innkalling og opne saker til styremøte 15-11-18
STYREMØTE Helse Vest IKT AS 18.11.2015 INNKALLING TIL STYREMØTE HELSE VEST IKT AS Stad: Videokonferanse intern video – ring; 997097 eksterne video – bruk adressa; [email protected] telefon – ring; 77602100, tast 997097# Møtetidspunkt: Onsdag 18.11.2015, kl. 08.30 – 11.30 Går til: Styremedlemmer Herlof Nilssen Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Inger Cathrine Bryne Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleiven Bodil Lekve Agnete Sjøtun Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Ørjan Midttun Styremøtet er ope for publikum og presse Sakliste: Underlag: Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak 67/15 68/15 69/15 70/15 71/15 72/15 73/15 74/15 75/15 76/15 77/15 B B O B B O O O D O B Sak 78/15 O OPNE SAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 16.09.2015 Administrerande direktør si orientering Rapportering frå verksemda per oktober 2015 Budsjett for Helse Vest IKT for 2016 Status Kurve og legemiddelhåndtering (KULE) Status Digitalt Media Arkiv (DMA) Status brevkontroll med Felles EPJ i Helse Vest Status for prosjekt «EPJ Optimalisering» Status for prosjekt «Vurdering av strategiar for sourcing» Årshjul for Helse Vest IKT for 2016 Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt LUKKA SAKER Krav om erstatning KULE ELK Vedlagt EVENTUELT Skriv og meldingar Bergen 11.11.2015 Helse Vest IKT AS Herlof Nilssen Styreleiar Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS Tid: Onsdag 16.09.2015, kl. 08.30 – 11.30 Stad: Videokonferanse Styremøtet var ope for publikum og presse Deltakarar frå styret Herlof Nilssen Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Inger Cathrine Bryne Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleiven Bodil Lekve Agnete Sjøtun Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Ørjan Midttun Leiar Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Forfall Ingen Deltakarar frå administrasjonen Erik M Hansen, administrerande direktør Leif Nordland, økonomisjef Øyvind Sjøthun Røen, kommunikasjonsansvarleg Sakliste: Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak 52/15 53/15 54/15 55/15 56/15 57/15 58/15 59/15 60/15 61/15 62/15 63/15 64/15 B B O B O O B O B O B B B Sak Sak 65/15 D 66/15 O OPNE SAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 19.06.2015 Administrerande direktør si orientering Rapportering frå verksemda per august 2015 Gevinstrealisering – bidrag frå Helse Vest IKT Status budsjett for Helse Vest IKT for 2016 Status internkontroll Status etablering av driftssenter Rapportering av risiko per 2. tertial 2015 Brevkontroll med Felles EPJ i Helse Vest Innovasjon og kommersialisering – revidert sak Direktiv for vurdering av strategiar for «sourcing» Utkast til møteplan for 2016 LUKKA SAKER Krav om erstatning KULE ELK Konsekvensar av bortfall av datahallar og kjernenett EVENTUELT OPNE SAKER Sak 52/15 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Oppsummering: Innkalling og dagsorden gjennomgått. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjende innkalling og dagsorden. Sak 53/15 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 19.06.2015 Oppsummering: Protokoll frå styremøte 19.06.2015 gjennomgått. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjende protokoll frå styremøtet 19.06.2015 Sak 054/15 O Administrerande direktør si orientering 1. Revisjon av Forretningsplan for Helse Vest IKT AS Administrerande direktør orienterte om at revidert versjon av Forretningsplan for Helse Vest IKT AS vil verte lagt fram for styret i siste styremøte 2015. 2. Oppfølging av datahall i Stavanger Administrerande direktør orienterte om at det vert arbeid med vilkår og avtaler for ekstern datahall i Stavanger. 3. Orientering om omfattande episodar med beredskap Administrerande direktør orienterte om ein omfattande episode 08.07 der Helse Bergen utløyste beredskap. Alle datasamband til Voss Sjukehus gjekk ned samtidig rundt kl 01:00. Årsaka viste seg å vere arbeid på linje som ikkje var varsla frå Telenor si side. 4. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav * ingen relevante saker 5. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker * ingen relevante saker 6. Oversikt over høyringar * ingen relevante saker Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok meldingane til orientering Sak 55/15 B Rapportering frå verksemda per august 2015 Oppsummering: Administrasjonen presenterte rapport frå verksemda for august. Administrerande direktør informerte om at Helse Vest IKT har hatt nytte av den rolige perioden i sommar med endringsfrys. Det har gitt ei god utvikling for fleire av måleparametrane. Samstundes vart det informert om at kundesenteret har hatt ekstra bemanning i ein periode for å gje opplæring til tilsette i Driftssenteret. Når dei no har gått ut av opplæring har det påverka tala negativt. Administrerande direktør ga likevel uttrykk for at dette var venta og at det truleg vil jamne seg ut med opninga av Driftssenteret. Målet er å halde måleparametrane innanfor avtalt nivå framover. Administrerande direktør informerte om at DIPS Classic kjem i versjon 7.3.12. Denne versjonen må liggje til grunn for at ein seinare skal kunne ta i bruk DIPS Arena versjon 15.2. Helse Vest IKT planlegg å installere begge desse den 10. november 2015. Administrerande direktør orienterte om utfordringar for prosjekt Digitalt Mediaarkiv (DMA). Det er uventa problem med migrering av røntgenbilder frå PACS frå Siemens, Carestream og AGFA til DMA frå Sectra. Den økonomiske situasjonen er framleis krevjande for 2015. Administrerande direktør understreka at målet er eit resultat i null. For å redusere kostnadene ytterlegare er det fokus på å redusere reiseverksemd og innkjøp av utstyr. Det er og fokus på avvikling av overtid og avspassering fro 2015. Samanlikna med dei 8 første månadene i 2014 har Helse Vest IKT så langt i 2015 redusert konsulentbruken med 13,8 millionar kronar. Styret ga tilbakemelding om at administrasjonen må ha en god dialog med helseføretaka for å skape forståing for korleis kostnadene utviklar seg gjennom året. Styret stilte spørsmål rundt avvik på personalkostnaden i regnskapet og etterlyste at administrasjonen gjorde greie for skilnaden mellom timar som ein går til program/prosjekt og timar som går til drift. Administrasjonen svarte at ein har budsjettert med om lag 10 000 timar for mykje. Styreleiar bad om ein presisering til neste styremøte. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok rapport om verksemda per august 2015 til etterretning. Sak 56/15 O Arbeid med gevinstrealisering – bidrag frå Helse Vest IKT Oppsummering: Som ein oppfølging til styresak 039/15 frå styremøtet i juni, ga sjefscontrollar Harald Løbersli ein presentasjon av Helse Vest IKT sine bidrag til arbeidet med gevinstrealisering i KULE-prosjektet. Kopi av presentasjonen vert lagt ved protokollen. Administrerande direktør understreka at gevinstrealisering må skje i linja, men at Helse Vest IKT bidrar med systematisering, struktur, malar, synleggjering, tilnærming til måling, etc. Styret ga tilbakemelding om at dette er eit viktig arbeid, men poengterte at det er eit komplekst bilete og at ein må ha forståing for utfordringane med gevinstrealisering. Styret var tydelig på at dialogen knytt til potensielle gevinster må komme samtidig som vedtak om igangsetting av program/prosjekt. Styret ba administrasjonen bidra til at dette tema også vert tatt opp i AD-møtet. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. Sak 57/15 O Status budsjett 2016 Oppsummering: Administrerande direktør informerte om status for investeringar, kor ein førebels held seg til porteføljestyret. Han uttrykka uro i tilknyting til investeringsbudsjettet til IKT-infrastruktur og leigeordning samla er på 85 millionar kronar. Det er særleg området tele- og signal som er utfordrande. Difor vert det arbeid med ein eigen prosjektkandidat for dette området saman med Alle møter programmet. Administrasjonen informerte også styret om at ein vil innføre einsarta timepris for investering og drift. Dette har administrasjonen drøfta med økonomidirektørane i helseføretaka og fått tilslutning til. Styret ba administrasjonen arbeide vidare med effektivisering for å redusere budsjettet for 2016. Styret ba administrasjonen synleggjere både kostnadsreduksjon og kostnadsauke. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. Sak 58/15 B Status internkontroll Oppsummering: Administrasjonen vurdere at Helse Vest IKT har tilfredsstillande rutinar i høve metodikken i internkontrollforskrifta for å sikre drift og omdømme for Helse Vest IKT. Administrerande direktør orienterte om at det i 2015 har vore gjennomført internrevisjon. Administrerande direktør informerte om utfordringane med lav registreringsfrekvens i Synergi og det faktum at arkivverdig dokumentasjon vert lagra på F-disken eller Sharepoint og ikkje arkivert i ePhorte. Arkivverdig e-post blir ikkje arkivert i e-Phorte, men ligger hjå den enkelte saksbehandlar. Styret understreka at administrasjonen må vurdere forholdet til Arkivlova. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til etterretning. Sak 59/15 O Status Driftssenter Oppsummering: I samsvar med planen opna Helse Vest IKT eit døgnbemanna driftssenter 1. september 2015. Administrerande direktør informerte om at Helse Vest IKT har levert i samsvar med vedtak i sak 067/14. Oppgåvene noe er å sikre gevinstrealisering og sikre god informasjon til helseføretaka om at Helse Vest IKT no alltid har opent. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. Sak 60/15 B Rapportering av risiko per 2. tertial 2015 Oppsummering: Administrasjonen presentert ei vurdering av status på risiko per utgangen av 2. tertial 2015. Det har vore ein reduksjon av risiko frå 1. tertial. Administrasjonen er av det syn at risikovurderinga viser ein handterleg situasjon for Helse Vest IKT per utgangen av 2. tertial 2015. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tek rapportering av risiko for Helse Vest IKT per 2. tertial 2015 til etterretning. 2. Styret ber administrasjonen fylgje opp risikobiletet i Helse Vest IKT. Sak 61/15 O Brevkontroll med Felles EPJ i Helse Vest Oppsummering: Administrerande direktør orienterte om nytt brev frå Datatilsynet og nytt svar frå Helse Vest RHF på vegne av helseføretaka i Helse Vest. Så langt i denne saka har Datatilsynet stilt spørsmål, men ikkje gitt svar. Ei avklaring med Datatilsynet er viktig for å kunne opne for tilgang på tvers mellom helseføretaka i Helse Vest. Dette er viktig for både pasientar og helsepersonell. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. Sak 62/15 B Innovasjon og kommersialisering – revidert sak Oppsummering: Det var orientert om sak handsama av styret i Helse Vest RHF i 2005 om dette tema. Administrerande direktør orienterte om at Helse Vest IKT innfører same regelverk knytt til innovasjon og kommersialisering som helseføretaka i Helse Vest. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjende forslag til reglar for kommersiell utnytting av forskingsresultat Sak 63/15 B Direktiv for vurdering av sourcing Oppsummering: I samsvar med styresak 051/15, la administrerande direktør fram eit forslag til direktiv for vidare arbeid med strategiar for sourcing. Han informerte om at administrasjonen har hatt stor nytte av å kunne ta utgangspunkt i mandat for tilsvarande prosjekt i Sparebank1 Gruppen. Administrasjonen legg opp til at resultatet av prosjekt skal leggast fram for styret i styremøtet i juni 2016. Dermed kan resultat av arbeidet kunne vurderast i arbeidet med budsjett for 2017. Administrasjonen vil no gjennomføre ein mini-konkurranse for å hente inn ekstern bistand til gjennomføring av prosjektet. Styret rådde til at administrasjonen vurderer korleis tillitsvalde og vernetenesta best kan involverast i prosjektet. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjende direktiv for vurdering av strategiar for «sourcing» Sak 64/15 B Møteplan for styret for 2016 Oppsummering: Administrasjonen har lagt opp følgjande møteplan for styremøta i 2016: - Onsdag 9. mars 2016, styremøte, kl. 09.30 - 14.00, Stavanger - Onsdag 27. april 2016, styremøte, kl. 08.30 – 11.30, videokonferanse - Torsdag 2. juni 2016, styreseminar kl. 12.00 – 17.00, middag kl. 20.00, Bergen - Fredag 3. juni 2016, styremøte 08.30 – 13.00, styremøte, Bergen - Onsdag 21. september 2016, styremøte, kl. 08.30 – 11.30, videokonferanse - Onsdag 9. november 2016, styremøte, kl. 08.30 – 11.30, videokonferanse - Torsdag 15. desember 2016, middag for styret kl. 19.30, Bergen - Fredag 16. desember 2016, styremøte, 08.30 – 14.00, Bergen Anne-Kristin vil undersøke om andre møter kan justerast for at denne planen skal kunne leggast til grunn. Det er gjort og møteplan er ok. Vedtak (samrøystes): 1. Styret vedtok møteplan for 2016. LUKKA SAKER Sak 65/15 D Krav om erstatning KULE – Elektronisk legemiddelkabinett Oppsummering: Styret blei orientert om utviklinga i saka. Vedtak (samrøystes): 1. Styret drøfta vidare handtering av saka. Sak 66/15 O Konsekvensar av bortfall av datahaller og kjernenett Oppsummering Administrasjonen hadde i saka lagt fram ei «folkelig» oppsummering av mulige konsekvensar ved bortfall av datahaller i Stavanger og Bergen og/eller bortfall av alt nettverk mellom Bergen og Stavanger. Saka vert fulgt opp med eit eige møte mellom Helse Vest IKT og Helse Stavanger for å gjennomgå i noko større detalj konsekvensar av bortfall av datahallar og kjernenett. Forslag til vedtak: 1. Styret tok saka til orientering. Eventuelt Styret drøfta handtering av opne og lukka dokument i styresakene. Det vert lagt til grunn at lukka saker i utgangspunktet er til styret. Administrasjonen vil framover lage eit pdf-dokukment med opne saker og eit med lukka saker, dette for å gjere det enklare å distribuere opne saker. Styret vil gjennomføre evaluering av styremøta i dei fysiske møta. Her vil og videomøta bli evaluert. Ref. Øyvind Sjøthun Røen / Leif Nordland / Erik M. Hansen 21.09.2015 _____________________________ Herlof Nilssen Styreleiar _____________________________ Eivind Gjemdal _____________________________ Anne Hilde Bjøntegård _____________________________ Inger Cathrine Bryne _____________________________ Stener Kvinnsland _____________________________ Mette Kamsvåg _____________________________ Anne Kristin Kleven _____________________________ Bodil Lekve _____________________________ Ørjan Midttun _____________________________ Agnete Sjøtun _____________________________ Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Styresak Går til: Føretak: Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 09.11.2015 Administrerande direktør Erik M. Hansen Erik M. Hansen Administrerande direktør si orientering Styresak 069/15 O Styremøte 18.11.2015 Open del 1. Fellessamling for Helse Vest IKT * notat vedlagt 2. Oppfølging av datahall i Stavanger * notat vedlagt 3. Samarbeid med dei private, ideelle innan rus * notat vedlagt 4. Status produksjonssetting av DIPS Arena * notat vedlagt 5. Orientering om omfattande episodar med beredskap * notat vedlagt 6. