blitt ivaretatt av muséer, historielag og andre med interesse for historisk materiale, men uten at arbeidet har vært samordnet og kvalitetssikret. Muséene i Telemark oppbevarer store mengder historiske arkiver, men det er blitt drevet lite systematisk innsamling. Det er ingen som har et overordnet ansvar, og den samlede ressursen som er avsatt til formålet er lite i forhold til behovet. Resultatet er et skjevt og lite representativt samfunnsminne. 2. Et viktig samfunnsoppdrag Arkivmateriale er en av grunnpilarene til hele samfunnets kulturarv. Det gir grunnlag for kulturell identitet, bidrar til historisk bevissthet, vitenskapelig så vel som lokalhistorisk forskning og dokumenterer forvaltningsmessige og rettslige virksomheter og handlinger. Uten arkiver ville grunnlaget for historieskrivning falle bort og historiske og juridiske hendelser gå i glemmeboken. Museene i Telemark er villige til ta ansvaret og arbeidet med å sikre vår felles kulturelle og historiske 12 bevissthet og hukommelse. Men det må understrekes at dette blir et tilleggsoppdrag for museene. Ut i fra dagens budsjetter har verken Industriarbeidermuseet, VestTelemark Museum eller Telemark Museum kapasitet til å ta på seg dette viktige samfunnsoppdraget. 3. Telemarksarkivet Telemarksarkivet er tenkt som en overordnet og samordnende aktør for museenes arbeid med historiske arkiver. Nettverket består av arkivarer og fotoarkivarer ved museene. Arkivarbeidet skal utføres etter arkivfaglige prinsipper og følge internasjonale retningslinjer og standarder. Formidling og tilgjengeliggjøring av arkivmaterialet vil gis høy prioritet. En viktig oppgave for nettverket i tiden fremover er å bygge kompetanse og infrastruktur til å kunne ta hånd om elektronisk skapt arkivmateriale, da dette er et sterkt forsømt område. Den organisatoriske løsningen er beskrevet i Organisasjonsplanen og planene for Telemarksarkivets første fireårsperiode er beskrevet i Opptrappingsplanen, se vedlegg en og to. På et senere tidspunkt kan det også være aktuelt å skille ut virksomheten i form av et offentlig samarbeid etter § 27 i kommuneloven, men fremdeles utført av de tre konsoliderte muséene i Telemark. 4. Økonomi Kommunene og Telemark fylkeskommune gir sin tilslutning til at dette arbeidet behøver offentlig delfinansiering. Det er også full tilslutning til den modellen som er valgt, at det er fornuftig å styrke muséenes virksomhet og samfunnsoppdrag med denne tilleggsoppgaven i stedet for å bygge opp en helt selvstendig fylkesdekkende arkivinstitusjon. Museene skal også bidra med finansiering. Annen vesentlig finansiering, for eksempel til store prosjekter, vil aktørene i Telemarksarkivet skaffe i privat sektor. 13 Telemark, xy.zw.2014 for Telemark museum for for Norsk Industriarbeidermuseum …………………………. Vest-Telemark Museum …………………………………………….. ………………………………………. for for Telemark fylkeskommune …………………….. Kommune …………………………………. …………………………………………….. 14 E. Organisasjonsmodell Privatarkiv i Telemark: Organisasjonsmodell Telemark fylkeskommune ga i 2012 Norsk industriarbeidermuseum og Vest-Telemark museum tilskudd til et toårig prosjekt. Oppstart var i 2013 og fra 2014 ble Telemark museum med. Formålet er å få på plass en god organisering av arbeidet med privatarkiv i fylket, samt å legge fram forslag til driftsbudsjett og opptrappingsplan fra 2015. Forslaget skal skissere en løsning som på sikt kan skape en god og bærekraftig situasjon for innsamling, bevaring og bruk og formidling av arkiver fra privat sektor i Telemark. Nettverket Telemarksarkivet – forslag til organisering 1. Synlighet og arbeidsfelt. Telemarksarkivet lanseres som en samlebetegnelse for arbeidet med å bevare og formidle arkiv fra det private feltet i Telemark. Det omfatter ikke arkiv fra offentlig sektor som i dag ivaretas av blant annet IKA Kongsberg og Statsarkivet i Kongsberg. Begrepet Telemarksarkivet introduseres for å fremheve satsningen og samarbeidet i fylket, i tråd med mandatet fra fylkeskommunen. Å gi nettverket et felles navn vil også tjene til å synliggjøre feltet for publikum. Det legges opp til en gradvis innføring av fellestjenester, se opptrappingsplanen. 2. Organisering. Telemarksarkivet er resultatet av faglig nettverk og arbeidsdeling mellom aktører som tar vare på arkiv fra privat sektor i fylket. I utgangspunktet gjelder det de tre konsoliderte museene Norsk industriarbeidermuseum (NIA), Telemark Museum (TM ) og Vest-Telemark Museum (VTM). Samarbeidet bygger på fordelingen av ansvar og arbeid som er skissert i avtalen mellom Statsarkivet i Kongsberg, Arbeiderbevegelsens arkiv i Telemark (AAT) og de tre konsoliderte museene fra 2010. Statsarkivet fortsetter som fylkeskoordinerende institusjon. Ansvar for privatarkiv er fordelt geografisk og tematisk mellom institusjonene. 15 3. Fotografer og fotoarkivarer. Fotografer og fotoarkivarer ved musea i Telemark er del av nettverket Telemarkarkivet. Historisk fotografisk materiale defineres som privatarkiv av Kulturrådet. Fotoarkivarenes eget nettverk og møteplasser er et nødvendig faglig supplement til de som ellers er tilgjengelig innenfor i Arkiv-Norge. 4. Kompetanse. Arkivarstillingene knyttet til nettverket Telemarksarkivet skal være dedikerte arkivarstillinger i betydningen av at fagets kompetanse skal stå sentralt både i framtidige utlysninger og i det daglige arbeidet. Arkivarene bør ha historiefaglig eller annen relevant bakgrunn på nivå med master- eller bachelorgrad. 5. Intern skolering er en viktig felles oppgave. Arkivarene skal møtes jevnlig og videreføre det faglige samarbeidet som er utviklet gjennom prosjektperioden 2013 – 2014. Dette skal også involvere utvikling av like rutiner for arbeidet der det er naturlig. 