Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler
Forprosjekt Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler Opplæring 27. november 2015 …………………………………………... Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 1 …………………………………………… Prosjekttittel: Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler - Opplæring Behovsområde: Opplæring – Kompetanseutvikling/-vedlikehold Prosjekteiere i HS: Fosen Helse IKS, St. Olavs Hospital og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag Prosjektansvarlig i HS: Berit G. Wiklund, Fosen Helse IKS, Jan Gunnar Skogås, St. Olavs Hospital Frode Selbo, NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag Prosjektleder i InnoMed: Arild Sakshaug, INVENTAS Prosjektansvarlig i InnoMed: Espen H. Aspnes, SINTEF Utarbeidet av: Ketil Thorvik og Arild Sakshaug Velg dato: 27. november 2015 …………………………………………… Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 2 Innhold 1 Sammendrag ................................................................................................................ 4 2 Bakgrunn for prosjektet .............................................................................................. 5 3 Målsetting med prosjektet ........................................................................................... 7 4 Organiseringen av prosjektet...................................................................................... 7 5 Metoder og gjennomføring .......................................................................................... 9 5.1 Forankring av prosjektet.......................................................................................................... 9 5.2 Definisjon av medisinsk utstyr, hjelpemiddel og god opplæring ............................................. 9 5.3 Involverte interessenter ......................................................................................................... 10 5.4 Metode for behovskartlegging ............................................................................................... 11 6 5.4.1 Avgrensing .................................................................................................................... 11 5.4.2 Datainnsamling.............................................................................................................. 12 5.4.3 Bearbeiding av informasjon og «spissing» av fokus ..................................................... 16 Resultater fra behovskartleggingen ......................................................................... 22 6.1 Brukernes behov ................................................................................................................... 22 6.2 Ulikheter mellom spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten ............................... 24 6.3 Organisatoriske barrierer og drivere ..................................................................................... 31 6.3.1 Det økonomiske kretsløpet ........................................................................................... 32 6.3.2 Organisatoriske rammevilkår ........................................................................................ 35 6.3.3 Kjerneprosessene ......................................................................................................... 38 6.3.4 Tjenestene og ytelsen ................................................................................................... 39 6.4 Vurdering av eksisterende løsning ........................................................................................ 40 7 Finne bedrifter for videreføring ................................................................................. 41 8 Konseptutvikling av ny løsning ................................................................................ 42 8.1 Prioriterte forslag til ny løsning .............................................................................................. 43 8.1.1 Konsept 1: ”Praksisnær læring og kontinuerlig forbedring”........................................... 44 8.1.2 Konsept 2: ”Sammenhengende internkontroll” ............................................................. 47 8.1.3 Konsept 3: ”Merkingsstrategi” ....................................................................................... 49 8.2 Markedsvurdering av ny løsning ........................................................................................... 52 8.3 Bistand i etablering av hovedprosjekt ................................................................................... 52 9 10 Konklusjon ................................................................................................................. 53 Referanseliste ......................................................................................................... 55 Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 3 1 Sammendrag Den teknologiske utviklingen, sammen med Samhandlingsreformen, fører til økende mengde medisinsk teknisk utstyr i kommunesektoren. Daglig leder ved Fosen Helse IKS uttrykte bekymring for at opplæringen i bruk av medisinsk teknisk utstyr i kommunesektoren ikke er god nok, og tok initiativ til et prosjekt for kartlegging av behovene for bedre opplæring og utarbeidelse av forslag til konsept for forbedring. Dette initiativet ble fulgt opp med en forstudie som bekreftet at mange aktører på ulike nivå i helsetjenesten opplever en tilsvarende utfordring. En undersøkelse av situasjonen i spesialisthelsetjenesten avdekket et stort forbedringspotensial der også. Ved St. Olavs Hospital har både Medisinsk Teknisk Avdeling (MTA) og Fremtidens Operasjonsrom gått inn som aktive deltagere i forprosjektet. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag ønsket også å gå inn i forprosjektet som prosjekteier. Derfor har prosjektet blitt utvidet til også å omfatte hjelpemidler. Prosjektet ble også forankret i Medtek Norge, Bransjeorganisasjonen for helse- og velferdsteknologi. Prosjektet har hatt et bredt fokus, og har vært i kontakt med de fleste relevante aktører som er i kontakt med medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler. Dette omfatter leverandører, helsepersonell, faglig ledelse, pasienter, tekniske miljøer mv. Det er gjort informasjonsinnhenting i form av intervjuer og møter. Det er også gjort litteratur- og nettsøk. Kartleggingen har avdekket at det er vesentlige mangler på opplæringssiden. Det finnes opplæringsmateriell, men dette er ofte tungt og vanskelig tilgjengelig. Informasjonstilgjengeligheten er svak og mye materiell synes å være lite tilpasset brukerbehov. Helsepersonell rapporterer at de ofte utarbeider eget materiell som benyttes til «praksisnær» opplæring i det daglige. Dette kan være et problemområde med hensyn til ansvar ved eventuell feil bruk. Det har forekommet at slikt egenprodusert materiell inneholder feil som har medført fare og skade for pasienter. Det blir gjennomført opplæring av helsepersonell tilknyttet anskaffelse av utstyr/hjelpemidler. Det er gjerne leverandørene som står for opplæringen. Opplæring synes imidlertid å være mye konsentrert om gjennomføring av kurs, men brukerne etterspør en mer praksisnær og helhetlig tilnærming til opplæring. Det kan ta lang tid fra avholdt kurs til praktisk bruk i hverdagen. Begrepet apparatfortrolighet er tatt i bruk for å beskrive målet med opplæringen. God apparatfortrolighet innebærer for helsepersonell at de behersker utstyret så godt at det er behandlingen av pasienten som er i fokus. Det samme begrepet kan overføres til brukere av hjelpemidler. Ansvar for apparatfortrolighet har vært en nøkkel til å se hvilke løsninger som kan utvikles for å bedre opplæringen og sikre at læringsmålene nås. Det er beskrevet en ”ansvarsreise” som viser de ulike aktørenes rolle i forhold til dette. Prosjektet har bearbeidet funnene fra kartleggingen ved hjelp av metoder fra tjenestedesign samt gjennomført analyse basert på DOBLIN-modellen for innovasjon. Analysene viser at det er store utfordringer knyttet til finansiering av opplæringsmateriell. Det er også potensiale for forbedringer innen kontroll av opplæring. Spesialisthelsetjenesten er bedre rigget for å sikre god opplæring enn det kommunehelsetjenesten er. Dette har sammenheng med ressurser, brukshyppighet, organisering, informasjonstilgjengelighet og geografiske forhold. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 4 Basert på funnene har prosjektet bearbeidet tre konseptforslag som peker ut ulike retninger for videreføring i form av hovedprosjekt. Disse er knyttet til a) mer praksisnær og helhetlig opplæring og b) bedre kontrollrutiner og kvalitetsstyring i desentraliserte strukturer samt c) en reorganisering av arbeidet med opplæring som spesielt gjelder organisering av læringsmateriell. Disse prosjektene kan gripe inn i hverandre på ulike måter. Det er også identifisert hvem som vil være sentrale aktører i hver av disse tilnærmingene og barrierer for å kunne lykkes med store endringsreiser på dette området. Innovasjoner på området vil spesielt kreve fokus på det praksisnære, forbedret informasjonstilgjengelighet og organisering av tilpasset innhold, bedre bruk av anskaffelsesprosesser for å sikre god opplæring samt effektive og målrettede kontrollrutiner. 2 Bakgrunn for prosjektet Initiativtaker til dette forprosjektet er daglig leder Berit G. Wiklund ved Fosen Helse IKS/Fosen DMS. Hennes initiativ var fundamentert spesielt i behovet for opplæring i bruk av medisinsk teknisk utstyr i kommunesektoren etter hvert som nå kommunene, i henhold til Samhandlingsreformen, skal overta oppgaver som tidligere ble utført i spesialisthelsetjenesten. Initiativet ble fulgt opp med en forstudie for spesielt å avdekke hvordan flere sentrale parter i helsetjenesten vurderer problemområdet; Hva mener de er viktige problemstillinger? Hvor ser de rom for forbedring? Hva ønsker de skal være fokus i et forprosjekt? Forstudien bekreftet at flere parter ser et stort forbedringspotensial ved å utvikle bedre opplæringssystem på ulike nivå i helsetjenesten. Dette vil heve kvaliteten og sikkerheten samt også kunne redusere ressursbruken i både kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. St. Olavs Hospital ved Fremtidens Operasjonsrom og Medisinsk Teknisk Avdeling bekreftet sin deltagelse i forprosjektet. Etter hvert som forprosjektarbeidet kom i gang ble det funnet hensiktsmessig at Orkdal Sjukehus deltok aktivt i prosjektet som representant for spesialisthelsetjenesten ute i distriktet. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag bekreftet at de over en lang periode har sett behov for bedre opplæringssystemer i kommunene. En tidligere kartlegging i regi av NAV viste "et stort behov for bedre og mer presis informasjon tilgjengelig der informasjon trengs. I tillegg avdekkes at logistikken i kjeden ikke er optimal, med utstrakt bruk av manuelle rutiner som kompensasjon for manglende systemstøtte". Også leverandørindustrien støttet initiativet til forbedring på området, og Medtek Norge, bransjeorganisasjonen for helse- og velferdsteknologi, gikk inn som deltager i forprosjektet. Forstudien resulterte dermed i god forankring av et forprosjekt. Bedre og mer effektive læringsverktøy er en høyt prioritert oppgave i det pågående kvalitetsarbeid for å understøtte et best mulig helsefaglig tilbud og økt pasientsikkerhet i norsk helsevesen. Forstudien bekreftet at det er en stor utfordring for helsetjenesten å ivareta en god og effektiv læringsplattform på alle nivåer, fra nyansatte til medarbeidere som skal ha opplæring på kritisk medisinsk utstyr og prosedyrer, samt for medisinere som skal ha spesialistutdanning. Den sterke medisinskteknologiske utviklingen innebærer økt omfang av utstyr Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 5 samt stadige oppdateringer av utsyr. Det er samtidig lavere marginer enn tidligere innenfor mange deler av leverandørindustrien. Dette gjør at leverandørene er mer presset i forhold til ressursbruk til å drive kurs og opplæring for medisinsk personell. Helse Midt-Norge har etablert en læringsportal der både administrasjon av kurs og opplæring samt innlegging av kursmateriell er blitt vesentlig enklere. Fosen Helse IKS har på sin side jobbet med utvikling av e-læring i forbindelse med kompetansehevende tiltak i flere år, og har etablert en læringsportal gjennom Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin (NST) i Tromsø, på plattformen helsekompetanse.no. Fokus i forprosjektet har dermed ikke vært "nok en" portaltilnærming. Trender i opplæringsmarkedet peker i retning av flere pedagogiske verktøy men innsikt fra forstudien bekrefter også et tungvint "økosystem" der det er mange barrierer for å oppnå bedre og mer effektive læringssystemer. Forprosjektet valgte basert på innsiktene fra forstudien en bredere tilnærming til problemområdet for å få et oversiktsbilde av hvordan ulike aktører har organisert dette arbeidet, ressursbruk og deres tilgang på ulike kategorier opplæringsmateriell / pedagogiske verktøy / aktiviteter. En slik bred inngang vil kunne gi bedre oversikt over hvor det er størst behov eller størst potensiale for forbedring. Bred oversikt kan også være verdifullt for å lære av andre og for å knytte nettverk for spredning av fremtidige løsninger. Basert på en bredere innsikt i problemområdet var målet å definere angrepsvinklinger for større innovasjonsprosjekter med bred forankring i helsetjenesten. I dette forprosjektet er antagelsen at fremtidig tjenesteinnovasjon fordrer både nye anvendelser av muliggjørende teknologi og organisatoriske utviklingsprosesser. Forprosjektet er utført av en tverrfaglig prosjektgruppe bestående av virksomhetenes ledere, helsepersonell, designere, innovasjonsrådgivere og forskere. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 6 3 Målsetting med prosjektet Målsettingen med forprosjektet var å etablere et godt grunnlag for ett eller flere hovedprosjekt der målsetting vil være: • • • • • • • Etablere nye pedagogiske læringsverktøy som gir bedre formidling av det medisinske innholdet. Etablere en fleksibel, helhetlig og standardisert opplæring og sertifisering for alle nivå i helsesektoren Etablere en fleksibel, helhetlig og standardisert opplæring for pasient/bruker og pårørende Frigjøre ressurser til annet arbeid - økonomisk gevinst Harmonisering og kompetanseoverføring mellom forvaltningsnivå Redusere avvik pga. feilbruk av utstyr Sikre trygg og forsvarlig pasientbehandling 4 Organiseringen av prosjektet Prosjekteiere Fosen Helse IKS/Fosen DMS, St. Olavs Hospital, NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag Prosjektansvarlige og kontaktpersoner i HS • • • Berit G. Wiklund, Fosen Helse IKS/Fosen DMS Jan Gunnar Skogås, St. Olavs Hospital Frode Selbo, NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag Arbeidet har blitt gjennomført i et samarbeid mellom Fosen Helse IKS/Fosen DMS, St. Olavs Hospital HF, Orkdal Sjukehus, NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag, Helse Midt-Norge RHF, Medtek Norge (tidl. LFH) - Bransjeorganisasjonen for helse- og velferdsteknologi og SINTEF. INVENTAS har vært samarbeidspartner for SINTEF for å ivareta prosjektlederrollen og bidra med kompetanse innen tjenestedesign. SINTEF har vært prosjektansvarlig. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 7 Prosjektleder Arild Sakshaug, INVENTAS Prosjektdeltakere • • • • • • • • • • • • • • Berit G. Wiklund, Fosen Helse IKS/Fosen DMS Kjersti Groven, Fosen Helse IKS/Fosen DMS Liz Raaken, Fosen Helse IKS/Fosen DMS Solveig Berg, Fosen Helse IKS/Fosen DMS Stig Koteng, St. Olavs Hospital HF Frode Selbo, NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag Ida Lise Salberg, Orkdal Sjukehus Jorunn Waldahl, Orkdal Sjukehus Cato Sjursnes, Orkdal Sjukehus Espen H. Aspnes, SINTEF/InnoMed Ketil Thorvik, SINTEF Jannike Kaasbøll, SINTEF Torkel Sørhus, INVENTAS Jonas Hallberg Eggen, INVENTAS Endringer i prosjektgruppe Solveig Berg, Ida Lise Salberg, Jorunn Waldahl, Cato Sjursnes, Ketil Thorvik, Jannike Kaasbøll og Jonas Hallberg Eggen har blitt tatt inn i prosjektet underveis. Referansegruppe • • • • • Bjørn Nyrud, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) Hartvig Munthe-Kaas, Medtek Norge Kjell Åge Nilsen, Helse Midt-Norge RHF Jan Gunnar Skogås, St. Olavs Hospital HF Frode Strømman, St. Olavs Hospital HF Direktoratet for Samfunnssikkerhet og beredskap har deltatt i workshop i prosjektet. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 8 5 Metoder og gjennomføring 5.1 Forankring av prosjektet Prosjektsøknad var godt forankret i Midt-Norge gjennom Fosen Helse IKS/Fosen DMS, St. Olavs Hospital HF og Helse Midt-Norge RHF, der de to første er formelle prosjekteiere. Orkdal Sjukehus har bidratt med viktig innsikt og kompetanse. Fremtidens Operasjonsrom og Medisinsk Teknisk Avdeling (MTA), St Olavs Hospital har også hatt en aktiv rolle i forprosjektet samtidig som NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag inngikk med ytterligere finansielle ressurser til forprosjektet og som prosjekteier. Nasjonalt er prosjektet forankret i Medtek Norge, Bransjeorganisasjonen for helse- og velferdsteknologi, som representerer de fleste leverandørene av medisinsk teknologi. (Helseforetakene er pålagt å stille de samme betingelser overfor leverandører som ikke er medlemmer i Medtek Norge eller LMI (Legemiddelindustrien) som de som er medlemmer.) 5.2 Definisjon av medisinsk utstyr, hjelpemiddel og god opplæring Definisjon av Medisinsk utstyr Et sykehus har en betydelig utstyrspark som benyttes i medisinsk diagnose og behandling av pasienter. Den norske samlebetegnelsen for dette utstyret er medisinsk-teknisk utstyr (MTU). En spesiell undergruppe er det som er elektrisk drevet, kalt elektromedisinsk utstyr (EMU). EMU er MU (Medisinsk utstyr) som benytter elektrisk energi fra el-nett eller batterier, dvs. i praksis nesten alt medisinsk utstyr bortsett fra materialprodukter og væsker. Begrepet medisinsk-tekniske tjenester (MTT) benyttes her til å beskrive summen av serviceytelser, vedlikehold, anskaffelser, kontroll, utvikling, FoU, undervisning og skadeetterforskning som en organisasjon yter for å holde utstyrsparken i en sikker og funksjonell tilstand. Forvaltningsorganisasjonen for medisinsk teknologi og utstyr betegnes i Norge tradisjonelt som Medisinsk-teknisk avdeling (MTA). Definisjon av hjelpemidler Et hjelpemiddel er definert som en gjenstand eller et tiltak som bidrar til å redusere praktiske problemer for personer med nedsatt funksjonsevne. Et hjelpemiddel er ikke et mål i seg selv, men skal bidra til å løse praktiske problemer og må ses i sammenheng med andre tiltak. Den beste løsningen er ofte en kombinasjon av flere tiltak. Enkle endringer i omgivelsene eller omlegging av arbeidsmetoder er ofte bedre enn mange hjelpemidler. Motivasjon og aktiv deltakelse er en forutsetning for at hjelpemidlet skal fungere tilfredsstillende. Denne definisjon er innhentet fra «Hjelpemidler og tilrettelegging for deltakelse – et kunnskapsbasert grunnlag» av Nils Erik Næss (2011). Definisjon av god opplæring: Hva som ligger i god læring kan forstås ulikt eller behandles ulikt av respondenter og det var behov for å sette ord på dette. Prosjektet har valgt å definere at målet for all opplæring er "apparatfortrolighet" hos de som faktisk skal bruke utstyret/hjelpemiddelet. Dette begrepet har derfor stått sentralt i prosjektet. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 9 Begrepet apparatfortrolighet forklares av Svendsrud (2009) som en praksisbasert kunnskap som utvikles over tid. Selve grunnlaget for denne praksisen er teorigrunnlag om apparatenes funksjoner. Kunnskapen utvikles videre i møtet med pasientene og bruk av apparaturen i praksis. Graden av fortrolighet vil øke i takt med helsepersonellets erfaring. Apparatfortrolighet forklares videre ved at helsepersonell håndterer apparatene som trygge hjelpemidler. Slik definisjon av god opplæring vektlegger altså helsepersonellets faktiske kunnskaper ved bruk av utstyret/hjelpemiddelet. 5.3 Involverte interessenter Ved oppstart av behovskartleggingen ble det etablert en liste over hvilke brukere/funksjoner som skulle inkluderes i behovskartleggingen og relevante temaer for de ulike intervjuene. Prosjektet etablerte et kart over aktørene i dette "økosystemet". Det ble inndelt i hovedaktører og øvrige aktører. Hovedaktørene er de som håndterer utstyr i det daglige eller er direkte berørt av hvordan utstyret blir benyttet. De øvrige aktørene håndterer i liten grad utstyr, men innehar likevel sentrale roller og kan påvirke situasjonen for hovedaktørene. Hovedaktører Øvrige aktører Pasient Pårørende Produsent Leverandør Helsepersonell Innkjøper Medisinsk teknisk avdeling IT Ledelse Kontrollmyndighet Figur 1 – Aktører Disse aktørene vil kunne ha ulike roller i forskjellige løsningsmodeller og scenarier som utvikles. For fremtidige innovasjonsprosjekter ble det vektlagt at prosjektet bør ha identifisert hvilke aktører som vil være en del av en bedre løsning for opplæring, og sikre god forankring hos disse. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 10 5.4 Metode for behovskartlegging I den innledende fase ble dagens situasjon og utfordringene knyttet til opplæring drøftet inngående med prosjekteierne for å planlegge behovskartleggingen. Prosjektgruppen var samstemt i at kartleggingen må gi et tydelig og helhetlig behovsbilde. Prosjektgruppen uttrykte behov for å etablere en bredere oversikt for å kunne være tydelig på hvor forbedringspotensialene er størst. Medisinske og økonomiske effekter ble pekt på som sentrale aspekter når en skal vurdere behov og mulige forbedringspotensialer som grunnlag for fremtidige innovasjonsprosjekter. Forprosjektet valgte å gå bredt ut. Det ga noen klare utfordringer i datainnsamlingen, da temaområdet omfatter mange aktører og prosesser. Noen avgrensninger ble allikevel gjort innledningsvis samtidig som vi skulle "spisse" fokuset etterhvert som prosjektet ervervet mer kunnskap. 5.4.1 Avgrensing Ettersom temaområdet er bredt ble det viktig å kunne sortere innsikter underveis i prosjektet. Figur 2 viser hvordan forprosjektet har forsøkt, på et overordnet nivå, å organisere innsikter i ulike deler av dette økosystemet. Det er ikke skarpe grenser mellom disse områdene. Figur 2 - Avgrensing På basis av innsikter fra forstudien og drøfting med prosjekteiere ble fokusområdene ”opplæring” og ”organisering” tillagt størst vekt i behovskartleggingen. I kartlegging og vurdering av fremtidige løsninger ble det imidlertid vektlagt å være ekstra oppmerksomme Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 11 på om det er funn i overlappende områder som også kan være relevante for et senere hovedprosjekt. Opplæring og organisering er to vide begreper. Det ble drøftet med prosjekteiere et behov for ytterligere avgrensning av tilnærmingen i behovskartleggingen. Resultatet var en avgrensning av behovskartleggingen i den innledende fase til å avdekke tre temaområder. Disse temaområder ble valgt fordi de vil kunne være sentrale ved etablering av fremtidige behovsdrevne innovasjonsprosjekter og fordi de er et godt utgangspunkt for å skape en bredere forståelse av hele temaområdet; A. Hovedaktørenes behov i opplæringssituasjoner Prosjektet må forstå hva helsepersonell i dag opplever er store problemer i opplæringssituasjoner som skal sikre apparatfortrolighet hos brukeren. Disse behov vil være et godt utgangspunkt for å definere fremtidige behovsdrevne innovasjonsprosjekter med fokus på nye "løsninger". B. Opplæringssystemer i spesialisthelsetjeneste og kommunehelsetjeneste Innsikter fra forstudien indikerer at det er forskjeller både på tilnærmingen og gjeldende praksis for opplæring i spesialisthelsetjeneste og kommunehelsetjeneste. Prosjektet ønsket en bredere og dypere forståelse av hvilke forskjeller som eventuelt gjør seg gjeldende mellom spesialisthelsetjeneste og kommunehelsetjeneste på området opplæring i bruk av medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler. C. Organisatoriske barrierer og drivere Innsikter fra forstudien pekte i retning av at fremtidig tjenesteinnovasjon fordrer både nye anvendelser av muliggjørende teknologi og organisatoriske utviklingsprosesser. Det var dermed behov for å arbeide systematisk med å forstå de strukturelle forhold i dette "økosystemet", hvordan ting henger sammen og hva som mangler for å oppnå en bedre helhet. Dette handler også om å forstå bedre organisatoriske barrierer og drivere for å kunne lykkes med større innovasjonsprosjekter på dette området. 5.4.2 Datainnsamling Prosjektet har gjennomgått mye materiale for å skape både bredde og dybdeforståelse innen temaområdet. Det omfatter lovpålagte krav, strategiske føringer i helse- og omsorgstjenestene samt artikler og rapporter som belyser ulike deler av temaområdet. For å få innsikt i de ulike brukernes eksisterende og fremtidige behov relatert til opplæring og apparatfortrolighet ved bruk av medisinsk utstyr og hjelpemidler ble det brukt kvalitative metoder som intervju, workshop og idemøter. Det ble gjennomført intervju og workshops med øvrige aktører for å bearbeide funn og forstå de organisatoriske barrierer og drivere for å kunne realisere mer fremtidsrettede løsninger. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 12 Semi-strukturerte intervju med åpne spørsmål De fleste intervju er gjennomført med utgangspunkt i en intervjuguide tilpasset de forskjellige respondentenes roller. Det er både gjort intervjuer med enkeltpersoner og gruppeintervjuer, direkte og over telefon. I tillegg har det blitt hentet inn noen svar på epost. For å få innsikt i de ulike aktørenes eksisterende og fremtidige behov ble det gjennomført semi-strukturerte intervju. Varigheten på intervjuene var på 30 minutter – 1,5 time. Informasjonen som kom frem ble skriftlig dokumentert underveis i intervjuene og dette ble igjen oppsummert rett i etterkant av hvert intervju med metoden "5-på-topp". "5-på-topp" er en metode for å oppsummere de 5 viktigste innsiktene fra hvert intervju mens informasjonen ennå er fersk. På denne måten fanger man effektivt opp de viktigste innsiktene som man bør ha med videre i prosjektet. Prosjektgruppen har intervjuet følgende personer: ROLLE ARBEIDSSTED STILLING Innkjøp HINAS Innkjøpsdirektør HINAS HEMIT Vingmed Norengros Medipro Leverandørforening Leverandørforening Advokat Ansvarlig for e-læring i HEMIT Selger Selger Daglig leder Rådgiver rettigheter og ansvar Dynamisk Helse (e-læring) Norsk Helseinformatikk (elæring) DataPower (e-læring) IBM Norge Semcon AS (e-læring) Med.teknisk avd. St. Olavs H. Fosen Helse IKS/Fosen DMS Orkdal Sykehus Medisinsk avd. Orkdal Sjukehus NAV hjelpemiddelsentral Daglig leder NAV hjelpemiddelsentral Med.teknisk avd. St. Olavs H. NAV hjelpemiddelsentral Medisinsk avd. Orkdal Sjukehus Fagnett for fagutviklingsspl. Fosen NAV hjelpemiddelsentral Med.teknisk avd. St. Olavs H. NAV hjelpemiddelsentral Seniorrådgiver Avdelingssjef MTA Daglig leder IT Produsent/leverandør/distributør Innkjøper Eier Logistikk Opplæringsgrupper Service og support Klinikksjef/sektorsjef St. Olavs Fagansvarlig / Utdanning/sertifisering St. Olavs Selger Daglig leder og selger Business Process Mngr Regional Manager Norway Avdelingssjef MTA Driftssjef Ledelse/stab Koordinator / Daglig leder Gruppeleder Koordinator / Daglig leder Rådgiver Seniorrådgiver Avdelingssjef MTA Klinikksjef ved Klinikk for Ortopedi, Revmatologi og Hudsykdommer Daglig leder Fremtidens Operasjonsrom Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 13 ROLLE Helsepersonell ARBEIDSSTED Medisinsk avd. Orkdal Sjukehus Fosen DMS Medisinsk avd. Orkdal Sjukehus Medisinsk avd. Orkdal Sjukehus / Poliklinikk Medisinsk avd. Orkdal Sjukehus / B2 Fosen DMS Fosen DMS Bjugn kommune Ørland kommune Åfjord kommune Åfjord kommune Roan kommune Rissa kommune Leksvik kommune Pasient / Sluttbruker Tilsynsmyndigheter Pasientkoordinator / bruker av høreapparat Rullestolbruker DSB (Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap) STILLING Ansvarlig for opplæring Fagleder Lungesykepleier Fagansvarlig Sykepleier Ressursperson Sykepleier Fagleder Prosjektleder Fagutvikler helse og omsorg Gruppeleder på sykehjem Gruppeledere sykehjem Gruppeleder hjemmetjeneste Fagleder Avdelingsleder Rissa Helsetun Fagleder Avdeling A Leksvik Helsetun Senior rådgivere, 4 personer Andre kontakter Prosjektet er presentert og drøftet i møte i regi av Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Foreløpige resulater fra prosjektet er presentert og diskutert i FSU (Faglig samarbeidsutvalg) Akuttmedisinsk kjede og beredskap. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 14 Arbeidsmøter og workshops Prosjektgruppen har underveis i prosjektet hatt arbeidsmøter med løpende evaluering av innsikter fra intervjuene og drøftinger omkring tematikken. Det er gjennomført workshops med prosjekteiere og øvrige interessenter for å drøfte funn og utvikle ideer og konsepter med utgangspunkt i innsikter fra intervjuene. Workshops er gjennomført med utgangspunkt i en CO-design tilnærming der aktørene var med på å utvikle ideer og konsepter med utgangspunkt i innsiktene som kom frem fra intervjuene. Det ble tidlig i prosjektet avholdt en intern workshop med fokus på å forstå helheten i problemstillingen omkring læring. Det var på forhånd gjort en enkel kartlegging og det var tatt fram støttemateriell for å illustrere behandlingsforløp og utstyrsflyt. Erfaringer med medisinsk teknisk utstyr fra en av prosjektdeltakerne ble brukt som utgangspunkt for en gjennomgang av et tenkt forløp. Workshopen gav bedre forståelse for hvilke utfordringer man kan møte når man skal bruke ulike typer utstyr. Sammen med innspill fra prosjekteierne ble det på dette grunnlaget tatt fram intervjuguider til bruk i intervjuene. Figur 3 - Fra intern workshop: Jannike Kaasbøll, Espen Helge Aspnes, Ketil Thorvik, Torkel Sørhus. Med på video: Arild Sakshaug Det ble avholdt en workshop 18-19 juni på Brekstad (Ørland) med prosjekteierne samt Orkdal Sjukehus og DSB (Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap). Formålet med denne workshopen var å kvalitetssikre funnene i prosjektet, konkretisere scenarier som kan lede fram mot en løsning samt å sikre en felles forståelse og god forankring for etablering av hovedprosjekt. Resultatet fra workshopen var en mye bedre forståelse av utfordringer og muligheter, og en bekreftelse på mange av funnene fra kartleggingen. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 15 Figur 4 - Fra workshop 18.-19. juni. 5.4.3 Bearbeiding av informasjon og «spissing» av fokus Informasjonen som kom ut av intervjuene og workshopene ble strukturert og analysert ved bruk av tjenestedesign og bruk av analyseverktøy for innovasjonsprosesser kalt DOBLIN eller ”Ten types of innovation” (Keeley, 2013). Begge verktøyene/analysestrategiene blir kort beskrevet i det følgende. Tjenestedesign Ettersom temaet har mange ulike dimensjoner, prosesser og aktører så var det viktig å skape tydelige "bilder" i drøfting underveis. Ved bruk av metoder fra tjenestedesign er det etablert figurer, scenarier og ulike illustrasjoner for å belyse brukernes behov, ansvarsreisen, ulike opplæringssituasjoner og løsningsmodeller underveis i prosjektet. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 16 Flyten av utstyr i systemet ble visualisert, med de ulike aktørene tegnet inn. Her vises livssyklus for medisinsk teknisk utstyr. Figur 5 - Livssyklus for medisinsk utstyr Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 17 For å skape en felles forståelse for sammenhengen mellom pasientforløp, brukssteder og opplæringsbehov ble det fokusert på å lage enkle illustrasjoner. Figuren nedenfor er basert på en pasientreise og illustrerer hvordan utstyr kan knyttes til ulike punkter i denne reisen. Figur 6 - Pasientforløpet Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 18 Basert på innsikter fra kartleggingen ble det laget scenarier som viser ulike situasjoner hvor læringsbehov oppstår og læring foregår. Disse ble benyttet i workshop 18.-19. juni, som et utgangspunkt for diskusjoner i gruppen. De følgende figurene er eksempler på disse scenariene. Figur 7 - Scenario 1 Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 19 Figur 8 - Scenario 4 Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 20 DOBLIN – 10 kategorier for innovasjon For å skape både bredde og dybdeforståelse anvendte prosjektet et analyseverktøy kalt DOBLIN. DOBLIN er en metodisk tilnærming til innovasjon der en spesielt kartlegger hva som fordres av endringer i både teknologi og organisering for å lykkes med innovasjonsprosjekter. Denne delen av analysearbeidet bidro til å skape oversikt og belyse spesielt de organisatoriske barrierene for å lykkes med større innovasjonsprosjekter på dette området. Figur 9 – DOBLIN-modellen Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 21 6 Resultater fra behovskartleggingen Apparatfortrolighet er et begrep som setter fokus på faktisk kunnskap og opplevd trygghet hos brukerne på individnivå. Prosjektet har i sin behandling av funn forsøkt å beskrive hva brukerne mener er viktig å gjøre mer av for å sikre god apparatfortrolighet. Deretter har prosjektet sett på hvordan de øvrige aktørene (virksomhetene) og nye løsninger best kan tilrettelegge for å imøtekomme disse behov eller ønsker hos brukerne. Slik tilnærming er kjernen i en behovsdrevet innovasjonsprosess. Prosjektet har også gjennomført en kartlegging med ønske om å etablere en bredere oversikt for å kunne være tydelig på hvor forbedringspotensialene er størst. Her er det også mer fokus på virksomhetenes behov. I denne sammenheng har en forsøkt å forstå bedre gjeldende tilnærminger og hva som er hovedutfordringer i spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten for og effektivt kunne tilrettelegge for god opplæring og trygg bruk. Det kan være lang vei å gå fra identifiserte behov til å skape en eller flere løsninger og få disse gjennomført slik at ønskede effekter innfris. Dette prosjektet har forsøkt å belyse også hva vi må ta hensyn til av organisatoriske og teknologiske endringer for å realisere ønskede innovasjoner i fremtiden. Dette for å forstå bedre hva som skal til for å lykkes med større "endringsreiser" på området. 6.1 Brukernes behov Det er ulike ståsteder blant helsepersonell når det gjelder behovet for opplæring og hvilken opplæring de til enhver tid tar del i. Det synes imidlertid ikke å være stor ulikhet i bildet av hva brukerne mener vil styrke opplæring og skape god apparatfortrolighet. Brukerne peker tydelig på at en bør styrke fokuset på læringssituasjoner som er tett knyttet opp til den faktiske bruken av utstyret/hjelpemiddelet. Gjennom kurs kan en etablere teoretisk grunnlag om apparatenes funksjoner og evt. grunnleggende praktiske tester e.l. Det kan imidlertid ta tid fra kurs avholdes til faktisk bruk av utstyr/hjelpemiddel. Det er i praksis, i bruk av utstyr/hjelpemiddel, at god apparatfortrolighet utvikles. Det uttrykkes fra brukerne et entydig behov for bedre og mer presis informasjon tilgjengelig der behovet oppstår. Å gjøre informasjonen tilgjengelig peker i retning av nettbaserte læringssystemer, men det kan også være enkle manualer som følger utstyret. Når brukerne uttrykker "tilgjengelig der behovet oppstår" så handler det om at brukerne vil ha tilgjengelig informasjon så nær brukersituasjonen som mulig. Bedre og mer presis informasjon skal ikke forstås som at mest mulig, som for eksempel hele produktmanualen gjøres tilgjengelig, men heller at det er enkle og tydelige manualer som bruker faktisk kan se på, og bruke, når en står i en hektisk arbeidsflyt. Store produktmanualer er lite hensiktsmessige å se på når en står i travle situasjoner. ”Ønsker tilgjengelig og kvalitetssikret (opplærings-)verktøy” (Sykepleier – Fosen DMS) Brukerne er også opptatt av erfaringsdeling med kolleger og å kunne innhente svar raskt om en lurer på noe. Slik erfaringsdeling og muligheter for å drøfte med mer erfarne kolleger er Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 22 av mange fremhevet som svært viktig. Mange brukere peker i dette også på viktigheten av at ledelsen etablerer gode rutiner for faglig oppfølging og gjennomføring av kursvirksomhet. "Prøvde ”Drop In” med gode resultater." "Har hatt suksess med fast “5-minutt” med opplæring i et forhåndsplanlagt tema." (Sykepleiere, Fosen) Innsikt fra brukerne peker tydelig i retning av at det er altfor smalt perspektiv å tenke på opplæring som å avholde kurs, men at det gjelder å tilrettelegge for god læring hele veien, spesielt knyttet opp mot faktiske brukersituasjoner samt erfaringsdeling med kolleger. Innsikt fra brukerne samsvarer godt med innsikter fra mye av forskningslitteraturen tilknyttet apparatfortrolighet. Kunnskapen utvikles i møtet med pasientene og bruk av apparaturen i praksis. (Svendsrud, 2009; Kjøllesdal 2010) Balansegangen med å takle avansert bruk av teknisk utstyr og ha ressurser til å se dette utstyret som et hjelpemiddel avhenger av helsepersonellets apparatfortrolighet. Dette påvirker sykepleierens evne til å rette fokuset mot pasienten i stedet for apparatene, det vil si den helhetlige pleie og omsorg vil påvirkes av evnen til å håndtere teknisk utstyr. (Gulbrandsen, Stubberud 2010). Læring og kontinuerlig forbedring er to begreper som her står veldig nært hverandre. Kjernen i kontinuerlig forbedring er nettopp at en evner som organisasjon å trekke god læring ut av praksis for å bli bedre. Selv om kompetanse er noe individuelt, er også kompetanse noe fagpersoner har sammen. Kompetanse er knyttet til kontekst, forankres i noe over-individuelt, oppstår i relasjoner mellom fagpersoner, er et resultat av synergieffekter og innebærer å beherske en organisatorisk helhet. (Orvik, 2013). Fremtidige løsninger basert på brukernes behov kan inndeles i 4 nivåer: A. Sikre gode rutiner i virksomheten og løfte «best practice» på området. B. Etablere flere og bedre moduler innen e-læring C. Økt fokus på å styrke den praksisnære læringen gjennom tilpasset innhold (brukermanualer) til bruk i praksis. D. Økt fokus på å styrke den praksisnære læringen gjennom bedre deling av brukererfaringer. Brukere peker i dette på et ønske om e-læring som et utvidet læringssystem, utover det å digitalisere kurs. Det handler om at en kan gjennomføre kurs når det passer i egen hverdag, og om å ha tilgang til god og tilpasset informasjon når en står i en faktisk brukersituasjon. Det handler også om effektiv deling av erfaringer ved bruk. En helhetlig tilnærming må være å tilrettelegge for læring og kontinuerlig forbedring. Sentralt her er hvordan organisasjonen fanger opp og videreformidler erfaring fra praktisk bruk for å unngå fremtidig feil bruk av utstyr, men også for å styrke den helhetlige pleie og omsorg. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 23 Figur 10 - Opplæringsbehov. 6.2 1: Kurs avholdes i forbindelse med innkjøp av utstyr. 2: Det har gått en del tid etter kurset, brukeren har glemt det viktigste. 3: En erfaren bruker bistår, med hjelp av læringsmateriell. 4. Brukeren har trygghet i buk av utstyret og kan fokusere på pasienten Ulikheter mellom spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten Det er store forskjeller mellom spesialisthelsetjeneste og kommunehelsetjeneste når det kommer til systemer og rutiner for opplæring. Dette kan ikke sies å være et overraskende funn. Den store fortellingen om spesialisthelsetjenesten handler om stadig økende spesialisering, nye behandlingsmetoder og innføring av ny medisinsk teknologi. Spesialisthelsetjenesten har dermed mye større nærhet enn kommunehelsetjenesten til forskning på nye metoder for pasientbehandling og utdanning og opplæring av helsepersonell. (HelseOmsorg21, Helse- og omsorgsdepartementet, 2014). Samtidig er fokus i Samhandlingsreformen at kommunene skal være sentrale aktører. Forskyvning av oppgaver medfører at kompetanse i noen grad bør samordnes og overføring av kompetanse fra spesialisthelsetjenesten til kommunehelsetjenesten er svært viktig. Et overordnet blikk på spesialisthelsetjenesten St. Olavs Hospital har en strategi om å utvikle det integrerte sykehus som skal underbygge samspillet mellom de sentrale funksjoner i helsetjenesten: pasientbehandling, utdanning, forskning og opplæring. Etableringen av «Kunnskapssenteret» er en del av denne strategien. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 24 Figur 11 - Bilde tatt fra øst med Kvinne-barn-senteret omtrent midt i bildet. I forkant av Gastrosenteret sees byggingen av Kunnskapssenteret som ble fullført høsten 2013. (Bildet er St. Olavs Hospital sin eiendom, og bruk av bildet er i samsvar med rettighetsbruk for bildet.) Spesialisthelsetjenesten har vært i en form for kontinuerlig læringsprosess basert på tett oppfølging av tilsynsfunksjonene om sine rutiner og praksis for opplæring og trygg bruk av medisinsk utstyr. Flere respondenter påpeker at tett oppfølging fra tilsynene har vært en viktig faktor for det forbedringsarbeidet som er blitt gjort. Viljen til å prioritere bedre rutiner på området synes å være sterkt drevet av krav fra tilsynsfunksjonene og at ledere gjennom dette er blitt ansvarliggjort. Dette betyr imidlertid ikke at spesialisthelsetjenesten tilrettelegger for praksisnær læring slik som brukerne etterspør. Spesialisthelsetjenesten kan ha et overordnet fokus på den kursrelaterte virksomheten fordi dette har vært i samsvar med gjeldende fokus fra tilsynsfunksjonene. Det er imidlertid store ulikheter innad i spesialisthelsetjenestene i hvordan en tilnærmer seg behovet for opplæring og trygg bruk. Et viktig funn i forprosjektet er at tilsynsfunksjonene i mindre grad synes å etterspørre praksisnær læring eller oversikt i faktisk apparatfortrolighet enn vi opplever at både brukerne og forskningslitteraturen gjør. Tilsynsvirksomheten er en svært viktig driver for «endringsreiser» på dette område. Hvis tilsynet ikke etterspør bedre systemer og rutiner for praksisnær læring så kan dette bli en barriere, ved siden av mange flere, for at slike endringsreiser skal lykkes. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 25 Videre ser vi at flere i spesialisthelsetjenesten påpeker at det er mange manuelle prosesser i administrasjon, oppbygging, gjennomføring og dokumentasjon av brukeropplæring. Dette er meget ressurskrevende for spesialisthelsetjenesten. Her er det betydelige effektiviseringspotensialer samt behov for å styrke den praksisnære tilnærming også i spesialisthelsetjenesten. "Lager egne manualer hvor man trekker ut hovedessensen fra originalmanualen. Mye arbeid å lage disse prosedyrene som igjen må godkjennes av fagmiljøene." (Leder, Orkdal sjukehus) De kliniske fagmiljøene ved St. Olavs Hospital HF vil ha et kontinuerlig behov for opplæring og sertifisering knyttet til MTU. Dette gjelder opplæring/sertifisering knyttet til eksisterende utstyr og ved nyanskaffelser. Ansvar knyttet til opplæring og sertifisering er tillagt administrativ og faglig ledelse. Sentrale opplæringsressurser ved St. Olavs Hospital HF, som MTA og Fremtidens Operasjonsrom kan bidra med sin kompetanse overfor de kliniske fagmiljøene. Medisinsk Teknisk Avdeling (MTA) ved St. Olavs Hospital har en meget sentral rolle i både vedlikehold, opplæring og bruk av medisinsk utstyr ved sykehuset. MTA opplever stor vekst av typer medisinsk utstyr som skal følge pasienten hjem og har også en voksende andel oppfølging på vedlikehold av utstyr i kommunehelsetjenesten. "Ikke noe klart skille mellom medisinsk teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler." (Avdelingssjef, Medisinsk teknisk avdeling, St. Olav) Fremtidens Operasjonsrom ved St. Olavs Hospital har et overordnet ansvar for opplæring av leger innen området elektromedisinsk utstyr. De beskriver at klinikkledelse sine prioriteringer er viktig for å sikre tid og gode rutiner for opplæring. De etterspør en stadig utvikling av det faglige innholdet, forbedret informasjonstilgjengelighet gjennom blant annet e-læring og mer effektive systemer for administrasjon og gjennomføring av opplæringsvirksomheten. "FOR har begrenset sitt system for utsjekk til kun kritisk utstyr, fordi: 10 000 ulike typer medisinsk teknisk utstyr (ikke enheter, men varianter). 1 000 leger. 4 000 sykepleiere, + radiologer, fysioterapeuter, bioingeniører osv. "Tid var kritisk for leger, da pasientoppfølgning alltid hadde prioritet, derfor ble opplæring/vedlikehold av opplæring gjerne gjennomført på klemdager, eller i tiden mellom 15:30 og 17:30." (Klinikksjef – St. Olavs Hospital) Orkdal sjukehus har tett samhandling i det daglige med Fosen Helse IKS og fungerer som en effektiv inngangsport for spørsmål relatert til opplæring og trygg bruk av utstyr. Denne inngangsporten er mer på premissen av praksisnær læring og del av en kontinuerlig dialog. Ved fokus på praksisnær læring er det anbefalt å involvere fagmiljøer som en har tett kontakt med i det daglige. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 26 Innsikter fra intervjuer peker også på anskaffelsesprosessene som en vesentlig barriere for å kunne lykkes med større endringsreiser i spesialisthelsetjenesten innen området opplæring. Anskaffelsesprosessene er en sentral nøkkel for hvordan arbeidet med opplæring finansieres og som videre gir rammevilkår for valg av tilnærming og organisering av opplæring av medisinsk utstyr. Alt i alt kan vi si at fremtidige løsninger som kan bidra til å automatisere og effektivisere deler av opplæringssystemet er sterkt etterspurt av både brukere og ledelse i virksomheten. Elæring blir løftet frem som en løsning av flere. Det er imidlertid en usikkerhet på om en undervurderer hva som kreves av ressurser for å bygge et godt innhold. For å kunne utløse større endringsreiser i spesialisthelsetjenesten rettet mot å realisere mer helhetlige tilnærminger til opplæring og sikre apparatfortrolighet blant helsepersonell fordres ikke bare teknologiske løsninger men også organisatoriske endringer eller tilpasninger. Hva dette omfatter er nærmere beskrevet i punkt 6.3. Et overordnet blikk på kommunehelsetjenesten Våre funn indikerer at situasjonen i kommunehelsetjenesten har vesentlig større mangler med hensyn til systemer og rutiner for opplæring og å trygge apparatfortroligheten. Funnene peker på ulik praksis, organisering og rutiner for opplæring i kommunehelsetjenesten. Det har vært vanskelig for forprosjektet å finne forskningslitteratur eller rapporter med ytterligere dokumentasjon på hva som er den reelle situasjonen i kommunehelsetjenesten. Forprosjektet valgte her å undersøke med tilsynsmyndigheter for elektromedisinsk utstyr, som utøves av Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap (DSB), hvilken dokumentasjon de hadde om situasjonen i kommunehelsetjenesten. Tilsvaret fra DSB er at deres fokus spesielt har vært rettet mot spesialisthelsetjenesten. De har ikke gjennomført egne større tilsyn i kommunehelsetjenesten. Det vises imidlertid til et ønske om flere og bedre tilsyn rettet mot kommunehelsetjenesten. Det påpekes også at de lokale El-tilsyn har et lokalt mandat om tilsyn av elektromedisinsk utstyr. DSB har liten eller ingen oversikt over eventuelle relevante funn fra de lokale EL-tilsyn i denne sammenheng. Det er et sentralt spørsmål om de lokale EL-tilsyn har tilstrekkelig nærhet, kompetanse og kapasitet til å utøve dette i samsvar med kommunehelsetjenestens reelle behov. Ikke minst kan det se ut som at det ikke er tilstrekkelig med det lokale El-tilsynet som tilsynsmyndighet ut fra at hovedutfordringen ser ut til å være sikker og riktig bruk av utstyret, ikke produktsikkerhet i seg selv. Det er et viktig funn i prosjektet at det er manglende dokumentasjon av situasjonen i kommunehelsetjenesten. Det er behov for mer innsikt i situasjonen i kommunesektoren enn det som ligger innenfor rammene av dette forprosjektet. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 27 Kartleggingen avdekket noen tydelige behov. Kjente ansvarsforhold omkring kompetanse i bruk av utstyr, lett tilgjengelig opplæringsmateriell og kvalitetssikrede verktøy er trukket fram. Oversikt over ansattes reelle kompetanse samt bedre rapportering om avvik er ønskelig. Felles for både kommune- og spesialisthelsetjenesten er mangel på tid for å gjennomføre opplæring, og det er behov for løsninger som kan sikre opplæring innenfor de rammene som finnes. Bedre samordning mellom IT-systemer og bedre versjonskontroll av tilgengelig materiell er også noe som etterspørres. ”Systemene må snakke sammen” (NAV Hjelpemiddelsentral) Fosen Helse IKS har jobbet med utvikling av e-læring i forbindelse med kompetansehevende tiltak i flere år, og har etablert en læringsportal gjennom Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin (NST) i Tromsø, på plattformen helsekompetanse.no. Fosen Helse IKS er også initiativtager til et forprosjekt med fokus på behovene for bedre opplæring i bruk av medisinsk utstyr. Intermediære strukturer som Fosen Helse IKS synes å være en god inngang til å utvikle bedre praksis på området også i kommunehelsetjenesten. ”Skulle vært en app” (Helsepersonell, fagansvarlig – om e-læring) Innsikt fra studien peker på at det er en stor utfordring for den enkelte kommune å etablere tilstrekkelig kapasitet til å utøve vedlikehold og gode rutiner for opplæring og trygg bruk av medisinsk utstyr. Det vurderes som lite sannsynlig at den enkelte kommune vil kunne agere på dette alene, og derav at det vil være behov for strukturelle grep. Situasjonen er bedre for hjelpemidler der NAV Hjelpemiddelsentral har en svært sentral rolle. Under er en egen gjennomgang av verdikjeden for hjelpemidler og NAV Hjelpemiddelsentral sin rolle mot kommunene. Flere peker her på et scenario som kan involvere MTA i spesialisthelsetjenesten samt tettere samhandling med utvalgte kliniske miljøer mer knyttet til praksisnær læring. NAV Hjelpemiddelsentral NAV Hjelpemiddelsentral har en meget sentral rolle som leverandør av hjelpemidler i kommunehelsetjenesten. NAV Hjelpemiddelsentral er det sentrale leddet i en sammenhengende verdikjede som skal gi god nytteverdi for brukerne, men også en effektiv forvaltning av hjelpemidler. Figur 12 gir en illustrasjon på denne verdikjeden med fokus på livsløpet for et hjelpemiddel. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 28 Figur 12 - Forenklet livssyklus for hjelpemiddel. Fra NAV: ”Sluttrapport QR-prosjektet” Flere fremhever utfordringen med sammenhengende internkontroll i denne verdikjeden. En hovedutfordring er at mange av aktørene i verdikjeden har sine egne systemer. Disse er i utgangspunktet ikke tilgjengelig for andre aktører. I en del sammenhenger er de heller ikke tilgjengelig utenfor «huset», dvs. at en kan ha svak informasjonstilgjengelighet hos de som jobber i direkte kontakt med brukere av hjelpemidler i hjemmesituasjon. Dette er en utfordring for spesielt praksisnær læring samt trygg og effektiv oppfølging av brukere (pasienter). Svak informasjonstilgjengelighet og mangel på felles IKT-støttede samhandlingssystemer synes å være en stor barriere for også å utøve sikker bruk og effektiv forvaltning av hjelpemidler. Lite elektronisk utveksling innebærer også at det er mange manuelle prosesser som øker både feilkilder og ressursbruk. Det er forventet en betydelig vekst i omfanget av hjelpemidler distribuert i kommunehelsetjenesten i årene fremover og tilgjengelige ressurser vil settes under betydelig press. Hjelpemiddelkjeden kjennetegnes i dag av en del store leverandører. En del av disse leverandører har i lys av situasjonen med svak informasjonstilgjengelighet lang tradisjon for å tilrettelegge for direkte samhandling med bruker av hjelpemiddelet. Leverandører synes å være opptatt av kortest mulig vei mellom seg og de faktiske brukere av utstyr for å sikre trygg og effektiv bruk. MTA ved St. Olavs Hospital opplever høy vekst av typer medisinsk utstyr som skal følge pasienten hjem og har økende samhandling med kommunehelsetjenesten. MTA kan være en god diskusjonspartner om bedre strukturer og praksis i kommunehelsetjenesten. NAV Hjelpemiddelsentral er sannsynligvis det nærmeste kommunehelsetjenesten er å ha en organisatorisk robust struktur som kan være driver for større endringer på tvers eller i verdikjeden. I utarbeiding av fremtidsrettede løsninger relatert til opplæring og trygg bruk i Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 29 kommunehelsetjenesten bør derfor NAV Hjelpemiddelsentral få en sentral rolle. Selv om mange kommuner kan forbedre egne rutiner og praksis innen opplæring så vil de ikke alene ha kapasitet til å utvikle og «drifte» mer helhetlige tilnærminger. NAV Hjelpemiddelsentral er i dag en viktig hjelper til kommunene i gjennomføring av kurs og løpende service/support til både helsepersonell og brukere (pasienter). NAV Hjelpemiddelsentral håndterer mange av anskaffelsesprosessene og derav dialog med leverandører samt distribusjon og forvaltning av hjelpemidler. Det er tydelig for NAV Hjelpemiddelsentral at både helsepersonell og brukere etterspør mer praksisnær læring og erfaringsutveksling om praktisk bruk i hverdagen. Dette er en tydelig erfaring fra service og support i NAV Hjelpemiddelsentral, men også tilbakemelding fra interne brukerundersøkelser. Innsikt fra NAV Hjelpemiddelsentral indikerer videre at det ikke er feil ved utstyr, men feil ved bruk som er det gjennomgående problemet i kommunene. Også MTA ved St. Olavs Hospital bekrefter at dette samsvarer med deres opplevelse av situasjonen i kommunehelsetjenesten. "Begge hadde opplevd eller hørt om situasjoner med personløftere, hvor pasienten hadde falt ut. Noe som hadde ført til brudd." (Fagleder og avdelingsleder, Fosen) Videre er det mye som tyder på at mange hjelpemidler står ubrukt ute hos sluttbrukerne fordi de ikke helt har forstått hvordan hjelpemiddelet kan hjelpe dem i hverdagen eller at hjelpemiddelet ikke helt har truffet sluttbrukers behov. Bruk av tekniske hjelpemidler krever ofte en periode med innkjøring og trening før sluttbruker får den fulle nytten av hjelpemiddelet, og i en slik periode er det også behov for justering av utstyret etter hvert som bruker venner seg til det. (Et godt eksempel på det er justering av hastigheten på elektriske rullestoler.) Dermed er det behov for både opplæring og tett oppfølging/dialog. "At helsepersonell hadde kompetanse på dette (bruk av utstyr) var utrolig viktig." Rolf beskrev en situasjon der eldre kom på institusjon, og høreapparatet ble stuet bort i en skuff, fordi personellet ikke kunne bruke det (Pasient) NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har gjennom sitt forprosjekt utredet bruk av QRmerking av hjelpemidler for å forbedre bl.a. informasjons- og kunnskapstilgjengeligheten mellom kommunalt helse- og velferdspersonell, teknisk personell og brukere. Dette prosjektet er foreløpig ikke videreført, men blir nå vurdert for videreføring gjennom bruk av Innovasjonsstipendiat finansiert av Innovasjon Norge. Forprosjektet ved NAV Hjelpemiddelsentral har allerede identifisert og påpekt utfordringer og muligheter med stort potensial for forbedring. Videreføring i et hovedprosjekt synes imidlertid å ha sin utfordring i en finansiering som går på tvers av etablerte sektorer der det kan være misforhold mellom hvem som finansierer og hvem som vil ta ut de største gevinstene. E-læring er av mange fremhevet som en viktig satsning i dette, både for kommune- og spesialisthelsetjenesten. Det er mange leverandører og systemer som her kan imøtekomme behovene i helsetjenestene. Hovedproblemet er at det ikke er en robust finansieringsmodell med anskaffelser av slike fremtidsrettede tiltak. Se også punkt 6.3.1. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 30 Det overordnede bildet av både kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten viser rom for vesentlig forbedring. Fremtidsrettede løsninger vil handle om både teknologi og organisatoriske grep eller tilpasninger. I det følgende vil prosjektet belyse mer konkret 4 organisatoriske barrierer og drivere som vil være sentrale for å kunne lykkes med større endringsreiser på dette området. 6.3 Organisatoriske barrierer og drivere Prosjektet har brukt innovasjonsmodellen DOBLIN for å skape dypere forståelse av tematikken. Prosjektet valgte å belyse spesielt 4 forhold ved virksomhetenes organisering av arbeid på opplæring; 1) De økonomiske kretsløpene og 2) Organisatoriske rammevilkår og 3) Kjerneprosessene samt 4) Tjenestene og ytelsen. Hensikten med å belyse disse forhold nærmere har vært å identifisere tydeligere de organisatoriske barrierer og drivere for å kunne lykkes med større endringsreiser på dette område. Det er ikke en innovasjon før ny løsning er nyttiggjort Figur 13 - DOBLIN-modellen med fokusområder 1. Det økonomiske kretsløpet Det økonomiske kretsløpet er ofte en god inngang for å forstå helheten i "økosystemet". Det økonomiske kretsløp kan i denne sammenheng forstås som pengestrømmene eller forretningsmodellen for opplæring. Hvor mye ressurser brukes på opplæring? Hvordan er dette arbeidet finansiert? Hvordan kan endringer i de økonomiske kretsløpene bidra til å sikre forbedringer på området opplæring? 2. Organisatoriske rammevilkår Prosjektet vektla i denne delen av analysen spesielt å belyse ansvarsreisen. Det innebærer å belyse hvilket ansvar som tilligger de ulike rollene, men også hvordan disse ansvarsområdene møter hverandre. Prosjektet ønsket også å avdekke om det er samsvar mellom aktørenes egen forståelse av rolle og ansvar med det som synes å være de "reelle" ansvarsforhold. En viktig del av denne analysen er å forstå bedre hvilke aktører som vil være viktige partnere i gjennomføring av ulike hovedprosjekter. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 31 3. Kjerneprosessene Denne delen av analysen skulle avdekke hva som er kjerneprosessene for å levere sentrale tjenester innen opplæring. En sentral del av dette var å forstå bedre samhandlingen mellom de ulike aktørene i arbeidet med opplæring. Hvilke kjerneprosesser kan forbedres? Hva oppleves som de største utfordringer for å kunne levere optimalt? Hvor er samhandling mellom aktører nødvendig for å få god ytelse i opplæring? 4. Tjenestene og ytelsen Tjenester skal her forstås som "verktøykassen" som brukes i opplæring og læring i virksomhetene. Det kan omfatte kurs, teamtrening, simulatorer, produktmanualer, e-læring (lyd, bilde, video, animasjoner, tekst), rutiner for refleksjon og erfaringsdeling med videre. Er verktøykassen i samsvar med brukerbehov? Er helsepersonellet fornøyd med situasjonen? Hvilke tjenester bruker de, og hva ønsker de mer av? Hvilke tjenester anvendes i ulike læringssituasjoner? Hvor opplever de størst mangler? 6.3.1 Det økonomiske kretsløpet Gjennom kartleggingen ble det avdekket at de økonomiske kretsløp av mange oppfattes å være en vesentlig barriere for å lykkes med innovasjon på området. Mangel på ressurser til produksjon av innhold Intervjuer viser at mange både i spesialisthelsetjenesten og i kommunehelsetjenesten ønsker økt tilgang på opplæring gjennom ulike e-læringsprogram. Helse Midt-Norge har søkt å besvare dette blant annet gjennom etablering av en "Læringsportal". Denne læringsportalen er foreløpig mer rettet mot spesialisthelsetjenestens enn mot kommunehelsetjenestens behov. Fosen Helse IKS har utarbeidet egen læringsportal med e-kurs tilpasset kommunenes behov, og det kunne vært mulig å videreutvikle denne portalen i samarbeid med NST (Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin). En annen mulighet som bør undersøkes nærmere gjelder muligheten for at Helse Midt-Norge sin læringsportal kan utvikles med fokus også på behov i kommunehelsetjenesten. Et viktig element i dette gjelder muligheten for å dele e-læringsinnhold. Det mangler økonomiske ressurser som understøtter produksjon av tilpasset innhold. Dette resulterer i manglende tilgang / produksjon av materiale (produktinformasjon, video, tester, e-læring, beslutningsstøtte mv.). Gjennom intervju med ansvarlig for e-læring i HEMIT er det beskrevet at det er satt av et årsbudsjett på 3 millioner til HEMIT som regional støtte til produksjon av innhold for e-læring, men de store kostnadene knyttet til produksjon av innhold gjør at dette på langt nær strekker til for å møte behovene. Dette peker mot at elæring produsert slik det gjøres i dag er en lite realistisk løsning for å møte opplæringsbehovene. Forutsatt et godt samarbeid med andre helseregioner så kan imidlertid innhold kunne deles mellom flere. Her bør det være et betydelig potensiale, men dette avhenger av hvordan arbeid med innhold organiseres på tvers – og hvordan innhold effektivt kan deles mellom aktørene. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 32 "Budsjettet til HEMIT på e-læring var på 3 mill. i året, og de hadde 1,5 årsverk som jobbet med dette. Da kommer man ikke langt, når et kurs på en time koster ca. 0,5 mill. og budsjettet også skal dekke drift og andre oppdateringer." (Ansvarlig for e-læring, HEMIT) Dagens situasjon kan beskrives ved at det er en lang ønskeliste på produksjon av innhold fra helsetjenesten og lite ressurser til å utvikle relevant innhold. Det synes å være betydelig rom for bedre deling av slikt innhold mellom ulike parter i helsevesenet. Stort behov, men lite marked Det mangler ikke på bedrifter som tilbyr innholdsproduksjon for e-læring. Bedriftene sliter imidlertid med å forstå hva som er det "reelle" markedet for slike tjenester/produkter i helsetjenesten, hvem som er kunde og hvordan markedet egentlig fungerer. Selv om det tilsynelatende er skrikende behov for e-læring er det vanskelig for bedriftene å forstå hvordan markedsmekanismene fungerer. Sagt på en enkel måte kan en si at det ikke er penger til å finansiere slike produksjoner, og det synes å være uklart hvem som egentlig skal stå for dette. Det er vanskelig å se for seg at en klinikksjef eller leder i kommunehelsetjenesten kan avsette vesentlige ressurser til slike produksjoner innenfor stramme budsjettprosesser. Dagens løsning synes å være at en søker penger fra "noen" til opprettelse av prosjekter som skal bygge tilpasset innhold for e-læring. En stor del av dette markedet synes å være prosjektfinansiert. Det mangler helhetlige anskaffelsesprosesser Det er påpekt av flere at anskaffelsesprosesser av medisinsk utstyr og hjelpemidler ikke har en helhetlig tilnærming. Mange mener at anskaffelsene i for stor grad vektlegger pris på utstyret uten at en i tilstrekkelig grad tar hensyn til verken vedlikeholdskostnader (livsløp) eller tilstrekkelige ressurser til brukeropplæring. Det synes å være viktige endringer ved bl.a. St. Olavs Hospital som peker imot mer helhetlige anskaffelsesprosesser, men dette arbeidet er fortsatt i en tidlig fase. Anskaffelsesprosessene er en nøkkel hvis en skal lykkes med å tilrettelegge mer helhetlige løsninger innen opplæring og trygg bruk av medisinsk utstyr. Dette fordrer at det i anskaffelsesprosessene stilles klare krav til leverandørene mht. opplæring og kvaliteten på denne. De leverandørene som ikke er i stand til å tilfredsstille disse kravene selv, må benytte profesjonelle samarbeidspartnere. Her ligger et forretningspotensiale for slike aktører. Det er også behov for en ytterligere standardisering på området for å gi mer enhetlige opplæringsopplegg slik at overgangene mellom bruk av ulike typer utstyr ikke blir unødvendig krevende. Dagens anskaffelsesprosesser kan representere en sentral barriere for å lykkes med en mer praksisnær opplæring og helhetlig tilnærming til læring og kontinuerlig forbedring. Uten de riktige anskaffelsesprosessene vil utgiftene raskt falle tilbake på brukermiljøet alene til å Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 33 finansiere både innholdsproduksjon og bruk av nye e-læringsverktøy. Dette er ikke ressursmessig bærekraftig og det må i større grad tas høyde for disse kostnadene. Kommunene synes å ha kommet vesentlig kortere på dette område. Respondenter har påpekt at spesialisthelsetjenesten får bedre priser enn kommunehelsetjenesten ved innkjøp av utstyr. Årsaken til dette er mindre "volum" i hver anskaffelse og svakere innkjøpsstrukturer i kommunehelsetjenestene. Her ligger det et stort innsparingspotensial ved å samkjøre anskaffelse av samme type utstyr i kommune- og spesialisthelsetjenesten. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 34 6.3.2 Organisatoriske rammevilkår Denne delen av analysen er spesielt rettet mot å forstå ansvarsreisen. Ansvarsreisen omfatter ofte mange aktører; produsent, leverandør, rådgiver, virksomheten og sluttbruker. Produsenten er ansvarlig for trygg informasjon om produktet, men har også et tungt ansvar for å sikre trygg bruk av utstyret. Virksomheten er imidlertid ansvarlig for å sette opplæringen i system. Helsepersonell har et selvstendig ansvar for å være à jour og kjenne grensene for egen kompetanse". Pasienten har ikke noe formelt ansvar. Prosjektet etablerte en figur for å skape bedre oversikt over ansvarsreisen. Den tydeliggjør hvem som er sentrale aktører og deres respektive ansvarsområder i 3 faser av opplæringssystemet. Produsent Korrekt læringsmateriell Korrekt læringsmateriell. Sikre riktig bruk, beslutningsstøtte Leverandør Opplæring ved overlevering Korrekt læringsmateriell Sikre riktig bruk, beslutningsstøtte Innkjøper Krav om opplæring Helsepersonell Melde opplæringsbehov Egenkontroll Ledelse Organisere opplæring Kontrollere kompetanse, sikre dokumentasjon Medisinsk teknisk avdeling Innkjøpsstøtte Brukerstøtte Rapportere feil bruk IT Drifte opplæringssystem Drifte opplæringssystem Drifte opplæringssystem Kontrollmyndighet Kontrollere at rutiner og praksis er i henhold til lovpålagte krav. Figur 14 – Ansvarsreisen. (Pasienten er ikke tatt med i oversikten, siden pasienten ikke har noe formelt ansvar). Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 35 Prosjektet valgte spesielt å belyse ansvarsforholdet i skjæringspunktet mellom virksomheten og den ansatte samt tilsynets rolle i ansvarsreisen. Prosjektet ønsket dypere forståelse her for å avdekke om det var organisatoriske barrierer til innovasjon i denne delen av ansvarsreisen. Medarbeidere har et ansvar for å si fra hvis en føler utrygghet, er usikker på bruk av et utstyr. Virksomheten har ansvar for et forsvarlig opplæringssystem, men i graden av apparatfortrolighet er det den enkelte ansatte som blir ansvarliggjort. ”Sykepleiere må gi et signal om det er utstyr de ikke føler seg trygge på” (Helsepersonell, Fosen Helse IKS) Det er lovbestemt at brukere av medisinsk teknisk utstyr skal ha nok opplæring til å kunne administrere utstyret på en sikker og trygg måte. Arbeidsgiver er altså pliktig til å utarbeide systemer i forhold til opplæring. Det er Statens helsetilsyn og Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap som fører tilsyn med og stiller kvalitetskrav til virksomhetene. (Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr, 2014) Fra Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr § 8, siteres følgende: «Virksomheten skal sørge for at brukere av medisinsk utstyr får opplæring slik at de til enhver tid har de nødvendige ferdigheter og kunnskaper om korrekt og sikker bruk, herunder informasjon om farer knyttet til bruk av utstyret og relevante forholdsregler. Slik opplæring skal blant annet gjennomføres ved nyanskaffelse, nyansettelse, bruk av vikar og som vedlikehold av den opplæring som allerede er gitt. Opplæringen skal være systematisk og dokumentert». Helsepersonelloven § 4 presiserer: «Helsepersonell skal utføre sitt arbeid i samsvar med de krav til faglig forsvarlighet og omsorgsfull hjelp som kan forventes ut fra helsepersonellets kvalifikasjoner, arbeidets karakter og situasjonen for øvrig». Samme paragraf viser også til at sykepleiere og andre helsepersonellgrupper har en lovpålagt plikt til å holde seg oppdatert og faglig à jour slik at yrket utføres faglig forsvarlig uavhengig av hvor i helsetjenesten en arbeider (Helsepersonelloven, 1999). Ifølge Yrkesetiske retningslinjer for sykepleiere punkt 1.3 har «Sykepleieren et personlig ansvar for at egen praksis er faglig, etisk og juridisk forsvarlig» Videre viser punkt 1.7 at «Sykepleieren erkjenner grensene for egen kompetanse, praktisere innenfor disse og søker veiledning i vanskelige situasjoner» (NSF, Yrkesetiske retningslinjer for sykepleiere, 2011). Virksomhetene som eiere av utstyret er altså ansvarlig for at personalet får klinisk opplæring og godkjennes i bruk av medisinsk teknisk utstyr. Hva denne opplæringen inneholder og hvordan den tilrettelegges varierer fra avdeling til avdeling. Ansvarsforholdene kan ha betydning for hvordan spesielt virksomhetene tolker sitt ansvar med å skulle tilrettelegge en helhetlig og spesielt praksisnær læring. Hvor går grensen i forhold til den enkelte ansattes ansvar for å holde seg faglig oppdatert? I hvilken grad skal virksomhetene ta potensielt dyre investeringer for å ivareta praksisnær læring og erfaringsdeling? Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 36 En foreløpig vurdering i prosjektet er at virksomhetene vil agere på krav fra tilsynsmyndighetene. Etter prosjektets vurdering vil derfor tilsynsvirksomheten være en viktig aktør i utformingen av større endringsreiser på dette område. Tilsynsfunksjonen for elektromedisinsk utstyr har vært spesielt rettet mot spesialisthelsetjenesten. Det er ønske om flere og bedre tilsyn rettet mot situasjonen i kommunehelsetjenesten. I kommunesektoren har de lokale EL-tilsyn et lokalt mandat om tilsyn av elektromedisinsk utstyr, men de mangler sannsynligvis nærhet, kompetanse og kapasitet til å utøve dette i samsvar med kommunehelsetjenestens reelle behov. Det synes i dag å være behov for en styrket struktur og/eller kapasitet for å utøve en mer systematisk tilsynsfunksjon i kommunene. Hvis tilsynsfunksjonen ikke er «tett nok på» i kommunehelsetjenesten så er det grunn til å tro at viljen til endring og kontinuerlig forbedring blir vesentlig svakere. I mangel på «egnede» manualer er det en praksis i virksomhetene og hos ansatte for å lage sine egne tilpasninger av f. eks. produktmanualer til enklere manualer som kan anvendes i en hektisk arbeidsflyt. I hvilken grad går en da over en ansvarsgrense? Hva skjer hvis en har tolket feil og egne tilpasninger resulterer i feil bruk av utstyret? Hvordan stiller slike tilpasninger seg i forhold til ansvar hos produsent eller leverandør om å gi riktig informasjon om bruken av utstyr/hjelpemiddel? Her var det flere stemmer i helsetjenesten som mente at en var i en gråsone som kunne være meget problematisk både for virksomheten og den ansatte som mange ikke hadde tenkt tilstrekkelig gjennom. Det ble vist til distribusjon av legemidler der slike tilpasninger ikke var lovlig å gjøre. Prosjektet opplever ikke at drøftingen resulterte i en sikker fortolkning på hvordan en faktisk skal forholde seg til ansvar ved slike tilpasninger. En tilnærming kan være at man i anskaffelsesprosessen stiller krav om leveranse av manualer/opplæringsmateriell på ulike nivå / til ulike formål. Dermed forskyves ansvaret over fra bruker til leverandør. Dette vil kunne bidra til sikrere bruk. NAV Hjelpemiddelsentral Prosjektet peker på at NAV Hjelpemiddelsentral vil være en særdeles viktig driver for endring i kommunehelsetjenesten på opplæring av hjelpemidler. NAV Hjelpemiddelsentral sine erfaringer er også relevant i forhold til oppbygging av en mer robust struktur for opplæring av medisinsk utstyr. Prosjektet har av den grunn søkt å forstå bedre også ansvarsforholdet til NAV Hjelpemiddelsentral i forhold til kommune. NAV Hjelpemiddelsentral har et overordnet og koordinerende ansvar for hjelpemidler til funksjonshemmede, og er et ressurs- og kompetansesenter for offentlige instanser og andre som har ansvar for å løse funksjonshemmedes problemer. NAV Hjelpemiddelsentral bistår kommuner, arbeidsgivere og andre samarbeidspartnere med rådgivning, veiledning, opplæring og tilrettelegging. I tillegg har NAV Hjelpemiddelsentral et forvaltningsansvar. Det innebærer å sikre at hjelpemidler som lånes ut tildeles etter folketrygdens regler og å styre økonomien omkring hjelpemiddelformidlingen. Effektive innkjøp, god vareflyt og gjenbruk av hjelpemidler er stikkord her. En velfungerende hjelpemiddelforvaltning handler imidlertid ikke bare om hvordan NAV ivaretar sitt forvaltningsansvar alene, men også hvordan kvalitet, sikkerhet, forvaltning og kompetanse ivaretas i hele verdikjeden. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 37 Dagens systemer for informasjonsdeling og samhandling er begrensende for å kunne utøve sammenhengende internkontroll, effektiv forvaltning og sikre trygg bruk. Ettersom verdikjeden i dag har vesentlige mangler blir det et naturlig spørsmål hvem som har ansvar for utbedringer? NAV Hjelpemiddelsentral har svært begrenset myndighet til å beslutte valg av f. eks. IKTløsninger som skal anvendes i kommunehelsetjenesten. Det er flere ansvarsområder som det her er vanskelig å skulle «krysse» mellom organisatoriske grenser. NAV Hjelpemiddelsentral har imidlertid en meget sentral posisjon i verdikjeden og bør kunne være en helt sentral driver for drøfting med kommunene på endring og innovasjon på dette området. Det er grunn til å tro at slik endringsdialog også vil styrkes av mer proaktiv deltagelse fra tilsynsmyndigheter i kontroll av rutiner og praksis i kommunehelsetjenesten. 6.3.3 Kjerneprosessene Mens de organisatoriske rammevilkår definerer mandat, lovpålagte krav og strategiske prioriteringer, så er det kjerneprosessene som skal sikre «produksjonen» av opplæringstjenestene. Kjerneprosessene er altså de organisasjonsprosesser som utvikler eller tilrettelegger de ulike tjenestene innenfor opplæring. Hva er kjerneprosessene for å levere sentrale tjenester? Hva oppleves som de største utfordringer i kjerneprosessene for å kunne levere optimalt? Hvor er samhandling mellom aktører nødvendig for å få god ytelse på tjenestene? Sentrale tjenester innen opplæring er kurs, teamtrening, produktmanualer, e-læring, lyd, bilde, video, sjekklister, simulatorer og erfaringsdeling. En viktig del av dette er også dokumentasjon av hvilken opplæring helsepersonell har gjennomgått. Det gjelder også sertifisering av helsepersonell som «kompetente» brukere av utstyret. "Gode, oppdaterte rutiner er viktig. Ønsker 2 trinn; teoretisk grunnlag + operativ del." (Sykepleier, Fosen) De sentrale kjerneprosesser har prosjektet definert å være administrasjon, oppbygging, gjennomføring og dokumentasjon av brukeropplæring. Det påpekes av flere i spesialisthelsetjenesten at det er mange manuelle prosesser på denne veien. Fra helsetjenesten påpekes det at det er krevende å dokumentere deltagelse på kurs slik at ansvarlig leder til enhver tid vet hvem som er sertifisert for å håndtere hvilket utstyr. Det er krevende å ha oversikt over hvem som til enhver tid må ta kurs, som trenger ny sertifisering eller opplæring ved nye funksjoner i det medisinske utstyret/hjelpemiddelet. En skal administrere og sikre at innhold til opplæring erverves fra leverandører, noe som kan fordre deltagelse i anskaffelsesprosesser. Anskaffelsesprosessene synes å ha manglet helhetlige tilnærminger. Det uttrykkes fra flere at en sliter med å håndtere overgangene fra produktmanual og kurs til effektiv bruk i hverdagen. Det fortelles at det er praksis i deler av helsetjenesten for å lage tilpasninger av sjekklister eller enkle manualer for å understøtte effektiv arbeidsflyt i "hverdagen". Dette kan være problematisk og kan skyldes manglende fokus og prosesser for å sikre en praksisnær opplæring. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 38 Helsepersonell hjelper hverandre ved behov, men flere informanter peker også på ansvarsvegring i enkelte sammenhenger. Helsepersonell uttrykker at det er svært viktig med rutiner for faglig oppfølging i hverdagen, men at det er ulik praksis i ulike deler av helsetjenesten. "Når det var mye én til én opplæring, var det mange av prosedyrene som endret seg over tid, og ikke nødvendigvis til det bedre." (Sykepleier, Orkdal sjukehus) Det synes fortsatt å være mye å gå på med hensyn til kultur og systemer for registrering av feil bruk. Dette svekker gjennomføring av kontinuerlige endringsprosesser. Det er i dagens systemer lettere å dokumentere at noen har vært tilstede på kurs enn å dokumentere hva de faktisk har lært eller kan. ”Utsjekksprosedyrene må være generelle og nasjonale. De må ha pasienten i fokus” (Sykepleier, Fosen Helse IKS) I verdikjeden for hjelpemidler peker en spesielt på svak informasjonstilgjengelighet og muligheter for erfaringsdeling som viktige utfordringer. Overganger mellom organisatoriske nivå og samhandlingen mellom aktørene er utfordrende. Det er på mange måter når en studerer kjerneprosessene at «mulighetsrommet» for forbedring kommer til syne. Det kreves både teknologiske og organisatoriske grep for å skape mer helhetlige tilnærminger og sikre mer effektivitet i kjerneprosessene. 6.3.4 Tjenestene og ytelsen Det er mange ulike tjenester som skal tilrettelegge og sikre god opplæring. Ytelse skal forstås som hva som kan forbedres i tjenestene for å gi bedre læring. Rapporten har tidligere behandlet mange relevante innsikter på forbedring av tjenesten. Prosjektet har valgt å fremheve tre punkter: A) Tjenestene er mindre fokusert på praksisnær læring enn gjennomføring av kurs. Brukerne etterspør mer tjenester for praksisnær opplæring. Det handler om mer elæring, tilpasset innhold til brukersituasjon og erfaringsdeling. B) Begrepet apparatfortrolighet er lite kjent eller brukt og derav lite drivende for opplæringsvirksomheten. C) Ytelsen kan bli bedre gjennom økt fokus på kontinuerlig forbedring. Viktige tjenester her gjelder forbedret dokumentasjon av faktisk kompetanse, erfaringsdeling og sammenhengende internkontroll. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 39 6.4 Vurdering av eksisterende løsning Prosjektet hadde i fase 1 behov for å skape bedre oversikt over temaområdet. Etter hvert som en har ervervet seg mer kunnskap har prosjektet blitt «spisset» for å belyse og vurdere det eksisterende regimet. Kartleggingen viser at det er et betydelig rom for endring og innovasjon innenfor området opplæring. Prosjektet bekrefter innsikten fra forstudien om at større endringsreiser her vil kreve både teknologiske og organisatoriske grep. Læringsportalen er det overordnede e-læringssystemet i spesialisthelsetjenesten i MidtNorge. Læringsportalen har mange gode kvaliteter som e-læringsplattform. Det største problemet er mangel på ressurser til å bygge relevant e-læringsinnhold. I dag er ikke Læringsportalen finstemt mot mer praksisnære læringssituasjoner, og den er heller ikke orientert mot kommunehelsetjenesten. ”Produksjon av materiale er den store bremsen i systemet” (HEMIT) For produksjon av e-læringsinnhold er dagens løsning i helsetjenesten mangelfullt utviklet pga. mangel på ressurser og helhetlige tilnærminger. Prosjektet har sett på mange former for e-læringsinnhold i ulike bransjer. Det er sett på e-læringssystemer i bilindustri og oljebransje fordi det har vært satset betydelige ressurser innenfor disse industriene. Slike systemløsninger vil ha stor relevans for helsetjenesten. Erfaringer fra oljeindustrien synliggjør også viktigheten av organisering og de økonomiske kretsløp for å sikre effektiv og god deling av innhold mellom ulike aktører. Representanter for leverandører påpeker at nye forretningsmodeller var avgjørende for å utløse nye e-læringsløsninger og innhold. I samsvar med brukerbehov er det vektlagt kortfattet og tilpasset læringsinnhold. Innenfor elæring er slikt innhold gjerne kjent under begrepet «nano-læring». Det bygger mye på innsikter fra læring og bruk av nettbaserte læringssystemer. Mennesker vil ha kort, tydelig og tilpasset innhold. Det er i dag mye utvikling av nano-læring i ulike bransjer, men dette har kommet kort i helsetjenesten, selv om en nå ser en del gode bevegelser på dette området. St. Olavs Hospital har blant annet iverksatt et prosjekt for nano-læring. Det er også vist stor interesse i kommunehelsetjenesten for dette, men mangel på ressurser er den sentrale barrieren. Det er ikke mangel på leverandører av relevante e-læringssystemer eller godt og tilpasset innhold. Prosjektet har erfart at det, i lys av manglende ressurser, tas lokale initiativ i helsetjenesten for å utvikle eget innhold blant annet med bruk av kamera på mobiltelefon. For leverandører av relevante løsninger vil det være et stort løft om helsetjenesten får etablert et mer modent marked, etterspørsel etter slike løsninger og tjenester. Det er mange relevante leverandører som holder seg unna helsetjenesten fordi det synes å være et «umodent» marked. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 40 7 Finne bedrifter for videreføring Prosjektet har hatt intervju og samtaler med både leverandører av medisinsk utstyr og hjelpemidler samt leverandører av e-læringssystemer og innhold. Prosjektet har også hatt intervju av leverandører av IKT-systemer for prosessforbedring og kontinuerlig forbedring. En leverandør, Datapower, har brukt innsikter fra dette prosjektet som grunnlag for en søknad til Norges Forskningsråd på såkalte BIA-midler. Leverandører uttrykker, som tidligere beskrevet, en usikkerhet om «modenheten» i markedet. Selv om det er skrikende behov så synes det vanskelig å definere hva som er det «reelle» markedet for slike tjenester og produkter. Disse leverandører har derfor vært svært opptatt av forankring og eierskap hos de «riktige» aktørene i helsetjenesten for å være med på eventuelle hovedprosjekter. Leverandørene er opptatt av hva som skal til for å bygge et mer modent marked i helsetjenestene. Prosjektet vurderer at det nettopp er forankring hos de riktige aktørene om veien videre som vil være bestemmende for hvilke bedrifter som er aktuelle å involvere. Riktig forankring er også avgjørende for at mange leverandører vil delta. Prosjektet vurderer at flere av forslagene til videreføringer vil kunne styrke hele markedslogikken for slike tjenester og produkter. Dette innebærer mer ressurser og større etterspørsel etter disse tjenestene. Prosjektet foreslår også etablering av innovative anskaffelsesprosesser. Dette kan være et fornuftig grep for å systematisere dialogen med ulike leverandører samt involvere ulike leverandører til oppbygging av fremtidige løsninger. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 41 8 Konseptutvikling av ny løsning Prosjektet har gjennomført en bred kartlegging for blant annet å peke på hvor forbedringspotensialene er størst. Kartleggingen har vist at det er mange forbedringsområder. I bearbeiding av innsiktene mot konsepter for løsning har prosjektet definert tre behovsområder som en løsning bør gripe inn i: a) brukerbehovene i daglig bruk, b) anskaffelsesprosessene samt c) dokumentasjon for kontroll og kvalitetssikring Et konsept kan involvere alle disse behovsområdene eller bare en eller to av dem. Prosjektet har videre vurdert graden av kompleksitet i en løsning, muligheter for «quickwins» og hvem som vil være sentrale aktører i et prosjekt. Prosjektet har også vurdert muligheten for å etablere mindre piloter som kan bres ut etter hvert som resultater fra piloter tilsier slik spredning av løsning. En kan tenke seg at det i en tidlig fase vil være det enkleste å holde fokus på ett av områdene innenfor et lite lokalt system fremfor å involvere alle i ett felles større system. Samtidig er det utfordringer som kun vil la seg løse gjennom en bred involvering. Figur 15 illustrerer at en løsning kan utvikles på ulike nivå. Figur 15 – Løsningsmodeller Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 42 Drøftinger i prosjektet påpeker at det i mange sammenhenger er behov for å sette ting i bedre system. Innsikter viser at flere organisatoriske barrierer og drivere her kan gjøre seg gjeldende, at det er mange prosesser som gjør seg gjeldende og verdikjeder med mange «hull». Av disse grunner har prosjektet ønsket å tenke på større løsninger. Det synes som gevinstpotensialene for forbedring da også øker betraktelig. Prosjektet har gjennom sine drøftinger påpekt mange innfallsvinkler til løsninger, men har etter hvert konsentrert seg om tre forslag eller tilnærminger til mulige hovedprosjekter. Innenfor disse forslagene kan en tenke seg ulike grader av bredere eller høyere forankring mens det kan gjennomføres piloter på et lokalt/regionalt nivå. 8.1 Prioriterte forslag til ny løsning På de følgende sidene presenteres forslag til løsninger som skal sikre trygg bruk av utstyr og hjelpemidler. Forslagene er ment som et utgangspunkt for et eller flere hovedprosjekt, og har ulik vinkling. Tidsperspektiv for realisering av løsningene vil ha stor betydning for omfang og organisering av et hovedprosjekt. Det vil være ønskelig å komme raskt til implementering, noe som kan medføre at man må dele opp prosjektene i faser og starte med de mest nærliggende mulighetene. Etter hvert kan løsningene utvides til å omfatte mer og dermed besvare flere av målsettingene som er beskrevet i innledningen av rapporten. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 43 8.1.1 Konsept 1: ”Praksisnær læring og kontinuerlig forbedring” Behovsdrevet innovasjon. Praksisnær læring og kontinuerlig forbedring ved bruk av medisinsk utstyr. Mer praksisnær læring er etterspurt av brukerne. Brukerne peker tydelig på at en bør styrke fokuset på læringssituasjoner som er tett knyttet opp til den faktiske bruken av utstyret/hjelpemiddelet. De sentrale komponentene i praksisnær læring er: • • • • • Økt informasjonstilgjengelighet i praksisnære situasjoner Mer e-læring, i lett tilgjengelig format Tilpasset innhold (læringsmanualer) som kan anvendes i praksisnære situasjoner. Mer automatisert og systematisert erfaringsdeling Mer fokus på læring som kontinuerlig forbedring i bruk av medisinsk utstyr og hjelpemidler Brukere peker i dette på et ønske om e-læring utover å digitalisere kurs og mer som et utvidet læringssystem. Det handler om at en kan få opplæring når det passer i egen hverdag og å ha god og tilpasset informasjon tilgjengelig når en står i en faktisk brukssituasjon. Det handler også om effektiv deling av erfaringer ved bruk. En helhetlig tilnærming må til rettelegge for læring og kontinuerlig forbedring. Det er viktig at organisasjonen kan høste erfaring fra praktisk bruk for å unngå fremtidig feil bruk av utstyr og for å styrke den helhetlige pleie og omsorg. Det er mange fagmiljøer, spesielt i spesialisthelsetjenesten, som har fokus på praksisnær læring og har etablert gode verktøy, rutiner og praksis på området. Disse peker på at det er store forbedringsmuligheter. Dette handler om å forsterke eksisterende praksis med en digital eller nettbasert læringsplattform som tilrettelegger for mer helhet i læringsprosessene og kan utløse mer kontinuerlig forbedring i helsetjenestene. For kommunehelsetjenesten synes det generelt å være svakere strukturer og praksis for opplæring. Her er det svakere sammenheng i den større verdikjeden og svakere informasjonstilgjengelighet, blant annet når helsepersonell er ute av «huset» og hjemme hos pasientene. Det finnes innhold og systemer som kan være utgangspunkt for en ny løsning. Fosen Helse IKS har laget eget e-læringsmateriell tilpasset behovene i kommunehelsetjenesten. Læringsportalen i Helse Midt-Norge kan også være en del av en framtidig løsning. Det som er viktig er at både teknisk løsning, innhold og organisering er tilpasset de konkrete behovene som oppstår i hverdagen på behandlingssteder og i hjemmene. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 44 Figur 16 Verktøy til bruk ved praksisnær læring Nye IKT støttede løsninger bør utvikles med fokus på læring, apparatfortrolighet og kontinuerlig forbedring. Her bør både statistikk og episoder/historikk tilknyttet feil og riktig bruk være tilgjengelig, samt at det bør legge til rette for erfaringsdeling. I en slik løsning kan også leverandører gjøre innhold tilgjengelig og dele relevant informasjon om god bruk og mulige feilkilder – samt bli kjent med erfaringene i helsetjenesten. Leverandørene er interessert i god kontakt med brukerne av utstyret eller hjelpemiddelet, og vil i en slik løsning raskt kunne varsle om endringer, legge ut ny informasjon og ta i mot henvendelser. Usikre brukere kan få oversikt over mer erfarne brukere og vil lett kunne kontakte disse og leverandører for spørsmål og beslutningsstøtte i praksisnære situasjoner. Det understrekes at dette har som målsetting å bedre pasientbehandlingen fremfor økt fokus på utstyret. Tjenestedesign vil være en god tilnærming for å utvikle praksisnære læringsverktøy. Prosjektet anbefaler en konkret tilnærming med god lokal forankring, i tett dialog og samarbeid med helsepersonell og pasienter. Samskaping av løsninger med ansvarlige prosjektdeltakere vil medvirke til at man løser reelle brukerbehov på en effektiv måte. Enkle piloteringer kan være en effektiv måte å teste ut løsningene før de tas i bruk i større skala, og det vil være tydelig for øvrige aktører hvordan løsningene fungerer i forhold til et større system. Identifiserte barrierer Den store barrieren vil være implementering av løsningene i den praktiske arbeidshverdagen. Utfordringene med organisering, innarbeidede rutiner og arbeidsmåter,og knapphet på tid og ressurser er blant hindringene for å gjøre læringsløsninger virkelige tilgjengelige i det daglige arbeidet. Tilgang på teknologiske løsninger er derimot et mindre problem. Praksisnær læring og dokumentasjon på faktisk apparatfortrolighet er i liten grad etterspurt av tilsynsmyndigheter. Det kan være en motsetning mellom virksomhetens ansvar for systematisert opplæring og den ansattes ansvar for å holde seg faglig oppdatert. Anskaffelses- Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 45 prosessene er en barriere ved at fokus og ressurser til opplæring ikke prioriteres høyt nok. Det innebærer at forretningsmodellen for utvikling av spesielt tilpasset innhold begrenses. Sentrale aktører Praksisnære opplæringsløsninger må utvikles med kommunehelsetjenesten som en aktiv og sentral aktør. Her er Fosen Helse allerede godt i gang og utgjør et godt utgangspunkt for pilotering. Orkdal Sjukehus kan bidra med et sterkt medisinsk og teknisk miljø samt god tilknytning til kommunehelsetjenesten. NAV Hjelpemiddelsentral har erfaring med løsninger nært knyttet til bruk i kommunene, og vil være en viktig aktør i et hovedprosjekt. Pasienter og helsepersonell bør være med i prosjektet for å avdekke reelle behov og skape brukervennlige løsninger. Ved St. Olavs Hospital bør MTA, Fremtidens Operasjonsrom og de kliniske tjenestene være involvert i et arbeid for å sikre utøvelse av praksisnær opplæring i spesialisthelsetjenesten, og de bør være deltakere i en pilot. Andre aktører som bør involveres er leverandører, ledelse ved virksomhetene, tilsynsmyndigheter og innkjøpsavdelinger. Helse Midt-Norge læringsportal benyttes allerede av spesialisthelsetjenesten, og det er et potensiale i å utvide fokuset til også å omfatte kommunehelsetjenesten. Utløse nye konsepter Et videreføringsprosjekt skal vurdere gjennomføring av en innovativ anskaffelsesprosess for utvikling og implementering av nye teknologiske løsninger samt innholdsproduksjon. Slik praksisnær læring representerer høy innovasjonsgrad for helsetjenesten. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 46 8.1.2 Konsept 2: ”Sammenhengende internkontroll” Struktur- og prosessinnovasjon. Sammenhengende internkontroll og kvalitetsforbedring i desentraliserte strukturer Å kunne yte mer av pasientbehandlingen nærmest mulig hjemmet er en av de sentrale trender i helse- og omsorgstjenestene. Det berører produksjon og distribusjonen av helseog omsorgstjenester. Det handler om overføring av oppgaver til kommunehelsetjenesten. Det handler også om hvordan spesialisthelsetjenesten i økende grad «følger» pasienten hjem og hvordan pasienten i økende grad involveres i samhandlingen med helsetjenesten. Denne trenden kalles den desentraliserte struktur. Denne rapporten uttrykker til dels stor bekymring for situasjonen i kommunehelsetjenesten og i den desentraliserte struktur. Kartleggingen viser at verdikjeden for hjelpemidler fremstår som meget fragmentert. Det er vesentlige mangler for sammenhengende internkontroll mellom de organisatoriske nivåene. Det er svak informasjonstilgjengelighet og muligheter for effektiv og trygg samhandling mellom nivåene generelt og mot bruker spesielt. Det synes å være ulik praksis på dette område blant kommunene. Spesialisthelsetjenesten har også en voksende utfordring med å sikre god opplæring av brukere av utstyr som følger pasienten hjem. Figur 17 - Sammenhengende internkontroll i desentraliserte strukturer, for eksempel DMS, sykehjem, hjemmesykepleie. Sammenhengende internkontroll og økt informasjonstilgjengelighet er to meget sentrale faktorer for å lykkes med vesentlig kvalitetsforbedring i desentraliserte strukturer. I mangelen på sammenhengende internkontroll er det vanskelig å sikre helhetlige tilnærminger til læring, styrke praksis på området og sikre mer effektive kjerneprosesser (administrasjon, oppbygging, gjennomføring og dokumentasjon) for opplæring. Det er også en stor barriere for å kunne yte effektiv og trygg forvaltning av hjelpemidler og medisinsk utstyr. Dette prosjektforslaget legger opp til å kunne implementere en driftsfilosofi basert på kontinuerlig forbedring i bruk av medisinsk utstyr og hjelpemidler (herunder velferdsteknologi) og forbedret apparatfortrolighet i desentraliserte strukturer. Det handler om å sikre helhetlige tilnærminger til læring og smartere gjennomføring av kjerneprosessene. De sentrale fokusområdene for innovasjon er: • • • • Økt informasjonstilgjengelighet Sammenhengende internkontroll Mer effektiv gjennomføring a kjerneprosesser som administrasjon, oppbygging, gjennomføring og dokumentasjon av opplæring Mer praksisnær læring Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 47 Metoder fra tjenesteinnovasjon vil være sentralt i denne tilnærmingen. Mange aktører skal spille sammen, og det trengs verktøy for å håndtere komplekse sammenhenger. Et eksempel på dette er ”tjeneste blue-print”, hvor man kan vise hvilke handlinger og løsninger som er nødvendige hos et stort antall aktører for å levere en samordnet tjeneste. ”Samveis” (veikart og verktøykasse for tjenestinnovasjon) vil være en god kilde til egnede verktøy i prosessen. Lenke: http://www.samveis.no/ Identifiserte barrierer Det er en krevende konseptutvikling som må ligge til grunn for fremtidige innovasjoner på dette område. Det er identifisert organisatoriske barrierer både internt i organisasjoner og mellom organisasjoner for spesielt å sikre økt informasjonstilgjengelighet og sammenhengende internkontroll. Det er også flere teknologiske barrierer ettersom det er ulike systemer der «ute». Slik sett treffer et slikt prosjekt mange av utfordringene som en kjenner igjen fra implementering av Samhandlingsreformen. Sentrale aktører Dette er et prosjekt med mange interessenter som bør jobbe integrert i et felles prosjektforløp. Eierskapet til løsningen bør ligge hos kommunene, som må ha en sentral og aktiv rolle. Det er naturlig å fremheve tilsynsmyndigheter som Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap samt Fylkesmannen. Tilsynets rolle som «vaktbikkje» har stor innvirkning på vilje og handlingsmodus blant øvrige interessenter. MTA ved St. Olavs Hospital er en viktig aktør ettersom de opplever stadig økning av medisinsk utstyr som er med pasienten hjem og de opplever økt involvering med kommunehelsetjenesten. NAV Hjelpemiddelsentral er en avgjørende aktør med omfattende samarbeid med både spesialisthelsetjenesten og kommunene. Felles for både St. Olavs Hospital og NAV Hjelpemiddelsentral er at solid lederforankring er viktig. Prosjektet tror videre at fagområder som spesielt virksomhetsarkitektur og tilrettelegging av organisatorisk innovasjon (struktur- og prosess) vil være sentrale i den innledende fasen, før en gjør valg med hensyn til evt. teknologiske løsninger. Dette konseptet vil ha stor nærhet til pågående nasjonale og lokale satsninger på velferdsteknologi, slik at andre relevante aktører som store leverandører av hjelpemidler og velferdsteknologi til kommunehelsetjenestene vil være sentrale. Utløse nye konsepter Prosjektet mener det vil være et godt startpunkt å bearbeide handlingsrommet for innovasjon ved å legge til grunn en «driftsfilosofi» for kontinuerlig forbedring og apparatfortrolighet på tvers av de organisatoriske grensene. Prosjektet mener dette prosjektet vil ha godt av bred (overordnet) forankring, men det anbefales sterkt å tenke en lokal/regional pilot. Det innebærer at en har både mulighet for å gjøre mer overordnede drøftinger og forankringsprosesser samt utprøve nye arbeidsprosesser og løsninger på et lokalt plan. Denne tilnærmingen har meget høy innovasjonsgrad. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 48 8.1.3 Konsept 3: ”Merkingsstrategi” Tjeneste og prosessinnovasjon. Organisering og kvalitetsstyring av opplæring og materiell. Dette forslaget til videreføring går under kallenavnet «merkingsstrategien». Merkingsstrategien er en metode eller tilnærming for bedre organisering og kvalitet (ytelse) av innhold til bruk for opplæring. De sentrale komponentene i slik tjeneste- og prosessinnovasjon gjelder: • • • • • • Enkel organisering og kategorisering av faglig innhold Forbedret informasjonstilgjengelighet Bedre deling av innhold Enklere anskaffelsesprosesser for å sikre godt og tilpasset innhold i opplæring. Praksisnær læring Ryddighet i ansvar og dokumentasjon Det er mange manuelle prosesser i administrasjon, oppbygging, gjennomføring og dokumentasjon av opplæring. Brukere ønsker mer fokus på den praksisnære opplæringen. Brukere gjør også tilpasninger av manualer for å fungere i hverdagen, og beveger med det seg i en mulig gråsone med hensyn til ansvar. Det er et stort behov økt informasjonstilgjengelighet samt for bedre og mer presis informasjon for opplæring og trygg bruk. Disse innsiktene står sentralt i konseptutvikling av «merkingsstrategien». Merkingsstrategien er utvikling og implementering av et system for kategorisering av innhold til opplæring. Slik kategorisering handler om følgende: • • • • • Figur 18 - Merkingsstrategi Hvem har laget innholdet som anvendes i opplæringen? Hvem har godkjent innholdet i opplæringen? Hva fordres for sertifisering eller stempelet «godkjent»? Oversikt over hvem som har nødvendig sertifisering/godkjenninger, hvem som bør fornye/oppdatere disse og automatisert varsling av disse. Innenfor hvilke deler av en læringsprosess er det tilpasset innhold; f. eks. i kurs, testing, praksisnært? Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 49 Med utgangspunkt i gitte kategorier kan en forenkle anskaffelsesprosessene. Innkjøper kan enkelt si hvilke kategorier opplæring som skal leveres fra leverandør ved kjøp av utstyr. Gjennom slike kategorier vil det dokumenteres hvem som har laget og godkjent innholdet i opplæringen. En vil se hvilken type innhold som er tilgjengelig i ulike deler av læringsprosessen og om dette er tilpasset. Det vil forenkle delingen av innhold mellom foretak og fagmiljøer fordi «alle» vil ha et best mulig kvalitetsstempel på sin opplæring. En vil se hva som fordres av dokumenterte kunnskaper fra bruker for å kunne bruke utstyret og hvem som må fornye sine sertifiseringer/godkjenninger. Dette vil være driver for å forbedre kvalitet i opplæringen. Som i de to første konseptene anbefaler prosjektgruppen tjenestedesign som tilnærming for å utvikle forslaget videre. Dette konseptet er spesielt godt egnet for iterativ utvikling med rask testing av ulike tilnærminger. Løsningene skal fungere godt i praksis, og enkle prototyper kan gi svar på hvordan en merkeordning kan utformes slik at den gir de effektene som er ønsket. Her er det viktig med involvering av de som skal bruke løsningene i praksis, og alle som bruker utstyr og hjelpemidler bør være representert i utvikling og utprøving. Identifiserte barrierer For dette konseptet er det ikke identifisert store teknologiske eller organisatoriske barrierer. Konseptet vil gjøre jobben enklere og mer effektivt i administrasjon, oppbygging, gjennomføring og dokumentasjon av opplæring. Det bidrar til bedre ressursnytelse samtidig som det er en «motor» for å heve den faglige kvaliteten i opplæringen. Sentrale aktører Kommunehelsetjenesten er sentral også i dette konseptet. Mye læringsmateriell produseres av helsepersonell lokalt, og det vil være verdifullt om dette kan gjøres tilgjengelig for andre. Fosen Helse IKS kan være den drivende aktøren, og et samarbeid med andre distriktsmedisinske sentre i landet kan sikre en nasjonal forankring. Ved å involvere Orkdal Sjukehus kan man få en god lokal forankring i spesialisthelsetjenesten. Dette sykehuset har en lang tradisjon for samarbeid med primærhelsetjenesten, noe som vil være nyttig. I spesialisthelsetjenesten, ved St. Olavs Hospital må en satsing forankres hos fagdirektør. Sentrale opplæringsressurser ved MTA, Fremtidens Operasjonsrom og klinikkene bør engasjeres i prosjektet. Innkjøpsavdelingene vil også være viktig deltagere. HEMIT vil kunne være en god partner for teknologi- og tjenestestøtte. Det er også viktig å involvere tilsynsmyndigheter med hensyn til hvordan en slik løsning kan forbedre praksis og senere breddes ut i helsevesenet. Det er viktig å ha med seg leverandører for å sikre deres perspektiv og involvering. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 50 NAV Hjelpemiddelsentral er en aktør med tett kontakt både med spesialisthelsetjenesten, kommunehelsetjeneste og pasienten hjemme. Opplæringsenheter, innkjøp og relevante fagmiljøer må også her involveres. Figur 20 – Nivåer for godkjenning Figur 19 – Krav ved anskaffelse Utløse nye konsepter Denne løsningen kan utvikles gjennom bruk av tjenestedesign og iterative prosesser av tekniske løsninger med brukere, leverandører og ansvarlige fagmiljøer for opplæring. Også for dette konseptet bør det vurderes å etablere en innovativ anskaffelsesprosess. Merkingsstrategien gir høy innovasjonsgrad i tjeneste- og prosessinnovasjon for administrasjon, oppbygging, gjennomføring og dokumentasjon. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 51 8.2 Markedsvurdering av ny løsning Det er ikke samsvar mellom behov og etterspørsel for tjenester og produkter innen læring og opplæring. Som tidligere beskrevet er det en lang liste av ønsker fra helsetjenesten om bedre og mer tilpasset innhold for e-læring, mens ressursene til å finansiere dette er små. Mye av dagens marked er, som tidligere beskrevet, prosjektfinansiert. Økt etterspørsel kan vokse gjennom flere og større prosjekter eller gjennom nye anskaffelsesprosesser. Hvis en lykkes med å etablere mer helhetlige anskaffelsesprosesser så vil etterspørsel etter slike produkter og tjenester vokse mer som en naturlig del av driftsmodellen, ikke som kortsiktige prosjekter. Det vil kunne gi et mer robust marked og åpne for annen dynamikk i etterspørsel etter slike tjenester. Dette handler blant annet om at de leverandører som er gode på opplæring, og har godt innhold og tilrettelagte tjenester for dette, har et konkurransefortrinn framfor de som ikke har det. Dette vil i seg selv kunne drive frem økt etterspørsel også hos leverandørene av medisinsk utstyr og hjelpemidler for tjenester fra profesjonelle underleverandører i de tilfeller at de ikke kan levere materiell/tjenester av tilstrekkelig kvalitet selv. 8.3 Bistand i etablering av hovedprosjekt Det er lagt ned et betydelig arbeid fra flere involverte parter i dette forprosjektet. Gjennom prosjektet er det identifisert hvilke aktører som vil være sentrale i ulike hovedprosjekter. Drøfting av veien videre bør derfor skje i en tett samhandling med disse aktørene. Engasjementet, entusiasmen og eierskapet til resultatene av dette prosjektet blant de involverte har vokst underveis i prosjektet. Det er et sterkt eierskap til prosjektet og ønske om at dette skal videreføres i flere ulike hovedprosjekter. Dette er i seg selv et meget viktig resultat av prosjektet. Det er å håpe at noen av prosjekteierne holder «tak i» og fasiliterer videre prosesser med de sentrale partene for å sikre faktisk videreføring. Prosjektet vurderer at det er etablert et godt grunnlag for å lykkes med videreføring i ett eller flere hovedprosjekter. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 52 9 Konklusjon Hovedpunkter: Prosjektet har avdekket store behov for bedre og mer tilpasset opplæring i bruk av medisinsk utstyr i både spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten. Samme behov gjelder hjelpemidler, hvor målet er å sikre brukeren den ønskede effekten av hjelpemiddelet. Mer praksisnær læring Helsepersonell i både kommune- og spesialisthelsetjenesten peker tydelig på behov for å utvikle mer praksisnær læring. Gjennom kurs kan en etablere teoretisk grunnlag om apparatenes funksjoner og evt. grunnleggende praktiske tester e.l. Det kan imidlertid ta tid fra kurs avholdes til faktisk bruk av utstyr/hjelpemiddel. Det er i praksis, i bruk av utstyr/hjelpemiddel og i erfaringsdeling med kolleger, at god apparatfortrolighet utvikles. God apparatfortrolighet er sentralt for at helsepersonellet skal unngå å ha fokus på teknikken men på pasientens behov og utøve god helse og omsorg. Kritisk situasjon i kommunehelsetjenestene Funnene i prosjektet peker tydelig i retning av at kommunehelsetjenestene har vesentlig svakere rutiner, systemer og praksis enn spesialisthelsetjenestene. Innsikt fra prosjektet viser er et kritisk behov for å løfte fokus og satsning på rutiner, systemer og praksis innenfor kommunehelsetjenestene. Det er imidlertid behov for mer innsikt i den reelle situasjonen i kommunesektoren enn det som ligger innenfor rammene av dette forprosjektet. Nasjonale tilsynsmyndigheter Nasjonale tilsynsmyndigheter har fulgt spesialisthelsetjenesten tett gjennom flere år. Dette har hatt stor betydning for utviklingen av rutiner, systemer og praksis i spesialisthelsetjenesten. Nasjonale tilsynsmyndigheter har hatt mindre fokus på kommunehelsetjenesten. Større endringer i kommunehelsetjenestene forutsetter en tettere oppfølging fra nasjonale tilsynsmyndigheter. Spesialisthelsetjenesten Opplæring i bruk av medisinsk utstyr er meget ressurskrevende for spesialisthelsetjenesten. Det er mange manuelle prosesser i administrasjon, oppbygging, gjennomføring og dokumentasjon av brukeropplæring. Her er det betydelige effektiviseringspotensialer. Dette og praksis nær læring er sentrale fokusområder i spesialisthelsetjenestene. Innovasjonsområder Innovasjoner på området bør ha fokus på praksisnær læring. Ved bruk av e-læring kan en sikre forbedret informasjonstilgjengelighet, organisering av tilpasset innhold, erfaringsdeling mellom kolleger og pasienter. Gjennom organisatoriske tilpasninger kan en spesielt sikre bedre rutiner for erfaringsdeling og samhandling. Anskaffelsesprosessene er viktig for å sikre mer helhetlige tilnærminger, utløse mer tilpasset e-læring innhold og tilrettelegge for et mer robust marked for leverandører av e-læringstjenester. IKT-støttet organisering i planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av brukeropplæring gir et betydelig potensial. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 53 Videreføring Basert på funnene har prosjektet bearbeidet tre konseptforslag som peker ut ulike retninger for videreføring i form av hovedprosjekt. Disse er knyttet til a) mer praksisnær og helhetlig opplæring og b) bedre kontrollrutiner og kvalitetsstyring i desentraliserte strukturer samt c) en reorganisering av arbeidet med opplæring som spesielt gjelder organisering av læringsmateriell. Disse prosjektene kan gripe inn i hverandre på ulike måter. Det er også identifisert hvem som vil være sentrale aktører i hver av disse tilnærmingene og barrierer for å kunne lykkes med store endringsreiser på dette området. Prosjektet har vært spennende. Det treffer svært sentrale behov i kommune- og spesialisthelsetjenestene. Det er identifisert sentrale aktører i forslag til videreføring, nå er det opp til disse å få videreført forprosjektet i konkrete innovasjonsprosjekter. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 54 10 Referanseliste Computerworld, 10. februar 2015; “Nå smelter IT og medisinsk utstyr sammen». http://www.cw.no/artikkel/helse/na-smelter-it-helse-sammen http://www.elsikkerhetsportalen.no Elsikkerhet Norge AS. Forskningsrådet og DAMVAD (2012): «Innovasjon i offentlig sektor», Rapport Hagen, K., Innovasjon i omsorg, NOU 2011:11 Helsepersonelloven. 1999. Lov av 2.juli 1999 nr. 64 Lov om helsepersonell. Fagbokforlaget Vigmostad & Bjørke AS. Helse- og omsorgsdepartementet, (2014), «HelseOmsorg21, Et kunnskapssystem for bedre folkehelse.», Nasjonal forsknings- og innovasjonsstrategi for helse og omsorg. Helse-og omsorgsdepartementet. 2013. Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr. Kongelig resolusjon, 29.11.2013 Nr: 13/4574. Justis- og beredskapsdepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet. 2014. Forskrift om bruk og håndtering av medisinsk utstyr. Hefte 16. Keeley, L., Walters, H., Pikkel, R., Quinn, B., (2013) Ten Types of Innovation: The Discipline of Building Breakthroughs, Wiley Kjøllesdal, Astrid. 2010. Er teknologisk kompetanse omsorg? Sykepleien 2010. 98(8):75-77 Meld. St. 10 (2012–2013), God kvalitet – trygge tjenester — Kvalitet og pasientsikkerhet i helse- og omsorgstjenesten; Helse- og omsorgsdepartementet 7. desember 2012. Meld. St. 16 (2010–2011), Nasjonal helse- og omsorgsplan (2011–2015), Helse- og omsorgsdepartementet av 8. april 2011 Nasjonale pasientsikkerhetsprogrammet; http://www.pasientsikkerhetsprogrammet.no/ Norsk Sykepleierforbund, 2011. Yrkesetiske retningslinjer for sykepleiere – ICN etiske regler Norsk Sykepleierforbund: https://www.nsf.no Nilssen Oppigård, Turid E., 2014: «En kvalitativ studie av sykepleieres erfaring i opplæring og vedlikehold av kompetanse i bruk av medisinsk teknisk utstyr», Masteroppgave, Høyskolen i Molde Næss, Nils E., (2011), «Hjelpemidler og tilrettelegging for deltakelse – et kunnskapsbasert grunnlag», Tapir akademisk forlag. Orvik, Arne. 2013. Organisatorisk kompetanse sykepleie og helsefaglig arbeid Oslo: Cappelen Akademisk. 11. opplag 2013. Riksrevisjonen, «Undersøkelse av medisinsk-teknisk utstyr i sykehus», 2006, Dokument nr 3:6 Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 55 Stubberud, Dag-Gunnar (2010). Intensivsykepleierens funksjons- og ansvarsområder. I Intensivsykepleie T. Gulbrandsen og D.G. Stubberud, 32-49. Oslo: Akribe AS. Svendsrud, Astrid, «Medisinsk apparatur kan være en tredje hånd.» Publisert i Sykepleien 12.03.2009. Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 56 Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 57 Helsebasert verdiskaping til beste for pasienter og samfunnet www.innomed.no Medisinsk teknisk utstyr og hjelpemidler – opplæring. side 58
© Copyright 2024