Søknadspakke organisasjonssekretær

For mangfold – mot diskriminering
Søknadspakke organisasjonssekretær
Søknadspakke organisasjonssekretær
Innhold
Frister og intervjuer ................................................................................................................................. 1
Bakgrunn for utlysningen ........................................................................................................................ 1
Om stillingen............................................................................................................................................ 2
Vi tilbyr .................................................................................................................................................... 2
Hvem kan søke? ...................................................................................................................................... 2
Hvordan søke? ......................................................................................................................................... 2
Stillingsbeskrivelse................................................................................................................................... 2
Kvalifikasjoner ......................................................................................................................................... 4
Om Skeiv Ungdom ................................................................................................................................... 5
Ansatte hos Skeiv Ungdom...................................................................................................................... 5
Frister og intervjuer
Søknadsfrist
Invitasjon til intervju
Intervjuer
Epost
30. mai kl 23:59
2. juni
4. / 5. juni 2015
[email protected]
Kandidater som går videre til intervju vil bli varslet tirsdag 2. juni og forventes gjennomføre
en oppgave i forkant av intervjuet som vil finne sted 4. og 5. juni. Dersom disse datoene ikke
skulle la seg gjennomføre kan annen dato vurderes ved forespørsel.
Startdato vil tidligst være 8. juni. Spørsmål rundt stillingen kan rettes til
[email protected]
Bakgrunn for utlysningen
Skeiv Ungdom etterlyser søknader til stillingen som organisasjonssekretær.
Organisasjonssekretæren har ansvar for å følge opp den daglige driften av Skeiv Ungdom og
er sekretær for sentralstyret, landsstyret og landsmøtet. Vi oppfordrer motiverte og
velorganiserte mennesker med stor gjennomføringsevne som ønsker å bidra til en verden
hvor alle kan være seg selv uavhengig av kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk og seksualitet til å
søke. Vi tilbyr et støttende og fleksibelt arbeidsmiljø med muligheter for å lære og utvikle
seg.
Side 1 av 5
For mangfold – mot diskriminering
Søknadspakke organisasjonssekretær
Om stillingen
Arbeidstittel
Arbeidssted
Månedslønn
Arbeidstid
Ferie
Arbeidsgiver
Prøvetid
Kontrakt
Organisasjonssekretær
Tollbugata 24, Oslo
Statens lønnstrinn 20, årslønn 283 606
37,5 timer i uken, 100% stilling
Vanlig lovfestet ferie, samt i forbindelse med offentlige høytidsdager
Sentralstyret ved leder og arbeidsgiveransvarlig
3 måneder
Fast stilling fra juni 2015
Vi tilbyr





