KommIT brukerforum 2015 – plan og byggesak Oslo den 11. juni 2015 Michael Pande-Rolfsen Prosjektleder Plan, bygg & geodata KS KommIT Program – del 1 Kl 09.00 Kl 09.30 Kl 09.45 Kaffe, registrering og mingling Velkommen Hvilke utfordringer møter ansatte i kommunene når de skal omstille seg til nye arbeidsprosesser og utvikle nye digitale tjenester? Terje Linløkken fra Skedsmo kommune  Er anskaffelse av nye IKT-løsninger det samme som digitalisering og omstilling?  Hvordan kan verktøykassen fra KS KommIT bidra i kommunens omstillingsarbeid? Omstilling og digitalisering innenfor plan- og byggesak. En digital samtale mellom Tor Kjetil Nilsen, Terje Linløkken, Hallvard Hoen og Michael Pande-Rolfsen.  Hvordan bør kommunene legge opp slike prosesser?  Er det likegyldig hvem som eier prosessene og hvordan disse er forankret? Kl 11.00 Vi går i grupper og diskuterer (gruppebord i Nordkapp) Kl 11.30-12.30 Lunsj Program – del 2 Kl 12.30 Nasjonal geodataportal og tilgang til nasjonale geodata. Hva er status og videre planer ved Knut Sælid fra Kartverket Kl 13.00 eByggeSøknad og nytt grunnlag for anskaffelse er på høring. Hva kan kommunene forvente seg av markedet? Tre av deltakerne fra ByggLettkonkurransen er invitert til å gi oss et lite innblikk i morgendagens løsning for søker Kl 14.00 Pause Satsninger innen IKT for å oppnå mer effektive plan- og byggesaksprosesser, for eksempel tilgang til «mulighetsrom» og digitale reguleringsbestemmelser i søknadsfasen i en byggesak. Mari Olea Lie, planavdelingen i KMD orienterer Kl 14.30 Videreføring av KS KommIT – status og videre planer ved Hallvard Hoen fra KS Kl 14.50 Valg av nye medlemmer til KPR Kl 15.00 Slutt for dagen Det er tatt utgangspunkt i brukerbehovene, og vi har jobbet med hele byggesaksprosessen Innbygger fyller ut søknad eByggeSøknad Innbygger fyller ut søknad Innbygger sender søknad med post FIKS Postmottak mottar og sorterer post Saksbehandler arkiverer søknaden Saksbehandler behandler søknad eByggeSak - Saksbehandler behandler søknad og andre oppgaver som er tilknyttet saksbehandlingen Arkiv og fagregistre oppdateres Saksbehandler sender ut svar Innbygger mottar svaret per post FIKS Innbygger mottar digital post SSB mottar digital rapport KS KommIT har sammen med statlige aktører etablert fire strategiske prosjekter for å nå målene innenfor plan- og byggesak PROSJEKT eByggesøknad PROSJEKT eByggesak PROSJEKT eDialog og Noark 5 PROSJEKT eKOSTRA Løsning for å levere, følge og supplere byggesøknad digitalt Nytt støtteverktøy for å understøtte digital byggesaksbehandling Meldingsformidler og nytt grensesnitt for Noark5 kjerne Løsning for å rapportere til KOSTRA og motta styringsindikatorer Prosjektene leverer fullstendig anskaffelsesgrunnlag, fellesløsninger, gevinstplaner og opplæringsmateriell til KS KommIT verktøykasse Gevinstplaner Konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjon, kravtabell og standardavtaler Kommunale felleskomponenter KS SvarUt Gebyrkalkulator … Brukerhistorier, prosesskart og informasjonsmodell Informasjons- og opplæringsmateriell på KS Læring Verktøykassen publiseres på KS Læring https://kurs.kommit.no Staten – KS/kommunene - systemleverandørene Private løsninger Kommunale fellesløsninger Statlige fellesløsninger Altinn system kontekst – muligheter for markedet Altinn plattform Kjøremiljø og tilgang til offentlige tjenester og Altinn ressurser Andre Offentlige Portaler/Systemer (Speiling av Altinn) Innsendingstjeneste (Melding Inn) Send inn «Skjema» Melding Ut