R• TELEMARK
KOMMUNEREVISJON IKS
MØTEPROTOKOLL
Representantskapet
De valgte representantene ble innkalt til møte:
Møtested: Fylkestingssa len, Fylkeshuset, Skien
Tid: 09.30— 12.00
Møtedato: 30.04.2015
Tilstede var:
Andel
i Møtt
Bambie
BØ
Drangedal
Fyresdal
Hjartdal
Kragerø
Lardal
Larvik
Kviteseid
Nissedal
Nome
Notodden
Porsgrunn
Sauherad
Seljord
Siljan
Skien
Tinn
Tokke
Vinje
Telemark FK
5,35 %
1,95 ¾
1,58 %
0,50 % i
0,62 ¾
4,00 %
0,92 % i
15,64% 1
1,01 %
0,54% 1
2,51% 1
4,66 % i
12,51 %
1
1,64 % 1
1,11 % 1
0,88 % i
18,86% 1
2,45 % i
0,94 %
1,46 ¾
20,87 ¾ i
100,00 ¾ 13
-
-
-
0,50
-
-
0,92
15,64
-
0,54
2,51
4,66
12,51
1,64
1,11
0,88
18,86
2,45
-
-
20,27
$3,09
Fremmøte
Representant
2Forf meldt 3 Ikke møtt
i
5,35 Erling DahI
1,95
1
Olav Kasland
i
1,58
Trond Inge Haugen
Siw Berve
i
0,62 Sven Tore Løkslid
i
4,00
Kåre Preben Hegland
Liv Grinde
Rune Hiseth
1
1,01 Gunnar Ruud
ØyvindTveit
Finn Bærland
Bjarne Bakken
Torhild Wahlstrøm
Jan Olav Rugtveit
Jon Svartdal
Gunn Berit Holmelid
TorRagnarSollid
Grete Ingeborg Vestby
Steinar Mandt
1
0,94
1
1,46 Ole Kristian Nyhus
Håkon Sørby
8,44
4
8,47 4
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
—
-
Unni Brekka KiØsterud
Kristin Digranes Bøen
Turid Anita LØite
Tordis Breivik
Inger Øya Grøgård
Henriette Fluer Vikre
Knut Olav Omholt
Ingar Dø ler
Inge Waldenstrøm
HalvorHomme
BjørgTveito Lundefaret
Anne Haugen Wagn
Irene Bordier Ingebretsen
Helge Aarnes
-
-
-
-
Vara
—
-
Jan Olav Hagen
LarsSolbakken
Øystein Sønstegård
Siv Reidun Einebærholm
Aslak Ofte
Kristian Espeland
13 av 21 eiere møtte og representerte 83,09 % av selskapskapitalen. 4 eiere som representerer 8,47
% eierandel hadde meldt forfall og 4 eiere som representerer 8,44 % eierandel møtte ikke.
Representantskapet var dermed beslutningsdyktig.
I tillegg møtte:
Ranveig Sem, styreleder
Morten Sagli, styremedlem
Maj Lis Stordal, styremedlem
Tahar Haddad, varamedlem kontrollutvalget, Telemark Fylkeskommune
Kjell Ekman, daglig leder og sekretær for representantskapet
Foreløpig innkalling ble sendt ut 26. mars 2015 og endelig innkalling med sakspapirer ble sendt ut
14. april 2015.
Møtet ble ledet av representantskapets leder Bjarne Bakken. Det var ingen merknader til innkalling
og saksliste.
Sak 01/15:
Valg av to representanter til å underskrive protokollen
Innstilling:
Saken legges frem uten innstilling til vedtak.
Behandling:
Tor Ragnar Sollid og Torhild Wahlstrøm ble foreslått.
Vedtak (enstemmig):
Tor Ragnar Sollid og Torhild Wahlstrøm ble valgt til å underskrive protokollen sammen med
møteled er.
Sak 02/15:
Protokoll fra representantskapets møte 24. november 2014
Innstilling:
Representantskapet godkjenner protokollen fra møtet 24. november 2014.
Behandling:
Ingen kommentarer fremkom på møtet.
Vedtak (enstemmig):
Representantskapet godkjenner protokollen fra møtet 24. november 2014.
Sak 03/15:
Fastsettelse av årsregnskap og årsberetning samt disponering av årets resultat.
Innstilling:
Saken legges fram for representantskapet med følgende innstilling:
Side 2 av 7
1. Representantskapet godkjenner årsregnskap for 2014 for Telemark kommunerevisjon IKS
med et overskudd på kr 364 939.
2. Overskuddet på kr 364 939 overføres selskapets egenkapital.
3. Representantskapet godkjenner årsberetning for 2014.
Behandling:
Daglig leder gjennomgikk og kommenterte hovedpostene i resultatregnskap og balanse samt de
vesentligste notene og årsberetningen. Representantskapets spørsmål ble besvart.
