Lions Clubs International – MD 104 Norge
Protokoll fra Guvernørrådsmøte den 14. februar 2015
Møtet ble avholdt på Best Western Oslo Airport Hotell.
Til stede:
Guvernørrådsleder Kay Arne Sørensen, distriktsguvernørene: Halvdan Rokstad, Alf Erling
Olsen, Kari Skuthe Smestad, Per Olav Ulberget, Geir Arve Ribe, Magne Gunnar Thorrud,
Øyvind Martinsen, Lill Alver og Arve Lund,
Kommende distriktsguvernører: Torstein Nærbøe, Ingvar Waage, Rolf Stave, Rolf
Norgren, Helle Soos Fauerskov, Yngve Lindgaard-Berntsen og Ragnvald Johnsen.
Fagsjefene; Franzie Lerch, Bjørn Zarbell, Nils Ørum, Christian H. Johansen og Hroar
Thorsen. Fra lovkomiteen møtte Sven Senstad og Torbjørn Togstad som var til stede
frem til kl 12.00. Fra kontrollkomiteen møtte Knut Erik Wollan. PDG Jan Olav Hagen var
til stede under behandlingen av sak 9.10.
Leder av valgkomiteen Bjørn Kristian Skovly var til stede på deler av møtet. Fra
administrasjonen: generalsekretær Heidi Lill Mollestad Oppegaard og redaktør Vibeke
Aasland. Forfall: distriktsguvernør Jan Harald Launes. Observatør: PCC Otto Brødholt
1. Åpning og konstituering
Innledningsvis leste Halvdan Rokstad Lions etiske norm.
Leder av valgkomiteen Bjørn Kristian Skovly informerte om at guvernørrådsleder Tore G.
Hovde trakk seg som guvernørrådsleder torsdag den 12.2. 2015.
I henhold til lov for MD 104 § 5 nr. 5. første ledd rykker assisterende guvernørrådsleder
Kay Arne Sørensen opp som guvernørrådsleder for den gjenværende del av perioden.
Guvernørrådet utpekte i henhold til lov for MD 104 § 5 nr. 5. første ledd
distriktsguvernør Magne Gunnar Thorrud som assisterende guvernørrådsleder for resten
av perioden.
Jan Harald Launes trakk seg fra Arbeidsutvalget fredag den 13.2. 2015. Guvernørrådet
ble enige om at Lill Alver går inn i arbeidsutvalget fra dags dato.
Innkalling og saksliste ble godkjent.
Lions Clubs International MD 104. E-post: post@ lions.no Web: www.lions.no
Ensjøveien 18, 0661 Oslo. Telefon: 23 24 46 30. Mobil: 951 13 124
Følgende saker ble tatt opp til behandling:
2. Protokoller
2.08
Protokoll fra GRM den 22. 11. 2014
Vedtak: Protokoll fra GRM den 22.11. 2014 ble enstemmig vedtatt.
2.09
Protokoll fra AU møtet den 4.2. 2015
Vedtak: Protokoll fra AU møtet den 4.2.2015 ble enstemmig vedtatt.
Referat fra AU møte den 4.2. 2015 som ble avholdt på Lionskontoret.
Til stede: GRL Tore G. Hovde, AGRL Kay Arne Sørensen, distriktsguvernører Halvdan
Rokstad og Jan Harald Launes. Fra administrasjonen: generalsekretær Heidi Lill
Mollestad Oppegaard.
Styreleder i Det er Mitt Valg Dagfinn Bakken, Tore Lynau, og Hroar Thorsen var med på
deler av møtet.
Følgende saker ble behandlet av Arbeidsutvalget den 4. februar 2015:
Det er Mitt Valg. GRL Tore G. Hovde gikk igjennom finansiering av kursvirksomheten
etter Lions Røde Fjær Aksjonen 2015. Heidi Lill delte ut sist mottatte utkast til nye
vedtekter for Stiftelsen Det er Mitt Valg samt foreslåtte punkter til en samarbeidsavtale.
Det springende punkt er hvem som skal oppnevne styremedlemmer (unntatt ansattes
representant) i Stiftelsen Det er Mitt Valg. Dagfinn Bakken melder tilbake til Tore Hovde
etter å ha tatt en runde med styret i stiftelsen.