Meldinger og Varslinger Arkiv Register … Integrasjons-tjenester og API Innsyn Fasade for Etatenes Fagsystem Meldingsboks Autentisering Autorisering Sluttbrukers Datasystem (Privat Virksomhet) API Portal brukere www.altinn.no Tjenesteeier A Tjenesteeier B Tjenesteeier C … eByggesak piloteres i åtte kommuner Forvaltning Utrulling PROSJEKT eByggesak Pilotering Nytt støtteverktøy for å understøtte digital byggesaksbehandling Omstilling og digitalisering innenfor plan- og byggesak, en digital samtale Den nye arbeidsflaten skal være et bedre støtteverktøy for saksbehandler Arbeidsflaten til saksbehandler Standardiserte saksbehandlingsprosesser og milepæler Løsriving av saksbehandling fra arkiv Innhenting og gjenbruk av informasjon Rapportering og styringsinformasjon • Fokus på vesentlig informasjon • Løsrevet fra arkivstruktur • Milepæler og sjekklister • Beslutningsstøtte Saksbehandling løsrives fra arkiv for å tilby bedre prosesstøtte Arbeidsflaten til saksbehandler Standardiserte saksbehandlingsprosesser og milepæler Løsriving av saksbehandling fra arkiv Innhenting og gjenbruk av informasjon Fra sak-/arkivløsning i dag • • • Dokumentorientert Journalposter Lav prosesstøtte Rapportering og styringsinformasjon Til fagsystem for byggesaksbehandling • • • Strukturert informasjon Orientert rundt søknad Beslutningsstøtte Forskjellige Noark 5-løsninger Komplett arkiv- og saksbehandlingssystem med funksjonalitet som Noark 4 Generell saksbehandling mm. Frittstående fagsystem Flere fagsystemer deler samme arkiv Spesialisert saksbehandling mm. Sak/arkivsystem Fagsystem 1 Fagsystem 2 Et fagsystem er i denne sammenheng ethvert system som trenger Noark-funksjonalitet 15 Noark 5 kjerne  NB! Spesifiserer kjerne-krav, ikke en kjerne-modul  En kjerne-modul er et minimumssystem som tilfredsstiller kjernekravene  Hensikt:  Integrasjon med fagsystem  Implementasjon med dokumenthåndteringssystem  Kjernen greier seg ikke selv     mangler brukergrensesnitt mangler skjermingsfunksjoner mangler adgangskontroll osv. 16 Noark 5 Fagsystem, ingen kjernemodul Noark 5 Fagsystem Noark 5-funksjon 17 18 Integrasjon med fagsystem (innbygging) Fagsystem Kjerne 19 Integrasjon med fagsystem (ekstern modul) Fagsystem Kjerne 20 Grensesnitt  Ett grensesnitt mot kjernen som kan brukes av  fagsystem for å implementere Noark 5-funksjoner  generelle saksbehandlingssystemer med Noark 5-krav  andre Noark-systemer (Noark-hode)  Gevinster ved standardisert grensesnitt:  En kjerne kan erstattes med en annen kjerne  Fagsystem og kjerne kan utvikles uavhengig av hverandre  Endringer av innholdet (interne strukturer) påvirker ikke omverdenen 21 En trinnvis tilnærming… Bergen – Sentralisert løsning for saksbehandling og arkiv Trondheim - sentralisert løsning for registrering og arkiv IKT-Agder Modulbasert sak/fag-system og sentralisert arkiv Ulike interessenter har ulike behov knyttet til gevinstrealisering POLITIKERE ADMINISTRATIV LEDELSE OG ENHETSLEDERE IKT-AVDELING MELLOMLEDERE/ AVDELINGSLEDERE INNBYGGERNE LEVERANDØRER Forstå og beslutte Styre effektivt • • Ønsker å forstå potensielle gevinster for å kunne bevilge riktig Ønsker også å se synlige resultater innenfor valgperioden • Ønsker å kunne påse at tydelige mål settes i forkant av IKT-prosjekter Ønsker å ha mulighet til enkelt å følge opp gevinster på tvers av fagenheter i etterkant av prosjektet • • • Ønsker mer involvert fagside Ønsker at ansatte forlater gamle rutiner og tar ny teknologi i bruk raskest mulig Fokusere på fag • • Ønsker å bruke tiden sin på en fornuftig måte Ønsker å fokusere på sitt faglige ansvar Få best mulig tjenestetilbud • • Ønsker et bedre tjenestetilbud Ønsker at skattepengene forvaltes på en nyttig måte • • Ønsker å spille kommunen god Ønsker å jobbe for en profesjonell organisasjon og bestiller av IKT-tjenester Samarbeide Ønsker at kommunen lykkes Innledning før leverandørene presenterer seg… eByggeSøknad – tilbyr søker ulike kanaler/løsninger til å utforme søknaden Kommunene setter krav til hvordan de ønsker at tjenestene integreres i egen hjemmeside/ «Min side» Kommunal hjemmeside Byggesøknadsportal Boligprodusenter Fagsystem Tjenesteplattform Identifisere Se eiendom Innhente informasjon Utforme tiltaket Varsle naboer Varsle myndighet Betale Plandata DOK Søke Oppfølging Nasjonalt api ID-porten PBL og TEK17 Matrikkel Sentral godkjenning Noark5 Lokale data Digital innsending Leveransene fra prosjektene baseres på felles kommunal IKT-arkitektur «Din «Din søknad søknad er er behandlet» behandlet» «Jeg «Jeg vil vil søke….» søke….» Krav om å understøtte DIFIs og KommITs arkitekturprinsipper og føringer med vekt på tjenesteorientering der komponenter tilbyr og konsumerer informasjon via standardiserte grensesnitt Felles integrasjonsplattform kommunal sektor - FIKS Private registerkomponenter Verdiøkte tjenester (datavask,,,) Nasjonale registerkomponenter Nasjonale løsningskomponenter DOK SDP Lover, forskrifter og veiledning Lokale registerkomponenter Plandata, detaljerte kartdata,, Noark5 Vann, avløp, EL/Tele,,, Lokale sak- og fagsystemer Møter felles standarder og krav Andre digitale løsninger Møter felles standarder og krav Deltakere i KPR Karen Marie Glad Visnes Kari Opheim Petter Wiberg Elisabeth Kynbråthen Kristin Barvik Kåre Conradsen Avdelingsdirektør Byggeprosjekter Enhetsdirektør og ansv for etatens IT systemer Byggesakssjef Virksomhetsleder, plan- og byggesak Kommunaldirektør, Sandnes 12K, Vestfold Oslo Oslo Bergen Haugesund Sandnes Tønsberg Anne Marit Lunestad Arne Lie Johannesen Spesialkonsulent IKT-Agder Avdelingsdirektør Avdelngsdirektør Planlegger Avdelingssjef Geodataavdelingen Byggesaksbehandler Byggesaks- og oppmålingssjef IT- og kommunikasjonsmedarbeider Rådgiver, KS digitalisering Prosjektleder plan, bygg og geodata KS/KommIT Bærum Arendal Kartverket DiBK Bærum Skedsmo Gjøvik Hamar Tromsø KS KS Kåre Kyrkjeeide Ketil Krogstad Roar Askeland Terje Linløkken Nina Jeanette Bjerke Reidar Sætveit John Alfred Nilsen Halvard Hoen Michael Pande-Rolfsen Mandat - KPR • Referansegruppe for de til enhver tid igangsatte prosjekt • Gi råd og innspill i forhold til de resultatene som fremkommer i prosjektene • Løpende vurdere behovet for nye prosjekter og arbeidsgrupper som kan ivareta nærmere bestemte oppgaver • Oppnevne arbeidsgrupper/delprogram og avklare finansiering og mandat for å realisere vedtatte mål og prosjektskisser • Gi styringssignal og bidra til at det blir utviklet mål og prosjektplaner for digitalisering av prosesser innenfor plan- og byggesak som forenkler saksbehandlingen og gir bedre brukertjenester • Bidra til at det blir fokus på standardiseringsarbeidet • Gi innspill til bemanning i ulike prosjekter og piloter som planlegges gjennomført • Diskutere og gi innspill til en strategi for kommunene innenfor plan- og byggesak (ByggLett og ByggNett), for øvrig være et høringsorgan for statlige initiativ. • Rådgivende gruppe for KS/KommIT innenfor plan- og byggesak. • Programstyre for Brukerforum på våren og «fag-spor» på eKommune-konferansen.