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav * ingen relevante saker 7. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker * ingen relevante saker 8. Oversikt over høyringar Mottatt Avsendar Forslag til vedtak: 1. Styret tek meldingane til orientering Tema Frist Notat Går til: Føretak: Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Helse Vest IKT AS 03.11.2015 Administrerande direktør Erik M. Hansen Fellessamling – Helse Vest IKT Styresak 069/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 1 Styremøte 18.11.2015 Fellessamling – Helse Vest IKT Helse Vest IKT gjennomfører ei årleg samling for alle tilsette. Samlinga for 2015 vart gjennomført 30. september og 1. oktober på Scandic Bergen Hotell i Bergen sentrum. Programmet for samlinga er, til orientering for styret, vist nedanfor. 2 Notat Går til: Føretak: Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styret Helse Vest IKT AS 11.11.2015 Administrerande direktør Erik M. Hansen Oppfølging av datahall i Stavanger Styresak 069/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 2 Styremøte 18.11.2015 Oppfølging av datahall i Stavanger Viser til orientering frå adm. dir. i sak 054/15 i styremøtet 16.09.2015. Forhandlingane er ikkje fullført. To alternativ vert framleis vurdert. Det er forskjellar i både kvalitet, kapasitet og pris. Styret vil få ein munnleg orientering om status. Det vert arbeid med eit mål om å ha starte etablering medio 1. kvartal 2016, slik at nye datahallar er operativ i løpet av 2016. Notat Går til: Føretak: Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styret Helse Vest IKT AS 10.11.2015 Administrerande direktør Erik M. Hansen Samarbeid med dei private, ideelle innanfor RUS-området Styresak 069/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 3 Styremøte 18.11.2015 Samarbeid med dei private, ideelle innanfor RUS-området Helse Vest IKT har heilt sidan starten i 2004 samarbeid med dei private, ideelle føretaka innanfor somatikk, psykiatri og rus i Helse Vest. Dette var samarbeid som vart vidareført frå Hordaland fylkeskommune og Rogaland fylkeskommune. Innanfor somatikk og psykiatri er dei private, ideelle inkludert i samarbeidet om Felles EPJ og nyttar den felles regionale installasjonen av DIPS. Helse Vest IKT har over nokre år hatt dialog med dei private, ideelle innanfor rusomsorga om samarbeid om Felles EPJ. Denne dialogen har vore «sett på vent» i perioden med gjennomføring av konsolidering av Felles EPJ. Det pågår no innføring av Felles EPJ hos Haugaland A-senter og Rogaland A-senter. Konvertering frå RUS-data til DIPS for Haugaland A-senter vert gjennomført i november 2015 og Rogaland A-senter deretter. Adm. dir. beklagar at det ikkje har vore etablert ei god nok rutine for korleis denne dialogen vert forankra utover det «næraste» helseføretaket. For detaljer om arbeidet med slik forankring vert det vist til vedlagte notat. Til: Fra: Kopi: Dato skrevet: Vedrørende: Adm. dir. i helseforetakene i Helse Vest Adm. dir. i private, ideelle foretak som inngår i samarbeidet om Felles EPJ Erik M. Hansen, Helse Vest IKT Adm. dir. Herlof Nilssen, Helse Vest RHF, Eierdirektør Ivar Eriksen, Helse Vest RHF. 06.11.2015 Etablering av Felles EPJ for Haugalandet A-senter og Rutine for inntak av nye aktører Bakgrunn I kontrakten med DIPS om Felles EPJ for Helse Vest RHF signert i desember 2007, ble det tatt inn en opsjon for bruk av løsningen for helseforetakene i Helse Vest RHF og for de private, ideelle foretakene som har avtaler med Helse Vest RHF innenfor somatikk, psykiatri og rus. De private, ideelle foretakene innenfor somatikk og psykiatri har lenge vært knyttet til Felles EPJ ved å inngå i de respektive helseforetakene sine DIPS databaser. Tilnærmingen til bruk av felles elektronisk pasientjournal er i tråd med de føringene som er gitt i Meld. St. 9 (2012-2013) Én innbygger – én journal, og basert på ny lov om pasientjournaler som trådte i kraft fra 01.01.2015. Kunder av Helse Vest IKT Helse Vest IKT har utført rollen som databehandler for alle foretakene. Rollen som databehandler er for alle partene regulert gjennom separate Tjenesteavtaler (SLA) som er inngått med mellom foretaket og Helse Vest IKT. Databehandleravtalen inngår i bilag 4 til Tjenesteavtalen. Strategien for Helse Vest IKT blir utviklet gjennom Forretningsplanen for Helse Vest IKT. Denne ble første gang vedtatt i 2005, og det er regelmessig revidert deretter. I den reviderte Forretningsplanen for Helse Vest IKT, slik denne ble vedtatt i sak 055/13 i styremøtet 07.11.2013 er følgende tatt inn i kap. 12 om Prioriterte fokusområde i 2014 og 2015; • «Små og mellomstore kundar Helse Vest IKT leverer i dag tenester til fleire små og mellomstore kundar (kundane er små og mellomstore dersom vi samanliknar dei med helseføretaka). Helse Vest IKT sine moglege kundar kan kategoriserast slik: a) Heileigde helseføretak under Helse Vest RHF b) Private ideelle aktørar innanfor somatikk og psykiatri c) Private ideelle aktørar innanfor rusomsorga d) Private kommersielle aktørar som har avtalar med Helse Vest RHF, mellom anna avtalespesialistar e) Private kommersielle aktørar utan avtale med Helse Vest RHF f) Helse- og omsorgssektoren utanfor spesialisthelsetenesta, primært kommunar og fastlegar Side 1 av 2 Helse Vest IKT vil leggje følgjande til grunn for vidareutvikling av forholdet til kundane våre: 1. Vidareføre og auke fokuset på heleigde helseføretak i Helse Vest RHF (a). 2. Standardisere meir overfor private ideelle aktørar innanfor somatikk og psykiatri, og overfor private ideelle aktørar innanfor rusomsorga (b og c). Dette vil krevje ei endring av organisasjonen til Helse Vest IKT for å sikre måloppnåing. 3. Greie ut alternative strategiar for forholdet til private kommersielle aktørar som har avtalar med Helse Vest RHF (avtalespesialistane), og helse- og omsorgssektoren utanfor spesialisthelsetenesta (kommunal helse og omsorg og fastlegar) (d og f).» Fra kategori 3 i listen over, ble det avklart at Helse Vest IKT skal, etter dialog med helseforetakene, kunne tilby Felles EPJ til kommunale ØHD sengeposter. Dette er i dag etablert, gjennom pilotprosjekter, med en inter-kommunal ØHD sengepost på Jæren og en interkommunal ØHD sengepost i Indre Sogn. Det pågår i tillegg forberedelser for å kunne tilby Felles EPJ til en inter-kommunal ØHD sengepost for Nordhordland (planlagt satt i drift medio 2016). I dialog med Helse Vest RHF, gjøres det i tillegg vurdering av hvordan den elektroniske samhandlingen kan forbedres sammen med avtalespesialistene. Forholdet til private, ideelle innenfor RUS I oppfølgingen av de private, ideelle har Helse Vest IKT fulgt dette opp i dialog med det helseforetaket som er i samme “opptaksområde”. I dialogen med Haugaland A-senter, har Helse Vest IKT hatt dialogen med Helse Fonna HF. Dialogen med Haugaland A-senter startet for flere år siden. Arbeidet med innføring av DIPS for RUS ble satt på vent i den perioden Konsolideringsprosjektet ble gjennomført. Dermed ble prosessen med Haugaland A-senter tatt opp igjen høsten 2015. Forberedelsen til innføring av Felles EPJ er nå i sluttfasen og det er planlagt oppstart allerede 16.11.2015. Det pågår forberedelser for innføring hos Rogaland A-senter med oppstart primo 2016. Helse Vest IKT må her beklage at vi i denne sammenheng for sent har tatt inn over oss at vi etter konsolideringen må informere og be om aksept for introdusjon av nye kunder til alle de eksisterende kundene i samarbeidet. Ved innføring av nye kunder, må tidligere inngått “Samarbeidsavtale om felles behandlngsrettet helseregister” utvides med den nye kunden. Helse Vest IKT følger opp at oppsettet av Felles EPJ gjøres i tråd med gjeldende praksis for de private, ideelle foretakene. Det gjennomføres en egen risiko- og sårbarhetsvurdering som vil legges til grunn for eventuelle tiltak. Helse Vest IKT ber med dette om aksept for at Haugaland A-senter kan innlemmes i Felles EPJ og dermed innlemmes i den inngått samarbeidsavtalen. Tilbakemelding gis til Eierdirektør Ivar Eriksen, Helse Vest RHF ([email protected]) innen 11.11.2015. Den videre oppfølgingen av de praktiske forhold knyttet til avtalesignering, etc., vil følges opp av eieravdelingen i Helse Vest RHF. Etablering av rutine for introduksjon av nye foretak Helse Vest RHF og Helse Vest IKT vil utarbeid et forslag til rutine for hvordan nye foretak skal kunne innlemmes i samarbeidet om Felles EPJ. Denne rutinen vil først forankes med helseforetakene i Helse Vest, og deretter med øvrige foretak. Side 2 av 2 Notat Går til: Føretak: Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styret Helse Vest IKT AS 11.11.2015 Administrerande direktør Erik M. Hansen Status produksjonssetting av DIPS Arena Styresak 069/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 4 Styremøte 18.11.2015 Status produksjonssetting av DIPS Arena Helse Vest IKT gjennomfører produksjonssetting av DIPS Classic versjon 7.3.12 tirsdag 10.11.2015. Med denne versjonen av DIPS Classic, vil helseføretaka i Helse Vest også kunne ta i bruk DIPS Arena versjon 15.2. Styret vil få ei kort orientering om denne produksjonssettinga, og om dei program og prosjekt som no tek i bruk DIPS Arena. Notat Går til: Føretak: Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styret Helse Vest IKT AS 09.11.2015 Administrerande direktør Erik M. Hansen Orientering om omfattande episodar med beredskap Styresak 069/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 5 Styremøte 18.11.2015 Orientering om omfattande episodar med beredskap Som ein fast del av administrerande direktør sin orientering, vil styret få orienteringar om omfattande episodar der det er utløyst beredskap i Helse Vest IKT. Helse Vest IKT har sidan sist gong styrepapir vart sendt ut, ikkje hatt omfattande episodar der beredskap er utløyst. Adm. dir. finn det likevel naturleg å melde om fylgjande ; Dato, tid Beskrivelse 03.11, 12:00 – 19:00 Mulig «målrettet angrep» mot www.helse-bergen.no fra utenlandske IPadresser. Konsekvensen var at Helse Bergens intranettsider gikk ned pga. overbelastning. Helse Vest IKT hadde dialog med HelseCSIRT ved Norsk Helsenett og gjennomførte tiltak på brannmurer for å fjerne angrepet. Det er ikke avdekket årsaker til situasjonen, det kan antas at «søkeroboter» identifiserte siden som «av interesse» for videre angrep. 04.11, 09:00 – 13:00 Helse Vest IKT gjennomførte 04.11.2015 en intern «desk-top» beredskapsøvelse. Øvelsen involverte beredskapsledelse, løsningsteam, driftssenteret, kundesenteret, etc. Aktivitetene under øvelsen ble fulgt av observatører som i etterkant bidrog til «debrief» og kom med innspill til læring og videreutvikling av kontinuitetsprosessen. Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 10.11.2015 Fredrik Eldøy, Erik M Hansen, Leif Nordland, Rolf Ruland Rapportering frå verksemda per oktober 2015 Arkivsak Styresak 070/15 B Styremøte 18.11.2015 Oppsummering Viser til ”Rapport om verksemda per oktober 2015” som er lagt ved i vedlegg 1. Administrasjonen har oppsummert rapport om verksemda i ein figur som viser overordna status for produksjon, bidrag til bruk av IKT (status program og prosjekt) og ressurssituasjonen. Figuren nedanfor viser målekortet for oktober 2015. Under figuren er dei gjeldande grenseverdiar for måltala: Forslag til vedtak: 1. Styret tek rapport om verksemda per oktober 2015 til etterretning. 1 VEDLEGG 1 til SAK 070/15 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS per oktober 2015 Versjon: 1.0 Dato: 11.11.2015 Side 1 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Adm. dir. sin vurdering Servicegraden var for august 90 %. For september var den 84 %, og for oktober var den 83 %. Etter etableringa av Driftssenteret frå 01.09.2015 har Kundesenteret lågare bemanning. Dermed må Kundesenteret arbeide hardt for å halde servicegraden over avtalt nivå. Ein av konsekvensane av dette er at Løyst på timen er redusert får 66 % i august til 61 % i oktober. Talet opne saker har auka til over 1000. Av dette er meir enn 100 saker relatert til KULE. Delen av dei opne sakene vert brotne er i gul sone (42 %), og diverre er talet aukande samanlikna med august (37 %). Talet opne leveransar har stabilisert seg rundt 3000, og delen som vert brotne er redusert til 15 % frå 18 % i august. Det er bra. Ny rapportering innan sikkerhet er ikkje innarbeid. I denne rapporten er det vist eit forenkla oppsett for tal applikasjonar. I styremøtet i september vart det understreke kor viktig oppgradering til DIPS Classic 7.3.12 og DIPS Arena 15.2. Dette var gjennomført ihht. plan 10.11.2015. Ein viktig milepæl som for program/prosjekt som Pakkeforløp Kreft, Alle møter, Klinisk IKT, etc. Utrulling av Kule ved Haukeland Universitetssykehus vart gjennomført i september for Medisinsk avd. og er beslutta gjennomført for Mottaksklinikken i november. Dermed kjem denne piloten opp i omlag 1000 medarbeidarar. DMA prosjektet har møtt fleire utfordringar. Det økonomiske resultatet per utgangen av oktober viser framleis utfordringar. Administrasjonen held fast ved at situasjonen vil kunne leie til eit negativt årsresultat i intervallet mellom 0 og 5 mill. kr. Administrasjonen vil arbeide med rekneskapstala fram til styremøtet og forsøke å gje meir informasjon i møtet. Side 2 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1 Produksjon Rapporten viser tenestekvalitet knytt til produksjonen i løpet av siste månad. 1.1 Førespurnader til Helse Vest IKT 12000 11241 10447 10000 10415 10005 9877 9093 7866 8310 8804 8273 8000 6004 6000 10514 10268 5517 5559 4865 5670 6255 5205 5768 4530 4259 5724 4900 4189 4000 2724 2311 2095 2221 2573 2000 3143 1722 1853 1699 2231 1985 1314 409 0 344 330 443 379 412 353 264 316 249 1542 284 2067 430 305 Definisjonar: Epost support: Teller all e-post til Kundesenteret med unntak av spam-mail. Epost bestilling: Teller all e-post med unntak av spam-mail som kommer inn til ikt-bestillingsadressene til Sal. Kundeweb: Mengd oppdateringar på eksisterande saker eller nye saker Telefon: Mengd telefoner svara på av Kundesenteret Kommentar til utviklinga: • Tilbake til normalt nivå for månader det ikkje er friperiodar (ferie) i løpet av månaden. Reknar med at nivået hold seg jamnt fram til desember. Side 3 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.1.1 Detaljert telefonstatistikk 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 11241 10447 10415 9732 9093 9730 8273 8310 9889 8834 7866 8513 7503 7507 6437 10005 2420 2328 1345 1168 500 360 896 1123 577 876 709 683 10268 10514 9877 8804 9852 9548 9276 6255 8142 5496 720 548 1869 969 587 766 834 759 662 241 1525 1564 662 601 Definisjonar: Antal telefonar: Alle telefoner via 55976540 uavhengig av om svara på eller ikkje; dvs all innkomande trafikk. Teller også telefonane utanom avtalt opningstid. Besvarte telefonar: Viser tal på telefonar som er svara på. Tapte telefonar: Viser tal på telefonar som er lagt på utan å få svar. (innanfor avtalt opningstid) Telefonar Svara på etter 1 min: Viser mengd som ventar over 1 minutt og får svar. Kommentar til utviklinga: Den langsiktige trenden for telefon inn er nedadgåande. 1.1.2 Servicegrad – % mengd svart innan SLA-krav 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 93 88 89 91 91 92 89 95 90 84 83 76 72 Servicegrad Definisjonar: Telefon: Krav i SLA2012 – 80% av samtalene skal svarast på innan 1 minutt. E-post: Ikkje mogeleg å måle. Kundesenteret nyttar vanleg outlook og for å telje tall e-post som er svare på sk Dei telefonane som blir lagt på før 1 minutt er ikkje med i berekninga av servicegraden, berre de som blir lagt på etter 1 minutt. Side 4 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Kommentar til utviklinga: • Forventa reduksjon i servicegrad frå 1.september grunna innføring av 24/7 turnus i Driftssenteret, der og personell frå Kundesenteret inngår. Stabilt over 80% besvart innan 1 minutt for både september og oktober. 1.1.3 Gjennomsnittleg svartid på telefon 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 0,8 0,9 0,5 0,3 0,4 0,4 0,4 0,4 0,5 0,5 0,6 0,6 0,3 Definisjonar: Grafen viser gjennomsnittleg svartid, i minutt, på telefonar inn til Kundesenteret. 1.2 Behandling av sakene. Grunna prosessendring i Helse Vest IKT vil ein førespurnad frå kunde nå registrerast enten som ein episode eller som ein leveranse. 1.2.1 Episodar Definisjon av episode: Stans eller forseinking i arbeidsprosessar hjå kunde, der stansen eller forseinkinga er relatert til tenester levert av Helse Vest IKT, uavhengig av om den underliggjande årsak er avvik på tenestene. 1.2.1.1 Mengd episodar logga: Definisjonar: Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader Kommentar til utviklinga: • Oktober har som vanleg vore ein travel månad og det har blitt logga om lag like mange episodar som oktober i fjor. Side 5 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.2.1.2 Mengd opne episodar, utvikling over tid Definisjonar: Viser mengd episodar som er open måndag morgon siste 53 veker. Kommentar til utviklinga: • Mange åpne episoder, men god kontroll. Kule/Meona står for 100 opne episodar. Vi har for færre opne episodar enn på same tid i fjor. 1.2.1.3 Løyst på timen: Definisjonar: Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader, som er løyst innan en time. Helse Vest IKT har et internt mål om at 70 % av alle førespurnader blir løyst på timen. 80% 70% 60% 50% 40% 67,5 % 65,6 % 63,7 % 65,1 % 61,3 % 60,5 % 61,9 % 60,1 % 60,6 % 58,3 % 58,6 % 58,0 % 58,8 % 56,1 % 55,3 % 57,8 % 54,8 % 52,6 % 51,9 % 53,5 % 52,3 % 53,6 % 51,1 % 51,0 % 50,1 % 49,5 % 30% 20% 10% 2015 Kun manuelt behandla Alle episoder Målsetjing Kommentar til utviklinga: • Det vert arbeid med å auke graden av løyst på timen gjennom forbedring av kunnskapsprosedyrene. Side 6 av 25 Oktober September August Juli Juni Mai April Mars Februar Januar Desember November Oktober 0% Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.2.1.4 Total mengd lukka episodar, fordelt etter prioritet førre måned: Definisjonar: Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA (dvs. raud = brot, grøn = ok). Kommentar til utviklinga: • Ein stor del av pri 1 og pri 2 sakene er som vanleg passord. 1.2.2 Leveransar Definisjon av Leveranse (Service Request): Ein førespurnad frå bruker om informasjon, rådgjeving, levering av ein standard leveranse eller tilgang til system. Ein leveranse er normalt ikkje relatert til en prosesstopp for kunde. Det er ein betydelig mengd leveransar som blir handsama i samlepunktet, disse kjem ikkje med i rapporten da det er assyst som dannar grunnlaget for rapporten. Definisjon av Standard leveranse: Leveranse definert i SLA 1.2.2.1 Mengd leveransar logga Side 7 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Definisjonar: Viser mengd leveransar logga fordelt etter loggedato siste 13 månader Kommentar til utviklinga: • Forventer at denne auken snur til nedgang fram mot desember. 1.2.2.2 Mengd opne leveransar, utvikling over tid Definisjonar: Viser mengd opne leveransar måndag morgon siste 53 veker 1.2.2.3 Total mengd lukka leveranse saker, fordelt etter prioritet førre måned: Definisjonar: Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA (dvs raud = brot, grøn = ok). Kommentar til utviklinga: • Pri 2 er hasteleveransar, Pri 3 og 7 nyttast normalt ikkje for leveransar. Side 8 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.3 Applikasjonsgrupper - status mengd applikasjonar Tal applikasjon installasjonar totalt i regionen: Installasjonstatus Hovedgrupper Systemer i produksjon Systemforvaltning Desktop Understøttende (Interne HVIKT) Systemer Test/Kurs/Utvikling/Annet Systemforvaltning Desktop Understøttende (Interne HVIKT) Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug 1333 1318 1321 1320 1331 1337 N D J o e a v s n Sept Okt 1336 1335 1340 116 115 116 118 114 112 112 109 111 150 151 154 156 160 160 162 160 160 196 197 199 198 199 202 204 216 213 4 4 4 4 5 5 5 5 6 29 29 29 30 31 31 31 34 32 Kommentar : Gjeld total leveranse i regionen. Oversikt under viser alle applikasjonsspesifikke avvik som har ført til nedetid siste månad. Fargekodane i tabellen nedanfor er som fylgjer; - Rødt markerer grupper av applikasjonar der det har vore brot på avtalt oppetid. - Gult markerer grupper av applikasjonar som har oppetid innanfor avtalt tenestenivå, men der eit eller fleire applikasjonar har hatt nedetid (nedetida kan variere frå 1 minutt for ein applikasjon i gruppa til 3,5 time for mange av applikasjonane i gruppa). - Grønt markerer grupper av applikasjonar der det har vore 100% oppetid. Tal på produksjonsinstallasjonar i applikasjonstenestegruppe kan varierer frå 2- 95, men i dei fleste gruppene varierer talet system mellom 5 – 40. Applikasjonstenestegrupper som har få applikasjonsinstallasjonar er meir utsett for brot på avtalt oppetid enn applikasjonstenestegrupper som har mange applikasjonsinstallasjonar. Applikajonsteneste-gruppe Pr. månad – 2015 (46 grupper, 2 uten måling) Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Administrativ Diverse Administrativ Dokumentasjon - ePhorte Administrativ Dokumentasjon - Ytterleg Akuttmottak - RadioMedico Akuttmottak - Ytterleg Avdeling Diverse Datavarehus - Profitbase ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● Side 9 av 25 ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Datavarehus - Ytterleg Eiendom Finans - Oracle Financials Finans - Ytterleg Hjerte HMS - Synergi Hørsel Innkjøp og Logistikk - Merida Innkjøp og Logistikk - Visma Innkjøp og Logistikk - Ytterleg Integrasjon ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Kurve- og legemiddelhåndtering Kvalitetsregister Laboratorie - Mikrobiologi Laboratorie - Prosang Laboratorie - Ytterleg Legemiddel Lønn og Personal - Agresso Lønn og Personal - GAT Lønn og Personal - Ytterleg Mor og Barn - Natus Mor og Barn - Ytterleg Operasjon Pas og EPJ - DIPS Pas og EPJ - Ytterleg Portør Register og Kodeverk Røntgen - Teleradiologi Røntgen - Ytterleg Skåring - Checkware Web og portaltjenester - Sharepoint Web og portaltjenester - Ytterleg Tele og Signal - Audio/Video Tele og Signal - Signal Tele og Signal - Telefoni Tele og Signal - Ytterleg Øye SMSYS - Mellomstore SMSYS - Små ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Side 10 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Kommentar til brot (raude markeringar) på avtalt oppetid for applikasjonsgruppe: • Mor og barn – Natus : Det vart meldt om meldinger som ikkje kom fram. IT Vakt vart kontakta av Driftssenteret, deretter fagpersonell innanfor Biztalk området. Det vart avdekket feil i Biztalk. Nedetid 240 minutter. 1.4 Overvaking Denne grafen visar prosentdel episodar oppretta av overvakinga (dvs. tenesta sjølv), i forhold til det totale talet episodar som vert registrert. Grafen visar dei siste 12 månadene. Kommentar til grafen: • ITIL anbefaler at, for å gje eit godt bilete av kvalitet og kvantitet i overvakinga, skal ein måle kor mange prosent av totalt oppretta episodar som kjem frå overvakinga. o Døme: Når Kundesenteret opprettar 10.000 episodar og Overvakingssenteret opprettar 500 episodar så vil grafen vise 5%. • Helse Vest IKT har ei målsetting om at 10% av alle episodar som vert oppretta, skal verte oppretta frå overvaking. • Grunnet en liten forbedring i rutinene for import av sakene for overvåking vil tall i pkt. 1.6 fra tidligere utgaver av rapporten avvike noen promille fra tallene i denne rapporten. Side 11 av 25 2 Program- og prosjektstatus Program- og prosjektstatus vert oppdatert annakvar månad. Det er nedanfor vist status for program og prosjekt slik denne er rapportert per oktober 2015. PROGRAM Klinisk IKT P-nr. P-navn PROGRAM Klinisk IKT Fore -tak HVE Tid Kost Kvali- Risiko Perso Nytte tet nell Veldig positiv trend fom. august. Risiko i program er nå under god kontroll og grønn. Alle sentrale roller er nå på plass i DIPS Arena prosjektet, men kritisk testfase av oppgraderte versjoner av Classic og Arena betyr at man er inne i en svært viktig prosjektfase der press på tid er uforandret. Det vurderes tiltak for hurtigere leveranser i prosjekt Brukeradministrasjon, mens tiltak er iverksatt for å få en mer effektiv fase med prosjektetablering for prosjekt Regional EKG database vinteren 2016. Prosjektet er avsluttet og formelt godkjent i styringsgruppe og programstyre i mai 2015. Oppdatert gevinstrealiseringsplan ferdigstilles i oktober. 795 424 EPJ konsolidering 795 484 Regionalt Kliniske integrasjoner 795 432 Regionalt HVE Fortsatt god fremdrift, men siden sentrale DIPS-ressurser er omdisponerte til test av oppgradering forventes en midlertidig og avgrenset stopp i arbeide med deler av integrasjonene. Dette innebærer fortsatt rød trend på tid. Pågående arbeid med «Konfigurerbar pasientlistevisning – Trygg pleie» i Stavanger. Mål om oppstart av pilotering 18.november. DIPS Classic 7.3.12 og Arena 15.2.1 er levert til Helse Vest og testing pågår. Delprosjektleder for DP Prosessforbedring og løsningsdesign er allokert og er allerede aktiv i rollen. Godt samarbeid både med Alle Møter og pilotering av pakkeforløp kreft. BRO prosjektet er avviklet. Siste prosjektleveranse var forprosjektrapport for prosjekt Felles rekv. register og org. kodeverk. Denne ble godkjent i programstyremøtet den 14.09.15, og leveransene er overlevert til forvaltningen. Prosjekt Brukeradministrasjon er etablert som selvstendig prosjekt og gevinstrealisering er en programfunksjon Mange lokale og parallelle initiativer i forvaltningen. En sentral leveranse til prosjektet er utsatt til november. Beslutning om utrulling (fase 2) forventet ved årsskiftet. Prosjektdirektiv inkl. oppdaterte kostnader og plan til sommeren 2016 til behandling i programstyret 21.10.15 HVE Overgang til DIPS Arena Regionalt 795 522 HVE BRO-prosjektet Regionalt 795 534 795 544 795 543 795 551 795 555 Kommentar HVE Regional innføring av Checkware Regionalt Multimonitorer i ambulansetjenesten Regionalt Corpuls 3 løsningen er formelt produksjonssatt. Dette som et resultat av fase 1 i prosjektet. Fase 2 er i god gang, og dette dreier seg i hovedsak om gevinstarbeide, forslag til tiltak, sluttrapportering og å mulige linke prosjektet til prosjekt Regional EKG Database. Brukeradministrasjon Regionalt Prosjektet er nå i gjennomføringsfasen etter at revidert prosjektdirektiv ble godkjent i programstyremøtet den 14.09.15. Stor aktivitet med ferdigstillelse av regelsett for brukerroller og med anskaffelse av «IDM Connector». Regional EKG Database Regionalt Det vil i november/desember gjennomføres en ekstern ressursallokering av prosjektleder. Det foreligger ikke budsjett for inneværende år – derimot for 2016. Nåsituasjon og innspill til prosjekttilnærming som orienteringssak i programstyret 21.10.15 Side 12 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS P-nr. PROGRAM Støtte til samhandling P-namn 795 440 PROGRAM Støtte til samhandling 795 444 Adressering Regionalt 795 495 IHR – innføring Regionalt 795526 Pilot Dialogmeldinger Regionalt 795 449 Basismeldinger Regionalt Basismeldinger Helse Bergen Basismeldinger Helse Stavanger Basismeldinger Helse Fonna Basismeldinger Helse Førde Basismeldinger Haraldsplass DS 795 446 Pleie og omsorgsmeldinger Regionalt Pleie og omsorgsmeldinger Helse Bergen Pleie og omsorgsmeldinger Helse Stavanger For Tid etak HVE Kost Kvalitet Risi ko Perso Nytte nell Kommentar Prosjektene i programmet leverer godt, jobber med å få ferdig leveransene fra basismeldinger til legekontor og PLO-prosjektet i 2015. Tid: Venter på leveranser fra foretaket sine leverandører. Tjenestebasert adressering HVE HVE Tid: Forsinkelser i leveransene fra DIPS, samt EPJ leverandører. Godkjent forlengelse Q2-2016. Ytterligere forlengelse hele 2016 nødvendig Risiko: Leveranser fra DIPS, EPJ leverandører Kvalitet: Utfordring med kvalitet på nye leveranser til legekontorene. Sluttrapport er utformet. Pilot skal formelt avsluttes i styringsgruppen. HVE Aktivt arbeid med RIS løsninger. Forbereder kommuner. Utfordringer med Lab løsninger og adressering mot kommuner. Kritiske forsinkelser på RIS leveranser. HBE Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. HST Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. HFO Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. HFD Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. HVE Fokus på psykiatri og adressering på tvers. Oppstart av DPI prosjekter. HBE Holder på med psyk sammen med DPI i Bergen. HST I produksjon med Somatikk og Psyk. Sluttrapport levert. Side 13 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS P-nr. Pleie og omsorgsmeldinger Helse Fonna Pleie og omsorgsmeldinger Helse Førde PROGRAM Støtte til samhandling P-namn HFO I produksjon. HFD I produksjon den 5.10.15. For etak Tid Kost Kvalitet Risi ko Perso Nytte nell Ferdig med PLO somatikk. Har ikke PLO psyk. Pleie og omsorgsmeldinger Haraldsplass Diakonale Sykehus P-nr. 795 520 PROGRAM LIBRA P-namn Program LIBRA Kommentar Fore Tid -tak HVE LIBRA - Felles registre 795 537 Regionalt HVE 795 542 LIBRA – Anskaffelse Regionalt HVE Kost Kvali- Risiko Perso tet nell Nytte Kommentar En stor del av ressursene i programledelsen er prioritert inn mot anskaffelsesprosjektet, noe som gjør at det er liten kapasitet til å sette i gang nye aktiviteter. Tiltak er iverksatt. Konkurransegrunnlaget som skal sendes ut i markedet har stort omfang, materialet er omfattende og komplekst. Risiko er økt grunnet kompleksiteten i konkurransegrunnlaget. Videre arbeid foreslått utsatt til RAK har levert prinsipper og retningslinjer for informasjonsarkitektur. Etter en iherdig innsats i prosjektet, er nå første versjon av konkurransegrunnlaget klar til intern kvalitetssikring. Vi har også gjennomført en prosjektintern kvalitetssikring i forkant av den utvidede. PROGRAM Alle Møter P-nr. P-navn PROGRAM Alle Møter Fore -tak HVE Ringetjeneste - SMS HVE Vestlandspasienten HVE Tid Kost Kvali- Risiko Perso Nytte tet nell Programmet har fokus på forprosjektaktiviteter, veikart og langtidsbudsjett. Programmet er i rute med kommende leveranser. Programmet er i rute mht plan for kommende leveranser. Det er risiko rundt mulighet for elektronisk 2-veis dialog må flyttes til leveransen i februar. Ringelisten er fortsatt deaktivert. Mulig behov for etablering av ny tilgangskontroll for å stenge tilgang for ansatte på sengepost. Risiko: Elektronisk 2-veis dialog (som pt. ligger i L9) har høy risiko pga. endring av meldingskonsept samt teknisk plattform til Biztalk 2013. Programstyret er orientert om at det kan bli nødvendig å flytte den ytterligere. Det er risiko knyttet til at beslutning om å oppgradere telefoni-plattformen drar ut i tid. Dette kan påvirke tidspunkt for oppstart av hovedprosjekt. Det jobbes medutarbeiding av prosjektkandidat. 