Vedtak (enstemmig):
1. Representantskapet godkjenner årsregnskap for 2014 for Telemark kommunerevisjon IKS
med et overskudd på kr 364 939.
2. Overskuddet på kr 364 939 overføres selskapets egenkapital.
4. Representantskapet godkjenner årsberetning for 2014.
Sak 04/15:
Åpenhetsrapport 2014
Innstilling:
Representantskapet tar åpenhetsrapport 2014 til orientering.
Behandling:
Daglig leder gjennomgikk og kommenterte hovedinnholdet i rapporten og besvarte
representantskapets spørsmål.
Vedtak (enstemmig):
Representantskapet tar åpenhetsrapport 2014 til orientering.
Sak 05/15:
Budsjett 2016 og økonomiplan 2016 2019
-
Innstilling:
1. Revisjonsstyret anbefaler representantskapet å fastsette årsbudsjett for Telemark
Kommunerevisjon IKS for 2016 med en total kostnadsramme på kr 24,065 mill.
2. Revisjonsstyret anbefaler representantskapet å fastsette økonomiplan 2017-2019 med et
budsjett for Telemark Kommunerevisjon IKS med en kostnadsramme i 2016 på kr 24,065
mill, med en kostnadsramme i 2017 på kr 23,581 mill, i 2018 på kr 23,581 mill og i 2019 på kr
24,167 mill.
Behandling:
Økonomiplanen ble gjennomgått av daglig leder Kjell Ekman. Økonomiplanen bygger på
finansieringsutvalgets innstilling. Fallende fremtidig driftstilskudd som blir en konsekvens av
Side 3 av 7
finansieringsutvalgets innstilling lar seg dekke inn ved naturlig personalavgang ved AFP/ordinær
alderspensjon. Nivået på og utviklingen i pensjonskostnadene ble fremhevet som en utfordring for
selskapet. Det ble stilt noen få spørsmål som ble besvart.
Vedtak (enstemmig):
1. Revisjonsstyret anbefaler representantskapet å fastsette årsbudsjett for Telemark
Kommunerevisjon IKS for 2016 med en total kostnadsramme på kr 24,065 mill.
2. Revisjonsstyret anbefaler representantskapet å fastsette økonomiplan 2017-2019 med et
budsjett for Telemark Kommunerevisjon IKS med en kostnadsramme i 2016 på kr 24,065
mill, med en kostnadsramme i 2017 på kr 23,581 mill, i 201$ på kr 23,581 mill og i 2019 på kr
24,167 mill.
Sak 06/15:
Valg av styre med vararepresentanter
Innstilling:
Valgkomiteen vil legge frem sin innstilling i møtet. Følgende forslag ble fremlagt:
Styremedlemmer:
Ranveig Sem
styreleder
(gjenvalg)
Edvard Mæland
nestleder
(gjenvalg)
Inger Lise Wiersdalen
medlem
(gjenvalg)
medlem
(gjenvalg)
Bjørnar Fjeld
Maj Lis Stordal
medlem
(gjenvalg)
Erik Seierstad
medlem
(ny—tidl. 1.vara)
Ansattes representant velges etter egen prosess.
Vararepresentanter i rekkefølge:
Nils Per Hovland
1. vara
(gjenvalg—tidl. 2.vara)
Heidi Åmot
2. vara
(gjenvalg—tidl. 3.vara)
Thor Einar Holmgard
3. vara
(ny)
Kjellaug W. Nordheim
4. vara
(gjenvalg)
Stein Devik
5. vara
(gjenvalg)
X
6.vara
Ansattes vararepresentant velges etter egen prosess.
Behandling:
Valgkomiteens leder Bjarne Bakken la fram valgkomiteens forslag til styremedlemmer og
vararepresentanter for perioden 2015 2017. Valgkomiteen hadde ikke forslag til posisjonen som 6.
vararepresentant. I møtet ble Anne Serine Nærum foreslått til denne posisjon en.
Representantskapets leder la også frem forslag om å be styret vurdere en endring av
styremedlemmenes funksjonstid slik at ikke hele styret er på valg samtidig.
—
Side 4 av 7
Vedtak (enstemmig):
Følgende styre med vararepresentanter ble valgt for perioden 2015 2017:
-
Styremedlemmer:
Ranveig Sem
Edvard Mæland
Inger Lise Wiersdalen
Bjørnar Fjeld
Maj Lis Stordal
Erik Seierstad
styreleder
nestleder
medlem
medlem
medlem
medlem
Vararepresentanter i rekkefølge:
Nils Per Hovland
1. vara
Heidi Åmot
2. vara
Thor Einar Holmgard
3. vara
Nordheim
4.
vara
Kjellaug W.
