Revitalisering av e-handel
i Gjøvikregionen
Erfaringer, praktiske eksempler, rapporter, gevinster
...... og veien videre
v/Astrid Tømmerhoel – prosjektleder
70.500 innbyggere
5 kommuner i Oppland
- på vestsida av Mjøsa
Konklusjon
Datasystemer/datamiljøer må snakke sammen

Prosjektet brakte datatrøbbel opp i dagen – mer enn vi var forberedt på

BRUKERS STÅSTED er alltid utgangspunktet



Må oppleves enkelt for bruker
Kompetanse


Support - lett tilgjengelig
Opplæring - praktisk
Arbeidet går ikke av seg selv - må følges opp



Dedikerte ressurser gir resultater
Målinger – kommunens egne tall er best egnet
Dialog med leverandør

En Sisyfos-jobb ?

Fokus på praktiske LØSNINGER
Visma e-handel
....... det går rett vei
Omsetning over Visma e-handel 2015 - pr. 30.september
GJØVIKREGIONEN
Antall innbyggere
Gjøvik
Østre Toten Vestre Toten Søndre Land Nordre Land
TOTALT
30 060
14 809
13 144
5 754
6 730
70 497
43 %
21 %
19 %
8%
10 %
100 %
OMSETNING i mill. kroner
12
4
4
2
3
26
%-andel av omsetningen
46 %
15 %
15 %
8%
12 %
100 %
%-andel av regionen
Før prosjektet ...... og NÅ
Går mot 3500 flere e-ordre i 2015 enn
i 2013
Gevinst i 2015
på automatisk fakturamatch
Kr. 1.960.000,- tilsvarende 3 stillinger
Kr. 700 x 2800 e-ordre
Forutsetninger:
3500 flere e-ordre i 2015 enn i 2013 – 84% økning
80% gir automatisk fakturamatch = 2800 e-ordre
Manuell behandling av faktura koster kr. 700
1 e-ordre = 1 faktura
Aktiviteter i prosjektet
 MØTER (totalt 40 møter) med sektorer/driftsenheter
 1. halvår 2014: Teknisk, eiendom, kultur, sentraladministrasjon, helse/omsorg
 2. halvår 2014: Barnehage, skole, voksenopplæring

Tema: Prosjektet, bestillingssystemet, avtaler og support, enhetens nå-situasjon, muligheter, begrensninger,
innkjøpsadferd og rollefordeling.
 LEVERANDØRAKTIVERING




Katalog
13 stk.
Nettbutikk
6 stk.
Fritekst
20 - 80 stk. avhengig av kommune
GLN nummer for alle leveringsadresser var en del av prosjektet




2013:
2014:
2014/2015:
2015:




10-på topp rapporter – tertial/kvartal
Rapporter fra Difi (eh-plattformen) - månedlig
Kanaler:
Intranett, hjemmeside, e-post til regionale ledere, div. møter
Statusrapportering til regionalt samarbeidsråd og Difi.
 OPPLÆRING
Supportapparatet - superbrukere/systemansvarlige – 10-12 stk.
Work-shops m/ Difi - systemansvarlige (faggruppe e-handel) - 8-10 stk.
Brukeropplæring av bestillere - Visma e-handel - ca. 150 stk.
Abonnementsordre og tjenestekjøp. Avtaleadm.og kataloghåndtering.
 RAPPORTERING, INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON
Rapporter – 10-på topp
Sendes alle ledere i regionen – alle ser hverandres rapporter
Måloppnåelse
 Alle planlagte aktiviteter i prosjektet er gjennomført
 Målet er at alle bestillinger (100%) skal gjøres elektronisk i løpet
av 2015
 Målet nås ikke i 2015, - men vi er underveis
 Visma e-handel er revitalisert og har fått et oppsving
 Økt omsetning
 Økt antall leverandører, bestillere og enheter
 Økt kompetanse
 Tidsforsinkelser
 Utskifting av gammel IKT infrastruktur (Gjøvik 2014) og ØTK (2015/2016)
 5 kommuner øker kompleksiteten (5 lokalnett + 1 regionnett)
 Tar lang tid å aktivere nettbutikk round-trip
 Prosessen må purres/følges opp for å får framdrift
 Systemfeil ved elektronisk invitasjon av leverandører - prematurt system ?
 Tilsendt påloggingsinfo fungerer ikke alltid
 Asko – og nye leverandører av matvarer (Sisyfos-jobb)
Bruk av elektroniske systemer
- 3 rutiner som gir gevinst
1. Webinar – Opplæring i bruk av e-handel
2. Abonnementsordre og tjenestekjøp
3. Fra strekkodesystem (lagerstyringssystem) til Visma e-handel
1. Webinar m/egen kompetanse
Opplæring av 150 bestillere .
1 time og max. 6 deltakere pr. time.
Krav til deltaker:
• Tilgang til PC/telefon
• Brukertilgang i Visma e-handel
• En konkret bestilling som skal utføres
Hjelpemidler:
• PC
• GoToMeeting
• Konferansetelefon
• Påmeldinglinker laget i Quest Back
Gevinst:
Kr. 900 * 150 deltakere = kr. 135.000
Forutsetning:
Visma timepris kr. 900 pr time pr. deltaker
2. Abonnementskjøp og
tjenestekjøp
Startet høsten 2015 med: Lisenser (IT), Husleie og
Bo- og omsorgstjenester (se eksempel)
Gevinst: 1 abonnementsordre og 12 fakturaer
Kr. 700 * 12 = kr. 8.400.
Mange abonnement i kommunene – og stort potensiale for gevinst.
3. Bruk av strekkodesystem og Visma e-handel
Gevinst:
Strekkodesystem - lagerstyring
• Redusert vareforbruk med 40-50 tusen
av et totalt vareforbruk (1 mill.) –
tilsvarende 5%.
• Vesentlige tidsbesparelser
Koblet mot Visma e-handel m/automatisk
fakturamatch
• Kr. 700 * 144 fakturaer = kr. 100.800,• Ikke helt i mål •
Venter på at leverandør påfører riktig ordrenummer
og beløp ved fakturering.
Videosnutt
 Fra Balke Bo- og servicesenter i
Østre Toten
Faggruppe e-handel







Systemansvarlig e-handel
Regional gruppe
Innkjøp er med
Møtes 6-7 ganger pr. år
Kunnskapsdeling og utvikling
Sentrale i prosjektet
....og fortsetter arbeidet videre
Veien videre
 Abonnementsordre /tjenestekjøp (STORT
potensiale)
 Avtaleadm. og kataloghåndtering
 Flere nettbutikker –




ny matvareavtale (Asko, Tine, Kjeldstad m.fl.)
Evry
BS Undervisning
Staples ?
 «10 på topp-rapportering» fortsetter
 KGV/KAV – delprosjekt 3 – starter nå
 Mercell er systemleverandør
 Elektronisk innlevering av tilbud
 Elektronisk saksbehandling
 Integrasjoner sak/arkiv og Doffin.no
 Elektronisk signatur
......en ny hverdag for innkjøpenheten 
Uttak av gevinst i praksis
• Omdisponering av ressurser fra
administrasjon til tjenesteyting er
det mest vanlige i kommunene.
3 eksempler:
 Regnskapsavdelingen
•
Redusert fakturabehandling sentralt.
Flere regnskapsfolk jobber i dag med ehandel. Med flere brukere er det økt
behov for support, opplæring og
ajourhold av systemet. Oppgaveendring
 Helse/omsorg
•
Redusert tidsbruk ved varebestilling og
fakturabehandling. Beboere er sykere
pga tidligere utskrivning fra sykehus
(Sykehusreformen) - gir økt behov for
pleie. Ressurser omdisponeres.
 Gjøvik kommune – Budsjett 2015


Opprette 1 st. på e-handel,
nedbemanne med 9 administrative
stilinger, kutt i rammer.
Prioriteringer – politisk og
administrativt drakamp.
Gjøvikregionen
 Først video
fra Balke –
TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN!