1. No category

NOTAT
–
FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD
OG VESTFOLD
Dato
07.10.15
Til
Arbeidsgruppen Administrativ organisering Universitets- og fusjonsprosjektet v/ John Viflot
Kopi
Per-Eirik Lund
Fra
Undergruppe 7 Sikker Drift EVU bestående av Bergit Grivi (HiT), Jane Asdal (HiT), Tone Marit Tesdal
(HiT), Elisabeth Klever (HBV), Ingvild Sara Frydenhaug Helmli (HBV) og Anya Skreppedal Andersen
(HBV). Notatet er ført i pennen av Anya Skreppedal Andersen.
Organisering av EVU i Høgskolen i Sørøst-Norge (HSN)
Som ansatte innenfor EVU-feltet ved HBV og HiT, vil deltakerne i undergruppe 7
Sikker Drift EVU med dette fremme sine innspill til det pågående arbeidet med
administrativ organisering av EVU-feltet ved HSN.
Vår hovedkonklusjon er at administrativt ansatte på EVU-feltet bør være en del av
administrasjonen på fakultetet (faglig enhet, nivå 2. ref. utkast til rapporter om
faglig/adm. organisering).
Samlet besitter arbeidsgruppen mange års erfaring med EVU-arbeid på sine respektive
institusjoner. Vi representerer både de som jobber overordnet med EVU, markedsføring,
budsjettering, avtaler og anbudsskriving samt de som jobber mer studentrettet med FS,
fakturering av studenter, opptak, eksamen og karakterutskrifter.
Noen av oss jobber med EVU organisert som en del av fellestjenestene (f.eks i studieavdelingen ved
HBV) mens andre er organisert som en del av fakultetsadministrasjonen. Vi innehar derfor bred
praktisk erfaring med ulike organisasjonsmodeller.

Gruppen konstaterer at EVU-arbeidet i dag er organisert ulikt både på institusjons-,
campus-, og fakultetsnivå. Det er derfor en reell utfordring å harmonisere dette
slik at vi oppnår en god forutsigbarhet, effektivitet og ressursutnyttelse.
1. Fellestjenester eller fakultet?
Erfaringene med EVUs alternativer for organisatorisk tilhørighet er som følger:
I fellestjenesten oppleves uforutsigbarhet, delt ledelse av arbeidet (faktisk ledelse vs. ledelse på
fakultet) og manglende styring av arbeidsmengde for den enkelte medarbeider. De som har
arbeidet i en slik organisasjonsmodell har ofte opplevd å falle mellom to stoler.
De som har erfart å arbeide i EVU som del fakultetsadministrasjonen har følt nærhet til faglærere,
leder og fakultetsmiljøet. Dette er uvurderlig i forhold til arbeidet som skal utføres.
1 av 4
–
FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD
OG VESTFOLD
Faglærere melder også om det samme; de opplever at arbeidet og kommunikasjonen går lettere og
mer effektivt ved å ha den administrative kompetansen tettere på.
Tilhørighet, inkludering og anerkjennelse av administrativ fagkompetanse er viktig.
HSN skal oppfylle samfunnsoppdraget ved å tilby utdannings- forskning- og formidlingstjenester
av høy kvalitet. Satsingen på etter- og videreutdanninger må følge det enkelte fakultets strategi mht
forskningsprofilen og samfunnsoppdraget. Vi tror at EVU virksomheten best blir ivaretatt når den
er organisert under de nye fakultetene, dvs. at EVU-medarbeiderne rapporterer til sine respektive
dekaner/ledere.
Å samle administrativ støtte og prosjektledelse av EVU og oppdragsvirksomheten på fakultet,
utelukker ikke et overordnet behov for koordinering av EVU-feltet (EVU-koordinator) på
institusjonsnivå, f.eks plassert under Viserektor for samfunnskontakt, eller under Viserektor for
FoU (EVU-feltet har mange krysningspunkt med BOA-virksomheten). Dette vil være viktig for å
ivareta langsiktige strategier på institusjonsnivå.