6. Planer og program skal være en felles oppgave for Telemarksarkivet. Overordnet plan for arbeidet med bevaring av privatarkiver i fylket, herunder utarbeidelse av regional bevaringsplan, vil være en naturlig første innsats. Man skal hvert år utarbeide en plan for felles tiltak og aktivitet. 7. Publikumskontakt. Museene vil fortsette sitt formidlingsarbeid direkte mot brukerne, basert på egne samlinger. Samtidig ser vi det som ønskelig med etableringen av felles kontaktpunkt (nettside, e-post og telefon) for Telemarksarkivet. Denne kanalen er et supplement til de enkelte aktørenes eksisterende kommunikasjonskanaler. 8. Utadrettet nettverksarbeid er en sentral felles oppgave, men de tre museene er ankerpunkt for hver sin region i tråd med Samarbeidsavtalen fra 2010. Viktige samarbeidspartnere er historielag, bibliotek og andre aktører som bevarer privatarkiv, inklusive fotosamlinger, eller er ivrige brukere av lokalhistorisk materiale. Det legges opp til en årlig, åpen konferanse. 9. Koordinator (20% stilling, pluss eventuell opptrapping). For å sørge for framdrift på områdene som er felles og prioriterte, skal nettverket Telemarksarkivet ledes av en koordinator. Koordinatoren skal sørve felles mailadresse og være pådriver og tilrettelegger for arbeidet med felles planer, prosjektsøknader, rapporteringer og lignende. Koordinatoroppgaven skal være del av en ansatts eksisterende stilling og legges til NIA. 10. Ressurser. Telemarksarkivet skal ha noen felles midler som for eksempel kan brukes til felles arrangementer og prosjekter. 16 11. Andre nettverk. Deltagelse og samarbeid innenfor nasjonale og regionale nettverk er vesentlig. Denne aktiviteten er både et ansvar for de enkelte museene og en felles, koordinert oppgave innenfor Telemarksarkivet. Gjennom samarbeid vil institusjonene støtte hverandre ut fra ulik kompetanse og variasjoner i kapasitet og behov. 12. Organisatorisk ressurs (Opptrappingsplan). I tråd med Telemark fylkeskommune, hovedutvalg for kultur sitt vedtak i sak 48/12 (spesielt punkt 5) ligger det til grunn ei økning av ressursene til «kvar museumseining på to årsverk.» Beslutning om fordeling og opptrapping vil bli tatt i fylkeskommunens hovedutvalg for kultur. 17 F. Opptrappingsplan Telemarksarkivets Opptrappingsplan: 2015 – 2018 Denne planen beskriver hvordan og i hvilken rekkefølge de ekstra ressursene som gis til museene innenfor oppgavene til Telemarksarkivet, skal tildeles. I tillegg skisseres hvordan omfanget av historiske arkiver – inklusive fotoarkiver – er forventet å vokse i tråd med den økte innsatsen. Dette inkluderer også de felles aktivitetene og andre oppgavene som er planlagt løst innenfor Telemarksarkivet, og er tiltak som støtter oppunder de overordna målsetningene med Telemarksarkivet. Selve opptrappingsplanen deles med andre ord i to, og består av en del som beskriver utgangspunktet og opprustingen av, først og fremst, stillingsressursene ved de tre museene. Del to skisserer situasjonen for arkivbestanden og beskriver hvilke felles aktiviteter som skal gjennomføres innenfor Telemarksarkivet. Innledningsvis gir hvert museum en redegjørelse for privatarkivfeltets situasjon hos seg. Underveis i arbeidet har det begynt å utkrystallisere seg noen organisatoriske løsninger som støtter oppunder færre men sterkere institusjoner innenfor privatarkivarbeidet i Telemark. Dette er et virkemiddel for å forbedre og intensivere arbeidet på feltet. Vinje kommune og Vest-Telemark museum (VTM) undersøker nye, mulige løsninger for Lokalhistorisk arkiv i Vinje (LVK). Arbeiderbevegelsens Arkiv i Telemark (AAT) søker et samarbeid med Norsk industriarbeidermuseum (NIA) hvor disse to forsøker å etablere en struktur som viderefører arbeidet med fortidsbevaring for arbeiderbevegelsen i Telemark. Samtidig har ASA Norsk Hydro og Herøya Industripark AS inngått avtaler med NIA, slik at vesentlige prosjektmidler gis i sammenheng med at blant andre historiske arkiver fra industrien på Herøya, skal bevares på Vemork. Norsk industriarbeidermuseum NIAs bestand av historiske arkiver blei påbegynt i 1981 da man begynte å bevare arkiver etter arbeiderbevegelsen. På 1990-tallet vokste bestanden med mange hundre hyllemeter da store deler av arkivene og fotosamlingene etter Norsk Hydro på Rjukan ble ordnet og beskrevet. Dette konsernets sentrale posisjon som samfunnsbygger på Notodden og Rjukan, gjør at industriarbeidermuseets samlinger inneholder et kildemateriale som gir innsikt i industriens og Hydrobyenes utvikling på 1900-tallet. Det historiske materialet er sentral dokumentasjon for verdensarvsøknaden og er viktig for blant annet forvaltningen av svært mange 18 kulturminner, deriblant Rjukanbanen, flere signalbygg og mange bydeler på Rjukan og Notodden. De siste fem årene har det blitt jobbet med å utvide arkivbestandens representativitet blant annet gjennom bevaring av Tinn sparebanks arkiver og arkiver med tilknytning til primærnæringene. NIA har i flere perioder bidratt til å fremme privatarkivsaken i Norge og Telemark og er en bidragsyter innenfor arkivfagets arenaer med innsats innenfor utviklingsarbeide, bevaring, formidling og forskning. NIA behøver utvidete faste driftsmidler til privatarkivarbeidet på kort sikt, slik at aktivitetsnivået ikke blir for preget av gjennomføringen av prosjekter. Vest-Telemark museum VTM har siden 2011 startet oppbygging av en privatarkivtjeneste ved hjelp av prosjektmidler fra Kulturrådet og egenfinansiering. Det har tidligere ikke vært jobbet systematisk med arkiv, selv om noe materiale er kommet inn til museet opp gjennom årene, ofte sammen med gjenstander. Nå er