Samlefil
Felles Studieadministrativt Tjenestesenter – FSAT FSAT-15-045 Innkalling Møte i styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter Til: Styremedlemmer Christen Soleim, UiB (Leder), Heidi Adolfsen, UiT (Nestleder) Gunnar Bendheim, HiST Kjetil Solvik, NMH, Marianne Øhrn Johannessen, UiA Hogne Ulla, NSO Richard Borge, FSAT Observatører Joar Nybo, KD Vertsorganisasjonen UiO Tove Kristin Karlsen Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT Tina Lingjærde Anne Kathrine Foss Haugen (referent) Tid: Torsdag 18.juni 2014 kl 10:00 - 15:00 Møtested: FSAT, møterom i 8 et., Forskningsveien 3B, Oslo (se kart) Middag på Brasserie Hansken kl 16.00 FSAT-15-045 Innkalling møte i styret for FSAT 18. juni 2015 Agenda Sak 1. Referat fra styremøte 23.4.15 Sak 2. a) b) c) Orienteringer Status flytting Status organisasjonsprosjektet Nytt navn for FSAT Orienteringssaker Sak 3. Status fusjoner Sak 4. Status avtaler Sak 5. Felles klagenemnd: Årsmelding 2014 Sak 6. Samordning av masteropptak: Endelig rapport Drøftingssaker: Sak 7. Strukturmeldingen Sak 8. Evaluering av direktør Sak 9. Evaluering av styrets arbeid Sak 10. Strategi for FSAT Sak 11. STAR-prosjektet – videreføring av arbeidet Vedtakssaker: Sak 12. Tertialrapport 1. tertial 2015 Sak 13. Dialogmøte FSAT-KD: Oppfølging av KDs tilbakemeldinger Sak 14. Finansieringsmodell og fusjoner Sak 15. Resultatkrav til direktør Sak 16. Eventuelt FSAT-15-045 Innkalling møte i styret for FSAT 18. juni 2015 Dokumenter til FSAT-styremøte Sak 1 Referat fra møte i styret for FSAT 23.4.2015 FSAT-15-043 Sak 3 Notat vedrørende status for institusjonsfusjoner FSAT-15-056 Sak 4 Notat vedrørende status for avtaler FSAT-15-063 Sak 5 Årsmelding for 2014 for Felles klagenemnd FSAT-15-061 Sak 6 Samordning av masteropptak: Endelig rapport FSAT-15-062 Sak 7 Notat vedrørende strukturmeldingen FSAT-15-051 Sak 8 Notat vedrørende evaluering av direktør FSAT-15-050 Sak 9 Notat vedrørende evaluering av styrets arbeid FSAT-15-059 Sak 10 Strategi for FSAT Saksfremlegg Tidsplan FSAT-15-055-1 FSAT-15-055-3 Sak 11 Notat vedrørende videreføring av arbeidet i STARprosjektet FSAT-15-057 Sak 12 Forslag til vedtak Tertialrapport for FS 1. tertial 2015 FSAT-15-047-1 FSAT-15-047-2 Sak 13 Forslag til vedtak Referat fra dialogmøtet FSAT - KD FSAT-15-060-1 FSAT-15-060-2 Sak 14 Finansieringsmodell for FS Forslag til vedtak Notat vedrørende finansieringsmodell og fusjoner Sammendrag prismodellene Fordelingsnøkkelmodeller FSAT-15-048-1 FSAT-15-048 FSAT-15-005-2a FSAT-15-005-2b Sak 15 Forslag til vedtak Notat vedrørende resultatkrav til direktør FSAT-15-052-1 FSAT-15-052 Hilsen Christen Soleim Leder for FSAT-styret Grete Christina Lingjærde Direktør FSAT FS-15-028 Innkalling til møte i styret for FSAT 18. juni 2015 Side 3 <sideskift> Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-15-043 Referat Møte i styret for FSAT 23. april 2015 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Heidi Adolfsen, UiT Kjetil Solvik, NMH Marianne Øhrn Johannessen, UiA Gunnar Bendheim, HiST Richard Borge, FSAT Kristian Myhre, NSO for Hogne Ulla Observatør: Lars Arne Aasen, KD for Joar Nybo Vertsorganisasjonen: Johannes Falk Paulsen, UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT): Tina Lingjærde Kathy Foss Haugen (referent) Forfall: Møteleder: Christen Soleim, UiB Referent: Tina Lingjærde/Kathy Foss Haugen Dato: 23. april 2015 Sist endret: Dagsorden Sak 1. Referat fra styremøte 2.3.15 Sak 2. a) b) c) d) e) f) Orienteringer FS-Brukerforum 14.4-15.4.15 Møte i FS-Planleggingsgruppen 16.4.15 Status for organiseringsprosjektet Status for lokalisering Strukturmeldingen NOM-opptaket 2015 Orienteringssaker Sak 3. Status for avtaler Sak 4. Strategiarbeidet Vedtakssaker: Sak 5. Navneforslag for organisasjonen Sak 6. Videre prosess for grafisk profil Sak 7. Stillingsinstruks for direktør Sak 8. Avtale mellom FSAT og institusjonene om bruk av FS Drøftingssaker: Sak 9. Fusjoner Sak 10. Finansieringsmodell og fusjoner Sak 11. Dialogmøtet hos KD Sak 12. Eventuelt FSAT-15-043 Referat fra møte i styret for FSAT 23.4.2015 Side 2 Styreleder ønsket velkommen. Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. 1. Referat fra møte i styret for FSAT 2.3.15 Styret hadde ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Orienteringer a) FS-Brukerforum 14.4-15.4.15 Daglig leder orienterte. FS-Brukerforum ble arrangert i Oslo med 220 deltakere. Forumet har nå funnet sin form, det var et vellykket arrangement og det har kommet positive tilbakemeldinger på innhold i programmet og på gjennomføring. b) Møte i FS-Planleggingsgruppen 16.4.15 Daglig leder orienterte. Følgende saker ble behandlet på møtet: orienteringssaker, oppnevning av nye medlemmer til ekspertgrupper, gjennomgang og innvilgning av utviklingsønsker for FS. Høstens Kontaktforum ble vedtatt utsatt til våren på grunn av arbeidet med fusjoner i sektoren. c) Status for organiseringsprosjektet Daglig leder orienterte. Det ble avholdt et forhandlingsmøte med hovedtillitsvalgte ved UiO 9.4.15. Ny organisasjonsstruktur ble formelt vedtatt. Det jobbes nå videre med funksjons- og bemanningsplan som skal drøftes lokalt. Målet er at alle ansatte skal være innplassert før 1.7.15. d) Status for lokalisering Daglig leder orienterte. Det er opprettet en flyttegruppe, som har jobbet med arkitekt for å få tilpasset lokalene til FSATs arbeidsmønster. Flyttegruppen har gjennomført kartleggingsundersøkelser og laget inventarliste. FSAT tar med alle møbler, men vil i tillegg trenge noe nytt. Det har vært møter med utleier. Prosjektet går etter planen, og innflytting er planlagt fra 1.12.15. Flyttingen vil medføre ekstrakostnader, som det vil blir søkt om få dekket via ekstrabevilgning fra KD. e) Strukturmeldingen Styreleder orienterte. Strukturmeldingen ble lagt frem i slutten av mars og skal vedtas av Stortinget i juni. I Strukturmeldingen legger regjeringen frem forslag til følgende punkter som har betydning for FSAT: Regjeringen vil etablerere en arbeidsgruppe som skal utarbeide en helhetlig strategi og forslag til tiltak for hvordan systemer for faglig aktivitet og administrasjon kan brukes og organiseres mer effektivt. Arbeidsgruppen skal etableres i samarbeid med Universitets- og høgskolerådet, ha deltakere fra sektoren og sekretariat fra UNINETT AS. Regjeringen vil videreutvikle Felles studieadministrativt tjenestesenter, og vurdere om dette bør organiseres som et selvstendig forvaltningsorgan direkte under Kunnskapsdepartementet Regjeringen vil vurdere om NOKUTS kompetansesenter for utenlandsk utdanning på sikt kan overføres til Felles studieadministrativt tjenestesenter Regjeringen vil vurdere hvordan Database for statistikk om høgre utdanning kan videreutvikles som miljø for økonomiske analyser og standardisert rapportering. Dette bør ses i sammenheng med utviklingen av FSAT FSAT-15-043 Referat fra møte i styret for FSAT 23.4.2015 Side 3 - Regjeringen vil på sikt vurdere om CRIStin skal få en nærmere tilknytning til FSAT eller andre fellestjenester. CRIStin er viktig for flere sektorer, og dette vil være sentralt i vurderingene. Når strukturmeldingen er vedtatt, vil vi se på hva den vil innebære for FSAT. f) NOM-opptaket 2015 Daglig leder orienterte. Det er rekordstor økning i antall søkere. I år er det 127900 søkere, noe som utgjør en økning på 6,7 %. Det har ikke vært alvorlige hendelser knyttet til systemene. FSAT-15-043 Referat fra møte i styret for FSAT 23.4.2015 Side 4 3. Status for avtaler Daglig leder orienterte. Styret er tilfreds med at driftsavtale med USIT er ferdigstilt og signert. Dette er en viktig avtale, og fordrer at både FSAT og USIT har et profesjonelt forhold til hverandre som kunde og leverandør. Status på de andre avtalene ble gjennomgått. Det arbeides videre med avtalene. 4. Strategiarbeidet Styreleder orienterte. Det er laget en oppsummering av SWOT analysen og noen fokusområder og en fremdriftsplan for det videre arbeidet. Prioritering for fokusområder må revurderes i lys av Strukturmeldingen. FSAT må jobbe med å få frem et helhetlig bilde av virksomheten. Det er viktig å ha en god dialog med aktuelle aktører og at FSAT har legitimitet i sektoren. Tidsplanen blir utvidet for å kunne få forankring og ta en høringsrunde i sektoren og hos andre aktuelle aktører som Uninett, Samhandlingsforumet og BOTsamarbeidet. Høringsrunden og presentasjon av SWOT-analysen skal tas i mai-juni 2015. Styret skal arbeide videre med strategien på senere møter. Grovutkast til dokumentet skal foreligge 15.oktober. Arbeidet skal være ferdig primo 2016. 5. Navneforslag for organisasjonen Styreleder orienterte. Navn på organisasjonen er svært viktig for de ansatte. En egen arbeidsgruppe er blitt etablert, og arbeidsgruppen har levert en rapport til styret vedrørende navn til FSAT. Vedtak: Styret er svært fornøyd med det grundige arbeidet som navnegruppen har gjort, og de forslagene som er kommet. Styret ønsker at valg av nytt navn for virksomheten også vurderes i lys av Strukturmeldingen og mulige nye oppgaver som blir lagt til FSAT, samt første del av strategiprosessen for virksomheten. Navnet på FSAT er viktig for organisasjonens indre og ytre forhold, og styret ønsker derfor at ekstern kompetanse involveres i arbeidet, i tillegg til de ansatte. Styret vil fatte vedtak i saken i møtet 9.september. 6. Videre prosess for grafisk profil Grafisk profil henger tett sammen med navn. Behandling av saken utsettes derfor i påvente av konklusjon i saken vedrørende nytt navn for tjenestesenteret. Vedtak: Saken utsettes i påvente av vedtak for nytt navn. FSAT-15-043 Referat fra møte i styret for FSAT 23.4.2015 Side 5 7. Stillingsinstruks direktør Styreleder innledet og orienterte om arbeidet rundt stillingsinstruks for direktør. Et forslag til instruks var vedlagt saken. Styret diskuterte saken og følgende innspill: - Det må presiseres at styret innstiller og UiO ansetter Det skal tilføyes et avsnitt om at direktøren skal sikre at organisasjonen bidrar til digitalisering av arbeidsprosesser og tjenester for FSATs brukerinstitusjoner og til at det leveres gode digitale løsninger til sluttbrukerne. Det må også tydeliggjøres at direktøren skal ta initiativ til og bidra til et godt samarbeid med brukerne Det må framgå at direktøren har fullmakt til å inngå avtaler og disponere økonomiske midler innenfor de rammer som følger av foretakets organiseringsform, vedtekter og styrets beslutninger. Vedtak: Forslag til stillingsinstruks vedtas med de innspill som framkom i møtet. 8. Avtale mellom FSAT og institusjonene om bruk av FS Daglig leder innledet. Etter opprettelsen av FSAT må det lages ny avtale mellom FSAT og institusjonene om bruk av FS. Et utkast til avtale var laget. Styret diskuterte saken, og følgende innspill fremkom: - Beskrivelsene av fordelingsnøkkelen for beregninger av kostnader bør utgå. Søknad om dekning til sekretariat bør også utgå. Det skal stå i avtalen at databehandleravtaler skal inngås Avtalen bør omhandle noe om gjensidige forpliktelser og krav til deltakelse i ulike fora. Det skal i avtalen stå at FSAT forplikter seg til å levere i henhold til årsplan. Vedtak: Forslag til avtale vedtas med de endringer som framkom i møtet. 9. Fusjoner Styreleder og daglig leder innledet, og presenterte et notat med status og risikovurderinger knyttet til fusjonsprosjektene. Dette er et viktig arbeid som FSAT utfører på vegne av KD og institusjonene. Det er derfor viktig at fusjonene lykkes. Det ble holdt et felles informasjonsmøte for de involverte institusjonene 3.3.15. I tillegg har fusjonsteamet hatt egne møter med alle fusjonerende institusjoner. På disse møtene var ledelsesforankring, ansvarsfordeling og gjensidig forventningsavklaring sentrale tema. Gjennomføring av fusjonene krever en stram tidsplan, som det er viktig at alle involverte parter følger. FSAT har derfor vært opptatt av at institusjonene har nedsatt prosjektgrupper for arbeidet. Styret diskuterte fusjonenes innvirkning på andre oppgaver i FSAT. Styret er bekymret for at fusjonene fører til for lav bemanning på brukerstøtte. Styret mener at et viktig tiltak for å redusere risiko knyttet til utilstrekkelige ressurser i FS-støtte, er bemanningsøkning. FSAT-15-043 Referat fra møte i styret for FSAT 23.4.2015 Side 6 Styret ønsket videre at FSAT undersøker muligheten for å søke om prosjektmidler fra KD. FSAT må være tydelig overfor sektoren på hva den kan forvente, og gi god informasjon om hva som skjer. Styret ønsker å følge denne saken tett, og risikovurderingen skal følges opp på hvert styremøte fremover. 10. Finansieringsmodell og fusjoner Styreleder innledet. Dagens finansieringsmodell er knyttet til antall institusjoner kombinert med antall studenter. Kostnader pr. student er avhengig av antall studenter. Inntekten til FSAT er lik, da kostnadene fordeles mellom institusjonene som bruker FS. Endringene i sektoren, med færre institusjoner, vil få økonomiske konsekvenser for institusjonene. Når man gjennomfører fusjoner blant FS-institusjonene, blir det færre institusjoner å fordele kostnadene på og antall studenter endres, noe som vil medføre en endring i størrelsen på kontingenten for den enkelte institusjon. Styret diskuterte også brukerbetaling for FS versus tildeling fra KD. Dagens finansiering bidrar til at institusjonene får et eierskap til FSAT og at FSAT får incitament til å levere de tjenestene institusjonen trenger. Styret ber om at det lages simuleringer for hvordan fusjoner påvirker fordelingen av kontingenten mellom institusjonene, og dette skal legges fram på neste styremøte. 11. Dialogmøtet hos KD Styreleder innledet. Styret diskuterte agendaen som KD har satt opp til dialogmøtet 24. april. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Prosess knyttet til fusjon og organisering Virksomhetsmålarbeidet med målstruktur Arbeid med strategiplanen Om enkeltaktiviteter Forholdet til universitets- og høgskolesektoren Strukturmeldingen Økonomi 12. Eventuelt Styreleder informerte om at daglig leder for SO, Bente Ringlund Bunæs, har sagt opp sin stilling i FSAT fra 31. mai. Neste møte: torsdag 18. juni kl. 10 – 15. Middag kl 16. FSAT-15-043 Referat fra møte i styret for FSAT 23.4.2015 Side 7 <sideskift> Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-15-056 OMN Til styret Sak 3 Status fusjoner i 2015-2016, konsekvenser og risikovurdering Bakgrunn Dette notatet er todelt, en statusrapport og en risikovurdering. Risikovurderingen inneholder de samme risikoene som for styremøtet 23. april, men det er lagt til noen nye tiltak/forhold under enkelte av risikoene. I del 1 får styret informasjon om hvilke grep FSAT har gjort for å møte sektorens behov for bistand til fusjonering av FS-databaser siden forrige statusrapport i april. Del 2 inneholder risikovurderingen som styret vil følge på styremøtene fremover. Del 1: Statusrapport 1.1 Stortingsmelding 18: «Konsentrasjon for kvalitet — Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» I uke 13 kom Kunnskapsdepartementet (KD) stortingsmeldingen «Konsentrasjon for kvalitet — Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/meld.-st.-18-2014-2015/id2402377/ Stortingsmeldingen lager et nytt kart over utdannings-Norge og angir hvilke sammenslåinger KD anbefaler med virkningsdato 1. januar 2016 (kategori 1), og hvilke som må utredes nærmere (kategori 2 og Kategori 3). https://www.regjeringen.no/contentassets/9269702f54224a75abf4889ce2833faa/sammenslaing-avlaresteder-21.03_endelig.pdf 11. juni 2015 blir Stortingsmelding 18 behandlet i Stortinget. FSAT-15-056 1.2 Institusjonenes behov for bistand fra FSAT Siden siste styremøte har følgende institusjoner inngått avtale med FSAT om bistand til fusjon: - Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Ålesund og Høgskolen i Sør-Trøndelag UiT – Norges arktiske universitet, Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Narvik Universitetet i Stavanger og Høgskolen Stord/Haugesund Universitetet i Nordland og Høgskolen i Nesna Campus Kristiania – fusjon av 4 FS-databaser Diakonhjemmet høgskole, Misjonshøgskolen, Haraldsplass diakonale høgskole og Høgskolen Betanien NTNU har i tillegg bedt om bistand til å flytte drift av FS-databasen fra NTNU til USIT. FSAT har ledet flytteprosjektet i samarbeid med prosjektleder fra NTNU. 1.3 Møter med UH-sektoren 1.3.1 Felles workshop om fusjon av FS-databaser 26. – 27. mai 2015 FSAT inviterte alle FS-institusjonene som har inngått avtale om fusjonsbistand til seminar om fusjoner 26. – 27. mai. Det var totalt 49 deltakere, hvorav 5 fra FSAT. De øvrige deltakerne bestod av både studieadministrativt ansatte og IT-ansatte. Prosjektleder for fusjonsprosjektet fra FSAT, Knut Løvold, var ansvarlig for programmet. Innholdet var fokusert på statusvurdering og egenrefleksjon fra de ulike institusjonene, i tillegg til erfaringsutveksling og diskusjon mellom deltakerne. Programmet bestod av plenumssesjoner, workshops for IT-ansatte for å avklare forholdet mellom FS og omkringliggende systemer, og workshops for studieadministrativt ansatte med fokus på FS-spesifikke spørsmål. Det ble også satt av tid til møter mellom de enkelte fusjonspartnerne. Totalt sett er inntrykket at fusjonsinstitusjonene har nedsatt prosjektorganisasjoner og at arbeidet med rydding i data er kommet i gang. Det er ulike utfordringer for de ulike fusjonspartnerne avhengig av størrelse og kompleksitet, og fremdrift varierer også. Workshopen åpenbarte at enkelte fusjoner kommer til å operere med flere læringsmiljøsystemer (LMS) og arkivsystemer etter fusjon. I første omgang vil en løsning med flere arkiv- og LMS-systemer først og fremst være en utfordring for institusjonene det gjelder. Det er således deres ansvar. FSAT har likevel bedt de aktuelle institusjonene så snart som mulig gi en oversikt over omfang, hva institusjonene kan løse selv og hva de har behov for at FSAT kan løse. Det vil så bli en vurdering hva FS og FSAT kan gjøre for å avhjelpe situasjonen. FS leverer data til flere av disse systemene i dag, en utfordringen blir å sende de riktige dataene til de riktige systemene hvis en institusjon har flere systemer. FSAT-15-056 1.3.2 Flytting av drift av FS for NTNU I mai har det vært gjennomført en utvidet testperiode med svært intensivt arbeid for å vurdere muligheten for flytting av drift av FS for NTNU til USIT. NTNU har driftet FS på egenhånd siden 1996 og har utviklet mange løsninger mot omkringliggende systemer tett integrert med FS. Den tette koblingen mot omkringliggende systemer ga teknikerne nye utfordringer i forhold til flytting av drift for andre institusjoner. I testperioden har man skrevet om koden for mange av NTNUs lokale integrasjonsløsninger, noe som har gitt positiv effekt. NTNU-IT og USIT-drift har nå god oversikt over integrasjonsløsningene, hva som virker tilfredsstillende og hva som kan forbedres. Det anbefales at det nedsettes et eget prosjekt for å se på hvilke jobber det er hensiktsmessig å utvikle felles webservice-løsninger for, som erstatning for dagens lokale NTNU-kode. Flytting av drift av FS for NTNU er vedtatt helgen 6. -7. juni. 1.4 Overordnet tidsramme for fusjonsprosjektet av FS-baser: - - Prosjektstart: Gjennomført o Uke 17 Seminar 1: Gjennomført o 26. – 27. mai Flytting av drift av FS for NTNU o 6. – 7. juni Prøvefusjon 1: o September/oktober Seminar 2: o Oktober/november 1. januar 2016: o Fusjonspartnerne benytter dagens FS-databaser, men har identiske vitnemål, Studentweb mv Prøvefusjon 2: o Januar/februar 2016 Fusjon av databaser: o Februar/mars 2016 Semesterstart høsten 2016 o Klargjøring innen 1. juli 2016 FSAT-15-056 Del 2: Risikovurdering 2.1 Risikovurdering Risiko Det er fortsatt tidlig i prosjektet, men fremdeles mener FSAT at de samme 4 risikoene som ble presentert i april, er de relevante. Det er lagt til noen tiltak og forhold under risiko C og D. Disse er tydeliggjort. A) Utilstrekkelige ressurser FSAT skal i 2015 gjennomføre store organisasjonsendringer, alle skal flytte, og alle løpende ordinære oppgaver skal gjennomføres. I tillegg har FSAT fått midler til å starte arbeidet med vitnemålsbank, samt EU-finansiering til et prosjekt for europeisk resultatutveksling. FSAT er dimensjonert for å gjennomføre planlagte oppgaver. Ressurser for ikke planlagte oppgaver i 2015 må hentes internt i organisasjonen gjennom effektivisering og omprioriteringer. Arbeidet med fusjonering av FS-databasene vil måtte hentes gjennom intern omprioritering. I første omgang vil det ha størst konsekvenser for FS-støtte i perioden. En ansatt i FS-støtte har sagt opp sin stilling fra 1. august, noe som forverrer situasjonen med intern omprioritering ytterligere. Dette vil kunne få konsekvenser for øvrig drift i FS-støtte. Tiltak for å redusere risiko knyttet til utilstrekkelige ressurser vil være: Utarbeide en prioritert liste over oppgaver som skal utføres av FS-støtte Være tydelig på prioriteringene utad slik at brukerne har realistiske forventninger. Vurdere å øke ressursene i FS-støtte midlertidig gjennom bemanningsøkning Risiko er vurdert med utgangspunkt i at planlagte tiltak blir gjennomført (gjenværende risiko). Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 har utilstrekkelige ressurser til å nå målene om fusjonene for og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelige ressurser til å nå målet. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 5 B) Manglende kompetanse FSAT har god erfaring med fusjonering av FS-databaser både for prosjektlederkompetanse og på databasesiden. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende kompetanse ressurser vil være: Opprette fusjonsteam i FS Flere personer er involvert i fusjon av databaser Planlagte tiltak er gjennomført. FSAT vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 har manglende kompetanse til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelig kompetanse til å nå målet Sannsynlighet: 1 FSAT-15-056 Konsekvens: 4 C) Manglende oppfølging fra FS-institusjonene FSAT er avhengig av å gjennomføre et stramt tidsløp med lite rom for avvik fra prosjektplanen. Vi er derfor avhengig av at den enkelte institusjon følger opp krav fra prosjektleder i FSAT. I møtene med institusjonene som skal fusjonere i april var fusjonsteamet i FSAT opptatt av ledelsesforankring og prosjektorganisering av det kommende arbeidet. Situasjonene er her betydelig bedret og alle fusjonene har nå ledelsesforankring og prosjektorganisering ved institusjonene. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende oppfølging fra FS-institusjonen vil være: Ledelsesforankring på møtene med institusjonene som skal fusjonere Krav om prosjektorganisasjon for fusjon av FS-databasene på institusjonene som skal fusjonere Gjennomføring av to seminarer som planlagt i prosjektplanen Månedlige telefonmøter/nettmøter med prosjektlederne ved fusjonsinstitusjonene Bruk av verktøyet Jira for å se hvilke oppgaver som er utført og hvilke som gjenstår. Nye tiltak siden april: Oppfølging fra institusjonene om ting FSAT påpeker er viktige for å komme i havn Avslutning av saker i Jira Risiko er vurdert med utgangspunkt i at tiltakene fra april er gjennomført eller igangsatt. Samtidig ser vi at det er ulikt hvor fort arbeidet i den enkelte fusjon skrider frem. Mye arbeid skal gjøres før og etter sommeren, og FSAT vil vurdere nærmere hvorvidt manglende oppfølging fra institusjonene representerer en risiko frem mot septembermøtet. Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 har manglende oppfølging fra FS-institusjonene til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke får tilstrekkelige oppfølging til å nå målet. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 5 D) Problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT, og konsekvenser for fusjon av FSdatabasene For de institusjonene som driftes av USIT har databasemedarbeiderne i FSAT tilgang til alle institusjonenes FS-data. Det er derfor enklere å kjøre script som henter data det bør rydde i og kjøre fusjoneringsscriptene. FSAT har høy kompetanse på fusjonering av FS-databaser. NTNU har driftet FS på egenhånd siden 1996 og har utviklet mange omkringliggende systemer knyttet direkte mot FS-basen eller tett rundt FS-basen. God håndtering av omkringliggende systemer er avgjørende for om driften kan flyttes eller ikke. Hvis det ikke lykkes å flytte driften av FS for NTNU vil det bety at data for HiST, HiG og HiAls må flyttes ut av databasene driftet av USIT, og flyttes til NTNU som må gjennomføre fusjonene, ev. med bistand fra FSAT. Tiltak for å redusere risiko knyttet til problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT og konsekvenser for fusjon av FS-databasene vil være: FSAT-15-056 Testperiode med flytting av driften av FS for NTNU til USIT, og vedtak om flytting skal foretas eller ikke Å flytte NTNU sin lokale programkode til en lokal database hos NTNU som får logge seg inn direkte inn i FS-databasen på USIT med en dedikert databasebruker Nye tiltak siden april: Omskriving av kode i NTNU sin lokale programkode Eget prosjekt med utvikling av webservices som erstatning for lokal NTNU-programkode Vedtatt flytting av drift av FS for NTNU 6. – 7. juni Risiko er vurdert med utgangspunkt i at planlagte tiltak blir gjennomført (gjenværende risiko). Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 får problemer med flytting av drift av FS for NTNU til USIT, og konsekvenser for fusjon av FS-databasene til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke får tilstrekkelige oppfølging til å nå målet. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 Risikomatrise: Sannsynlighet/konsekvens 5 4 3 2 1 FSAT-15-056 1 2 3 4 5 BD AC Felles Studieadministrativt Tjenestesenter – FSAT FSAT-15-063 Oslo, 5. juni 2015 Status på avtaler En rekke avtaler må fornyes/inngås når nå SO, FS og SUN er blitt til Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT). Siden høsten 2014 har det vært stor aktivitet knyttet til etableringen av FSAT. De avtalene hvor det er størst behov for reelle avklaringer er derfor prioritert. Status er som følger: Avtale mellom KD og UiO om drift av FSAT: Et utkast til avtale har vært på høring. UiO og FSAT hadde begge innspill til utkastet. KD har sendt ut et nytt utkast til avtale i januar 2015. Avtalen er ikke inngått mellom partene pr. d.d. Avtaler mellom FSAT og UiO Avtale om administrative tjenester USIT har sendt ut et utkast til avtale. FSAT har kommet med tilbakemeldinger på utkastet. USIT har sendt avtalen videre til UiO for ferdigstillelse. Avtale om driftstjenester med USIT Driftsavtalen med USIT er en avtale om drift av alle systemene FSAT utvikler og som driftes for sektoren, samt systemer FSAT har behov for som støtte for utvikling. Det vil si Datavarehus for UiO/UiB, FS, FS-utvikling, Samordna opptak, Tableau, RUST, GAUS, ITAR, diverse støttesystemer og lokal IT. Avtalen består av en fellesdel og til sammen 15 bilag. Avtalen er nå signert av begge parter. FSAT har igangsatt et internt arbeid for å profesjonalisere sitt kundeforhold mot USIT. Dette for å kunne utnytte de mulighetene som ligger i driftsavtalen og ta ansvar for forpliktelsene i den. Avtaler om levering av utviklingstjenester og drift FSAT har overtatt USITs avtaler om levering av utviklingstjenester for CRIStin, NSD (ITAR) og UiO/UiB (Datavarehus). FSAT har overtatt ansvaret for drift for Datavarehus og ITAR, og disse inngår i videre i driftsavtalen mellom FSAT og USIT. Status for disse avtalene er: - Avtalen med CRIStin er signert av begge parter Et forslag er til avtale om utvikling og drift av datavarehus for UiO/UiB er laget, men er ikke realitetsbehandlet av styringsgruppa for Datavarehus. Det blir avholdt møte mellom NSD og FSAT som grunnlag for avtaleinngåelse om ITAR, 16. juni 2015 FSAT-15-063 Avtaler med institusjonene Avtaler som tidligere er inngått med institusjonene av Samarbeidstiltaket FS og Samordna opptak videreføres i FSAT. Det er behov for en ny avtale med institusjonene om bruk av FS. Forslag til avtale ble behandlet i styremøtet 23. april og er nå ferdigstilt. Avtalen sendes ut til institusjonene etter sommeravviklingen. FSAT-15-063 ÅRSMELDING 2014 FELLES KLAGENEMND Innhold INNLEDNING ........................................................................................................................................ 2 Nemndas sammensetning i 2014 ......................................................................................................... 2 Godkjenning av årsmelding................................................................................................................. 3 STATISTIKK .......................................................................................................................................... 4 Antall saker ......................................................................................................................................... 4 Sakstyper ............................................................................................................................................. 4 Resultat ................................................................................................................................................ 4 FUSKESAKER ....................................................................................................................................... 7 Antall fuskesaker ................................................................................................................................. 7 Skyldform ............................................................................................................................................ 7 Reaksjonsfastsettelse i fuskesaker ....................................................................................................... 8 Fastsettelse av datoene for utestengingsperioden ................................................................................ 8 Kravet om skyld .................................................................................................................................. 9 Krav til hjemmel................................................................................................................................ 11 SKIKKETHETSSAKER ....................................................................................................................... 12 Klageinstans ...................................................................................................................................... 12 Antall saker ....................................................................................................................................... 12 Behandling av skikkethetssaker ........................................................................................................ 12 POLITIATTESTSAKER ..................................................................................................................... 13 Klageinstans ...................................................................................................................................... 13 Antall saker ....................................................................................................................................... 13 Lovendringer ..................................................................................................................................... 13 DEKNING AV UTGIFTER TIL ADVOKATBISTAND ................................................................. 15 Klageinstans ...................................................................................................................................... 15 Lovendringer ..................................................................................................................................... 15 KRAV TIL SAKSBEHANDLINGEN .................................................................................................. 16 Veiledningsplikt ................................................................................................................................ 16 Forhåndsvarsel .................................................................................................................................. 17 Retten til advokatbistand ................................................................................................................... 17 Informasjons- og utredningsplikt ...................................................................................................... 18 Referatføring av muntlige samtaler ................................................................................................... 18 Saksbehandlingstid og foreløpig svar................................................................................................ 18 GENERELT .......................................................................................................................................... 19 1 INNLEDNING Felles klagenemnd ble opprettet av Kunnskapsdepartementet ved vedtakelse av forskrift nr. 1192 av 10. oktober 2005, som trådte i kraft 1. januar 2006. Felles klagenemnd behandler klager over enkeltvedtak truffet med hjemmel i universitets- og høyskoleloven §§ 4-7 til 4-10. Dette omfatter klagesaker vedrørende annullering av eksamen m.m., utestenging og bortvisning, utestenging grunnet straffbare forhold (politiattest), og utestenging etter skikkethetsvurdering. Felles klagenemnd fatter endelige vedtak, og avgjørelsene er derfor retningsgivende for de vurderinger som institusjonene gjør i tilsvarende saker. Nemndas sammensetning i 2014 Frem til 1.april 2014 bestod nemnda av følgende personer: Faste medlemmer: Monica Barmo Knut Andreas Bostad Gonnie Smit Per Gunnar Hillesøy Gjermund Aaseth Løkhaug Madeleine Sjøbrend (studentrepresentant) (studentrepresentant) Varamedlemmer: Rigmor Bjørkli Andreas Stellander Klaus Andersen Anja Ziolkowski Joakim Pedersen (studentrepresentant) (studentrepresentant) (leder) (nestleder) I april 2014 fant det sted en utskiftning i nemnda, og ny nemnd ble oppnevnt av Kunnskapsdepartementet i henhold til forskrift om felles klagenemnd § 2. Følgende personer ble oppnevnt fra 1. april 2014: Faste medlemmer: Monica Barmo Knut Andreas Bostad Greta Hilding Kjetil Sudmann Larssen Kristin Fjelde Tjelle Gjermund Aaseth Løkhaug Madeleine Sjøbrend (leder) (nestleder) (studentrepresentant) (studentrepresentant) 2 Varamedlemmer: Liv Tande Hans-Jørgen Leksen Sissel Ettre Solbakken Joakim Pedersen Anja Ziolkowski (studentrepresentant) (studentrepresentant) Godkjenning av årsmelding Årsmeldingen for 2014 er blitt godkjent av Felles klagenemnd under klagenemndsmøte 19.05.2015. Knut Andreas Bostad ble oppnevnt til leder for Felles klagenemnd den 19.03.2015, og årsmeldingen for 2014 er blitt godkjent under hans ledelse. 3 STATISTIKK Antall saker I 2014 fattet Felles klagenemnd vedtak i totalt 70 saker. Sakstyper Sakstype Fusk - Uhl. § 4-7 (1) bokstav b og/eller uhl. § 4-8 (3) Utestenging fra klinisk undervisning og praksis – Uhl. § 4-8 (2) Merknader på politiattest - Uhl. § 4-9 Advokatsalær – Uhl. § 4-8 (5) Feil klageinstans Antall 59 2 4 3 2 Resultat Resultat Stadfestelse av underinstansens vedtak Opphevelse av underinstansens vedtak Nedsatt reaksjon/delvis medhold (Nytt vedtak) Avvisning (Feil klageinstans) Antall 54 9 5 2 Stadfestelsesprosenten var 77,1 prosent i 2014. I disse sakene ble altså underinstansens vedtak stadfestet av Felles klagenemnd. Til sammenligning var stadfestelsesprosenten 71,7 prosent i 2013, og 77,8 prosent i 2012. I ni saker ble underinstansens vedtak opphevet i sin helhet. Dette utgjør en opphevelsesprosent på 12,9 prosent. Grunnene til opphevelse var enten saksbehandlingsfeil eller at lovens vilkår ikke var oppfylt, for eksempel at skyldkravet ikke var oppfylt. Til sammenligning var opphevelsesprosenten 8,3 prosent i 2013, og 15,6 prosent i 2012. 4 ANTALL SAKER FORDELT PAÅ LÆRESTED: 2009-2014 Klagesaker sortert på hvert enkelt lærested for årene 2009-2014 Lærested Antall saker pr. lærested 2009 2010 2011 2012 2013 2014 i perioden 2009-2014 Diakonhjemmet høgskole 1 Handelshøyskolen BI 5 Høgskolen i Akershus 1 3 16 6 1 3 5 9 11 50 1 Høgskolen i Bergen 2 Høgskolen i Bodø 1 Høgskolen i Buskerud 2 1 2 1 4 1 3 Høgskolen i Finnmark 1 Høgskolen i Gjøvik 1 2 1 1 Høgskolen i Hedmark 1 2 Høgskolen Molde 3 3 3 2 3 1 Høgskolen i Nord-Trøndelag 2 1 4 Høgskolen i Oslo 2 2 1 Høgskolen i Oslo og Akershus** Høgskolen Stord/Haugesund 1 1 1 2 1 3 1 1 1 2 4 15 6 2 10 5 4 3 5 12 4 3 3 11 1 1 1 Høgskolen i Sør-Trøndelag 3 5 1 Høgskolen i Harstad Høgskolen i Lillehammer 5 1 Høgskolen i Buskerud og Vestfold* Høgskulen Sogn og Fjordane 1 1 Dronning Mauds Minne Høgskole 1 2 6 11 Høgskolen i Telemark 5 1 1 7 Høgskolen i Vestfold 1 1 1 3 Høgskulen i Volda 1 Høgskolen i Østfold Høgskolen i Ålesund 1 1 2 1 3 1 1 Lovisenberg Diakonale Høgskole 3 Mediehøgskolen Gimlekollen Norges arktiske universitet UiT*** 2 4 Universitetet for miljø- og biovitenskap 1 1 1 6 7 3 1 10 3 19 2 7 Universitetet i Agder 4 3 2 5 2 Universitetet i Bergen 1 2 1 3 7 Universitetet i Nordland 3 2 2 Misjonshøgskolen Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 7 9 14 1 1 Universitetet i Oslo 1 5 5 5 5 7 28 Universitetet i Stavanger 3 2 2 4 1 3 15 Universitetet i Tromsø 1 4 3 1 6 Antall klagesaker behandlet av Felles klagenemnd pr. år 31 40 50 45 60 15 70 5 Merknader til tabellen: *HiB, HiVe og HBV har til sammen 10 saker **HiO, HiAk og HiOA har til sammen 18 saker ***HiF, UiT og Norges arktiske universitetet har til sammen 27 saker. 6 FUSKESAKER Flertallet av de sakene som ble sendt inn til Felles klagenemnd i 2014, omhandlet «fusk», jf. uhl. § 4-7 (1) bokstav b. Antall fuskesaker Type fusk Plagiat Ulovlig hjelpemiddel Ulovlig samarbeid Antall 38 15 6 NB! I tabellen ovenfor er også de sakene hvor resultatet ble opphevelse tatt med. Plagiat så ut til å være et stort problem ved skriftlige innleveringer uten tilsyn. Studentene overholdt ikke reglene om kildebruk og kildehenvisninger på en tilfredsstillende måte. Manglende sitatmarkering, manglende kildehenvisninger i teksten (fotnoter o.l.), og mangelfull referanseliste var forhold som stadig gikk igjen. Nemnda behandlet også en god del saker som omhandlet ulovlige hjelpemidler. Dette var gjerne saker hvor studenter medbragte ulovlige hjelpemidler på skriftlig skoleeksamen. Slike hjelpemidler kunne være mobiltelefon, kalkulator, eller notatlapper. Skyldform Nemnda fant at det forelå forsettlig fusk, i flesteparten av fuskesakene. Skyldform Grovt uaktsomt fusk Forsettlig fusk Antall 7 43 NB! De sakene hvor utfallet ble opphevelse er ikke medregnet i tabellen over. Uavhengig av hvilken skyldform underinstansen hadde lagt til grunn, foretok Felles klagenemnd en selvstendig vurdering av hvorvidt skyldkravet i fuskesaker var oppfylt. Tabellen over viser utfallet av denne vurderingen, i de sakene hvor resultatet ble stadfestelse eller nedsatt reaksjon. 