Stein Devik
5. vara
Anne Serine Nærum
6. vara
(gjenvalg)
(gjenvalg)
(gjenvalg)
(gjenvalg)
(gjenvalg)
(ny tidl. 1.vara)
—
(gjenvalg—tidl. 2.vara)
(gjenvalg—tidl. 3.vara)
(ny)
(gjenvalg)
(gjenvalg)
(ny)
Styret bes vurdere en endring av styremedlemmenes funksjonstid slik at ikke hele styret er på valg
samtidig.
Sak 06/15:
Valg av ny revisor
Innstilling:
Styret foreslår at Romerike Revisjon IKS velges som ny revisor i Telemark kommunerevisjon IKS fra
og med regnskapsåret 2015.
Saksfremstil ling:
Daglig leder redegjorde for bakgrunnen for ønsket om valg av ny revisor for selskapet.
Representantskapets spørsmål ble besvart.
Vedtak (enstemmig):
Romerike Revisjon IKS velges som ny revisor i Telemark kommunerevisjon IKS fra og med
regnskapsåret 2015.
Sak 07/15:
Fastsettelse av honorarer
Innstilling:
Valgkomiteen vil legge frem sin innstilling i møtet. Følgende forslag til årlig godtgjørelse ble fremlagt
i møtet:
Styreleder
Nestleder
Medlem
kr 42 500
kr 18 250
kr 9 100
Side 5 av 7
I tillegg til det faste honoraret utbetales en ulegitimert møtegodtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste
for de som er i arbeid på kr 1 250 pr møte. Denne godtgjørelsen gjelder også for
vararepresentanter som møter. Alternativt kan det utbetales tapt arbeidsfortjeneste basert på
fremlagt dokumentasjon.
Representantskapets leder
kr 12 500
Møtegodtgjørelse og reisekostnader for representantskapets medlemmer for øvrig dekkes av den
enkelte representants eierkommune/fylkeskommune.
Behandling:
Representantskapets leder redegjorde for bakgrunnen for forslaget om økning i honoraret til
selskapets til selskapets tillitsvalgte. Godtgjørelsene har ikke vært regulert siden 2009.
Representantskapets stilte noen avklarende spørsmål vedr. godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste
som ble besvart.
I sine «Anbefalinger om eierskap, ledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper
og foretak)> anbefaler KS at godtgjøring (dvs, både møtegodtgjørelse og reisekostnader) til
representantskapet bør fastsettes og utbetales av eierkommunene. Dette er kostnader eier har for
å utøve og følge opp eierskapet. Denne praksis foreslås heretter lagt til grunn i Telemark
kommunerevisjon IKS.
Vedtak (enstemmig):
Representantskapet fastsatte følgende årlige godtgjørelse til selskapets tillitsvalgte:
Styreleder
Nestleder
Medlem
kr 42 500
kr 18 250
kr 9 100
I tillegg til det faste honoraret utbetales en ulegitimert møtegodtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste
for de som er i arbeid på kr 1 250 pr møte. Denne godtgjørelsen gjelder også for
vararepresentanter som møter. Alternativt kan det utbetales tapt arbeidsfortjeneste basert på
fremlagt dokumentasjon.
Representantskapets leder
kr 12 500
Møtegodtgjørelse og reisekostnader for representantskapets medlemmer for øvrig dekkes av den
enkelte representants eierkommune/fylkeskommune.
Sak 09/15:
Orientering om aktuelle saker vi styrets leder og daglig leder:
•
•
•
Samarbeidsavtale Buskerud kommunerevisjon IKS, Sandefjord Distriktsrevisjon,
Telemark kommunerevisjon IKS og Vestfold kommunerevisjon
Status inngåelse av nye avtaler med kommunene
Strategiplanprosess
Innstilling:
Representantskapet tar redegjørelsene til orientering.
Side 6 av 7
Behandling:
Styrets leder Ranveig Sem redegjorde for den fremforhandlede samarbeidsavtalen mellom
Buskerud kommunerevisjon IKS, Sandefjord Distriktsrevisjon, Telemark kommunerevisjon IKS og
Vestfold kommunerevisjon. Saken har også tidligere vært orienteringssak for representantskapet.
Daglig leder Kjell Ekman orienterte om at alle eiere nå har signert de nye avtalene om leveranse av
revisjonstjenester fra Telemark Kommunerevisjon IKS. Selskapet har igangsatt en prosess for å
utarbeide ny strategiplan for perioden frem til 2017. Planen skal fremlegges for styret på møtet 15.
juni.
Vedtak (enstemmig):
Representantskapet tok redegjørelsene til orientering.
Møtet ble avsluttet med lunch kl 12.00
Skien, 30. april 2015
Tor Ragnar Sollid
--Jorhild Wahlstrøm
mø ‘eleder
Side 7 av 7