Revitalisering av e-handel i Gjøvikregionen
Revitalisering av e-handel i Gjøvikregionen Erfaringer, praktiske eksempler, rapporter, gevinster ...... og veien videre v/Astrid Tømmerhoel – prosjektleder 70.500 innbyggere 5 kommuner i Oppland - på vestsida av Mjøsa Konklusjon Datasystemer/datamiljøer må snakke sammen Prosjektet brakte datatrøbbel opp i dagen – mer enn vi var forberedt på BRUKERS STÅSTED er alltid utgangspunktet Må oppleves enkelt for bruker Kompetanse Support - lett tilgjengelig Opplæring - praktisk Arbeidet går ikke av seg selv - må følges opp Dedikerte ressurser gir resultater Målinger – kommunens egne tall er best egnet Dialog med leverandør En Sisyfos-jobb ? Fokus på praktiske LØSNINGER Visma e-handel ....... det går rett vei Omsetning over Visma e-handel 2015 - pr. 30.september GJØVIKREGIONEN Antall innbyggere Gjøvik Østre Toten Vestre Toten Søndre Land Nordre Land TOTALT 30 060 14 809 13 144 5 754 6 730 70 497 43 % 21 % 19 % 8% 10 % 100 % OMSETNING i mill. kroner 12 4 4 2 3 26 %-andel av omsetningen 46 % 15 % 15 % 8% 12 % 100 % %-andel av regionen Før prosjektet ...... og NÅ Går mot 3500 flere e-ordre i 2015 enn i 2013 Gevinst i 2015 på automatisk fakturamatch Kr. 1.960.000,- tilsvarende 3 stillinger Kr. 700 x 2800 e-ordre Forutsetninger: 3500 flere e-ordre i 2015 enn i 2013 – 84% økning 80% gir automatisk fakturamatch = 2800 e-ordre Manuell behandling av faktura koster kr. 700 1 e-ordre = 1 faktura Aktiviteter i prosjektet MØTER (totalt 40 møter) med sektorer/driftsenheter 1. halvår 2014: Teknisk, eiendom, kultur, sentraladministrasjon, helse/omsorg 2. halvår 2014: Barnehage, skole, voksenopplæring Tema: Prosjektet, bestillingssystemet, avtaler og support, enhetens nå-situasjon, muligheter, begrensninger, innkjøpsadferd og rollefordeling. LEVERANDØRAKTIVERING Katalog 13 stk. Nettbutikk 6 stk. Fritekst 20 - 80 stk. avhengig av kommune GLN nummer for alle leveringsadresser var en del av prosjektet 2013: 2014: 2014/2015: 2015: 10-på topp rapporter – tertial/kvartal Rapporter fra Difi (eh-plattformen) - månedlig Kanaler: Intranett, hjemmeside, e-post til regionale ledere, div. møter Statusrapportering til regionalt samarbeidsråd og Difi. OPPLÆRING Supportapparatet - superbrukere/systemansvarlige – 10-12 stk. Work-shops m/ Difi - systemansvarlige (faggruppe e-handel) - 8-10 stk. Brukeropplæring av bestillere - Visma e-handel - ca. 150 stk. Abonnementsordre og tjenestekjøp. Avtaleadm.og kataloghåndtering. RAPPORTERING, INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Rapporter – 10-på topp Sendes alle ledere i regionen – alle ser hverandres rapporter Måloppnåelse Alle planlagte aktiviteter i prosjektet er gjennomført Målet er at alle bestillinger (100%) skal gjøres elektronisk i løpet av 2015 Målet nås ikke i 2015, - men vi er underveis Visma e-handel er revitalisert og har fått et oppsving Økt omsetning Økt antall leverandører, bestillere og enheter Økt kompetanse Tidsforsinkelser Utskifting av gammel IKT infrastruktur (Gjøvik 2014) og ØTK (2015/2016) 5 kommuner øker kompleksiteten (5 lokalnett + 1 regionnett) Tar lang tid å aktivere nettbutikk round-trip Prosessen må purres/følges opp for å får framdrift Systemfeil ved elektronisk invitasjon av leverandører - prematurt system ? Tilsendt påloggingsinfo fungerer ikke alltid Asko – og nye leverandører av matvarer (Sisyfos-jobb) Bruk av elektroniske systemer - 3 rutiner som gir gevinst 1. Webinar – Opplæring i bruk av e-handel 2. Abonnementsordre og tjenestekjøp 3. Fra strekkodesystem (lagerstyringssystem) til Visma e-handel 1. Webinar m/egen kompetanse Opplæring av 150 bestillere . 1 time og max. 6 deltakere pr. time. Krav til deltaker: • Tilgang til PC/telefon • Brukertilgang i Visma e-handel • En konkret bestilling som skal utføres Hjelpemidler: • PC • GoToMeeting • Konferansetelefon • Påmeldinglinker laget i Quest Back Gevinst: Kr. 900 * 150 deltakere = kr. 135.000 Forutsetning: Visma timepris kr. 900 pr time pr. deltaker 2. Abonnementskjøp og tjenestekjøp Startet høsten 2015 med: Lisenser (IT), Husleie og Bo- og omsorgstjenester (se eksempel) Gevinst: 1 abonnementsordre og 12 fakturaer Kr. 700 * 12 = kr. 8.400. Mange abonnement i kommunene – og stort potensiale for gevinst. 3. Bruk av strekkodesystem og Visma e-handel Gevinst: Strekkodesystem - lagerstyring • Redusert vareforbruk med 40-50 tusen av et totalt vareforbruk (1 mill.) – tilsvarende 5%. • Vesentlige tidsbesparelser Koblet mot Visma e-handel m/automatisk fakturamatch • Kr. 700 * 144 fakturaer = kr. 100.800,• Ikke helt i mål • Venter på at leverandør påfører riktig ordrenummer og beløp ved fakturering. Videosnutt Fra Balke Bo- og servicesenter i Østre Toten Faggruppe e-handel Systemansvarlig e-handel Regional gruppe Innkjøp er med Møtes 6-7 ganger pr. år Kunnskapsdeling og utvikling Sentrale i prosjektet ....og fortsetter arbeidet videre Veien videre Abonnementsordre /tjenestekjøp (STORT potensiale) Avtaleadm. og kataloghåndtering Flere nettbutikker – ny matvareavtale (Asko, Tine, Kjeldstad m.fl.) Evry BS Undervisning Staples ? «10 på topp-rapportering» fortsetter KGV/KAV – delprosjekt 3 – starter nå Mercell er systemleverandør Elektronisk innlevering av tilbud Elektronisk saksbehandling Integrasjoner sak/arkiv og Doffin.no Elektronisk signatur ......en ny hverdag for innkjøpenheten Uttak av gevinst i praksis • Omdisponering av ressurser fra administrasjon til tjenesteyting er det mest vanlige i kommunene. 3 eksempler: Regnskapsavdelingen • Redusert fakturabehandling sentralt. Flere regnskapsfolk jobber i dag med ehandel. Med flere brukere er det økt behov for support, opplæring og ajourhold av systemet. Oppgaveendring Helse/omsorg • Redusert tidsbruk ved varebestilling og fakturabehandling. Beboere er sykere pga tidligere utskrivning fra sykehus (Sykehusreformen) - gir økt behov for pleie. Ressurser omdisponeres. Gjøvik kommune – Budsjett 2015 Opprette 1 st. på e-handel, nedbemanne med 9 administrative stilinger, kutt i rammer. Prioriteringer – politisk og administrativt drakamp. Gjøvikregionen Først video fra Balke – TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN!
© Copyright 2024