795 496 795 502 795 504 Innkommende telefoni – Helse Vest 546 Kommentar HVE Side 14 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS P-nr. Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. Digitalt mediaarkiv (DMA)og RIS/PACS 795 465 konsolidering) Follow me print Tid Kost Kvalitet Risiko Pers Nytte onell Kommentar HVE Prosjektet har funnet feil i DIPS-integrasjon som forlengelse av pilot med 2 måneder. På grunn av forsinkelse er tendens på kost rød. HVI Ikke levert rapport for september. 795 480 Teststrategi klar til høring, produksjonssettingsprosess diskutert med styringsgruppen. Tid og personell: Operative prosjekter prioriteres fremfor TINN. Test og innføring i Helse Vest (TINN) 795 483 (BKM) Utfasing av POLK fase 2 – Nytt laboratoriekodeverk fase 3. Fase 2 BKM: HVE Fase 3 Nytt laboratoriekodeverk: HVE Felles bruk innkjøpssystem/leverandørregister HVE Fase 2 BKM: Beslutning i STG møte den 19.03.15, «Legge dette arbeidet ned inntil det foreligger en regional løsning for RIS» Status pr august: Prosjekt for konsolidering av RIS løsninger i HV er startet opp. Prekvalifisering er gjennomført og tilbudsdokumenter er i ferd med å bli utarbeidet. Fase 3 Nytt laboratoriekodeverk: Tid: Prosjektet når ikke tentative frister grunnet sviktende forutsetninger i tentativ plan for innføring i av laboratoriekodeverket i Helse Vest. Ny plan må etableres når leverandører kan tidfeste leveranser og når kodeverk/mapping kan komme på plass. Kvalitet: Ferdigstilling av kodeverk kan stoppe opp grunnet slitasje på medlemmer i nasjonale faggrupper. Risiko: Omfang av endringer på legekontorløsningen kan forsinke fremdrift. Personell: Noen Helse Vest medlemmer i nasjonale faggrupper vurderer å melde seg ut. Opplever å ikke bli hørt av Helsedirektoratet. I ferd med å gå gjennom alle nødvendige integrasjoner. Tid: est mot OF må utsettes pga permisjoner på nøkkelressurser. Kost: økt budsjettramme første halvår for å finansiere interne testaktiviter i HVIKT. Risiko: økt risiko pga at testing av integrasjoner og implementering av nye data i Contiki tar tid Tid/personellrisiko: Ressursmangel hos Evry fører til at prosjektet må replanlegges. Kost: Forsinkelse av prosjektet fører til høyere kostnader for Helse Vest interne ressurser Prosjektet har gjennomført produksjonssetting 15 september 2015 med den oppgraderte versjonen av læringsportalen. Prosjektet avsluttes etter dette. Implementering er igangsatt. Det vil bli forsinkelser videre i prosjektet i forhold til overlevering i helseforetakene.Kost: Et avvik på driftsprognoser på ca 90` ligger inntil usikkerhetsmomentene rundt integrasjonskartleggings kostnadene er mere konkret. Prosjektet har levert sluttrapport 28.8.2015. 795 485 795 491 795 489 PoPP HVE 795 506 Anskaffelse nytt LMS HVE 795 508 Transportadministrasjon Regionalt HVE eDag Agresso 795 513 Side 15 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS P-nr. Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. 795 523 Anskaffelse av sporing og LIS-system patologi Kort tid på akseptansetest og utsjekk av nytt utstyr før oppstart. 795 524 SEBRA 795 525 Anskaffelse / innføring sporingssystem biobank Helse Vest 795 531 Samhandling AMK i Helse Vest 795 536 KULE Innføring 795 541 Helhetlig logistikk og sporing Tid og ressurs: Mister viktig ressurs i prosjektet. Frykter ny forsinkelse i prosjektet da de allokerte ressursene ikke får arbeidet like mye som forespeilet. Tid: Prosjekt på plan. Kost og risiko: Vinner av konkurransen har en høyere pris på investering enn avsatt i budsjett, endringsmelding er sendt porteføljestyret, viser derfor Kost og Risiko som rød. Nødvendig å løfte en del beslutninger opp i AD-møte 2.11 pga vanskelig å enes regionalt. Sluttrapport forventes levert 7.12.15. Prosjektet er i rute til oppstart pilotering ved Mottaksklinikken 17.11. Men prosjektet vil påpeke at det foreligger til dels høy risiko for forsinkelser grunnet utfordringer med leveranse/testløp tett opp til oppstartstidspunkt for pilot. Usikkerhet knyttet til tidspunkt for oppstart pilot av legemiddel logistikkløsning grunnet sen leveranse. Rapporten ble leverert til SIKT-møte 18.9.15 795 545 795 548 Innføringsprosjekt for nytt felles FDVU-system i Helse Vest KAPP Forprosjekt RIS Anskaffelse 795 550 Optimalisering EPJ Forvaltning Første utkast til forvaltningsmodell utarbeidet. 795 554 Ny ekstern meldingsplattform 795 552 Regional innovasjonsløsning Utvikling følger planen, men testløpet er utfordrende, noe som kan skape problemer for å nå ønsket dato for start av pilot. Prosjektdirektiv godkjent i styringsgruppen 17. september. Det jobbes med innhold i innovasjonsløsningen. 795 547 Tid Kost Kvalitet Risiko Pers Nytte onell HVE Kommentar Tid: Grunnet kapasitetsutfordringer hos seksjon for Integrasjon og Utvikling i Helse Vest IKT er oppstart i arbeidet med design av systemintegrasjoner ca. 6 måneder forsinket. Påvirker pilot. Sluttrapport levert HVE 4 leverandører er kvalifisert og invitert til å gi tilbud. Program/prosjekt Program Klinisk IKT Program Støtte til Samhandling Andre medisinsk-faglege system Administrative system (HR/økon/komm.) IKT/ teknisk/ infrastruktur Side 16 av 25 3 Økonomisk resultat per utgangen av oktober 3.1 Oversikt Rapporten syner eit drifts- og månadsresultat under budsjett, resultat hittil i år er og under budsjett. Fakturerte inntekter hittil i år er over budsjett, det skuldast i hovudsak varesal, prosjektinntekter og auke i lisensar. Prognose på eit overskot på 1 mill for 2015 er endra til prognose på 0. Usikkerhet er i hovudsak knytta til aktivitet i DIPS Arena, utrulling KULE og årsoppgjørspostar som overført ferie/avspasering og eventuelle korreksjoner i prosjekt/program. Usikkerheten er i størrelsesorden 0 – 5 mill. 3.2 Resultat Resultatrapport per 31.10.2015 Denne perioden Resultatrapport per oktober 2015 Salsinntekter - Tenester HF Salsinntekter - Tenester Øvrige Salsinntekter - Varer Salsinntekter - Anna Sum Salsinntekter Driftskostnader - Varer Driftskostnader - Personal Driftskostnader - Avskrivingar Driftskostnader - Eksterne tenester Driftskostnader - Lisensar Driftskostnader - Reise Driftskostnader - Linjeleie Driftskostnader - Anna Sum Driftskostnader Driftsresultat Inntekt - Finans Kostnad - Finans Sum Finans Resultat Korrigering pensjonskostnader Korrigert resultat Faktisk Budsjett 74 010 420 2 667 681 655 691 1 531 036 78 864 828 2 010 697 23 716 365 16 037 305 12 357 433 19 550 493 639 183 3 604 250 3 626 600 81 542 327 -2 677 498 93 430 232 653 -139 223 -2 816 722 482 009 -2 334 713 62 407 982 2 665 802 625 000 1 800 000 67 498 784 625 000 20 131 586 18 065 443 8 775 469 16 450 959 449 001 2 899 076 1 650 140 69 046 673 -1 547 889 100 000 833 333 -733 333 -2 281 222 -2 281 222 Hittil Avvik budsjett 11 602 438 1 879 30 691 -268 964 11 366 044 1 385 697 3 584 779 -2 028 137 3 581 964 3 099 535 190 182 705 173 1 976 460 12 495 653 -1 129 609 -6 570 -600 680 594 110 -535 499 482 009 -53 490 Faktisk 642 869 972 28 830 525 22 189 875 18 596 449 712 486 821 23 505 894 204 214 525 162 441 206 75 317 683 175 625 000 5 731 110 26 612 218 33 556 344 707 003 980 5 482 841 1 196 480 7 073 130 -5 876 650 -393 809 4 820 090 4 426 281 Budsjett 607 819 193 26 230 647 6 250 000 14 700 000 654 999 840 6 250 000 171 643 298 170 375 370 77 695 235 164 509 584 4 490 008 28 990 760 17 832 469 641 786 725 13 213 115 1 000 000 8 333 330 -7 333 330 5 879 785 5 879 785 Hele året Avvik budsjett 35 050 779 2 599 878 15 939 875 3 896 449 57 486 981 17 255 894 32 571 227 -7 934 164 -2 377 552 11 115 415 1 241 102 -2 378 542 15 723 875 65 217 255 -7 730 274 196 480 -1 260 200 1 456 680 -6 273 594 4 820 090 -1 453 504 Prognose Budsjett 766 134 221 33 587 367 25 000 000 23 000 000 847 721 589 26 000 000 250 726 126 196 006 870 91 539 803 206 911 502 6 388 006 31 788 912 36 145 677 845 506 897 2 214 692 1 200 000 9 200 000 -8 000 000 -5 785 308 5 785 308 0 733 434 221 31 587 367 7 500 000 18 300 000 790 821 589 7 500 000 211 240 818 207 006 870 96 539 803 197 411 502 5 388 006 34 788 912 21 145 677 781 021 589 9 800 000 1 200 000 10 000 000 -8 800 000 1 000 000 1 000 000 Salsinntekter tenester helseføretak (HF) ligg 35,1 mill. over budsjett så langt i år. Avviket skuldast i hovudsak høgare prosjektinntekter, meldingsflyt, lisensar for Microsoft e-Cal og auke i lisenskostnad i fleire tenestegrupper, og er jamt fordelt mellom føretaka. Det store avviket i oktober skuldast mellom anna eingongspostar som korrigering av kostnader knytta til programledelse (Klinisk IKT, Alle møter og Støtte til samhandling), avsetning TrueUp Microsoft 2015 og korreksjon av kostnadar i DMA frå investering til drift. I tillegg var det høgare prosjektaktivitet i oktober, spesielt i DIPS Arena og Libra. Føretak (tal i 1 000) Helse Stavanger Helse Fonna Helse Bergen Helse Førde Sjukehusapoteka Helse Vest RHF Sum kunder Helse Vest Rekneskap 157 783 90 672 289 224 76 491 11 746 33 823 659 739 Budsjett 149 864 89 050 268 425 71 079 11 221 22 237 611 876 Avvik -7 920 -1 622 -20 799 -5 412 -525 -11 586 -47 863 Varesal -2 489 -77 -7 434 -2 922 2 -2 506 -15 427 Side 17 av 25 Prosjekt Tele/signal -6 032 1 310 -2 388 357 -9 099 2 574 -2 513 -52 461 -11 456 -31 027 4 189 Øvrig Periodisering -708 -1 259 486 -533 -6 840 1 142 76 -1 281 -987 -103 2 376 -440 -5 598 -2 474 Sum avvik -9 178 -2 155 -19 657 -6 693 -628 -12 026 -50 337 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Salsinntekter tenester øvrige ligg noko over budsjett så langt i år. Salsinntekter Anna er tilskot til drift og utvikling av medisinke kvalitetsregistre og inntektsført andel av tilskot til raskare innføring av elektroniske tilvisingar frå revidert nasjonalbudsjett 2013 og statsbudsjett 2014. Personalkostnader ligg 32,5 mill over budsjett, dette til tross for at vi vil ha færre årsverk ved utgangen av året enn budsjettert (423 mot 429 i budsjett). Avviket ligg i all hovudsak på «meirkostnad» pensjon med 4,8 mill, nedtrekk leveranse prosjekttimar til prosjekt med 19,0 mill (her er timar til meldingsteneste inkludert), og overforbruk fast og midlertidig løn med 8,7 mill (underbudsjettert tal på nytilsatte haust 2014, auka ressursbruk forberedelse driftssenter og tilsetting for å erstatte eksterne konsulentar). Personalkostnadar Budsjett 2015 per oktober Manglende budsjett samhandling (8 000') Pensjonskostnad ekstra (5 785) Budsjetterte timar til investering Leverte timar til investering Avvik på fast og variabel løn (tal i 1 000) (tal i 1 000) 171 643 6 667 4820 78 426 56 186 Rekneskap 2015 per oktober 555 555 43 526 31 183 12 343 8 741 204 214 Avskrivingar ligg 7,9 mill under budsjett. Verdi på overtatte anlegg frå føretaka på Tele/signal og delaktivering av konsolidert EPJ for det som gjelder Fonna vart noko høgare enn venta, mens lengre nedskrivingstid på RIS/PACS-løysingar gir lågare avskrivinger enn venta. Investeringsnivået har så langt i år vore noko lågare enn budsjett. Vi har i prognosen lagt til grunn at vi tilsvarande avvik også i november og desember. Eksterne tenester ligg 2,4 mill under budsjett. Budsjettet må sjåast i samanheng med posten Anna, kor avsetning på fakturaer i flyt er bokført. Vi har i prognosen lagt til ein reduksjon med 5,0 mill. Lisenskostnadar ligg 11,1 mill over budsjett. Budsjettet må sjåast i samanheng med posten Anna, kor avsetning på fakturaer i flyt er bokført. Vi har i prognosen lagt til grunn ei auke på 9,5 mill som følgje av ny avtale med Microsoft og 5,0 mill som følgje av auke i andre tenestegrupper (t.d. kurveløysning og idebank). Linjeleige ligg 2,4 mill under budsjett. Linjeleige inngår i variabel del av nettverkskostnadar som blir viderefakturert HF. Vi har i prognosen lagt til grunn ei innsparing på 3,0 mill. Andre kostnader er i hovudsak avsetning for fakturaer som er under behandling, og som skal fordelast på øvrige grupper. Her ligger også nedtrekk prosjekttimar andel driftskostnadar med eit avvik på 3,0 mill. Vi har i prognosen lagt inn eit avvik på 15,0 mill, men det vil ved årsslutt fordelast på øvrige grupper. Netto finanskostnad ligg 1,5 mill under budsjett. Vi har i prognosen lagt til grunn at lånerenta vil halde seg låg. Side 18 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 3.3 Tiltak for å halde budsjettet For å kunne halde budsjettet i november og desember må Helse Vest IKT fortsatt ha fokus på moglege områder for innsparinger. Vi vil i tillegg til dei tradisjonelle virkemidlane som innsparing på kjøp av utstyr, redusert reisevirksomhet, redusert overtidsbruk og utsetting av nytilsettingar fokusere spesielt på uttak av ferie og opptent avspasering for å redusere tal på overførte dagar/timar. Verdien på overført ferie/avspasering frå 2014 – 2015 var 5,5 mill, og vi har som målsetting å minst halvere dette for 2015 – 2016. Dette inneber at alle tilsette er oppfordra til å planlegge ferie/avspasering i haust, og alle leiarar skal vurdere eventuelle pålegg om ferie/avspasering. Konsekvensen av desse tiltaka vil i perioder gi noko lågare kapasitet i organisasjonen, og kan gi lenger ventetid og lenger leveringstid. Arbeid med mulige reforhandlinger på store leverandørar har begynt, og vil også vere fokusområde inn i 2016. I tillegg vil det bli gjort ein gjennomgang av dei største leverandørane for å sjå om det er muligheter for reforhandling av enkeltavtaler/priser på leveranser. Vi har også håp om at dei nye avtalane på konsulenttenester vil gi lågare timeprisar. I tillegg er det viktig å ha fokus på tal på PC’ar, da det er ein kostnadsdrivar for HF både på desktop, leigekostnad og microsoftlisensar. 