Kommunikasjonsplan Grønt Sjukehus 2015-2016

KOMMUNIKASJONSPLAN
PROSJEKT FOR MILJØ- OG KLIMATILTAK I
SPESIALISTHELSETJENESTEN
2015-2016
Kommunikasjonsplan for miljø- og klimaprosjektet
i spesialisthelsetjenesten (Grønt sjukehus)
1.
INNLEDNING
I det vi går inn i 2015 er de aller fleste Helseforetakene i Norge sertifisert i henhold til
ISO 14001-standarden. I henhold til handlingsplan vil alle helseforetakene være
sertifisert i løpet av 2. kvartal 2015. For helseforetakene innebærer dette at
miljøarbeidet går fra innføring av miljøstyringssystem som prosjektarbeid til integrering
av miljøarbeidet som en del av driften. Miljøarbeidet går dermed over i en ny fase, hvor
målet ikke lenger er sertifisering, men er preget av et kontinuerlig arbeid med å
kartlegge aktiviteter, produkter og tjenester for å finne ut hvordan de påvirker miljøet,
og sette inn tiltak for å redusere miljøbelastningen.
Det nasjonale miljø- og klimaprosjektet i spesialisthelsetjenesten (heretter kalt Grønt
sjukehus) er vedtatt å fortsette som prosjekt ut 2016. Dette dokumentet er Grønt
sjukehus sin plan for informasjon og kommunikasjon.
Kommunikasjonsplanen omhandler både:
 Intern kommunikasjon:
o Mellom miljøansvarlige på de ulike nivåene spesialisthelsetjenesten
o Mellom prosjektet og medarbeidere som blir berørt av Grønt sjukehus
 Ekstern kommunikasjon:
o Mellom prosjektet og aktører utenfor helseforetak og regionale helseforetak.
Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til at Grønt sjukehus oppfyller målene sine.
For å sikre at vi lykkes med å oppnå tilslutning om miljø- og klimatiltakene hos berørte
aktører (interessentene), er planlegging, utarbeiding og iverksetting av
kommunikasjonstiltak en sentral del av prosjektarbeidet til Grønt sjukehus.
Sekretariatet i Grønt sjukehus spiller en sentral rolle som tilrettelegger og
støttefunksjon for kommunikasjonstiltak i HF og RHF. For å lette
kommunikasjonsarbeid i hvert enkelt helseforetak har sekretariatet blant annet
utarbeidet en ”verktøykasse” med materiell og virkemidler. Verktøykassen inngår i
kommunikasjonsplanen, og omtales nærmere under punkt 8. Helseforetakene velger
selv om de ønsker å benytte seg av disse kommunikasjonsverktøyene eller utforme eget
materiell og andre tiltak.
Kommunikasjonsstrategien er bygd på føringene som ligger i prosjektdirektivet for
miljø- og klimaprosjektet i helseforetakene og handlingsplan 2015-2016.
Kommunikasjonsstrategien er i dette dokumentet operasjonalisert i en tiltaksplan med
tidfestede milepæler.
2.
KOMMUNIKASJONSMÅL
Internt:
1. Vi skal skape engasjement rundt arbeidet med miljø- og klimaspørsmål i foretakene og
stimulere til endring og endringsledelse.
2. Vi skal bidra til at ledere og medarbeidere beholder eierskap til miljøarbeidet i en
hektisk hverdag hvor pasienten står i sentrum.
3. Vi skal jobbe for en felles retning for miljø- og klimaarbeidet i sektoren.
Eksternt:
1. Vi skal bedre foretakenes omdømme ved å vise at vi er vårt samfunnsansvar bevisst og
jobber med å redusere miljøbelastningen fra egen virksomhet.
2. Vi skal vise at miljøarbeidet i helseforetakene har en effekt på miljøet og er et viktig
bidrag i en fremtidig bærekraftig utvikling.
3. Vi skal delta i debatten omkring helsefremmende miljøarbeid.
3.
ANSVARSOMRÅDER
Miljø- og klimaprosjektet i helseforetakene (Grønt sjukehus) omfatter samtlige
helseforetak (HF) og regionale helseforetak (RHF) i Norge.
Miljøansvarlig i HF-ene har ansvaret for å utarbeide og iverksette kommunikasjonstiltak
i egen organisasjon. Det anbefales sterkt at miljøansvarlig knytter til seg en
kommunikasjonsrådgiver i eget HF for bistand i kommunikasjonsarbeidet.
Miljøansvarliges kommunikasjonsoppgave i HF/RHF:
 Utarbeide en egen kommunikasjonsplan for HF/RHF basert på retningslinjene som
er gitt i kommunikasjonsplanen for det nasjonale prosjektet (dette dokumentet). Det
anbefales at kommunikasjonsplanen for HF/RHF inneholder interessentanalyse og
tidfestet tiltaksplan.