2. EVU-team på fakultet og samfunnsoppdraget
På enkelte av fakultetene på HBV og HiT har det de siste årene blitt etablert egne EVU-team. De
består av en leder (prosjektleder HUT/ prodekan HS (HBV)), oppdragsledere, studiekonsulenter,
økonomimedarbeidere, instituttledere og andre som alle jobber med EVU for det gjeldende
fakultet. EVU-teamene (på HBV) er campusovergripende og uavhengig av dagens organisatoriske
tilhørighet.
Et EVU-team på hvert enkelt fakultet vil kunne styre og legge føringer for god gjennomføring av all
etter- og videreutdanning innenfor fakultetets kompetanseområder. Samtidig må det enkelte
campus ha fokus på sin lokale region. Fylkesmennene i Buskerud, Vestfold og Telemark har i sitt
mandat å finansiere kurs/opplæring/prosjekter – men kun for sitt eget fylke. Studier finansiert av
fylkesmennene er spesielt aktuelt for fakultetene som utdanner kandidater til offentlig sektor
(lærere, sykepleiere mm.)
Det er i tiden fremover viktig å ha nær kontakt med lokale offentlige og private oppdragsgivere for
å generere flest mulig oppdrag innen de ulike fagfelt. Dette tilsier også at campusovergripende
fakultet bør ha administrativt ansatte innen EVU lokalt på de ulike campus. Private nettverk kan
også ha betydning.
3. Opptak til EVU-studier
Opptak til EVU-studier foregår i dag noe ulikt. Noen studier har opptak gjennom EVU-web (egen
EVU-opptaksmodul i FS), noen gjennom Søknadsweb (med hjelp av opptakskontor (HiT)) og noen
har papirsøknader som sendes ut manuelt eller som er linket opp til studietilbudssiden. Opptaket
er ofte styrt av hva som er mest praktisk i forhold til det enkelte studium, type studenter og i mange
tilfeller avhengig av hva en oppdragsgiver «bestiller».
Opptak til EVU-studier er i de aller fleste tilfeller forenklet. Det betyr at opptakskravet er generell
studiekompetanse uten faglige tilleggskrav. EVU-studier, med noen få unntak, har løpende opptak
frem til studiestart, med en begrenset søknadsmengde som ikke krever oppbygging av rangering ut
fra antall søkepoeng.
Notat
07.10.2015
2 av 4
–
FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD
OG VESTFOLD
Ved HBV har EVU-medarbeiderne tatt alt opptaket selv med bistand fra opptakskontoret. Det
utvises stor fleksibilitet, - opptaket skjer til ulike tider gjennom hele året og «last-minute»-søkere
preger mye av virksomheten. Dette til forskjell for opptakskontoret, som arbeider ut fra et tidsstyrt
årshjul med faste datoer og frister for sin drift.
For fremtidig organisering av opptaket til EVU-studier, mener gruppen det er mest effektivt at
opptaket i hovedsak legges til EVU-studiekonsulent på det enkelte studium, med faglig bistand fra
opptakskontoret i enkeltsaker eller enkelte særskilte studium (eks. helsesøsterutdanning i
Porsgrunn med svært mange søkere og rangering av disse).
Gruppen har ulike meninger om hvor opptak til EVU-studier skal skje. Et alternativ vi drøftet var at
alt opptak til egenfinansierte studier skjer via opptakskontoret, mens student- og oppdragsfinansierte studier skjer via EVU-studiekonsulent.
Som en del av arbeidet med SD EVU, vil gruppen søke å strømlinjeforme opptaksjobben mest
mulig ved å velge 2-3 foretrukne alternative måter å drive opptak på. Dette sikrer likebehandling av
studenter og imøtekommer oppdragsgivere i størst mulig grad.