3.4 Balanse 31.10.2015 Oktober 2015 Immatrielle eiendeler Varige driftsmidler Finansielle anleggsmidler Sum anleggsmidler Varer Forskuddsbetaling til leverandører Kundefordringer Andre fordringer mv Sum fordringer Investeringer Bankinnskudd, kontanter og lignende Sum omløpsmidler Sum eiendeler Hittil i år 590 405 180 232 865 782 1 956 898 825 227 860 5 344 861 119 876 550 61 299 393 181 175 943 22 433 602 208 954 407 1 034 182 267 Balanse (2014) 551 616 453 245 893 833 1 623 160 799 133 446 5 389 394 102 354 472 26 125 860 128 480 331 62 018 509 195 888 235 995 021 681 Aksjekapital Innskutt egenkapital Opptjent egenkapital Sum egenkapital Avsetning for forpliktelser Annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld 1 000 000 150 319 000 40 503 704 191 822 704 30 612 635 656 050 696 155 696 232 842 359 563 1 034 182 267 1 000 000 150 319 000 36 077 423 187 396 423 32 479 586 657 199 802 117 945 870 807 625 258 995 021 681 Note 1 tilgang anleggsmidlar 188,2 mill, fordelt på prosjekt. Side 19 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Prosjekt 000000 000000 795030 795031 795032 795033 795034 795035 795038 795039 795060 795061 795063 795068 795069 795073 795074 795075 795077 795078 795092 795093 795095 795103 795106 795110 795121 795125 795402 795403 795424 795432 795440 795444 795449 795455 795465 795468 795480 795483 795484 795485 795492 795495 795496 795498 795499 795501 795502 795504 795506 795508 795513 795523 795524 795534 795536 795545 795549 795551 795554 A00310 A00362 IT0017 IT0025 IT0029 IT0039 IT0043 IT0052 IT0053 IT0055 IT0062 IT0063 IT0065 IT0066 IT0067 IT0070 IT0071 IT0072 IT0073 IT0075 IT0076 IT0077 IT0078 IT0079 IT0080 IT0081 IT0083 IT0084 IT0085 IT0086 IT0087 Totalsum Prosjektnavn Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av PC DFU - HR - Ressurs fase 2 - AML DFU - HR - Agresso - flere kildedata DFU - HR - Kompetanseportal DFU - VØA - Virksomhetsrapportering DFU - VØA - Kapasitet Belegg DFU - KVAL - Kreftforløp 20 d DFU - KVAL - Sjekkliste trygg kirurgi DFU - KVAL - Slag DFU - KVAL - Trygg pleie DFU - IR - Publisere KPI'er i styringsportalen DFU - IR - Regionale innkjøpsrapporter DFU - VA - Felles datakilder for selvbetjening DFU - VA - Nytt brukergrensesnitt styringsinformasjon DFU - VØA - Samhandlingsbarometeret Førde og Bergen DFU - IR - Spend Analyse DFU - VA - Veikart styringsinformasjon DFU - Analyse - Alle møter - Publisering av batteri og dashboard DFU -Analyse - Alle møter - Nye analysegrunnlag DFU - KVAL - Kvalitetsindikator Trygge fødsler DFU - KVAL - Pakkeforløp Kreft DFU - KVAL - Kvalitetsindikator Legemiddelsamstemming/-sikkerhet Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Innføring og anskaffelse av sporing- og dokumentasjonssystem for celleterapi Oppgradering Carestream PACS/RIS HST Program Klinisk IKT Kliniske integrasjoner Støtte til Samhandling Programledelse Adressering Basismeldinger - regionalt prosjekt Felles EKG - database Digitalt media-arkiv Nytt IVF Fagsystem Follow-me Kvalitet og test i Helse Vest EPJ konsolidering BKM - Fase 2 Felles leverandørregister IHR innføring Alle møter GAT/Dips GAT/Sharepoint GAT/Operasjonsplanleggingssystem Ringetjeneste Vestlandspasienten Anskaffelse nytt LMS Transportadministrasjon i Helse Vest EDAG Agresso Anskaffelse av sporing og LIS-system for Patologi SEBRA BRO-prosjektet KULE innføring Innføringsprosjekt for nytt felles FDVU-system i Helse Vest POPP Innføring Brukeradministrasjon Ny ekstern meldingsplatform Oppgradering og utvidelser av datahaller Helse Vest Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Datakom Utbygging WLAN Helse Fonna Nytt klinisk genetisk datasystem Datakom - WLAN utbyggingsplan HBE Datakom Sengebygg Sør Haukeland Datakom WLAN Stavanger 2-faktor autentisering for Helse Vest Nytt nettverk Haraldsplass Nytt Statistikkprogram Flexlab Datakom Mottaksklinikken, HBE Ny ekstern meldingsplatform Castor vare- og logistikksystem SAV Virksomhetsstyring Datakom - Utrulling av trådløse nett i Helse Vest Datakom Systerheiemen WLAN Datakom Driftsovertagelse Rogaland A-senter Datakom Legevakt Solheimsgaten 9 Kvalitetsdatabase laboratorieanalyser Datakom HBE BUSP etappe 1 Datakom Tele HBE 6 nye LAR kontor H14 Datakom HBE Medisinsk Ferdighetssenter Oppgradering Avaya telefonsentral SUS (versjon 7.6) Datakom HBE Bikuben Kurs og konferansesenter Tele og Signal-Sykesignal Gamle Hovedbygg HBE Datakom Tele Sig. HFD Nybygg aust Datakom Tele HST nytt LAR kontor Lagårdsveien 27 Datakom WLAN utbygging HFD Oppgradering CMG telefonistøttesystem v/SUS, FSH og FSS Datakom HBE Sjukepleier Høyskolen Nye alarmsendere poliklinikk Valen Sjukehus Side 20 av 25 Beløp 48 621 715 26 023 818 34 410 137 446 29 693 183 983 142 247 -49 055 1 665 84 915 39 683 200 355 14 985 168 720 387 953 52 725 -2 140 40 996 4 163 102 120 12 765 6 105 14 153 119 325 25 808 14 153 54 296 136 530 -1 707 521 90 743 1 875 441 1 134 977 600 801 236 648 3 837 655 95 630 15 763 963 20 720 371 573 1 082 906 6 341 890 232 313 158 730 2 654 394 1 505 302 619 192 243 304 146 926 2 392 535 7 153 663 2 302 958 383 384 3 453 317 10 433 679 827 083 111 239 25 191 825 5 618 456 690 447 265 167 678 800 311 240 26 906 95 539 1 044 170 426 925 2 108 722 340 423 67 434 47 225 18 593 1 146 180 6 191 979 339 356 421 419 319 886 10 545 82 389 305 654 119 333 124 723 1 535 241 11 516 413 951 495 240 252 278 13 043 89 783 97 395 18 063 16 095 306 170 188 214 903 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 4 Personellressursar Viser perioden frå september 2014 til og med august 2015. Starten av året viser noko høgt fråvær, betring i mars og april, greie tal i sommar. Litt tidleg med oktober tal. 201501 Sjukefråværs prosent 5,39 201502 6,55 201503 5,09 201504 4,37 201505 3,79 201506 201507 4,17 2,56 201508 201509 3,44 201510 4,75 201411 2,12 201412 5,52 Snitt siste 12 mnd. 4,91 4,39 Snitt fravær 5,9 6,0 5,6 5,5 5,0 4,9 5,0 4,8 4,8 4,7 4,5 4,0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Side 21 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Rapporterer sykefraværsdagsverk og brutto/netto månadsverk frå gammel kube. Side 22 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Brutto og netto månadsverk frå gammel kube Side 23 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Tar med ein tabell som viser tal tilsette i selskapet, tal frå gammel kube. Tabellen har med tilsette med status slutta i perioden og ikkje slutta i perioden. Tal medarbeidarar kan difor fremstå som litt for høge i månader der medarbeider sluttar. Side 24 av 25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Turnover siste 12 mnd, datagrunnlag henta fra ny kube. Kun fast tilsette. Reel turnover for organisasjon: Alle avdelinger, stillingsgruppe: Alle yrkesgrupper, alder: alle aldre, ansattype: fast 201501 201502 201503 201504 201505 201506 201507 201508 201509 201510 Antall sluttet i perioden 0 2 2 2 0 2 1 0 0 4 Tal medarbeidarar 346 352 360 369 373 378 382 383 390 344 Turnover i prosent 0,00 % 0,58 % 0,57 % 0,56 % 0,00 % 0,54 % 0,26 % 0,00 % 0,00 % 1,03 % 201411 201412 Snitt siste 12 mnd 2 4 19 348 349 365 0,29 % 0,58 % 5,21 % 4 medarbeidere sluttmeldt i oktober. To gikk til nytt innkjøpsselskap, ein vart pensjonist og ein valgte å ikkje komme tilbake etter ulønna permisjon. Side 25 av 25 Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 10.11.2015 Leif Nordland og Erik M. Hansen Budsjett for Helse Vest IKT for 2016 Arkivsak Styresak 071/15 B Styremøte 18.11.2015 Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner budsjett for Helse Vest IKT for 2016. 2. Eventuelle endringar i portefølje (drift og/eller investering) som følgje av vedtak i Porteføljestyret i desember 2015 vert innarbeid i budsjettet. 3. Eventuelle endringar i HF-spesifikke investeringar som følgje av vedtak i HF-styra vert innarbeid i budsjettet. 1 Vedlegg 1 til sak 071/15 Budsjett 2016 Oppsummering frå styremøte 16. september 2016: «Oppsummering: Administrerande direktør informerte om status for investeringar, kor ein førebels held seg til porteføljestyret. Han uttrykka uro i tilknyting til investeringsbudsjettet til IKT-infrastruktur og leigeordning samla er på 85 millionar kronar. Det er særleg området tele- og signal som er utfordrande. Difor vert det arbeid med ein eigen prosjektkandidat for dette området saman med Alle møter programmet. Administrasjonen informerte også styret om at ein vil innføre einsarta timepris for investering og drift. Dette har administrasjonen drøfta med økonomidirektørane i helseføretaka og fått tilslutning til. Styret ba administrasjonen arbeide vidare med effektivisering for å redusere budsjettet for 2016. Styret ba administrasjonen synleggjere både kostnadsreduksjon og kostnadsauke.» Administrasjonen har etter styremøtet vore i dialog med Porteføljekontoret og HF’a, og avklart investeringsnivå ytterligare. Det har i tillegg vore dialog rundt driftskostnadar på datahallar, trådlaust nett, oppgradering av system, og dialog om ny SLA for 2016. Endringar i SLA har ikkje gitt kostnadsendringar. Endring i timepris for 2016 er akseptert av ekstern revisor. Budsjettforslag er diskutert med alle HF, og dei har brukt dette forslaget i sine lokale budsjettforslag. Investeringsbudsjett 2016 I Porteføljestyret 22. juni vart ramme i porteføljen på investeringar 260 mill. og 70 mill. på drift vedteke. I tillegg kjem investeringar initiert frå Helse Vest IKT og HF, fordelt per HF: Investeringer (tal i 1 000) Investering regionale prosjekt Investering HF-spesifike prosjekt - Tilskot til investeringar - Avskrivingar frå regionale prosjekt - Avskrivingar frå HF-spesifikke prosjekt Behov for tilført likviditet Helse Vest IKT Fordel i ngs nøkkel etter i nntekts model l Stavanger 72 020 7 500 -34 589 -20 338 24 593 Fonna 38 740 1 500 -18 605 -15 566 6 069 Bergen 117 260 14 240 -56 316 -44 265 30 919 Førde 31 980 500 -15 359 -9 993 7 128 Totalt 260 000 23 740 -124 869 -90 162 68 709 27,7 % 14,9 % 45,1 % 12,3 % 100,0 % Kommentar Fordelt etter inntektsmodell Trådløst nett, nettbrett, programvare HF Tilskot via RHF Fordelt etter inntektsmodell Avskriving på historisk aktiverte Oppgradering Prosang Alle HF har gitt innspel på at det er nødvendig med ny versjon/oppgradering av systemet Prosang. Det pågår eit arbeid med å utarbeida ein prosjektkandidat til tilleggsporteføljen, med eit investeringsbudsjett på mellom 3 og 5 mill. Denne posten kan bli flytta til føretaksspesifik investering om det ikkje er rom for det i porteføljen. Gevinstar i porteføljen Gevinstar per prosjekt i porteføljen for 2016 er under arbeid hos porteføljekontoret, blir handsama i porteføljestyret i desember. Vedlegg 1 til sak 071/15 Budsjett inntekt per HF Budsjett 2016 - per føretak (i 1 000 kr) Applikasjonstjenester Normal aktivitet Aktivitetsøkning Rabatt private Sum Applikasjonstjenester Ekstern finansiering Totalt 2015 Totalt 2016 Helse Stavanger 403 966 25 454 -4 040 425 380 390 704 34 583 -4 040 421 247 18 300 18 121 Helse Fonna Helse Bergen 93 314 7 733 -698 100 349 56 992 4 341 -855 60 477 161 364 12 646 -2 486 171 524 Helse Førde Sjukehusapoteka Vest 44 788 9 414 3 664 1 766 48 451 11 180 Helse Vest RHF Private/ideelle 4 380 2 048 6 428 20 453 2 385 22 838 SMSys Mellomstore Små Sum SMSys 5 340 6 534 11 874 9 529 8 631 18 160 1 605 1 686 3 290 1 831 1 034 2 865 3 291 3 733 7 024 1 351 953 2 304 284 197 482 276 491 767 892 537 1 429 Nettverkstjenester Normal aktivitet Aktivitetsøkning Sum Nettverkstjenester 71 352 2 850 74 202 66 468 2 038 68 506 16 368 350 16 718 9 036 197 9 233 27 911 709 28 619 8 110 608 8 717 1 073 57 1 130 628 10 638 3 341 108 3 450 PC Leie Normal aktivitet Aktivitetsøkning Sum PC Leie 39 328 7 077 46 405 32 324 4 278 36 602 7 114 1 083 8 197 3 536 560 4 096 16 256 2 105 18 361 3 779 435 4 214 319 63 382 253 32 285 1 067 1 067 Desktoptjenester Antall PC (Sep 2015) Forventet økning (5%) SUM PC 2016 Desktoppris Sum Desktoptjenester 17 599 440 18 039 5 000 87 714 19 100 960 20 060 8 000 161 695 4 658 233 4 891 2 408 120 2 528 9 053 453 9 506 1 870 93 1 963 167 14 181 139 7 146 805 40 845 39 436 20 383 76 647 15 828 1 411 1 177 6 813 Tele og Signal Sum Tele og Signal 21 951 30 525 7 619 4 298 13 675 4 893 1 Microsoftlisenser Sum Microsoftlisenser 26 750 36 329 8 886 4 490 17 252 3 673 345 229 1 453 Plattform Sum Plattform 9 238 14 515 3 630 1 893 6 633 1 568 309 95 388 Varekjøp Sum Varekjøp 7 500 25 000 4 015 1 480 12 277 3 107 81 2 221 1 820 Viderefakturerbare prosjektkostnader Sum Prosjektkost (drift) 61 506 70 000 13 286 6 079 19 193 3 409 1 004 23 529 3 500 Totalt Budsjetterte inntekter 2016 790 822 900 700 205 426 115 294 371 206 96 164 16 325 35 368 42 796 - 39 Endring av timepris frå 780 til 700 på drift reduserer beløp på drift av Applikasjonstenester, Nettverkstenester, og aukar Desktoptenester tilsvarande. Ekstern finansiering er tilskot som vert gitt via Helse Vest RHF, og som reduserer beløp dekka av Desktop. Desktop-pris for 2016 er estimert til kr 8 000,- ei auke på 3 000 frå pris i 2015. Tele og Signal aukar som følgje av overgang frå budsjettering av kun fast løn til kostnad basert på timepris 700. Vedlegg 1 til sak 071/15 Prognose 2015 Prognosen (per september) viser ei auke frå budsjett 2015 med 49 mill. Grunna tidlegare behandla manglar i budsjett 2015 har vi laget en oversikt over endring frå budsjett 2015 til prognose 2015, og så vidare til budsjett 2016. Endring skuldast i hovudsak følgjande: • Avskrivingar ( - 12,0) Lågare avskrivingar skuldast lågare investeringsnivå i slutten av 2014 og så langt i 2015 enn budsjettert. I tillegg har avskrivingstid på røntgensystema blitt korrigert i høve til ny plan for anskaffing RIS/PACS, noko som har gitt lågare avskriving i 2015 enn budsjettert. • Varesal (18,5) Varesal har tidlegare vore budsjettert med det som går via IKT-bestillar, noko som alltid har gitt store avvik