Lionskrystallen. Arbeidsutvalget vil overfor Guvernørrådet den 14.2. 2015 innstille på to
kandidater for tildeling av Lionskrystallen. Endelig vedtak vil bli fattet i Guvernørrådet.
Bruk av midlene fra Lions Røde Fjær. Halvdan Rokstad mener at Lions Norge blant
annet i oversendt sak til AU sak 6.09 – med fordelingsnøkkel - har fraveket
forutsetningene for søknaden fra Lions Club Oslo/Nordstrand. Rokstad mener at en
større del av de innsamlede midlene skal gå til støtte til finansiering av kurs. AU
diskuterte videre om støtten bare skal gå til kurs med kommuneavtaler eller også til
enkeltstående kurs. Tore Lynau kommenterte søknaden.
Vedtak; GRL Tore Hovde tar ansvar for en ny formulering til Guvernørrådet.
Søknad om økonomisk støtte til Prosjektet Kvinner i Lions. AU har mottatt en
søknad om økonomisk støtte i forbindelse med kick-off i Malmø for Prosjektet Kvinner i
Lions i Norden.
2
Protokoll GRM 14.02.2015
Vedtak: AU støtter søknad om økonomisk støtte på 6500,- i forbindelse med kick-off i
Malmø for prosjekt Kvinner i Lions i Norden.
Samarbeid med Zmarties. Lions Norge har blitt kontaktet om et fremtidig samarbeid
med Zmarties. Zmarties er en ide som går ut på at hva man spiser har påvirkning på
hvordan man fungerer i det daglige. AU mener at dette ikke ligger innenfor Lions sitt
naturlige virkeområde
Vedtak: Lions Norge takker nei til et samarbeid med Zmarties.
Fakturering av de gamle nettsidene (Idium) til klubbene.
Lionskontoret foreslår å fakturere restverdien av Idium nettsidene som ligger i MD 104
sitt regnskap med en saldo på 165 049,75 kr per dags dato til klubbene 1. halvår 2015.
Dette skulle vært fakturert per 30.06-2013, men man har over årene fakturert klubbene
for lite. Vi foreslår at dette faktureres på en egen linje nå i februar 2015 for at vi skal få
verdien av disse sidene ned i null. Dette vil komme som en ekstra faktura linje på
(165049,75kr/458klubber= 360,37 kr per klubb). I tillegg til standard viderefakturering av
nettside, medlemsregister som er på 890Kr + mva = 1122 kr årlig.
Vedtak; Lionskontoret viderefakturerer gjenstående restverdi av Idium nettsidene til
klubbene i februar 2015. Restbeløpet er 360,37 kr. pr klubb.
I tillegg forberedte AU sakene til Guvernørrådsmøte den 14.2. 2015.
Referent Heidi Lill M. Oppegaard
Generalsekretær, Lions Norge
Fortsettelse protokoll fra Guvernørrådsmøte 14.2. 2015
2.10
Protokoll fra CC møtet i København den 16.1. 2015
Vedtak: Protokoll fra CC møtet i København den 16.1. 2015 ble tatt til informasjon.
3. Rapporter
3.16
Rapport MD-GMT. Fagsjefen takker for alt det gode arbeidet som gjøres ute. Vi har fått
410 nye medlemmer dette året, dette er bra men vi mister dessverre flere.
3.17
Rapport MD-GLT
3.18
Rapport MD- YCEC. Fagsjefen oppfordrer flere til å arrangere ungdomsleir. Camp Fjalir
tar også imot norske deltagere – vi trenger påmeldinger! Målet for ungdomsleire er 3
hvert år. For 2016 er det til nå forslag på kun 1.
3
Protokoll GRM 14.02.2015
3.19
Rapport MD – NAC. Fagsjefen rapporterer at det ikke er tilfredsstillende tulipansalg
denne gangen. Det medfører ca. 250 000 kroner mindre i tilskudd til Tulipanfondet.
Bestillinger på tulipan kan gjøres ut februar måned.
3.20
Rapport MD-IRC
Fagsjefen kan fortelle at det er fremdeles mange klubber som ikke har betalt inn til vårt
øyehelseprosjekt.
