sak 39-15 vedlegg Mobilisering av ressurser til

Org.nr. 983 658 776
HELSE MIDT-NORGE RHF
STYRET
Sak 39/15 Orienteringssaker
Vedlegg Mobilisering av ressurser til forberedelse av anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ
Saksbehandler
Mettemarie Tange
Ansvarlig direktør
Torbjørg Vanvik
Saksmappe
14/497
Dato for styremøte
16. april 2015
___________________________________________________________________________
SAKSUTREDNING:
VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER
Nummererte vedlegg som følger saken
Ingen
Utrykte vedlegg i saksmappen
IKT strategiplan Sak 82/12, nov 2012
IKT handlingsplan Sak 53/13SAK 2014
20140909 Referat styringsgruppe eHelse Saksnummer 28/14
GJELDENDE FORUTSETNINGER
2012:
Vedtak fattet av styret i Helse Midt-Norge RHF
IKT-strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger. Hovedmålene er:
• Standardisering
• Informasjonsdeling gjennom hele pasientforløp
• Journalsystemer i strukturert form og med aktiv beslutningsstøtte til klinisk aktivitet
• Bedre ressursutnyttelse og pasientlogistikk, samt redusert pasienttransport
• Bedre prioriterings- og gjennomføringsevne
«Styret ber administrerende direktør legge vekt på samhandling med kommunehelsetjenesten
og fastlegene, samt andre offentlige og private aktører i det videre arbeidet. «
Tiltaksområde 1 – Pasientbehandling og samhandling:
1.1
Bytte ut elektronisk pasientjournal og pasientadministrativt system
1
Org.nr. 983 658 776
2013:
1. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtar ”IKT-strategi Helse Midt-Norge Del II,
Handlingsplan 2013-2018”, og ber om at denne legges til grunn for videre arbeid med IKT i
foretaksgruppen.
2. Styret ber administrerende direktør videreføre det forberedende arbeidet for utskifting av
nåværende pasientadministrative system og journalsystem i foretaksgruppen.
2014:
Styringsgruppe eHelse oversender saken til adm.dir. Helse Midt- Norge RHF med anbefaling
om at det arbeides videre med planlegging av et prosjekt for realisering av alternativ 2 i
programstyrets anbefaling; - Et helhetlig endringsprogram innen hele helsetjenesten i MidtNorge på tvers av nivåene understøttet av ny felles systemløsning.
BAKGRUNN
Det skal anskaffes nytt pasientadministrativt system (PAS) og ny elektronisk pasientjournal
(EPJ) for Helse Midt-Norge. Til gjennomføring av anskaffelsesprogrammet skal det etableres
et anskaffelsesprogram. Det er vesentlig at programmet blir bemannet med tilstrekkelige og
kompetente ressurser til å gjennomføre anskaffelsen på en profesjonell måte som ivaretar
helseregionens behov, budsjettrammer og kontroll av risiko.
FAKTISKE OPPLYSNINGER
Det er kommunisert offisielt at tidspunkt for inngåelse av kontrakt vil skje den 20. desember
2017.
Datoer for sentrale milepæler fremgår av tabell 1, Sentrale milepæler.
Milepæler
Dato
Kunngjøring
Informasjon til kvalifiserte leverandører
Nedvalg fra 5 til 3 leverandører
Utsendelse av endelig konkurransegrunnlag
Mottak av endelige tilbud
Valg av leverandør – meddelelse om resultat
Kontraktsignering
30. november 2015
5. februar 2016
2. desember 2016
14. april 2017
4. august 2017
13. oktober 2017
20. desember 2017
Tabell 1. Sentrale milepæler
Tidsplanen for anskaffelsen av ny PAS/EPJ-løsning er basert på en forventning om at en
beslutning om mobilisering vil kunne skje i mai 2015. Tidsplanen har vært til ekstern
kvalitetssikring (KS) hos Boston Consulting Group (BCG). Konklusjonen er at planen er:
•
•
•
Existing plan is thorough and comprehensive
Procurement phase clearly well understood, documented and planned
Similarly, evaluation phase aligns with good practice
2
Org.nr. 983 658 776
BCG fremhever for øvrig viktigheten av sterk forankring i HMNs ledelse og at det etableres
et program med klart mandat og ansvarsforhold.
Planen og hovedaktiviteter for mobiliseringen fremgår av nedenstående figur.