Det er opptakskontoret som sitter med fagkompetansen. Vi mener at de bør være faglig ansvarlig
for alt opptak på HSN. Dette innebærer at opptakskontoret er ansvarlig for å legge rammer og
retningslinjer for EVU-opptaket. Opptakskontoret må også gi løpende faglig bistand og
nødvendig kompetanseheving av EVU-medarbeidere, f.eks gjennom EVU-forum (se punkt 5 om
EVU-forum).
4. Eksamen på EVU-studier
Eksamen på EVU-studier foregår i dag også noe ulikt. I de aller fleste tilfeller gjør EVUmedarbeiderne alt arbeidet knyttet til eksamen, men på noen campus har eksamensmedarbeidere
ansvaret for hele eksamensgjennomføringen.
I motsetning til opptakskontoret, har eksamenskontoret et årshjul som ligner på EVU-feltets med
eksamensgjennomføringer gjennom hele året. Stikkord som profesjonalitet, kvalitet og korrekt
bruk av regelverk preger virksomheten. Det samme regelverket, eksamensformene og rutinene
brukes både i primærvirksomheten og i EVU-virksomheten.
Vi mener at eksamensgjennomføring på EVU-feltet med fordel kunne vært lagt til eksamenskontoret. Dette vil sikre likebehandling av studenter, korrekt bruk av regelverk og mest mulig
effektiv bruk av ressurser, rom og eksamensvakter, samt korrekt saksbehandling av særordning,
begrunnelser og klager.
Vi minner om at EVU-studentene kun er på Campus en sjelden gang. Noen er aldri fysisk til stede.
Planlegging og gjennomføring av eksamen på EVU-studier krever derfor en mer tilpasset
kommunikasjon og fleksibilitet mot studentene enn mot studenter som er på Campus hver dag.
Notat
07.10.2015
3 av 4
–
FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD
OG VESTFOLD
5. EVU-forum og EVU-utvalg
Med en organisasjonsmodell som skissert i punktene over, er det essensielt at det etablerte EVUforumet opprettholdes. Her samles alle som jobber med EVU på tvers av institusjon (HiT er også
med nå), campus og fakultet.
Til sammen blir det om lag 35 – 40 mennesker som på heltid eller deltid jobber med EVU på HSN.
EVU-forumet bidrar til å sikre felles kompetanseheving, felles rutiner og retningslinjer. Vi står
sterkere som faggruppe både innad i HSN og utenfor institusjonen. EVU-forum ble etablert etter
forrige fusjon (2014) og møtes 2- 4 ganger årlig. Det har så langt vært avholdt tre forum i løpet av
2014 og 2015.
EVU-utvalget er en gruppe bestående av 4-5 deltagere som velges fra EVU-forum. De har ansvar
for drift og utvikling av EVU-forum. Deltagerne i utvalget rulleres hvert år.
6. Rendyrke EVU-stillinger
Til sist vil vi fremheve viktigheten av å tilstrebe å rendyrke stillinger som er dedikert til EVUarbeid. Dette fordi medarbeidere som jobber litt med EVU og litt med primærvirksomheten vil før
eller siden føle seg trukket mellom to ytterpunkter.
Arbeidet med EVU-studier og primærvirksomheten er innrettet etter to helt ulike årshjul. EVUstudenten krever en annen oppfølging og grad av service enn den ordinære, alltid tilstedeværende
studenten. Ressurskonflikter kan lett oppstå når ulike satsinger fra myndigheter eller endringer i
planverk skal settes ut i livet på studier i primærvirksomheten, samtidig som alle oppgavene
knyttet til EVU-studiene skal løses.
Vi er klar over at denne ressursutnyttelsen er helt nødvendig på noen fakultet og campus i dag.
Likevel vil vi påpeke at dette lett vil kunne skape uheldige ressurskonflikter.
Notat
07.10.2015
4 av 4