i Helse Vest IKT sine rapportar. Avviket har vore svært stort i 2015, noko som mellom anna skuldast overtaking av tele/signal, og sal av mobiltelefonar. Prognose for 2015 er 26,0 mill, mot eit budsjett på 7,5 mill. • Microsoft (4,7) Auke i tal på brukarar frå 500 i budsjettet til 1 000 i prognose utløyser «True Up» på lisensar. I tillegg kjem auka behov for BizTalk lisensar knytt til fleire integrasjonar. • Løn og timar (29,6) Auke i lønskostnad er knytt til timar meldingsflyt, for lite timar levert på investeringsprosjekt, og for låg gjennomsnittsløn budsjettert på fastløn. Tal på årsverk er i prognosen 423,4 ved utgangen av 2015, mot 427,8 i budsjett 2015. • Pensjon (5,8) Auke i pensjonskostnad som følgje av endra parameter i aktuarberekning gir høgare pensjonskostnad, men denne tas ut igjen i resultatmålinga, og gir derfor ikkje effekt i korrigert resultat. • Portefølje mv. (10,0) Konsulentbruk, lisensar, timer prosjekt og portefølje må sjåast i samanheng, her er fordeling i budsjettet basert på historikk i porteføljen. Prognosen i porteføljen er på 70 mill mot 60 mill i budsjett 2015. • Aktivitetsauke og innsparing/effektivisering (5,4 og – 5,6) Det har innanfor fleire område vore høgare aktivitetsvekst enn budsjettert, utan at bemanninga er auka tilsvarande. Dette gjeld mellom anna auke i tal på PC’ar på om lag 1 000, mot 500 i budsjett, auke i tal på system SM-Sys på 75 mot 0 i budsjett, auke i tal på integrasjoner på 65 mot 40 i budsjett, samt auke i tilgangar og kontakt med kundesenter. Innsparing/effektivisering kjem som eit resultat av arbeid med prosessane (mellom anna Lean og ITIL), og ved automatisering av arbeidsoppgåver. Driftsbudsjett 2016 Driftsbudsjettet viser ei auke frå prognose 2015 til budsjett 2016 med 60,7 mill. Endring skuldast i hovudsak følgjande: • Datahall i Bergen og Stavanger (ref styresak 029/11, 033/15 og 050/15) Behov for meir kapasitet, betre beredskap, redundans og tilgjengelegheit har vore handsama i fleire styresakar, og har resultert i ein ny datahall i Barne og ungdomssenteret i Bergen, og to i Stavanger leigd utanfor sjukehuset (til nytt sjukehus er på plass). • Test og innføringsprosess over til drift Det har i 2015 vore gjennomført eit prosjekt knytt til test og innføring i porteføljen «TINN». Dette er foreslått overført til drift i 2016, gjennom innføring av Testprosess og Releaseprosess. Det er god erfaring frå andre med innføring av desse prosessane, mellom anna med redusert tal på kritiske hendingar knytt til produksjonssetting (opp mot 40%). Ved innføring av prosessane er det nødvendig å ha fleire ressursar knytt til leiing av test og produksjonssetting, budsjettert med 4 nye i løpet av 2016. Gevinstane ved innføring er i første rekke knytt til kortare gjennomføringstid, høgare kvalitet og betre brukaroppleving, noko som vil gi færre feilsituasjonar ved oppstart. 4 Andre vesentlege endringar i driftskostnad • Pris- og lønnsvekst er lagt inn med 2,7% • Avskrivingar på eksisterande anlegg går ned med 22,6 mill • Avskrivingar på nye investeringar er berekna til 38,6 mill • Endring i timepris drift frå 780 til 700 og investering frå 555 til 700 gir ein reduksjon i driftskostnad på 12,4 mill • Microsoft, auke i tal på brukarar utløyser «True Up» på lisensar og i tillegg kjem fleire lisensar knytta til nye datahallar, samla sett ei auke på 4,6 mill • Auke i lisenskostnadar som følje av innføring nye system er berekna til 12,1 mill • Auke i bemanning skal til dels erstatte dagens innleie av eksterne konsulentar, redusert kostnad for konsulentar er berekna til 6,1 mill • Heilårseffekt for auke i bemanning 2015 er 24,6 mill, her inngår også reduksjon som følje av konsolidert EPJ. • Bemanningsauke i 2016 er på 37 årsverk, berekna til 15,1 mill (inkl kundestøtte private/ideelle) Det er i budsjettet lagt opp til ei auke i bemanninga på totalt 37 årsverk, fordelt: Prognose bemanning desember 2015 423 Bortfall oppgåver -2 Erstatte eksterne konsulentar 6 Tilførsel ny infrastruktur 6 Tilførsel nye oppgåver 13 Tilførsel nye system 7 Tilførsel øvrig 1 Standardisere og strømlinjeforme testløp 4 Auke kapasitet knytta til prosjekt 2 Foreløpig budsjett bemanning desember 2016 460 Auka aktivitet er inkludert i nye oppgåver og nye system. Fordelt på avdeling: Sum bemanning 2015 - 2016 Stab, inklusive AD IKT Fagsenter Tjenesteproduksjon Tjenesteutvikling Innovasjon og arkitektur Virksomhetsutvikling Årsverk 2015 Årsverk 2015 Årsverk 2016 budsjett prognose 13 11 12 88 91 94 146 141 151 81 63 68 25 25 26 76 92 109 Sum Helse Vest IKT 429 423 460 Omorganisering gjennomført 1. april 2015 gir endring mellom avdelingar på budsjett og prognose. Hovuddelen av bemanningsauken er knytt til innføring av KULE, DMA, Dips Arena og TINN. I tillegg kjem erstatning av konsulentar i prosjekt og innleie i Tele/Signal. • • Helse Vest IKT må i løpet av hausten 2016 flytte frå IT-bygget i Bergen til anna bygg i nærleiken av sjukehuset. Flyttekostnad er berekna til 0,5 mill. Drift av medisinske kvalitetsregistre utføres av Hemit og Norsk Helsenett i samarbeid. De har varsla ei vesentleg auke i driftskostnad for 2016 på 2,5 mill. Dette dekkes av tilskot frå Helse Vest RHF. 5 • Det har i løpet av 2015 vore ei vesentleg endring i forholdet mellom norske kroner og USdollar og euro. Dette har ikkje gitt så store utslag i 2015, da avtalene med leverandørane i stor grad er gjort i norske kroner, men dei nye avtalene for 2016 vil få høgare prisar som følgje av dette. Dette vil i første rekke treffe investeringar. Innsparingar/effektivisering i 2016 Effektivisering er med på å redusere framtidig driftskostnad ved auke i aktivitet. Vi har sett på utviklinga innanfor kundesenter, tilgangsbehandling, integrasjoner, SM-Sys, tal på PC’ar og tal på basestasjonar. Samla sett er det berekna ein auke i aktivitet i 2016 på 11,1 mill med ein tilhørande kostnadsvekst på 5,0 mill, noko som gir ein effektiviseringsgevinst på 6,1 mill. I tillegg vil innføring av ny teknisk meldingsplattform gje muligheit til å auka tal på meldingar og meldingstypar utan å auke bemanning. For å sikre god bruk av alle ressursar i selskapet, både tekniske og personalmessige, har vi innført ITILprosessar på 9 områder, og skal i løpet av 2016 ha fokus på disse: Fullføre gjennomgang og innføring av Leveranseprosessen Innføre Informasjonssikkerhetsprosessen. Bruk av standardiserte og dokumenterte prosesser gir oss muligheit til å gjøre små forbetringar løypande, og gjennom det ta imot fleire oppgåver og system utan å auke bemanning eller teknisk kapasitet tilsvarande. I tillegg er forslag om å sjå nærare på følgjande punkt i 2015/2016 (noko er allereie i gang): • Løysing for rollebasert tilgangsbehandling, «Sebra», vil gje enklare brukaradministrasjon for mellom anna Agresso og DIPS. Gevinsten ligg i hovudsak som enklare rutine i føretaka, men og i meir automatikk i Helse Vest IKT. Innsparing vil først komme i 2016/2017, og er berekna til å gi ei innsparing for Helse Vest IKT på 150 000 årleg. I tillegg kjem forenkla søknadsprosess hos HF’a. • Tilpassing til Microsoftavtale hvor det er muligheit for endringar som gir kostnadsreduksjon, til dømes færre databaselisensar ved etablering av SQL-hotell og Officepakkar. • Ved innføring av mobile einingar vil ein få muligheit til å redusere tal på PC’ar. I tillegg vises det til arbeid med konsolidering av RIS/PACS og gjennomgang av dagens systemportefølje. Prosjekt Vi ser at behovet for ressursar inn i prosjekt fortsatt er aukande, og at vi ikkje klarer å levere alt som det spørjast etter – sjølv om vi leier inn eksterne konsulentar. Vi ser også at prosjekter som Dips Arena, KULE og DMA i større grad trenger ressursar frå Tenesteutvikling og Tenesteproduksjon. Helse Vest IKT har så langt i 2015 levert 106 000 timar, og vi forventar fortsatt auke inn i 2016. For å møte dette krevjast auke i bemanning i alle avdelingar og auka leveranse av timar inn i prosjekt. Leverte timer 2014 Prognose leverte timer 2015 Budsjett leverte timer 2016 83 500 125 000 134 000 Timepris på timer levert i drift vert endra frå 760,- til 700,-. Timepris på timer levert til investering vert endra frå 535,- til 700,-. Tilskot i revidert nasjonalbudsjett 2013/statsbudsjett 2014 via Helse Vest RHF • Helse Vest IKT fikk 13,3 mill. i tilskot til raskare innføring av elektroniske tilvisingar. Dette vert nytta som finansiering i prosjektet «Støtte til samhandling», og vil redusere kostnad for HF-a tilsvarande. Budsjettert inntekt i 2016 er 0,6 mill. • Helse Vest IKT fikk 47,4 mill. i tilskot til auka satsing på elektronisk samhandling. Dette vert nytta til å dekke investering «Konsolidert EPJ» og vert inntektsført for å dekke avskrivingar, og vil redusere kostnad for HF-a tilsvarande. Budsjettert inntekt i 2016 er 8,0 mill. 6 • • Helse Vest IKT får tilskot til å dekke drift og utvikling av medisinske register. Dette er budsjettert til 2,0 mill. I tillegg kjem tilskot til drift av register hos Norsk Helsenett med 2,5 mill. I tillegg dekker Helse Vest RHF meirkostnaden til pensjon, og vi har foreløpig estimert dette til 5,0 mill. Beløpet må avklarast nærare med Helse Vest. Dette reduserer Desktoppris. Budsjett kostnadar Budsjett/prognose Budsjett 2015 Prognose 2015 Budsjett 2016 Varer for videresalg Personalkost Personalkost - aktiverte timar Avskrivingar Eksterne tenester Lisensar Reisekostnadar Linjeleige Driftskostnader - Anna Finanskostnadar Resultatkrav Korreksjon merpensjon Sum 7 500 278 850 -74 038 202 757 93 753 200 615 5 388 34 909 30 935 8 800 1 000 790 469 26 000 294 000 -46 000 195 000 86 500 207 000 6 500 32 000 36 000 8 000 1 000 -6 000 840 000 25 000 328 142 -59 944 210 389 76 525 221 705 5 613 34 228 50 042 8 000 1 000 900 699 Endring frå prognose 2015 -1 000 34 142 -13 944 15 389 -9 975 14 705 -887 2 228 14 042 6 000 60 699 Sum ekskl. varesalg 782 969 814 000 875 699 61 699 Endring frå budsjett 2015 17 500 49 292 14 093 7 632 -17 228 21 090 225 -681 19 107 -800 110 231 92 731 Budsjettet viser ei auke (ekskl varesalg) på 92,7 mill. (11,8%) målt mot budsjett 2015, og 61,7 mill (7,6%) målt mot prognose 2015, noko som er på same nivå som frå 2013 – 2015. Auke i «Driftskostnader – Anna» må sjåast i samanheng med «Personalkost – aktiverte timer», da 17% av beløp aktiverte timar i 2015 førast som redusert driftskostnad. Dette blir endra i 2016 med at beløp aktiverte timar i sin heilhet reduserer personalkost. Likviditet Budsjettet, jfr. tabell på neste side, gjev ein indikasjon på lånebehov i 2016. I sak 028/15 vart det søkt om 45 mill i langsiktig finansiering frå Helse Vest RHF. Trongen for nytt låneopptak i 2016 er estimert til 100 mill, og det vil bli lagt fram sak om langsiktig finansiering frå Helse Vest RHF i løpet av 2016. 7 Vedlegg 1 til sak 071/15 Likviditetsbudsjett 2016 KONTANTSTRAUMAR FRÅ OPERASJONELLE AKTIVITETAR: Månadens resultat Ordinære avskrivningar Korreksjon for eigne aktiverbare/viderefakturerbare timar Betaling av fakturaflyt frå 2015/overføring av flyt til 2016 Forskotsbetalt i 2015 frå 1720 Forskotsbetalt faktura for 2016 - heilårs Microsoftfakturaer (inkl. full TrueUp for 3 år) Periodisert kostnad Microsoft = Netto kontantstraumar frå operasjonelle aktivitetar Periodisert pensjonskostnad Betalt pensjonspremie = Endring i driftslikviditet KONTANTSTRAUMER FRÅ INVESTERINGSAKTIVITETER: Utbetalinger applikasjonsprosjekt Infrastrukturinvesteringar Aktivert leigeutstyr alle = Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter KONTANTSTRØMMER FRA FINANSIERINGSAKTIVITETER: Utbetalinger ved nedbetaling av langsiktig gjeld = Netto kontantstraum frå finansieringsaktiviteter Over-/underskuddslikviditet investeringar = Total endring likviditet Inngående likviditetsbehaldning i perioden = Utgåande likviditetsbehaldning ubenytta innvilga lån = Utgåande likviditetsbehaldning inkl. ubenyttet JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES 0 17 587 -4 995 -10 000 6 000 -10 000 0 3 007 1 598 3 417 0 5 015 0 0 -16 562 -4 000 -2 500 -23 062 0 0 0 0 0 -23 062 0 -18 047 20 000 1 953 0 1 953 0 17 587 -4 995 0 6 000 -10 000 0 3 007 11 598 3 417 -7 998 7 016 0 0 -16 562 -5 000 -3 000 -24 562 0 0 0 0 0 -24 562 0 -17 545 1 953 -15 592 0 -15 592 100 17 587 -4 995 0 6 000 0 0 3 007 21 698 3 417 0 25 115 0 0 -16 562 -5 000 -3 000 -24 562 0 0 0 0 0 -24 562 0 553 -15 592 -15 039 0 -15 039 100 17 587 -4 995 0 6 000 0 -39 217 3 007 -17 519 3 417 0 -14 102 0 0 -16 562 -3 000 -2 500 -22 062 0 0 -1 500 -1 500 0 -23 562 0 -37 664 -15 039 -52 703 0 -52 703 100 17 587 -4 995 0 0 0 0 3 007 15 698 3 417 -7 998 11 116 0 0 -21 562 -5 000 -3 000 -29 562 0 0 0 0 0 -29 562 0 -18 445 -52 703 -71 148 0 -71 148 100 17 587 -4 995 0 0 0 0 3 007 15 698 3 417 0 19 115 0 0 -21 562 -7 000 -3 000 -31 562 0 0 0 0 0 -31 562 0 -12 447 -71 148 -83 595 0 -83 595 100 17 587 -4 995 0 0 0 0 3 007 15 698 3 417 0 19 115 0 0 -6 562 -3 500 -2 000 -12 062 0 0 0 0 0 -12 062 0 7 053 -83 595 -76 543 0 -76 543 100 17 587 -4 995 0 0 0 0 3 007 15 698 3 417 -7 998 11 116 0 0 -6 562 -3 000 0 -9 562 0 0 0 0 0 -9 562 0 1 555 -76 543 -74 988 0 -74 988 100 17 587 -4 995 0 0 0 0 3 007 15 698 3 417 0 19 115 0 0 -21 562 -4 500 -2 500 -28 562 0 0 -1 500 -1 500 0 -30 062 0 -10 947 -74 988 -85 935 0 -85 935 100 17 587 -4 995 0 0 0 0 3 007 15 698 3 417 0 19 115 0 0 -21 562 -5 000 -3 000 -29 562 0 0 0 0 0 -29 562 0 -10 447 -85 935 -96 382 0 -96 382 100 17 587 -4 995 0 0 0 0 3 007 15 698 3 417 -7 998 11 116 0 0 -16 562 -5 000 -3 000 -24 562 0 0 0 0 0 -24 562 0 -13 445 -96 382 -109 827 0 -109 827 100 17 587 -4 995 10 000 0 0 0 3 007 25 698 3 417 0 29 115 0 0 -16 562 -5 000 -2 500 -24 062 0 0 0 0 0 -24 062 0 5 053 -109 827 -104 774 0 -104 774 Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 10.11.2015 Sissel Skarsgaard / John Henrik Wollan Status KULE – Kurve og legemiddelhandtering Arkivsak Styresak 072/15 O Styremøte 18.11.2015 Forslag til vedtak: 1. Styret tar saken til orientering. 