3.21
Rapport PR- og kommunikasjon
Felles vedtak i sak 3.16 til og med sak 3.21; Rapportene tas til informasjon.
3.22
Rapport fra HSU i Tana.
Vedtak: Guvernørrådet tar rapporten fra Helsesportsuka i Tana 2014 til informasjon.
3.23
Rapport Lions røde Fjær.
Vedtak: Statusrapport Lions Røde Fjær pr 12.2 2015 tas til informasjon. Et samlet
guvernørråd ønsker å gi honnør til Lise og til klubbene for innsats ifm LRF 2015. Jobben
er ennå ikke ferdig.
3.24
GRLs rapport
Vedtak Guvernørrådsleders rapport utgår.
3.25
Rapport Orkester Norden
Vedtak: Guvernørrådet tar rapporten fra Orkester Norden til informasjon
3.26
Rapport Kontrollkomiteen
Vedtak: Rapporten tas til etterretning.
Protokolltilførsel; Et enstemmig guvernørråd ønsker protokollført at uthengningen av
referent i saker fra arbeidsutvalget og guvernørråd er uberettiget.
3.27
Daglig leders orientering
Vedtak: Guvernørrådet tar daglig leders orientering til informasjon.
3.28
Rapport Thorvaldsenfondet
Vedtak: Rapporten fra Investeringsrådet ble tatt til orientering.
Guvernørrådet anmoder klubber som sitter med mye penger på bok om å vurdere
andre former for pengeplasseringer. Med dagens rentebetingelser er det umulig å
opprettholde kjøpekraften.
4. Planer
4
Protokoll GRM 14.02.2015
4.08
Ny opplæring strategi
Vedtak: Guvernørrådet vedtar enstemmig ny opplæringsstrategi for Lions Norge
5. Organisasjon og administrasjon
5.21
LCI 100 år brev til klubbene.
Vedtak: Brevet sendes til alle lionsklubbene. Årets VDG er får ansvaret for å følge dette
opp i distriktene
5.22
Navn på nye distrikter
Vedtak: Guvernørrådet støtter forslaget om at distriktene i MD 104 etter
omorganiseringen skal hete: Distrikt 104 A, distrikt 104 B osv.
5.23
Representasjon ved Nordiske riksmøter
Enstemmig vedtak:
GRL Kay Arne Sørensen representerer ved Riksmøtet på Island.
DG Lill Alver representerer ved Riksmøtet i Finland.
DG Halvdan Rokstad representerer ved Riksmøtet i Sverige
DG Magne Gunnar Thorrud representerer ved Riksmøtet i Danmark.
5.24
Fremtidens NSR
Vedtak: Guvernørrådet arbeider videre med dette
5.25
Ny avtale med Vitnett
Vedtak: Guvernørrådet bifaller inngått avtale mellom Vitnett og Lions Norge.
5.26
Organisasjonsoversikt IR og kontaktpersoner
Vedtak: Guvernørrådet vedtar enstemmig organisasjonstablå med mål for forskjellige
aktiviteter innen utenlands arbeid.
5.27
Retningslinjer for bruk av e-post i Lions Norge
Vedtak: Guvernørrådet vedtar retningslinjer for bruk av e-post i Lions Norge.
Lionskontoret sender vedtatte retningslinjer til klubbene til informasjon.
5.28
Videre samarbeid med NNPF og Lions
Vedtak: Arbeidet fortetter
5.29
Årshjul 2015 – 16
Vedtak: Guvernørrådet vedtar årshjul for Lionsåret 2015-16.
5.30
Oppsigelse fra Modul
5
Protokoll GRM 14.02.2015
Vedtak: Guvernørrådet er orientert om at avtale om utvikling og drift overføres fra
Modul til dFox as som leverandør. dFox er ansvarlig for levering fra avtalens
overdragelse, men fakturerer først for neste periode fra den 15/4 2015.
5.31
Nye vedtekter for Stiftelsen Det er Mitt Valg
Vedtak: Arbeidsutvalget innkaller raskt styret i stiftelsen Det er Mitt Valg til en dialog.