Figur 1. Mobilisering - overblikk
Det pågår i øyeblikket et arbeide for å definere kommunal deltakelse med tanke på ressurser.
Dette foregår i forbindelse med utarbeidelse og inngåelse av samarbeidsavtaler for deltakelse i
programmet.
Av eksterne ressurser er følgende avtaler på plass eller under utarbeidelse:
• Juridisk bistand: Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS.
• Program og prosjektkonsulenter: Avgjørelse på anskaffelse treffes 17. april.
• It-infrastruktur eksperter: Avgjørelse på anskaffelse treffes innen utgangen av april.
• Kommunale helsefaglig konsulenter: Eventuell anskaffelse avtales i etterkant av
inngåelse av samarbeidsavtaler når forholdet mellom interne tilgjengelige ressurser og
programmets behov er avklart.
Det er i ferd med å innhentes rammeavtale for ekstern kvalitetssikring basert på de samme
prinsipper som ligger i Finansdepartementets KS regime.
HELHETLIG DRØFTING
Mobilisering av anskaffelsesprogram PAS/EPJ fokuserer i første omgang på å få meget
kompetente ressurser til sentrale roller i programmet og programkontoret. Dette reflekterer
3
Org.nr. 983 658 776
anskaffelsens kompleksitet og omfang. Av hensyn til videre kvalitet og fremdrift i
programmet, og ikke minst å få etablert et enhetlig og samlet fokus internt i HMN, er det
vesentlig å komme i gang tidlig og kunne bruke nødvendig tid på å mobilisere de riktige
ressursene til programmet.
HMN har behov for å mobilisere både interne og eksterne ressurser (primært
innleie/konsulenter) i første omgang for å forberede styresak knyttet til vedtak om å
kunngjøre anskaffelse av nytt PAS/EPJ. Det er avgjørende at saksunderlag i et meget
omfattende anskaffelsesprogram er av høy kvalitet som gjennomgår en ekstern
kvalitetssikring. Ressurser til programkontoret som jobber med styresaker med tilhørende
saksunderlag er de første ressursene som mobiliseres i løpet av april.
Interne ressurser fra foretaksgruppen skal deretter mobiliseres til øvrig
anskaffelsesorganisasjon. I april og mai vil det pågå interne prosesser i foretaksgruppen
knyttet blant annet til endelig organisering og ansvarsfordeling i relasjon til den
organisasjonsutviklingen (standardisering av pasientforløp/pakkeforløp med tilhørende
arbeidsprosesser) som må foregå løpende fra d.d. fram til implementering av nytt system.
HMN har utarbeidet forslag til organisering basert på erfaring fra tilsvarende program. Dette
vil bli presentert for styret før sommeren 2015.
Det planlegges også referansebesøk til sykehus/klinikker (i perioden mai – august) som er
brukere på ulike stadier av systemer fra aktuelle leverandører.
Kompetansebehovene i programmet som helhet knytter seg til klinikere, kommunal
helsefaglig ekspertise, it-infrastrukturspesialister, spisskompetanse innenfor økonomi, juss og
prosjektstyring. I tillegg til dyp faglig innsikt innenfor sine respektive områder, vil det legges
vekt på å finne frem til ressurser med erfaring fra komplekse og store programmer, med stor
erfaring fra planlegging- og styringsprinsipper i slike programmer, svært gode
samarbeidsevner, samt generell anskaffelseserfaring.
Sentrale ressursene forventes å bli innrullert i programmet fra midten av april til starten av
juni. Fra juni er det viktig at de er 100 % frigjort til anskaffelsesarbeidet, slik at de kan inngå i
detaljplanlegging og forberedelse av oppstarten av programmet i august.
De øvrige programdeltagerne skal utpekes senest 1. juni. Det vil være en kombinasjon av
egne ansatte fra hele foretaksgruppen og eksterne/innleide ressurser. De skal være klare til å
inngå i programmet senest 17. august – helst før.
Det er planlagt med et kick off for samtlige programdeltagere i august, og det vil i starten av
september foregå undervisning i offentlige anskaffelser, kravspesifisering og program- og
prosjektforståelse.
KONSEKVENSVURDERING
Det er ikke gjennomført en ROS analyse som grunnlag for selve beslutningen om å mobilisere
programmet. Overordnede konsekvenser ved å skyve beslutningen om mobilisering listes i det
nedenstående.