 Kommunisere målsettinger, framdrift og tiltak knyttet til Grønt sjukehus
 Forankre miljøarbeidet, målsettinger og tiltak i foretaksledelsen
 Motivere og informere medarbeidere om miljømål og -tiltak
 Varsle den nasjonale prosjektgruppen dersom det oppstår situasjoner hvor
kommunikasjonen fra Grønt sjukehus oppleves som mangelfull eller feilslått.
Den nasjonale prosjektgruppen spiller en sentral rolle som tilrettelegger og
støttefunksjon for kommunikasjonsarbeidet som utføres i HF-ene og RHF-ene.
Miljørådgiver Linda Eide er hovedansvarlig for all kommunikasjon fra den nasjonale
prosjektgruppen – både internt i spesialisthelsetjenesten og eksternt mot offentligheten.
Eide får fortløpende kommunikasjonsbistand fra miljørådgiver Lene Omdahl og
kommunikasjonsrådgiver i Helse Vest RHF, Tove Sæther Hagland, som er oppnevnt som
kommunikasjonsrådgiver i Grønt sjukehus-prosjektet. Disse har også ansvar for
oppdatering og vedlikehold av prosjektet sin nettside: www.grontsjukehus.no
I tillegg er det oppnevnt en kommunikasjonsrådgiver fra hver region som skal ha ekstra
fokus på miljøsaker og som deler saker som kommer fra prosjektsekretariatet. Disse er:

Tove Sæther Hagland, Helse Vest RHF



Mari Kleppan, Helse Midt-Norge RHF
Kenneth Lauritsen, Helse Nord RHF
Bjørn Svensen, Helse Sør-Øst RHF
Det nasjonale prosjektsekretariatets oppgave er, i samråd med kommunikasjonsrådgiver
fra Helse Vest RHF, å:
 Kommunisere målsettinger, framdrift og tiltak knyttet til Grønt sjukehus til HF, RHF
og offentligheten.
 Gi råd knyttet til kommunikasjon til miljøansvarlige i helseforetakene
 Utarbeide informasjonsmateriell og kommunikasjonsverktøy for bruk i HF/RHF, og
gjøre disse verktøyene tilgjengelig for helseforetakene på www.grontsjukehus.no
4.
INTERESSENTANALYSE
Interessentanalyse er et effektivt verktøy for å identifisere de viktigste målgruppene og
hvilke typer kommunikasjonstiltak som er mest formålstjenlig i hvert tilfelle.
For å identifisere målgruppene for miljøkommunikasjon, har sekretariatet spurt seg:
1. Hvem blir påvirket av prosjektarbeidet og prosjekttiltakene?
2. Hvem kan påvirke gjennomføring og implementering av prosjektet?
Del to av interessentanalysen består i å plotte de ulike målgruppene inn i en matrise som
gir hjelp til å identifisere hvilken type kommunikasjonstiltak som er nødvendig for å
skape aksept for miljøtiltakene som det vil utløse.
Det er utført en interessentanalyse på nasjonalt nivå (vedlegg 1 og 2). Det anbefales at
det gjøres en liknende interessentanalyse på HF/RHF-nivå for å få en mer detaljert
oversikt.
En utfyllende innføring i bruk av interessentanalyse er derfor gitt under punkt 6:
Verktøykasse for kommunikasjon.
5.
TILTAKSPLAN
Tiltaksplanen er utarbeidet på bakgrunn av interessentanalyse, definerte målgrupper og
prioriteringer gjort i prosjektsekretariatet:
Målgruppe
Tiltak
Tidspkt.
Rutine
Ansvarlig i
sekretariat
Miljøansvarlige i
HF/RHF,
Foretaksledelse,
kontaktpersoner,
komm.ansvarlige
m.m.
Prosjektledere +
nøkkelpersoner i
delprosjektene
og HF
Alle målgrupper
Miljø- og klimaforum
Høst og
vår hvert
år
Ta opp relevante
problemstillinger,
erfaringsutveksling, motivere
og engasjere medarbeidere
Prosjektsekretariat
Miljø- og
klimakonferanse
Mars
måned
hvert år
Kommunisere aktivt for å få full
påmelding. Søke å få med
ansvarlige direktører!
Prosjektsekretariat
Utarbeide
Mars
Nærmere beskrivelse av
Tove Sæther
verktøykasse med
kommunikasjonsmateriell til HF og
andre interessenter.