Fleksibel arbeidstid, noe helge og kveldsarbeid må beregnes
Meningsfullt og intimt arbeidsmiljø med få ansatte og god oppfølging
Arbeidsplass sentralt i Oslo i stemningsfulle lokaler
Gode muligheter for å utvikle seg innenfor organisasjonsarbeid
Mulighet til å delta på kurs og treninger relevante for stillingen
Hvem kan søke?
Skeiv Ungdom oppfordrer alle kvalifiserte til å søke hos oss, uavhengig av kjønnsidentitet,
kjønnsuttrykk, seksuell orientering, funksjonsevne, nasjonal eller etnisk bakgrunn, eller
andre ikke stillingsrelaterte kriterier i utvelgelsesprosessen. Vi tilpasser arbeidsplassen om
du har behov for det.
Hvordan søke?
Vennligst les godt igjennom stillingsbeskrivelsen og de personlige spesifikasjonene i denne
utlysningspakken, fyll ut og returner vårt søknadsskjema. Husk å skrive «søknad
organisasjonssekretær» i emnefeltet. Sendes til [email protected].
Detaljert stillingsbeskrivelse
Kjerneoppgaver
1. Tilrettelegge for frivillighet gjennom å følge opp og ha et administrativt ansvar for
Skeiv Ungdoms kommunikasjonskanaler, økonomistyring, møtegjennomføring og
medlemsoppfølging
2. Sikre god flyt av informasjon gjennom å vedlikeholde og utvikle Skeiv Ungdoms
kommunikasjonskanaler, samt lære og følge opp tillitsvalgte i bruken av disse
Side 2 av 5
For mangfold – mot diskriminering
Søknadspakke organisasjonssekretær
3. Ha ansvar for administrativ oppfølging av Skeiv Ungdoms økonomi og prosjekter,
inkludert oppfølging av inn-/utbetalinger, bilagsføring og søknadsskriving og
rapportering, samt bidra til å styrke økonomistyringen og forståelsen hos ansatte,
lokallag, sentralstyret og tillitsvalgte
4. Tilrettelegge for trygge, inkluderende og produktive møteplasser for tillitsvalgte i
organisasjonen gjennom å bistå i planlegging, logistikk og gjennomføring av disse
Kommunikasjon og arkivering
1. Være sentralbord og svare på telefoner, epost, gjennomgå og sende ut post og
utsendinger for Skeiv Ungdom
2. Oppdagere nettsider og sosiale medier, samt nyhetsbrev
3. Kommunisere med og følge opp henvendelser fra lokallag kontinuerlig
4. Vedlikeholde og utvikle kanaler for internkommunikasjon, slik som epostlister,
lagringssystemer
5. Vedlikeholde og utvikle systemer for organisasjonen
6. Vedlikeholde og følge opp medlemmer, endringer i medlemsregisteret og
kontingentinnbetaling
Økonomi
1. Hjelpe andre ansatte, lokallag, sentralstyret og tillitsvalgte til å ha en god
økonomistyring og økonomiforståelse
2. Betale ut og følge opp reiseregninger og utlegg i henhold til økonomiske
retningslinjer og budsjetter
3. Administrere nettbank og følge opp inntekter og utgifter
4. Kontere bilag for samtlige prosjekter månedlig og følge opp regnskapsrapporter i
samarbeid med økonomiansvarlig fra sentralstyret
5. Assistere og følge opp revisor i forbindelse med revisjon av prosjekter og
årsregnskapet
6. Følge opp frister for søknader og rapportering, inkludert skrive og sende inn søknader
for organisasjonen i samråd med sentralstyret
7. Ferdigstille økonomiske rapporter og rapportere på tilskudd
Møtearrangering
1. Være sekretær for og bidra til logistisk gjennomføring av landsstyremøter,
sentralstyremøter og landsmøtet, inkludert bestilling av reise, planlegge og handle
inn mat og ordne overnatting
2. Bistå sentralstyret ved å sammenfatte sakspapirer og sende ut møteinnkallinger
Side 3 av 5
For mangfold – mot diskriminering
Søknadspakke organisasjonssekretær
3. Kommunisere med lokallag og deltakere i forbindelse med gjennomføring av møter
og arrangementer, samt følge opp interne frister for påmeldinger og rapportering
4. Svare på henvendelser fra deltakere og bistå til evalueringsprosesser i forbindelse
med gjennomføringen av møter og arrangementer
5. Delta på og føre protokoll fra møter, samt praktisk oppfølging av beslutninger
Generelle
1. Stå for den daglige administreringen av kontoret
2. Bidra til anskaffelser og vedlikehold av kontorutstyr og annet utstyr og holde kontakt
med leverandører
3. Bistå sentralstyret i gjennomføringen av prosesser og følge opp tiltak for
organisasjonsutvikling
4. Følge opp og gjennomføre andre uforutsette eller tidsavgrensede oppgaver som
måtte være relevante og nødvendige
Kvalifikasjoner for stillingen
Område
Kvalifikasjoner
og kunnskap
Grunnleggende
-
Erfaring
-
Personlige
kvaliteter og
ferdigheter
-
God forståelse av frivillighet og frivillige
organisasjoner
Flink til å motivere og jobbe godt med
frivillige
God rolleforståelse
Støtter Skeiv Ungdoms formål og
grunnsyn
Erfaring med organisasjonsarbeid
og/eller ungdomsarbeid
Erfaring med kommunikasjon,
møtevirksomhet, og/eller arkivering.
Erfaring med søknadsskriving og
rapportering
Erfaring med økonomistyring
Sterke organisatoriske ferdigheter
Evne til å arbeide systematisk og
selvstendig
Positiv og løsningsfokusert og med stor
gjennomføringsevne
Responsiv og god til å kommunisere
Evne til å håndtere og følge flere
prosjekter og frister samtidig
Evne til å kunne samarbeide med
mange ulike mennesker
Flytende muntlige og skriftlige
norskferdigheter
Gode datakunnskaper
Ønskede
-
-
Kunnskap om skeiv tematikk
eller andre relevante
områder
Kunnskap om evaluering og
andre former for
organisasjonsutvikling
-
Erfaring med
nettverksbygging og
samarbeid med frivillige
organisasjoner
-
Gode engelsk skriftlig og
muntlige ferdigheter
Side 4 av 5
For mangfold – mot diskriminering
Generelt
-
Søknadspakke organisasjonssekretær
Må kunne jobbe i Oslo
Fleksibel til å jobbe kvelder og i helger
Personlig egenhet vektlegges.
Om Skeiv Ungdom
Skeiv Ungdom jobber for hvert enkelt menneskes frihet til å være seg selv uavhengig av
kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk og seksualitet. Vi ønsker en verden der alle seksuelle
relasjoner og uttrykk basert på samtykke og likeverd er akseptert, og ingen får privilegier i
samfunnet på bakgrunn av kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk eller seksualitet. Skeiv Ungdom er
for mangfold og mot diskriminering.
Skeiv Ungdom ble stiftet i 2004 og er en nasjonal frivilligbasert ungdomsorganisasjon. Skeiv
Ungdom jobber politisk for bedre rettigheter for alle som bryter med samfunnets normer
rundt kjønn og seksualitet. Vi består av lokallag som tilbyr sosiale og politiske aktiviteter
ulike steder i landet, utvalg som fokuserer på områder som kjønn, internasjonal aktivisme,
sommerleir, livssyn, osv., og et sentralstyre som har ansvar for den daglige driften av
organisasjonen.
Mer informasjon om organisasjonen, hva vi står for og våre fokusområder kan du finne på
www.skeivungdom.no
Ansatte hos Skeiv Ungdom
Siden 2013 har Skeiv Ungdom hatt en stab bestående av fire fulltidsansatte på våre kontorer
i Tollbugata 24 i Oslo. Per dags dato har vi følgende stillinger:




Organisasjonssekretær
Ungdomstelefonsekretær 40%
To skole- og antidiskrimineringsrådgivere i 100%
Frikjøpt leder 100%
Vi ansetter i disse dager også en rusprosjektstilling på 60%, i tillegg til at stillingen som
Ungdomstelefonsekretær utlyses parallelt med denne.
Side 5 av 5