ASTA-Mapper - ny modul for håndtering av digitale avleveringer i

Uttrekk med Asta Mapper
Asta
Mapper
1995
35 ansatte
25 mastergrader
30 tusen timer i året
Arkivportalen
Asta Mapper
Asta 5
Litt økonomi…
Inntektsfordeling 2015
1,5
0,5
1
1
Arkivtjenester
Programvare
Kurs etc.
25,5
Ca. 29,5 mill i omsetning
Uttrekk
Tilskudd
Kostnadsfordeling 2015
4
Lønn
7
18,5
Programvare
Drift
Ca. 29,5 mill i kostnader
Forretningsmodell
Uttrekk
Ordning
Ordning
68 % fra
konsulentvirksomheten
18 % fra lisensbetaling
14 % fra tilskudd
Programvare = 7 mill.
Disposisjon
•
•
•
•
Hvorfor uttrekk..
Vår erfaring så langt..
Eksempel: Asta Mapper for NOARK 4
Hvordan dere kan bruke Asta Mapper
Asta
Mapper
Disposisjon
•
•
•
•
Hvorfor uttrekk?
Vår erfaring så langt..
Eksempel: Asta Mapper for NOARK 4
Hvordan komme i gang med Asta Mapper
Asta Mapper kurs 5. november!
Asta
Mapper
Hvorfor uttrekk?
• Bevaring og gjenfinning
• Mange forskjellige databaser/leverandører
• For å lese en database er man avhengig av en
gitt applikasjon (leser)
• Databaser kan leses på mange forskjellige
måter
Hva er et uttrekk?
• Avleveringsuttrekket består av dokumenter og
metadata
• Alle dokumenter og mapper som tilhører en
avsluttet arkivdel (periode)
• Metadataene avleveres som en XML struktur
• Dokumentene avleveres på format godkjent
av Riksarkivaren
Avlevering
• Det er ett enormt etterslep av ikke-avlevert
digitalt materiale fra de første 20-30 årene
• Kun 5-8% av de kommunale arkivene fra
perioden 1985-2010 er avlevert
• Hvorfor?
Stiftelsens erfaring med uttrekk
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Arbeidet med dette i ca. 5 år
Forsøkt flere verktøy (utviklet eget)
Dyrt
Kompetanse
Utilgjengelig
Dårlig dokumentert prosess
Manglende standardisering
NOARK 4
Mange forskjellige systemer der ute
Stiftelsens erfaring med uttrekk
Innsyn?
Database
Stiftelsens erfaring med uttrekk
• Startet utviklingen av Asta Mapper i 2014
–
–
–
–
Helhetlig verktøy og metodeverk
Tilgjengelig for arkivaren, ikke bare IT-konsulenten
Standardisering
Uttrekksfabrikk
• Omsetter uttrekkstjenester for ca. 1 mill. NOK i 2015
Asta Mapper for NOARK 4
Deponeringsfasen
Analysefasen
Database
Asta Mapper for NOARK 4
Analysefasen
Mapper
uttrekk
Database
Asta Mapper for NOARK 4
Analysefasen
Analyse
Mapper
uttrekk
Database
Asta Mapper for NOARK 4
Analysefasen
Analyse
Mapper
uttrekk
Retting
Database
Asta Mapper for NOARK 4
Analysefasen
Analyse
Mapper
uttrekk
Retting
Database
Asta Mapper for NOARK 4
Deponeringsfasen
Analysefasen
Analyse
N4 - N5
konvertering
Mapper
uttrekk
Retting
Database
Asta Mapper for NOARK 4
Deponeringsfasen
Analysefasen
Analyse
Retting
Supplere manglende
dokumenter?
N4 - N5
konvertering
Mapper
uttrekk
Database
Asta Mapper for NOARK 4
Deponeringsfasen
Analysefasen
Analyse
Analyse
N4 - N5
konvertering
Mapper
uttrekk
Retting
Database
Asta Mapper for NOARK 4
Deponeringsfasen
Analyse
Deponering
Analyse
Analysefasen
N4 - N5
konvertering
Mapper
uttrekk
Retting
Database
Asta Mapper for NOARK 4
Deponeringsfasen
Analyse
Deponering
Analyse
Analysefasen
N4 - N5
konvertering
Mapper
uttrekk
Retting
Database
Stegene i analysefasen
Analysefasen
Analyse
Mapper
uttrekk
Retting
Database
Bevaring/kassasjon
Hva skal tas vare på av
informasjon som ligger i
databasen
Database
Bevaring/kassasjon
Hva skal tas vare på av
informasjon som ligger i
databasen
For journal er et minimum
definert i NOARK standardene
Database
Struktur og format - uttrekksdefinisjon
NOARK 5
Hva skal tas vare på av
informasjon som ligger i
databasen
XML
Database
Koble sammen
Database
Vi må lete oss frem til hvordan informasjonen
i uttrekksdefinisjonen er lagret i databasen
Koblingsprotokoll
Protokoll
Database
Kjøre protokoll(er)
Uttrekk.xml
Protokoll
Database
Asta
Mapper
Én eller flere protokoller
per system eller versjon.
Protokollene gjenbrukes.
Ble dette riktig?
Asta
Mapper
Protokoll
Database
Asta Mapper kjører en rekke tester
Ble dette riktig?
Asta
Mapper
Protokoll
Database
Asta Mapper kjører en rekke tester
Ble dette riktig?
Asta
Mapper
Asta Mapper kjører en rekke tester
Leser vi databasen feil må vi korrigere protokollene
Protokoll
Database
Ble dette riktig?
Asta
Mapper
Asta Mapper kjører en rekke tester…
Leser vi databasen feil må vi korrigere protokollene…
Protokoll
Database
….og kjøre på nytt
Analyse
Mapper
uttrekk
Retting
Database
Analyse
Mapper
uttrekk
Retting
Database
- Rettes i basen
- Rettes i uttrekket
- Dokumenteres
Stiftelsen som uttrekkspartner
I samråd med depot
går arkivskaper
gjennom rapporten
og fatter beslutninger
Asta
Mapper
Dump av database
sendes til Stiftelsen
Database
Stiftelsen som uttrekkspartner
Stiftelsen
retter…
Asta
Mapper
…og leverer ferdig
uttrekk i retur
Mapper uttrekk
Endringslogg.xml
Arkivuttrekk.xml
Arkivstruktur.xml
LoependeJournal.xml
OffentligJournal.xml
Asta Mapper som ”felleskomponent”
Felles lager av
protokoller og
testprofiler…
Protokoll
Protokoll
Protokoll
Testprofil
Testprofil
Testprofil
Gjenbruk av løsning:
Når koden er knekt
for et gitt system kan
alle benytte seg av
løsningen…
Asta
Mapper
Asta
Mapper
Asta
Mapper
Kurs/workshop 5. november
Takk for oppmerksomheten
Morten A. Evensen
[email protected]
90150049
Asta
Mapper