Hroar Thorsen ønskes med i dette arbeidet.
6. Økonomi
6.09
Bruk av LRF midler
Vedtak; Midlene i fra LRF 2015 brukes etter den malen som er skissert i dette
dokumentet.
Langsiktige oppgaver:
Det settes av totalt 45% av overførte midler, disse fordeles videre etter følgende
rettesnor.
Forskning på programmets virkning/ effekt
40%
Utvikling av nye programmer, spes næringsliv (ikke skole)
40%
Oppdatering og utvikling av dagens programmer
20%
Satsing mot nye markedsandeler:
Det settes av 40% av overførte midler, disse fordeles videre på følgende måte.
Bidrag til kursavgifter ved inngåelse av kurs*
75%
Markedsføring mot nye områder som, idrett, kultur, annen ungdomsaktivitet 15%
Satsing mot private aktører / samarbeid med andre programleverandører
10%
Utdannelse / reserve:
Det settes av 15% av overførte midler, disse fordeles videre på følgende måte.
Utdannelse av nye instruktører i Det er Mitt Valg
Utdannelse av salgsapparat
Reserver til organisasjonsutvikling
40%
35%
25%
Det må jobbes aktivt med å få til egne avtaler med kommunene
6
Protokoll GRM 14.02.2015
6.10
Budsjett Camp Fjalir 2015
Vedtak: Budsjett for Camp Fjalir vedtatt.
6.11
Fornyelse av datasystemet til Lions Norge
Vedtak: Lionskontoret gis tillatelse til å kjøpe inn det utstyret som er spesifisert i
tilbudet fra Kobit AS.
6.12
Halvårsrapport MD 104
Vedtak: Guvernørrådet tar halvårsrapporten fra MD 104 til orientering
6.13
Lions mint statusrapport
Vedtak: GR tar saken til orientering, det foreslås at alle setter informasjon om
mintsalget på dagsorden og at dette gjøres i alle fora. LC Randaberg lager et fakta ark
ang pris og levering som kan benyttes i forbindelse med dette.
6.14
LRF 2015 kostnader
Vedtak: Guvernørrådet tar utformet hovedretningslinjer for klubbenes aksjonskostnader
til etterretning.
6.15
Pris pr tulipan 2015
Vedtak: Guvernørrådet fastsetter prisen pr tulipan til kr 6,- pr stk.
6.16
Rydding aktivitetskonto YCEC
Vedtak: Regnskapsfører Øystein B. Nilsen og Franzie Lerch gis fullmakt til å gjennomgå
kontoer og rydde opp i uklare posteringer mellom ulike aktivitetskontoer som tilhører
fagområdet MD YCEC. Aktivitetsregnskapet skal tilrettelegges for Lions nye
regnskapsmodell
6.17
Regnskap Conventionlotteriet 2014- 2015
Vedtak: Guvernørrådet tar regnskap for Conventionlotteriet 2014-2015 til orientering.
6.18
Årsrapport LAN 2014
Vedtak. LAN’s årsrapport for 2014 er godkjent.
6.19
Søknad om moms refusjon
Vedtak: Lionskontoret bes sende brev til klubbene om søknad om moms refusjon.
7. Andre saker
7.11
Convention pin 2015
Vedtak: Guvernørrådet vedtar årets Convention pin.
7.12
Forslag til internkontrollrutine
7
Protokoll GRM 14.02.2015
Vedtak: Guvernørrådet tar forslag til internkontrollrutine til opplysning
7.13
Ikke tjeneste reiser til Zambia
Reglene er utarbeidet for å sikre hvilken støtte besøkende kan få og ikke få. Dette
vil lette arbeidet for LAN kontoret i Lusaka. Videre vil det sikre at Lionskontoret i
Oslo til enhver tid vet hvem som reiser, avreisetid, retur mm. Dette mtp dersom noe
uforutsett skulle skje.
Vedtak: Guvernørrådet vedtar regler for ikke tjenestereiser til land hvor MD 104 har
ansatte.
7.14
Søknad om Lionskrystallen
Vedtak: Guvernørrådet godkjente forslagene.