7 Reaksjonsfastsettelse i fuskesaker Med hjemmel i uhl. § 4-7 (1) bokstav b og uhl. § 4-8 (3) er det anledning til å reagere med annullering av eksamen m.m., og/eller utestenging og fratakelse av eksamensretten i inntil ett år. I de sakene hvor det fattes vedtak om utestenging, fattes det også vedtak om annullering. Under er det gitt en oversikt over de ulike reaksjonsformene som ble vedtatt, i de sakene hvor resultatet enten ble stadfestelse av underinstansens vedtak eller nedsatt reaksjon. Skyldform Grov uaktsomhet Forsett Reaksjon Kun annullering Utestenging 0-6 mnd. Utestenging 6-12 mnd. 2 5 3 17 23 NB! De sakene hvor utfallet ble opphevelse er ikke medregnet i tabellene over. Etter Felles klagenemnds praksis er reaksjonen annullering av eksamen og utestenging i to semestre (inntil 12 måneder) i de fleste tilfeller hvor det foreligger forsett, mens grovt uaktsomt fusk i de fleste tilfeller innebærer annullering av eksamen og utestenging i ett semester (inntil 6 måneder). Det er viktig å merke seg at underinstansen skal foreta en skjønnsmessig vurdering av hvert enkelt tilfelle, ved fastsettelse av reaksjon. Det gjelder ikke noe absolutt krav om at den fastsatte reaksjonen må være i samsvar med det som følger av praksisen til Felles klagenemnd. Praksisen til Felles klagenemnd kan likevel anses som retningsgivende av hensyn til likebehandling på tvers av institusjonene. Fastsettelse av datoene for utestengingsperioden Ved fastsettelse av datoene for utestengingsperioden, bør også antall semestre tas i betraktning, ikke kun antall måneder. Datoene for utestengingsperioden bør ikke fastlegges slik at studenten i realiteten blir utestengt for en lenger periode enn det som er rimelig og nødvendig. Eksempel: Dersom det foreligger forsettlig fusk og reaksjonen er utestenging i inntil 12 måneder, bør det ikke besluttes utestenging som strekker seg over tre semestre. Dersom vedtak om utestenging blir fattet med virkning fra mars måned, bør derfor utestengingen kun vare ut året, det vil si resten av vårsemesteret og hele høstsemesteret. 8 Kravet om skyld Skyldkravet i fuskesaker er delt i to; den objektive og subjektive skylden. Objektiv skyld innebærer at de faktiske forholdene som er bevist, er å anse som fusk i henhold til gjeldende regler. Subjektiv skyld innebærer at studenten har handlet grovt uaktsomt eller forsettlig. For forsøk på fusk kreves forsett. Dette betyr at fullbyrdet fusk som er uaktsomt, men ikke grovt uaktsomt, ikke rammes av uhl. § 4-7(1). Det samme gjelder for uaktsomt eller grovt uaktsomt forsøk på fusk. Ved vurderingen av skyld, har Felles klagenemnd stilt krav om klar sannsynlighetsovervekt. Forsett og betydningen av rettsvillfarelse Erfaringen viser at det er lett å blande sammen vurderingen av forsett med vurderingen av rettsvillfarelse. Felles klagenemnd finner derfor grunn til å gi en utfyllende forklaring om dette. Forsett er normalt enklest å fastslå i de tilfellene der det også foreligger hensikt. Det er tre forhold som er typisk for slike saker: 1. Studenten har utført en fuskehandling, vanligvis ved å utføre plagiat, eller ved å ta med seg et ulovlig hjelpemiddel til eksamen. 2. Studenten vet at fuskehandlingen er ulovlig. 3. Studenten velger å gjøre det likevel. Da foreligger det åpenbart forsett. Men det er ikke nødvendig å påvise hensikt for at det skal være forsett. Dersom studenten vet at hun eller han har utført fuskehandlingen, men ikke vet at det er ulovlig, er det likevel forsett. Fuskehandlingen må være bevisst, men regelbruddet trenger ikke være det. Det er flere grunner til at studenten ikke er (tilstrekkelig) klar over at det han eller hun gjør, er ulovlig. Noen ganger har studenten overhodet ikke skjønt – eller reflektert over – at det finnes regler om kildebruk, hjelpemidler etc. Andre ganger har studenten ikke klart å relatere reglene til sin egen situasjon. Det hender også at studenten ikke har forstått reglene riktig eller godt nok. Når man ikke vet at man har brutt reglene, foreligger det rettsvillfarelse. Som det går fram ovenfor, kan rettsvillfarelse og forsett ofte forekomme samtidig. Det er likevel bare den unnskyldelige rettsvillfarelsen som kan føre til at studenten blir frifunnet. Dersom studenten ikke kan bebreides sin uvitenhet om reglene, er det rimelig at studenten fritas for reaksjon. Terskelen er imidlertid høy, og de aller fleste studenter kan klandres for ikke å ha kjent til reglene i tilstrekkelig grad. Hver enkelt student er selv ansvarlig for å sette seg inn i gjeldende regelverk ved institusjonen. I denne sammenheng kan det vises til Ot. prp. nr. 40 (2001-2002), under pkt. 12.1.10 «Til § 54. Annullering av eksamen eller prøve» hvor det er uttalt følgende: 9 «I eksamens- og prøvesituasjoner stilles det høye aktsomhetskrav til studentene, og den enkelte student er selv ansvarlig for å sette seg inn i hva som er lovlige hjelpemidler, retningslinjer for bruk av disse og regler om kildebruk før eksamen.» I mange av klagesakene som Felles klagenemnd behandler, er det på det rene at studenten har vært klar over fuskehandlingen/handlet forsettlig, men vedkommende påberoper seg uvitenhet knyttet til reglene om fusk. Institusjonen må imidlertid langt på vei ha forsømt sin informasjonsplikt, før studenten når frem med unnskyldningen om manglende kunnskap til fuskereglementet eller reglene for riktig kildebruk. Grov uaktsomhet Uaktsomhet foreligger når en person har tilsidesatt den aktpågivenhet han eller hun i det enkelte tilfelle må antas å ha plikt til å utvise. For at uaktsomheten skal være grov må det foreligge «en kvalifisert klanderverdig opptreden som gir grunn til sterke bebreidelser for mangel på aktsomhet», jf. Rt. 1970 side 1235 og Rt. 1983 s. 1222. Grov uaktsomhet forutsetter at studenten ikke har foretatt fuskehandlingen bevisst eller med vilje, og kan forekomme i tilfeller hvor studenten for eksempel har glemt å oppgi en kilde, slurvet med kildehenvisninger, eller har forvekslet et lovlig hjelpemiddel med et ulovlig. I slike tilfeller må det avgjøres om studenten har handlet grovt klanderverdig ved å ikke kontrollere at kildehenvisningene er korrekte, eller ved å ikke påse at det medbragte hjelpemiddelet er tillatt på eksamen o.l. I tilfeller hvor det foreligger grovt uaktsomt fusk vil sjelden spørsmålet om rettsvillfarelse dukke opp, siden studenten som regel vil være kjent med regelverket. Skulle det likevel dukke opp, er vurderingen den samme som for forsettssakene, jf. forrige punkt. Fullbyrdelsesforsett ved forsøk på fusk Dersom det foreligger forsøk på fusk, må studenten ha utvist såkalt fullbyrdelsesforsett. Det innebærer at vedkommende må ha bestemt seg for å fullføre fuskehandlingen, men blitt avbrutt/oppdaget før fuskehandlingen ble fullbyrdet. Dersom det ikke kan bevises at vedkommende handlet med fullbyrdelsesforsett, men kun med grov uaktsomhet, er ikke vilkårene for annullering og utestenging oppfylte. Det vises i denne forbindelse til Ot. prp. nr. 40 (2001-2002), pkt. 12.1.10, hvor departementet har gitt følgende uttalelser: «Dersom det kun foreligger forsøk på fusk, vil det imidlertid stilles krav om fullbyrdelsesforsett for at handlingen skal kunne føre til annullering av eksamen og utestenging. For studenten vil det derfor være av avgjørende betydning hvor grensen mellom forsøk og fullbyrdet handling trekkes.» «Forsøk på fusk vil for eksempel foreligge i tilfeller hvor studenten plasserer ulovlige hjelpemidler med sikte på at disse skal være tilgjengelige under eksamen, men blir oppdaget før eksamen begynner.» 10 Krav til hjemmel Begrepet «fusk» er ikke definert i uhl, men det er gitt uttalelser om hva som anses som fusk i forarbeidene, jf. Ot.prp. nr. 40 (2001-2002), pkt. 12.1.10: «Departementet legger til grunn at det er å anse som fusk når en student har ulovlige hjelpemidler tilgjengelige under en eksamen eller på andre måter handler i strid med eksamensreglementet eller regler om kildebruk.» Det fremgår ganske klart av uttalelsen ovenfor at tilfeller som omhandler ulovlige hjelpemidler og feil kildebruk, er omfattet av bestemmelsene om fusk. Men når det gjelder andre former for fusk, f.eks. ulovlig samarbeid, er det nødvendig at eksamensforskriften regulerer dette. Det er spesielt ved vurderingen av om det objektivt sett foreligger fusk, at behovet for en klar hjemmel i forskriftsform melder seg. For å sikre at det er tilstrekkelig hjemmel for å sanksjonere de aktuelle tilfellene som fusk, bør de lokale eksamensforskriftene angi konkret hva som er å anse som fusk. Ved utformingen av slike bestemmelser, må det selvsagt tas utgangspunkt i uttalelsene om fuskebegrepet som fremgår av lovforarbeidene. Bruk av egenerklæringer er et bra tiltak for å bevisstgjøre studentene om reglene om fusk, så lenge egenerklæringene gjengir de reglene som allerede fremgår av eksamensforskriften. 11 SKIKKETHETSSAKER Klageinstans Felles klagenemnd er klageinstans for saker hvor det er fattet vedtak om uskikkethet og utestenging etter skikkethetsvurdering, jf. uhl. § 4-10. Antall saker Ingen saker om skikkethet ble påklaget til Felles klagenemnd i 2014. Til sammenligning behandlet nemnda én skikkethetssak i 2013 og to skikkethetssaker i 2012. Det er relativt få saker om skikkethet som blir påklaget til Felles klagenemnd, og nemnda antar at det generelt er få saker om skikkethet som blir behandlet på de enkelte utdanningsinstitusjonene. Behandling av skikkethetssaker Ved behandling av skikkethetssaker forholder Felles klagenemnd seg til uhl. § 4-10, forskrift om skikkethetsvurdering i høyere utdanning (skikkethetsforskriften), og rundskriv F-14-06 av Kunnskapsdepartementet. Nemnda vurderer om studenten utgjør «en mulig fare» for de nevnte gruppene, og det tas utgangspunkt i de konkrete kriteriene som er angitt i skikkethetsforskriften § 3 og 4. Det blir også vektlagt om studenten har fått tilbud om utvidet oppfølging og veiledning, eller om det foreligger åpenbare og sterke holdepunkter for at oppfølging/veiledning ikke vil gjøre studenten skikket til yrket. I skikkethetssaker er det viktig at underinstansen nedtegner alt som blir sagt og observert — på alle trinn i saksbehandlingen, for eksempel at vurderings- og oppfølgingssamtaler dokumenteres med referat. De sakene som oppstår er ofte krevende, og det er derfor særlig viktig å sikre både kvaliteten og effektiviteten i saksbehandlingen. 12 POLITIATTESTSAKER Klageinstans Felles klagenemnd er klageinstans for saker hvor det er fattet vedtak om utestenging fra praksisstudier og klinisk undervisning, grunnet merknader på politiattest, jf. uhl. § 4-9. Antall saker I 2014 behandlet Felles klagenemnd 4 saker, som omhandlet studenter som hadde merknader på politiattesten, og hvor nasjonal politiattestnemnd hadde fattet vedtak om utestenging fra praksisopplæring/klinisk undervisning. Vedtak fattet av politiattestnemnda ble stadfestet i samtlige saker. Lovendringer Stortinget har vedtatt endringer i uhl. § 4-9 med virkning fra 01.08.2014. Endringen i uhl. § 49 femte ledd er vedtatt med virkning fra 01.01.2015. Uhl. § 4-9 lyder nå slik: § 4-9. Utestenging grunnet straffbare forhold - politiattest (1) I studier der studenter kan komme i kontakt med mindreårige som del av klinisk undervisning eller praksisstudier, kan det kreves at studentene legger frem politiattest som nevnt i politiregisterloven § 39 første ledd, ved opptak til eller underveis i studiet. (2) Hvis det er gitt særlige regler om politiattest for bestemte typer yrkesutøving, gjelder disse tilsvarende for studenter som deltar i praksisstudier eller klinisk undervisning. (3) Den som er dømt for forhold som innebærer at hun eller han må anses som uskikket til å delta i arbeid med pasienter, brukere, barnehagebarn, elever eller andre, kan utestenges fra praksisstudier eller klinisk undervisning hvor slik deltakelse må anses som uforsvarlig på grunn av den kontakt studenten får med disse i denne forbindelse. (4) Den som er siktet eller tiltalt for straffbart forhold som omtalt i politiregisterloven § 39 første ledd eller i politiattester i medhold av annet ledd, kan utestenges fra praksisstudier eller klinisk undervisning til rettskraftig dom foreligger eller saken er henlagt, hvis dette er nødvendig av hensyn til sikkerhet eller behandlingsmiljø for pasienter, brukere, barn, elever eller andre som studenten vil komme i kontakt med i denne forbindelse. (5) Institusjonens klagenemnd, jf. § 5-1, avgjør, etter uttalelse fra institusjonen, om studenten skal nektes retten til å delta i klinisk undervisning eller praksisstudier. Forvaltningsloven § 42 gjelder tilsvarende. (6) Departementet eller særskilt klageorgan oppnevnt av dette, jf. § 5-1 sjuende ledd, er klageinstans for nemndas vedtak. (7) Studenten har rett til å la seg bistå av advokat eller annen talsperson fra sak om utestenging fra klinisk undervisning eller praksisstudier er reist ved institusjonens klagenemnd. Utgiftene til dette dekkes av institusjonen i samsvar med § 4-8 femte ledd. (8) Departementet gir forskrifter om saksbehandling ved utestenging grunnet straffbare forhold. Endringen i uhl. § 4-9 femte ledd innebærer at institusjonens klagenemnd vil behandle saker om merknader på politiattest som 1. instans. Tidligere er disse sakene blitt behandlet av nasjonal politiattestnemnd, som nå er besluttet nedlagt. 13 Felles klagenemnd vil fortsatt fungere som 2. instans (klageinstans) for disse sakene. For mer informasjon henvises det til departementets brev av 26.06.2014 og Prop. 59 L. 14 DEKNING AV UTGIFTER TIL ADVOKATBISTAND Klageinstans Felles klagenemnd fungerer som klageinstans for vedtak om dekning av utgifter til advokatbistand, i saker om bortvisning eller utestenging etter uhl. §§ 4-8, 4-9 og 4-10. Lovendringer Med virkning fra 01.08.2014 er det vedtatt endringer i uhl. § 4-8 femte ledd, § 4-9 syvende ledd og § 4-10 femte ledd, som omhandler studentens rett til dekning av utgifter til advokatbistand. Lovendringene innebærer at det nå fremgår direkte av loven at offentig salærsats skal legges til grunn ved dekning av utgifter til advokatbistand. Endringene innebærer også at institusjonens mulighet til å sette ned salæret nå er hjemlet i loven. Det fremgår direkte av uhl. at institusjonene har anledning til å sette ned salæret, dersom de finner at det er brukt lengre tid enn hva som er rimelig og nødvendig. De omtalte bestemmelsene har følgende ordlyd: § 4-8, femte ledd: (5) Kandidaten har rett til å la seg bistå av advokat eller annen talsperson fra sak om bortvisning eller utestenging er reist, eventuelt fra skriftlig advarsel etter første ledd er gitt. Utgiftene til dette dekkes av institusjonen, etter sats fastsatt etter forskrift om salær fra det offentlige til advokater mv. 3. desember 1997 nr. 1441 Finner styret selv eller institusjonens klagenemnd, jf. § 5-1, at det er brukt lengre tid enn hva som er rimelig og nødvendig, kan salæret settes ned. Vedtak om salærnedsettelse kan påklages til departementet eller særskilt klageorgan oppnevnt av dette, jf. § 5-1 syvende ledd. § 4-9, syvende ledd: (7) Studenten har rett til å la seg bistå av advokat eller annen talsperson fra sak om utestenging fra klinisk undervisning eller praksisstudier er reist ved institusjonens klagenemnd. Utgiftene til dette dekkes av institusjonen i samsvar med § 4-8 femte ledd. § 4-10, femte ledd: (5) Studenten har rett til å la seg bistå av advokat eller annen talsperson fra sak er reist i skikkethetsnemnda. Utgiftene til dette dekkes av institusjonen i samsvar med § 4-8 femte ledd. 15 KRAV TIL SAKSBEHANDLINGEN Avgjørelser om annullering, bortvisning og utestenging er å anse som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, jf. uhl. § 7-6 annet ledd. Dette innebærer at saksbehandlingen må utføres i henhold til de reglene som fremgår av forvaltningsloven. I det følgende vil enkelte bestemmelser i forvaltningsloven kommenteres nærmere, som nemnda føler er særlige aktuelle i saker etter uhl. § 4-7 til § 4-10. Veiledningsplikt Institusjonene har en generell veiledningsplikt overfor studentene, og det er viktig å overholde denne plikten for å ivareta studentenes interesser og rettssikkerhet. Det vises spesielt til fvl. § 11 første ledd, første og annet punktum: «Forvaltningsorganene har innenfor sitt saksområde en alminnelig veiledningsplikt. Formålet med veiledningen skal være å gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte.» Videre vises det til fvl.