det etablert infrastruktur for å arbeide faglig godt med arkiv (ASTA, planverk, avtaler), og det bygges kompetanse gjennom kursing og deltakelse i nettverk. Ved VTMs nye museumsbygg på Eidsborg er det klimaregulert arkivmagasin med god kapasitet, samt tilrettelagt for lesesal og studieplasser. Ordning for privatarkiv er satt opp som topp prioritet i museets budsjettsøknad og museumsledelsen har stort fokus på temaet ved møter med kommunene. Bevarte arkiver fra Vest-Telemark er lite og fragmentert, så det er stort behov for at museet får ressurser til å videreføre og styrke arbeidet. VTM har fått god uttelling på de søknader som har vært sendt på privatarkivmidlene fra Kulturrådet, noe som indikerer at det gjøres en faglig god jobb. Siste søknad gjelder et samarbeidsprosjekt mellom Vest-Telemark Museum og Telemark Museum, og det er et eksempel på hvordan det framtidige Telemarksarkivet kan samarbeide og dra nytte av hverandres ressurser. VTM trenger to faste stillinger til arkivtjenesten for å ha et fagmiljø som sikrer stabil drift av tjenesten framover, samtidig som det gir oss mulighet til å delta og yte innenfor Telemarksarkivet. Museet vil fortsatt være aktiv når det gjelder å søke om prosjektmidler. Museet har ingen fotoarkivar. En liten del av fotosamlingen er digitalisert og registrert, men mye av dette må gjøres på nytt på grunn av for lav kvalitet. Derfor er ambisjonen for nyregistrering av foto lav de første årene. Det er stort behov for å gjøre en mer systematisk innsamling og bevaring av foto fra regionen. 19 Det er gjort vedtak i Vinje kommune i dialog om overføring av ansvar for Lokalhistorisk arkiv i Vinje til Vest-Telemark Museum. Hvordan ordningen vil bli i praksis gjenstår å utrede i samarbeid med Vinje kommune. Samlinga til det lokalhistoriske arkivet er på over 80 hm arkiv, pluss en betydelig mengde foto og tegninger. Telemark museum Det konsoliderte Telemark museum besitter en stor mengde arkivmateriale relatert til historiske privatarkiver, anslagsvis 1500 hyllemeter med dokumenter og ca. 2,5 millioner fotografier. Museet har helt fra opprettelsen på begynnelsen av 1900-tallet tatt imot og samlet inn arkivmateriale. Ettersom det ble etablert museer i Kragerø, Bamble, Brevik, Porsgrunn, Ulefoss og Bø, har også disse tatt imot store mengder fotografier og dokumenter. Geografisk dekker Telemark Museums samlinger hele fylket. Tematisk er det også et vidt spenn i museets arkiver; det dreier seg om materiale fra bedrifter, organisasjoner, institusjoner, personer og samlinger (som gårdsarkiver). Nevnes kan arkivene etter Porsgrunds Porselænsfabrik, Langesund Mekaniske Verksted, Brevik apotek, Lundetangen bryggeri, en rekke loggbøker- og skipssjournaler fra seilskutetiden, Telemark Friidrettskrets, Skien- Telemark Turistforening, Telemark Folkeakademier, Skiensfjordens Mekaniske Fagskole, Kragerø Sjømandsskole, Norsk Selskab til Skibsbrudnes Redning, Slekten Aalls arkiv på Ulefos Hovedgaard, arkivene etter Rikard Berge og prost Henrik Aubert Seip, samt flere gårdsarkiver. Når det gjelder foto har Telemark Museum en av landets største samlinger. Foruten fotografier innkommet via privatpersoner tar museet vare på samlingene etter en rekke fotografer, som Skiensfotografene Ragnvald Nyblin og Lorentz Larsen, John Nielsen og Richard Larsson fra Porsgrunn, Øystein Jonsjord fra Tinn, Bendik Taraldlien fra Fyresdal og Aanon Edland fra Vinje. I tillegg kommer fotografier relatert til bedrifter og virksomheter, som Skiensfjordens Fællesfløtningsforening. Nevnes må også avisa Vardens store fotoarkiv. Per i dag har Telemark Museum kun 0,5 fast, operativ stilling innen arkiv og 0,8 fast stilling innen foto. Museet har de siste årene mottatt midler til øremerkede prosjekter fra Norsk Kulturråd, men behovet for en økning av de faste stillingene innen arkiv og foto er presserende. 20 1. Opptrappingsplanen Fordeling av nye stillingshjemler til museene samt tidspunktet for når disse kan gis er de sentrale momentene i dette avsnittet. Etter intensjonen om samordning mellom AAT og NIA samt større behov ved Telemark museum (TM), foreslås det en ramme på 7 stillingshjemler som fordeler seg på TM (tre) og to hver på VTM og NIA. Museene tildeles like og økte ressurser allerede i 2015, mens resten av økningen fordeles utover resten av perioden. Telemark fylkeskommunes har vedtatt at arkivstillingene ved museene skal økes gradvis over en fireårsperiode. Dette ligger til grunn for prosjektgruppas forslag til opptrappingsplan. Den opprinnelige fordelingen mellom forvaltningsnivåene var annerledes og det som foreligger nå framstår som en realistisk ambisjon. Stillingshjemlene er beregnet til å koste kroner 775 000 inklusive sosiale- og tilhørende driftsutgifter, og skal finansieres slik: Telemark fylkeskommune 300’ Kulturdepartementet 200’ Kommunalt tilskudd 150’ Egeninnsats 125’ Totalt 775’ Tabell 1: Utgangspunkt og ekstra faste stildelinger i første fireårsperiode; inkluderer ikke prosjektstillinger 2014 2015 NIA TM VTM Stilllinger (midlertidige): 4 (1) 1.9 (0,9) 1 (1) Arkivar/fotoarkivar: 3/1 1,1/0,8 1/0 +1 +1 2016 +1 2017 2018 +1 +1 +1 +1 Det er også stipulert hvordan forholdet mellom midlertidige og faste stillinger, samt fordelingen av arkivarer og fotoarkivarer kan utvikle seg innenfor perioden. I tabell 2 21 framkommer de totale tallene for stillingshjemler på privatarkivområdet for hvert enkelt museum. Et vesentlig poeng her er at museene allerede har prosjektert med stor aktivitet på feltet, så aktiviteten innenfor Telemarksarkivet vi være svært stor allerede fra 2015. Tabell 2 - Utgangspunkt og planlagte stillingshjemler i første fireårsperiode; inkluderer allerede finansierte prosjektstillinger: a. Stillinger (midlertidige): 5 (1). Tallene før parentes inkluderer de midlertidige prosjektstillingen i parentesen. b. Arkivar/fotoarkivar: 4/1. Oppsettet beskriver fordelingen mellom arkivar- og fotoarkivarstillinger. NIA+AAT 2014 a. 5 (1) b. 4/1 2015 6 (2) 4/2 2016 6 (2) 4/2 2017 6 (2) 4/2 2018 5 (0) 3/2 TM 1 2 VTM a. 1,9 (0,9) a. 1 (1) b. 1,1/0,8 b. 1/0 1,9 (0,4) 1,1/0,8 1 (0) 1/0 1,9 (0,4) 1,1/0,8 2 (0) 1/1 3,9 (0) 1,6/1,3 2 (0) 1/1 4,9 (0) 2,9/23 2 (0) 1/1 Noter til tabell 2: 1. NIAs stillingshjemler i 2016 består av 4 faste stillinger, 2 midlertidige stillinger og en 40% stilling ved AAT. Blant de faste stillingene er det 3 arkivarer og 1 fotoarkivar. 2. NIAs stillingshjemler i 2018 består av 5 faste stillinger inkludert en 40% stilling ved AAT. Blant de faste stillingene er det 3 arkivarer og 2 fotoarkivar. 3. TMs stillingshjemler i 2018 består av 4.9 faste stillinger. Årsverkene fordeles på 1.6 til arkivarer og 1,3 til fotoarkivarer 4. Bevarings- og aktivitetsplan Med økt kapasitet til bevaring og tilretteleggelse for bruk av arkiver og fotografier vil mengden av katalogisert og dermed lett tilgjengelige historisk materiale i Telemark, øke gjennom hele perioden. De konkrete, stipulerte mengdene er beskrevet i neste tabell og diagram. Mengden av ubeskrevet materiale vil falle samtidig som mengden bevart og tilgjengelig arkivmateriale, inklusive fotoarkiver, vil stige. Mengden bevarte, beskrevne og dermed tilgjengelige arkiver i Telemark vil overgå mengden utilgjengelige arkiver i løpet av 2016 eller 2017. 22 1. Bevart arkivmateriale (10 = 1000 hm) 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2014 2015 2016 Beskrevet 2017 2018 Utilgjengelig Tabell 3: Tilgjengelige arkiver, fotografier og uregistrert bestand. NIA+AAT 2014 TM Arkiver: 835 stk/720 hm VTM 164 stk/ 100 hm 22 stk/40 hm 2 440 000 109 000 stk 2338182/1400 hm 101.000/70 hm 860 stk/870 hm 200 stk/200 hm 35 stk/70 hm 200.000 stk 2 440 000 110 000 stk 85 500 stk/ 450 hm 2.335.682/1300 hm 109.000/40 hm 885 stk/1170 hm 300 stk/ 300 hm 50 stk/100 hm 275.000 stk 2 440 000 115 000 stk 83 000 stk/ 350 hm 2.333.182/1200 hm 108.000/30 hm 910 stk/1470 hm 400 stk/400 hm 70/130 hm 300.000 stk 2 440 000 120 000 stk 80 500 stk/ 250 hm 2.330.682/1100 hm 105.000/20 hm 935 stk/1670 hm 500 stk/ 500 hm 100/160 hm 325.000 stk 2 440 000 130 000 78 000 stk/ 150 hm 2.328.182/1000 hm 102.500/10 hm Fotografier: 134 200 stk Uregistrert bestand (#fotografier/hm arkiver): 88 000 stk/550 hm 2015 2016 2017 2018 23 Målsetningen er offensive men basert på de erfaringene man har i årene 2013 og 2014. Fokusert innsats på bevaring og bruk av arkiver og fotografi gir konkrete, målbare resultater. Under ett kan bevarte arkiver stige fra i underkant av 900 hyllemeter til i overkant av 2300 hyllemeter. For fotografienes del kan den bevarte og katalogiserte mengden øke med 2.500 objeker i året. Dette er en liten årlig mengde men for skjørt og unikt materiale som historiske fotografier er dette nå den eneste forsvarlige faglige løsningen. Tallene er gode konkretiseringer i forhold til hva som kan oppnås som mengde. For å oppnå disse resultatene er det samtidig viktig å gjennomføre aktiviteter innenfor Telemarksarkivet som gjør arkivarenes arbeide mest mulig effektivt. Dette er oppgavene som skal løses innenfor de organisatoriske rammen som tidligere er beskrevet. 24 Tabell 4: Felles aktiviteter i Telemarksarkivet 2015 1. Utarbeide felles årsplan 2. Arrangere fagseminar 3. Kartlegge arbeidsrutiner og anbefale tiltak 4. Starte opp arbeidet med Bevaringsplan for Telemark (a) 2016 1. Utarbeide felles årsplan 2. Arrangere fagseminar 3. Gjennomføre arbeidet med Bevaringsplan for Telemark (a) 4. Starte opp arbeidet med Formidlingsplan for Telemark (b) 2017 1.Utarbeide felles årsplan 2.Arrangere fagseminar 3 Gjennomføre arbeidet med Formidlingsplan for Telemark (b) 4. Starte Kompetansehevingsplan (c) 5. Retningslinjer for bevaring av elektroniske arkiver 2018 1. Utarbeide felles årsplan 2. Arrangere fagseminar 3. Gjennomføre kompetansehevingpslanen (c) 4. Evaluering av Samhandlingsplanen for Telemark 5. Utarbeide ny fireårsplan 25 G. Prosjektskisse Prosjektskisse til Privatarkiv i Telemark («PRAKT») for perioden april 2013 – april 2015 26 Telemark har ikke et etablert fylkesarkiv. De ulike privatarkivene blir i dag tatt hånd om av museer, historielag og andre aktører. Privatarkivene omfatter bl.a. materiale fra bedrifter, foreninger og organisasjoner, næringsliv og okkupasjonshistorie, i tillegg til store fotosamlinger. Fram til nå har arbeidet med å bevare arkivene ikke hatt et profesjonelt og faglig koordinerende ledd. ”Privatarkiv i Telemark” – PRAKT – tar mål av seg å lage et slikt koordinerende ledd. Rent formelt: Privatarkiv i Telemark er gitt som felles utviklingsprosjekt til Norsk Industriarbeidermuseum og Vest-Telemark museum av Telemark fylkeskommune. Fra 2014 deltar også Telemark museum. Med utgangspunkt i de etablerte institusjonene som allerede jobber med privatarkiver – Arbeiderbevegelsens arkiv i Telemark (AAT) og de tre museene (NIA, VTM og TM) – i samarbeid med fylkeskommunen og Statsarkivet i Kongsberg, vil det bli laget et forslag for en egen arkivtjeneste for bevaring og bruk av privatarkiver. Denne tjenesten blir foreslått plassert i museene men skal fungere på tvers av dem. Virkefeltet skal være hele Telemark. Hvordan dette kan løses er tema i denne prosjektskissen men er også den sentrale problemstillingen som skal utredes i løpet av prosjektet. Benevnelsen PRAKT benyttes for å beskrive prosjektet. Benevnelsen Telemarksarkivet benyttes for å beskrive nettverket mellom museene. Oppstart av Telemarksarkivet er berammet til 2015. 