1 Innledning Viser til sak 046/15 i styremøtet 19.06.2015 vedrørende status for Kurve og legemiddelprosjektet (KULE). Etter oppstart pilot på Lungeavdelingen i mai har KULE-prosjektet gjennomført planlegging og tilrettelegging av løsningen for pilot på Medisinsk avdeling og Mottaksklinikken, Haukeland Universitetssjukehus. I henhold til plan har alle 8 enheter på Medisinsk avdeling startet opp i pilot (fra medio september til medio oktober), hvor mobile løsninger med nettbrett benyttes aktivt. Programvaremodulen «Context Manager» er tatt i bruk for å sikre at samme pasient er aktiv i Meona og DIPS til enhver tid. Prosjektet har arbeidet intenst med forberedelser til pilot i Mottaksklinikken parallelt med gjennomføring av pilot på Medisinsk avdeling. Forberedelsene har omfattet utforming av kliniske arbeidsprosesser, tilpasning av kurvefunksjonaliteten som understøtter disse og opplæring av brukerne (leger og sykepleiere). Videre har forberedelsene omfattet etablering av integrasjoner med pasientjournalsystemet DIPS og andre kliniske fagsystem. Prosjektet har også fulgt opp etablering av den tekniske infrastrukturen i KULE-løsningen samt integrasjon med medisinsk utstyr som sikrer automatisk datafangst til kurven. Status for innføringen Tilbakemeldingene fra pilotavdelingen har vært gjennomgående positive fra første dag både fra Lungeavdelingen og Medisinsk avdeling. Avdelingsdirektør Kahtan Al-Azawy (Lungeavd.) og Lars Birger Nesje (Medisinsk avd.) har gitt tilbakemelding om at innføring av piloten hadde gått smidig, bedre enn forventet, og det er positiv stemningen i alle poster. Løsningen oppfattes som brukervennlig og et framskritt i pasientbehandlingen. Ingen ansatte i pilotavdelingene ønsker å gå tilbake til papirkurve igjen! Prosjektet har vektlagt tett oppfølging av pilotavdelingen i oppstarten, med opplæringsteamet tilstede i klinikken døgnkontinuerlig i uke 1 og på dag/ettermiddag i uke 2 etter oppstart. God forberedelse og informasjon til helsepersonellet i forkant, og tilstedeværelsen av opplæringsteam har vært pekt på som viktige suksessfaktorer i oppstartsfasen. Som forventet i en pilot er det rapportert om feil og forbedringsområder, som fortløpende blir håndtert av prosjektet. Gevinstarbeid I inneværende fase omfatter gevinstarbeidet i hovedsak «baseline-målinger» samt etablering og videreutvikling av felles prosesser og malverk som underlag for gevinstarbeid i regionen. KULEpiloteringen bereder grunnen for organisering av gevinstarbeidet i de lokale innføringsprosjektene. For øvrig koordineres aktiviteter og personellressurser på tvers av flere regionale prosjekt. Det etableres lokale kompetansegrupper i helseforetakene som skal støtte gevinst og endringsarbeidet lokalt. En viktig målsetting er å sikre nødvendig kompetanse, felles rutiner, felles prosesser og begrepsapparat på tvers av foretak og tilhørighet. Videre aktiviteter Pilot Mottaksklinikken er siste gjenstående pilotenhet med planlagt oppstart 17.11.2015. Ny funksjonalitet i Meona er spesifisert, implementert, testet og godkjent. Parallelt med test har aktiviteter som utarbeidelse av rutinebeskrivelser, systemdokumentasjon, opplæring av brukere og planlegging av oppstartsperioden pågått. 2 Videre er risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) av KULE-løsningen oppdatert for Mottaksklinikken, i regi av Helse Vest IKT. Vurderingen er gjennomført i tråd med gjeldende prosedyre for ROS-analyse av nye løsninger som innføres. På grunnlag av ROS-analysen ga styringsgruppen 10.11.2015 sin tilslutning til prosjektledelsens anbefaling om oppstart av pilot i Mottaksklinikken. Dette er en viktig milepæl som bidrar til å sikre at prosjektet fortsatt kan følge tidsplanen. Videre prioriteres nå arbeid med å ferdigstille og implementere funksjonalitet for legemiddellogistikk som skal inngå i KULE-løsningen og fases inn i løpet av pilotperioden. Dette arbeidet har en periode vært nedprioritert for å sikre at løsningen til Mottaksklinikken ble ferdigstilt i tide. Pilotfasen avsluttes i 1. kvartal 2016. Innføring Overordnet plan for regional innføring ble godkjent av styringsgruppen 14.09.2015. Innføringen er planlagt å starte opp mot slutten av 1. kvartal 2016 og vil i hovedsak gjennomføres parallelt i alle helseforetak i regionen. Løsningen innføres i somatiske enheter i perioden 2016-2017 og deretter i psykiatriske enheter i 2018. Innføringsplanen er nå gjenstand for mindre justeringer: • Erfaringer så langt i piloten, og tilbakemeldinger fra de nye avdelingene som nå blir involvert gjennom pilot i Mottaksklinikken, tilsier at vi med fordel kan endre på innføringsrekkefølgen, og starte opp vanlige sengeposter raskere enn opprinnelig planlagt. • Skyve spesialkurver noe ut i tid for å få bedre tid og kapasitet til kartlegging, tilrettelegging og test mm. før de innføres i drift Justeringene i innføringsplanen blir gjort innenfor opprinnelig planlagt tidsramme. Videre pågår det arbeid med etablering av lokale innføringsprosjekt, og alle helseforetak er forespurt om å ha lokal prosjektleder klar senest 01.01.2016. Lokal prosjektleder er nå utpekt i 3 av 4 helseforetak. Utfordringsbildet Ressursbildet de neste 3 årene er en stor utfordring for regionen. KULE-prosjektet har fortsatt krevende oppgaver med tilrettelegging av regional kurveløsning i 2016/2017. Store spesialområder gjenstår, og det vil være en viktig suksessfaktor at hvert helseforetak involverer seg betydelig i arbeidet med de regionale tilpasningene av løsningen. Dette er viktig både for å sikre bred forankring av de beslutninger som tas, og for å sikre god balanse i ressursinnsatsen fra helseforetakene. Parallelt med de regionale oppgavene vil hvert enkelt helseforetak også måtte allokere betydelige personellressurser i egne lokale innføringsprosjekt. I tillegg er det nødvendig å sikre god koordinering mot øvrige større satsninger i regionen, som også stiller krav til ressursinnsats lokalt. 3 Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 11.11.2015 Espen Grytbak, Eirik Aaserød og Erik M. Hansen Status DMA – Digitalt Media Arkiv Arkivsak Styresak 073/15 O Styremøte 18.11.2015 Forslag til vedtak: 1. Styret tar saken til orientering. 1 Oppsummering Viser til sak 047/15 i styremøtet 19.06.2015 for foregående status for prosjekt Digitalt Media Arkiv. Det er i denne saken gitt en kort oppsummering av status for prosjektet. DMA løsningen piloteres nå på Hud og Gastrokirurgi i Bergen, samt Hud og Medisinsk klinikk i Førde. Det er gjort mange erfaringer underveis i forhold til arbeidsflyt og utstyrstyper. Korreksjoner og forbedringer er gjort fortløpende. Det er fremdeles stor interesse for løsningen i foretakene, og prosjektet mottar mange henvendelser fra klinikere som ønsker å ta løsningen i bruk. Prosjektet har også dialog med de tre andre helseregionene som vurderer eller er i gang med å innføre tilsvarende løsninger. Fase 1 av utrullingen planlegges på følgende områder: Helse Stavanger Hud BUP Gastro Helse Fonna Øye Hud Gastro Hjerte Helse Bergen Helse Førde Gastrokirurgi Alle ultralydapparater Lunge Resten av sykehuset Voss (hele sykehuset) Gyn ØNH Det vurderes å inkludere Lunge og Gyn i Helse Fonna og Helse Stavanger med ønske om prioritering av regionalt pakkeforløp for kreft. Status for prosjektet Tid Status nov. 2015 F Kost N T F N Kvalitet T F N Risiko T F N T Personell Forankring Nytte F F F N T N T N T Digitalt Media-arkiv F=Forrige rapporterte status Ok N=Nå status Advarsel, kan kreve handling T=Tendens status Krever umiddelbar handling for å korrigere Tid: Pilot er forlenget med 3 måneder. Første fase av utrulling er i planlegging og starter etter revidert plan primo februar 2016. Årsaken er primært manglende og forsinkede leveranser fra DIPS til Autorisasjonstjenesten. Denne tjenesten er kritisk for bredding av løsningen for å sikre riktig tilgang til bildeundersøkelsene. Prosjektet er svært fokusert på oppfølgingen av leveranser og aktiviteter mot produksjonssetting av tjenesten. Kost: Forlengelsen av pilot, og dermed også prosjektet, medfører økte kostnader. Migreringskostnadene fra eksisterende PACS leverandører blir høyere enn forventet. I tillegg flyttes kostnader fra 2015 til 2016. Kvalitet: Forlenget pilotperiode utnyttes for å øke kvaliteten i løsningen fram mot utrulling. Tilbakemeldinger fra pilotdeltakerne brukes for å heve brukeropplevelsen og bedre datakvaliteten. Oppgradering og start av autorisasjonstjenesten gjennomføres i januar for å få effektiv og god kvalitet i testing av totalløsningen. Fram mot oppstart av første utrullingsfase arbeider prosjektet i tillegg med bl.a. følgende aktiviteter: • Utvidelse av Webside for ad hoc booking av undersøkelser på utstyr (for undersøkelser som ikke er booket i DIPS). • Ferdigstille sjekklister og rutiner for oppstart av DMA på ny avdeling. • Etablering av lokale planer for avdelinger der utrulling skal starte. • E-Lærings moduler. • Ferdigstille generelle arbeidsprosesser og kartlegging av avdelinger med spesielle behov/arbeidsprosesser. • Kartlegging og klargjøring av medisinsk teknisk utstyr for billedtagning. • Tilrettelegge for bildedelen av Regionalt Pakkeforløp kreft. 2 Noe kontraktsfestet funksjonalitet er enda ikke levert fra Sectra. Manglende leveranser følges opp av prosjektet. Ingen av disse er kritisk for oppstart av utrulling. Risiko: De to viktigste risikoelementene i prosjektet nå: • Autorisasjonstjenesten: Middels sannsynlighet, høy konsekvens. Tiltak: Tett oppfølging av leverandører, fokus på testing og avsatt tid til ev. korreksjoner før produksjonssetting. • Migrering: Se eget punkt nedenfor Personell: Lokal innføringsansvarlig for Førde går ut av prosjektet fordi han går over til Helse Vest Innkjøp. Førde ikke har fått på plass en avtale med det nye innkjøpsforetaket. Prosjektet vil følge opp Førde i arbeidet med å finne en ny innføringsansvarlig. Det er varslet at MTA i Stavanger har liten kapasitet tilgjengelig for prosjektet i utrullingen. Styringsgruppen følger opp ledelsen i Stavanger. Sectras arbeider med å skifte prosjektleder. Sectra har i kontrakten tatt stort ansvar for migreringen, og prosjektet gjør nå tiltak mot leverandør for at dette skal bli overholdt. For øvrig er prosjektets vurdering er at fremdrift i DMA-pilot/utrulling er under relativt god kontroll med fokus på Sectra sine leveranser og oppgaver. Andre ressurser hos leverandøren kan ivareta dette. Forankring: Lokale styringsgrupper er på plass i alle fire foretak. Lokal innføringsansvarlig/prosjektleder er klar i HST, HBE og HFO. Prosjektet er nylig informert om at innføringsansvarlig i Førde ikke lenger er aktuell. Prosjektet følger opp dette. Nytte: Andre aktiviteter i prosjektet har tatt tid og ressurser den siste tiden. Det rapporteres derfor gult på dette punktet. Prosjektet har for øvrig jobbet systematisk med gevinstrealiseringsplanen. De lokale prosjekteierne vil få et stort ansvar. Prosjektet vil sette lokale innføringsansvarlige/prosjektledere inn i planen. Migrering Migreringsaktivitetene har både vært vanskeligere og forsinket vesentlig mer enn forventet. Slik DMAprosjektet i Helse Vest oppfatter kontrakten med Sectra, er det Sectra som har ansvar for leveransen av migrering. Målet er å ha på plass daglige overføringer fra PACS-ene i Førde, Fonna og Bergen i løpet av november. I etterkant ser DMA-prosjektet at dette skulle blitt fulgt opp strammere og mer kritisk. I utgangspunktet skulle Migrering starte samtidig som pilot. På grunn av manglende avklaringer knyttet til tilgangsnivå (basert på ReshID), ble prosjektet forsinket. Det var Helse Vest som hadde ansvar for avklaringene rundt tilgangsnivå. Dette medførte betydelig forsinkelser. Sectra utarbeidet også en plan for migrering vinteren 2015, basert på forsinkelsen beskrevet over, med oppstart i mai 2015. Etter hvert ble dette forskjøvet igjen på grunn av avklaringer rundt ReshID. Ny plan kom på plass i mai/juni hvor aktivitetene omfattet testmigrering i mai/juni, med påfølgende kvalitetssikring og deretter retting/tilpasninger av Sectra før sommeren. Etter sommeren skulle det foregå ny migrering med tilhørende kvalitetssikring. Videre planer for migrering • • • • Teste og løse utfordringer knyttet til migrering fra AGFA og annoteringer. Dette anses som en aktivitet prosjektet har god kontroll på, da løsningene i stor grad er testet. Noen utfordringer med å få alt på plass til andre uke i november. Endre noe på arbeidsprosessene knyttet til å legge til annoteringer i Fonna og Førde. Dette bør fungere greit og settes raskt i drift, slik at daglige overføringer kan starte innen andre uke i november Forberede innføring og teste midlertidig løsning fra Siemens, slik at den kan være i drift i desember/januar. Få avklart løsning med Carestream. Fremdrift og løsning her er svært usikkert både med tanke på tid, kostnad og kvalitet. 3 Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 10.11.2015 Erik M. Hansen Status brevkontroll med Felles EPJ i Helse Vest Arkivsak Styresak 074/15 O Styremøte 18.11.2015 Forslag til vedtak: 1. Styret tek saka til orientering. 1 Oppsummering Viser til sakene 029/15, 041/15 og 061/15 vedrørande brevkontroll frå Datatilsynet. Det er i denne saka kort orientert om status for brevkontroll frå Datatilsynet og arbeidet med etablering av tilgang på tvers mellom helseføretaka i Helse Vest RHF. Fakta Helseføretaka i Helse Vest har gjennomført konsolidering av databasane for Felles EPJ (DIPS) i den hensikt å kunne gjere bruk av ny lovgiving for pasientjournalar, jfr. lov om pasientjournal (PJL). Ny lov og forskrifter til denne trådde i kraft 01.01.2015. Datatilsynet gjennomfører brevkontroll med alle helseføretaka i Helse Vest og har bedt om informasjon for å gjennomgå at løysinga er i tråd med ny Lov om pasientjournal. Helse Vest har svart ut Datatilsynet med brev datert 22.05.2015 og 01.09.2015. Datatilsynet har ved brev datert 06.07.2015 bedt om ytterlegare informasjon, men ikkje gitt svar på det siste brevet frå Helse Vest. Helse Midt-Norge etablerte felles elektronisk pasientjournal frå 05.10.2015, jfr. kopi av informasjon nedanfor; Helse Midt-Norge og Helse Vest har gjennomført eit møte for å drøfte tilnærmingane til felles elektronisk pasientjournal etter ny lovgiving. Tabellen nedanfor viser nokre forskjellar (subjektive vurderingar); Problemstilling Helse Vest RHF Helse Midt-Norge «Drivar» for etablering av felles pasientjournal. Etablering og konsolidering av Felles EPJ har vore ei langsiktig satsing. Det har vore «store» diskusjonar mellom personvern og pasientsikkerhet. Klinisk personale har til tider stilt seg «uforståande» på utsida. Helse Midt-Norge har hatt ein felles database sidan 2003. Klinisk personale, særlig innanfor kreftomsorga, har vore drivarar for å få opna tilgang til journalinformasjon mellom helseføretaka i Helse MidtNorge. 