§ 11 annet ledd: «Forvaltningsorganer som behandler saker med en eller flere private parter, skal av eget tiltak vurdere partenes behov for veiledning. Etter forespørsel fra en part og ellers når sakens art eller partens forhold gir grunn til det, skal forvaltningsorganet gi veiledning om: a) Gjeldende lover og forskrifter og vanlig praksis på vedkommende saksområde, og b) Regler for saksbehandlingen, særlig om parters rettigheter og plikter etter forvaltningsloven. Om mulig bør forvaltningsorganet også peke på omstendigheter som i det konkrete tilfellet særlig kan få betydning for resultatet.» Det er viktig at institusjonene veileder studentene om deres rettigheter. Studentene vil normalt ha behov for veiledning fra dag én, det vil si allerede fra det tidspunkt det uregelmessige forholdet blir oppdaget eller registrert. Det hører for eksempel til veiledningsplikten å informere om retten til å la seg bistå av advokat eller annen fullmektig, jf. fvl. § 12 første ledd. 16 Forhåndsvarsel Utgangspunktet er at studenten skal få skriftlig forhåndsvarsel før det blir fattet vedtak i saken. Fvl. § 16 angir en rekke krav til varselets innhold. Det fremgår av fvl. § 16 første ledd, første punktum: «Part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saken, skal varsles før vedtak treffes og gis høve til å uttale seg innen en nærmere angitt frist.» Videre fremgår det av fvl. § 16 annet ledd, første og andre punktum: «Forhåndsvarselet skal gjøre rede for hva saken gjelder og ellers inneholde det som anses påkrevd for at parten på forsvarlig måte kan vareta sitt tarv. I regelen gis forhåndsvarsel skriftlig.» Forhåndsvarselet skal gjøre rede for hva saken gjelder, herunder hvilke regler/forskrifter saken gjelder, hvilke reaksjoner studenten kan bli ilagt, informasjon om at utgifter til advokatbistand vil bli dekket av institusjonen, og informasjon om videre saksgang. Studenten skal gis en konkret frist for å uttale seg i saken, og denne fristen bør være såpass lang at studenten har mulighet til å forberede sitt forsvar på en betryggende måte. Fristen kan for eksempel ikke være så kort at studenten ikke rekker å konsultere en advokat, dersom han/hun skulle ønske det. Forhåndsvarsel skal gis fra det tidspunkt institusjonen har bestemt seg for å reise sak, i praksis vil dette være når det blir besluttet at saken skal oversendes til institusjonens lokale klagenemnd. Retten til advokatbistand I mange tilfeller innkaller institusjonen studenten til et møte, før det er besluttet om saken skal oversendes til klagenemnda, det vil si før det er besluttet at det skal reises sak om annullering, utestenging o.l. På dette tidspunktet har ikke studenten rett til å kreve utgifter til advokatbistand dekket av institusjonen, men han/hun har likevel rett til å la seg representere av en advokat eller annen fullmektig. Denne retten fremgår av fvl. § 12 første ledd: «En part har rett til å la seg bistå av advokat eller annen fullmektig på alle trinn av saksbehandlingen.» Det må altså skilles mellom retten til å la seg bistå av advokat etter fvl. § 12, og retten til å få dekket utgifter til advokatbistand etter uhl. §§ 4-8, 4-9 og 4-10. Det hører til veiledningsplikten, jf. fvl. § 11, at studenten informeres om bestemmelsen i fvl. § 12 første ledd når det innkalles til møte. 17 Informasjons- og utredningsplikt Etter fvl. § 17 har institusjonen en lovfestet informasjons- og utredningsplikt. Det fremgår blant annet av fvl. § 17 første ledd, første punktum: «Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.» Institusjonen skal sørge for en upartisk saksbehandling, og få frem både det som er til gunst og ugunst for den studenten saken gjelder. Det hører til utredningsplikten å sørge for at riktig faktum blir lagt til grunn i vedtaket. Dersom en student gir uttrykk for at vedkommende ønsker å komme med flere opplysninger i saken, bør det legges til rette for at studenten får mulighet til dette. Referatføring av muntlige samtaler I de tilfellene hvor det avholdes muntlige møter med studenter, er det viktig at møtene blir referatført. Opplysningene må nedtegnes så nøyaktig som mulig, og med det samme. Det kan også være lurt å gi studentene mulighet til å lese gjennom og godkjenne referatet. Det vises i denne forbindelse til fvl. § 11d annet ledd, som pålegger forvaltningen en plikt til å nedtegne viktige opplysninger og anførsler: «Blir det ved muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler gitt nye opplysninger eller anførsler av betydning for avgjørelsen av saken, skal de såvidt mulig nedtegnes eller protokolleres.» Opplysninger som kommer frem under muntlige møter kan bli svært avgjørende for utfallet av saken, spesielt i de tilfellene hvor studentene innrømmer forholdet. Saksbehandlingstid og foreløpig svar Det gjøres oppmerksom på at sakene skal behandles uten ugrunnet opphold, og i tilfeller hvor behandlingen tar uforholdsmessig lang tid, skal det gis et foreløpig svar. Det vises til bestemmelser om dette i fvl. § 11a: «Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt.» Det er viktig at de berørte studentene får god informasjon om videre saksgang, og hvilke rettigheter de har mens sakene er under behandling. Det kan være i strid med god forvaltningsskikk, dersom sakene blir «liggende» uten at det skjer noe. 18 GENERELT Dokumentasjon For at Felles klagenemnd skal kunne overprøve underinstansens vedtak på en effektiv og betryggende måte, er det viktig at alle saksdokumentene blir sendt over. Det er institusjonen som har bevisbyrden. All korrespondanse mellom institusjonen, studenten og evt. advokaten må dokumenteres og oversendes til nemnda, herunder forhåndsvarsel og møtereferater. Også andre dokumenter av relevans må oversendes, dette kan f. eks. være emnebeskrivelse, egenerklæring, oppgavesett, regler for eksamenskandidater, plagiatrapport m.m. Dersom deler av dokumentasjonen er utstyrt med farge eller fargekoder som skal lette lesingen, bør dette oversendes som fargekopi til Felles klagenemnd. Informasjon om regelverket Det er en del studenter som påberoper seg rettsvillfarelse, dette er som oftest ikke unnskyldelige rettsvillfarelser. Det er likevel viktig å bevisstgjøre studentene om gjeldende regler. Sakssammendrag Sakssammendrag av nemndas vedtak i 2014 vil bli publisert på nettsidene til Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) i løpet av sommeren 2015. 19 Forslag til modell for samordning av opptak til masterstudier i Norge 1. Bakgrunn UHRs utdanningsutvalg satte høsten 2013 ned en arbeidsgruppe som skulle se på problemstillinger og utfordringer knyttet til opptak av internasjonale søkere til mastergradsutdanninger, samt foreslå en modell for samordning av opptak for denne søkergruppen. Bakgrunnen var en stor øking i antall internasjonale søkere til masterstudier i Norge, og institusjonenes utfordringer knyttet til kapasitet og kompetanse. Arbeidsgruppen leverte sin rapport 20. desember 2013. Se: http://www.uhr.no/documents/soekere_til_masterutdanninger_201213___rapport.pdf Arbeidsgruppen foreslo i denne rapporten at det opprettes en felles nasjonal søknadsportal for søking til alle mastergradstudier i Norge, ikke bare for søkere med utenlandsk utdanningsdokumentasjon. En høringsrunde våren 2014 viste at det var stor oppslutning om en slik samordning. UHRs utdanningsutvalg besluttet derfor på møte 22. mai 2014 å be arbeidsgruppen om å vurdere innkomne høringssvar og foreslå justeringer på foreslått modell. Arbeidsgruppen ble også bedt om å lage et forslag til videre prosess. Organisatorisk plassering og finansiering skulle ikke diskuteres i arbeidsgruppen, da dette vil være en del av Utdanningsutvalgets diskusjon i deres videre behandling av saken. Den opprinnelige arbeidsgruppen ble derfor sammenkalt høsten 2014 og har hatt følgende møter: 21. oktober 2014, 9. desember 2014 og 6. mars 2015. I tillegg hadde leder av arbeidsgruppen, representant fra UU, sekretær og Ola Stave et møte med Kunnskapsdepartementet 28. januar 2015 for å orientere om arbeidet og få eventuelle tilbakemeldinger fra departementet før arbeidsgruppen jobbet videre. Gruppen har hatt noen utskiftninger, men har hovedsakelig hatt følgende sammensetning: Studie- og forskningsdirektør Gunn Rognstad, HiG (leder) Studie- og forskningsdirektør Jan Atle Toska, UiN Avdelingsleder Hanne-Gerd Nielsen, UiO – erstattet av avdelingsleder Åshild Elsebutangen 1 Lunde i mars 2015 Seksjonssjef Joachim Gümüs Kallevig, NOKUT Rådgiver Tina Rønning Lund, NOKUT Senioringeniør Geir Magne Vangen, FSAT Avdelingsleder Geir Sverre Andersen, FSAT Kommunikasjonsdirektør Kristin Solheim, SIU Fagpolitisk ansvarlig Theresa Eia Lerøen, NSO – ikke møtt. Fra UHR: seniorrådgiver Rachel Glasser (sekretær) – erstattet av underdirektør Hege Bolstad Pettersen i mars 2015. 2. Målsetninger og forutsetninger En samordning av opptak til mastergrader er positivt for søkere, institusjonene og myndighetene. Det vil bidra til: Bedre informasjon om studietilbud gjør det lettere for søkere å finne fram til masterprogram de kan være interessert i Enklere søknadsprosess for søker og institusjon fordi søker kun laster opp søknadspapirer digitalt ett sted, en gang Økt kvalitet i saksbehandlingen og likebehandling av søkere med utenlandsk dokumentasjon gjennom samordning av saksbehandlingspraksis på tvers av institusjonene Kompetansedeling og –heving gjennom etablering av en felles funksjon for vurdering av utenlandsk utdanning, tettere og mer systematisk samarbeid, erfaringsutveksling og felles rutiner Betydelige besparelser for den enkelte institusjon, fordi samme søknad med utenlandsk dokumentasjon ikke vurderes flere ganger, og kun søknader hvor de generelle opptakskravene er innfridd skal vurderes. Institusjonenes lokale søknadsportaler ikke trenger vedlikehold og oppdateringer Myndigheter og institusjonene får tilgang til bedre statistikk og rapporter om søking til masterstudier i Norge Bedre muligheter for felles markedsføring av masterstudier, også internasjonalt. 2 Arbeidsgruppen forutsetter at eksisterende systemer og ressurser skal benyttes, og at disse videreutvikles. Det har også vært en føring for arbeidet at det skal legges opp til digitale arbeidsprosesser. Nye løsninger, informasjon, opplæring og implementering vil kreve ekstra ressurser i en periode. Arbeidsgruppen har ikke vurdert kostnader knyttet til dette. Videre anbefaler arbeidsgruppen at ansvar og myndighet, slik det er i dag, videreføres i størst mulig grad. Universitetene og høgskolene er autonome institusjoner, og har det faglige ansvaret for opptakskrav og utdanningstilbud. En samordning av mastergradsopptaket skal bidra til bedre informasjon til søkere, administrative besparelser for institusjonene og økt kvalitet i saksbehandlingen, og rokker ikke ved institusjonenes autonomi. Nedenfor følger en beskrivelse a v eksisterende enheter og deres mandat og oppgaver: Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) Felles studieadministrativt tjenestesenter er en sammenslåing av Samordna opptak (SO), sekretariatet for Felles studentsystem (FS) og seksjon for utvikling av nasjonale fellessystemer (SUN) ved USIT/UiO. Samordningsprosessen ble initiert av Kunnskapsdepartementet i 2013 og ny organisasjon har vært virksom siden 1. juli 2014. Felles studieadministrativt tjenestesenter skal forvalte, utvikle, vedlikeholde og drifte studieadministrative systemer og tjenester til norske universiteter og høgskoler. FSAT skal bidra til standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av studieadministrative systemer og rutiner ved norske universiteter og høyskoler. Det samordnede opptaket til grunnutdanninger utgjør en viktig del av de studieadministrative systemene og tjenestene. De nasjonale fellesløsningene som utvikles skal bidra til sammenheng og helhet i institusjonenes studieadministrasjon. Felles Studentsystem (FS) FS forvaltes, utvikles og driftes av FSAT. FS er et studieadministrativt system - utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler, og statlige høgskoler. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. FS består av i alt 15 moduler, der en av disse er opptaksmodulen. Opptaksmodulen benyttes for saksbehandling av søkere til studier og studentutveksling, og omfatter både nasjonale og lokale opptak. For nasjonale opptak samspiller modulen med Samordna opptak. For lokale opptak benyttes Søknadsweb av søkerne for å søke, og følge opp sine søknader. For informasjon om applikasjoner og tjenester, se http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/ 3 Samordna opptak (SO) SO har som oppgave å drifte, samordne og videreutvikle den nasjonale opptaksmodellen (NOM) for opptak til grunnutdanninger ved universiteter og høgskoler. Prosjektet Samordna opptak ble opprettet i 1991, i første omgang for å kunne levere rapporter og statistikk om søkingen til grunnutdanninger. Fra 1994 har SO også samordnet opptaket til disse utdanningene, først for høgskolene, deretter for universiteter og vitenskapelige høgskoler og private høgskoler. Opptaket som SO forestår i dag omfatter rundt 120 000 søkere til ca. 50 000 studieplasser ved omkring 1 200 studieprogrammer og 47 læresteder. SOs arbeidsoppgaver i dag omfatter blant annet følgende: videreutvikling av den nasjonale opptaksmodellen for grunnutdanninger drift av den sentrale søkerdatabasen, herunder ulike tjenester mot samme database for søkere, læresteder og SO selv drift og utvikling av en felles søkerportal for NOM-opptaket, herunder registrering av søknader (og endringer i samme), publisering av tilbud og registrering av svar tildeling av S-nummere for søkere uten ordinært norsk fødselsnummer eller D-nummer datautveksling mellom den sentrale søkerdatabasen og de enkelte lærestedene saksbehandling for lærestedene innenfor NOM av søkere med opptaksgrunnlag1 fra utlandet, samt enkelte andre spesielle søkergrupper, rådgiving til og utarbeidelse av saksbehandlingsmanualer for bruk på lærestedene ved saksbehandling av søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn til lokale opptak samordning av saksbehandlingsrutiner for saksbehandlingen i NOM ved de enkelte lærestedene opptakskjøring, brev- og meldingsproduksjon til søkerne produksjon av rapporter og statistikk drift og videreutvikling av den nasjonale vitnemålsdatabasen for norsk, videregående opplæring sekretariatsarbeid for nasjonal klagenemnd for opptak gjennom SO og felles klagenemnd for studentsaker SOs arbeid foregår i nært samarbeid med lærestedene og FS. Nasjonalt organ for kvalitet i utdanning (NOKUT) NOKUT er nasjonalt kompetansesenter for utenlandsk utdanning og bidrar til at personer med utenlandsk utdanning kan benytte kompetansen sin i Norge og at arbeidsliv og utdanningsinstitusjoner har god informasjon om hva utenlandsk kompetanse tilsvarer i Norge. Avdeling for utenlandsk utdanning jobber med vurdering, verifisering, godkjenning og informasjon om utenlandsk høyere utdanning. NOKUT: godkjenner og vurdere enkeltpersoners utenlandske høyere utdanning 1 Videregående opplæring ENIC-NARIC: European Network of Information Centres in the European Region – National Academic Recognition Information Centres in the European Union 3 4 informerer om utenlandsk utdanning og systemet for godkjenning i Norge ivaretar nasjonale koordinerings- og kontaktpunktfunksjoner frambringer, sammenstille og analysere kunnskap om godkjenning av utenlandsk kompetanse gir råd til myndighetene, arbeidslivet og utdanningsinstitusjonene har en nasjonal godkjenningsordning for personer uten verifiserbar dokumentasjon (UVD). har nasjonalt ansvar for GSU listen (generell studiekompetanse for utenlandske søkere) tilbyr turbovurderinger av utenlandsk utdanning i forbindelse med ph.d.-opptak og for arbeidsgivere, som hjelp til vurdering av utenlandske jobbsøkere i en ansettelsesprosess NOKUT er Norges ENIC-NARIC-kontor3, og har som oppgave å sikre at Norge fyller forpliktelsene i Lisboa-konvensjonen om godkjenning av kvalifikasjoner for høyere utdanning. NOKUT informerer om utenlandsk utdanningssystemer i Norge, og informerer om det norske utdanningssystemet i utlandet. NOKUT har en egen godkjenningsordning, NOKUTs generelle godkjenning, hvor utenlandsk høyere utdanning vurderes i forhold til den norske gradsstrukturen. NOKUT forventer om lag 8 000 søknader i 2015. Et stort antall av disse søkerne vil på et senere tidspunkt bruke godkjenningsdokumentet fra NOKUT til å søke jobb og søke opptak ved norske høyere utdanningsinstitusjoner. NOKUT mottar også mange henvendelser om de norske godkjenningsordningene. NOKUT er nasjonalt kontaktpunkt for EUs yrkeskvalifikasjonsdirektiv og nasjonalt kontaktpunkt for europeisk kvalifikasjonsrammeverk/nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk. I tillegg gjennomfører NOKUT ulike utredninger innenfor feltet utenlandsk utdanning, har relevant informasjon på egne hjemmesider, har en mye brukt landdatabase, samt arrangerer årlig en konferanse med tema tilknyttet utenlandsk utdanning. NOKUTs avdeling for utenlandsk utdanning bistår norske høyere utdanningsinstitusjoner i forbindelse med opptak av personer med utenlandske kvalifikasjoner, innpassing og faglig godkjenning av utenlandske kvalifikasjoner. NOKUT mottar også spørsmål om opptak til masterutdanninger fra personer med utenlandsk høyere utdanning. Senter for internasjonalisering av utdanning (SIU) Senter for internasjonalisering av utdanning (SIU) er et nasjonalt kompetansesenter som fremmer internasjonalt samarbeid gjennom hele utdanningsløpet. SIU er et statlig forvaltingsorgan under Kunnskapsdepartementet. Senteret skal fremme internasjonalisering, kulturell kommunikasjon og internasjonal mobilitet innen utdanning. Senteret har en viktig oppgave i å samordne tiltak på nasjonalt nivå, i samsvar med offisielle retningslinjer for politikken på feltet. SIU er Norges kontor for 5 internasjonale program og tiltak innenfor utdanning og forvalter program for flere offentlige oppdragsgivere, og driver med informasjonsarbeid, rådgivning og utredning. Senteret har ansvar for å profilere Norge som samarbeids- og studieland overfor utlandet, og skal være et kompetansesenter på området overfor norsk høyere utdanning. SIU har ansvar for nettstedet www.studyinnorway.no som gir informasjon om Norge som studieland til internasjonale studenter. Studyinnorway.no har som mandat å profilere Norge som studie- og samarbeidsland. Nettstedet fungerer i dag som et supplement på nasjonalt nivå til institusjonenes egne nettsider. Oversikten over tilbudet av masterstudier på engelsk i Norge er i dag den mest besøkte siden på nettstedet. UH-institusjonene Det tilbys om lag 900 masterprogrammer i Norge, og om lag 250 av disse har engelsk som undervisningsspråk. Det er om lag 100 000 søkere og i underkant av 40 000 registrerte studenter på masterstudier i Norge. I overkant av 11 000 fullførte en master i 2014.2 I dag gjennomføres alt masteropptak i Norge av universitetene og høgskolene selv, som lokalt opptak. Opptakskompetansen for både nasjonalt og internasjonalt masteropptak er derfor omfattende på institusjonene. Denne kompetansen er det viktig å videreføre inn i ny modell. Ikke minst er det viktig å videreføre de lokale opptakskontorenes kunnskap når det gjelder samarbeid med egne fagmiljø, praksiskunnskap etc. Helt avgjørende er det derfor at UHinstitusjonene selv fortsatt skal være ansvarlige for vurdering av de faglige kvalifikasjonskravene for opptak. UH-sektoren har flere eksempler på tiltak som innebærer mer samordning og arbeidsdeling, på tvers av institusjoner og/eller med de andre enhetene, for eksempel programmer for internasjonalt utdanningssamarbeid innen og utenfor Europa, og programmer rettet mot utviklingsland. Et eksempel er pilotprosjektet «Students at Risk». Programmet er et samarbeid mellom SIU, utdanningsinstitusjonene, UD og NOKUT. SIU administrerer programmet. NOKUT gjennomfører de systematiske vurderingene som ligger til grunn for opptak. Etter NOKUTs vurdering av dokumentenes ekthet, nivå og omfang av utdanning, foretar UHinstitusjonene en faglig vurdering av søknaden. UH-institusjonene fatter deretter vedtak om opptak eller avslag. Flere institusjoner har de siste årene samordnet opptak til masterstudier internt på institusjonen, og erfaringene fra disse institusjonene har vært relevant bakgrunnsinformasjon for arbeidsgruppen. UiO, som er den institusjonen som har flest søknader til masterstudier i Norge, samordnet masteropptaket fra og med 2014. Tidligere ble masteropptak gjennomført på hvert enkelt fakultet eller studieprogram. Omleggingen innebærer at man sentralt på UiO nå har ansvar for søkerinformasjon, søknadsweb, systemiske vurderinger og utsendelse av tilbud og avslag til søkere, men at fakultetene har ansvar for de faglige vurderingene. 