2. Fortid for framtida? Telemarks arkivlandskap er ikke spesielt i nasjonal sammenheng. Noen forsøk har blitt gjort på å samordne eller etablere forskjellige institusjoner, men det er til nå ikke etablert egne arkivinstitusjoner hvis hovedoppgaver er å bevare og formidler arkiver fra privat sektor. Derimot har flere forskjellige aktører, stykkevis og delt, gjort en innsats for feltet. Telemarkinger har derfor noen relevante erfaringer fra arbeidet. De geografisk nærmeste institusjonene med slike roller er Statsarkivet i Kongsberg (SAKO), som først og fremst er arkivverkets regionarkiv for den statlige forvaltningen i Telemark. På samme sted ligger også Interkommunalt arkiv i Kongsberg (IKA) hvor langt de fleste Telemarkskommunene er medeiere. Statsarkivet har mellom 40 og 50 arkiver fra privat 27 sektor; langt det største arkivmaterialet som er bevart fra fylket tilhører offentlig sektor. Noen privatarkiver er også bevart på IKA. I tillegg har noen arkiver blitt bevart ved institusjoner som ligger i nasjonalt-rettede museer og arkiver: Norsk Skogmuseum (med arkiver etter fellesfløtningen mfl) på Elverum, Riksarkivet i Oslo (Skotfoss bruk, Union, deler av Hydros sentralarkiver mfl) og Misjonsarkivet i Stavanger. Denne listen kunne vært gjort lenger. Aktørene med lengst, sammenhengende praksis for feltet innenfor fylkets grenser, er Arbeiderbevegelsens arkiv i Telemark (AAT) ved Ove Lunde og Lokalhistorisk arkiv i Vinje (LVK) ved Ingrid Skjøtskift. Telemark museum og Norsk Industriarbeidermuseum har i tillegg store bestander av privatarkiver. Vest-Telemark museums arkivbestand er forholdsvis liten. Av forskjellige grunner er museenes historiske praksis som arkivinstitusjoner i liten grad sammenhengende. Telemark museums arkiver er sterkt preget av svært forskjellige museer som de siste tiåra har blitt del av en ny organisasjon. Magasiner og annet er derfor spredt på flere steder og ligger langt fra hverandre. Effekten av konsolideringsarbeidet for museene har vært veldig forskjellig for TM og NIAs del. Industriarbeidermuseets arkiver har siden 90tallet ligget sentralt magasinert i hensiktsmessige lokaler, men NIA har bare i perioder prioritert arbeidet med arkivet. NIAs ressurser er i stor grad sentralisert til Vemork. Den samlede effekten er at noen få lokalsamfunn og arbeiderbevegelsen har bevarte, historiske arkiver de kan bruke av. Arbeiderbevegelsens arkiver er bevart på tvers av hele fylket, først og fremst ved AAT, noen er også bevart på Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (ARBARK) som holder til i Oslo og på NIA. På noen samfunnsområder er mye arkivmateriale bevart på i Tinn og Vinje. Enkelte historielag kan også ha bevart på sitt vis, arkivmateriale fra sine nærområder. Som det framgår på side 1 og 2 i sak 48/12 så har forskjellige tiltak vært gjennomført for å forsøke å legge til rette for en samordnet aktivitet i Telemark for privatarkiva. De første forsøka begynte i 1986 og den til nå siste utredningen kom i 2010 (Privatarkiv i musea). Ei rimelig sammenhengende linjer er så langt fokuset på koordinering og samarbeid, som er vesentlig for å kunne jobbe sammen i fylkets lille privatarkivmiljø. Et konkret resultat er Samarbeidsavtale om privatarkivarbeid som forplikter fire av institusjonene i Telemark og 28 SAKO til en arbeidsdeling. I forhold til å få større kapasitet for feltet, har hovedproblemet til nå kanskje vært mangel på «realiserbare forslag til konkrete tiltak», synspunktet er fylkeskulturkontorets. Den første norske arkivmeldingen blei for kort siden behandlet av Stortinget. Noen avklaringer har spesiell verdi for det videre arbeidet med privatarkiver i Telemark. Først: Arkivmeldingen kommer i praksis med svært få egentlig endringer og et oppdelt arkivlandskap med statlig forvaltning ivaretatt av arkivverket, kommunale arkiver i kommunene (IKAer) og privatarkiver tilsynelatende litt tilfeldig, fortsetter. På tross av dette: Privatarkivene skal tilsynelatende prioriteres høyere og samfunnets bevarte arkiver skal utvikles i retning av bedre representativitet. Et sentralt virkemiddel skal være samarbeid på tvers av arkivinstitusjoner og museer. Arkivverkets oppgave er en leder- og samordningsfunksjon, en rolle vi nok allerede kjenner gjennom statsarkivets virke de siste to årene. Det er også kommet signaler om en tydeligere arbeidsdeling mellom Riksarkivet og Kulturrådet. Privatarkivarkiv ved museene skal først og fremst bli kulturrådets portefølje. Inntrykket er dermed at den statlige politikken videreføres men at museene nok vil få økt press på seg for å bli bedre arkivinstitusjoner. Privatarkivarbeidet skal kanskje bli prioritert høyere. En viktig tanke bak PRAKT er at man må evne å dra veksler på arkivarenes produksjon – tilgjengeliggjorte arkiv – som eksempel for både å synliggjøre hvorfor privatarkivene er viktig, samtidig som man finner fram til felles ordninger som på kort sikt både lar seg gjennomføre og faktisk virker. Dette bør gi privatarkiver i Telemark en mye bedre sjanse til å unnslippe ødeleggelse (og evig fortapelse). En sentral tanke er at Telemarks arkiver bør få større sjans til å overleve når arbeidet med deres bevaring gjøres innenfor fylkets grenser. Dette er både en spennende mulighet men er også en utfordring til arkiveiere, kommuner, fylkeskommunen og staten. 3. Fylkeskommunens bestillinger Det foreligger 2-3 bestillinger etter vedtaket i fylkeskommunens hovedutvalg for kultur (Sak 48/12). Det allmenne, breie mandatet knytta til at Telemark behøver offentlig politikk, med kommunale bidrag til arbeidet med privatarkiv, ligger til grunn for de to konkrete poengene. 