7.15
MoU LAN
MoU er en avtale mellom District 413-Zambia og LAN. Partene er enige om å
samarbeide om humanitære prosjekter som kommer folk i Zambia til gode. LAN vil
bidra til humanitær hjelp til de som særlig trenger det, i tråd med Lions Norway
policy.
Vedtak: Guvernørrådet vedtar MoU, som sjef for LAN og MD IRC går for.
9. Riksmøtesaker
9.01
Nominering av møteledere til RM 2015 i Kirkenes
Vedtak: Følgende nomineres som møteledere på Riksmøte 2015 i Kirkenes:
Tidligere guvernørrådsleder Lars Skjold Wilhelmsen, LC Laksevåg, møteleder og
visedirigent Heidi Lill M. Oppegaard, generalsekretær i Lions Norge.
9.02
Strategiplan for MD 104
Vedtak: Strategiplan implementeres i langtidsplan for MD 104
9.03
Forslag om at strategiplan for MD 104 opphører og at innholdet videreføres i
langtidsplanen for MD 104
Vedtak: Strategiplan implementeres i langtidsplan for MD 104.
9.04
Rapport fra lovkomiteen til Riksmøtet 2015.
Vedtak: Guvernørrådet anbefaler Riksmøtet å ta lovkomiteens rapport til Riksmøtet 2015
til etterretning.
9.05
Rapport fra kontrollkomiteen til Riksmøtet 2015
Vedtak: Guvernørrådet foreslår at Riksmøtet tar saken til etteretning.
9.06
Forslag fra LC Lillesand. På vegne av LC Lillesand trakk DG Geir Ribe pkt 1 innledningsvis.
I tillegg ble det besluttet å anbefale riksmøte at det oppnevnes en gruppe som skal se
på dette.
8
Protokoll GRM 14.02.2015
Vedtak: Saken fremmes for riksmøtet med unntak av punkt 1.
9.07
Forslag fra LC Fredrikstad om gjeninnføring av MD 104 matrikkel i papirutgave.
Vedtak: Guvernørrådet foreslår at en Lionsklubb tar denne oppgaven.
9.08
Forslag til langtidsplan 2015.2016
Vedtak: Guvernørrådet foreslår at forslag til Langstidsplan for 2015-20 vedtas.
9.09
Arrangør av fremtidige riksmøter
Vedtak: Guvernørrådet fremmer følgende forslag til Riksmøtet: Riksmøter fra og med
2018 arrangeres av MD 104 v/ administrasjonen. Nødvendige justeringer i Lov for MD
104 må til.
9.10
Forslag til lov for distriktene i MD 104
Vedtak: Saken skal ikke behandles på Riksmøtet. AU og Jan Olav Hagen arbeider videre
med dette. De skal komme med et forslag innen den 24.2 2015 til DG ene.
9.11
Forslag til arbeidstidsordning for distriktene i MD 104
Vedtak: saken skal ikke behandles på Riksmøtet. Forslag til arbeidstidsordning for
distriktene i MD 104 sendes tilbake til Arbeidsutvalget.
9.12
Forslag til handlingsplan 2015-2016
Vedtak: Guvernørrådet anbefaler at handlingsplan for 2015-2016 vedtas.
9.13
Strategi for vårt fremtidige IR-arbeid
Vedtak: Guvernørrådet foreslår at strategi for fremtidig IR arbeid med noen endringer
vedtas av Riksmøtet.
9.14
Forslag om endring av Forretningsorden for riksmøter
Vedtak: Guvernørrådet foreslår følgende endring i Forretningsorden for riksmøter: I
punkt 9 inntas følgende setning; ”Dersom det foreligger flere forslag enn antall
kandidater som skal velges, bestemmer møtedirigenten den mest praktiske
framgangsmåten for bruk av stemmesedlene ut fra hensynet til opptellingsarbeidet.”
9.15
Prosjekt Haiti
Vedtak: Guvernørrådet anbefaler forslaget om prosjekt Haiti for Riksmøtet.
9.16
Forslag om endringer i lov for MD 104 vedrørende GRL.
Vedtak: MD 104 sine lover oppdateres i henhold til de endringer vedr Guvernørrådsleder
som ble vedtatt på Convention i Toronto i 2014.