Drifte hjemmeside
www.grontsjukehus.no
2012
elementene som inngår i
verktøykassen under punkt 8.
Hagland
Kontinuerlig
Fortløpende oppdatering og
videreutvikling
Medarbeidere og
ledelse
E-læringskurs
20152016
Legges i verktøykassen på
www.grontsjukehus.no
Lene
Omdahl/
Tove Sæther
Hagland
Lene Omdahl
Medarbeidere og
ledelse
Kandidater til miljøpris
2017
Høst
2016
Lene Omdahl
Ledelse og
kontaktpersoner
i HF
Miljøansvarlige
og andre
medarbeidere
Medarbeidere og
ledelse i HF-ene
Framdrift og elementer
i miljøstyringen/ledelsen
Diverse miljøkurs som
blir utarbeidet
Kontinuerlig
Etterlyse kandidater i
kombinasjon med påminnelse
om miljø- og klimkonferansen
Informasjon og oppdatering på
hvert møte i Miljø- og
klimaforum (4 ganger årlig)
Sende ut kursbeskrivelser og
påmeldingsinfo til aktuelle
målgrupper
Kontakte komm.avdelingene i
alle HF med oppfordring/
Forespørsel om dette er gjort
evt. om lenken trenger å
oppdateres.
Målgruppe
Tiltak
Tidspkt
Rutine
Ansvarlig i
sekretariat
Pasienter og folk
flest, media,
opinionen,
interesseorganisa
sjoner
Nyhetssaker i media
Hele
perioden
Komm.rådg.i
RHF/HF
Lene Omdahl
Blogg
En gang
hvert
halvår
Presentere media for historier
om konkrete
tiltak/miljøgevinster utløst av
prosjektet Grønt sjukehus.
Blogginnlegg med tema fra
Grønt sjukehus.
Kronikker i media
2015 og
2016
Innlegg på Facebook og
twitter
Hele
perioden
Kommunikasjon som
fast punkt på møteplan
På hvert
møte i
prosjektgruppene
+ hvert
Miljø- og
klimaforum
Alle målgrupper
Prosjektdeltakere
Oppdatere/ minne om
lenke til
www.grontsjukehus.no
på helseforetakene sine
intranett
20152016
Mai 2015
Kronikk når alle foretak er
sertifisert (Høst 2015).
Presentere foreløpige resultater
og visjoner for videre arbeid.
Være aktive i allerede etablerte
kanaler (HF og RHF sine FBsider og twitter-kontoer). Spre
informasjon om resultater, gode
historier og medarbeidere som
gjør en ekstra innsats.
Be møtedeltakere besvare
følgende spørsmål:
1) ”Hvordan opplever du at
kommunikasjonstiltakene
virker i ditt miljø?”
2) ”Har prosjektet et
komm.behov i dette miljøet?”
Hvis ja: Iverksette
nødvendige/etterspurte
kommunikasjonstiltak
Linda Eide
Linda Eide
Tove Sæther
Hagland
Komm.rådg.
(Ivar
Eriksen/ADene)
Komm.rådg./
Ivar Eriksen/
AD-ene
Komm.
ansvarlige i
RHF
Miljørådgiver
i foretak/
Tove Sæther
Hagland
Medarbeidere og
ledelse
Lommeguide el. annen
brosjyre
?
Utarbeidelse av poengtert
lommeguide eller brosjyre med
tips til hvordan ha en mer
miljøvennlig arbeidsdag.
Tove Sæther
Hagland/
Prosjektsekretariatet
Medarbeidere
Tiltak for å motivere til
videre innsats etter
sertifisering og styrke
eierskap til prosjektet
blant medarbeidere
2015 +
2016
Konkrete tiltak er ikke bestemt,
tanken er at medarbeiderne må
få et nytt mål som erstatter
målet om sertifisering, slik at
man ikke opplever arbeidet
med miljø som avsluttet. Heller
som at «det er nå det starter».
Alle
Eksterne
målgrupper
Informere om
resultater fra
delprosjekter når
milepæler rundes.
Fortløpende
etter
hvert som
milepæler
rundes
Vurdere ulike
kommunikasjonskanaler ved
hver milepæl:
 Kronikk
 Blogg
 Artikkel på
internett eller
intranettsider i HF
 Nyhetssaker i
media…etc
 Sosiale medier
Komm.rådg.
6.
VERKTØYKASSE FOR KOMMUNIKASJON I HELSEFORETAKENE
Verktøykassen består av informasjonsmateriell, presentasjoner og fakta. Materialet er
utarbeidet i det nasjonale prosjektsekretariatet for å tilrettelegge for at den
miljøansvarlige i hvert HF lykkes i å kommunisere miljøarbeidet inn til ledelse og
medarbeidere. Alle kommunikasjonsverktøy er gjort tilgjengelig under fanen ”Grønn
verktøykasse” på www.grontsjukehus.no”.