29 Kort: Det framstår nå som avklart (administrativt og) politisk, at arkiver fra privat sektor i Telemark skal gis bedre vilkår slik at man får til hensiktsmessig bevaring, bruk og formidling. Privat sektor bør forstås breiest mulig og involverer både bedrifter, andre upersonlige rettssubjekter (foreninger, lag, mfl) men også privat personer. Med andre ord: Den delen av samfunnslivet som står utenfor offentlig sektor. Den viktigste, konkrete bestillingen er at det skal lages «forslag eit driftsbudsjett» for driftsfasen som begynner i 2015. Innholdet i denne driften mht fordeling av ressursene på forskjellige formål som folkeopplysning, innsamling, konkret arkivbevaring og tilgjengeliggjøring, formidling, og annet, er nødvendig å avklare. Det kan og være aktuelt å beskrive hvilke ressurser som kreves til drift av hensiktsmessige lokaler og eventuelle stedsuavhengige fellestjenester som arrangementer, nettsider, publikasjoner og lignende. Den andre bestillingen berører den totale rammen man på sikt ser man kan fylle til formålet. Det synes realistisk å avklare i hvilken grad privatarkivsatsningen skal være et supplement eller hele av museenes ytelse til privatarkivarbeidet i Telemark. Det synes riktig å legge til grunn at tjenesten bør etableres på et lavere nivå i 2015 men at hele rammen (4.8 millioner) bør fylles som del av en opptrapping innenfor 3 år (2018). Forslaget til driftsbudsjett med opptrappingsplan, samt ei forklaring med eksempler på hva privatarkivarbeidet kan bety, er sentrale dokument som må fremmes overfor museenes egne organer, Staten v/ departement og direktorat og kommunene i Telemark inklusive fylkeskommunen. Tilrettelegging av at disse får presentert og behandlet prosjektets resultater er et spesielt viktig arbeid som først og fremst må gjennomføres i løpet av 2014. 4. Museenes behov Norsk Industriarbeidermuseum har i flere perioder brukt vesentlige ressurser på å bygge opp og formidle sin bestand av privatarkiver. Aktiviteten har siden 2000-tallet foregått uten store tilskudd til drift eller støtte til fordel for privatarkivene ved museet. Noen prosjektmidler er innhentet fra stat, kommuner og arkiveiere. Viktigheten av det historiske kildematerialet som ligger deponert i form av Hydroarkiver på Vemork og institusjonens fokus blant annet på Rjukans fortid, industri- og industriarbeiderhistorie, gjør at arkivbevaring og formidling er sentral for NIA. I tråd med målsetningen der er å bygge et helhetlig og representativt samfunnsminne av arkiver fra privat sektor, er det behov for flere endringer: 1. Arbeidet med 30 privatarkiver må bli gjenkjennbart og bli målrettet for å lykkes både med bevaring og bruk i hele Telemark 2. Arkivmiljøet på Vemork må få flere stillinger 3. Kontorer, mottaksrom og publikumsarealer må oppdateres innenfor eksisterende bygningsmasse på Vemork (Mellombygget) 4. Magasinkapasiteten må utvides; det skal vurderes å gjennomføre bygging av trinn to av magasinet på Vemork (Høykonsentrasjonsanlegget). Punktene tre og fire er investeringstiltak, hvor nummer fire nok blir svært kostbart. Punktene en og to er knyttet til drift. Vest-Telemark Museum har lenge hatt flere privatarkiv i sin samling, men det har ikke vært ressurser til å gjøre en systematisk jobb med ordning og formidling av materialet. I det nye museumsbygget i Eidsborg som stod ferdig i 2012, er det tatt høyde for at VTM skal bli en aktiv depotinstitusjon for privatarkiv fra regionen. Der er det arkivmagasin med god kapasitet (980 hm), arkivarkontor, lesesal og gjestearbeidsplasser. I 2011 fikk VTM støtte fra Kulturrådet til et oppstartprosjekt innen privatarkiv. Arkivet etter Åmdals Verk Gruver ble ordnet og registrert i ASTA. Prosjektet førte til at grunnleggende kompetanse og infrastruktur (ASTA, planer, standardavtaler) kom på plass. VTM forholder seg til samarbeidsavtalen mellom SAKO, Arbeiderbevegelsens arkiv og museene i Telemark når det gjelder arbeidsdeling og oppgaver. Viktige oppgaver for VTM fremover er: 1. Ordne og tilgjengeliggjøre privatarkivene som allerede finnes ved museet. 2. Markedsføre museet som depotinstitusjon og kjeldesenter i regionen. 3. Samle inn viktige privatarkiv fra VestTelemark. 4. Bidra til samarbeid og samordning av arbeidet med privatarkiv i hele fylket. VTM har satsning på privatarkiv som førsteprioritet i budsjettsøknaden for 2014. Målet er å få på plass to arkivarstillinger fra 01.01.2015. Telemark museum inviteres til å fremme sine strategiske mål for privatarkivarbeidet innenfor sin deltagelse i styringsgruppen. Det er ønskelig med deltagelse på direktørnivå. Telemarksmuseenes felles behov er preget av deres ulike ståsteder og tilpasninger som museumsinstitusjoner. Den muligens største utfordringen kan være å legge til rette for forholdsvis lik plassering og verdi for privatarkivarbeidet. Lik nok til at arkivarene i det tre organisasjonen i framtida får autonomi og langsiktighet nok til å fungere som et tverrinstitusjonelt, effektiv miljø. De tre museenes ledere inviteres til sammen å beskrive hvordan de ser museenes felles behov. 