9.17
Forslag til Riksmøtet om justeringer av §18 3 i lov for MD 104.
9
Protokoll GRM 14.02.2015
Vedtak: Guvernørrådet foreslår at forslag om justeringer av § 18,3 i lov for MD 104 blir
vedtatt av Riksmøtet.
9.18
Forslag om endringer Lions internasjonale ungdomsutveksling
Vedtak: Guvernørrådet foreslår følgende vedtak som skal erstatte vedtak i sak 4.1. på
RM 2010.
MD 104 arrangerer inntil 3 internasjonale ungdomsleirer i Norge i løpet av Lionsåret.
Hver leir skal ta imot 25 – 30 ungdommer fra 18 – 21 år
Hver leir etableres som et prosjekt.
MD 104 v/Distriktsguvernørene er ansvarlig for å opprette prosjektgruppene i samarbeid
med MD YCEC. En prosjektgruppe kan sammensettes av medlemmer fra ulike distrikt.
MD 104 er ansvarlig for finansieringen av leirene og anmoder alle Lions klubber om
årlig å innbetale til de norske YE leirene.
Prosjektgruppen, i samarbeid med MD YCEC, har ansvar for utarbeidelse av planer,
program, budsjett og gjennomføring, som godkjennes av Guvernørrådet.
Prosjektgruppene velger selv om vertsfamilier skal være en del av leirprogrammet.
Leirene skal bygges over konkrete tema, Jfr. International Youth Camp Program (IYCP)
og skal ikke være tilrettelagt som turistferie. Eks.: Kulturutveksling, Miljø/Natur,
Historie, Religion m.m.
En obligatorisk innføring skal være «Bli kjent med Lions» og et tilpasset utdrag fra «Mitt
valg» om omfatter menneskelige relasjoner, toleranse og teambygging.
Norske leire skal unngå å kreve leiravgift (camp fee).
Klubbene har ansvar for alle kostnader når de sender ungdom til leir i utlandet.
Punkt 1 – 10 erstatter vedtak fra Riksmøte 2010 sak 4.1
Nytt tilleggsvedtak for alternative ungdomsutvekslinger
Distrikter/soner/klubber kan søke samarbeid med Lionsklubber i andre land, for å
bygge felles prosjekter der barn og unge har behov for hjelp og støtte, også i Norge.
Ungdommer fra begge land skal inviteres med i prosjektet, og delta ved utveksling av
besøk mellom landene.
Distrikter/soner/klubber kan utarbeide et prosjekt, i samarbeid med lokale
myndigheter, for å tilby en opplevelse/leir til asylbarn/unge, flyktningbarn/unge.
10
Protokoll GRM 14.02.2015
Ungdom fra disse gruppene, sammen med norske unge bør være med i
prosjektgruppen. Norske ungdommer skal også være med som leirdeltakere.
Distrikter/klubber/soner som har slike alternative ungdomsutvekslinger (A+B) kan ved
behov søke MD om tilskudd til kostnader for de unge som deltar i prosjektet. En
betingelse er at de involverte klubbene har innbetalt solidarisk til de internasjonale YEleirene selv om de ikke selv deltar i den ungdomsutvekslingen.
9.19
Årsberetning for MD 104 – saken ble utsatt
9.20
Årsberetning LAN – saken ble utsatt
9.21
Forslag til budsjett for Lionsåret 2015-2016
Vedtak: Guvernørrådet vedtar fremlagte budsjett for 2015/16. Kvinner in business
legges inn i prosjekter (14). Budsjettet er et rammebudsjett.
9.22
Årsregnskap LAN 2014
Vedtak; Guvernørrådet foreslår at regnskap for LAN 2014 godkjennes som en del av
regnskapet for Lions Norge 2014-2015.
Orientering om valgkomiteens arbeid - utgår
Fremdrift RM i Kirkenes. GS ga en kort orientering. Påmeldingsskjema ligger nå ute.
Eventuelt
Lionskontoret har sendt forfalte ubetalte fakturaer til DG ene på e-post i dag – vi ber om
hjelp til å purre.
Referent Heidi Lill M. Oppegaard, generalsekretær Lions Norge
11
Protokoll GRM 14.02.2015