2 Tall fra DBH 6 3. Forslag til justert modell for opptak til mastergradstudier i Norge Det er vanlig å skille mellom norske og internasjonale studenter i høyere utdanning, men når det gjelder opptak til masterstudier, mener arbeidsgruppen at det er mer interessant å skille mellom søkere med norsk utdanningsdokumentasjon og søkere med utenlandsk utdanningsdokumentasjon. Det er mer ressurskrevende å vurdere utenlandsk dokumentasjon enn norsk. Det er et økende antall internasjonale studenter som søker masterstudier i Norge. I tillegg er det en økende andel norske søkere som har bachelorgrad fra utenlandske institusjoner, og som søker til både norske og internasjonale masterstudier. Søkers nasjonalitet blir mindre viktig. UHR mottok høringsuttalelser fra 23 institusjoner, i tillegg til NOKUT og Samordna opptak (nå FSAT). Se: http://www.uhr.no/aktuelt_fra_uhr/internasjonale_sokere_til_masterutdanninger_-_horing Høringssvarene viser at det er bred tilslutning til en nasjonal samordning av opptak av internasjonale søkere til mastergradstudier. Nesten alle UH-institusjonene støtter modellen med en felles søknadsportal for alle mastergradstudier, men høringssvarene spriker noe når det kommer til detaljerte løsninger. Dette er nærmere kommentert under det enkelte trinn i prosessen. Nedenfor følger arbeidsgruppens forslag til justert modell for opptak til mastergradsstudier. Det er gjort noen konkretiseringer og språklige endringer i forhold til tidligere forslag til modell: 7 1 2 3 4 • Felles, nettbasert søknadsportal og en sentral database for alle mastergradstudier (med unntak av §4) • en engelskspråklig side og en norsk side • det skilles mellom norsk og utenlandsk dokumentasjon • Søkere kan søke på inntil 10 ulike mastergradsstudier • Definerte søknadsfrister både vår og høst • Nasjonal koordineringsfunksjon vurderer nivå, omfang,og dokumenters ekthet, samt språkkrav till søkere med utenlandsk dokumentasjon • søkere med norsk dokumentasjon videresendes direkte til lærestedene • Nasjonal koordineringsfunksjons vurdering er endelig og søker varsles om avslag • Godkjent dokumentasjon videresendes lærestedene • Lærestedene saksbehandler søknadene • Saksbehandling fra lærestedene overføres sentral database • Tilbud publiseres via søknadsnettsted til den enkelte student • søker kan være registrert med ett ja-svar og det vil være definerte svarfrister • svaret fra søker registreres i FS og er tilgjengelig for lærestedene Kommentar til trinn 1: Bred tilslutning til felles søknadsportal Arbeidsgruppen foreslår at det opprettes en felles, nasjonal søknadsportal for søkere til masterutdanninger i Norge, slik at vi får et opptakssystem som er enkelt og oversiktlig for søkerne. Løsningen krever at det må være enkelt å bevege seg mellom søknadsportalen og institusjonenes hjemmesider. Nettstedet må vedlikeholdes og lærestedene har selv ansvar for oppdaterte lenker etc. til sine mastergradsstudier. Løsningen forutsetter videre at alle søknader er elektroniske. Nesten samtlige læresteder støtter arbeidsgruppens forslag om en felles søknadsportal for alle mastergradsstudier, for både søkere med norsk utdanning og utenlandsk utdanning. BI er foreløpig nøytral. NMBU støtter en ordning for det internasjonale opptaket til sine engelske masterprogram i desember, men er mer usikre på om de ønsker en samordning også for det «norske opptaket» som foregår om sommeren. Obligatorisk løsning for de offentlige institusjonene, og mulighet for å være med for de private institusjonene/lærestedene Flere av høringsinstansene vektla muligheten til frivillig deltakelse fra UH-institusjonene. Arbeidsgruppen mener at for å oppnå målsetningene med en samordning av opptak til mastergradsstudier, er det nødvendig at flertallet av institusjonene er med. Bare da vil man få god uttelling for de investeringer som må gjøres. Men opptrapping kan skje gradvis, for 8 eksempel starte med de engelskspråklige masterstudiene, til å omfatte alle mastergradsstudiene. Mastergradsstudier som inngår i modell for samordnet opptak Alle mastergradsstudier som norske UH-institusjoner er hovedansvarlige for, inkludert fellesgrader, skal inngå i ordningen, bortsett fra § 4 i Forskrift om krav til mastergrad, som er ivaretatt av SO/FSAT. Behov for tilstrekkelig antall søknadsfrister Institusjonene har ulike søknadsfrister for opptak til masterstudier, og i høringssvarene fra institusjonene var det mange som ønsker å opprettholde denne fleksibiliteten. For søkere med vitnemål fra utlandet er søknadsfristene oftest i desember eller januar, da arbeidet med disse er langt mer ressurskrevende enn søkere med norsk utdanningsdokumentasjon. Ellers varierer søknadsfristene mellom mars og mai. Noen UH-institusjoner har også opptak i høstsemesteret for studiestart i januar. For enkelte læresteder er det viktig å ha ulike søknadsfrister gjennom året, noe FSAT sier vil være teknisk mulig. En kartlegging høsten 2014 viste at, selv om det opereres med mange ulike søknadsfrister, bør det være fult mulig å enes om noen fellesfrister. Avvikene var ikke avskrekkende store. Arbeidsgruppen mener det er viktig for søkerne at søknadsfristene er tydelig definert og mest mulig felles, og mener det bør være mulig å enes om 4-6 felles frister i året, avhengig av søkergrupper: søkere med utdanning fra Norge, utdanning fra land innenfor EU/EØS og utdanning fra land utenfor EU/EØS Antall søknadsalternativer Arbeidsgruppen har diskutert ulike løsninger på hvor mange søknadsalternativer den enkelte søker kan sende inn. Et samordnet opptakssystem vil kunne håndtere flere mulige løsninger, ifølge FSAT. Høringssvarene fra lærestedene understreket behovet for fleksibilitet her. Forslaget om inntil 10 mastergradsstudier viser til tilsvarende praksis i samordna opptak, som fungerer godt. Kommentarer til trinn 2 Nasjonal koordineringsfunksjon Arbeidsgruppen foreslår at det etableres en nasjonal koordineringsfunksjon med mandat til å koordinere den systemiske vurderingen av utenlandsk høyere utdanning. Med systemisk vurdering menes vurdering av den utenlandske høyere utdanningens nivå, omfang, akkreditering og ekthet, i tråd med NOKUTs regelverk for generell godkjenning av høyere utenlandsk utdanning. Det er langt mer ressurskrevende å vurdere utenlandsk dokumentasjon enn norsk. UH-institusjonenes opptaksmedarbeidere må også være sentrale i dette arbeidet. Nasjonal koordineringsfunksjon gjør en systemisk vurdering av om kandidatene har tilstrekkelig utdanning, før institusjonene foretar en faglig vurdering. Dersom det stilles 9 absolutte krav til språk, vil språkkrav også inngå i den systemiske vurderingen. Modellen legger opp til at institusjonene fortsatt vil ha fullt ansvar for saksbehandling av spesielle opptakskrav for sine studier, det vil si vurdere det faglige grunnlaget for opptak, rangere kvalifiserte søkere, og bestemme hvem som får tilbud om opptak. Noen institusjoner etterlyser grundigere utredninger av forslaget om en ny instans og påpeker viktigheten av tydelig mandat for ny enhet og avklaring av samarbeid og arbeidsdeling med institusjonene, FSAT og NOKUT. Institusjonene imøteser spesielt en nasjonal koordinering og økt kompetanse i forbindelse med opptak av søkere med opptaksgrunnlag fra utlandet. En felles nasjonal systematisk vurdering av utenlandske utdanningsdokumenter vil gi god utnyttelse av kompetanse på utenlandsk utdanning, samt økt forutsigbarhet, transparens og likebehandling av søkerne. I tillegg til økt kvalitet, trekker flere institusjoner fram at dette vil være svært ressursbesparende for den enkelte institusjon, ikke minst fordi mange søknader behandles av flere institusjoner per i dag – altså et betydelig dobbeltarbeid for sektoren. Når det gjelder opptak av søkere med norsk dokumentasjon til norske mastergradsstudier, er det en institusjon som ikke ønsker dette (NMBU). Flere institusjoner nevner ikke opptak av norske søkere i sine høringsuttalelser. Flere av UH-institusjonene anbefaler også organisasjonstilknytning for arbeidet med den systemiske saksbehandlingen i sine høringsuttalelser. Arbeidsgruppen har valgt å bruke begrepet «nasjonal koordineringsfunksjon» for å legge vekt på rolle og oppgaver, og ikke ta stilling til organisatorisk plassering til ny funksjon, i tråd med arbeidsgruppens mandat. Søkere med norsk dokumentasjon Søkere med norsk utdanningsbakgrunn videresendes elektronisk fra den sentrale databasen til lærestedenes studieadministrative system, i hovedsak FS, og saksbehandles på vanlig måte der. Datautvekslingen mellom den sentrale databasen og lærestedene foregår på et spesifisert format, som i prinsippet også kan følges av læresteder som har annet studieadministrativt system enn FS, men tilpasningen vil da bli dyrere. Ressurser og arbeidsform Sett i lys av Kunnskapsdepartementets krav om avbyråkratisering, effektivisering av offentlig forvaltning og fjerning av tidstyver, er det vesentlig at man her benytter eksisterende kompetanse på vurdering av utenlandske høyere utdanningsdokumenter. Lærestedenes opptakskontorer er ansvarlige for masteropptak i Norge i dag. Det er også de norske lærestedene som er ansvarlig for og foretar vurdering av dokumentasjon ved innpassing av utdanning. I dette arbeidet benyttes kompetanse på tvers av UH-institusjonene og NOKUT. Dette er effektivt for sektoren og kompetansehevende for medarbeiderne, og bør videreføres. 10 Arbeidsgruppen foreslår at Nasjonal koordineringsfunksjon får en liten stab av medarbeidere som utvides med medarbeidere på institusjonene, FSAT og NOKUT i definerte perioder. På denne måten vil dagens kompetanse i sektoren videreutvikles. Arbeidsgruppen har ikke tatt stilling til lokalisering og tilhørighet for denne funksjonen, for eksempel om man skal samlokaliseres eller delta i en virtuell organisasjon fra egen arbeidsplass. Lokalisering og arbeidsform må utredes videre. Kommentarer til trinn 3 Arbeidsgruppen mener konklusjonen på den systemiske vurderingen må være endelig, slik at søknader som går videre til lærestedene er godkjente og klare for faglig vurdering. Dette skal forhindre det dobbeltarbeidet mange opplever i dag, i og med at samme søknad nå behandles på mange læresteder. Den faglige vurderingen skal deretter foregå på det enkelte lærested. Opptak til mastergradsstudier forgår ofte i tett samarbeid med vitenskapelig ansatte på lærestedene. Høringssvarene ga også klart uttrykk for at dette punktet er svært viktig for lærestedenes autonomi og en forutsetning for å støtte et videre arbeid med samordning av mastergradsopptaket. Kommentarer til trinn 4 Publisering av tilbud og antall ja-svar Når saksbehandlingen fra lærestedene er klar, overføres den til en sentral database. Deretter publiseres tilbud/avslag jf fastlagte frister til søker. Hver søker kan få null, ett eller flere tilbud. Arbeidsgruppen har diskutert ulike alternativer for svaralternativer og –frister. Også på dette området er det teknisk mulig å imøtekomme de fleste behov. Flere høringssvar ga uttrykk for ønske om at søker bør kunne takke ja til flere alternativer, mens andre ønsker en svarløsning jfr. det vi i dag kjenner fra samordna opptak, altså kun ett ja-svar til enhver tid. Etter arbeidsgruppens vurdering er dette et spørsmål om hvor lang tidsfrist søkeren skal få på å endelig bestemme seg. Arbeidsgruppen mener det er mest hensiktsmessig med et system med kun ett gjeldende ja-svar og korte svarfrister. Klageadgang Søkerne klager til den instansen de har mottatt vedtaket fra. Dersom søker får avslag på den systematiske vurderingen, skal klagen sendes til den Nasjonale koordineringsfunksjonen. På lik linje som at søkere som får avslag på den faglig vurderingen, skal sende klagen til lærestedet som ga avslaget. 11 4. Behov for avklaringer Arbeidsgruppen har foreslått modell for samordning av opptak til mastergradsstudier, men det er flere detaljer som må utredes nærmere, før felles søknadsportal kan implementeres. Forvaltningsmessige avklaringer som må gjøres: Organisatorisk plassering av nasjonal koordineringsfunksjon Mandatet til ny nasjonal koordineringsfunksjon Beslutnings- og styringssystem for ny nasjonal koordineringsfunksjon Juridiske avklaringer som må gjøres: Ved opprettelse av nasjonal koordineringsfunksjon, som fatter vedtak om den systematiske vurderingen, er det behov for en klageinstans Institusjonenes forskrifter for mastergradsopptak må vurderes justert Sentrale regelverk må vurderes justert System/tekniske løsninger som må på plass: Ny og tilpasset søknadsportal Det er behov for å utvikle nye løsninger i FS slik at FS blir et egnet saksbehandlerverktøy i tråd med behov i ny modell (flere saksbehandlerfunksjoner) Økonomiske avklaringer som må gjøres: Finansiering av nasjonal koordineringsfunksjon Finansiering av nye systemløsninger, systemforvaltning og drift 5. Plan for det videre arbeidet Videre saksbehandling: April 2015: Arbeidsgruppen ferdigstiller forslag til modell for samordning av opptak til mastergradsstudier, behov for avklaringer og forslag til videre prosess 27. mai 2015: Utdanningsutvalget vurderer arbeidsgruppens forslag og diskuterer videre behandling av saken. Arbeidsgruppen anbefaler at UHR i den videre dialogen med Kunnskapsdepartementet ber om at oppgaven prioriteres høyt. Forslaget om å samordne mastergradsopptaket springer ut av behov i sektoren. Arbeidsgruppen anbefaler at felles søknadsportal etableres så snart som mulig. 12 Etablering av prosjekt for utvikling og implementering av ny modell: Arbeidsgruppen mener at det bør utvikles og implementeres et robust, fleksibelt og felles system for masteropptak. Et utviklingsprosjekt må involvere FSAT, NOKUT og et representativt utvalg av læresteder. 13 <sideskift> Felles Studieadministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-15-051 Til styret Sak 7 Strukturmeldingen 1. Bakgrunn Regjeringen legger opp i Meld. St. 18 Konsentrasjon for kvalitet til en gjennomgang av forvaltningsoppgaver som ligger i departementets underliggende organer. FSAT må ta konsekvenser av meldingen, både i forhold til egen organisering, men også i forhold til hva et endret institusjonslandskap kan medføre for tjenestesenteret. Styret inviteres til diskusjon rundt de kortsiktige og langsiktige konsekvensene av tiltakene som foreslås i Strukturmeldingen. 2. Regjeringens forslag til tiltak i Strukturmeldingen, kap. 6. Strukturmeldingen legger opp til følgende tiltak som berører FSAT: Etablerere en arbeidsgruppe som skal utarbeide en helhetlig strategi og forslag til tiltak for hvordan systemer for faglig aktivitet og administrasjon kan brukes og organiseres mer effektivt. Arbeidsgruppen skal etableres i samarbeid med Universitets- og høgskolerådet, ha deltakere fra sektoren og sekretariat fra UNINETT AS. Videreutvikle Felles studieadministrativt tjenestesenter, og vurdere om dette bør organiseres som et selvstendig forvaltningsorgan direkte under departementet. FSAT er i dag administrativt knyttet til Universitetet i Oslo, men styret for universitetet har ikke ansvaret for senterets faglige virksomhet. FSAT bør ha stor grad av selvstendighet for å kunne ta et ansvar for å utvikle virksomheten i tråd med sektorens behov og må fortsatt være leverandør av de tjenestene og funksjonene av høy kvalitet som etterspørres. Vurderes om CRIStin skal få en nærmere tilknytning til FSAT eller andre fellestjenester. CRIStin er viktig for flere sektorer, og dette vil være sentralt i vurderingene. Vurdere om BIBSYS bør slås sammen med CRIStin. Vurdere organiseringen av BIBSYS og Norgesuniversitetet. BIBSYS leverer produkter og tjenester for utveksling, lagring og gjenfinning av data. BIBSYS har selv utviklet slike tjenester og produkter, men vil nå gå over til å anskaffe disse gjennom kjøp i det åpne markedet. Dette vil gi BIBSYS en endret rolle, som tilsier at BIBSYS bør slås sammen med andre aktører i sektoren, for eksempel UNINETT AS eller CRIStin. Vurdere om NOKUTS kompetansesenter for utenlandsk utdanning på sikt kan overføres til Felles studieadministrativt tjenestesenter Vurdere hvordan Database for statistikk om høgre utdanning kan videreutvikles som miljø for økonomiske analyser og standardisert rapportering. Dette bør ses i sammenheng med utviklingen av FSAT. FSAT-15-051 <sideskift> Felles Studieadministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-15-050 Sak 8 Evaluering av direktør u.off. jfr. offl. § 5 1. Bakgrunn FSAT ble etablert fra 1.7.2014. Etter at FSATs styre ble oppnevnt av Kunnskapsdepartmentet, arbeidet styret med innstilling og ansettelse av direktør for FSAT. Grete Christina Lingjærde tiltrådte 1.januar 2015 stillingen som direktør for FSAT. Direktøren har fått styrets fullmakt til å videreføre/sluttføre organisering av FSAT, slik at gevinsten ved samorganisering av de tre enhetene blir realisert på best mulig måte. FSATs styret har plikt til å gjennomføre årlig evaluering av eget arbeid samt årlig evaluering av direktørens arbeid. 2. Hovedproblemstillinger Kunnskapsdepartementet fastsatte ansvarsområder for daglig leder/direktør for FSAT i vedtekter for FSAT av 28.5.2014. FSATs styre vedtok stillingsinstruks for daglig leder/direktør 19.3.2015. Daglig leder/direktør forestår den daglige driften av tjenestesenteret, er ansvarlig for at virksomheten er forsvarlig organisert og foregår i samsvar med gjeldende retningslinjer og bestemmelser som er fastsatt av departementet, vertsinstitusjonen eller styret. Direktør har ansvar for å realisere styrets overordnede mål, prinsipper og visjon, samt sørge for at styret arbeider med de riktige sakene. Direktør har ansvar for å iverksette styrets vedtak. Daglig leder har ansvar for den daglige løpende økonomi og personalforvaltningen. Med utgangspunkt i FSATs vedtekter og styrets stillingsinstruks for direktør foreslås det at følgende suksessfaktorer legges til grunn for evalueringen: Strategisk planlegging: Evaluering av status for arbeid med langsiktig strategisk planlegging, samordning av oppgaver og budsjettering Økonomiforvaltning FSAT-15-050 Evaluering av arbeid med registering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger ift lov og forskrifter for statlig økonomiforvaltning samt UiOs rutiner og retningslinjer for budsjettering, regnskapsførsel og regnskapsrapportering. Rapportering Evaluering av direktørens rapportering til styret om tjenestesenterets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Styringsdokumenter Evaluering av FSATs årsplan, budsjett og årsmelding. Digitalisering Evaluering av status for arbeid med digitalisering av arbeidsprosesser for FSATs brukerinstitusjoner. FSAT-15-050 Felles Studieadministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-15-059 Til styret Sak 9 1. Evaluering av styrets arbeid Bakgrunn FSAT-styrets evaluering av eget arbeid er en fast årlig diskusjonssak. I det følgende legges det frem forslag til temaer til diskusjon i styret som grunnlag for styrets evaluering av eget arbeid. 2. Styrets oppgaver Styrets oppgaver er fastsatt av Kunnskapsdepartementet i vedtekter av 28.5.2014: - Styret har ansvar for den faglige virksomheten og det strategiske ansvaret for den fremtidige utviklingen - Styret har ansvar for generelle og prinsipielt viktige spørsmål for virksomheten, virksomhetsplan, budsjett, fastsettelse av brukerbetaling, godkjenning av årsrapporten og den interne organiseringen. - Styret har overordnet ansvar for at økonomiske ressurser og eiendom disponeres i overenstemmelse med økonomiregelverket i staten, smat eventuelle føringer gitt av departementet. 3. Forslag til diskusjonstemaer Hvordan opplever FSAT styre at styrets arbeidsform har fungert i perioden fra etableringsdato 01.07.2014 frem til nå? Hvilke forbedringsbehov og muligheter ser styremedlemmene for fremtiden? For å belyse disse hovedproblemstillingene foreslås det diskusjon rundt følgende temaer: Arbeidsform: møteledelse, møtedeltakelse Formalia: sakslister, referater, beslutningskvalitet (forberedende behandling, diskusjon, vedtak) Styrets integritet: ansvar for vedtak som fattes, åpenhet Styrets forhold til organisasjonen og administrasjonen Styrets forhold til direktør Styrets arbeid med sine hovedoppgaver: strategioppgaver (mål og strategier, handlingsplaner, budsjettarbeid), kontrolloppgaver (rapporteringsrutiner), organiseringsoppgaver (ressurser og kompetanse) FSAT-15-059 <sideskift> Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-15-055-1 Til styret Sak 10 Strategi for FSAT 1. Bakgrunn og tidligere behandling i styret for FSAT Stortinget har gjennom Prop. 1 S (2014-2015) vedtatt overordnet mål for FSAT. Kunnskapsdepartementet har fastsatt vedtekter for FSAT 28.5.2014. Gjennom organisasjonsprosjektet høsten 2014 har FSAT utviklet et målbilde for organisasjonen. Målbilde for organisasjonen ble diskutert i styret for FSAT 17.12.2014. Som et ledd i styrets videre arbeid med strategi for FSAT har styret gjennomført en SWOT-analyse av FSATs målbilde og organisasjonsmodell 19.3.2015. Med utgangspunkt i SWOT-analysen, ble det identifisert 8 fokusområder for FSAT. Tidsplan for strategiarbeidet ble drøftet og justert av styret for FSAT på møte 23.04.2015. 