2 Problemstilling Helse Vest RHF Helse Midt-Norge Tilnærming til journalstruktur Helse Vest har definert den vedvarande informasjonen som felles informasjon som vert delt ihht. § 9 i PJL og tilgang til journaldokument ihht. § 19 i PJL. For tilgang etter § 19 gjeld ei eiga forskrift. Helse Midt-Norge har definert den elektroniske pasientjournalen som ein felles regional pasientjournal som vert delt ihht. § 9 i PJL. Tilnærming til detaljar rundt personvern Helse Vest har drøfta ei rekkje mogeleg krav om variantar av sperring, og forsøkt på førehand å sikre at desse kan etablerast i DIPS slik ein antar at pasienten vil ha det. Helse Midt-Norge vil informere pasienten om felles journal og at pasienten kan be om sperring. Ved krav om sperring vil Helse Midt-Norge vurdere korleis dette best kan gjerast med utgangspunkt i den funksjonalitet som EPJ har. Tilnærming til risiko- og sårbarheit (ROS) Helse Vest har hatt lange diskusjonar om forhold av juridisk karakter også skal inngå i ROS. Dette har gitt som resultat at «tema» som vert tolka som «ulovleg», vert kategorisert til å ha svært høg risiko. Helse Midt-Norge har fokusert ROS på den funksjonelle endringa som oppstår for aktørane som fylje av etablering av felles EPJ. Konklusjon Helse Vest IKT vil bidra til den vidare dialogen med Helse Midt-Norge, og i arbeidet med tilrettelegging for at «tilgang på tvers» kan etablerast mellom helseføretaka i Helse Vest. 3 Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 10.11.2015 Harald Kaada og Erik M. Hansen Status prosjekt «Optimalisering EPJ forvaltning» Arkivsak Styresak 075/15 D Styremøte 18.11.2015 Forslag til vedtak: 1. Styret tar saken til orientering. 1 Oppsummering Prosjektet har som mål å tilpasse og optimalisere regional forvaltning av Felles EPJ for å hente ut effektiviserings- og kvalitetsgevinster. Oppdraget er gitt av AD-møtet i Helse Vest 13.04.2015. Gevinster forventes knyttet til en mer optimalisert forvaltning av dagens Felles EPJ og mulighetene gitt av fullført konsolidering, men ikke minst er prosjektets mål å tilrettelegge for at forvaltningen på en effektiv og helhetlig måte kan forvalte fremtidens Felles EPJ. Dette bildet vil blant annet omfatte KULE, DMA og støtte for «En innbygger – en journal», og av disse grunner være vesentlig mer omfattende og komplekst enn i dag. Prosjektet har som utgangspunkt at det antas å gi gevinst å opprette en regional forvaltningsenhet for EPJ forvaltning lagt til Helse Vest IKT. Prosjektet skal utrede om etablering av slik enhet er hensiktsmessig, beskrive fremtidig oppgavedeling mellom helseforetakene og Helse Vest IKT og mekanismer for styring og medvirkning fra foretakene. Prosjektet gjennomføres i tett samarbeid med tillitsvalgte/vernetjenesten. Prosjektet nærmer seg at en anbefaling vil overleveres styringsgruppen. Prosjektet forventer å anbefale som grunnleggende prinsipp at rutineoppgaver i forvaltningen legges til Helse Vest IKT med mindre juridiske eller andre tungtveiende grunner tilsier noe annet. En slik rendyrkning av rutineoppgavene forventes å gi kvalitets- og økonomiske gevinster, samt muliggjøre en tilsvarende rendyrkning av oppgaver knyttet til lokalt systemansvar i helseforetakene. En innføring av revidert forvaltningsmodell vil medføre at en del av dagens forvaltningsoppgaver, samt enkelte stillinger, flyttes fra helseforetakene til Helse Vest IKT. Videre vil prinsippene for oppgavedeling ligge til grunn når pågående og fremtidige prosjekter skal overleveres til forvaltning. Anbefaling om reviderte regionale styringsorgan for forvaltningen vil sikre styring fra helseforetakene. Prosjektet er nå i utredningsfasen. Prosjektets anbefaling vil legges frem for styringsgruppen 26.november, og deretter for AD-møtet. En beslutning om å gå videre vil innebære oppstart av en evt. innføringsfase. Denne antas gjennomført i 2016. Fakta Prosjektet har siden oppstart i mai gjennomført en omfattende analyse av dagens EPJ forvaltning, inkludert styrker og svakheter i dagens modell, dagens og fremtidens forvaltningsoppgaver, samt hatt dialog med prosjekter som forventes å overlevere sine løsninger til forvaltning i løpet av nærmeste fremtid, herunder KULE, DMA, DIPS Arena og Støtte til Samhandling. Prosjektet forventer å anbefale en revidert oppgavedeling etter følgende prinsipper: • Rendyrke funksjonene til lokalt systemansvarlig • Fjerne rutineoppgaver, styrke kapasitet og fokus på systemansvarligoppgaver • Rendyrke rutineoppgavene • Rutineoppgaver skal som utgangspunkt ligge til Helse Vest IKT, med mindre juridiske eller andre tungtveiende grunner tilsier noe annet En slik endring i oppgavefordeling vil medføre at enkelte av dagens rutineoppgaver overføres fra helseforetakene til Helse Vest IKT. Oppsummert vil konsekvensene for linjeorganisasjonen være: • EPJ-sentrene i helseforetakene blir mindre, men mer rendyrket rundt det lokale systemansvaret, med mål om å realisere kvalitetsgevinster • Helse Vest IKT vokser tilsvarende, men med mål om å realisere effektivitets- og kvalitetsgevinster • Regional forvaltningsenhet opprettes i Helse Vest IKT for å «ta imot» forvaltningsoppgaver fra EPJ-sentrene, og eventuelt samordne øvrige forvaltningsoppgaver i samme enhet • Evt. frigjort kapasitet knyttet til mer effektiv utførelse av oppgaver i revidert forvaltningsorganisasjon vil kunne hentes ut i form av redusert vekst ved overlevering av f.eks. KULE og DMA til forvaltning. 2 Prosjektet presiserer at utredningsfasen leverer et fremtidsbilde som krever noe ytterligere detaljering før innføring. Dette vil omfatte å undersøke antall stillingsekvivalenter som kan knyttes til hver oppgave som flyttes, samt vurdere konkret hvilke personer som skal flyttes som følge av revidert oppgavedeling. For å sikre medvirkning og styring fra helseforetakene etableres det reviderte regionale styringsorganer for forvaltningen. Disse vil sikre faglig og regional forankring av saker i forvaltningen og stå for den operative styringen på vegne av systemeierne. Prosjektet vurderer også tiltak for å styrke samhandling mellom prosjektportefølje og forvaltning i form av forbedret regional forankringsprosess og forbedret overlevering til forvaltning. Risiko ROS-analyse er planlagt til uke 46. I tillegg blir det gjennomført juridisk vurdering for å vurdere revidert oppgavedeling, både enkeltoppgaver og helhetlig. Vurdering av helheten i oppgavedelingen gjøres også i et fremtidsperspektiv: dersom våre prinsipper for oppgavedeling blir gjeldende for kommende prosjekter, er samme vurdering av helheten fortsatt gjeldende? Gevinst/nytte Gevinster av prosjektet kan ses i to perspektiv, hhv. gevinster som kan realiseres som direkte følge av prosjektet, og gevinster som først kan hentes ut senere ved at forvaltningen har en bedre evne til å ta i mot forestående leveranser til forvaltning. Prosjektet leverer en gevinstrealiseringsplan for gevinster som kan realiseres som direkte følge av prosjektet, og vil i tillegg indikere gevinstområder som kan realiseres som følge av senere leveranser. Det gjøres oppmerksom på at ettersom antallet stillinger knyttet til hver oppgave som flyttes først skal detaljeres i innføringsfasen, vil gevinstrealiseringsplanen måtte indikere økonomiske gevinstmål i form av prosentvis forbedring, fremfor kronebeløp. Konklusjon Prosjektet arbeider med å ferdigstille en anbefaling som skal behandles av styringsgruppen, og deretter legges frem for AD-møtet. Administrasjonen er av det syn at Helse Vest IKT vil kunne påta seg å utføre de felles oppgavene som foreslås lagt til en regional forvaltningsenhet. Dersom anbefalingen tas til følge, er det viktig at Tjenesteavtalen (SLA) gjennomgås nøye for å sikre at ansvarsfordelingen og samhandlingen er korrekt håndtert. En eventuell overdragelse av virksomhet må gjennomføres i nær dialog med involverte medarbeidere, fagforeninger og vernetjeneste. 3 Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 10.11.2015 Erik M. Hansen Status prosjekt «Vurdering av strategiar for sourcing» Arkivsak Styresak 076/15 O Styremøte 18.11.2015 Forslag til vedtak: 1. Styret tar saken til orientering. 1 Oppsummering Viser til styreseminar 18.06.2015 og til sak 051/15 i styremøtet 19.06.2015 og til sak 063/15 i styremøtet 16.09.2015. Administrasjonen har i saka lagt fram ein kort status for arbeidet med strategiar for sourcing. Fakta Styret gjorde fylgjande vedtak i sak 063/15; Sak 63/15 B Direktiv for vurdering av sourcing Oppsummering: I samsvar med styresak 051/15, la administrerande direktør fram eit forslag til direktiv for vidare arbeid med strategiar for sourcing. Han informerte om at administrasjonen har hatt stor nytte av å kunne ta utgangspunkt i mandat for tilsvarande prosjekt i Sparebank1 Gruppen. Administrasjonen legg opp til at resultatet av prosjekt skal leggast fram for styret i styremøtet i juni 2016. Dermed kan resultat av arbeidet kunne vurderast i arbeidet med budsjett for 2017. Administrasjonen vil no gjennomføre ein mini-konkurranse for å hente inn ekstern bistand til gjennomføring av prosjektet. Styret rådde til at administrasjonen vurderer korleis tillitsvalde og vernetenesta best kan involverast i prosjektet. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjende direktiv for vurdering av strategiar for «sourcing» Administrasjonen har gjennomført ein mini-konkurranse for å knytte ekstern ekspertise til prosjektet. Administrasjonen vil gje ei munnleg orientering om tildeling av oppdraget og tidsplan for gjennomføring av utgreiinga. 2 Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 30.10.2015 Erik M. Hansen, Leif Nordland Årshjul for Helse Vest IKT for 2016 Arkivsak Styresak 077/15 B Styremøte 18.11.2015 Forslag til vedtak 1. Styret vedtek årshjul for 2016. 1 Samandrag Viser til vedtak i styret om å etablere eit generisk årshjul for det overordna arbeidet i Helse Vest IKT. Administrasjonen har i denne saka lagt fram eit forslag til eit årshjul for 2016. Målet med årshjulet er å gje ei oversikt over dei viktigaste sakene som skal handterast gjennom året knytt til områda; internkontroll, kundeoppfylging, personell, strategi, økonomi. Årshjul 2016 Årshjulet er konkretisert med datoar for 2016 for arbeid med dei ulike tema og milepælar overfor styret, dei ulike samarbeidsfora og interne funksjonar i Helse Vest IKT. I høve arbeidet med porteføljestyring og tenesteavtalene, følgjer administrasjonen opp endringar frå Helse Vest RHF knytt til budsjettprosessen for 2016. Vedlegg I vedlegg 1 er det gitt ei grafisk oversikt over årshjulet med milepælar overfor styret. I vedlegg 2 er det gitt ein meir detaljert årsplan der tidspunkt for initiering av den interne sakshandsaminga og er vist. 2 Sak 077/15 Vedlegg 1 - styremøte 18.11.2015 Januar •Årleg melding til Helse Vest RHF Desember •SLA og • prismodell November •SLA, prismodell •Budsjett 2017 Styremøte 15.12.2016 Styresamling RHF 01.03.2016 Styremøte 09.11.2016 Styremøte 09.03.2016 Oktober Styremøte 21.09.2016 Årshjul 2016 September • •Internkontroll • •Forretningsplan • •Fellessamling IKT • •Budsjettramme Videokonferanse Juli Mars • Ledelsens årlege gjennomgang IKT-sikkerheit • Årsrekneskap 2015 • Årsberetning 2015 April Styremøte 27.04.2016 Styremøte og styreseminar 02.-03.06.2016 August •Lokale lønnsforhandlinger Fysisk møte Februar • Medarbeidertilfredshetsundersøkelse Juni •Langtidsbudsjett •Status ITIL •Overvåking •Strategi sourcing •Langtidsbudsjett Mai Vedlegg 2 til sak 077/15 Årshjul for Helse Vest IKT Helse Vest IKT: Beslutningsorgan: Årshjul 2016 (Styre-/Samarbeidsforum-/AD-/HF-/ IKTmøter) Tema Kommentar Fora Møtedatoer Saksbehandling oppstart (settes på sakskartet) Internkontroll: Miljøsertifisering - revisjon Miljø – handlingsplaner per seksjon Ledelsens årlige gjennomgang av IKTsikkerhet Status Internkontroll Mål overordna risikostyring Rapportering av risiko 3.ters 2015 Rapportering av risiko 1.ters 2016 Rapportering av risiko 2.ters 2016 Beredskapsøvelse (ref. ny regional plan fra 2012) HMS kartlegging Statusrapport ITIL Gjennomføres i 2016 1. styremøte i året 1. styremøte i året Årlig Helse Vest IKT Helse Vest IKT 3. kvt 16 Styret 09.03.16 Februar Styret Styret 21.09.16 09.03.16 August Februar Styret 09.03.16 Februar Styret 03.06.16 Mai Styret 21.09.16 September Helse Vest IKT n/a Mars Helse Vest IKT Styret n/a 03.06.16 1. halvår Ulf frist 15.05.16 Kunde: Kunde/brukertilfredshets- Gjennomføres i HF 1 Vedlegg 2 til sak 077/15 Helse Vest IKT: Beslutningsorgan: Årshjul 2016 (Styre-/Samarbeidsforum-/AD-/HF-/ IKTmøter) Tema Kommentar Fora Møtedatoer Saksbehandling oppstart (settes på sakskartet) undersøkelse, hvert 2 år. SLA – Tjenesteavtale 2017. Se eget generisk årshjul a) HF-ene b) Styret a) april b) 15.12.16 April Helse Vest IKT Helse Vest IKT Helse Vest IKT Helse Vest IKT Helse Vest IKT xx.09-xx.09.16 n/a n/a n/a n/a HF Mars Mai Februar kontinuerlig Mars September – desember Januar Helse Vest IKT Helse Vest IKT Helse Vest IKT Helse Vest IKT Helse Vest IKT Helse Vest IKT Helse Vest IKT Helse Vest IKT Helse Vest alle Helse Vest alle xx.01.16 xx.-xx.04.16 xx.09.16 xx.-xx.11.16 xx.-xx.01.16 xx.04.16 xx.-xx.09.16 xx.11.16 27-28.04.16 19-20.10.16 Januar Mars August Oktober Januar Mars August Oktober April Oktober Personell: Fellessamling Ferieplaner Kompetanseutvikling – plan Lønnsforhandlinger Medarbeidersamtaler – plan Bergen Medarbeidertilfredshetsundersøkelse, hvert 2 år Utvidet ledersamling Utvidet ledersamling Utvidet ledersamling Utvidet ledersamling Ledersamling Ledersamling Ledersamling Ledersamling Regional ledersamling Regional ledersamling Gjennomføres i 2016 En dag To dager En dag To dager To dager En dag To dager En dag To dager To dager 2 Vedlegg 2 til sak 077/15 Helse Vest IKT: Beslutningsorgan: Årshjul 2016 (Styre-/Samarbeidsforum-/AD-/HF-/ IKTmøter) Tema Kommentar Fora Møtedatoer Saksbehandling oppstart (settes på sakskartet) IKT-samling nasjonalt To dager, Helse Sør-Øst IKT-selskapene xx-xx.06.16 Nyansattkurs vår Nyansattkurs september Mars August Strategi: Strategi – årlig revisjon Forretningsplan – årlig revisjon Orientering om program til styre Teknisk arkitektur Tiltak ROS (risikoanalyse) Sourcing strategi Styret Styret 21.09.16 09.11.16 Mars Mars Styret Løpende vurdering Styret Styret Styret Løpende vurdering Løpende vurdering 03.06.16 Januar Styret Styret Styret Styret Styret Styret Styret 27.04.16 og 03.06.16 09.11.16 21.09.16 09.11.16 09.11.16 09.03.16 09.03.16 Mars Mai Juni August September Desember Desember Økonomi: Langtidsbudsjett SLA-prismodell (1) Utkast til budsjett (2) Pris (3) Endelig budsjett Årsberetning 2015 Årsregnskap 2015 Ferdig revidert 3 Vedlegg 2 til sak 077/15 Faste møter 2016 Tema Kommentar AMU Strategisk IKT Forum AD-møter RHF Sikkerhetsutvalget (SU) HV IKT RHF RHF RHF Faste rapporteringer 2015 Tema Servicerapport Virksomhetsrapport Økonomirapportering Mottaker: Fora Kommentar Mottaker: Fora Helse Vest IKT: Tidsfrister Frist/ledermøtedato Egen møteplan Egen møteplan Egen møteplan Egen møteplan Helse Vest IKT: Tidsfrister Frist/ledermøtedato Styret 10 arbeidsdager etter månedsskifte Se plan styremøtene 5 arbeidsdager etter månedsskifte 1 uke før utsendelse styremøtepapirer RHF 10. i hver måned HF 4
© Copyright 2024