Gevinstrealiseringsprosjektet innen e-handel for kommunene på Øvre Romerike 13. mai 2015 E-handel brukersamling Difi Torbjørn Bjørklund leder e-handelsprogrammet 1 Vi er en region i betydelig vekst! Kommune Hurdal 13. mai 2015 Innbyggere per 1/1 2015 (SSB) 2 752 Nannestad 11 882 Gjerdrum 6 326 Eidsvoll 23 238 Nes 20 410 Ullensaker 33 310 Sum 97 918 E-handel brukersamling Difi 2 Vedtaket i kommunestyrene 1 Kommunene på Øvre Romerike skal bruke e-handelssystemet for alle innkjøp. 2 e-handelssystemet skal dekke hele innkjøps- og betalingsprosessen i kommunene ”fra behov til betaling.” 3 Innkjøps- og betalingsprosessen skal være integrert og elektronisk. 4 For å få anledning til levere produkter og eller tjenester til kommunene skal leverandørene benytte e-faktura som faktureringsform. 5 Arbeidet med å innføre e-handelssystemet i kommunene organiseres som et fellesprosjekt og seks kommunevise prosjekter. 6 Fellesprosjektet og de seks kommunevise prosjektene har ikke bare ansvaret for innføre et system for alle innkjøp, men også ansvaret for å avdekke og dokumentere de faktiske gevinstene som følge av praktisk bruk av e-handelssystemet. 13. mai 2015 E-handel brukersamling Difi 3 Gevinstrealisering er definert som egen fase i prosjektplanen Hva bør vi gjøre nå? 2013/2014 Forprosjekt e-handel 2015 e-handelsprogrammet 2017 Tid Gevinstrealisering • Leverandørprosjektet • EHF-prosjektet (teknisk del) • Organisasjonsprosjektet 13. mai 2015 E-handel brukersamling Difi 4 Arbeidet med gevinstrealisering er organisert som et prosjektet Styringsgruppe Sentral prosjektgruppe 13. mai 2015 Arbeidsgruppe tema 1 Arbeidsgruppe tema 2 Arbeidsgruppe tema n-1 Arbeidsgruppe tema n E-handel brukersamling Difi • 6 økonomisjefer • Leder av felles Innkjøpskontor (ØRIK) • Leder av systemutvikling eStab • Leder e-handelsprogrammet • 6 prosjektleder (innkjøpsansvarlige, økonomi og regnskap) • Medlemmer fra den sentrale prosjektgruppen • Ressurspersoner i kommunene / ØRIK / DGI 5 Overordnet gevinstkart som grunnlag for planlegging, gjennomføring, oppfølging og kommunikasjon Forutsetninger for gevinster i e-handel Vedtak om 100 % bruk av e-handelssystemet E-handelssystem som håndterer EHFformatet • Ulike bestillingsformer/avropsmetoder • Ordre og ordrebekreftelse • Varemottak • Faktura • Kreditnota Egnet statistikk og rapporteringssystem Felles support ehandel Hensiktsmessig forvaltningsmodell/ 2015 regime13. for mai e-handel Nødvendige rammeavtaler/avtal er på plass Riktig sortiment i forhold til kommunenes behov Nødvendige kataloger og riktige priser for produkter og tjenester ”Ivaretagelse av andre bestillingsformer/avropsmetoder” Definerte roller, tilhørende personer og prosesser innen e-handel Gjennomført opplæring, prosedyre og rutinebeskrivelser Aktiv ledelse for læring, utvikling og omstilling Løpende oppfølging av leverandørene Bruk av ehandelssystemet for alle bestillinger, varemottak, fakturabehandling og utbetalinger Løpende rapportering ehandel Spesialanalyser ehandel E-handel brukersamling Difi Videreutvikle rollene og kompetansen innen e-handel Standardisere arbeidsprosessene i e-handel Standardisere innkjøpene (type, mengde og hyppighet) Sortimentsstyring av produkter og til dels tjenester Innovasjon i tilnærmingen mot leverandørmarkedene Gevinster Mer lovmessige innkjøp Fornøyde brukere av e-handel Effektive arbeidsprosesser Bedre styring og kontroll (internkontroll) Bedre priser og betingelser Avtalt mengde og kvalitet Lavere transaksjonskostnader/ prosesskostnader Lavere 6 systemkostnader Eksempel på bruk av ehandelssystemet 13. mai 2015 E-handel brukersamling Difi 7 Gevinstrealiseringsprosjektet e-handel 2015 2016 1 kv. 2 kv. 3 kv. 4 kv. 1 kv. 2 kv. 3 kv. 4 kv. Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Prosjektledelse Ekstern prosjektledelse (Torbjørn) Intern prosjektledelse Utrulling av e-handelsløsningen i kommunene - kommunenes prosjektledere Gevinstrealiseringsmetodikk - Torbjørn Kvantifisering av gevinster e-handel - Lars Vegard og Sturla Internkontroll innkjøpsområdet - kommunenes prosjektledere Support e-handel - Sturla Holdninger til e-handel (elektronisk spørreskjema - baseline) - Torbjørn Forvaltningsmodell/-regime Agresso (e-handel) - Liv Statistikk, analyser og rapporteringer innkjøpsområdet - ? Presentasjoner av mulige løsninger Utarbeidelse av anbudsmateriale og evalueringskriterier Utarbeidelse av tilbudsmateriale Valg av løsning Utvikling/implementering av løsning Oppfølging av leverandører - Sturla "Opplevd hastighet i bruken av Agresso e-handel" - DGI Mottak av elektronisk EHF-faktura IKS-er etc. - Liv Forslag til rutiner og systemforbedringer e-handel - Liv Tilrettelegging for prosessforbedringer håndtering av EHF faktura (abonnement) - Liv Utredning brutto versus nettohåndtering av mva - Hilde Innkjøp som fagområde i kommunene - Tor og innkjøpsansvarlige Utvidelse av produkt/tjenestespekteret - Lars Vegard og Sturla Katalog vikarkjøp e-handel minikonkurranser e-handel dialog tjenestekjøp e-handel bygg, eiendom og teknisk drift Standardisering av innkjøp og innkjøpsprosessen - ? Arbeidsprosessen Innkjøpene (type, mengde og hyppighet) Videreutvikle rollene innen innkjøp - Tor og innkjøpsansvarlige Produkt og kategoriansvarlig Avtaleansvarlig Innkjøpsansvarlig 13. mai 2015 Andre E-handel brukersamling Difi 8
© Copyright 2024