Hå kommune - Interkommunalt Arkiv i Rogaland
Tilsyn med arkivorganisering, særleg elektroniske arkivsystem, samt arkivrutinar og -lokale i Hå kommune Endeleg tilsynsrapport Sak 2015/9436 Rapportdato: 6.10.2015 Dato for tilsyn: Utarbeidd av: 07.09.2015 Synnøve Østebø Stad: Rådhuset, Varhaug Ine Fintland 1 1 Innhaldsliste 1 Innleiing .............................................................................................................................. 4 2 3 1.1 Kvifor er det viktig for kommunen å ha ei forsvarleg arkivteneste ............................. 4 1.2 Bakgrunn for tilsynet ................................................................................................... 6 1.3 Dokumentasjon mottatt frå Hå kommune i forkant av tilsynsbesøket ........................ 6 1.4 Informasjon innhenta av Statsarkivet i Stavanger ....................................................... 8 1.5 Gjennomføring............................................................................................................. 9 1.6 Møte med alle deltakarane ........................................................................................... 9 Hå kommune ..................................................................................................................... 11 2.1 Oppbygging og organisering ..................................................................................... 11 2.2 Arkivtenesta ............................................................................................................... 15 2.2.1 Rutine for arkivering av selskapsinformasjon .................................................... 19 Tilsynsområde ................................................................................................................... 19 3.1 Arkivplan og rutinar/instruksar ................................................................................. 19 3.1.1 Arkivplan ............................................................................................................ 19 3.1.2 Behandling av post og journalføring .................................................................. 21 3.1.3 Bevaring og kassasjon ........................................................................................ 22 3.2 Journalføring og organinterne dokument .................................................................. 23 3.3 Elektroniske arkiv ...................................................................................................... 24 3.3.1 Sak-/arkivsystemet WebSak 6.8 ......................................................................... 24 3.3.2 ACOS CosDoc – elektronisk fagsystem for tenesteområda pleie- og omsorg, psykiatri, ergo/fysioterapi samt for tilsynslegar ................................................................ 24 3.3.3 ACOS IOP – elektronisk fagsystem for lærarar, barnehagetilsette og PP-tenesta 26 3.3.4 ACOS IP– elektronisk fagsystem for helse- og sosialtenesta ............................ 26 3.3.5 CGM – Journal (tidl. Winmed 3 Helsestasjon) – elektronisk fagsystem for helsesøster og jordmortenesta ........................................................................................... 27 3.3.6 CGM Journal (tidl. Winmed 3) – elektronisk fagsystem for allmennlegetenesta og fengselslegen ................................................................................................................ 28 3.3.7 CGM Winmed Asyl – elektronisk fagsystem for asyltenesta ............................ 28 3.3.8 EM-Software EL-guide – elektronisk fagsystem for Hå gamle prestegard ....... 29 3.3.9 Gemini Terreng – elektronisk fagsystem for kommunalteknisk avdeling ......... 29 3.3.10 Gemini VA – elektronisk fagsystem for kommunalteknisk avdeling ................ 29 3.3.11 IST Hypernet Barnehage – elektronisk fagsystem for barnehagar .................... 30 3.3.12 ISY ProAktiv– elektronisk fagsystem for kommunalteknisk avdeling .............. 30 3.3.13 Its learning – elektronisk fagsystem for grunnskule .......................................... 30 3.3.14 KDO Shift Manager – elektronisk fagsystem for pleie- og omsorg og for barnehagane ...................................................................................................................... 31 2 3.3.15 KvalitetsLosen – elektronisk fagsystem for pleie- og omsorg og for avviks- og kvalitetssystemet i kommunen .......................................................................................... 31 3.3.16 ROSY – elektronisk fagsystem for tekniske saker og næring ............................ 32 3.3.17 Speedamin – elektronisk fagsystem for kulturskulen ........................................ 32 3.3.18 Socio – elektronisk fagsystem for sosialtenesta (NAV og kommunal gjeldsrådgjevar)................................................................................................................. 33 3.3.19 Visma barnehage – elektronisk fagsystem for barnehagane .............................. 33 3.3.20 Visma Enterprise Faktura og Økonomi – elektronisk fagsystem for rekneskapsavdelinga ......................................................................................................... 33 3.3.21 Visma Enterprise – elektronisk fagsystem for lønnsavdelinga .......................... 34 3.3.22 Visma Familia – elektronisk fagsystem for barnevernet .................................... 34 3.3.23 Visma Flyktning og vaksenopplæring – elektronisk fagsystem for Hå opplæringssenter ............................................................................................................... 35 3.3.24 Visma kulturskule – elektronisk fagsystem for kulturskulen ............................. 37 3.3.25 Visma PPI– elektronisk fagsystem for PP-tenesta (PPT)................................... 37 3.3.26 Visma skole – elektronisk fagsystem for etatskontoret og skulane i kommunen 38 3.4 Oppsummering elektroniske fagsystem..................................................................... 38 3.5 Arkivlokale og server ................................................................................................ 40 3.6 Kommuneundersøkingane 2013 og 2014 .................................................................. 41 4 Oppsummering .................................................................................................................. 41 5 Merknader ......................................................................................................................... 42 6 Pålegg ................................................................................................................................ 42 7 Kommunen sine tilbakemeldingar på tilsynet ................................................................... 42 3 1 Innleiing 1.1 Kvifor er det viktig for kommunen å ha ei forsvarleg arkivteneste Kva er arkiv? Arkivmateriale kan sjåast på som utvidingar av det menneskelege minnet. Det er blitt til for å ta vare på informasjon, dokumentera transaksjonar, for å kommunisera tankar, underbyggja påstandar, fremja forklaringar, rettferdiggjera tilhøve og for å skaffa varig prov på hendingar som har skjedd (jf. Bruce Dearstyne). I demokratiske samfunn blir offentlege arkiv skapt og haldt ved lag ikkje minst for å sikra offentleg ansvar for styremakter og andre institusjonar. Føremålsparagrafen i arkivloven § 1: Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida. Svært kort historikk om arkiv i europeisk samanheng Arkivhald har til alle tider handla om makt, om å dokumentera juridiske og økonomiske rettar. Dei første som etablerte arkiv, var konge, kyrkje og pave. Etter kvart blei det skapt lokale tradisjonar og metodar for arkivering som kan reknast som forløparar til dei vi har i dag. Dei vanlegaste dokumenta i dei eldste arkiva var skøyte på landeigendommar og andre dokument av økonomisk interesse. Det juridiske aspektet ved å ta vare på arkivmateriale har vore det førande. Den islandske Landnámabók, som er rundt 900 år gammal, har til dømes preg av å vera eit arkiv, ved at boka gir oversyn over korleis jordskiftet var på Island og korleis busetjinga av øya hadde funne stad. I løpet av det 17. og det 18. hundreåret blir dei lokale og sentrale administrasjonane fleire og meir spesialiserte, arkivmengda aukar, og bevaring av arkivmateriale blir sett på som viktig. Fleire tyske, franske, spanske og italienske avhandlingar og manualar som viser korleis dette bør gjerast, kjem på marknaden. Motstridande teoriar om dei beste metodane for ordning og beskriving av arkiv blir forfekta. I fransk lov av 25. juni 1794 blei for første gong den einskilde borgaren sin rett til å ha tilgang til offentlege arkiv proklamert. Inntil då hadde arkiva vore stengt for alle utanforståande (evt. med unntak av nokre få privilegerte forskarar). Den moderne administrasjonen av arkiv tok for alvor til då det blei klart at arkiva ikkje lenger berre kunne bli sett på som “historiske” oppbevaringsstader. Napoleon I var opptatt av at arkiva skulle vera ein levende institusjon. Særleg i tidsrommet frå rundt 1870 fram til 1910 4 finn vi ei utbredt interesse for nasjonal historie. Organisering av arkiv blei sett på som ei viktig kulturell og administrativ sak. Kvifor fokus på elektroniske fagsystem? Overgangen frå papirarkiv til elektronisk skapte arkiv kan vera i ferd med å bli eit trugsmål mot dokumentasjonen av vår nære fortid. Tidlegare riksarkivar, Ivar Fonnes, skreiv ein kronikk i Aftenposten, "En dement stat" den 19. mai 20141. Der poengterer han at: «Den norske stat trues av alvorlig demens. Kommunene likeså. Som alltid ved demens er det den nære fortid som blir borte. Konturene blir utydelige, stadig flere brokker av hukommelse forsvinner, og om få år greier man ikke lenger å se sammenhengen i den informasjon man sitter igjen med.» Vidare understrekar Fonnes at: «Papiret er en tålmodig informasjonsbærer. Det kan neglisjeres gjennom mange år, men hvis det ikke utsettes for ekstreme påkjenninger, vil informasjonen fortsatt være intakt. Derfor har vi god dokumentasjon av den norske stats virksomhet og utvikling gjennom de første 180–190 år etter 1814, til tross for at behandlingen av arkivene ikke alltid har vært den beste. […] Digitale informasjonsbærere er ikke like tålmodige som papiret. De tåler ikke å bli neglisjert gjennom år uten at det går ut over informasjonen. Tvert imot, digital informasjon er flyktig og manipulerbar, og den krever kontinuerlig overvåking og vedlikehold for ikke å forsvinne eller bli ubrukelig som dokumentasjon.» Arkivverket sine viktigaste oppgåver er: Ta vare på arkivmateriale frå statlege verksemder Gjera materialet tilgjengeleg for bruk Føra tilsyn med arkivarbeidet i staten, fylkeskommunane og kommunane Bidra til at private arkiv blir tatt vare på Arkivaren – ein nøkkelperson i organisasjonen For å sikra at arkivhaldet er forsvarleg er det vesentleg at alle arkivpliktige instansar har fagkunnig personell til dette arbeidet. Dette personellet har også ei sentral rolle i å medverka ved planlegging, utforming og innkjøp av både sak-/arkiv- og fagsystem som skal nyttast til dokumentasjon av den kommunale verksemda. Arkivaren er såleis ein sentral person i arbeidet med å diagnostisera, førebyggja og behandla digital demens. Det som ennå ikke er borte, kan reddes hvis man nå setter i gang2. For meir utfyllande informasjon om arkiv, sjå t.d.: http://dokumenteneforteller.tumblr.com/post/127463941803/10-ting-du-m%C3%A5-vite-omarkiv-og-kommunereform-hva http://www.tu.no/it/2014/09/29/riksarkivaren-sier-nei-til-skylagring-i-utlandet 1 Sjå: http://www.aftenposten.no/meninger/debatt/En-dement-stat-7572372.html#.U3tOanbm73H og http://www.levendehistorie.no/levende/forsidearkiv/digital_demens 2 Ivar Fonnes: artikkel i Aftenposten 19.5.2014. 5 http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentleg-forvalting/Kommunereform http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentleg-forvalting/Avlevering/For-kommunar 1.2 Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Stavanger (SAS) var på vegne av Riksarkivaren på tilsynsbesøk i Hå kommune 7. september 2015. Heimelen for Riksarkivaren si tilsynsverksemd er § 7 i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven): Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Føremålet med tilsynet var å få oversyn over arkivorganiseringa i kommunen, særleg med tanke på dei elektroniske fagsystema som har vore eller er i bruk. I tillegg har vi også ført tilsyn med sak-/arkivsystem, arkivrutinar og arkivlokale. Hå kommune blei varsla om tilsynet allereie i desember 2014 då Fylkesmannen sende ut brev til alle kommunane i Rogaland og Fylkeskommunen med informasjon om planlagde statlege tilsyn i 2015. Statsarkivet i Stavanger sende 20. mars 2015 brev med varsel om tilsyn. Statsarkivet sine tilsynsførarar, Østebø og Fintland, presenterte i mai Arkivverket si tilsynsrolle for arkivleiarar og arkivmedarbeidarar i kommunen på IKA3 Rogaland sin kontaktkonferanse. Saman med varslingsbrevet av 20. mars sende Statsarkivet i Stavanger ut to spørjeskjema; eitt for å få kartlagt dei elektroniske fagsystema og eitt for å kartleggja arkivorganisering, -rutinar, -lokale og gjeldande sak-/arkivsystem. 1.3 Dokumentasjon mottatt frå Hå kommune i forkant av tilsynsbesøket Den 5. juni 2015 mottok Statsarkivet i Stavanger følgjande dokument frå Hå kommune i utfylt stand (sjå saksnummer 2015/9436 hos Statsarkivet): Kartleggingsskjema. Arkivorganisering, arkivrutinar, arkivlokale og elektronisk sak/arkivsystem med følgjande tilhøyrande vedlegg: - Organisasjonskart Hå kommune - Politisk styringsmodell Hå kommune - Arkivorganisering - Post-arkivrutinar - Rutine for bruk av e-post - Offentleg postjournal - Rutine for oppbevaring og sikring Utfylt spørjeskjema for elektroniske fag- og sak-/arkivsystem, sjå tabell nedanfor. 3 Interkommunalt arkiv i Rogaland 6 Nr Leverandør: 1 Utfylt spørjeskjema for elektronisk fagog sak/arkivsystem: ACOS WebSak 2 ACOS CosDoc ACOS 3 Acos IOP ACOS 4 Acos IP ACOS 5 CGM Journal (tidl. Winmed 3 helsestasjon) Helsestasjon CGM Journal (tidl. Winmed 3 allmennlege) Legesystem CGM Asyl EM-Software 9 EM-Software ELguide Gemini Terreng 10 Gemini VA Powel AS 11 IST Hypernet Barnehage IST 12 ISY ProAktiv 13 its learning 14 KDO Shift Manager 6 7 8 ACOS Tenesteområde som brukar systemet: Heile kommunen Helse- og sosialsaker Fagområde som brukar systemet: Fagleg ansvarleg i Hå kommune, namn og stillingstittel Heile kommunen Lisa Reime Helgeland, arkivleiar Sølvi Hadland, rådgjevar for kommunalsjef for Helse og sosial Vigdis M. Austdal Opplæring og kultur Helse- og sosialsaker Pleie- og omsorgstjenesta, psykiatritjenesta, ergo-/fysioterapitjenesta, tilsynslegar PP-tenesta, skular og barnehagar Helse- og sosialtenesta CGM Helse- og sosialsaker Helsesøster og jordmor Jan K. Larsen, leiar PP-tenesta Sølvi Hadland rådgjevar for kommunalsjef for Helse og sosial, Vigdis M. Austdal Turid S. Høyland, sjefhelsesøster CGM Helse- og sosialsaker Allmennlegetenesta og fengselslegen Inger Skretting Opstad, kommuneoverlege CGM Helse- og sosialsaker Hå gamle prestegard Tekniske saker og næring Tekniske saker og næring Opplæring og kultur Helsesøster Norconsult Informasjons -systemer AS its learning Tekniske saker og næring Opplæring og kultur Kommunalteknisk avdeling KDO Helse- og sosialsaker Pleie og omsorg, barnehagane Turid S. Høyland, sjefshelsesøster Anne Synnøve Aanestad, konsulent Eirik Sør-Reime, leiar kommunalteknikk Eirik Sør-Reime, leiar kommunalteknikk Hildegunn Sørfonn Husveg, barnehagesjef Eirik Sør-Reime, leiar kommunalteknikk Waldemar Pettersen, kommunalsjef Opplæring og kultur Sølvi Hadland, for kommunalsjef for Helse og sosial Powel AS 7 Hå gamle prestegard Kommunalteknisk avdeling Kommunalteknisk avdeling Barnehagar Grunnskule 15 KvalitetsLosen 16 ROSY KvalitetsLosen AS Grontmij 17 Speedadmin Speedware 18 Socio Tiento 19 Visma Barnehage Visma Opplæring og kultur 20 Visma Enterprise Faktura og økonomi Visma Enterprise HRM Visma Familia Visma Stab Rekneskapsavdelinga Visma Stab Lønnsadelinga Visma Helse- og sosialsaker Opplæring og kultur Sosial og barnevern Hå opplæringssenter Opplæring og kultur Hå kulturskule Ragnvald Wernøe, leiar kulturskulen Opplæring og kultur Opplæring og kultur PP-tenesta Jan K. Larsen, leiar PPT Waldemar Pettersen, kommunalsjef Opplæring og kultur 21 22 23 25 Visma Flyktning Visma og voksenopplæring Visma Visma Kulturskole (ikkje i bruk) Visma PPI Visma 26 Visma Skole 24 Visma Heile kommunen Tekniske saker og næring Opplæring og kultur Helse- og sosialsaker Heile kommunen Vigdis M. Austdal Markus Bjørnseth, personalsjef Eirik Sør-Reime, leiar kommunalteknikk Ragnvald Wernøe, leiar kulturskulen Øydis Standnes, NAV-leiar Veg Kulturskulen NAV og kommunal gjeldsrådgjevar Barnehage Etatskontoret og skulane i kommunen Wenke Størksen Skåland, barnhagekonsulent William Jørgensen, rekneskapssjef Anne Margrethe Sellevold, leiar lønn Jørn Kosmo, barnevernssjef Kjetil Muren, leiar Hå opplæringssenter Dei fleste datasystem i Hå kommune som inneheld data/informasjon som må reknast som elektronisk arkiv, blir drifta av IT-avdelinga i sentraladministrasjonen. Av dei kartlagte systema i dette tilsynet, er det følgjande fem system som blir drifta av eksterne leverandørar: ACOS IOP, ACOS IP, its learning, Speedadmin og KvalitetsLosen. Oppfølgingsansvaret4 også for desse elektroniske arkiva, ligg etter arkivlova med forskrift til arkivtenesta i kommunen. 1.4 Informasjon innhenta av Statsarkivet i Stavanger Ved planlegginga av tilsynet har Statsarkivet også henta inn informasjon frå desse allment tilgjengelege kjeldene: 4 Kommuneundersøkinga 2013 Jf. Kommuneloven § 23-2. og arkivloven § 6. 8 1.5 Kommuneundersøkinga 2014 IKA sitt oversyn over elektronisk deponerte arkiv http://ikarogaland.no/2010/09/12/oversikt-earkiv/ Bygningsfagleg rapport om arkivlokal (ephorte 2011/23216) Kommunen si heimeside: www.ha.no Arkivplan, sjå: http://ha.arkivplan.no Gjennomføring Tilsynet blei gjennomført 7. september 2015 i rådhuset i Hå kommune på Varhaug. Frå Hå kommune møtte: Anne Berit Berge Ims, rådmann Lisa Reime Helgeland, arkivleiar Lise Undheim, arkivkonsulent Jan Tore Nord-Varhaug, IT-sjef Rådmann og IT-sjef var med delar av dagen. Frå Statsarkivet i Stavanger møtte: Synnøve Østebø, arkivar Ine Fintland, førstearkivar 1.6 Møte med alle deltakarane Møtet hadde dette programmet: Presentasjon av deltakarane (namn, rolle, institusjon) Kommunen sine forventningar til tilsynet ved rådmann/arkivleiar/it-sjef Rådmannen/arkivleiar/IT-sjef: - Samarbeid/dialog rådmann/arkivteneste/IT? - Arkivplanen – korleis kommunisert/brukt internt? - Kort om forholdet mellom arkivtenesta og rådmannen samt om rådmannen si rolle/involvering i forhold til arkivtenesta? - Kontakt/samarbeid/kommunikasjon mellom arkivtenesta/IT og indre og ytre etat? - Innkjøp av nye elektroniske fagsystem – korleis føregår det? - Dialog saksbehandlarar, arkivtenesta IT-tenesta? (e-postar og sak-/arkivsystem)? Rådmannen i kommunen, Anne Berit Berge Ims starta for rundt eitt år sidan. Ho avgjorde at frå mai 2015 skulle sentralarkivet bli gjort om til eit dokumentsenter. Å oppretta eit dokumentsenter inneber ei styrking og ei effektivisering av arkivtenesta og kompetansen blir samla. På sikt meiner både rådmann, arkivleiar og IT-sjef at det vil bidra til ei ytterlegare profesjonalisering av tenesta. Parallelt med at kommunen opprettar eit dokumentsenter, blir også merkantile funksjonar samla i eit servicetorg. Fysisk vil arkivtenesta og servicetorget 9 vera lokalisert ved sida av kvarandre og i nærleiken av rådmann, ordførar og dei andre i leiargruppa. Rådmannen har stort fokus på innbyggjarane og direkte tenesteyting overfor dei. Arkivtenesta skal vera tilgjengeleg for alle, både organisatorisk og til dels arkitektonisk. Rådmannen uttrykte innleiingsvis at ho ser på tilsyn som eit positivt verktøy som gir rom for læring og kvalitetsforbetring. Ho kopla læringsaspektet til kommunen sitt motto: «Me løfter i lag!» samt til dei tre kjerneverdiane dei har: open, driftig og stolt. Rådmannen framhevar særskilt at verdien open er viktig når det gjelder organiseringa av arkivtenesta. Ho ser på arkivtenesta, på det nyleg etablerte dokumentsenteret, som den staden der forvaltningsarbeidet kommunen gjer, skal samlast for å sikra kommunen sine plikter og rettar overfor innbyggjarane. Rådmannen er oppteken av at arkivtenesta skal vera forsvarleg. Det inneber at kommunen har ei arkivteneste som er i samsvar med gjeldande regelverkskrav. Personleg er rådmannen svært nøgd med måten arkivleiar driftar tenesta på. Engasjementet og rettleiinga frå både leiar og arkivmedarbeidar overfor saksbehandlarar i både indre og ytre etat, er heilt i tråd med kommunen sine kjerneverdiar og bidrar å synleggjera arkivtenesta. Rådmannen har valt å ta med arkivleiar på leiarutviklingsprogrammet i kommunen, og arkivtenesta blir dermed godt kjent for dei andre leiarane i kommunen. Arkivleiar meiner at arkivtenesta har eit godt forhold til rådmannen og til IT-sjefen. Det at relasjonen mellom desse tre fungerer godt, er ein føresetnad for at arkivtenesta skal lukkast med det arbeidet dei gjer, særleg med tanke på å byggja tillit til saksbehandlarane og for å synleggjera arkivtenesta i organisasjonen. Ein annan faktor som er avgjerande, er at forholdet mellom IT-sjef og arkivleiar fungerer godt. Då vil også relasjonen mellom arkivtenesta og ITtenesta vera god. Dette er av stor betyding m.a. i det pågåande arbeidet med registrering av dei elektroniske fagsystema. Arkivleiar ønskjer å trekkja fram at ho meiner at dei har lukkast med å opparbeida tillit i organisasjonen gjennom å ta ansvar for kommunen sitt sak-/arkivsystem. Det at arkivtenesta kursar alle tilsette i dette, og er lett tilgjengelege for alle saksbehandlarar, bidrar til å sikra dokumentfangst, særleg til sak-/arkivsystemet. Arkivtenesta er særs medvitne på korleis dei kommuniserer med dei tilsette. Dei ønskjer at alle skal ha ei positiv oppleving av arkivtenesta som også vil gjera at dei har eit positivt syn på sjølv å arkivera og bidra til at kommunen sitt motto: «Vi løfter i lag» også blir gjeldande prinsipp for arkivskaping. Dei store satsingane til kommunen i haust er innføring av WebSak Fokus og digitalisering av det gamle eigedomsarkivet. WebSak Fokus vil gje saksbehandlarane eit meir forenkla brukargrensesnitt. Til våren vil kommunen også ta i bruk Acos sin nye eigedomsmodul. Arkivleiar sine ønskje for tilsynet er å læra meir, få ein status på kor arkivtenesta er i dag og kva dei kan/bør/skal jobba vidare med, slik at dei får ei klar retning for kva arbeid som bør prioriterast framover. 10 IT-sjef, Jan Tore Nord-Varhaug poengterte at godt samarbeid i heile organisasjonen er avgjerande for førebyggja og for å hindra digital demens. Elektronisk skapt arkivmateriale er mykje meir flyktig enn det som i si tid blei produsert på papir. Han meiner at kommunen i dag framleis står med ein fot i papirverda og ein i den digitale. Fleire av dei elektroniske fagsystema er i prinsippet papirbaserte i og med at dei ikkje følgjer Noark-standarden, og dermed ikkje har funksjonalitet for uttrekk. Framover skal IT og arkivtenesta halda fram det gode samarbeidet dei har bygd opp for å sikra at kommunen ved innkjøp av nye fagsystem tar omsyn til dette. IT-sjefen var også oppteken av at det må gjerast ein jobb for å forhindra at saksbehandlarar i kommunen lagar «private» arkivløysingar. Alle må vera medvitne om både kva informasjon som er arkivverdig og korleis ein skal sikra slik informasjon. Samarbeidet mellom arkivtenesta, IT-tenesta og rådmannen er godt. Dei har ikkje faste møte, men det er kort veg både fysisk og organisatorisk slik at det er enkelt å ta kontakt. Det er ikkje slik at kommunikasjonen mellom dei er einvegs. Det varierer kven som tar initiativ til samtale. It-sjefane i Klepp, Time, Hå og Gjesdal har tatt initiativ til å ha samhandlingsmøte med arkivleiarane. Dei ser at det kan vera nyttig å koma saman å diskutera felles løysningar, utfordringar osv. Første møte var 04.09.14, og det blei opplevd som svært nyttig og interessant. Neste samling er i oktober 2015. 2 Hå kommune 2.1 Oppbygging og organisering Kort historikk5 Kommunen har pr. 1. januar 2015 18 528 innbyggjarar. Kommunen er den største arbeidsplassen i lokalsamfunnet med om lag 1460 årsverk fordelt på om lag 1800 tilsette. Hå er den største husdyrkommunen i Noreg. Omlag halvparten av arealet i kommunen er nytta til jordbruksformål. Hovudvekta i jordbruket ligg på husdyrbruk med grasdyrking. Næringsmiddelindustrien og den mekaniske industrien er dei dominerande industrinæringane. Hå kommune har ti grunnskular. Fem er barneskular (1-7), ein er 1-4 skule, ein er 1-10 skule, ein er 5-10 skule og to er ungdomsskular (8-10). Grunnskulen i Hå har prega skuleutviklinga på landsplan gjennom ei årrekkje. Barnehagetilbodet er variert og jamt fordelt i kommunen. Kommunen driftar også kulturinstitusjonen Hå gamle prestegard. Etat for helse- og sosialsaker har kontor på Hå Helsesenter på Nærbø. Det er òg helsesenter på Varhaug og Vigrestad. Sjukeheimen er på Nærbø. På Varhaug har kommunen ein institusjon (Klokkarhagen) som i det vesentlege arbeider med pasientar som har rusproblem eller psykisk 5 Informasjonen er henta frå: https://www.ha.no/om-ha/ 11 sjukdom/demens. Eldreomsorga er desentralisert med fleire eldresenter og variert tilbod av omsorgsbustadar. Folkehelseprosjektet "Eit sunnare Hå" vart starta i 2004 og er dokumentert i sak/arkivsystemet. Administrativ oppbygging og organisering Administrasjonen i Hå kommune blir leia av rådmannen. I leiargruppa til rådmannen møter dei tre kommunalsjefane for tenesteområda: Helse- og sosialsaker, Tekniske saker og næring, Opplæring og kultur saman med stabsleiarane for Økonomi og for Personal. Dei ytre verksemdene i kommunen er i hovudsak å finna under tenesteområda Opplæring og kultur og Helse- og sosialsaker. I tillegg eig Hå kommune Jæren Everk KF6. Dette blir leia av eit eige styre. Med verknad frå 1. september 2004 fekk kommunen godkjend etableringa av eit kommunalt føretak som skulle arbeida med utviklinga av Sirevåg hamn, Sirevåg Havn i Hå KF. Alle arkivfunksjonar skal utførast av arkivtenesta i kommunen, og dokumentasjon skal registrerast i same database som Hå kommune, men i ei anna journaleining. Kommunen driv sitt eige brannvern. Det meste av dette blir dokumentert i kommunen sitt sak-/arkivsystem. Kommunen deltek i arbeidet i Jærrådet, og hadde sekretariatet sist i 2014. Rådet har ikkje eige arkiv, men sakene blir arkiverte i sekretariatskommunen. 6 Kommunalt føretak 12 13 Organisasjonskart toppleiinga i Hå kommune7 Heiltrukken tekstboks = rådmannen si leiargruppe Stipla tekstboks = direkte rapporterande til rådmannen, ikkje medlemmar av rådmannen si leiargruppe Politisk oppbygging og organisering Etter kommunevalet i 2007, blei Hå kommune, i tillegg til kommunestyret og formannskapet, politisk organisert i tre hovudutval: Utval for helse- og sosialsaker Utval for opplæring og kultur 7 Økonomi er ikkje lenger leia av Harald Berglie, men av Bente C. Iversen. 14 Utval for tekniske saker og næring Kommunestyret har 33 medlemmar, formannskap og kvart av utvala har 9. Utval for tekniske saker og næring er også det faste utvalet for plansaker. Andre utval i kommunen er Kontrollutvalet og Innbyggjarrådet. Førstnemnde er det Rogaland kontrollutvalssekretariat som har sekretærfunksjon for, sistnemnde har eit eige sekretariat. Etter kommunevalet i 2011 blei det valt eit eige Partsamansett utval. Det består av 9 folkevalde medlemmar og 5 representantar frå fagforeiningane. Det er politisk sekretariat som har sekretærfunksjon for dette utvalet og for Kommuneplanutvalet, Valstyret, Kommunen sitt klageorgan og Hamnestyret (Styret for Sirevåg hamn i HÅ KF). Politisk styringsmodell i Hå kommune 2.2 Arkivtenesta Sentralarkivet utgjer 3,5 årsverk og har 4 tilsette. Fram til august 2015 var det 2 årsverk. Rådmann Anne Berit Berge Ims har det overordna ansvaret for arkivarbeidet i kommunen, medan arkivleiar Lisa Reime Helgeland er overordna fagleg ansvarleg (jf. kommuneloven § 23 og arkivforskrifta § 1-18). Dokumentsenteret er plassert direkte under rådmannen. 8 § 1-1.Arkivansvaret i offentlege organ. Offentlege organ pliktar å halde arkiv i samsvar med føresegnene i forskrifta her. Som offentleg organ blir rekna statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining, jf. arkivlova § 2. Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her. Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tillegg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23. Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett. Arkivansvaret etter dei enkelte føresegnene i forskrifta her er knytte til organet, ikkje den enkelte tenestemann, med mindre anna er særskilt fastsett. 15 Hå kommune har eitt felles postmottak for rådhuset som er lagt til Dokumentsenteret. Dokumentsenteret bruker eit Noark-godkjent sak-/arkivsystem. Det noverande systemet blei tatt i bruk i 2009 og oppgradert til Noark 5 (versjon 6.8) i 2013. Kommunen gjekk over til fullelektronisk sak-/arkivsystem frå 2007, men haldt fram med papirarkiv for elevmapper, barnemapper i barnehage, PP-tenesta, barnevernet samt for karakter- og fråværsprotokollar i skulen. I tillegg til personalet ved Dokumentsenteret er det ein del arkivarbeid som framleis ligg til sekretærar i skulane og barnehagane. I helse- og sosialtenesta er det også to personar som gjer mykje innanfor barnevern og pleie- og omsorg. Postmottak for helse- og sosialsaker er fysisk plassert på Nærbø. Arkivleiar har det arkivfaglege ansvaret for dette postmottaket, men ho har ikkje leiaransvar for dei tilsette der. Sidan januar 1997 har kommunen hatt sentralisert sak-/arkivsystem. Men sjølv om delar av arkivfunksjonane for dei ulike tenesteområda er kopla til den sentrale arkivtenesta, er det fleire av dei elektroniske fagsystem som ikkje er kopla til kommunen sitt sak-/arkivsystem. Dette gjeld helse- og sosial, opplæring og kultur. Pr. 2015 føregår framleis ein integrasjon av nye fagsystem. Dokumentsenteret forvaltar møtebøker i samarbeid med politisk sekretariat, og dei tek også hand om kopibøker, postjournalar, sentralt saksarkiv og nokon spesialarkiv. Elevmapper og barnemapper blir levert til sentralarkivet når desse ikkje lenger er i aktiv bruk ved den aktuelle skulen/barnehagen. Som modellen nedanfor syner, har kommunen eit sentralarkiv med ansvar for alle arkiv i kommunen uavhengig av medium og av kor det fysisk blir lagra. Arkivtenesta ved leiar Lisa Reime Helgeland rapporterer direkte til rådmannen. Tenesta er ansvarleg for postmottak og fordeling av denne. Dei tek hand om arkivet og sørgjer for rettleiing og opplæring i arkiv. Som det går fram av arkivplanen, er Hå kommune eitt organ i samsvar med § 1-19 i arkivforskrifta. Kommunen har eit sentralisert arkiv innanfor eit felles elektronisk sak/arkivsystem der all journalføring og administrativ saksbehandling skal dokumenterast. Sensitive personopplysningar kan registrerast, dersom forskriftsmessige sikringstiltak er gjort i forhold til personopplysningslova. Men personsensitive saker er oftast ført i lukka fagsystem og oppbevart desentralt. Kommunen har utåtretta kontakt med innbyggjarane pr. telefon, brev, e-post, heimeside, Facebook, Twitter og Instagram. Facebook og Twitter er reine informasjonskanalar. Ingen saksbehandling føregår der. I dag er det den digitalt medieansvarlege i kommunen som har hovudansvaret for dei sosiale media saman med kontaktpersonar på dei ulike tenesteområda. Men i og med at rådmannen reknar med at servicetorget vil vera i full funksjon frå desember av, kan det bli nokre justeringar der. Leiar for servicetorget er journalistutdanna og har lang erfaring som journalist i ulike aviser. 9 Sjå: http://kommune.arkivplan.no/content/view/full/2788 16 Dersom eit innlegg, ein kommentar eller eit spørsmål her medfører saksbehandling frå kommunen si side, skal det bli opplyst at vedkommande må kontakta kommunen pr. post eller e-post. Pr. i dag har ikkje dette vore utfordrande, men det kan også ha samanheng med at kommunen fyrst oppretta Facebook-profil for eitt år sidan. Rådmannen meiner at det er viktig å vera i forkant og å kartleggja kva som skjer på Facebook. Kanskje bør kommunen vurdera å leggja ut klar melding på sjølve Facebook-profilen om at dette ikkje er ein kanal som skal tilby innbyggjarane kjapp saksbehandling. Rådmannen er opptatt av at det er den gradvise utviklinga i ein to-vegs-kommunikasjon som kan vera «farleg» med tanke på å hindra at ein dialog utviklar seg til saksbehandling. All saksbehandling føregår i sak-/arkivsystemet ACOS WebSak 6.8. Innbyggjarane kan kontakta kommunen pr. telefon, brev, e-post, elektronisk skjema og Facebook. Arkivorganisering Kompetanse i arkivtenesta i dag Alle dei tilsette i sentralarkivet har arkivrelevant utdanning. Leiar, som starta i 2012, har historie hovudfag. Ho har tidlegare vore tilsett ved Hå gamle prestegard. Arkivkonsulenten starta i 2008. Ho har utdanning frå Arkivakademiet. Dei to nye medarbeidarane ved Dokumentsenteret har arbeidd lenge i kommunen, først innanfor landbruk, deretter ved teknisk. Realkompetansen deira er god, og den er supplert med diverse arkivrelevante kurs. 17 Dei har tidlegare også arbeidd med arkivsaker og WebSak. Dei har god kompetanse knytt til eigedomsarkivet. Arkivtenesta meiner at auken i ressursar i form av desse to årsverka vil medverka til at dei klarer å driva eit forsvarleg arkiv i samsvar med gjeldande lovar og reglar. Dei har sidan 2012 arbeidd systematisk med å opparbeida tillit i organisasjonen. Målet til arkivtenesta er at alle skal ha god kjennskap til det arbeidet dei driv med og at alle tilsette skal ta kontakt. Når arkivtenesta tilbyr kurs i sak-/arkivsystemet WebSak, startar dei med å gi deltakarane ei kort innføring i grunnleggjande arkivteori. Målet er å marknadsføra arkivtenesta på ein slik måte at kursdeltakarane i ettertid ønskjer å ta kontakt. Gjennom kursverksemda kjem dei tilsette i arkivtenesta tettare på saksbehandlarane og v.v. Det har vore nyttig og svært fruktbart med tanke på vidare dialog og samarbeid for sikra dokumentfangst og såleis byggja opp ei forsvarleg arkivteneste i kommunen. Alle i organisasjonen, ikkje berre arkivtenesta, må bidra for å sikra at kommunen tryggjer dokumentfangsten. Dette arbeidet støttar også rådmannen godt opp om. Det er difor arkivtenesta no i desse dagar har fått to nye medarbeidarar som er vel kvalifiserte. Hovudfokusområde dei tre siste åra har vore: Overta ansvaret for WebSak, kommunen sitt sak-/arkivsystem. Det inneber at det er arkivtenesta som har administratorrolla, tilbyr opplæring og brukarstøtte, medan IT har det tekniske driftsansvaret. Utvikla innføringskurs i sak-/arkivsystemet der grunnleggjande arkivteori blir presentert på ein forståeleg måte for alle saksbehandlarar i kommunen, både i indre og ytre etat. Oppdatera arkivplanen. Arkivmedarbeidaren er med i IKA Rogaland si arkivplangruppe. Målet er ein fullstendig gjennomgang av heile arkivplanen. Opparbeida tillit i organisasjonen, både i indre og ytre etat. Tidlegare arkivorganisering Fram til 1997 då sentralarkivet blei oppretta, var arkivet desentralisert. Inntil for om lag 10 år sidan, då arkivet fekk eigen leiar, var formannskapssekretæren arkivleiar. Då noverande arkivleiar, Lisa Reime Helgeland begynte i stillinga i mars 2012 hadde kommunen vore utan ein eigen arkivleiar eit par år. Det var leiaren for politisk sekretariat som hadde hatt denne funksjonen i tillegg. Det var då etterslep på fleire viktige arkivoppgåver. Arkivplanen var ikkje oppdatert og IT hadde hovudansvaret for kommunen sitt sak-/arkivsystem. I 2012 starta arkivleiar saman med arkivmedarbeidaren eit relativt omfattande arbeid med å byggja opp arkivtenesta slik at den skulle vera i samsvar med gjeldande regelverk. Arkivleiar fortel at det var ei bratt læringskurve. Erfaringane ho hadde frå å tidlegare jobba med papirbasert arkiv var ikkje alltid like relevante når det kom til å handtera dei elektronisk skapte. Arkivtenesta overtok hovudansvaret med kommunen sitt sak-/arkivsystem og jobbar framleis med å få god nok kjennskap til dei elektroniske fagsystema slik at dei kan ivareta informasjonsinnhaldet i desse på ein forsvarleg måte både i notid og framtid. 18 2.2.1 Rutine for arkivering av selskapsinformasjon Hå kommune har eigardelar i desse selskapa: • • • • • • • • • Lyse Energi AS Fjord Norge AS Jæren Industripartner AS Måltidets Hus AS Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS IVAR IKS Rogaland Revisjon IKS Biblioteksentralen A/L KLP Det er oppretta ei arkivsak pr. selskap i kommunen sitt sak/arkivsystem, WebSak. Desse dokumenta skal arkiverast i saka: Årsmelding, årsregnskap, årsbudsjett, økonomiplan og ev. andre dokument som er viktige for å ivareta kommunen sitt eigarskap. I tillegg blir dokument som er av betydning for saksbehandlinga eller har verdi som dokumentasjon i Hå kommune tatt vare på. Innkallingar og referat (protokollar) blir ikkje skanna inn i WebSak, men blir oppbevarte i perm av dei personane som representerer Hå kommune i styret i selskapet. Kommunen legg til grunn at desse dokumenta blir tatt vare på av selskapet sjølv. 3 Tilsynsområde 3.1 Arkivplan og rutinar/instruksar 3.1.1 Arkivplan Regelverkskrav: Kommunen skal ha ein arkivplan og Riksarkivaren sin mal er rettleiande. (jf. arkivforskrifta § 2-2). Omtale: Kommunen har arkivplan på http://ha.arkivplan.no/ og denne skal no bli jamleg oppdatert. Siste oppdatering var i 2014/2015, og då hadde planen ikkje blitt oppdatert sidan 2004. Planen er publisert på heimesida til kommunen, men er ikkje godt synleg. Årsaka til at arkivtenesta har valt å ikkje profilera arkivplanen sterkare, både internt og eksternt, er at arkivleiar vurderer delar av innhaldet som for dårleg og utdatert. I tillegg meier ho at planen ikkje er brukarvennleg slik den er i dag. Men når arkivtenesta har fullført den jobben dei no er i gang med, vil dei gjera planen kjent både internt og eksternt. I første omgang tenker leiar på å få lagt lenke til relevante delar av arkivplanen i kommunen sitt kvalitets- og avvikssystem, Kvalitetslosen. Då vil det vera enklare for saksbehandlarar innanfor ulike tenesteområde i kommunen å finna fram til det som er relevant og nyttig for dei. 19 Kommunen har ein om lag 5 år lang tradisjon med å leggja ut offentleg postliste, men legg ikkje ut dokument i fulltekst. Publikum må be om innsyn i dokumenta ut frå opplysningane i den elektroniske postjournalen. Arkivet kvalitetssikrar alt som blir lagt ut. Ved publisering skal programmet ACOS Innsyn brukast. Før postliste blir lagt ut, skal ho kontrollerast slik rutinen føreskriv. Skjerming av opplysningar underlagt teieplikt er særleg vektlagt. Det er saksbehandlarane sitt ansvar å passa på at inn- og utgåande dokument er vurderte med tanke på unntak på grunn av lovpålagd teieplikt. Det er Dokumentsenteret som publiserer journalen. Straks etter publisering er dei ansvarlege for å kontrollera den elektroniske varianten. Dokumentsenteret gir saksbehandlar tilbakemelding om feil som gjentar seg og om feil bruk av skjerming. Ordninga opnar såleis for gode moglegheiter for læring i kommunen. Det er også ei synleggjering av arkivtenesta internt. I samband med at det i Riksarkivarens si forskrift er fastsett nye reglar for bevaring og kassasjon for fylkeskommunale og kommunale arkiv, har IKA Rogaland tatt initiativ til å få i gang eit fellesprosjekt i fylket for å oppdatera arkivplanane på dette området. Prosjektet starta opp hausten 2014 og skal vera ferdig i løpet av 2015. I dette arbeidet deltar arkivleiar Lisa Reime Helgeland. For arkivmateriale skapt før 1.februar 2014 kan fylkeskommunen og kommunen søkja Riksarkivaren om å få bruka det regelverket for arkivavgrensing og kassasjon som var gjeldande før den nye forskrifta blei satt i verk. Det er mogleg å søkja om dispensasjon fram til 31. desember 2018. Kontrollpunkt Finst det ein plan for oppdatering/evt. hendingar som medfører oppdateringar? Blir rutinane i planen følgd i praksis? Regelverkskrav Kommentarar Arkivforskrifta IKA Rogaland har ei nettverksgruppe der Hå §2-2 og §3-20(g) kommune deltek og oppdaterer planen. Denne gruppa har møte ca. fire gonger i året. Arkivforskrifta §2-2 og §3-20 (g) Arkivforskrifta §2-6 (3) Er alle elektroniske fagsystem med journalføringsfunksjonar tekne med i arkivplanen? Er alle elektroniske Arkivforskrifta § fagsystem omtalt i 2-13 planen? (Arkivforskrifta §3-12 og Riksarkivaren si forskrift kap. IX § 3-2 nr. 6) og Riksarkivaren si forskrift kap. IX 3-2). Står det i arkivplanen Arkivforskrifta § kva type avgjerder 1-1 (2) og §21 rådmannen tek i forhold til dokumentasjon i Ja. Systema er kartlagde, jf. innsendte skjema i samband med tilsynet, men ikkje tekne inn i arkivplanen enda. Kommunen vil arbeida vidare med kartlegging av alle fagsystem, jf. samtale under tilsynet. Ja. 20 arkivet? Står det konkret i arkivplanen kva type avgjerder arkivleiar kan ta? Er det mogleg å sjå kor ofte planen er i bruk, dvs. kor ofte nokon loggar seg inn på den? Og kor ofte nokon ser på planen utan å logga seg inn? Kva område i planen er kommunen sjølv minst nøgd med? Kvifor? Kva område i planen er kommunen sjølv mest nøgd med? Kvifor? Arkivforskrifta § Ja. Ansvarsfordeling og -område går klart fram 1-1 (2) og §21 av planen. Planen inneheld også instruks for arkivmedarbeidarane. Pr. dags dato er det bare mogleg å sjå sist nokon gjorde endringar i arkivplanen (endringslogg). Brukargrensesnittet er ei utfordring. I tillegg har planen til no vore lite oppdatert og dermed lite i bruk/kjent i organisasjonen. Kommunen begynner å få på plass mange oppdaterte og gode rutinar som kan hjelpa både dokumentsenteret og saksbehandlarane i arbeidet. Vurdering: Statsarkivet merker seg at kommunen arbeider aktivt med å utvikla arkivplanen. Arbeidet ser ut til å vera godt forankra i gjeldande regelverk og i god arkivfagleg praksis. Kommunen har no starta opp eit omfattande arbeid med å få arkivfagleg relevante omtalar av alle dei elektroniske fagsystema som har vore eller er i bruk. 3.1.2 Behandling av post og journalføring Regelverkskrav: Kommunar skal bruka ein arkivnøkkel basert på K-kodesystemet (utarbeidd av Kommunenes sentralforbund). Arkivforskrifta § 2-3(1). System for elektronisk journal skal vera Noark-godkjent. Nye system skal vera godkjent av Riksarkivaren før dei blir tatt i bruk. (Arkivforskrifta § 2-9 og Riksarkivaren si forskrift kap. IX 2-1). Omtale: Kontrollpunkt Bruker kommunen arkivnøkkel? Skjer all journalføring og arkivering i Noark-godkjende system? Regelverk Arkivforskrifta § 2-3 (1)/ Kkodesystemet til KS Arkivforskrifta § 2-9 og Riksarkivaren si forskrift 21 Kommentarar Ja, K-kodar sidan 1991. Fram til og med 1990 brukte kommunen NKS Arkivnøkkel. Nei. Der det ikkje er Noark-godkjent system, har kommunen papirarkiv. For nokre av fagsystema har kommunen planar om tilkopling av Noark 5-kjerne kap. IX § 2-1 Kva fagsystem er dei mest kritiske med tanke på å ivareta journalføringsplikta? Har kommunen system som ikkje har funksjon for arkivering og journalføring, og som såleis ikkje inneheld journalføringspliktige saksdokument? (t.d. Socio, barnevern), medan for andre system løyser ein dette med integrasjon med sak-/arkivsystemet (t.d. Visma sin rekrutteringsmodul). Sjå meir under kvart enkelt fagsystem. Kommunen er ekstra merksame på alle system som inneheld rettigheitsdokumentasjon, som barnevern, PPT og ulike system som blir brukt i skulane. Riksarkivaren si forskrift kap. IX § 2-1 (2) Arkivforskrifta § 2-13 Riksarkivarens si forskrift kap. IX § 1-2, 1-3 og 3-2 (jf Kommunen arbeider med ei kartlegging Riksarkivaren av dette. si forskrift kap. IX § 2-1 (2). Kommunen har sentralisert postmottak og e-postmottak som Dokumentsenteret har ansvaret for. Rutinar for handsaming av dokument, post og e-post er nedskrivne. Desse rutinane presiserer mellom anna følgjande: Kva som er dei offisielle e-postadressane til kommunen; Kva dokument som skal journalførast; Kva ein kan senda vidare utan å journalføra; Kva ansvar saksbehandlar har. Det blir også understreka at ein ikkje skal oppgje private e-postadressar til eksterne som ønskjer å koma i kontakt med kommunen. Rutinane er å finna i «Rutine for bruk av elektronisk post for saksbehandlere i Hå kommune». Elektronisk postjournal er tilgjengeleg tre dagar etter journalføring. Journalen for dei siste 6 månadene er tilgjengeleg på nettet. For innsyn i dokument kan ein ta kontakt med Dokumentsenteret på telefon eller e-post. Vurdering: Statsarkivet vurderer kommunen sine ordningar slik at dei på alle vesentlege punkt er i samsvar med krava i lovgjevinga. Kommunen bør likevel vera særleg merksame på at det kan vera journalpostar i fagsystema som også skal journalførast. 3.1.3 Bevaring og kassasjon Regelverkskrav: Arkivforskrifta § 3-18, 3-19, 3-20 og 3-21. Omtale: Kommunen har gjennomført arkivavgrensing og kassasjon i samsvar med tidlegare gjeldande regelverk i samband med bortsetting av papirarkiv og overføring til depot (IKA Rogaland). Dei listefører materiale som blir kassert. 22 Pr. dags dato to elektroniske system deponert til IKA Rogaland: Kontor2000 versjon 5.2c (1997-2000), Kontor 2000 versjon 5.2c (2000-2006) Meir utfyllande informasjon om desse er å finna på IKA Rogaland si heimeside: http://ikarogaland.no/2010/09/12/oversikt-earkiv/ . Kassasjonsreglar og -fristar inngår ikkje i arkivplanen i dag, men IKA Rogaland arbeider med å tilpassa dei nye b/k-reglane til alle sine medlemskommunar (kap. IV.Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 og kap. V Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver). Desse vil i løpet av 2015 bli innlemma i Hå kommune sin arkivplan. Arkivleiar Lisa Reime Helgeland er med i Bevaring/kassasjonsgruppa til IKA Rogaland, og kommunen vil implementera dei nye reglane så snart dette arbeidet er ferdigstilt. Kontrollpunkt Finst det ein b-/k-plan med oversyn over kva som kan kasserast og kva som skal takast vare på? Regelverk Arkivforskrifta § 3-21m.fl. Kommentar Kommunen er med i gruppa som arbeider med nytt reglement for bevaring og kassasjon hos IKA, og vil implementera dei nye reglane så snart dette arbeidet er ferdigstilt. Vurdering: Statsarkivet merker seg at kommunen deltar aktivt i det interkommunale utviklingsarbeidet på dette området. Kommunen har ein praksis som er i samsvar med det som har vore gjeldande regelverkskrav fram til no. Personell som utfører dette arbeidet i ytre etat, bør kjenna godt til bevarings- og kassasjonsrutinar i kommunen. 3.2 Journalføring og organinterne dokument Regelverkskrav: Organinterne dokument skal organet registrera i journalen så langt organet finn det tenleg. Arkivforskrifta § 2-6. Omtale: For Hå kommune fordeler journalførte dokument seg slik for dei siste tre åra: I U N 13.178 10.842 2012 14.956 13.913 2013 15.736 13.458 2014 Tabell 1. Journalførte dokumenter fordelt på type. 23 X 331 248 271 1.762 1.788 2.399 Totalt 26.113 30.905 31.864 I – innkomande dokument N – interne dokument med oppfølging U – utgåande dokument X – interne dokumenter utan oppfølging Vurdering: Statsarkivet merker seg at det er stor skilnad på mengda av interne notat og inn- og utgåande dokument. Kommunen bør vurdera om dei har ein noko for restriktiv praksis når det gjelde journalføring av interne notat. Auke i X-notat kan skuldast at organisasjonen er blitt meir merksame på at dette er ein grei måte å ta inn informasjon på, anten for å ta vare på det på saka, eller for å spreie det vidare i organisasjonen. 3.3 Elektroniske arkiv 3.3.1 Sak-/arkivsystemet WebSak 6.8 Kommunen sitt sak-/arkivsystem omfattar berre basissystemet. Dette er eit Noark-godkjent system som blei tatt i bruk i 2009 og oppgradert til Noark 5 (versjon 6.8) i 2013. Sak/arkivsystemet har vore fullelektronisk frå 2007. Kommunen brukte Kontor 2000 frå 1998 fram til 2008 då dei tok i bruk WebSak. Dei starta med Forum WinSak i 1997 og konverterte dette til Kontor 2000 alt i 1998. Sak-/arkivsystemet fram til og med 2006 er tatt vare på på papir, og uttrekk er deponert hos IKA Rogaland10. Alle data frå tidlegare elektroniske system er konvertert til ein historisk base i WebSak som dekkjer perioden 1997-2008. Kommunen har ingen spesialmodular i systemet i dag, men frå 2016 skal dei få eigedomsmodulen. Arkivtenesta har ansvaret for at dokument blir konvertert til arkivformat (PDF/A) og lagra i Noark5-databasen.(Sjå elles: «Hå kommune. Rutine for bruk av elektronisk post for saksbehandlere i Hå kommune 06.06.2012»). Sak-/arkivsystemet har to innsynsmodular; ein filterbasert innsynsportal for innbyggjarane, og ein politikarportal med innlogging ved hjelp av min id. Kommunen har kjøpt inn ipadar slik at politikarane kan kommentera i saksdokument og vedlegg, både før og under møta. Saksdokument med påførte kommentarar kan delast med andre i drop Box. Kommunen har og eige skjemamottak for div. søknader direkte inn i sak/arkivsystemet. 3.3.2 ACOS CosDoc – elektronisk fagsystem for tenesteområda pleie- og omsorg, psykiatri, ergo/fysioterapi samt for tilsynslegar Systemet er ein elektronisk pasientjournal, dvs. ei samling av opplysingar om ein pasient i samband med helsehjelp for å sikra at dokumentasjonskrava i pasientjournalloven blir følgde. Pasientjournalen i CosDoc inneheld relevant og naudsynt informasjon om pasienten og om helsehjelpa, samt opplysingar som er naudsynte for å oppfylla meldeplikt eller opplysingsplikt 10 Frå 1997-2006 brukte kommunen Kontor2000 versjon 5.2c. Dette systemet er det gjort uttrekk frå som er deponert hos IKA Rogaland. 24 fastsette i lov eller i medhald av lov. Normalt skal det berre førast ein pasientjournal for kvar pasient innanfor ei verksemd, og denne skal brukast av alle typar helsepersonell som yt helsehjelp11. CosDoc blir brukt av personell i pleie- og omsorg, psykiatri, ergo/fysioterapi og av tilsynslegar. Det blir også nytta av økonomiavdelinga til fakturering, etterberekning og betalingsvedtak. Kommunen kontakta IKA Rogaland då dei tok systemet i bruk som fullelektronisk arkiv og fekk stadfesta at det var greitt så lenge alle forhold omkring systemet var godt dokumentert i kommunen sin arkivplan (jf. brev av 26.04.2006 frå IKA Rogaland til kommunen). CosDoc er oppbygd ut frå organisasjonskarta i dei ulike tenesteområda. Kvar avdeling har eit eige nummer=administrasjonseining. Tilgangsstyring vert gjort ut i frå administrasjonseininga og profesjon, dette kallast profil. Profilen er styrande for innhaldet i tilgangen. Ein skal berre ha tilgang til tenestemottakarane tilhøyrande aktuell avdeling. Dette er viktig for å unngå brot på teieplikta, samt ivareta personvernet. Høgskuleutdanna vil til dømes ha ein breiare tilgang enn ein fagarbeidar, innanfor administrasjonseininga ein arbeider ved. Alle tilsette ved dei ulike avdelingane skal ha skrivetilgang til hovudjournalen, og lesetilgang til aktuelle journalar ein treng for å kunna følgja opp tenestemottakarane. Dette er likt i alle avdelingar. Følgjande journalar vert brukt: «ergoterapijournal, fysioterapijournal, miljøterapijournal, sjukepleiejournal, legejournal, saksbehandlarjournal, frisklivsentral journal, psykisk helse journal, hverdagsrehabiliteringsjournal, økonomivederlagsjournal.» Saksbehandlingsprosessen: Det er leiarar i pleie og omsorg, psykiatri og rusvern som driv saksbehandling. Tilsynslegar har ikkje eit saksbehandlingsansvar, men kan koma med skriftleg melding som gir grunnlag for tildeling av tenester. Ergoterapien si saksbehandling føregår på NAV sine sider, og blir skanna inn i CosDoc. Fysioterapiavdelinga har ikkje saksbehandlingsansvar. Tenester som er pålagt ut frå lov (helse og omsorgsteneste loven) blir saksbehandla i CosDoc. All bruk av tvang og makt (pasientrettighetsloven og helse og omsorgstjeneste loven) blir også saksbehandla her. Det blir og betalingsvedtak ift. tenesta langtidsopphald institusjon. Saksbehandling i systemet føregår på følgjande måte: (jfr. Eigen rutine i Kvalitetslosen) Ved ny søknad: søknad skannast inn, ny tenestemottakar blir oppretta om han ikkje finst i systemet frå før. Søknaden blir lagt til ansvarleg leiar der tenesta skal bli gitt. Saksbehandlar føretek kartleggingsbesøk og fattar vedtak. I vedtaket framkjem det kva teneste som blir innvilga/avslått, vurdering, omfang og varigheit. Revurdering av vedtak: ved utløp av vedtak, men fortsatt behov, blir det føreteke ny behandling/saksbehandling av opprinneleg vedtak. Arkivdanningsprosessen: Systemet blir brukt til all type saksbehandling i pleie- og omsorgstenesta og i psykiatritenesta. Vedtak som blir fatta, ligg i ein eigen arkivsak i tenestemottakaren sin journal. I tillegg blir ei 11 http://www.kith.no/templates/kith_WebPage____569.aspx 25 signert papirutgåve lagt i arkivet i og med at CosDoc ikkje er fullverdig som arkiv. Systemet er ikkje Noark-godkjendt. Systemet blei tatt i bruk i 2006, og det erstatta då papirbaserte journalsystem. Systemet er ikkje kopla til kommunen sitt sak-/arkivsystem. Systemet har funksjon for journalføring, og all dokumentasjon i systemet blir bevart elektronisk, men noko blir det også tatt utskrift av på papir i tillegg. Grunnen til dette er arkivmessige krav. Ingen data i systemet blir sletta eller overskrivne, nye data blir lagt til fortløpande. Systemet har ein logg som syner kva som blir endra. Databasen er ikkje periodisert, og det er ikkje føretatt uttrekk til depot. To gonger i året sender kommunen inn IPLOS-rapportering til SSB og Helsedirektoratet. Ein gong i året blir det rapportert til Helsedirektoratet i forhold til øyeblikkeleg hjelp døgnplass. 3.3.3 ACOS IOP12 – elektronisk fagsystem for lærarar, barnehagetilsette og PP-tenesta Funksjonsområdet til dette fagsystemet er at kommunen skal kunna dokumentera individuelle opplæringsplanar i skular og barnehagar. Systemet har funksjon for journalføring, og blei tatt i bruk i januar 2013. Skal være Noark-godkjent. Då systemet kom, erstatta det eit papirbaserte ordningar. Data i systemet blir tatt vare på elektronisk. Kort fortalt går saksbehandlinga ut på at fagansvarleg(e) person(ar) dokumenterer individuelle opplæringsplanar. Barnehagebarn og elevar med sakkunnig vurdering som krev samarbeid på tvers av avdelingar, får oppretta ein IOP. På det einskilde barnet sin IOP kan foreldre, lærarar og andre som arbeider med barnet bli gitt tilgang til å lesa og/eller skriva i planen. Arkivdanningsprosessen er at fagansvarleg opprettar ein individuell opplæringsplan på barnet der relevant dokumentasjon blir samla. Skjermingsrutinane for personopplysningane er gode i og med at det er rutinar for kven som får lese og/eller skrivetilgang til kvar einskild plan. Nye data blir fortløpande lagde til i systemet. Men systemet manglar ein logg som syner kva som blir endra. Ingen data blir sletta eller overskrivne, og sanerte data blir ikkje overført til ein historisk base. Det skjer ingen rapporteringar frå systemet til andre instansar. 3.3.4 ACOS IP13– elektronisk fagsystem for helse- og sosialtenesta Funksjonsområdet til dette fagsystemet er at kommunen skal kunna dokumentera individuelle planar til brukarar som får tenester etter helse- og sosiallovgjevinga. I praksis vil det seia at systemet er å forstå som eit planverktøy. Det er berre den individuelle planen som er lagra i dette systemet, og kommunen har ein eigen rutine som omhandlar ansvarsforhold i arbeidet med slike planar. All saksbehandling skjer i elektronisk pasientjournal (ACOS CosDoc). Det inneber at når ein person søker om IP, blir søknaden behandla av koordinerande eining i kommunen i ACOS CosDoc. Her blir kartleggingsbesøk hos søkar og vedtak fatta. I ACOS IP 12 13 Individuelle OpplæringsPlanar Individuell Plan 26 blir det vidare planarbeidet dokumentert. I CosDoc blir søknader om IP skanna inn og behandla, og tenesta registrert. Sjølve den individuelle planen ligg i Acos IP. Dette systemet blei teke i bruk i 2013. Då systemet kom, erstatta det eit papirbasert med ulike typar individuelle planar. Alle aktive planar på overgangstidspunktet frå det papirbaserte til det elektroniske, blei konvertert over i ACOS IP. Data i ACOS IP blir bevart elektronisk. Systemet har skjermingsrutinane for personopplysningar via klart definert og avgrensa tilgangsstyring. Nye data blir fortløpande lagde til i systemet og det er ein logg som syner kva som blir endra. Ingen data blir sletta eller overskrivne. Det skjer ingen direkte rapporteringar frå systemet til SSB, men det blir rapportert via CosDoc der tenesta er registrert. 3.3.5 CGM14 – Journal (tidl. Winmed 3 Helsestasjon) – elektronisk fagsystem for helsesøster og jordmortenesta Funksjonsområdet til dette fagsystemet er at kommunen skal kunna dokumentera verksemda til helsestasjonsteneste, skulehelseteneste, svangerskapsomsorg, reisevaksinering og smittevern. Systemet har funksjon for journalføring, og blei først tatt i bruk i 1992/1993. Då systemet kom, erstatta det papirbaserte journalsystem. Data i systemet blir tatt vare på elektronisk med unntak av einskilde skjema frå sjukehus som blir arkivert på papir. Alt skjer på tre stader – tre linjer ut fra rådhuset. Alle system har meldingsteneste inn/ut. Får f.eks. epikrise tilbake, skanner inn, ikkje fullstendig, men OCR-behandla det som er av relevant info, som blir klypt ut og limt inn i journalen til pasienten. Papir tas vare på i tillegg. Dei medisinske opplysningane om pasienten skal vera tilgjengelege i journalen. Kort fortalt går saksbehandlinga ut på at fagansvarleg person (jordmor, helsesøster) dokumenterer planlagde og utførde konsultasjonar/tiltak. Arkivdanningsprosessen er at fagansvarleg opprettar ein journal på brukaren (barn og unge, fødde, gravide) der relevant dokumentasjon blir samla. Skjermingsrutinane for personopplysningane er gode i og med at kvar tilsett berre får tilgang til informasjon om brukarar i eiga avdeling. Nye data blir fortløpande lagde til i systemet. Men systemet manglar ein logg som syner kva som blir endra. Ingen data blir sletta eller overskrivne, og sanerte data blir ikkje overført til ein historisk base. Systemet er knytt opp mot norsk helsenett og felles kjernejournal. Det er ikkje rapporteringar frå systemet til andre instansar. 14 CompuGroup Medical. 27 3.3.6 CGM Journal (tidl. Winmed 3) – elektronisk fagsystem for allmennlegetenesta og fengselslegen Dette fagsystemet sitt funksjonsområde er å vera journalsystem for allmennlegane og fengselslegen og ivareta dokumentasjonsplikta deira i forhold til pasientopplysingar. I systemet finst all journalføring av konsultasjonar, henvisingar, reseptbehandling etc. Systemet blei teke i bruk i 2014 og erstatta då CMG Winmed 2. Winmed 2 eller andre elektroniske forløparar har vore i bruk sidan 1992. Alle data frå Winmed 2 er konvertert til Winmed 3. Systemet blei tatt i bruk 1992/1993. Alle data er konvertert til det nye systemet. All dokumentasjon blir liggjande i programmet. Det blir med nokre unntak skrive ut papirkopi av ulike tilvisingar i og med at ikkje alle legekontoret samarbeider med har kompatible og sikre elektroniske løysingar. Nye data blir fortløpande lagde til i systemet, men det manglar ein logg som syner kva som blir endra. Sanerte data blir ikkje overført til ein historisk base. Ingen data blir overskrivne/sletta. Systemet er knytt opp mot Norsk Helsenett og felles kjernejournal. Det er ikkje rapporteringar frå systemet til andre instansar. 3.3.7 CGM Winmed Asyl – elektronisk fagsystem for asyltenesta Funksjonsområdet til dette fagsystemet er å vera journalsystem for asyltenesta. Kommunen skal i nær framtid truleg skifta til Winmed 3. Alle data frå det noverande systemet vil då bli konvertert. Systemet blei tatt i bruk ca. 2005. Systemet blir brukt av helsesøster, lege og sjukepleiar som er knytt til asylmottaket. Mottaket blir drifta av Hero og får tilsendt papirjournal frå transittmottak eller andre mottak. Desse journalane blir arkiverte (skanna inn i systemet) og evt. sendt vidare om personen flyttar frå kommunen. Dersom ein person drar tilbake til heimlandet sitt friviljug, ved uttransportering eller «forsvinn» frå mottaket, blir journalen arkivert på mottaket. Oppgradering av systemet er under planlegging og skjer truleg i løpet av neste år. Fylktningane blir registrert på asylnummer tildelt frå nasjonalt asylsøkerregister. Helsesøster/sjukepleiar/lege skriv i journalen når pasienten er på kontoret for å samkjøra informasjonen mellom dei som jobbar med dei på asylmottaket. Helsesøster bruker i tillegg WinMed helsestasjon for relevante opplysingar/journalføringar vedrørande helsestasjonskonsultasjonar. Lege brukar i tillegg WinMed legesystem for relevante opplysingar. Systemet har skjermingsrutinar for personopplysningar. Nye data blir lagde til fortløpande. Men systemet har ingen logg som syner kva som blir endra. Ingen data blir sletta og sanerte data blir ikkje overførde til historisk base. 28 3.3.8 EM-Software EL-guide – elektronisk fagsystem for Hå gamle prestegard Funksjonsområdet til dette fagsystemet er å dokumentera butikk, lager og kafédrift ved kunstog kulturinstitusjonen Hå gamle prestegard. Systemet inneheld oversyn over informasjon om leverandører (kunstnarar i kommisjon), kva type varer som er for sal og oversyn over varelager. Alle gjenstandar som er til sals har eit individuelt nummer. Saksbehandlingsprosessen: Leverandørarkiv blir oppretta fortløpande. Nye varer blir lagt inn og kontrollert. Leverandører får liste tilsendt i elektronisk for kontroll. Alt sal skjer via El-guide i opningstida og 2 personar gjennomgår denne. Dagsrapport blir tatt ut av systemet og kontrollert påfølgjande dag. Dagsoppgjeret blir fysisk sendt til kommunekassen. 1 gong i månaden månadsoppgjer som to kontrollerer. 1 gong i året liste over heile varebehandlinga (telijng og kontroll). Systemet har vore i bruk sidan 2003. Tidlegare hadde ein eit anna system frå 1998 til 2003. Dette systemet er ikkje konvertert til dagens, men ved overgangen blei varebehaldninga konvertert. Nye data blir lagt til fortløpande i systemet. Data blir sletta/overskrivne ved retur av varer eller ved prisendring frå leverandør eller endring når nye varer blir tatt inn. Systemet har ein logg som syner kva som blir endra. 3.3.9 Gemini Terreng – elektronisk fagsystem for kommunalteknisk avdeling Dette fagsystemet blir brukt til å utvikla prosjekt knytte til veg, vatn og avlaup. I tillegg til å prosjektera anlegg, blir systemet og brukt til å framstilla presentasjonar. Systemet kan kopla filer frå kartsystema og bruka desse som bakgrunn i programmet. Alle data blir lagra elektronisk. Systemet blei tatt i bruk rundt 2000. Data i systemet bevart elektronisk i mappestruktur, dvs. ei mappe med fleire filtypar til kvart prosjekt. Systemet har ikkje funksjonar for journalføring og det er ikkje kopla til sak-/arkivsystemet i kommunen. Data blir sletta/overskrivne. Før ein opnar prosjektet i ein annan versjon eller frå ein annan person tar ein kopi for å unngå tap av data i tilfelle sletting blir ukorrekt. Nye data blir lagt til fortløpande. 3.3.10 Gemini VA – elektronisk fagsystem for kommunalteknisk avdeling Dette fagsystemet blir brukt som database for den kommunale vann- og avlaupsinfrastrukturen. Systemet blir brukt til å planleggja og styra drift og vedlikehald, registrera avvik, leidningsbrot m.v. og for å ha oversyn over den generelle tilstanden på ledningsnettet. I systemet blir eigedomsinformasjon kopla mot kart og matrikkel samt kopling av fleire typar filer som blir brukt som bakgrunn i programmet. Saksbehandlingsprosessen går ut på å registrera nye leidningar og oppdatera gamle data i systemet. 29 Systemet blei tatt i bruk rundt 2000. Det har ikkje funksjonar for journalføring, men data blir tatt vare på elektronisk (Access-database). Data blir berre unntaksvis sletta/overskrivne ved feil med inntasting. Sanerte data blir overført til historisk base. Systemet har ein logg som syner kva som blir endra. Nye data blir lagt til fortløpande. Systemet er ikkje kopla til sak/arkivsystemet i kommunen. 3.3.11 IST Hypernet Barnehage – elektronisk fagsystem for barnehagar Funksjonsområdet til dette fagsystemet er at kommunen skal kunna dokumentera opptak i barnehagar og foreldrebetaling. Systemet har journalføringsfunksjon og blei tatt i bruk i 2015. Då systemet kom, erstatta det eit anna elektronisk system, Wisma barnehage (ca. 2004-2014). Data frå dette systemet ligg i kommunen sitt sak-/arkivsystem WebSak. Styrar i kvar barnehage har tilgang til sine mapper i dette systemet, men det er sentralt i kommunen søknader om barnehageplass blir godkjent. Sjølve tildelinga av plass, endringa av plass og oppseiing av plass er det styraren i den einskilde barnehagen som administrerer. Systemet inneheld oversikt over barn som har fått tildelt barnehageplass ,og barn som står på venteliste. I tillegg finn ein familiebilete og fakturaer. Foreldre kan logga seg inn på sitt barn. Både tildeling og oppseiing av plass føregår i systemet. Sjølve barnehagemappene blir lagra på papir. Kvar søknad blir lagra i ein historisk del i Hypernet. Nye data blir lagt til fortløpande i systemet og det har ein logg som syner kva som blir endra. Sanerte data blir overført til ein historisk base. Ingen data blir overskrivne eller sletta. Sensitive opplysingar blir sendt og lagra i barnet si mappe. 3.3.12 ISY ProAktiv– elektronisk fagsystem for kommunalteknisk avdeling Funksjonsområdet til dette fagsystemet er å kopla eigedomsopplysingar med ulike abonnement mot kart og matrikkel. Fagområda som blir omfatta er: vatn, avløp, renovasjon, vassmålar, feiing og tilsyn. Systemet har ikkje funksjon for journalføring. Saksbehandlingsprosess: Løpande ajourhald og overføring av data til Visma ifm fakturering. Innhaldet i systemet er eigedomsinformasjon med ulike abonnement. Vareregister med prisar. Data blir lagra i ein Sql-database. Systemet blei tatt i bruk ca. 2000. Nye data blir fortløpande lagt til og data blir berre unntaksvis sletta/overskrivne. Vanlegvis set ein «til-dato» for det som ikkje skal gjelda lenger. Sanerte data blir ikkje overført til historisk base og systemet har ikkje ein logg som syner kva som blir endra. 3.3.13 Its learning – elektronisk fagsystem for grunnskule Systemet blir brukt i undervisning. Det er eit mappesystem der lærarar planlegg undervisning, elevar leverer lekser og samlar dokumentasjon. Systemet inneheld ulike arbeidsdokument i skulearbeidet. Pålogginga skjer gjennom Feide. 30 Systemet blei tatt i bruk ca. 2005. Data i systemet blir tatt vare på elektronisk som database hos its learning. Det er kontraktfesta eigarskap til informasjonen i fagsystemet, men det er its learning som tar back-up. Eleven sin brukarkonto kan slettast når eleven går ut av grunnskulen. Alt som er relevant for eleven blir skrive ut på papir og arkivert i elevmappa. Det er ingen relasjon mellom fagsystemet og kommunen sitt sak-/arkivsystem. Systemet har ikkje hatt forløparar på papir- eller i elektronisk form. 3.3.14 KDO Shift Manager – elektronisk fagsystem for pleie- og omsorg og for barnehagane Shift-Manager er eit turnusprogram der ein kan driva arbeidsplanlegging og personalstyring. Systemet inneheld også modulen Web-portal. Dette er dei tilsette si nettside i forhold til korrespondanse med leiar ift. fråværsregistrering, ekstravaktønske, godkjenning av løn og liknande. Programmet inneheld personalia og lønnsopplysingar om tilsette i tenesteområda innanfor barnehage og pleie og omsorg med unntak av administrasjonen. Arkivdanningsprosessen: Programmet blir brukt i alt turnusarbeid og til føringar av fråvær og innleige av personale. Alle tilsette brukar systemet til å korrespondera om lønn, fri, ekstravakt etc. i Web-portalen. Leiar godkjenner dei tilsette si løn i systemet. Kvar leiar har ansvar for sine avdelingar. Systemet blei tatt i bruk i 2003 og erstatta då eit papirbasert. Relevant informasjon frå dette blei lagt inn i Shift Manager. Nye data blir lagt til fortløpande. Det blir ikkje tatt utskrift frå fagsystemet som blir bevart på papir. Systemet er ikkje relatert til kommunen sitt sak-/arkivsystem. Det finst ikkje funksjonar for journalføring i systemet og data blir bevart elektronisk. Data i systemet blir sletta/overskrivne. Det inneber at når tilsette sluttar i kommunen, blir dei deaktivert i programmet. Det skjer ingen rapporteringar til andre instansar. 3.3.15 KvalitetsLosen – elektronisk fagsystem for pleie- og omsorg og for avviks- og kvalitetssystemet i kommunen Kvalitetslosen er avviks- og kvalitetssystem for Hå kommune og inneheld styringsdokument, rutinar, prosedyrar og skjema. Alle tenesteområde i Hå kommune brukar systemet. Det er i dagleg bruk som oppslagsverk for alle tilsette. Systemet inneheld også skjemadatabasen til kommunen. Systemet inneheld ikkje personopplysingar. Personal- og organisasjonsavdelinga har overordna ansvar for databasen og kvart tenesteområde har fagansvar for eigen dokumentasjon. Jæren Everk KF har lesetilgang, men dei har sitt eige system for drift. 31 Arkivdanningsprosessar: Systemet har ikkje funksjon for journalføring. Men systemet har ein logg som viser kva som blir endra. Kvalitetslosen er ikkje eigentleg eit produksjonsverktøy, men eit publikasjonsverktøy. Unntaket er avvikshandteringa. Systemet blei tatt i bruk i 2012 og erstatta då eit papirbasert system. For personal- og organisasjon og HMS har ein bevart fysisk kopi av avslutta elektronisk kvalitetssystem (intranett). Kvalitetslosen bygger på saksbehandling av de ulike rutinar i sak/arkivsystemet. Avvikshandteringar som blir registrert i systemet skal printast ut og arkiverast i kommunen sitt sak-/arkivsystem. Kvalitetslosen ventar på svar frå Riksarkivaren for å få systemet godkjent. 3.3.16 ROSY – elektronisk fagsystem for tekniske saker og næring Fagområdet veg brukar systemet for å dokumentera plassering av skilt, humpar etc. i vegsystemet. Systemet inneheld informasjon om søknader om graveløyve, vegvedlikehald m.v. Det er ikkje funksjon for journalføring. Nye data blir lagt til fortløpande, og det er ingen loggfunksjon. Systemet blei tatt i bruk i 1995. Det skjer ingen rapporteringar frå systemet til andre system. 3.3.17 Speedamin – elektronisk fagsystem for kulturskulen Fagsystemet er web-basert. Kvar enkelt elev eller lærar er ein brukar. Elevar legg brukaropplysingar direkte inn i systemet ved webpåmelding til kulturskulen. Lærarar/administrasjon legg timeplanen direkte i systemet. Kommunikasjon med elev/lærar kan føregå via e-post og SMS. All korrespondanse frå kulturskulen via dette systemet blir loggført og ligg tilknytta elev/lærar/brukar. E-postkommunikasjon via programmet går som «blindkopi» til mottakar dersom det blir sendt ut til fleire. Fagsystemet har mange moglegheiter og funksjonalitetar, og kulturskulen utnyttar per i dag ikkje alle desse. Det er leiar av kulturskulen som styrer opptaket på dei ulike faga. Følgjande informasjon om elevar blir registrert: namn, namn på minimum ein føresett, bustad, skule, mobiltelefon, e-post og kva eleven søkjer om plass på. Kommunen har i dag to superbrukarar av systemet, leiar og sekretær for kulturskulen. Desse har tilgang til all informasjon i systemet. Lærarar får opp oversyn over sine elevar og kan leggja ut timeplanar og kommunisera med elevane sine. Elevar har berre tilgang til opplysningar om seg sjølve. Systemet har definert skulekops som ekstern brukar, og det inneber at leiar får lesetilgang slik at han kan sjå kva elevar som går i kulturskulen gjennom korps. Systemet blei tatt i bruk i 2014 og erstatta då Visma kulturskule som hadde vore i bruk frå ca. 2000 til våren 2014. Alle data frå Visma kulturskule blei konvertert til Speedamin. 32 Nye data blir lagt til fortløpande i systemet og det har ein logg som syner kva opplysningar som blir endra og av kven. Ingen data blir sletta eller overskrivne. Sanerte data blir ikkje overført til ein historisk base. Back up blir tatt kvar time, og hovudbackup av alt kvar dag. Fagsystemet gir fullstendig oversyn over relevante personalia om elevane, både om dei som søkjer seg inn, og om dei som er tatt opp. Det står kor lenge ein elev har stått på venteliste, kva fag den einskilde elev går på og har gått på tidlegare. Kulturskulen rapporterer til Grunnskolenes informasjonssystem (GSI). Frå Speedadmin. kan ein trekkja ut grunnlagsmateriale som må førast inn i GSI manuelt. 3.3.18 Socio – elektronisk fagsystem for sosialtenesta (NAV og kommunal gjeldsrådgjevar) Socio er eit saksbehandlarsystem som dokumenterer brukarane sine inntekter og utgifter. Ut frå desse opplysingane blir det fatta vedtak. All saksbehandling føregår i systemet, men det finst også eit papirarkiv ved NAV. Systemet blei tatt i bruk i 2000 og det erstatta då eit papirbasert system. Nye data blir lagt til fortløpande. Ingen data blir sletta eller overskrivne. Systemet har ikkje logg som syner kva som blir endra. Sanerte data blir ikkje overført til historisk base. I løpet av hausten vil Hå kommune ta i bruk ein Noark 5-basert versjon av Socio, og dermed gå over til fullelektronisk arkiv for dette området. Det skjer rapportering frå systemet til SSB, Kostra og Fylkesmannen. 3.3.19 Visma barnehage – elektronisk fagsystem for barnehagane Dette systemet er ikkje lenger i bruk (jf. IST Hypernet), men blei frå 2004 brukt av barnehagane i kommunen. Saksbehandlingsprosessen systemet dokumenterer er opptak til barnehagar. Kommunen behandlar søknader og sender ut tilbods- og avslagsbrev til søkarane. Svar på tilbod blei importert til ACOS WebSak. Det er ein SQL-database der nye data blir lagt til fortløpande og der det finst ein logg som syner kva som blir endra. Sanerte data blir overført til ein historisk base. Ingen data blir sletta eller overskrivne. All arkivverdig dokumentasjon blir arkivert i kommunens sitt sak-/arkivsystem, ACOS WebSak. Sensitive opplysingar blir arkivert i barnemappa. Desse ligg som eigne mapper i Websak utan dokument. Dokumenta blir skrivne ut på papir og lagra i arkivskap. 3.3.20 Visma Enterprise Faktura og Økonomi – elektronisk fagsystem for rekneskapsavdelinga Dette er eit rekneskapssystem som blir brukt til å produsera faktura og vedlegg, til hovudbokføringar og til budsjett. Rekneskapssjefen i kommunen er fagleg ansvarleg, men systemet blir brukt av alle tenesteområda. Systemet er ein SQL-database og blei tatt i bruk 33 rundt år 2000. Det har ikkje journalføringsfunksjonar. Nye data blir lagt til fortløpande, ingen data blir sletta eller overskrivne. Systemet inneheld ikkje personsensitive opplysingar. 3.3.21 Visma Enterprise – elektronisk fagsystem for lønnsavdelinga Dette er eit lønns- og personaldatasystem som dokumenterer rekruttering, lønn og fråvær. Det inneheld web-modular for timelister, fråvær og ferie. Turnussystemet (sjå 3.3.14) er integrert. Systemet blei tatt i bruk 1. januar 2002 og erstatta då Kontor 2000 som hadde vore i bruk for rekrutteringsdelen frå 2002 til 2006. Før den tid nytta ein eit papirbasert system. Informasjon om rekruttering blir overført til WebSak – utlysinga lagar sak som inneheld søkjerliste, stadfesting av tilbod, tilsetjing. Tilsetjingar blir kjørt i Visma Enterprise. Det inneber at heile prosessen (rekruttering, utlysing, stadfesting til søkjar, søkjerliste, tilsetjings- og avslagsbrev) blir kjørt i Visma Enterprise og arkivverdige dokument blir automatisk overført til WebSak. Kvart av kommunen sine tenesteområde og stab har ansvar for eigne saker. Dette blir regulert via tilgangskontroll. 3.3.22 Visma Familia – elektronisk fagsystem for barnevernet Familia er eit elektronisk fagsystem for barnevernstenesta. Det skal dokumentera saksbehandling og tiltak etter barnevernstenesteloven. Systemet blir brukt av barneverntenesta sine saksbehandlarar og har følgjande modular: klient, melding, undersøkelse, journal, postjournal, vedtak og engasjement. Saksbehandling i systemet føregår slik: ny klient blir registrert inn og får eit klientnummer (løpenummer). Deretter blir naudsynte personopplysningar, årsak til undersøking og konklusjon med tanke på vidare undersøkingar notert. Meldingar og undersøkingar blir registrert med eigne saksnummer som blir knytt til klientnummeret. Systemet har funksjonar for journalføring. Databasen blir ikkje periodisert. Det skjer ikkje overskriving av data i vedtaksmodulen. Data i registerdel kan ikkje endrast, men tilknytte tekstdokument kan slettast. Dette bli i så fall logga. Registrerte vedtak, avgjerder og opplysingar om avgjerder er det ikkje mogleg for saksbehandlarar å endra på. Det er heller ikkje mogleg å gjøra endringar i ferdigstilte utgåande brev. Men når det gjeld personopplysningar i Klientmodulen, kan følgjande endrast: namn, adresse, telefonnummer, epostadresse. Det er også mogleg for saksbehandlarar å endra på tiltakstype og meldingstype i meldingsmodulen. Det er ikkje føretatt avlevering eller deponering til arkivtjenesta. I klientmappene ligg alle opplysingar i saken på papir. Kvart år blir det tatt utskrift av journal og av oversyn over økonomiske utbetalingar som går via Familia. Systemet inneheld klientopplysinger, tiltaksopplysningar, journal, vedtak osv. Alle dokument som kjem inn og går ut blir registrert samt interne vurderingar. Systemet blei tatt i bruk i 2008. Tidlegare brukte barnevernstenesten systemet "BV-pro". All relevant dokumentasjon i 34 aktive saker blei konvertert til Familia og i tillegg skrive ut på papir i og med at systemet ikkje var godkjent for langtidslagring. Opplysingar om saksbehandling, dvs. dokumentasjon på at lovkrav blir oppfylt, blir rapportert til fylkesmannen manuelt. Statistisk sentralbyrå mottar data om namn, fødselsnummer, tiltak, plassering i/utanfor familien. Sistnemnde rapportering går via Kostra15 i form av filuttrekk. 3.3.23 Visma Flyktning og vaksenopplæring – elektronisk fagsystem for Hå opplæringssenter I systemet blir nye flyktningar registert. Tiltak og fråvær i introduksjonsprogrammet blir journalført. Vedtak om deltaking i introduksjonsprogrammet blir registrert, og det blir også vedtak om permisjonar m.m. samt utbetaling av introduksjonsstønad. Det er Hå opplæringssenter som bruker systemet. Dei tilbyr opplæring i norsk og samfunnskunnskap, og introduksjonsprogram. Systemet dokumenterer/støtter: Utbetaling av introduksjonsstønad, introduksjonstiltak og fråvær, kurs i norsk og samfunnskunnskap, frammøte timar og fråvær, personopplysingar for brukarar/deltakarar, individuell plan for deltakarar, saksbehandling, vedtak etter Lov om introduksjonsordning samt norskopplæring for nytilkomne innvandrarar (introduksjonsloven). Data blir overført til Nasjonalt IntroduksjonsRegister (NIR). Systemet blir brukt av dei einskilde saksbehandlarane til registrering av deltakarar, vedtaksskriving, generering av utbetalingsplanar, påføring av fråvær, registrering av tiltak, brevskriving, utbetaling av lønn, rapporteringar til NIR, søknader om tilskot m.m. Arkivdanning innanfor vaksenopplæring føregår slik: Rådgjevar har ansvar for å leggja inn personopplysingane til deltakarane for å plassera dei på kurs. Deltakarane får innkalling til kurs via SMS, e-post eller brev som blir oppretta automatisk i systemet. Breva blir skrivne ut og postlagt. Frammøtte blir registrert automatisk, og lærerar registrerer fråvær. Samfunnskunnskapskoordinator registrerer fråvær på deltakarane i samfunnskunnskap. Flyktningeteam registrerer fråvær på deltakarar i introduksjonsprogram. Inntaksansvarleg opprettar grupper for alle deltakarane, og tiltak for deltakarane i introduksjonsprogram som går på norskkurs. Leiar tar ut vedtak etter lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nytilkomne innvandrarar (introduksjonsloven). Vedtaka blir skrivne ut og send deltakarane pr. post. Lærarane opprettar og registrerer individuell plan for deltakarane, etter lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nytilkomne innvandrarar (introduksjonsloven). Både lærarar, inntaksansvarleg, rådgjevar, fakturaansvarleg og sekretæren ved opplæringssenteret kan senda SMS, e-post og brev til deltakarane. Lærarane, rådgjevarar og fakturaansvarleg har avgrensa tilgang til data. Sekretæren er registrert som superbrukar og NIR-ansvarleg og leiar er registrert som «db-owner – security, admin». Det inneber at han 15 KOmmune-STat-RApportering er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Se https://www.regjeringen.no/nb/tema/kommuner-ogregioner/kommuneokonomi/kostra/id1233/ 35 blant anna kan gi rettar til systembrukarar. Det siste inkluderer ikkje tilgang til databasen (IKT-ansvarlig har ansvar for databasen). NIR-ansvarleg registrerer systembrukarar, gir rettar til systembrukearar, overfører data til nasjonalregister (NIR), løyser ev. problem enten saman med IKT-ansvarleg eller med systemsupport til Visma eller NIR. Innanfor NAV-team flyktning er rutinane slik: Hovudsaksbehandlingssystemet til NAV er det statlige systemet Arena. Arena har ikkje funksjonar som kan nyttast til gjennomføring av eit introduksjonsprogram, difor brukar ein einskilde funksjonar i velferd flyktning til dette. Team flyktning brukar datasystemet fortrinnsvis i samband med den første busettingsperiode samt til gjennomføring av kommunen sitt introduksjonsprogram. Ved busetting av ein person, blir personen lagt inn med personopplysingar i systemet. Dei første brevjournalane er knytt til dette systemet. Vedtak og innkomne søknader blir registrert. Kvart vedtak blir arkivert i personmappa til deltakarane, originaldokument blir sendt ut til deltakar av merkantilt personale. Fråværsføring knytt til deltaking i introduksjonsprogrammet blir utført i systemet. Team flyktning fører også fråvær frå norskopplæringa når personane er deltakarar i introduksjonsprogrammet. Fråværet blir notert ut frå innleverte deltakarlister frå deltakarane («timelister»). Registreringsskjemaa blir arkivert ved NAV Hå. Krav om integreringstilskot år 1: Krav blir generert i systemet, og blir automatisk knytt opp til brukar. Krava blir oversendt IMDi og kopi blir oversendt til Økonomiavdelinga i kommunen. Rettleiarar ved team flyktning har saksbehandlingsrettar, teamleiar og ein person til har utvida tilgangar. Rapportering og synkronisering av data til NIR: teamleiar utfører denne oppgåva kvar veke. Alle tiltak og vedtak blir oversendt til Nasjonalt introduksjonsregister. Saksbehandlingsrutinar 1. Saksgang for nybegynnarar: Utfylling og registrering av søknad. Kartlegging og samtale. Registrering på venteliste. Plassering på kurs. Vedtak om opplæring blir tatt ut. Informasjon om kursstart blir sendt til deltakaren via SMS, e-post eller brev. Vedtaksbrev blir sendt til deltakaren. 2. Saksgang for vidaregåande: Sjekk av brukte timer av kvoten på 600 timer. Melding til lærer ang behov for søknad om behovsprøvde timer. Utfylling av søknadsskjemaet ved deltakaren. Registrering av søknad i systemet ved NIR-ansvarlig. Vedtak om behovsprøvde timer ved inspektør. Vedtak blir sendt til deltakaren. Kommunen har skjermingsrutinar for personopplysingar. Dette er kopla til dei tilgangane som tilsette har ut frå funksjonane sine. Superbrukarar har tilgang til å endra på personbiletet i større grad enn saksbehandlarar. Det er også mogleg å skjerma lesar-/skrivetilgang i systemet. 36 Det finst journalføringsfunksjonar. Det er ikkje sett periodeskilje. Journalføring blir låst etter tre dagar og kan også låsast manuelt umiddelbart. Brukarlogg blir ført. Data blir oppbevart med full historikk også for avslutta personar. Datainnhald omfattar personopplysingar knytt til brukarar/deltakarar, og rettskrav om opplæring i norsk og samfunnskunnskap, og introduksjonsprogram m.v. (sjå funksjon). Systemet blei tatt i bruk i august 2015. Ingen forløpar, bare på papir. Data blir rapportert til Nasjonalt IntroduksjonsRegister (NIR). Data blir fortrinnsvis rapporterte direkte frå fagsystemet og over til NIR. NIR har ein tidsfrist på registrering av data på 2 månader. Tiltak og vedtak utover denne fristen må registrerast manuelt i NIR etter at IMDI har gitt etterregistreringstilgang. Velferd flyktning importerer berre data frå NIR. Ikkje alle opplysingar blir rapportert, mykje ligg framleis utelukkande i systemet. Filuttrekk over alle deltakere i introduksjonsprogrammet blir sendt til lønnsavdeling for lønnsutbetaling ein gang pr. måned. Det blir også rapportert årlig til SSB med filuttrekk (klientopplysingar, stønadsopplysingar). Videre blir det to ganger årleg sendt statistikk over deltakartall, tall på kurs osv. til Fylkesmannen. Databasen er MSQL. Dokument i systemet blir tatt vare på i word-format. Data ligg på kommunen sine servere og på eksterne. NAV får tilgang via Citrix Terminalserver. 3.3.24 Visma kulturskule – elektronisk fagsystem for kulturskulen Dette systemet er frå 2013 erstatta av Speedadmin (sjå 3.3.17). Det hadde då vore i bruk frå ca. 2000. Det er ein database over elevar, føresette og lærarar ved kulturskulen. Databasen gav grunnlag for timeplanlegging og fakturering. Søknader om plass i kulturskulen kom inn gjennom søknadsportalen til kommunen og blei deretter importerte i denne databasen. Søknadene blei arkiverte i web-sak før dei blei importerte i Visma kulturskule. Systemet har ikkje funksjon for journalføring. Men systemet har logg som viser endringar. Nye data blir lagt til fortløpande, og data blir ikkje sletta eller overskrivne. Databasen ligg på kommunen sin server, og det blir tatt backup som elles for dei kommunale systema der. Det err berre leiar og sekretær som har tilgang til databasen. På grunn av aukande misnøye med systemet, både i Hå og andre kommunar, har ein vald å skifta dette systemet ut med eit anna. 3.3.25 Visma PPI– elektronisk fagsystem for PP-tenesta (PPT) PPI fungerer både som klientjournal og saksbehandlingssystem for PPT-planar. Det blir brukt av alle tilsette i denne eininga. Registrering av ny sak føregår slik: Alle saker får tildelt eit journal- og eit saksnummer. Følgjande informasjon om klientar blir skriven inn: fødselsdato, månad og -år, førenamn og etternamn, kort omtale av tilvisingsgrunn og kva ein ønskjer hjelp til, instans som har tilvist (føresatt, skule, etc.), kontaktperson og dato saken blei mottatt på PPT. Etter at registrering er føretatt, blir alle nye saker gjennomgått og tidspunkt for oppstart blir av PPT-leiar. Ein saksbehandlar får tildelt saka, følger opp med å verifisera opplysingane og startar opp korrespondanse og vidare journalføring. 37 Kommunen har gode skjermingsrutinar for personopplysningar i fagsystemet i og med at det er naudsynt med brukarnamn og passord for å få tilgang. Kven som får tilgang til kva i systemet, er strengt regulert. PPI har journalføringsfunksjonar. Det blir ikkje satt periodeskilje. Saksnummer følgjer personen heile perioden. Systemet blei tatt i bruk i 2000 åtte år etter at nye forskrifter for PPT blei vedtatt. Det erstatta då ein papirbasert journal. Tidlegare, dvs. før år 2001, blei avslutta saker overført til fjernarkiv inne i PPI. Her blei sakskortet bevart, men programmet sletta automatisk elektronisk journal. Dette blir ikkje gjort lenger ettersom elektronisk journal skal oppbevarast. Etter 2002 blir nye data lagt til fortløpande i systemet. Det er ikkje føretatt uttrekk. Systemet inneheld notat og brev på alle klientane (testnotat, telefonsamtalar, innkallingar, sakkyndige vurderingar etc.). Følgjande informasjon om klientar blir skrivne inn: fødselsdato, -månad og -år, for- og etternamn, kort omtale av tilvisingsgrunn og kva ein ønskjer hjelp til, instans som har tilvist (føresette, skule, etc.), kontaktperson, dato saka ble mottatt på PPT. Alle dokument blir skrivne ut og lagra på papir sidan systemet ikkje er Noark-godkjent. Det skjer ingen rapporteringar frå systemet til andre. Det er heller ingen dataflyt til eller frå andre system, alt blir tasta inn på ny. Systemet er ein relasjonsdatabase med moglegheiter for å skapa tilknytte tekstdokument i word. 3.3.26 Visma skole – elektronisk fagsystem for etatskontoret og skulane i kommunen Dette er sit system som har informasjon om tilsette lærarar, om elevar og føresette samt om SFO16 og skuleskyss. Det blir også brukt som grunnlag for fakturering av SFO. Her finst også fråværsoversyn for elevane og oversyn over skyssruter. Fagsystemet har ikkje funksjonar for journalføring. Systemet blei tatt i bruk 29. oktober 2009. Data i systemet blir tatt vare på elektronisk. Nye data blir lagt til fortløpande, dvs. at elevar fire gonger årleg blir importert gjennom ei fil frå Folkeregisteret. Oppretting av personal kjem til gjennom oppdatering frå Lønnsregisteret til Lønnsavdelinga. Data vedrørande nasjonale prøvar blir overført til sentralt hald. Ungdomsskulane sender data til VIGO. Det er ikkje andre relasjonar mellom Visma skole og its learning enn at elevane må leggjast inn i Visma for å få FEIDE-passord. Karakterar og fråvær blir skrive ut og lagre på papir sidan systemet ikkje er Noark-godkjent. 3.4 Oppsummering elektroniske fagsystem Kommunen må sikra at alle elektroniske fagsystem er omtalt i arkivplanen, og så langt råd er, Noark-godkjent. På noko lengre sikt bør det også utarbeidast systemspesifikke bevarings-og 16 Skulefritidsordning 38 kassasjonskriterum for innhaldet i desse. Statsarkivet merker seg at kommunen deltar i IKA Rogaland sitt arbeid med dette. Kommunen har gode backup-rutinar for å hindra tap av data som følgje av feil i utstyr eller programvare, utilsikta sletting frå brukar si side eller sabotasje/herverk/øydelegging. Skjermingsrutinane for personopplysningane er gode i og med at det utelukkande er dei som utfører tenester i forhold til bestemte brukarar, som har tilgang. Følgjande system er omfatta av kommunen sine daglege backup-rutinar: ACOS WebSak ACOS CosDoc CMG – Journal Helsestasjon CMG – Journal Legesystem CMG – Winmed Asyl EM-Software EL-guide Gemini Terreng Gemini VA IST Hypernet Barnehage ISY ProAktiv KDO Shift Manager ROSY Socio Visma Barnehage Visma Enterprise Faktura og Økonomi Visma Enterprise HRM Visma Familia Visma Flyktning og voksenopplæring Visma Kulturskole Visma PPI Visma Skole Følgjande fagsystem blir ikkje drifta av kommunen: ACOS IOP – drifta av ACOS ACOS IP – drifta av ACOS its learning – drifta av its learning KvalitetsLosen Speedadmin Server er plassert på Varhaug og sikkerheitkopiar blir oppbevart i eit anna bygg. 39 Ingen av fagsystema kommunen nyttar er direktekopla til sak-/arkivsystemet. Unntaket er Visma. Her er det ein automatisk prosess som overfører arkivverdige dokument frå Visma til Websak ein gong i døgnet. Utanom sak-/arkivsystemet er tre fagsystem Noark-godkjente (Acos Iop, IP og Socio). Kommunen har planar om at fleire av fagsystema skal vera Noark-godkjente. Vurdering: Kommunen må sikra at alle elektroniske fagsystem er tilstrekkeleg omtalte i arkivplanen, og så langt råd er, Noark-godkjent. Statsarkivet merker seg at arbeidet med å få eit arkivfagleg oversyn over fagsystema er godt i gang. 3.5 Arkivlokale og server På bakgrunn av at Arkivverket i 2011 hadde ei omfattande undersøking med særleg fokus på arkivlokala sin bygningstekniske tilstand, har vi valt å heller vektleggja rutinar i samband med tilgang. Det er også eit poeng ved overgangen til elektroniske arkiv å innhenta kunnskapar om kor server/serverar er plassert og kva rutinar ein har for kven som har tilgang til desse. Kommunen har reglar som regulerer kven som har tilgang til arkivlokala jf. «Rutine for oppbevaring og sikring». I samband med kartlegging av arkivlokal i 2011 har kommunen i ettertid følgt opp dei merknadene Arkivverket peika på. Det er berre arkivtenesta som har tilgang til arkivskapa. Saksbehandlarar skal berre ha tilgang til materiale som er naudsynt for at dei kan utføra arbeidsoppgåvene sine. Fortruleg informasjon blir berre gjort tilgjengeleg for autorisert personell. Tilgang til elektronisk materiale blir regulert av datasikringstiltak. Kvar dag blir det tatt sikkerheitskopi av all ny arkivverdig dokumentasjon. Det er rutinar for å hindra uautorisert tilgang via passordbruk, gradert tilgang, loggsystem o.a. Alle program er utstyrt med automatisk viruskontroll. Server er plassert på rådhuset på Varhaug. Serverrom er låst og ingen har tilgang til dette rommet utanom IT-avdeling. I etterkant av tilsynet har Statsarkivet mottatt utkast til rutine for utlån av arkivmateriale gjennom e-post av 11. september 2015. Vurdering: Kommunen har i det alt vesentlege greie forhold når det gjeld tilgang og fysisk sikring av arkivet. Vi merker oss at kommunen no også har utarbeidd forslag til rutine for utlån av arkivmateriale. Denne ser ut til å vera i samsvar med krava i lovgjevinga, men vi tilrår at det eksplisitt blir sagt noko i rutinen om tidsfrist for utlån frå sikra lagring i arkivet, jf arkivforskrifta § 4-1 og § 4-9. 40 3.6 Kommuneundersøkingane 2013 og 2014 I kommuneundersøkinga som Riksarkivet sender ut årleg, står det at det er etterslep på utføring av arkivoppgåver, og at kommunen har oppdatert arkivplan i og med at denne sist blei revidert i 201317. Men planen inneheldt ikkje eit fullstendig oversyn over alle fagsystema kommunen brukar. Vidare rapporterer kommunen at dei sist gjennomførde kassasjon etter generelle reglar i 2013 for saksarkiv. Totalt har kommunen ordna og katalogisert 585 hyllemeter med papirarkiv i bortsettingsarkiv. Tilveksten til daglegarkivet var i 2014 null hyllemeter. Daglegarkivet utgjer no 48 hyllemeter. Kommunen har levert bygningsfagleg rapport til Riksarkivet, og arkivlokala blir vurdert å vera i forskriftsmessig stand med tanke på brann, fukt, klima, skadeverk, innbrot og ulovleg tilgang. Kommunen er med i IKA Rogaland og har overført 200 hyllemeter dit. Kommunen har standardisert elektronisk sak-/arkivsystem der følgjande arkivdelar er fullelektroniske: saksarkiv, eigedomsarkiv (byggjesak, oppmåling, landbruk), personalarkiv og utvalsarkiv. Likeeins er arkiva for Sirevåg hamn og Jæren Everk fullelektroniske. I kommuneundersøkinga frå 2013 rapporterer kommunen at dei held på å kartleggja kor mange fagsystem dei har i kommunen og kor mange av desse som er innmeldt til Riksarkivaren. Dette arbeidet er enno ikkje avslutta. 4 Oppsummering Ut frå ei samla vurdering av funna under dette tilsynet meiner Statsarkivet i Stavanger at Hå kommune på dei vesentlege kontrollpunkta fyller krava i gjeldande lovgjeving når det gjeld offentlege arkiv. Kommunen er i gang med å sikra at fagsystema er godt dokumenterte i arkivplanen og kommunen deltek i det interkommunale arbeidet med utvikling av nye bevarings- og kassasjonsreglar. Statsarkivet har merkt seg at samarbeidet mellom rådmann/kommuneleiinga, Dokumentsenteret og IT-avdelinga ser ut til å fungera svært godt. Med den utviklinga vi no ser innanfor fullelektronisk arkivering, er dette avgjerande for å lukkast. Statsarkivet ser også nytten i at leiar for Dokumentsenteret legg stor vekt på dialog og opplæring av medarbeidarar både i ytre og indre etatar i kommunen. 17 Jf. Kommuneundersøkinga 2013. Men arkivleiar opplyser i kartleggingsskjemaet Statsarkivet i Stavanger sendte ut i mars 2015, at dei vil bruka tid på å oppdatera planen framover, særleg med tanke på nytt b/kregelverk. 41 5 Merknader Statsarkivet i Stavanger vil oppmoda kommunen til å gå gjennom rutinane dei har for journalføring av interne saksdokument (X- og N-notat) for å sikra at alt arkivverdig materiale blir tatt vare på. Statsarkivet reknar vidare med at forslaget til utlånsrutinar blir implementert i arkivplanen. 6 Pålegg Statsarkivet i Stavanger har ikkje grunnlag for å gi noko pålegg etter dette tilsynet. 7 Kommunen sine tilbakemeldingar på tilsynet I etterkant av tilsynsbesøket har arkivleiar, etter å ha snakka med rådmann og IT-sjefen, meldt følgjande tilbake til Statsarkivet: Våre forventninger til tilsynet var at vi skulle lære mer om hvor arkivtjenesten i Hå står i dag, og hva vi må arbeide videre med og prioritere framover. Vi synes det var bra at vi fikk varsel i god tid før besøket, og at dialogen med Arkivverket var så tett og god i forkant. Det fungerte bra med spørreskjemaene i forkant av tilsynet. Noen av spørsmålene som gjaldt fagsystemer var litt uklare, men satte i gang gode og nyttige diskusjoner i kommunen. I det hele tatt fungerte tilsynet som en skjerping for arkivtjenesten, men også for resten av organisasjonen, særlig ift. rutiner og fagsystemer. Kartleggingen av fagsystemer er noe vi kan bygge videre på framover når disse skal dokumenteres i arkivplanen, men også i forbindelse med arbeidet med internkontroll og informasjonssikkerhet i kommunen. Det fungerte svært bra at vi fikk en foreløpig rapport før selve tilsynsdagen. Dette at vi fikk forberede oss såpass mye i forkant gjorde at vi fikk en bedre og mer fokusert diskusjon på selve tilsynsdagen. Tilsynet ble holdt i en hyggelig og uformell tone som førte til en åpen og ærlig dialog, der alle parter kunne komme fram med sine synspunkter. Den endelige rapporten vil bli et godt redskap for arbeidet med videre utvikling av arkivet i Hå kommune. 42
© Copyright 2024