31 5. Depotarkivets praksis Arkivarer som jobber med bevaring av historiske arkiv står innenfor en praktisk tradisjon som er godt kjent. Arbeidet kan beskrives som å være del av en verdikjede Denne kjeden kan begynne med en vurdering av hvilke arkiver som er bevart samtidig som man forsøker å ha et overblikk for lokalsamfunnets utvikling. Den vanligste situasjonen er at materialet ikke lenger brukes av personen eller virksomheten, og kanskje først og fremst tar opp verdifull plass. En sentral utfordring for hele feltet er: Hvordan lager man et samfunnsminne med en bredde og et innhold som gjør at man ivaretar representative kilder til forståelse av fortida? Det ideelle er dermed å blinke seg ut arkiver hos eiere man ønsker seg til arkivsamlingen. Den vanligere øvelsen er å vurdere arkiver som en giver tilbyr institusjonen. Mange mennesker har et nært forhold til fortida og ønsker av helt ideelle årsaker å legge til rette for fortidsbevaring. Det er ekstremt viktig å pleie god omgang med slike brukere og givere. Så snart et arkivmateriale er overtatt og overdratt (i en formell avtale) skal dokumentene og arkivet gjennom prosessen som kalles tilgjengeliggjøring. Kort fortalt: Arbeidet handler om å bevare dokumentene på en effektiv og trygg måte, samtidig som man lager en god beskrivelse til arkivet. Den overordna hensikten er i stor grad å synliggjøre for omgivelsene at arkivmaterialet er bevart, og å legge til rette for at offentligheten kan bruke av arkivet. Etter at arkivene er tilgjengeliggjort har arkivets totale samling fått et litt annet innhold; vurderingene under innsamling blir da kanskje noe justert. Arkivarene har også en viktig rolle for å formidle arkiver, dokumenter og opplysninger i det bevarte materialet. Et mangfold av forskjellige brukere kan ha behov for informasjon som kanskje først og fremst ligger i noen få dokumenter i Hovin sparebanks arkiv. De verdiene brukerne henter ut av dokumentene i denne fasen er nok den viktigste begrunnelsen for bevaring av arkiv, og motsatt: Er ikke materialet bevart så kan det gå tapt. Dess bedre beskrevet og mer mangfoldig (mengde og forskjellige arkiver) arkivsamlingen er, dess større og lettere tilgjengelig blir kildematerialet om fortida. PRAKTs, og andre arkivdepoters, verdikjede både begynner og slutter med vanlige personer og andre aktører i privat sektor. Relasjonene og samarbeidet med aktører i omgivelsene, helst hele Telemark, er helt grunnleggende. Både fordi det er privatpersoner, private bedrifter, foreninger og andre som i utgangspunktet eier arkivene, men også fordi tilgjengeliggjorte 32 arkivers oppgave ikke bør få støve ned men benyttes aktivt av studenter, slektsgranskere, politikere, næringslivsledere, arbeidere og pensjonister. Ja, faktisk alle som ser nytten av dokumentene. 6. Synliggjøring gjennom aktualisering Arbeidet med privatarkiv som del av et mangfoldig og sammensatt kulturfelt må synliggjøre sin funksjon og rolle, for å kunne kreve en posisjon som utløser offentlig støtte. Gjennomføringen av dette prosjektet er ett strategisk virkemiddel for å oppnå dette. Alternativet er at man ikke får tak i noen av de økte ressursene man faktisk trenger. En viktig virkemiddel er å være synlig i relevante medier og på egenproduserte plattformer. Synliggjøring av privatarkivarbeidet er først og fremst hensiktsmessig gjennom å aktualisere og forklare hva det er depotarkivarene gjør. Det er nødvendig å forklare for allmenheten hvorfor privatarkivarbeidet er viktig. 7. Arkiv på museum: En kommentar Museum er et sammensatt og komplekst fenomen som både har en stor førstelinje men også en dypt bakland. Store deler av organisasjonen brukes for å nå et stort og mangfoldig publikum som besøker utstillingene. PRAKTs anretning er å synliggjøre viktigheten av arkiver som kulturelle fenomener, og begrunne hvorfor dette er et veldig viktig kulturbevaringsarbeide. Derfor er det blant annet nødvendig å faktisk produsere, tilgjengeliggjøre arkiver. Dette involverer både innsamling, brukerpleie, en-til-en formidling og mye breiere formidling til store, interesserte miljøer. En sentral begrunnelse for at museene fra og med 2015 skal tilføres nye og varige driftsmidler må knyttes til det forhold at innsatsen på feltet kan måles. Bruk av arkiv, mengde bevarte arkiver og nye tilgjengeliggjøringer kan rapporteres. Førstelinjen, der hvor de mange forventningene skal tilfredsstilles, blir dermed utvidet og museenes forpliktelser til å prioritere privatarkivene bør blir klarere. Organisatorisk intern avklaring er imidlertid et underordnet problem. VTM og NIA har i utgangspunktet forpliktet seg til å heve standarden på og legge langsiktige prioriteringer til grunn for privatarkivarbeidet på museum i Telemark. 33 8. Prosjektorganisering Gjennomføringa av PRAKT er viktig for flere aktører i fylkets privatarkivfelt. Bestillingen er gitt av fylkeskommunene til Vest-Telemark museum og Norsk Industriarbeidermuseum, prosjektet går dermed både på tvers av museenes organisasjoner og skal også forholde seg til en større geografi enn Øvre Telemark. Fra 2014 deltar Telemark museum i prosjektet på lik linje med de to andre museene. Arkivar I (NIA) er prosjektleder og leder prosjektorganisasjonen. I prosjektorganisasjonen inngår 2,5 årsverk – ett årsverk på VTM (Arkivar II) og 1,5 ved NIA. Fra 2014 er nivået 3,5 årsverkerk etter at TM blir med. Prosjektorganisasjonen skal i noen grad også tjene museene, men kan også bruke av ressurser (personale, materiell, lokaler) utenfor prosjektorganisasjon. Personalansvar ligger til arbeidstakernes direktører på henholdsvis VTM og NIA. Prosjektleder rapporterer til styringsgruppa. Utover samarbeidet med deltakerne i prosjektorganisasjonen i det daglige, er det styringsgruppa som er det sentrale forumet for å godkjenne og kvalitetssikre dokumenter og andre aktiviteter i løpet av prosjektperioden. Styringsgruppa har underveis i prosjektperioden anledning til å justere og legge til nye problemstillinger for avklaring. Styringsgruppa skal bestå av museenes direktører (3), representant fra Statsarkivet i Kongsberg (SAKO), representant fra Telemark fylkeskommune og representant fra NTL på NIA. Det lille miljøet av depotarkivarer samt spesielt interesserte andre (historielag, kommunearkiver mfl) som det er hensiktsmessig å samarbeide spesielt nært med, er viktige aktører som bør bli forelagt forslag og ideer underveis i prosjektet. Dette kan ha form som arkivforedrag men kan også skje innenfor dialogmøter. 