Innhold i verktøykassen kommer etterhvert
7.
VEDLEGG
A) Interessentliste
Klinisk personell
Øvrige medarbeidere
Miljøansvarlige HF/RHF
Ledelsen HF
Ledelsen RHF
Styrene i HF/RHF
HINAS (Evt. regionale HF
for innkjøp)
Pasienter og pårørende
Folk flest
Studenter
Vikarbyråer
Media
Helse- og
omsorgsdepartementet
Klima- og
miljødepartementet
Helsedirektoratet
Miljødirektoratet
Blir middels påvirket av miljøtiltak som iverksettes gjennom
prosjekt Grønt sjukehus, da tiltakene kan føre til noe
merarbeid og behov for opplæring. Har lav grad av
påvirkning.
Blir middels påvirket av miljøtiltak som iverksettes gjennom
prosjekt Grønt sjukehus, da tiltakene kan føre til noe
merarbeid og behov for opplæring. Har lav grad av
påvirkning.
Har middels til høy grad av innflytelse på miljøtiltak som blir
iverksatt da de ofte er de som kommer med initiativet og som
regnes som fagansvarlig. Har høy grad av påvirkning gjennom
deres stilling.
Blir middels til lavt påvirket av miljøtiltakene (kun gjennom
evt. endringer i rutiner), men har relativ høy innflytelse da de de
kan bestemme hva som skal prioriteres.
Blir middels til lavt påvirket av miljøtiltakene (kun gjennom
evt. endringer i rutiner), men har relativ høy innflytelse da de de
kan bestemme hva som skal prioriteres.
Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men
bør holdes oppdatert.
Har innflytelse på innkjøpsområdet, og kan bli påvirket av tiltak
i form av nye krav til miljømerking. Bør involveres.
Har ingen innflytelse og blir i liten grad påvirket (kanskje litt i
form av økologisk mat på sykehuset etc.), men bør få
informasjon om tiltakene, da dette kan bedre deres syn på
spesialisthelsetjenesten.
Har ingen innflytelse og blir ikke direkte påvirket, men bør få
informasjon om tiltakene, da dette kan bedre deres syn på
spesialisthelsetjenesten.
Har ingen innflytelse og blir ikke direkte påvirket, men bør få
informasjon om tiltakene, da dette kan bedre deres syn på
spesialisthelsetjenesten å gjøre dem positivt innstilt til evt. jobb.
Har ingen innflytelse og blir ikke direkte påvirket, men bør få
informasjon om tiltakene, slik at det kan formidles videre til
potensielle søkere.
Har ingen innflytelse og blir ikke direkte påvirket, men bør få
informasjon om tiltakene, da de er en viktig kanal for å få ut
informasjon til folk flest.
Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men
bør holdes oppdatert.
Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men
bør holdes oppdatert.
Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men
bør holdes oppdatert.
Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men
bør holdes oppdatert.
Miljøorganisasjoner
Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men
bør holdes oppdatert om våre tiltak og opprettes dialog og
muligheter for samarbeid.
Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men
bør holdes oppdatert.
Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men
bør holdes oppdatert.
Har innflytelse på innkjøpsområdet, og kan bli påvirket av tiltak
i form av nye krav til miljømerking. Har innflytelse på hva som
serveres i kantinene (økologisk etc.). Bør involveres
?
Kommunene
Fylkeskommuner
Ledere for matforsyning/
kjøkkenpersonell
Nasjonalt sykehusbygg
HF
Den norske legeforening
Sykehusapotekene
Blir i liten grad påvirket, men kan omtale prosjektet positivt.
Bør holdes informert om tiltak (?)
Blir i liten grad påvirket, men kan omtale prosjektet positivt.
Bør holdes informert om tiltak (?)
Likt de andre HF-ene
Sykehuspartner
?
Sykepleierforbundet
c) Tiltaksmatrise
HØY
I hvilken grad blir interessenten påvirket av
prosjekttiltakene?
INVOLVERE
LAV
SAMARBEIDE
Miljøansvarlige
HF/RHF
HINAS
Klinisk
personell
HF
Øvrige
medarbeidere
HF/RHF
INFORMERE
ENGASJERE
Pasienter og pårørende
Helsedir.
Helse- og omsorgsdep.
Klima- og miljødep.
Folk flest
LAV
Media
Miljødir.
Ledelsen i RHF
Ledelsen i HF
Styrene i HF/RHF
I hvilken grad kan interessenten påvirke utfallet av prosjekttiltakene?
HØY