4
Org.nr. 983 658 776
Positive konsekvenser
Område
Konsekvens
Detaljplanlegging
Styringsstruktur
Der vil være mer tid til detaljplanlegging
Styringsgruppe og programdirektør vil kunne være på plass i
forkant av mobiliseringen.
Tabell 2. Positive konsekvenser
Negative konsekvenser
Område
Konsekvens
Momentum
Det har vært snakk om anskaffelsen i en del år, en rekke
delaktiviteter er igangsatt i forventning om at programmet skal
etableres formelt, og folk ønsker å komme i gang.
HMN har i dag system man er alene om å bruke. Dette gir risiko
både klinisk og ift. økte driftskostnader. HMN er sist ute av
helseforetakene. Flere tiltak er blitt utsatt på bakgrunn av en
forventning om at behovene kan oppfylles via den nye PAS/EPJløsningen. En forskyvning av mobilisering vil som utgangspunkt
medføre at tiden før en ny og bedre løsning er på plass forskyves
tilsvarende. Forventninger til effektiviseringer, kvalitetsløft mm.
vil i så fall bli innfridd senere, med tilsvarende nyttetap. Dersom
tidsplanen komprimeres for å holde sluttdato, øker risikoen i
gjennomføringen av programmet.
Kontrakttidspunktet den 20. desember 2017 er allerede offentlig
gjort på interne og eksterne møter og konferanser, blant andet til
HOD og leverandører. Utsettelse av å få mobilisert programmet vil
kunne skape et negativt omdømme både internt og eksternt.
Tidsplan forskyves
eller komprimeres
Omdømme
Tabell 3. Negative konsekvenser
ØKONOMISKE KONSEKVENSER
Budsjett for 2015 er satt opp med finansiering av mobiliseringsfasen.
De økonomiske konsekvensene på programkostnader og tapt nytteverdi ved ikke å starte
mobiliseringen nå fremgår av tabell 4, Estimerte økonomiske konsekvenser.
Område
Konsekvens
Endring av tidsplan
Kontrakttidspunktet vil bli flyttet ca. 3 måneder – fra 20. desember
2017 til mars 2018.
Estimat av ekstra kost i programmet: ca. 3,5 mNOK
Estimert effekt* av å utsette mobilisering med tre måneder er
estimert til å ligge i intervallet -1 til -12 MNOK avhengig av
omfang på anskaffelsen. Effekten vil påvirke prosjektets estimerte
Nytte
5
Org.nr. 983 658 776
lønnsomhet**.
*Estimat basert på neddiskontert effekt av tre måneders utsettelse, diskonteringseffekten.
**Prosjektets diskonterte nåverdi av fremtidig kontantstrøm.
Tabell 4. Estimerte økonomiske konsekvenser
ADM. DIREKTØRS OPPSUMMERING/ANBEFALING
Med bakgrunn i det som er beskrevet over anbefaler adm. direktør at mobiliseringsprosessen
igangsettes, i første omgang for å forberede styresak knyttet til vedtak om å kunngjøre
anskaffelse av nytt PAS/EPJ, i henhold til den fremlagte planen.
Det er i tillegg behov for å få etablert en felles styringsmodell sammen med kommunene.
Styringsmodellen vil etter all sannsynlighet omfatte et programstyre sammensatt av
representanter fra kommuner, RHF, HF og tillitsvalgte. Brukerrepresentanter skal være
representert i referansegrupper og eventuelt i styringsgruppen.
Det vil bli lagt frem orienteringssaker og vedtakssaker til styret knyttet til anskaffelsen i
perioden april – oktober 2015 etter følgende plan.
Juni:
Det vil bli fremlagt en egen styresak i juni med vedtak om oppnevning av programstyre for
anskaffelsen samt en preliminær kost/nytte analyse inklusive grundig gjennomgang av
nullalternativet.
September:
Utkast til programinitieringsdokument (PID).
Oktober:
Styresak med vedtak om igangsetting av anskaffelsen.
Når styringsgruppe er etablert og dens leder er utpekt vil prosessen med å rekruttere
programdirektør settes i gang.
Dersom det mot formodning ikke lykkes å etablere samarbeidsavtaler med kommunene vil
samme tidsplan legges til grunn og HMN vil da planlegge for en anskaffelse som omfatter
kun spesialisthelsetjenesten i regionen.
6