2. Hovedproblemstillinger Det presenteres en grovstruktur for den nye strategiske planen for FSAT samt justert versjon av tidsplan for strategiarbeidet i tråd med styrets innspill av 23.04.2015. Styret inviteres til drøfting av det fremlagte forslaget til fire strategiske mål for FSAT. Forslaget er laget med utgangspunkt i FSATs mandat og oppgaver samt de valgte fokusområdene for FSAT. Det foreslås videre to-tre tiltak under hvert mål. Tiltakene er laget med utgangspunkt i FSATs mandat og oppgaver, styrets fokusområder for FSAT, innspill fra ansatte og ledelsen ved FSAT gitt i forbindelse med organisasjonsprosjektet og arbeid med å utvikle målbilde for organisasjonen. Vedlegg: - Tidsplan for arbeidet FSAT-15-055-1 Tidsplan Strategi 19. mars 2015 Kick-off for strategiarbeidet. SWOT-analyse 23. april 2015 Drøfting av tidsplan for arbeidet i styret for FSAT 18. juni 2015 Drøfting av grovstruktur for Strategi August-september Drøfting av utkast med ansatte ved FSAT August-september Drøfting med sektoren, Uninett og BOT-samarbeidet (forespørsel sendt). August-september Avsjekk/ høring/ drøfting med UHR (Utdanningsutvalget og Admininistrasjonsutvalget) (forespørsel sendt) 25. september 2015 Avsjekk/ høring/ drøfting med Samhandlingsforumet (UNINETT, BIBSYS, NSD, CRIStin) 9. september 2015 Behandling i styret. Drøfting av inspill fra høringsrunden. 15. oktober 2015 Grovutkast av strategidokumentet foreligger 19.-21. oktober Presentasjon for studiedirektørene November 2015 Eventuell høring 1.desember 2015 Strategidokumentet vedtas i styret for FSAT Felles Studieadministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-15-057 Til styret Sak 3 1. Videreføring av arbeidet i STAR-prosjektet Bakgrunn og tidligere behandling i FSATs styre Prosjektgruppen for STAR ble gjenoppnevnt i juni 2014 for en prosjektperide frem til 31.august 2015. Prosjektgruppen har høsten 2014 og våren 2015 arbeidet med å spesifisere, utvikle og teste rapporter i rapportverkøyet. Mandatet for STAR-gruppen ble behandlet i styret for FSAT 14. november 2014 og leveranseplan for prosjektet ble forelagt styret 2.mars 2015. I det følgende presenteres overordnet status for prosjektet og hovedmomenter knyttet til implementeringsfasen høsten 2015. Styret inviteres til drøfting av videreføring av arbeidet i STARprosjektet. 2. Status for STAR-prosjektet Status for arbeidet med testing av rapportverktøyet, testing av rapporter som er tilgjengelig i verktøyet og test av kobling til kilder fra rapportverktøyet (kobling fra Tableau til Datavarehus med FS-data og kobling fra Tableau til de institusjonelle FS-basene) vurderes som tilfredstillende og i henhold til planen. Prosjektgruppen vil derfor etter sommeren gå over i en pilotfase ved institusjoner representert i prosjektgruppen. Informasjon om dette sendes til pilotinstitusjonene senest 10.juni. Fra september tilbys utrulling av rapportverktøyet for øvrige institusjoner i sektoren, avhengig av institusjonenes ønske. Det som tilbys institusjonene ved utrullingstidspunktet er rapportene fra kravspesifikasjonen, med de endringene som fremkom i prosjektgruppens arbeid med testing og utprøving av rapporter og tallgrunnlaget. 3. Videreføring av arbeidet i prosjektgruppen Prosjektgruppen ønsker at arbeidet i STAR-prosjektet videreføres ved at man oppretter en ekspertgruppe som forvalter bruken av rapportverktøyet i sektor på lik linje og med de øvrige ekspertgruppene for FS og tilhørende applikasjoner og verktøy. Ønsker om nye rapporter som skal være tilgjengelige for alle institusjoner meldes inn via ekspertgruppen. FSAT-15-057 STAR-gruppen foreslår videreføring av dagens sammensetning med variert kompetanse og roller. Prosjektgruppen anbefaler i tillegg at denne ekspertgruppen ivaretar det overordnete perspektivet på institusjonenes behov med tanke på statistikkutvikling og analyse. Gruppen vil derfor ikke bestå utelukkende av superbrukere av FS (FS-kontakter). Uavhengig av møteregularitet, vil gruppen holde ett møte i året der gjennomgang av rapportporteføljen er tema (hva som er utviklet, hva er på ønskelisten, hva brukes mye/lite) også sett opp mot andre statistikkleverandører og bestillere i sektoren. Prosjektgruppen anbefaler at FSAT i det videre arbeidet har løpende dialog med NSD i deres rolle som forvalter av nasjonal statistikk for høyere utdanning (jf. Strukturmeldingen). 4. Informasjon til sektoren For å sikre best mulig implementering av rapportverktøyet, arbeider FSAT med å lage brukerveiledninge, nettside og kursmateriale for institusjonene. Det planlegges en første opplæringsrunde medio september og neste opplæringsrunde medio mars 2016 (for institusjonene som tar rapportverktøyet i bruk i en senere pulje). STAR-prosjektet og rapportverkøtøyet Tableau ble presentert for alle universiteter og høyskoler på FS-Brukerforum 14.april 2015. Deltakere var positive til at rapportverktøyet snart gjøres tilgjengelig for institusjonene. Som allerede nevnt, er et informasjonsbrev sendt ut til institusjonene i begynnelsen av juni. Prosjektgruppen anbefaler i tillegg at rapportverktøyet og resultater fra STARprosjektet legges frem på Direktørsamling i oktober 2015. Styret inviteres til å drøfte følgende punkter: - Videreføring av arbeidet i STAR-prosjektet - Framtidig organisering - Samordning av det nasjonale arbeidet med statistikk på nasjonalt nivå med NSD FSAT-15-057 Felles Studieadministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-15-047-1 Til styret Sak 12 Virksomhetsrapport 1. tertial 2015 for FSAT Det legges frem virksomhetsrapport for 1.tertial 2015 for FSAT. Rapporten består av - virksomhetsrapport per 1.tertial med hovedvekt på status for de vedtatte hovedprioriteringene for FSAT regnskapet per 30.april 2015 for FSAT Forslag til vedtak: Styret for FSAT tar virksomhetsrapporten per 1.tertial 2015 til etterretning. Prioriteringer og budsjettdisponeringer for 2015 opprettholdes. FSAT-15-047-1 <sideskift> Tertialrapport for FSAT Første tertial 2015 20.05.2015 Generelt Dette er tertialrapport for FSAT for første tertial 2015. Punktene i rapporten refererer til dokument FS-14-010-10 Arbeidsoppgaver, prioriteringer og budsjett 2015-2016. Styret for FSAT har valgt følgende hovedprioriteringer for 2015: 1. Ferdigstille organisasjonsprosessen. 2. Utarbeide en strategi for det nye senteret. 3. Samlokalisering 4. Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå. 5. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk 6. Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 7. Ferdigstille SO 3.0-prosjektet 8. Forvalte FS 9. Videreutvikle FS i henhold til plan 10. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale 11. Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST 12. Arbeide med vitnemålsbanken I etterkant er det kommet til nye oppgaver FSAT må løse i forbindelse med institusjonsfusjonene som gjennomføres i tiden fremover. I det følgende kommenteres og vurderes status for hovedprioriteringer for FSAT for 2015. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 1 Aktiviteter 1. Ferdigstille organisasjonsprosessen Rapporten fra organisasjonsprosjektet for intern organisering av FSAT ble levert 10.12.2014 og vedtatt på styremøte 17.12.2014. I første tertial ble det nedsatt flere mindre arbeidsgrupper som jobbet videre med interne rutiner for den nye organisasjonen: - - Flyttegruppen: gruppen har ansvar for planlegging av flytting av de to miljøene inn i felles lokaler ved Fr. Nansens vei 19. Gruppen har ansvar for å koordinere oppussing av de nye lokalene samt romkabal for alle FSATs ansatte. Gruppe for personaladministrasjon: gruppen har ansvar for å etablere rutiner for arbeid med personaladministrasjon på FSAT. Gruppe for avtaleverket: gruppen har ansvar for utredning av hvilke avtaler som må inngås på nytt og hvilke som må oppdateres grunnet sammenslåingen. Gruppe for nytt navn for FSAT: gruppen har ansvar for å utrede ulike alternativer for navnet FSAT og foreslå tre/fem navn for styret for FSAT. Det ble samtidig jobbet med å lage funksjonsplan for FSAT og deretter bemanningsplan. Organisasjonskartet ble ferdigstilt i januar og forhandlet med sentrale tillitsvalgte ved Universitetet i Oslo 9.4.2015. Arbeidet med bemanningsplan starter i andre tertial og ferdigstilles innen utgangen av juni. Det er planlagt at innplassering av ledere og ansatte er gjennomført innen utgangen av juni. Arbeidet med å etablere en velfungerende organisasjon vil i 2016 gå utover de ordinære forvaltningsoppgaver i FSAT. 2. Utarbeide en strategi for det nye senteret Gjennom organisasjonsprosjektet høsten 2014 har FSAT utviklet et målbilde for organisasjonen og styret har på bakgrunn av dette arbeidet vedtatt en målstruktur for FSAT. Målbildet ble definert som beskrivelse av ønsket fremtid for FSAT og ble bygget rundt seks dimensjoner som dekker ulike aspekter av organisasjonen: tjenestesenterets rolle, leveranser, samspillet med brukerne, det indre liv, effektiv drift av organisasjonen og innovasjon og nyskapning. I første tertial 2015 ble det utarbeidet virksomhetsmål for FSAT med utgangspunkt i målbildet. Styret for FSAT har vedtatt virksomhetsmål for FSAT i april 2015. Som et ledd i styrets videre arbeid med strategi for FSAT har styret gjennomført en SWOT-analyse av FSATs målbilde og organisasjonsmodell for å få oversikt over virksomhetens styrker, svakheter, muligheter og farer. Med utgangspunkt i SWOT-analysen, ble det identifisert følgende fokusområder for FSAT: - Videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører Være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser Være innovativ FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 2 - Være profesjonell totalleverandør Investere i kompetanse Arbeide med internasjonalisering Sørge for brukermedvirkning FSAT historien som veien til gevinst Basert på dette arbeidet skal det i andre tertial utarbeides en første skisse for Strategisk Plan for FSAT. Det er planlagt en bred forankring av utkastet med sektoren i løpet av august og september 2015 før en første behandling i FSATs styre 09.09.2015. 3. Samlokalisering UiO og FSAT har hatt tett dialog under utredning av flere alternative lokaler for FSAT. Teknisk avdeling v/UiO har utredet tre ulike lokaliseringer og det ble i første tertial inngått en leiekontrakt med UiO om leie av Fr. Nansens vei 17/19. Flyttedato er desember 2015. 4. Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå Det ble ikke jobbet med samarbeidsforum i første tertial. Arbeidet starter etter sommeren 2015. 5. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk De administrative funksjonene har hittil blitt ulikt ivaretatt i SO og SUN/SFS. I første tertial ble det påbegynt et arbeid for å etableres løsninger som sikrer at senterets administrative oppgaver blir ivaretatt på en effektiv og god måte. Etter at arbeidet med bemanningsplan er avsluttet vil dette området prioriteres høyt da det er et behov for samordning av oppgaver på tvers av de gamle enhetene. En del oppgaver vil ivaretas på et overordnet nivå. Eksempler er personvern og sikkerhet, kontakt med USIT/drift, besvarelse av høringsuttalelser og kontakt med KD og andre myndigheter og organisasjoner. 6. Gjennomføre opptaket til studieåret 2105/2016 Samordna opptaks avdeling for systemforvaltning og informasjon har i perioden 1. januar til 30. april hatt aktiviteter på mange områder. Hoveddelen har vært aktiviteter knyttet til gjennomføring av det samordnete opptaket til grunnutdanninger, men det er også lagt ned mye arbeid i drift og vedlikehold av Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB) og prosjektet SO3.0. De enkelte aktiviteter i SOs seksjon for systemforvaltning Opptaket til grunnutdanninger. Opptaket er gjennomført etter samme tidsplan og prosedyrer som tidligere år. Ettersom utviklingsressursene som er tilgjengelig for opptaket i hovedsak var disponert for prosjektet SO3.0, og SO3.0 ikke gjorde noen delleveranser forut for årets opptak, så har det ikke blitt gjort nevneverdig utvikling innenfor det samordnete opptaket. De små utviklingsressursene som var tilgjengelig, har i sin helhet blitt brukt til drift og vedlikehold innenfor den eksisterende opptaksmodellen. FSAT har besvart omkring 6 200 henvendelser fra søkere på epost og 10 230 på telefon. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 3 Ingen nye læresteder kom med i opptaket i 2015 og det var heller ingen fusjoner mellom eksisterende deltakerinstitusjoner. Det ble meldt inn 1348 studier (mot 1351 i 2014) og det ble registrert 128 000 søkere innen fristen 15. april. Noen nye opptaksregelverk var kommet til siden 2014, men de var utelukkende rekombinasjoner av allerede eksisterende kravelementer, og medførte ikke vesentlig arbeid. FSAT har som vanlig produsert en stor mengde rapporter for media om søking til grunnutdanninger, ofte mht. geografi og kjønn. Det har ikke vært noen større mediesaker i perioden. Kontakt med Kunnskapsdepartementet. Vi har hatt omfattende kontakt med Kunnskapsdepartementet. Med data fra saksbehandlingen i det samordnete opptaket og elektroniske vitnemål i NVB har vi beregnet hvordan ulike vedtatte og eventuelle endringer i kvalifikasjonsregelverket vil slå ut i opptaket. I hovedsak i hvor stor grad skjerping av regelverkene vil redusere antallet kvalifiserte studenter til de aktuelle studiene. Brorparten av rapportene har hatt fokus på lærerutdanningene. FST har også blitt konsultert av KD om ulike løsninger for å gjennomføre egne forkurs i matematikk ved opptak til lærerutdanningene. Klagenemder. Det har vært to møter «Felles klagenemnd for behandling av klagesaker etter lov om universiteter og høyskoler § 4-7 til § 4-10». Nemnda behandlet 17 saker. Det har, som normalt for årstiden, ikke vært møter i «Nasjonal klagenemnd for opptak gjennom Samordna opptak.» Utvalg. Det har vært gjennomført ett møte i Brukerstøtte- og saksbehandlingsutvalget, men ingen møter i Informasjonsutvalget. Dette er begge utvalg der representanter for lærestedene (i hovedsak) gir Samordna opptak råd i aktuelle saker. Møteaktiviteten er normalt sterkest om høsten. Høringer. Vi har utarbeidet høringsuttalelser for følgende: «NOU 2014:14 Fagskolen – et attraktivt utdanningsvalg», endringer i «Forskrift om skikkethetsvurdering i høyere utdanning» og endringer i «Forskrift om tildeling av utdanningsstøtte». Opptak til mastergradsutdanninger. Avdelingen har deltatt i en arbeidsgruppe under Utdanningsutvalget (UU) til UHR, som 18. mai i år la frem for UU et forslag til samordning av opptaket til mastergradsutdanninger. Omorganisering. De ansatte har deltatt i på seminarer, i møter og i utvalg angående fusjonen og omorganiseringen. De enkelte aktiviteter i SOs seksjon for kompetansevurdering Vurderingssaker. Avdeling for kompetansevurdering (ASK) har så langt i år arbeidet med vurderingssaker fra potensielle søkere til høyere utdanning. Så langt i år har det kommet inn 385 saker. Pr 1. april avsluttet vi dette arbeidet som følge av oppstart av årets opptaksarbeid. Vi har gjennom høst 2014 og vårsemesteret 2015 forberedt oss på årets opptak av søkere med utenlandsk videregående opplæring eller en kombinasjon av utenlandsk og norsk utdanningsbakgrunn ved å innhente informasjon fra ulike land, bearbeidet denne informasjonen, utarbeidet omregningstabeller mv. Vurderingshåndboka er oppdatert i tråd med ny informasjon og avdelingen har publisert denne informasjonen på nettet slik at den er tilgjengelig for potensielle søkere, læresteder samt andre interessenter. ASK har i vårsemesteret oppdatert Boka vår og publisert denne på SODA til bruk for FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 4 lærestedene som er med i det samordnede opptaket. For at søkere til høyere utdanning skal få mest mulig lik behandling gjør vi disse to saksbehandlingsverktøyene også tilgjengelig for private institusjoner som BI og Westerdals Oslo School of Arts. Vurderingshåndboka og Boka vår er viktige saksbehandlerverktøy som krever et omfattende internt utviklingsarbeid og stor arbeidsinnsats fra avdelingens side. ASK behandler følgende søkergrupper i opptaket: søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn, søkere med IB og EB, Steinerskole, søkere som ber om tidlig opptak, særskilt vurdering samt søknader om dispensasjon i forhold til kravene til generell studiekompetanse. Til sammen er dette en søkermasse på omlag 4000 søknader. Disse søkergruppene har søknadsfrist 1. mars og behandlingen av søknadene starter opp før søknadsfristen for hovedopptaket den 15. april. Parallelt med disse oppgavene svarer avdelingen på en stor andel henvendelser fra søkere og læresteder via epost og telefon. Seminarer. Representanter fra ASK deltar på og bidrar med kompetanse på de regionale saksbehandlerseminarene som holdes i region sør-øst, vest og nord. Disse seminarene er en forberedelse til årets opptak og har som mål å sørge for likebehandling av søknader i opptaket gjennom felles tolkning av regelverk og bruk av felles kodeverk. Utvalg. Hovedaktiviteten i Brukerstøtteutvalget, Omregningsutvalget og Dispensasjonsutvalget skjer primært i høstsemesteret. Mellom møtene foregår kommunikasjonen pr e-post. Nasjonal klagenemnd gjennomfører i hovedsak møter etter at årets opptak er avsluttet og klagesaker kommer inn. Det kan bli et møte før juli dersom det blir et tilstrekkelig antall saker etter tidlig opptaket. Kontakt med andre aktører. Avdelingen har jevnlig kontakt med Utdanningsdirektoratet, Nokut, Voksenopplæringskontorer, IMDi, Flyktningmottak og lignende. 7. Ferdigstille SO 3.0-prosjektet Prosjektets mål er å fornye teknisk plattform og system for opptak til høyere utdanning som gjør systemet helhetlig, robust, dynamisk og sikkert. Prosjektet skal muliggjøre for søker å dokumentere elektronisk. Dette skal sikre et mindre personavhengig system. Aktivitetene må ses i lys av dette målbilde. I første tertial er det arbeidet med portal og søknad med tilhørende systemer: · · · · Søknad om opptak (søknadsprosessen) Forvaltning av studier og institusjon Dokumentasjon (Opplasting, informasjon, meldingstjenester) Grensesnitt for Samordna opptak for å forvalte søkere (baksiden) Aktivitetene fremover fokuserer på disse områdene. Dette må på plass for å lansere portal og søknad for opptaket 2016 (Versjon 1.0). Lansering av tjenester (wiki, tilgangskontroll) gjøres så fort driftsmiljøet er etablert. Da vil også mer omfattende testing utføres. Testing er en aktivitet som må fortsette utover høsten og frem til neste års opptak. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 5 Prioriteringer. Vekten av arbeidet legges på portal og søknadsprosessen og støttesystemene SO og lærestedene trenger for å hjelpe søkere. Tjenester mot søker har høyest prioritet. Støtte for lærested gis høyere prioritet enn tjenester for SO. Forutsetninger. Utfordringen for linjeorganisasjonen fremover blir å ta i mot leveranser fra SO30. Driftsmiljø, rutiner og prosesshåndtering for overtagelse må på plass for at dette skal bli vellykket. For å sikre en smidig overtagelse er linjen med på planlegging og gjennomføring i SO30-prosjektet. Risiko. Etablering av driftsmiljø er i første tertial ikke på plass. 8. Forvalte FS FS-Brukerforum. Målgruppen for FS-Brukerforum er FS-kontaktpersoner og mellomledernivå ved Studieavdelinger ved FS-institusjoner. Målet med forumet er å skape en arena for kontakt mellom brukere av FS og utveksling av erfaring og kompetanse samt informasjon og faglig påfyll. FSsekretariatet arrangerte FS-Brukerforum 14.-15.04.2015. Stedet for seminaret var Clarion Hotel Royal Christiania, Oslo og det var over 200 deltakere på seminaret. Temaer for sesjonene var: FSAT og nye utfordringer v/Kunnskapsdepartementet, Presentasjon av FSAT og konsekvenser og muligheter av sammenslåingen av SO og FS v/direktør FSAT, Vitnemålsbanken, Nytt fra FS, Masteropptak, Hvordan innføre Studentbevisappen, Studenter med behov for konfidensialitet, Ny versjon av Søknadsweb, Emrex og Resultatutveksling, STAR og Tableau, Presentasjon av SIU og forventninger SiU-UH-sektoren, GAUS, Lokale opptak, Ny Studentweb, Digital eksamen, Vitnemål med ny mal, Flettefiler og filtrering, Digital postkasse. FS-Planleggingsgruppe og ekspertgrupper. Det ble avholdt 2 møter i FS-Planleggingsgruppe for FS. Det ble i tillegg avholdt møter i følgende ekspertgrupper: gruppen for Etter- og videreutdanning, gruppen for StudentWeb, gruppen for Vurdering, gruppen for Doktorgradsmodulen. Det ble i tillegg avholdt to to-dagers møter i prosjektgruppen for STAR. Fusjoner. FSAT har nedsatt et fusjonsteam på 4 personer. Arbeidet med fusjoner gjennomføres samtidig med prosjektet for flytting av drift av NTNU fra NTNU til USIT. Arbeidet med dette vil gå utover ordinære driftsoppgaver i FSAT. Gruppe for FS-støtte er sterkt berørt av arbeidet og det vurderes tilsettinger i gruppen for å kompensere frikjøp av ressurser som er satt av til prosjektledelse av fusjonsarbeidet. Behovet vil også bli aktuelt utover 2015 dersom fusjonene i kategori 2 og 3 vedtas. Drift av FS. FSAT har overtatt driftsansvar for FS fra 1.1.2014 og det er i første tertial 2015 forhandlet og inngått en ny driftsavtale mellom FSAT og USIT med en økonomisk ramme på NOK 14 mill. Omfanget og kompleksiteten i driftsleveransene stiller krav til kundeforholdet mellom FSAT-USIT. For å profesjonalisere kundeforholdet har FSAT nedsatt en arbeidsgruppe bestående av medarbeidere fra ulike deler av FSAT for å foreslå nødvendige tiltak. Arbeidet i gruppen fortsetter i andre tertial 2015. Kontakt med andre aktører. Sekretariatet har jevnlig kontakt med Kunnskapsdepartementet, Datatilsynet, Lånekassen, NOKUT og NSD. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 6 9. Videreutvikle FS i henhold til plan I 2015 vil en rekke moduler og applikasjoner ferdigstilles og produksjonssettes. Dette omfatter Studentweb, Fagpersonweb, Søknadsweb, START og undervisningsmodul. Det arbeides også kontinuerlig med digitalisering av prosesser. I 2015 vil det spesielt være fokus på eksamensprosessen og digitalisering av karakterutskrifter og vitnemål. GAUS og RUST tas i bruk ved flere institusjoner. I tillegg vil styret tilby tjeneste for digitalisering av semesterkvitteringen til alle institusjoner, noe som gir en innsparing mangedoblet kostnaden med denne. Generelt Strukturmeldingen fra KD. Etter at budsjett og planer for 2015 ble lagt, er ressurssituasjonen noe endret i FSAT pga strukturmeldingen. I 2015 må FSAT (FS) avgi rundt tre årsverk til arbeid med fusjoner. Avtale med UiO om kjøp av administrasjon er ikke på plass enda, og ferdigstilles før sommeren. FS gikk også inn i FSAT med et underskudd på 0,5 mill. Videre har personalkostnader økt mer enn fs-kontigenten fra 2015 til 2016. Det er dermed ikke rom pr i dag for å erstatte personale som benyttes til fusjoner. Dette vil dermed gå ut over oppgaver som er planlagt for 2015, både driftsog videreutviklingsoppgaver. Også i en situasjon der en kan sette inn midlertidig ansatte, vil dette gå utover planlagte oppgaver, da opplæringsperioden ofte er lang. Prioriteringen er nå: Generell drift Bistå i arbeidet med fusjoner, som skal ferdigstilles rundt 1.4.2016. Studentweb i full produksjon EMREX og Vitnemålsbanken Arbeidet med integrasjoner vil gå som normalt, det samme gjelder for Studentweb og Søknadsweb. De oppgavene som blir prioritert ned nå er oppgaver som gjelder dokumentasjon, brukerstøtte og spesifikasjoner. Dette vil i noen grad også gå utover utvikling av web-applikasjoner, da mer av spesifikasjonsarbeidet må gjøres av utviklerne. Fusjonsarbeidet omhandler mye databasekompetanse, og dette forsinker arbeidet med innføring av UTF-8 og ny undervisningsmodul. De enkelte aktiviteter Digital eksamen (løsning for sensur, begrunnelse, klage, tilrettelegging): Integrasjon med digitale eksamenssystemer benyttes nå av flere institusjoner, og tjenesten er stabil. Det er spesifisert et grensesnitt for tilbakeføring av informasjon til FS fra det digitale eksamenssystemet. Dette gjelder informasjon om oppmøte til eksamen og sensur. Grensesnittet vil ferdigstilles før sommeren. Løsning for å be om begrunnelse og klage på eksamen vil være videreutvikling av Studentweb når den er i full produksjon. Arbeidet går etter planen. Studentweb: Ny Studentweb ble satt i produksjon i desember 2014 ved tre institusjoner. Innføringen ved disse institusjonene har vært vellykket, og tilbakemelding fra studentene har vært svært gode. I første tertial har det vært jobbet med feilretting og forbedring av applikasjonen. Flere institusjoner har tatt i bruk applikasjonen, og det er mål om at alle tar i bruk ny Studentweb innen utgangen av året. Feilretting og forbedring av ny Studentweb har førsteprioritet i teamet som utvikler denne applikasjonen. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 7 Søknadsweb: Ny versjon av Søknadsweb er distribuert for test i slutten av første tertial. Applikasjonen er helt nyskrevet, og baserer seg på nytt grafisk (universelt) design. Applikasjonen er mer brukervennlig og inneholder en del ny og etterspurt funksjonalitet. EVUweb: Det er i første tertial arbeidet med kravspesifikasjon for EVUweb, og overordnede krav er i hovedsak på plass. Det vil arbeides videre med detaljer for løsningen. Utvikling av ny EVUweb vil ikke starte før StudentWeb er i full produksjon. Arbeidet går etter planen. Om vi klarer å påbegynne utvikling i 2015 er noe usikkert pr nå. Studentmobilitet – EMREX: FSAT er ansvarlig for utviklings- og standardiseringsaktivitetene i EMREX. I første tertial er alle felleskomponenter for EMREX ferdigstillet. Arbeidet går etter planen (noe foran planen). Saksflytsystem: Denne er ikke påbegynt, er planlagt for høsten 2015. Integrasjon med TimeEdit: Spesifikasjon er laget i 1 tertial, og det arbeides med å få opp et utviklingsmiljø sammen med leverandør av TimeEdit. Arbeidet går etter planen. Integrasjon med kortsystemer: Integrasjonen er utviklet, men ikke tatt i bruk av noen institusjon enda. Løsningen er utviklet for å forenkle arbeidet institusjonene har med å føre inn bilder av studenter i FS, noe som bør gjøres for å utnytte Studentbevisappen best mulig. Integrasjon med folkeregisteret: Det er utviklet en generell tjeneste for integrasjon med folkeregisteret i regi av SO3.0, og denne løsningen vil også benyttes av FS. Det arbeides med å avklare mulighetene for å bruke folkeregisterdata, og hvilke avtaler som må på plass for å gjøre dette. Pilottjenester for (Feide) Connect: FS deltar i pilotprosjekt for Connect, og før sommeren 2015 skal det på plass flere tjenester fra FS’ side. Spesifikasjoner er ferdigstilt, og utviklingen er startet. Arbeidet går etter planen. Ny betalingsmodul: Det er planlagt å spesifisere ny løsning høsten 2015. Det vurderes å skyve spesifikasjonen til 2016 pga ressursene som går til fusjoner. Studentbevisapp: Videreutvikling av løsningen er bestilt, for å få en helt generell løsning som alle institusjoner kan benytte. Løsningen driftes i dag av HIOA, og det er ønskelig å beholde denne driftsløsningen inntil en kan få en permanent løsning f eks i den nye UH-skyen. I dag kjører deler av løsningen i Microsoft Azure (Irland). Det arbeides med nødvendige databehandleravtaler. Teknisk sett kan løsningen tas i bruk av alle, men det kreves noen juridiske avklaringer før den kan tas i bruk. Videre vil FSAT gjennomføre en sikkerhetstest av løsningen før den tilbys flere. Integrasjon med beredskapssystemet kunnskapsCiM: Dette er en integrasjon som ikke har stått på planen for 2015. Flere (15-20?) institusjoner har anskaffet beredskapssystemet CiM. Hvordan denne skal integreres med de administrative systemene for å få tilgang til informasjon om studenter og ansatte er ikke klart. Det er heller ikke noen koordinering av dette arbeidet på tvers av institusjonene, og det er ikke laget noen spesifikasjoner. Hvilken rolle skal FS spille i dette arbeidet? FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 8 10. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale CRIStin Hovedfokus i 2015 har vært på arbeid knyttet til utviklingen av det nye Cristin 2.0. I fase 1 av utviklingen av Cristin 2.0 jobbes det med realisering av en ny digital strategi for Cristin. Dette har for 1. tertial av 2015 innbefattet implementasjon av nytt grafisk design, design av nye brukerinteraksjonsmønstre og bistand til sekretariatet i spesifikasjonsarbeidet. Videre har det vært jobbet med utarbeidelse av spesifikasjon for systemintegrasjon med portalen “SPREK” og Biobankregisteret samt tilpasning av prosjektkatalogen til å støtte helseprosjekter og utvidelse av datamodellen for registrering av infrastrukturer. Som del av arbeidet med å klargjøre Cristin for integrasjon med eksterne systemer har vi jobbet med design og implementasjon av et nytt REST-basert API. Vi har i tillegg etablert en tjenestebuss (Enterprice Service Bus) for integrasjon og har i den forbindelse jobbet med oppsett og konfigurasjon av Apache Camel som en lettvekts-tjenestebuss. Det har blitt jobbet med å integrere en tidligere utviklet prototype for en søkemotor som skal brukes av Cristin 2.0 webapplikasjonen og tilbys eksterne konsumenter via det nye REST-baserte API-et. Cristin har forvaltningansvaret for Nora-tjenesten og oppdraget med videreutvikling og vedlikehold av denne tjenesten er lagt til Cristin-utvikler i FSAT. I løpet av 1. tertial har arbeidet i hovedsak dreid seg om kompetanseoverføring. Det har blitt brukt noe timer til vedlikehold av databaser, webapplikasjonene og webservicene som er i produksjon i form av utvidet eller endret funksjonalitet, feilrettinger, datakonverteringer, datarydding, uthenting av rapporter, samt arbeid i forbindelse med oppgraderinger av servermiljøene. ITAR Det er i første tertial utført omlegging av importtjenesten fra kilden ISI World of Science til Scopus fra Elsevier. Det er startet arbeid med omskriving av hele ITAR-applikasjonen til ny teknisk plattform. Det ble jobbet med løpende drift av importtjenesten og løpende import av data om publikasjoner fra bibliografiske datakilder (Scopus og Bibsys). Datavarehusprosjektet Datavarehus har i inneværende tertial fokusert på å få presentasjonsverktøyet Tableau til å fungere tilfredsstillende på ny plattform. I tillegg har det vært lagt ned mye arbeid i å få Tableau oppgradert til ny versjon. Datavarehus har to medlemmer i STAR-gruppen. I STAR har fokus dette tertial vært å bli enige om at rapporter og de data som presenteres. Dette arbeidet er krevende for alle parter og det er nå i stor grad oppnådd enighet om de vanskeligste tingene. Dette er et arbeid som krever fokus også fremover. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 9 Datavarehus har en datavarehusløsning for Universitetet i Oslo (UiO) og Universitetet i Bergen (UiB) for flere av deres systemer. For økonomi har datavarehus først og fremst vedlikeholdt eksisterende løsning som gjelder data for eiendom, økonomi, innkjøp, budsjett og lønnstransaksjoner. I tillegg har datavarehus forberedt styringsgruppemøter og bistått UiO og UiB i deres evaluering av verktøyet Tableau. Datavarehus gjennomfører våren en oppgradering av plattform som gjelder infrastruktur og nødvendige oppgraderinger. Den første delen avsluttes før midten av juni. Siste del foregår til høsten (databaseoppgradering). 11. Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST Nasjonal vitnemålsdatabase Driftsoppgavene har som vanlig i første rekke vært brukeradministrasjon, førstelinjetjeneste og opplæringstiltak rettet mot skoleeiere (fylkeskommunale og private), fagopplæringskontorer og utstederskoler. Vi har holdt lengre innlegg på seminarer i fire fylker om NVB. Hovedtemaet har vært bruken av og informasjonen på NBs åpne og lukkede nettsider, gjennomgang av de vanligste feilene i vitnemålsføringen og hvordan elektroniske vitnemål brukes i saksbehandling ved opptak av studenter og til ulike statistikkformål. Målsettingen for både førstelinjetjenesten, opplæringstiltakene og brukeradministrasjonen er å bedre kvaliteten på vitnemål i NVB og å øke volumet, slik at NVB kan gi grunnlag for et mest mulig effektivt og korrekt studentopptak. Kontrollprogrammet for vitnemål for videregående opplæring har blitt vedlikeholdt i takt med nye regler vedtatt av Utdanningsdirektoratet (UDIR). Disse regelendringene gjelder både nye programområder, nye fag, endringer i fag- og timefordelingen og endringer i føringsreglene. Vi har vært i stadig kontakt med UDIR om endringene i regelverket og tolkingen av samme. Det er gjort enkelte endringer i kontrollprogrammet mht. beregning av realfagspoeng og språkpoeng, jfr. regelverket for opptak til universiteter og høyskoler. Vi har i perioden fortsatt arbeidet med «reimport» av vitnemål til NVB. Det vil i praksis si å få renset vekk vitnemål som ikke burde ha vært importert og importere vitnemål som ble feilaktig avvist ved tidligere importforsøk. Dette arbeidet er svært ressurskrevende og er til tross for våre intensjoner ennå ikke sluttført. GAUS Det ble i første tertial arbeidet videre med rutinebeskrivelser for registrering av godkjenningssaker i Godkjenningsmodulen for rapportering til GAUS. Det ble i tillegg jobbet med å utrede behov for oppdatering av Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning for å sikre hjemmelsgrunnlaget for avlevering av data fra FS til GAUS. RUST RUST ble tatt i bruk i oktober 2014. Det er siden lanseringstidspunktet en stor medieoppmerksomhet rundt funksjonalitet i RUST og konsekvenser for studenter. RUST ble i første tertial omtalt i Bergens Tidende, Universitas (tilknyttet UiO), Unikum (tilknyttet Uria), Radio 5 og Dag og Tid. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT 10 Arbeide med vitnemålsbanken Styret prioriterer utviklingen av en vitnemålsbank, som vil gi stor besparing ved institusjonene, en god og etterspurt tjeneste for norske borgere, og kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser m.m. Det er for 2015 tildelt kr 2,2 mill for å starte utvikling av en vitnemålsbank. I 1. tertial har det vært arbeidet med planer for denne, med mål om produksjonssetting 1.1.2017, forutsatt fullfinansiering av prosjektet i 2016. Det har vært arbeidet med hjemmelsgrunnlag for tjenesten, og konklusjon på møte med KD og Datatilsynet var at denne bør hjemles i lov. I 2015 vil det meste av ressursinnsatsen for Vitnemålsbanken omhandle utvikling. Utviklingen ses i sammenheng med EMREX-prosjektet, der Vitnemålsbanken vil inngå i EMREX som den norske tjenesten for videreformidling av resultatinformasjon. EMREX vil trenge samme funksjonalitet i Vitnemålsbanken som en trenger i forbindelse med rekrutteringssystemer. Vitnemålsbanken for bruk i EMREX skal være klar for pilot i oktober 2015. Regnskap pr 30.04.2015 Kommentar til regnskapet: Prognosen viser et overskudd på 1,7 mill for 2015 og er i henhold til plan. 2015 er et midlertidig år før endelig organisering blir lagt, prognosen for 2016 vil derfor kunne legges inn først når organisering er bestemt. Overskudd på 25 mill per 30.4. er i henhold til plan. Årsaken til overskuddet er at FS-institusjonene betaler inn FS-avgift og FS-drift en gang i året, mens kostnadene påløper mer jevnt utover i året. FSAT-15-047-1 Tertialrapport 1. tertial 2015 FSAT <sideskift> Felles Studieadministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-15-060-1 Til styret Sak 13 Dialogmøte FSAT – KD: Oppfølging av KDs tilbakemeldinger Kunnskapsdepartementet holdt dialogmøte med FSAT v/styret og direktør 24.04.2015. Styret inviteres til diskusjon rundt KDs tilbakemeldinger gitt til FSAT i dialogmøtet og i referatet. Styret inviteres også til å identifisere konkrete tiltak for oppfølging av KDS tilbakemeldinger. Vedlegg: - Referat fra dialogmøtet 24.04.2015. Forslag til vedtak: 1. Styret for FSAT tar KDs tilbakemeldiner etter dialogmøtet 24.04.2015 til etterretning 2. Styret for FSAT vedtar tiltak for oppfølging av KDs tilbakemeldinger i tråd med styrets diskusjon. FSAT-15-060-1 <sideskift> Dialogmøte 2015 – Tilbakemeldinger til Felles studieadministrativt tjenestesenter Dialogmøte med Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) Dato og tid: 24. april 2015 Sted: Kunnskapsdepartementet, Kirkegata 18 Møtedeltakelse fra FSAT: Fra FSATs styre: Christen Soleim, leder Heidi Adolfsen, nestleder Kjetil Solvik Gunnar Bendheim Marianne Ørn Johannessen Richard Borge Kristian Myhre Fra FSATs administrasjon: direktør Grete Christina Lingjærde Fra Universitetet i Oslo: ass. direktør Tove Kristin Karlsen Møtedeltakelse fra departementet: avdelingsdirektør Rolf L. Larsen avdelingsdirektør Arne Lunde seniorrådgiver Bodil Marie Olsen seniorrådgiver Lars Arne Aasen rådgiver Mai-Elín Nguyen Etablering og utvikling av FSAT. KD er tilfreds med det arbeidet som er gjort for å samorganisere sekretariatene for Felles studentsystem, Samordna opptak og Seksjon for utvikling av nasjonale informasjonssystem til den nye enheten FSAT. KD har merket seg at FSAT i tiden etter samorganiseringen 1. juli 2014 har gjennomført de ordinære oppgavene med god kvalitet samtidig som det har vært arbeidet sytematisk med intern organisering, samlokalisering og framtidige planer for organisasjonen. KD mener sammenslåingsprosessen så langt danner et godt grunnlag for det videre arbeidet med bemanningsplan, organisering og videreutvikling av tjenestesenteret. Det er viktig at kompetansen innenfor FSAT ivaretas og videreutvikles og skaper merverdi gjennom de tjenestene som ytes til universitets- og høyskolesektoren. Departementet registrerer at avtalen FSAT har med institusjonen, Cristin og UiO er kommet/er i ferd med å komme på plass. KD vil fullføre arbeidet med avtale med UiO. 1 KD sier seg tilfreds med at det nå utarbeides en overordnet strategi for FSAT, og at det for å forankre strategien gjennomføres en høring i løpet av høsten 2015. Det legges opp til at strategien kan tre i kraft tidlig i 2016, og at målstrukturen for organisasjonen deretter vil bli revidert slik at den tilpasses strategiplanen. Etter KDs vurdering virker dette som et godt og gjennomtenkt videre løp. Departementet registerer at FSATs styre har stor oppmerksomhet knyttet til fremtidige utfordringer som organisering, strukturendringer i uh-sektoren, forventninger hos brukerne, samlokalisering, kompetanseutvikling av ansatte, internasjonalisering m.m. Oppgaver FSATs mandat og oppgaver ble diskutert og følgende punkter oppsummerer KDs krav og forventninger: FSAT skal bidra til standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av studieadministrative systemer og rutiner ved institusjonene i universitets- og høyskolesektoren KD forventer at FSAT legger til rette for et raskt, effektiv og korrekt hovedopptak til grunnutdanninger innenfor høyere utdanning. Det er viktig at opptaket foregår i tett dialog med institusjonene og ut fra de behovene som er i sektoren. FSAT skal på en god måte informere søkere til høyere utdanning både skriftlig og muntlig. Tjenestetilbudet i FSAT skal være i tråd med prinsippet om universell utforming. FSAT skal utvikle tekniske løsninger som følger av myndighetenes krav og ha kompetanse til å ta i bruk moderne teknologi. KD forutsetter at FSAT fortsatt skal være en faglig premissleverandør for departementet. KD forventer videre at FSAT ivaretar følgende oppgaver på en god måte: - Sørger for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk - Ferdigstiller SO 3.0-prosjektet slik at at det kan tre i kraft fra opptaket til studieåret 2016-17 - Forvalter FS - Leverer utviklingstjenester til Cristin, ITAR og Datavarehuset i henhold til avtale - Forvalter og videreutvikler GAUS, RUST og Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB) - Arbeider videre med å utvikle nasjonal vitnemålsbank Øvrige tilbakemeldinger KD ser det som viktig at systemløsninger og tjenester utvikles i dialog med brukerne, og det er derfor bra at FSAT vil bygge opp et samarbeidsforum for brukerinstitusjonene og at det sørges for støttetjenester som sikrer effektivt ressursbruk. Strategien bør ha tydelige målsetninger mht å sikre standardisering, digitalisering og effektivisering av de studieadministrative systemene. 