9. Målsetninger og milepæler Målsetninger og milepæler kan røft deles opp i produksjon, folkeopplysning og i et utredningsarbeide. I tillegg har prosjektorganisasjonen sitt eget mål: etablering av 34 prosjektorganisasjonen 15. juni 2013. A. Produksjon Innsamling av minst 30 arkiver og produksjon av 150 hyllemeter tilgjengeliggjorte privatarkiver og formidling av 215 enkelthenvendelser, innen utgangen av november 2014. Innenfor rammen har VTM disse konkrete målene: Samle inn 10 nye privatarkiv, tilgjengeliggjøre 70 hyllemeter arkivmateriale, og gjennomføre formidling av 30 enkelthenvendelser. Innenfor rammen har TM disse konkrete målene: Motta 5 nye privatarkiv, tilgjengeliggjøre 30 hyllemeter arkivmateriale, og gjennomføre formidling av 36 enkelthenvendelser. Det resterende skal utføres av NIA. Milepæl 1. januar 2014: Innsamling av 12 arkiver, tilgjengeliggjøring av 40 hyllemeter arkivmateriale B. Folkeopplysning Utarbeide strategi for lobbyvirksomheten eller påvirkningsarbeide ift offentlige myndigheter og organer for 2014 og 2015: Innen 1. februar 2014 Forskjellige aktiviteter ift aktualisere arkivene og PRAKT gjennom synliggjøring: Forslag til milepæler lages av prosjektorganisasjonen innen utgangen av juni 2013. C. Utredningsarbeide Dokumentet som konkretiserer og utreder spørsmålene gitt av museene og fylkeskommunen skal foreligge som utkast innen utgangen av februar 2014. Endelig utgave skal være godkjent av styringsgruppa før utgangen av august 2014. 35 Aktivitetsmatrise Aktivitet: Mål Etablering av Apr – aug Sept – des Jan ‘14 – Aug Sept ‘14 – mar ‘13 ‘13 ‘14 ‘15 Mai - juni prosjektorganisasjon (4(2)+2(1)) og presisering driftsmidler utover lønnsmidlene Etablering av Mai - juni styringsgruppe Drifte nettside og profil i sosialt medium Arkivforedrag og arkivar skolering Innsamling (i alt 25 arkiver) Tilgjengeliggjøring (100 hm) og Formidling (200 enkelthenvendelser, 5 arkivskattutstillinger) Dokument: Februar: Utkast «Plan og August: Ferdigstilles driftsbudsjett for PRAKT, 2015 – 2020» Overgang fra prosjekt feb - mar til drift 36 10. Budsjett Vest-Telemark museum og NIA er tildelt kroner 600 000 hver, der halvparten av beløpet tildelt for 2013 og resterende for 2014. Telemark museum er tildelt kroner 300 000 for 2014. Museene vil budsjettere og føre regnskap hver for seg. Industriarbeidermuseets prosjektbudsjett foreligger i tabell 1: Forklaring: Prosjektet har egen styringsgruppe med deltagere fra fylkeskommunen, museene og statsarkivet. Disse aktørene er ment å dekke egne utgifter og prosjektet skal ikke i vesentlig grad bidra til å betale for omkostninger som reise og tidsbruken til styringsgruppa. 1a. Egeninnsatsen er først og fremst knytt opp mot at Arkivar I/prosjektlederen omdisponeres fra sine vanlige oppgaver til å jobbe med PRAKT. Museet knytter ni månedsverk av prosjektleders faste stilling til oppgaven i hvert av budsjettårene. Modellen som er brukt til å beregne kostnadene til lønn og sosiale utgifter er hentet fra Universitetet i Tromsø. Lønnsystemet i staten og museenes tariffområde (HUK) er svært like og modellen har derfor stor overføringsverdi. Det er lagt inn rikitg sats for arbeidsgiveravgift. 37 Modellen er tilgjengelig her: http://uit.no/Content/290649/Lonnskostnader_januar_2012.xlsx 2.a Lønn og sosiale utgifter dekker inn to arbeidstakere for NIA i prosjektet: 50% stilling som prosjektmedarbeider i 15 måneder (Arkivar III) fra medio august 2013 til medio november 2014 – kr 110,000 i 2013 og 258,000 i 2014. 100% stilling som prosjektleder i 18 måneder, hver 9 månedsverk i 2013 og 2014 (kr 427,500 hvert år) 2bcd. Utover lønnsutgifter til de ansatte i prosjektet har prosjektorganisasjonen på NIA behov for å bruke ressurser på arbeidet med innssamling og bevaring (besøk av arkiver, transport og arkiveringsmateriell), intern skolering og tilretteleggelse av kontor. Prosjektet vil også kreve noe reising og kontaktskapende virksomhet til miljøer med interesse for historiske arkiver og fortidsarbeide. 11. Litteraturliste med lenker til vedlegg: Sak 48/12 – Hovedutvalg for kultur i Telemark fylkeskommune: http://telemarkmuseum.no/sites/default/files/forslag_fra_fylkesradmannen_privatarkivsaka.pd f Telemark museum/Finn Rønning, «Privatarkiv i museene i Telemark. Prosjektrapport» i Privatarkiv i musea sluttrapport frå prosjektet (ABM-Media, 2010): http://kulturradet.no/documents/10157/154222/privatarkiv-i-musea.pdf VTM. Privatarkiv. Bevaringspolitikk for Vest-Telemark museum: http://www.arkivverket.no/arkivverket/content/download/11042/109410/version/1/file/Bevari ngspolitikk+Vest-Telemark+museum.pdf Samarbeidsavtale om privatarkivarbeid mellom Statsarkivet i Kongsberg, Telemark museum, Vest-Telemark museum, Norsk Industriarbeidermuseum og Arbeiderbevegelsesn arkiv i Telemark: http://www.arkivverket.no/arkivverket/content/download/7877/79843/version/1/file/Samarbei d+SAKO-museene.pdf 38 Kjetil Høstrup Djuves, «Arkiv på museum: Praksis mot tradisjon?» i Hilde Lange og Ulrike Springs (red) antologi: Formidling for framtida – tanker for framtida (ABM-media as, 2013). Kjetil Høstrup Djuve/Norsk Industriarbeidermuseum, Plan for privatarkiv ved Norsk Industriarbeidermuseum: http://niam.eyego.no/x/res/66/30/6630c62fb93a93eb741621b95e3c94a5c14274dd0d45f39dc7 32cadbf301f041/Plan_for_privatarkiver_ved_NIA.pdf khd 28.01.2015 39 40 41 42
© Copyright 2024