Kommunikasjonsplan Grønt Sjukehus 2015-2016
KOMMUNIKASJONSPLAN PROSJEKT FOR MILJØ- OG KLIMATILTAK I SPESIALISTHELSETJENESTEN 2015-2016 Kommunikasjonsplan for miljø- og klimaprosjektet i spesialisthelsetjenesten (Grønt sjukehus) 1. INNLEDNING I det vi går inn i 2015 er de aller fleste Helseforetakene i Norge sertifisert i henhold til ISO 14001-standarden. I henhold til handlingsplan vil alle helseforetakene være sertifisert i løpet av 2. kvartal 2015. For helseforetakene innebærer dette at miljøarbeidet går fra innføring av miljøstyringssystem som prosjektarbeid til integrering av miljøarbeidet som en del av driften. Miljøarbeidet går dermed over i en ny fase, hvor målet ikke lenger er sertifisering, men er preget av et kontinuerlig arbeid med å kartlegge aktiviteter, produkter og tjenester for å finne ut hvordan de påvirker miljøet, og sette inn tiltak for å redusere miljøbelastningen. Det nasjonale miljø- og klimaprosjektet i spesialisthelsetjenesten (heretter kalt Grønt sjukehus) er vedtatt å fortsette som prosjekt ut 2016. Dette dokumentet er Grønt sjukehus sin plan for informasjon og kommunikasjon. Kommunikasjonsplanen omhandler både: Intern kommunikasjon: o Mellom miljøansvarlige på de ulike nivåene spesialisthelsetjenesten o Mellom prosjektet og medarbeidere som blir berørt av Grønt sjukehus Ekstern kommunikasjon: o Mellom prosjektet og aktører utenfor helseforetak og regionale helseforetak. Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til at Grønt sjukehus oppfyller målene sine. For å sikre at vi lykkes med å oppnå tilslutning om miljø- og klimatiltakene hos berørte aktører (interessentene), er planlegging, utarbeiding og iverksetting av kommunikasjonstiltak en sentral del av prosjektarbeidet til Grønt sjukehus. Sekretariatet i Grønt sjukehus spiller en sentral rolle som tilrettelegger og støttefunksjon for kommunikasjonstiltak i HF og RHF. For å lette kommunikasjonsarbeid i hvert enkelt helseforetak har sekretariatet blant annet utarbeidet en ”verktøykasse” med materiell og virkemidler. Verktøykassen inngår i kommunikasjonsplanen, og omtales nærmere under punkt 8. Helseforetakene velger selv om de ønsker å benytte seg av disse kommunikasjonsverktøyene eller utforme eget materiell og andre tiltak. Kommunikasjonsstrategien er bygd på føringene som ligger i prosjektdirektivet for miljø- og klimaprosjektet i helseforetakene og handlingsplan 2015-2016. Kommunikasjonsstrategien er i dette dokumentet operasjonalisert i en tiltaksplan med tidfestede milepæler. 2. KOMMUNIKASJONSMÅL Internt: 1. Vi skal skape engasjement rundt arbeidet med miljø- og klimaspørsmål i foretakene og stimulere til endring og endringsledelse. 2. Vi skal bidra til at ledere og medarbeidere beholder eierskap til miljøarbeidet i en hektisk hverdag hvor pasienten står i sentrum. 3. Vi skal jobbe for en felles retning for miljø- og klimaarbeidet i sektoren. Eksternt: 1. Vi skal bedre foretakenes omdømme ved å vise at vi er vårt samfunnsansvar bevisst og jobber med å redusere miljøbelastningen fra egen virksomhet. 2. Vi skal vise at miljøarbeidet i helseforetakene har en effekt på miljøet og er et viktig bidrag i en fremtidig bærekraftig utvikling. 3. Vi skal delta i debatten omkring helsefremmende miljøarbeid. 3. ANSVARSOMRÅDER Miljø- og klimaprosjektet i helseforetakene (Grønt sjukehus) omfatter samtlige helseforetak (HF) og regionale helseforetak (RHF) i Norge. Miljøansvarlig i HF-ene har ansvaret for å utarbeide og iverksette kommunikasjonstiltak i egen organisasjon. Det anbefales sterkt at miljøansvarlig knytter til seg en kommunikasjonsrådgiver i eget HF for bistand i kommunikasjonsarbeidet. Miljøansvarliges kommunikasjonsoppgave i HF/RHF: Utarbeide en egen kommunikasjonsplan for HF/RHF basert på retningslinjene som er gitt i kommunikasjonsplanen for det nasjonale prosjektet (dette dokumentet). Det anbefales at kommunikasjonsplanen for HF/RHF inneholder interessentanalyse og tidfestet tiltaksplan. Kommunisere målsettinger, framdrift og tiltak knyttet til Grønt sjukehus Forankre miljøarbeidet, målsettinger og tiltak i foretaksledelsen Motivere og informere medarbeidere om miljømål og -tiltak Varsle den nasjonale prosjektgruppen dersom det oppstår situasjoner hvor kommunikasjonen fra Grønt sjukehus oppleves som mangelfull eller feilslått. Den nasjonale prosjektgruppen spiller en sentral rolle som tilrettelegger og støttefunksjon for kommunikasjonsarbeidet som utføres i HF-ene og RHF-ene. Miljørådgiver Linda Eide er hovedansvarlig for all kommunikasjon fra den nasjonale prosjektgruppen – både internt i spesialisthelsetjenesten og eksternt mot offentligheten. Eide får fortløpende kommunikasjonsbistand fra miljørådgiver Lene Omdahl og kommunikasjonsrådgiver i Helse Vest RHF, Tove Sæther Hagland, som er oppnevnt som kommunikasjonsrådgiver i Grønt sjukehus-prosjektet. Disse har også ansvar for oppdatering og vedlikehold av prosjektet sin nettside: www.grontsjukehus.no I tillegg er det oppnevnt en kommunikasjonsrådgiver fra hver region som skal ha ekstra fokus på miljøsaker og som deler saker som kommer fra prosjektsekretariatet. Disse er: Tove Sæther Hagland, Helse Vest RHF Mari Kleppan, Helse Midt-Norge RHF Kenneth Lauritsen, Helse Nord RHF Bjørn Svensen, Helse Sør-Øst RHF Det nasjonale prosjektsekretariatets oppgave er, i samråd med kommunikasjonsrådgiver fra Helse Vest RHF, å: Kommunisere målsettinger, framdrift og tiltak knyttet til Grønt sjukehus til HF, RHF og offentligheten. Gi råd knyttet til kommunikasjon til miljøansvarlige i helseforetakene Utarbeide informasjonsmateriell og kommunikasjonsverktøy for bruk i HF/RHF, og gjøre disse verktøyene tilgjengelig for helseforetakene på www.grontsjukehus.no 4. INTERESSENTANALYSE Interessentanalyse er et effektivt verktøy for å identifisere de viktigste målgruppene og hvilke typer kommunikasjonstiltak som er mest formålstjenlig i hvert tilfelle. For å identifisere målgruppene for miljøkommunikasjon, har sekretariatet spurt seg: 1. Hvem blir påvirket av prosjektarbeidet og prosjekttiltakene? 2. Hvem kan påvirke gjennomføring og implementering av prosjektet? Del to av interessentanalysen består i å plotte de ulike målgruppene inn i en matrise som gir hjelp til å identifisere hvilken type kommunikasjonstiltak som er nødvendig for å skape aksept for miljøtiltakene som det vil utløse. Det er utført en interessentanalyse på nasjonalt nivå (vedlegg 1 og 2). Det anbefales at det gjøres en liknende interessentanalyse på HF/RHF-nivå for å få en mer detaljert oversikt. En utfyllende innføring i bruk av interessentanalyse er derfor gitt under punkt 6: Verktøykasse for kommunikasjon. 5. TILTAKSPLAN Tiltaksplanen er utarbeidet på bakgrunn av interessentanalyse, definerte målgrupper og prioriteringer gjort i prosjektsekretariatet: Målgruppe Tiltak Tidspkt. Rutine Ansvarlig i sekretariat Miljøansvarlige i HF/RHF, Foretaksledelse, kontaktpersoner, komm.ansvarlige m.m. Prosjektledere + nøkkelpersoner i delprosjektene og HF Alle målgrupper Miljø- og klimaforum Høst og vår hvert år Ta opp relevante problemstillinger, erfaringsutveksling, motivere og engasjere medarbeidere Prosjektsekretariat Miljø- og klimakonferanse Mars måned hvert år Kommunisere aktivt for å få full påmelding. Søke å få med ansvarlige direktører! Prosjektsekretariat Utarbeide Mars Nærmere beskrivelse av Tove Sæther verktøykasse med kommunikasjonsmateriell til HF og andre interessenter. Drifte hjemmeside www.grontsjukehus.no 2012 elementene som inngår i verktøykassen under punkt 8. Hagland Kontinuerlig Fortløpende oppdatering og videreutvikling Medarbeidere og ledelse E-læringskurs 20152016 Legges i verktøykassen på www.grontsjukehus.no Lene Omdahl/ Tove Sæther Hagland Lene Omdahl Medarbeidere og ledelse Kandidater til miljøpris 2017 Høst 2016 Lene Omdahl Ledelse og kontaktpersoner i HF Miljøansvarlige og andre medarbeidere Medarbeidere og ledelse i HF-ene Framdrift og elementer i miljøstyringen/ledelsen Diverse miljøkurs som blir utarbeidet Kontinuerlig Etterlyse kandidater i kombinasjon med påminnelse om miljø- og klimkonferansen Informasjon og oppdatering på hvert møte i Miljø- og klimaforum (4 ganger årlig) Sende ut kursbeskrivelser og påmeldingsinfo til aktuelle målgrupper Kontakte komm.avdelingene i alle HF med oppfordring/ Forespørsel om dette er gjort evt. om lenken trenger å oppdateres. Målgruppe Tiltak Tidspkt Rutine Ansvarlig i sekretariat Pasienter og folk flest, media, opinionen, interesseorganisa sjoner Nyhetssaker i media Hele perioden Komm.rådg.i RHF/HF Lene Omdahl Blogg En gang hvert halvår Presentere media for historier om konkrete tiltak/miljøgevinster utløst av prosjektet Grønt sjukehus. Blogginnlegg med tema fra Grønt sjukehus. Kronikker i media 2015 og 2016 Innlegg på Facebook og twitter Hele perioden Kommunikasjon som fast punkt på møteplan På hvert møte i prosjektgruppene + hvert Miljø- og klimaforum Alle målgrupper Prosjektdeltakere Oppdatere/ minne om lenke til www.grontsjukehus.no på helseforetakene sine intranett 20152016 Mai 2015 Kronikk når alle foretak er sertifisert (Høst 2015). Presentere foreløpige resultater og visjoner for videre arbeid. Være aktive i allerede etablerte kanaler (HF og RHF sine FBsider og twitter-kontoer). Spre informasjon om resultater, gode historier og medarbeidere som gjør en ekstra innsats. Be møtedeltakere besvare følgende spørsmål: 1) ”Hvordan opplever du at kommunikasjonstiltakene virker i ditt miljø?” 2) ”Har prosjektet et komm.behov i dette miljøet?” Hvis ja: Iverksette nødvendige/etterspurte kommunikasjonstiltak Linda Eide Linda Eide Tove Sæther Hagland Komm.rådg. (Ivar Eriksen/ADene) Komm.rådg./ Ivar Eriksen/ AD-ene Komm. ansvarlige i RHF Miljørådgiver i foretak/ Tove Sæther Hagland Medarbeidere og ledelse Lommeguide el. annen brosjyre ? Utarbeidelse av poengtert lommeguide eller brosjyre med tips til hvordan ha en mer miljøvennlig arbeidsdag. Tove Sæther Hagland/ Prosjektsekretariatet Medarbeidere Tiltak for å motivere til videre innsats etter sertifisering og styrke eierskap til prosjektet blant medarbeidere 2015 + 2016 Konkrete tiltak er ikke bestemt, tanken er at medarbeiderne må få et nytt mål som erstatter målet om sertifisering, slik at man ikke opplever arbeidet med miljø som avsluttet. Heller som at «det er nå det starter». Alle Eksterne målgrupper Informere om resultater fra delprosjekter når milepæler rundes. Fortløpende etter hvert som milepæler rundes Vurdere ulike kommunikasjonskanaler ved hver milepæl: Kronikk Blogg Artikkel på internett eller intranettsider i HF Nyhetssaker i media…etc Sosiale medier Komm.rådg. 6. VERKTØYKASSE FOR KOMMUNIKASJON I HELSEFORETAKENE Verktøykassen består av informasjonsmateriell, presentasjoner og fakta. Materialet er utarbeidet i det nasjonale prosjektsekretariatet for å tilrettelegge for at den miljøansvarlige i hvert HF lykkes i å kommunisere miljøarbeidet inn til ledelse og medarbeidere. Alle kommunikasjonsverktøy er gjort tilgjengelig under fanen ”Grønn verktøykasse” på www.grontsjukehus.no”. Innhold i verktøykassen kommer etterhvert 7. VEDLEGG A) Interessentliste Klinisk personell Øvrige medarbeidere Miljøansvarlige HF/RHF Ledelsen HF Ledelsen RHF Styrene i HF/RHF HINAS (Evt. regionale HF for innkjøp) Pasienter og pårørende Folk flest Studenter Vikarbyråer Media Helse- og omsorgsdepartementet Klima- og miljødepartementet Helsedirektoratet Miljødirektoratet Blir middels påvirket av miljøtiltak som iverksettes gjennom prosjekt Grønt sjukehus, da tiltakene kan føre til noe merarbeid og behov for opplæring. Har lav grad av påvirkning. Blir middels påvirket av miljøtiltak som iverksettes gjennom prosjekt Grønt sjukehus, da tiltakene kan føre til noe merarbeid og behov for opplæring. Har lav grad av påvirkning. Har middels til høy grad av innflytelse på miljøtiltak som blir iverksatt da de ofte er de som kommer med initiativet og som regnes som fagansvarlig. Har høy grad av påvirkning gjennom deres stilling. Blir middels til lavt påvirket av miljøtiltakene (kun gjennom evt. endringer i rutiner), men har relativ høy innflytelse da de de kan bestemme hva som skal prioriteres. Blir middels til lavt påvirket av miljøtiltakene (kun gjennom evt. endringer i rutiner), men har relativ høy innflytelse da de de kan bestemme hva som skal prioriteres. Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men bør holdes oppdatert. Har innflytelse på innkjøpsområdet, og kan bli påvirket av tiltak i form av nye krav til miljømerking. Bør involveres. Har ingen innflytelse og blir i liten grad påvirket (kanskje litt i form av økologisk mat på sykehuset etc.), men bør få informasjon om tiltakene, da dette kan bedre deres syn på spesialisthelsetjenesten. Har ingen innflytelse og blir ikke direkte påvirket, men bør få informasjon om tiltakene, da dette kan bedre deres syn på spesialisthelsetjenesten. Har ingen innflytelse og blir ikke direkte påvirket, men bør få informasjon om tiltakene, da dette kan bedre deres syn på spesialisthelsetjenesten å gjøre dem positivt innstilt til evt. jobb. Har ingen innflytelse og blir ikke direkte påvirket, men bør få informasjon om tiltakene, slik at det kan formidles videre til potensielle søkere. Har ingen innflytelse og blir ikke direkte påvirket, men bør få informasjon om tiltakene, da de er en viktig kanal for å få ut informasjon til folk flest. Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men bør holdes oppdatert. Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men bør holdes oppdatert. Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men bør holdes oppdatert. Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men bør holdes oppdatert. Miljøorganisasjoner Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men bør holdes oppdatert om våre tiltak og opprettes dialog og muligheter for samarbeid. Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men bør holdes oppdatert. Har liten grad av innflytelse og blir i liten grad påvirket, men bør holdes oppdatert. Har innflytelse på innkjøpsområdet, og kan bli påvirket av tiltak i form av nye krav til miljømerking. Har innflytelse på hva som serveres i kantinene (økologisk etc.). Bør involveres ? Kommunene Fylkeskommuner Ledere for matforsyning/ kjøkkenpersonell Nasjonalt sykehusbygg HF Den norske legeforening Sykehusapotekene Blir i liten grad påvirket, men kan omtale prosjektet positivt. Bør holdes informert om tiltak (?) Blir i liten grad påvirket, men kan omtale prosjektet positivt. Bør holdes informert om tiltak (?) Likt de andre HF-ene Sykehuspartner ? Sykepleierforbundet c) Tiltaksmatrise HØY I hvilken grad blir interessenten påvirket av prosjekttiltakene? INVOLVERE LAV SAMARBEIDE Miljøansvarlige HF/RHF HINAS Klinisk personell HF Øvrige medarbeidere HF/RHF INFORMERE ENGASJERE Pasienter og pårørende Helsedir. Helse- og omsorgsdep. Klima- og miljødep. Folk flest LAV Media Miljødir. Ledelsen i RHF Ledelsen i HF Styrene i HF/RHF I hvilken grad kan interessenten påvirke utfallet av prosjekttiltakene? HØY
© Copyright 2024