2 KD viser til at det i Meld S 18 (2014-2015) Konsentrasjon for kvalitet legges opp til en gjennomgang av forvaltningsoppgaver som ligger i departementets underliggende organer. FSAT må ta høyde for konsekvensene av meldingen, både i forhold til egen organisering, men også i forhold til hva et endret institusjonslandskap kan medføre for tjenestesenteret. KD forventer at FSAT utvikler en stabil finansieringsmodell, som tåler et endret institusjonslandskap. KD forventer at FSAT i løpet av 2015 ferdigstiller organisasjonsprosessen. KD imøteser en diskusjon om den nye strategien på neste dialogmøte. 3 <sideskift> Felles Studieadministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-15-048-1 Til styret Sak 14 Finansieringsmodell for FS Det legges frem notat vedrørende konsekvenser for finansiering av utvikling og vedlikehold av FS på bakgrunn av fusjoner. Som vedlegg til notatet følger: - Prismodeller basert på ulike fordelingsnøkkelmodeller Sammendrag prismodeller Forslag til vedtak: Styret for FSAT vedtar modell x som finansieringsmodell for utvikling og vedlikehold av FS. FSAT-15-048-1 <sideskift> Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-15-048 Til styret Sak 14 Notat vedrørende finansieringsmodell og fusjoner Kostnader som institusjonene skal dekke består av to elementer. Det er utgifter til drift av FS med tilhørende applikasjoner, utført av USIT, samt utgifter til vedlikehold og utvikling av FS. 1. Vedlikehold og utvikling av FS Beregning av FS-kontingenten til vedlikehold og utvikling baserer seg på antall registrerte studenter høsten 2 år før virksomhetsåret og vårsemesteret året før virksomhetsåret. Fordelingsnøkkelen er 3-delt: - Et grunnbeløp for de første 500 studentene Nivå 1: en pris pr. student opp til 10. 000 studenter Nivå 2: halv pris pr. student over 10. 000 studenter Styret for FS fastsetter den totale kontingenten for et år. Ut fra dette justeres grunnbeløp og beløp pr. student. Betydning av fusjonene for finansering av vedlikehold og utvikling av FS: Styret skal ta stilling til om beregningsmodellen for kontingent til vedlikehold og utvikling skal endres eller være den samme etter fusjonene. Kontingenten er basert på kostnader for vedlikehold og utvikling av FS, brukerstøtte, dokumentasjon, superbrukerkurs, møter m.m. Summen av disse kostnader dekkes i sin helhet av institusjoner som bruker FS. I 2015 ble summen fordelt mellom 52 institusjoner. Fusjonene vil gi færre institusjoner, og det blir flere institusjoner som har over 10. 000 studenter. For dagens finansieringsmodell betyr det: - Lavere inntekter fra grunnbeløp Høyere andel av studenter prises med den laveste prisen pr. student (nivå 2) For å kompensere for de 2 ovennevnte, må pris pr. student økes FSAT har laget noen forslag til modeller for beregning av fremtidig FS-kontingent. Detaljert oversikt finnes i excel-ark som vedlegges notatet. Modellene gir en samlet kontingent tilsvarende kontingent innbetalt av institusjonene for 2015. FSAT-15-048 1 A. Modell 1 - 2015-modellen med grunnbeløp og pris pr student 500-10000 og over 10000 Prisen i parentes er den som ble benyttet i 2015. Grunnbeløp kr 158.600,- (samme som i 2015) Pris pr. student nivå 1: kr 131,90 (121,69) Pris pr. student nivå 2: kr 65,95 (60,84) Her vil den fusjonerte NTNU-HiST-HiAls-HiG-institusjonen tjene mye på å få ca. 25.000 studenter til halv pris. Fusjonerte UiT-HiH-HiN-institusjonen vil også tjene mye, fordi grunnbeløpet utgjør godt over 50 % av kontingenten for HiH og HiN. Disse 2 grunnbeløpene vil utgå etter fusjonen, og samlet økning i antall studenter kompenserer ikke for grunnbeløpet. Fusjonerte DH-HDH-Betanien-MHS-institusjonen vil med denne modellen redusere sine kostnader med nesten 40 %. Dette skyldes at 3 av institusjonene betaler i dag kun grunnbeløp. Etter fusjonen vil disse 3 grunnbeløpene utgå, og lav samlet økning i antall studenter kompenserer ikke for grunnbeløpet betalt i 2015. De øvrige fusjonerte institusjonene vil ikke få store endringer. Konsekvens: For å få dekket kostnadene, må pris pr. student økes. Økning belastes hovedsakelig de mellomstore og de store institusjoner som ikke fusjonerer. B. Modell 2 - Uten grunnbeløp og pris pr student 0-10000 og over 10000 Grunnbeløp kr 0,- (kr 158.600,-) Pris pr. student nivå 1: kr 155,98 (121,69) Pris pr. student nivå 2: kr 77,99 (60,84) Her vil den fusjonerte NTNU-HiST-HiAls-HiG-institusjonen fortsatt tjene en del på å få ca. 25.000 studenter til halv pris. Fusjonerte UiT-HiH-HiN-institusjonen betaler nesten samme pris som i 2015, da mye av studentmassen betales med den høyeste prisen pr. student (nivå 1). Fusjonerte DH-HDH-Betanien-MHS-institusjonen vil med denne modell redusere sine kostnader med 40 %. Bortfall av grunnbeløp og lav samlet økning i antall studenter kompenserer ikke for grunnbeløpet betalt i 2015. De øvrige fusjonerte institusjonene vil ikke få store endringer. Konsekvens: For å kompensere bortfall av grunnbeløp, må pris pr. student økes med 28%. Prisøkningen for 500 studenter utgjør ca. 50 % av grunnbeløpet. Økningen belastes hovedsakelig de mellomstore institusjoner som har over 3.500 studenter og de store institusjonene som ikke fusjonerer. Små institusjoner som i dag betaler kun grunnbeløp, får en kraftig reduksjon av sin kontingent når den kun baseres på antall studenter. Også institusjoner som har opptil 2.000 studenter har store fordeler av en modell uten grunnbeløp. FSAT-15-048 2 C. Modell 3 - Uten grunnbeløp og pris pr student 0-15000 og over 15000 Grunnbeløp kr 0,- (kr 158.600,-) Pris pr. student nivå 1: 144,20 (121,69) Pris pr. student nivå 2: 72,10 (60,84) Her vil den fusjonerte NTNU-HiST-HiAls-HiG-institusjonen fortsatt tjene noe på å få ca. 20.000 studenter til halv pris. Fusjonerte UiT-HiH-HiN-institusjonen derimot får økt kontingent, da hele studentmassen havner inn under den dyreste prisen pr. student. Fusjonerte DH-HDH-Betanien-MHS-institusjonen vil med denne modell redusere sine kostnader med 44 %. Bortfall av grunnbeløp og lav samlet økning i antall studenter kompenserer ikke for grunnbeløpet. De øvrige fusjonerte institusjonene med samlet studenttall over 10.000 vil nå merke konsekvensen av at alle deres studenter havner inn under den dyreste prisen pr. student. Konsekvens: Heving av studenttall til 15.000 på prisnivå 1 gjør at den dyreste prisen kan reduseres med ca. 18 % sammenlignet med modell 2. Modellen belaster hovedsakelig store institusjoner som ikke fusjonerer og som har over 10.000 studenter (UiB, UiO og HiOA). Små institusjoner som i dag betaler kun grunnbeløp, får en kraftig reduksjon av sin kontingent når den kun baseres på antall studenter. Også institusjoner som har opptil 2.000 studenter, har store fordeler av en modell uten grunnbeløp. D. Modell 4 - En variant av Uninett-modellen. 15% fastpris, 85% basert på én pris pr student. 15 % fastpris kr 109.129,- (kr 158.600,-) Pris pr. student nivå 1: 113,07 (121,69) Fastpris i denne modellen er nesten kr 50.000,- lavere enn dagens grunnbeløp. Sammenlignet med dagens modell, vil den fusjonerte NTNU-HiST-HiAls-HiG-institusjonen få en økning i kontingenten på 5 % da rabatten for studenter over 10.000 fjernes. Fusjonerte UiT-HiH-HiN-institusjonen, UiN-HiNe-institusjonen og UiS-HSH-institusjonen får en reduksjon på hhv 10, 13 og 9 %. Dette skyldes at over 50 % av de små institusjonenes kontingent ble dekket av grunnbeløpet. Når fastpris-delen i denne modellen er mye lavere enn dagens grunnbeløp, vil det gagne fusjoner som inkluderer små institusjoner. Fusjonerte DH-HDH-Betanien-MHS-institusjonen vil også med denne modell redusere sine kostnader med 44 %. Lav fastpris og lav samlet økning i antall studenter kompenserer ikke for 3 x grunnbeløp betalt i 2015. Konsekvens: Lav fastpris medfører at det meste av kontingenten må betales med pris pr. student. Modellen belaster store institusjoner som ikke fusjonerer, spesielt UiO. FSAT-15-048 3 Små institusjoner som i dag betaler kun grunnbeløp, får en stor reduksjon av sin kontingent når modellens fastpris er mye lavere enn dagens grunnbeløp. Selv om man i denne modellen tar med hele studentmassen i pris pr. student, er prisen lav på nivå 1, sammenlignet med 2015-prisen. E. Modell 5 - En variant av Uninett-modellen. 20% fastpris, 80% basert på én pris pr student. 20 % fastpris kr 145.506,- (kr 158.600,-) Pris pr. student nivå 1: 106,41 (121,69) Fastpris i denne modellen er ca. kr 13.000,- lavere enn dagens grunnbeløp. Da fastpris-delen er tilnærmet lik dagens modell, blir pris pr. student uten nivådeling ca. 13 % lavere sammenlignet med den dyreste prisen i dagens modell. Til gjengjeld forsvinner rabatten for de store institusjonene som har over 10.000 studenter. Sammenlignet med dagens modell, vil den fusjonerte NTNU-HiST-HiAls-HiG-institusjonen betale ca. samme pris som i 2015. Fusjonerte UiT-HiH-HiN-institusjonen, UiN-HiNe-institusjonen og UiS-HSH-institusjonen får en reduksjon på mellom 12-14 %. Også fusjonerte HBV-HiT vil få en reduksjon på 13 %. Dette kommer av at disse har hittil betalt grunnbeløp og nivå 1-pris. Fusjonerte DH-HDH-Betanien-MHS-institusjonen vil med denne modell redusere sine kostnader med 42 %. Fastprisen er høyere enn i modell 4, men lav samlet økning i antall studenter sammen med lavere pris pr. student, kompenserer ikke for 3 x grunnbeløp betalt i 2015. Konsekvens: En fastpris tilnærmet lik dagens grunnbeløp samt én pris for alle studenter gir en lavere pris pr. student. Hele studentmassen ved den enkelte institusjon inkluderes i pris pr. student. Det medfører at små institusjoner med en studentmasse under 2.000, får en kraftig økning i kontingenten i og med at nivået med de første 500 studenter fjernes, samtidig som fastprisen er tilnærmet lik dagens grunnbeløp. Også UiO får en kraftig økning i og med at de har mange studenter, og med denne modellen mister de rabatten. F. Modell 6 - En variant av Uninett-modellen. 20% fastpris, 80% basert på 2 nivåer. En pris pr student opptil 10000 studenter, deretter halv pris pr student over 10000 studenter. 20 % fastpris kr 145.506,- (kr 158.600,-) Pris pr. student nivå 1: 124,79 (121,69) Pris pr. student nivå 2: 62,39 (60,84) Fastpris i denne modellen er ca. kr 13.000,- lavere enn dagens grunnbeløp. Da fastpris-delen er tilnærmet lik dagens modell, blir også pris pr. student tilnærmet lik dagens modell. FSAT-15-048 4 Her vil den fusjonerte NTNU-HiST-HiAls-HiG-institusjonen tjene mye på å få ca. 25.000 studenter til halv pris. Fusjonerte UiT-HiH-HiN-institusjonen, HBV-HiT og UiS-HSH-institusjonen får en reduksjon på hhv 13, 16 og 8 %. Dette kommer av at disse har hittil betalt grunnbeløp og nivå 1-pris. Fusjonerte DH-HDH-Betanien-MHS-institusjonen vil med denne modellen redusere sine kostnader med 35 %. Dette skyldes at 3 av institusjonene betaler i dag kun grunnbeløp. Etter fusjonen vil disse 3 grunnbeløpene utgå, og lav samlet økning i antall studenter kompenserer ikke for grunnbeløpet betalt i 2015. Konsekvens: Prisøkning på 2,5 % på nivå 1 og det faktum at hele studentmassen tas med i beregning av kontingent, gir størst økning for de små og mellomstore institusjonene. Bortsett fra de fusjonerte institusjonene, vil alle få en prisøkning sammenlignet med dagens modell. G. Modell 7 - En variant av Uninett-modellen. 20% fastpris, 80% basert på 2 nivåer. En pris pr student opptil 15000 studenter, deretter halv pris pr student over 15000 studenter. 20 % fastpris kr 145.506,- (kr 158.600) Pris pr. student nivå 1: 115,36 (121,69) Pris pr. student nivå 2: 57,68 Fastpris i denne modellen er ca. kr 13.000,- lavere enn dagens grunnbeløp. Da grensen for antall studenter som inngår i prisnivå 1 økes til 15.000, vil pris pr student reduseres med ca. 5 % sammenlignet med dagens modell. Her vil den fusjonerte NTNU-HiST-HiAls-HiG-institusjonen tjene mye på å få ca. 20.000 studenter til halv pris. Fusjonerte UiT-HiH-HiN-institusjonen, HBV-HiT og UiS-HSH-institusjonen får en reduksjon på hhv 6, 8 og 6 %. Fusjonerte DH-HDH-Betanien-MHS-institusjonen vil med denne modellen redusere sine kostnader med 38 %. Dette skyldes at 3 av institusjonene betaler i dag kun grunnbeløp. Etter fusjonen vil disse 3 grunnbeløpene utgå, og lav samlet økning i antall studenter kompenserer ikke for grunnbeløpet betalt i 2015. Konsekvens: Prisreduksjon på ca. 5 % på nivå 1 og det faktum at hele studentmassen tas med i beregning av kontingent, gir størst økning for de minste institusjonene. Bortsett fra de fusjonerte institusjonene, vil alle få en prisøkning sammenlignet med dagens modell. FSAT-15-048 5 2. Drift av FS: Utgifter til drift fordeles i dag mellom de FS-institusjonene som driftes av USIT, etter estimert kostnad gitt av USIT i forkant av hvert virksomhetsår. For utgifter til drift er fordelingsnøkkelen slik blant de FS-institusjonene som driftes av USIT (Uninett-modellen): - 30 % av totale utgifter fordeles likt mellom alle brukerinstitusjonene gjennom et fast beløp alle betaler 70 % av totale utgifter fordeles mellom brukerinstitusjonene, basert på antall registrerte studenter høsten 2 år før virksomhetsåret og vårsemesteret året før virksomhetsåret. Betydning av fusjonene for finansieringsmodellen: Beløpet til drift vil avhenge av antall VPD-baser som skal driftes etter fusjonene. NTNU vil ha en egen VPD-base hvor HiG, HiAls og HiST inngår. Driftskostnadene vil være de samme, med mindre man slår sammen enkelte VPD-baser. Hvis det ikke foretas endringer i finansieringsmodellen eller i antall VPD-baser, vil utgifter til drift fordeles på gjenværende institusjoner. Det vil bety både høyere fast beløp pr. institusjon samt høyere pris pr. student. FSAT kan ev. komme tilbake med en utredning her, men ønsker å avvente til det er avklart hvor og hvordan de fusjonerte institusjonenes baser skal plasseres. FSAT-15-048 6 Felles Studieadministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-15-052-1 Til styret Sak 15 Resultatmål til direktør Det legges frem notat med forslag til resultatmål til direktør for FSAT. Forslag til vedtak: Styret for FSAT vedtar mål som angitt i saksfremlegg og med de justeringer som framkom på møtet. FSAT-15-052-1 <sideskift> Felles Studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-15-052 Sak 15 1. Resultatmål for direktør Bakgrunn FSAT ble etablert fra 1.7.2014. Kunnskapsdepartementet fastsatte ansvarsområder for daglig leder/direktør for FSAT i vedtekter for FSAT av 28.5.2014. Det foreslås at styret for FSAT fastsetter resultatkrav for stillingen som direktør for FSAT. Det foreslås at resultatkrav fastsettes årlig for en perioden av 12 måneder. Resultatkravene vil danne grunnlag for direktørens arbeid og prioriteringer. Resultatkravene vil også være utgangspunktet for den årlige evalueringen av FSATs direktør. 2. Mål for FSATs direktør for 2015 (høst) -2016 (vår) Tjenestesenteret er i sluttfasen av organisasjonsprosjektet for intern organisering av FSAT. FSATs direktør leder prosjektet og skal implementere den nye organisasjonsmodellen. Organisasjonsprosjektet skal bidra til realisering av gevinstene ved sammenslåing av de tre enhetene: - Økt samordning, felles prioritering og samarbeid mellom de tre enhetene slik at FSAT ivaretar helhetlig tenkning og handling i sine interne prosesser - Sikre en best mulig samhandling med sektoren gjennom en kommuniserbar og forståelig struktur som er lett å forholde seg til - Økt robusthet og effektivitet i oppgaveløsning: organiseringen skal bidra til å skape en struktur som i minst mulig grad skaper fragmentert oppgaveløsning, dobbeltarbeid og gråsoneproblematikk. Organiseringen skal bidra til å samle og utvikle kompetanse for å redusere sårbarhet og øke kvalitet i tjenestene. Tjenestesenteret gjennomfører en flytteprosess for å samlokalisere de tre enhetene. FSATs direktør leder flytteprosjektet og skal sikre at den gjennomføres på en best mulig måte. Flytteprosjektet skal støtte oppom det overordnete målet om det indre liv: FSAT skal ha et arbeidsmiljø som fremmer trivsel og arbeidsglede, samtidig som det er en kultur for resultatoppnåelse. FSAT sine ansatte skal gjennom sammenslåingen og samlokaliseringen får utvidet oversikt over sitt ansvarsområde og tilgrensende felt. FSATs styre gjennomfører en strategiprosess. FSATs direktør skal sikre de ansattes involvering i prosessen. FSATs direktør har hovedansvar for at strategien implementeres. Styret forventer at det lages en plan for iverksettingen. Dette innebærer at FSATs direktør fremmer forslag til tiltak, virkemidler og eventuelle handlingsplaner som er nødvendig for at strategien realiseres. FSAT-15-052 FSATs direktør har ansvar for økonomistyring og plikter å sikre en robust og stabil økonomiforvaltning. FSATs direktør fremmer budsjettforslag for styret med tråd med styrets strategi for institusjonen. FSATs direktør etablerer en stabil finansieringsmodell som tåler et endret institusjonslandskap samt et langtidsbudsjett for FSTA for perioden 2015-2017. FSAT-15-052
© Copyright 2024